15NAVARRA AGRARIA

Joaquín Ágreda ComptaJavier Otazu Vidart

Jesús Mª Fabo BonetaJoaquín Abós Luna

"" CC OO NN TTAA BB II LL II DD AA DD SS II MM PP LL II FF II CC AA DD AA PPAA RR AA LL AA EE MM PP RR EE SS AA AA GG RR AA RR II AA ""

AA nn áá ll ii ss ii ss dd ee uu nn nn oo vvee dd oo ss oopp rroo gg rraa mm aa ii nn ffoo rr mm áá tt ii cc oo

n el número 125 de esta revista, Navarra Agraria, se presentaba una herramientainformática desarrollada por el ITG Agrícola para llevar la contabilidad de lasexplotaciones agropecuarias. Daban su opinión sobre este producto profesor yalumnos de uno de los

cursos de contabilidad que se hanimpartido con esta aplicación.En este artículo vamos a mostrarcómo es el programa informático"Contabilidad Simplificada parala Empresa Agraria", cómofunciona, qué resultadosproporciona y los requisitosmínimos para sufuncionamiento.

EE

QuÈ es la contabilidad y para quÈ sirve

La contabilidad es una ciencia, algunos dicen in-cluso que es un arte, que se ocupa de registrar,clasificar y resumir, en términos monetarios, lastransacciones económicas de una empresa conel fin de interpretar su situación y resultados.

La información que aporta ayuda a optimizar eluso de los recursos y a obtener mejores resulta-dos en las operaciones que realiza la empresa.Esto es válido tanto para grandes empresas co-mo para empresas familiares, pues todas nece-sitan conocer cuánto tienen, cuánto deben,cuánto han ingresado y gastado, y los resulta-dos de las operaciones, pérdidas o ganancias.

Por otra parte, la información que aporta la con-tabilidad es necesaria para cumplir con determi-nadas obligaciones de carácter fiscal.

Origen de la contabilidad

Desde tiempos antiguos el comercio impuso alhombre la necesidad de llevar registros y controlesde sus propiedades porque su memoria no basta-ba para dejar constancia de sus operaciones.

Los historiadores han demostrado que en épo-cas como la egipcia, griega, romana, incluso an-teriores, se empleaban técnicas contables quese derivaban del intercambio comercial. Estasanotaciones eran registros simples, clasificadospor conceptos de entradas y salidas o patrimo-niales (partida simple).

A finales del siglo XV un monje franciscano,Fray Luca Paccioli, escribe el primer libro decontabilidad (La Summa Arithmética, GeometríaProportioni et Proportionalitá, año 1494) dondese consigna el concepto de partida doble porprimera vez. Este método ya se practicaba con

anterioridad en Venecia, la mayor ciudad co-mercial del mundo en esa época.

Objetivos de la contabilidad

El objetivo principal es proporcionar informaciónútil para la toma de decisiones, tanto de ordeninterno como frente a terceros (Hacienda, ban-cos, acreedores, etc).

Otro objetivo no menos importante es servir decontrol. Éste se relaciona principalmente con lacomparación de los resultados y la prevenciónde errores en la gestión y fraudes.

El Código de Comercio otorga valor probatorio alas anotaciones que se realizan en los libros,siempre que cumplan con la normativa vigente.

Para que esta información sea homologada, yque todas las empresas sigan las mismas pau-tas, se ha legislado sobre el método de la lle-vanza contable. Con la aprobación del Plan Ge-neral de Contabilidad (PGC) (Decreto 530/1973de 22 de febrero) España se incorporó a lastendencias modernas sobre normalización con-table. La entrada de España en la CEE obliga amodificar esta normativa para que todas las em-presas de la Comunidad cumplan unas condi-ciones mínimas equivalentes (Ley 19/1989, de25 de julio). Estas normativas afectan única-mente a las empresas mercantiles.

La contabilidad y la empresa agraria

El Código de Comercio vigente (Real Decretode 22 de agosto de 1885, Gaceta de Madrid de24 de noviembre) en el artículo 326 párrafo 2,dice que "no se reputarán mercantiles las ven-tas que hicieren los propietarios y los labradoresy ganaderos, de los frutos o productos de suscosechas o ganados, o de las especies en quese les paguen las rentas". Esta macarrónicaparrafada viene a decir que a las empresasagropecuarias no se les considera "mercanti-les", y por tanto no están sujetas al Plan Gene-ral de Contabilidad (PGC).

Pero esto no quiere decir que no deban llevar lacontabilidad de su explotación. Simplemente noestán obligados a llevarla según las normasdel PGC. Las bondades de la contabilidad sir-ven igualmente para una empresa mercantil ypara una no mercantil.

16 JULIO - AGOSTO 2001

LACO

NTAB

ILID

AD

EEEEl ITG Agrícola, desde el Área de Gestión,consciente de que en el mercado sólo

existen programas de contabilidad por partidadoble ajustados al PGC y que esto es una cor-tapisa para los posibles usuarios, responsablesde explotaciones agrarias, que desconocen elmétodo y se les hace complicada su interpreta-ción, decide crear una aplicación informáticacon una doble misión: que sea de manejo sen-cillo e intuitivo, sin que el usuario conozca losmecanismos de la partida doble, y a la vez quecumpla al máximo con los requisitos que exigeel PGC.

Así nace el programa informático "ContabilidadSimplificada para la Empresa Agraria".

Va dirigido a empresarios de explotacionesagrícolas y ganaderas.

La información que proporciona sigue los crite-rios contables establecidos y así recoge lascuentas anuales Pérdidas y Ganancias y Ba-lance de Situación. La información contenidaen estas cuentas es fácil de entender, relevan-te, fiable y comparable.

También facilita los libros principales: el LibroDiario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios.

El Libro Diario registra de forma cotidiana losasientos en partida doble de todas las opera-ciones relativas a la actividad de la explotación.

El Libro Mayor, aún no siendo obligatorio, en lapráctica se hace imprescindible pues constituyela base para la confección del balance de su-mas y saldos. Registra de forma cronológicalos asientos del Libro Diario correspondientes atodas las cuentas.

El Libro de Inventarios o de Bienes de Inversiónrecoge los activos desde el momento de su in-clusión en el Balance, registra las depreciacio-

nes contables a lo largo de su vida útil y propor-ciona su valor actualizado. Se subdivide en Te-rrenos, Edificios, Maquinaria, Instalaciones yCultivos Permanentes.

Respecto al IVA, proporciona la información ne-cesaria y suficiente para cumplimentar las de-claraciones trimestrales y resumen anual, asícomo las operaciones de más de 500.000 PTAy la relación cronológica de facturas y recibos,emitidos y recibidos.

17NAVARRA AGRARIA

EEEE LL SS OO FF TT WW AA RR EE "" CC OO NN TTAA BB II LL II DD AA DDSS II MM PP LL II FF II CC AA DD AA PPAA RR AA LL AA

EE MM PP RR EE SS AA AA GG RR AA RR II AA "" ..

øøøø CCCC ÛÛÛÛ mmmm oooo ssss eeeeaaaa dddd qqqq uuuu iiii eeee rrrr eeee eeee llllpppp rrrr oooo gggg rrrr aaaa mmmm aaaa ????

El interés que el ITGAtiene con este programa es que se utilice comouna herramienta de gestión de la explotación,y que se utilice correctamente.

Únicamente se puede acceder al software"Contabilidad Simplificada para la EmpresaAgraria" después de haber asistido a un cursode contabilidad informatizada, impartido porel Área de Formación de los ITG.

Todas aquellas explotaciones agrícolasasociadas al Área de Gestión del ITGA,además de recibir gratuitamente laaplicación, tendrán el asesoramientocontable e informático que precisen.

Lo primero que solicita elprograma es dar de alta laempresa (explotación), conlos datos que necesitará paraencabezar los diferenteslistados.

En este formulario también hayque dejar constancia delrégimen fiscal al que sepertenece.

Una vez que se ha dado dealta la empresa, un menúgeneral da entrada a losdiferentes apartados de laaplicación.

Esta es la imagen que aparececada vez que entramos en elprograma.

Para dar de alta los inmo-vilizados que ya existen en laempresa, se utilizan unos for-mularios muy sencillos.

El programa controla losparámetros que necesita parasu correcto funcionamiento.

Las existencias iniciales yfinales tanto de productosterminados como de materiasprimas y productos en curso,se introducen y controlandesde formularios muy lógicos.

18 JULIO - AGOSTO 2001

C”MO SE INICIA UNA NUEVA CONTABILIDAD

▼▼ Formulario de alta de la empresa.

▼▼ Men˙ general.

EL SO

FTWA

RE

También proporciona un plan de gestión alo largo de la vida del préstamo.

Los formularios que más se utilizan sonlos de facturas y recibos, tanto emitidoscomo recibidos.

Cada formulario consta de dos partes: unade introducción de la cabecera deldocumento (proveedor o cliente) y otrapara las líneas de detalle que se facturan.

Esos detalles el programa los lleva a lascuentas de gastos o ingresos que se lediga por medio de unos desplegables enlos que aparece el plan de cuentas. Si nofigura la cuenta deseada, desde la mismapantalla se puede crear una cuenta nueva.

Una de las funciones más importantes quetiene este programa es la gestión del IVA.

Facilita informes con los que se puedencumplimentar los impresos F-61, F-60 yF-50.

Para aquellas explotaciones que estándentro del Régimen Especial, el programatraslada los saldos del IVA a cuentas delos grupos 6 y 7.

19NAVARRA AGRARIA

INFORMES QUE PROPORCIONA

En cualquier momento del ejercicio se le pueden solicitar informes decomprobación y ayuda. Únicamente en el de Pérdidas y Ganancias yen el de Balance de Situación se exige que el ejercicio esté cerrado.

De una forma intuitiva se solicitan los diferentes listados a través deformularios.

En el caso del Diario permite imprimir por intervalos de fechas. Y enel caso del Mayor por cuentas e intervalos de fechas.

Los informes obligatorios se ajustan a lo establecido en el PlanGeneral Contable.

Una vez que se da dealta un préstamorecibido, el programacontrola los pagos quese han de realizar tantode amortizaciones comode intereses, aunque elusuario decide cuál esla cantidad correcta.

20 JULIO - AGOSTO 2001

EJEMPLOS DE INFORMESEL

SOFT

WARE

EEEEl programa "Contabilidad Simplifi-cada para la Empresa Agraria" es

multiempresa, es decir, permite llevarla contabilidad de más de una empre-sa de forma diferenciada.

Se puede hacer copias de seguridaden disquete desde el formulario.

El periodo contable fijo va del 1 deenero al 31 de diciembre de cadaejercicio económico.

Trabaja en Pesetas y Euros.

El plan de cuentas lo crea el usuario asu gusto desde el menú “manteni-miento de ficheros” o desde el detallede facturas o recibos. Originaria-mente, el programa lleva un pequeñoplan de cuentas por defecto. Funcionacon nombres de cuenta y no connúmeros de cuenta, lo que hace mássencillo su uso.

Los informes, antes de ser impresos,se visualizan en pantalla para sucomprobación. Si es aceptado por elusuario, el informe se imprime desdeel mismo documento.

21NAVARRA AGRARIA

FUNCIONES B¡SICAS DEL PROGRAMA

RRRR EEEE QQQQ UUUU IIII SSSS IIII TTTT OOOO SSSS DDDD EEEE LLLLSSSS IIII SSSS TTTT EEEE MMMM AAAA ....

La configuración mínima para la

instalación de "Contabilidad

Simplificada para la Empresa

Agraria" es la siguiente:

PC con procesador Pentium

100 MHz o superior.

Sistema operativo Microsoft

Windows 95, 98, NT ó 2000.

16 Mb de memoria RAM.

Hoja de cálculo Microsoft Excel 5.0,

97 ó 2000.

Unidad lectora de CD ROM.