j. kÄrkkÄinen oy:n osto-organisaation sisÄinen viestintÄ · työyhteisön viestintä on...

Kaisa Haikara J. KÄRKKÄINEN OY:N OSTO-ORGANISAATION SISÄINEN VIESTINTÄ Opinnäytetyö KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalouden koulutusohjelma Lokakuu 2008

TIIVISTELMÄ KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Koulutusohjelma: Liiketalouden koulutusohjelma Suuntautumisvaihtoehto: Markkinointi ja viestintä Tekijä: Kaisa Haikara Opinnäytetyön nimi: J. Kärkkäinen Oy:n osto-organi saation

sisäinen viestintä Työn ohjaaja: Eija Lappalainen Työn tarkastaja: Eija Lappalainen Opintojen aloitusvuosi: 2005 Valmistumisvuosi: 2008 Sivumäärä: 48+13=62 TIIVISTELMÄ Opinnäytetyöni toimeksiantaja oli J. Kärkkäinen Oy. Opinnäytetyössäni tutkin J. Kärkkäinen Oy:n osto-organisaation sisäistä viestintää. Tavoitteenani oli selvittää, miten osto-organisaation sisäinen viestintä toimii, mitkä ovat tärkeimmät ja toimi-vimmat sisäisen viestinnän kanavat ja mitkä ovat sisäisen viestinnän kehittämis-tarpeet. Tutkimuksen teoria osuudessa tarkastelin viestintää, sisäistä viestintää ja verkko-viestintää. Empiirisessä tutkimuksessa käytin kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuk-sen toteutin kyselylomakkeella, joka oli laadittu tutkimusongelmien pohjalta. Perus-joukko koostui 25 henkilöstä, johon kuului osto-organisaation ostajat ja osto-assistentit. Tutkimuksessa selvisi vastaajille tärkeimmät tiedonkulun ja viestinnän kanavat, viestinnän ja tiedonkulun toimivuus, koulutuksen tarve viestintä kanavien käytössä, vastaajien kokemat ongelmat ja puutteet viestinnässä sekä vastaajien antamat kehitysehdotukset. Tutkimustuloksista voidaan todeta, että osto-organisaation sisäinen viestintä toimii melko hyvin. Erittäin hyväksi ja erittäin huonoksi sitä ei kokenut kukaan. Viestintä koettiin melko avoimeksi ja ymmärrettäväksi. Tulokset olivat yleisesti ottaen hyviä, mutta myös kehittämistarpeita löytyi. Avainsanat : viestintä, sisäinen viestintä, verkkoviestintä

ABSTRACT CENTRAL OSTROBOTHNIA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Degree Programme: Business Administration Option: Marketing and Communication Author: Kaisa Haikara Name of thesis: Internal communication of J. Kärkk äinen

Inc. procurement Supervisor: Eija Lappalainen Inspector: Eija Lappalainen Starting year of studies: 2005 Year of graduation: 2008 Number of pages: 48+13= 62 ABSTRACT My thesis was assigned by J. Kärkkäinen Inc. In my thesis I analyze the internal communication of J. Kärkkäinen Inc. procurement. The aim of my research was to define how the procurement`s internal communication works; the most important and the most active communication channels; and the developmental areas of the internal communication. In my thesis I examine the theory of communication, internal communication and network communication. In the empirical part of my thesis I used a quantitative method. I carried out the empirical research by a questionnaire which was based on the research problems. The universe of the research consisted of 25 procurement assistants and buyers. By means of the research I found out the most important information and communication channels; the functionality of communication and information; the need of training for using the communication channels; the respondents’ experience of problems and absence of communication; and also the respondents’ development proposals. The research results suggest that the procurement’s internal communication worked quite well. Communication was seen quite overt and apprehensible. The results were generally good, but there were also areas for development. Key words : communication, internal communication, network communication

SISÄLTÖ TIIVISTELMÄ ABSTRACT 1 JOHDANTO .........................................................................................................1 1.1 Kehittämistehtävä ja sen rajaus ........................................................................2 1.2 J. Kärkkäinen Oy...............................................................................................3 2 VIESTINTÄ ..........................................................................................................4 2.1 Viestinnän käsite...............................................................................................4 2.1.1 Työyhteisöviestintä ..................................................................................6 2.1.2 Viestinnän häiriöt .....................................................................................7 2.1.3 Viestinnän palaute ...................................................................................8 2.2 Sisäinen viestintä ..............................................................................................9 2.2.1 Sisäisen viestinnän kanavat.....................................................................9 2.2.2 Suorat lähikanavat .................................................................................11 2.2.3 Suorat kaukokanavat .............................................................................14 2.2.4 Välitetty lähi- ja kaukoviestintä ...............................................................15 2.3 Verkkoviestintä................................................................................................18 2.3.1 Sähköposti .............................................................................................20 2.3.2 Intranet...................................................................................................21 3 J. KÄRKKÄINEN OY:N OSTO-ORGANISAATION SISÄISEN VIESTINNÄN TUTKIMUS............................................................................................................22 3.1 Tutkimuksen tarkoitus ja tutkimusongelmat .......................................................... 22 3.2 Tutkimusmenetelmä........................................................................................22 4 TUTKIMUSTULOKSET JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET..................................24 4.1 Vastaajille tärkeimmät tiedonkulun ja viestinnän kanavat ...............................24 4.2 Viestinnän – ja tiedonkulun toimivuus osto-organisaatiossa ...........................32 4.3 Vastaajien käsitykset viestintäkanavien toimivuudesta ...................................37 4.4 J. Kärkkäisen osto-organisaatiota koskevat väittämät ....................................38 4.5 Kokonaisarvio J. Kärkkäisen osto-organisaation viestinnän toimivuudesta ja koulutuksen tarve viestintäkanavien käytössä ......................................................41 4.6 Vastaajien kokemat ongelmat ja puutteet viestinnässä...................................42 4.7 Vastaajien antamat kehitysehdotukset sisäiseen viestintään..........................42 5 JOHTOPÄÄTÖKSET JA POHDINTA.................................................................43 5.1 Yhteenveto tutkimustuloksista.........................................................................43 5.2 Kehittämisehdotukset......................................................................................45 5.3 Tutkimuksen arviointia ....................................................................................46 LÄHTEET..............................................................................................................47 LIITTEET

1

1 JOHDANTO

Opinnäytetyössäni tutkin J. Kärkkäinen Oy:n osto-organisaation sisäistä viestintää.

Viestintä tukee työyhteisön tavoitteiden saavuttamista ja tuloksen tekoa. Toimiva

viestintäjärjestelmä on tärkeä edellytys osto-organisaatiolle. Organisaation viestin-

tä onnistuu sitä paremmin, mitä paremmin yritys onnistuu valitsemaan viestinsä ja

sen kohderyhmäänsä sopivat viestintä kanavat.

Åberg (1997) toteaakin, että viestintä on vaikuttanut silloin, kun se saa aikaan jon-

kin muutoksen vastaanottajassa. Kun arvioidaan viestinnän tehoa, on tarkastelta-

va myös viestintään käytettyä aikaa ja vaivaa. Sisäisen viestinnän merkitys on ko-

rostunut vuosituhannen vaihteessa, kun muutoksesta on tullut pysyvä ilmiö. Vies-

tintäteknologian kehitys on muuttanut käsitystä perinteisestä tiedottamisajatukses-

ta, eli tiedon siirtämisestä paikasta toiseen, uudenlaiseen vastaanottoon.

Kun tietoa on riittävästi kaikkien ulottuvilla, oleelliseksi on noussut, mistä ja miten

nopeasti oikea ja ajantasainen tieto on saatavissa. Myös vapaamuotoisen viestin-

nän merkitys on noussut uuteen arvoonsa, sillä yhä monimutkaisemmat asiat vaa-

tivat pohdintaa, keskustelua ja epävirallista viestintää. (Juholin 2001,109.)

Viestinnällä on suuri merkitys organisaatiossa. Myönteisesti koettu viestintä ja

viestintäilmasto lisäävät yleistä työtyytyväisyyttä ja tehostavat yhteisön toimintaa.

Työ koetaan mielekkääksi jos ihmiset saavat tietoa, ymmärtävät sen ja pystyvät

keskustelemaan siitä työyhteisössä. Huono viestintä ja vähäinen vuorovaikutus

lisäävät sekaannusta ja väärinymmärryksiä, muutoksen vastustamista, motivaation

puutetta ja halua pitäytyä entisessä.

2

1.1 Kehittämistehtävä ja sen rajaus

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten J. Kärkkäisen osto-organisaation

henkilökunta kokee sisäisen viestinnän toimivuuden ja mitkä ovat heille tärkeim-

mät ja toimivimmat viestintäkanavat. Tarkoituksena oli myös löytää mahdolliset

sisäisen viestinnän ongelmakohdat ja kehittämistarpeet.

Tutkimusongelmat olen jakanut seuraavasti:

Pääongelma:

- Millaisia käsityksiä J. Kärkkäisen osto-organisaation henkilökunnalla on sisäisen vies-

tinnän toimivuudesta?

Alaongelmat:

- Mitkä viestintäkanavat ovat tärkeimpiä ja toimivimpia?

- Miten viestit ymmärretään ja sisäistetään?

- Mitkä ovat sisäisen viestinnän ongelmakohdat ja kehittämisehdotukset?

Tutkimuksen toteutin kvantitatiivisella menetelmällä. Tutkimusongelmien pohjalta laadin

kyselylomakkeen, jonka annoin henkilökohtaisesti koko perusjoukolle. Perusjoukko

koostui osto-organisaation ostajista ja osto-assistenteista.

Ennen kyselylomakkeiden antamista välitin saatekirjeen perusjoukolle sähköpostilla.

Kyselylomaketta antaessani motivoin heitä täyttämään lomakkeen. Kyselylomakkeet

keräsin henkilökohtaisesti suurimmalta osalta perusjoukosta ja osa palautti sen suo-

raan minulle.

Kyselyn toteuttamisen jälkeen, syötin tiedot SPSS-ohjelmaan, jonka avulla analysoin

niitä. Näiden pohjalta sain selville osto-organisaation viestinnän tämän hetkisen tilan-

teen ja kehittämistarpeet.

3

1.2 J. Kärkkäinen Oy

J. Kärkkäinen Oy on kehittyvä ja nopealiikkeinen perheyritys Pohjois-

Pohjanmaalta. J. Kärkkäinen Oy on ylivieskalaisen Juha Kärkkäisen vuonna 1988

perustama yritys. Vuonna 1991 yritys sai ensimmäiset toimitilansa Ylivieskaan,

sitä ennen kauppaa käytiin myymäläautossa. Myöhemmin yritys laajeni niin, että

nykyään yrityksellä on Iso Kärkkäinen-nimeä kantava tavaratalo perustamispaik-

kakunnalla Ylivieskassa. Lisäksi yhtiöllä on toinen tavaratalo Oulun Limingantullin

kaupunginosassa. Vuodesta 1999 lähtien Oulun Kärkkäinen on vakiinnuttanut

paikkansa Oulun seudun asukkaiden edullisena ostospaikkana. Laatutuotteet ja

ammattimainen asiakaspalvelu takaavat onnistuneen ostosmatkan Oulun Kärkkäi-

selle. Nelostien varteen Iihin nousi joulukuussa 2007 ainutlaatuinen palvelukoko-

naisuus, nykyajan kauppa-asema. Kärkkäinen Express kauppa-asemalta löytyy

laajasti kaikkea mitä matkaasi ja elämääsi tarvitset.

Vuoden 2009 keväällä on suunnitelmissa avata liike Lahteen. Yrityksellä on myös

verkkokauppa. Henkilöstöä Kärkkäisellä on n.270. Liikevaihto 31.1.2005 päätty-

neellä tilikaudella oli 70,3 milj. €.

(http://company.karkkainen.com/index.php?yritys=4.)

Viihtyisä ja meluton ISO Kärkkäinen tarjoaa ostamisen mukavuutta: yli 150. 000

tuotetta, autohuolto ja varaosakaupan erikoisliike. Tuotevalikoimaa kehitetään jat-

kuvasti vastaamaan asiakkaiden tarpeita.

ISO Kärkkäinen ja kauppakeskuksen lukuisat erikoisliikkeet tarjoavat lähes täyden

palvelun vaativallekin asiakkaalle. ISO Kärkkäinen sijaitsee paraatipaikalla aivan

Ylivieskan keskustan tuntumassa.

(http://company.karkkainen.com/index.php?yritys=4.)

4

2 VIESTINTÄ

Viestintä vaikuttaa ihmisen elämään yhtä paljon kuin terveys tai ravinnon saami-

nen. Ihmisen olemassaolo on mahdollista vain yhteisöissä, eikä yhteisössä elämi-

nen onnistu ilman viestintää.

Työyhteisössä viestintä on yhtä tärkeä voimavara kuin yhteisön työntekijät, koneet,

laitteet ja raha. Siksi viestintää on suunniteltava, toteutettava ja seurattava niin

kuin muitakin yhteisön voimavaroja. Myös viestinnän tulee palvella työyhteisön

tärkeintä tavoitetta, tuloksen tekemistä.

Viestinnän ongelma on, että se on näennäisesti helppoa. Kaikki osaavat viestiä

pienestä pitäen. Jokaisella on siten oma näkemyksensä siitä, mikä on tehokasta

viestintää. Jos viesti ymmärretään väärin tai sitä ei ymmärretä lainkaan, helposti

ajatellaan, että vika on viestin vastaanottajassa. (Kortetjärvi-Nurmi & Korhonen

1994, 10.)

2.1 Viestinnän käsite

Käsitteenä ‛viestintä’ on aika tuore, vasta muutaman vuosikymmenen ikäinen.

Aluksi puhuttiin lehdistöopista, sittemmin tiedotusopista ja viestintä ymmärrettiin

pitkään nimenomaan joukkoviestinnäksi. Sellaiseksi laaja-alaiseksi ihmisen toi-

minnan tarkastelun alaksi kuin miksi viestintä nykyään ymmärretään, käsite on

kuitenkin muotoutunut käytännössä vasta 1970-luvulla. (Puro 2004, 7.)

Puro (2004) toteaa, että viestintä on niin tieteenä, oppiaineena kuin koulu-

tusalanakin edelleen jatkuvassa murroksessa ja aivan viime vuosina tuo murros

on ollut erityisen kiivasta. Viestintään nivoutuu uusia tutkimus- ja koulutusalueita,

ja jo asemansa vahvistaneet osa-alueet muovautuvat kuin huomaamatta uusiin

suuntiin. Tämän pohjalta sen määrittäminen, millaisista palasista viestintä lopulta

koostuu ja mikä on todella alan todellista ydintä, on paitsi vaikeaa myös jatkuvasti

5

elävää työtä. (Puro 2004, 7.) Viestintä on vuorovaikutusta, ihmisten välistä toimin-

taa. Ihmisten välinen vuorovaikutus muodostuu sanallisesta ja sanattomasta vies-

tinnästä. Sanallinen viestintä tarkoittaa sanoista rakentuvaa puhetta ja kirjoitusta.

Äänen lisäksi ihminen viestii sanattomasti ilmeillä, katseilla, eleillä, liikkeillä, asen-

noilla, tilankäytöllä ja välimatkalla. Näiden avulla ihmiset lähettävät toisilleen vies-

tejä tiedostaen ja tiedostamattaan. (Lohtaja & Kaihovirta-Rapo 2007, 11.)

Viestintä on olennainen osa organisoitumista ja organisaatioiden toimintaa. Sosi-

aalisten suhteiden luominen ja ylläpitäminen, ryhmien ja tiimien työskentely sekä

työssä oppiminen vaativat työyhteisön jäsenten vuorovaikutusta. Tiedon jakami-

nen ja uuden tiedon luominen ei ole mahdollista ilman tehokasta viestintää. (Huo-

tari, Hurme & Valkonen 2005, 75.)

Juholin (2006) on todennut, että viestintä on mitä arkisin asia ja jokaista kosketta-

va. Mehän kommunikoimme kaiket päivät kotona, työpaikalla, harrastuksissa ja

vapaa-ajalla. Opimme sen aivan pieninä ja jatkamme sitä läpi elämän. Jokainen

meistä on tässä asiantuntija. Tiedämme ja opetamme mielellämme muillekin, mi-

ten pitää puhua ja toimia asiakkaiden, työtoverien, lasten, nuorten tai vanhusten

kanssa. Osaamme myös ilmaista, milloin jonkun ihmisen tai organisaation viestin-

tätyyli miellyttää tai ei miellytä meitä. (Juholin 2006, 30.)

Viestintä on yhteinen asia. Sanan latinankielinen muoto on communicare eli tehdä

yhdessä, mikä kuvastaa sekä informaationvaihtoa että yhteisöllisyyttä, sitä että

kuulumme esimerkiksi samaan perheeseen, sukuun, työyhteisöön tai kansakun-

taan. Viestintä on siis kaiken inhimillisen vuorovaikutuksen perusta, ja on ilmeistä,

että se on välttämätön ehto ihmisen elämälle ja sosiaaliselle järjestykselle. (Juholin

2006, 30.)

Åberg (2000) määrittelee viestinnän tapahtumaksi, prosessiksi, jossa merkityksen

antamisen kautta tulkitaan asioiden tilaa ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden

tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta. Viestintä on

sanomien vaihdantaprosessi lähettäjän ja vastaanottajan kesken tietyssä kulttuuri-

sessa ja fyysisessä konstekstissa. Nämä sanomat kantavat informaatiota. Mutta

viestintä on myös merkityksen tuottamista, jakamista ja tulkintaa. Tätä tapahtuu

6

sekä lähettäjä- että vastaanottajapäässä. Viestintä on lisäksi kulttuurisesti määräy-

tynyttä, kulttuuria luovaa ja kulttuurista yhteisyyttä synnyttävää. (Åberg 2006, 85.)

Viestinnän lopullinen tavoite on vaikuttaa: muuttaa, lisätä tai vahvistaa vastaanot-

tajan tietoja, mielikuvia tai mielipiteitä. Usein tavoitteena on myös vaikuttaa hänen

käyttäytymiseensä, joskus myös asenteisiinsa. (Siukosaari 1999,11.)

2.1.1 Työyhteisöviestintä

Åbergin (2006) mukaan mikään työyhteisö ei pysty toimimaan ilman viestintää.

Tärkeä edellytys tavoitteelliselle työlle työyhteisössä on toimiva viestintäjärjestel-

mä. Työyhteisöön kuuluvat eivät tiedä, mitkä ovat tavoitteita, miten työt jaetaan tai

miten he ovat työssään menestyneet, ellei heille näistä kerrota. (Åberg 2006, 96.)

Työyhteisön viestintä on prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kaut-

ta tulkitaan sellaisten asioiden tilaa, jotka koskevat työyhteisön toimintaa tai sen

jäsenten yhteisöllistä toimintaa ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuu-

teen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkon kautta. (Åberg 2000, 95.)

Yhteisön sisäinen tiedotus pitää henkilöstön hyvin tietoisena uutisista, ajankohtai-

sista asioista; kehityksestä, toiminnasta, tuloksista, tuotteista, tavoitteista ja kei-

noista, joilla noihin tavoitteisiin pyritään. Myös muutoksista ja ongelmista, sekä

tulevaisuuden suunnitelmista on tiedotettava. Nämä tiedot kirkastavat työyhteisön

kuvaa ja antavat hinkua ja mielekkyyttä työntekoon. Sisäinen tiedotus puhuu

enemmän nykyhetkestä, muutoksista ja lähitulevasta, pienistäkin ja henkilöstölle

läheisistä asioista. (Siukosaari 1999, 79.)

Työyhteisön viestintä poikkeaa kahden henkilön tai pienryhmän viestinnästä eli

niin sanotusta keskinäisviestinnästä. Viestintää harjoitetaan organisoiduissa puit-

teissa, jotka vaikuttavat viestinnän järjestelyihin. Lisäksi viestintä on tavoitteellista:

yksilötavoitteiden lisäksi työyhteisön viestintä tukee työyhteisön tavoitteiden saa-

vuttamista. Työyhteisön viestintäjärjestelmä on kokonaisuus, joka muodostuu käyt-

7

töön otetuista viestintäkanavista, viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä.

(Åberg 1997,31.)

2.1.2 Viestinnän häiriöt

Viestintä on hyvin altis häiriöille. Häiriöt voivat olla joko sisäisiä tai ulkoisia. Sisäi-

siä häiriöitä ovat lähettäjässä ja vastaanottajassa itsessään vaikuttavat tekijät,

esimerkiksi puutteellinen kielitaito, mieliala sekä mielipiteet ja asenteet. Ulkoisia

häiriöitä ovat viestintäympäristöön, sanomaan ja viestimeen liittyvät tekijät kuten

melu, valo- tai telekopion epäselvyys ja puhelinyhteyden katkeaminen. (Kortetjärvi-

Nurmi & Korhonen 1994, 15.) Kun sanoma liikkuu lähettäjältä vastaanottajalle, on

se alttiina monille häiriöille. Käytännön tilanteita ajatelleen toimiva on pfofessori

Wiion esittämä nelijako: häiriö voi olla este, kohina, kato tai vääristymä. (Åberg

2006, 93.)

Este on häiriö, jossa sanoma ei mene lainkaan perille. Kirje menee väärään osoit-

teeseen, verkko kaatuu tai ilmoitustaululle laitettu tiedote jää huomaamatta. Este

on ulkoinen häiriö: häiriö esiintyy sen jälkeen kun sanoma on lähtenyt lähettäjältä,

mutta ennen kuin se on saavuttanut vastaanottajan. (Åberg 2006, 93.)

Kohinatilanteessa sanomaan sekoittuu muita sanomia tai häiriöitä. Valokopio on

epäselvä, radioaseman kuuluvuus heikkenee ajettaessa siitä poispäin tai messuil-

la kilpailevat viestit sekoittuvat toisiinsa. Myös kohina on ulkoinen häiriö. (Åberg

2006, 93.)

Katoa esiintyy, kun sanoma tulee vastaanottajalle, mutta osa sanomasta häipyy

aistihäiriöistä tai muista sisäisistä häiriöistä johtuen. Esimerkkejä ovat huono näkö

tai kuulo, värisokeus tai väsymyksestä aiheutunut keskittymisen puute. Kato on

siis sisäinen häiriö: häiriö on vastaanottajassa. (Åberg 2006, 93.)

Vääristymä on kyseessä, kun sanoma tulee vastaanottajalle, mutta hän ymmärtää

ja tulkitsee sen lähettäjän kannalta väärin. Arvot, asenteet ja tarpeet vaikuttavat

8

sanomien tulkintaan. Joskin vääristymä on sisäinen häiriö, voi sitä arvioida vain

lähettäjän tarkoitusperien mukaan. (Åberg 2006, 93.)

2.1.3 Viestinnän palaute Palaute on yleensä viestinnän tutkimuksessa määritelty tiedoksi siitä, että vas-

taanottaja on reagoinut sanomaan. Palautetta on pään nyökkäys, kiitoskirje, asian

toistatus, mutta sitä ovat myös erilaiset eleet ja ilmeet. (Åberg 2002, 92.)Palaute

on aina lähettäjään ja hänen viestinnän tavoitteisiinsa kytkeytynyt käsite. Viestin-

nän osapuolet saavat keskustelussa palautetta omien viestiensä ja pyrkimystensä

onnistumisesta. (Åberg 1997, 162.) (Siukosaari 1999, 69) määrittelee palautteen

vastasanomaksi. Palaute on tietoa siitä, onko vastaanottaja saanut sanoman,

ymmärtänyt sen, toiminut sen mukaan ja onko se vaikuttanut.

Palautteen voimme saada sanomana, mutta voimme nähdä sen myös vastaanot-

tajan toiminnasta, ilmeistä ja eleistä. Useimmiten tärkein palaute on nähdä ja tie-

tää, että vastaanottaja on toiminut sanoman mukaisesti. Kaikista sanomista, joita

yhteisössä työskentelevät lähettävät esimiehilleen ja yhteisön johdolle, on luonnol-

lisesti annettava palautetta. Olivatpa ne sitten suullisia heittoja vain tai kirjallisia

esityksiä. On kerrottava, miten sanomat vaikuttivat ja mitä niiden sisältämille asioil-

le tehtiin tai tehdään. (Siukosaari 1999, 65.)

9

2.2 Sisäinen viestintä

Työyhteisön sisäinen viestintä on pääosin henkilöstöviestintää. Se on yhteisön

viestinnän tärkein osaamisalue ja tavoitteellisin toiminto. Sisäisen viestinnän mer-

kitys on kasvanut jatkuvasti.

Yhteisön sisäiseen viestintään kuuluu yhteistoiminta, jolla yhteisö pitää yhteyttä

henkilöstöön ja tiedotus, jolla välitetään sanomia talon sisälle. Sisäiseen viestin-

tään liittyy läheisesti myös sisäinen markkinointi, jolla yhteisö ja mm. sen visio,

arvot, tavoitteet, yhteisökulttuuri, toiminta ja tuotteet sekä palvelut tehdään tutuiksi

henkilöstölle. (Siukosaari 2002, 65.)

2.2.1 Sisäisen viestinnän kanavat

Viestinnän rakenteen selvittäminen auttaa ymmärtämään ihmisten tiedonetsinnän

logiikkaa, eli mistä kanavasta tai lähteestä he etsivät tietoa. Viestinnän rakenne

selviää parhaiten viestintätutkimuksella, missä ihmisiltä kysytään heidän tiedonet-

sinnästään. Viestinnän rakenne muotoutuu kussakin yhteisössä omanlaisekseen.

Ajantasainen ja ammattimaisesti hoidettu intranet on noussut monissa työyhtei-

söissä tärkeimmäksi tai toiseksi tärkeimmäksi tiedonetsintäkanavaksi, jonka jois-

sakin asioissa voi ohittaa vain esimies tai tiiminvetäjä. Missä intranetia ei ole, sen

voivat korvata kahvipöytäpalaverit, sähköpostit tai muu sisäinen tietokanta. Jois-

sakin yhteisöissä tärkeimmäksi taas koetaan kasvokkaisviestintä eri muodoissaan.

(Juholin 2006, 160.)

Helposti luullaan, että kanavien runsaus tehostaa viestintää ja lisää viestintätyyty-

väisyyttä. Kiireisessä työelämässä olennaisen tiedon helppo saatavuus on arvo

sinänsä, ja keskenään kilpailevien viestintäkanavien olemassaolo synnyttää tiedon

ylikuormitusta ja tiedon etsiminen vie kohtuuttomasti aikaa. (Juholin 2006, 161.)

Osasto – ja tiimikohtaisten asioiden viestinnän tärkeimmäksi kanavaksi voidaan

määritellä tiimipalaverin ohella esimies sekä niiden lisäksi mahdollisesti sähköposti

10

ja intranet. Koko yhteisön tuloksen, tavoitteiden ja suunnitelmien viestintään taas

nimetään esimerkiksi johdon tilaisuudet, esimiehet, intranet tai henkilöstölehti.

Erikseen määritellään vielä keskusteluja vuorovaikutustilaisuudet tai -foorumit,

joiden nimenomainen tarkoitus on keskustella jo tiedossa olevista asioista ja niiden

eteenpäin viemisestä. Saman asian viestimiseen voi olla useita kanavia, mutta on

myös tärkeää tietää, mistä tieto on saatavissa tuoreimmassa muodossaan ja mistä

saa lisätietoja. (Juholin 2006, 161.)

Jokaisessa yrityksessä on oma viestintäkulttuuri. Toisissa yrityksissä suositaan

kasvokkaisviestintää, toisissa tuorein tieto löytyy intranetistä, kolmannessa yrityk-

sessä tietoja haetaan tietyiltä avainhenkilöiltä. Oman työyhteisön kulttuuri antaa

tietyt suuntaviivat viestien välittämiselle. Eri kanavat sopivat erilaisiin viestintätilan-

teisiin. (Lohtaja & Kaihovirta-Rapo 2007, 50.)

Sisäisen viestinnän välineet ja käytännöt elävät jatkuvasti, sillä muuttuvassa ym-

päristössä reaaliaikainen tiedon jakaminen ja hallinta ovat organisaation menes-

tyksen kulmakiviä. Sisäisessä viestinnässä on muutamassa vuodessa siirrytty pa-

peritiedotteista sähköpostiin ja siitä edelleen intranetpalvelujen hyödyntämiseen.

(Juholin 2006, 163.)

Åberg (2000) jakaa sisäisen viestinnän kanavat lähi- ja kaukokanaviin, joiden väli-

tyksellä voidaan toteuttaa viestintää sekä suoraan että välitettynä. Viestintä-

kanavien monipuolisuuden teorian mukaan rikkaimpia kanavia ovat sellaiset, mis-

sä on eniten vuorovaikutusta ja mitkä ovat henkilökohtaisimpia sisältäen ilmeitä,

eleitä ja luonnollisen tavan puhua. Yksipuolisimpia ovat kanavat, jotka välittävät

vain kirjoitettua tekstiä, samassa muodossa kaikille. Niitä edustavat esimerkiksi

lehdet ja muut julkaisut. (Juholin 2006, 164.) Jokaisessa työyhteisössä on valittava

juuri ne keinot ja kanavat, jotka parhaiten vastaavat tarpeita ja odotuksia siinä yh-

teisössä (Siukosaari 1999, 91.)

11

2.2.2 Suorat lähikanavat

Suoria lähikanavia ovat esimiesviestintä, kehityskeskustelut ja palaverit ja kokouk-

set.

Juholin (2006) on todennut, että vaikka verkkoviestintä mahdollistaa samanaikai-

sen vuorovaikutuksen kahden tai useamman henkilön kesken, se ei silti korvaa

tilannetta, missä ihmiset kohtaavat kasvotusten. Vuorovaikutusta tapahtuu kaikki-

alla työyhteisössä, ja on vaikea vetää rajaa virallisen ja epävirallisen, muodollisen

ja epämuodollisen viestinnän välille. Tutkimukset ovat pitkään osoittaneet, että

vapaamuotoisia kohtaustilanteita tarvittaisiin nykyistä enemmän. (Juholin 2006,

164.) Åberg (1997) toteaa, että huolimatta verkkoviestinnän kehittymisestä ovat

henkilökohtaiseen kanssakäymiseen perustuvat kanavat edelleen olennaisen tär-

keitä sisäisessä viestinnässä.

Esimiesviestintä

Sanomien välittymistä esimieheltä alaiselle ja päinvastoin pidetään yhteisön sisäi-

sen viestinnän peruskanavana. Esimiesviestinnän tavoite on selkeä: lisätä tietoi-

suutta omassa yksikössä kaikesta mikä liittyy tuloksentekijään, työntekoon ja ta-

loon. Tavoitteena on myös hyvä ilmapiiri omassa yksikössä ja koko talossa. Esi-

mies on vastuussa tiedon hankinnasta, vastaanotosta, hän yhdistelee tietoja ja

arvioi, mikä merkitys niillä on vastaanottajille ja mitä tiedoilla tehdään. Esimies

huolehtii sanomista, niiden sisällöstä, ymmärrettävyydestä ja muodosta. Hän valit-

see myös kanavat ja keinot joilla välittää sanomia eteenpäin. Esimies joutuu myös

miettimään tiedonvälityksen merkitystä oman panostuksensa osalta: paljon ajatuk-

sia, aikaa ja rahaa viestintään on pantava, jotta viestintä tukisi yksikön tuloksente-

koa. (Siukosaari 1999, 92–93.)

Esimies on työyhteisön keskeinen viestijä, joka omalla toiminnallaan vaikuttaa ih-

misten viihtyvyyteen ja sitoutumiseen. Hän on välittävä linkki yksikkönsä ja muun

organisaation sekä toimintaympäristön välillä. Esimies tuo ja vie viestiä organisaa-

tiossa sekä pystysuorassa että horisontaalisessa suunnassa. Esimiehen rooli ja

12

tapa kommunikoida onkin osoittautunut tärkeäksi tekijäksi työyhteisön hengen

luomisessa. Itsensä likoon laittava ja yhteiseen tavoitteeseen uskova esimies saa

ryhmänsä mukaan paremmin kuin vetäytyvä asiantuntijajohtaja. Innostava esimies

myös tulkitsee koko yhteisön keskeisiä asioita sellaisella kielellä ja kielikuvin, joita

hänen ryhmänsä ymmärtää ja sisäistää. (Juholin 2006, 165–167.)

Kehityskeskustelut

Kehityskeskusteluja tarvitaan johtamisen perusosaksi. Sen avulla voi helposti var-

mistaa, että yritykselle ja organisaatiolle tarpeellinen asia on tavoittanut organisaa-

tion jokaisen ihmisen. Kehityskeskustelu on sovittu keino tarkistaa, että vuoden

aikana tarpeellisista asioista on tullut puhuttua ja kuunneltua toista osapuolta.

Keskustelulla voidaan varmistaa, että tieto on kulkenut esimiehen ja alaisen välillä

ja tavoittanut vastaanottajat. (Valpola 2002, 9.)

Valpola (2002) mainitsee, että kehityskeskustelujen tavoitteena on myös virittää

tulevaisuuteen. Esimies ja alainen voivat antaa eväitä toisilleen suunnitelmien te-

kemistä varten. Keskusteluiden avulla molemmille jää aikaa ottaa toisen toiveet

huomioon ja hyödyntää niitä kehityssuunnitelmissaan. Kehityskeskustelut ovat

esimiehen omaan työyksikköön kuuluvien työtovereiden kanssa käymiä säännölli-

siä ja tavoitteellisia keskusteluja. Ne lisäävät tietoisuutta, ymmärrystä, hyväksymis-

tä, arvostusta, työtyytyväisyyttä, työ- ja talohinkua ja parantavat työtuloksia. (Siu-

kosaari 1999, 93.)

Juholinin (2006) mukaan kehityskeskustelu on yksilön johtamisen väline ja samalla

työntekijän vuosittainen mahdollisuus vaikuttaa työkenttäänsä ja siihen liittyviin

tekijöihin. Kehityskeskustelun tarkoituksena on ennen kaikkea etsiä yksilön kehit-

tymismahdollisuuksia ja -haluja yhteisestä näkökulmasta ja hyvässä hengessä.

Kehityskeskusteluissa puhutaan ja kuunnellaan. Niissä pyritään kehittämään esi-

miehen ja tuloksentekijän välistä yhteistyötä ja työntekoa koko työyksikössä. Niis-

sä arvioidaan molempien suorituksia, onnistumisia ja tavoitteiden saavuttamista

omissa töissään, esimiehen osalta kuitenkin pääosin hänen esimiestyössään.

Näissä keskusteluissa tarkistetaan toimenkuva, tarvittaessa myös työsopimus.

13

Keskusteluissa katsotaan myös eteenpäin: puhutaan kummankin tulevaisuuden

suunnitelmista ja määritellään henkilökohtaiset tavoitteet sekä koulutus- ja muut

kehittämistarpeet. (Siukosaari 1999, 93.)

Kehityskeskustelu on muodollisempi ja paremmin valmisteltu kuin epäviralliset

päivittäiset tapaamiset tai palautekeskustelut. Parhaimmillaan kehityskeskustelut

ovat keino vaihtaa ajatuksia ja suunnata yksilön ja organisaation yhteiset päämää-

rät keskinäiseen sopusointuun. Keskustelu päätetään yhteenvetoon siitä, mitä so-

vittiin, mitä jäi selvitettäväksi. Jatkossa on myös pidettävä huolta, että sovitut asiat

tehdään ja että ilmaan jääneisiin asioihin palataan. (Juholin 2006, 169–171.)

Palaverit ja kokoukset

Palaverit ja kokoukset ovat työ- ja muiden työyhteisöjen vuorovaikutuksen perus-

asioita. Palaverit voivat olla sovittuja käytäntöjä tai niitä pidetään tarvittaessa.

Pienryhmissä pidettävien kokousten vahvuuksia ovat tuttuus ja yhteinen viiteke-

hys. Asioita voidaan käsitellä epämuodollisesti ja luottamuksellisesti, mikä luo puit-

teet osallistujien vapaalle mielipiteiden vaihdolle ja ideoinnille. (Juholin 1999, 142.)

Säännölliset, työyksikön, työryhmän tai tiimin viikkopalaverit käsittelevät monia eri

aiheita mutta ovat samalla erinomaisia työyksikön oman, sisäisen tiedotuksen foo-

rumeita. Näillä ei vaan saa tiedottaa koko työyhteisöä koskevaa, elleivät muutkin

saa samaa tietoa samanaikaisesti. Jos palaveriin tulee koko henkilöstö, se on hy-

vä koko yhteisön tiedotuskanava. Näissä palavereissa huomataan, kuinka suurin

osa työyhteisön asioista oikeastaan onkin viestintää. Olipa palaveri työyksikön si-

säinen tai koko työyhteisön yhteinen, ne ovat hyviä palautteen kuuntelemisen, ky-

selemisen ja keruun kannalta. (Siukosaari 1999, 99.)

Hyvin suunnitellut ja johdetut, tavoitteelliset työyhteisön kokoukset ja palaverit ovat

osoittautuneet hyviksi viestintätapahtumiksi ja siten osaksi nykyaikaista tavoitejoh-

tamisjärjestelmää. Yrityksessä pidetään usein muunlaisiakin kokouksia, henkilös-

tön edustajien ja johdon välillä, henkilöstön keskuudessa ja johdon kesken. Näissä

kaikissa toimii suullinen viestintä. (Siukosaari 1999, 99.)

14

2.2.3 Suorat kaukokanavat Tiedotustilaisuus

Tiedotustilaisuus on hyvin toteutettuna erittäin toimiva sisäisen viestinnän muoto.

(Åberg 1993, 113.) Hyvin suunniteltu ja toteutettu tiedotustilaisuus koko henkilös-

tölle tai sen osalle on sisäistä viestintää parhaimmillaan. Tiedotustilaisuuden jär-

jestäminen henkilöstölle asiasta, josta voidaan yhtä hyvin toimittaa tiedot, on kui-

tenkin turhaa. (Siukosaari 1999, 101.)

Tiedotustilaisuus on perusteltu, kun halutaan näyttää tai esitellä jotain. Se on myös

perusteltu silloin, kun pyritään erityisesti kaksisuuntaiseen vuorovaikutustapahtu-

maan. Tällöin osa tiedotettavasta asiasta jätetään henkilöstön kysymysten varaan.

Sisäinen tiedotustilaisuus on henkilöstölle aina myös tervetullut tauko arkiseen

aherrukseen ja myös sosiaalinen tapahtuma. Yhteisön johdon kannalta se on

mahdollisuus tiedon jakamiseen koko henkilöstölle samanlaisena ja ennalta sovit-

tuna aikana. Onnistunut tiedotustilaisuus on aina myös vuorovaikutustapahtuma.

(Siukosaari 1999, 103.)

Luottamushenkilöt ja yhteistyöelimet

Luottamushenkilöt ovat monissa työyhteisöissä osa liikkeenjohtoa ja johtoryhmän

jäseniä, ja heidän merkityksensä yhteisön jäsenten viestintätyytyväisyyteen on

merkittävä. Luottamushenkilöt eivät välttämättä tiedosta viestintätehtäväänsä vaan

kokevat olevansa ehkä enemmän tiedon vastaanottajia kuin välittäjiä ja kommuni-

koijia. (Juholin 2006, 179.)

Juholin (2006) toteaa, että tutkimusten mukaan tyypillisimpiä luottamushenkilöiden

viestintätehtäviä ovat työsuhdeasioista informointi. Sen rinnalla joissakin organi-

saatioissa luottamushenkilöiden viestintätehtävät ovat osittain samoja kuin esimie-

hilläkin eli koko oman yksikön, osaston tai tiimin asiat.

15

Luottamushenkilö- ja talon oma tiedotuskanava ovat rinnakkaisia ja toisiaan tuke-

via. Ne eivät kilpaile keskenään eivätkä saa missään tapauksessa välittää ristirii-

taisia tietoja. (Siukosaari 1999, 104.)

Työtoverit ja verkostot

Työtoverit ovat työyhteisön tärkeä viestintäkanava ja -verkosto, jonka arvo on toi-

sinaan kyseenalaistettu. Joissakin organisaatioissa työtovereilta koetaan saatavan

enemmän tietoa kuin itse asiassa halutaan (Juholin 1999, 145.)

Verkostoituminen voi olla vapaata tai työtehtäviin liittyvää. Tarkoituksellinen ver-

kostoituminen on menetelmä, jolla lisätään työyhteisöjen tiedon ja osaamisen ka-

sautumista ja yhteisyyden hyväksikäyttöä vuorovaikutuksen keinoin. Verkostoitu-

minen ei ole sen kummallisempaa kuin yhdessä oppimista, tiedon ja osaamisen

levittämistä ja ketjuttamista, viestintää ja vuorovaikutusta. Se perustuu organisaa-

tion sosiaalisiin rakenteisiin ja tiedon, kokemuksen ja tunteiden yhteensovittami-

seen (Juholin 1999, 145).

Yrityksessä liikkuu paljon myös sanomia työtovereiden kesken. Pääosin nämä sa-

nomat liittyvät yhteiseen työntekoon, mutta varsin moni niistä käsittelee myös yh-

teistä työyksikköä ja koko taloa. Tärkeää on, että henkilöstöllä on riittävästi oikeita

tietoja kaikista näistä aiheista. (Siukosaari 1999, 100.)

Siukosaari (1999) toteaa, että viestintäkanavana työtoverit on hyvä: siltä ei niin

paljon odoteta, mutta se hyvin vastaa näihin odotuksiin. Kanavana se on helposti

käytettävissä ja varsin vuorovaikutteinen. Toisaalta siinä välittyy paljon huhuja ja

juoruja.

2.2.4 Välitetty lähi- ja kaukoviestintä

Välitetyssä lähi- ja kaukoviestinnässä käytetään oman yksikön ilmoitustaulua, tie-

dotteita ja verkkoviestintää. Nopeaa viestintää vaativissa tilanteissa myös matka-

16

puhelimien tekstiviestejä voidaan hyödyntää. Välillisinä kaukokanavina käytetään

myös lehtiä, toimintakertomuksia, tietokantoja verkossa, sisäistä radiota, tv:tä ja

poikkeustilanteissa myös joukkoviestintää. (Juholin 2006, 180.)

Ilmoitustaulu

Ilmoitustaulujen merkitys on vähentynyt verkkoviestinnän myötä ja ilmoitustauluis-

ta on tullut intranetin tai internetin myötä sähköisiä, jatkuvasti päivittyviä uutisosas-

toja. Ilmoitustaulujen asema on edelleen vakaa työyhteisöissä, joissa verkkoon

kaikilla ei ole pääsyä tai joiden työ on maastossa, tien päällä tai ilmassa, jonne

intranet ei yllä. (Juholin 2006, 180.)

Ilmoitustaulun rakenne kannattaa suunnitella niin, ettei taulusta tule sekavaa ko-

koelmaa erilaisia lippusia ja lappusia. Toimiva rakenne on jakaa se esimerkiksi

pysyviin ja muuttuviin tiedotteisiin. Jotta ilmoitustaulu säilyttäisi ajankohtaisuuden,

voidaan sopia miten pitkään yhtä tiedotetta pidetään taululla. ( Juholin 2006, 180.)

Viestintävastuullisen, joka valvoo ilmoitustaulujen toimivuutta, on hyvä muistaa,

että ilmoitustaulut rakentavat myös omalta osaltaan yhteisökuvaa. Ne ovat aina

henkilöstön ja usein myös ulkopuolisten, talossa käyvien vieraiden nähtävissä.

Hyvin hoidettu ilmoitustaulu antaa myönteisen kuvan yrityksestä. Näillä tauluilla ei

voi olla mitään yhteisön tai henkilöstön salaisia asioita, koska ne ovat kaikkien vie-

raidenkin luettavissa. (Siukosaari 1996, 108.)

Tiedote

Tiedote on viestinnän perustyökalu. Tiedote muuntuu sen mukaan, ketkä ovat vas-

taanottajia ja miten se välitetään vastaanottajille. (Juholin 2006, 181.) Juholinin

(2006) mukaan tiedotteen vahvuutena on nopeus. Ammattilainen tuottaa ja välittää

tiedotteen nopeasti ja usein tiedote on ensimmäisiä tekoja esimerkiksi poikkeusti-

lanteissa, kun välitön tiedon tarve on suuri.

17

Hyvä tiedote perustuu tosiasioihin, on tiivis ja sillä on aidosti jotakin uutisarvoa.

Hyvä tiedote myös julkaistaan mahdollisimman pian siitä, kun sen sisältämä asia

on tapahtunut. Internetin kautta julkaistavaan tiedotteeseen pätevät samat säännöt

kuin muuhunkin tiedottamiseen. Tiedotteessa tulee olla hyvä otsikko ja uutiskärki,

jotta se herättää kiinnostusta. Tärkein asia kannattaa kirjoittaa tiedotteen alkuun ja

jättää vähemmän tärkeät asiat loppuun. Tiedotteen ensimmäinen kappale kannat-

taa laatia uutismaisesti niin, että se sisältää vastaukset kysymyksiin: kuka, mitä,

missä, milloin ja miksi. Tiedotteen lopussa tulee mainita henkilö, joka antaa lisätie-

toja asiasta sekä hänen yhteystietonsa. Tiedotteessa mainitun yhteyshenkilön tu-

lee olla tavoitettavissa ilmoitettuna ajankohtana. Usein tiedotteen lopussa on myös

lyhyt ja tiivis kuvaus organisaation toiminnasta. ( Suomen Tietotoimisto)

Tiedotteen tehtävä on usein täydentää kasvokkaisviestintää ja toimia esimerkiksi

kokouksessa tai palaverissa annetun tiedon ”virallistajana”. Tiedote voi toimia yk-

sin silloin, kun asia on yksiselitteinen ja voidaan olettaa, että vastaanottajat ym-

märtävät sen. Tiedote on tehokas tiedonvälittäjä, kunhan se laaditaan oikein.

Oleellisia asioita ovat rakenne ja ilmaisu, jotka kumpikin koskevat sekä graafista

että sähköistä tiedotetta. (Juholin 1999, 149.)

Henkilöstölehti

Suomalaisissa työyhteisöissä julkaistaan kahdenlaisia henkilöstölehtiä: uutis- ja

tiedotuslehtiä sekä varsinaisia henkilöstölehtiä. Henkilöstölehdet ovat yhteisön

sisäisen tiedotuksen välineitä, mutta ne ovat myös henkilöstön käytettävissä sen

tiedotus-, mielipide- ja kyselyvälineenä sekä ilmoitustilana. Näissä tehtävissä hen-

kilöstölehti toimii hyvin, jos sen tekemiseen halutaan panostaa. (Siukosaari 1996,

108.)

Henkilöstölehti toimii sekä informointikanavana että keskustelufoorumina ja asioi-

den taustoittajana. Yleensä henkilöstölehti ilmestyy 4-6 kertaa vuodessa.

(Juholin 2006, 183.) Ikävalkon (2001) mukaan henkilöstölehti on aikakausilehti-

mäinen. Se merkitsee, että aiheita voidaan käsitellä perusteellisemmin kuin tiedo-

18

tuslehdissä ja tiedotteissa. Henkilöstölehti antaa foorumin näyttäville jutuille, joille

ei ole tilaa uutismaisessa tiedotuslehdessä.

Henkilöstölehden tärkein tehtävä on luoda taustaa yrityksen tai yhteisön tapahtu-

mille eli kertoa enemmän kuin mihin tiedotustilaisuuksissa ja -lehdissä on mahdol-

lisuus. Henkilöstölehti on tärkeä väline kertoa henkilöstölle johdon näkemyksistä

yrityksen kehittämisessä, nykytilanteesta ja tulevaisuuden suunnista.

(Ikävalko 2001, 68.)

2.3 Verkkoviestintä Verkkoviestintä on kasvanut räjähdysmäisesti, mikä on luonnollista, kun verkostoi-

tuneiden ihmisten määrä kasvaa. Viestinnän kasvua lisää sen uusin vaihe: liikku-

vuus. Kannettavat tietokoneet, kämmenmikrot ja kännykät lähentyvät toisiaan, ja

kehitys on vasta alullaan. Jo nyt voidaan sanoa, että tietokoneesta on tullut työ-

pöydän sähköinen jatke. (Åberg 2006, 78.)

Vuosituhannen vaihteen vuosina yhteisöviestintä on kokenut historiansa suurim-

man muutoksen, kun verkkoviestintää alettiin täysimittaisesti hyödyntää sekä or-

ganisaatioiden sisällä että sidosryhmäsuhteissa. Verkkoviestintää pidetään yhtä

suurena mullistuksena kuin kirjapainotaidon keksimistä 1400-luvulla. (Juholin

2006, 28.)

Huotari, Hurme & Valkonen (2005) mainitsevat, kuinka tietoja viestintätekniikka

on kehittynyt nopeasti. Erilaiset verkkoperusteiset toiminnot mahdollistavat moni-

puolisen viestinnän organisaatioissa ja niiden välillä. Tällaisia ovat esimerkiksi

sähköposti, videoneuvottelu ja internet-tekniikan hyödyntäminen organisaation

sisäisessä tietoverkossa.

2000-luvun suurimpiin haasteisiin kuuluu tietotulvan hallinta. Kun sata vuotta sitten

tietoa ei ollut tai sitä ei saanut, nyt tilanne on sellainen, että tietoa tulvii kaikkialta ja

sitä koetaan olevan liikaa. Muutoksia tarvitaan sekä sisältöjen tuotannossa ja muo-

toilussa että tiedon käyttäjien asenteissa ja käyttäytymisessä. (Juholin 2006, 29.)

19

Uusi viestintäteknologia on viime vuosina tullut yritysmaailmaan jäädäkseen. On

ensiarvoisen tärkeää, että sähköposti, www-sivut, monitoimiset matkapuhelimet ja

muut uudet viestintäteknologian tuotteet saadaan yritystoimintaa hyödyntävään

käyttöön, eikä päinvastoin. Yrityksissä ja muissakin yhteisöissä on syytä pohtia

näiden välineiden käyttötapoja. Niistä ei saa tulla aikavarkaita eikä välineitä, jotka

korvaavat yrityksen sisäisen sosiaalisen kanssakäymisen. Viereiseen huoneeseen

ei ole syytä lähettää sähköpostia, jos siellä voi käydä keskustelemassa asiasta

kasvokkain. (Salonen 2006) Verkko mahdollistaa yhä vaivattomamman yhteyden-

pidon, mutta samalla se haittaa päivittäisessä työssä, jossa sähköpostit, tekstivies-

tit ja puhelut yhä useammin katkaisevat häiriöttömän ajatuksenkulun. (Åberg 2006,

78.)

Intranet ja sähköposti ovat muuttaneet yhteisön viestinnän rakennetta ehkä

enemmän kuin mikään muu media, ja verkkopalvelu tulee vaikuttamaan myös työ-

kulttuuriin. Uudet välineet ovat myös muuttaneet muiden välineiden tehtäviä. Yhä

useammat kirjalliset tiedotteet, ilmoitustaulut ja julkaisut korvautuvat verkkoversi-

oilla osittain tai kokonaan. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus on ainakin osittain

korvautumassa verkon käytöllä. Verkko on ennen muuta paikka, jossa käyttäjät

kohtaavat ja kommunikoivat. (Juholin 2001, 141.)

Alasillan (1998) mukaan verkkojen mahdollistama uudenlainen vuoropuhelu on

suurin uutuus ja arvokkain anti työelämän viestinnälle. Tietotekniikan, liikenteen ja

verkkojen ei tarvitse vieraannuttaa ihmisiä toisistaan, vaan ne voivat päinvastoin

lähentää. Käyttäjä voi myös valita ajankohdan milloin hän haluaa viestiä.

Verkkojen käytön lisääntyminen korostaa viestinnän rakenteen suunnittelua niin,

että verkkoviestinnän parhaimmat puolet hyödynnetään niihin tehtäviin, joihin ky-

seinen media soveltuu parhaiten. Ylivoimaisia käyttöalueita ovat yhdenviestin lä-

hettäminen monille ja monen vastaaminen harvoille sekä nopea tiedonhaku. Ver-

kon suunnittelussa tehdään yhteisön omista lähtökohdista monenlaisia määrittelyjä

ja rajauksia, tärkeimmät jako päiväkohtaisiin, kaikille tärkeisiin tietoihin sekä taus-

tatietoihin, jotka ovat saatavilla tarvittaessa. (Juholin 2001, 142.)

20

2.3.1 Sähköposti

Sähköposti on internetin suosituimpia palveluja. Vuosituhannen vaihtuessa noin

75 % niistä suomalaisista, joilla internet yleensä oli käytössä, hyödynsi yhteyttä

myös sähköpostiin. Taito ja tahto sähköpostin käyttöön kuuluvat kiistatta ajanmu-

kaiseen luku- ja kirjoitustaitoon. (Alasilta 2000, 81.)

Sähköposti on tehnyt läpimurron esimerkiksi meillä Suomessa. Se on helpottanut

ja tehostanut ihmisten ja organisaatioiden välistä yhteydenpitoa ja tiedonkulkua

ratkaisevasti. (Alasilta 2000, 83.) Sähköposti on ollut monessa organisaatiossa

ahkerassa käytössä jo ennen uusimpien verkkojen aikaa – lähinnä kuitenkin sisäi-

sessä viestinnässä. Täyden hyödyn siitä on saanut vasta, kun käyttäjien piiri on

laajentunut, ja kun sähköpostitse on alkanut saada yhteyden myös oman organi-

saation ulkopuolelle. (Alasilta 1998, 164.)

Alasilta (2000) on todennut, että sata sähköpostiviestiä ei enää ole kovin harvinai-

nen, mutta melkein aina saajalle epämiellyttävä kokemus. Liika on liikaa, etenkin

jos työhön kuuluu muutakin, kuin sähköpostin selaamista ja viesteihin vastaamista.

Useinhan viestin merkitys on juuri siinä, että lähettäjä edellyttää vastaanottajalta

jotakin: vähintään vastausta, joskus mittavaakin työsuoritusta. Toistaiseksi sähkö-

postin tehokas ja tyylikäs käyttö ei ole vielä itsestäänselvyys. Nykyaikainen orga-

nisaatio tarvitsee sähköpostiohjeet – aivan samalla tavalla kuin on olemassa esi-

merkiksi graafinen ohjeisto. Jokaisen osaamisestaan kiinnostuneen suomalaisen

on omaehtoisesti hankittava sekä tekniset että ilmailulliset valmiudet käyttää säh-

köpostia tehokkaasta ja tyylikkäästi. (Alasilta 2000, 83–84.)

Ikävalko (1995) toteaa, että sähköposti on tehokas väline silloin, kun se on kaikki-

en ulottuvilla ja kaikki osaavat käyttää sitä. Tärkeille uutisille pitää luoda ympäristö,

mistä uutiset poimitaan. Jos kaikki, keskenään eriarvoiset tiedotteet ovat samassa

paikassa, todella tärkeiden uutisten huomionarvo voi laskea. Erityyppisille tiedot-

teille kannattaakin laatia luokituksia, jotka johdattavat ihmisiä selaamaan heille

tärkeät uutiset. (Ikävalko 1995, 66.)

21

Alasilta (1998) toteaa, että sähköposti on parhaimmillaan lyhyiden ja/tai kiireisten

viestien välityksessä henkilöltä toiselle tai joka tapauksessa rajattujen ryhmien pii-

rissä. Massaviestintään sähköposti ei sovi. Mitä laajempia jakeluja sähköpostissa

käyttää, sitä huolellisemmin viestit pitää rajata vain todella ajankohtaisiin ja tärkei-

siin asioihin. (Alasilta 1998, 164.)

2.3.2 Intranet

Intranet on organisaation sisäinen, internet-teknologiaan perustuva viestintä- ja

tietojärjestelmä. Intranet helpottaa organisaatiossa olevan tietämyksen ja osaami-

sen tallettamista ja oppimista. Intranet tarjoaa tietotukea. Intranetillä on yhtenäinen

käyttöliittymä, usein sama selain kuin internetiä käytettäessä. Intranet on siis kuten

internet, mutta pääsy siihen on vain oman organisaation jäsenillä. (Hurme)

Alasilta (2000) määrittelee intranetin organisaation omaan käyttöön tarkoitetuksi

verkoksi, jolla on itsenäistä sisällöntuotantoa, ja joka hyödyntää selainta ja muuta

tyypillistä Internet-teknologiaa. Intranetillä on kaksi tärkeää funktiota: tiedon välit-

täminen ja vastaanottaminen sekä toisaalta vuorovaikutus. Perustamisen yhtey-

dessä onkin hyvä määritellä tavoitteet niin informointi- kuin vuorovaikutus-

kanavanakin. Intranetistä ei saisi tulla tiedon kaatopaikka, josta oleellisen tiedon

löytäminen on vaikeaa. Tähän auttavat erilaiset tietokannat ja hakemistot ohjeis-

tuksille, perustiedoille, dokumenttipohjille ym. (Juholin 1999, 154.)

Intranetiin sopivia viestinnän sovelluksia ovat esimerkiksi:

• sähköiset ilmoitustaulut ja kalenterit

• organisaation tiedotus- ja uutistuotanto

• henkilöstölehti

• koulutusohjelmat ja -paketit sekä kyselyt

• ohjeistot ja lomakkeet

• sisäiset hakemistot

• linkit yhteistyökumppaneiden palveluihin

• keskusteluryhmät. (Juholin 2001, 142.)

22

3 J. KÄRKKÄINEN OY:N OSTO-ORGANISAATION SISÄISEN VI ESTINNÄN TUTKIMUS

3.1 Tutkimuksen tarkoitus ja tutkimusongelmat Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten J. Kärkkäisen osto-organisaation

henkilökunta kokee sisäisen viestinnän toimivuuden ja mitkä ovat heille tärkeim-

mät ja toimivimmat viestintäkanavat. Tarkoituksena oli myös löytää mahdolliset

sisäisen viestinnän ongelmakohdat ja kehittämistarpeet.

Tutkimusongelmat olen jakanut seuraavasti:

Pääongelma:

- Millaisia käsityksiä J. Kärkkäisen osto-organisaation henkilökunnalla on sisäisen vies-

tinnän toimivuudesta?

Alaongelmat:

- Mitkä viestintäkanavat ovat tärkeimpiä ja toimivimpia?

- Miten viestit ymmärretään ja sisäistetään?

- Mitkä ovat sisäisen viestinnän ongelmakohdat ja kehittämisehdotukset?

3.2 Tutkimusmenetelmä Tutkimusmenetelmänä käytin kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuksen

toteutin kyselylomakkeella, joka oli laadittu tutkimusongelmien pohjalta. Kyselyn

jaoin henkilökohtaisesti koko perusjoukolle, koska perusjoukko oli pieni. Perus-

joukko koostui 25 henkilöstä, johon kuului J. Kärkkäisen osto-organisaation ostajat

ja osto-assistentit.

Kyselyn muoto oli informoitu kysely, joka tarkoittaa sitä, että tutkija jakaa lomak-

keet henkilökohtaisesti. Kyselylomakkeita jakaessani, samalla kerroin tutkimuksen

tarkoituksesta. Vastaajat täyttivät lomakkeet, jotka keräsin kahden viikon sisällä

pois.

23

Kyselylomakkeen kysymykset laadin tutkimusongelmien pohjalta. Neljä ensim-

mäistä kysymystä olivat kartoittavia, jotka koskivat vastaajien ikää, sukupuolta,

työssäoloaikaa ja työtehtävää. Seuraavat neljä olivat monivalintakysymyksiä, joihin

laadin valmiit vastausvaihtoehdot. Näissä kysymyksissä sain selville tärkeimmät

tiedonkulun – ja viestinnänkanavat ja kuinka hyvin nämä kanavat toimivat. Niistä

myös selvisi, kuinka hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii osto-organisaation sisällä.

Neljä viimeistä kysymystä olivat monivalintakysymyksiä, joista selvisi viestintä-

kanavien käytössä tarvittava koulutus, viestinnän puutteet ja kehitysehdotukset.

Monivalintakysymyksistä kaksi oli strukturoidun ja avoimen kysymyksen välimuoto-

ja, joihin valmiiden vastausvaihtoehtojen jälkeen oli mahdollisuus vastata avoimes-

ti. Avoimen vaihtoehdon avulla voidaan saada esiin näkökulmia, joita tutkija ei ole

etukäteen osannut ajatella. Loput neljä kysymystä olivat avoimia, joissa vain ky-

symys esitettiin ja jätettiin tyhjä tila vastausta varten. Avoimet kysymykset antoivat

vastaajille mahdollisuuden sanoa, mitä hänellä todella mielessään on.

3.3 Tutkimusjoukon kuvailu

Tutkimusjoukkoon kuului 25 henkilöä, joista 22 vastasi kyselyyn. Vastausprosen-

tiksi tuli 89 %. Vastaajista naisia oli 59,1 % ja miehiä oli 40,9 %. Vastaajista naisia

oli 18,2 % enemmän kuin miehiä.

Vastaajien ikä jakautui seuraavasti: 20–30 vuotiaita oli 50 %, 31–40 vuotiaita oli

45,5 % ja 51–60 vuotiaita oli 4,5 %. 20–30 vuotiaita oli eniten ja 51–60 vuotiaita oli

vähiten.

Työssäoloaika jakaantui seuraavasti: alle vuoden töissä oli ollut 13,6 %, 1–3 vuot-

ta 27,3 %, 4–6 vuotta 27,3 %, 7–9 vuotta 13,6 %, 10–13 vuotta 13,6 % ja yli 14

vuotta 4,5 %.

Ostajia vastaajista oli 45,5 % ja osto-assistentteja 54,5 %.

24

4 TUTKIMUSTULOKSET JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET Tässä luvussa esittelen tutkimustulokset ja kehittämisehdotukset, joita tutkimuk-

sessa tuli esille. Tutkimustulokset esittelen seuraavassa järjestyksessä: vastaajille

tärkeimmät tiedonkulun ja viestinnän kanavat, viestinnän ja tiedonkulun toimivuus

osto-organisaatiossa, vastaajien käsitykset viestintäkanavien toimivuudesta, koko-

naisarvio osto-organisaation viestinnän toimivuudesta ja koulutuksen tarve viestin-

täkanavien käytössä, vastaajien kokemat ongelmat ja puutteet viestinnässä sekä

vastaajien antamat kehitysehdotukset sisäiseen viestintään.

4.1 Vastaajille tärkeimmät tiedonkulun ja viestinnä n kanavat Sähköposti

Kaikki vastaajat olivat sitä mieltä, että tärkein viestintäkanava on sähköposti.

KUVIO 1. Sähköpostin tärkeys viestintäkanavana

Erittäin tärkeä

25

Kärkiportaali Kärkiportaalia ei vastaajista kukaan pitänyt tärkeimpänä viestintäkanavana. Melko

tärkeänä sitä piti 38,1 % vastaajista. Ei kovin tärkeänä sitä piti 52,4 % vastaajista

ja ei ollenkaan tärkeänä sitä piti 9,5 % vastaajista.

KUVIO 2. Kärkiportaalin tärkeys viestintäkanavana

MissingEi ollenkaan tärkeäEi kovin tärkeäMelko tärkeä

26

Messenger Messengeriä erittäin tärkeänä viestintäkanavana vastaajista piti 10 %. Melko tär-

keänä 35 %, ei kovin tärkeänä 30 % ja ei ollenkaan tärkeänä 25 %.

KUVIO 3. Messengerin tärkeys viestintäkanavana

MissingEi ollenkaan tärkeäEi kovin tärkeäMelko tärkeäErittäin tärkeä

27

Matkapuhelin Matkapuhelinta erittäin tärkeänä viestintäkanavana vastaajista piti 68,2 %. Melko

tärkeänä 27,3 % ja ei kovin tärkeänä 4,5 %.

KUVIO 4. Matkapuhelimen tärkeys viestintäkanavana

Ei kovin tärkeäMelko tärkeäErittäin tärkeä

28

Oman esimiehen suullinen viestintä Oman esimiehen suullista viestintää vastaajista 31,8 % piti erittäin tärkeänä. Melko

tärkeänä sitä piti 59,1 % ja ei kovin tärkeänä 9,1 %.

KUVIO 5. Oman esimiehen suullisen viestinnän tärkeys


29

Työkaverien suullinen viestintä

Työkaverien suullista viestintää vastaajista yli puolet eli 59,1 % piti erittäin tärkeä-

nä. Melko tärkeänä sitä piti 36,4 % ja vain 4,5 % ei pitänyt sitä kovin tärkeänä.

KUVIO 6. Työkaverien suullisen viestinnän tärkeys


30

Palaverit Palavereita vastaajista 22,7 % piti erittäin tärkeänä viestintäkanavana. Melko tär-

keänä palavereita piti 45,5 % ja ei kovin tärkeänä 31,8 % vastaajista.

KUVIO 7. Palavereiden tärkeys viestintäkanavana


31

Ilmoitustaulut Ilmoitustauluja ei pidetty kovin tärkeänä. Vain 4,8 % vastaajista piti ilmoitustauluja

melko tärkeänä. Ei kovin tärkeänä sitä piti 61,9 % ja ei ollenkaan tärkeänä 33,3 %.

KUVIO 8. Ilmoitustaulujen tärkeys viestintäkanavana

Vastaajat kokivat tärkeimmiksi viestintäkanaviksi sähköpostin ja matkapuhelimen.

Kärkiportaalia yli puolet vastaajista ei pitänyt kovin tärkeänä ja kukaan ei kokenut

sitä tärkeimmäksi viestintäkanavaksi. Pieni osa vastaajista koki messengerin tär-

keäksi viestintäkanavaksi. Suullinen viestintä koettiin myös tärkeäksi mutta myös

pieni osa vastaajista ei kokenut sitä kovin tärkeäksi. Palavereiden tärkeys tutki-

mustulosten perusteella oli yllättävän heikko. Ilmoitustaulua viestintäkanavana

suurin osa vastaajista ei pitänyt tärkeänä vain yksi vastaajasta piti sitä melko tär-

keänä. Ilmoitustaulu alkaa olla nykypäivän työyhteisössä hieman vanhanaikainen.

Sisäisessä tiedottamisessa on siirrytty pitkälti paperitiedotteista sähköpostiin ja

intranetpalveluihin.

MissingEi ollenkaan tärkeäEi kovin tärkeäMelko tärkeä

32

4.2 Viestinnän – ja tiedonkulun toimivuus osto-orga nisaatiossa

Osto-organisaation sisällä

Vastaajista suurin osa eli 72,7 % oli sitä mieltä, että viestintä osto-organisaation

sisällä toimii melko hyvin. 9,1 % oli sitä mieltä, että viestintä toimii hyvin ja 18,2 %

vastaajista koki viestinnän toimivan osto-organisaation sisällä melko huonosti. Ku-

kaan ei kokenut viestintää huonoksi.

KUVIO 9. Viestinnän - ja tiedonkulun toimivuus osto-organisaatiossa

Melko huonosti Melko hyvinHyvin

33

Esimieheltä vastaajalle

Esimieheltä tulevaa suullista viestintää 63,6 % vastaajista piti melko hyvänä, hy-

vänä sitä piti 18,2 % ja melko huonona 18,2 %. Kukaan vastaajista ei pitänyt esi-

mieheltä tulevaa suullista viestintää huonona.

KUVIO 10. Viestinnän toimivuus esimieheltä vastaajalle


34

Vastaajalta esimiehelle

Vastaajilta esimiehelle kohdistuvaa viestintää hyvänä piti 9,1 %, melko hyvänä

77,3 % ja melko huonona 13,6 %. Huonoksi sitä ei kokenut kukaan vastaajista.

KUVIO 11. Viestinnän toimivuus vastaajalta esimiehelle


35

Assistentilta ostajalle

Vastaajista 68,2 % oli sitä mieltä, että viestintä assistentin ja ostajan välillä on

melko hyvää ja 31,8 % piti sitä hyvänä. Kukaan vastaajista ei pitänyt sitä huonona.

KUVIO 12. Viestinnän toimivuus assistentilta ostajalle

Melko hyvinHyvin

36

Ostajalta assistentille

Ostajan ja assistentin välistä viestintää hyvänä piti 13,6 %, melko hyvänä 77,3 %,

melko huonona 4,5 % ja huonona 4,5 % vastaajista.

KUVIO 13. Viestinnän toimivuus ostajalta assistentille

Suurin osa vastaajista koki viestinnän toimivan osto-organisaatiossa melko hyvin.

Parannettavaa ja kehitettävää tulosten perusteella on, koska vain muutama vas-

taajista piti viestintää hyvänä ja 18,2 % vastaajista koki sen toimivan huonosti.

Esimiehen ja vastaajan ja vastaajan ja esimiehen väliseen viestintään oltiin vähi-

ten tyytyväisiä. Kukaan ei kuitenkaan kokenut sitä huonoksi. Viestintä koettiin toi-

mivammaksi esimieheltä vastaajalle kuin vastaajalta esimiehelle. Ostajien ja osto-

assistenttien viestintään oltiin pääosin tyytyväisiä.

HuonostiMelko huonosti Melko hyvinHyvin

37

4.3 Vastaajien käsitykset viestintäkanavien toimivu udesta

Sähköposti

Vastaajista kaikki olivat sitä mieltä, että sähköposti viestintäkanavana toimii hyvin.

Kärkiportaali

Kärkiportaalin toimivuutta vastaajista suurin osa eli 59,1 piti melko hyvänä. Melko

huonona sitä piti 9,1 % ja huonona 4,5 % vastaajista.

Messenger

Vastaajista 40,9 % oli sitä mieltä, että messenger toimii viestintäkanavana hyvin.

Melko hyvin toimivana sitä piti vastaajista 22,7 %, melko huonosti toimivana 13,6

% ja huonosti toimivana 13,5 % vastaajista.

Matkapuhelin

Matkapuhelimen koki 72,7 % vastaajista hyvänä, melko hyvänä 18,1 % vastaajista

ja vain 9 % koki sen melko huonosti toimivaksi.

Oman esimiehen suullinen viestintä

Oman esimiehen suullinen viestinnän vastaajista 63,6 % koki melko hyvänä, hy-

vänä sitä piti 22,7 % ja melko huonona 13,6 %. Kukaan ei pitänyt sitä huonona.

Työkaverien suullinen viestintä viestintäkanavana

Työkaverien suullisen viestinnän viestintäkanavana vastaajista hyvänä piti 40,9

%, melko hyvänä 54,5 % ja melko huonona 4,5 %. Kukaan ei kokenut sitä huo-

noksi.

Palaverit

Palaverien toimivuudesta viestintäkanavana vastaajista hyvänä piti 4,5 %, melko

hyvänä 77,3 % ja melko huonona 18,2 %.

38

Ilmoitustaulut

Vastaajista 36,4 % oli sitä mieltä, että ilmoitustaulun toimivuus viestintäkanavana

on melko hyvä, 40,9 % vastaajista koki sen toimivuuden melko huonoksi ja huo-

noksi 18,2 %.

4.4 J. Kärkkäisen osto-organisaatiota koskevat väit tämät

FREKVENSSITAULUKOT

Viestintäkanavia on liikaa

Frequency Percent Valid Percent Cumulative

Percent Totta 1 4,5 4,5 4,5 Lähes totta 2 9,1 9,1 13,6 Ei juurikaan totta 12 54,5 54,5 68,2 Ei lainkaan totta 7 31,8 31,8 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

En tiedä, mistä tietoa voisin hankkia


Percent Ei juurikaan totta 11 50,0 52,4 52,4 Ei lainkaan totta 10 45,5 47,6 100,0

Valid

Total 21 95,5 100,0 Missing System 1 4,5 Total 22 100,0

Tietoa on liikaa, enkä tiedä, mitkä asiat koskettav at minua


Percent Lähes totta 1 4,5 4,5 4,5 Ei juurikaan totta 13 59,1 59,1 63,6 Ei lainkaan totta 8 36,4 36,4 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

39

Kasvokkaisviestintää on liian vähän



Valid

Total 22 100,0 100,0

Viestintä osto-organisaatiossa on avointa


Percent Totta 2 9,1 9,1 9,1 Lähes totta 18 81,8 81,8 90,9 Ei juurikaan totta 2 9,1 9,1 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Viestintä osto-organisaatiossa on ymmärrettävää



Valid

Total 22 100,0 100,0

Tieto tulee ajoissa perille



Valid

Total 22 100,0 100,0

Johto viestii asioista tarpeeksi


Percent Totta 1 4,5 4,5 4,5 Lähes totta 10 45,5 45,5 50,0 Ei juurkaan totta 10 45,5 45,5 95,5 Ei lainkaan totta 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

40

Saan riittävästi tietoa työhöni liittyvistä asioista



Valid

Total 22 100,0 100,0

Minulla on vaikeuksia ymmärtää saamani viestit



Valid

Total 22 100,0 100,0

Suurin osa vastaajista oli sitä mieltä, että viestintäkanavia on sopivasti. Vain muu-

tama vastaaja koki niitä olevan liikaa. Vastaajat olivat hyvin tietoisia, mistä tietoa

hankitaan, eikä kukaan vastaajista kokenut, että ei tiedä mistä tietoa saa. Tiedon

määrää ja asioita, jotka koskettivat vastaajia, koettiin olevan sopivasti. Vain yksi

vastaaja oli sitä mieltä, että tietoa on liikaa, eikä tiedä, mitkä asiat koskettavat hän-

tä. Puolet vastaajista kaipasi kasvokkain tapahtuvaa viestintää lisää. Suurin osa

vastaajista oli sitä mieltä, että viestintä osto-organisaatiossa on avointa ja ymmär-

rettävää. Tiedon tulemiseen ajoissa perille oli parantamista. Vastaajista 40,9 % oli

sitä mieltä, että tieto ei tule ajoissa perille. Johdon viestimistä kaivattiin enemmän.

Noin puolet oli sitä mieltä, että johto ei viesti tarpeeksi asioista. Omaan työhön liit-

tyvistä asioista saatavaa tietoa suurin osa sai tarpeeksi. Muutama oli sitä mieltä,

ettei saa tarpeeksi tietoa. Viestit ymmärretään, vain yksi kaipasi selkeämpiä vies-

tejä ymmärtääkseen ne.

41

4.5 Kokonaisarvio J. Kärkkäisen osto-organisaation viestinnän toimivuudes-

ta ja koulutuksen tarve viestintäkanavien käytössä

Osto-organisaation viestintä on suurimmasta osasta vastaajista hyvää ja kohtalais-

ta. Erittäin hyvänä eikä erittäin huonona sitä kokenut kukaan vastaajista. Hyvänä

sitä piti 50 % vastaajista, kohtalaisena 45,5 % vastaajista ja huonona 4,5 % vas-

taajista.

KUVIO 14. Kokonaisarvio viestinnän toimivuudesta

Suurin osa vastaajista eli 90,9 % ei kaivannut koulutusta viestintäkanavien käytös-

sä, vain yksi kaipasi koulutusta, joka liittyi kalenterin käyttöön

Hyvä Kohtalainen Huono

42

4.6 Vastaajien kokemat ongelmat ja puutteet viestin nässä

Avoimessa kysymyksessä ”Mitä puutteita tai ongelmakohtia olet havainnut J. Kärk-

käisen osto-organisaation sisäisessä viestinnässä?” tuli esille seuraavia asioita.

Osto-assistentit kaipasivat enemmän informaatiota käytännön asioista ja muutok-

sista ostajilta ja esimieheltä. Viestien koetaan tulevan liian myöhään tai joskus

viestit eivät tavoita osto-assistentteja ollenkaan. Ostajien palavereissa käsitellyt

osto-assistenteille liittyvät asiat haluttaisiin saada esimerkiksi yhteenvetona säh-

köisessä muodossa. Näin tieto tavoittaisi myös osto-assistentit ja tieto ei tulisi mo-

nen mutkan kautta. Pienienkin asioiden tai muutosten kertomatta jättäminen voi

hidastaa ja hankaloittaa osto-assistenttien työtä.

Päätöksien tekeminen koettiin jäävän liian myöhään. Kiire ja kasvokkaisviestinnän

puute koettiin ongelmaksi. Henkilökohtaisia keskusteluja kaivattiin lisää. Ohjeiden

päivitystä ja toimintamallien yhdenmukaistamista kaivattiin.

4.7 Vastaajien antamat kehitysehdotukset sisäiseen viestintään

Vastaajien kehitysehdotuksissa kaivattiin selkeitä ohjeita uusille työntekijöille ja jo

myös työssä oleville työntekijöille esimerkiksi laskujen tarkastuksessa. Osto-

assistentit haluavat osallistua palavereihin, joissa päätetään muutoksista, jotta kai-

killa olisi sama ja oikea tieto toimintatavoista. Uusista toimintavoista haluttaisiin

informaatiota sähköpostilla, jotta kaikilla olisi tiedossa uudet käytännöt. Toivomuk-

sena oli myös, että kaikilla olisi käytössä yksi ja sama viestintäkanava esimerkiksi

sähköposti tai oston oma portaali, jossa jaetaan sisäistä tietoa, vinkkejä ja ohjeita.

Esimiehen ja ostajien välisille keskusteluilla haluttiin enemmän aikaa.

43

5 JOHTOPÄÄTÖKSET JA POHDINTA

5.1 Yhteenveto tutkimustuloksista Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää J. Kärkkäisen Oy:n osto-

organisaation sisäisen viestinnän nykytilannetta. Tutkimus keskittyi siihen, kuinka

viestintä toimii, mitkä ovat tärkeimmät viestintäkanavat sekä tarkoituksena oli löy-

tää mahdolliset kehittämistarpeet.

Tutkimuksesta saatujen tutkimustulosten perusteella J. Kärkkäinen Oy:n osto-

organisaation henkilökunta koki, että sisäinen viestintä toimii melko hyvin. Erittäin

hyvänä tai erittäin huonona sitä ei kokenut kukaan. Viestintä koettiin melko avoi-

meksi ja ymmärrettäväksi. Tulokset olivat yleisesti ottaen hyviä, mutta myös kehit-

tämistarpeita löytyi.

Tiedonkulun kanavista sähköposti oli selvästi tärkein ja toimivin viestintäkanava.

Osto-organisaatioon kuuluvilla kaikilla on käytössä tietokone, joten sähköposti on

helppo ja tehokas yhteydenpidon - ja tiedonkulun väline.

Matkapuhelin koettiin myös tärkeäksi viestintäkanavaksi. Matkapuhelin on hyvä

viestintäväline silloin, kun viestijät ovat sellaisessa paikassa, missä ei muita vies-

tintävälineitä ole käytössä. Matkapuhelimet mahdollistavat henkilöiden välisen

viestinnän melkein missä ja milloin tahansa. Matkapuhelin on kehittymässä entistä

monipuolisemmaksi viestintävälineeksi.

Kärkiportaalia ja messengeriä suurin osa vastaajista ei pitänyt kovin tärkeänä.

Messengeriä käytti tutkimuksen perusteella pieni osa vastaajista ja he pitivät sitä

erittäin tärkeänä.

Suullinen viestintä koettiin myös tärkeäksi. Palavereiden tärkeys tutkimustulosten

perusteella oli yllättävän heikko. Vastaajista 31,8 % ei pitänyt kovin tärkeänä pala-

vereita. Suullisen viestinnän ja palavereiden kohdalla oli hieman ristiriitaa, koska

suullinen viestintä koettiin tärkeäksi mutta palavereita ei pidetty kovin tärkeinä.

44

Palaverithan ovat juuri suullista viestintää ja kasvokkain tapahtuvan kanssakäymi-

sen hyvä muoto.

Ilmoitustaulun osuus viestinnässä oli pieni. Vain yksi vastaaja piti ilmoitustaulua

melko tärkeänä.

Ostajien ja osto-assistenttien viestintään oltiin tyytyväisiä. Esimiehen ja alaisten ja

alaisten ja esimiehen välisestä viestinnästä löytyi eniten puutteita. Koulutuksen

viestintäkanavien käytössä koki tarpeelliseksi vain yksi vastaajista.

Osto-organisaation henkilökunta oli hyvin tietoisia, mistä viestintäkanavasta tietoa

saa hankittua ja suurin osa oli sitä mieltä, että viestintäkanavia on sopivasti. Yksi

vastaaja koki, että tietoa on liikaa ja ei tiedä mitkä asiat koskettavat häntä. Nyky-

päivän työelämässä olennaisen tiedon helppo saatavuus on arvokasta. Viestintä-

kanavien liiallisuus voi saada aikaan tiedon ylikuormitusta ja tiedon etsimiseen

menee kohtuuttomasti aikaa. Osto-organisaatiossa tiedon määrä tutkimusten pe-

rusteella oli suurimmalle osalle vastaajista sopivaa.

Puolet vastaajista kaipasi kasvokkain tapahtuvaa viestintää lisää. Suurin osa vas-

taajista oli sitä mieltä, että viestintä osto-organisaatiossa on avointa ja ymmärret-

tävää. Tiedon tulemiseen ajoissa perille oli parantamista. Vastaajista 40,9 % oli

sitä mieltä, että tieto ei tule ajoissa perille. Johdon viestimistä kaivattiin enemmän.

Noin puolet oli sitä mieltä, että johto ei viesti tarpeeksi asioista. Omaan työhön liit-

tyvistä asioista saatavaa tietoa suurin osa sai tarpeeksi. Muutama oli sitä mieltä,

ettei saa tarpeeksi tietoa. Viestit ymmärrettiin, vain yksi kaipasi selkeämpiä vieste-

jä ymmärtääkseen ne.

Osto-assistentit kaipasivat enemmän informaatiota käytännön asioista ja muutok-

sista ostajilta ja esimieheltä. Viestien koettiin tulevan liian myöhään tai joskus vies-

tit eivät tavoita osto-assistentteja ollenkaan. Ostajien palavereissa käsitellyt osto-

assistenteille liittyvät asiat haluttaisiin saada esimerkiksi yhteenvetona sähköises-

sä muodossa. Näin tieto tavoittaisi myös osto-assistentit ja tieto ei tulisi monen

45

mutkan kautta. Pienienkin asioiden tai muutosten kertomatta jättäminen voi hidas-

taa ja hankaloittaa osto-assistenttien työtä.

Päätöksien tekeminen koettiin jäävän liian myöhään. Kiire ja kasvokkaisviestinnän

puute koettiin ongelmaksi. Henkilökohtaisia keskusteluja kaivattiin lisää. Ohjeiden

päivitystä ja toimintamallien yhdenmukaistamista kaivattiin.

5.2 Kehittämisehdotukset

Sisäisen viestinnän kehittäminen osto-organisaatiossa ei välttämättä vaadi suuria

toimenpiteitä. Vaikka tämänhetkinen tilanne näyttää, ettei osto-organisaation sisäi-

sessä viestinnässä ole suuria ongelmakohtia, ei kannata jättää huomiotta viestin-

nän kehittämistä. Suhteellisen pienilläkin toimenpiteillä pystytään kehittämään tä-

mänhetkistä sisäisen viestinnän tilannetta.

Sähköposti oli vastaajille tärkein ja toimivin viestintäkanava. Sen käyttöön ja toimi-

vuuteen kannattaa tulevaisuudessa panostaa. Tärkeille uutisille kannattaisi luoda

ympäristö, mistä ne on helppo poimia. Jos kaikki viestit ovat samassa paikassa,

voi todella tärkeiden uutisten huomionarvo laskea. Erityyppisille viesteille kannat-

taisi laatia luokituksia, joista tärkeimmät viestit olisi helppo poimia.

Suullisen viestinnän parantamiseksi olisi hyvä tapa pitää palavereita useammin.

Palaverit voisivat olla eri osastojen ostajien ja osto-assistenttien kanssa käymiä

keskusteluja, joissa jokainen saisi tuoda asiansa esille ja kysyä mieltä askarrutta-

vista asioista. Koko osaston palavereita voisi pitää harvemmin, vaikka kerran

kuussa. Koko osaston palaverit ovat hyviä koko työyhteisön tiedotuskanavia. Pa-

lavereihin pitäisi ottaa kaikki mukaan, joita asiat koskettavat, jotta kaikilla olisi sa-

ma ja oikea tieto toimintatavoista ja näistä palavereissa käydyistä asioista olisi hy-

vä tiedottaa kaikkia asiaan kuuluvia.

Esimiehen ja alaisten viestinnän onnistumisen seuraamiseksi on hyvä keino kehi-

tyskeskustelut, joita voisi pitää kerran tai pari vuodessa. Kehityskeskusteluilla voi-

daan myös varmistaa, onko tieto kulkenut esimiehen ja alaisten välillä.

46

Osto-organisaatiossa pitäisi laatia selkeät ohjeet kaikille työntekijöille eri toimintati-

lanteista. Selkeiden toimintaohjeiden ansiosta työ voisi tehostua, koska aikaa ei

kulu asioiden pyörittämiseen paikasta toiseen. Jokapäiväisen viestinnän toiminta-

mallien selkeyttäminen helpottaisi olennaisen tiedon etsimistä ja vastaanottamista.

Sisäisessä viestinnässä vuorovaikutteisuus ja avoimuus ovat avainsanoja, joilla

päästään kohti hyvää ja toimivaa sisäistää viestintää. Hyvin toimivaan sisäiseen

viestintään kannattaa panostaa, koska viestintätyytyväisyys vaikuttaa myönteisesti

työtyytyväisyyteen, työmotivaation ja työosaamiseen.

5.3 Tutkimuksen arviointia Tutkimukseni onnistui mielestäni hyvin, koska sain vastaukset asettamiini tutki-

musongelmiin. Tutkimusmenetelmänä käytin kvantitatiivista tutkimusmenetelmää

ja tutkimuksen toteutin kyselylomakkeella.

Tutkimuksen vastausprosentiksi tuli 89 % ja siihen olen tyytyväinen. Vastauspro-

sentin suuruuteen vaikutti se, että jaoin kyselylomakkeet henkilökohtaisesti ja ker-

roin vastaajille kyselyn tarkoituksesta ja motivoin heitä vastaamaan kyselyyn. Vai-

kutusta oli myös sillä, että keräsin lomakkeet suurimmalta osalta vastaajista henki-

lökohtaisesti pois.

Tutkimuksen aihe oli kiinnostava ja teoriaa löytyi hyvin. Tutkimuksen tekemistä

helpotti se, kun olin itse harjoittelemassa kyseisessä paikassa. Tutkimuksen teke-

miseen minulla oli riittävästi aikaa. Kyselylomakkeen toteutin sen jälkeen, kun olin

kirjoittanut teoriaosuuden. Aikataulu oli sopiva.

Tutkimus on mielestäni luotettava, koska vastausprosentti oli niin suuri. Luotetta-

vuutta lisää se, että kyselyyn sai vastata nimettömänä ja sen täyttämiseen oli riit-

tävästi aikaa. Vastausaika oli kaksi viikkoa.

47

LÄHTEET Alasilta, A. 1998. Näin kirjoitat verkkoon. Helsinki: Infoviestintä Oy. Alasilta, A. 2000. Verkkoajan viestintä. Pieksämäki: RT-Print Oy. Hirsjärvi, S. & Remes, P. & Sajavaara,P. 2001. Tutki ja kirjoita. Vantaa: Tumma-vuoren kirjapaino Oy. Huotari, M. & Hurme, P. & Valkonen, T. 2005. Viestinnästä tietoon. Werner Sö-derström Osakeyhtiö. Ikävalko, E. 1995. Käytännön tiedottaminen. Helsinki: Infoviestintä Oy. Juholin, E. 1999. Sisäinen viestintä. Helsinki: Infoviestintä Oy. Juholin, E. 2001. Viestintä strategiasta käytäntöön. Helsinki: Infoviestintä Oy. Juholin, E. 2006. Viestintä strategiasta käytäntöön. Porvoo: Ws Bookwell Oy. Kortetjärvi-Nurmi, S. & Korhonen, T. 1994. Viestillä tulokseen. Porvoo: WSOY Lohtaja, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2007. Tehoa työelämän viestintään. Helsinki: WSOY. Luoto, R. 1990. Yrityksen tiedotus- ja suhdetoiminta. Espoo: Kustannusosakeyhtiö Fennia. Puro, J-P. 2004. Onnistu viestinnässä. Juva: WS Bookwell Oy.

Siukosaari, A. 1999. Yhteisöviestinnän opas. Helsinki: Hakapaino. Siukosaari, A. 2002. Yhteisöviestinnän opas. Helsinki: Hakapaino. Åberg, L. 1993. Esimiehen viestintäopas. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.

Åberg, L. 1997. Viestinnän strategiat. Juva: WSOY-Kirjapainoyksikkö Oy.

Åberg, L. 2006. Johtamis viestintää. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.

Valpola, A. 2002. Onnistu kehityskeskustelussa. Juva: Ws Bookwell Oy.

STT info WWW-dokumentti. Saatavissa: http://www.sttinfo.fi/send-pressrelease/faq.do?type=FAQ. Luettu 27.3.2008. Kärkkäinen. Yrityksen kotisivut. WWW-dokumentti. Saatavissa: http://company.karkkainen.com/index.php?yritys=4. Luettu 10.3.2008.

48

Salonen, P. 2006. Varsinais- Suomen yrittäjä lehti. WWW-dokumentti. Saatavissa: http://www.ylehti.fi/index.php?page=lehdessa&id=748&tyyppi=tavallinen&lehti_id=38. Luettu 8.4.2008. Hurme, P. Yhteisöviestintä ja viestintäteknologia. WWW-dokumentti. Saatavissa: http://www.jyu.fi/viesti/verkkotuotanto/yviperust/artikkelit/yhtjavie_teksti.html

LIITE 1/1 J. KÄRKKÄINEN OY OSTO-ORGANISAATION SISÄINEN VIESTI NTÄTUTKIMUS ________________________________________________________________________ TAUSTATIEDOT 1. Ikä 20-30 31-40 41-50 51-60 yli 60 2. Sukupuoli nainen mies 3. Kuinka kauan olet työskennellyt J. Kärkkäisellä? _________ 4. Työskenteletkö ostajana osto-assistenttina 5. Mitkä näistä tiedonkulun ja viestinnän kanavista ovat sinulle tärkeimpiä (mitä mieluiten käy-tät)?

Erittäin Melko Ei kovin Ei ollenkaan tärkeä tärkeä tärkeä tärkeä

Sähköposti Kärkiportaali Messenger Matkapuhelin Oman esimiehen suullinen viestintä Työkaverien suullinen viestintä Palaverit Ilmoitustaulut Jokin muu kanava, mikä? _________ 6. Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku mielestäsi toimii: Hyvin Melko Melko Huonosti hyvin huonosti Osto-organisaation sisällä 1 2 3 4 Esimieheltäsi sinulle 1 2 3 4 Sinulta esimiehellesi 1 2 3 4 Assistentilta ostajalle 1 2 3 4 Ostajalta assistentille 1 2 3 4

LIITE 1/2 7. Miten hyvin seuraavat viestintäkanavat mielestäsi toimivat? ( arvio asteikolla 1-4) Hyvin Melko Melko Huonosti hyvin huonosti Sähköposti 1 2 3 4 Kärkiportaali 1 2 3 4 Messenger 1 2 3 4 Matkapuhelin 1 2 3 4 Oman esimiehen suullinen viestintä 1 2 3 4 Työkaverien suullinen viestintä 1 2 3 4 Palaverit 1 2 3 4 Ilmoitustaulut 1 2 3 4 Jokin muu kanava, mikä? _________ 1 2 3 4 8. Pitävätkö seuraavat J. Kärkkäisen osto-organisaatiota koskevat väittämät paikkaansa?

Totta Lähes Ei juurikaan Ei lainkaan totta totta totta 1. Viestintäkanavia on liikaa 2. En tiedä, mistä tietoa voisin hankkia 3. Tietoa on liikaa, enkä tiedä, mitkä asiat koskettavat minua 4. Kasvokkaisviestintää on liian vähän 5. Viestintä osto-organisaatiossa on avointa 6. Viestintä osto-organisaatiossa on ymmärrettävää 7. Tieto tulee ajoissa perille 8. Johto viestii asioista tarpeeksi 9. Saan riittävästi tietoa työhöni liittyvistä asioista 10. Tieto tavoittaa kohderyhmänsä 11. Minulla on vaikeuksia ymmärtää saamani viestit

LIITE 1/3 10. Mikä on kokonaisarvionne J. Kärkkäisen osto-organisaation viestinnän toimivuudesta asteikol-la 1-5? ( 5=erittäin hyvä – 1=erittäin huono) _________ 9. Kaipaan opastusta ja koulutusta viestintäkanavien käytöstä? ei kyllä Jos vastasitte kyllä, mistä asioista kaipaatte opastusta ja koulutusta? VIESTINNÄN PUUTTEET 11. Mitä puutteita tai ongelmakohtia olet havainnut J. Kärkkäisen osto-organisaation sisäisessä viestinnässä? 12. KEHITYSEHDOTUKSIA Voisiko jonkun asian tehdä toisin J. Kärkkäisen osto-organisaation sisäisessä viestinnässä? Onko jotain sisäiseen viestintään liittyvää, mitä haluaisit kertoa nyt?

LIITE 2/1 FREKVENSSITAULUKOT Ikä


Percent 20-30 11 50,0 50,0 50,0 31-40 10 45,5 45,5 95,5 51-60 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Sukupuoli


Percent nainen 13 59,1 59,1 59,1 mies 9 40,9 40,9 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0 Työssäoloaika


Percent Alle 1 vuosi 3 13,6 13,6 13,6 1-3 vuotta 6 27,3 27,3 40,9 4-6 vuotta 6 27,3 27,3 68,2 7-9 vuotta 3 13,6 13,6 81,8 10-13 vuotta 3 13,6 13,6 95,5 14 vuotta- 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0 Työnimike


Percent ostaja 10 45,5 45,5 45,5 osto-assistentti 12 54,5 54,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Kuinka tärkeä viestintäkanava on sähköposti


Percent Valid Erittäin tärkeä 22 100,0 100,0 100,0

LIITE 2/2 Kuinka tärkeä viestintäkanava on kärkiportaali


Percent Melko tärkeä 8 36,4 38,1 38,1 Ei kovin tärkeä 11 50,0 52,4 90,5 Ei ollenkaan tärkeä 2 9,1 9,5 100,0

Valid


Kuinka tärkeä viestintäkanava on messenger


Percent Erittäin tärkeä 2 9,1 10,0 10,0 Melko tärkeä 7 31,8 35,0 45,0 Ei kovin tärkeä 6 27,3 30,0 75,0 Ei ollenkaan tärkeä 5 22,7 25,0 100,0

Valid


Kuinka tärkeä viestintäkanava on matkapuhelin


Percent Erittäin tärkeä 15 68,2 68,2 68,2 Melko tärkeä 6 27,3 27,3 95,5 Ei kovin tärkeä 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Kuinka tärkeä viestintäkanava on oman esimiehen suu llinen viestintä



Valid

Total 22 100,0 100,0

Kuinka tärkeä viestintäkanava on työkaverien suulli nen viestintä



Valid

Total 22 100,0 100,0

LIITE 2/3 Kuinka tärkeä viestintäkanava on palaverit



Valid

Total 22 100,0 100,0

Kuinka tärkeä viestintäkanava on ilmoitustaulut


Percent Melko tärkeä 1 4,5 4,8 4,8 Ei kovin tärkeä 13 59,1 61,9 66,7 Ei ollenkaan tärkeä 7 31,8 33,3 100,0

Valid


Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii osto-or ganisaation sisällä


Percent Hyvin 2 9,1 9,1 9,1 Melko hyvin 16 72,7 72,7 81,8 Melko huonosti 4 18,2 18,2 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii esimieh eltäsi sinulle



Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii sinulta esimiehellesi



Valid

Total 22 100,0 100,0

LIITE 2/4 Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii assiste ntilta ostajalle


Percent Hyvin 7 31,8 31,8 31,8 Melko hyvin 15 68,2 68,2 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin viestintä ja tiedonkulku toimii ostajal ta assistentille


Percent Hyvin 3 13,6 13,6 13,6 Melko hyvin 17 77,3 77,3 90,9 Melko huonosti 1 4,5 4,5 95,5 Huonosti 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin sähköposti viestintäkanavana toimii


Percent Valid Hyvin 22 100,0 100,0 100,0

Miten hyvin kärkiportaali viestintäkanavana toimii



Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin messenger viestintäkanavana toimii



Valid


LIITE 2/5 Miten hyvin oman esimiehen suullinen viestintä vies tintäkanavana toimii



Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin työkaverin suullinen viestintä viestint äkanavana toimii



Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin palaverit viestintäkanavana toimii



Valid

Total 22 100,0 100,0

Miten hyvin ilmoitustaulut viestintäkanavana toimii


Percent Melko hyvin 8 36,4 38,1 38,1 Melko huonosti 9 40,9 42,9 81,0 Huonosti 4 18,2 19,0 100,0

Valid


Viestintäkanavia on liikaa



Valid

Total 22 100,0 100,0

LIITE 2/6 En tiedä, mistä tietoa voisin hankkia


Percent Ei juurikaan totta 11 50,0 52,4 52,4 Ei lainkaan totta 10 45,5 47,6 100,0

Valid


Tietoa on liikaa, enkä tiedä, mitkä asiat koskettav at minua



Valid

Total 22 100,0 100,0

Kasvokkaisviestintää on liian vähän



Valid

Total 22 100,0 100,0

Viestintä osto-organisaatiossa on avointa



Valid

Total 22 100,0 100,0

Viestintä osto-organisaatiossa on ymmärrettävää



Valid

Total 22 100,0 100,0

LIITE 2/7 Tieto tulee ajoissa perille



Valid

Total 22 100,0 100,0

Johto viestii asioista tarpeeksi


Percent Totta 1 4,5 4,5 4,5 Lähes totta 10 45,5 45,5 50,0 Ei juurkaan totta 10 45,5 45,5 95,5 Ei lainkaan totta 1 4,5 4,5 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

Saan riittävästi tietoa työhöni liittyvistä asioista



Valid

Total 22 100,0 100,0

Minulla on vaikeuksia ymmärtää saamani viestit



Valid

Total 22 100,0 100,0

Kokonaisarvio J.Kärkkäisen osto-organisaation toimi vuudesta


Percent Huono 1 4,5 4,5 4,5 Kohtalainen 10 45,5 45,5 50,0 Hyvä 11 50,0 50,0 100,0

Valid

Total 22 100,0 100,0

LIITE 2/8 Kaipaan opastusta ja koulutusta viestintäkanavien k äytöstä


Percent Ei 20 90,9 95,2 95,2 Kyllä 1 4,5 4,8 100,0

Valid


LIITE 2/9

Mitä puutteita tai ongelmakohtia olet havainnut J. Kärkkäisen osto-

organisaation sisäisessä viestinnässä?

• Ohjeet kulkevat suullisesti assarilta toiselle.

• Toisinaan olisi tarpeellista päivittää ohjeistus.

• Toimintamalleja monia, jokaisella omat mieltymyksensä/toimintamallinsa.

Toimintamalleja voisi hyödyntää paremmin yhdenmukaistamalla niitä.

Kaikille perusosaaminen kuntoon ”työkalujen” osalta.

• Ei kai oston sisäisessä viestinnässä suuria puutteita ole, kehittämistarpeet

taitaa olla laajemmalla tasolla käytävässä viestinnässä.

• Ostajien palaverissa käsitellään monia assareittenkin asioita tai asioita mitä

assarit rupeaa käytännössä tekemään, mutta meille ei sitä suoraan kerrota

vaan monen mutkan kautta kuullaan, että meidän pitäisi se tehdän. Meille

voisi tulla edes sähköisesti jokin yhteenveto palaverista niistä asioista jotka

meitä koskettaa ja meidän työskentelyä jatkossa.

• Pienienkin asioiden/muutosten kertomatta jättäminen voi hidastaa/

hankaloittaa oman työn sujumista.

• Useasti viime tinkaan jätetty tiedottaminen, etenkin mainonnassa.

• Päätökset asioista tehdään yleensä liian myöhään.

• Aina kiire, liian vähän kasvokkaisviestintää.

• Henkilökohtaisia keskusteluja liian vähän

• Assistenteille ei monesti informoida kaikista käytännön asioista ja

muutoksista, vaikka käytännön työn tekee assistentti.

• Viestit ostajalta assistenteille tulee liian myöhään tai joskus ei lainkaan.

Tämä vaikuttaa aika suurelta osin työhöni.

LIITE 2/10

Voisiko jonkun asian tehdä toisin J. Kärkkäisen ost o-organisaation

sisäisessä viestinnässä? Onko jotain sisäiseen vies tintään liittyvää, mitä

haluaisit kertoa nyt?

• Selkeät ohjeet uudelle työntekijälle ja myös jo työssä oleville esim. laskujen

tarkastukseen

• Oston oma portaali, jossa jaetaan oston sisäistä tietoa, vinkkejä, ohjeita

• Assareille tieto esim. sähköpostilla uusista toimintatavoista eikä jätettäis sitä

ostajien vastuulle kertoa. Olisi paljon selkeämpää, tietysti on varmasti

tapauksia missä eri osastojen välillä toimitaan eri tavalla ja niistä ostajat

sitten infoaa.

• Enemmän aikaa esimiehen ja ostajien välisille keskusteluille.

• Päätetään yksi viestintä kanava vaikka sähköposti ja laitetaan koneita

tarpeeksi henkilökunnalle, että heidän on helppo käydä poimimassa viestit.

• Assareille myös palavereita tai mukaan palavereihin aina kun jotain

mutoksia toiminnassa tulossa. Näin kaikilla olisi oikea sama tieto

toimintatavoista.

• Ostaja voisi koittaa muistaa pitää mm. tärkeät paperit tallessa ja palauttaa

ne assistenteille yms.

j. kÄrkkÄinen oy:n osto-organisaation sisÄinen viestintÄ · työyhteisön viestintä on...

Documents