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Journées BFC - SIRHUS
Octobre 2007
V1.1
CNRS – SIRHUS et BFC – journées d'information - V1.1 - octobre 2007
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Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus
Information à démultiplier en délégation
Documentation disponible sur l’intranet Sirhus, espace Formation
Public cible : fonction de votre organisation en délégation
Date cible de partage de l’information : paie de novembre
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Journées BFC - SIRHUS
INTRODUCTION du BCP
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UNE VISION GLOBALE ET PARTAGEE
A CHAQUE METIER, SON OUTIL
SIRHUS – GESTION DE PERSONNEL ET PAIE
BFC – FINANCES BUDGET ET COMPTABILITE
DANS UN SYSTEME GLOBAL ET INTEGRE
SAISIE UNIQUE A LA SOURCE
REFERENTIELS PARTAGES
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LA PAIE ...EXECUTION FINANCIERE DU CONTRAT DE TRAVAIL
Le dossier SIRHUS de chaque agent doit comporter toutes les informations nécessaires
au calcul de sa paie statut juridique (catégorie – statut - nature de contrat) situation personnelle ( enfants ..) évènements de gestion (affectation – fonction …) service fait (quotité – absences..) retenues et oppositions
et à sa comptabilisation analytique (poste) générale (évènements et statut juridique) budgétaire (poste)
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LES DEUX ETAPES DU CALCUL DE PAIE
A chaque calcul de paie et agent par agent
RPCALC (programme de calcul de paie)
Conformité de la paie par rapport à la situation de chaque agent en conformité avec la réglementation
Vérification SRH et BCP – si non-conformité correction éventuelle du dossier SIRHUS ou matricule bloqué en
paie
RPCIPE ( programme d’intégration comptable)
Traduction comptable du calcul de paie – « balance comptable » par agent
Vérification BCP – si non équilibré matricule bloqué en paie
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Journées BFC - SIRHUS
INTRODUCTION
sur
Les problématiques budgétaires et comptables d’imputations des dépenses de personnels dans SIRHUS
(fonds 0 et fonds 1)
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Rappels sur les postes : ressources de financement et imputations budgétaires
C’est l’origine de la ressource de financement d’un poste qui détermine les acteurs en charge de la création du poste.
Subvention d’état = fonds 0 = SECG Ressources propres = fonds 1 = SRH Cofinancement = fonds 0 et fonds 1 = SECG
L’information sur le fonds induit une imputation budgétaire. Colonne NA = regroupement des dépenses de personnels financées en
tout ou partie sur la subvention d’état Colonne NB = regroupement des dépenses de personnels financées
exclusivement sur ressources propres.
Faut-il en déduire que fonds 0 = colonne NA et fonds 1 = colonne NB ? Le cas des financements à 100% Le cas particulier des cofinancements
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La raison et les enjeux de ces informations
La philosophie de la LOLF et la logique des dépenses de personnels limitatives dans le nouveau cadre budgétaire et comptable.
Le poids et la dynamique des dépenses de personnels : du budget de l’état à celui du CNRS.
Pourquoi un double plafond limitatif en crédits et en ETPT pour les personnels financés sur subvention d’état ? Et pour les autres ?
Nouvelles marges de manœuvre et responsabilisation des décideurs sur les politiques de rémunération et de recrutement.
Mieux maîtriser les dépenses de personnels : pour en faire quoi ?
Les conséquences d’une mauvaise imputation budgétaire d’un poste. Les enjeux pour l’agent, l’unité et le SRH Les enjeux pour le SECG Les enjeux pour l’établissement Un exemple concret avec les contrats financés par la DGA
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Quelques conseils pour ne plus se tromper
Ce qu’il ne faut pas faire : une catégorie, un statut = un fonds Pas si simple Pas durable
La bonne question : qui finance le poste ? C’est quoi une subvention d’état ? C’est quoi une ressource propre ?
Exemples et piéges sur les populations contractuelles Un contrat de courte durée article 6-2 Un post-docs ministériel et un post-docs entreprise Un contrat DGA et un doctorant DGA Un contrat ANR et une chaire d’excellence ANR
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Journées BFC - SIRHUS
INTRODUCTION de la DFI
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A quoi sert le budget ( des dépenses de personnel) ?
PrévoirContrôler la disponibilité du créditBénéficier des marges de manœuvreRendre compte de l’activité par grandes
fonctionsCalculer les coûts complets des activités
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Une dépense est imputée par destination et par nature
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La logique des échanges Sirhus-BFC
Informations Sirhus
POSTE
POSTE
Fonds SEFonds SE
Fonds RPFonds RP
Centre de coûts unitéCentre de coûts unité
Élément d’OTPÉlément d’OTP
Imputation par nature budgétaire
(colonne du NCB)
Imputation par nature budgétaire
(colonne du NCB)
Imputation
par destination(ligne du NCB)
Imputation
par destination(ligne du NCB)
Centre de coût paye unité :- unité- groupe de discipline/domaine fonctionnel- délégation
Élément OTP :- unité- groupe de discipline/domaine fonctionnel- délégation- contrat à justifier
Si pour le matricule SE ≠ 0, alors nature A
Si pour le matricule SE = 0, alors nature B1
OBJETS ANALYTIQUES BFC REPRESENTANT UNE UNITE DU CNRS
Groupe de centres de coûts de l’unité
Centre de coûts « PAYE »PACR XXXX
Centre de coûts « UNITE »RXXXX
OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX
Élément OTPContrat de recherche 1
Élément OTPContrat de recherche 2
XXXX = numéro de division
Flux Xlab
Flux Sirhus
Flux Sirhus Flux Xlab
Flux Xlab
Flux analytiques
Centre de coûts « UNITE »RXXXX
OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX
Centre de coûts « UNITE »RXXXX
OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX
Centre de coûts « UNITE »RXXXX
OTP dépenses opérationnelles9ADOXXXX
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Journées BFC - SIRHUS
Déclinaison opérationnelle
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Sirhus – BFC (1/2)
Flux à lademande
BCP
Recrutement personnelsur contrat
Engagementindividuel
SIRH BFC
Références contratet montant associé
Xlab
Intégration commandede personnel
Paie
Création desliquidations
Virements auxagents
Réglement
Flux mensuelsLiquidations individuelles
Flux mensuelsNet à payer
Charges
Intégration facture depersonnel
34
6
7
9
10
11
Personnels
Nomenclatures
Agents
Tiers agents
0
0'
SFCSPRH1
2
Agents surnature NB
Avances et acomptes
5'
5
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SIRH – BFC (2/2)
Récupération quotidienne des référentiels BFC Mises à jour sur les centres de coûts, les EOTP et le plan de compte
général
Envoi quotidien des Personnels Mises à jour sur les dossiers Agents et nouveaux dossiers Agents
Envoi programmé des avances et acomptes pour règlement par BFC Déclenché par le Bureau Central de la Paie (BCP)
Envoi mensuel de la Paie 1 seul flux pour :
Comptabilisation budgétaire, analytique et comptable de la Paie Règlement aux agents et aux organismes sociaux (URSSAF,
MGEN, …) Mais 2 traitements distincts Déclenché par le BCP
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Circuit des structures
Une unité LABINTEL est représentée dans SIRHUS par :
Une unité structurelle
Une unité LABINTEL est représentée dans BFC par :
Une division (module dépenses) Un centre financier (module budget) Plusieurs centres de coûts (module comptabilité analytique)
Dont le centre de coûts paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn)
L’intégration du flux LABINTEL dans Sirhus est AUTOMATIQUE
L’intégration du flux LABINTEL dans BFC est MANUELLE
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Circuit des centres de coûts et des EOTP
Un centre de coûts « paie » est créé par centre financier
Un OTP est créé dans BFC si le contrat est à justifier
Un EOTP spécifique est créé en cas de dépenses de personnel
Avec un domaine d’activité égal à 0009 Ne pas oublier les 000000 du numéro d’OIP
Les centres de coûts et les EOTP sont transférés tous les soirs vers SIRHUS
La fiche navette est complétée avec le numéro de centre de coûts ou d’EOTP
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Circuit des agents
Le référentiel des dossiers Agents CNRS est dans SIRHUS
L’envoi à BFC est réalisé tous les soirs
L’intégration dans BFC est effective si :
Une mesure est présente (IT0) Une affectation est présente (IT1) L’identité est présente avec nom, prénom et NIR (IT2)
L’agent est transformé en tiers fournisseur si :
L’agent est intégré avec adresse (IT6) et mode de paiement (IT9) La date d’effet est inférieure ou égale à la date du jour
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Disponibilité des crédits – recrutements sur RP
Elle est obligatoire pour finaliser l’embauche
Elle est réalisée dans BFC par :
La saisie d’un pré-engagement (facultatif, mais…) Anonyme Sans transfert vers Xlab
La saisie d’un engagement (obligatoire) En référence à un pré-engagement si présent En référence à un tiers fournisseur (retrouvé via le matricule) Avec transfert vers Xlab sous la forme d’une commande de
personnel
La fiche navette est complétée avec l’attestation de disponibilité des crédits
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Engagement individuel (EI) – règles 1/2
Un engagement individuel est individuel (pléonasme, sortez du rang)
Il ne comporte qu’un seul poste
Il fait référence à un tiers correspondant à un matricule Sirhus (4…)
Il fait référence :
A un centre de coûts de type paie (PAAAnnnn ou PACRnnnn)
OU à un EOTP de type personnel (Domaine d’activité 0009)
Et exclusivement à la nature NB1
Un seul EI par imputation et par exercice quelles que soient les périodes
Sirhus envoie des données cumulées par imputation
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Engagement individuel (EI) – règles 2/2
L’imputation d’un EI ne se modifie pas (cohérence Xlab)
Suppression ou solde de l’EI avec données erronées
Création de l’EI avec les données correctes
Un EI est soldé en cochant la case « Traité » au niveau de l’en tête
Ne pas oublier de solder le pré EI si présent
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Engagement et pré-engagement – règles
Le pré EI permet d’attester au plus tôt de la disponibilité des crédits
Il semble logique de l’utiliser
L’intervention sur le montant d’un EI est précédée de la même intervention sur le pré EI si présent
Le solde d’un EI implique de solder également le pré EI si présent
En cochant « Activé terminé » dans le poste de l’EI
Faute de quoi le budget correspondant est toujours bloqué
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Engagement individuel (EI) – exemple
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Contrôle de cohérence Sirhus – BFC
Il est réalisé pour tous les agents imputés en totalité sur RP
Au début du cycle de comptabilisation de la paie M
Les contrôles portent sur :
La présence obligatoire de l’EI
Le montant non soldé de l’EI (=> montant total des charges)
La cohérence des éléments analytiques (CC ou EOTP)
Ces contrôles sont déclenchés par le BCP
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Contrôle de cohérence - Corrections dans Sirhus
Elles sont possibles entre la reprise des saisies en M jusqu’à la paie de correction en M+1
Elles portent essentiellement :
Sur la ventilation des coûts :
Choix du centre de coût
Choix de l’EOTP
Choix du fonds
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Contrôle de cohérence - Corrections dans BFC
Elles sont possibles jusqu’à l’intégration
Elles portent sur les éléments suivants des EI :
L’ajustement du montant (ajuster le pré EI d’abord si présent)
Le changement d’élément d’imputation (solde + création)
Le solde (pré EI également à solder si présent)
Elles portent sur les adresses budgétaires et analytiques
Elles portent sur les EOTP
La fiche navette est contrôlée et ajustée en conséquence
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Le traitement BFC des nets à payer
Il est déclenché par le BCP
Sirhus adresse à BFC un flux spécifique
Le flux est intégré dès réception
Le flux transmis n’est pas modifiable
Il faut donc l’intégrer tel que
Les virements sont réalisés par BFC
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La comptabilisation des paies (1/2)
Elle est déclenchée par le BCP
Le traitement est indépendant de celui des nets à payer
Sirhus adresse à BFC un flux spécifique
Le flux est intégré en différé
Il nécessite un interlocuteur unique en délégation
Point d’entrée pour le traitement des anomalies
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La comptabilisation des paies (2/2)
Le flux transmis n’est pas modifiable Il faut donc l’intégrer tel que
La DFI peut intervenir Pour aider dans la résolution d’un problème budgétaire ponctuel
En attendant les corrections
La correction est réalisée dans Sirhus si mauvaise ventilation des coûts dans Sirhus (CC, EOTP et/ou fonds)
Pour prise en compte dans la paie suivante
Attention : contacter le BCP si le dossier concerné par la correction de la ventilation des coûts est un dossier sorti antérieurement à la paie en cours (le BCP fera en sorte de le recycler dans la paie en cours – IT 3)
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La comptabilisation des paies (2/2)
Correction de la ventilation des coûts d’un dossier - IT1018 du poste de travail
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La recherche des EI dans BFC
Rappel : l’EI est obligatoire pour les agents imputés sur RP
La recherche porte sur le couple matricule / élément analytique
Si elle est infructueuse
Elle est réalisée sur le matricule seul
Si elle est infructueuse
C’est une erreur (mise en œuvre en 2008)
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Comptabilisation - les principales anomalies (1/2)
EI absent
Il est obligatoire, il faut donc le saisir
EI avec disponible insuffisant
Soit l’EI est « terminé » et il faut le solder
Soit le montant de l’EI est à réajuster
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Comptabilisation - les principales anomalies (2/2)
Adresse budgétaire avec disponible insuffisant
Il faut trouver quel est le matricule qui a déclenché l’anomalie
afin de pouvoir estimer la situation
et décider de la conduite à tenir
EOTP dont le domaine d’activité n’est pas 0009
Il faut solder l’EI qui y fait référence
Il faut créer un nouvel EOTP avec le domaine d’activité 0009
Il faut saisir un EI sur cet EOTP
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Le solde des EI en fin de période
Un EI pour lequel le dernier mois de paie a été comptabilisé :
Doit être soldé pour permettre l’accès à l’EI suivant ou pour réajuster les disponibles (règle actuelle)
Ne pas oublier de solder également le pré EI s ’il existe
La fiche navette doit comporter la date de fin
On peut aussi attendre le rejet lors de la comptabilisation (règle actuelle)
On peut aussi attendre la fin d’exercice
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Exemple de correction (1/2)
Janvier Février Mars Avril
Agent en RP à tort sur janvier, février et mars
1000 1000 1000 EI obligatoire
En avril correction dans Sirhus : fonds = SE
La comptabilisation d'avril annule les erreurs en fonds RP
-3000EI obligatoire
et actif
La comptabilisation d'avril rectifie les erreurs en fonds SE
4000
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Exemple de correction (2/2)
Janvier Février Mars
Agent sur PACR à tort sur janvier et février
1000 1000EI1 obligatoire sur PACR
En mars correction dans Sirhus : EOTP
La comptabilisation de mars annule les erreurs
-2000EI1 obligatoire et actif sur PACR
La comptabilisation de mars rectifie les erreurs
3000 EI2 obligatoire sur EOTP
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L’affichage des EI pour un matricule donné
Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds Sélectionner pièces via liste de traitement
Utiliser la recherche du fournisseur via le matricule
Vous obtenez la liste des EI pour le matricule considéré
Vous visualisez l’EI en cliquant sur son numéro
Vous visualisez les liquidations en cliquant sur « Utilisation »
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L’affichage des EI – écran de sélection
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Affichage des EI - résultats
Indicateur de solde
Indicateur de solde
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Affichage des liquidations pour un matricule donné
Menu Gestion des engagements individuels Afficher engagement de fonds
Afficher l’engagement de fonds
Cliquer sur le bouton « Utilisation »
Vous obtenez les factures/avoirs imputées sur l’EI considéré Des plus récentes aux plus anciennes
Détaillées par compte de charge
Avec possibilité de remonter jusqu’au poste de la pièce de comptabilisation selon les habilitations
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Affichage des liquidations pour un matricule donné
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Les flux avec Xlab
Les engagements individuels sont adressés à Xlab
Sous la forme de commandes de personnel
Les liquidations de personnel sont intégrées dans BFC
Sous la forme d’écritures comptables détaillées par compte
Les liquidations de personnel sont adressées à Xlab
Comme la dernière situation de l’engagement individuel
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La fin d’exercice
Les engagements individuels sont tous soldés
Pour les contrats en cours
Création automatique des engagements individuels pour le nouvel exercice
Sur la base des données Sirhus (périodes et montant)
Et sur la base des imputations BFC
Pour les nouveaux contrats
Saisie manuelle des engagements individuels
Adresses budgétaires présentes, budgets et pré budgets saisis
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La fiche navette