jukka vihtkari - emce€¦ · valitsemalla ”kutsu uusi käyttäjä”, pääsee syöttämään...

6.10.2017

EmCe Solution Partner Oy

Jämsänkatu 2, 00520 Helsinki

puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Jukka Vihtkari

EmCe 365 Drive aloitusohje

Sisällys

1 Yleistä......................................................................................................................................... 1

2 Käyttöoikeudet ........................................................................................................................... 1

2.1 EmCe ohjelman käyttäjätunnus .......................................................................................... 2

2.2 EmCe Drive käyttäjätunnuksen aktivointi ........................................................................... 2

3 EmCe Driven asennus ............................................................................................................... 3

3.1 Ohjelman käynnistäminen .................................................................................................. 5

4 Pääkäyttäjän toimenpiteet .......................................................................................................... 7

4.1 Yrityksen aktivointi .............................................................................................................. 7

4.2 EmCe käyttäjien aktivointi ................................................................................................... 9

4.3 Käyttäjien aktivointi yritykselle .......................................................................................... 10

5 Palveluun kirjautuminen ........................................................................................................... 12

6 Ostolaskujen hyväksyntä käyttöön ........................................................................................... 14

6.1 Ostolaskujen hyväksynnän aktivointi yritykselle ............................................................... 14

6.2 Saapuneen ostolaskun ohjaaminen kiertoon.................................................................... 14

6.3 Laskun hyväksyntä EmCe 365 ......................................................................................... 15

7 Asiakaspalvelu ja palvelupyynnöt ............................................................................................ 16

8 Palautteen keruu ...................................................................................................................... 16

8.1 Asiakkaat .......................................................................................................................... 16

8.2 Tilitoimistot ........................................................................................................................ 17

9 Asiakkaille viestiminen ............................................................................................................. 17

10 Markkinointitoimenpiteet ........................................................................................................ 17

1



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

1 Yleistä

EmCe Drive –nimellä tarkoitetaan käytönnössä nykyistä EmCe Windows –

ohjelmaa. EmCe Drive tarjoaa vaihtoehtoisen käyttötavan ilman Citrix –

kirjautumista. Tällöin ohjelma asennetaan käyttäjän työasemalle, jossa vain Win-

dows-käyttöjärjestelmä on mahdollinen.

EmCe 365 –palvelulla tarkoitetaan selainsovellusta, joka toimii eri päätelaitteissa.

Selainsovelluksessa on käytettävissä rajallisemmat toiminnot kuin EmCe –

ohjelmassa.

EmCe Drive ja EmCe 365 –palvelu käyttävät samaa käyttäjätunnistusta eli esimer-

kiksi salasanan vaihtaminen vaikuttaa kirjautumiseen kummassakin sovelluksessa.

2 Käyttöoikeudet

EmCe Drive palvelua käyttäville luodaan uusi käyttäjätunnus tai käytetään olemas-

sa olevaa EmCe käyttöoikeuksista löytyvää tunnusta, mikäli käyttäjä on käyttänyt

EmCe ohjelmaa / EmCeWeb-ohjelmaa aikaisemmin. Tunnistautumiseen käytetään

sähköpostiosoitetta, joka löytyy vastaavalla tiedolla EmCe ohjelman käyttöoikeudet

toiminnosta.

EmCe Drive tunnuksen vaihtoehtona tai rinnalla voi olla Citrix-käyttäjätunnus.

EmCe Drive tunnuksen salasanatiedot eivät ole samassa rekisterissä Citrix-

tunnuksen kanssa. Käytännössä siis Citrix-tunnuksen salasanan vaihto ei muuta

EmCe Driven salasanaa tai päinvastoin.

Pelkästään EmCe 365 –palvelua käyttävillä ei tarvitse olla käyttäjätunnusta

EmCe ohjelman käyttöoikeudet toiminnossa. Näiden tunnukset voidaan luoda suo-

raan EmCe ohjelman EmCe 365 hallinta –toiminnossa.

2



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

2.1 EmCe ohjelman käyttäjätunnus

EmCe ohjelman käyttöoikeudet toiminnossa tulee olla perustettuna käyttäjä säh-

köpostiosoitteella (EmCe Drive tunnuksen sähköposti). Jos käyttäjätunnus on do-

maintunnus, lisätään sähköpostiosoite tälle varattuun kenttään.

Käyttäjätunnus = sähköpostiosoite, jolloin sähköpostiosoitekenttä on lukittu.

Käyttäjätunnuksella on normaaliin tapaan käyttöoikeudet yrityksissä, jonka perus-

teella EmCessä toiminnot ovat käytettävissä. Tämän lisäksi käyttäjälle pitää edel-

leen antaa lisenssikäyttöoikeudet.

2.2 EmCe Drive käyttäjätunnuksen aktivointi

Aivan ensimmäinen EmCe Drive käyttäjätunnus aktivoidaan toistaiseksi EmCen

toimesta. Käyttäjä saa sähköpostiinsa seuraavan sisältöisen tunnuksen aktivointi-

linkin:

Sähköpostilinkkiä klikkaamalla pääsee asettamaan salasanan. Salasanan tulee olla

vähintään 8 merkkiä pitkä ja pitää sisältää vähintään yksi iso kirjain, pieni kirjain,

numero ja erikoismerkki.

3



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

3 EmCe Driven asennus

Seuraavaksi asennetaan EmCe Drive, jonka saa ladattua osoitteesta

http://drive.emce.fi. Ohjelman lataus käynnistyy heti ja selaimesta riippuen ladattu

EmCeDrive.msi paketti näkyy eri tavoin. Alla kuva Mozilla Firefox –selaimesta.

Tallenna tiedosto ja tämän jälkeen suorita ohjelman asennus. Käynnistä asennus ja

paina Next.

http://drive.emce.fi/

4



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Asenna ohjelman ehdottamaan oletuskansioon ja paina Next.

Käynnistä asennus painamalla Next. Lopuksi asennus on suoritettu ja paina Close.

5



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

3.1 Ohjelman käynnistäminen

Työpöydällä löytyy tämän jälkeen EmCe Drive –kuvake. Kaksoisklikkaa kuvaketta,

jonka jälkeen ohjelma käynnistyy.

Aluksi ohjelma kysyy käytettävää EmCe 365 –palvelua (oletusarvoa ei tarvitse

muuttaa) sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lisäämällä muista-valinta, ohjelma

ei jatkossa kysy kirjautumistunnuksia samalla työasemalla.

Syötä tähän edellä vahvistamasi EmCe Drive tunnus ja salasana.

6



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Onnistuneesta kirjautumisesta tulee ruudulle viesti Windows ilmoituksena.

Windowsin tehtäväpalkin oikean alakulman kuvakkeista pääset hiiren kakkospai-

nikkeella valitsemaan EmCe Drive –kuvakkeesta Asetukset. Tarvittaessa pääset täs-

tä kirjautumaan myös ulos tai sammuttamaan EmCe Driven.

Mikäli käyttäjällä on oikeus yhteen lisenssiin, valittavissa on vain yksi yhteys, joka

on oletuksena valittu. Jos käyttäjällä on useampi yhteys valittavissa, voi jonkun li-

sensseistä/yhteyksistä valita oletukseksi (valinta: Älä kysy käytettävää yhteyttä

käynnistettäessä). Muussa tapauksessa ohjelman käynnistyksen yhteydessä kysy-

tään käytettävää yhteyttä.

EmCe ohjelman saa käynnistymään automaattisesti, kun EmCe Drive käynnistyy,

jos valitaan Käynnistä EmCe Drive Windowsin käynnistyksen yhteydessä.

7



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

EmCe ohjelma käynnistyy työpöydän EmCe Drive -pikakuvakkeesta.

4 Pääkäyttäjän toimenpiteet

4.1 Yrityksen aktivointi

Pääkäyttäjän ensimmäisenä tehtävänä on aktivoida oma kotiyritys eli itse tilitoi-

misto. Tämä tehdään EmCe ohjelman toiminnossa: Yleiset toiminnot ja asetukset -

> Yritysten yhteiset toiminnot -> EmCe 365 hallinta. Valitse tässä toiminto Asiakas-

yritysten aktivointi. Samassa toiminnossa voi myöhemmin aktivoida myös asiakas-

yritykset.

8



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Lisätään ruksi kotiyrityksen kohdalle ja painetaan Seuraava.

Seuraavaksi annetaan yrityksen yhteyshenkilön tiedot, jotka ovat käytännössä

omat tietosi. Yrityksen omistajuus aktivoidaan tällöin sinun käyttäjätunnuksellesi.

9



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Tämän jälkeen hyväksyt vielä käyttöehdot (ruksi) ja vahvistat tiedot painamalla

Vahvista. Onnistuneesta vahvistamisesta saat ruudulle viestin.

Vastaavalla tavalla voit aktivoida muita yrityksiä (asiakasyrityksiä), jossa samalla

luot yritykselle ensimmäisen käyttäjän (yrityksen yhteyshenkilö).

4.2 EmCe käyttäjien aktivointi

Mikäli nykyisistä EmCe käyttäjistä halutaan aktivoida lisää EmCe Drive käyttäjiä,

tehdään se EmCe 365 hallinta –toiminnoissa. Edellytyksenä on, että käyttäjällä tu-

lee olla oikeus johonkin EmCe lisenssiin Lisenssikäyttäjät toiminnossa.

10



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

EmCe 365 hallinta –toiminnoista valitaan Drive käyttäjien aktivointi.

Listalta valitaan aktivoitava käyttäjätunnus ja tälle annetaan nimi-, sähköpostiosoi-

te- ja puhelinnumerotiedot. Tällöin EmCe käyttäjätunnus linkittyy suoraan 365 pal-

velun käyttäjätunnuksen kanssa. Aktivoitava käyttäjä saa sähköpostiinsa linkin,

jossa pääsee vahvistamaan tunnuksen ja asettamaan salasanan. Aktivointi tulee

tehdä 48 tunnin kuluessa.

4.3 Käyttäjien aktivointi yritykselle

Mikäli aktivoituun yritykseen (kotiyritys tai asiakasyritys) halutaan aktivoida käyttä-

jiä pelkästään EmCe 365 –palveluun (siis vain selaintoimintoja käyttäviä), tehdään

se EmCe 365 hallinta –toiminnoissa. EmCe 365 hallinta –toiminnoista valitaan yri-

tysten hallinta.

11



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Tässä toiminnossa nähdään aktivoidut yritykset ja valitsemalla yrityksen, pääsee

näkemään yritykselle luodut käyttäjät.

Valitsemalla ”Kutsu uusi käyttäjä”, pääsee syöttämään käyttäjän tiedot, jossa pakol-

lisena on etunimi, sukunimi ja sähköposti. Puhelinnumero kannattaa täyttää myös

tulevaisuutta ajatellen. Tietojen täyttämisen jälkeen paina ”Lähetä kutsu”, jolloin

käyttäjä saa sähköpostiinsa tunnuksen vahvistamislinkin.

Luodulla tunnuksella voi kirjautua EmCe 365 –palveluun (https://365pilot.emce.fi),

kun käyttäjätunnukselle on annettu roolit (asetukset).

12



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Dashboard antaa aloitussivun taloustietojen näkymän ja PurchaseInvoiceActor

antaa oikeudet ostolaskujen käsittelyyn. Käyttäjän salasanan pääsee palauttamaan

käyttäjätunnusrivin toimintovalinnasta. Salasanan palautuksessa käyttäjä saa säh-

köpostiviestin ja ohjeet salasanan asettamiseksi.

Jos käyttäjätunnukselle ei ole EmCe ohjelman Käyttöoikeudet-toiminnossa annettu

oikeuksia, ei käyttäjä pääse käyttämään EmCe Drive –Windows ohjelmaa vaikka

DrivePro olisikin ruksattu.

5 Palveluun kirjautuminen

EmCe 365 palveluun kirjaudutaan osoitteesta https://365pilot.emce.fi (pilottipalve-

lun osoite).

https://365pilot.emce.fi/

13



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Kirjautumisen jälkeen pääset aktivoimasi yrityksen aloitusnäkymään. Aloitusnäky-

mässä pääset selailemaan yritykselle julkaistuja EmCe –raportteja kohdassa Rapor-

tointi. Tässä näkyvät siis EmCe ohjelmassa raportin esikatselussa klemmarilla mer-

kityt arkistokappaleet. Palkanlaskennan raportit eivät toistaiseksi ole vielä nähtä-

vissä. Muut ohjelman toiminnot tulevat valittavaksi käyttäjälle annettujen roolien

mukaisesti.

14



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

6 Ostolaskujen hyväksyntä käyttöön

6.1 Ostolaskujen hyväksynnän aktivointi yritykselle

Ostoreskontra tulee olla otettuna käyttöön normaalisti eli ohjaustietojen Kirjanpi-

totiedot-välilehdellä tulee olla tarvittavat kirjanpitotiliohjaukset sekä tositelajit.

Laskujen tarkastus/hyväksyntä asetetaan toimimaan EmCe 365 –palvelun kautta

tarkistamalla kuvan mukaiset kohdat:

- Laskujen hyväksyntä: Kyllä

- EmCe 365 hyväksyntä: Käytössä

- Työkulku: ”Tarkastus/hyväksyntä” tai ”Vain hyväksyntä”

- Hyväksyjä: EmCe 365 (tieto siirtyy myös Yrityksen ohjaustietojen oletushy-

väksyjä-kenttään)

6.2 Saapuneen ostolaskun ohjaaminen kiertoon

Ostolaskut saapuvat ohjelman ensimmäisessä versiossa kuten tähänkin asti eli

aineisto on noudettu pankin tai operaattorin välityksellä. Laskut luetaan EmCeen

Verkkolaskujen luku + Ostoreskontran sähköisten laskujen siirto –palveluilla tai

vain jälkimmäisellä.

15



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

Kun lasku on OR Laskut toiminnossa, tälle voidaan antaa tarkastaja/hyväksyjä vali-

tun työnkulun mukaisesti. Kuvassa laskulle on valittu ”Vain hyväksyntä” –työnkulku.

Laskun Hyväksytty-kentän arvoksi tulee automaattisesti ”Ei”.

Hyväksyjäksi ja tarkastajaksi voi valita vain edellä aktivoituja käyttäjätunnuksia,

joiden roolina on PurchaseInvoiceActor.

6.3 Laskun hyväksyntä EmCe 365

Aloitusnäkymästä valitaan Myynnit ja ostot, jolloin päästään omalle hyväksyntälis-

talle.

Klikkaamalla listalla olevaa laskua, nähdään hyväksyttävän laskun tiedot. Lasku

hyväksytään Hyväksy-painikkeella ja tila EmCessä muuttuu hyväksytyksi.

16



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

7 Asiakaspalvelu ja palvelupyynnöt

Tilitoimisto vastaa omilta asiakkailta tuleviin palvelupyyntöihin ja pyrkii vastaa-

maan näihin. Jos ongelma ei ole itse ratkaistavissa, tilitoimisto välittää ne tarvitta-

essa EmCen helpdeskiin. EmCen helpdesk ottaa vastaan tilitoimistojen palvelu-

pyynnöt ja välittää ne tuotekehitykselle.

Palvelupyynnöt lähetetään ensisijaisesti osoitteeseen: [email protected].

8 Palautteen keruu

8.1 Asiakkaat

Palvelun käyttäjiltä kerätään jatkuvasti palautetta satunnaisotannalla ohjelman

sisällä. Tavoitteena on testata palvelun toimintoja ketterästi ja tehdä palautteen

antamisesta helppoa ja nopeaa. Palautetta pyydetään ns. fiilismittarilla, jossa käyt-

täjä arvioi ko. toimintoa hymy- tai surunaamoilla. Käyttäjällä on mahdollisuus an-

taa myös tarkempaa kirjallista palautetta.

mailto:[email protected]

17



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

8.2 Tilitoimistot

Tilitoimistoilta kerätään tasaisin välein palautetta palvelusta ja sen toiminnoista

palautelomakkeella. Palautteeseen vastaamisesta vastaa tilitoimistossa nimetty

vastuuhenkilö.

Palautetta voi antaa myös vapaasti osoitteeseen: [email protected]

Huom! Palvelupyynnöt helpdeskiin ja kehitysideat, kommentit ja huomiot

palautteeseen.

9 Asiakkaille viestiminen

Pilotoinnista on hyvä viestiä asiakkaille avoimesti, jotta ymmärtävät että palvelu ei

ole vielä valmis tuotantoversio ja pilotoinnin tavoitteena on kerätä käyttökokemus-

ta, varmistaa tuotteen laadukas toimivuus, tunnistaa kehitystarpeet ja hioa käytet-

tävyyttä. Vaikka testiympäristössä tuotetta testataan, kuormitetaan ja myllätään,

on pilotointijakso äärimmäisen tärkeä vaihe matkalla valmiiksi tuotteeksi.

Jokainen pilotti vastaa omien asiakkaiden tiedottamisesta. Halutessanne voitte

käyttää laatimaamme valmista tiedotetta asiasta. Tiedote ja markkinointimateriaa-

lit ovat ladattavissa täältä.

10 Markkinointitoimenpiteet

EmCe 365 kumppani -logo

Logon käyttömahdollisuuksia: omat kotisivut ja some-kanavat, tar-

jouspohjat, esitteet, myyntimateriaalit, sähköpostin allekirjoitukset

jne.

Yritysesittelyt (ns. testimoniaalit toteutetaan elo-lokakuussa)

Myyntimateriaali (PowerPoint & Pdf)

Sähköpostikampanja » tietoa palvelusta ja kilpailu (kesäkuun-syyskuu)

https://emce.sharefile.eu/d-se26a4f71b324d129

18



puh. 0424 9841, fax 0424 984 300

www.emce.fi

EmCen uusi showroom ja asiakastilaisuuden (elokuun lopusta alkaen)

How to -videot (tulossa)

Give away pilotointiin lähteville asiakkaille »Väriävaihtava muki (lähetetään

kesäkuun loppuun mennessä)

Ja tietysti www.emce365.fi

http://www.emce365.fi/

jukka vihtkari - emce€¦ · valitsemalla ”kutsu uusi käyttäjä”, pääsee syöttämään...

Documents