jabatan akauntan negara malaysia negeri sabah
TRANSCRIPT
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIANEGERI SABAH
TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM eSPKB SEMPENA SEMINAR PERKHIDMATAN KERAJAAN ELEKTRONIK
NEGERI SABAH
DISAMPAIKAN OLEH :IRWIN BIN MOHAMAD
KETUA PENOLONG PENGARAH (PENGURUSAN)JANM NEGERI SABAH
PIAGAM PELANGGANPejabat Perakaunan
•
Mengeluarkan cek dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh baucar bayaran yang lengkap dengan dokumen sokongan diterima daripada jabatan kerajaan.
•
Pembayaran gaji bulanan anggota Kerajaan Persekutuan dibuat pada tarikh yang ditetapkan.
FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN
Memberi khidmat perundingan dari segi latihan, pelaksanaan, naziran, audit terimaan dan khidmat nasihat.
Menguruskan urusan semakan dan bayaran termasuk pengurusan cek/EFT.
Mengurus operasi sistem dan segala urusan yang berkaitan gaji.
Menguruskan operasi dari segi penyelenggaraan akaun, pengurusan terimaan, panjar, dana, amanah dan deposit serta akaun subsidiari.
Pengurusan teknologi maklumat iaitu sebagai pentadbir sistem aplikasi dan memberi bantuan teknikal.
JANM CAWANGAN JANM CAWANGAN -- 25 25
APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIKAPLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
(2) Electronic Services(EServices)
(5) Sistem Pemantauan Projek (SPP II)
(3) Human Resource Management
Information System(HRMIS)
(7) Generic Office Environment
(GOE)
(8) E-Perolehan(EP)
Citizen Centred Government (1) Electronic Labour
Exchange (ELX)
(6) E-SYARIAH(4) E-COURTS(E-Kehakiman)
(9) ESPKB
Apakah yang dimaksudkan dengan eSPKB?
eSPKB adalah Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik yang merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan.
Apakah fungsi utama eSPKB?
Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan.
Apakah perbezaan di antara pembayaran melalui sistem eSPKB
dengan pembayaran sebelum sistem ini diperkenalkan?
Perbezaan diantara pembayaran melalui sistem eSPKB dengan sistem sebelum ini adalah dokumen pembayaran dihantar melalui ’on-line’ dan penerima akan menerima bayaran terus di akaun bank masing-masing.
Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran secara EFT?
EFT bermaksud Electronic Fund Transfer. Pembayaran dibuat terus ke dalam akaun bank penerima.
Apakah faedah pembayaran melalui EFT kepada penerima?
Penerima akan menerima bayaran cepat dan boleh terus menyemak baki akaun melalui sistem banking on line di bank masing-masing dan tidak perlu menghubungi pejabat pembayar.
Berapa lamakah proses bayaran melalui EFT?
Bayaran melalui EFT dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 hari dari tarikh kelulusan EFT dibuat oleh pejabat perakaunan.
EG-AG Integration Overview (New)
HRMIS
e-Services
SPPII
3000 PTJ Offices
e-SPKB Users
35 Accounting Offices
Banks
EFT
XMB
e-SPKB
eTerimaan Users
ePerolehan eMaklum Website
Suppliers/ Public
eTerimaan
GFMAS
Certificate
Authority
PKI
Gateway
E-Documents
DCS Status Update, Pukal,
Gaji Reconciliation
E-Documents
DCS, Status Update, Pukal,
Gaji, Reconciliation
Colle
ction
& Re
venu
e
EFT
Payment notifications (Email, Fax. Letter)
Payment notifications
CIRI-CIRI eSPKB
Pengemaskinian buku vot secara elektronik
Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut dan baucar jurnal dihantar secara online ke pejabat perakaunan. Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di pejabat perakaunan dilakukan secara elektronik
Penyesuaian akaun dilakukan secara elektronik
CIRI-CIRI eSPKB
Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu Penyedia, Perakuan l dan Perakuan ll
Rekod-rekod jabatan seperti daftar bil dan buku vot tidak perlu diselenggara secara manual tetapi akan dijana secara automatik melalui sistem
Laporan-laporan harian, bulanan, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut keperluan dan bila-bila masa
CIRI-CIRI eSPKB
Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi- aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh pejabat perakaunan
Penggunaan kad pintar
•Bayaran dipercepatkan
•Kedudukan baki peruntukan diketahui bila- bila masa
•Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan
•Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi-aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh Pejabat Pembayar
FAEDAH eSPKBFAEDAH-FAEDAH eSPKB
•Kawalan Dalaman
ID
PASSWORD
SMART CARD
KOD PERANAN/ACCESS RIGHTS
FIREWALLS
FAEDAH eSPKBFAEDAH-FAEDAH eSPKB
STRATEGI PELAKSANAAN
• SEBELUM PELAKSANAAN
• SEMASA PELAKSANAAN
• SELEPAS PELAKSANAAN
PERSEDIAAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
KomputerRangkaian EG* NETKemudahan Komputer dan Rangkaian Setempat (LAN)Menghadiri latihan eSPKBBuat permohonan Tahap Capaian dan terima dari Pejabat Perakaunan
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Talian
PTJ perlu memastikan talian EG*Net dipasang sebelum pelaksanaan eSPKB. Permohonan talian EG*Net hendaklah dihantar ke Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EGAG) melalui Pejabat Perakaunan.
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET
TELLABS CTU-STELLABS STU-160
MARCONI MD72 MARCONI MAT6DNetwork Termination Unit
(NTU)
Routers –CISCO 2620XM
Front View
Rear View
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET
Routers –CISCO 1720
Rear View
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET
Front View
Routers –ATI AR745
Front View
Rear View
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Kad Pintar
Ketua PTJ yang dikenalpasti oleh PP sebagai Authorised Personnel (AP) hendaklah mengemukakan borang permohonan kad pintar bagi semua pengguna eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Kad Pintar
Pemohon kad pintar perlu mengisi borang BPKP-01.
Permohonan baru kad pintar adalah melalui JANM Negeri Sabah.
Permohonan bagi memperbaharui kad pintar adalah secara terus kepada GITN Sdn Bhd.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Kad Pintar
Pengguna eSPKB hendaklah memperbaharui kad pintar sekurang-kurangnya DUA(2) bulan sebelum tarikh luput.
JANM NEGERI SABAH
UNIT PELAKSANAAN
1
PERMOHONAN KAD PINTAR
2
3
Permohonan Kad PintarJANM NEGERI SABAH
UNIT PELAKSANAAN
4
PERMOHONAN KAD PINTAR
5
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Pembaca Kad Pintar
• Permohonan Pembaca Kad Pintar dipohon bersama dengan permohonan baru Kad Pintar.
• Bilangan Pembaca Kad Pintar mengikut bilangan komputer eSPKB di PTJ.
KAD PINTAR DAN PEMBACA KAD PINTAR
UNTUK MASUK KE SISTEM eSPKB
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Terima Kad Pintar
Pakej Kad Pintar terdiri daripada Kad Pintar dan Nombor Pin (yang dihantar secara berasingan melalui pos).
• Terima Pembaca Kad Pintar
Alat pembaca kad dengan perisian kad pintar (iVest 4 EG). Instalasi dilakukan oleh JANM.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pohon Tahap Capaian Pengguna
PTJ hendaklah mengemukakan Borang JANM01 kepada Pejabat Perakaunan bagi mewujudkan tahap capaian setiap pengguna.
PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB
1
2
PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB
3
4
5
6
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Terima Tahap Capaian Pengguna & Uji
Pastikan peranan dan modul adalah seperti yang dipohon.
MENGGUNAKAN KAD PINTAR
• Sekiranya nombor pin yang dimasukkan adalah salah, pengguna tidak akan berjaya memasuki skrin menu utama eSPKB.
MENGGUNAKAN KAD PINTAR
• Sekiranya gagal untuk login ke dalam sistem sebanyak 3 kali, kad pintar akan dibatalkan dan kad pintar hendaklah diserahkan kepada AG untuk diaktifkan semula.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Komputer & Rangkaian Setempat (LAN)
Komputer sedia ada di PTJ boleh digunakan untuk tujuan eSPKB dengan syarat mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan dirangkaikan ke dalam Rangkaian Setempat (LAN).
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Komputer & Rangkaian Setempat (LAN)
JANM akan membuat konfigurasi komputer di PTJ. Walaubagaimanapun PTJ boleh melakukan sendiri konfigurasi dengan bantuan Bahagian Teknologi Maklumat Kem/Jab.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Pencetak
Perlu disambungkan ke PC eSPKB. Pastikan konfigurasi dilakukan sehingga ke peringkat cetak.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Sediakan cop :
Cop pergerakan dokumen eSPKB (JANM08)
Cop Telah Bayar/Batal (JANM09)
Cop Telah Bayar ( JANM11)
COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08)
PERGERAKAN DOKUMEN eSPKB
Jenis modul: (tandakan √ di kotak yang berkenaan)
Waran Peruntukan Nota Minta Pesanan Tempatan/Kontrak Waran Perjalanan Udara Daftar Bayaran Baucar Bayaran Baucar Jurnal Penyata Pemungut Penyelarasan Rekod
Tindakan Tandatangan Ringkas Tarikh Nombor Rujukan/Baucar
Sedia
Perakuan I
No. Sementara:
No. Invois/Bil:
No. Sequence:
Perakuan II
No. Tetap:
Batal
COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08)
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
TELAH BAYAR Bayaran telah disediakan melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________ bertarikh __________, Nombor EFT/ Cek/ Bank Deraf/ TT __________ bertarikh __________ . * BATAL Baucar telah *diganti melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________/ tidak diganti kerana ____________________. Tandakan √ mana yang berkenaan
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
COP TELAH BAYAR ( JANM11)
TELAH BAYAR
COP TELAH BAYAR ( JANM11)
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Tarikh PelaksanaanTentukan tarikh pelaksanaan eSPKB.
• Baucar Manual Yang Dikuiri Baucar manual yang dikuiri oleh AG sebelum pelaksanaan eSPKB perlu diproses di dalam eSPKB. Urusniaga ini perlu dibatalkan dalam buku vot manual.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Latihan eSPKB
Latihan eSPKB perlu dihadiri oleh pegawai-pegawai yang terlibat dengan penyediaan, penyemakan dan kelulusan dokumen-dokumen eSPKB
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan
Pegawai/kakitangan PTJ hendaklah melengkapkan Borang JANM07 berserta sesalinan buku akaun bank atau sesalinan penyata akaun bank bagi Akaun Semasa untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Maklumat Pembekal
Lengkapkan Borang Maklumat Pembekal untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEMASA PELAKSANAAN eSPKB
• Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan
Alamat lengkap penerima adalah wajib diisi dan nombor faks serta emel juga wajib diisi jika ada bagi tujuan makluman pembayaran EFT (Electronic Fund Transfer) melalui sistem eMaklum.
TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB
• Dokumen Kewangan Dan Laporan
Cetak dokumen kewangan (waran peruntukan, penyata pemungut, baucar jurnal dan baucar bayaran) beserta senarai semak. Dokumen kewangan dan laporan hendaklah diselenggara dengan betul. (AP 150)
TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB
• Penyesuaian Bulanan
Penyesuaian yang dicetak melalui eSPKB hendaklah disemak untuk memastikan urusniaga adalah tepat. Jika perlu, lakukan pelarasan/pembetulan.
BORANG-BORANG
• JANM01 - Borang Permohonan Capaian Sistem eSPKB
• JANM02 - Pengesahan Terimaan Capaian eSPKB
BORANG-BORANG
• JANM06 - Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Pembekal – eSPKB
• JANM07 - Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan/ Individu – eSPKB
• JANM08 - Cop Pergerakan Dokumen eSPKB
BORANG-BORANG
• JANM09 - Cop Telah Bayar/Batal
• JANM11 - Cop Telah Bayar
BORANG-BORANG
• BPKP - 01 - Borang Permohonan Kad Pintar Kerajaan Elektronik
• BNTC - 01 - Borang Notice To Commence Perkhidmatan Public Key Infrastructure(untuk Pembaca Kad Pintar)
BORANG-BORANG
• EGNET01 - Borang Permohonan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB
• EGNET02 - Borang Pembatalan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB
• EGNET03 - Borang Perpindahan Pejabat & Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB
SKRIN MODUL eSPKB
Contoh Skrin iSign
MAKLUMAT PENGESAHAN
STATUS DOKUMEN eSPKB
STATUS 1 - BELUM DISAHKAN
STATUS 2 - TELAH DISAHKAN
STATUS 3 - TELAH DILULUSKAN
STATUS 4 - TELAH DIHANTAR KE GFMAS
STATUS 6 - DITOLAK OLEH GFMAS
STATUS 7 - DIBATALKAN
STATUS 8 - TELAH DIKEMASKINI OLEH GFMAS
SENARAI SEMAK
PANDUAN PENGGUNA PTJ ESPKB
PANDUAN PENGGUNA MESTI DI CETAK DAN DI SIMPAN
PERTANYAAN STATUS BAYARAN
PERTANYAAN STATUS BAYARAN
PERTANYAAN STATUS PEMBAYARAN
MAKLUMAT BAKI TERKINI
Sistem e-Maklum
e-Maklum menguruskan penghantaran :
a) e-melb) Faxc) Suratd) Sistem Khidmat Pesanan Ringkas (SMS)
e-Maklum Web
•
Boleh dicapai oleh orang ramai melalui internet
–
http://emaklumweb.anm.gov.my
eMaklum Web
Contoh Notifikasi Secara e-Mel
TERBARU !!•
pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) telah melaksanakan pengeluaran notis e-Maklum melalui perkhidmatan Sistem Pesanan Ringkas (SMS).
•
Penerimaan notis secara SMS ini tidak dikenakan sebarang bayaran.
•
PERANAN PENGURUS PTJ
•
MENGESAHKAN SEMUA PERMOHONAN YANG PERLU ADA SIJIL DIGITAL. (UNTUK MEMASTIKAN PERMOHONAN HANYA DARI PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA MEMPUNYAI SIJIL DIGITAL)
•
MEMASTIKAN PEMBATALAN SIJIL DIGITAL BAGI SETIAP PEGAWAI DAN STAF YANG BERTUKAR/BERHENTI/BERSARA
•
MEMASTIKAN SMART CARD DIAGIHKAN KEPADA PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA SELARAS DENGAN AP11, AP53 DAN AP101
PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN
•
PERANAN PEMEGANG KAD PINTAR
•
PASTIKAN SMART CARD DISIMPAN DENGAN SELAMAT.
•
RAHSIAKAN KATA LALUAN (ID) PENGGUNA•
JANGAN BENARKAN SMART CARD DIGUNAKAN OLEH ORANG LAIN.
•
HADIR SENDIRI BAGI TUJUAN ‘UNBLOCKING’ SMART CARD DI CAWANGAN AKAUN, JABATAN AKAUNTAN NEGARA CAWANGAN NEGERI ATAU PEJABAT GITN SDN BHD
•
PASTIKAN SMART CARD DIKELUARKAN DARI ‘SMART CARD READER’ APABILA SELESAI URUSAN ESPKB
PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN
•
PERANAN PTJ
•
MEMBUAT PERMOHONAN KAD PINTAR DARI GITN
•
MEMBUAT PERMOHONAN ID PENGGUNA DARI PEJABAT PERAKAUNAN
•
MEMOHON TAHAP CAPAIAN PENGGUNA SELARAS DENGAN PERWAKILAN KUASA DI BAWAH AP 11 DAN AP 101
•
MEMASTIKAN URUSNIAGA DIPROSES MEMATUHI PERATURAN KEWANGAN YANG BERKUATKUASA
PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN
•
PERANAN PTJ
•
MENYIMPAN SELAMAT SEMUA DOKUMEN URUSNIAGA UNTUK SEMAKAN AUDIT/NAZIRAN/INSPEKTORAT
•
MENYIMPAN LAPORAN BUKU VOT HARIAN
•
MENDAPATKAN LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN (C231) DARI PEJABAT PERAKAUNAN PADA SETIAP HARI KE-4 BEKERJA PADA SETIAP BULAN DAN MELAKUKAN PENYESUAIAN SECARA MANUAL (TINDAKAN SEMENTARA).
PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN
PENCAPAIAN
•
Sehingga kini, sebanyak 221 Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang telah melaksanakan Sistem eSPKB di bawah pejabat perakaunan JANM Negeri Sabah
•
PTJ Jabatan – 146
•
PTJ di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) - 75
BILANGAN PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM
eSPKB TAHUN BILANGAN PTJ JUMLAH
2003 1 1
2004 6 7
2005 10 17
2006 25 42
2007 40 82
2008 45 127
2009 14 141
2010 5 146
PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB
BILANGAN PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB
TAHUN BILANGAN PTJ JUMLAH
2007 6 6
2008 11 17
2009 32 49
2010 26 75
PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB
PTJ YANG BELUM MELAKSANAKAN eSPKB
•
Sebanyak 54 PTJ di bawah KPM yang belum melaksanakan Sistem eSPKB
•
Permohonan talian EG-Net
•
Sasaran 100% PTJ melaksanakan Sistem eSPKB pada tahun 2010
UNICENTER
•
Sebarang aduan masalah mengenai sistem eSPKB disalurkan melalui UNICENTER
•
Talian UNICENTER iaitu 088-324824
SKRIN MODUL UNICENTER
SKRIN MODUL eSPKB
SKRIN MODUL UNICENTER
SEKIAN TERIMA KASIH