juga menyediakan pelayanan yang siap sedia memenuhi...
TRANSCRIPT
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1. Sejarah, Visi, dan Misi Apotek Cibuluh
Apotek Cibuluh didirikan pada tanggal 16 Juni 1986 oleh Bapak Haji Saleh
Halawani, BSc. Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan RI
No.1332/Menkes/SK/X/2002, Apotek ini berdiri dibawah naungan Yayasan Cibuluh
yang berdiri pada tanggal 24 Oktober 1991. Latar belakang didirikannya Apotek
Cibuluh adalah untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di area Kedung
Halang khususnya dan Bogor pada umumnya.
Pada awal berdiri, Apotek Cibuluh dikelola oleh seorang Apoteker, seorang
asisten apoteker dan seorang tenaga administrasi serta pemilik sarana apoteker
bertugas sebagai apoteker pendamping. Apotek Cibuluh juga menyediakan
pelayanan yang siap sedia memenuhi layanan konsultasi berupa pemberian
informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pasiennya oleh dokter umum
maupun spesialis.
Apotek Cibuluh terletak di Jalan Kedung Halang Talang Nomor 176 Bogor
Jawa Barat. Lokasi ini dipilih berdasarkan berbagai pertimbangan diantaranya lokasi
yang strategis yaitu dipinggir jalan raya yang menghubungkan Jakarta dan Bogor
serta dekat dengan beberapa perumahan masyarakat yaitu Komplek Pembangunan,
Komplek Lembaga Penelitian Tanah Indonesia (LPTI),Komplek Pendidikan dan
Kebudayaan (P&K), Komplek Bogor Indah, dan Komplek Saba Utama.
Visi Apotek Cibuluh adalah “Menjadi apotek dengan pelayanan kefarmasian
yang terpercaya dan terlengkap”. Sedangkan Misi Apotek Cibuluh yaitu :
1) Memberikan pelayanan konsultasi, informasi, edukasi, monitoring dalam hal
penggunaan obat.
2) Menyediakan obat dan produk kesehatan yang lengkap dan bermutu dengan harga
yang rasional.
3) Menciptakan suasana apotek yang nyaman bagi konsumen, dan menciptakan
hubungan baik yang berkelanjutan dengan konsumen.
4) Bekerja sama dalam menyediakan persediaan farmasi untuk Poliklinik Cibuluh
maupun mitra kerja klinik lainnya.
2.1.2. Stuktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian-bagian komponen
dan posisi dalam suatu perusahaan atau bisa diartikan mekanisme-mekanisme formal di
mana organisasi dikelola, yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan di antara fungsi bagian atau posisi dalam organisasi (Stoner, 1996). Struktur
organisasi Yayasan Cibuluh yang membawahi Balai Pengobatan Cibuluh terdiri atas
beberapa bagian dimana masing-masing bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang
berbeda. Struktur organisasi Yayasan Cibuluh dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Struktur organisasi Yayasan Cibuluh (2009)
Struktur organisasi dibentuk untuk mempermudah dan memperlancar kegiatan
perusahaan dalam pelaksanaannya Ketua Yayasan memberikan wewenang untuk
menjalankan tugas yang telah ditetapkan sesuai dengan jabatannya. Masing-masing
jabatan telah mempunyai tugas yang telah disepakati. Tugas masing-masing jabatan
dijelaskan pada Tabel 10.
Tabel 10 . Uraian Tugas Pekerjaan di Yayasan Cibuluh
No Jabatan Tugas1. Ketua Yayasan 1. Memberikan keputusan sekaligus menerima hasil
laporan dari semua kegiatan transaksi yang terjadi baik menerima keuntungan serta kerugian dari hasil transaksi
Bertanggung jawab atas Yayasan Cibuluh.2. Wakil ketua
Yayasan1. Bertanggungjawab terhadap seluruh aktivitas organisasi
kepada ketua.2. Melakukan pengawasan serta mengkoordinasikan
semua kegiatan untuk mencapai tujuan3. Memberikan informasi, pengarahan dan melakukan
hubungan dengan pihak luar.Bertugas mewakili dan membantu ketua untuk mengarahkan Yayasan secara langsung,
3. Sekretaris 1. Mengetik surat2. Mengorganisasikan surat masuk dan keluar3. Menyimpan dan membuat catatan arsip-arsip
Menginventarisir seluruh aset Yayasan Cibuluh.4. Bendahara 1. Menyimpan, mengeluarkan dan mengelola uang
2. Menjaga semua aset yang dimiliki organisasi3. Membuat catatan administrasi sebagai bahan pelaporan
5. Penanggungjawab Poliklinik Cibuluh
Mengarahkan dan mengkoordinir serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan aktifitas pada poliklinik seperti jadwal Dokter yang praktek setiap harinya
6. Penanggungjawab Apotek Cibuluh
Mengarahkan dan mengkoordinir serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan operasional dalam pendistribusian obat.
7. Penanggungjawab Optik Cibuluh
Mengarahkan dan mengkoordinir serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan aktifitas Optik.
8. Penanggungjawab Laboratrium Cibuluh
Mengarahkan dan mengkoordinir serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan aktifitas Laboratrium
Sumber: Yayasan Cibuluh (2009).
Apotek Cibuluh mempunyai struktur organisasi tersendiri serta tugas masing-
masing jabatan pada bagian tersebut. seperti terlihat pada Gambar 6. berikut ini :
Gambar 6. Struktur organisasi Apotek Cibuluh (2009)
Uraian tugas pekerjaan di Apotek Cibuluh dijelaskan pada Tabel 11.
Tabel 11 . Uraian Tugas Apotek Cibuluh
No Jabatan Tugas1. Penanggungjawab
Apotek CibuluhMengarahkan dan mengkoordinir karyawan serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan operasional dalam pendistribusian obat.
2. Apoteker Penanggungjawab operasional dalam teknis kefarmasian.3. Asisten Apoteker Membantu apoteker dalam pelayanan terhadap
pasien/resep yang berkaitan dengan pelayanan obat-obatan yang mengunakan resep dokter atau sebagai peracik obat.
4. Receptur Membantu asisten apoteker dalam penyiapan pelayanan resep, misalnya menyiapkan obat-obatan yang akan diracik atau mengemas puyer.
5. Administrasi Menangani kegiatan administrasi, pembelian dan penjualan faktur, pajak, dan tugas administrasi lainnya.
6. Kasir Memberikan pelayanan kepada pasien/konsumen yang datang dan betransaksi langsung dengan konsumen.
7. Bagian Gudang Melakukan pengecekan obat dan mengontrol keluar masuknya barang. Gudang merupakan tempat menyimpan persediaan Obat.
8. Bagian Pembelian Melakukan pembelian barang berupa obat-obatan dan alat kesehatan berdasarkan laporan persediaan kosong dari gudang.
Sumber: Yayasan Cibuluh (2009)
Jumlah tenaga kerja atau karyawan di Apotek Cibuluh adalah 9 orang. Tingkat
pendidikan dan jumlah karyawan di Apotek Cibuluh dapat dilihat pada Tabel 12.
Tabel 12. Tingkat pendidikan di Apotek Cibuluh.
No
JabatanTingkat
PendidikanJumlah
Karyawan1 Penanggungjawab Apotek Cibuluh S1 1 Orang2 Apoteker S1 1 Orang
3 Asisten Apoteker SMA 4 Orang4 Receptur SMA 2 Orang5 Administrasi DIII 1 Orang6 Kasir SMA 4 Orang7 Gudang SMA 1 Orang8 Pembelian DIII 1 Orang
Sumber : Yayasan Cibuluh (2009)
4.2. Kegiatan Operasional di Apotek Cibuluh
Ruang lingkup kegiatan kefarmasian di suatu apotek adalah
memberikan pelayanan di bidang obat-obatan. Masyarakat sebagai konsumen bisa
mendapatkan jenis obat yang diinginkannya, baik dengan resep dokter maupun obat
bebas. Konsumen dapat memperoleh obat dalam bentuk racikan berupa serbuk,
kapsul ataupun bentuk cairan (sirup). Selain itu konsumen berhak mendapatkan
informasi penggunaan obat yang diperoleh, cara pemakaian, dosis obat sekali minum
dan kemungkinan-kemungkinan efek samping yang timbul serta informasi lainnya.
Konsumen juga bisa menentukan pilihan terhadap obat misalnya obat-obat generik
yang lebih terjangkau.
Kegiatan pelayanan di Apotek Cibuluh terbagi atas 2 (dua) waktu
kerja (shift) yaitu pukul 08.00 – 14.00 WIB dan pukul 14.00 – 21.00 WIB. Kegiatan
pelayanan di Apotek Cibuluh meliputi dua bagian yaitu pelayanan atau penjualan
untuk obat bebas atau over the counter (OTC) dan pelayanan obat dengan
menggunakan resep.
Kegiatan operasional di Apotek Cibuluh terdiri dari perencanaan
pengadaan dan pemesanan barang di Apotek Cibuluh,serta Pemasaran dan penjualan.
Masing-masing pelayanan tersebut akan dibahas sebagai berikut :
3.1. Perencanaan Pengadaan dan Pemesanan Barang di Apotek Cibuluh
Pengadaan barang berupa obat-obatan dan alat kesehatan dilakukan setiap
hari dengan memesan ke pemasok melalui salesman yang datang setiap hari.
Pengadaan barang di Apotek Cibuluh harus diketahui oleh Apoteker kemudian
dilaksanakan oleh bagian pembelian. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
kegiatan pengadaan barang sebagai berikut :
a. Adanya buku pesanan / buku difecta untuk pencatatan barang yang akan dipesan
karena barang tersebut sudah habis dan barang yang sudah menipis persediannya.
b. Rencana anggaran pembelian untuk mengurangi biaya yang tidak terduga dalam
pembelian.
c. Daftar harga terakhir agar tidak terjadi kesalahan harga dalam memesan barang.
d. Pemilihan pemasok yang sesuai dengan mempertimbangkan diskon, jangka waktu
pembayaran, pelayanan yang baik dan tepat waktu serta kualitas barang.
Proses kegiatan pengadaan barang di Apotek Cibuluh dapat dilihat pada Gambar 8
TI DA KYA
berikut ini :
Gambar 7. Diagram pengadaan barang di Apotek Cibuluh (2009)
Tahapan pengadaan barang/obat-obatan di Apotek Cibuluh yaitu
1) Pemasok mengirimkan data barang kepada apotek obat ke Apotek Cibuluh
2) Setelah barang diterima oleh apotek kemudian dicatat dan dilakukan pengecekan oleh
bagian pembelian, jika obat memenuhi syarat dimasukan ke gudang tapi jika tidak
dikembalikan ke pemasok
3) Penerimaan dan pengecekan oleh petugas gudang lalu disimpan di gudang atau tidak
disimpan di gudang karena langsung disimpan di bagian penjualan
4) Pemesanan oleh bagian gudang kepada pemasok. Jika persediaan dalam gudang ini habis
maka subsistem yang menangani persediaan dalam gudang ini akan memberitahukan
kepada pihak manajemen yang berhubungan dengan pembelian barang yang ada di
gudang. Pengiriman barang akan dilakukan setelah ada pesanan barang.
Sedangkan proses pemesanan barang terdiri dari tahapan sebagai berikut :
1) Bagian penjualan melaporkan barang yang diperkirakan akan habis
kepada bagian pembelian.
2) Bagian pembelian barang melaporkan kepada pengelola apotek untuk
mendapat persetujuan pemesanan barang, jika disetujui ditulis di buku
difecta.
3) Berdasarkan buku difecta tersebut kemudian dilakukan pemesanan
barang ke pemasok dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang
ditandatangani oleh Pengelola Apotek. Surat Pesanan obat bebas tersebut
dibuat 2 (dua) rangkap, satu untuk pemasok dan satu untuk arsip
pembelian apotek.
4) Pada saat penerimaan barang, salesman membawa SP disertai faktur
pembelian sebanyak 4 (lembar), dua lembar untuk pemasok, satu lembar
untuk penagihan dan satu lembar untuk apotek. Faktur ini dibuat sebagai
bukti yang sah mengenai transaksi penjualan barang, surat pesanan
digunakan untuk mencocokan barang yang dipesan dengan barang yang
dikirim. Apabila sesuai dengan pemesanan, pembelian atau Pengelola
Apotek yang menerima menandatangani faktur dan memberi cap apotek
sebagai bukti penerimaan barang.
3.2. Pengelolaan Pemasaran dan Penjualan
Pemasaran adalah sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang dituju untuk
merencanakan, menentukan harga, mempromosikan, dan mendistribusikan barang
dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan konsumen. Pelayanan Informasi obat di
Apotek Cibuluh dapat dilakukan dalam rangka memasarkan produk yang dilakukan
oleh Apoteker pengelola Apotek atau Asisten Apoteker bila Apoteker Pengelola
Apotek tidak berada di tempat. Pelayanan informasi obat dilaksanakan dalam rangka
memberikan pelayanan kefarmasian yang lebih baik kepada pasien mengenai fungsi
atau kegunaan obat, efek samping yang ditimbulkan akibat penggunaan obat, cara
pemakaian dan waktu pemakaiannya. Pelayanan informasi obat seorang Apoteker
Pengelola Apotek atau Asisten Apoteker memberikan informasi obat secara terbuka
tanpa dipungut biaya.
4.3. Identifikasi Lingkungan Internal dan Eksternal
Berdasarkan hasil analisis lingkungan eksternal didapatkan peluang dan ancaman
yang dihadapi oleh perusahaan. Sedangkan berdasarkan analisis internal didapatkan
kekuatan dan kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan.
4.3.1. Identifikasi Lingkungan Internal
Faktor internal terdiri dari kekuatan dan kelemahan. yang sangat berpengaruh terhadap
pengembangan perusahaan.
A. Kekuatan
1. Apotek Cibuluh memiliki sumber daya manusia yang
ahli pada bidang farmasi. Semakin banyaknya kompetisi
dan meningkatnya kecepatan dalam bisnis membuat
semakin besarnya pasar dan semakin besar juga
hambatan-hambatan yang akan muncul. Oleh karena itu
Apotek Cibuluh memiliki Sumber Daya Manusia (SDM)
yang dapat diandalkan dalam bidang farmasi karena
mayoritas pegawai memiliki latar belakang pendidikan
dari ilmu farmasi.
2. Memiliki relasi luas dan baik dengan pihak pemasok.
Karena tidak ada satu perusahaan pun yang mampu
menjalankan aktivitasnya tanpa keterlibatan para
pemasoknya. Begitu banyak pemasok yang telah
menjadi mitra sehingga membutuhkan suatu pengelolaan
yang efektif. efektif berarti mempunyai prioritas dalam
mengelola hubungan bisnis dengan pemasok. Apotek
Cibuluh mempunyai kerjasama dengan 20 perusahaan
pemasok obat contohnya Sanbe Farma, Kalbe Farma,
Pharos, dan Kimia Farma.
3. Sistem pembayaran tunai kepada pemasok berdasarkan
perjanjian yang telah disepakati antara pemasok dan
perusahaan. Perjanjian itu harus memenuhi ketentuan
diantaranya biaya-biaya dibayarkan tepat waktu tidak
memakai sistem kredit, sehingga membuat para pemasok
mengutamakan pesanan barang dari Apotek Cibuluh
karena jika barang dikirimkan ke Apotek Cibuluh, hari
itu juga akan dibayar barang tersebut. Barang yang
dimaksud yaitu obat-obatan bebas yang cepat terjual
contohnya minyak kayu putih, obat batuk hitam, obat
batuk putih, dan vitamin.
4. Apotek Cibuluh berusaha memberikan pelayanan yang
maksimal terhadap pelanggan karena merupakan kunci
utama untuk meraih sukses dalam jangka panjang, bila
sebuah perusahaan ingin berhasil dalam jangka panjang
maka usaha-usaha untuk memelihara pelanggan melalui
pelayanan yang memuaskan harus memperoleh perhatian
yang utama agar selalu memiliki pelanggan tetap.
Pelanggan tetap Apotek Cibuluh adalah para peserta
asuransi kesehatan yang telah bekerjasama dengan
Apotek Cibuluh. Apotek Cibuluh telah menjalin
kerjasama dengan beberapa asuransi kesehatan.
Kerjasama yang dibuat yaitu dengan asuransi kesehatan
seperti Askes (asuransi kesehatan), Jamsostek.
Keuntungan yang didapat oleh Apotek Cibuluh yaitu jika
para peserta asuransi kesehatan tidak berobat dan
menebus resep dokter di Apotek Cibuluh tetap dihitung
perbulannya, karena para peserta asuransi tersebut telah
terdaftar dalam kerjasama pengobatan setiap bulannya.
5. Perusahaan telah berbadan hukum. Pendirian suatu
apotek harus mempunyai ijin mendirikan Apotek yaitu
surat ijin apotek (SIA) selain untuk mendapatkan
legalitas dari pemerintah juga upaya dalam rangka
mempertahankan atau melindungi perusahaan.
B. Kelemahan
1. Dalam melaksanakan kegiatan manajemen, Apotek
Cibuluh belum menggunakan sistem komputerisasi
dalam hal mendukung kegiatan operasional. Seiring
dengan semakin tingginya tingkat pendidikan, ilmu
pengetahuan, pesatnya teknologi serta kondisi sosial
ekonomi masyarakat, kesadaran tentang pentingnya
kesehatan dalam masyarakat semakin meningkat pula.
Hal ini mengakibatkan kebutuhan dan tuntutan
masyarakat terhadap pelayanan kesehatan yang
berkualitas menjadi salah satu kebutuhan dasar, dimana
pelayanan jasa kesehatan yang berkualitas sangat
diharapkan oleh masyarakat. Apotek Cibuluh telah
mempunyai 2 (dua) buah komputer untuk mendukung
sistem operasional kegiatan, tetapi para pegawai tidak
memanfaatkan komputer tersebut, para pegawai lebih
memilih cara manual dalam pencatatan kegiatan
operasional hal ini mengakibatkan kurang cepatnya
pelayanan yang diberikan.
2. Apotek Cibuluh belum memberikan pelatihan atau
seminar untuk karyawan. Apotek Cibuluh telah memiliki
sumber daya manusia yang ahli dalam farmasi namun
adanya pelatihan karyawan tentang kefarmasian yang
dilakukan rutinitas minimal setiap tahunnya agar
menambah wawasan tentang kefarmasian. Pelatihan
harus dilakukan karena dikaitkan dengan kebutuhan
perusahaan dan kebutuhan akan tugas atau pekerjaan
karyawan. Hal ini akan berdampak pada kinerja
karyawan dan perusahaan yang dapat berada di bawah
standar. Pelatihan yang dapat diberikan seperti pelatihan
peningkatan pelayanan pelanggan. Selama ini pegawai
Apotek Cibuluh hanya mengikuti seminar untuk
pengenalan produk.
Analisis matriks IFE pada Apotek Cibuluh dibuat berdasarkan hasil identifikasi faktor-
faktor internal yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan. Kedua faktor ini sangat berpengaruh
terhadap pemilihan strategi pengembangan perusahaan. Evaluasi faktor internal digunakan untuk
mengetahui faktor-faktor internal perusahaan berkaitan dengan kekuatan dan kelemahan yang
dianggap penting (David, 2006). Data dan informasi aspek internal Apotek Cibuluh dapat digali
dari beberapa kegiatan fungsional perusahaan yang terdiri dari dari aspek manajemen, keuangan,
SDM, pemasaran, sistem informasi, dan produk/operasi. Untuk lebih jelasnya matriks IFE dapat
dilihat pada Tabel 14 berikut ini :
Tabel 14. Hasil IFE
No (A) Kekuatan Bobot Rating Nilai
(a) (b) (a x b)
1Apotek Cibuluh memiliki sumber daya manusia yang ahli pada bidang farmasi. 0,155 3,200 0,498
2 Memiliki relasi luas dan baik dengan pihak pemasok. 0,142 3,000 0,426
3 Adanya sistem pembayaran langsung kepada pemasok. 0,116 3,200 0,369
4Apotek Cibuluh telah menjalin kerjasama dengan beberapa asuransi kesehatan 0,151 3,400 0,516
5 Apotek Cibuluh telah berbadan hokum 0,136 3,200 0,438
Jumlah (A) 2,247No (B) Kelemahan Bobot Rating Nilai
(a) (b) (a x b)
1Perusahaan belum menggunakan sistem komputerisasi dalam kegiatan manajemen 0,14 3,000 0,420
2Apotek Cibuluh belum memberikan pelatihan atau seminar untuk karyawan mengenai kefarmarsian 0,159 3,200 0,502
Jumlah (B) 0,922
TOTAL NILAI (A+B) 3,169
4.3.2. Identifikasi Lingkungan Eksternal
Faktor lingkungan eksternal yaitu hasil identifikasi peluang dan ancaman sebagai
faktor-faktor luar yang mempengaruhi lingkungan usaha.
C. Peluang
1. Tingginya permintaan kebutuhan obat pada
masyarakat karena kesadaran pentingnya obat seperti
meningkatkan daya tahan tubuh dalam menjalankan
aktifitas. Menurut data di Apotek Cibuluh terdapat
peningkatan resep yang masuk sebanyak 4808 lembar
resep di tahun 2007 sebanyak 33.454 lembar resep
menjadi 38.262 lembar resep di tahun 2008.
2. Meningkatnya pengetahuan masyarakat tentang
pentingnya obat-obatan. Seorang yang sakit apalagi
kalau penyakitnya tidak begitu berat maka biasanya
akan mengusahakan untuk mengobati dirinya sendiri
terlebih dahulu tanpa harus memintakan bantuan dari
seorang tenaga kesehatan apakah itu dokter, perawat,
bidan, apalagi harus ke Puskesmas ataupun ke rumah
sakit.
3. Pemanfaatan teknologi misalnya internet dalam
meningkatkan penjualan produk. Penggunaan internet
dalam bisnis mengalami perkembangan, dari
pertukaran informasi secara elektronik ke aplikasi
strategi bisnis seperti pemasaran, penjualan, dan
pelayanan pelanggan.
4. Semakin dekatnya AFTA maka daya saing
perdagangan akan semakin besar. Selain itu, dengan
semakin dekatnya AFTA membuat terbukanya batas-
batas negara Indonesia maka masuknya perusahaan
dalam bidang farmasi tidak akan dapat dicegah lagi
kendati sudah diusahakan untuk menguranginya oleh
karena itu akan menjadi peluang Apotek Cibuluh
dalam memilih pemasok.
D. Ancaman
1. Perusahaan sejenis di dekat lokasi. Tingkat persaingan
antar apotik pun kini semakin tinggi. Bahkan pada
jarak kurang dari 1 Km kini dapat ditemui dua apotik.
Seperti yang terjadi pada Apotek Cibuluh dengan
apotek harlent yang berjarak 700 meter. Apotek
Cibuluh merupakan apotik yang telah lama berdiri di
wilayah kedung halang Bogor. Dengan tingkat
persaingan yang makin tinggi maka perlu kiranya bagi
Apotek Cibuluh untuk selalu melakukan evaluasi dan
kajian terhadap strategi pemasarannya. Adanya Apotek
lain yang terdapat di sekitar Apotek Cibuluh dapat
menjadi ancaman karena sama-sama bersaing untuk
mendapatkan pangsa pasar yang ada.
2. Prilaku pembeli adalah tindakan pembeli yang
dipengaruhi oleh faktor kejiwaan dan faktor luar yang
mengarahkan ketika memilih atau menggunakan
barang atau jasa yang diinginkannya. Hal tersebut
disebut dengan posisi tawar konsumen.
Analisis matriks EFE pada Apotek Cibuluh dibuat berdasarkan hasil identifikasi
peluang dan ancaman sebagai faktor-faktor luar yang mempengaruhi lingkungan usaha.
Proses penilaian yang terdiri dari pembobotan dan peringkat (rating) pada kedua matriks
ini didapatkan dari hasil penyebaran kuisioner terhadap responden dalam penelitian ini.
Setiap responden atau pakar memiliki pengaruh yang sama dalam menentukan bobot,
rating dan skor pada matriks internal dan eksternal. Hasil analisis EFE dapat dilihat pada
Tabel 13 berikut ini :
Tabel 13. Hasil EFE
No(A) Peluang Bobot Rating Nilai
(a) (b) (a x b)
1 Tingginya permintaan kebutuhan obat pada masyarakat. 0,16
5 3,20
0 0,525
2Meningkatnya tingkat pendidikan dan pengetahuan masyarakat tentang pentingnya obat-obatan.
0,168
2,800 0,476
3Pemanfaatan teknologi misalnya internet dalam meningkatkan penjualan produk
0,155
2,000 0,309
4Semakin dekatnya AFTA maka daya saing perdagangan akan semakin besar
0,168
3,000 0,503
Jumlah (A) 1,813
No (B) Ancaman Bobot Rating Nilai
(a) (b) (a x b)
2 Banyaknya perusahaan sejenis di dekat lokasi. 0,17
1 3,80
0 0,643
3 Perilaku pembeli memilih apotek 0,17
3 2,60
0 0,453
Jumlah (B) 1,096
TOTAL NILAI (A+B) 2,909
4.4.Rumusan Strategi
Matriks SWOT merupakan alat penyesuaian (matching tool) yang penting untuk
memantu para manajer mengembangkan empat tipe strategi. Hubeis dan Najib (2008).
Tujuan dari penggunaan matriks SWOT adalah untuk mempertimbangkan secara
komprehensif kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman, sehingga mampu
meningkatkan efektifitas pelayanan konsumen dan meningkatkan performa proses
pelayanan yang diberikan. Berdasarkan hasil peluang dan ancaman dari lingkungan
eksternal dibandingkan secara sistematis dengan kekuatan dan kelemahan dari lingkungan
internal secara terstruktur untuk menghasilkan strategi pengembangan bisnis yang sesuai.
maka alternatif strategi ini dilakukan dengan menggunakan matriks SWOT adalah :
5. Strategi SO (Strengths - Opportunities) yang dapat digunakan yaitu :
a. Meningkatkan pelayanan dalam penjualan obat–obatan
b. Meningkatkan kemampuan manajemen perusahaan dengan
mengoptimalkan kinerja Apotek Cibuluh
6. Strategi WO (Weaknesses - Opportunities) yang dapat digunakan yaitu :
a. Menyusun dan menerapkan pelaksanaan standar atau kriteria kinerja (SOP)
pekerjaan kefarmasian.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan seperti sumber daya manusia (SDM)
untuk ikut serta dalam pelatihan atau pendidikan
7. Strategi ST (Strengths - Threats) yang dapat digunakan yaitu :
a. Meningkatkan pengawasan dan evaluasi kegiatan dan kinerja Apotek
Cibuluh
b. Membuat strategi promosi produk
8. Strategi WT (Weaknesses - Threats) yang dapat digunakan adalah :
a. Kerjasama dengan pengawas obat dan makanan (POM) Dinkes Kota Bogor
b. Peran serta yayasan dalam meningkatan kualitas SDM
Table 15. Matriks SWOT
Faktor Internal
Faktor Eksternal
Kekuatan (S)
1. Perusahaan memiliki sumber daya manusia yang ahli pada bidang farmasi.
2. Memiliki relasi luas dan baik dengan pihak pemasok.
3. Adanya sistem pembayaran langsung kepada pemasok.
4. Perusahaan telah menjalin kerjasama dengan beberapa asuransi kesehatan.
5. Apotek telah berbadan hukum.
Kelemahan (W)
1. Perusahaan belum menggunakan sistem komputerisasi dalam pelaksanaan kegiatan manajemen
2. Pelatihan atau seminar untuk karyawan
Peluang (O)1. T
ingginya permintaan kebutuhan obat pada masyarakat
2. Meningkat
Strategi SO1. Meningkatkan pelayanan dalam penjualan
obat–obatan2. Meningkatkan kemampuan manajemen
perusahaan dengan mengoptimalkan kinerja Apotek Cibuluh
Strategi WO1. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan 2. Menyusun dan menerapkan pelaksanaan standar atau
kriteria kinerja pekerjaan kefarmasian di Apotek Cibuluh.
4 Prioritas Strategi
Hasil pengurutan prioritas strategi yang dijalankan Apotek Cibuluh
dapat dilihat pada Tabel 14.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dengan responden dan
penilaian melalui QSPM, maka terdapat delapan alternatif strategi utama
yang relevan untuk dijalankan oleh Apotek Cibuluh, yaitu :
a. Meningkatkan pelayanan dalam penjualan barangLamanya pelayanan resep, harga obat yang terlalu mahal, ketidak
lengkapan obat, ketidakramahan pegawai apotek, merupakan hal yang
nyaris biasa terjadi di apotek. Kekecewaan atau ketidakpuasan yang
dirasakan konsumen terhadap apotek tentu akan berdampak buruk bagi
apotek tersebut. Konsumen yang kecewa akan mencari alternatif
apotek lain. Konsumen menjadi tidak loyal terhadap apotek tersebut.
Padahal kepuasan konsumen merupakan salah satu kunci keberhasilan
apotik untuk meningkatkan daya saing. Oleh karena itu strategi Apotek
Cibuluh dalam meningkatkan pelayanan yaitu mengefisienkan
lamanya pelayanan resep, memperlengkap obat di apotek, serta
menjadikan pegawai yang ramah di Apotek Cibuluh.
b. Meningkatkan kemampuan manajemen perusahaan dengan
mengoptimalkan kinerja Apotek Cibuluh
Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan,harus diperhatikan
sejauh mana upaya yang telah dilakukan perusahaan untuk
meningkatkan kinerja individu pegawainya. Apabila perusahaan
menginginkan kinerja individu karyawannya tinggi, perusahaan harus
mengevaluasi sejauh mana manajemen sumber daya perusahaan yang
dijalankan dalam perusahaan mulai dari perencanaan, perekrutan,
pelatihan dan pengembangan sampai pada pemutusan hubungan kerja.
Strategi yang digunakan yaitu :
1) Tujuan perusahaan terdefinisikan dengan jelas
2) Umpan balik mengenai seberapa baik mereka menjalankan
tugasnya
3) Imbalan bagi yang berkinerja baik
4) Hukuman bagi yang berkinerja buruk.
c. Meningkatkan pengawasan dan evaluasi kegiatan dan kinerja
Apotek Cibuluh.
Perwujudan idealnya sebuah pelayanan kepada masyarakat
dalam bidang kesehatan dimulai dengan membangun komitmen dan
moralitas karyawannya. Kualitas pelayanan total dibangun atas
pelayanan yang profesional. Pengawasan dan evaluasi kegiatan kinerja
karyawan ditingkatkan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada
konsumen. Pengawasan akan mengurangi kemungkinan kesalahan
dalam memberikan pelayanan kepada konsumen, dan evaluasi dapat
memperbaiki kinerja karyawan sehingga pelayanan dapat lebih
maksimal diberikan kepada konsumen.
d. Membuat strategi promosi produk
Strategi promosi yang diusulkan yaitu menekankan pada usaha-
usaha untuk semakin mengakrabkan nama dan citra Apotek Cibuluh di
konsumen yaitu, memberikan diskon pada event-event tertentu yang
ada kaitannya dengan kesehatan ataupun keluarga. Contohnya :
pemberian diskon vitamin dan multivitamin anak pada hari anak
nasional. Produk yang didiskon diletakkan secara mencolok dan
didesain semenarik mungkin. Selain itu memberikan diskon pada
pembelian obat dengan resep dengan nilai tertentu. Atau mengadakan
aksi sosial pemberian obat murah kepada wilayah yang membutuhkan
dan wilayah yang belum mengenal Apotek Cibuluh. Hal ini dalam
rangka menjalankan fungsi sosial kepada masyarakat dan juga
berkaitan dengan strategi jangka panjang untuk memperluas pasar.
e. Mengembangkan pemasaran produk dengan teknologi.
Teknologi informasi telah membuka peluang baru untuk
mengembangkan produk dan penyampaian pelayanan. Pengembangan
dalam memasarkan produk yang dapat dijalankan di Apotek Cibuluh
yaitu dengan memanfaatkan teknologi seperti pemesanan obat atau alat
kesehatan via SMS ( Short Message Service), dengan syarat minimal
pembelian sebesar Rp 25.000. dengan strategi ini diharapkan Apotek
Cibuluh dapat lebih memasuki pasaran di masyarakat terutama wilayah
sekitar Apotek Cibuluh.
f. Menyusun dan menerapkan pelaksanaan standar atau kriteria
kinerja (SOP) pekerjaan kefarmasian di Apotek Cibuluh.
Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus
pada pengelolaan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan yang
komprehensif yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari
pasien. Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, apoteker
dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku
agar dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk
interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian
informasi, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan
akhirnya sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik. Apoteker
harus memahami dan menyadari kemungkinan terjadinya kesalahan
pengobatan (medication error) dalam proses pelayanan.
Standar Pelayanan Kefarmasian di apotek disusun sebagai
pedoman praktek apoteker dalam menjalankan profesi, melindungi
masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional,dan melindungi
profesi dalam menjalankan praktek kefarmasian. Prosedur bermanfaat
untuk:
1. Memastikan bahwa pelayanan kefarmasian sesuai dengan aturan
dapat tercapai setiap saat;
2. Adanya pembagian tugas dan wewenang;
3. Memberikan pertimbangan dan panduan untuk tenaga kesehatan
lain yang bekerja di apotek;
4. Dapat digunakan sebagai alat untuk melatih staf baru;
5. Membantu proses audit.
Prosedur disusun dengan format sebagai berikut:
1. Tujuannya merupakan sesuai dengan prosedur .
2. Ruang lingkup berisi pernyataan tentang pelayanan yang dilakukan
dengan kompetensi yang diharapkan.
3. Hasil berisi hal yang dicapai oleh pelayanan yang diberikan dan
dinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur.
4. Persyaratan berisi hal yang diperlukan untuk menunjang
pelayanan.
Proses berisi langkah-langkah pokok yang perlu diikuti untuk penerapan standar. Sifat prosedur tetap adalah spesifik mengenai kefarmasian.
g. Kerjasama dengan POM Dinkes kota BogorKerjasama yang dibuat yaitu mengenai peraturan-peraturan terbaru
yang dikeluarkan pemerintah akan langsung diberitahukan oleh POM
Dinkes. Peraturan ini menyangkut segala sesuatu aturan tentang
apotek. Hal ini merupakan strategi yang baik untuk apotek karena akan
membuat Apotek Cibuluh lebih maksimal dalam memberikan
pelayanan kepada konsumen karena seesuai dengan peraturan yang
berlaku.
h. Peran serta yayasan dalam meningkatkan kualitas SDMSumber daya manusia mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan
perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa sumber daya manusia
merupakan kunci pokok yang harus diperhatikan dengan segala
kebutuhannya. Sebagai kunci pokok, sumber daya manusia akan
menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan. Tuntutan
perusahaan untuk memperoleh, mengembangkan dan mempertahankan
sumber daya manusia yang berkualitas semakin mendesak sesuai dengan
dinamika lingkungan yang selalu berubah. Perubahan perlu mendapat
dukungan manajemen puncak dalam hal ini yaitu yayasan.
Ketua yayasan harus dapat memotifasi para karyawan sehingga
mendukung keberhasilan organisasi.serta pengelolaan sumber daya
manusia terkait dan mempengaruhi kinerja perusahaan. Peningkatan
kinerja karyawan secara perorangan akan mendorong kinerja sumbar daya
manusia secara keseluruhan. Peran serta yayasan yang dapat dilakukan
yaitu seperti pendanaan dalam rangka peningkatan kualitas pegawai.
Pembobotan pada masing-masing faktor internal dan eksternal yang
digunakan pada matriks QSPM tersebut adalah sama dengan bobot yang
digunakan pada matriks EFI dan IFE sebelumnya. Sedangkan penilaian AS
(Attractiveness Score) didapat dari hasil kuesioner terhadap Penanggungjawab
Apotek Cibuluh. Berdasarkan analisis matriks QSPM (Tabel 14) dari total
nilai daya tarik rataan yang diperoleh adalah Membuat strategi promosi
produk dengan nilai TAS 6,331, merupakan implementasi pilihan strategi
terbaik. Secara lebih lengkap urutan peringkat atau prioritas keempat
alternatif strategi utama yang dihasilkan oleh analisis QSPM tersebut adalah :
1. Meningkatkan pelayanan dalam penjualan obat–obatan dengan nilai
TAS 5,958
2. Meningkatkan kemampuan manajemen perusahaan dengan
mengoptimalkan kinerja Apotek Cibuluh dengan nilai TAS 5,089
3. Meningkatkan pengawasan dan evaluasi kegiatan dan kinerja Apotek
Cibuluh dengan nilai TAS 5,810
4. Membuat strategi promosi produk dengan nilai TAS 6,319
5. meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan dengan nilai TAS 5,319
6. Menyusun dan menerapkan pelaksanaan standar atau kriteria kinerja
(SOP) pekerjaan kefarmasian dengan nilai TAS 5,753
7. Kerjasama dengan POM Dinkes dengan nilai TAS 5,607
8. Peran serta yayasan dalam meningkatan kualitas SDM dengan nilai TAS
5,
Tabel 16. Hasil penetapan prioritas strategi menggunakan QSPM
K eterangan :Strategi 1:M eningkatkan pelayanan dalam penjualan obat–obatan.Strategi 2:M eningkatkan kemampuan manajemen perusahaan dengan mengoptimalkan kinerja A potek CibuluhStrategi 3:M eningkatkan pengawasan dan evaluasi kegiatan dan kinerja A potek CibuluhStrategi 4: M embuat strategi promosi produkStrategi 5 :M eningkatkan kualitas sumber daya perusahaanStrategi 6:M enyusun dan menerapkan pelaksanaan standar atau kriteria kinerja (SOP) pekerjaan kefarmasianStrategi 7:K erjasama dengan POM DinkesStrategi 8:Peran serta yayasan dalam meningkatan kualitas SDM
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kegiatan operasional di Apotek Cibuluh terdiri dari Pengadaan barang berupa
obat-obatan dan alat kesehatan dan pemasaran.
Apotek Cibuluh telah menjalin kerjasama dengan beberapa asuransi kesehatan
adalah kekuatan yang dimiliki Apotek Cibuluh. Sedangkan kelemahan Apotek
Cibuluh adalah belum memberikan pelatihan atau seminar untuk karyawan.
Tingginya permintaan kebutuhan obat pada masyarakat karena kesadaran
pentingnya obat merupakan peluang bagi Apotek Cibuluh. Sedangkan ancaman
Apotek Cibuluh adalah adanya perusahaan sejenis di dekat lokasi.
Faktor-faktor
Bobot Alternatif Strategi
Strategi 1 Strategi 2 Strategi 3 Strategi 4 Strategi 5 Strategi 6 Strategi 7 Strategi 8
AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS
Peluang A 0,165 4 0,660 4 0,660 4 0,660 4 0,660 4 0,660 4 0,660 3 0,495 4 0,660
Peluang B 0,168 4 0,672 2 0,336 4 0,672 3 0,504 4 0,672 4 0,672 3 0,504 4 0,672
Peluang C 0,155 3 0,465 2 0,310 2 0,310 2 0,310 1 0,155 1 0,155 1 0,155 1 0,155
Peluang D 0,168 4 0,672 2 0,336 2 0,336 3 0,504 4 0,672 4 0,672 3 0,504 4 0,672
Ancaman E 0,171 3 0,513 2 0,342 3 0,513 3 0,513 3 0,513 3 0,513 3 0,513 3 0,513
Ancaman F 0,173 3 0,519 3 0,519 2 0,346 3 0,519 2 0,346 3 0,519 3 0,519 2 0,346
Kekuatan A 0,155 4 0,620 4 0,620 4 0,620 4 0,620 4 0,620 4 0,620 4 0,620 4 0,620
Kekuatan B 0,142 3 0,426 3 0,426 4 0,568 4 0,568 4 0,568 3 0,426 2 0,284 4 0,568
Kekuatan C 0,116 2 0,232 2 0,232 3 0,348 3 0,348 2 0,232 3 0,348 2 0,232 4 0,464
Kekuatan D 0,151 4 0,604 3 0,453 1 0,151 4 0,604 1 0,151 2 0,302 3 0,453 1 0,151
Kekuatan E 0,136 1 0,136 1 0,136 3 0,408 2 0,272 2 0,272 3 0,408 2 0,272 3 0,408
Kelemahan F 0,140 2 0,280 4 0,560 4 0,560 3 0,420 1 0,140 1 0,140 3 0,420 1 0,140
Kelemahan G 0,159 1 0,159 1 0,159 2 0,318 3 0,477 2 0,318 2 0,318 4 0,636 2 0,318
Jumlah Total Daya Tarik 5,958 5,089 5,810 6,319 5,319 5,753 5,607 5,687
Prioritas II VIII III I VII IV VI V