LOS INDICADORES EN LA GESTIÓN

“Si usted no puede medirlo, no puede controlarlo. Y si usted no puede controlarlo, no puede manejarlo”

Dr. H. J. Harrington

TABLERO DE MANDO

POR QUÉ MEDIR?

• Comprender lo que ocurre.

• Evaluar la necesidad de cambio.

• Garantizar que se obtengan resultados positivos.

• Corregir las situaciones que se salen de control.

• Establecer prioridades.

POR QUÉ MEDIR?

• Decidir cuándo aumentar responsabilidades.

• Determinar cuándo debe darse entrenamiento adicional.

• Planear para satisfacer las expectativas de los clientes.

• Proporcionar programas realistas.

DÓNDE MEDIR?

Medir solo el resultado no permite retroalimentar oportunamente el proceso

Se deben establecer puntos de medida que permitan hacer una retroalimentación:

INMEDIATA

OPORTUNA

PERTINENTE

CUÁNDO MEDIR?

En la medida en que se vayan desarrollando las actividades

Posponer las mediciones contribuye a que se comentan errores adicionales

QUÉ MEDIR?

EFICACIA

EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

ADAPTABILIDAD

A QUIEN MEDIR?

Todo trabajo puede y debe evaluarse

Establecer indicadores es una manera de señalar qué es lo importante

Qué es importante para los clientes?

Qué es significativo para sus empleados?

Qué es justo para sus proveedores?

QUIEN DEBE MEDIR?

Quien mejor puede hacer las mediciones es la persona que realiza la actividad. En caso de resultados en contra significativos puede ser útil una revisión compartida, cruzada. En última instancia podría hacer la medición alguien ajeno al proceso. Sea quien sea, debe tener buen entrenamiento y usar criterios objetivos y documentados para hacer la evaluación.

QUIEN DEBE RETROALIMENTAR?

La persona que recibe los productos (outputs) de la actividad realizada

Es importante enseñar primero la manera adecuada de brindar retroalimentación

TIPOS DE MEDICIÓN

CUALITATIVA

•Atributos

CUANTITATIVA

•Variables

BALANCED SCORECARD

FINANCIERA APRENDIZAJE

ORGANIZACIONAL

CLIENTE INTERNA

BSC - PERSPECTIVA FINANCIERA

• RENTABILIDAD

• CRECIMIENTO

• VALOR DEL ACCIONISTA

BSC - CLIENTE

• TIEMPO

• CALIDAD

• DESEMPEÑO Y SERVICIO DEL PRODUCTO

• COSTO DE PROPIEDAD

BSC - INTERNA

• TIEMPO DEL CICLO

• CALIDAD

• PRODUCTIVIDAD

BSC - INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL

• INNOVACIÓN DE MERCADO

• APRENDIZAJE Y MEJORA OPERACIONAL CONTINUA

• ACTIVOS INTELECTUALES

GESTIÓN FINANCIERA

DEFINICIÓN

Actividad que consiste en tomar las cifras de los estados financieros de una empresa, junto con información básica de tipo cualitativo para obtener:

Información financiera

Conclusiones

Fortalezas / Debilidades

Acciones de mejoramiento

TAMAÑO DE LA EMPRESA

Categoría No. empleados Valor de los activos totales

(SMMLV)

Micro Hasta 10 Hasta 500

Pequeña Entre 11 y 50 Entre 501 y 5.000

Mediana Entre 51 y 200 Entre 5.000 y 15.000

Las ventas y las utilidades ayudan a medir la gestión empresarial, más no permiten establecer relación de tamaño.

Según la Ley 590 de 2000 prima el valor de los activos

ESTADOS FINANCIEROS

El objetivo principal de los estados financieros es mostrar un informe periódico acerca de la

situación de la empresa Los datos registrados provienen de la

información contable

Hay normas y convenciones que establecen procedimientos y supuestos de aplicación

general

Sin embargo, el juicio personal de quienes preparan la información agrega elementos

importantes

CLASIFICACIÓN

DECRETO 2649 / 1993

DE PROPOSITO GENERAL

Básicos

Balance General

Estado de resultados

Estado de cambios en el patrimonio

Estado de cambios en la situación financiera

Estado de flujos de efectivo

DE PROPOSITO ESPECIAL

BALANCE GENERAL

Declaración resumida de la situación financiera de la empresa en un

momento dado

Otros nombres:

-Estado de situación financiera

-Estado de inversiones

-Estado de recursos y obligaciones

-Estado de activo, pasivo y capital

PASIVO

PATRIMONIO ACTIVO

Es de carácter estático, no acumulativo

ESTRUCTURA BÁSICA

ACTIVOS CORRIENTES

ACTIVOS FIJOS

PASIVOS CORRIENTES

PASIVOS DE LARGO PLAZO

PATRIMONIO OTROS ACTIVOS

PLAN ÚNICO DE CUENTAS - CLASES

CUENTAS DEL BALANCE

Activo

•Disponible

• Inversiones

•Deudores

• Inventarios

•Propiedad, planta y equipo

• Intangibles

•Diferidos

•Otros activos

•Valorizaciones

Pasivo

•Obligaciones financieras

•Proveedores

•Cuentas por pagar

• Impuestos, gravámenes y tasas

•Obligaciones laborales

•Pasivos estimados y provisiones

•Diferidos

•Otros pasivos

•Bonos y papeles comerciales

Patrimonio

•Capital social

•Superávit de capital

•Reservas

•Revalorización del patrimonio

•Dividendos o participaciones

•Resultados del ejercicio

•Resultados de ejercicios anteriores

•Superávit por valorizaciones

ESTADO DE RESULTADOS

Resumen financiero de los resultados de las operaciones de la

empresa durante un período determinado

Otros nombres:

-Estado de rentas y gastos

-Estado de ingresos y egresos

-Estado de ganancias y pérdidas

-Estado de utilidades

-PyG / GyP

INGRESOS

EGRESOS

RESULTADOS

Es de carácter dinámico, acumulativo

ESTRUCTURA BÁSICA

VENTAS TOTALES

COSTO DE VENTAS

UTILIDAD BRUTA

GASTOS OPERATIVOS

UTILIDAD OPERATIVA

GASTOS FINANCIEROS

UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS

IMPUESTOS

UTILIDAD NETA DESPUES DE IMPUESTOS

DIVIDENDOS PREFERENTES

UTILIDAD DISPONIBLE PARA ACCIONISTAS

PLAN ÚNICO DE CUENTAS - CLASES

CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

Ingresos

• Operacionales

• No operacionales

Gastos

• Operacionales de administración

• Operacionales de ventas

• No operacionales

• Impuesto de renta y complementarios

• Ganancias y pérdidas

Costos de ventas

• Costo de ventas y de prestación de servicios

• Compras

IMPORTANTE

• Deben ser sencillos y resumidos, enfatizando operación.

• El activo es corriente, fijo y otros activos.

• El pasivo es corriente, de largo plazo y patrimonio.

• Hay que llamar la atención sobre cuentas que representen más del 5% o 10% del activo total de la empresa.

• La exactitud de los plazos es clave.

• Se debe tener un criterio conservador a este respecto.

COMPOSICIONES TÍPICAS

CUENTA CCIALIZ. MANUFACT. SERVICIOS AGROP. BANCOS COOP.

DISPONIBLE 5% - 10% 10% - 20%

INVERSIONES 15% - 25% 10% - 15%

CLIENTES 20% - 30% 20% - 40% 30% - 50% 50% - 70% 50% - 70%

INVENTARIOS 20% - 40% 20% - 40% 5% - 10% 20% - 40%

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

10% - 30% 30% - 50% 10% - 30% 40% - 70%

ING. REC. X ANTICIPADO

OTROS ACTIVOS

APALANCAMIENTO FINANCIERO

Relación que existe entre el activo total y el patrimonio de una empresa.

DISMINUIR PATRIMONIO

• Recompra de acciones

• Distribución de dividendos

SUBIR ENDEUDAMIENTO

• Incrementar crédito con proveedores

• Adquisición de nuevos préstamos

• Incremento de plazos

TOMAR DEUDA?

COMPAÑÍA ACTIVO PATRIMONIO PASIVO GASTOS FCIEROS UTILIDAD BRUTA UTILIDAD NETA ROA ROE

A 1.000 1.000 0 0 200 200 20,0% 20,0%

B 1.000 500 500 50 200 150 15,0% 30,0%

ROA – Rentabilidad sobre Activo ROE – Rentabilidad sobre Patrimonio

Activos

NetaUtilidadROA

_

Patrimonio

NetaUtilidadROE

_

COMPOSICIÓN DE LA DEUDA

ACTIVOS PASIVOS 600 ACTIVOS PASIVOS 600

Obligaciones financieras 50 Obligaciones financieras 450

Proveedores 230 Proveedores 50

Anticipos recibidos 230 Anticipos recibidos 10

Impuestos por pagar 40 Impuestos por pagar 40

Pasivos laborales 20 Pasivos laborales 20

Otros pasivos 30 Otros pasivos 30

PATRIMONIO 400 PATRIMONIO 400

TOTAL ACTIVOS 1.000 TOTAL PAS + PAT 1.000 TOTAL ACTIVOS 1.000 TOTAL PAS + PAT 1.000

EMPRESA XYZ

Millones de pesos

Balance General Año XX1 Balance General Año XX1

EMPRESA ABC

Millones de pesos

COMPOSICIÓN DEL PATRIMONIO

ACTIVOS PASIVOS 300 ACTIVOS PASIVOS 300

PATRIMONIO 700 PATRIMONIO 700

Capital 350 Capital 20

Prima en col. de acciones 50 Prima en col. de acciones 10

Reserva legal 100 Reserva legal 10

Otras reservas 50 Otras reservas 15

Reval. del patrimonio 60 Reval. del patrimonio 50

Utilidades retenidas 50 Utilidades retenidas 95

Utilidad del ejercicio 30 Utilidad del ejercicio 200

Valorizaciones 10 Valorizaciones 300

TOTAL ACTIVOS 1.000 TOTAL PAS + PAT 1.000 TOTAL ACTIVOS 1.000 TOTAL PAS + PAT 1.000

EMPRESA ABC EMPRESA XYZ

Millones de pesos Millones de pesos

Balance General Año XX1 Balance General Año XX1

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

La deuda a largo plazo debe financiar los activos fijos y la deuda a corto plazo financiar los activos circulantes.

La tasa de interés del préstamo debe ser inferior a la tasa de rentabilidad esperada del activo.

Es importante evaluar los niveles de riesgo y exigencia de los pasivos de la empresa

Se debe tender a tener deuda sin costo, de largo plazo, que

se pueda pagar con productos de la empresa.

DEUDA BANCARIA Y GASTOS FINANCIEROS

Lo ideal es que el incremento de la deuda bancaria y el aumento que esta genera en los pasivos, estén acompañados de incrementos del patrimonio.

Los gastos financieros deben ser cubiertos holgadamente con la utilidad operativa.

DEUDA BANCARIA Y GASTOS FINANCIEROS

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2

ACTIVOS PASIVOS 5.000 8.000 Ventas 10.000 7.000

Obligaciones financieras 3.000 6.000 Costo de ventas 6.000 4.200

Proveedores 1.000 1.000 Gastos operacionales 2.000 1.400

Anticipos recibidos 100 100 Utilidad operacional 2.000 1.400

Impuestos por pagar 190 190 Gastos financieros 720 1.440

Pasivos laborales 380 380 Utilidad antes de impuestos 1.280 -40

Otros pasivos 330 330 Impuestos 448 105

Utilidad neta 832 -145

PATRIMONIO 5.000 6.000

Tasa de interes 24%

TOTAL ACTIVOS 10.000 14.000 TOTAL PAS + PAT 10.000 14.000 Tasa impositiva 35%

Renta presuntiva 300

EMPRESA ABC

Estado de resultados anual

Millones de pesos

EMPRESA ABC

Balance Comparativo

Millones de pesos

COMPONENTES DE LA DEUDA

DEUDA

Acreedor

Plazo

Forma de pago

Periodicidad

Costos asociados

VENTAS

Deben corresponder a una proporción “razonable” de los activos de la empresa

SECTOR VTAS/ACTIVO

COMERCIAL 2 / 1

REAL 1/ 1

SERVICIOS Depende

El crecimiento debe darse en términos reales

Hay que vender más o hay que salir de activos

improductivos???

UTILIDADES

SECTOR U. OPER. / VENTAS

U. NETA / VENTAS

COMERCIAL 5% - 10% 2% - 3%

REAL 10% - 20% 5% - 10%

SERVICIOS Depende

Al crecer las Ventas deben crecer las utilidades

Los costos fijos permanecen iguales

VENTAS, UTILIDADES

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2

Ventas 20.000 26.000 Ventas 10.000 13.000

Costo de ventas 14.000 18.200 Costo de ventas 7.000 9.100

Gastos operacionales 4.000 5.200 Gastos operacionales 2.000 2.800

Utilidad operacional 2.000 2.600 Utilidad operacional 1.000 1.100

Gastos financieros 1.200 1.200 Gastos financieros 1.200 1.200

Correción monetaria 200 200 Correción monetaria 700 800

Utilidad antes de impuestos 1.000 1.600 Utilidad antes de impuestos 500 700

Impuestos 350 560 Impuestos 175 245

Utilidad neta 650 1.040 Utilidad neta 325 455

EMPRESA ABC

Estado de resultados (Enero 1 - Diciembre 31)

Millones de pesos

EMPRESA XYZ

Estado de resultados (Enero 1 - Diciembre 31)

Millones de pesos

ANÁLISIS DE INDICADORES FINANCIEROS

Análisis resumido de todos los aspectos de las actividades financieras de la empresa para separar las áreas de

responsabilidad clave

RIESGO RENDIMIENTO

LIQUIDEZ X

ACTIVIDAD X

DEUDA X

RENTABILIDAD X

MERCADO X X

LIQUIDEZ

Capacidad para satisfacer obligaciones de corto plazo conforme se venzan

INDICADOR FÓRMULA

Razón Corriente Activo Corriente / Pasivo Corriente

Prueba Ácida (Activo Corriente – Inventarios) / Pasivo Corriente

Capital de Trabajo Activo Corriente – Pasivo Corriente

CORTO PLAZO 1 AÑO / CICLO OPERATIVO

ACTIVIDAD

Velocidad con la que varias cuentas se convierten en ingresos o egresos

INDICADOR FÓRMULA

Rotación de Cartera (Clientes / Ventas Totales) * 360

Rotación de Inventarios (Inventario Promedio / Costo de Ventas) * 360

Rotación de Proveedores (Proveedores / Costo de Ventas) * 360

Ciclo Operativo Rotación de Cartera + Rotación de Inventarios

Ciclo Financiero Ciclo Operativo – Rotación de Proveedores

Clientes Ventas a crédito Proveedores Compras a crédito

Inventario Promedio (Inventario Final + Inventario Inicial) / 2

DEUDA

Cantidad de dinero de otras personas que se ha estado utilizando para generar ganancias

INDICADOR FÓRMULA

Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total

Apalancamiento Pasivo Total / Total Patrimonio

Pasivo Total / Ventas Pasivo Total / Ventas

Pasivo Corriente / Pasivo Total Pasivo Corriente / Pasivo Total

TASA DE INTERÉS PROMEDIO PONDERADA

ESCUDO FISCAL

RENTABILIDAD

Utilidades de la empresa respecto a un nivel dado de ventas, un cierto nivel de activos o la inversión

del propietario

ESTADO DE RESULTADOS TRADICIONAL

E

B

I

T

D

A

ARNINGS EFORE NTERESTS AXES EPRECIATION AND MORTIZATIONS

INDICADOR FÓRMULA

Margen Bruto Utilidad Bruta / Ventas

Margen Operativo Utilidad Operativa / Ventas

Margen Neto Utilidad Neta / Ventas

Rentabilidad sobre activos (ROA) Utilidad Neta / Total Activos

Rentabilidad sobre patrimonio (ROA) Utilidad Neta / Patrimonio

UTILIDAD OPERATIVA + DEPRECIACIONES + AMORTIZACIONES

CAPITAL DE TRABAJO

Capital de trabajo

EFECTIVO

Materia prima

Producto en proceso

Producto terminado

Cuentas por cobrar

Financiamiento de C.P.

PROVEEDORES

EMPLEADOS

ESTADO

BANCOS

Capital de trabajo NETO