Peran Sekretarisa. Peran startegis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.b. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.c. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Human Relations Skillshuman relations adalah hubungan yang terjalin antar manusia, dimana bila dikaitkan dengan posisi Sekretaris maka, seoarang Sekretaris sebagai Public Relations harus bisa menempatkan diri (menjadi mediator ) antara pimpinan dan relasi perusahaan.

Faktor yang mempengaruhi adanya suatu kendala dalam public relationsPermasalahan yang sering dihadapi oleh sebuah perusahaan atau lembaga adalah komunikasi yang tidak efektif. Gejala-gejala yang banyak terjadi adalah seperti :a. Kurangnya informasi mengenai data dan keterangan terutama yang memerlukan perbaikan dan sering terdapat kekurangmampuan untuk merinci hasil yang dicapai oleh perusahaan sehingga terdapat kesulitan bagi masyarakat untuk mengakses berbagai informasi yang terkait dengan perusahaan.b. Kurangnya upaya dari perusahaan dalam mensosialisasikan segala aktivitas perusahaan pada masyarakat sehingga memungkinkan terjadinya kesalahpahaman terhadap apa yang dilakukan perusahaan.c. Kurangnya rasa tanggung jawab perusahaan terhadap pemeliharaan lingkungan yang terkadang hal ini membuat masyarakat menjadi apatis terhadap hal-hal yang dilakukan oleh perusahaan.

d. Terjadi hambatan komunikasi internal kantor yang disebabkan kegagalan dalam menjalin komunikasi secara dua arah.

Peran penting Sekretarisperan sekretaris dalam turut mengembangkan public relations perusahaan sangatlah penting. Hal ini mengingat bahwa banyak dari sekian banyak tugas yang diemban oleh seorang sekretaris, pada hakikatnya tugas-tugas tersebut melibatkan koordinasi dengan banyak pihak baik internal maupun eksternal. Seperti misalnya seorang sekretaris membantu pimpinan yang dilayaninya agar bisa melaksanakan tanggungjawabnya sebagai pemimpin. Namun jauh lebih luas dari kondisi tersebut, sekretaris sesungguhnya mengemban tugas yang cukup banyak melibatkan pihak lain diantaranya internal perusahaan dan masyarakat eksternal perusahaan. Oleh karena itu, Selain menjalankan tugas kesekretariatan, seorang sekretaris pun bertugas menjalin hubungan yang baik dengan orang lain terkait dengan posisinya dalam perusahaan.Dengan demikian, peran strategis yang dijalankan dalam perusahaan, maka lahirlah tuntutan dimana seorang sekretaris wajib berpartisipasi dalam mendukung berjalannya public relations yang baik pada perusaahan.

Hal apa saja yang harus dimiliki sekretaris dlm mndukung Public Relations1. Pengetahuana. Mempunyai pengetahuan yang luasb. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasic. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnyad. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantorane. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing2. Keterampilana. Mampu menyusun laporanb. Mampu berkorespondensic. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asingd. Manpu menggunakan teknologi perkantorane. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia usaha/bisnis3. Kepribadiana. Memiliki kepribadian yang menarik dan baikb. Loyalitas dan dedikasi yang tinggic. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab

cara agar tugas-tugas sekretaris sebagai PR berjalan dengan baikAgar tugas-tugas sekretaris sebagai PR dapat berjalan dengan baik, seorang sekretaris harus membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Hubungan yang baik ini akan membentuk suatu jaringan kerja (network).Jaringan kerja internal yang dibangun misalnya dengan resepsionis, keuangan, personalia, direksi/manajer lain, dan sekretaris lain. Jaringan kerja internal ini sangat penting dalam kegiatan sekretaris yang berkaitan dengan PR internal. Misalnya seorang sekretaris direktur utama harus menyampaikan keputusan pimpinannya kepada segenap anggota organisasi. Dia harus berhubungan dengan bagian personalia, manajer lain. Walaupun misalnya mekanisme formal dalam organisasi sudah ada, tetapi hubungan personal yang baik akan memperlancar tugas tersebut.Hubungan eksternal yang baik akan sangat mendukung tugas sekretaris yang berkaitan dengan aktivitas PR. Pembinaan hubungan yang baik dengan pihak luas misalnya klien, kalangan pemerintah dan masyarakat luas akan banyak membantu kegiatan PR

Faktor yg menyebabkan seorang sekretaris dikatakan layak untuk berfungsi sbg PRbeberapa hal lainnya yang menyebabkan seorang sekretaris sangat layak untuk berfungsi sebagai public relations officer.Pertama, adalah kesempatan untuk berhubungan secara cepat dan langsung dengan pimpinan tanpa melalui orang lain. Kedua, dengan kedudukannya yang demikian, akan memungkinkan seorang sekretaris dapat mengikuti rapat-rapat staf inti. Ketiga, dengan akses terhadap personal maupun informasi yang dimilikinya, sekretaris dapat mengetahui latar belakang dari suatu kebijaksanaan dan keputusan yang diambil.Dengan ketiga aspek yang dimiliki tersebut seorang sekretaris akan mendapat informasi langsung dari tangan pertama tentang informasi yang langsung disebarkan dan informasi yang harus disimpan. Sekretaris akan mengetahui tindak lanjut dari keputusan yang telah diambil dan dapat memantau perkembangannya.Dalam perannya sebagai public relations officer, sekretaris hendaknya tidak hanya bersikap reaktif, tetapi harus menjadi sumber informasi. Perannya berkaitan juga dalam pemberian sumbang saran untuk mengevaluasi umpan balik masyarakat terhadap kebujaksanaan perusahaan.

. Hal-hal yang dapat dilakukan public relations dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu:1. Mempromosikan barang atau jasa.2. Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan.3. Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik.4. Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan.5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan.6. meningkatkan nama baik pemegang saham.7. menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan.8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi.9. Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya.10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan public relation.Kapan aktivitas public relations dilakukan, kembali kepada kebijaksanaan perusahaan apa yang ingin dicapai dalam aktivitasnya tersebut. Pada prinsipnya aktivitas public relations untuk meningkatkan citra perusahaan, tetapi juga harus dipertimbangkan tujuan-tujuan khusus yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

Berikut ini beberapa tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas public relations berkaitan dengna citra perusahaan.a. Untuk mengubah citra perusahaan;b. Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan;c. Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen;d. Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan;e. Menunjukkkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak, yang dapat merugikan;f. Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk imitasi.

Perbedaan Sekretaris dan PR

Keterkaitan Sekretaris dengan Aktivitas Public RelationsPosisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran sendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus-menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam mengamankan perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, , seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dan strategis.Kedudukan sekretaris sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan sebagai penyampai informasi dari pimpinan kepada pihak yang berkaitan menjadikan sekretaris sebagai pejabat humas. Jabatan sekretaris yang mempunyai akses langsung kepada manajemen puncak sangat memungkinkan untuk bertindak sebagai public relations officer.

KesimpulanPengetahuan public relations wajib dimiliki oleh seorang sekretaris guna menghadapi perannya sebagai figur public relations atau pejabat humas di mata masyarakat, yaitu kemahiran sekretaris untuk mengahadapi atau sebagai citra perusahaan baik di pihak internal maupun eksternal. Karena sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus-menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam mengamankan perusahaan, yaitu dengan komunikasi yang tepat, profesional, dan strategis. Karena peran sekretaris itu sendiri sebagai secret dari perusahaan.Sekretaris harus menjalankan fungsi PR dengan baik.