TEKS UCAPAN ALU-ALUAN TETAMU KEHORMAT BAGI TAKLIMAT MENGENAI SURAT KELILING JABATAN PERDANA

MENTERI BILANGAN 4/2017: SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM

27 MAC 2017 DEWAN TEATER UTAMA, JABATAN PERDANA MENTERI

Bismillahir Rahmanir Rahim

Alhamdulillah Rabbil 'Alameen Wasaalatu Wassalamu 'Ala Asyrafil Ambiae Walmursaleen, Saidina Muhammadin Wa'alaa Aalihee Wasahbihee Ajama'een.

Yang Mulia Dato Paduka Awang Haji Yahya bin Haji Idris, Setlausaha Tetap, Jabatan Perdana Menteri selaku Pengerusi Majlis

Yang Mulia Setiausaha-Setiausaha Tetap, Timbalan-Timbalan Setlausaha, Ketua-Ketua Jabatan serta Pegawai-Pegawai Kerajaan yang peramba/saya hormati sekalian.

Assalamualaikum Warahmatu/Iahi Wabarakatuh dan salam sejahtera.

Alhamdullillah, ucapan syukur yang setinggi-tingginya dipanjatkan kehadrat Allah Subbahanahu Wataala atas limpah rahmat serta perlindunganNya jua kita dapat berkurnpul bagi sesi Taklimat mengenai Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri bilangan 4/2017 yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Prestasi Baru Perkhidmatan Awam pada petang mi.

V

Kehadiran abis kita mencerminkan sokongan padu abis kita terhadap usaha Jabatan Perdana Menteri selaku 'lead agency' pada menjunjung tinggi Titah Kebawah Dull Yang Maha Mulia Paduka Seri Baginda Sultan Haji Hassanal Bolkiah Muizzaddin Waddaulah ibni Al-Marhum Sultan Haji Omar All Saifuddien Sa'adul Khairi Waddin, Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunel Darussalam supaya Sistem Pengurusan Prestasi Perkhidmatan Awam yang baru dapat dilaksanakan mulal 1 Oktober 2017 bagi rnenggantikan sistem pengurusan prestasi sebelum ml yang sudah kita gunapakai sejak tahun 1988.

Hasrat Baginda untuk mengenalkan initiatif penting mi telah Baginda titahkan semasa Sambutan Hari Perkhidmatan Awam ke 22, pada tahun 2015, di mana Bagmnda antaralamn bertitah:

"Beta merasa gembira dan men galu-alukan usaha Jabatan Perdana Menteri dan Jabatan Perkhidmatan Awam mene/iti sistem penilaian prestasi yang baru, termasuk menyesuaikannya den gan ama/an-ama/an terbaik atau best practices.

Sistem peni/aian mi diharapkan akan dapat membantu perubahan minda perkhidmatan awam yang Iebih kompetitif dan seterusnya meningkatkan produktiviti kerafaan. Beta be rha rap sistem baru mi akan digunapakai secepat mungkin ".

I

Hadirin clan Hadirat sekalian, 7

Sistem penilalan prestasi, tanpa diragul, adalah salah satu komponen terpenting dalam amalan pengurusan sumber tenaga manusia. Impaknya adalah sangat signifikan kepada sesebuah organisasi. Tanya rnenyurnbang kepada peningkatan motivasi don produktiviti pekerja yang secara langsung menjurus kepada pemberian perkhidrnatan yang berkualiti tinggi. Justeru, sistem penilaian prestasi perlu dilaksanakan dengan teratur, adil clan berkesan.

Dalam konteks perkhidmatan awam, sistem penilaian mempengeruhi kekukuhan clan kelancaran urustadbir kerajaan clan negara. Setiap kementerian dan jabatan teiah diamanahkan dengan 'core business' masing-rriasing yang perlu dflaksanakan dengan berkesan terutama untuk mencapai vlsi, misi clan sasaron yang telah dipersetujui. mi menghendaki semua penjawat awam untuk memberikan perkhidmatan clan menghasilkan produk yang berkualiti tanpa sebarang kecacatan rnahu pun kelemahan.

Oleh itu, soal kualiti clan integriti adalah teras kepada setiap penjawat awam clan tidak boleh dikompromi sama sekali. Sebagai 'hati dan jantung' kepada jentera pentadbiran Kerajaan, Perkhidmatan Awam perlu tangkas dan cekap supaya dapat menerajui agenda-agenda pembangunan melalui pendekatan 'Whole of Nation' bagi merealisasikan matlamat-matlamat Wawasan Negara 2035 clan pada tahun-tahun selanjutnya.

Para hadirin hadirat yang peramba/saya muliakan,

Dalam suasana dunia yang serba rnencabar mi, warga Perkhidmatan Awam di negara mi tiada pilihan kecuali

3

I

menjana clan menerajui perubahan. Ianya tidak boleh berterusan berada dalam Iingkungan 'comfort zones' clan 'complacent'. Sebaliknya, Perkhidmatan Awam perlu bergerak maju kehadapan dengan lebih inovatif clan kreatif bagi memberikan perkhidmatan yang berkualiti tinggi dan menepati cita rasa orang ramai selaku pelanggan.

Maka, mengambilkira betapa pentingnya sumbangan Perkhidmatan Awam ml, Mesyuarat Jawatankuasa Pandu PENGGERJAK yang dipengerusikan sendiri oleh Dull Yang Teramat Mulia Paduka Seri Pengiran Muda Mahkota Pengiran Muda Haji Al-Muhtadee Billah ibni Kebawah Dull Yang Maha Mula Paduka Baginda Sultan Haji Hasanal Bolkiah Mui'zzaddin Waddaulah, Menteni Kanan di Jabatan Perdana Menteri selaku Sponsor dan Pengerusi Jawatakuasa Pandu PENGGERAK telah bersetuju bagi Rangka Kerja Perkhidmatan Awam (RKPA) atau Civil Service Framework (CSF) dijadikan salah satu keutamaan PENGGERAK dengan memfokuskan kepada pengenalan Sistem Penilalan Prestasi Baru yang boleh mempermodenkan clan mempertingkatkan pemberian perkhidmatan awam atau civil service delivery yang berkesan terutama dalam memacu pertumbuhan ekonomi negara.

Justeru, Sistem Pengurusan Prestasi Baru yang akan dibmncangkan pada petang mi, melakar beberapa perubahan clan pembaharuan positif. Ianya akan menjana dan mengamalkan budaya berasaskan prestasi (performance-based culture) dalam Perkhidmatan Awam me!alui pengenalan konsep Petunjuk Utama Prestasi atau key performance indicators ( KPI). Bagi maksud tersebut, KPI

4

Li

telah dijadikan komponen baru yang menyumbang sejumlah 50 peratus atau weightage kepada keseluruhan penilalan prestasi penjawat awam.

Para hadirin dan hadirat sekalian,

Berdasarkan penganalisaan Borang Penilaian Prestasi sebelum mi, taburan gred (grade distribution) prestasi bagi pegawal/kakitangan bagi tahun 2016 menunjukkan bahawa 92.8 peratus daripada 55,144 orang warga perkhidmatan awam telah diberikan gred A dan B bagi penhlaian prestasi mereka. mi secara langsung menggambarkan bahawa tahap pernberian Perkhidmatan Awam kita adalah di tahap yang cemerlang atau sekurang-kurangnya di tahap sangat balk.

Perkara mi pernah peramba/saya kongsi di beberapa sessi bengkel awal mengenai sistem Penilaian Baru pada tahun lepas berasaskan penilalan prestasi tahun 2015. Persoalannya ialah adakah wajar Perkhidmatan Awam negara mi pada masa mi dikategorikan sedemikian. Secara ikhlas, pada pengamatan soya, secara ringkas, masih banyak penarnbahbaikan yang perlu dilaksanakan.

Oleh itu, dalam hasrat kita untuk mencapai kecemerlangan perkhidmatan awam, budaya prestasi atau performance culture perlu diterapkan secara menyeluruh dalam Perkhidmatan Awam. Dalam kata lain, budaya tersebut perlu diperkukuhkan di semua peringkat: ketua-ketua jabatan; pegawal-pegawal kanan; dan kakitangan bawa han.

V

5

Para badirin dan hadirat yang dihormati,

Peramba/saya mengambil makium bahawa sessi taklimat yang bermula pada hari mi hanyalah merupakan pembuka tiral atau Iangkah awal yang diambil oleh Jabatan Perdana Menteri melalui Jabatan Perkhidmatan Awam, kearah memperkenalkan sistem penilalan yang baru ml. Banyak lagi usaha dan kerja keras yang diperlukan bagi memberikan kefahaman yang mendalam bagi menjayakari inisiatif yang mencabar mi. mi termasuk latihan yang memberikan penekanan keatas fatsafah sistem penilaian prestasi; prosedur petaksanaan; tanggungjawab dan peranan pegawai penilai prestasi dan pegawai yang dinilal; temuduga/ temubual prestasi; penggunaan borang secara berkesan (teori dan latihan); dan sebagainya.

Aktiviti latihant dan pembangunan keupayaan adalah juga diperlukan untuk menyediakan kumpulan penilal prestasi yang berstatus pakar dan boleh pula menjadi pakar rujuk kepada sekumpulan penilai prestasi yang dapat dikategorikan pada tahap permulaan (beginners), dan rnereka yang belum begitu mahir.

Satu lagi faktor pentinig dalam kejayaan mana-mana sistem penilaian prestasi yang diguna pakai ialah aspek pelaksanaannya. Pelaksanaan yang tidak betul dan cekap akan mewujudkan persekitaran kerja yang tidak kondusif dan mi akan mempengaruhi komitmen pekerja terhadap pekerjaan rnereka.

Bagi tujuan itu, pegawai penilai terdiri daripada kumpulan pegawai atasan yang mempunyai hubungan

6

Iangsung dengan pekerja di bawah pengawasan masing-masing mestilah merniliki kelebihan dari segi ataw aspek pen g was a a n pen g eta h u an, kern a hi ra n, pen gala ma n, integriti dan hal-hal lain yang berkaitan dengan aspek kerja yang dilakukan.

Aspek-aspek utama adalah termasuk aktiviti clan sumbangan; kualiti kerja; pengetahuan clan kompetensi serta keberhasilan (result atau outcome) serta aspek-aspek disiplin clan integriti. Mereka juga perlu membiasakan din dengan amalan-amalan terbaik dalam membuat penilaian can sebararig basil penilaian perlulah disampaikan dengan lebih professional, adil, telus dan berhemah agar masalah ketidakpuasan terhadap keputusan yang dibuat tidak timbul.

Selain pengalaman can kemahiran kerja yang tinggi, ketua-ketua jabatan dan pegawai-pegawai kanan yang menjadi pegawai Penilai Prestasi perlu bekerjasama dengan Pegawai yang dinilai untuk merancang can menentukan aktiviti untuk mencapai sasaran kerja peningkat kementenian, jabatan can bahagian masing-masing. Aktiviti tersebut penlu diselaraskan dengan dasar, perancangan dan strategi organisasi serta piawaian yang ditetapkan yang realistik, spesifik dan dapat diukur dari segi kuantiti, kualiti, masa dan kos.

Seterusnya, Pegawal Penilai penlu berbincang dengan pekerja mengenai tahap kemajuan kerja yang dibeni dan mengadakan 'review' penilaian mengikutjangka masa yang ditetapkan sepanjang tahun. Penambahbaikan clan modifikasi akan dapat dilakukan tenhadap perancangan dan

7

I

strategi untuk rnemastikan sasaran kerja dapat dicapai. mi bermakna pemantauan, penyeliaan dan panduan kerja yang dilakukari oleh pekerja hendaklah dibuat secara berterusan, sistematik dan rapi, bukan sebaliknya Ionggar seperti melepaskan batuk di tangga sahaja.

Hadirin dan hadirat sekalian,

Dalam kesempatan mi, peramba/saya sekali lagi menyeru kepada semua Setiausaha-Setiausaha Tetap dan ketua-ketua jabatan untuk melaksanakan Sistem Pengurusan Prestasi Baru tersebut dengan penuh komitmen dan kepirnpinan yang tinggi bagi rnencapai matlamat-matlamat yang dihasratkan khususnya dalam mempertingkatkan budaya berasaskan prestasi (performanced-based culture) dalam Perkhidmatan Awam. Ke arab itu, Setlausaha-Setlausaha Tetap dan Ketua-Ketua Jabatan perlu mengambil 6 Iangkah persediaan penting seperti berikut:

1 - Memberi kefahaman yang mendalam kepada Pegawai dan Kakitangan mengenal Sistem Pengurusan Prestasi Baru tersebut mulai bulan mi sehingga Ia mula dikuatkuasakan pada lhb Oktober 2017 dengan mengadakan perbincangan mengenai Garispanduan Sistem Pengurusan Prestasi Baru Perkhidmatan Awam tersebut khususnya mengenai penggunaan KPI dan peranan pegawai-pegawai kanan yang akan menjadi Pegawai Penilai;

2 - Menyediakan key performance indicators (KPI) masing-masing yang akan digunapakai dalam sistem

8

tersebut secepat mungkin dan seterusnya memantau KPI bagi semua peringkat Pegawal dan Kakitangan di Kementerian dan Jabatan-Jabatan di bawahnya berasaskan kepada Visi, Misi dan Perancangan Strategik Kementerian/Jabatan masing-masing yang juga selaras dengan Vlsi dan Misi Wawasan 2035;

3 - Membuat pemantauan pencapalan basil (results) dengan rapi dan sistematik serta konsisten sebanyak dua (2) kali iaitu pada bulan Februari dan Jun di tahun berikutnya bagi membolehkan penilaian yang tepat dan komprehensif pada hujung tempoh masa penilaian dan seterusnya bagi memantau perkembangan Pegawal dan Kakitangan serta sebagal sebahagian daripada langkah penambahbaikan (corrective measures) di dalam membantu mencapai KPI yang telah ditetapkan;

4 - Mematuhi dan menepati had peratus kaedah 'adjusted bell curve' sepertimana yang digariskan dalam Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri bilangan 4/2017 tersebut;

5 - Melaksanakan proses moderation/calibration untuk dijalankan di peringkat organisasi setelah penilaian prestasi pegawai clan kakitangan selesai dijalankan di Kementerian masing-masing dengan matlamat untuk rnemastikan bahawa Pegawai Penilai akan menggunakan standard yang sama dalam mengukur dan menilai prestasi Pegawai yang dinilal khususnya dalam menggunapakai 'adjusted bell curve' yang

kehendaki mengikut peratus-peratus yang sudah ditetapkan;

Dan 6 iaitu yang terakhir - Menghadapkan laporan perkembangan perlaksanaan sistem ml setiap bulan November kepada Jabatan Perdana Menteri untuk mengetahul keberkesanan pelaksanaan sistem tersebut dan juga bagi tujuan pengumpulan data-data untuk kegunaan penganalisaan dan sebagainya yang boleh membantu Kerajaan membuat sebarang keputusan dasar di masa akan datang.

Hadirin hadirat yang dihormati sekalian,

Sebelum mengakhiri ucapan ml, sukacita peramba/saya merakamkan penghargaari kepada ahii-ahli Task Force yang telah bekerja keras sejak tahun lepas dalam membuat kajian clan seterusnya menghadapkan cadangan satu sistem prestasi yang bernilai tinggi yang merupakan satu mercu kejayaan perkhidmatan awam yang dapat dibanggakan. Ucapan terima kasih juga kepada sernua pihak yang telah berusaha keras dalam menganjurkan sessi taklimat pada harm ml clan esok. Hanya Allah Subhanahu Ta'ala saja yang niemberikan ganjaran pahala yang berlipat ganda keatas segala sumbangan yang d icu ra h ka n.

Sekian, Wabillahit Taufiq Walhidayah, Wassalamu'ataikum Warrahmatullahi Wabarkatuh.

iø1) OROR

10