Elektroniczne kontrole podatkowe w Twojej firmie Poradnik dla przedsiębiorców

Spis treści

Od lipca 2016 roku fiskus będzie przeprowadzał kontrole podatkowe w oparciu o przekazywane przez przedsiębiorców dane elektroniczne. Dane te muszą być przygotowane w konkretnym, z góry określonym standardzie tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Czym jest JPK i jaki ma związek z e-kontrolami?

Jak przygotować się do elektronicznych kontroli podatkowych?

Dlaczego warto wdrożyć JPK w firmie?

Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedzi w naszym poradniku.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Dlaczego JPK jest wprowadzany w Polsce?

Jak będzie przebiegać e-kontrola z użyciem JPK?

Jak przygotować firmę do e-kontroli?

Jak sprawdzić poprawność informacji w JPK?

Czym jest Sage e-Audytor?

Co Twoja firma zyska dzięki JPK?

Naszym zdaniem

Tło prawne

Najczęściej zadawane pytania

3

4

5

6

7

7

8

9

9

10

Wszystko, co musisz wiedzieć o e-kontrolach i jednolitym pliku kontrolnym, zebrane

w jednym miejscu.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

JPK to określony przez Ministra Finansów format danych elektronicznych, zgodny ze standardem opracowanym przez OECD, dokumentujący transakcje i operacje finansowe podatnika. Resort finansów zdecydował się wprowadzić 7 wyodrębnionych struktur logicznych JPK, dzięki którym możliwa będzie szybka weryfikacja spójności i zgodności danych w obszarach przepływu finansów w przedsiębiorstwie.

7 struktur JPK obejmuje obszary:

• ksiąg rachunkowych,• wyciągów bankowych,• magazynów,• ewidencji zakupu i sprzedaży VAT,• faktur VAT,• Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,• ewidencji przychodów.

W przypadku wezwania do kontroli przedsiębiorca będzie zobowiązany do przekazania fiskusowi plików z zachowaniem struktur logicznych JPK. W praktyce oznacza to, że po wejściu w życie przepisów o JPK (1 lipca 2016), systemy informatyczne przedsiębiorców muszą mieć możliwość wygenerowania plików we właściwym formacie, za okres wskazany do kontroli.

Skuteczność działań fiskusa będzie wynikać z szerszych możliwości wglądu w dane podatnika. JPK obejmuje nie tylko rozliczanie VAT, lecz także inne podatki oraz wszelkie zapisy w księgach rachunkowych, magazynach, wyciągach bankowych i ewidencji przychodów.

3

Dlaczego JPK jest wprowadzany w Polsce?

Inicjatywa rządu zmierza do wdrożenia ogólnokrajowego, obowiązującego wszystkie przedsiębiorstwa standardu, w jakim podatnicy mają przekazywać do organów skarbowych informacje elektroniczne. To jeden z elementów strategii uszczelniania systemu podatkowego i przeciwdziałania wyłudzeniom podatków, głównie VAT.

JPK pozwoli organom skarbowym efektywnie działać. Fiskus zyska potężne narzędzie do szybkiego wykrywania nadużyć i niezgodności w rozliczeniach podatkowych. Będzie m.in. wykorzystywał mechanizmy automatycznej identyfikacji niezgodności w danych księgowych i handlowych podatnika, a także współpracujących z nim kontrahentów. Należy się spodziewać, że kontrole podatkowe będą nie tylko bardzo skuteczne, ale również przeprowadzane znacznie szybciej niż obecnie. W konsekwencji urzędy będą mogły w ciągu roku podjąć o wiele więcej czynności sprawdzających.

Rząd szacuje, że obecne uszczuplenia w budżecie z tytułu nadużyć, unikania opodatkowania i wyłudzeń podatków wynoszą ponad 50 miliardów złotych. Według prognoz, wprowadzenie JPK pozwoli w kilka lat zniwelować tę lukę o ok. 15 miliardów złotych.

Nasze rozwiązania są cenione przez użytkowników oraz ośrodki edukacyjne. Eksperci Sage oferują wsparcie i pomoc na każdym etapie rozwoju firmy, aby ułatwić im skuteczne prowadzenie biznesu i zapewnić przestrzeń do osiągania sukcesów.

• Do elektronicznych kontroli skarbowych przedsiębiorcy będą przekazywać dane wyłącznie w standardzie JPK

• E-kontrole będą skuteczniejsze i będą zajmowały znacznie mniej czasu niż obecnie

• Po wdrożeniu JPK liczba kontroli fiskusa może wzrosnąć

JPK będzie wykorzystywany w postępowaniu podatkowym, kontrolach i czynnościach sprawdzających w tym w tzw. kontrolach krzyżowych obejmujących kontrahentów podatnika.

4

Jak będzie przebiegać e-kontrola z użyciem JPK?

Zakres weryfikacji przy użyciu JPK

• spójność danych w wybranej strukturze raportowej (np. czy dane indywidualnych transakcji sumują się w wartości zbiorcze, czy naliczenia podatków dla poszczególnych stawek są poprawne, czy dane w pliku odzwierciedlają rzeczywiste zapisy w księgach i dowodach księgowych),

• zgodność danych między strukturami (np. czy daty i kwoty otrzymanych faktur VAT są zgodne z ich datami i kwotami w rejestrze VAT),

• poprawność deklaracji podatkowych i faktycznie wpłaconych zaliczek w odniesieniu do danych zawartych w plikach kontrolnych,

• zgodność i komplementarność danych współpracujących z podatnikiem kontrahentów, tzw. kontrole krzyżowe badające zgodność danych u kilku podmiotów gospodarczych (np. zgodność danych podmiotu odliczającego VAT z wystawcą faktury),

• poprawność działania systemów informatycznych.

Dzięki zastosowaniu wyodrębnionych struktur JPK fiskus będzie mógł zweryfikować:

Podstawowe testy kontrolne fiskusa będą polegały na weryfikacji wymogów formalnych dla ksiąg (kolejność numeracji, luki i duplikaty zapisów). Będą też prowadzone tzw. testy rzeczywiste, jak np. weryfikacja związku przychodów z kosztami ich uzyskania, ciągłości stosowania zasad rachunkowości (np. zasad wyceny aktywów metodą FIFO, LIFO), prawidłowości stosowania stawek VAT itp.

Resort przewiduje wykonywanie testów prawidłowości struktury plików i poprawności zawartych w nich danych przed przekazaniem JPK do kontroli.

Wyznaczy osobę odpowiedzialną za wyłączne kontakty z organem kontrolującym. Wskazane jest, by osoba ta miała odpowiednie kompetencje i wiedzę z zakresu finansów i księgowości oraz sposobu organizacji działalności biznesowej w Twojej firmie.

Otrzymasz wezwanie do kontroli, ze wskazaniem zakresu dat oraz struktur JPK do przygotowania.

Będziesz mieć kilka dni na wygenerowanie żądanego JPK.

Przekażesz JPK organowi skarbowemu (przez środek komunikacji elektronicznej

lub na nośniku).

Urząd przeprowadzi kontrolę w oparciu o dostarczone pliki.

Otrzymasz od urzędu skarbowego protokół z kontroli wraz z wnioskami

z przeprowadzonych czynności.

5

Jak przygotować firmę do e-kontroli?

Pamiętaj, że JPK nie jest kwestią jedynie księgową. Równie ważnym, o ile nie ważniejszym elementem, jest prawidłowe przygotowanie firmy do elektronicznych kontroli podatkowych od strony biznesu. Nie zostawiaj więc tego na ostatnią chwilę. Już teraz zrób audyt wewnętrznych procesów i systemów pod kątem JPK. Optymalnym rozwiązaniem jest ujednolicenie posiadanego w firmie oprogramowania oraz odpowiednie przemodelowanie procesów biznesowych. Wówczas wdrożenie JPK będzie jedynie formalnością.

Spełnienie wymagań e-kontroli wiąże się także z koniecznością dodania do użytkowanego oprogramowania funkcjonalności generowania plików w zdefiniowanych strukturach JPK.

Funkcjonalność JPK zostanie zapewniona w ramach standardu najnowszych wersji oprogramowania Sage. Jeżeli jednak użytkujesz starsze wersje naszych systemów, powinieneś wcześniej zaktualizować je do wersji obecnie oferowanej.

Duże firmy muszą być gotowe do e-kontroli do 1 lipca 2016 r. Od tego dnia będą obowiązkowo raportować jedną ze struktur (JPK_VAT) do 25 dnia każdego miesiąca. Na małe i średnie firmy obowiązek ten spadnie od dnia 1 stycznia 2017 r. Od 1 lipca 2018 r. firmy sektora MSP będą raportować pozostałe struktury JPK na wezwanie urzędu skarbowego. Warto jednak już teraz zadbać o przygotowanie do JPK, ponieważ kontrola realizowana w trybie tradycyjnym jest czasochłonna i niepotrzebnie obciąża pracowników. Wyposażenie firmy w aktualną wersję oprogramowania z funkcją Jednolitego Pliku Kontrolnego przed wymaganym terminem jest po prostu opłacalne. Dzięki temu przejdziesz całą procedurę kontroli szybko i sprawnie, oszczędzając przy tym sporo czasu sobie i swoim pracownikom.

Jako producent rozwiązań wspomagających zarządzanie zapewniamy:

• przegląd Twojego oprogramowania pod kątem typu użytkowanej wersji oraz zawartości danych wymaganych w strukturach JPK,

• powiązanie funkcjonalności raportujących w oprogramowaniu ze strukturami JPK (księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów),

• aktualizację oprogramowania do wersji generującej JPK,• spójność generowanych plików kontrolnych zgodnie z wymogami fiskusa –

na poziomie struktur, między strukturami oraz między oprogramowaniem a danymi zawartymi w JPK.

6

Z nami będziesz gotowy na czas

Jak sprawdzić poprawność informacji w JPK?

Czym jest Sage e-Audytor?

Struktury JPK zawierają ponad 360 pól, które muszą być obowiązkowo wypełnione oraz 190 pól wypełnianych opcjonalnie. Wygenerowany plik kontrolny ma skomplikowaną strukturę, która (nawet po udanym otworzeniu) jest niemal niemożliwa do samodzielnej analizy. To sprawia, że po wygenerowaniu JPK przedsiębiorca traci kontrolę nad danymi przekazywanymi organom podatkowym. W pliku mogą bowiem znaleźć się błędy, zarówno natury technologicznej, jak i wskazania na nieumyślne nieprawidłowości w księgach podatkowych. W takiej sytuacji podatnik jest narażony na sankcje karno-skarbowe.

Dlatego po wygenerowaniu pliku, a jeszcze przed przekazaniem go do kontroli warto sprawdzić go pod kątem kompletności danych oraz poprawności merytorycznej. Do tego celu najlepiej nadaje się internetowa platforma umożliwiające weryfikowanie poprawności danych wygenerowanych w plikach JPK - Sage e-Audytor.

Sage e-Audytor łączy techniczne narzędzie umożliwiające przetworzenie wygenerowanego pliku JPK w postaci .xml z usługą weryfikowania poprawności informacji w nim zawartych. Umożliwia nie tylko odczytanie i zrozumienie wygenerowanego pliku JPK, ale także zidentyfikowanie pomyłek, błędów oraz obszarów ryzyka podatkowego.

Zalogowanie się do platformy Sage e-Audytor otworzy przed Tobą możliwość skorzystania z kilku poziomów dostępu (w zależności od potrzeb). Możesz dokonać walidacji wygenerowanego wcześniej pliku JPK, dzięki czemu ograniczysz ryzyko wysłania do e-kontroli danych zawierających błędy, luki lub pomyłki minimalizując tym samym prawdopodobieństwo odpowiedzialności karno-skarbowej. Zyskasz ponadto możliwość uporządkowania informacji podatkowych oraz dokonania walidacji i przetestowania poprawności merytorycznej wygenerowanych plików JPK.

Pakiet „sprawdź e-Audytora”Umożliwia założenie konta, zweryfikowanie jednorazowo JPK za darmo i sprawdzenie jak działa Sage e-Audytor.

Pakiet BasicPozwala zweryfikować pliki JPK i sprawdzić czy są wolne od błędów.

Pakiet PremiumUmożliwia weryfikację plików JPK i sprawdzenie na czym polegają błędy danych w plikach i pomiędzy nimi.

Pakiet PwCPłatny pakiet wsparcia i konsultacji realizowanych przez firmę PwC.

Pakiety są oferowane w postaci rocznej subskrypcji. W ramach Pakietu użytkownik ma możliwość nieograniczoną ilość razy weryfikować pliki JPK, zakupione w ramach danej firmy.

7

Co Twoja firma zyska dzięki JPK?

Kontrole podatkowe będą mniej uciążliwe

Procedura kontroli zostanie skrócona do niezbędnego minimum, ponieważ ograniczy się do wygenerowania elektronicznego pliku z danymi i przekazania go organom skarbowym.

Automatyzacja kontroli

Generowanie JPK to czynność wykonywana automatycznie przez systemy obsługujące procesy biznesowe firmy. Właściwe przygotowanie JPK pozwoli bardzo szybko przejść przez cały proces kontroli.

Znaczne oszczędności firmy w przypadku kontroli

JPK w połączeniu z komunikacją elektroniczną wyeliminuje z praktyki skarbowej wizyty urzędników w siedzibach firm oraz długotrwałe i żmudne weryfikacje ksiąg i dokumentacji przy asyście pracowników firmy. Cały ciężar kontroli zostanie przeniesiony na organy skarbowe, dzięki czemu pracownicy nie będą odciągani od codziennych obowiązków.

Lepsze warunki dla uczciwej konkurencji

JPK pozwoli eliminować nadużycia i wyłudzenia podatkowe. Skuteczniejsze zwalczanie przypadków działania poza granicami prawa przyczyni się do stworzenia lepszych warunków dla prowadzenia uczciwej konkurencji.

8

Tło prawne

Jednolity Plik Kontrolny wdrażany jest w Polsce na podstawie ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, poprzez dodanie art. 193a do zmienianej ustawy: „Art. 193a. §1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w §2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.

• Obowiązkiem raportowania w formacie JPK od 1 lipca 2016 objęci są duzi przedsiębiorcy (definicja została określona w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

• Mali i średni przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy zmienianej w art. 12, w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (JPK) – art. 29 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw.

• Definicja małych i średnich przedsiębiorców jest zawarta w art. 105 i 106 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2013, poz. 672):

Mały przedsiębiorca – co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót ze sprzedaży nie przekraczający 10 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły 10 mln euro.

Średni przedsiębiorca – co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro.

Naszym zdaniem

Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego to zmiana, której skalę można porównać do zmian w VAT z 2010 r. Dotyczy wszystkich przedsiębiorców i jest – pomimo okresu przejściowego – nieuchronna.

Pamiętajmy, że transparentność dostarczanych fiskusowi danych zwiększy efektywność skarbówki. Jest więc wielce prawdopodobne, że w skali kraju statystycznie może być prowadzonych więcej kontroli. Rządową inicjatywę JPK należy jednak oceniać pozytywnie – kontrole realizowane będą zdalnie i szybko, przez co przestaną być takim obciążeniem dla firm. Jeśli w dokumentach i księgach rachunkowych wszystko będzie się zgadzać, przedsiębiorcy powinni odetchnąć z ulgą, gdyż JPK powinien poprawić doświadczenia w relacjach z fiskusem. Tym bardziej warto jak najszybciej zadbać o odpowiednie oprogramowanie, które zapewni prawidłowość i zgodność rozliczeń firmowych.

Nasze doświadczenia z wdrażania JPK w innych krajach Europy dowodzą, że tego typu inicjatywy sprawdzają się w praktyce. Luka podatkowa ulega zmniejszeniu, a standardy prowadzenia działalności gospodarczej poprawiają się, ponieważ państwo jest skuteczne w eliminowaniu nieuczciwych praktyk i opiera się na przejrzystych zasadach postępowania skarbowego.

Oczywiście, koszt dostosowania się do nowych przepisów muszą ponieść wszyscy przedsiębiorcy. Wydaje się jednak, że jest to jedyny poważny minus tych zmian, który na pewno równoważy fakt, że po wdrożeniu JPK, firmy będą bardzo sprawnie przechodzić przez proces kontroli.

Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage

9

• Czy w przypadku kontroli wszystkie struktury są obowiązkowe do wypełnienia? Wszystkie zdefiniowane struktury JPK należy implementować do oprogramowania, natomiast w trakcie postępowania lub kontroli podatkowej to urzędnik określa zakres danych, które należy wygenerować.

• Czy dane przekazywane organom skarbowym będą bezpieczne? Wszystkie dane gromadzone w postępowaniach kontrolnych podlegają tajemnicy skarbowej oraz regułom wynikających z ochrony danych osobowych. Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, dla danych podatników zostaną zastosowane wszystkie rozwiązania techniczne i organizacyjne stosowane dotychczas dla dowodów i deklaracji składanych drogą elektroniczną.

Najczęściej zadawane pytania

• Czy JPK będzie dotyczył danych z ubiegłych okresów? Co do zasady elektroniczne kontrole mają dotyczyć okresów od 1 lipca 2016 r. (na podstawie art. 193a znowelizowanej Ordynacji podatkowej). Interpretując ten zapis , możemy sądzić, iż podatnicy nie będą proszeni o raportowane za pomocą JPK danych sprzed 1 lipca 2016 r.

• Czy JPK pozwala także na kontrole transgraniczne danych? Administracja podatkowa będzie kontrolowała podmioty zarejestrowane na terytorium RP.

• W jaki sposób będą generowane JPK? Dzięki nowej funkcjonalności oprogramowania Sage JPK będą automatycznie generowane na komputerze przedsiębiorstwa.

• Czy pliki będą wysyłane do organów skarbowych automatycznie czy zapiszą się lokalnie i trzeba je będzie wysłać ręcznie, np. mailem? JPK podatnicy będą przekazywali organom skarbowym na nośnikach (np. USB) lub będą przesyłali bezpośrednio na serwer lub platformę Ministerstwa Finansów. Obecnie przepisy nie przewidują możliwości wysyłania JPK pocztą elektroniczną. Urzędnicy nie będą też mieli zdalnego dostępu do danych w księgach podatkowych czy dokumentów podatnika.

• Czy od 1 lipca biura rachunkowe mają mieć możliwość generowania JPK (bez względu na wielkość obsługiwanych podatników)? Biura rachunkowe muszą mieć możliwość generowania JPK w odniesieniu do tych klientów, którzy zostali objęci obowiązkiem raportowania w formacie JPK. Mogą też wyposażyć swoje oprogramowanie w funkcjonalność JPK dla pozostałych podatników, jeśli zdecydowali się na przekazywanie danych do organów skarbowych w tej właśnie formie. Choć nie ma ustawowego obowiązku w odniesieniu do biur rachunkowych, by raportowały dane w formacie JPK, stosowanie tego standardu może znacznie przyspieszyć procesy kontroli podatkowej, co zwiększa przewagę konkurencyjną biur.

• Czy paragony z kas fiskalnych będą ujęte w strukturach JPK? Obecnie zdefiniowane struktury JPK nie dotyczą kas fiskalnych. Ministerstwo Finansów zakomunikowało, że będzie prowadziło prace w tym zakresie, by w przyszłości takie struktury dodano do obecnej listy.

Masz pytania odnośnie JPK?zadzwoń 22 417 93 01

napisz e-kontrole@sage.com.plodwiedź www.sage.com.pl/e-kontrole

10