izvjeŠtaj o radu drŽavnog arhiva u …ostali ne radni prostori (potkrovlje, čajne kuhinje) 300 3...

REPUBLIKA HRVATSKA

DRŽAVNI ARHIV U BJELOVARU

Trg Eugena Kvaternika 3

43000 Bjelovar

T + 385 43 244487; F + 385 43 220487

[email protected]

www.dabj.hr

Klasa: 612-06/19-26/01

Urbroj: 2103-26-01-19-01

Bjelovar 28. siječanja 2019.

IZVJEŠTAJ O RADU

DRŽAVNOG ARHIVA U BJELOVARU

ZA 2018. GODINU

Bjelovar, siječanj 2019.

mailto:[email protected]

http://www.dabj.hr/

2

SADRŽAJ:

O USTANOVI ............................................................................................................................................ 3

1. ZAŠTITA GRADIVA U NASTAJANJU .................................................................................................... 7

1.1. Nadzor nad arhivskim i dokumentarnim gradivom posjednika ....................................................... 7

1.2. Suglasnosti na pravilnike i popise gradiva s rokovima čuvanja ................................................. 9

1.3. Dostava popisa gradiva ............................................................................................................... 9

1.4. Zahtjevi za izlučivanjem dokumentarnog gradiva .................................................................... 10

1.5. Savjetodavni rad s posjednicima gradiva ................................................................................. 13

1.6. Rad na dokumentaciji Odjela za nadzor nad arhivskim i dokumentarnim gradivom izvan

Arhiva ................................................................................................................................................ 14

2. SREĐIVANJE I OBRADA ARHIVSKIH FONDOVA I ZBIRKI ................................................................... 15

2.1. Obrađeni fondovi ......................................................................................................................... 15

2.2. Gradivo Izbora............................................................................................................................ 16

2.3. Sređivanje dosjea arhivskih fondova i zbirki ............................................................................ 17

3. PREUZIMANJE I ZAŠTITA GRADIVA U ARHIVU ................................................................................. 18

3.1. Skrbnički poslovi ........................................................................................................................ 18

3.2. Preuzimanje arhivskog gradiva ................................................................................................. 18

3.3. Izlučivanje gradiva iz depozita................................................................................................... 19

3.4. Rad restauratorske radionice i knjigovežnice ............................................................................... 19

3.5. Evidencije ................................................................................................................................... 20

4. KORIŠTENJE ARHIVSKOG GRADIVA ................................................................................................. 20

4.1. Izdavanje potvrda i uvjerenja ....................................................................................................... 20

4.2. Čitaonica ...................................................................................................................................... 21

4.3. Izdavanje gradiva na korištenje izvan Arhiva ................................................................................ 21

5. KULTURNO-PROSVJETNA DJELATNOST ............................................................................................... 21

5.1. Izdavačka djelatnost .................................................................................................................... 21

5.2. Izložbena djelatnost ..................................................................................................................... 22

5.3. Organizacija edukacije i događanja .............................................................................................. 22

5.5. Knjižnica ...................................................................................................................................... 23

5.6. On-line usluge i sadržaji ............................................................................................................... 23

6. STRUČNO-ADMINISTRATIVNI POSLOVI ........................................................................................... 24

7. USAVRŠAVANJE ARHIVSKIH DJELATNIKA ......................................................................................... 24

7.1. Stručno usavršavanje djelatnika ................................................................................................... 24

7.2. Administrativno-službenička usavršavanja djelatnika ................ Pogreška! Knjižna oznaka nije

definirana.

3

O USTANOVI

Državni arhiv u Bjelovaru osnovan je i počinje sa radom 1961. godine. Arhivsku

djelatnost obavlja sukladno Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18) te važećim

pravilnicima.

Područje djelatnosti

Zakonom propisanu djelatnost Arhiv obavlja na području Bjelovarsko-bilogorske

županije te djelomično na području Zagrebačke županije. Radi se o gradovima Bjelovaru,

Čazmi, Daruvaru, Garešnici, Grubišnom Polju i Vrbovcu te općinama Berek, Dubrava,

Dežanovac, Đulovac, Farkaševac, Gradec, Hercegovac, Ivanska, Kapela, Končanica, Nova Rača,

Preseka, Rakovec, Rovišće, Severin, Sirač, Šandrovac, Štefanje, Velika Pisanica, Velika

Trnovitica, Veliki Grđevac, Veliko Trojstvo i Zrinski Topolovac.

Iako osnovan 2008. godine, Državni arhiv u Križevcima do danas nije počeo sa radom,

stoga Državni arhiv u Bjelovaru nastavlja obavljati djelatnost i na dijelu Koprivničko-križevačke

županije. To je područje gradova Đurđevca i Križevaca te općine Ferdinandovac, Gornja Rijeka,

Kalinovac, Kalnik, Kloštar Podravski, Molve, Novo Virje, Podravske Sesvete, Sveti Ivan Žabno,

Sveti Petar Orehovec i Virje.

Pod nadzorom Arhiva je 555 pismohrana stvaratelja i imatelja gradiva koji su

kategorizirani u 2 kategorije.

Fondovi i zbirke

Arhiv raspolaže s 1332 fondova i zbirki te 4 fonda posjednika gradiva koji se nalaze u

depozitu do okončanja stečajnog postupka i isteka rokova gradiva. Sveukupno gradivo u

količini od 4495 dužnih metara pohranjeno je u spremištu u Prolazu Andrije Kačića Miošića bb

u Bjelovaru, dok se depozit nalazi u prostoriji u Ulici Ferde Rusana 10 u Bjelovaru.

Zgrada i oprema

Ustanova ne posjeduje vlastite prostore te je na svim lokacijama u najmu radnog i

spremišnog prostora koji se financiraju sredstvima Ministarstva kulture i vlastitim prihodima

prenesenim iz prethodnih godina. Prema ugovoru o najmu, spremišne prostore za arhivsko

gradivo moguće je koristiti najduže do 2025. godine.

4

Državni arhiv u Bjelovaru radi u okviru četiri odjela raspoređenima po lokacijama:

Opći odjel se nalazi na Trgu E. Kvaternika 6,

Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva i Odjel za zaštitu arhivskog gradiva izvan

Arhiva nalaze se u Ulici F. Rusana 10,

Arhivsko spremište u kojem je privremeno smješten Dokumentacijsko-informacijski

odjel sa Knjižnicom i Čitaonicom na adresi u Prolazu Andrije Kačića Miošića bb u

Bjelovaru.

Površina u m2 Broj prostorija

Odjel za sređivanje i obradu gradiva 100 3

Restauratorsko-knjigoveška radionica 35 0,5

Odjel za zaštitu arhivskog i dokumentarnog

gradiva izvan Arhiva 25 1,5

Dokumentacijsko-informacijski odjel 30 1

Čitaonica 35 1

Specijalna knjižnica 15 1

Spremišni prostor 440 2

Izmješteno spremište 80 1

Izložbeni prostor - hodnik 50 1

Uredski prostor 60 2

Ostali ne radni prostori (potkrovlje, čajne kuhinje) 300 3

Ukupno 1.170 17

5

Organizacijska struktura

Struktura zaposlenih

Brojčani pokazatelji zaposlenih i promjene statusa zaposlenih u upućuju na strukturu

ljudskih potencijala Arhiva. Za potpunu sliku o fluktuacijama zaposlenih tijekom 2018 godine

bitno je napomenuti nekoliko podataka. Jedna djelatnica bila je višemjesečnom bolovanju, a

3 djelatnice su bile nekoliko puta na višetjednom bolovanju. Na stručnom osposobljavanju uz

rad bila je jedna osoba, VSS, do svibnja kada je osposobljavanje završilo. U srpnju je jedna

zaposlenica, spremačica, otkazala ugovor o radu te otišla u prijevremenu mirovinu. Odobrenjem o

zapošljavanju pripravnika na mjesto arhivista zaposlena je jedna osoba u prosincu 2018.

godine na određeno vrijeme od 12 mjeseci.

U priloženim tablicama izraženi su podaci zabilježeni na dan 31. prosinca 2018. godine.

1.Sistematizirano radnih mjesta i pregled broja zaposlenih

Sistematizirano Zaposleno

(na neodređeno vrijeme)

Pripravništvo

(na određeno vrijeme)

13 11 1

6

2. Pregled broja zaposlenih prema dobi i spolu

Životna dob Muškarci Žene

Od 20 – 30 1 -

Od 31 – 40 - 2

Od 41 – 50 1 3

Od 51 – 60 1 3

Od 61 – 70 1 -

Ukupno 4 8

3. Pregled broja zaposlenih prema kvalifikacijskoj strukturi

Kvalifikacija Broj zaposlenih

VSS 7

VŠS 2

SSS 3

Ukupno 12

4. Pregled broja zaposlenih prema nazivima u arhivskoj struci

Stručni naziv Broj zaposlenih

Viši arhivist 2

Arhivist specijalist 1

Arhivist 3

Arhivist pripravnik 1

Viši arhivskih tehničar 2

Viši restaurator tehničar 1

Ukupno 10

Misija

Osnovna djelatnost Arhiva je prikupiti i očuvati trajno arhivsko gradivo te ga na

adekvatan način učiniti dostupnim svim korisnicima. Približavanjem korisnika te posjednika

gradiva Arhivu, kao mjestu od punog povjerenja, ispunit će se misija Državnog arhiva u

Bjelovaru.

7

Vizija

Državni arhiv u Bjelovaru u narednom će periodu raditi na približavanju Arhiva i

korisnika gradiva s sjedne strane te Arhiva i posjednika gradiva s druge strane.

Omogućavanjem slobodnijeg protoka informacija i usluga, Arhiv će biti otvoreniji i

pristupačniji javnosti.

1. ZAŠTITA GRADIVA U NASTAJANJU

1.1. Nadzor nad arhivskim i dokumentarnim gradivom posjednika

Odjel za zaštitu arhivskog i dokumentarnog gradiva izvan Arhiva nadzire ukupno 556

posjednika gradiva od čega 261 kategoriziranog posjednika dokumentarnog gradiva na

području Bjelovarsko-bilogorske i dijelu Zagrebačke županije te 105 posjednika

dokumentarnog gradiva na području dijela Koprivničko-križevačke županije.

Prema Evidenciji obavljenih nadzora, obavljeno je ukupno 28 stručnih nadzora nad

gradivom u pismohranama. O svim nadzorima sastavljeni su zapisnici u kojima je

utvrđeno zatečeno stanje sređenosti gradiva u pismohranama te ostale činjenice

značajne za zaštitu gradiva.

R.

br.

Pismohrana nad kojom je izvršen

nadzor

R.

br.

Pismohrana nad kojom je izvršen

nadzor

1.

Ured državne uprave u Koprivničko-

križevačkoj županiji,

Ispostava Đurđevac

Matični ured u Virje

15. Dječji vrtić Vrbovec

2. Osnovna škola Molve 16. Komunalac d.o.o. Vrbovec

3. Grad Đurđevac 17. Centar za kulturu dr. Franjo Tuđman

Grubišno Polje

4. Osnovna škola Ferdinandovac 18. Gradsko društvo Crvenog križa

Grubišno Polje

5.

Ured državne uprave u Bjelovarsko-

bilogorskoj županiji, Matični ured

Daruvar

19. Srednja škola „August Šenoa“

Garešnica

8

6. Dječji vrtić „Vladimir Nazor“

Daruvar 20. Osnovna škola Trnovitički Popovac

7. Turistička zajednica Bilogora-

Bjelovar 21. Vatrogasna zajednica Grada Vrbovca

8. Turistička zajednica Bjelovarsko-

bilogorske županije 22.

Ministarstvo financija RH, Porezna

uprava, Područni ured Zagreb,

Ispostava Vrbovec

9. Veterinarska stanica Daruvar d.o.o. 23. Dom zdravlja Bjelovarsko-bilogorske

županije, Ispostava Grubišno Polje

10. Razvojni centar Daruvar 24.

Ministarstvo financija RH, Porezna

uprava, Područni ured Bjelovar,

Ispostava Daruvar, Samostalni izvršitelj

Grubišno Polje

11. Gradsko društvo Crvenog križa

Daruvar 25. Osnovna škola Dežanovac

12. Radio Daruvar 26. Osnovna škola Končanica

13. Komunalac d.o.o Grubišno Polje 27. Osnovna škola Đulovac

14. Veterinarska stanica Grubišno polje

d.o.o. 28.

Ured državne uprave u Bjelovarsko-

bilogorskoj županiji, Matični ured

Đulovac

Zbog dojave o poplavi u pismohrani posjednika obavljen je jedan izvanredan nadzor

nad gradivom u pismohrani, te je sastavljen zapisnik kojim su posjedniku izdane mjere

koje je potrebno poduzeti u svrhu zaštite gradiva od daljnjeg uništenja.

Na zahtjev posjednika gradiva obavljen je jedan izvanredni sastanak s neprofitnom

organizacijom (udrugom) koja nije bila pod nadzorom Arhiva. Temeljem održanog

sastanka sastavljeno je očitovanje u vezi budućeg nadzora nad gradivom i obvezi

izvršenja mjera zaštite gradiva sukladno Zakonu.

Na temelju pisanih molbi i obrazloženja posjednika gradiva, izdana su 2 pisana

odobrenja o odgodi izvršenja mjera zaštite dokumentarnog gradiva.

Temeljem zaprimljenih molbi posjednika, sastavljene su dvije službene bilješke o

utvrđivanju uvjeta za smještaj i čuvanje dokumentarnog gradiva, nakon uvida u prostor

namijenjenog za pismohranu.

9

1.2. Suglasnosti na pravilnike i popise gradiva s rokovima čuvanja

Na službeno odobrenje zaprimljeno je 16 pravilnika s popisom gradiva, a odobreno je

i izdano svega 7 rješenja o suglasnosti na Pravilnike o zaštiti i čuvanju arhivskog i

dokumentarnog gradiva izvana arhiva i Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja.

Neodobreni pravilnici vraćeni su na doradu.

Red. br. Posjednici kojima su odobreni Pravilnici

1. Osnovna škola Ivana viteza Trnskog, Nova Rača

2. Srednja škola Bartola Kašića, Grubišno Polje

3. Komunalac d.o.o., Grubišno Polje

4. Vodovod, Grubišno Polje d.o.o.

5. Dječji vrtić, Vrbovec

6. PIK Vrbovec – mesna industrija d.d.

7. Osnovna škola Dežanovac

Elektronskom poštom zaprimljeno je dodatnih 14 posebnih popisa oko kojih se vodila

prepiska kako bi se usuglasio konačan sadržaj popisa.

1.3. Dostava popisa gradiva

Zaprimljeno je 8 zbirnih evidencija gradiva od kojih su svega 2 evidencije bile u skladu

s Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN

63/04 i 106/07) i Općim popisom gradiva s rokovima čuvanja iz 2012. godine.

Ostale zaprimljene evidencije (6) nisu zbirne i dostavljene su u obliku preslike dijela

arhivske knjige, tablice u Word ili Excel dokumentu.

Red.

br. Dostavljene zbirne evidencije gradiva

1. Čazmatrans Nova d.o.o., Čazma

2. Centar Rudolf Steiner, Daruvar

3. Policijska uprava BBŽ, Policijska postaja Grubišno Polje

4. Policijska uprava BBŽ, Policijska postaja Daruvar

5. Javna vatrogasna postrojba grada Bjelovara

10

6. Ministarstvo financija, Porezna uprava, Porezno mjesto Čazma

7. Centar za socijalnu skrb, Čazma

8. Čazmatrans Nova d.o.o., Čazma

1.4. Zahtjevi za izlučivanjem dokumentarnog gradiva

Prema Evidenciji odobrenih izlučivanja, Povjerenstvo za izlučivanje dokumentarnog

gradiva zaprimilo je 76 zahtjeva za izlučivanje dokumentarnog gradiva posjednika. Od

ukupnog broja odobren je 71 zahtjev, od toga 65 u cijelosti, a 6 djelomično. Preostalih

5 zahtjeva nije pravilno podneseno, stoga su posjednici upućeni da isprave nedostatke

popisa te ih ponovno predlože na izlučivanje.

Red.

br. Posjednik gradiva

Red.

br. Posjednik gradiva

1. Hrvatska poljoprivredna agencija,

Križevci 39. Centar za socijalnu skrb Garešnica


Križveci 40.

MUP, Policijska uprava BB

Policijska postaja Bjelovar


Križevci 41. MUP, Policijska uprava BB


Križevci 42.


Policijska postaja Čazma


Križevci 43.


Policijska postaja Grubišno Polje

6. Općina Gradec 44. MUP, Policijska uprava BB

Postaja prometne policije Bjelovar

7. Općina Rakovec 45. Centar za socijalnu skrb Čazma

8. Javni bilježnik Višnja Tušek 46. MUP, Policijska uprava BB

Policijska postaja Daruvar

9. Veterinarska stanica Đurđevac 47. Državna geodetska uprava

Područni ured za katastar Bjelovar

10. Grad Grubišno Polje - izbori 48.

Ministarstvo financija,

Porezna uprava, Područni ured

Bjelovar, Ispostava Garešnica

11

11. Osnovna škola Dežanovac 49. Odjel za katastar nekretnina

Križevci

12. Ribnjak 1961. d.o.o., Siščani 50.

DGU, Odjel za katastar nekretnina

Bjelovar, Ispostava za nekretnine

Čazma

13. Javni bilježnik Marko Bilandžija,

Garešnica 51.


Daruvar

14. Hrvatski zavod za mirovinsko

osiguranje Bjelovar 52.


Daruvar, Ispostava za katastra

nekretnina Garešnica

15. Trgovački sud u Bjelovaru 53.


Daruvar, Ispostava za katastra

nekretnina Grubišno Polje

16. FINAG d.d. u stečaju 54. Javni bilježnik Ljerko Torbašinović,

Čazma

17.

Hrvatski zavod za zdravstveno

osiguranje, Područna služba

Bjelovar

55. Prekršajni sud u Bjelovaru,

Stalna služba u Križevcima

18. Županijsko državno odvjetništvo u

Bjelovaru 56.

Ured državne uprave u BBŽ,

Ispostava Garešnica

19. Županijsko državno odvjetništvo u

Bjelovaru 57.

PIK Vrbovec – Mesna industrija

d.d.

20. Osnovna škola Berek 58. Prekršajni sud u Bjelovaru

21. Grad Bjelovar 59. Prekršajni sud u Bjelovaru,

Stalna služba u Daruvaru

22. Grad Bjelovar 60. Prekršajni sud u Bjelovaru,

Stalna služba u Garešnici

23. Ministarstvo financija, Porezna

uprava, Ispostava Vrbovec 61.

Prekršajni sud u Bjelovaru,

Stalna služba u Grubišnom Polju

24. Ured državne uprave u BBŽ

Ispostava Daruvar 62. Troha-dil d.o.o., Severin

25. Elektrometal d.d. u stečaju,

Bjelovar 63.

Prekršajni sud u Bjelovaru

Stalna služba u Pakracu

12


Bjelovar 64.

Hrvatske šume d.o.o. UŠP Bjelovar,

Šumarija Đulovac


Bjelovar 65.

Državna uprava za zaštitu i

spašavanje – područni ured za

zaštitu i spašavanje Bjelovar


Bjelovar 66.

„Pevec – Transporti“ d.o.o u

stečaju Bjelovar


Bjelovar 67.

Poljoprivredne zadruge Đurđevac,

Natura-agro d.o.o Đurđevac

30. Centar za odgoj i obrazovanje

Rudolf Stainer, Daruvar 68.

Općinsko državno odvjetništvo,

Stalna služba u Daruvaru

31. Javni bilježnik Dubravaka Koretić,

Vrbovec 69.

Srednja škola Bartola Kašića,

Grubišno Polje

32. Čazmatrans Nova d.o.o., Čazma 70. Javna vatrogasna postrojba grada

Bjelovara

33. Hrvatske šume d.o.o. UŠP Bjelovar 71. Javni bilježnik Mario Franjić

34. Hrvatski zavod za zapošljavanje,

Područni ured Bjelovar 72. Ured državne uprave u BBŽ

35. Općinski sud u Bjelovaru,

Stalna služba u Križevcima 73. Radnik d.d., Križevci

36. Podravina Programat d.d. u stečaju 74. Ured državne uprave BBŽ,

Matični ured Bjelovar

37. Državni arhiv u Bjelovaru 75.

Ministarstvo financija, Porezna

uprava, Ispostava Bjelovar,

Porezno mjesto

38. Ministarstvo financija, Porezna

uprava, Ispostava Daruvar 76.

PU Bjelovarsko-bilogorska

Policijska postaja Garešnica

Prema Evidenciji odobrenih izlučivanja, Povjerenstvo za izlučivanje gradiva zaprimilo

je 90 zahtjeva za izlučivanje registraturnog gradiva. Od ukupnog broja, 87 zahtjeva

odobreno je djelomično ili u cijelosti. Preostali zahtjevi nisu pravilno podneseni,

13

stoga su posjednici obaviješteni da isprave nedostatke i ponovno ih predlože za

izlučivanje.

1.5. Savjetodavni rad s posjednicima gradiva

Registracija u NAIS

U Nacionalni arhivski informacijski sustav (NAIS) uključeno je 6 novih korisnika, na

njihov zahtjev. Svaki korisnik dobio je osnovnu obuku za rad u sustavu. Obuka je

obuhvaćala savjetovanje izrade zbirnog popisa gradiva, način unošenja podataka o

gradivu te dostavu istih Arhivu u elektroničkom obliku. U aplikaciju su registrirana

ukupno 136 posjednika gradiva.

R.

br.

Naziv posjednika registriranog u

NAIS

R.

br.

Naziv posjednika registriranog u NAIS

1. Medicinska škola Bjelovar 4. Županijska uprava za ceste Križevci

2. Centar za socijalnu skrb Grubišno

Polje


Križevci

3. Centar za socijalnu skrb Daruvar 6.

Osnovna škola Berek

Pružanje stručne pomoći posjednicima gradiva

Posjednicima gradiva uključenima u NAIS pružana je stručna pomoć u obliku savjeta

i pomoći pri izradi popisa gradiva. Zaprimljeno je i odgovoreno na 6 upita putem e-

maila i telefona.

Zaprimljeno je i odgovoreno na ukupno 76 telefonski poziva i e-mailova posjednika

gradiva. Prema evidenciji, vidljivo je da su tražene informacije o pristupu u NAIS,

načinu dostave popisa, formi i načinu izrade pravilnika i popisa gradiva s rokovima

čuvanja, organizaciji pismohrane, uredskom poslovanju, strukturiranju gradiva,

odlaganju spisa i druga stručna i tehnička pitanja.

Održana su ukupno 4 izvanredna sastanka kod posjednika gradiva radi pružanja

stručne pomoći oko izrade Pravilnika s Popisom gradiva, sređivanju gradiva

pismohrane, izradi evidencija gradiva. Od toga 2 su sastanka održana sa stečajnim

upraviteljima tvrtki u stečaju.

14

Održan je sastanak s predsjednicom Trgovačkog suda Bjelovar na kojem je

dogovoreno da se stečajni upravitelji, prije dovršenja svakog stečaja, moraju javiti

Arhivu koji će im potvrditi da li se radi o gradivu arhivske vrijednosti.

Sklopljen je jedan ugovor o savjetovanju i izradi plana sređivanja dokumentarnog

gradiva pismohrane posjednika.

1.6. Rad na dokumentaciji Odjela za nadzor nad arhivskim i dokumentarnim gradivom izvan

Arhiva

Redovno je vođeno 11 evidencija čiji su podaci o dokumentarnom gradivu izvan

Arhiva pravovremeno ažurirani. Dosjei posjednika gradiva nadopunjeni su podacima

o obavljenim stručnim nadzorima, izlučivanju, pravilnicima i popisima gradiva,

evidencijama gradiva, preuzimanju, osobi osposobljenoj za rad u pismohrani i drugim

informacijama važnima za status gradiva.

Nastavljen je rad na detaljnom sređivanju Dosjea posjednika gradiva. Sređeno je 399

dosjea.

Na zahtjev Odjela za informaciju i komunikaciju Hrvatskog državnog arhiva pristupili

smo prikupljanju podatka o gradivu privatnih posjednika gradiva u našoj nadležnosti.

U tu svrhu izrađen je elektronički upitnik i kontaktirano 97 kategoriziranih privatnih

posjednika gradiva. Obrađeni pojedinačni odgovori biti će korišteni za revalorizaciju

kategorizacije i izradu evidencije posjednika privatnog arhivskog gradiva.

Izrađen je obrazac upitnika za posjednike gradiva u digitalnom obliku te je započeto

prikupljanje podataka o načinu obrade, pohrane i količine digitalnog gradiva kod

posjednika.

Krajem godine izrađena je evidencija svih pasivnih dosjea nastalih radom Odjela za

nadzor od njegovog formiranja 1961. godine. Ukupno je upisano 440 dosjea

posjednika koji se ne nadziru jer su prestali s radom, a nisu kategorizirani. Posjednici

su razvrstani prema razradbi Pregleda arhivskih fondova i zbirki RH, a unutar grupa

po abecedi.

Sredinom godine uspostavljena je fototeka Odjela za nadzor nad arhivskim gradivom

izvan Arhiva. Fototeka sadrži foto dokumentaciju pismohrana pod nadzorom.

15

2. SREĐIVANJE I OBRADA ARHIVSKIH FONDOVA I ZBIRKI

2.1. Obrađeni fondovi

A - Uprava i javne službe

HR DABJ 41 Skupština općine Đurđevac (1985.); preuzeto u obradu 7 d/m;

sređeno 3,50 d/m; izlučeno 3,50 d/m. Nastavak obrade fonda; izrađen popis

građevinski dozvola.

HR DABJ 1341 Hrvatski zavod za poljoprivrednu savjetodavnu službu

Bjelovarsko-bilogorske županije (1993. – 2010.) preuzeto u obradu 3,20

d/m; sređeno 1,70 d/m izlučeno 1,50 d/m. Izrađen sumarni inventar.

B – Pravosuđe

HR DABJ 1308 Općinsko javno tužilaštvo Garešnica (1977. – 1996.) preuzeto u

obradu 4,23 d/m; sređeno 3,30 d/m; izlučeno 0,93 d/m. Izrađen sumarni

inventar.

F – Zdravstvo i socijalne ustanove

HR DABJ 124 Medicinski centar Bjelovar

o Odjel ginekologije (1969. – 1980.) preuzeto u obradu 10,30 d/m;

sređeno 5 d/m; 5,30 d/m. Sređeno i popisano ukupno 11 963 dosjea

povijesti bolesti.

o Odjel rodilišta (1978. – 1984.,1990.) preuzeto u obradu 17,75 d/m;

sređeno 8 d/m; izlučeno 9,75 d/m. Sređeno je i popisano ukupno 9428

dosjea povijesti bolesti.

o Personalni dosjei (1950. – 1990.) preuzeto u obradu 4,25 d/m; sređeno

4,00 d/m; izlučeno 0,25 d/m.Izrađen je abecedni popisi liječnika (262) i

ostalog osoblja (991).

o Zapisnici organa upravljanja (1976. – 1987.) preuzeto u obradu

0,80d/m; sređeno 0,70 d/m; izlučeno 0,10 d/m.

HR DABJ 1333 Centar za socijalni rad (1961. – 1998.) preuzeto u obradu 21

d/m; sređeno 14 d/m; preostalo za sređivanje 5,25 d/m; odvojeno za povrat

stvaratelju 1,60 d/m. Izrađen je inventarni popis sređenog gradiva, pomoćne

evidencije ometenih u razvoju te popis žrtava I. i II. svjetskog rata.

16

G – Gospodarstvo

HR DABJ 1376 Prerada d.d. Bjelovar (1991. – 2015.) preuzeto u obradu 9 d/m;

sređeno 2 d/m; izlučeno 7 d/m. Razgraničeno je gradivo društvenog poduzeća

i dioničkog društva.

HR DABJ 651 Agorservis Bjelovar (1947. – 1965.) preuzeto u obradu 1,60 d/m;

sređeno 1,60 d/m. Revizija i spajanje fondova „Poslovni savez“ i „Agroservis“

Bjelovar. Izrađen sumarni inventar.

HR DABJ 1134 Sirovina Bjelovar (1951. – 1992.) preuzeto u obradu 1,80;

sređeno 1,80. Razgraničeno gradivo sređenog fonda društvenog poduzeća i

dioničkog društva; sređeno naknadno preuzeto gradivo d.d. Izrađen sumarni

inventar.

HR DABJ 1337 Sirovina Bjelovar d.d. (1992. – 2008.) preuzeto u obradu 1,20

d/m; sređeno 1,20 d/m. Izrađen sumarni inventar.

HR DABJ 1192 Ribnjačarstvo Sišćani Čazma (1959. – 1992.) preuzeto u obradu

19,10 d/m; sređeno 3,70 d/m; izlučeno 10 d/m; vraćeno stvaratelju 2,90 d/m.

Razgraničeno je gradivo fonda društvenog poduzeća i dioničkog društva.

Izrađen sumarni inventar.

HR DABJ 1372 Ribnjačarstvo Sišćani d.d. Čazma (1992. – 2002.) izdvojeno iz

fonda društvenog poduzeća Sisčani; sređeno 0,50 d/m; izlučeno 2 d/m. Izrađen

sumarni inventar.

2.2. Gradivo Izbora

U 2018. nastavljeno je s preuzimanjem i sređivanjem gradiva svih vrsta izbora na čemu

se radi od 2014. godine. Sređeno je novih 3,70 d/m. Prema novom „Pravilniku o zaštiti i obradi

arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u radu Državnog izbornog povjerenstva RH i drugih

tijela za provedbu izbora i referenduma“ te „Posebnom popisu DIP-a RH s rokovima čuvanja“

iz 2016. godine bilo je moguće izlučiti pojedine cjeline izborne dokumentacije koja do 2018.

godine nije izlučena. Stoga je ponovno pregledano 13,40 d/m dokumentacije, iz koje je

izlučeno 2,50 d/m. Preuzimanje, obrada i sređivanje izborne dokumentacije time su završeni.

Izborna dokumentacija razgraničena je prema vrstama izbora, formirani su fondovi i izrađeni

inventarni popisi.

17

SIGNATURA NAZIV FONDA RASPON GODINA Arh. mape d/m

HR DABJ

1373

A.6.3.

Izbori za jedinice lokalne

i područne (regionalne)

samouprave (JPP(R)S)

1993., 1995., 1997., 1999.,

2000., 2001., 2005., 2006.,

2009., 2010.2013., 2014.,

2017.

252 9,95

HR DABJ

1374

A.6.3.

Izbori za članove vijeća i

predstavnike

nacionalnih manjina

JLP(R)S

2003., 2004., 2007., 2011.,

2015.

85 1,84

HR DABJ

1375

A.6.7.

Izbori za članove vijeća

mjesnih odbora (VMO)

2003., 1997., 1998., 2002.,

2004., 2005., 2006., 2007.,

2009., 2010., 2011., 2013.,

2014., 2015.

53 1,78

Arhivistički je obrađeno ukupno 14 fondova u količini od 118,33 dužna metra. Za sve

dovršene fondove izrađeni su sumarni inventari i nužni popisi.

2.3. Sređivanje dosjea arhivskih fondova i zbirki

Sredinom godine započeto je sređivanje cjeline dosjea fondova Državnog arhiva u

Bjelovaru i cjeline matičnih listova. Dosjei fondova sređeni su po klasama, dopunjeni

dokumentacijom koja nedostaje te je izrađen detaljan popis dokumenata koje sadrže. Do kraja

godine sređen je ukupno 761 dosje.

Matični listovi, osim što su odloženi u dosjee fondova i zbirki kojima pripadaju,

izdvojeni su u posebnu cjelinu, sređeni po klasama i popisani. Prepisano je 75 matičnih listova

koji su se nalazili u rukopisu. Matični listovi odloženi su u registratore (0,65 d/m).

Sve evidencije su izrađene u strojno čitljivom obliku.

18

Tablica sređenih dosjea s klasama i količinama

Klasa Komada d/m

B - pravosuđe 90 0,35

D – školstvo 297 1,30

E – kultura, znanost, informiranje 10 0,07

F – zdravstvo, socijalna skrb 3 0,05

G – gospodarstvo, bankarstvo 299 1,40

I – društva udruge i udruženja 52 0,40

L – zbirka izvornog arhivskog gradiva 9 0,04

M – dopunske preslike i kopije 1 0,01

Ukupno: 761 3,62

3. PREUZIMANJE I ZAŠTITA GRADIVA U ARHIVU

3.1. Skrbnički poslovi

Zaposlenica zadužena za spremišta obavljala je redovne skrbničke poslove:

o vodila sve propisane evidencije o prostoru i gradivu,

o izdavala gradivo iz spremišta,

o brinula o razmještaju obrađenog gradiva u spremištima ,

o brinula o preuzimanju fondova,

o kontrolirala sigurnosne i mikroklimatske uvjete u spremištima te

o provjetravala spremišta.

3.2. Preuzimanje arhivskog gradiva

Preuzeto je ukupno 46,26 d/m te 896 rola projektnih nacrta arhivskog gradiva po

službenoj dužnosti te 74 komada plakata.

19

Red.

br. Gradivo predao Količina preuzetog gradiva

1. Grad Bjelovar 15 d/m +74 kom plakata

2. Općinski sud u Virovitici 2 d/m

3. Hittner d.o.o. Bjelovar 0,06 d/m

4. Centar za socijalnu skrb Bjelovar 3,62 d/m

5. Poljoprivredna zadruga Veliko Trojstvo – okončan

stečaj 1,90 d/m

6. Podravina programat d.d., Đurđevac – iz depozita 21,39 d/m

7. Opća bolnica Bjelovar 1,21 d/m

8. Elektrometal d.d. u stečaju, Bjelovar 896 rola

9. Pevec Transporti d.o.o. u stečaju Bjelovar – iz

depozita 1,08 d/m

UKUPNO:

46,26 d/m

970 komada/rola

74 komada plakata

Jedan službeni zahtjev za preuzimanje gradiva odbijen je zbog nedostataka

spremišnog prostora.

Zbog sve većeg broja neformalnih upita za preuzimanjem gradiva kategoriziranih

posjednika, pristupili smo izradi evidencije prioriteta preuzimanja.

3.3. Izlučivanje gradiva iz depozita

u travnju i srpnju obavljena su dva izlučivanja gradiva iz depozita zbog isteka rokova

čuvanja dijela dokumentarnog gradiva. Arhivsko gradivo izdvojeno je i preuzeto u

spremište na trajno čuvanje, dok je dio dokumentarnog gradiva kojem nisu istekli

rokovi čuvanja ostalo u pomoćnom spremištu do isteka rokova.

3.4. Rad restauratorske radionice i knjigovežnice

Na arhivskom gradivu obavljali su se nužni restauratorski i knjigovežnički radovi –

izrada spiralnih uveza, mapa i dr.

Iz domene suvremenog uveza napravljeno je 17 spiralnih uveza ili 1173 lista.

20

Prilikom restauriranja gradiva HR DABJ 92 Općinski sud Bjelovar, 54 lista popravljena

su filmoplastom.

U svrhu konzerviranja gradiva radi zaštite izrađena su 23 fascikla različite veličine.

U svrhu tehničkog opremanja gradiva popravljeno je i izrađeno1212 fascikala, 1165

košuljica predmeta i 164 komada dosjea.

Viši restaurator tehničar postavio je i skinuo 4 izložbe

3.5. Evidencije

Propisane evidencije uredno su vođene.

Započeto je vođenje Općeg inventara i Knjige akvizicija u strojno čitljivom obliku.

Započeto je vođenje pomoćnih evidencija u strojno čitljivom obliku.

4. KORIŠTENJE ARHIVSKOG GRADIVA

4.1. Izdavanje potvrda i uvjerenja

Stranke su podnesle ukupno 806 zahtjeva za izdavanje preslika, izvadaka i potvrda

potrebnih za ostvarivanje i zaštitu njihovih prava i interesa. U tu svrhu korišteno je

ukupno 959 tehničkih jedinica arhivskog gradiva, od toga 321 knjiga, 551 kutija i 87

svežnjeva.

Struktura informacija je sljedeća:

o urbanizam i građevinarstvo - građevinske i uporabne dozvole, projektna

dokumentacija i pripadajući spisi – 428 predmeta

o imovinsko-pravni odnosi – konfiskacije, nacionalizacija, kupoprodajni

ugovori – 9 predmeta

o utvrđivanje radnog staža i plaća – 7 predmeta

o potvrda o stečenoj stručnoj spremi – 182 predmet

o izvodi iz matičnih knjiga rođenih, vjenčanih i umrlih – 22 predmeta

o sudski spisi i sudska rješenja – ostavine, kazneni i parnični spisi,

utvrđivanje očinstva i dr. – 99 predmeta

o ostali zahtjevi stranaka – kopije zbirki isprava, Z spise, akti o osnivanju

poduzeća, rešenja o zatvaranju obrata, podaci o dodjeli stanova, podaci o

21

medicinskoj dokumentaciji, podaci o školovanju i stanovanju – 59

predmeta.

4.2. Čitaonica

Arhivsku čitaonicu koristio je ukupno 85 istraživač arhivskog gradiva od toga 5

stranca.

Prema evidencijama korišteno je ukupno 697 tehničkih jedinica arhivskog gradiva od

čega su 339 knjiga, 175 kutije spisa, 181 svežnja spisa i 2 registratora. Gradivo je

korišteno u stručne, znanstvene i publicističke svrhe te za potrebe rada javnih tijela

te za ostvarivanje prava korisnika.

4.3. Izdavanje gradiva na korištenje izvan Arhiva

Gradski muzej Bjelovar na revers je dobio arhivsko gradivo za potrebe izložbe o

trčanju ˝Da umrem ne bih stao˝ i izložbe ˝Tragedija Velikog rata˝.

3 UP/I premeta Skupštine općina Đurđevac poslana su Državnom arhivu u Virovitici

na digitalizaciju na zahtjev tvrtke Hrvatski duhani d.d. Virovitica.

Sudovima je poslano 27 sudskih spisa (O, P, R1) – Općinski sud u Bjelovaru sa stalnim

službama u Križevcima i Daruvaru, Općinski sud u Koprivnici i stalna služba u

Đurđevcu te Općinski sud u Virovitici.

5. KULTURNO-PROSVJETNA DJELATNOST

5.1. Izdavačka djelatnost

Krivić Lekić, M. Sportska društva i udruženja – Tematski vodič kroz fondove Državnog

arhiva u Bjelovaru, biblioteka Vodiči DABJ, 36 stranica, crno-bijelo.

Krivić Lekić, M. i Đurasek, M. Etnografska spomenica – Raven, biblioteka Arhivska

spomenica, 84 stranice, u boji.

Abramović, Z., Katanić, F., Krivić Lekić, M., Marušić Lazić, H., Renić, Z. Tragedija

Velikog rata, biblioteka Katalozi izložbi, 20 stranica, u boji.

22

5.2. Izložbena djelatnost

˝Sportski Bjelovar˝ izložba više arhivistice Tatjane Ružić povodom Noć muzeja.

Otvorena od 26. 1. – 16. 2. 2018. godine u predvorju uprave Arhiva – broj posjetitelja

70, na dan otvorenja.

Izložba je gostovala u Knjižnici Srednjoškolskog centra u Bjelovaru

povodom Hrvatskog olimpijskog dana, od 10. 9. – 5. 10. 2018. godine.

˝1968. – Bjelovar, Hrvatska, Svijet˝ izložba arhivistice Martine Krivić Lekić povodom

Međunarodnog dana arhiva. Otvorena od 11. 6. – 2. 7. 2018. godine predvorju

uprave Arhiva – zabilježeni broj posjetitelja 30.

Izložba je gostovala u IV. osnovnoj školi Bjelovaru od 14. 12. 2018. – 10. 1.

2019. godine.

˝Tragedija Velikog rata˝ izložba u organizaciji Arhiva i Gradskog muzeja, više autora

– Abramović Zoran, Katanić Filip, Krivić Lekić Martina, Marušić Lazić Helena, Renić

Zorka – ukupan broj posjetitelja je 1779. Izložba je napravljena povodom

obilježavanja 100 godina od završetka Prvog svjetskog rata. Otvorena od 11. 11. –

11. 12. 2018. u Galeriji Nasta Rojc Gradski muzej Bjelovar.

Miljenko Kurevija, viši restaurator tehničar sudjelovao je sa svojim plakatom

˝Popravak tvrdog uveza knjige˝ na zajedničkoj izložbi arhivskih konzervatora i

restauratora, povodom prvog Susreta konzervatora i restauratora arhivskog i

knjižnog gradiva i umjetnina na papiru. Izložba je postavljena u Hrvatskom

državnom arhivu u Zagreb 25. 9. 2018. godine.

5.3. Organizacija edukacije i događanja

˝Etnografska spomenica Raven˝, novo izdanje Arhiva, promovirana je nekoliko puta.

Promocije su održane:

Povodom Dana europske baštine u Gradskom muzeju u Križevcima 28.

9. – 20 posjetitelja.

U Područnoj školi Raven u Velikom Ravnu 19. 11. – 45 posjetitelja.

U suradnji s Odjelom za etnologiju i antropologiju Sveučilišta u Zadru i

Državnim arhivom u Zadru u Čitaonici DAZD 26. 11. – 30 posjetitelja.

23

U okviru projekta Mobilna EKA, na Filozofskom fakultetu u Zagrebu,

dvorana 6, kao primjer dobre prakse, 12. 12. – 30 studenata i profesora.

Dana 11. i 12. 10. organizirali smo dvodnevni pripremni seminar za djelatnike u

pismohranama koji je pohađalo za 19 kandidata. Održano je 8 predavanja, a polaznici

su nakon odslušanih predavanja dobili potvrdu za sudjelovanje, priručnik za polaganje

stručnog ispita za zaštitu i obradu arhivskog gradiva i dodatne materijale (skripte,

pojmovnike, odgovore na pitanja i sl.)

Povodom obilježavanja 100 godina od kraja Prvog svjetskog rata Arhiv je organizirao

komemoraciju žrtvama rata kod spomenika žrtvama Prvog svjetskog rata u Bjelovaru.

Komemoracija je prethodila otvaranju izložbe Tragedija Velikog rata 11. 11. 2018.

godine.

Organizirali smo predstavljanje Topoteke, digitalne platforme ICARUS-a na

Županijskom stručnom vijeću nastavnika povijesti Bjelovarsko-bilogorske županije 17.

12. 2018. godine.

5.4. Posjete i usavršavanja u Arhivu

Arhiv je posjetilo 146 učenika iz 2 osnovne škole s bjelovarskog područja.

Studentsku praksu, u trajanju od 10 dana, obavila je jedna studentica etnologije i

talijanistike sa Sveučilišta u Zadru.

5.5. Knjižnica

Nastavljeno je vođenje evidencije nabave knjiga.

U inventarnu knjigu upisana su 43 nova naslova. Većina je pristigla međuarhivskom

razmjenom, a tek je manji dio kupljenih izdanja.

5.6. On-line usluge i sadržaji

Izrađene su nove internetske stranice na koje su stavljeni sadržaji prema zakonskim

propisima, sadržaji namijenjeni informiranju korisnika i posjednika gradiva. Od

informacija o gradivu stranice sadrže popise matičnih knjiga s područja nadležnosti

Arhiva, popise javnog arhivskog gradiva do 1990. godine i popis fondova i zbirki

Arhiva.

24

Na Internet stranici Arhiva oformljen je Digitalni arhiv koji sadržava dio digitaliziranog

gradiva fondova i zbirki Arhiva. Za on-line pregledavanje dostupno je 9 zbirki

digitalnih preslika arhivskog gradiva.

Facebook račun popunjavan je obavijestima o našem radu, izložbama, izdanjima,

seminaru te je povremeno objavljivano digitalizirano arhivsko gradivo.

Otvoren je Instagram račun na koji se postavljaju najave programa i vizualno

zanimljivi arhivski materijali.

6. STRUČNO-ADMINISTRATIVNI POSLOVI

Svi poslovi Općeg odjela obavljani su stručno i u skladu s rokovima.

Održana su dva sastanka Stručnog vijeća Arhiva i jedan sastanak svih djelatnika

Arhiva.

7. USAVRŠAVANJE ARHIVSKIH DJELATNIKA

7.1. Stručno usavršavanje djelatnika

˝Digitalni repozitorij˝, edukacija, NSK, Zagreb 19. 1. 2018. (1 djelatnica)

4. dani ICARUS-a i EURBICA-e, međunarodna konferencija, Trogir – Split 14. – 16. 3.

2018. (2 djelatnice)

„Kronike plaćenika, legende i stereotipi“, međunarodna konferencija u povodu 400.

godišnjice početka Tridesetogodišnjeg rata, Hrvatski državni arhiv, Zagreb 9. – 10. 4.

2018. (2 djelatnice)

˝Kliofest˝, festival povijesti, Bjelovar, 11. 5. 2018. (1 djelatnica)

˝Sređivanje i opis fotografskog gradiva˝, radionica, Hrvatski državni arhiv, Zagreb, 24.

5. 2018. (2 djelatnika)

˝Priprema za polaganje općeg dijela državnog stručnog ispita˝, seminar, Državna

škola za javnu upravu 5. – 6. 6. 2018. Zagreb (1 djelatnica)

Prezentacijske vještine u arhivskoj struci“, radionica, Filozofski fakultet u Zagrebu,

Zagreb 15. 06 2018.

"Susret konzervatora i restauratora arhivskog i knjižnog gradiva i umjetnina na

papiru", Hrvatski državni arhiv, Zagreb 25. i 26. 9. 2018. (2 djelatnika)

izvjeŠtaj o radu drŽavnog arhiva u …ostali ne radni prostori (potkrovlje, čajne kuhinje) 300 3...

Documents