jakub lesiński transformacja it poprzez projekty pti 2009
DESCRIPTION
Podejście do transformacji IT. Szanse i zagrożeniaTRANSCRIPT
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Agenda
• Wprowadzenie – Transformacje IT: typowe wyzwania
• Transformacja poprzez projekt – szanse?
– Typowe podejścia do transformacji IT
– Czy szkolenia wspierają transformację organizacji?
• Skuteczna realizacja transformacji w IT
WPROWADZENIE – TRANSFORMACJE IT: TYPOWE WYZWANIA
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Wprowadzenie
• Transformacja organizacyjna (w IT)
– Bardzo dobrze zbadana teoretycznie (teoretycznie wiemy jak to robić…) – istnieją dziesiątki prac na ten temat
– Istnieją liczne standardy (procesowe, narzędziowe) mające pomóc w realizacji takich projektów
– Istnieją liczne firmy wyspecjalizowane w dostarczaniu usług szkoleniowych w zakresie poszczególnych standardów oraz dysponujące know-how w obszarze IT Governance (ład informatyczny) oraz prowadzeniu projektów zmiany organizacji IT
– Transformacje IT były w ostatnich kilkunastu latach realizowane w bardzo wielu firmach (często wielokrotnie)
• Czemu więc – pomimo doświadczenia i wiedzy, dostępnego w firmach podlegających zmianie oraz na rynku dostawców usług doradczych i szkoleniowych - tak często i w tak wielu firmach percepcja zrealizowanej transformacji jest negatywna (a przynajmniej bez oznak entuzjazmu…)???
• A co więcej – czemu w ogóle chcemy zmieniać organizację IT?
• Aaa i co to właściwie jest Transformacja IT???
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Najważniejsze wyzwania
• Obniżenie kosztów funkcjonowania organizacji IT
• Podniesienie transparentności wydatków IT
• IT jako partner w biznesie i element rozwoju biznesu.
• Zwiększenie tempa realizacji projektów
• Retencja pracowników
• Rozwój pracowników
• Redukcje personelu
Ludzie
Procesy
Narzędzia
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Gdzie jesteśmy? Gdzie chcemy być? … i po co…
Wsparcie Użytkownika i administracja środowiskiem biurowym
Specjalizacja systemowa i administracja dedykowanymi systemami informatycznymi
System A
System B
System C
Podział na Rozwój i Utrzymanie IT
Specjalizacja w funkcjach rozwojowych i utrzymaniowych
Development Maintainance
Service Desk
SCM
SLM
IncM
PrbM
CapM
PMO (OPM3)
Prince2
PMBOK
Infrastruktura IT
Aplikacje IT
Zarządzanie Popytem i Podażą Usług IT
Rozdział na warstwy: popytową, aplikacyjną (usługową) i infrastrukturalną
TRANSFORMACJA POPRZEZ PROJEKT – SZANSE?
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Transformacja organizacji w reżimie projektu … szanse?
• Zdefiniowanie celów i wymagań dla zmiany oraz określenie miar sukcesu
– TAK, ale konieczna jest precyzyjna wizja celu po co chcemy
zmieniać organizację, jakie efekty chcemy osiągnąć i dlaczego jesteśmy pewni, że uzyskany efekt długoterminowo przełoży się na poprawę funkcjonowania organizacji (bo krótkoterminowo transformacja zawsze wpływa negatywnie na efektywność).
• Określenie harmonogramu realizacji zmiany, określenie dostarczanych produktów i czasu ich dostarczenia
– TAK, ale często oczekiwane są szybkie i spektakularne efekty (Quick-Wins), które (zwłaszcza w organizacjach wielokrotnie restrukturyzowanych) nie są proste ani oczywiste.
• Jasna struktura projektu pozwala na włączenie pracowników w proces zmiany, a budżet projektu (wewnętrzny i zewnętrzny) daje przejrzystość kosztów realizacji zmiany
– TAK, ale w wielu organizacjach koszty wewnętrzne nie są w ogóle mierzone. TOP Management nie oczekuje zaangażowania pracowników, a sami pracownicy często nie czują się komfortowo, jeśli wymaga się od nich realizacji zadań, w których są niepewni swoich kompetencji
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Co jest prawdziwym celem transformacji?
• Musimy zdawać sobie sprawę z rzeczywistych oczekiwań względem programu transformacyjnego.
• Jawne cele transformacji
– Wzrost jakości świadczonych usług IT
– Skrócenie czasu realizacji projektów i innych usług informatycznych
– Zwiększenie bezpieczeństwa informacyjnego
– Wzrost efektywności kosztowej
• Ukryte cele transformacji
– Show-off menadżera
– Cięcia kosztów i redukcje etatów
– Walki wewnętrzne i budowa PR (zwłaszcza po zmianie na kluczowych stanowiskach menadżerskich)
• Kluczowe jest zrozumienie ograniczeń organizacji i różnych elementów wpływających na potencjalne decyzje dotyczące realizacji zmiany np.:
– Spadek/wzrost kursu akcji,
– Chęć skokowej poprawy wyniku finansowego przed wejściem na giełdę,
– Polityka kadrowa,
– Uwarunkowania motywacyjne (zarówno systemowe [np. struktura MBO] jak i historyczne – dlaczego ludzie pracują akurat w tej organizacji)
– Uwarunkowania personalne
– Uwarunkowania właścicielskie (np. relacje pomiędzy podmiotami w grupie kapitałowej)
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Model zmiany: Virginia Satir
Rys. za Steven M. Smith Satir Change Model
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Oczekiwany harmonogram
• Rzeczywista zmiana kultury organizacyjnej trwa około 4-5 lat.
• Kadencja członka zarządu w Polsce (w wielu spółkach) trwa ok. 3 lata
• Okres ochronny dla menadżera w większości firm to 3-6 miesięcy
• Często uruchomienie transformacji poprzedza kilkumiesięczny audyt (bilans otwarcia) i zastanawianie się nad wizją/strategią działania.
• Kiedy projekt transformacyjny w końcu startuje - okres ochronny menadżera często dobiega właśnie końca
• Od transformacji oczekuje się więc często spektakularnych efektów na wczoraj
• Typowy okres, w którym top-management chce zobaczyć efekty zmian to około 2-3 miesiące
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Koszt transformacji
• Dla projektu transformacji brakuje często precyzyjnego Business Case, a jeśli nawet taki istnieje to zazwyczaj skupia się na zestawieniu ograniczenia kosztów (np. labour opex) z założeniem, że jakość świadczonych usług poprawi się lub co najmniej nie ulegnie zmianie (więcej za mniej)
• W większości organizacji (zwłaszcza większych) nie ma żadnego systemu pomiaru czasu pracy, a wiele z istniejących systemów pomiaru jest bardzo ogólnych i nieprecyzyjnych.
• W większości organizacji (zwłaszcza większych) nie ma wdrożonego i działającego modelu rozliczania usług wzajemnych, co dodatkowo utrudnia określenie efektywności kosztowej dla poszczególnych usług (a tym samym określenie policzalnego wpływu transformacji na kluczowe usługi)
• Koszty transfomacji są często niedoszacowane albo pomijane
• Korzyści płynące z transformacji są często wyolbrzymiane
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Typowe podejścia
• Strategia i wizja jest wymyślana często w bardzo wąskim gronie top-management (czasem ze wsparciem doradców)
• Bilans otwarcia oraz model docelowy są często realizowane ze wsparciem (lub przez) zewnętrznych doradców
• Za plan zmiany i jej wdrożenie najczęściej odpowiadają menadżerowie operacyjni
• Stabilizacja jest często pomijana i oczekiwane są rezultaty od razu po zakończeniu wdrożenia
• Modele teoretyczne bardzo często pomijają aspekt ludzki transformacji
• Modele proponowane są zależne od kompetencji dostawcy (np. dostawcy narzędzi rekomendują narzędzia jako rozwiązanie problemów organizacji
Strategia i Wizja
Bilans Otwarcia
(CSA)
Model docelowy (TO-
BE)
Plan zmiany (Transition)
Wdrożenie zmiany
Stabilizacja
Efektywność IT
Procesy
Architektura IT
IT Governance
Struktura Organizacyjna
Automatyzacja pracy
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Szkolenia jako element transformacji
• Organizacja skupia się często na przebudowie procesów (doradcy) lub nowych narzędziach (szkolenia)
• Czasami można spotkać podejście zakładające zaadresowanie czynnika ludzkiego poprzez szkolenia
– Świetny jest ten ITIL (Prince2, PMBOK, COBIT itd.). To przeszkólmy z tego ludzi, a po takim szkoleniu i certyfikacji oni będą świetnymi menadżerami (kierownikami projektów, pracownikami itd.)
• Szkolenia mogą być tylko uzupełnieniem procesu wdrożenia zmiany, ale nie zastąpią samej zmiany.
• Nieskuteczne są szkolenia bez :
– Odpowiedniej motywacji pracowników (woli uczenia i rozumienia sensu przekazywanej wiedzy)
– Akceptacji metod działania przedstawianych na szkoleniu i woli używania ich w realnej działalności operacyjnej
– Dostarczenia przez organizację narzędzi umożliwiających realizację nabytych na szkoleniu umiejętności w praktyce
– Wyboru szkolenia, którego zakres nie odbiega zdecydowanie od ograniczeń organizacyjnych w procesach będących wynikiem transformacji
– Uczyli mnie cztery dni jak robić diagram sieciowy projektu na karteczkach post-it, ale ja przecież używam MS Project, który nie ma użytecznej funkcjonalności diagramu sieciowego. Więc i tak harmonogram robię na widoku wykresu Gantt-a
Narzędzia
SKUTECZNA REALIZACJA TRANSFORMACJI IT
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Czy powołanie projektu jest konieczne?
• Powołanie projektu nie jest konieczne, ale bardzo pomoże w sprawnym przeprowadzeniu zmiany
• Niezbędna jest precyzyjna (i szczera!) diagnoza celów, motywacji i oczekiwań oraz zdefiniowanie kryteriów w stosunku do których sukces/porażka transformacji będzie oceniana.
• Skuteczna transformacja skupia się przede wszystkim na zespole pracowników, którzy będą realizować zadania w nowej rzeczywistości, a w mniejszym stopniu na procesie i narzędziach
Kluczowa dla całego projektu zmiany jest trafna diagnoza potencjalnych przyczyn oporu wobec niego. W jej trakcie warto z dystansem spojrzeć na przyjęte na etapie formułowania wizji i strategii założenia, a hipotezy potwierdzać
Pracownicy z obszaru utrzymania są niechętni zmianom, a ci z obszaru rozwoju aplikacji entuzjastycznie do nich nastawieni. Dodatkowo mamy problem z kierownikami – w nowej organizacji będzie ich znacznie mniej niż do tej pory, co spowoduje odejścia najlepszych ludzi i spadek motywacji ich obecnych podwładnych
Procesy
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Projekt transformacji IT rządzi się tymi samymi prawami co projekt IT…
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Zakres
• Określenie celów i zakresu transformacji oraz zarządzanie zmianą tego zakresu jest kluczowe dla powodzenia projektu.
• Najczęściej tego rodzaju projektu są oceniane z punktu widzenia odczuwanej satysfakcji interesariuszy oraz realizacji kilku twardych miar (najczęściej w wymiarze kosztowym)
• Zmiany są wpisane w projekty transformacyjne. Pierwotnie planowany zakres może różnić się o ok. 20-75% od pierwotnie planowanego.
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Harmonogram
• Warto realnie ocenić działania i ich przewidywany czas trwania. Pamiętajmy, że liderzy zmian (zwłaszcza na poziomie zarządu) mogą zazwyczaj poświęcić temu projektowi nie więcej niż 30-40% czasu, a zdarzają się okresy, kiedy poświęcają mu 5-10% czasu lub wcale.
• Organizacja często oczekuje sukcesów zdecydowanie szybciej niż po roku – komunikujmy produkty projektu po każdej fazie, a w niektórych organizacjach nawet częściej po ich ukończeniu.
• Kluczowy dla organizacji jest moment wdrożenia nowych procesów/organizacji określenia tej właśnie daty
oczekują najczęściej interesariusze. Natomiast nie można utożsamiać tej daty z osiągnięciem przez organizację poprawionych wyników (np. KPI)
Wejście do
organizacji
3-4 tyg
Budowa Wizji/Str
ategii
3-5 tyg
Bilans Otwarcia
(CSA)
6-8 tyg.
Model docelowy (TO-
BE)
6-18 tyg.
Plan wdrożeni
a (transiti
on)
3-6 tyg.
Wdrożenie
6-18 tyg.
Stabilizacja
22-30 tyg.
12-17 tygodni
Ocena sytuacji
9-24 tygodnie
Plan działań
28-48 tygodni
Organizacja działająca w nowym modelu
50-90 tygodni trwa cały proces (od roku do roku i 9 miesięcy) – nie licząc stabilizacji proces trwa ok.. 6,5-15,5 miesiąca
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Budżet
• Transformację wykonamy własnymi siłami i nie będzie nas nic kosztować…
• Niezależnie od decyzji o składzie zespołu realizującego poszczególne elementy procesu transformacji – czy korzystamy z usług dostawców zewnętrznych, czy też nie – prędzej czy później zadane zostanie pytanie „a ile to wszystko nas kosztuje i czy zyski przewyższają koszty…”
• Zespół wewnętrzny oddelegowany do realizacji transformacji nie jest w stanie realizować dotychczasowych zadań operacyjnych. A to oznacza problemy albo dla projektu transformacyjnego albo dla produktów dostarczanych przez organizację
• Konieczny jest pomiar czasu pracy i budżet zasobowy na projekt, nawet jeśli w kulturze organizacji takie budżety nie były dotychczas stosowane
• Określenie budżetu na projekt transformacyjny, a potem jego skuteczne monitorowanie i zarządzanie zmianą stanowi jeden z kluczowych czynników sukcesu…
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Integracja w zarządzaniu projektem transformacyjnym
• Wszystko jest możliwe i łatwe. Zwłaszcza z punktu widzenia osób, które nie odpowiadają za realizację…
• Skuteczna realizacja transformacji wymaga integracji różnego rodzaju zasobów. Istnieje tendencja do delegowania łatwych elementów zmiany na osoby nieprzygotowane do ich realizacji np.:
– Komunikacja
– Regulaminy organizacyjne
– Konstrukcja struktur organizacyjnych
• Stosowane narzędzia pozostają nadal narzędziami – czyli ich nieprawidłowe użycie nie przynosi spodziewanych efektów. Często niektóre rozwiązania są traktowane jak magiczne, czyli zapewniające sukces automatycznie np.:
– Narzędzia komunikacyjne (email, newsletter, warsztat lub grupa focusowa, roadshow itp.)
– Narzędzia informatyczne (systemy wspierające zarządzanie – zarządzanie projektami, CMDB, zarządzanie incydentami itp.)
– Narzędzia HR (systemy motywacyjne, ścieżki karier, modele kompetencyjne itp.)
– Narzędzia procesowe (BPM, SixSigma, PMBOK, BABOK, ISO, ITIL, COBIT, CMMI itp.)
Transformacje IT poprzez projekty: najlepsze praktyki
Jakub Lesiński, Carrywater Consulting
Dziękuję za uwagę
A jak proces transformacji IT wygląda Państwa zdaniem?
Jakub Lesiński
Carrywater Consulting
email: [email protected]
tel. kom. (+48) 512 482 267