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OA 电子公文归档操作流程电子公文归档：根据国家《电子文件归档与电子档案管理规范（GBT18894-
2016）》要求，具有凭证、查考和保存价值的电子文件应当归档保存。
一、流 程
二、登录界面
登录 编辑
打印相对应的纸质档案电子档案及其相对应的纸质档案同时归档
筛选 组卷
图 1
移库
登录进系统后会显示出登录单位的主页
关于 OA 电子公文的自动抓取,是档案系统定期的到 OA 平台的一个指定数据库中自动的按照档案馆格式进行抓取。文件抓取成功后都自动地存放在各个单位对应的“OA 收发文库”中。文库的位置在左侧目录树的最下面“左侧红框处”。
档 案 系 统 的 地 址 ：dagl.jlu.edu.cn各个档案员根据自己的账号和密码登录系统。
图 2
图 3
OA 收发文库有两个文件夹，一个是收文总库，一个是发文总库。（红框中）。
★收文总库抓取的是外单位发送给我校的文件。
★发文总库是我校自行制定发出的文件。
1. 图 5 是收文总库和发文总库全部展开的样子。
2.文件被自动抓取过来后由于没有进行组卷，所有的文件都以卷内文件的形式存放在相对应文库的“卷内目录”中。
抓取过来之后，自动挂接到本单位的目录下。
图 4
图 5
图 6
三、文件筛选OA 电子公文被抓取过来后要进行筛选，只保留具有归档价值的文件，其他文件都要删除。筛选的步骤：1.在要删除的目录前的框中选中（如图 7 中 1 号红框），然后点击菜单栏中的删除按钮（如图 7 中 2
号框）。就会出现一个提示框 （如图 8），点击删除不需要存档的那条记录就会被删除掉，反之点取消。
注：此图是文件抓取过来保存在对应目录下的状态，显示红色的字是因为抓取的条目里面的必填项没有填写完全。
图 7
图 8
四、组卷
组卷：在红框中选中需要组卷的条目，然后点击右上角的组卷按钮菜单。组卷的原则：参考立卷指导手册。
组卷按钮菜单打开后选择“组卷（自定义规则）”
图 9
图 10
这一步是对选中准备组卷的文件进行组卷。正题名中显示的是选中卷内的题名，选中几个卷内正题名框中就会有几个题名，案卷题名要进行重新编辑题名，其他的必填项是按照新增案卷的要求进行填写。全都录入完全后点击归卷按钮组卷完成。
注：如果 OA 收发文库中有遗漏的文件，要把这个文件组进已有的案卷中的话，档号、案卷号一定要与目标案卷号一致。否则会组卷混乱。
图 11
组完卷后会发现在案卷目录的文件夹下出现一个下来菜单，点击“校长办公室”就会发现有一个正题名颜色为红色的案卷，点击案卷下面就会出现我们刚才组卷的那个文件。
图 12
五、移库组卷完成后，要把组好的案卷移动到预立卷库中。第一步，在 OA 收文总库/OA 发文总库中的案卷目录中找到要移库的案卷条目,找到后再其对应的小方块中进行标记
（①号红框位置），然后点击“移交归档”按钮（②号红框位置）点击移库。
图 14
图 13
注意：一定要选择移库
点击移库后会出现一个选项界面，选择“预立卷→行政档案→案卷目录”（如图 15）。
展开后选中“案卷目录”，选好后点击确认。注：要移动的案卷条目是党群的就移动到党群的案卷目录选项中，教学的移动
到教学目录中，以此类推。
图 15
图 15 中点击确定后，就会出现图 16，里面的选项都不用改变，直接点击移动。注：如果移库后想保留原数据就不要选中图16中的红框，反之选中。
图 16
六、编辑
当条目中的必填信息填写完全后字体颜色会由红色变为黑色（如图 17 中 2 号框），档号栏目中也会出现档案编号。注： 图 17 中 1 号框中的档号有两种表现形式：第一、如果案卷目录中没有相同的档号，那么这个档号只是进行一
个标记，并不是真正意义上的组卷；第二、如果案卷目录中已经有相同档号的档案，那么这个档号就会自动与案卷目录中的档号进行挂接组卷并且件号会自动排序。
关于组卷在后面的部分有介绍。
图 17
图 18
①号图标是编辑按钮，点击它就会弹出编辑页面。②号图标是原文按钮，代表的是这条记录里面有原文数据。③号图标是上传按钮，代表这个按钮可以上传数据。（原文、图片、音频、视频等等文件都用这个按钮上传。）④号图标是全文按钮，点击这个按钮编辑上传全文或是查看全文。
编辑页面
图 19
注：带星号的项目都是必填项，把必填项都填写完毕后点击保存就可以正常保存了。在页面中显示的颜色会变成黑色。
原文页面
图 20
注：原文页面有两种上传方式，1.是 OA 文件自动抓取时伴随上传；2.通过档案系统的上传按钮（上面的第三个按钮）进行上传。
上传
图 21
如果有要上传的文件就点击圈①，找到要上传的文件，然后点击圈②，上传结束后再左侧的框中会显示处上传的文件，如圈③，如果传错或是需要下载就要选中要对应的文件进行操作。
图 22
打印要归档的电子公文及相应文件并加盖本单位的公章，按照纸质档案归档要求进行整理，并履行移交手续，移交进馆。
图 23
图 24