justificació telemàtica subvencions 2020 · 2020. 12. 24. · informació definitiva del tràmit...
TRANSCRIPT
Justificació telemàtica subvencions 2020
Procediment de tramitació
Sessions informatives virtuals al teixit associatiu de Nou BarrisNovembre 2020
Fases de preparació
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic
Preparar la documentació: Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Tramitar la documentació:- Web subvencions
- Registre electrònic
Revisar la documentació tramitada:Atendre, si fos necessari, els requeriments
d’esmena i correcció
1
2
3
4
Comencem…
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament1
Tot el procediment relatiu a les diferents fases de vida d’una
subvenció de l’Ajuntament de Barcelona (documents oficials,
convocatòria, materials informatius i tècnics per a la presentació dels
projectes, enllaç d’entrada a la tramitació de sol·licitud, justificació i
correcció d’esmenes dels projectes, resolucions) és a la pàgina web
Subvencions de l’any en curs Ajuntament de Barcelona
El concepte fases de vida l’anirem incorporant, a poc a poc, al nostre treball i el tindrem en compte al llarg del temps que el projecte duri.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1
Dins de la pàgina, aneu a
buscar la convocatòria
que us correspon…
Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
…descarregueu, en una carpeta
de l’ordinador, els documents
per a justificar la subvenció, i
comenceu a omplir-los.Deixem per al final de la sessió
la relació de factures.
Us aconsellem que anomeneu els
arxius digitals de manera que siguin
fàcilment reconeixibles i que es
puguin identificar d’un any a l’altre
(si els arxius es diuen f7773hhh,
difícilment ho aconseguireu…).
COMPTE: els noms hauran de ser
com més curts millor i sense símbols.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Documents emprats per fer difusió de les activitats
relatives al projecte
Segons s’indica a les bases de la Convocatòria, punt 16 cal:
En el moment de justificar, s’ha d’entregar també el material gràfic decomunicació, en el qual, a més de posar el logotip corresponent, s’ha de fer constar la frase següent:
“Amb el suport de l'Ajuntament de Barcelona – Districte de...o Direcció de... / Institut...”
“Amb el suport de l'Ajuntament de Barcelona – Districte de Nou Barris”
Exemple
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:
- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic2
Les associacions del teixit associatiu són ENTITATS JURÍDIQUES (tenen
NIF i activitat econòmica).
Per aquest motiu, totes les entitats del teixit associatiu han de tenir un
Certificat Digital de Representant d’una Entitat Jurídica de
l’FNMT.
Per a una associació és l’única identificació vàlida a tots els efectes.
Igual que l’Ajuntament, també les altres administracions (Generalitat, Hisenda, TGSS), mantenen oberts amb les entitats NOMÉS canals de notificació electrònica.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:
- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic2
En la situació ideal, es pot gestionar el procediment, al 100% i en
totes les fases, només si l’entitat ha aconseguit el Certificat Digital
de Representant Legal de l’FNMT.
Com a exemple, algunes entitats han perdut la subvenció perquè no
han pogut certificar que no tenien deute amb l’administració
(certificats d’Hisenda, TGSS...).
Sense CD de l’FNMT propi de l’entitat, no es té accés als espais de
comunicació i gestió administrativa i les entitats jurídiques ja no són
ateses de forma presencial.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:
- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic2
Tanmateix, aquesta limitació no afecta els tràmits generats en els procediments d’una
subvenció de l’Ajuntament.
En aquest cas, el sistema permet diferents mètodes d’identificació digital, en totes les
fases del procediment. COMPTE: a partir de la sol·licitud, en tots els altres tràmits
relacionats, us heu d’identificar SEMPRE amb la identificació que heu utilitzat el primer
cop.
A més del CD propi de l’entitat, es pot tramitar una sol·licitud de subvenció amb
identificacions digitals de persona física (almenys aquests: IDCat, IDCat Mòbil, cl@ve,
DNI Electrònic, Tcat).
És important que la persona física que s’identifica per al tràmit sigui el/la representant
legal de l’entitat. A l’entrar en el procediment indicarà que el tràmit es fa en nom de…
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:
- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic2
Preparar l’ordinador significa també descarregar i tenir
instal·lada l’aplicació Nativa Signador de l’AOC.
Aquesta aplicació, que actualment funciona amb Chrome,
Edge i Internet Explorer (en sistema Linux, amb Safari i
Chrome), us permet signar la sol·licitud, just abans d’enviar la
informació definitiva del tràmit en curs.
En el moment d’instal·lar l’aplicació, us aconsellem que desactiveu l’antivirus i/o que accepteu el risc, en el cas que el vostre sistema us informés del perill (si se us obre una finestra, accepteu la instal·lació).
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Prèviament al tràmit:
- Assegurar tenir identificació digital
- Preparar ordinador per al procediment telemàtic2
Baixeu i instal·leu l'aplicació. Un cop acabat, realitzeu el test de funcionament. RECORDEU: Chrome, Edge o Explorer (Windows); Safari i Chrome (Linux).
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
És molt important començar a considerar el fet de demanar una
subvenció com un procediment articulat en diverses fases de
vida.
En la situació ideal: recollim informació prèvia (1), accedim als
documents per a presentar la proposta de projecte (2), tramitem
la sol·licitud (3), atenem demandes de correccions i esmenes (4) i
justifiquem (5), TOT des de la mateixa pàgina web:
Subvencions de l’any en curs Ajuntament de Barcelona
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Dins de la pàgina, aneu a
buscar la convocatòria
que us correspon…
…dins de Convocatòria, entreu en
el tràmit, com ja vau fer amb la
sol·licitud.
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
…però aquest cop hi entreu per
Annexió de documents a sol·licituds
enregistrades.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Us demana, i els heu de posar,
telèfon i correu electrònic.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
I us demana el Número de
referència del tràmit abans de
poder fer clic a Continuar.
On trobem el Número de referència del tràmit?
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Quan vau realitzar la
sol·licitud de subvenció, a
l’acabar el tràmit,
UN DELS TRES
DOCUMENTS PER
DESCARREGAR ERA EL
JUSTIFICANT DE LA
PRESENTACIÓ A
REGISTRE DEL TRÀMIT.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Hi ha un
Número de
registre...
...i un
Número de
referència del
tràmit.
COMPTE: aquest
número és el que
fareu servir en tots
els tràmits següents
d’aquesta sol·licitud.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Un cop entrats en el
procediment, i heu revisat
que les dades del projecte
són les correctes, feu clic a
Continuar.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Adjunteu els documents,
abans d’avançar, en la fase de
signatura del tràmit que
acabeu de presentar.
Per aquest motiu, heu
descarregat i instal·lat
prèviament la Nativa Signador.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
Hi ha la possibilitat (per diferents motius relacionats amb el mitjà d’identificació
digital utilitzat i/o el seu funcionament) que no sigui possible tornar a
entrar en el tràmit específic a la web de subvencions.
De moment s’està utilitzant, com a canal alternatiu, el tràmit
d’instància genèrica del
Registre Electrònic de l’Ajuntament de Barcelona
(l’OAC virtual).
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3 És absolutament necessari
que, dins del tràmit d’instància genèrica, identifiqueu molt bé l’assumpte de la comunicació i que n’indiqueu el destí a petició, després d’explicar-ne la raó a exposició de fets.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Tramitar la documentació:
- Web subvencions
- Registre electrònic3
A la pàgina següent podeu adjuntar documentació i, abans de l’enviament
final, haureu de signar haver fet l’entrega.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Revisió de la documentació tramitada:
Atendre, si fos necessari, els requeriments d’esmena
i correcció4
En qualsevol de les fases de vida d’una subvenció, quan
s’obren els terminis d’entrega de documentació, s’obren
també, per part de l’Administració, fases de revisió de la
documentació tramitada.
És possible que la vostra documentació s’hagi de corregir,
esmenar o ampliar, motiu pel qual us informen que teniu 10
dies hàbils per entregar el document X.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
Revisió de la documentació tramitada:
Atendre, si fos necessari, els requeriments d’esmena
i correcció4
Ens reafirmem:
En aquesta fase de revisió, la documentació requerida es
tramita pels mateixos canals, fent servir per entrar el
número de tràmit de la sol·licitud inicial i amb el mateix mitjà
d’identificació digital que heu utilitzat fins al moment, sigui
aquest l’oficial de l’entitat o el personal del o de la
representant legal d’aquesta entitat.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1
Recuperem, al final de la
sessió, la relació de
factures.
Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Justificar és un acte jurídic amb el
qual s’explica, i es reporta, l’ús
que s’ha fet dels diners públics
rebuts en forma de subvenció.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1
L’administració, la figura de l’interventor, ha d’acceptar que una
factura presentada en la memòria econòmica, i entregada per a
justificar la subvenció X, sigui:
- Formalment correcta (que les dades del projecte siguin les de la sol·licitud inicial i
que la factura sigui d’un concepte de despesa subvencionable).
- Només s’hagi utilitzat en la justificació de la subvenció X (per a
evitar així el frau de fer-se pagar dos cops l’import de la mateixa factura).
Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1
En primer lloc, s’ha d’omplir, i signar, la Declaració Responsable.
Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Signeu-la a mà,
poseu-hi el segell i
feu-ne una foto o
un escaneig...
...o signeu-la amb
el certificat digital
de l’entitat o de
qui representa
legalment
l’entitat.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
COMPTE: en la resolució provisional és on trobareu el número de la subvenció que esteu a punt de justificar.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Prepareu els documents fiscals: factures en paper o tiquets, que haureu de fotografiar o escanejar, i factures en format electrònic.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Us recordem que anomeneu els arxius digitals de manera que siguin fàcilment reconeixibles i que es puguin identificar d’un any a l’altre (si els arxius es diuen f7773hhh difícilment ho aconseguireu…). Els noms dels arxius millor que siguin curts i sense símbols.
EL PROCEDIMENT CRONOLÒGICAMENT
1Preparar la documentació:
Memòria tècnica i econòmica, relació de factures,
declaració responsable, carta de reintegrament
Amb tots els documents ja preparats,
podeu fer el tràmit seguint els
suggeriments d’aquesta guia.
Nou Barris Digital
Nova fase de treball:
➢ Servei permanent de suport i acompanyament➢ Sessions infoformatives ampliades➢ Materials gràfics actualitzats (guies i manuals)➢ Campanyes de difusió➢ Observatori del procediment administratiu virtual
Gràcies a les persones i entitats que, amb la vostra activitat, ompliu
de vida els barris de la ciutat.