enova365Kadry i płace

Oprogramowanie ERP do zarządzania.Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

www.enova.pl

277788889

1010101111121414141921242526272727272929292929303131313131323333343435363738394042434445474849505152535455565758596061626364656667687070707171717171717172757677

Spis treści

Spis treściModuł Kadry i Płace

Struktura funkcjonalna programuKadryPKZP, ZFM, …PłaceDeklaracje ZUSDeklaracje PITDeklaracje PFRON

Uruchamianie programuOkno główne programuPierwsze uruchomienie programuOperatorzy i uprawnieniaKolejne uruchomienie programu

Słownik używanych terminówNawigacja po systemie

Praca za pomocą klawiaturyPrzeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie …

Dostępne klawiszeKartoteka pracownikaKadryKadry / OgólneKadry / AdresyKadry / Dane podatkowe

Sekcja: Deklaracje podatkoweSekcja: Koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowaSekcja: Progi podatkowe

Kadry / Dane ubezpieczenioweSekcja: Tytuł ubezpieczeniaSekcja: Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeńSekcja: Dane o ubezpieczeniu zdrowotnymSekcja: Ubezpieczenie zleceniobiorcy

Kadry / Dane ubezpieczeniowe pozostałeKadry / Dostęp WWW

Sekcja: Dane konta enovaNetSekcja: Wnioski urlopowe z poziomu enovaNetSekcja: Widoczność podwładnych niższych szczebliSekcja: Widoczność na listach z poziomu enovaNet

Kadry / Historia zatrudnieniaKadry / Informacje PFRON

Sekcja: Informacje dodatkowe PFRONSekcja: Stopień niepełnosprawnościSekcja: Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnych

Kadry / Informacje ZUSKadry / Inne daneKadry / Podstawa składek na FP i FGŚPKadry / Podstawy składek ZUSKadry / Prawa dostępuKadry / Rachunki bankoweKadry / RodzinaKadry / Służba wojskowaKadry / UwagiKadry / WieloetatowośćKadry / WykształcenieKadry – pozostałeKadry – Pozostałe / Badania lekarskieKadry – Pozostałe / Dane statystyczneKadry – Pozostałe / Karty RCPKadry – Pozostałe / Nagrody i karyKadry – Pozostałe / Podzielniki kosztówKadry - Pozostałe / Struktura organizacyjnaKadry – Pozostałe / Szkolenia BHPKadry – Pozostałe / Świadczenia socjalneKadry – Pozostałe / Ukończone szkoleniaKadry – Pozostałe / UprawnieniaKadry – Pozostałe / WypadkiKadry – Pozostałe / Znajomość języków obcychKadry – historyczneKadry - historyczne / Dane historyczneKadry – historyczne / SchorzeniaKadry – historyczne / Zaniechania podatkoweDokumenty i wnioskiDokumenty i wnioski / OświadczeniaDokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłku opiekuńczegoDokumenty i wioski / Wnioski o szkoleniaDokumenty i wnioski / Zadania

Zakładka OgólneZakładka DodatkoweZakładka Zadania PowiązaneZakładka DokumentyZakładka Pracownicy i zasobyZakładka UczestnicyZakładka OpisZakładka ZlecenieZakładka Wypożyczenie

Dokumenty i wnioski / Wnioski o urlopy, delegacjeDokumenty i wnioski / Inne kadroweDokumenty i wnioski / Inne płacoweZZL

2/297

78798081828283838586878889909192939495969797979799

100100100101102102102102102102102103103104105105105105105105106106106106106106107107107108108108109110111112113114118120121122123124125126127128129129130130130130130130130130130132133133133134134

ZZL / Aktualny opisZZL / Historia Zmian ZapisuZZL / OcenyZZL / RekrutacjaZZL / Ścieżka kariery

DeklaracjeDeklaracje / Podatkowe (PIT)

PIT-11Deklaracje / PFRONDeklaracje / Rozliczeniowe ZUSDeklaracje / Zgłoszeniowe ZUSZUS ZUAZUS ZZAZUS ZIUAZUS ZWUAZUS ZCNAZUS ZCZADeklaracje / Informacje dla PIT-40Deklaracje / Informacje RMUAEtatEtat / Ogólne

Sekcja: Umowa o pracęSekcja: KalendarzSekcja: Zaszeregowanie

Etat / AkordyEtat / Dodatki

Zakładka: OgólneZakładka: Elementy wynagrodzeniaZakładka: Historia zapisów

Etat / Inne daneSekcja: Procent najniższego wynagrodzeniaSekcja: Wynagrodzenie akordoweSekcja: Roczny limit nadgodzinSekcja: Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzinSekcja: Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych).Sekcja: Przejęcie pracowników na mocy art. 23’ Kodeksu Pracy:Sekcja: Cięcie okresu naliczaniaSekcja: Kalendarz

Etat / Rozliczenia czasu pracyEtat / Rozwiązanie umowy

Sekcja: Informacje dodatkowe do rozwiązania umowy o pracęSekcja: Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu PracySekcja: Okres wypowiedzeniaSekcja: Zwolnienie z obowiązku pracySekcja: Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika

Etat / UbezpieczeniaSekcja: Tytuł ubezpieczeniaSekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznymSekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnymSekcja: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznychSekcja: Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym

Etat / Umowa o pracęSekcja: Umowa o pracęSekcja: Historia umów o pracę

Etat / WyrejestrowanieSekcja: Wyrejestrowanie z ubezpieczeńSekcja: Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń

Etat / Dane historyczneKalendarzKalendarz / Czas pracyKalendarz / Bilans otwarciaKalendarz / Bilans otwarcia (urlopy)Kalendarz / Limity nieobecnościKalendarz / NieobecnościKalendarz / Norma czasu pracyKalendarz / Planowane nieobecnościKalendarz / PodstawyKalendarz / Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowegoKalendarz / Podstawy naliczania zwolnień ZUSKalendarz / StatystykaKalendarz / Zbiegi pracy i rodzicielstwaKalendarz / Zestawienia czasu pracyUmowyUmowy / Umowy

Zakładka: OgólneZakładka: OpisZakładka: UbezpieczenieZakładka: WyrejestrowanieZakładka: DodatkiZakładka: VATZakładka: DeklaracjeZakładka: Elementy wynagrodzeniaZakładka: Podzielniki kosztówZakładka: Historia zapisów

PKZP, ZFM …PKZP, ZFM …/ PKZP, ZFM …

Zakładka: OgólneZakładka: Warunki spłatyZakładka: ŻyranciZakładka: Elementy wynagrodzenia

3/297

135136137138139139139139139141141142143143143143143144145146148149149149156156156157157157158158158159159159160160160162162162164164164165166166169172172174174175175176176177178178178179179180180181181182182183183183184185186186186191191192192193193194194196196197197198

PKZP, ZFM …/ PożyczkiPłacePłace / Wypłaty (wszystkie)Płace / Koszty autorskiePłace / Zajęcia wynagrodzenia

Zakładka: OgólneZakładka: UwagiZakładka: Elementy wynagrodzeńZakładka: Historia zapisów

Płace / ZaliczkiWypłata zaliczki:

Płace / Elementy stornowaneRozrachunki

Dokumenty rozliczeniowePrzelewyRozrachunkiWarunki płatności

Dokumenty dodatkoweHistoria zapisówListy Kadry i PłaceKadryKadry / Pracownicy

FiltryCzynności

Kadry / ZleceniobiorcyFiltryCzynności

Kadry / NiezatrudnieniFiltryCzynności

Kadry / WszyscyFiltryCzynności

Kadry / WłaścicieleFiltryCzynności

Kadry / UmowyFiltryCzynności

Kadry / AkordyFiltryCzynności

Kadry / Dodatki i potrąceniaFiltryCzynności

Kadry / Czas pracyKadry / Czas pracy / Dane z RCP

FiltryKadry / Czas pracy / GrafikiKadry / Czas pracy / Nieobecności

FiltryKadry / Czas pracy / Planowane nieobecności

FiltryKadry / Czas pracy / Oryginalne dane z RCP

FiltryKadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe

FiltryKadry / EwidencjeKadry / Ewidencje / Badania lekarskie

FiltryCzynności

Kadry / Ewidencje / Nagrody i karyFiltry

Kadry / Ewidencje / OświadczeniaFiltry

Kadry / Ewidencje / Rodzina pracownikówFiltry

Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjneFiltry

Kadry / Ewidencje / Szkolenia BHPFiltryCzynności

Kadry/Ewidencje/Dokumenty dodatkowePłacePłace / Pracownicy

FiltryCzynnościPłace / ZleceniobiorcyFiltry

Płace / WszyscyFiltry

Płace / WłaścicieleFiltry

Płace / UmowyFiltry

Płace / Zajęcia wynagrodzeniaFiltry

Płace / Elementy wypłatyFiltry

Płace / Wypłaty

4/297

198198199199199201203204205205206206207208208209210210210210211212212213213213213213214215216217218219220221222223224225225226227228229231231232232232232232234235236237238239240244244245245245246246247247247248249250251252253254254255255256257261262262263264265266270271

FiltryCzynności

Płace / Listy płacFiltryCzynności

Definiowanie listy płacNaliczanie wypłatPKZP,ZFM,...PKZP,ZFM, … | PKZP,ZFM, …

FiltryPKZP,ZFM, … / Pożyczki

FiltryZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychZFŚS / Świadczenia socjalne

FiltrySzkoleniaSzkolenia / Szkolenia

Zakładka: OgólneZakładka: Kontakt, lokalizacja i rozliczenieZakładka: Uwagi

Szkolenia / Ukończone szkoleniaSzkolenia / Wnioski o szkolenia

Zakładka: OgólneZakładka: RozliczenieZakładka: Uzyskane uprawnieniaZakładka: UwagiZakładka: Elementy wynagrodzeniaZakładka: Ocena

Szkolenia / UprawnieniaSzkolenia / Oferty szkoleńSzkolenia / Dostawcy szkoleńSzkolenia / Budżety szkoleńSzkolenia / Definicje szkoleńSzkolenia / Definicje uprawnieńZZL - Zarządzanie Zasobami LudzkimiZZL / OcenyZZL / Stan zatrudnieniaZZL / Rekrutacja

Zakładka: OgólneZakładka: UwagiZakładka: Aktualny opis

ZZL / Etapy rekrutacjiDeklaracje ZUSDeklaracje ZUS / KEDUDeklaracje ZUS / DRADeklaracje ZUS / Zgłoszeniowe

Deklaracja ZUADeklaracja ZZADeklaracja ZIUADeklaracja ZWUADeklaracja ZCNADeklaracja ZCZA

Deklaracje ZUS / Informacja IWADeklaracje ZUS / ZSWADeklaracje ZUS / Informacje RMUADeklaracje PITDeklaracja PIT-4RDeklaracja PIT-8ARDeklaracja CIT-STDeklaracja PIT-11

Zakładka DodatkoweDeklaracja PIT- 40

Zakładka DodatkoweZakładka Pola

Deklaracja PIT- RZakładka Pola

Deklaracja PIT- 8CZakładka DodatkoweZakładka Pola

Deklaracja IFT-1, IFT-1RDeklaracja PIT-11ZDeklaracja PIT-40ZDeklaracja PIT-RZDeklaracja PIT-8CZDeklaracje PIT / WycofaneDeklaracja PIT- 8B

Zakładka DodatkoweDeklaracja PIT- 8S

Zakładka PolaDeklaracje PFRONWn-DDeklaracje PFRON / WycofaneSzybki start

Dane o firmieZatrudniamy pracownikówModyfikacja danychPierwsze wypłatyListy płacWypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychKorekta zrealizowanych wypłat

5/297

271272272272272273274276276276276276276277277277277277278278278279279280280280281281281281282282282282283284285286288289289289289290293294294295

Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia.Deklaracje

Deklaracje rozliczeniowe ZUSKEDUDRA

WydrukiArchiwizacja i odtwarzanie bazy danychZbiory danych systemu enova365

TechnologiaZbiory danych

Wykaz głównych modułów systemuWykaz tabel składających się na poszczególne modułyBusinessCoreCRMDeklaracjeEwidencja VATHandelZarządzanie zasobami ludzkimiImportKadryKalendarzeKasa i wyciągi bankoweKsięgowośćMagazynyPłaceŚrodki trwałeTowaryWalutyWindykacja

Oceny pracowniczeKonfiguracja

OcenyDefinicje arkuszy ocenDefinicje elementów ocenDefinicje ocenKategorie elementów ocenSkale ocenZakresy wartości

Oceny pracowniczeInstrukcja użytkownika

OcenyArkusze ocenOceny

Oceny w kartotece pracownikaOceny w Pulpicie pracownika i Pulpicie kierownika

Pulpit kierownikaPulpit pracownika

6/297

Moduł Kadry i Płace

Struktura funkcjonalna programuSystem enova Kadry Płace funkcjonalnie podzielony został na moduły (foldery):

KadryPłacePKZP, ZFM, …ZFŚS (wersja platynowa)SzkoleniaZLL (wersja platynowa)Deklaracje ZUSDeklaracje PITDeklaracje PFRON

Główne moduły programu

KadryW części kadrowej systemu przechowywana jest pełna informacja o danych personalnych zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców, o ich

rodzinach, o zatrudnieniu (etat, umowy zlecenia, …), o czasie pracy i nieobecnościach. Odnotowane zmiany w gromadzonych danych automatycznietworzą historię zatrudnienia pracownika.

Ze względu na aktualny charakter zatrudnienia informacja o zatrudnionych osobach wyświetlana jest na listach:

PracownicyZleceniobiorcyNiezatrudnieniWszyscyWłaścicieleUmowyAkordyDodatki i potrąceniaCzas pracy

GrafikiNieobecnościPlanowane nieobecności (wersja platynowa)Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa)Wnioski urlopowe (wersja platynowa)

Ewidencja (listy dostępne w wersji platynowej)Badania lekarskieNagrody i karyOświadczeniaRodzina pracowników

7/297

Szkolenia BHP Przy czym wybrana osoba jednocześnie może być wyświetlana na więcej niż jednej liście (na przykład pracownik będącyzleceniobiorcą będzie na liście zleceniobiorcy, wszyscy oraz niezatrudnieni).

Na listę osób wszystkich pracownik przenoszony jest automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wszystkie listy mają charakter dynamiczny. Przywrócenie umowy o pracę spowoduje, że pracownik automatycznie (bez dodatkowej ingerencjiużytkownika) zostanie przeniesiony z listy niezatrudnionych na listę pracowników.

PKZP, ZFM, …Funkcje realizowane w module PKZP (Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), ZFM (Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy) to obsługa wkładów

oraz pożyczek z automatyczną ich wypłatą i potrąceniem spłat.

Program pozwala użytkownikowi na definiowanie własnych funduszy pożyczkowych.

PłaceW module Płace realizowane są wszystkie czynności związane z procesami płacowymi: definiowanie, naliczanie i tworzenie list płac, automatyczne

generowanie wielu list płac w dowolnym okresie rozliczeniowym wraz z emisją niezbędnych dokumentów, ewidencja i obliczanie wynagrodzeń napodstawie umów zleceń i umów o dzieło, automatyczne tworzenie deklaracji dla Urzędów Skarbowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-40, IFT-1, IFT-1R, PIT-R oraz wszystkich wymaganych przepisami ZUS dokumentów rozliczeniowych.

Definiowanie składników oraz algorytmów płacowych odbywa się w części konfiguracyjnej systemu.

Ze względu na sposób filtrowania zgromadzonej w programie informacji o wypłatach są one wyświetlane na listach:

Pracownicy – lista wypłat etatowych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście pracowników (kryterium sortowania listy jestpracownik)Zleceniobiorcy – lista wypłat umów cywilnoprawnych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście zleceniobiorców (kryteriumsortowania listy jest zleceniobiorca)Wszyscy – lista „innych” wypłatWłaścicieleUmowy – lista wypłat umów cywilnoprawnychWypłaty – lista wypłat etatowychListy płac Podobnie jak w przypadku modułu kadrowego: ten sam pracownik – ta sama wypłata może być wyświetlana na więcej niż jednej liście.

Deklaracje ZUSZgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie kompletu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS.

KEDU. Przygotowanie deklaracji w formie elektronicznej musi zostać poprzedzone stworzeniem pliku KEDU.DRA. Po wskazaniu okresu za jaki zrealizowana ma być deklaracja program automatycznie przygotowuje deklaracje DRA wraz z odpowiednimizałącznikami (załączniki w całości generowane są bez ingerencji użytkownika). Przy przeliczaniu deklaracji DRA występuje weryfikator w postaciostrzeżenia sprawdzający następujące dane: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz wystąpienie ujemnych podstaw lubskładek ZUS. W przypadku gdy brak uzupełnionego pola PESEL, nr paszportu lub występują ujemne podstawy, składki ZUS program Płatnik nieprzyjmuje takiej deklaracji zgłaszając błąd.Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika, z poziomu listy pracowników poprzezwybór Czynności – Deklaracje ZUS – Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA a także poprzez wybór bezpośrednio w KEDU opcji ZUS ZUA. Wostatnim przypadku wskazujemy:

rodzaj deklaracji zgłoszeniowej,pracowników dla których deklaracje powinny zostać przygotowane,plik KEDU, w którym zapisane zostaną dane zgłoszeniowe ubezpieczonych. Dla deklaracji ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA występuje weryfikator wpostaci ostrzeżenia. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL lub paszport, tytuł ubezpieczenia. Dodatkowodo powyższych deklaracji zostały stworzone wydruki, na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach.

Z pozycji KEDU jest także dostępny wydruk ‘Informacja zbiorcza dla deklaracji’, który prezentuje jakie dane zostały uzupełnione oraz jakich danychbrakuje na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA. Po zaznaczeniu parametru wydruku ‘Tylko braki’ na TAK zostaną wyświetlonena wydruku tylko brakujące dane wymagane do poprawnej weryfikacji deklaracji zgłoszeniowych w programie Płatnik.

Informacja do IWA. Informacja o danych do ustalania składki na ustalanie składki wypadkowejZSWA. Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze . Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowemogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika lub z poziomu opcji Zgłoszeniowe.

Przygotowane dane mogą zostać automatycznie przesłane do Programu Płatnika. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowakonfiguracja współpracy programu enova i Płatnika.

Deklaracje PITZgromadzone w programie dane pozwalają na wydruk deklaracji:

PIT-4RPIT-8ARPIT-11PIT-40PIT-RPIT-8C

8/297

IFT-1RIFT-1Wycofane

PIT-8BPIT-8S Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych.

Deklaracje PFRONZgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji:

Wn-DWycofane:

Wn-U (deklaracja obowiązywała do 2008-12-31)NF-D (deklaracja obowiązywała do 2007-12-31) Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych.

Przygotowane dane mogą zostać zapisane do pliku i przesłane do Programu SOD Offline. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadnadodatkowa konfiguracja programów enova i SOD Offline.

W programie jest dostępna, z pozycji Kadry | Pracownicy, lista pomocnych wydruków ZPCHR:

Pracownicy pełnosprawniPracownicy niepełnosprawniPracownicy – lista zmianInformacja miesięcznaRaport o stanie zatrudnienia do wyliczenia ulgi na PFRONInformacja o stanie zatrudnieniaInformacja INF-1Informacja INF-2Informacja INF-WInformacja DEK-I-0Informacja DEK-II Wywołując wydruk użytkownik ma wybór, czy dane na wydruku mają uwzględniać statystykę według PFRON (Ustawa orehabilitacji), SOD ( Ustawa o rehabilitacji oraz rozporządzenie Komisji WE), SOD Ustawa (art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy orehabilitacji) lub SODWE (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz.UE L 214 z 09.08.2008).

9/297

Uruchamianie programuPodczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start | Programy | enova | enova –

program do obsługi firmy).

Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych.

Okno główne programuPo lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Drzewo

folderów, Ostatnio używane lub Ulubione.

Drzewo folderów odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając„+” lub zwijać przy pomocy „-”. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Dla najniższych poziomówdrzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu (opcji).

Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika.

Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy pomocy metody „przeciągnij i upuść” można tam umieścić skróty donajczęściej wykorzystywanych opcji systemu, jak również do konkretnych obiektów, np. określonej karty towaru.

Okno główne programu

Pierwsze uruchomienie programuPierwszą czynnością po pierwszym uruchomieniu programu jest przygotowanie bazy danych. W zależności od dokonanego wyboru może to być

baza danych typu MS SQL lub MySQL.

Baza danych MS SQL – jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemuoraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Rozwiązanie powinno oparte być o dedykowany komputer (serwer), na którym zostaniezainstalowany serwer bazy danych MS SQL. Możliwe jest również wykorzystanie uproszczonego serwera danych MS SQL Server Express Edition.

Ze względu na wymagania sprzętowe rozwiązanie to dedykowane jest użytkownikom posiadającym sprzęt komputerowy wymagany do pracy serweraSQL oraz do pracy sieciowej (szczególnie przy dużej ilości stanowisk).

Baza danych MySQL – oparta na jednym z najpopularniejszych silników relacyjnych baz danych dystrybuowanym na licencji GPL - MySQL(dostępne są również licencje komercyjne).

Pasek nawigacji może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji:

Widok | Pasek nawigacji lub przez kliknięcie przycisku na pasku. Pasek nawigacji można wywołać ponownie przy pomocy

opcji: Widok | Pasek nawigacji. Można też włączyć autoukrywanie Paska nawigacji klikając w przycisk ) na pasku.

U w a g a !

10/297

Operatorzy i uprawnieniaProgram posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie

użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnychobszarach działania programu.

System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznaczato, że pracownik nie mający uprawnień do wypłat nie będzie mógł ich zobaczyć z żadnego miejsca w programie, nawet jeżeli teoretycznie posiada dostępdo wszystkich formularzy w programie (okien).

Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia.

W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora.

Kolejne uruchomienie programuDomyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok |

Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym oknie wyświetlać listę pracowników.

W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator).

W polu Hasło dostępu należy wpisać aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemypuste pole).

Logowanie do bazy danych

Po wybraniu operatora i wprowadzeniu jego hasła zapis akceptujemy klawiszem <Enter> lub przyciskiem **OK. Nazwa użytkownika (operatora) możetakże zostać wprowadzona bezpośrednio z klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorówotrzymamy komunikat „Operator nieznaleziony”.

Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: „Niepoprawne hasło dostępu operatora ”. Bez podania poprawnegohasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe.

Jeżeli po uruchomieniu jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych wprogramie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika.

U w a g a !

11/297

Słownik używanych terminówOkno/formularz

Tytuł okna

Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią:

tytuł okna opisujący jego zawartość

ikona symbolizującą zawartość okna oraz

podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna

Pasek menu

Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji).Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołaćdaną funkcję.

Pasek narzędzi

Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przypomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych.

Pasek stanu

Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przyjego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych.

Menu lokalne

Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcjizwiązanych z wybranym elementem programu.

Okno dialogowe

Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czaswywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj.OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwalazignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji.

Okno komunikatu12/297

Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien.

W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskającprzycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie.

W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy odalszym działaniu programu.

Okno oczekiwania

Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w okniewyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń.

Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji.

Folder

Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych).Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu.

Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jejpomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych.

Menu folderów

Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę.

Nagłówek menu folderu

Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji.

Pasek enova (pasek skrótów)

Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu).Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderówprogramu, z pominięciem menu folderów.

Drzewo folderów

Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów.

Lista zapisów

Zawiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tegosamego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również naformularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przezużytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie lub wyszukane.

Nagłówek listy

Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania.

Pasek selekcji listy

Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów –kontekstów.

Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>.

Pasek narzędzi listy

Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów:

dodawanie nowych zapisów,edycja istniejących zapisów,kasowanie zbędnych zapisów.

Lokator listy

Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod,nazwę, itp.).

Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonegodo wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr.

Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list).

Znacznik wiersza

Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczętazostała edycja aktualnego zapisu.

Organizator listy

Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania…

Formularz

Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy.

Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów.

Pole wprowadzania danych

Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne sąnastępujące pola danych:

Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu)

13/297

Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości.

Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz.

Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm.

Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania.

Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie.

Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji.

Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji.

Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów.

Etykieta

Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się.

Sekcja danych

Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza.

Zakładki formularza

Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednejzakładki formularza.

W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek.

Drzewo zakładek formularza

Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala tona łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi.

Przycisk

Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku.

Nawigacja po systemieSystem enova obsługiwany jest za pomocą myszki, klawiaturą albo w sposób mieszany. Podkreślamy, że można poruszać się po systemie wyłącznie

za pomocą klawiatury. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows.

Praca za pomocą klawiaturyZa pomocą klawiatury po systemie przemieszczamy się używając klawiszy strzałek. Umieściwszy kursor na odnośniku („linku”) do listy lub na

odpowiedniej pozycji listy naciskamy klawisz Enter, aby wejść na listę lub otworzyć formularz pozycji. Jeśli naszym zamiarem jest dodanie nowej pozycjina liście używamy klawisza Insert, który wywołuje listę dostępnych formularzy. Wybór następuje za pomocą klawiszy strzałek i zakończony jestEnter’em. Po otwarciu formularza wypełniamy jego kolejne pola, zatwierdzając zawartość pola (przechodząc do następnego) klawiszem Enter. W raziepomyłki Shift+Tab cofa nas do poprzedniego pola. W szczególnych przypadkach przejście do żądanego pola następuje klawiszem Tab (np. Polewartości faktury zaliczkowej). Po wypełnieniu formularza jego zatwierdzenie następuje kombinacją Ctrl+Enter. Jeśli nie chcemy zatwierdzać zapisu, atylko zapisać go do bufora to zamykamy naciskając ESC, co spowoduje wywołanie dodatkowego formularza z zapytaniem o intencję użytkownika. Wybórpodpowiedzi Bufor spowoduje zapis do bazy niezatwierdzony, czyli podlegający dalszej edycji.

Nie wszystkie dane znajdują się na 1-szej zakładce formularza. Zmiana zakładek następuje za pomocą klawiszy Ctrl+Page Up/Page Down (lubCtrl+cyfra/nr kolejny zakładki).

Do wyświetlanych niezbędnych do analizy danych na liście służą filtry umieszczone nad listami. Dostęp do tych list następuje za pomocą klawisza F3.Przemieszczanie między filtrami to użycie Enter, nadanie wartości następuje poprzez odpowiedni wpis lub poprzez wybór z pomocniczej listy wywołanejklawiszem F4.

Do menu na górnym toolbarze dostajemy się za pomocą klawisza F10. Wybór funkcji tradycyjnie za pomocą strzałek i Enter’a.

Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie …Przeszukiwanie list (lokator)

Na każdej liście możliwe jest wyszukiwanie danych poprzez wpisywanie kolejnych znaków z klawiatury. Nie wymaga to wywoływania dodatkowychfunkcji, lecz jedynie ustawienie kursora na dowolnej pozycji listy. Rozpoczęcie wprowadzania znaków wywołuje pole lokatora.

Pole „Lokator” po wprowadzeniu 3 znaków

Wyszukiwanie prowadzone jest wg zapisów w różnych kolumnach listy, poczynając od znaku pierwszego.

14/297

Przykład: Będąc na liście faktur, przy kursorze ustawionym na dowolnym zapisie z listy, rozpoczynamy wprowadzanie kolejnych znaków będących nrfaktury (np. FV/0122). Nad filtrami pojawi się dodatkowe pole, które będzie wyświetlało znaki wprowadzone przez operatora i najbliższe ich dopełnieniepodpowiedziane przez system (na niebieskim tle). Wprowadzenie każdego znaku przybliża nas do właściwego dokumentu poprzez automatycznązmianę kursora na liście faktur. System podpowiada dalszy ciąg znaków i jeśli uzyskamy zgodność podpowiedzi z zapisem, który był poszukiwany, kursorbędzie umieszczony na właściwej pozycji.

Błędy w wyszukiwaniu. Jeśli w ciągu wprowadzanych znaków popełnimy błąd i system nie będzie mógł podpowiedzieć kolejnej pozycji z listy,zakończy wyszukiwanie. Jednocześnie przed polem wyszukiwania pojawi się informacja, wg których zapisów system przeszukuje daną listę.

Próba wprowadzenia nieistniejącej w systemie nazwy

Wyczyszczenie pola przeszukiwania wykonujemy klawiszem ESC lub kasując kolejne wprowadzone znaki klawiszem Backspace.

Konfiguracja list

Do zmian wyświetlanych na liście kolumn, ich położenie, włączenia dodatkowego grupowania i filtrowania służy formularz Organizuj listę, który

znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy lub na pasku narzędzi .

Wywołanie funkcji Organizuj listę

Druga zakładka formularza Kolumny umożliwia modyfikację wyświetlanych na liście kolumn. W lewym oknie tej zakładki wyświetlone są dostępne ztego poziomu dane/kolumny, w prawym dane/kolumny aktualnie dostępne na liście.

Jeśli chcemy na liście umieścić dodatkowe dane, zaznaczamy je kursorem w lewym oknie i za pomocą klawisza Dodaj pole przenosimy do prawego.

Jeśli chcemy z listy usunąć dane, zaznaczamy je kursorem w prawym oknie i za pomocą klawisza Usuń pole przenosimy do lewego.

Jeśli chcemy z danej konfiguracji listy korzystać na bieżąco, to po jej ustawieniu (przed wyjściem z listy) należy uruchomić funkcję Zapamiętajustawienia tabeli z menu Widok.

Konfiguracja list będących pozycjami formularza{#Konfiguracja_list_bedacych_pozycjami}

Obsługa i konfiguracja jest analogiczna do opisanej w rozdziale Konfiguracja list powyżej z wyjątkiem metody uruchomienia organizatora: dla listpozycji organizator uruchamiamy trzymając wskaźnik myszy w obszarze tabeli pozycji i klikając prawy klawisz. Z wywołanego menu wybieramy opcjęOrganizuj listę.

Sortowanie list

Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy małytrójkącik w nagłówku kolumny.

Zakładka Ogólne organizatora listy zawiera również możliwość włączenia różnych sumowań danych w kolumnach. Zalecanejest włączanie doraźne sumowań do celów analitycznych. Nie należy włączać sumowania i uruchamiać funkcji Zapamiętajustawienia tabeli. Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych,gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych.

U w a g a !

15/297

Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu

Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówkuspowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A).

Filtrowanie danych

System proponuje kilka metod filtrowania danych.

Filtry standardowe. Każda lista wyposażona jest w standardowy zestaw filtrów umieszczonych nad listą danych. Zmiany ustawień filtrów powodujązmiany w wyświetlanych danych.

Przykład: Na liście faktur zmiana okresu (np. miesiąc bieżący na miesiąc poprzedni) spowoduje wyświetlenie danych z poprzedniego miesiąca.

Fragment filtrów z listy faktur

Filtrowanie – poszukiwanie pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków.

Aby znaleźć pojedynczy zapis/rekord uruchamiamy formularz przeszukiwania listy za pomocą klawiszy <Ctrl+F>. Po wprowadzeniu ciągu znakówuruchamiamy poszukiwanie przyciskiem Szukaj.

Zaznaczenie kolumny, w której przeszukiwane będą dane następuje poprzez umieszczenie aktywnej części kursora we właściwej kolumnie (jasnaczęść kursora ma być w kolumnie, której dane przeszukujemy).

Zaznaczona kolumna NAZWA

Po wykonaniu powyższych czynności kursor zatrzymuje się na najbliższym rekordzie o zadanym ciągu znaków. Jeśli nie jest to właściwy rekord należypowtórzyć poszukiwanie.

Nie należy włączać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli (patrz: Konfiguracja list), jeśli ustawione zostało sortowanie wgkolumny wyliczanej przez system (np. stan towarów w magazynie) lub kolumny sumującej pola z bazy danych (np. adres na liściekontrahentów) Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyżsystem przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych.

U w a g a !

Formularz przeszukiwania listy ustawiony jest w standardzie na sprawdzenie wartości z jednej kolumny. Stąd istotne jestzaznaczenie właściwej kolumny (wpisany ciąg znaków powinien występować zaznaczonej kolumnie.

U w a g a !

Zmiana parametrów formularza, tak by przeszukiwane były wszystkie kolumny może powodować długie wyszukiwanie.Szczególnie, jeśli na liście znajdują się kolumny z danymi wyliczanymi lub łączonymi (np. stan magazynu lub pole adresu na liściekontrahentów, które wyświetla cały adres w jednej kolumnie.

U w a g a !

16/297

Formularz wyszukiwania pojedynczego zapisu po dowolnym ciągu znaków

Powtórzenie poszukiwania pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków.

Powtórzenie wykonujemy wciskając klawisze <Ctrl+F3>. Kursor przeskakuje do następnego pola o zadanym ciągu znaków.

Filtrowanie poprzez zawężenie listy wyświetlanych rekordów do zwierających określony ciąg znaków.

Funkcję uruchamiamy klawiszami <Ctrl+Shift+F>. Zalecane filtrowanie w zaznaczonej kolumnie (patrz wyżej). Po wykonaniu funkcji na liściewyświetlone zostaną tylko te rekordy, które zawierają wprowadzony w filtr ciąg znaków.

Kasowanie filtra Ctrl+Shift+F

Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wciśnięcie klawisza Usuń filtr lub poprzez wyjście z listy.

Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny

Do włączenie dodatkowych filtrów w nagłówkach kolumn służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. Wcelu włączenie filtrów należy na pierwszej zakładka Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Filtrowanie zapisów > Przy pomocywarunków przypisywanych poszczególnym polom.

Włączenie filtrowania w nagłówkach kolumn

Filtrowanie metodą Ctrl+Shift+F jest bardzo szybką funkcją przeszukiwania listy (o ile zaznaczona kolumna nie wyświetladanych wyliczanych lub łączonych).

U w a g a !

17/297

Po zamknięciu formularza na liście przy nazwach kolumn pojawią się strzałki. Ich kliknięcie rozwinie menu, z którego wybierzemy lub zdefiniujemyfiltr. Włączenie filtra zawęża listę wyświetlanych danych.

Wywołany filtr w nagłówku kolumny

Kasowanie filtra

Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wybór opcji Wszystkie, wciśnięcie przycisku X pod listą (pojawia się po włączeniu filtra) lubpoprzez wyjście z listy.

Grupowanie

Do włączenie grupowania na liście służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączeniegrupowania należy na pierwszej zakładce Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Grupowanie zapisów > Według dowolnychpól…

Włączenie grupowania na liście

Po zamknięciu formularza na liście tuż nad kolumnami pojawi się szary pasek, w obszar, którego wprowadzamy nagłówek kolumny. Wprowadzenieodbywa się na zasadzie drag and drop.

Trzymając wskaźnik myszy na szarym pasku nad kolumnami, klikamy prawym klawiszem myszy. Z dostępnego menu wybieramy np. Rozwińwszystkie grupy. Można rozwinąć pojedynczą grupę poprzez naciśnięcie „+” przy nazwie grupy. Rozwinięcie wszystkich grup można również uzyskaćpoprzez zaznaczenie parametru Automatycznie rozwijaj grupy zapisów. Wyświetlane dane będą uwidocznione w zależności od wprowadzonegonagłówka.

Zbiorcze rozwinięcie elementów grupowanych

Kasowanie grupowania

Grupowanie kasujemy poprzez ponowne zrzucenie nagłówka kolumny w szereg pozostałych nagłówków lub poprzez wyjście z listy.

Grupowanie wg cechy grupującej

W systemie enova istnieje możliwość grupowania danych w postaci drzewka za pomocą cechy grupującej. Jest to jedyna cecha dodawana z poziomuinterfejsu użytkownika (a nie tylko z listy konfiguracyjnej Opcje). Grupowanie zostanie omówione na przykładzie cennika.

Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie toolbara nadlistą pozycji. W tej chwili pojawi się na formularzy, po lewej stronie pionowe pole z 1-szą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a nad tym polem dwie ikonykatalogów.

W przypadku grupowania wg cechy, poprawne grupowanie uzyskujemy wyłącznie dla cech tekstowych bez atrybutuhistoryczności.

U w a g a !

18/297

Ikona 1-sza z lewej aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów zróżnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech.

Ikona 2-ga pozwala na definiowanie cechy oraz nadawanie wartości cesze.

Definiowanie cechy

Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Przyciskamy 2-gą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy ocharakterze grupującym. Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwieBez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej.Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości.

Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria. W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub nagałązce ‘bez wartości’) i ponownie naciskamy 2-gą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np.Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy.

Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwieKoszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i na zasadzie drag and dropprzeciągamy w obszar odpowiedniej gałązki drzewa.

Grupowanie wg cech grupujących

Włączenie pól, do zaznaczania grup checkboxami (patrz rysunek), uzyskujemy poprzez naciśnięcie zielonej ikony katalogu (w górnym lewym rogu narysunku). Zaznaczenie wartości cechy z różnych grup/cech (na rysunku Tekstylia z grupy/cechy Grupa i Kolorowe z grupy/cechy Podgrupa) wyświetlakarty towarowe przynależne do obu grup (czyli iloczyn elementów zaznaczonych).

Dostępne klawiszeLista klawiszy użytych w programie enova (znacznikiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows).

F1 - Pomoc [Win]

F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win]

F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka, która znajduje się bezpośrednio nad listą)

F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp [Win]

F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych [Win]

F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F10 - Przejście do menu okna [Win]

F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a

Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy

Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki

Ctrl+F3 - Wyszukuje następną pozycję na liście (kontynuacja: Ctrl+F)

Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy

Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy

Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny

Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna

Ctrl+Space - Na formularzu to samo, co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis

Alt+ - To samo, co F4 [Win]

Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa

Alt+Enter - Na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu

Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony

Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdującesię w oknie

Ctrl+Shift+Enter - Aktualizacja zapisu

19/297

Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]

Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]

Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win]

Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win]

Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmiandanych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win]

Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy

Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis

Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win]

Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win]

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis

Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu

Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami

Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab)

Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab)

Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce

Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka

Ctrl+F - Otwiera formularz „szukaj”

Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami

Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna

Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy

Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki

Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka

Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce

Ctrl+ - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1, dziesiąta Ctrl+0.

Ctrl+ - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie

Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście

Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście

Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza

Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna

Ctrl+Shift+ - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu

Alt+ - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie)

[+] lub [=] - rozwija wskazany poziom drzewa

[-] lub [_] - zwija wskazany poziom drzewa

[]* - rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie)

20/297

Kartoteka pracownikaMiejscem przenikania się zgromadzonych w programie danych kadrowych oraz informacji o zrealizowanych wypłatach jest pracownik

(zleceniobiorca). Dzięki swej konstrukcji uprawnionemu operatorowi program pozwala popatrzyć na zatrudnioną osobę z dwóch stron.

na źródło danych kadrowych,przez pryzmat jego wypłat. Zamiast przeglądania kolejnych listy płac w poszukiwaniu określonej wypłaty wybieramy pracownika by zobaczyćwszystkie jego wypłaty. W miarę potrzeb wyświetlana lista może być ograniczana zarówno ze względu na okres za jaki wypłaty zostałyzrealizowane jaki i ze względu na typ wypłaty (etat, umowa, inne – pozostałe wypłaty).

Pracownik - drzewo zakładek

Informacje kadrowe o zatrudnionych osobach po>dzielone mogą zostać na trzy kategorie:

1. Informacje personalne niewynikające bezpośrednio z rodzaju zatrudnienia (na przykład dane personalne, dane teleadresowe …). Informacjetego rodzaju zapisywane jest głównie w formularzach typu: Kadry oraz Kadry-pozostałe.

2. Informacje wynikające bezpośrednio ze stosunku pracy (dane etatowe). Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu: Etatoraz Kalendarz.

3. Informacje związane z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu Umowa.

Ze względu na znaczną ilość informacji kadrowej została ona zapisana w postaci drzewa formularzy:

KadryOgólneAdresyDane podatkoweDane ubezpieczenioweDane ubezpieczeniowe pozostałeDostęp WWWHistoria zatrudnieniaInformacje PFRONInformacje ZUSInne danePodstawa składek FP i FGŚPPodstawa składek ZUSPrawa dostępuRachunki bankoweRodzinaSłużba wojskowaUwagiWieloetatowość

21/297

WykształcenieKadry – pozostałe

Badania lekarskieDane statystyczneKarty RCPNagrody i karyOświadczeniaPodzielniki kosztówSzkolenia BHPŚwiadczenia socjalneUkończone szkoleniaUprawnieniaWypadkiZnajomość języków obcych

Kadry – historyczneDane historyczneSchorzeniaZaniechania podatkowe

Dokumenty i wnioskiOświadczeniaOświadczenia do zasiłku opiekuńczegoWnioski o szkoleniaWnioski o urlopy, delegacjeInne kadroweInne płacowe

ZZLAktualny opisHistoria zmian opisuOcenyRekrutacjaŚcieżka kariery

DeklaracjePodatkowe (PIT)Rozliczeniowe ZUSZgłoszeniowe ZUSInformacje dla PIT-40

EtatOgólneAkordyDodatkiInne daneRozliczenie czasu pracyRozwiązanie umowyUbezpieczeniaUmowa o pracęWyrejestrowanieDane historyczne

KalendarzCzas pracyBilans otwarciaBilans otwarcia (urlopy)Limity nieobecnościNieobecnościNorma czasu pracyPodstawyPodstawy naliczania urlopu wypoczynkowegoPodstawy naliczania zwolnień ZUSStatystykaZbiegi pracy i rodzicielstwaZestawienia czasu pracy

UmowyUmowy

PKZP, ZFM, …PKZP, ZFM, …Pożyczki

PłaceWypłaty (wszystkie)Koszty autorskieZajęcia wynagrodzeniaZaliczkiElementy stornowane

RozrachunkiDokumenty rozliczeniowePrzelewyRozrachunki

22/297

Warunki płatnościDokumenty ewidencjiDokumenty dodatkoweHistoria zapisówCechy

Poszczególne zakładki drzewa zostały ułożone wg zasady: Pierwsza zakładka zawiera najczęściej wykorzystywane pola.Pozostałe zakładki zostały uporządkowane w kolejności alfabetycznej.

U w a g a !

23/297

KadryW dostępnych formularzach zapisywane są podstawowe dane kadrowe. Część z nich są używane do obliczania świadczeń ZUS oraz podatkowych,

inne służy bezpośredniej identyfikacji pracownika, część jest niezbędna dla poprawnego wypełnienia deklaracji dla ZUS lub urzędów skarbowych.

Jeżeli żadne dane o pracowniku nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu to prace rozpoczynamy poleceniem Nowy (Pracownik) – z poziomulisty Pracownicy lub Wszyscy.

Jeżeli część danych o zatrudnianej osobie została już do programu wprowadzona, to pracownika wybieramy z listy.

Po zaakceptowaniu wyboru (na przykład klawiszem Enter) na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Zewzględu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek.

Kartoteka pracownika: Kadry

24/297

Kadry / OgólnePierwszą wprowadzaną informacją o zatrudnianej osobie jest jej Kod - unikalny numer identyfikacyjny, który jednoznacznie określa zatrudnianą

osobę w całym systemie. Numer ten jest zachowany nawet w przypadku zwolnienia danego pracownika. Dopiero po całkowitym usunięciu danych ozatrudnianej (zwolnionej) osobie możliwe będzie nadanie tego samego kodu innej osobie..

Wymaganymi danymi kadrowymi, poza kodem, niezbędnymi do dodania pracownika dobrzy danych jest jego Imię i Nazwisko.

Do ogólnych danych kadrowych należą:

Dane identyfikacyjne: Kod, Numer akt personalnych. Nazwisko. Imię. Drugie imię. PESEL.Data i miejsce urodzenia: Data urodzenia. Miejsce urodzenia.Dane ewidencyjne: Nazwisko rodowe. Nazwisko rodowe matki. Imię ojca. Imię matki. Płeć. Obywatelstwo.Adres zameldowania: Ulica. Numer domu. Numer lokalu. Kod pocztowy. Miejscowość. Poczta. Gmina. Powiat. Województwo. Kraj. Numertelefonu. Numer faksu.

Pracownik - podstawowe dane

25/297

Kadry / AdresyPoniższe dane adresowe wypełniane powinny być wyłącznie wtedy, gdy adres zamieszkania, adres do korespondencji jest inny niż wprowadzony

wcześniej adres zameldowania.

Adres zamieszkania.Adres do korespondencji.Kontakt: Telefon komórkowy, skrytka pocztowa, adres e-mail.

26/297

Kadry / Dane podatkoweWszystkie dane podatkowe związane z pracownikiem zgromadzone zostały na jednym formularzu.

Sekcja: Deklaracje podatkowe

Urząd skarbowy pracownikowi / zleceniobiorcy przypisywany jest poprzez wybór z listy: Kontrahenci i urzędy / Urzędy skarbowe.Przypisanie urzędu skarbowego jest niezbędne dla poprawnego druku deklaracji PIT-11, PIT40.Parametr Na deklaracjach umieszczaj zawsze adres zameldowania ustawiamy na TAK, w sytuacji, gdy na deklaracji PIT ma być wykazanyadres zameldowania. Jeżeli parametr będzie ustawiony na NIE do deklaracji PIT będzie pobierany adres zamieszkania.Identyfikator podatkowy NIP. W polu mamy możliwość wprowadzenia numeru NIP pracownika.Identyfikator podatkowy. Domyślnie ustawiony jest numer PESEL. Numer NIP mamy obowiązek wykazać w sytuacji gdy pracownik zatrudnionyna umowie jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. W związku ze zmianą przepisów dotyczących wykazywania numeru NIP nadeklaracjach mamy możliwość wyboru czy pracownik ma zostać wykazany na deklaracji z numerem PESEL czy z numerem NIP.

Sekcja: Koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowaWartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej zapisywane są jako iloczyn nominalnej wartości (odczytywanej z globalnej konfiguracji programu) i

współczynnika definiowanego indywidualnie dla pracownika. Standardowo współczynniki przyjmują wartość 1,00 (jeden). Dla pracownikówmieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy współczynnik kosztów uzyskania powinien przyjąć wartość 1,25 (koszty uzyskaniapodwyższone o 25%). Zatrudniając emeryta-rencistę zerujemy współczynnik ulgi podatkowej (ulga podatkowa pomniejsza zaliczkę podatku naliczoną odwypłacanej pracownikowi renty). Dzięki przyjętemu rozwiązaniu modyfikacje przyjęty danych związane ze zmianą roku podatkowego ograniczają sięwyłącznie do zmiany nominalny wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (jedno miejsce w programie: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place / Płace /Podatki, wspólne dla wszystkich zatrudnionych).

Pracownik - Dane podatkowe

Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. Pole uzupełniamy dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowaniekoszty uzyskania przychodów na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy. Wpisując procent określamy, jaka część przychodów będzie podlegać takimpodwyższonym kosztom.Miesięczny limit wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. W parametrze jest możliwość wskazania kwotowo podstawy dla 50% kosztówuzyskania przychodów w kontekście naliczanego wynagrodzenia danego pracownika. Wyłącznie zadeklarowana kwota będzie podlegała 50%kosztom uzyskania przychodu. Podanie kwoty w wskazanym parametrze powoduje wyszarzenie parametru "Procent wynagrodzenia z 50%kosztami uzyskania".Nie naliczaj kosztów 50% począwszy od: Po uzupełnieniu pola od wskazanego miesiąca program nie będzie naliczał 50% kosztów uzyskaniaprzychodów. Parametr został wprowadzony w związku ze zmianami w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych a mianowiciepocząwszy od 01.01.2013 roku obowiązuje przepis mówiący, że: ‘W roku podatkowym łącznie koszty uzyskania przychodów, o których mowa wust. 9 pkt 1-3, nie mogą przekroczyć ½ kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust.1’.Program pilnuje wskazanego przez ustawę limitu w przypadku wynagrodzeń liczonych w systemie. Jeżeli natomiast jest konieczność narzuceniakonkretnego miesiąca, od którego 50% koszty uzyskania przychodów mają być nie liczone należy uzupełnić wskazany parametr bezpośrednio nakartotece pracownika.

Sekcja: Progi podatkoweW programie dostępne są trzy typy progów podatkowych:

Standardowe (wartości odczytywane są z globalnej konfiguracji programu).Wspólne opodatkowanie współmałżonków (wartości poszczególnych progów przyjmują podwojoną wielkość w stosunku do wartościnominalnych).

27/297

Indywidualne (definiowane indywidualnie).

28/297

Kadry / Dane ubezpieczenioweFormularz służy do wprowadzania ogólnych danych ubezpieczeniowych niewynikających bezpośrednio ze stosunku pracy czy zawartej umowy

cywilnoprawnej. Są to:

Pracownik - Dane ubezpieczeniowe

Sekcja: Tytuł ubezpieczenia

Ustalone prawo do emerytury lub renty. Wyboru dokonujemy z listy: Brak. Prawo do emerytury. Prawo do renty. W zależności oddokonanego wyboru należy wprowadzić datę, od której przysługuje emerytura lub okres, na jaki została przyznana renta oraz numer emeryturylub renty. Okres wpisujemy w formacie: data od … data do. Wprowadzona informacja decyduje o 5 cyfrze kodu tytułu ubezpieczenia.Kod stopnia niepełnosprawności. Wyboru dokonujemy z listy: Brak, Lekki, Umiarkowany, Znaczny. Po wyborze stopnia niepełnosprawnościwprowadzamy okres, na jaki orzeczona została niepełnosprawność. Okres wpisujemy w formacie: data od … data do.

Sekcja: Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń

Kod, okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonujepracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu należy wpisać dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. Okres pracy w szczególnychwarunkach / w szczególnym charakterze wpisujemy w formacie: data od … data do.

Sekcja: Dane o ubezpieczeniu zdrowotnym

Odział Narodowego Funduszu Zdrowia – z dostępnej listy NFZ należy wybrać właściwy fundusz.Kod GUS gminy

Sekcja: Ubezpieczenie zleceniobiorcy

Ubezpieczenie zleceniobiorcy. Wyboru dokonujemy z listy: Nie podlega, podlega, tylko zdrowotne.

29/297

Kadry / Dane ubezpieczeniowe pozostałeFormularz służy do wprowadzania informacji potrzebnych do prawidłowego stworzenia deklaracji ZUS IWA oraz ZUS ZSWA. Są to:

Dane dla deklaracji ZUS IWAPracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia. Należy zaznaczyć w polu wyboru TAK/NIE

Dane dla deklaracji ZUS ZSWA:Data złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej

Pracownik uprawniony do dodatkowych świadczeń ZUSRodzaj świadczenia: Renta socjalna, Świadczenia przedemerytalna, Zasiłek przedemerytalnyOkres na który przyznano świadczenie,Numer świadczenia,Oddział ZUS.

30/297

Kadry / Dostęp WWWZakładka 'Dostęp WWW' może być widoczna jeżeli użytkownik posiada licencje na pulpit kierownika, pulpit pracownika.

Sekcja: Dane konta enovaNet

Konto założone – po zaznaczaniu parametru na TAK pracownik będzie miał założone konto umożliwiające zalogowanie się do enovaNet,Nazwa konta – nazwa konta,Operator enova – podpinamy operatora, który wskaże, do jakich zakładek po zalogowaniu się do enovaNet będzie miał dostęp pracownik,Hasło pierwszego logowaniaZablokowany dostęp – po zaznaczeniu parametru na TAK, dostęp umożliwiający zalogowanie się do enovaNet będzie zablokowany,Pulpit pracownika - parametr domyślnie jest ustawiony TAK. Pracownik po zalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp wyłącznie do PulpituPracownika.Pulpit kierownika - zaznaczenie parametru TAK spowoduje zakwalifikowanie w systemie pracownika jako kierownika. Pracownik pozalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp zarówno do Pulpitu Pracownika jak i Pulpitu Kierownika.

Sekcja: Wnioski urlopowe z poziomu enovaNet

Automatyczne zatwierdzanie wniosku urlopowego – po zaznaczaniu parametru na TAK wprowadzony wniosek przez pracownika zostanieautomatycznie zatwierdzony bez konieczności potwierdzenia go przez przełożonego.

Sekcja: Widoczność podwładnych niższych szczebli

Dostęp do danych podwładnych niższego poziomu – po zaznaczaniu parametru na TAK Kierownik Główny po zalogowaniu do enovaNetbędzie widział pracowników przypiętych do Kierownika niższego szczeblu.

Sekcja: Widoczność na listach z poziomu enovaNet

Pokazuj osoby na liście pracowników (dotyczy właścicieli, współpracowników, zleceniobiorców, niezatrudnionych) – pozaznaczaniu parametru na TAK właściciele, współwłaściciele, zleceniobiorcy, niezatrudnienie będą widoczni w enovaNet w bloku Kadry |Pracownicy, pod warunkiem, że użytkownik ma ustawione prawo do danego widoku (Pracownicy, Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Właściciele,Współpracownicy).

Po zaznaczeniu pozycji ‘Konto założone’ na TAK pole ‘Nazwa konta’ zostanie automatycznie uzupełnione imieniem i nazwiskiem pracownika, pole‘Operator enova’ zostanie automatycznie uzupełnione pozycją enovaNetKadryPłace (domyślny operator) oraz zostanie ustawione hasło enova. W celuzmiany hasła należy w górnej części okna nacisnąć pozycję ‘Hasło WWW…’, wówczas pojawi się okno w którym należy podać nowe hasło i potwierdzić je.

31/297

Kadry / Historia zatrudnieniaFormularz zawiera historię zatrudnienia pracownika w poprzednich zakładach pracy. Historia zapamiętywana jest w postaci listy miejsc zatrudnienia.

Formularz pozwalający na odnotowanie pojedynczego zapisu wywołujemy poleceniem Nowy (Historia zatrudnienia). Pojedynczy zapis opisującymiejsce zatrudnienia to:

Nazwa i adres zakładu pracy, Okres zatrudnienia, Ostatnio zajmowane stanowisko, Kod wykonywanego zawodu, Tytuł ubezpieczenia. Okreszatrudnienia zapisywany jest w formacie: data od … data do. W przypadku niezakończonych okresów zatrudnienia piszemy: data od …Staż pracy. Na podstawie odnotowanego okresu zatrudnienia naliczany jest staż pracy. Jest on wyświetlany w formacie: lata, miesiące, dni, w poluStaż pracy.

Okres pracy wliczany do stażu (najczęściej pokrywa się z okresem zatrudnienia)Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,…) pozwala na zmniejszenie stażu o podaną wartość (wpisujemy w formacie: lata,miesiące, dni).Staż pracy. Jest to różnica między okresem pracy a wartością korekty.Podstawy stażu pracy (wliczać do podstaw). Poszczególne, odnotowane okresy zatrudnienia mogą być grupowane (sumowane) w postacitak zwanych podstaw. Ten sam okres zatrudnienia może być jednocześnie składnikiem wielu podstaw, np.: Stażu pracy ogółem,Zatrudnienia w szkolnictwie, …Przypisanie wybranego okresu odbywa się poprzez wybranie z listy odpowiednich podstaw.Podstawy definiowane są w: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicja podstaw stażu pracy.

Pracownik - Historia zatrudnienia

W historii zatrudnienia na zakładce ‘Okresy nie wliczane do stażu pracy’, wpisujemy okres, który pomniejszy staż pracy poza firmą np. z tytułu urlopubezpłatnego. Po wpisaniu okresu informacja zostanie przeniesiona na zakładkę ‘Ogólne’ w pole ‘Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,...).

W historii zatrudnienia jest dostępna opcja ‘Nalicz okresy niewliczane’ czyli mechanizm półautomatycznego wykrywania / obcinania nachodzących nasiebie okresów zatrudnienia poza firmą / wykształcenia.

32/297

Kadry / Informacje PFRONFormularz zawiera dodatkowe informacje potrzebne do wypełnienia deklaracji PFRON.

Kadry/Informacje PFRON

Sekcja: Informacje dodatkowe PFRON

Pracownik, u którego stwierdzono schorzenie szczególne, Wymiar czasu pracy u podstawowego pracodawcy, Zatrudnienie pracodawcyspowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracownikówniepełnosprawnych, Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy, Zwolniony pracownik, Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty.

Parametry do deklaracji obowiązujących do lutego 2011:

„Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnieniapracowników niepełnosprawnych:”„Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5pkt. 1-2 ustawy:” Po zaznaczeniu parametru:

„Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt.1-2 ustawy:” na „TAK”

Na INF-D-P ( obowiązującej do lutego 2011) pozycja 36: „Zatrudnienie pracownika nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innympracownikiem z przyczyn innych niż zdarzenia określone w art. 26b ust.4 lub art.26b ust. 5:” zostanie zaznaczona na „NIE”.

Po zaznaczeniu powyższego parametru nie należy zaznaczać parametru: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującegodziałalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych:”. Powinien on zostać na „NIE”.

Jeżeli oba parametry pozostaną niezaznaczone, to na INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 35 zostanie zaznaczona na „NIE” a pozycja36 na „TAK”. Przy takim ustawieniu, jeżeli na deklaracji INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 34 jest na „TAK”, pozycja 35 jest na „NIE” apozycja 36 jest na „TAK”, to dofinansowanie będzie równe zero zgodnie z opisem formularza do pozycji nr 43:

Poz. 43 = min(poz. 39, (poz. 40–poz. 41), poz. 42). Jeżeli poz. 43<0, wpisać 0. Poz. 43 = 0 w przypadku jednoczesnego zaznaczenia: pola 1(tak) w poz.34 ( dofinansowanie stanowi pomoc publiczną), pola 2 (nie)w poz. 35 ( wzrost zatrudnienia netto) oraz pola 1(tak) w poz. 36 ( zatrudnienie pracownikanastąpiło ……. Innych niż zdarzenia…) .

Przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRON rozliczeniowe: „Wykazywana pomocstanowi pomoc publiczną:” na „TAK”, aby należało się dofinansowanie nowo zatrudnionemu niepełnosprawnemu, powinienbyć zaznaczony parametr: „Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty”.

U w a g a !

33/297

Po zaznaczeniu na „TAK” jednego z powyższych parametrów, automatycznie zostanie zaznaczony na „TAK” parametr: „Pracownik zatrudniony wwarunkach efektu zachęty”( parametr obowiązujący do aktualnych deklaracji od marca 2011).

"Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnościąniebędącą działalnością gospodarczą": parametr posiada opcje do wyboru Tak/Nie. W zależności od wyboru w omawianym parametrze skutkujezaznaczeniem na Tak lub Nie pola nr 47 "Pracownik zatrudniony u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą" na załączniku INF-D-P.Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/PFRON-rozliczeniowe parametr "Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą" jestzaznaczony Nie wówczas niezależnie od ustawienia na kartotece pracownika parametru "Pracownik jest zatrudniony u pracodawcyprowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnością niebędącą działalnością gospodarczą"pozycja 47 na deklaracji INF-D-P przyjmuje opcję Nie. Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/PFRON-rozliczeniowe parametr"Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą" jest zaznaczony Tak to na kartotece pracownika/Kadry/Informacje PFRON parametr"Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnościąniebędącą działalnością gospodarczą" powinien zostać zaznaczony Tak aby na deklaracji INF-D-P pozycja 47 przyjęła opcję Nie.

Sekcja: Stopień niepełnosprawnościW sekcji 'Stopień niepełnosprawności' należy wskazać stopień niepełnosprawności oraz okres na jaki został orzeczony, ewentualnie rodzaj

schorzenia specjalnego oraz czy pracownik jest uprawniony do wyższego wynagrodzenia.

Sekcja: Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnychJeżeli pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego należy zaznaczyć parametr Pracownik niepełnosprawny posiada

prawo do urlopu dodatkowego: TAK oraz wskazać od którego dnia.

Powyższe parametry działają tylko przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRONrozliczeniowe: „Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: „ na „TAK”.

U w a g a !

34/297

Kadry / Informacje ZUSNa zakładce jest możliwość zaewidencjonowania wydanego przez ZUS orzeczenia potwierdzającego, że osoba niepełnosprawna jest w podanym

okresie bez orzeczonego stopnia niezdolności do pracy.

Kadry - Informacje ZUS

Wprowadzenie na zakładce Informacje ZUS orzeczenia oraz okresu na jaki obowiązuje ma odzwierciedlenie wyłącznie wstatystykach PFRON (INF-1, DEK-I-0,DEK-II-a). Nie wpływa natomiast na tytuł ubezpieczenia pracownika czyli pracownik jesttraktowany jako pełnosprawny a tym samym w podanym okresie nie należy się na pracownika dofinansowanie z PFRON.

U w a g a !

35/297

Kadry / Inne daneFormularz zawiera informacje o dokumencie tożsamości oraz obywatelstwie.

Dokument tożsamości. Rodzaj (Dowód osobisty, Paszport), Seria i numer, Wydany przez.

Obywatelstwo. Domyślnie program proponuje obywatelstwo polskie. W takim przypadku jedynym dostępnym polem jest Data zmianyobywatelstwa. Wprowadzenie daty zmiany pozwala na odnotowanie Podstawy prawnej zmiany.

Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent). Parametr domyślnie przyjmuje ustawienie Nie. Rezydentem jest osoba fizyczna mająca miejscezamieszkania w kraju a także osoba prawna mająca siedzibę w kraju. Zaznaczenie omawianego parametru Tak skutkuje koniecznością podaniakraju innego niż Polska oraz adresu zamieszkania za granicą. Dodatkowo kod kraju wydania dokumentu powinien być zgodny z krajem adresuzamieszkania.

Wpisanie obywatelstwa innego niż polskie spowoduje, że dostępne będą pola:

Cudzoziemiec spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie. Do w wyboru (z listy) pozostaje: Karta stałegopobytu, Karta czasowego pobytu, Wiza z prawem do pracy, Inne przepisy, Umowa międzynarodowa.Rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzający tożsamość). Do wyboru (z listy) pozostaje: Numer identyfikacyjny TIN, Numerubezpieczeniowy, Paszport, Urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, Inny rodzaj identyfikacji podatkowej, Inny dokumentpotwierdzający tożsamość.... kraj jego wydaniaNumer identyfikacyjny podatnika lub numer dokumentu stwierdzającego tożsamość

W razie wypadku zawiadomić. Dostępne pola: osoba, adres, numer telefonuRozliczenia walutowe

Przeliczanie wynagrodzenia wg tabeli kursowej – możliwość wskazania tabeli kursowej, według której ma być przeliczane wynagrodzenie.Aktualizacja danych

Przyczyna aktualizacji danych kadrowych - Pole jest uzupełniane po aktualizacji pracownika, jeżeli użytkownik uzupełnił pole 'Przyczynaaktualizacji'. W polu jest wyświetlana przyczyna aktualizacji zgodna z zapisem historycznym, który jest wyświetlany przez użytkownika.

Pracownik - Inne dane

Aby numer dokumentu nie był umieszczany na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS w konfiguracji systemuNarzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje ZUS należy parametr 'Na deklaracjach zgłoszeniowych zawsze umieszczaj numerdokumentu ubezpieczonego (...)' ustawić NIE. Wskazany parametr domyślnie ustawiany jest TAK co oznacza, że dane dotyczącedokumentu tożsamości są przenoszone na deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

U w a g a !

36/297

Kadry / Podstawa składek na FP i FGŚPFormularz zawiera dane:

Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pozwala wybrać opcje:Zawsze - program naliczy składki na FGŚPNie naliczaj - program nie naliczy na FGŚP

Pracownik - Podstawa składek na FP, FGŚP

Składki na Fundusz Pracy pozwala wybrać opcje:Nie naliczaj – program pomimo wynagrodzenia wyższego niż najniższe nie będzie liczył składki na FP,Warunkowo – standardowe ustawienie w programie. Jeżeli pracownik zarobi mniej niż minimalną płacę nie nalicza FP.Zawsze – program będzie naliczał zawsze FP bez względu na wysokość wynagrodzenia.

Domyślnie program przyjmuje, że pracownik nie złożył odnośnego oświadczenia.

Osoba od 50-tego roku, życia, która przed zatrudnieniem pozostawała w rejestrze bezrobotnych w okresie co najmniej 30 dni:

Od 1 lipca 2009 r. pracodawcy nie będą mieli obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP za pracowników po 50 roku życia i starszych, takmówi art. 104b ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9b ust. 1 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razieniewypłacalności pracodawcy.

Z ich treści wynika, że nie opłaca się składek na Fundusz Pracy i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciuumowy o pracę, za osoby zatrudnione, które ukończyły 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnychpowiatowego urzędu pracy. Przy czym regulacja ta będzie dotyczyła osób zatrudnionych po dniu 30 czerwca 2009 r.

Po spełnieniu wyżej wymienionych warunków i zaznaczeniu parametry na TAK program nie naliczy składek na FP i FGŚP przez 12 miesięcy.

Osoba do 30-tego roku życia, która przed zatrudnieniem pozostawała w rejestrze bezrobotnych:

Zaznaczenie flagi na "TAK” skutkuje zwolnieniem pracownika z naliczania składki na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy począwszy od pierwszegomiesiąca po zawarciu umowy.

Inne dochody - w szczególnych przypadkach sumaryczne wynagrodzenie pracownika może ulegać znacznym wahaniom – oscylować wokółnajniższego wynagrodzenia. Odnotowując dochody uzyskiwane przez pracownika u innego pracodawcy spowodujemy, że obowiązek naliczaniaskładki na Fundusz Pracy będzie zawsze poprawnie ustalany.

37/297

Kadry / Podstawy składek ZUSNa podstawie zaewidencjonowanych w programie wypłat automatycznie ustalany jest moment i kwota przekroczenia rocznej podstawy składek na

ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawa naliczania składki emerytalnej i rentowej w miesiącu przekroczenia jest odpowiednio pomniejszana.

W sytuacji, gdy pracownik osiąga dochody z więcej niż jednego źródła dochodów jest możliwość automatycznego ustalenie sumarycznychdochodów (Wynagrodzenie osiągnięte u innego pracodawcy może być ewidencjonowane w programie). W takim przypadku, w praktyce na pracownikuspoczywa obowiązek poinformowania pracodawców o osiągnięciu odpowiednio wysokich dochodów.

Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypełniamy wyłącznie wtedy, gdy pracownikosiąga dochody nie ewidencjonowane w programie.

Informacja o przekroczeniu może zostać przekazana przez:UbezpieczonegoPłatnikaZUS

W programie odnotowujemy również: datę przekroczenia. kwotę przekroczenia. W zależności od przyjętej interpretacji można odnotować:Przekroczenie podstawy: kwota o jaką przekroczono wysokość granicznej podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne wmiesiącu z daty przekroczenia.Podstawa składki: kwota stanowiąca podstawę naliczania składki emerytalnej i rentowej we wskazanym miesiącu (w kolejnych miesiącach,już automatycznie program przyjmie zerową podstawę),

Informacje o dochodach z innych źródeł – po uzupełnieniu informacji o dochodach z innych źródeł kwota ta będzie uwzględniana przyobliczaniu bieżących wynagrodzeń i nastąpi automatyczne ograniczenie podstawy naliczania składki emerytalnej i rentowej po przekroczeniukwoty granicznej.

Pracownik - Podstawa składek ZUS

Zbiegi tytułów ubezpieczeń. Opcja służy odnotowaniu okresów ubezpieczenia niewynikających bezpośrednio z danych zgromadzonych wprogramie. Na przykład w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba wykonuje umowęzlecenia zawartą z innym pracodawcą. W takiej sytuacji pracownik nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywaniana urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego (jest ubezpieczony, jako zleceniobiorca). W sytuacji, gdy urlopowanypracownik wykonuje umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą odpowiedni zapis w Zbiegach tytułów ubezpieczeń jest zbędny.

38/297

Kadry / Prawa dostępuPrzy większej liczbie operatorów obsługujących kadry i płace, każdemu można przyporządkować wydział do którego będzie miał dostęp.

Przykładowo jeżeli pracownik będzie miał ustawiony wydział Administracja, to tego pracownika w kadrach, będzie widział tylko operator, który ma dostępdo tego wydziału.

Pracownik – Prawa dostępu

39/297

Kadry / Rachunki bankoweO tym który adres pracownika ma zostać ujęty na przelewie decyduje ustawienie na parametrze 'Na przelewach i dokumentach kasowych umieszczaj

adres'. Opcje do wyboru:

Zamieszkania lub zameldowania: jest to domyślne ustawienie, które powoduje, że system sprawdzi i wstawi do przelewu w pierwszej kolejnościadres zamieszkania,Zameldowania,Zamieszkania,Do korespondencji.

Wypłaty dla pracownika realizowane mogą być gotówką (poprzez kasę) lub mogą być przelewane na wskazane przez pracownika konta bankowe (wcałości lub częściowo). Pracownik może posiadać dowolną liczbę rachunków bankowych. Wskazana część przysługującego może być równieżprzelewane na przykład na konto współmałżonka. Poszczególne konta bankowe pracownika zapisywane są w programie w postaci listy.

Pracownik - Rachunki bankowe

W przypadku gdy pracownik dysponuje, co najmniej jednym kontem w sekcji Gotówka możemy zdefiniować jaka część wynagrodzenia wypłacanabędzie w kasie firmy. O wielkości wypłaty gotówkowej zdecydować możemy wprost podając jej wartość (pole Kwota) lub definiując ją procentemosiągniętego wynagrodzenia (pole: Procent).

W sytuacji gdy pracownikowi nie przypiszemy żadnego rachunku bankowego powyższe zapisy będą ignorowane – całość poborów wypłacanabędzie poprzez kasę. Rachunki bankowe. Wartość przelewu na wybrane konto bankowe, podobnie jak w przypadku wypłaty gotówkowej wyrażonamoże być kwotą lub procentem wypłacanego wynagrodzenia (w odniesieniu do wartości nominalnej).

O kolejności naliczania przelewów dla poszczególnych banków decyduje przypisany im priorytet. Priorytet 0 (zero) jest najwyższym priorytetem,przelew do tego banku zostanie wykonany w pierwszej kolejności.

Pracownik - konto bankowe

Dla poszczególnych rachunków bankowych odnotowujemy:

Bank, wybierany z listy (Kontrahenci i urzędy / banki)Kod SWIFTRachunek. Numer rachunku bankowegoNazwa odbiorcy. Pole uzupełniane jeżeli odbiorcą przelewu jest inna osoba niż pracownik.Priorytet, Kwota, ProcentEwidencja ŚP. Pole w którym zaznaczamy z jakiej ewidencji środków pieniężnych ma być płacone wynagrodzenie pracownicze.

40/297

Podział wynagrodzenia na część wypłacaną gotówką i poszczególne przelewy niezależnie od zdefiniowanych przezużytkownika wartości podlega dwóm ograniczeniom:

1. Dzielona kwota nigdy nie może być większa niż naliczona kwota do wypłaty2. Jeżeli w skutek niepoprawnie zdefiniowanych współczynników nie cała kwota do wyplata zostanie rozdzielona na wypłatęgotówkową i przelewy bankowe, to nierozdysponowana kwota zwiększy wypłatę gotówkową.

U w a g a !

41/297

Kadry / RodzinaInformacja o rodzinie podzielona została na dwie części:

Stan cywilny. Umożliwia odnotowanie stan cywilnego. Odpowiednio do wyboru pozostaje: wolna, rozwiedziona, panna, wdowa, mężatka lubwolny, rozwiedziony, kawaler, wdowiec, żonaty. O ile pozwala na to stan cywilny w programie odnotować można również datę ślubu, numer aktuślubu oraz dane urzędu stanu cywilnego.

Lista członków rodziny z uwzględnieniem przysługujących zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. Dla każdego członka rodziny w tymwspółmałżonka programie pamiętane są:

Dane ogólne: Nazwisko. Imię. PESEL. NIP. Data i miejsce urodzenia. Lista przysługujących zasiłków.Wybierając z listy przysługujący zasiłek(Definicja elementu) indywidualnie przypisujemy mu nazwę (opis) i okres przysługiwania.

Pracownik - Rodzina

Ubezpieczenie: Prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Okres podlegania temu ubezpieczeniu. Dodatkowe informacje o członku rodzinyzgłaszanym do ubezpieczenia zdrowotnegoInne dane: Dokument tożsamości. Adres zamieszkania (uzupełniamy o ile jest inny niż adres ubezpieczonego pracownika)

Nowego członka rodziny dodajemy do listy poleceniem Nowy (Członek rodziny). Wymagane jest uzupełnienie pól Nazwisko i Imię. Domyślnieprogram proponuje nazwisko pracownika (z możliwością zmiany).

Warunkiem koniecznym umieszczenia członka rodziny na deklaracjach zgłoszeniowych jest uzupełnienie pól: Posiada uprawnienia i Okres(zakładka Ubezpieczenia).

42/297

Kadry / Służba wojskowaStosunek do powszechnego obowiązku służby wojskowej. Pola:

Stosunek do służby wojskowejStopieńSeria i numer książeczki wojskowejWKU (Wojskowa Komenda Uzupełnień)Numer specjalności woskowejPrzydział mobilizacyjny. Pola dostępne są po określeniu Stosunku do służby wojskowej innego niż Nie dotyczy lub Nie podlega. Do wyborupozostaje: Przedpoborowy, Poborowy, Rezerwa, Inne.

43/297

Kadry / UwagiFormularz pozwala wprowadzić dowolne informacje dotyczące pracownika.

44/297

Kadry / WieloetatowośćW standardowym ustawieniu programu zakładka ‘Wieloetatowość’ jest niewidoczna. W celu wyświetlenia zakładki należy w konfiguracji programu

Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne parametr Włączona obsługa wieloetatowości ustawić na TAK.

Zakładce ‘Wieloetatowość’ - dostępne pola:

Typ zapisy (pole nie do edycji). Po uzupełnieniu pola ‘Pracownik z etatem głównym’ pole uzupełni się odpowiednio: ‘Etat dodatkowy ’(dodatkowyetat pracownika), ‘Etat główny’ (główny etat pracownik)Pracownik z etatem głównym. Z dostępnej listy wybieramy pracownika z etatem głównym.

Przycisk 'Kopiuj podstawowe dane kadrowe' umożliwia automatyczne przeniesienia z etatu głównego na etat dodatkowy danych kadrowychpracownika z zakładki Kadry/Ogólne i Kadry/Adresy oraz numeru identyfikacji podatkowej NIP.

Dodatkowo zaznaczenie flag przy parametrach 'Historia zatrudnienia i wykształcenia', 'Inne dochody', 'Zbieg tytułów ubezpieczeń' spowodujeprzeniesienie z etatu głównego na etat dodatkowy wprowadzonych danych na zakładkach 'Historia zatrudnienia' (lista historii zatrudnienia),'Wykształcenie' (lista szkół), 'Podstawy składek FP, FGŚP' (lista innych dochodów), 'Podstawy składek ZUS' (lista zbiegów tytułów ubezpieczenia). Nakartotece pracownika z etatem dodatkowym w wskazanych powyżej zakładkach zostanie na czerwono zaznaczone, że są to 'Listy z etatu głównego'.

Poniżej zrzut okien po uzupełnieniu zakładki ‘Wieloetatowość’.

Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat dodatkowy

Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat główny

Ponadto jeżeli jest wprowadzana nieobecność na kartotece pracownika z etatem głównym jest możliwość skopiowania tej nieobecność na pozostałekartoteki dodatkowe pracownika poprzez użycie przycisku 'Kopiuj do pozostałych'. Stan synchronizacji pokaże w jakim stopniu powiodło się kopiowanienieobecności.

45/297

Nieobecność wprowadzona na etacie głównym pracownika

46/297

Kadry / WykształcenieInformacja o wykształceniu zatrudnianej osoby podzielona została na dwie części:

Wykształcenie. Kod wykształcenia wybieramy z dostępnej listy. Opcjonalnie można również odnotować posiadany przez pracownika stopień itytuł naukowyUkończone szkoły

Ukończone szkoły zapisywane są w postaci listy. Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Ukończona szkoła). Dla każdej pozycji listypamiętane mogą być:

Nazwa i adres szkołyOkres naukiZawódSpecjalność

Staż pracy Użytkownik ma możliwość wliczenia wybranych przez siebie okresów nauki do podstaw stażu pracy. Jest to mechanizm identyczny jakdla opcji: Kadry / Historia zatrudnienia. Odpowiednie podstawy stażu wybierane są z listy.

Anulowane – po zaznaczeniu parametru na TAK szkolenie zostanie anulowane,Data wykonania – po ukończeniu szkolenia przez pracownika uzupełniamy datę realizacji szkolenia,Osoba szkoląca – osoba prowadząca szkolenie,Temat

Następne szkolenieDefinicja – następne szkolenie podpowiada się zgodnie z ustawieniem w konfiguracji programu na definicji szkolenia BHP,Wykonać do dnia – termin do którego należy wykonać kolejne szkolenie,

Uwagi – możliwość zapisania ewentualnych uwag ze szkolenia.

Uzupełnienie kodu wykształcenia konieczne jest dla:

poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowej ZUSpoprawnego zaproponowania przysługującego limitu urlopowego

U w a g a !

47/297

Kadry – pozostałeW dostępnych formularzach zapisywane są opcjonalne dane kadrowe. Nie są one niezbędne dla przygotowania list płac, deklaracji PIT i ZUS.

Kartoteka pracownika: Kadry - pozostałe

Wersja srebrna programu pozwala ewidencjonować wyłącznie badania lekarskie oraz szkolenie BHP pracownika dlatego wczęści 'Kadry-pozostałe' dostępne są wyłącznie zakładki 'Badania lekarskie' oraz 'Szkolenia BHP'.

U w a g a !

48/297

Kadry – Pozostałe / Badania lekarskieKodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich zatrudnianych

pracowników.

Informacja o kolejnych badaniach zapisywana jest w postaci listy badań. Formularz pojedynczego badania pozwala odnotować:

Definicja i Wykonać do dnia (Ogólne). Nowo wpisywane nazwy badań tworzą automatycznie odpowiedni słownik. Drugi raz wpisując tą samąnazwę badania (na przykład badanie okresowe) możemy posłużyć się słownikiem. W trakcie wpisywania nazwy badania istniejącej już w słownikuprogram automatycznie zaproponuje zaakceptowanie zapisu ze słownika.Wykonać do dnia uzupełniamy datą, do której badanie powinno zostać zrealizowane. Mamy również do dyspozycji pole Anulowane oraz Datawykonania, które po zrealizowaniu przez pracownika zleconych badań uzupełniamy datą wykonania badania. Ewentualne uwagi zgłoszone przezlekarza zapisujemy w polu Uwagi.

Pracownik - Badanie lekarskie

Dla odnotowania kolejnego badania okresowego wypełniamy pole Wykonać do dnia w części Następne badania.

49/297

Kadry – Pozostałe / Dane statystyczneZgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji GUS. Formularz Dane Statystyczne służy wprowadzeniu uzupełniających

danych statystycznych, nie wynikających wprost z danych o zatrudnieniu. Są to:

Główne miejsce pracy. Wskazanie czy jest to główne miejsce pracy pracownika.Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy. Wybór tak, nie.Poprzednie miejsce zatrudnienia. Pozycja wybierana z listy: Absolwent szkoły wyższej, Absolwent szkoły policealnej, Zatrudniony w rolnictwieindywidualnym.Zatrudniony przy pracach interwencyjnych lub robotach publicznych. Wybór: tak, nie.Zatrudniony na stanowisku robotniczym lub pokrewnym. Wybór: tak, niePracujący w porze nocnej. Wybór: tak, nie.Pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo. Wybór: tak, nie.Poziom ukończonego wykształcenia. Lista wyboru.

Pracownik – Dane statystyczne GUS

50/297

Kadry – Pozostałe / Karty RCPProgram umożliwia współpracę z dowolnymi czytnikami – Rejestratorami Czasu Pracy (RCP) zapisującymi swe dane w postaci plików tekstowych.

Zapisy o wejściach i wyjściach pracownika identyfikowane są poprzez jego numer karty RCP. Ze względu na to, że pracownik w okresie zatrudnienia możeposługiwać się kilkoma kartami RCP (poprzednia karta została zagubiona, uległa zniszczeniu) zapisywane są one w programie w postaci listy. Pojedynczyzapis obejmuje:

Numer karty RCPOkres posiadania karty (tą samą kartą w różnych okresach posługiwać się mogą różni pracownicy).

Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Karta RCP).

Przypisanie pracownikowi kart RCP (umieszczenie w polu Numer dowolnego zapisu) spowoduje, że o ile nie zostanieodnotowane odpowiednie Wejście / Wyjście to domyślnie zostanie zaproponowany zerowy czas pracy.

U w a g a !

51/297

Kadry – Pozostałe / Nagrody i karySystem umożliwia rejestrację danych o karach i nagrodach łącznie z karami i nagrodami pieniężnymi. Kary sądowe anulowane są po 10 latach, kary

zakładowe po 1 roku.

Wyboru pomiędzy karą lub nagrodą dokonujemy przy pomocy lokalnego menu.

Wprowadzając informację o karze i nagrodzie odnotowujemy kolejno:

Definicję kary i nagrody. Wyboru dokonujemy z listy stworzonych w konfiguracji systemu (Kadry i Płace/Kadry/Definicje nagród i kar) definicjinagród bądź kar.Datę przyznania kary lub nagrody .

W przypadku nagród lub kar pieniężnych do systemu dodatkowo wprowadzamy:

Kwotę nagrody lub kary,Element wynagrodzenia, przy pomocy którego nagroda zostanie wypłacona, kara pomniejszy wynagrodzenie pracownika (wybór z listy).Domyślnie nagrody są elementami opodatkowanymi wynagrodzenia. Kary potrącane są z wypłaty netto.Datę rozliczenia (wypłaty). Wypłata zostanie naliczona przez program automatycznie w okresie rozliczeniowym zawierającym wprowadzoną datę.Data rozliczenia jest wpisywana niezależnie od daty wypłaty. Nagroda przyznana w kwietniu może zostać wypłacona na przykład w maju lubczerwcu.

Pracownik - Nagrody i kary

Po zrealizowaniu wypłaty użytkownik uzyska możliwość podglądu danych o zrealizowanej wypłacie (zakładka: Elementy wypłaty).O każdej udzielonej nagrodzie lub karze odnotować można indywidualne uwagi.

Nagrodę bądź karę można naliczyć bezpośrednio z formularza wybierając klawisz ‘Nalicz nagrodę lub karę’.

52/297

Kadry – Pozostałe / Podzielniki kosztówDefiniowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Służą one podzieleniu

wynagrodzenia (wybranych jego elementów) według zapisanych w podzielniku proporcji. Z pracownikiem związana może być dowolna liczbapodzielników. Dla każdego podzielnika definiowana jest:

NazwaLista centrów kosztów (miejsc powstawania kosztów) i odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracyw wybranym centrum.

53/297

Kadry - Pozostałe / Struktura organizacyjnaZakładka 'Struktura organizacyjna' na kartotece pracownika będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura

organizacyjna (Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne).

W obrębie zakładki mamy możliwość skorzystania z filtru Struktura organizacyjna, który umożliwia zawężenie struktury organizacyjnej dokonkretnie wskazanej.

Kadry-pozostałe / Struktura organizacyjna

54/297

Kadry – Pozostałe / Szkolenia BHPDziałalność szkoleniowa w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzona jest przez pracodawców, a na ich zlecenie także przez jednostki

organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności. Pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym.

System umożliwia rejestrację następujących danych (poszczególne zapisy tworzą listę szkoleń BHP).

Szkolenia BHP.Definicja - wybór z listy zdefiniowanych szkoleń BHP w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje szkoleńBHP,Wykonać do dnia - wprowadzamy datę, do której szkolenie powinno zostać zrealizowane

Pracownik - Szkolenia BHP

Lista przypisanych pracownikom szkoleń BHP może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników.

Wydruk może zostać ograniczony do:

Szkoleń o wybranej nazwie.Szkoleń zaplanowanych lub zrealizowanych (odbytych) w wybranym okresie.Szkolenia BHP braki – lista osób, które nie mają wprowadzonych żadnych szkoleń BHP.

55/297

Kadry – Pozostałe / Świadczenia socjalneProgram wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest

do części „płacowej” systemu.

Program pozwala odnotować nazwę i datę przyznania świadczenia oraz zaplanować jego wypłatę.

Na dostępnym formularzu:

wybieramy definicję świadczenia socjalnego (dowolną ilość świadczeń socjalnych mamy możliwość zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry iPłace / Kadry / Świadczenia socjalne).Odnotowujemy datę przyznania świadczenia oraz datę rozliczenia. Świadczenie zostanie wypłacone w okresie zawierającym odnotowaną datę.Odnotowujemy kwotę świadczenia,Wybieramy z listy element wynagrodzenia przy pomocy którego świadczenie zostanie wypłacone. Domyślnie jest to Świadczenie socjalne.Definiowaniu własnych elementów wynagrodzenia związanych z wypłatą świadczeń socjalnych służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place /Płace / Elementy wynagrodzenia, rodzaj: Świadczenie.Uwagi. Po zrealizowaniu wypłaty pola Element wynagrodzenia i Data naliczenia nie podlegają modyfikacji. Szczegółowa informacja o wypłacieświadczenia (odwołanie do fragmentu listy płac) dostępna jest na zakładce Elementy wynagrodzenia.

Pracownik - Świadczenia socjalne

Zmiana kwoty świadczenia spowoduje, że przy kolejnym naliczeniu wypłaty za wybrany okres pojawi się odpowiednia korekta.

Żeby usunąć wypłacone świadczenie należy w pierwszej kolejności wykasować odpowiednią wypłatę.

Przypisane pracownikowi świadczenia wyświetlane są w postaci listy.

Świadczenie socjalne mamy możliwość naliczyć wprost z formularza świadczenia wybierając klawisz ‘Nalicz świadczenie’.

56/297

Kadry – Pozostałe / Ukończone szkoleniaZakładka zawiera listę ukończonych przez pracownika szkoleń. Dane możemy filtrować według okresu. Użytkownik ma również możliwość

wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski.Wybierając ‘Nowy (Ukończone szkolenie)’ użytkownik ma dostępne pola:

Szkolenie – należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkoleniaOkres – okres odbycia szkoleniaOcenaUwagi

Pracownik - Szkolenie

57/297

Kadry – Pozostałe / UprawnieniaZakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć

kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Szkolenia/Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji listy Kadry iPłace/Szkolenia/Definicje uprawnień.Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamypozycje:

Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu)Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu)NumerWydane przezData uzyskaniaTermin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola ‘Data uzyskania’)Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia)Opis

Pracownik - Uprawnienie

58/297

Kadry – Pozostałe / WypadkiFormularz pozwala na rejestrację wypadków i szczegółowych informacji z nimi związanych. Na podstawie informacji wprowadzonych w formularzu

możliwe jest automatyczne wypełnienie deklaracji ZUS IWA. Formularz pozwala na przechowywanie danych:

DataMiejsceRodzaj – lista z wartościami: indywidualny, zbiorowy

ŚmiertelnyCiężkiPowodujący czasową niezdolność do pracy

Nr protokołuData sporządzeniaNr SKWOkoliczności i przyczyny wypadkuWypadek przy pracy. Opcja: Tak, Nie.

Pracownik – Wypadki

59/297

Kadry – Pozostałe / Znajomość języków obcychZakładka umożliwia wprowadzenie informacji o znajomości języków obcych.

Przed wprowadzeniem informacji o znajomości języków obcych należy w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry /Definicje języków obcych oraz Definicje stopni znajomości języków obcych dodać słowniki. Dodane słowniki będą dostępne na liście do wyboru dopola ‘Nazwa języka’, ‘Znajomość w mowie’ oraz ‘Znajomość w piśmie’ przy dodawaniu do pracownika znajomości języka obcego.

Pracownik – Znajomość języka obcego

60/297

Kadry – historyczneW zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane.

Kartoteka pracownika: Kadry-historyczne

61/297

Kadry - historyczne / Dane historyczneW zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane.

Dane historyczne ZUSDane historyczne PFRON (do końca 2008 roku): Pracownik wyraża zgodę na przekazanie danych dodatkowych do informacji INF-U-P i INF-D-P,Miejsce zamieszkania, Poziom wykształcenia, Obniżenie ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudnienia, Koszty za rok 2007.

Pracownik – Dane historyczne

62/297

Kadry – historyczne / SchorzeniaOpcja dedykowana Zakładom Pracy Chronionej (ZPChr). W przypadku pracowników niepełnosprawnych program pozwala odnotować ich

schorzenia, w szczególności:

Okres wpisywany w formacie: data od … data do.Schorzenie. Wybór z listy: Uszkodzenie / Choroba narządów ruchu. Uszkodzenie / Choroba narządów wzroku. Uszkodzenie / Choroba narządówsłuchu. Schorzenia układu krążenia. Schorzenia psychiczne. Upośledzenie umysłowe. Schorzenia neurologiczne. Inne schorzenia)Przyczyna schorzenia. Wybór z listy: Wada wrodzona. Choroba. Choroba zawodowa. Wypadek w miejscu pracy. Wypadek w domu. Wypadekkomunikacyjny. Inny wypadekRodzaj schorzenia. Wybór z listy: Słuchu. Wzroku. Ruchu. InnyUwagi

Pracownik - Schorzenia

63/297

Kadry – historyczne / Zaniechania podatkoweDecyzją urzędu skarbowego pracownikowi w trakcie roku podatkowego może zostać przyznane zaniechanie poboru zaliczki podatku. Jeżeli takich

zaniechań będzie więcej stworzą one odpowiednią listę. Pojedyncze zaniechanie dodajemy poleceniem: Nowy (Zaniechanie podatkowe). Dlapojedynczego zaniechania w programie można odnotować:

Datę, od której obowiązuje zaniechanie oraz Kwotę zaniechania.Dotyczy wybranego roku. Większość decyzji wydawanych przez urzędy skarbowe dotyczy wyłącznie wskazanego roku podatkowego. W takimprzypadku zaznaczamy: Dotyczy wybranego roku. Nie zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie zrealizowana w danym roku podatkowym częśćzaniechanie zostanie automatycznie przeniesiona na kolejny rok podatkowyZaniechanie poboru zaliczki podatku może uwzględniać wypłaty z tytułu stosunku pracy (etatowe) lub/i wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychInformacyjnie w programie wyświetlane są: Razem zaniechania. Rozliczono (zaniechano). Pozostało do rozliczenia (zaniechania).

Pracownik - Zaniechania podatkowe

64/297

Dokumenty i wnioskiFolder zawiera oświadczenia pracownika, wnioski o szkolenia, urlopy, delegacje, zadania.

Kartoteka pracownika: Dokumenty i wnioski

65/297

Dokumenty i wnioski / OświadczeniaW programie predefiniowane zostały trzy oświadczenia PIT-2, PIT-3, PIT-12. Z pozycji konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace /

Kadry / Definicje oświadczeń Użytkownik może dodawać własne definicje doświadczeń, zmieniać domyślny okres ważności (dowolny, bezterminowe(do czasu odwołania), miesiące, lata) a także modyfikować predefiniowaną treść oświadczenia.

Przy dodawaniu oświadczenia do pracownika należy uzupełnić datę złożenia i okres obowiązywania oświadczenia oraz wybrać treść oświadczenia zlisty. Data anulowania jest wyszarzała, ponieważ uzupełnia się sama w przypadku wpisania okresu, albo daty złożenia na dowolnym oświadczeniu otakiej samej definicji. Data anulowania ‘znika’ w przypadku skasowania oświadczenia tej samej definicji.

Pracownik - Oświadczenia

66/297

Dokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłkuopiekuńczego

Zakładka umożliwia wprowadzenie liczby dni wykorzystanych w roku kalendarzowym przez nowo zatrudnionego pracownika, przez małżonkapracownika lub/i innego członka rodziny pozostającego w gospodarstwie domowym w ramach:

opieki sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 (objęty limitem maksymalnie do 60 dni w roku kalendarzowym),opieki sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14 (objętych limitem maksymalnie do 60 dni w roku kalendarzowym),opieki sprawowanej nad innym chorym członkiem rodziny (objętej limitem maksymalnie do 14 dni w roku kalendarzowym).

Wprowadzone oświadczenia tworzą listę w ramach podanego okresu.

Dokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłku opiekuńczego

W celu dodania oświadczenia należy wybrać przycisk Nowy (Oświadczenie do zasiłku opiekuńczego) .

W otwartym formularzu należy wskazać datę złożenia formularza przez pracownika oraz liczbę wykorzystanych dni przypadających na poszczególnerodzaje opieki czyli sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8, opieki sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14 oraz opiekisprawowanej nad innym chorym członkiem rodziny.

W podsumowaniu oświadczenia znajdują się informacje o:

liczbie dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego - opieka nad dzieckiem (maksymalnie 60 dni w roku kalendarzowym) czyli suma dniprzypisanych opiece sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 i opiece sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14,liczbie dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego - opieka nad innym członkiem rodziny (maksymalnie 14 dni w roku kalendarzowym).

Oświadczenie do zasiłku opiekuńczego

67/297

Dokumenty i wioski / Wnioski o szkoleniaZakładka umożliwia dodanie wniosku o szkolenie. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy

stworzyć definicje szkoleń z pozycji listy Kadry i Płace/Szkolenia/Definicje szkoleń Następnie naciskamy Nowy (Wniosek o szkolenie) i na zakładce ‘Ogólne’uzupełniamy pozycje:

Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu)KierownikEtap realizacji:

Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego)Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego)Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego)

Skierowany przez pracodawcęData złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie)Termin (termin szkolenia)Data wycofania, anulowania lub odrzuceniaSzkolenieOkresOcena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia) Pola ‘Szkolenie’ oraz ‘Okres’ uzupełnią siępo podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola ‘Etap realizacji’ na Szkolenie zrealizowane)

Pracownik – Wniosek o szkolenie / Ogólne

Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. Na zakładce ‘Rozliczenie’ uzupełniamy pozycje:

Rozliczenie kursuBudżet – wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetuKorekta kosztu – TAK/NIEKoszt – faktycznie poniesiony

Rozliczenie z pracownikiemKwota (wartość refundacji)Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs)Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie)

68/297

Pracownik – Wniosek o szkolenie / Rozliczenie

Zakładka ‘Uzyskane uprawnienia’ – możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz DefinicjiUprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia.

Zakładka ‘Uwagi’ użytkownik wpisuje dodatkowe informacje o szkoleniu.

Za zakładce ‘Elementy wynagrodzenia’ (zakładka na formularzu: lista) w przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztówkursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia.

Zakładka ‘Ocena’ - możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracjiNarzędzia / Opcje / Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen.

69/297

Dokumenty i wnioski / ZadaniaW wersji platynowej przy wykupionej licencji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika zostało obsłużone powiązanie pracownika z zadaniami

CRM. Zakładka zawiera listę zadań. Dane możemy filtrować według rodzaju zadania, definicji zadania oraz stanu realizacji.

Zakładka Zadania - Dostępne Filtry

Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia nowych zadań, zdarzeń, zleceń, wypożyczeń. Można zdefiniować zadanie tj. wniosek o premię czyzgłoszenie nieobecności, które będą wykorzystywane w enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika.

Wybierając ‘Nowy (Zadanie - Zadanie)’ użytkownik ma dostępne pola:

Pracownik – Zadania

Wprowadzając Nowy (Zadanie-Zadanie) uzupełniamy dane znajdujące się na zakładkach:

Zakładka OgólneSekcja Numer jest predefiniowana w konfiguracji programu i nie podlega edycji z tego miejsca. Przypisaną mamy definicję, numer oraz serię.

Kontakt: wypełniamy następujące pola:

KontrahentPrzedstawicielProwadzący

Wykonujący Zadanie dla roli

[ ] Tak. Po zaznaczeniu na Tak uaktywnia się pole ‘Rola’, w którym wybierając z listy można przypisać zadanie dla dowolnej roli.

[ ] Nie. Przy wyłączonym parametrze, pole ‘Rola’ jest nieaktywne. Daty:

Należy uzupełnić datę i godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia zadania. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia czy jest to zadanie Codzienne. PolePrzypomnij pozwala ustawić w jakim czasie program ma przypomnieć o zadaniu.

Opis:

Należy uzupełnić nazwę zadania oraz można wpisać dowolne dane dotyczące wprowadzanego zadania.

Stan:

W polu Priorytet wybieramy jedną z opcji: niski, średni, wysoki. W polu Stan w zależności od etapu zadania uzupełnia się jedna z opcji: Dorealizacji, Zrealizowane, Odrzucone.

Zakładka Dodatkowe

Projekt, korespondencja: mamy możliwość uzupełnienia następujących informacji,ProjektEtap projektuKampaniaKorespondencjaLokalizacja

Przewidywana wartość: pozwala określić,Planowany kosztPoniesiony kosztPlanowany przychódUzyskany przychód Dodatkowe uwagi:

70/297

Pole tekstowe, w którym użytkownik ma miejsce na zamieszczenie dodatkowych informacji.

Zakładka Zadania PowiązaneNa zakładce Zadania powiązane możemy zarówno przejrzeć zadania powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe zadanie bądź

zdarzenie.

Zakładka DokumentyNa zakładce Dokumenty powiązane możemy zarówno przejrzeć dokumenty powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe dokumenty,

poprzez uzupełnienie następujących pól dotyczących powiązanego dokumentu: Zadanie, Dokument, Wartość, Data, Rodzaj dokumentu, Sumowaniewartości (wybór z listy Przychód, Koszt, Przychód koszt), Kopiowanie dokumentu.

Zakładka Pracownicy i zasobyNa zakładce Pracownicy i zasoby użytkownik ma możliwość podglądnąć zasoby powiązane z zadaniem jak również wprowadzić nowy zasób

poprzez uzupełnienie następujących pól: Zasób, Nazwa, Kod, Typ, Rezerwowany.

Zakładka UczestnicyPozycja dostępna przy tworzeniu Zadanie –Spotkanie, która umożliwia wprowadzenie uczestników danego spotkania.

Zakładka OpisPozycja dostępna przy tworzeniu Zdarzenie – Korespondencja, która umożliwia wprowadzenie bardziej złożonego rodzaju korespondencji.

Zakładka ZleceniePozycja dostępna przy tworzeniu Zlecenia serwisowego, na której możemy zgromadzić informację na temat :

UrządzeniaKontrahentaPrzedstawicielaProwadzącegoTelefonuNazwyDodać dowolne dane w polu : OpisDaty rozpoczęciaTerminuSerwisanta, ewentualnie Dla roli (możliwy wybór z listy)PriorytetuStanuDaty wydania

Zakładka WypożyczeniePozycja dostępna przy tworzeniu Wypożyczenia – Wypożyczenie, na której możemy zgromadzić informację na temat:

UrządzeniaModeluKontrahentaPrzedstawicielaProwadzącegoTelefonuNazwyDodać dowolne dane w polu : OpisDodać dowolne dane w polu: UwagiDaty od:Daty zwrotuDaty do:Czasie zwrotuPriorytecie (Niski, Wysoki)Stanie (Zarezerwowane, Wypożyczone, Zwrócone, Odwołane)

71/297

Dokumenty i wnioski / Wnioski o urlopy, delegacjeZakładka dedykowania jest dla Użytkowników, którzy mają wykupiony dostęp do dodatkowej aplikacji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika

, która umożliwia między innymi składanie wniosków urlopowych przez pracowników za pomocą przeglądarki internetowej.

Na zakładce "Wnioski o urlopy, delegacje" znajdują się złożone przez pracownika wnioski o nieobecności. Z tej pozycji kartoteki pracownika jestrównież możliwość wprowadzania kolejnych wniosków. Wnioski można filtrować przy pomocy dostępnych filtrów tj:

Okres – okres, za jaki chcemy przeglądać listę wniosków, w formacie: „data…data”, na przykład: 2013-01-01…2013-12-31.Filtr – Każdy z wniosków może posiadać odpowiedni status, w zależności od tego czy dany wniosek został już zaakceptowany przezprzełożonego mogą one przyjmować następujące stany:

Razem – wszystkie wnioski o nieobecności niezależnie, jaki stan posiadają.Oczekujące – wnioski o nieobecności wprowadzone przez użytkownika, ale jeszcze niezaakceptowane przez przełożonego, wnioskioczekujące można edytować lub usuwać.Anulowane - jeżeli dany wniosek zostanie anulowany przez użytkownika, anulowanie może nastąpić pod warunkiem, że dany wniosek mastatus oczekujący.Zaakceptowane – wnioski zaakceptowane przez przełożonego.Odrzucone - jeżeli przełożony nie zaakceptuje danego wniosku.

Dokumenty i wnioski/Wnioski o urlopy, delegacje

Nowy wniosek urlopowy należy dodać wybierając z dostępnej listy.

Pod strzałką są do wyboru dostępne wnioski o urlop wypoczynkowy, delegacje służbową (opis funkcjonalności znajduje się Pulpit Kierownika, PulpitPracownika/Pulpit Pracownika/Delegacje PWS ), urlop na posz. pracy (Art. 37 KP), urlop okolicznościowy.

Opis dostępnych pól w przypadku złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy:

Sekcja Wniosek

Nieobecność – zostaje ustawiona automatycznie w zależności od wybranego rodzaju wniosku,Okres – okres na który pracownik składa wniosek o urlop, pole edytowalneDni – ilość dni urlopuCzas trwania nieobecności krótszy niż jeden dzień - parametr umożliwia zaewidencjonowanie urlopu wypoczynkowego na godzinyZastępca – osoba zastępująca pracownika w pracy, pole nieedytowalneData złożenia – data złożenia wniosku

Sekcja Urlop wypoczynkowy

Przyczyna udzielenia urlopu - do wyboru: planowy, na żądanie

Sekcja Podsumowanie

Norma w okresie wnioskowanej nieobecności: wykazana jest liczba dni oraz godzin, na które wnioskowana jest nieobecność.Poprzednie, niezatwierdzone wnioski: wykazana jest liczba dni oraz godzin, które przypadają na złożone ale niezatwierdzone wnioski.Niewykorzystany limit nieobecności (godz.): wykazana jest liczba godzin niewykorzystanego limitu urlopu wypoczynkowego.Pozostaje po uwzg. niezatwierdzonych wniosków (godz.): wykazana jest liczba godzin po uwzględnieniu niezatwierdzonych wniosków.

Aby była możliwość złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy dodatkowy należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadryi Płace/Kalendarze/Definicje nieobecności otworzyć nieobecność "Urlop wypoczynkowy dodatkowy" i na zakładce "Dodatkowe"zaznaczyć parametr "Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych": Tak.

U w a g a !

72/297

Sekcja Urlop wypoczynkowy na żądanie

Norma w okresie wnioskowanej nieobecności: wykazana jest liczba dni, na które wnioskowana jest nieobecność.Poprzednie, niezatwierdzone wnioski: wykazana jest liczba dni, które przypadają na złożone ale niezatwierdzone wnioski o urlop wypoczynkowy zprzyczyną na żądanie.Niewykorzystany limit nieobecności (dni): wykazana jest liczba dni niewykorzystanego limitu urlopu wypoczynkowego z przyczyną na żądanie.Pozostaje po uwzg. niezatwierdzonych wniosków (dni): wykazana jest liczba dni po uwzględnieniu niezatwierdzonych wniosków o urlopwypoczynkowy z przyczyną na żądanie.

Sekcja Decyzja

Kierownik: należy wskazać kierownika, który powinien zaakceptować wniosek złożony przez pracownikaData decyzji: data decyzji kierownikaStan wniosku: do wyboru Oczekujący, Anulowany, Zaakceptowany, Odrzucony.

Sekcja Uwagi

Uwagi – pole edycyjne do wprowadzenia dodatkowych informacji

Formularz planowanego wniosku urlopowego

73/297

Formularz wniosku urlopowego na żądanie

W celu złożenia wniosku należy wybrać definicję (w przypadku urlopu wypoczynkowego również przyczynę) oraz okres na który chcemy złożyćwniosek urlopowy, a następnie zapisując wniosek wciskając klawisz

.

Po zapisaniu formularza, wniosek ze stanem Oczekujący dopisuje się do listy wniosków urlopowych. Jeżeli na wniosku urlopowym zostaniezaznaczony "Stan wniosku": Zaakceptowany wówczas na zakładce Nieobecności pojawi się za ewidencjonowana odpowiednia nieobecność.

W celu cofnięcia wniosku ze stanu zaakceptowanego do stanu oczekującego należy użyć Czynności "Przywróć" dostępnej z pozycji otwartegowniosku o nieobecność.

74/297

Dokumenty i wnioski / Inne kadroweDokumenty widoczne w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe" można podzielić ze względu na rodzaj dokumentu. Aby

dokument dodatkowy był widoczny na omawianej zakładce należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentówdodatkowych otworzyć dany dokument i na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" wskazaćopcje "Inne kadrowe".

Szersze omówienie funkcjonalności znajdą Państwo w części Kartoteka pracownika/Dokumenty dodatkowe.

Jeżeli żaden z dokumentów dodatkowych w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych niema wskazanej na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" opcji "Innekadrowe" wówczas zakładka w kartotece pracownika jest niewidoczna. Dokumenty dodatkowe standardowo mają ustawienie"Domyślnie" co oznacza, że są pokazywane w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe".

U w a g a !

75/297

Dokumenty i wnioski / Inne płacoweDokumenty widoczne w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe" można podzielić ze względu na rodzaj dokumentu. Aby

dokument dodatkowy był widoczny na omawianej zakładce należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentówdodatkowych otworzyć dany dokument i na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" wskazaćopcje "Inne płacowe".

Szersze omówienie funkcjonalności znajdą Państwo w części Kartoteka pracownika/Dokumenty dodatkowe.

Jeżeli żaden z dokumentów dodatkowych w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych niema wskazanej na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" opcji "Innepłacowe" wówczas zakładka w kartotece pracownika jest niewidoczna. Dokumenty dodatkowe standardowo mają ustawienie"Domyślnie" co oznacza, że są pokazywane w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe".

U w a g a !

76/297

ZZLZakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu.

Kartoteka pracownika: ZZL

77/297

ZZL / Aktualny opisZ poziomu Pracownika dostępne są wszystkie wprowadzone do programu informacje o przeprowadzonych ocenach, etapach rekrutacji, i terminie

ich wykonania dla każdego pracownika czy też kandydata. W folderze ‘Aktualny opis’ jest możliwość sprawdzenia aktualnych ocen danego pracownika.Wyświetlane są one w postaci tabeli wg wybranej kategorii oceny. Uzyskamy tu informacje o Kategorii oceny, nazwie, dacie wykonania i wartości oceny.

78/297

ZZL / Historia Zmian ZapisuHistoria zmian opisu, to udostępnienie wszystkich ocen z tej samej kategorii wg wcześniej zdefiniowanego kryterium oceny. Dostępne są wszystkie

oceny lub też oceny w wybranym kresie. W tabeli znajdują się terminy przeprowadzenia ocen i ich wartościowa ocena.

79/297

ZZL / OcenyFoldery dotyczące Oceny i Rekrutacji z poziomu Pracownika służą do uzupełnienia tych danych dla każdej z osób której dane zostały zarejestrowane

w systemie.

Oceny pracownika. Zebrane są w tabeli wszystkie przeprowadzone oceny dotyczące pracownika, wraz z ich terminem i datą wykonania. Popodświetleniu i kliknięciu w wybrany zapis jest możliwość sprawdzenia czego dotyczyła ocena pracownika, zgodnie z definicją oceny, jaka jest jej wartość,jakie uwagi dotyczące pracownika wpisała osoba oceniająca.

Z tego poziomu możemy wprowadzać kolejne oceny dla pracowników i kandydatów. Wybierając Nowy (Ocena pracownika) wprowadzamy kolejnyzapis:

Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata.Pracownik. Imię i nazwisko pole uzupełnia się automatycznie.Nazwa. Pole dostępne do wyboru, nazwę wybieramy z wcześniej ustalonych w konfiguracji systemu, lub wpisujemy nową nazwę.Anulowany. Jeżeli to pole pozostanie nie zakreślone wówczas dostępne będą kolejne, pola dotyczące daty oceny i jej kryteriów.

OcenaData. Data wykonania oceny.Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii.

Kryteria. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości.

80/297

ZZL / RekrutacjaDane dotyczące procesu rekrutacji w ujęciu dla każdego pracownika zgromadzone są w tabeli, z której dowiemy się o Etapach rekrutacji, Wydziale i

Stanowisku na które dana osoba aplikowała, Dacie Zgłoszenia oraz ewentualnej Dacie Zatrudnienia.

Klikając w podświetlony pasek informacji, poznamy szczegóły dotyczące tego etapu rekrutacji. Takie same dane potrzebujemy uzupełnić gdybędziemy wprowadzać kolejny etap: Nowy (Rekrutacja):

Ogólne ( zakładka Ogólne )Stan. Podpowiada się automatycznie: RekrutacjaPracownik. Podpowiadają się dane personalne.Wydział. Dostępny do wyboru.Stanowisko. Dostępne do wyboru spośród wcześniej zdefiniowanych.Data zgłoszenia.Nieaktualna.Etap rekrutacji. Pole uzupełni się automatycznie po wcześniejszym zanotowaniu szczegółów rekrutacji jej etapu, terminu, daty oceny.Dostępna jest także tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości.

EtapyUwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii.Aktualny opis. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości.

Rekrutację możemy rozpatrywać selektywnie poprzez jej aktualny Stan,

Stan Rekrutacji. Do wyboru jest:Rekrutacja. Pokazują się pozycje dotyczące wyłącznie procesu rekrutacji.NieaktualnyZatrudniony. Do wglądu etapy zakończone zatrudnieniem.Razem. Wszystkie pozycje.

81/297

ZZL / Ścieżka karieryŚcieżka kariery to logiczna i spójna sekwencja zajmowania kolejnych stanowisk, przez pracowników, w okresie pracy w firmie. Celem ustalania dla

pracowników ścieżek rozwoju kariery jest chęć spełnienia ich własnych ambicji, rozwoju, nabywania nowych doświadczeń, także spełnienie oczekiwańfirmy. Działania te mają prowadzić do wzrostu zadowolenia pracowników, a co zatem idzie do wzrostu efektywności pracy i wymiernych korzyści dlafirmy.

Ideą ścieżek kariery jest wzbogacenie o nowe umiejętności i doświadczenia praktyczne, a nie posiadanie formalnych dyplomów.

Ścieżka kariery pracownika w programie enova przedstawiona jest w postaci listy wszystkich zdarzeń dotyczących pracownika w wybranym okresiepracy, w danej firmie. Folder Ścieżka kariery dokumentuje takie zagadnienia jak:

OcenyNagrody,Szkolenia BHP,Kursy/ Szkolenia,Etapy rekrutacji,Formę zatrudnienia.

Wszystkie te informacje dostępne są w wybranym czasie, z możliwością wyboru, selekcji zdarzeń wszystkich i niewykonanych.

Podświetlenie i kliknięcie w wybrane zdarzenie, pokaże nam komplet informacji go tworzących, danych, które zostały uzupełnione podczaswprowadzania tych procesów.

Dane powyższe są uporządkowane wg .wybranego przez nas okresu, a także wg. Filtru: wyborem wszystkie, niewykonane.

DeklaracjeW programie są dwa miejsca umożliwiające przygotowanie deklaracji PIT i ZUS. Są to:

opcje Deklaracje ZUS i Deklaracje PIT w menu głównym programu orazzakładka Deklaracje w pracowniku. Opcje menu głównego pozwalają na przygotowanie deklaracji liczonych zarówno dla firmy (jak na przykładPIT-4R lub ZUS DRA) jak i dla pracownika (na przykład PIT-11 lub ZUS ZUA). W tym drugim przypadku przygotowanie deklaracji musi byćpoprzedzone wskazaniem osoby, dla której deklaracja ma zostać naliczona.

Z poziomu pracownika dostępne są wyłącznie deklaracje dedykowane imiennie pracownikom. Przy czym odpowiednia wybrana deklaracjaprzygotowana z poziomu menu głównego jest widoczna w pracowniku i odwrotnie.

Kartoteka pracownika: Deklaracje

82/297

Deklaracje / Podatkowe (PIT)Z poziomu pracownika możliwe jest naliczenie i wydruk deklaracji związanych z zatrudnioną osobą, tj.: PIT-11, 8C, 8S, R, 40, IFT-1, IFT-1R.

PIT-11Naliczanie nowej deklaracji PIT-11 inicjujemy poleceniem Nowy (PIT-11).

W wywołanym formularzu uzupełniamy (modyfikujemy) kolejno:

Rok, którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu wypłaty na deklarację decyduje data jej realizacji (okres deklaracji).Data i numer dokumentu. Deklaracje podobnie jak i inne dokumenty po naliczeniu i zapisaniu przechowywane są w bazie danych. Dzięki czemuraz naliczona deklaracja może być wielokrotnie drukowana (bez potrzeby wielokrotnego jej naliczania).

Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji.Numer deklaracji, traktowanej jako dokument (wydruk) nadawany jest przez program automatycznie. Schemat numeracji jest następujący:PIT11 / Rok / Miesiąc / Numer kolejny (domyślnie ?). Numer kolejny (porządkowy) zostanie nadany w momencie akceptacji deklaracji.Numeracja jest unikalna w obrębie miesiąca. Użytkownik ma prawo wyłącznie modyfikować numer kolejny.Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Pracownik -informacyjnie na formularzu wyświetlane są również imię i nazwisko osoby, dla której deklaracja jest przygotowywana. Pozostałepola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości niepodlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to:

Miejsce składania deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / dane podatkowe).

Dochody oraz pobrane zaliczki:PrzychódKoszty uzyskania przychodówDochódZaliczka pobrana przez płatnika

Pobrane składki:Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnikaSkładki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

Na zakładce Dodatkowe można uzupełnić dane płatnika lub osoby za obliczenia i pobrania podatku.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT) zaproponuje imię i nazwisko osobyodpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Po naliczeniu i zaakceptowaniu (OK) deklaracja zostanie umieszczona na odpowiedniej liście. Wydruk deklaracji jest możliwy zarówno z poziomuformularza przygotowania deklaracji jaki z poziomu listy naliczonych deklaracji. W celu wydrukowania deklaracji posługujemy się ikoną drukarki lubpoleceniem: Plik / Drukuj.

Pracownik - PIT-11

83/297

Pozostałe deklaracje PIT wypełnia się w sposób analogiczny do PIT- 11.

W kartotece pracownika na zakładce Deklaracje/Podatkowe PIT użytkownik ma dostępną listę deklaracji wystawionych dla pracownika. Standardowona liście wyświetla się wersja deklaracji, data deklaracji, okres za jaki jest wystawiona deklaracja, urząd skarbowy i status edeklaracji.

Deklaracje PIT pracownika

84/297

Deklaracje / PFRONZakładka zawiera listę wygenerowanych deklaracji PFRON pracownika (załączników INF-D-P).

Pracownik - Deklaracje PFRON

85/297

Deklaracje / Rozliczeniowe ZUSZakładka zawiera wygenerowane deklaracje RCA, RZA, RSA dla pracownika w określonym okresie.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

86/297

Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUSOpcja umożliwia przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych dla ubezpieczonych oraz członków ich rodzin. Do wyboru pozostają deklaracje ZUS:

ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej),ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych),ZIUA (zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej),ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń / kontynuowanie ubezpieczeń),ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celówubezpieczenia zdrowotnego), obecnie nie jest używany.ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celówubezpieczenia zdrowotnego). Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS dedykowana jest opcja: Kadry i Płace / Deklaracje ZUS. Z tegopoziomu możliwe jest również przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych. W obu przypadkach procedura przygotowania deklaracjizgłoszeniowych jest niemal identyczna.

Przed naliczeniem pierwszej w danym miesiącu deklaracji konieczne jest przygotowanie pliku KEDU (Kadry i Płace /Deklaracje ZUS / KEDU).

U w a g a !

87/297

ZUS ZUADeklaracja ZUA służy zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby

ubezpieczonej.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZUA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniuwyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należyzgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wybieramy:

1 – Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 – Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Pracownik - ZUS ZUA

Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmianamiejsca zamieszkania.

Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowozostało podane miejsce zamieszkania.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, napodstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnegolubzgłoszenie do ubezpieczeń społecznychorazzaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć

Jeżeli chcemy uniemożliwić wykasowanie przygotowanej deklaracji należy na formularzu deklaracji zaznaczyć poleZatwierdzona.

Deklaracja może zostać usunięta po „odznaczeniu” pola Zatwierdzona.

U w a g a !

88/297

ZUS ZZADeklaracja ZZA służy zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZZA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZZA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniuwyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należyzgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

1 – Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 – Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, napodstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego orazzaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona)

89/297

ZUS ZIUADeklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty

dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA- zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZIUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZIUA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniuwyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program zaproponuje:

1 – zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej.Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).

Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem datyprzygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL i NIP. Nazwisko. Imię.Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

90/297

ZUS ZWUADeklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu:

wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych,wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego,zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZWUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZWUA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniuwyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, topo uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat /Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (na podstawie uprzednio wprowadzonej Daty).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

91/297

ZUS ZCNADeklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do:

zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZCNA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZCNA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniuwyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to pouruchomieniu funkcji Przelicz:

ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby.uzupełniona zostanie Data wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data)..

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

Adres członka rodziny na deklaracji ZUS ZCNA uzupełni się tylko wtedy, jeżeli jest inny niż adres ubezpieczonego.

U w a g a !

92/297

ZUS ZCZAObecnie deklaracja nie jest używana w związku z czym zablokowano możliwość dodawania nowych deklaracji ZUS ZCZA. Wszystkie osoby są

wykazywane na deklaracji ZCNA.

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz).dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.>

U w a g a !

Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samegoKEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później.

U w a g a !

Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesuwyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny – ubezpieczony jest znany(wybrany)

Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS | Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybraniaubezpieczonego z dostępnej listy.

U w a g a !

93/297

Deklaracje / Informacje dla PIT-40Po zaznaczeniu parametru ‘Naliczaj deklarację PIT-40’ na TAK będzie możliwość naliczenia deklaracji PIT-40 oraz uaktywniają się pozycje w sekcji

‘Deklaracja PIT-12’, gdzie po uzupełnieniu tych pozycji dane będą ściągnięte do wydruku PIT – 12 oraz PIT-40.

Po zaznaczeniu parametru ‘Koszty na podstawie wydatków faktycznie poniesionych’ na TAK kwota wpisana w polu ‘Kwota’ będzie ściągnięta dodeklaracji PIT-40 w kole ‘Koszty uzyskania przychodu’ a po uzupełnieniu pola ‘Zwrot niezależnie pobranych świadczeń’ kwota będzie wykazana nadeklaracji PIT-40 w części G.

94/297

Deklaracje / Informacje RMUAPracodawca (płatnik składek) ma obowiązek dostarczyć ubezpieczonemu informacje o danych przekazanych za niego do ZUS. Informację takową

przekazuje raz w roku, za rok ubiegły bądź na żądanie ubezpieczonego raz w miesiącu za ubiegły miesiąc. W związku z powyższym na kartotecepracownika jest możliwość przygotowania informacji RMUA zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację RMUA inicjuje

przycisk . Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna. Po dokonaniu wyboruna ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc lub w polu Deklaracja za rok uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacjaRMUA.

W polu Data jest możliwość zaewidencjonowania daty powstania informacji RMUA.

Parametr Identyfikator deklaracji zostaje nadany automatycznie. Przy naliczeniu kolejnej informacji RMUA za dany okres zostaje nadany kolejnynumer porządkowy.

W polu Data wypełnienia wskazujemy datę wypełnienia dokumentu.

Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy przeliczyć informację wciskając przycisk .

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listydeklaracji można:

OtworzyćlubUsunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

Aby informacja RMUA zawierała prawidłowe dane w pierwszej kolejności konieczne jest przeliczenie deklaracji DRA ponieważnaliczenie deklaracji RMUA jest możliwe dla osób, które zostały wykazane na deklaracji DRA.

U w a g a !

95/297

EtatPełny proces zatrudniania pracownika (etat) wymaga uzupełnienia poszczególnych zakładek w folderze 'Etat' na kartotece pracownika.

Kartoteka: Etat

96/297

Etat / OgólneNa formularzu zapisywane są podstawowe informacje związane ze stosunkiem pracy. Uzupełnianie danych należy rozpocząć od wpisania okresu

zatrudnienia. W przeciwnym przypadku większość pól pozostanie nieaktywna.

Sekcja: Umowa o pracę

Okres zatrudnienia. W przypadku zawierania umowy na czas nieokreślony nie podajemy daty „do”. Jako Data zawarcia i Data rozpoczęciapracy proponowana jest data zatrudnienia.Wydział wybierany jest z listy. Domyślnie proponowany jest wydział dla którego aktualnie wyświetlana jest lista pracowników. Domyślniewydziałem tym jest Główny wydział firmy. Nowe wydziały dopisywane są do systemu przy pomocy opcji: Narzędzia/Opcje/Kadry iPłace/Kadry/Wydziały.Zatrudnienie na podstawie. Do wyboru pozostaje: umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, oddelegowanie, umowę o pracę nakładczą,stan spoczynku, uposażenie rodzinne, spółdzielcza umowa o pracę, skierowanie do pracy.Typ umowy o pracę. Jeżeli w okresie zatrudnienia nie została zapisana data „do” program zaproponuje umowę na czas nieokreślony.W pozostałych przypadkach do wyboru pozostaje: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonywania pracy, na czas określony(zastępstwo), na czas określony (do dnia porodu), na czas pełnienia funkcji. Informacja istotna między innymi przy wydruku umowy o pracę iświadectwa pracy. Dodatkowo w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Ogólne znajduje się parametr "Domyślny sposóbinicjowania pola 'Typ umowy o pracę'". Wybranie jednej z opcji do wyboru w omawianym parametrze za skutkuje domyślnym ustawieniem pola"Typ umowy o pracę" na kartotece pracownika w części Etat/Ogólne.Rodzaj zatrudnienia. Opcja służy rozróżnieniu rodzaju zatrudnienia nie zawsze wynikającego z kodu tytułu ubezpieczenia. W przypadkupracowników pozostawiamy Nie dotyczy. Aby móc wybrać opcję "Więzień lub aresztowany" należy najpierw w parametrze "Zatrudnienie napodstawie": wskazać opcję "Skierowania do pracy".Stanowisko. Uzupełnienie pola jest wymagane. Kolejno wpisywane stanowiska tworzą słownik dostępny w trakcie zatrudniania kolejnych osób.Funkcja. Specjalność. Dane uzupełniane opcjonalnie.Kod wykonywanego zawodu. Wpisywany zgodnie ze specyfikacją zawartą w Załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznejz dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr 222, poz.1868).

Pracownik - Etat

Sekcja: KalendarzNominalny czas pracy pracownika zapisywany jest w postaci kalendarza. Domyślnym kalendarzem jest Standard tworzony automatycznie w trakcie

zakładania bazy danych. Definicji nowych kalendarzy (harmonogramów czasu pracy) służą opcje: Narzędzia/Opcja/Kadry i Płace/Kalendarze … Kalendarzwybierany jest z dostępnej listy.

Interpretacja. Decyduje o interpretacji zapisów o rzeczywistym czasie pracy.Wg planu. Jeżeli w wybranych dniach nie zostanie indywidualnie zapisany czas pracy lub nie pojawi się zapis o nieobecności to programprzyjmie, ze praca odbywała się zgodnie z przyjętą w kalendarzu normą.Wg obecności. Jeżeli w danym dniu nie będzie indywidualnego zapisu o obecności, to program przyjmie, że pracownik był nieobecny.Ustawienie sugerowane dla pracowników posługujących się kartami RCP dla ewidencji czasu pracy. Brak zapisu RCP jest równoważny znieobecnością pracownika w pracy.Wg zestawień. Program dopuszcza uproszczoną ewidencję czasu pracy. Zamiast realizować zapisy dzień po dniu, można wykorzystując dotego celu opcję: Kalendarz/Zestawienia czasu pracy i odnotowywać czas pracy okresami, na przykład tygodniami. Dla tak prowadzonejewidencji czasu pracy istotne jest jedno ograniczenie: Pierwszy wpisywany zbiorczo okres musi pokrywać się z początkiem miesiąca, ostatnizapis musi pokrywać się z końcem miesiąca.

Sekcja: Zaszeregowanie

97/297

Zaszeregowanie (grupa zaszeregowania). Zatrudniając pracownika możemy odwołać się do zdefiniowanej wcześniej „siatki płac”(Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Grupy zaszeregowania). W takim przypadku poniższe pola zostaną uzupełnione automatycznie aużytkownik jedynie w ograniczonym zakresie (zależnym od parametrów konfiguracyjnych) może wpłynąć na zaproponowane dane.

Zatrudniając pracownika można pominąć wybór zaszeregowania definiując jednocześnie poniższe dane indywidualnie:

Wymiar etatu zapisywany w postaci ułamka xxxx/yyyy.Typ stawki (Dowolna. Minimalna – jako stawka zaszeregowania podstawione zostanie z danych konfiguracyjnych programu najniższewynagrodzenie. Wynagrodzenie pracownika będzie automatycznie aktualizowane wraz ze zmianami wprowadzanymi w konfiguracji programu. Zzakresu – dotyczy wyłącznie zapisów realizowanych poprzez wybór zaszeregowania.Stawka: Kwota (w walucie, domyślnie PLN) / Okres wypłaty: godzina lub miesiąc.Element wynagrodzenia. Odwołanie do konfiguracji elementów wynagrodzenia (Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Płace/Elementywynagrodzenia). Standardowo w zależności od wybranego „okresu” program proponuje: Wynagrodzenie zasadnicze mies. lubWynagrodzenie zasadnicze godz. W razie potrzeby użytkownik posiada niezbędne uprawnienia konieczne dla definiowania kolejnychelementów wynagrodzenia.

98/297

Etat / AkordyPoza typowym, czasowym rozliczaniem zatrudnianych pracowników program wspiera również rozliczenia akordowe.

Pracownik jednocześnie wykonywać może wiele rodzajów prac akordowych. Poszczególne akordy przypisane pracownikowi tworzą listę akordów.Proces przypisywania pracownikowi akordu inicjujemy poleceniem Nowy (Akord).

Program pozwala nam definiować akord prosty jak również akord grupowy. Przed obliczeniem akordu grupowego należy wykonać operacjępodziału akordu Czynności / Podziel kwotę akordu grupowego.

Na formularzu akordu (zakładka Ogólne) uzupełniamy kolejno:

Wydział do którego przypisany zostanie akord. Domyślnie jest to wydział przypisany pracownikowi w etacie.Definicja akordu wybierana jest z listy. Definicji akordu służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje akordów. Pozaakceptowaniu wyboru do uzupełnienia pozostaną pola charakterystyczne dla wybranej definicji.

Ze względu na zależność pomiędzy liczbą wykonanych „jednostek akordowych” a wartością jednostkowego wynagrodzenia możemy mówić oakordzie liniowym (stała stawka) lub progresywnym (stawka zależna od liczby wykonanych jednostek). W tym drugim przypadku zależność pomiędzyliczbą wykonanych sztuka a wartością jednostkowego wynagrodzenia zapisywana jest w postaci tabeli (zbliżonej swoją konstrukcją do progówpodatkowych). W przypadku akordu progresywnego w praktyce spotyka się dwa sposoby rozliczania (oba wspierane przez program): Akordprogresywny wg osiągniętego progu:

Pracownik - Akord

Tak – liczba wykonanych jednostek akordowych decyduje o osiągniętym progu i wszystkie jednostki akordowe rozliczane są wg tej samej stawki.Nie – stawka rośnie (lub maleje) progresywnie.

Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie nie wykonywaniaprac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Szczegółowe informacje o akordzie zapisywane sąw formularzach (zakładkach):

Kalendarz. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest dzień po dniu. Dla każdego dnia odnotowujemy czas pracy i liczbę wykonanychjednostek akordowychZestawienia. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest okresami definiowanymi przez użytkownika, na przykład tygodniowo. Podobniejak w przypadku kalendarza zapisujemy czas pracy akordowej w zadanym okresie i liczbę wykonanych jednostek akordowych.Elementy wynagrodzenia. Lista zrealizowanych wypłat z tytułu wykonywania wybranego akordu. Lista tworzona na podstawie list płac.Historia zapisów. Dane o akordzie, na przykład stawka za jednostkę może ulegać zmianie w czasie. Mogą zmieniać się wartości przyjętychprogów (akord progresywny). Poszczególne zmiany zapisywane w programie tworzą historię akordu.Stworzeniu kolejnego zapisu historycznego służy opcja: Aktualizuj wołana z poziomu listy akordów pracownika.

99/297

Etat / DodatkiDefiniowane elementy wynagrodzenia można podzielić (jedno z możliwych kryteriów podziału) na takie, które w wypłatach pracownika pojawiać się

będą cyklicznie oraz takie które wypłacane są okazjonalnie.

W pierwszym przypadku warto „na stałe związać” pracownika z takim elementem wynagrodzenia. Służy temu opcja Etat / Dodatki. Dotyczy torównież różnego rodzaju potrąceń z wypłaty pracownika (na przykład składek PZU).

Na zasadzie uzupełniania listy dopisujemy pracownikowi kolejne, wcześniej zdefiniowane elementy wynagrodzenia. Procedurę rozpoczynamypoleceniem Nowy (Nowy dodatek). Na ekranie pojawi się formularz, w którym kolejno uzupełniamy:

Pracownik - dodatki, potrącenia

Zakładka: Ogólne

Definicja elementu. Dodatek / potrącenie wybieramy z listy zdefiniowanych uprzednio elementów wynagrodzenia (Konfiguracja / Kadry iPłace / Płace / Elementy wynagrodzenia).Nazwa. W większości przypadków Definicja elementu odpowiada jego nazwie, stąd jest ona automatycznie przepisywana w pola Nazwa.

W praktyce może się jednak pojawić konieczność rozróżnienia Definicji elementu i Nazwy. Ta sama definicja może być wykorzystywana w różnychsytuacjach. Przykładowo Korekta wynagrodzenia (Definicja).Będzie wykorzystywana zarówno do skorygowania nadpłaconej premii jak i wyrównaniawynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku pole Nazwa zostanie wykorzystywane do zapisywania konkretnej nazwy korekty (np.: Korektawynagrodzenia zasadniczego, Korekta premii kwartalnej,...).

Okres. Okres w jakim przysługiwał będzie pracownikowi wybrany element wynagrodzenia. Nieuzupełnienie daty do jest równoznaczne zprzyznaniem wybranego elementu wynagrodzenia na czas nieokreślony.Członek rodziny. Pole zostanie automatycznie uzupełnione przez program jeżeli edytowany dodatek będzie związany z członkiem rodziny(dodatek rodzinny, zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny). W takim przypadku dodatek przypisywany jest pracownikowi z poziomu Kadry /Rodzina. Natomiast modyfikowany może być zarówno w miejscu jego dodania jak i na liście dodatków pracownika. Takie wyróżnienie zasiłkówzwiązanych z członkami rodziny wynika z faktu, że ZUS oczekuje zarówno informacji o liczbie osób, na które wypłacony został zasiłek jak i kwociewypłaconego zasiłku.Parametry. Wartość elementu wynagrodzenia może być w całości wyliczana przez program lub z definicji elementu może wynikać koniecznośćuzupełnienia danych (parametrów) przed naliczeniem wypłaty. Takimi parametrami mogą być: wartość premii uznaniowej o której decydujekierownik lub liczba godzin pracy w warunkach szkodliwych jeżeli nie są one ewidencjonowane w programie. Definiując element wynagrodzeniaużytkownik ma do dyspozycji listę parametrów. Na formularzu dodatku / potrącenia program oczekuje zawsze wprowadzenia tylko tychparametrów, od których bezpośrednio zależy wartość liczonego elementu, a które nie mogą być samodzielnie przez program naliczone. Są toparametry typu: kwota, czas, liczba dni, ułamek, procent, liczba.

Z poziomu formularza dostępne są również:

zakładka Elementy wynagrodzenia. Poprzez odwołanie do zrealizowanych list płac tworzona jest lista wypłat wybranego elementuwynagrodzenia.zakładka Historia zapisów. Lista kolejnych aktualizacji, odnotowywanych w bazie danych modyfikacji.

Lista wyświetlanych w etacie elementów wynagrodzenia może zostać ograniczana przy pomocy filtrów:

Dodatki do. Do wyboru: Razem, Etatu, Umów.Indeks. Do wyboru pozostają:

Wszystkie przypisane pracownikowi elementy wynagrodzenia (bez względu na okres w jakim przysługiwały, były wypłacane)Niezakończone czyli przysługujące pracownikowi w zdefiniowanym okresie

Okres.

Zakładka: Elementy wynagrodzenia

100/297

Lista tworzona jest automatycznie na podstawie wygenerowanych w programie list płac.

Zakładka: Historia zapisówKażdy element wynagrodzenia przypisany pracownikowi może mieć tworzoną historię swoich zmian. W szczególności historię zmian wartości jego

parametrów.

Stworzenia nowego zapisu historycznego służy funkcja Aktualizuj. W wyniku jej użycia zostanie zachowana dotychczasowa wartość oraz powstanienowy zapis historyczny z nowymi danymi. Będzie on obowiązywał od wprowadzonej Daty aktualizacji zapisu.

Lista przypisanych pracownikom dodatków i potrąceń może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Pod drukarką w Ewidencjipracowników jest dostępny raport pod nazwą Miesięczne zestawienie dodatków i potraceń.

101/297

Etat / Inne daneSekcja: Procent najniższego wynagrodzenia

Zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 ) wysokość wynagrodzeniapracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wyjątkiem jestpierwsza praca, wynagrodzenie pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy nie może być niższe niż 80% wysokości minimalnego wynagrodzeniaza pracę. Do okresów, o których mowa powyżej wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenieemerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Odpowiedni procent najniższegowynagrodzenia może zostać odnotowany w programie po odznaczeniu pola Standardowy.

Sekcja: Wynagrodzenie akordoweZgodnie z art. 151.1 § 3. kodeksu pracy wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczenia dodatku za nadgodziny obejmuje wynagrodzenie wynikające

z jego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony- to 60%wynagrodzenia (dotyczy to między innymi wynagrodzenia akordowego). Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i polityki Socjalnej z dnia 29 maja1996r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczaniaodszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w K.P., przy ustalaniu wynagrodzeniaokreślonego procentowo w celu obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych ( art. 151.1 § 3 k.p.) stosuje się zasady obowiązujące przyustalaniu wynagrodzenia za urlop. Zgodnie z powyższym w celu obliczenia dopłaty za nadgodziny (50% lub 100%) przykładowo dla pracownikówzatrudnionych na wynagrodzeniu akordowym, należy przyjąć za podstawę 60% wynagrodzenia: * składniki zmienne za okres nie dłuższy niż jedenmiesiąc uwzględnić w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia nadgodzin ( lub z 12 miesięcy dlaelementów o znacznych wahaniach); * sumę zmiennych składników wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, z któregoustala się wynagrodzenia * otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez 60% * ustalone 60% wynagrodzenia godzinowego pomnożyć przez wskaźnikdodatku za nadgodziny (50% lub 100%), a następnie pomnożyć przez liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych.

Jeżeli parametr 'Podstawa wynagrodzenia za nadgodziny jako 60% wynagrodzenia' zostanie zaznaczony na 'TAK', to podstawa dopłat do nadgodzin(Dopłata do n. godz. 50%, Dopłata do n. godz. 100%, Dopłata do n. godz. 100% św.) dla pracownika będzie liczona jako 60% podstawy urlopuwypoczynkowego.

Sekcja: Roczny limit nadgodzinZgodnie z Art. 151. § 3. kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku

kalendarzowym. Art. 151. § 4 dopuszcza wprowadzenie większego limitu nadgodzin Poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo w umowie opracę (jeśli u pracodawcy nie obowiązują dwa pierwsze akty) można ustalić inną roczną liczbę godzin nadliczbowych. Ograniczeniem nadmiernegozwiększania limitu nadgodzin jest przepis Art. 131 § 3. k. p., zgodnie z którym w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracownika wraz znadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo (czyli zasadniczo 40 godzin zwykłej pracy i 8 godzin nadliczbowych). Mówimytutaj jednak o przeciętnie 48 godzinach w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, a zatem w poszczególnych tygodniach może to być większaliczba godzin (byleby średnio praca nie przekroczyła 48 godzin na tydzień).Maksymalnie limit roczny wynosić może 416 godzin (52 tygodnie x 8 godzin na tydzień).Ustalony przez użytkownika roczny limit nadgodzin może zostaćwpisany po odznaczeniu pola Standardowy.

Sekcja: Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzin

Standard - zaznaczenie parametru na TAK powoduje rozliczenie nadgodzin biorąc pod uwagę Normę dobową oraz Normę tygodniowąwskazaną w konfiguracji kalendarza. Przykładowo kalendarz Standard posiada kodeksowe wartości dotyczące Normy dobowej: 8 godz. orazNormy tygodniowej: 40 godz. W związku z tym przypięcie powyższego kalendarza na Etat – Ogólne do pracownika spowoduje wykazanietakowych wartości. Jeżeli zaznaczymy flagę na NIE wówczas zarówno pole dotyczące Normy dobowej jak i Normy tygodniowej jest edytowalne;użytkownik ma wówczas możliwość wskazać inne wartości do naliczenia nadgodzin dla tego konkretnego pracownika.

Sekcja: Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych).Zgodnie z § 4.2.Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu

wypoczynkowego, …pracownikowi ..., którego rozkład czasu pracy przewiduje dni pracy i dni, w których nie ma on obowiązku wykonywania pracy, udzielasię urlopu wypoczynkowego na dni pracy i dni wolne od pracy w takiej proporcji w jakiej dni te występują w czasie wykonywania pracy przez pracownika.

Współczynnik ten może być automatycznie ustalany przez program lub użytkownik może narzucić własną wartość odznaczając uprzednio poleStandardowy.

Przykład

Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy przez cztery dni w tygodniu, w 5-dniowym tygodniu pracy (czyli jeden dzień jest dla niego wolny odpracy).

Proporcja dni pracy do dni wolnych dla tego pracownika w tygodniu wynosi jak 4/1, i w takiej samej proporcji należy udzielić urlopu (gdy pracownikzwrócił się o urlop tylko na dni pracy dla niego):

4/1 = 4/x; x = 4/4; x = 1.

Stosując zasadę proporcji zawartą w rozporządzeniu należy pracownikowi udzielić urlopu zarówno na dni pracy (4) jak i na dni, w których nie maobowiązku jej świadczenia (1). Ogólna liczba dni udzielonego urlopu powinna obejmować ogółem 5 dni.

Natomiast, gdy pracownik wystąpi o jeden dzień urlopu, to z wyliczenia wynika, iż pracodawca powinien udzielić tylko tego jednego dnia urlopu: 4/1 =1/x, x = 1/4; x = 0,25. W takim przypadku brak jest bowiem podstaw prawnych aby ułamkową część urlopu zaokrąglać w górę do jednego dnia.

Sekcja: Przejęcie pracowników na mocy art. 23’ Kodeksu Pracy:

Data przejęcia pracownika.Rodzaj przejęcia:

Przejęcie części zakładu pracy. Po wybraniu tej opcji jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-ogólne parametr"Na deklaracjach z informacjami o uzyskanych przychodach uwzględniaj wypłaty sprzed daty przejęcia" jest ustawiony Tak do deklaracji

102/297

PIT-4R oraz PIT-8AR będą przyjmowane przychody wyłącznie po dacie przejęcia pracownika. Na deklaracji podatkowej PIT-11 oraz PIT-40będą wykazane przychody pracownika również sprzed daty przejęcia.Przejęcie zakładu pracy. Po wybraniu tej opcji jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-ogólne parametr "Nadeklaracjach z informacjami o uzyskanych przychodach uwzględniaj wypłaty sprzed daty przejęcia" jest ustawiony Tak do deklaracji PIT-11,PIT-40, PIT-4R oraz PIT-8AR będą przyjmowane przychody pracownika również przed datą przejęcia.

Poprzedni pracodawca.

Sekcja: Cięcie okresu naliczaniaWyłączenie flagi spowoduje, że elementy wynagrodzenia rozliczające czas pracy będą naliczane bez uwzględnienia bieżącej aktualizacji.

Sekcja: KalendarzParametr 'Interpretacja kalendarza poza okresem zatrudnienia':

DomyślnieWg planuWg obecności

Etat/Inne dane

103/297

Etat / Rozliczenia czasu pracyElementami wynagrodzenia obligatoryjnie przysługującymi pracownikowi są: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach

nadliczbowych oraz wynagrodzenie za pracę w nocy. Opcja Rozliczenia czasu pracy pozwala zobaczyć listę odpowiednich wypłat (zawartośćwyświetlanej listy tworzona na podstawie list płac).

Pracownik - Rozliczenie czasu pracy

Lista wyświetlanych jednocześnie elementów wynagrodzenia ograniczana jest przy pomocy filtrów:

Okres w jakim zrealizowane zostały wybrane wypłatyRodzaj elementu (Zasadnicze, Nocne, Nadgodziny)

104/297

Etat / Rozwiązanie umowyFormularz pozwala na odnotowanie szczegółowych informacji związanych z rozwiązaniem umowy o pracę.

Sekcja: Informacje dodatkowe do rozwiązania umowy o pracę

Data złożenia/wręczenia wypowiedzenia - po wypełnieniu daty automatycznie uzupełniana jest sekcja Okres wypowiedzenia.Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest - dostępny do wyboru jest słownik definiowalnych przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę.Nową przyczynę rozwiązania umowy o pracę tworzymy wchodząc w Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Przyczyny rozwiązania umowy o pracę.Opis - pełny opis przyczyny wypowiedzenia.Wypowiedzenie umowy i pracę za odszkodowaniem - pole do wyboru TAK/NIE - pole zostanie uzupełnione automatycznie jeżeli wkonfiguracji systemu wybrana przyczyna wypowiedzenia będzie miała ustawiony znacznik na TAK. Pole może zostać ustawione także przezużytkownika.

Sekcja: Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu PracyW sekcji 'Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy' zwracana jest informacja o hipotetycznej dacie wypowiedzenia umowy o

pracę. Data wypowiedzenia liczona jest od daty ustawionej na liście pracowników w filtrze 'Data'.

Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika.Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy').Na dzieńUpływa

Sekcja: Okres wypowiedzeniaSekcja 'Okres wypowiedzenia' uzupełnia się automatycznie po uzupełnieniu pola 'Data założenia/wręczenia wypowiedzenia'.

Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika.Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy'). Pole edytowalne.Skrócony TAK/NIE - umożliwia odnotowanie skróconego okresu wypowiedzenia.Upływa - możliwość wprowadzenia daty, z którą upływa okres wypowiedzenia.

W przypadku skróconego okresu wypowiedzenia odpowiednia informacja uwzględniana jest w drukowanym świadectwie pracy.

Sekcja: Zwolnienie z obowiązku pracy

Data zwolnienia z obowiązku pracy - parametr pozwala wskazać datę zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Sekcja: Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika

Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika TAK/NIE - pole jest wykorzystywane w przypadku uruchomieniataska ‘Przypomnienie o końcu umowy’. Po zaznaczeniu parametru na TAK znika task przypominający o końcu umowy dla danego pracownika.

Pracownik - Rozwiązanie umowy

105/297

Etat / UbezpieczeniaW części dotyczącej ubezpieczeń społecznych obsługa programu zbliżona jest do obsługi Programu Płatnika. Formularz Ubezpieczenia zakresem

zapisywanej informacji odpowiada części V-IX formularza ZUS ZUA.

Sekcja: Tytuł ubezpieczeniaTytuł ubezpieczenia, wybierany jest z listy. Piąta i szósta cyfra kodu inicjuje się na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o prawie do

emerytury, renty oraz stopniu niepełnosprawności (Kadry / Dane ubezpieczeniowe).

Pracownik - Dane ubezpieczeniowe

Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym

Data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datąjest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczeń inicjuje się zgodnie zwytycznymi ZUS na dzień 31 grudnia 1998 roku.Osoba zgłaszana podlega ubezpieczeniom. Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawyz dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W poszczególnych polach zaznaczamy TAK dla rodzajów ubezpieczenia (tj.ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczenia podlega obowiązkowo.

W przypadku pracowników (01 XX X X), o ile wcześniej uzupełnione zostały podstawowe dane dotyczące etatu, program automatycznie zaproponujeodpowiednie rodzaje ubezpieczeń.

Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnymObowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 8 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu

zdrowotnym. Należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego.

Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 1 stycznia 1999 roku.

Sekcja: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznychDobrowolnym ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2

ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Wybieramy (wpisując Tak) rodzaj ubezpieczenia, któremu dana osobapodlegać będzie dobrowolnie, a następnie podajemy datę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem.Program nie zezwala na jednoczesne obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenie z tego samego tytułu.

Sekcja: Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnymNależy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia. Od 1 stycznia 2003 roku nie jest wymagane podanie kwoty pierwszej składki, wynikającą z umowy

zawartej przez osobę zgłaszaną z kasą chorych.

106/297

Etat / Umowa o pracęSekcja: Umowa o pracę

W sekcji 'Umowa o pracę' jest możliwość za ewidencjonować pozostałe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, takie jak:

Rodzaj wykonywanej pracyForma organizacji pracy - jeżeli w konfiguracji programu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Kadry/Formy organizacji pracy) został zdefiniowanysłownik, to z rozwijalnej listy będzie można wybrać jedną z form organizacji pracy.Miejsce wykonanej pracyCzy Pracownik jest objęty zakładowym zbiorowym układem pracy (TAK/NIE)Data zawarcia zakładowego zbiorowego układu pracyKierownik działuOsoba zastępującaPełna nazwa stanowiska pracyPełna nazwa pełnionej funkcjiOkres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy).Zakład (oddział) świadczenia pracy - parametr służący przyporządkowaniu pracownika do odpowiedniego oddziału dla deklaracji CIT-ST.

Sekcja: Historia umów o pracęW sekcji 'Historia umów o pracę' wyświetlane są informację o aktualnych oraz historycznych umowach w postaci listy.

Etat/Umowa o pracę

107/297

Etat / WyrejestrowanieFormularz Wyrejestrowanie zakresem zapisywanej informacji odpowiada części III -VI formularza ZUS ZWUA.

Sekcja: Wyrejestrowanie z ubezpieczeńKażda osoba w stosunku, do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (indywidualnie z każdego

z ubezpieczeń). Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dniu od daty zaistnienia tego faktu. Wyrejestrowującubezpieczonego należy podać datę wyrejestrowania (dla pracowników etatowych będzie to następny dzień po ustaniu stosunku pracy) oraz określićjego przyczynę (wyboru dokonujemy z zaproponowanej listy).

Sekcja: Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeńOsoby, które zamierzają kontynuować ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek w tej sprawie w terminie 30 dni od ustania obowiązku

ubezpieczeń społecznych. Program pozwala na odnotowanie tytułu ubezpieczeniowego (wybór z listy podobnie jak w przypadku osób zgłaszanych doobowiązkowego ubezpieczenia) oraz daty, od której kontynuowane będą ubezpieczenia.

108/297

Etat / Dane historyczneMiejsce w którym przechowywane są dane aktualnie nie wymagane np.: kody dotyczące okresów pracy górniczej wykorzystywane w raporcie

imiennym RGA.

109/297

KalendarzOpcja służy odnotowaniu wszelki operacji związanych z czasem pracy. W kalendarzu pracownika zapisywane będą indywidualne modyfikacje w

przyjętym wcześniej grafiku (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Kalendarze). W Kalendarzu pracownika odnotowywane będą wszelkieobecności i nieobecności. Faktyczny czas pracy poza kalendarzem zapisywany może być również w postaci zestawień za zdefiniowane przezużytkownika okresy, na przykład tygodnie.

Kartoteka pracownika: Kalendarz

110/297

Kalendarz / Czas pracyOpcja służy odnotowaniu rzeczywistego czasu pracy. Odnotowany tutaj czas pracy porównywany jest z normą czasu pracy i na tej podstawie

ustalana jest między innymi liczba nadgodzin.

Na kalendarzu dni, w których pracownik nie był zatrudniony są oznaczone ikoną: . Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca podkalendarzem w czasie pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia' zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na dni pracy pracownika wmiesiącu zatrudnienia. Dni,które zostały zmodyfikowane przez Użytkownika są oznaczone mocno żółtym kolorem.

W prawym górnym rogu kalendarza użytkownik ma możliwość wybrania sposobu wyświetlania danych na kalendarzu, według dostępnych opcji: Odgodziny/do godziny, Od godziny/czas pracy, Czas pracy.

Kalendarz/Czas pracy

111/297

Kalendarz / Bilans otwarciaDane zapisywane w opcji Bilans otwarcia umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat.

Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania zwolnień lekarskich począwszy od pierwszejzrealizowanej w programie wypłaty. W kartotece pracownika na zakładce Kalendarz / Bilans otwarcia jest możliwość zaewidencjonowania informacjidotyczących zwolnienia chorobowego, bieżącego okresu zasiłkowego oraz urlopu opiekuńczego pracownika.

Pracownik - bilans otwarcia

Bilans otwarcia ustala dane początkowe na dzień: Informacje aktualne w dniu. Bilans otwarcia obejmuje:

Zwolnienie choroboweUbezpieczony nabywa prawo do zasiłku / wynagrodzenia od dnia (Po upływie dni ubezpieczenia). Jeżeli w bilansie otwarcia nie zostałaodnotowana data nabycia prawa do wypłaty zasiłku program przyjmuje, że dla obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego okreswyczekiwania wynosi 30 dni, a dla ubezpieczenia dobrowolnego 180 dni.Liczba dni zwolnienia chorobowego dotychczas finansowana ze środków pracodawcy. Rozliczając kolejne zwolnienie chorobowe programprzyjmie, że pracodawca zobowiązany jest finansować: 33 – odnotowana wartość dni zwolnienia chorobowego ze środków własnychLiczba dni nieprzerwanego (ciągłego) zwolnienia chorobowego.

Bieżący okres zasiłkowyOkres zasiłkowy został przedłużony o 3 miesiące. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy zpowodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużejjednak niż na dalsze 3 miesiące. W programie taka informacja zapisywana jest w jednej z kolejnych nieobecności. Opcję bilans otwarciawykorzystujemy w sytuacji, gdy ubezpieczonemu został przedłużony okres zasiłkowy w okresie przed pierwszą odnotowaną w programienieobecnością.Liczba dni zwolnienia wliczana do aktualnego okresu zasiłkowego. Wpisana wartość skraca odpowiednio okres zasiłkowy rozpoczynającysię w dniu odnotowanym w Informacje aktualne …Domyślnie okres zasiłkowy wynosi 6 miesięcy, a jeżeli niezdolność do pracyspowodowana została gruźlicą - nie dłużej niż przez 9 miesięcy.

Urlop opiekuńczy. Zasiłek opiekuńczy przysługuje przez okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistegosprawowania opieki, nie dłużej jednak niż przez okres 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dziećmi i 14 dni w rokukalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad innymi członkami rodziny.

W sytuacji, gdy nie wszystkie urlopy opiekuńcze zostały w programie odnotowane bilans otwarcia pozwala odpowiednio je obniżyć (o nieodnotowane nieobecności). W bilansie można odnotować liczbę dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego:

Opieka nad dzieckiem

Opieka nad innym członkiem rodziny

112/297

Kalendarz / Bilans otwarcia (urlopy)Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia (urlopy) umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych

wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania urlopów wypoczynkowych, urlopówdodatkowych, urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty.

Pracownik – bilans otwarcia (urlopy)

Urlop wypoczynkowy.Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego ‘na żądanie’ (maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym).Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.Korekta limitu urlopu wypoczynkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżącyokres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz.

Urlop dodatkowy.Liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.Korekta limitu urlopu dodatkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okresbędzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz.

Opieka nad zdrowym dzieckiem (pra. 188 KP).Liczba dni wykorzystanej opieki nad zdrowym dzieckiem u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.

113/297

Kalendarz / Limity nieobecnościWybrane nieobecności – czas ich trwania – mogą podlegać ograniczeniu w trakcie roku. W trakcie przypisywania pracownikowi „limitowanej”

nieobecności program zasygnalizuje automatycznie przekroczenie limitu.

Program pozwala na odnotowanie nieobecności powodującej przekroczenie przyznanego pracownikowi limitu.

Domyślnie w programie zdefiniowane zostały trzy limity (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje limitów):

Urlop wypoczynkowy. Wartość limitu może zostać naliczona automatycznie przez program (konieczne uzupełnienie informacji o wykształceniu ihistorii zatrudnienia) lub użytkownik odpowiednie dane może wprowadzić ręcznie. Limity przyznawane są na zdefiniowane przez użytkownikaokresy. Limit urlopowy domyślnie przyznawany na okres roku pozwala odnotować:

Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy;Przeniesienie z poprzedniego okresu;Korektę (godz.)

Urlop dodatkowy (dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników niepełnosprawnych. Domyślnie 10 dni)Opieka nad zdrowym dzieckiem (zgodna z art. 188 kodeksu pracy. Domyślnie 2 dni).

Pracownik - limit urlopu wypoczynkowego

W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem należy pamiętać, aby po wpisaniu daty końca umowy, naliczyć jeszcze raz limit urlopu, wartość tabędzie pobierana do obliczenia ekwiwalentu za urlop.

Naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego

Automatycznie

W celu automatycznego naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w kartotece pracownika na zakładce Kalendarz|Limity nieobecności, należywybrać przycisk 'Nalicz limit nieobecności'. W oknie, które się pojawi należy wybrać:

1. Definicja limitu - należy wskazać, jaki limit ma zostać naliczony poprzez wybranie z rozwijalnej listy jedną z dostępnych pozycji: Urlopwypoczynkowy, Urlop dodatkowy, Opieka nad zdrowym dzieckiem, Urlop wypoczynkowy prac.tymcz.;

2. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresuzatrudnienia pracownika;

3. Kopiuj korekty - po zaznaczeniu parametru na TAK, w przypadku naliczania kolejnego limitu nieobecności zostanie skopiowane pole Korekta, jeżelibyło uzupełnione na poprzednio naliczonym limicie.

Domyślnie limit urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego podlega kumulacji. Limit niewykorzystany w danym okresiepowiększa limit w okresie następnym.

Limit: Opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) nie podlega kumulacji.

U w a g a !

114/297

Nalicz limit nieobecności

Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionej historii zatrudnienia oraz wykształcenia, po wybraniu przycisku 'Nalicz limit nieobecności' dla definicji Urlopwypoczynkowy, zostanie naliczony limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy.

Limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy

Jeżeli pracownik ma uzupełnioną historię zatrudnienia oraz wykształcenia, wybierając przycisk Nalicz limit nieobecności, dla definicji Urlopwypoczynkowy, program automatycznie naliczy limit nieobecności z uwzględnieniem stażu do urlopu (20 lub 26 dni), wymiaru etatu i okresuzatrudnienia.

Przykład. Dla pracownika zatrudnionego na okres 2015-04-01...2015-12-31 na pełen etat 1/1, który ma uzupełnioną historię zatrudnienia ( 1 rok: 2014-01-01...2014-12-31), w programie automatycznie zostanie naliczony limit urlopu wypoczynkowego: 20 dni x 9/12 = 15 dni, 15 dni * 8 h = 120 h

115/297

Limit urlopu wypoczynkowego

Ręcznie Jeżeli w momencie naliczania limitu urlopu wypoczynkowego pracownik nie ma jeszcze uzupełnionej historii zatrudnienia orazwykształcenia, natomiast operator programu wie, że pracownik ma prawo do 20 dni urlopu w ciągu roku, to można naliczyć limit ręcznie. Wkartotece pracownika na zakładce Kalendarz|Limity nieobecności należy wybrać przycisk Nowy (Urlop wypoczynkowy), a następnie w oknie, któresię pojawi należy uzupełnić:

1. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresuzatrudnienia pracownika;

2. Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy - należy uzupełnić 20 jeżeli pracownik ma mniej niż 10 lat stażu do urlopu lub 26 dla pracownika mającego10 lub więcej lat stażu do urlopu.

Nowy (Urlop wypoczynkowy)

Seryjne naliczanie limitu nieobecności

Seryjne naliczenie limitu nieobecności można wykonać z listy Kadry i płace|Kadry|Pracownicy. Należy zaznaczyć wszystkich pracowników bądź grupędla której ma zostać naliczony limit, następnie w menu wybrać Czynności|Limity nieobecności|Nalicz.

Czynności|Limity nieobecności|Nalicz

W oknie, które się pojawi należy wybrać:

1. Definicja limitu - należy wskazać, jaki limit ma zostać naliczony poprzez wybranie z rozwijalnej listy jedną z dostępnych pozycji: Urlopwypoczynkowy, Urlop dodatkowy, Opieka nad zdrowym dzieckiem, Urlop wypoczynkowy prac.tymcz.;

2. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresuzatrudnienia pracownika;

116/297

3. Kopiuj korekty - po zaznaczeniu parametru na TAK, w przypadku naliczania kolejnego limitu nieobecności zostanie skopiowane pole Korekta, jeżelibyło uzupełnione na poprzednio naliczonym limicie.

Nalicz limit nieobecności

117/297

Kalendarz / NieobecnościWszystkie odnotowane nieobecności pracownika zapisywane są w postaci listy. Standardowo w programie dostępne są

Nieobecności nieusprawiedliwione (niepłatne)Nieobecność nieusprawiedliwiona

Nieobecności usprawiedliwione (niepłatne)Inna nieobecność (kod świadczenia / przerwy 350)Nieobecność usprawiedliwiona niepłatnaSłużba wojskowaUrlop bezpłatny (art. 174 KP - kod świadczenia / przerwy 111)Urlop bezpłatny (art. 174.1 KP - kod świadczenia / przerwy 112)Urlop bezpłatny (kod świadczenia / przerwy 350)Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 121)Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 122)

Pracownik - nieobecność

Nieobecności usprawiedliwione (płatne)Badania lekarskie (rozliczane jak urlop okolicznościowy)Delegacja służbowa (rozliczana jak urlop okolicznościowy)Urlop macierzyńskiUrlop macierzyński dodatkowyUrlop macierzyński dla ojca ( urlop macierzyński wykorzystywany za matkę)Urlop ojcowski (art 182.3 KP)Urlop okolicznościowyUrlop opiekuńczy (na podstawie art. 188 kodeksu pracy)Urlop rehabilitacyjny (wypłata świadczenia rehabilitacyjnego)Urlop rodzicielskiUrlop szkoleniowyUrlop wychowawczy (ur. macierzyński) - ( nieobecność dla kobiet, które urodziły w czasie trwania urlopu wychowawczego)Urlop wychowawczy (ur. macierzyński dodatkowy)Urlop wychowawczy (ur. rodzicielski)Urlop wypoczynkowyUrlop wypoczynkowy dodatkowy (przysługujący niepełnosprawnym pracownikom)Zwolnienie choroboweUrlop opiekuńczy (uprawniający do zasiłku opiekuńczego, finansowany ze środków ZUS)

118/297

Rozliczenie. Opcja dotyczy nieobecności występujących na przełomie dwóch miesięcy. Czas pracy pracownika, a co za tym idzie zawszepomniejszane jest proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności w poszczególnych miesiącach. Użytkownik może zadecydować o sposobie(terminie) rozliczenia nieobecności. Domyślnie nieobecność rozliczana jest proporcjonalnie do czasu trwania w poszczególnych miesiącach.Po zaznaczeniu: Rozliczenie w wybranym dniu wskazujemy – wpisując odpowiednią datę – kiedy nieobecność zostanie w całości rozliczona.Zwolnienia lekarskie. Dla zwolnień lekarskich, poza okresem, w programie odnotowywane są:

Literowy kod choroby (dotyczy deklaracji ZUS RSA/RGA)Przyczyna nieobecności (wybór z listy):

Zwolnienie lekarskie (typowe zwolnienie chorobowe, wypłacane po okresie wyczekiwania)Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania – wybór przyczyny gwarantuje, że wynagrodzenie / zasiłek zostaniepracownikowi wypłacone również wtedy, gdy nieobecność wystąpiła w okresie wyczekiwaniaWypadek przy pracy lub choroba zawodowa. Od 1 stycznia 2003 roku zasiłek (100%) finansowany wyłącznie ze środkówfunduszu wypadkowego (nie wymaga okresu wyczekiwania).Wypadek w drodze do / z pracy. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w rokufinansowane ze środków własnych pracodawcy.Niezdolność do pracy w okresie ciąży. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności wroku finansowane ze środków własnych pracodawcy.Nadużycie alkoholu. Ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłekchorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności.Udział w bójce lub pobiciu. Zasiłek chorobowy nie przysługuje ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeliniezdolność ta spowodowana została w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez tegoubezpieczonego.Leczenie szpitalne. Miesięczny zasiłek chorobowy, za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku (nie dotyczysytuacji gdy pracownikowi przysługuje 100% zasiłek).Zwolnienie spowodowane gruźlicą. Zasiłek chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy - nie dłużejjednak niż przez 9 miesięcy.

Data wystawienia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności)Data dostarczenia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności)Pomniejszaj zasiłek z tytułu nieterminowego dostarczenia zwolnienia. Domyślnie: TAK. Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązanydostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi zasiłków. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25%wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chybaże niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.

Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku nieterminowego dostarczenia zwolnienia wartość wypłaty zostanie odpowiedniopomniejszonaNie zaznaczenie pola spowoduje, że zasiłek zostanie wypłacony w pełnej wysokości bez względu na datę dostarczenia zwolnienia.

Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia (parametr historyczny dostępny dla nieobecności wystawionych w roku 2003 a na aktualnychnieobecnościach ukryty). Domyślnie: Tak. W pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związkuz chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas choroby. W przypadku dłuższych niż6 dniowe nieobecności zostaną one rozliczone w całości pomimo zaznaczenia pola: Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia.

Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku odpowiednio krótkiej nieobecności pierwszy dzień pozostanie niepłatny.Nie zaznaczenia (odznaczenie) pola powoduje, że wynagrodzenie za czas choroby zostanie wypłacone za wszystkie dni nieobecności bezwzględu na czas trwania nieobecności.

Przedłużenie okresu zasiłkowego. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalszeleczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. Oprzedłużenie okresu zasiłkowego decyduje lekarz – orzecznik ZUS. Fakt przedłużenia okresu zasiłkowego odnotowujemy w nieobecności, wokresie której decyzja o przedłużeniu została wydana. Poza zaznaczeniem pola: Przedłużenie okresu zasiłkowego, odnotowujemy w programieDatę wydania decyzji.Podsumowanie. Informacyjnie wyświetlane są:

Okres nieobecności pomniejszony o korektyCzas trwania nieobecności w przeliczeniu na dni i godziny

Potwierdzenie korygowania nieobecności.Korekty nieobecności. Niejednokrotnie pojawia się konieczność wycofania nieobecności (lub jej fragmentu) i wpisania w jej miejsce nowejnieobecności. W systemie enova taki proces nazywa się korygowaniem nieobecności i jest on dostępny również dla nieobecności, które jużzostały rozliczone. Po wybraniu nieobecności, która powinna zostać zmieniona, na zakładce Korekta wpisujemy nową nieobecność. Wpisywana –korygująca – nieobecność powinna w całości zawierać się w korygowanej nieobecności. Jeżeli jest ona dłuższa, należy ją wprowadzić w dwóchczęściach.

Uwaga. Usuwane mogą być wyłącznie nieobecności, które nie zostały rozliczone.

U w a g a !

119/297

Kalendarz / Norma czasu pracyOpcja służy odnotowaniu lokalnych modyfikacji w przyjętym dla pracownika harmonogramie czasu pracy (Etat / Ogólne: Kalendarz). Wielu

pracowników może pracować wg tego samego kalendarza. Może jednak pojawić się konieczność zmiany grafika czasu pracy tylko dla jednego, częścipracowników posiadających wspólny kalendarz. Zmiana definicja kalendarza (wybranych jego dni) na poziomie konfiguracji kalendarza nie wchodzi wrachubę, bo taka modyfikacja objęła by wszystkich pracowników, a nie tylko wybranych. Rozwiązaniem jest naniesienie modyfikacji z poziomupracownika, z poziomu opcji: Norma czasu pracy. W takim przypadku modyfikacja dotyczyć będzie wyłącznie wybranego pracownika.

Po wybraniu dnia, modyfikacji podlega zarówno definicja dnia (na przykład zamiana dnia pracy na dzień dodatkowo wolny od pracy) jak i zmiananominalnego czasu pracy w obrębie wybranego dnia. Jeżeli przypięty do pracownika kalendarz ma w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace /Kalendarze/ Kalendarze) zaznaczony parametr ‘System czasu pracy’: Ruchomy wówczas dodatkowo jest możliwość wskazania pomiędzy którymigodzinami pracownik powinien rozpocząć pracę.

Nominalny czas pracy może zostać zmieniony poprzez wpisanie nowej normy czasu pracy (zmiana ilościowa) lub poprzez dodanie nowych strefczasu pracy (zmiana jakościowa).

Procedurę zmiany dnia (definicji dnia) rozpoczynamy poleceniem Otwórz. Poleceniem Usuń kasuje wprowadzone lokalnie w kalendarzumodyfikacje. Jeżeli dany dzień dla pracownika nie był modyfikowany polecenie Usuń nie spowoduje żadnych zmian w kalendarzu.

Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca pod kalendarzem w normie czasu pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia'zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na zaplanowane dni pracy pracownika w miesiącu zatrudnienia.

120/297

Kalendarz / Planowane nieobecnościZakładka widoczna w wersji platynowej programu jeżeli w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje nieobecności,

nieobecność ‘Urlop wypoczynkowy’ na zakładce ‘Dodatkowe’ ma włączony na TAK parametr ‘Definicja dostępna do wyboru na liście wnioskówurlopowych’. Opcja umożliwia planowanie urlopów pracowników, przy czym najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop możnaprzekształcić bezpośrednio w nieobecność, która zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce „Nieobecności”. Aby wprowadzić

planowaną nieobecność wybieramy przycisk .

Pracownik – planowane nieobecności

Okno ‘Planowana nieobecność’ umożliwia wskazanie definicji nieobecności oraz okresu. Jeżeli nieobecność została wprowadzona pojawi się stan

nieobecności ‘Oczekująca’. Gdy przeniesiemy nieobecność na kalendarz pracownika wciskając przycisk stan nieobecnościzostanie zmieniony na ‘Wprowadzony’.

121/297

Kalendarz / PodstawyUstawa o zasiłkach z ubezpieczenia społecznego definiuje standardową długość okresu zasiłkowego (6 miesięcy). Dla niektórych pracowników(grup zawodowych) ten okres został wydłużony do 12 miesięcy (na przykład nauczyciele akademiccy). Domyślna wartość okresu zasiłkowego – 6miesięcy – została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne.

Jeżeli długość okresu zasiłkowego dla wybranego pracownika została wydłużona do 12 miesięcy w polu Długość okresu zasiłkowego wybieramy zlisty pozycję: Przedłużony (12 mies.)

Pracownik - podstawy naliczania zasiłków

Okres naliczania podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niżjeden miesiąc, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcykalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia okresten może zostać wydłużony do 12 miesięcy.

Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa urlopu wypoczynkowego – 3 miesiące – została zapisana w danychkonfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Urlopy.

Jeżeli dla wybranego pracownika zachodzi konieczność wydłużenia tego okresu to odpowiednią wartość zapisujemy w polu: Liczba miesięcy (pouprzednim odznaczeniu pola: Standardowy).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięcznewynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (wartośćdomyślna).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowychpoprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, gdy wynagrodzenie ulega znacznemu wahaniu ze względu na charakter pracy lubzasady wynagradzania. Wydłużenie takie ustala się indywidualnie dla pracownika. W tym samym zakładzie pracy dla części pracowników podstawazasiłków wyliczana może być na podstawie wynagrodzenia osiągniętego w okresie 6 miesięcy (na przykład pracownicy administracyjny), a dla części wokresie 12 miesięcy (na przykład wybrani pracownicy związani bezpośrednio z produkcją).

Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa naliczania zasiłków – 6 miesięcy – została zapisana w danych konfiguracyjnychprogramu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne.

Jeżeli dla wybranego pracownika długość okresu jest różna od wartości standardowej to zapisujemy ją w polu: Liczba miesięcy (po uprzednimodznaczeniu pola: Standardowy).

122/297

Kalendarz / Podstawy naliczania urlopuwypoczynkowego

Zakładka służy do wprowadzania średnich urlopowych, służących do obliczania wynagrodzeń za okres urlopu. W przypadku braku wypłat w systemieuzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia urlopowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty wprogramie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mająwyższy priorytet.

123/297

Kalendarz / Podstawy naliczania zwolnień ZUSZakładka służy do wprowadzania średnich chorobowych, służących do obliczania wynagrodzeń (zasiłków) za absencje chorobowe. W przypadku

braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia chorobowego. W sytuacji gdymamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczeniapodstawy ponieważ mają wyższy priorytet.

124/297

Kalendarz / StatystykaStatystyka czasu pracy jest zestawieniem informacji o czasie pracy i nieobecnościach w wybranym okresie:

Norma czasu pracy (w godzinach, w dniach pracy)Rzeczywisty czas pracyOdchyłki (czas pracy poniżej normy, powyżej normy, z przeniesienia, czas pracy w akordzie)Praca w godzinach nocnychNadgodziny

Pracownik - statystyka

125/297

Kalendarz / Zbiegi pracy i rodzicielstwaUzupełnienie zakładki ‘Zbiegi pracy i rodzicielstwa’ umożliwia zaewidencjonowanie łączenia dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego

urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlop. Według punktu118 komentarza do ustawy zasiłkowej w przypadku, gdy ubezpieczony będący pracownikiem będzie łączyć korzystanie z dodatkowego urlopumacierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu, wysokośćzasiłku macierzyńskiego ulega pomniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym wykonuje pracę w czasie korzystania z dodatkowegourlopu.

Pracownik – Zbieg pracy i rodzicielstwa

Na formularzu należy uzupełnić następujące parametry:

Definicja. Należy wybrać nieobecność, którą pracownik łączy z pracą na część etatu.

Okres. Należy wpisać okres łączenia pracy z wskazaną nieobecnością.

Wymiar etatu. Należy wskazać wymiar etatu, który obowiązywał pracownika w momencie gdy przebywał wyłącznie na dodatkowym urlopiemacierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopie rodzicielskim.

Pozostałe parametry stają się dostępne w zależności od rodzaju wybranej nieobecności.

Na formularzu Zbiegu pracy i rodzicielstwa, pod drukarką jest dostępny wydruk Podstawa naliczania zasiłków (ZUS Z-3).

Zbieg pracy i rodzicielstwa - ZUS Z-3

126/297

Kalendarz / Zestawienia czasu pracyZgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców

dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadziodrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinachnadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy.

Opcja służy odnotowywaniu rzeczywistego czasu pracy z pominięciem kalendarza. Na podstawie wprowadzonego przez użytkownika okresu, któregodotyczyć będzie zestawienie, program informuje o normie czasu pracy (wyliczonej na podstawie standardowego kalendarza, w przeliczeniu na godzinyoraz dni pracy).

Formularz pojedynczego zapisu wywoływany jest poleceniem: Nowy (Zestawienie). W wyświetlonym formularzu użytkownik wprowadza kolejno:

Okres, którego dotyczy zestawienie. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień. Okres miesiąca kalendarzowego możezostać podzielony na dowolną liczbę okresów (na przykład zapisy realizowane tygodniowo. Istotne jest by dla danego miesiąca kalendarzowegopierwszy wpisany okres rozpoczynał się pierwszym dniem miesiąca i ostatni zapis kończył się ostatniego dnia miesiąca.Sumarycznym czasie pracy (godziny, dni), w tym:

Godziny nadliczbowe z dopłatą 50%Godziny nadliczbowe z dopłatą 100%Godziny nadliczbowe „świąteczne” z dopłatą 100%Praca w godzinach nocnychPraca w niedziele i świętaPraca w dni dodatkowo wolne od pracy

O ile zachodzi taka konieczność istnieje możliwość odwołania się do dowolnych stref czasu definiowanych przez użytkownika, np.: czas pracy wwarunkach szkodliwych.

Opcja dostępna jest pod warunkiem wybrania interpretacji kalendarza (Etat / Ogólne: Interpretacja): Wg zestawienia.

Pracownik - zestawienie czasu pracy

127/297

UmowyOpcja umożliwia zawieranie umów cywilnoprawnych zarówno z własnymi pracownikami etatowymi jak i zleceniobiorcami zewnętrznymi. W programie

predefiniowane zostały praktycznie wszystkie typy umów cywilnoprawnych rozliczanych przy pomocy deklaracji PIT-8A, PIT-8B oraz IFT-1.

Kartoteka pracownika: Umowy

128/297

Umowy / UmowyWszystkie umowy cywilnoprawne zawarte z wybranym zleceniobiorcą wyświetlane są w postaci listy.

Przy pomocy dostępnych filtrów lista może zostać ograniczana do umów zawartych w podanym przedziale czasu (Okres). W zależności oddokonanego wyboru (Filtr) na liście mogą się znaleźć:

Wg okresu (Zostaną wyświetlone umowy wg okresu wskazanego na liście.)Nie spłacone (Zostaną wyświetlone umowy, które nie zostały spłacone. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.)Spłacone (Lista umów spłaconych. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.)Spłacone i niezakończone (Lista umów spłaconych ale bez uzupełnionej daty do na umowie. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jestkwota do wypłaty. )Wg okresu spłat (Lista umów wg okresu w którym została dokonana wypłata umowy.)

Dodatkowo używając filtru Stan jest możliwość ustawić widok listy uwzględniając umowy:

Aktywne (Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane.)Anulowane (Jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę'.)Razem (Jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane.)

Na formularzu umowy cywilnoprawnej dostępne są czynności 'Anuluj umowę' i 'Przywróć umowę'. Po anulowaniu umowy (należy rozumieć przezanulowanie umowy użycie czynności 'Anuluj umowę'), umowa przyjmuje 'Stan’: ’Anulowana' i na liście umów (Kadry/Umowy) przy wyborze 'Filtru':'Spłacone', 'Spłacone i niezakończone' umowa przestaje być widoczna. Jeżeli taka osoba z tytułu tej umowy była wykazana na załącznikach deklaracjiDRA z zerowymi wartościami to po anulowaniu przestaje być ona widoczna w kolejnych okresach. W przypadku wykonania korekty deklaracji DRA zaokres, kiedy była wykazana z zerami osoba przestaje być wykazana na załącznikach deklaracji.

Formularz nowej umowy wywołujemy poleceniem: Nowy (Umowa). Zawierając umowę cywilnoprawną Użytkownik podaje kolejno:

Zakładka: Ogólne

Definicja listy płac, przy pomocy której rozliczona zostanie umowa. Domyślnie jest to lista o symbolu: UMW predefiniowana w programie.Wydział. Domyślnie umowy przypisywane są do wydziału (Centrum kosztów): Firma. Zmiana wydziału pociągać może za sobą zmianę centrumkosztów (o ile nowy wydział został przypisany do innego centrum, Konfiguracja … / Kadry / Wydziały) oraz umieszczenie wypłaty na liście płacdedykowanej wybranemu wydziałowi (o ile wybranemu wydziałowi został przypisana osobna lista płac, Konfiguracja … / Kadry / Wydziały)Seria. Pozwala dodatkowo rozgraniczyć wypłaty ze względu na drukowane listy płac. Domyślnie wypłata umieszczana jest na liście płac osymbolu: Definicja listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok daty zawarcia umowy / Miesiąc daty zawarcia umowy.Data zawarcia umowy. Wstępnie umowa może zostać zawarta na czas nieokreślony (nie wpisujemy daty do).Taka umowa jednak nigdy nieuzyska statusu „spłacona” (nawet jeśli suma wypłat równa będzie wartości umowy) dlatego zalecane jest wpisywanie daty do umowy najpóźniejpo zrealizowaniu ostatniej płatności.Program pozwala na modyfikację zarówno wartości umowy jak i okresu zawarcia (daty do) przy założeniu że, modyfikowana wartość umowybędzie nie mniejsza od sumy zrealizowanych wypłat, okres umowy będzie obejmował okres ostatniej wypłaty do umowy.Tytuł umowy

Formularz umowy

Element. Odwołanie do listy zdefiniowanych w programie elementów wynagrodzenia. W praktyce zdefiniowane elementy odpowiadająposzczególnym rodzajom umów cywilnoprawnych. Dla ułatwienia identyfikacja nazwa każdego elementu rozpoczyna się symbolem odpowiedniejdeklaracji PIT (PIT-8A, PIT-8B, IFT-1) i numerem kolejnym pozycji.Rozliczenie. Po wybraniu Kwoty do wypłaty, na wypłacie umowy naliczy się uzupełniona kwota. Przy opcji Stawka za okres, za każdy miesiąc

129/297

trwania umowy program będzie naliczał taką samą stawkę na wypłacie. Przy wyborze opcji Stawka za godzinę zostaje uaktywniona zakładkaZestawienia realizacji, na której należy uzupełnić ilość wykonanych sztuk lub podać czas w godzinach w kontekście wskazanego okresuzestawienia. Wskazana na umowie wartość przy rozliczeniu stawki za godzinę zostanie pomnożona przez czas bądź ilość zadeklarowaną wzestawieniu. Opcja Stawka za godzinę jest dostępna od wersji złotej programu.Wartość umowy. W zależności od przykutej opcji wprowadzona wartość jest wartością brutto lub netto wypłaty. W drugim przypadku wartośćbrutto umowy naliczana jest przez program.Pozostaje. Informacyjnie program wyświetla jaka kwota pozostaje do wypłaty w kontekście zadeklarowanego rozliczenia kwota do wypłaty.Data spłaty. W przypadku rozliczenia kwota do wypłaty data spłaty jest zgodna z datą wypłaty rozliczającą całą sumę zadeklarowaną w Wartościumowy. W przypadku pozostałych rozliczeń data spłaty jest jednocześnie datą zakończenia umowy.Podatki i składki ZUS. Na podstawie wprowadzonej wartości umowy i typu umowy (rodzaju wypłaty) program podaje informacyjnie wartości:składek ZUS, zaliczki podatku, kwoty do wypłaty. W przypadku zawierania umów zleceń, umów o dzieło z pracownikami etatowymi zleceniodawcyproponowany jest kod tytułu ubezpieczenia 0110. W przypadku zawierania umów zleceń ze zleceniobiorcami obcymi proponowany jest kodtytułu ubezpieczenia 0411.

Zakładka: OpisNa zakładce Opis jest możliwość przechowywania dowolnych informacji.

Zakładka: UbezpieczenieNa zakładce 'Ubezpieczenie' jest możliwość zmiany zaproponowanego przez program tytułu ubezpieczenia. Edycji podlegają również: Data

powstania obowiązku ubezpieczeń oraz sposób podlegania poszczególnym rodzajom ubezpieczenia (obowiązkowo lub dobrowolnie).

Zakładka: WyrejestrowanieO ile zachodzi taka konieczność program pozwala wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń. Jako dzień wyrejestrowania proponowany jest dzień

po zakończeniu umowy. Kod przyczyny wyrejestrowania domyślnie ustawiany jest jako 100 czyli 'Ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia'.

Zakładka: DodatkiZakładka analogiczna do zakładki z poziomu Etat /Dodatki (pozwala na wypłatę dowolnie zdefiniowanego elementu razem z umową cywilnoprawną).

Zakładka: VATNa zakładce VAT jest możliwość wskazania czy dana umowa cywilnoprawna podlega rozliczeniu VAT oraz określenie jakiej procentowo stawce

podlega. W sekcji 'Rozliczenie VAT' pojawi się wyliczenie kwoty Netto, VAT oraz kwoty Brutto.

Zakładka: DeklaracjeZ poziomu zawieranej ( rozwiązywanej ) umowy należy przygotowywać deklarację ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA (wymaga wcześniejszego przygotowania pliku

KEDU, Deklaracje ZUS / KEDU). Dodatkowo jeżeli aktualizujemy ubezpieczenia na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menuCzynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. Użycie opcji przerejestrowania zleceniobiorcy umożliwi przygotowanie deklaracji ZUSZWUA oraz ZUS ZUA.

Zakładka: Elementy wynagrodzeniaZakładka zawiera listę wypłat wybranej umowy, lista stworzona na podstawie przechowywanych w programie list płac.

Zakładka: Podzielniki kosztówDefiniowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń.

Zakładka: Historia zapisówNa liście Kadry / Umowy oraz w kartotece pracownika na zakładce Umowy / Umowy jest dostępny przycisk Aktualizuj, umożliwiający wykonanie

aktualizacji wartości umowy lub tytułu ubezpieczenia i podleganiu ubezpieczeniom. Po wybraniu opcji Aktualizuj pojawia się okno, w którym należywskazać datę aktualizacji oraz można uzupełnić powód aktualizacji zapisu. Aktualizację należy wykonać na dzień, od którego ma obowiązywaćwprowadzona zmiana na umowie. Po wykonaniu powyższych kroków na zakładce Historia zapisów pojawi się kolejny wiersz z uzupełnioną kolumną‘Ważny od’ zgodną z datą aktualizacji, a także ‘Wartością’ i ‘Tytułem ubezpieczenia’ obowiązującym w danym zapisie historycznym. Aktualizację tytułuubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa dorenty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczeniachorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. Po wykonaniu aktualizacji ubezpieczeń na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracjeumowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy.

Umowa, dla której nie odnotowano daty zakończenia zawsze będzie traktowana, jako nierozliczona.

U w a g a !

130/297

Zwyczajowo dokumentem rozliczającym umowę cywilnoprawną jest rachunek do umowy. Dla celów porządkowych wypłaty z tytułu umówcywilnoprawnych zapisywane są w programie również w postaci listy płac. Ze względu na to, że umowy cywilnoprawne rozliczane są zazwyczaj w różnychterminach istnieje możliwość naliczenia wypłaty bezpośrednio z poziomu zawieranej umowy, bez konieczności odwoływania się do list płac (lista płactworzona jest „w tle”). Wykorzystujemy do tego celu polecenie Nalicz wypłaty. W nowo otwartym formularzu:

Data listy ma znaczenie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac.Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ileumowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu).Miesiąc deklaracji. Informacyjnie wyświetlany miesiąc w jakim wypłata zostanie rozliczona.Edycja ‘Miesiąca ZUS’. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przykonieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt.

Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższy niż jeden miesiąc. Zazwyczajwystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez programMiesięcy wstecz. W przypadku umów rozliczanych Na bieżąco pozostawiamy zero. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0(zero) spowoduje, że w trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące.Definicja listy płac. Wydział. Seria. Pola należy pozostawić nieuzupełnione. Program automatycznie, na podstawie danych konfiguracyjnychdobierze listę płac do realizowanej wypłaty. Nieodpowiednie wybranie z dostępnych słowników definicji listy płac, wydziału lub serii możespowodować, że wypłata umowy nie zostanie naliczona.

Wybór:

definicji listy płac spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana wskazanej liście,wydziału spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do wybranego wydziału,serii spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do listy o wybranej serii. Po zaakceptowaniuinformacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac.

Parametry edycja ‘Miesiąca ZUS’ oraz ‘Miesiąc ZUS’ należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korektynaliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany doobliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawyzdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychódw rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychódpowstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

U w a g a !

131/297

PKZP, ZFM …PKZP są tworzone w celu udzielania członkom kasy pomocy materialnej w formie pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz zapomóg - w

miarę posiadanych środków na zasadach określonych w statucie (Dz.U. Nr 100, poz. 502 ze zm, 1992 rok)).

Członek PKZP jest zobowiązany: wpłacić wpisowe, wpłacać miesięczny wkład członkowski lub wyrazić zgodę na potrącenie wkładu z wynagrodzenia zapracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego.

Członek PKZP ma prawo: gromadzić oszczędności w PKZP według zasad określonych w statucie, korzystać z pożyczek, w razie wydarzeń losowychubiegać się o udzielenie zapomogi.

Program umożliwia ewidencję i rozliczanie wkładów, pożyczek i zaliczek udzielanych członkom zdefiniowanych uprzednio funduszy.Predefiniowanymi w programie funduszami są: PKZP obsługujący ewidencję pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz ZFM obsługującyewidencję zakładowego funduszu mieszkaniowego. Konfiguracji kolejnych funduszy służy opcja Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / PKZP, ZFM.Pracownik może być uczestnikiem dowolnej liczby funduszy.

Kartoteka: PKZP,ZFM...

132/297

PKZP, ZFM …/ PKZP, ZFM …Przypisanie pracownikowi funduszu odbywa się poprzez jego wybór z uprzednio przygotowanej listy. Listę wywołujemy poleceniem Nowy (Fundusz

pożyczkowy). Przypisując pracownikowi fundusz wprowadzamy kolejno:

Okres uczestnictwa w funduszu (wymagane jest wpisanie, co najmniej daty „od” – daty przystąpienia do funduszu) oraz

Informacje o zgromadzonym wkładzie. W szczególności:

Stan początkowy. Suma zgromadzonych przez pracownika wkładów (bilans otarcia)Suma składek ustalana jest przez program automatycznie, na podstawie naliczonych list płacDopłaty np. wpisowe PKZPWycofanie wkładu. Odnotowujemy w przypadku rezygnacji pracownika z uczestnictwa w funduszu. Wraz z kwotą wycofywanego wkładuodnotowujemy datę wypłaty.Razem = Stan początkowy + Wpisowe + Suma składek – Wycofanie wkładu. Wartość ustalana automatycznie przez program. Nie podlegabezpośrednio edycji.

Pracownik - fundusz pożyczkowy

Wprowadzenie i zaakceptowanie (OK) powyższych danych jest równoznaczne z przypisaniem pracownika do wybranego funduszu.

W wypłatach pracownika naliczanych za okresy po przystąpieniu do funduszu automatycznie naliczane będą odpowiednie składki.

Informacyjnie na formularzu wyświetlane są również globalne informacje o sumie udzielonych pożyczek (Udzielone), kwocie pożyczek, które niezostały jeszcze w całości spłacone (Niespłacone ) oraz pozostającej do spłaty kwocie (Pozostaje do spłaty)

Chcąc udzielić pracownikowi – członkowi funduszu pożyczki wybieramy zakładkę (formularz) Pożyczki.

Udzielenie pracownikowi nowej pożyczki inicjujemy poleceniem Nowy (Pożyczka). W wywołanym formularzu są dostępne następujące zakładki.

Zakładka: Ogólne

Wprowadzamy datę udzielenia pożyczkiWpisujemy kwotę udzielonej pożyczki.Wybieramy element wynagrodzenia, który posłuży wypłacie pożyczki. O ile użytkownik nie definiował własnych funduszy pożyczkowych, to dowyboru pozostają: Pożyczka PKZP PKP Pożyczka ZFM.

Zakładka: Warunki spłaty

Spłaty od: należy wskazać miesiąc rozpoczęcia spłat pożyczki.Ilość rat: należy wskazać ilość rat pożyczki. Domyślnie pożyczka spłacana jest w miesięcznych ratach a okres spłaty definiowany jest liczbą rat.Kwota raty: zostanie wyliczona automatycznie po wskazaniu ilości rat pożyczki.Spłata różnicy razem z: do wyboru opcja spłaty z ostatnią ratą lub z pierwszą ratą. *Element wynagrodzenia przy pomocy którego realizowanabędzie spłata zaciągniętej pożyczki wybieramy z dostępnego menu, pole: Definicja raty. To samo pole (menu) służy odnotowaniu umorzeniapożyczki.Rodzaj rat (wybierany z listy). Do wyboru pozostają: raty nieoprocentowane, raty stałe, raty zmienne, procent od kwoty lub procent od kwotyrocznie, ewentualnie wg algorytmu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/PKZP,ZFM/Algorytm rat pożyczek).

Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałej wysokości:

133/297

wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłatykwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = [wysokość raty kapitałowej x procent pożyczki x (1 + okres spłaty bez okresu odroczenia spłaty) / 12] / 2do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetekefektywne oprocentowanie = = [(kwota odsetek / wysokość raty kapitałowej) / (okres spłaty / 12)] x 100%

Spłata pożyczki ze zmienną wysokością rat:

wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłatykwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = (wysokość pożyczki - wysokość spłaconych raty kapitałowej) x suma kolejnych okresów spłaty x procent pożyczki / 12do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek

Sposób spłaty odsetek: możliwość do wyboru opcji 'Z każdą ratą', 'Z pierwszą ratą', 'Z ostatnią ratą'.

Stopa procentowa. Uzupełniamy wyłącznie dla pożyczek oprocentowanych.W przypadku wystąpienia zwłoki w spłacie rat zaznaczamy, czy za okres odroczenia naliczane powinny być odsetki (Odsetki za odroczenie).

Zakładka: ŻyranciNa zakładce Żyranci jest możliwość wyboru żyrantów spośród pracowników przypisanych do funduszu. Jeżeli żyrantem może być również osoba,

która nie należy do funduszu należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/PKZP,ZFM.. otworzyć definicję funduszu i na zakładce'Rozliczenia i żyranci' zaznaczyć parametr 'Żyrantem dla pożyczki może być' : Każdy pracownik. Pole ‘Spłaca od’ wskazuje miesiąc, od którego nastąpipotrącenie rat przez danego żyranta. Pole ‘Definicja raty’ wskazuje na element, na którym będą naliczane spłaty. Pola ‘Procent’ oraz ‘Kwota’ umożliwiająustalenie podziału procentowego lub kwotowego pomiędzy wskazanymi żyrantami. Dodatkowo na elemencie spłaty pożyczki pojawia się informacja, zajakiego pracownika została potrącona rata.

Zakładka: Elementy wynagrodzeniaLista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list plac.

Na Funduszu pożyczkowym z zakładki Dopłaty, wycofania wkładu możemy zrealizować dodatkowe dopłaty, spłaty pożyczki wkładem, wycofaniawkładu.

134/297

PKZP, ZFM …/ PożyczkiUdzielone pożyczki - Opcja umożliwia przeglądanie udzielonych pożyczek w postaci listy. Lista może być zawężana przez filtr: Zakres. Do wyboru

pozostają: udzielone,niewypłacone, spłacone, niespłacone.

Lista pożyczek jest wyświetlana analogicznie jak w miejscu PKZP, ZFM…/ PKZP, ZFM … po otworzeniu wybranego PKZP, ZFM.

Poprzez wybór okienka Otwórz wywołujemy formularz pożyczki otrzymując możliwość przeglądania:

Ogólnych informacji dotyczących wybranej pożyczki ( np. kiedy została udzielona, kwota pożyczki, część spłaconą oraz pozostałą)

Warunków spłaty – podgląd planu spłaty pożyczki, ilości rat.

Żyrantów – możliwość przeglądnięcia podpiętych żyrantów do pożyczki.

Elementów wynagrodzenia – lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list płac.

135/297

PłaceNaturalnym miejscem realizacji wypłat dla pracowników i zleceniobiorców jest opcja menu głównego: Płace. Z poziomu pracownika istnieje

możliwość przeglądania lub usuwania (o ile nie zostały zatwierdzone) wypłat zrealizowanych dla wybranego pracownika (zleceniobiorcy).

Kartoteka pracownika: Płace

136/297

Płace / Wypłaty (wszystkie)Zrealizowane wypłaty wyświetlane są w postaci listy. Lista może być zawężana ze względu na okres realizacji wypłat oraz ze względu na charakter

wyświetlanych wypłat.

W wybranym okresie (Okres) wyświetlane mogą być:

wszystkie wypłaty,tylko wypłaty zrealizowane w ramach stosunku pracy (Etat),rozliczenia zawartych umów cywilnoprawnych (Umowy) lubpozostałe wypłaty (Inne).

Pracownik - lista jego wypłat

Po wybraniu (na przykład klawiszem <Enter>) wskazanej kursorem pozycji listy - wypłaty ekranie zostaną wyświetlone:

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie zestosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatęZobowiązania: kwota do wypłaty oraz zobowiązania.Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej,naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotneSkładki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składekpłaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodamitytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się wsytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata

137/297

Płace / Koszty autorskieZakładka pokazuje kwotę od jakiej były liczone 50% koszty uzyskania u danego pracownika w wybranym okresie.

Dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust.9 pkt. 3 ustawy, poprzezwybranie zakładki Nowy (Koszty autorskie) można określić od jakiej kwoty wynagrodzenia mają zostać naliczone koszty autorskie oraz w jakim okresie.

Pracownik – Koszty autorskie

138/297

Płace / Zajęcia wynagrodzeniaZakładka umożliwia przypisanie do pracownika zajęć wynagrodzenia. Standardowo w programie predefiniowane zostały dwa zajęcia wynagrodzenia:

Alimenty oraz Zajęcie komornicze.

Nowe zajęcie wynagrodzenia dodajemy do pracownika poleceniem Nowy (Zajęcie wynagrodzenia).

Zakładka: OgólneNależy uzupełnić poniższe pola:

Komornik - z listy wybieramy komornika.Rachunek bankowy - wybieramy z listy.Data - data od kiedy będzie potrącane zajęcie.)Numer sprawyElement - wybieramy element z listy, standardowo alimenty bądź zajęcie komornicze.Rodzaj potrącenia - wybieramy kwota lub kwota miesięczna.Zajęcie zawieszone - pole 'Tak/Nie', po wybraniu parametru na 'Tak', zajęcie ulega zawieszeniu od dnia aktualizacji.Kwota - kwota zajęcia.Priorytet - parametr umożliwia ustalenie kolejności naliczanych zajęć komorniczych. W przypadku wpisania kilku zajęć komorniczych systembędzie potrącał do maksymalnej kwoty w kolejności od priorytetu 0 idąc wzwyż. Natomiast bez względu na ustawienie priorytetów w przypadkuzbiegu zajęć komorniczych oraz alimentów w pierwszej kolejności potrącane będą alimenty.Pozostaje - różnica między kwotą zajęcia a kwotą spłaconą.Spłata zakończona - jeżeli rodzaj potrącenia jest kwota można zamknąć zajęcie przez zaznaczenie checkboxa na TAK.Data zakończenia - jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota, data automatycznie uzupełnia się po całkowitej spłacie. Jeżeli jako rodzaj potrąceniajest kwota miesięczna, datę należy uzupełnić chcąc zamknąć zajęcie.Maksymalna, miesięczna, podlegająca zajęciu kwota, pole 'Tak/Nie'. Po wciśnięciu znacznika na 'Tak' uaktywnia się pole 'Kwota'.Procent wynagrodzenia podlegający zajęciu (inny niż ustawowy), pole 'Tak/Nie'. Po wciśnięciu znacznika na 'Tak' uaktywnia się pole 'Procent'.Opis do przelewu – jeżeli pole nie zostanie uzupełnione opis na przelewie jest generowany na podstawie numeru sprawy.

Zakładka: UwagiNa zakładce możliwie jest odnotowanie dodatkowych informacji o zajęciu wynagrodzenia.

Zakładka: Elementy wynagrodzeńZakładka zawiera listę rozliczeń zajęć wynagrodzenia. Lista tworzona jest na podstawie przechowywanych w programie list płac.

Zakładka: Historia zapisówZakładka zawiera informacje o historii danego zajęcia wynagrodzenia.

139/297

Pracownik – zajęcie wynagrodzenia

Po zatwierdzeniu listy płac zawierającej potrącenia komornicze, będzie możliwość wygenerowania dodatkowych płatności na rzecz komornika(zatwierdzona lista płac pojawi się w Ewidencji dokumentów / Dokumenty).

Na liście dokumentów w ewidencji dokumentów podświetlamy listę płac i z menu czynności wybieramy ‘Przygotuj dodatkowe płatności do listy płac’.

Zostanie wówczas wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika.

Jeżeli pracownik ma dodane zajęcie wynagrodzenia bez uzupełnionego pola ‘Komornik’ wówczas przy wydruku ‘Świadectwa pracy’ pojawi siękomunikat : ‘W zajęciu wynagrodzenia brak uzupełnionego pola Komornik’.

W wersji platynowej lista 'Zajęć wynagrodzeń' widoczna jest dodatkowo z poziomu Płace / Zajęcia wynagrodzeń.

140/297

Płace / ZaliczkiProgram umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Ich wypłacie służy opcja Czynności / Wypłać zaliczkę.

Z poziomu opcji Płace / Zaliczki Użytkownik programu uzyskuje wyłącznie możliwość przeglądania zrealizowanych wypłat, względnie kasowaniawybranych elementów pod warunkiem, że odpowiednia lista płac nie zastała zatwierdzona, a tym samym zabezpieczona przed ewentualnymi zmianami.

Wypłata zaliczki:Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie

poniżej.

Wypłata zaliczki

Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkęzaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu:

wprowadzamy datę wypłaty,wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana),wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij.

Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Pojedyncze wypłaty dostępne będąz poziomu opisanej powyżej opcji Płace / Zaliczki.

141/297

Płace / Elementy stornowaneNa zakładce 'Elementy stornowane' wyświetlona jest lista elementów:

Elementy stornowane

oznaczonych do przeliczenia przy użyciu czynności spod danej wypłaty (użycie czynności spowoduje przeliczenie wszystkich elementówwynagrodzenia znajdujących się na wypłacie),

Czynność - Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia

oznaczonych do przeliczenia lub anulowania przy użyciu czynności spod otwartego elementu wynagrodzenia (użycie czynności spowodujeprzeliczenie lub anulowanie konkretnego elementu wynagrodzenia).

Czynność - Oznacz element do anulowania

142/297

RozrachunkiOpcja służy ewidencji przepływu środków pieniężnych.

Kartoteka pracownika: Rozrachunki

Dokumenty rozliczenioweProgram umożliwia przeglądanie dokumentów rozliczeniowych w zawężeniu do okresu oraz zakresu dokumentów rozliczeniowych.

PrzelewyOpcja umożliwia przeglądanie informacji na temat wygenerowanych przelewów, możemy zawężać listę do statusu (razem, zatwierdzona,

niezatwierdzona), okresu, lub waluty (EURO, PLN). Przelewy generujemy z listy Płace / Listy płac przez Czynności / Przygotuj przelewy.

RozrachunkiZ poziomu pracownika dostępna jest lista zrealizowanych wypłat, ze szczególnym uwzględnieniem wypłat gotówkowych i przelewów bankowych na

wskazane przez pracownika konta bankowe.

Warunki płatnościNa kartotece pracownika jest możliwość wskazania sposobu zapłaty dla dokumentów innych niż płacowe. Odpowiednio należy uzupełnić pole

‘Definicje płatności’.

143/297

Dokumenty dodatkoweW kartotece pracownika na zakładce ‘Dokumenty dodatkowe’ jest możliwość wystawiania cząstkowych świadectw pracy z zakończonych umów

terminowych lub świadectw pracy dla pracowników tymczasowych.

Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy.

Dokumenty dodatkowe - Świadectwo pracy

Dokumenty dodatkowe - Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego

Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując:

Definicję dokumentu;Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu;Interesujący nas Okres.

Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje /Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych.

Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemuNarzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac.tymcz.'

U w a g a !

144/297

Historia zapisówDane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

aktualizacja zapisu lubpoprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraznowy zapis z nową datą aktualizacji.

Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy z poziomu listy pracowników polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarzawskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane.

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianęzawartości wybranych pól.

Przed pierwszą aktualizacją:

Po aktualizacji z datą 2008-02-01 (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania)

Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać).Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należyuzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedurypoprawiania danych.

Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny

Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych

Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historiazapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądałszczegółowo we wskazanym okresie.

Z poziomu opisywanej opcji możliwe jest również usuwanie wybranych zapisów historycznych. Nowe zapisy historyczne mogą być tworzonewyłącznie z poziomu listy pracowników.

Poniżej na prostym przykładzie pokazana zostanie konsekwencja wykasowania wybranego zapisu historycznego.

Przykład.

Załóżmy, że w trakcie zatrudnienia pracownik dwukrotnie zmieniał zajmowane stanowisko. Jednocześnie cztery razy modyfikowana była stawka jegozaszeregowania (stąd cztery zapisy historyczne).

Aby usunąć zapis historyczny należy wejść do zapisu wcześniejszego i z jego poziomu usunąć późniejszą aktualizację.

Po usunięciu zapisu historycznego z datą aktualizacji 2008-04-01

W dalszym ciągu historia pracownika jest „ciągła”.

Jeżeli historię pracownika tworzy tylko jeden zapis historyczny to na liście zapisów historycznych będziemy mieli wyłączniepozycję: (wszystko).

U w a g a !

145/297

Listy Kadry i PłaceStruktura list w obrębie modułu Kadry i Płace została podzielona tematycznie aby ułatwić użytkownikowi dotarcie do interesujących go zagadnień.

W obrębie Kadr i płac są dostępne następujące listy:

KadryPracownicyZleceniobiorcyNiezatrudnieniWszyscyWłaścicieleUmowyAkordyDodatki i potrąceniaDokumenty dodatkowe (wersja platynowa programu)Czas pracy

Grafiki (od wersji złotej programu)Nieobecności (od wersji złotej programu)Planowane nieobecności (wersja platynowa programu)Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu)Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu)

Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu)Badania lekarskieNagrody i karyOświadczeniaRodzina pracownikówStruktury organizacyjneSzkolenia BHP

PłacePracownicyZleceniobiorcyWszyscyWłaścicieleUmowyZajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu)Elementy wypłaty (wersja platynowa programu)WypłatyListy płac

PKZP,ZFM,...PKZP, ZFM,...Pożyczki

ZFŚSŚwiadczenia socjalne (wersja platynowa programu)

Szkolenia (wersja złota programu, rozbudowana funkcjonalność w wersji platynowej)SzkoleniaUkończone szkoleniaWnioski o szkoleniaUprawnieniaOferty szkoleńDostawcy szkoleńBudżety szkoleń

ZZL (wersja platynowa programu)OcenyStan zatrudnieniaRekrutacjaEtapy rekrutacji

Deklaracje ZUSKEDUDRAZgłoszenioweInformacje IWAZSWAInformacje RMUA

Deklaracje PITPIT-4RPIT-8 ARPIT-11PIT-40PIT-RPIT-8CIFT-1RIFT-1Wycofane

PIT-8BPIT-8S

146/297

Deklaracje PFRONWn-DWycofane

INF-DWn-U

Struktura list Kadry i płace

147/297

KadryPodział list w obrębie modułu Kadry umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień kadrowych.

Dostępne listy:

PracownicyZleceniobiorcyNiezatrudnieniWszyscyWłaścicieleUmowyAkordyDodatki i potrąceniaCzas pracy

Grafiki (od wersji złotej programu)Nieobecności (od wersji złotej programu)Planowane nieobecności (wersja platynowa programu)Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu)Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu)

Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu)Badania lekarskieNagrody i karyOświadczeniaRodzina pracownikówStruktury organizacyjneSzkolenia BHPDokumenty dodatkowe

Kadry - Listy

148/297

Kadry / PracownicyNa liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni pracownicy (wymagany co najmniej jeden dzień zatrudnienia w przyjętym okresie). Zakres

wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Lista pracowników - filtry

Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, podwarunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale).Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liściewidoczni

Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie:data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni conajmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia.

Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisuhistorycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisuhistorycznego.

Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datęaktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostaćumieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane zostatniego zapisu historycznego.

Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie dozostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatyczniezmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.

Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

CzynnościWybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków

czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika.

Czynności

Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicjaakordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma onobowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji‘Wykonywany do dnia’ dla grupy pracowników.

149/297

Czynności - Akordy

Deklaracje. Opcje pozwalają na seryjne naliczenie deklaracji PIT oraz korekt deklaracji PIT a także deklaracji PIT-8C, IFT-1R, IFT-1.

Czynności - Deklaracje

Wybierając czynność ‘Nalicz PIT’ zostaje otworzone okno umożliwiające wybór następujących parametrów :

Okres.Imię płatnika.Nazwisko płatnika.Data wypełnienia.Naliczaj. Do wyboru : Deklaracje, Korekty, Deklaracje i korekty.Treść uzasadnienia.Zapis bez potwierdzenia. Parametr jest aktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 100 pracowników. Parametrjest nieaktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 500 pracowników.( Uwaga! Zaznaczenie parametru na TAKspowoduje naliczenie i zapisanie deklaracji bez pytania czy zapisać naliczone deklaracje.)

Czynności – Nalicz PIT 11

Deklaracje ZUS. Opcja pozwala na seryjne naliczenie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZWUA oraz przygotowanie zbiorczo Informacji RMUA.

Czynności – Deklaracje ZUS

Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom – przypisanie do etatu – nowych elementów wynagrodzenia,usuwanie lub zmianę już istniejących.

Czynności - Dodatki i potrącenia

Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Pozaznaczeniu parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danegoelementu, np. pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’, ,Zerujpodstawy’, ‘Podstawa’, ‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranejgrupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, tooperacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru ‘Dodaj kolejny’ na TAK spowoduje dodaniedrugiego dodatku w zadanym okresie.Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej zkonfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzieposiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana.Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia irozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji

150/297

zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data „do” w okresie (Data do= Data aktualizacji – 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status „zakończony”. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany zdatą „od” równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jestwyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego dodanego elementu, np. pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’,,Zeruj podstawy’, ‘Podstawa’, ‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzeniawybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp.Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak wprzypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, ajedynie zakończeniu ulega okres wypłaty.

Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w plikutekstowym.Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI).Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służytemu opcja Pracownik / Kadry – pozostałe / Karty RCP.Przed rozpoczęciem importu danych należy:

Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były danePodać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txtOpcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkiedane zapisane we wskazanym pliku.Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa możedotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnieproponowany jest rok odczytany z daty aktualności.Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadkuwpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracownikówzapisanych w importowanym pliku.

Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadkustwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenieniezbędnych korekt.

Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika.Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym.

Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celuzatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane wkonfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranychkreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu.

Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danychkadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę.Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych krokówpotrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę.Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej.Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP.Bilans Otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(Liczba dniwykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy).Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach.

Czynności- Kreatory

Nalicz limity nieobecności. Nieobecności typu urlop wypoczynkowy, Dodatkowy – dla osób niepełnosprawnych – urlop wypoczynkowy czyopieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) mają swoje limity roczne. Przed odnotowaniem u pracownika takiej limitowanej nieobecnościkonieczne jest przypisanie mu odpowiedniego limitu. Indywidualnie limitu przypisywany jest pracownikowi z pozycji … / Pracownik / Kalendarz /Limity nieobecności.

151/297

Lista pracowników - naliczanie limitów

Wykorzystując opcję Czynności / Nalicz limity nieobecności możemy operację dodawania (aktualizacji limitu) wykonać jednocześnie dla wybranej –zaznaczonej – grupy pracowników.

Po wybraniu opcji odpowiedni limit wybieramy z listy i definiujemy okres, dla którego należy dokonać obliczeń.

Jeżeli w wybranym okresie pracownik nie posiada jeszcze wybranego limitu, to zostanie on automatycznie dodany, a następnie przeliczony.

Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego na 26 dni w roku 2007. W tymże roku pracownik wykorzystał 19 dni urlopuwypoczynkowego. Naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego na rok 2008 spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając gojednocześnie o wartość „z przeniesienia’. W omawianym przypadku 26-19 dni czyli 7 dni ( z zaległego roku).

Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego (26 dni) w 2002 roku. W tymże roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopuwypoczynkowego. Wywołanie limitu urlopowego na 2003 rok spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie owartość „z przeniesienia”. W omawianym przypadku 26 – 6 = 20 dni.

Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę kontamodułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości email.

Czynności – operacje seryjne

Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny.Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania.Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników.Konta modułu enovaNet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie,odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovaNet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enovaoraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovaNet…Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania lekarskiego.Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności.Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP.Dodaj świadczenie socjalne.Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników.

Czynność – Dodaj umowy…

Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń.Wyślij EMAIL.Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą,do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi ‘Okres do’ dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa.

Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu ‘Okres’.Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracjiprogramu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej:

Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia;Wypłaty nagrody o tej samej kwocie;Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników;Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku;Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku.

152/297

Użycie czynności ‘Edycja’ w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądźewentualnie jego anulowanie. Czynność ‘Wykonaj’ potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanychpracowników.

Struktura organizacyjna. Opcja widoczna od wersji złotej programu. Czynność umożliwia dodanie lub usunięcie zaznaczonej liście osóbpowiązań.Szkolenia. Opcja umożliwia dodanie zaznaczonej liście osób wniosku szkoleniowego dla wybranej definicji szkoleń (definicja szkolenia dodanawcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń).

Lista pracowników – dodawanie wniosków

Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane sąprzed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej.

Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkęzaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanymformularzu:

wprowadzamy datę wypłaty,wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana),wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz izamknij.

Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac.

Wypłata zaliczki

Wyszukaj wg oceny. Umożliwia wyszukanie pracowników wg wskazanej oceny.Zgody. Od wersji złotej w systemie jest możliwość ustawienia dla dowolnego wydziału blokady danych kadrowych oraz naliczania wynagrodzeń.Blokada danych kadrowych oznacza zakaz modyfikacji normy czasu pracy, czasu pracy, zestawień czasu pracy, nieobecności, kalendarzadostępnego dla akordów, zestawień realizacji przy umowach cywilnoprawnych na stawce godzinowej. Blokada naliczania wynagrodzeń oznaczabrak możliwości naliczania wypłat z tytułu umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych. Funkcja blokująca zostaje włączona poprzez zaznaczeniew konfiguracji konkretnego wydziału (Kadry i Płace / Kadry / Wydziały ) parametru ‘Aktywna’ na TAK. Przy pomocy czynności ‘Zgody’ umożliwionoedycję danych mimo aktywnych blokad. Zgody można udzielać dla danego wydziału określając termin do kiedy możemy edytować dane, za jakiokres oraz wskazujemy czy będą edytowane dane kadrowe czy naliczanie wynagrodzeń. Udzieloną zgodę można w dowolnym momencie wycofaćprzy pomocy opcji Czynności / Zgody / Wycofaj.

Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takichmiejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłaconewybranym – zaznaczonym osobom.Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników.Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych),Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawićWszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych –zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie.Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowanialisty płac. Domyślnie Data aktualności.Edycja ‘Miesiąca ZUS’. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykładprzy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt.

153/297

Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak „zmusić” program do sprawdzenia, czy wokresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecnościodnotowane już po naliczeniu wypłaty).W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program „w tle”przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżelistwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną,wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty.Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano takąmożliwość (zaznaczone pole Korygowana).

Lista pracowników - naliczanie wypłat

Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy.Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychDodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanienaliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnienaliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste).

Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma).Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie.Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ichwypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów.

Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jestodpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę

Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfiguracjęZ góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałeelementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu.Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału.Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczyzarówno deklaracji PIT jak i ZUS).

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK.

Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK.

Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUSistotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będziezawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie

Parametry edycja ‘Miesiąca ZUS’ oraz ‘Miesiąc ZUS’ należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonaniakorekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jestobowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownikówstanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramachstosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

U w a g a !

154/297

wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty).

Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku.

Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dlaposzczególnych rodzajów ubezpieczenia.

Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane sąwyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia.Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składekZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone.

Aby użyć czynności ‘Korekta podatków i składek’ należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłączniepod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej orazsą wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT.

U w a g a !

Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanychelementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami.Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej.

U w a g a !

155/297

Kadry / ZleceniobiorcyNa liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni zleceniobiorcy (wymagana co najmniej jedna umowa cywilnoprawna, realizowana co najmniej

jeden dzień w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

FiltryFunkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ).

CzynnościFunkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ).

156/297

Kadry / NiezatrudnieniNa liście wyświetlane są wszystkie niezatrudnione w wybranym okresie osoby. Na liście tej automatycznie umieszczane są osoby po ustaniu stosunku

pracy. Lista jest dynamicznie modyfikowana. Przedłużenie zatrudnienia (ponowne zatrudnienia) zwolnionemu pracownikowi spowoduje, żeautomatycznie znikną warunki uprawniające program do wyświetlania go na tej liście. Jednocześnie pracownik widoczny będzie na liście Kadry /Pracownicy. Żeby dana osoba mogła zostać wyświetlona na liście niezatrudnieni, nie może w wybranym okresie przepracować ani jednego dnia.Dotyczy to również umów cywilnoprawnych. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów).

FiltryDostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod

linkiem Kadry / Pracownicy ).

CzynnościFunkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ).

157/297

Kadry / WszyscyNa liście wyświetlani są jednocześnie: Zatrudnieni, Zleceniobiorcy i Niezatrudnieni. Na liście nie są wyświetlani Właściciele. Zakres wyświetlanych

danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

FiltryDostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod

linkiem Kadry / Pracownicy ).

CzynnościFunkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ).

158/297

Kadry / WłaścicieleLista Właściciele jest wyświetlana, jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne jest zaznaczony na TAK

parametr ‘Rozliczaj właścicieli’. Na liście wyświetlani są wyłącznie Właściciele i osoby z nimi współpracujące. Lista ta jest też jedynym miejscem wprogramie, w którym można wprowadzać dane o „zatrudnianych” właścicielach i osobach współpracujących.Dla wprowadzenia danych o właścicieluwybieramy opcję: Nowy (Właściciel). Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do pracowników. Właścicieli od pozostałychzatrudnionych wyróżnia to, że na formularzach:

Kadry / Właściciel zaznaczamy, czy właściciel będzie się rozliczał wspólnie z zatrudnionymi pracownikami czy deklaracja DRA będzie dla niegoliczona indywidualnie oraz czy na indywidualnej deklaracji dra ma przechodzić REGON (formularz dostępny wyłącznie dla właścicieli)Kadry / Etat / Ogólne

Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE)Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany.

Dla wprowadzenia danych o osobach współpracujących wybieramy opcję: Nowy (Osoba współpracująca). Przed wprowadzeniem danychpersonalnych musimy zadeklarować z którym z właścicieli dana osoba współpracuje. Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony dowłaścicieli. Osoby współpracujące od właścicieli wyróżnia to, że na formularzach:

Kadry / Osoba współpracująca możemy zmienić (wybór z listy) właściciela przypisanego osobie współpracującej. Podobnie jak w przypadkuwłaścicieli na formularzu Kadry / Etat / Ogólne:

Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE).Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

FiltryDostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy.

CzynnościFunkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy.

Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisanaw konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego …).

W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiedniopomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności.

U w a g a !

Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisanaw konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego …).

W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiedniopomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności.

U w a g a !

159/297

Kadry / UmowyNa liście wyświetlane są wszystkie umowy cywilnoprawne trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Filtry - Kadry / Umowy

Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowynieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywanewszystkie umowy aktywne i anulowane.Element. Filtr umożliwia wyświetlenie umów cywilnoprawnych ze względu na elementy wynagrodzenia je rozliczające.Wydział. Zawierając umowę zlecenie każdorazowo określamy do jakiego wydziału (pośrednio centrum kosztów) umowa jest przypisywana.Domyślnie takim wydziałem jest Firma. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie umowyprzypisane do tego wydziału. Opcjonalnie do jego podwydziałów.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy przypisane do wybranego wydziału i jego wszystkich podwydziałów.Nie. Na liście zostaną umieszczone wyłącznie umowy przypisane do wybranego wydziału. Umowy przypisane do podwydziałów nie będąna liście widoczne.

Filtr. Wyświetlona lista umów może zostać zawężona przez wybór jednej z opcji: Wg okresu, Nie spłacone, Spłacone, Spłacone i nie zakończone,Wg okresu spłat.Okres. Na liście umieszczane są umowy trwające w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data… data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni wszystkie umowy, które zostały zawarte 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy, bez względu na okres trwania.

Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisuhistorycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisuhistorycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresiedo zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanieautomatycznie zmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.Pracownik. Możliwość wskazania zleceniobiorcy/pracownika.

CzynnościWybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy umów. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków te same

czynności mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika.

Deklaracje ZUS. Opcja umożliwia seryjne przygotowanie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA dla zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umówi wybraniu opcji ‘Przygotuj ZUA i ZZA’ lub ‘Przygotuj ZWUA’ wskazujemy okres, za który program przygotuje deklaracje do umów. Po zaznaczeniuparametru ‘Zarejestruj rodzinę’ lub ‘Wyrejestruj rodzinę’ na TAK, zostaną również przygotowane deklaracje ZCNA dla członków rodziny.Dodatki i potrącenia Opcja pozwala na seryjne dodawanie zleceniobiorcom nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę jużistniejących. Omówione niżej czynności są dedykowane umowom cywilnoprawnym wyłącznie w kontekście listy Kadry/Umowy. Użycie czynnościdostępnych w sekcji "Dodatki i potrącenia" na pozostałych listach skutkuje zmianami w elementach wynagrodzenia przypisanych pracownikowi,czyli dotyczy osób zatrudnionych na etacie.

Dodaj nowy element. Zleceniobiorcy, we wskazanym okresie zostanie przypisany do umowy cywilnoprawnej wybrany z listy elementwynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru "Ustaw podstawy" na Tak pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanegodo danego elementu, np. pole "Podstawa" dla dodatku kwotowego, pole "Procent" dla dodatku procentowego. Parametry "Ustawpodstawy", "Zeruj podstawy", "Podstawa", "Czas", "Dni", "Współczynnik", "Procent", "Ułamek" umożliwiają seryjne przypisanie elementówwynagrodzenia wybranej grupie zleceniobiorców wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli zleceniobiorca w danymokresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru "Dodajkolejny" na Tak spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie.Dodaj zestaw. Zleceniobiorcy, we wskazanym okresie zostanie przypisany do umowy cywilnoprawnej wybrany z listy zestaw dodatkówstworzony wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli zleceniobiorca wdanym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana.Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia irozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacjizapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data „do” w okresie (Data do= Data aktualizacji – 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status „zakończony”. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany zdatą „od” równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jestwyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru "Ustaw podstawy" na Tak uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do

160/297

danego elementu, np. pole "Podstawa" dla dodatku kwotowego, pole "Procent" dla dodatku procentowego. Parametry "Ustaw podstawy","Zeruj podstawy", "Podstawa", "Czas", "Dni", "Współczynnik", "Procent", "Ułamek" umożliwiają seryjne przypisanie elementówwynagrodzenia wybranej grupie zleceniobiorców wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp.Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w umowie zleceniobiorcy przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak wprzypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych zleceniobiorcy(Umowa/Dodatki), a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty.

Kopiuj umowy. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonych umów. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywaniaumowy. Dodatkowo zaznaczając parametr ‘Kopiuj dodatki’ na TAK zostanie skopiowany ostatni zapis historyczny z dodatku wraz z podstawą.Okres dodatków zostanie ustawiony na okres zgodny z trwaniem umowy. Adekwatnie ustawienie flagi ‘Kopiuj dodatki’ na NIE spowodujeskopiowanie wyłącznie umowy bez przypiętych do niej dodatków.Podsumowanie wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wszystkich wypłat dla danej osoby bądź podsumowanie wg okresu albo wg datywypłaty.Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazydanych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku „dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danymosoby wybranej z listy).Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego"resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych umów.Kopiuj umowę. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonej umowy. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywaniaumowy.Nalicz umowę. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takichmiejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłaconewybranym – zaznaczonym osobom.Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy umów.Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowanialisty płac. Domyślnie Data aktualnościMiesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak „zmusić” program do sprawdzenia, czy wokresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecnościodnotowane już po naliczeniu wypłaty).W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program „w tle”przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżelistwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną,wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty.Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano takąmożliwość (zaznaczone pole Korygowana).Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychDostępne definicje list płac szczegółowo opisane zostały w rozdziale poświęconym konfiguracji płac.Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma).Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany umowie. Symbol pozwala przypisać wypłaty umów doróżnych list płac pomimo tego, że są one (umowy) przypisane do tego samego wydziału i są naliczane w tym samym okresie. Wykorzystując symbol serii możemy na przykład rozdzielić umowy z tytułu umów zleceń i umów o dzieło lub wypłaty dla zleceniobiorcówbędących jednocześnie pracownikami i dla osób obcych.Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do umów przypisanych do wybranego wydziału.Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczyzarówno deklaracji PIT jak i ZUS).

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK.

Wyrejestruj umowę. Opcja umożliwia seryjne wyrejestrowanie zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji ‘Wyrejestrujumowę’ wskazujemy datę, do której program będzie szukaj niewyrejestrowanych umów.

161/297

Kadry / AkordyNa liście wyświetlane są wszystkie akordy trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Lista akordów - filtry

Definicja akordu. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy wykonujący wybrany akord.Wydział. Przypisując pracownikowi akord jednocześnie określamy w jakim wydziale będzie on realizowany (… Etat / Akord) Domyślnie wydziałemjest wydział, w którym zatrudniony jest pracownik. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostanąwyłącznie akordy przypisane temu wydziałowi.Okres. Listę tworzą pracownicy wykonujący wybrany akord co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest wformacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord.

Data aktualności. W wybranym okresie dane pracowników, parametry wykonywanego akordu mogły być wielokrotnie aktualizowane. Dataaktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisuhistorycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresiedo zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanieautomatycznie zmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.Pracownik. Możliwość wskazania pracownika.

CzynnościOperacje seryjne – Zaktualizuj akordy pozwala na wykonanie grupowej aktualizacji akordu, w parametrach podajemy datę na jaką ma zostaćdokonana aktualizacja. Program pozwala nam zawęzić aktualizację tylko do ostatniego zapisu.Podziel kwotę akordu grupowego. Grupowa organizacja pracy, zgodnie z przepisami działu czternastego kodeksu pracy, polega nazatrudnieniu przez pracodawcę utworzonej dobrowolnie i zorganizowanej grupy pracowników do wykonywania ustalonych zadań, które wpewnym momencie zostaną zrealizowane i które stanowią podstawę do rozliczenia. W systemie enova poszczególne te zadania zapisywane sąjako akord grupowy (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje akordów).

Grupa sama ustala swój skład osobowy, podział pracy wewnątrz grupy, rozkład czasu pracy. W systemie enova tworzenie grupy odbywa się poprzezprzypisanie zdefiniowanego zadania – akordy grupowego poszczególnym pracownikom (tworzącym tym samym grupę). Czas pracy poszczególnychczłonków grupy zapisywany jest w akordzie, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci kalendarza(czas pracy notowany dzień po dniu) lub w postaci zestawień.

Zespół kształtuje sam formy i zasady wynagradzania za pracę w ramach środków przewidzianych na wykonanie zadania. W praktyce rozliczeniezadania – akordu grupowego polega na proporcjonalnym podziale pomiędzy pracowników (członków grupy) wypracowanego zysku. Współczynnikiemproporcjonalności jest zazwyczaj stawka zaszeregowania. Program dopuszcza jednak i drugą możliwość, że współczynnik będzie definiowanyindywidualnie dla każdego pracownika w trakcie przypisywania go do grupy (akordu).

Po wybraniu opcji Podziel kwotę akordu grupowego podajemy kolejno:

Okres, jakiego rozliczenie będzie dotyczyć,Wydział. Wybór jednego z wydziałów pozwoli ograniczyć rozliczenie zadania wyłącznie do uczestników grupy zatrudnionych we wskazanymwydziale. Jeżeli pracownicy – uczestnicy grupy realizującej zadanie (akord) są związani z różnymi wydziałami pole należy pozostawić puste.Definicja akordu. Wybieramy z listy akord – zadanie, które będzie rozliczane.

Kwota. Wpisujemy wynagrodzenie za wykonane zadanie, które powinno zostać rozdzielone pomiędzy uczestników grupy. Po zdefiniowaniuopisanych powyżej parametrów proces naliczania akordu grupowego inicjujemy przyciskiem OK.

162/297

Czynności - naliczanie akordu grupowego

Wynagrodzenie pracownika akordowego liczone jest następująco:

dla wszystkich członków grupy sumowane są iloczyny: czas pracy x definiowany współczynnik proporcjonalności (lub stawkazaszeregowania),wprowadzona kwota dzielona jest przez wyliczoną wcześniej sumę – wyliczana jest w ten sposób wartość jednej roboczogodziny,dla poszczególnych pracowników wynagrodzenie obliczane jest jako: liczba godzin pracy x wartość roboczogodziny x odpowiedniwspółczynnik proporcjonalności (definiowany lub stawka zaszeregowania).

Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazydanych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku „dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danymosoby wybranej z listy).Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego"resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczychakordów.

163/297

Kadry / Dodatki i potrąceniaMiejscem powiązania pracownika z wybranymi elementami wynagrodzenia jest etat (Etat / Dodatki). W przypadku zleceniobiorców jest to Umowa /

Dodatki. Listę tworzą pracownicy, zleceniobiorcy którym przysługuje wybrany dodatek (potrącenie) w wybranym dniu: Data aktualności.

Na liście po za pracownikami wyświetlane są aktualne wartości parametrów konfiguracyjnych wypranego elementu (na przykład procent premii).Opcja pozwala na szybką zmianę (aktualizację) wyświetlanych parametrów. W ten sposób można na przykład ustalać indywidualnie wartość premiiuznaniowej dla wybranej grupy pracowników

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Lista dodatków

Definicja dodatku (potrącenia). Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy uprawnieni do wybranego elementu wynagrodzenia (wymaganyodpowiedni zapis w … Pracownik / Etat / Dodatki).Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Jeżeli wfiltrze "Zakres" jest ustawiona opcja: Wszyscy wówczas filtr "Wydział" zostaje wyszarzony bez możliwości edycji.Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisany wybrany dodatek co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okrespodawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np. 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np. …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord.

Data aktualności. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie (dodatki i potrącenia sąelementami historycznymi. W programie może być przechowywana informacja o ich modyfikacjach).Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania dodatków przypiętych do konkretnego pracownika.

CzynnościEdycja podstaw dodatku… Czynność umożliwia edycje podstaw dodatku. Po wybraniu powyższej czynności zostaje otworzone okno ‘Zmianawartości dodatku’, w którym należy wskazać ‘Datę aktualizacji’. Używając przycisk ‘Otwórz’ mamy możliwość zmienić kwotę przypisaną dodatkowilub z tego miejsca zaktualizować kwotę danego dodatku od wskazanej daty.

Zmiana wartości dodatku

164/297

Kadry / Czas pracyW gałęzi Kadry / Czas pracy są dostępne następujące listy:

Dane z RCP (od wersji platynowej)Grafiki (od wersji złotej programu)Nieobecności (od wersji złotej programu)Oryginalne dane z RCP (od wersji platynowej)Planowane nieobecności (wersja platynowa)Wnioski urlopowe (wersja platynowa)

Czas pracy - Listy

165/297

Kadry / Czas pracy / Dane z RCPW wersji platynowej programu dostępna jest lista zaczytanych danych z RCP. Wejścia, wyjścia znajdujące się na omawianej liście są automatycznie

przeniesione z listy Kadry/Czas pracy/Oryginalne dane z RCP.

Filtry

Filtry - Kadry/Czas pracy/Dane z RCP

Na liście są dostępne filtry:

Definicja. Możliwość wskazania konkretnej definicji do wyboru: Niezdefiniowany, Wejścia, Wyjścia, Wejście służbowe, Wyjście służbowe, Wejścieprywatne, Wyjście prywatne, Wszystkie.Zakres. Możliwość wskazania czy lista ma tworzyć rekordy przypisane pracownikom, zleceniobiorcom, zatrudnionym czy wszystkim.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone dane z RCP.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone wejścia/wyjścia pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone wejścia/wyjścia pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane z RCP.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.Filtr. Słownik do wyboru:

Do zaimportowania.Zaimportowane.Wszystkie.

Stan. Słownik do wyboru:Nieoznaczony. Stan nadany rekordom zapisanym bezpośrednio po imporcie z pliku do bazy.Aktywny. Stan nadawany rekordom po weryfikacji.Nieaktywny. Stan nadawany rekordom negatywnie zweryfikowanym przy użyciu czynności "Weryfikuj dane z RCP".Wszystkie.

Na omawianej liście jest możliwość dodawania rekordów poprzez wybranie przycisku "Nowy (Wejście-wyjście)", usuwania i otwierania rekordów wcelu dokonania modyfikacji.

Dodatkowo na omawianej liście jest możliwość automatycznego weryfikowania danych zaczytanych z RCP poprzez wybranie przycisku

lub dostępnej czynności "Weryfikuj dane z RCP".

Po wybraniu czynności "Weryfikuj dane z RCP" zostaje otwarte okno z następującymi parametrami:

Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania weryfikacji wyłącznie dla rekordów zaznaczonych na liście.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy zweryfikować dane RCP.Stan. Możliwość wskazania stanu, który ma podlegać weryfikacji. Do wyboru: Nieoznaczony, Aktywny, Nieaktywny.

Aby była możliwość zaczytania danych z RCP na listy należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kalendarze/RCP-regułyzaznaczyć parametr "Import danych do tabeli pośredniej": Tak.

Na liście Kadry/Czas pracy/Oryginalne dane z RCP nie ma możliwości weryfikowania zaczytanych danych, rekordy są nie doedycji. Weryfikacja jest możliwa wyłącznie na liście Kadry/Czas pracy/Dane z RCP.

U w a g a !

Aby automatyczna weryfikacja była możliwa należy odpowiednie weryfikatory przygotować w konfiguracji systemuNarzędzia/Opcje/Kadry i płace/Kalendarze/RCP-algorytmy. Weryfikatory mogą służyć przykładowo automatycznemu wygładzaniudanych czyli w przypadku gdy pracownik z zaplanowaną normą czasu pracy od godziny 8:00 przychodzi do pracy o godzinie7:55 działanie weryfikatora może polegać na automatycznym "dodaniu" pracownikowi 5 minut brakujących do godziny 8:00 takaby nie były generowane nadgodziny na wypłacie.

U w a g a !

166/297

Czynność/Weryfikuj dane z RCP

Po zaakceptowaniu weryfikacji danych z RCP przyciskiem OK zostaje otworzone okno RCP, na którym są możliwe do wykonania czynności "Dopasujdo normy", "Dodaj zapis", "Usuń zapis".

Okno RCP

Po dokonaniu weryfikacji zaimportowanych rekordów w celu przeniesienia czasu pracy na kalendarz pracownika należy użyć czynności "Importujdane z RCP".

Po wybraniu czynności otwarte zostaje okno "Importuj dane z RCP" z następującymi parametrami:

Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania importu wyłącznie dla rekordów zaznaczonych na liście.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy zaimportować dane RCP.Stan. Możliwość wskazania stanu, który ma zostać zaimportowany. Do wyboru: Nieoznaczony, Aktywny, Nieaktywny.Nadpisz dane. W sytuacji gdy dane zostały już raz zaimportowane aby była możliwość nadczytania danych na kalendarzu pracownika parametrnależy zaznaczyć "Tak".

Czynność/Importuj dane z RCP

167/297

Czynność/Importuj dane z RCP

Lista "Dane z RCP" jest automatycznie aktywowana jeżeli enova365 jest w wersji platynowej. W celu ukrycia listy należyzablokować do niej dostęp na konkretnej roli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Role.

U w a g a !

168/297

Kadry / Czas pracy / GrafikiAby skorzystać z grafików czasu pracy należy zakupić minimum wersję złotą programu.

W pierwszej kolejności należy stworzyć definicję grafiku z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kalendarze / Definicje grafików. ListaKadry / Czas pracy / Grafiki będzie widoczna tylko wówczas jeżeli będą zdefiniowane grafiki. Nowy grafik dodajemy poleceniem Nowy (Definicjagrafika). Uzupełniamy

Nazwa: Identyfikuje definiowany grafik na liście (maksymalnie 30 znaków),Okres pracy od,…do.

Przykładowo sklep A otwarty jest od godziny 9 do 22. W tej sytuacji w polu ‘Okres pracy od’ należy wpisać 9, natomiast w polu ‘do’ należy wpisać 22.Innym przykładem mogą być firmy ochroniarskie, w przypadku których w polu ‘Okres pracy od’ należy wpisać 0, natomiast w polu ‘do’ należy wpisać 24.

Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Grafiki skonfigurowaną definicję grafiku podpinamy do określonego wydziału poleceniem Nowy (Grafik planupracy) a następnie wybieramy wydział z predefiniowanej listy.

Dodawanie grafiku

Zakładka ‘Grafik’ jest widoczna, wówczas gdy przypiszemy przynajmniej jednego pracownika do danego grafiku. Na zakładce dostępne są poniższepola:

Usuń: Usuwa informację wprowadzoną w danym dniu,Dzisiaj: Wybiera w kalendarzu dzisiejszą datę,Idź do daty …: Wybiera w kalendarzu wskazaną datę,Widok: Wybór wyglądu kalendarza:

Dzień: Pokazuje szczegółowo dany dzień,Tydzień roboczy: Pokazuje aktualny tydzień roboczy,Tydzień: Pokazuje aktualny tydzień (od poniedziałku do niedzieli),Miesiąc: Pokazuje miesiąc zaczynając od aktualnego tygodnia,Co miesiąc: Pokazuje aktualny miesiąc,Oś czasu godzinowa: Pokazane są dni pracy w godzinach na osi czasu,Oś czasu dzienna: Pokazane są dni pracy na osi czasu.

Poprzedni okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu poprzedzający aktualny okres,Następny okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu następujący po aktualnym okresie.

Na zakładce ‘Ogólne’ dostępne są poniższe pola:

Wydział: Wydział, do którego podpięty jest dany grafik,Nazwa: Nazwa grafika, wyświetlana na liście grafików (maksymalnie 30 znaków),Definicja: Definicja, na której będzie oparty dany grafik.Blokada: Po włączeniu blokady nie będzie możliwe przypięcie kolejnych pracowników do danego grafika (przycisk ‘Wybierz pracowników’ będziewyszarzały).

W części pracownicy znajduje się lista pracowników przypiętych do danego grafiku.

Pracowników do grafiku dodajemy /usuwamy poleceniem Wybierz pracowników, bądź skrótem klawiaturowym F7. Następnie pojawi się okno, w

którym za pomocą dodamy pracownika do grafiku lub za pomocą usuniemy pracownika z grafiku. Na liście ‘Pracownicy’ wyświetlają się wszyscypracownicy wprowadzeni do bazy.

169/297

Przypinanie pracowników do grafiku czasu pracy

Po naciśnięciu przycisku OK pojawi się kolejna zakładka o nazwie ‘Grafik’, która wygląda jak poniżej.

Sklep Grafik

Czas pracy pracownika w danym dniu można modyfikować. Wydłużyć lub skrócić czas możemy poprzez:

Nacisnąć dwa razy na pole lub

Przeciągnąć w prawo / w lewo okno .

170/297

Zmodyfikowany czas zmienia kolor na pomarańczowy .

Aby przywrócić standardową informacje o czasie pracy należy:

Zaznaczyć dany dzień, nacisnąć - usunie się ‘Definicja czasu pracy’ a pole zmieni kolor na szary ,

Zaznaczamy ponownie dany dzień, naciskamy - przywróci się standardowa informacja o czasie pracy a pole zmieni kolor na żółty

.

Przypięty do pracownika grafik czasu pracy będzie widoczny w pracowniku w Kalendarz / Norma czasu pracy. Standardowo informacje z pozycjiKalendarz / Norma czasu pracy przepisywane są na pozycję Kalendarz / Czas pracy.

171/297

Kadry / Czas pracy / NieobecnościZakładka pozwala na wyświetlanie listy nieobecności. Lista ta widoczna jest od wersji złotej programu. Za pomocą dostępnych filtrów określamy jaka

lista nieobecności zostanie wyświetlona.

Filtry

Filtry – Kadry / Nieobecności

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Typ. Możliwość zawężenia wyświetlanych rekordów w zależności od typu nieobecności. Do wyboru:

Razem - wszystkie dostępne nieobecności.Nieusprawiedliwiona - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Nieusprawiedliwiona" wówczas w filtrze "Definicja" będzie do wyboruwyłącznie "Nieobecność nieusprawiedliwiona".Usprawiedliwiona bezpłatna - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Usprawiedliwiona bezpłatna" wówczas w filtrze "Definicja" będą dowyboru nieobecności: Inna nieobecność (kod 350), Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, Służba wojskowa, Urlop bezpłatny.Usprawiedliwiona płatna - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Usprawiedliwiona płatna" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyborynieobecności: Badanie lekarskie, Delegacja służbowa, Nieobecność usprawiedliwiona płatna, nieobecności rozliczające urlopypracownicze.Urlop wychowawczy - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Urlop wychowawczy" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyborunieobecności rozliczające urlopy wychowawcze.Nieobecność ZUS - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Nieobecność ZUS" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru nieobecności:Urlop macierzyński, Urlop ojcowski (art. 182.3 KP), Urlop rehabilitacyjny, Urlop rodzicielski, Zwolnienie chorobowe, Zwolnienie opieka(ZUS).Storno - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Storno" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru rozliczenia storno czyli dotyczącekorekt nieobecności.

Definicja. Filtr powiązany z ustawieniem filtru "Typ". Określamy rodzaj nieobecności jakie mają zostać wyświetlone na liście. Filtr umożliwiawyświetlenie listy wybranej nieobecności ( np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, itp.) lub wszystkich nieobecności.

Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nieobecności.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nieobecności.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Po określeniu zakresu za pomocą filtrów otrzymujemy listę nieobecności, zrzut ekranu poniżej:

Lista nieobecności

Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz nieobecności i dostęp do zakładek:

Ogólne, poniżej zrzut ekranu

172/297

Nieobecność – zakładka Ogólne

Korekty (na zakładce znajduje się lista korekt wprowadzonych do danej nieobecności).Elementy wynagrodzenia (zakładka wyświetla listę wypłat dokonanych dla danej nieobecności).

173/297

Kadry / Czas pracy / Planowane nieobecnościPozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Kadry / Ewidencje / Planowane nieobecności będzie widoczna tylko w bazie, w której będą

zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarz / Definicje nieobecności na TAKparametrem ‘Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności’. Lista Planowane nieobecności służy do planowania urlopówpracowników, najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność używając przycisku

. Nieobecność zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce „Nieobecności”.

Filtry

Filtry – Kadry / Planowane nieobecności

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce‘Dodatkowe’ zaznaczony parametr ‘Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności’ na TAK.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności.Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimipodwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności.

174/297

Kadry / Czas pracy / Oryginalne dane z RCPW wersji platynowej programu jest możliwość zaczytywania pliku RCP na tabele pośrednie Kadry/Czas pracy/Oryginalne dane z RCP oraz

Kadry/Czas pracy/Dane z RCP. W celu dokonania zaczytania danych należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kalendarze/RCP-reguły zaznaczyćparametr "Import danych do tabeli pośredniej": Tak. Wówczas na liście pracowników w Kadrach jest dostępna czynność "Import RCP (tabelapośrednia)".

Filtry

Filtry - Kadry/Wejścia i wyjścia RCP

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Z dostępnej listy mamy możliwość zawęzić wyświetlane rekordy wybierając: Niezdefiniowany, Wejścia, Wyjścia, Wejścia służbowe,Wyjścia służbowe, Wejście prywatne, Wyjście prywatne, Wszystkie .Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone dane. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" filtr"Wydział"zostaje wyszarzony, nie do edycji.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone informacje dotyczące pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimipodwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone informacje pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Jeżeli na liście Kadry/Czas pracy/Dane z RCP użytkownik dokonał nieprawidłowych modyfikacji zaczytanych rekordów ma możliwość ponownieprzenieść dane z listy "Oryginalne dane z RCP" poprzez wskazanie w czynności "Kopiuj oryginalne dane".

Czynność "Kopiuj oryginalne dane"

W otwartym oknie czynności "Kopiuj oryginalne dane" są dostępne parametry:

Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania kopiowania wyłącznie rekordów zaznaczonych na liście.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy skopiować dane z listy "Oryginalne dane z RCP" do listy "Dane z RCP".Nadpisz dane. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony "Tak" wówczas dane z listy "Oryginalne dane z RCP" nadczytują dane na liście "Dane z RCP".Jeżeli parametr pozostawimy ustawiony "Nie" wówczas użycie omawianej czynności spowoduje dodanie kolejnych wierszy do rekordów czylikierownik na liście "Dane z RCP" będzie widział wiersz zweryfikowany oraz wiersz zaczytany z listy "Oryginalne dane z RCP".

Na liście Kadry/Czas pracy/Oryginalne dane z RCP nie ma możliwości weryfikowania zaczytanych danych, rekordy są nie doedycji. Weryfikacja jest możliwa wyłącznie na liście Kadry/Czas pracy/Dane z RCP.

U w a g a !

Lista "Oryginalne dane z RCP" jest automatycznie aktywowana jeżeli enova365 jest w wersji platynowej. W celu ukrycia listynależy zablokować do niej dostęp na konkretnej roli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Role.

U w a g a !

175/297

Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowePozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Wnioski urlopowe jest listą pomocniczą do wniosków, które są w kartotece pracownika na

zakładce „Kadry – pozostałe / Wnioski urlopowe” oraz w module enova365 Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika. Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowebędzie widoczna tylko w bazie, w której zostaną zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace /Kalendarze / Definicje nieobecności na TAK parametrem ‘Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych’.

Wnioski urlopowe używane są przede wszystkim w module Kadry i Płace.Net, gdzie pracownik składa wniosek urlopowy, a przełożony go akceptuje,po zaakceptowaniu wniosek trafia do kalendarza pracownika jako nieobecność.

Filtry

Filtry - Kadry/Wnioski urlopowe

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce‘Dodatkowe’ zaznaczony parametr ‘Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych’ na TAK.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe.Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe.

W sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie używane są obie funkcjonalności (wprowadzanie wniosków urlopowych oraz planowanienieobecności) program w trakcie zatwierdzania wniosku urlopowego sprawdza czy na ten okres jest już zaplanowananieobecność i na odwrót.

U w a g a !

176/297

Kadry / EwidencjeWersja platynowa programu zawiera dodatkowy folder o nazwie Ewidencje. W obrębie powyższego folderu dostępne są następujące listy:

Badania lekarskie,Nagrody i kary,Oświadczenia,Rodzina pracowników,Struktury organizacyjne,Szkolenia BHP,Dokumenty dodatkowe.

Ewidencje - Listy

177/297

Kadry / Ewidencje / Badania lekarskieLista zawiera badania lekarskie wprowadzone na kartotece pracownika Kadry – pozostałe / Badania lekarskie.

Filtry

Filtry - Kadry / Badania lekarskie

W obrębie listy dostępne są następujące filtry:

Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są badania lekarskie Wstępne i Okresowe.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone badania lekarskie. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wybrana opcja "Wszyscy"wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie przeznaczony do edycji.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych badań według Terminu wykonania bądź Daty wykonania badania.Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone badania lekarskie.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Czynności

Nowe badanie lekarskie możemy przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk lub gdy jestkonieczność przypisania danego badania lekarskiego kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj badania lekarskie.

Czynności / Badania lekarskie

Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę wykonania badania, zmienić termin badania, anulowaćplanowane badanie bądź ustalić termin następnego badania.

Spod listy Ewidencje / Badania lekarskie pod drukarką są dostępne wydruki ‘Badania okresowe’ oraz ‘Badania okresowe – braki’.

178/297

Kadry / Ewidencje / Nagrody i karyLista zawiera wprowadzone Nagrody i Kary na kartotece pracownika Kadry – pozostałe / Nagrody i kary. Nową nagrodę lub karę możemy

przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk .

Filtry

Filtry - Kadry / Nagrody i kary

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Rodzaj. Wybór możemy zawęzić do Nagrody lub Kary.Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Nagroda i Kara.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nagrody i kary. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy"wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nagrody i kary.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruku ‘Nagrody i kary’.

179/297

Kadry / Ewidencje / OświadczeniaLista zawiera oświadczenia PIT-12, PIT-2, PIT-3 wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Oświadczenia. Nowe oświadczenie

możemy dodać bezpośrednio na liście wybierając przycisk .

Filtry

Filtry - Kadry / Oświadczenia

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja oświadczenia. Dostępne warianty wyboru to PIT-12, PIT-2, PIT-3.Treść oświadczenia. Po wyborze odpowiedniej definicji oświadczenia parametr zostaje odblokowany i umożliwia wybór odpowiedniej treścioświadczenia.Zakres.Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone oświadczenia.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone oświadczenia.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

180/297

Kadry / Ewidencje / Rodzina pracownikówLista zawiera członków rodzin pracowników wprowadzonych na kartotece pracownika Kadry / Rodzina. Nowego członka rodziny możemy przypisać

pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk .

Filtry

Filtry - Kadry / Rodzina pracowników

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Ubezpieczenie zdrowotne. Możliwość wyświetlenia danych według wskazanego parametru : Wszyscy, Ubezpieczony, Nieubezpieczony, Oddnia, Do dnia.St. pokrewieństwa/powinowactwa. Możliwość wskazania stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetleni członkowie rodziny pracowników. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazanaopcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji.Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane.Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

181/297

Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjneLista Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna

(Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne).

Filtry

Filtry - Kadry / Struktury organizacyjne

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Struktura organizacyjna. Zawężenie struktury organizacyjnej do konkretnie wskazanej.Element. Jest możliwość wskazania elementu w obrębie wybranej struktury organizacyjnej.Z podelementami. Parametr umożliwia dodatkowo wskazania lub nie podelementów.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane.Data aktualności. Wskazujemy datę aktualności.

182/297

Kadry / Ewidencje / Szkolenia BHPLista zawiera szkolenia BHP wprowadzone na kartotece pracownika Kadry – pozostałe / Szkolenia BHP.

Filtry

Filtry - Kadry / Szkolenia BHP

W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Szkolenie BHP oraz Szkolenie BHPokresowe.Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych szkoleń BHP według Terminu bądź Daty odbycia szkolenia BHP .Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP.

Czynności

Nowe szkolenie BHP możemy przypisać pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk lub gdy jestkonieczność przypisania danego szkolenia BHP kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj szkolenia BHP.

Czynności / Szkolenia BHP

Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę odbycia szkolenia, zmienić termin szkolenia, anulowaćplanowane szkolenie bądź ustalić termin następnego szkolenia.

Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruków ‘Szkolenia BHP’ oraz ‘Szkolenia BHP – braki’.

183/297

Kadry/Ewidencje/Dokumenty dodatkoweLista zawiera świadectwa pracy pracowników oraz świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych wystawione na kartotece pracownika na

zakładce 'Dokumenty dodatkowe'.

Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy.

Filtry - Kadry/Dokumenty dodatkowe

Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując:

Definicję dokumentu;Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu;Interesujący nas Okres.

Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje /Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych.

Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemuNarzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac.tymcz.'

U w a g a !

184/297

PłacePodział list w obrębie modułu Płace umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień płacowych.

Dostępne listy:

PracownicyZleceniobiorcyWszyscyWłaścicieleUmowyZajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu)Elementy wypłaty (wersja platynowa programu)WypłatyListy płac

Płace - Listy

185/297

Płace / PracownicyListę tworzą pracownicy zatrudnieni (etat) co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie. Jeżeli dla pracownika w tym okresie zrealizowane

były wypłaty to przy jego nazwisku zostaną wyświetlone kwoty: suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (Opodatkowane) oraz sumanieopodatkowanych elementów wynagrodzenia (Nieopodatkowane).

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty (będzie onaistotnym kryterium tworzenia listy Płace / Wypłaty).

Wybierając pracownika z listy uzyskujemy dostęp do:

listy wypłacanych elementów wynagrodzenia (na przykład Premia uznaniowa, Nagroda, ). W zależności od przyjętego kryterium lista może byćposortowana wg nazwy elementów umieszczonych na liście lub wg okresu za jaki zostały one wypłacone (zakładka Elementy).listy list płac zrealizowanych w wybranym okresie (zakładka: Wypłaty).listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki).listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane).listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie).listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe).listy przelewów (zakładka: Przelewy).listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Filtry - Płace / Pracownicy

Wydział. Lista zostanie ograniczona do list plac zrealizowanych w wybranym wydziale. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem,że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale).Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liściewidoczni

Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie:data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni conajmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia.

Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisuhistorycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisuhistorycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datęaktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musizostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostanądane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności niebędzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do”wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

CzynnościWybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków

czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika.

Czynności

Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja186/297

akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma onobowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji‘Wykonywany do dnia’ dla grupy pracowników.

Czynności - Akordy

Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom – przypisanie do etatu – nowych elementów wynagrodzenia,usuwanie lub zmianę już istniejących.

Czynności - Dodatki i potrącenia

Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Pozaznaczeniu parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np.pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’, ,Zeruj podstawy’, ‘Podstawa’,‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz zokreśleniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanieautomatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru ‘Dodaj kolejny’ na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie.

Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej zkonfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzieposiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana.Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia irozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacjizapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data „do” w okresie (Data do= Data aktualizacji – 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status „zakończony”. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany zdatą „od” równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jestwyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego dodanego elementu, np. pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’,,Zeruj podstawy’, ‘Podstawa’, ‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzeniawybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp.Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak wprzypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, ajedynie zakończeniu ulega okres wypłaty.

Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w plikutekstowym.Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI).Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służytemu opcja Pracownik / Kadry – pozostałe / Karty RCP.Przed rozpoczęciem importu danych należy:

Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były danePodać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txtOpcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkiedane zapisane we wskazanym pliku.Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa możedotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnieproponowany jest rok odczytany z daty aktualności.Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadkuwpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracownikówzapisanych w importowanym pliku.

Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadkustwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenieniezbędnych korekt.

Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika.Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym.

Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celuzatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane wkonfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranychkreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu.

Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danychkadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę.Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych krokówpotrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę.Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej.Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP.Bilans otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(Liczba dni

187/297

wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy).Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach.

Czynności - Kreatory

Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę kontamodułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości email.

Czynności – operacje seryjne

Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny.Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania.Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników.Konta modułu enovaNet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie,odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovaNet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enovaoraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovaNet…Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania lekarskiego.Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności.Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP.Dodaj świadczenie socjalne.Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników.

Czynność – Dodaj umowy…

Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń.Wyślij EMAIL.Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą,do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi ‘Okres do’ dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa.

Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu ‘Okres’.

Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracjiprogramu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej:

Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia;Wypłaty nagrody o tej samej kwocie;

188/297

Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników;Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku;Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku.

Użycie czynności ‘Edycja’ w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądźewentualnie jego anulowanie. Czynność ‘Wykonaj’ potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanychpracowników.

Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane sąprzed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej.

Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkęzaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanymformularzu:

wprowadzamy datę wypłaty,wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana),wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz izamknij.

Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac.

Wypłata zaliczki

Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takichmiejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłaconewybranym – zaznaczonym osobom.Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników.Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych),Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawićWszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych –zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie.Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowanialisty płac. Domyślnie Data aktualności.Edycja ‘Miesiąca ZUS’. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykładprzy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt.

Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak „zmusić” program do sprawdzenia, czy wokresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecnościodnotowane już po naliczeniu wypłaty).W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program „w tle”przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżelistwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną,wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty.Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano takąmożliwość (zaznaczone pole Korygowana).

Parametry edycja ‘Miesiąca ZUS’ oraz ‘Miesiąc ZUS’ należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonaniakorekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jestobowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownikówstanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramachstosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

U w a g a !

189/297

Lista pracowników - naliczanie wypłat

Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy.Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychDodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanienaliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnienaliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste).Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma).Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie.Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ichwypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów.Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jestodpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatęZ dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfiguracjęZ góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałeelementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu.Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału.Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczyzarówno deklaracji PIT jak i ZUS).

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK.

Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK.

Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUSistotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będziezawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkiewypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty).

Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku.

Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dlaposzczególnych rodzajów ubezpieczenia.

Aby użyć czynności ‘Korekta podatków i składek’ należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłączniepod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej orazsą wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT.

U w a g a !

Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanychelementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami.Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej.

U w a g a !

190/297

Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane sąwyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia.Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składekZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone.

Płace / ZleceniobiorcyListę tworzą zleceniobiorcy:

wykonujący dowolną umowę cywilnoprawną co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie orazzleceniobiorcy, którzy zakończyli wykonywanie umów, ale ich umowy nie zostały całkowicie rozliczone. Jeżeli w tym okresie zrealizowane byływypłaty do tych umów, to przy nazwisku zleceniobiorcy zostaną wyświetlone sumaryczne kwoty wypłat.

Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do:

listy zawartych umów cywilnoprawnych (zakładka Elementy).listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat (zakładka: Wypłaty).listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki).listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane).listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie).listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe).listy przelewów (zakładka: Przelewy).listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Filtry - Płace / Zleceniobiorcy

Wydział. Lista zostanie ograniczona do zleceniobiorców, którzy realizują umowy zawarte w wybranym wydziale (umowa indywidualnie wiązanajest z wydziałem).Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Zleceniobiorcy realizującyumowy związane z podwydziałach nie będą na liście widoczni.

Okres. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy torównież zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa.

Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisuhistorycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisuhistorycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datęaktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musizostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostanądane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności niebędzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do”wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna datawypłaty. Data wypłaty istotna będzie w trakcie przygotowywania listy Płace / Umowy.

U w a g a !

191/297

Płace / WszyscyListę tworzą wszystkie osoby z wyłączeniem właścicieli i osób z nimi współpracujących, których podstawowe dane personalne zostały wpisane do

programu. Nie jest w tym przypadku wymagane zatrudnienie na etat lub wykonywani umowy cywilnoprawnej.

Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach:Opodatkowane, Nieopodatkowane.

Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do:

listy wypłaconych elementów, na przykład Premia, Składka PZU … (zakładka Elementy).listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat. Listę tworzą poszczególne paski wypłat. (zakładka: Wypłaty).listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki).listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane).listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie).listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe).listy przelewów (zakładka: Przelewy).listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

FiltryOkres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach:Opodatkowane, Nieopodatkowane.Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy torównież zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa.

Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranymOkresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżelidotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna datawypłaty..

U w a g a !

192/297

Płace / WłaścicieleListę tworzą właściciele i osoby z nimi współpracujące. Żeby osoba mogła zostać wyświetlona na tej liście musi zostać zatrudniona w wydziale:

Właściciele i osoby współpracujące.

Lista jest jedynym miejscem, w którym można dla tych osób zrealizować wypłaty. W tym przypadku wypłaty nie należy rozumieć dosłownie. Wprzypadku właścicieli i osób współpracujących wypłata jest formalnym zaakceptowaniem kwoty (dochodu) stanowiącego podstawę naliczania składekZUS.

Dla zrealizowania wypłaty dla wybranego właściciela (osoby współpracującej):

Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz wypłatyW polu Okres wpisujemy okres wypłaty (domyślnie proponowanym okresem jest okres wyświetlania listy Płace / Właściciele. Jako typ wypłatypozostawiamy Etat.Poleceniem Nalicz wypłaty:

Wywołujemy formularz przy pomocy którego potwierdzamy podstawowe dane dotyczące wypłaty (Okres, Data wypłaty, Data listy płac …).Zapis akceptujemy przyciskiem OK.Akceptujemy naliczoną listę płac (przycisk OK)Akceptujemy zapis poleceniem Zapisz i zamknij lub <CTRL+S> Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

FiltryOkres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach:Opodatkowane, Nieopodatkowane.Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranymOkresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona.Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

193/297

Płace / UmowyLista zawiera wszystkie wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zrealizowane w wybranym okresie. O umieszczeniu umowy na liście decyduje data jej

wypłaty. Jeżeli dana wypłata, wypłaty rozliczają umowę w całości to dodatkowo umowa oznaczona zostanie symbolem W (Wypłacona). W przeciwnymprzypadku opisana będzie literą N jako Niezapłacona.

Lista umów

Przykład.

Umowa została zawarta w okresie 2002-04-05…20. Umowa płacona była w dwóch ratach. Pierwsza rata została zapłacona w dniu zakończenia umowy.Druga rata, rozliczająca całkowicie umowę została wypłacona w maju.

Na liście Płace / Umowy umowa będzie widoczna zarówno w kwietniu jak i w maju. O wyświetleniu umowy, a dokładnie rzecz biorąc wypłaty do umowydecyduje wyłącznie data wypłaty.

W opisywanym przykładzie wypłaty były dwie. Jedna w kwietniu, jedna w maju. Ponieważ druga rata powodowała całkowite wypłacenie umowywyświetlany jest przy niej symbol W (Wypłacona).

Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów. Układ filtrów jest identyczny jak dla opcji Płace / Umowy z tą istotnąróżnicą, że w tym przypadku istotna jest data wypłaty umowy a nie czas jej trwania.

Filtry

Filtry - Płace/Umowy

Element. Możliwość zawężenia wyświetlanych rekordów do konkretnego elementu wynagrodzenia rozliczającego umowę cywilnoprawną.Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowynieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywanewszystkie umowy aktywne i anulowane.Wydział. Lista zostanie ograniczona do umów, które związane zostały z wybranym wydziałem.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone umowy związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone umowy realizowane wyłącznie w wybranym wydziale.

Filtr. Listę można zawężać ze względu na datę realizacji umowy, wybierając odpowiednio: Wg okresu spłat, Spłacone, Nie spłacone,Spłacone i niezakończone.Okres. Jeżeli we wskazanym okresie do danej umowy została realizowana jakaś wypłata, to umowa zostanie wyświetlona na liście. Odpowiedniekwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Wartość, Do wypłaty (pozostało do wypłaty).Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy torównież zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa.

Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisuhistorycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu dataaktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualnościbędzie wpływać na wyświetlany Okres.Pracownik. Możliwość wskazania pracownika/zleceniobiorcy.

Wybierając umowę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do:

Elementy, lista wypłaconych elementów umowy, składających się na analizowaną wypłatęWypłaty, lista zrealizowanych wypłat danej umowyDodatki, lista wypłaconych dodatków do danej umowy, poniżej zrzut ekranu:

Umowy zlecenia zawarte na czas nieokreślony (bez daty do) zawsze są oznaczone jako niespłacone.

U w a g a !

194/297

Umowa – lista elementów

195/297

Płace / Zajęcia wynagrodzeniaLista zajęć wynagrodzenia dostępna jest w wersji platynowej programu. Lista zawiera wszystkie wprowadzone zajęcia wynagrodzenia (kartoteka

pracownika / Płace / Zajęcia wynagrodzenia) w zadanym okresie.

Filtry

Filtry - Płace/Zajęcia wynagrodzenia

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Komornik. Możliwość wskazania konkretnego komornika.Element. Możliwość wskazania elementu wynagrodzenia rozliczającego zajęcia wynagrodzenia.Stan. Możliwość przefiltrowania zajęć wynagrodzenia ze względu na stan: Anulowany, Niespłacony, Spłacony, Razem.Zakres Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie.Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Jeżeli wfiltrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji.Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.Nie. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia realizowane wyłącznie w wybranym wydziale.

Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisane zajęcie wynagrodzenia w wybranym okresie.Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania konkretnego pracownika.

196/297

Płace / Elementy wypłatyLista dostępna wyłącznie dla wersji platynowej programu zawierająca wszystkie elementy wypłaty wchodzące w skład wynagrodzeń pracowników

zrealizowanych w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, …). O umieszczeniu elementu wypłaty na liście decyduje okres elementubądź data jego wypłaty.

Wybierając dany element wypłaty (Otwórz) uzyskujemy możliwość podglądnięcia następujących danych dotyczących wybranego elementu:

Ogólne, informacja o wypłaconym elemencie wynagrodzenia. W szczególności z uwzględnieniem okresu , wartości oraz składników/parametrówdanego elementu.Składniki, składniki elementu wypłaty, główna wartość elementu oraz jego pomniejszenia.Podatki, informacja o wysokości przychodu opodatkowanego i nieopodatkowanego, przysługujących i odliczonych kosztach uzyskaniaprzychodu oraz uldze podatkowej, odprowadzonej zaliczce podatku.Składki, informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach z uwzględnieniem składek płaconych ze środkówpracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek).

Filtry

Filtry- Płace / Elementy wynagrodzenia

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Rodzaj źródła. Możliwość przefiltrowania elementów wypłaty ze względu na wskazany rodzaj źródła czyli etat, nieobecność, umowa, akord,storno, dodatek, nadgodziny I, nadgodziny II, nadgodziny św., nocne, kurs, świadczenie, nagroda, kara, fund. poż. wpisowe, fund. poż. wycofanie,fund. poż. składka, pożyczka, pożyczka spłata, zaliczka, spłata zaliczki, zajęcie komornicze, odchyłki.Definicja elementu. W zależności od wybranego ‘Rodzaju źródła’ uaktywnia się odpowiednia lista elementów do wyboru. Na przykład przywyborze Rodzaju źródła: Etat, w filtrze ‘Definicja elementu’ podpowiada się lista elementów: Dochód deklarowany, Wynagrodzenie zasadniczegodzinowe, Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne.Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac.Typ wypłaty. Listę można zawęzić wybierając typ wypłaty: Wszystkie, Etat, Umowa lub Inne.Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat wybranego wydziału.Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie elementy wypłat zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczone elementy wypłat zawarte wyłącznie w wybranym wydziale.

Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono element bądź okres wypłaty elementu, wybierając odpowiednio: wgokresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS, wg daty listy płac.Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat w wybranym okresie.Lista płac. Możliwość wskazania konkretnej listy płac.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.Wypłata. Możliwość wskazania konkretnej wypłaty.

197/297

Płace / WypłatyLista zawiera wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, …). O umieszczeniu wypłaty na liście

decyduje wyłącznie jej data. W tym przypadku wypłata odpowiada paskowi wypłaty.

Wybierając wypłatę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do wszystkich elementów składających się na taką wypłatę. W przypadku wypłaty etatowej może tobyć na przykład wynagrodzenie zasadnicze, premia, dodatek za nadgodziny.

Formularz wypłaty etatowej zawierał będzie następujące informacje:

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie zestosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatęZobowiązania, lista płatności do zrealizowania z danej wypłaty ( kwota i termin zobowiązania)Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej,naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotneSkładki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniemskładek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodamitytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się wsytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata Formularze wypłaty umowy,zaliczki, innej wypłaty będą nieznacznie zmodyfikowane w stosunku do arkusza wypłaty etatowej. Modyfikacje będą dotyczyły praktyczniewyłącznie wyglądu zakładki Ogólne i będą one uwzględniały specyfikę danego typu wypłaty. Na przykład w przypadku wypłaty z tytułu umowyzlecenia nie będzie wyświetlana informacja o wynagrodzeniu z tytułu pracy w nocy, czy w pracy w nadgodzinach. Pojawi się za to pozycja:Rozliczenie umowy (Numer umowy. Wartość brutto).

Filtry

Filtry - Płace/Wypłaty

Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłaty: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie.Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac.Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty wybranego wydziałuZ podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie wypłaty zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczone wypłaty zawarte wyłącznie w wybranym wydziale.

Lista płac. Wyświetlana lista zostanie ograniczona do wypłat wybranej listy płac.Pracownik. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego pracownika.Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono wypłatę, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiącaZUS, wg daty listy płac.Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty w wybranym okresie (program automatycznie wyłączy filtrowanie wg Listy płac).

Czynności

Czynności - Płace/Wypłaty

Zatwierdź wypłatę. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane wypłaty.Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane wypłaty.Podsumowanie zaznaczonych wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wskazanych wypłaty.

198/297

Płace / Listy płacZ jednej strony listę tworzą wszystkie listy płac zapisane w programie. Z drugiej strony lista jest miejscem tworzenia (definiowania, naliczania) nowych

list płac. Pełny proces tworzenia listy płac możemy podzielić na dwa etapy:

1. pierwszy etap definiowanie listy plac rozumianej dokument, w którym zapisane zostaną wypłaty dla poszczególnych pracowników,zleceniobiorców. To definicja, w której zapisane zostaną podstawowe warunki naliczania wypłat.

2. drugi etap to naliczanie wypłat zgodnie z przyjętymi warunkami.

Filtry

Filtry - Płace/Listy płac

Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac.Wydział. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego wydziału. Do wyboru we filtrze są dostępne wydziały, które w konfiguracji systemu(Kadry i Płace / Kadry / Wydziały) na definicji wydziału mają zaznaczony parametr ‘Lista płac’ na TAK.Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie listy płac zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczone listy płac zawarte wyłącznie w wybranym wydziale.

Indeks. Kryterium dobierania list płac do wyświetlenia ich na liście może być:Okres za jaki wypłata została naliczona. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty.Wg daty wypłaty. W tym przypadku nie jest istotne za jaki okres wypłata była liczona.Wg miesiąca ZUS. Na liście pojawią się listy przypisane do wybranego okresu ZUS.Wg daty listy płac.

Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie listy płac w wybranym okresie.Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłat: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie.

Czynności

Czynności - Płace/Listy płac

Podsumowanie zaznaczonych list płac. Operacja umożliwia podsumowanie zaznaczonych list płac.Renumeracja list płac. Czynność pozwala poukładać alfabetycznie pracowników w ramach wskazanej listy płac. Renumeracja listy płac możliwajest dla niezatwierdzonej listy płac.Przygotuj przelewy. Czynność pozwala przygotować przelewy dla wskazanej listy płac. Przygotowanie przelewów wymaga zatwierdzenia listypłac.Kompensata należności. Czynność umożliwia dokonanie kompensaty należności w ramach wskazanych zatwierdzonych list płac.Księgowanie (TXT). Czynność umożliwia przygotowanie pliku w celu zaczytania list płac do programu Optima.Oznacz do przeliczenia umowy zaliczka lub podatek. Czynność historyczna dedykowana rozliczeniom umów ryczałtowych.Zatwierdź listę płac. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane listy płac.

Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane listy płac.

Zmiana daty wypłaty. Zmiana daty wypłaty możliwa jest dla odtwierdzonych list płac. Należy pamiętać, że czynność zmiany daty wypłaty możespowodować zmianę miesiąca ZUS oraz miesiąca PIT wskazanej listy płac.

Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tę listę płac.

U w a g a !

Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tymprzypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat.

U w a g a !

199/297

Nalicz wypłaty. Czynność pozwala naliczyć wypłaty dla wskazanej listy płac.

200/297

Definiowanie listy płacNową listę płac wywołujemy przyciskiem: Nowy (Lista płac).

Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Definicja listy. Definicja listy służy rozróżnieniu wypłat ze względu na ich źródło. Dzięki definicji wypłaty ze stosunku pracy drukowane są na liściewypłat etatowych. Wypłaty z funduszu bezosobowego drukowane są na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych. W programiepredefiniowane zostały następujące definicje list płac:

LPBO (Lista Płac – Bilans Otwarcia) - lista płac dla elementów wypłat importowanych z innych programów,LPD (Lista Płac – Dochód deklarowany) - lista zarezerwowana dla rozliczeń z Właścicielami oraz Osobami z nimi współpracującymi,LPE (Lista Płac – Etaty) - domyślnie wypłaty dla pracowników zatrudnionych na etacie,LPI (Lista Płac – Inne) - wypłaty dla osób nie będących ani pracownikami ani zleceniobiorcami). Na liście mogą być umieszczane wyłącznienieopodatkowane, nieoskładkowane elementy płac.LPP – (Lista Płac – Pożyczki) – lista udzielonych (wypłaconych) pożyczek typu PKP, ZFM,LPU (Lista Płac – Umowy) - domyślnie wypłaty dla zleceniobiorców,LPZ – (Lista Płac – Zaliczki) - wypłacone zaliczki a konto wypłaty Jeżeli zachodzi taka potrzeba użytkownik może zapisać w programierównież własne definicje. Służy temu opcja konfiguracyjna programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Listy płacszczegółowa opisana w rozdziale poświęconym konfiguracji płac.

Reasumując. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dlazleceniobiorców wybieramy LPU.

Konfiguracja listy płac

Wydział. Z definicji listy (LPE, LPU, …) wynika czy musi ona zostać związana z wydziałem czy nie. Jeżeli tak, to konieczny będzie wybór wydziału. Wramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty wyłącznie dla pracowników zatrudnionych we wskazanym dziale. Wypłaty nie będąnaliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Jeżeli w definicji listy płac nie zostało zapisane jej przypisanie do wydziału to naformularzu pole Wydział pozostanie nieaktywne. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty dla wszystkich pracowników bezwzględu na wydział w którym zostali zatrudnieni.Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Wprowadzona w tym miejscu datanie jest istotna z punktu widzenia dalszych obliczeńNumer dokumentu. Wszystkie dokumenty przechowywane w programie posiadają unikalny dla siebie numer. Numer ten jest automatycznienadawany przez program na podstawie wprowadzonych danych. Składnia numeru listy płac jest następująca: Symbol definicja listy / Symbolwydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (do czasu zapisania listy ?).

Naliczanie. Wypłata naliczana może być na jeden z dwóch sposobów:

Z dołu – po przepracowaniu danego miesiącaZ góry – przed przepracowaniem danego miesiąca. W takim przypadku nieobecności, które pojawią się w miesiącu za który wypłata zostałazrealizowana zostaną rozliczone z miesięcznym „opóźnieniem”. Żeby wypłata danego elementu wynagrodzenia mogła zostać zrealizowana„z góry” muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki:

Definicja elementu wynagrodzenia musi dopuszczać taką możliwość (Naliczanie: Płatna z góry)

Na liście płac zostanie zaznaczone, że jest ona liczona z góry. Reasumując. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z dołu to wszystkieelementy wynagrodzenia zostaną naliczone właśnie w ten sposób.

201/297

Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z góry to elementy wynagrodzenia zdefiniowane jako płacone Z góry w ten właśnie sposób zostanąnaliczone. Pozostałe elementy zostaną naliczone Z dołu, to jest z uwzględnieniem faktycznie przepracowanego czasy.

W ten sposób wynagrodzenie zasadnicze (ta sama definicja elementu wynagrodzenia) w zależności od potrzeb (definicja listy płac) będzie płacone zgóry bądź z dołu. Zasiłki zawsze będą płacone z dołu.

Data wypłaty. Wprowadzona data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc – lista płac zostanie rozliczona (dotyczy zarównodeklaracji PIT jak i ZUS). Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za.Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od … do …) naliczone zostanie wynagrodzenie.Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłatyMiesięcy wstecz. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanymokresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Przykład

Już po zrealizowaniu listopadowej wypłaty (za okres 1-30 listopada) pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za okres 24-30 listopada i tak teżzostało ono wprowadzone do programu.

Realizujemy wypłatę za grudzień (okres 1-31 grudnia).

Jeżeli na liście płac pozostawimy Miesięcy wstecz = 0 to listopadowa nieobecność pozostanie nierozliczona. Grudniowa wyplata jej „niezobaczy”.Jeżeli na liście płac ustawimy Miesięcy wstecz = 1 to przed naliczeniem wypłaty za grudzień program ponownie („w pamięci”) naliczy wypłatę zalistopad, nie ingerując oczywiście listopadową listę płac. Ze względu na wpisaną po listopadowej wypłacie nieobecność program wykryje różnicępomiędzy pierwotnie naliczoną wypłatą a jej ponownym przeliczeniem. Powstała różnica zostanie automatycznie rozliczona w grudniowejwypłacie. W przypadku zwolnienia lekarskiego program:

wygeneruje odpowiednie pomniejszenie listopadowej wypłaty i odpowiednio z tego tytułu pomniejszy grudniową wypłatę.Jednocześnie wygeneruje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek rozliczy go również w grudniowej wypłacie. Zgodnie z normalnąprocedurą wyliczone zostanie również wynagrodzenie za okres grudnia.

W opisany sposób zdefiniowaną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij lub <Ctrl+S>.

202/297

Naliczanie wypłatPoleceniem Otwórz otwieramy wybraną z listy listę płac. Proces naliczania płac inicjowany jest poleceniem Nalicz wypłaty. Po jego zakończeniu:

na zakładce Wypłaty dostępna będzie lista pracowników i naliczonych dla nich wypłatna zakładce Podatki wyliczona zostanie zbiorcza informacja o naliczonej zaliczce podatku (w tym podstawa opodatkowania, koszty uzyskania,ulga podatkowa, pomniejszająca zaliczkę podatku składka na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka podatku przekazywana do urzędu skarbowego.na zakładce Składki wyliczone zostaną podstawy naliczania poszczególnych składek i same składki. Naliczoną listę płac akceptujemy poleceniemZapisz i zamknij. Dla zabezpieczenia listy płac przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona (pierwsza kolumna na liście listpłac lub pole Zatwierdzona na zakładce Ogólne).

Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tą listę.

Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tymprzypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat.

U w a g a !

203/297

PKZP,ZFM,...Podział list w obrębie modułu PKZP,ZFM,... umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień

dotyczących funduszy pożyczkowych.

Dostępne listy:

PKZP, ZFM,...Pożyczki

PKZP,ZFM,... - Listy

204/297

PKZP,ZFM, … | PKZP,ZFM, …Na liście wyświetlani są wszyscy członkowie wskazanego funduszu pożyczkowego. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy

dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Filtry - PKZP,ZFM,...

Fundusz. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy będący członkami wybranego funduszu (co najmniej jeden dzień w wybranym okresie).Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie członkowie wybranego funduszu uczestniczący w nim, co najmniej jeden dzień w wybranym okresie.Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data …(np.: 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu.

Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.

Na liście PKZP,ZFM,... użytkownik ma możliwość skorzystać z raportów: Spłacone raty, Udzielone pożyczki, Wpłaty na fundusz, Członkowie funduszu.

205/297

PKZP,ZFM, … / PożyczkiNa liście wyświetlani są pracownicy, którzy posiadają pożyczkę. Możemy filtrować pracowników według następujących filtrów (kontekstów):

Filtry

Filtry - PKZP,ZFM,.../Pożyczki

Fundusz. Do wyboru mamy predefiniowane pożyczki z funduszów PKZP lub ZFM.Zakres. Listę tworzyć będą pożyczki w zależności od wybranego filtru:

Udzielone (pożyczki udzielone w zadanym okresie),Niewypłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i nie wypłacone w zadanym okresie lub wypłacone po wskazanymokresie),Niespłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i niespłacone w zadanym okresie lub spłacone po wskazanymokresie),Spłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i spłacone w wybranym okresie),Razem (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i nie spłacone przed jego rozpoczęciem).

Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie pożyczki udzielone w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data.Dopuszczalny jest również zapis:

Data …(np.: 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później… Data (np.: …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu.

Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.

206/297

ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychLista dostępna wyłącznie w wersji platynowej programu.W obrębie modułu ZFŚS została przygotowana lista Świadczenia socjalne.

ZFŚS - Listy

207/297

ZFŚS / Świadczenia socjalneLista dostępna wyłącznie w wersji platynowej. Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar

finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części „płacowej” systemu. Lista zawiera świadczenia socjalne zaewidencjonowane w kartotecepracownika w folderze Kadry pozostałe na zakładce Świadczenia socjalne.

Filtry

Filtry - ZFŚS / Świadczenia socjalne

W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Możliwość wyboru definicji świadczenia socjalnego.Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone świadczenia socjalne.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.

208/297

SzkoleniaWybrane listy dostępne są od wersji złotej programu. W ramach obsługi szkoleń rozszerzona funkcjonalność została wprowadzona do wersji

platynowej. Szerszy opis dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu.

Mamy możliwość skorzystania z następujących list:

Szkolenia.Ukończone szkolenia.Wnioski o szkolenia.Uprawnienia (lista widoczna w wersji platynowej programu).Oferty szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu).Dostawcy szkoleń.Budżety szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu).

Szkolenia - Listy

209/297

Szkolenia / SzkoleniaZakładka udostępniona od wersji złotej programu zawierający listę wprowadzonych szkoleń. Nowe szkolenie dodajemy poleceniem Nowy

(Szkolenie).

Zakładka: OgólneNa formularzu na zakładce 'Ogólne' mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o szkoleniuDefinicja – wybieramy z listy definicję szkolenie skonfigurowaną wcześniej w na liście Szkolenia/Definicje szkoleń lub jest możliwość dodaćnową definicje poprze wskazanie "Nowy(Definicja szkolenia)" .Tytuł - pole edytowalne jest uzupełniane na podstawie parametru "Nazwa" na definicji szkolenia.Oferta – wybieramy ofertę dodaną wcześniej w Kadry i płace / Szkolenia / Oferty szkoleń – zakładka widoczna w wersji platynowejprogramu.Szkolenie wewnętrzne – zaznaczamy w przypadku, gdy szkolenie jest organizowane wewnątrz firmyDostawca – pole jest aktywne, gdy parametr ‘Szkolenie wewnętrzne’ ustawimy na NIE. Dostawcę wybieramy z listy wcześniej dodanychdostawców w pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Dostawcy szkoleń

Realizacja.Okres – okres realizacji szkoleniaEtap realizacji – wybieramy etap realizacji z listy, do wyboru mamy: Szkolenie anulowane, Szkolenie przygotowywane, Szkoleniezrealizowane.

Uczestnicy. Lista uczestników przypiętych do szkolenia. Uczestników dodajemy poleceniem Wybierz wnioski (skrót F7). Pojawi się okno, w

którym po prawej stronie zaznaczamy wniosek danego pracownika i za pomocą przenosimy pracowników na prawą stronęczyli na ‘Pracownicy skierowani na szkolenie’.

Zakładka: Kontakt, lokalizacja i rozliczenie

Kontakt w sprawie szkolenia. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń.OsobaTelefonTelefon komórkowyAdres EMAIL

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleńLokalizacjaUlicaDomKod pocztowyPocztaMiejscowośćWojewództwoKraj

Rozliczenie.Budżet – budżet, z którego będzie zrealizowane szkolenie (zakładka widoczna w wersji platynowej programu),Cena szkolenia – pełna wartość szkoleniaCena od osoby – cena szkolenia od osobyKorekta kosztu -Całkowity koszt szkolenia –pole aktywne jest, gdy pole ‘Korekta kosztu’ ustawione jest na TAKPodzielony koszt szkolenia

Zakładka: UwagiZakładka umożliwia zaewidencjonowanie uwag w kontekście danego szkolenia.

210/297

Szkolenia / Ukończone szkoleniaLista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca listę ukończonych szkoleń przez pracowników. Dane możemy filtrować według

okresu. Na liście zostaną wyświetleni pracownicy, którzy w wybranym okresie ukończyli szkolenia u obecnego pracodawcy oraz pracownicy, którzy mająodnotowane szkolenia odbyte poza firmą.

Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do którychnie były wprowadzane wnioski. Wybierając ‘Nowy (Ukończone szkolenie)’ użytkownik ma dostępne pola :

Szkolenie – należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkoleniaOkres – okres odbycia szkoleniaOcenaUwagi – możliwość odnotowania uwag dotyczących ukończonego szkolenia.

Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Pracownicy w części Badania lekarskie i szkolenia jest dostępny wydruk ‘Ukończone szkolenia’.

211/297

Szkolenia / Wnioski o szkoleniaLista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca wprowadzone wnioski o szkolenia. Dane możemy filtrować wg:

Kategoria – filtr dostępny w wersji platynowej programu. Kategorie szkoleń tworzymy w konfiguracji systemy Kadry i Płace / Szkolenia /Kategoria szkoleń.Definicja – definicje szkoleń tworzymy w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Szkolenia / Definicje szkoleń.Stan – stan wniosku możemy wybrać z listy : Zgłoszone, Zatwierdzone, Anulowane, Przygotowywane, Zrealizowane, Rozliczone, Do realizacji,Realizowane, Robocze, Wszystkie.Etap – filtr dostępny w wersji platynowej programu. Etap realizacji szkolenia możemy zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace /Szkolenia / Etapy realizacji szkoleń. W programie predefiniowane są następujące etapy : Szkolenie przygotowywane, Szkolenie rozliczone,Szkolenie zrealizowane, Wniosek anulowany, Wniosek zatwierdzony, Wniosek zgłoszony.Zakres. Do wyboru opcje: Pracownicy, Zleceniobiorcy, Zatrudnieni, Wszyscy.Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, podwarunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale).Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liściewidoczni

Typ okresu – filtr daje możliwość określenia czy dane dotyczące szkoleń mają zostać wyświetlone według okresu, według daty zgłoszenia czywedług terminu szkolenia.Okres - określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski o szkolenia.Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika.

W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia /Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Następnie naciskamy , wybieramy pracownika, któremu chcemy wprowadzić wniosek.

Zakładka: OgólneNa zakładce uzupełniamy pozycje:

Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu).Kierownik.Etap realizacji:

Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego)Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego)Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego)

Skierowany przez pracodawcęData złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie)Termin (termin szkolenia)Data wycofania, anulowania lub odrzuceniaSzkolenieOkresOcena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia)

Pola ‘Szkolenie’ oraz ‘Okres’ uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola ‘Etaprealizacji’ na Szkolenie zrealizowane.

Wniosek o szkolenie / Ogólne

212/297

Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. W wersji platynowej programu zakładka ‘Rozliczenie iuprawnienia’ została dla większej przejrzystości podzielona na zakładkę ‘Rozliczenie’ i ‘Uzyskane uprawnienia’.

Zakładka: RozliczenieNa zakładce uzupełniamy pozycje:

Rozliczenie kursuBudżet – wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu (opcja możliwa w wersji platynowej programu),Korekta kosztu – TAK/NIEKoszt – faktycznie poniesiony

Rozliczenie z pracownikiemKwota (wartość refundacji)Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs)Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie)

Wniosek o szkolenie / Rozliczenie

Zakładka: Uzyskane uprawnieniaNa zakładce istnieje możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień.

Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia.

Zakładka: UwagiZakładka umożliwia użytkownikowi wprowadzenie dodatkowych informacji o szkoleniu.

Zakładka: Elementy wynagrodzeniaW przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie

odpowiedni element wynagrodzenia.

Zakładka: OcenaMożliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia / Opcje /

Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen. Zakładka widoczna w wersji platynowej programu.

213/297

Szkolenia / UprawnieniaZakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą przypisane do pracowników uprawnienia nabyte w ramach odbytych szkoleń.

Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyćkategorię uprawnień z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Kadry i płace /Szkolenia / Definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamypozycje:

Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu)Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu)Data uzyskaniaTermin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola ‘Data uzyskania’)Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia)Opis

Uprawnienie

214/297

Szkolenia / Oferty szkoleńZakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone oferty szkoleń.

Do wyboru mamy oferty szkoleń oraz oferty szkoleń wewnętrznych.

Dodawanie oferty szkolenia

Po naciśnięciu klawisza Nowy (Oferta szkolenia) pojawia się okno, w którym wybieramy z listy dostawcę szkolenia.

Na formularzu na zakładce ‘Ogólne’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleńDostawca – nazwa i kod dostawcyBlokadaDefinicja – z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace /Szkolenia / Definicje szkoleńNazwa – nazwa szkolenia i dostawcyKod szkoleniaKod u dostawcy

Szkolenie.Czas trwania dni, godz. – czas trwania szkolenia w dniach i godzinachIlość uczestników od, do – liczba uczestników szkoleniaStrona WWW – strona WWW szkolenia

Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń.OsobaTelefonTelefon komórkowyAdres EMAIL

Na formularzu na zakładce ‘Rozliczenie i lokalizacja’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkoleniaCena szkolenia – pełna wartość szkoleniaCena od osoby – cena szkolenia od osoby

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleńLokalizacja – do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adresUlicaDomKod pocztowyPocztaMiejscowośćWojewództwoKraj

215/297

Szkolenia / Dostawcy szkoleńLista widoczna w wersji złotej i platynowej programu, którą tworzą wprowadzeni dostawcy szkoleń.

Dostawcę szkoleń wprowadzamy poleceniem Nowy (Dostawca szkoleń). Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wprowadzamyinformacje o ogólne informacje o dostawcy oraz ofertę przedstawioną przez dostawcę.

Formularz dostawcy szkoleń na zakładce ‘Ogólne’ zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o dostawcy szkoleńKod – kod dostawcy szkoleńEU VAT / NIP – numer identyfikacji podatkowejNazwa – nazwa dostawcy szkoleń

Adres.UlicaNr domuNr lokaluKod pocztowyMiejscowośćPocztaGminaPowiatWojewództwoKrajNr telefonuNr faksu

Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń.OsobaTelefonTelefon komórkowyAdres EMAIL

W wersji platynowej programu formularz dostawcy szkoleń posiada zakładkę ‘Oferty szkoleń’ zawierającą listę ofert proponowanych przez firmę.Ofertę szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Oferta szkolenia).

Na formularzu na zakładce ‘Ogólne’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleńDostawca – nazwa i kod dostawcyDefinicja – z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płaceNazwa – nazwa szkolenia i dostawcyKod szkoleniaKod u dostawcy

Szkolenie.Czas trwania dni, godz. – czas trwania szkolenia w dniach i godzinachIlość uczestników od, do – liczba uczestników szkoleniaStrona WWW – strona WWW szkolenia

Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń.OsobaTelefonTelefon komórkowyAdres EMAIL

Na formularzu na zakładce ‘Rozliczenie i lokalizacja’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkoleniaCena szkolenia – pełna wartość szkoleniaCena od osoby – cena szkolenia od osoby

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleńLokalizacja – do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adresUlicaDomKod pocztowyPocztaMiejscowośćWojewództwoKraj

216/297

Szkolenia / Budżety szkoleńZakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone budżety szkoleń.

Firma ustala planowany budżet dla poszczególnych wydziałów, który chce przeznaczyć na szkolenie dla pracowników.

Budżet wprowadzamy poleceniem Nowy (Budżet Szkoleń). Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wskazujemy do którego wydziałychcemy wprowadzić budżet.

Przypisywanie budżetu do wydziału

Formularz budżetu szkoleń zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o budżecieWydział – wydział, do którego przypisany jest budżetOkres – okres, na który wprowadzony jest budżetNazwa – nazwa budżetuWykonany – informacja czy dany budżet został już wykonany

Budżet. Dane dotyczące kwot budżetu

Plan – kwota planowanego budżetuRealizacja – kwota realizacji budżetuZaplanowane – kwota zaplanowanychPozostaje – pozostała kwota budżetu do zrealizowania Listę wprowadzonych budżetów szkoleń możemy zawęzić używając filtrów:

Wykonane – Możliwość przefiltrowania wprowadzonych budżetów szkoleń w zależności czy zostały wykonane czy też nie.

Wydział – Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone budżety szkoleń.Okres.

217/297

Szkolenia / Definicje szkoleńNa liście "Definicje szkolenia" znajduje się lista wprowadzonych definicji szkoleń. Nową definicję szkolenia dodajemy poprzez wskazanie

"Nowy(Definicja szkolenia)".

Definicja szkolenia

W otwartym formularzu definicji szkolenia należy uzupełnić następujące parametry:

Kategoria: należy wskazać kategorię szkolenia. W wersji platynowej nowe kategorie szkoleń można utworzyć w konfiguracji systemuNarzędzia/Opcje/Kadry i płace/Szkolenia/Kategorie szkoleń. W wersji złotej jest dostępna jedna kategoria: Szkolenie.Nazwa: należy uzupełnić nazwę definicji szkolenia.Blokada: jest możliwość zablokowania definicji szkolenia.

Zakładka "Uprawnienia do uzyskania" jest dostępna w wersji platynowej programu, na której Jest możliwość przypisania danej definicji szkoleniakonkretnego uprawnienia do uzyskania. Definicje uprawnień można stworzyć na liście Szkolenia/Definicje uprawnień.

Utworzone definicje szkolenia tworzą listę, którą można filtrować ze względu na:

Kategorie szkolenia: do wyboru dostępne definicje szkoleń.Stan: do wyboru Aktywne, Zablokowane, Razem.

Lista - Definicje szkoleń

218/297

Szkolenia / Definicje uprawnieńNa liście "Definicje uprawnień" znajduje się lista wprowadzonych definicji uprawnień. Nową definicje uprawnienia dodajemy poprzez wskazanie

"Nowy(Definicja uprawnienia)".

Definicja uprawnienia

Na otwartym formularzu definicji uprawnienia należy uzupełnić następujące parametry:

Kategoria: wskazać kategorię uprawnienia. W wersji złotej programu jest dostępna wyłącznie jedna kategoria "Uprawnienie". W wersjiplatynowej programu jest możliwość stworzyć dowolną liczbę definicji uprawnień w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry ipłace/Szkolenia/Definicje uprawnień.Nazwa:należy wprowadzić nazwę definicji uprawnienia.Blokada:definicje uprawnienia można zablokować.

Parametry w sekcji "Uprawnienie"

Bezterminowe:uprawnienie będzie ważne z datą przypisania do pracownika aż do jego utratyOkres ważności lata, miesiące: uprawnienie będzie ważne przez wskazaną liczbę lat/miesięcy, do końca miesiąca: TAK/NIE.

Parametry w sekcji "Dodatkowe"

Przypominaj o wygaśnięciu wymaganego uprawnienia (dni): wymagane wskazanie liczby dni.Wymagane wprowadzenie numeru uprawnienia: TAK/NIE

Utworzone definicje uprawnień tworzą listę, którą można filtrować ze względu na:

Kategorie uprawnienia: do wyboru dostępne kategorie.Stan: do wyboru Aktywne, Zablokowane, Razem.

Lista - Definicje uprawnień

219/297

ZZL - Zarządzanie Zasobami LudzkimiListy dostępne są w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. W ramach

modułu ZZL jest możliwość skorzystania z następujących list:

Oceny,Stan zatrudnienia,Rekrutacja,Etapy rekrutacji.

ZZL-Listy

220/297

ZZL / OcenyW systemie enova informacje o ocenie pracowników wyświetlają się w postaci listy pracowników, wraz z nazwą kryterium wyszukania zdefiniowaną w

konfiguracji programu Narzędzia / Opcje I Kadry i płace / ZZL /Wyszukanie oraz z terminem ( datą, wyznaczoną do wykonania oceny ) i faktycznądatą jej przeprowadzenia.

Wprowadzenie kursu - ocena

Możliwe jest stworzenie listy ocen dla każdego pracownika wraz z ich wartościową oceną. Nową ocenę pracownika inicjujemy poprzez wybranieprzycisku Nowy (Ocena pracownika) . W formularzu mamy dostępne pola:

Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, nazwy oceny i jej terminu.Pracownik.Nazwa. Nazwa wg której jest możliwe, wyszukanie Opcja dostępna do wyboru ustawiona w konfiguracji w pozycji Narzędzia / Opcje /Kadry i płace / ZZL I Wyszukanie lub tez wprowadzenie nowej nazwy.Termin. Data do której ocena powinna być wykonana.Anulowany . Zapis dotyczący aktualności.

OcenaData. Data wykonania oceny .Uwagi. Miejsce w którym możemy zanotować własne uwagi dotyczące przeprowadzonej oceny.

Kryteria. Kryteria oceny wybieramy definicję jedynie z dostępnych ustawionych w konfiguracji programu i uzupełniamy wartość oceny.

221/297

ZZL / Stan zatrudnieniaZ tego poziomu w programie otrzymamy informacje dotyczące stanu zatrudnienia w firmie z podziałem na wydziały, podwydziały i stanowiska z datą

aktualności na wybrany dzień roku.

Stan zatrudnienia

Standardowo na pasku wyświetlane jest lista:

Pracownik – Imię i nazwisko.Definicja – Definicja zajmowanego przez niego stanowiska.Stanowisko – Nazwa zajmowanego stanowiskaFunkcja – Funkcja pełniona przez pracownikaOkres – Okres zatrudnieniaWymiar – Wymiar etatu

Dzięki integralności pomiędzy modułami dane przedstawione w tabeli to dane o pracownikach uzupełniane w trakcie zatrudniania pracownika wmodule Kadry.

Korzystając z funkcji Organizator listy (przycisk zlokalizowany na górnym pasku menu) każdy użytkownik może stworzyć własny widok zpożądanymi informacjami dla danego działu firmy. Informacje te pochodzą z wcześniej uzupełnianych danych o pracownikach i wszystkich mającychmiejsce operacjach w systemie. Dane te mogą być ponadto dowolnie sortowane i grupowane.

Mamy również możliwość do każdego pracownika dołączyć elektroniczną teczkę pracownika w postaci załączników przy pomocy funkcji Asystent

enova inicjowanej z menu programu.

222/297

ZZL / RekrutacjaProces doboru odpowiednich pracowników, na wolne stanowiska pracy, składający się zwykle z kilku etapów: wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji,

analizy dokumentów, rozmowy wstępnej, testów kompetencji kluczowych, rozmowy kwalifikacyjnej.

W systemie enova umożliwia szybki dostęp do danych dotyczących aktualnego stanu tego złożonego procesu.

Rekrutacja

Standardowo na pasku wyświetlane jest lista:

Stan - Okno informujące o obecnym stanie prowadzonej rekrutacji. Otrzymujemy informację czy pracownik jest obecnie zatrudniony(Zatrudniony ), czy proces rekrutacji trwa nadal ( Rekrutacja, Nieaktualny )Etap - Etap rekrutacjiStanowisko - Nazwa stanowiska na jakie prowadzona jest rekrutacja.Pracownik - Imię i nazwisko pracownika/kandydataData zgłoszenia - Data zgłoszenia aplikacji na dane stanowisko.Data zatrudnienia - Data od której kandydat stał się naszym pracownikiem.

Wszystkie te informacje możemy filtrować wg Wydziałów, Stanowisk i Stanu rekrutacji

(Razem, Rekrutacja, Nieaktualny, Zatrudniony ). Pozwala to na ocenę przebiegu procesu rekrutacji i jej weryfikację. Dodatkowo można wyszukać

pracowników/kandydatów wg oceny. Należy kliknąć w klawisz na górnym pasku menu , pojawi nam się okno Wyszukaj wgoceny. Mamy tu do wyboru listę wyszukań, którą definiuje się w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL / Wyszukania.

Wyszukiwanie wg oceny

Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić Nową rekrutację to należy kliknąć w klawisz na górnym pasku Menu.

223/297

Nowa rekrutacja

Okno posiada trzy zakładki:

Zakładka: OgólneDane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata.

Pracownik - Imię i nazwisko.Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony.Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk.Nieaktualna - Zaznaczenie tej opcji spowoduje ,że kolejne pola są niedostępne, a etap rekrutacji jest anulowany.Etap rekrutacji - Pole uzupełni się automatycznie po wpisaniu poniżej etapów rekrutacji.Data zatrudnienia – data zatrudnienia kandydata

Etapy - daje możliwość wprowadzenia kolejnego etapu rekrutacji dla kandydata.

Formularz etapu rekrutacji

Formularz zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne:

224/297

Pracownik - Imię i nazwisko.Nazwa – nazwa etapu rekrutacji np. rozmowa kwalifikacyjnaTermin – termin poszczególnych etapów rekrutacji

Ocena:Data - do której ocena powinna być wykonana.Uwagi – pole tekstowe na komentarz do danej oceny

Kryteria oceny:

Kryteria można dodawać na dwa sposoby albo przy pomocy klawisza, gdzie z listy możemy wybrać wcześniej zdefiniowanywzór oceny wraz z kryteriami oceny Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL / Wzory ocen. Możemy również kryteria oceny dodającręcznie wiersze w sekcji Kryteria oceny. Wcześniej należy mieć zdefiniowane kryteria oceny w konfiguracji systemu.

Zakładka: UwagiPole dostępne do wpisania własnych niestandardowych opisów przebiegu rekrutacji.

Zakładka: Aktualny opisWyświetlane są w postaci listy oceny uzyskane w trakcie rekrutacji przez kandydata wraz z terminem ich przeprowadzenia.

Ponadto na górnym pasku menu jest klawisz , dzięki któremu po zakończeniu rekrutacji można od razu wprowadzić danedotyczące nowo zatrudnionej osoby. Po wciśnięciu klawisza pojawia się okno Zatrudnij na etat, gdzie wpisujemy datę zatrudnienia nowegopracownika. Program automatycznie przeniesie po uzupełnieniu zakładki Etat / Ogólne nowego pracownika na listę pracowników w module Kadry /Pracownicy.

Zatrudnienie pracownika

225/297

ZZL / Etapy rekrutacjiDane na liście wyświetlane są wg Nazwy etapu rekrutacji i wybranego okresu przedstawiają stan procesu rekrutacji. Do wyboru także Filtr: wg

daty, wg terminu .

Wszystkie informacje uzyskujemy przy wcześniejszym uzupełnieniu danych dotyczących Rekrutacji.

Lista etapów rekrutacji

Standardowo na pasku wyświetlana jest lista:

Pracownik - Imię i nazwisko.Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony.Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk.Etap – etap rekrutacji na którym znajduje się aktualnie kandydatTermin – termin odbytej rozmowyData – data oceny kandydata na tym etapie rekrutacji

Na górnym pasku menu jest klawisz , dzięki któremu można wprowadzić kolejny etap rekrutacji kandydatów do pracy.Formularz Nowego etapu rekrutacji został omówiony w dotyczącym rekrutacji.

226/297

Deklaracje ZUSPrzesłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnika wymaga wcześniejszego ich zapisania w pliku KEDU (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów

Ubezpieczeniowych). W tym samym pliku KEDU zapisywane mogą być zarówno deklaracje zgłoszeniowe jak i rozliczeniowe.

Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej wraz z załącznikami służy opcja DRA. Lista załączników do deklaracji DRA ustalana jest przez programautomatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika.

Deklaracje zgłoszeniowe ubezpieczonych i członków ich rodziny mogą być przygotowywane zarówno z poziomu opcji Zgłoszeniowe jak i z poziomuPracownik / Deklaracje. W tym pierwszym przypadku dysponujemy listą ubezpieczonych.

W ramach gałęzi Deklaracje ZUS użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list:

KEDUDRAZgłoszenioweInformacje IWAZSWAInformacje RMUA

Deklaracje ZUS - Listy

227/297

Deklaracje ZUS / KEDUPrzygotowanie pierwszej deklaracji zgłoszeniowej lub rozliczeniowej w danym miesiącu musi zostać poprzedzone stworzeniem odpowiedniego pliku

KEDU.

Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Deklaracje ZUS / KEDU: Nowy (KEDU). W wywołanym formularzy (zakładka Ogólne) wprowadzamy Datę zjaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany.

Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.

Deklaracje ZUS – KEDU

Jeżeli w wybranym pliku KEDU zapisane zostały już dane, to na zakładce Pola można je przeglądnąć. Z tego miejsca nie podlegają one jednak edycji.

Dane takie też mogą zostać wysłane do Programu Płatnika. Eksport danych inicjowany jest przyciskiem Eksport KEDU.

Przechowywane w programie pliki KEDU gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu Płatnika bezkonieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji).

Wprowadzona w tym miejscu data ma wyłącznie znaczenie informacyjne (porządkowe) i nie będzie w żaden sposób wpływałana zawartość pliku KEDU. Wprowadzona data formalnie powinna odpowiadać dacie przygotowania deklaracji.

U w a g a !

Do tego samego pliku KEDU dane dopisywane mogą być wielokrotnie pod warunkiem, że nie zostało zaznaczone poleZatwierdzona. Zaznaczenie tego pola jest równoznaczne z zablokowaniem możliwości dodawania nowych informacji do pliku.

U w a g a !

Plik KEDU powinien być zatwierdzany po przesłaniu danych do Programu Płatnika. W ten sposób eliminowana jest możliwośćprzypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymido Programu Płatnika.

U w a g a !

228/297

Deklaracje ZUS / DRAProces przygotowania nowej deklaracji DRA inicjowany jest poleceniem Nowy (ZUS-DRA). Z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego

naliczone dane zostaną dodane. Listę tworzą wyłączne niezatwierdzone pliki KEDU.

Po zatwierdzeniu pliku KEDU przywołany na ekran zostanie formularz, w którym:

wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU)

opcjonalnie wyświetlone zostaną dane właściciela, jeżeli deklaracja DRA jest dla niego przygotowywana indywidualnie. Decyduje o tym zapis wpolu Indywidualna deklaracja DRA (Właściciele… Kadry / Właściciel). Użytkownik uzupełnia pola:

Deklaracja za (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadkuistotna jest data wypłaty, a nie okres za jaki została ona naliczona.

Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji. Uwaga.

Przygotowując deklarację za grudzień 2013 roku w polu Deklaracja za wpisujemy 12/2013 lub grudzień 2013

Deklaracje ZUS - DRA

Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz.

Termin przesyłania deklaracji i raportów zostanie zaproponowany na podstawie odpowiedniego zapisu w danych konfiguracyjnych programu(Konfiguracja … Kadry i Płace / Deklaracje ZUS). Zaproponowany przez program termin podlega edycji użytkownika. Zgodnie z wytycznymi ZUSmożliwy jest wybór:

dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych wrozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,dla deklaracji składanych do 10 dnia następnego miesiąca dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników.dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników lub inne osoby orazprzez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem 2410

dla deklaracji raportów składanych za sędziów i prokuratorów, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społecznePodobnie edycji podlegają:

Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS)

Liczba ubezpieczonychLiczba pracowników w przeliczeniu na pełny etatData wypełnienia deklaracji.

229/297

Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji):

Identyfikator deklaracji oraz

Suma wyliczonych składek na:

Ubezpieczenia społeczneUbezpieczenia zdrowotneFundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są:

Załączniki. Lista przygotowanych załączników do deklaracji DRA.

Zobowiązania. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Przed wysłaniemdeklaracja DRA zapisana zostanie w zewnętrznym pliku tekstowym, w formacie narzuconym, przez program Płatnika.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Deklaracja DRA posiada weryfikator w postaci ostrzeżenia dla następujących pól pracowników: PESEL, nr paszportu (w przypadku osóbzagranicznych) oraz ujemnych podstaw i składek ZUS. W sytuacji, gdy brakuje uzupełnionego pola PESEL, Nr paszportu lub występują ujemne podstawyi składki do ZUS program Płatnik zgłasza błąd uniemożliwiając przyjęcie takowej deklaracji.

Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat, dla celów stosowania art. 25 ust. 2 ustawy orehabilitacji, należy uwzględniać tych pracowników oraz te osoby wykonujące pracę nakładczą, które w rozliczanym miesiącukalendarzowym podlegały choć przez jeden dzień ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę lub umowy o pracęnakładczą.

W liczbie zatrudnionych w danym miesiącu kalendarzowym nie należy uwzględniać osób, które przez cały ten miesiąc(odpowiednio za cały ten miesiąc):

przebywały na urlopie bezpłatnym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają ubezpieczeniom społecznym,

przebywały na urlopie wychowawczym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniomspołecznym, podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób przebywających na urlopie wychowawczym,

pobierały zasiłek macierzyński - w trakcie pobierania tego zasiłku osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniomspołecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiastubezpieczeniom społecznym osób pobierających zasiłek macierzyński,

nie świadczyły pracy w związku z odbywaniem zasadniczej lub zastępczej służby wojskowej - w trakcie tej służby osoby te niepodlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracęnakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób odbywających zasadniczą lub zastępczą służbę wojskową.

W liczbie zatrudnionych należy jednak uwzględniać następujące osoby (również gdy są to osoby niepełnosprawne):

zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

nieświadczące pracy w związku z pobieraniem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (z wyłączeniem zasiłkumacierzyńskiego) lub świadczenia rehabilitacyjnego,

będące uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę.

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się także osoby, które za okres nieświadczenia pracy w związku z niezdolnością do pracylub sprawowaniem opieki nad chorym członkiem rodziny nie otrzymują zasiłków z ubezpieczeń społecznych (np. osoby, które nienabyły prawa do zasiłku w okresie pierwszych 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, osoby pozbawione prawa dozasiłku z powodu wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy)..

U w a g a !

230/297

Deklaracje ZUS / ZgłoszenioweNaturalnym miejscem przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest Pracownik, opcja Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS.

Opcja Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe przeznaczona jest głównie do przeglądania przygotowanych wcześniej deklaracji. Możliwe jest równieżprzygotowanie nowych deklaracji zgłoszeniowych. Musi być ono jednak poprzedzone:

Deklaracje ZUS - wybór ubezpieczonego

Wybraniem z listy pracownika, dla którego przygotowywana będzie deklaracjaWybraniem typu przygotowywanej deklaracji: ZUA, ZCNA, ZWUA lub ZZA.Wskazaniem pliku KEDU, do którego dane zostaną dopisane.

Po zatwierdzeniu pliku KEDU na ekranie pojawi się formularz, w którym:

wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU)użytkownik może skorygować zaproponowaną na podstawie daty systemowej datę ostatniej modyfikacji pliku KEDU, pole Data.

Pozostałe pola formularza są zależne od rodzaju deklaracji zgłoszeniowej

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz).dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.

Deklaracje ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA posiadają weryfikatory w postaci ostrzeżeń. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL,paszport czy tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyżej wymienionych deklaracji zostały dodane wydruki na których kontrolowane są te sameinformacje co przy weryfikatorach.

Deklaracja ZUADeklaracja ZUA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby

ubezpieczonej.

Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należyzgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmianamiejsca zamieszkania.

Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowozostało podane miejsce zamieszkania.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, napodstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego

lub

Eksport danych do Programu Płatnika jest zawsze poprzedzany zapisaniem eksportowanych danych w zewnętrznym plikuKEDU. Jest zapis niezależny od zapisu KEDU w bazie danych.

Zapis danych w zewnętrznym pliku KEDU podyktowany jest wyłącznie wymaganiami Programu Płatnika.

U w a g a !

Poleceniem Nowy dodawana jest aktualnie wyfiltrowana deklaracja. Takie rozwiązanie gwarantuje, że nowo dodana deklaracjazawsze widoczna będzie na liście.

Dodawanie na przykład deklaracji ZUA w sytuacji gdy na liście wyświetlane są wyłącznie deklaracje ZCNA mogło by sugerować,że deklaracje w momencie zatwierdzenia giną w programie (nie pojawiają się na liście).

U w a g a !

231/297

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZZADeklaracja ZZA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należyzgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, napodstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego

oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZIUADeklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty

dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA- zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program proponuje: 1 –zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem datyprzygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL. Nazwisko. Imię.Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.

Deklaracja ZWUADeklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu:

wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych,wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego,zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, topo uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat /Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZCNADeklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do:

zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.

Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to pouruchomieniu funkcji Przelicz ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby.

Deklaracja ZCZAObecnie deklaracja ZCZA nie jest obowiązującym formularzem, została zastąpiona przez ZCNA w związku z czym wybór nowej deklaracji ZCZA został

zablokowany.

Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce'Deklaracje'.

U w a g a !

Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZZA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce'Deklaracje'.

U w a g a !

Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZWUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej nazakładce Umowa/Deklaracje. Należy pamiętać o zaznaczeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń na zakładce Umowa/Wyrejestrowanieprzed dokonaniem przeliczenia deklaracji ZUS ZWUA.

U w a g a !

232/297

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <Ctrl+S> Zapisz).

dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.

U w a g a !

Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samegoKEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później.

U w a g a !

Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesuwyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny – ubezpieczony jest znany(wybrany)

Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybraniaubezpieczonego z dostępnej listy.

U w a g a !

233/297

Deklaracje ZUS / Informacja IWAZUS IWA jest to Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Z punktu widzenia prawidłowego uzupełnienia informacji

IWA istotne jest na kartotece pracownika wprowadzenie Karty rejestracji wypadków (Kadry-pozostałe/Wypadki) oraz uzupełnienie parametru 'Pracownikzatrudniony w warunkach zagrożenia': TAK (Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe).

Informacja IWA

234/297

Deklaracje ZUS / ZSWAZUS ZSWA jest to zgłoszenie lub korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Z punktu widzenia prawidłowego

wypełnienia deklaracji ZUS ZSWA istotne jest uzupełnienie parametrów dotyczących pracy w szczególnych warunkach/ w szczególnym charakterze(zakładka Kadry/Dane ubezpieczeniowe na kartotece pracownika) oraz zaznaczenie daty złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej nazakładce Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe.

235/297

Deklaracje ZUS / Informacje RMUAInformacje RMUA możemy przygotować na liście Deklaracje ZUS / Informacje RMUA wybierając przycisk , będąc

bezpośrednio na kartotece pracownika pod folderem Deklaracje / Informacje RMUA lub zbiorczo dla grupy pracowników używając Czynności /Deklaracje ZUS / Przygotuj RMUA dostępnej na liście pracowników w kadrach.

Zbiorczo przygotowane deklaracje możemy przeglądać na liście Deklaracje ZUS / Informacje RMUA przy użyciu dostępnych filtrów:

Pracownik – jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych w obrębie wskazanego pracownika lubInteresującego nas Okresu.

Deklaracje ZUS / Informacje RMUA

236/297

Deklaracje PITZe względu na zakres zgromadzonej informacji deklaracje PIT możemy podzielić na deklaracje drukowane:

dla firmy,dla pracownika. Deklaracje PIT-4R i PIT-8AR drukowane są „dla” firmy. Dane o urzędzie skarbowym, dla którego przygotowywana jest deklaracjaodczytywane są z danych konfiguracyjnych firmy (Narzędzia / Opcje / Urzędy).

W ramach gałęzi Deklaracje PIT użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list:

PIT-4RPIT-8 ARPIT-11PIT-40PIT-RPIT-8CIFT-1RIFT-1Wycofane

PIT-8BPIT-8S

Deklaracje PIT - Listy

237/297

Deklaracja PIT-4RNową deklarację PIT-4R dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-4R). PIT- 4R jest deklaracją roczną, aby prawidłowo została wypełniona należy naliczyć

deklarację PIT-4R po kolei za 12 miesięcy. Deklaracja za miesiąc grudzień jest deklaracją, która zbiera kwoty z 12 miesięcy, można to zobaczyć na wydrukutej deklaracji.

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS).

Pozostałe pola dotyczące naliczonej zaliczki podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczonewartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), bądź modyfikacja kwot przed wydrukiem, która nie zostaniezapisana na deklaracji.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj ….

238/297

Deklaracja PIT-8ARNową deklarację PIT-8AR dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8AR). W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc /

rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Na deklaracji PIT-8AR wykazywane są dochody zarówno podatników podlegających nieograniczonemu jak i ograniczonemu obowiązkowipodatkowemu (PIT-8AR, pozycja 8.Należności wypłacane osobom zagranicznym, wymienione w art. 29 ustawy).

Właściwym miejscowo urzędem skarbowym dla podatników podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (między innymi osobyfizyczne , „zagraniczne” nie mające w Polsce miejsca zamieszkania) jest urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznychokreślony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie właściwości miejscowej organów podatkowych w sprawach niektórychzobowiązań podatkowych oraz w sprawach nadpłaty podatków pobieranych przez płatników (Dz. U. Nr 6, poz. 38).

W związku z powyższym jeżeli w firmie zatrudnione są osoby zagraniczne i urząd skarbowy firmy przypisany jej ze względu miejsce prowadzeniadziałalności nie jest urzędem skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych to może pojawić się konieczność wydrukowaniadwóch różnych deklaracji PIT-8AR.

W takim przypadku zaznaczając:

Osoby krajoweOsoby zagraniczne

użytkownik zdecyduje, która deklaracja zostanie przygotowana.

W przypadku, gdy urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych jest jednocześnie właściwym miejscowo urzędemskarbowym firmy opisana powyżej możliwość wyboru nie istnieje. W takim przypadku drukowana zawsze jest tylko jedna deklaracja PIT-8AR.

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jestwedług zasady: PIT8AR/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracjajest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości niepodlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to:

Łączny zryczałtowany podatek dochodowyKwota potrąconego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego (o ile w konfiguracji programu:Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-Ogólne został wprowadzony odpowiedni procent wynagrodzenia i zaznaczone zostało poleNaliczać wynagrodzenie …)Kwota do wpłaty do urzędu skarbowego. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace /Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazydanych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

239/297

Deklaracja CIT-STAby uruchomić możliwość naliczenia deklaracji CIT-ST należy zaznaczyć poniżej opisane parametry, które znajdują się:

w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Księgowość/Deklaracje/CIT-ST gdy użytkownik posiada licencję na moduł Kadry i Płace oraz modułKsięgowy;w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/CIT-ST gdy użytkownik posiada wyłącznie licencję na moduł Kadry i Płace.

Księgowość/Deklaracje/CIT-ST

Lista oddziałów: jeżeli firma posiada włączoną funkcjonalność wielooddziałowości wówczas na zakładce Firma/Oddziały firmy w ramachkażdego z oddziałów należy w folderze Deklaracje/CIT-ST zaznaczyć w sekcji "Oddział uwzględniaj na deklaracjach" odpowiednio parametry CIT-ST i CIT-STA. Opcja "Nie uwzględniaj" oznacza, że oddział nie będzie uwzględniany w deklaracji CIT-ST/CIT-STA. Opcja "Uwzględniaj" oznacza, żeoddział będzie uwzględniany w deklaracji CIT-ST/CIT-STA. Jeżeli firma nie posiada włączonej funkcjonalności wielooddziałowości wówczas pozaznaczeniu omawianego parametru na Tak zostaje udostępniona w ramach folderu Firma zakładka Oddziały firmy, na której należy stworzyćoddziały i uzupełnić parametry tak jak w powyższej sytuacji.

Pooddziały firmy

Licz CIT-ST: po włączeniu parametru dla firmy posiadającej licencje również na moduł Księgowy zostanie udostępniona lista CIT-ST w ramachmodułu Księgowość/Deklaracje. Jeżeli firma posiada licencję wyłącznie na moduł Kadry i Płace wówczas lista CIT-ST zostanie udostępniona wmodule Kadry i Płace/Deklaracje PIT.

Licz CIT-ST/A: po włączeniu parametru w ramach CIT-ST jest możliwość przygotowania załącznika CIT-ST/A.

Na kartotece pracownika na zakładce Etat/Umowa o pracę został wprowadzony parametr "Zakład (oddział) świadczenia pracy". W parametrze należywskazać do jakiego oddziału należy przyporządkować pracownika na deklaracji CIT-ST. W sytuacji jeżeli w firmie jest włączona funkcjonalnośćwielooddziałowości pracownik może być kwalifikowany do CIT-ST po wydziale wskazanym na Etat/Ogólne (wydział w konfiguracji jest powiązany z danymoddziałem firmy) i wówczas nie ma konieczności uzupełniania omawianego parametru. Jednak jeżeli chcemy wymusić przyporządkowanie pracownikado deklaracji CIT-ST do innego oddziału niż wynika to z wskazanego wydziału na Etat/Ogólne wówczas można uzupełnić parametr "Zakład (oddział)świadczenia pracy". Do deklaracji CIT-ST uzupełniony parametr ma priorytet wyższy niż wydział przypięty do pracownika.

240/297

Kartoteka pracownika/Etat/Umowa o pracę

Na liście CIT-ST należy wybrać przycisk "Nowy (CIT-ST (7))" a następnie użyć czynności "Przelicz".

Na zakładce "Oddziały" znajdzie się wykaz oddziałów wraz z liczbą osób zatrudnionych w poszczególnych oddziałach. Klikając dwukrotnie na oddziałjest możliwość podglądnięcia danych przypisanych konkretnemu oddziałowi.

Jeżeli w firmie nie jest włączona funkcjonalność wielooddziałowości i na pracowniku nie jest uzupełniony parametr "Zakład(oddział) świadczenia pracy" wówczas taki pracownik do deklaracji CIT-ST zliczany jest do oddziału centrala.

U w a g a !

241/297

CIT-ST/Oddziały

Na zakładce "Załączniki" znajduje się załącznik CIT-STA . W otwartym załączniku CIT-ST/A znajduje się wykaz zakładów (oddziałów).

CIT-ST/Załączniki

242/297

Po włączeniu w konfiguracji programu funkcjonalności do wysyłania e-deklaracji można przygotować e-deklarację CIT-ST, którą należy podpisać,wysłać, potwierdzić używając odpowiednich czynności.

243/297

Deklaracja PIT-11Nową deklarację PIT-11 dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-11). Naliczenie deklaracji PIT-11 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla

którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jestwedług zasady: PIT11/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracjajest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości niepodlegają edycji z poziomu formularza, możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:PrzychódKoszty uzyskania przychodówDochódZaliczka pobrana przez płatnika

Pobrane składki:Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnikaSkładki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

Zakładka DodatkoweJeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

Dodatkowo będąc na liście Deklaracje PIT / PIT-11 mamy możliwość skorzystać z wydruku ‘Zestawienie pracowników według urzędów skarbowych’,który obrazuje przypisanie urzędu skarbowego do danego pracownika.

244/297

Deklaracja PIT- 40Przed utworzeniem PIT-40, należy zaznaczyć dodatkowe informacje dla PIT-40.

Z poziomu Pracownika, na zakładce Kadry/Deklaracje/Informacje dla PIT-40 należy zaznaczyć: Naliczaj deklarację PIT-40 ( poprzez wybór:Tak/Nie).

Nową deklarację PIT-40 dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-40). Naliczenie deklaracji PIT-40 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dlaktórego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu pracownika, formularzu pojawiają się zakładki :

Ogólne:

w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jestwedług zasady: PIT40/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracjajest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości niepodlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:PrzychódKoszty uzyskania przychodówDochódZaliczka pobrana przez płatnika

Podatek należnyPodatek należnyRóżnica między podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika – do zapłatyRóżnica między podatkiem sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnych - nadpłata

Zakładka Obliczenia:

Odliczenia od dochodu ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT). Program automatycznie wypełnia składki na ubezpieczenia społeczne potrąconew roku podatkowym przez płatnika, wypełniającego PIT-40. Ujmujemy tam również składki zagraniczne ( zapłacone za granicą ), które spełniająwymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, a zostały potrącone przez płatnika wypełniającego PIT-40 albo zapłacone ześrodków podatnika. W pozycji nr 71 mogą być wpisane pozostałe odliczenia od dochodu, z których podatnik może skorzystać w PIT-40. W roku2008 mogła to być ulga prorodzinna, a w PIT-40 za 2009 nie istnieją inne odliczenia, które można by wpisać w tej pozycji.

Obliczenie podatku

Program wylicza automatycznie podstawę podatku oraz podatek, zgodnie z art. 27 ustawy. W pozycji nr 75 należy ująć doliczenie do podatkuotrzymany za pośrednictwem płatnika wystawiającego PIT-40 zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Obliczenia od podatku ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT)

Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika wylicza automatycznie program. W pozycji 78ujmuje się składki zagraniczne ( zapłacone za granicą), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, zgodnieart. 27b ust. 1 pkt. 2 ustawy o PIT. Pozycje nr 80 i 81 obejmują rodzaj i kwotę innych odliczeń, które płatnik może ująć w PIT-40 ( w PIT-40 za rok2009, takich odliczeń nie ma).

Zakładka DodatkoweJeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R lub NIP-3 zaznaczamy odpowiednie pole.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Zakładka PolaPo przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

245/297

Deklaracja PIT- RInformacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich.

Nową deklarację PIT-R dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-R). Naliczenie deklaracji PIT-R musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla któregodeklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcjiPrzelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Kwota wypłaconaKwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit.b ustawyKwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 17 ustawyKwota po odliczeniu kwot wolnych od podatków

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane).

Zakładka PolaPo przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

246/297

Deklaracja PIT- 8COsoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne wypłacające należności lub wykonujące na rzecz

podatników świadczenia niepieniężne, od których nie ma obowiązku poboru podatku lub zaliczek na ten podatek, muszą przygotować i przekazaćpodatnikom oraz urzędom skarbowym PIT-8C. Nie muszą być płatnikami podatku. Wystarczy, że wypłacają podatnikom kwoty pieniężne lub realizująinne należności z określonych tytułów ( np. zasiłki chorobowe zleceniobiorców, nagrody rzeczowe).Na deklaracji PIT -8C wykazuje się również informacjęo wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, które wypełniają płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy oPIT.

Nową deklarację PIT-8C dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8C). Naliczenie deklaracji PIT-8C musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla którejdeklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniunależności lub świadczeń zaliczanych do tzw. przychodów z innych źródeł ( art. 20 ust. 1 ustawy o PIT ) na deklarację decyduje data ich wypłaty (okresdeklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jestwedług zasady: PIT8C/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracjajest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o wysokości osiągniętych przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, są automatycznieuzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ichpodgląd, a są to:

Kwoty i rodzaje wypłaconych należności i świadczeń.

Zakładka DodatkoweNa podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko

osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane).

Zakładka PolaPo przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8C, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji.

U w a g a !

247/297

Deklaracja IFT-1, IFT-1RInformacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację składa płatnik

zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji na podstawie art. 42 ust.6 ustawy oPIT. Deklarację IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku), natomiast IFT-1R sporządza się za cały rokpodatkowy.

Do prawidłowego utworzenia deklaracji, należy uzupełnić dane podatnika na zakładce Kadry / Pracownik / Kadry / Inne dane określającobywatelstwo oraz wpisując numer identyfikacji podatkowej, uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku brakutakiego numeru, należy podać numer posiadanego dokumentu stwierdzającego tożsamość uzyskany w tym państwie.

Nową deklarację IFT-1/IFT-1R dodajemy poleceniem: Nowy (IFT-1/IFT-1R). Naliczenie deklaracji IFT-1/IFT-1R musi zostać poprzedzone wyboremosoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów nadeklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Dane identyfikacyjne podatnika są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz.

W informacjach dodatkowych, jeżeli deklaracja jest sporządzana na wniosek podatnika, uzupełnia się datę złożenia wniosku.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) program zaproponuje imię inazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą byćdowolnie modyfikowane).

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola, pojawią się do podejrzenia wartości, które zostanę wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja IFT-1 lub IFT-1R.

248/297

Deklaracja PIT-11ZLista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji

zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana.

Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-11. Od 1 stycznia 2015 roku zostałaudostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczkideklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ.

eDeklaracja PIT-11Z

W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-11:

1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-11 a następnie je zatwierdzić.

2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-11 należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-11Z wskazać "Nowy (PIT-11Z(21))" . Numer paczkizostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-11.

3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-11 do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-11Z można dodać z poziomu:

a) otwartego formularza PIT-11Z po wskazaniu przycisku "Wybierz deklaracje";

b) listy Deklaracje PIT/PIT-11 po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-11 przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". Wotwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-11Z;

c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-11 (zarówno z kartoteki pracownika/Deklaracje/Podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-11) powskazaniu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej".W otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu DeklaracjePIT/PIT-11Z.

5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-11Z zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje,parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj eDeklaracje"( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Dopodpisania".

6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności.

Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencjadokumentów/eDeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście eDeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwionowybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ.

Przy użyciu przycisku "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonychdeklaracji podatkowych. Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentuzbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych.

U w a g a !

249/297

Deklaracja PIT-40ZLista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji

zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana.

Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-40. Od 1 stycznia 2015 roku zostałaudostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczkideklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ.

eDeklaracja PIT-40Z

W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-40:

1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-40 a następnie je zatwierdzić.

2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-40 należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-40Z wskazać "Nowy (PIT-40Z(20))" . Numer paczkizostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-40.

3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-40 do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-40Z można dodać z poziomu:

a) otwartego formularza PIT-40Z po wskazaniu przycisku "Wybierz deklaracje";

b) listy Deklaracje PIT/PIT-40 po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-40 przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". Wotwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-40Z;

c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-40 (zarówno z kartoteki pracownika/Deklaracje/Podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-40) powskazaniu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej".W otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu DeklaracjePIT/PIT-40Z.

5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-40Z zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje,parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj eDeklaracje"( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Dopodpisania".

6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności.

Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencjadokumentów/eDeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście eDeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwionowybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ.

Przy użyciu przycisku "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonychdeklaracji podatkowych. Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentuzbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych.

U w a g a !

250/297

Deklaracja PIT-RZLista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji

zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana.

Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R. Od 1 stycznia 2015 roku zostałaudostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczkideklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ.

eDeklaracja PIT-RZ

W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-R:

1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-R a następnie je zatwierdzić.

2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-R należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-RZ wskazać "Nowy (PIT-RZ(17))" . Numer paczkizostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-R.

3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-R do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-RZ można dodać z poziomu:

a) otwartego formularza PIT-RZ po wskazaniu przycisku "Wybierz deklaracje";

b) listy Deklaracje PIT/PIT-R po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". Wotwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-RZ;

c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-R (zarówno z kartoteki pracownika/Deklaracje/Podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-R) powskazaniu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej".W otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu DeklaracjePIT/PIT-RZ.

5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-RZ zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje,parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj eDeklaracje"( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Dopodpisania".

6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności.

Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencjadokumentów/eDeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście eDeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwionowybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ.

Przy użyciu przycisku "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonychdeklaracji podatkowych. Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentuzbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych.

U w a g a !

251/297

Deklaracja PIT-8CZLista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji

zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana.

Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R. Od 1 stycznia 2015 roku zostałaudostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczkideklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ.

eDeklaracja PIT-8CZ

W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-8C:

1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-8C a następnie je zatwierdzić.

2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-8C należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-8CZ wskazać "Nowy (PIT-8CZ(7))" . Numer paczkizostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-8C.

3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-8C do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-8CZ można dodać z poziomu:

a) otwartego formularza PIT-8CZ po wskazaniu przycisku "Wybierz deklaracje";

b) listy Deklaracje PIT/PIT-8C po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-8C przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". Wotwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-8CZ;

c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-8C (zarówno z kartoteki pracownika/Deklaracje/Podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-8C) powskazaniu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej".W otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu DeklaracjePIT/PIT-8CZ.

5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-8CZ zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje,parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj eDeklaracje"( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Dopodpisania".

6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności.

Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencjadokumentów/eDeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście eDeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwionowybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ.

Przy użyciu przycisku "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonychdeklaracji podatkowych. Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentuzbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych.

U w a g a !

252/297

Deklaracje PIT / WycofaneW konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace/Deklaracje /PIT - ogólne' jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji

aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne orazważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższyparametr.

253/297

Deklaracja PIT- 8BJest do deklaracja historyczna. Nową deklarację PIT-8B dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8B). Naliczenie deklaracji PIT-8B musi zostać poprzedzone

wyborem zleceniobiorcy, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Owliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jestwedług zasady: PIT8B/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracjajest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości niepodlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:PrzychódKoszty uzyskania przychodówDochódZaliczka pobrana przez płatnika

Pobrane składki:Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnikaSkładki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

Zakładka DodatkoweJeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolniemodyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

254/297

Deklaracja PIT- 8STo jest deklaracja historyczna. Obecnie wypłaty stypendium są wykazywane na deklaracji PIT – 8C. PIT - 8S informację o wysokości wypłaconego

uczniom lub studentom stypendium, wypełniali płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT.

Nową deklarację PIT-8S dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8S). Naliczenie deklaracji PIT-8S musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dlaktórego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu stypendiów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu niepodlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcjiPrzelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Kwota wypłaconaKwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT ( Zwolnienie przysługuje do wysokościnieprzekraczającej miesięcznie 380zł )Zaliczka pobrana przez płatnika

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwiskoosoby odpowiedzialnej za sporządzenie informacji. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą byćdowolnie modyfikowane).

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Zakładka PolaPo przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik / Drukuj … .

Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8S, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji.

U w a g a !

255/297

Deklaracje PFRONPrzesłanie deklaracji PFRON do Programu SOD Offline wymaga wcześniejszego ich zapisania w folderze Import, znajdującym się w folderze SODiR.

Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej WnD wraz z załącznikami INF-D-P służy opcja WnD. Lista załączników do deklaracji WnD ustalana jest przezprogram automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencjaużytkownika.

Przechowywane w programie deklaracje WnD gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu SOD Offline bezkonieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji).

W ramach gałęzi Deklaracje PFRON użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list:

Wn-dWycofane

INF-DWn-U

Deklaracje PFRON - Listy

Deklaracja WnD powinna być zatwierdzana po przesłaniu danych do Programu SOD Offline. W ten sposób eliminowana jestmożliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymiwysłanymi do Programu SOD Offline.

U w a g a !

256/297

Wn-DWn-D to wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania. O takie dofinansowanie mogą się ubiegać pracodawcy (na podstawie art. 26a ustawy o

rehabilitacji):

prowadzący zakład pracy chronionej,zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osóbniepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,zatrudniający w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy mniej niż 25 pracowników.

Deklaracja WnD zawiera zbiorcze podsumowanie wysokości dofinansowania rozliczonego w informacjach INF-D-P. Proces przygotowania nowejdeklaracji Wn-D inicjowany jest poleceniem Nowy (WnD).

Przywołany na ekran zostanie formularz, w którym Użytkownik uzupełnia pola:

Wniosek (Zwykły lub korygujący).Okres sprawozdawczy (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tymprzypadku istotny jest okres za jaki zostały naliczone, a nie data wypłaty.Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji.

Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz.

Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji):

Należna kwota dofinansowania, liczba załączników INF-D-P orazDodatkowe informacje o pracodawcy:

Liczba osób niepełnosprawnych w okresie sprawozdawczymStan zatrudnienia w okresie sprawozdawczymBieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczymŚredni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy.

Deklaracje PFRON – WND

257/297

Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są:

Dane pełnomocnika i oświadczeniaPełnomocnik, pozycja zaczytywana z konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje/ PFRON rozliczeniowe. Jeżeli wkonfiguracji pole nie zostało uzupełnione, to na deklaracji użytkownik musi sam je wypełnić. Dane uzupełniane w tym polu muszą byćzgodne z danymi w konfiguracji programu SOD Offline. W przeciwnym wypadku, podczas wczytywania deklaracji pojawi się błąd.

poz. 36 – liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym, za które sporządzany jest wniosek(w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji),

poz. 37 i 38 – stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym, tj. odpowiednio w poz. 37 – ogółem, w poz. 38 – osobyniepełnosprawne (te pozycje wyliczane są jako przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiarczasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji).

Ustalając liczbę osób niepełnosprawnych nie należy wliczać – zgodnie z art. 21 ust. 5 – osób niepełnosprawnychprzebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób nie będących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

przebywających na urlopach wychowawczych,

nie świadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

nie świadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,

przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2011 r. do liczby osób niepełnosprawnych nie należy dodatkowo wliczać pracownikaniepełnosprawnego przebywającego nawet 1 dzień na urlopie bezpłatnym; dla takiego pracownika należy wówczas wyliczyćprzeciętny wymiar czasu pracy.

W zakładzie pracy chronionej należy (stosując art. 28 ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji) zaliczać także osoby niepełnosprawnewykonujące pracę nakładczą, jeżeli ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości:

najniższego wynagrodzenia – w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródłoutrzymania,

połowy najniższego wynagrodzenia – w stosunku do pozostałych wykonawców.

Wymiar czasu pracy tych osób należy obliczać jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia,ale nie może on przekraczać całego etatu. Ponadto nie należy wliczać do stanu zatrudnienia tych samych pracowników, którychnie wlicza się stanu zatrudnienia u pracodawców z otwartego rynku (wymienionych w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

Pozycje 39 i 40 wypełnia pracodawca, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Te pozycje są potrzebne dowykazania przez pracodawcę, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, efektu zachęty ustalonego metodąilościową. Wskaźniki te należy obliczać na podstawie rozporządzenia unijnego, które określa inne zasady niż ustawa orehabilitacji. Jeżeli dofinansowanie nie stanowi pomocy publicznej i w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRONrozliczeniowe parametr ‘Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną’ zostanie zaznaczony na NIE, to te pozycje pozostanąpuste. W pozycji 39 i 40 Wn-D pracodawca ma obowiązek wykazać bieżący stan zatrudnienia ustalony tylko na podstawierozporządzenia unijnego Nr 800/2008.

WAŻNE!

Pracodawca, który ustala wskaźniki w celu wykazania efektu zachęty, powinien pomijać osoby przebywające naurlopach macierzyńskich i wychowawczych – zarówno pełnosprawne, jak i niepełnosprawne.

poz. 41 i 42 należy wykazać średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Jest to 1/12 sumyprzeciętnych miesięcznych stanów zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ustalany na podstawie art. 2 pkt 13rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia. Na przykład pracodawca składającywniosek Wn-D za marzec 2011 r. powinien podać średni stan zatrudnienia za okres od marca 2010 r. do lutego 2011 r., biorącpod uwagę wyłączenia wymienione w rozporządzeniu unijnym (czyli nie powinien wliczać osób przebywających na urlopachmacierzyńskich i wychowawczych, zarówno pełnosprawnych jak i niepełnosprawnych).

U w a g a !

258/297

Deklaracje PFRON – WND / Pełnomocnik

Załączniki. Lista przygotowanych załączników INF-D-P, z naliczonym dofinansowaniem dla poszczególnych pracowników.

Deklaracje PFRON – WND / Załączniki

Płatności. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji

Informacja INF-D-P to miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych,z uwzględnieniem pracowników, u których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsjęoraz pracowników niewidomych. Otwierając załącznik dla wybranego pracownika, możemy podejrzeć naliczone dofinansowanie:

259/297

Deklaracje PFRON – INF-D-P

Dane do Programu SOD Offline wysyłamy poleceniem: Eksport SODiR Offline. Przed wysłaniem deklaracja WNnD zapisana zostanie w zewnętrznympliku xml, w formacie narzuconym, przez program SOD Offline.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

WAŻNE! Efektu zachęty na pracownika niepełnosprawnego nie wykazują pracodawcy, dla których dofinansowanie dowynagrodzeń nie stanowi pomocy publicznej.

Pozycję 48 na „Tak” – zaznacza pracodawca, który wykazał efekt zachęty na podstawie art. 26b ust. 4 lub 5 ustawy orehabilitacji albo nie miał obowiązku wykazywania efektu zachęty stosownie do art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawyo rehabilitacji lub na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzajepomocy Dz. Urz. UE L 214 z 09.08.2008).

U w a g a !

UWAGA: Od 1 marca 2011 r. – od wynagrodzeń należnych za marzec 2011 r. dofinansowanie nie przysługuje na pracownikówo lekkim lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, którzy są uprawnieni do emerytury.

Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują zmiany dotyczące uznawania u pracowników schorzeń szczególnych, które uprawniająpracodawców do wyższego dofinansowania ich wynagrodzeń. osobami o szczególnych schorzeniach są osoby, w odniesieniu doktórych orzeczono:

chorobę psychiczną,

upośledzenie umysłowe,

całościowe zaburzenia rozwojowe,

epilepsję,

osoby niewidome.

U w a g a !

260/297

Deklaracje PFRON / WycofaneW konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace / Deklaracje / PFRON jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i

deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone na „TAK”. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne orazważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższyparametr.

INF-D – Deklaracja historyczna, obowiązująca do 2007-12-31,Wn-U– Deklaracja historyczna, obowiązująca w okresie 2007-12-01…2008-12-31

261/297

Szybki startW niniejszym rozdziale w sposób skrótowy opisane zostały typowe procedury realizowane przez użytkowników programu. Należą do nich między

innymi:

procedura zatrudniania pracownika,procedura aktualizacji zapisanych danych,procedura wypłaty etatowej,procedura zawarcia i rozliczenia umowy cywilnoprawnej

Dane o firmieWszystkie dane identyfikacyjne firmy zapisane zostały w opcji:

Narzędzia / Opcje (Pasek Menu)Firma (drzewo opcji )

Nazwa i adresDane o działalnościUrzędy i KRS

Poszczególne pola i formularze wypełniamy zgodnie z ogólnie przyjętymi w programie zasadami.

262/297

Zatrudniamy pracownikówZ menu głównego programu lub drzewa folderów wybieramy opcję Kadry i Płace/Kadry/ Pracownicy.

Menu Kadry

Po zaakceptowaniu wyboru na ekranie wyświetlona zostanie lista pracowników. Nową pozycję – pracownika – dodajemy do listy poleceniem: Nowy(Pracownik).

Nowy pracownik

Po zaakceptowaniu polecenia na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbędanych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek.

Dla poprawnego zatrudnienia pracownika (zleceniobiorcy) wymagana jest:

Wprowadzenie: kodu, nazwiska i imienia zatrudnianej osoby (Kadry / Ogólne)Kod to niepowtarzalny, alfa numeryczny ciąg maksymalnie 12 znaków (litery, cyfry).Weryfikacja przysługujących kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (Kadry / Dane podatkowe)Koszty uzyskania i ulga podatkowa zapisywane są jako iloczyn: wartości nominalnych (standardowych) odczytywanych z konfiguracji programu iwspółczynników przypisanych indywidualnie pracownikom. Domyślnie współczynniki przyjmują wartość 1 (jeden).Uzupełnienie informacji o Kasie chorych, dacie przystąpienia do kasy (Kadry / Dane ubezpieczeniowe). Wprowadzane w tym miejscu danedotyczą wszystkich zatrudnianych osób bez względu na charakter zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia …).Wszystkie dane ubezpieczeniowe uzupełniane są podobnie jak w Programie Płatnika (dokonując wyboru z odpowiednich słowników).Jeżeli wynagrodzenie pracownika przelewane będzie na jego Rachunek Oszczędnościowo – Rozliczeniowy (ROR, Kadry / Rachunki bankowe)przed pierwszą wypłatą należy przypisać pracownikowi co najmniej jeden Bank (wybór z listy). Lista dostępnych banków może być uzupełniana na bieżąco, również w trakcie przypisywania banku pracownikowi. Lista banków może zostaćuzupełniona również wcześniej. Wykorzystujemy do tego celu opcję: Kontrahenci i Urzędy / Banki.Jeżeli na utrzymaniu pracownika pozostają dzieci uprawnione do ubezpieczenia, do zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjnego uzupełniamyinformacje o członkach rodziny (Kadry / Rodzina). Wysokość zasiłku rodzinnego ustalamy pośrednio wybierając jedną z pozycji: Zasiłekrodzinny (1,2 dziecko), Zasiłek rodzinny (3 dziecko), … W trakcie realizacji wypłaty wysokość zasiłku odczytana zostanie z odpowiednich,historycznych danych konfiguracyjnych programu.Jeżeli pracownikowi przysługuje zaniechanie podatkowe przed pierwszą wypłatą uzupełniamy: Kadry / zaniechania podatkowe. Wartośćzaniechania określana jest wysokością zaliczki podatku nie odprowadzanej do urzędu skarbowego (po pomniejszeniu o składkę naubezpieczenie zdrowotne).

Zatrudniając pracownika etatowego należy:

Uzupełnić podstawowe dane o zatrudnieniu. W szczególności: Okres zatrudnienia i Stawkę zaszeregowania (Etat / Ogólne). Domyślny normaczasu pracy zapisywana jest w postaci Standardowego kalendarza.Ubezpieczyć pracownika (Etat / Ubezpieczenia). Po wybraniu tytułu ubezpieczenia program zaproponuje datę powstania obowiązkuubezpieczeń (na podstawie daty zatrudnienia) oraz obowiązkowe ubezpieczenia (na podstawie wybranego uprzednio kodu tytułuubezpieczenia).Jeżeli z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługują poza wynagrodzeniem zasadniczym cyklicznie wypłacane dodatki typu Premiaprocentowa, Dodatek funkcyjny … przypisujemy je z pozycji: Etat / Dodatki. Dopisując pracownikowi w etacie wybrane dodatki gwarantujemysobie ich cykliczna wypłatę w ustalonym okresie. O ile pozwala na to konfiguracja dodawanego elementu wynagrodzenia, jego wartość może byćindywidualnie modyfikowana dla każdego zatrudnianego pracownika.

Zatrudniając zleceniobiorcę

Wybieramy zakładkę Umowy / Umowy a następnie polecenie Nowy (Umowa).

Podstawowe informacje o umowie (okresie na jaki umowa została zawarta, kwota umowy) zapisywane są na pierwszej zakładce formularza:Ogólne.Jeżeli umowa zawierana jest z osobą nie będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy program zaproponuje tytuł ubezpieczenia:0411. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy (pracodawcy) program zaproponujetytuł ubezpieczenia: 01 10.

Kod tytułu ubezpieczenia, podleganie poszczególnym ubezpieczeniom może zostać zmienione na formularzu (zakładce) Ubezpieczenie.

263/297

Modyfikacja danychDane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

aktualizacja zapisu lub

poprawienie danych. Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz

nowy zapis z nową datą aktualizacji.

Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od któregoobowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane.

Aktualizacja danych

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianęzawartości wybranych pól.

Przed pierwszą aktualizacją (pracownik zatrudniony od 1991-03-01 ze stawką 1453)

Po aktualizacji z datą 2008-02-01 (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania)

Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać).Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należyuzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedurypoprawiania danych.

Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny

Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych

Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historiazapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądałszczegółowo we wskazanym okresie.

264/297

Pierwsze wypłatyZe względu na swoje „źródło” wśród wypłat wyróżniamy (między innymi):

wypłaty etatowe (domyślny symbol listy płac LPE),wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło … (domyślny symbol listy płac LPU),wypłaty zaliczek (domyślny symbol listy płac LPZ).

265/297

Listy płacOpcją dedykowaną naliczaniu wypłat jest: Płace / Listy płac. Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Nowy (Lista płac) .

Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Formularz Listy płac

Definicja listy. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dlazleceniobiorców wybieramy LPU. Jeżeli zamierzamy wypłacić zaliczki wybieramy LPZ. Pozostałe dostępne definicje zostały szczegółowo opisane wdokumentacji do programu.Wydział dla pracowników którego realizowane będą wypłaty. Wypłaty nie są naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach.Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płacNumer dokumentu definiowany jest automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych danych, w szczególności z uwzględnieniemDaty wypłaty. Standardowa składnia numeru dokumentu: Definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datąwypłaty / Numer kolejny (domyślnie ?)Naliczanie. Akceptujemy Płatna z dołu. (Po odpowiednim skonfigurowaniu elementów wynagrodzenia program umożliwia również naliczaniewynagrodzeń „z góry”)Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak iZUS).Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja zaOkres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od … do …) naliczone zostanie wynagrodzenie.Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłatyWpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem programponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące.

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem Nalicz wypłaty.

Lista naliczonych wypłat widoczna jest na formularzu (zakładce) Wypłaty. Numery kolejne wypłatom (pracownikom) zostaną nadane po zapisaniulisty.

266/297

Lista zrealizowanych wypłat

Do zapisania naliczonych wypłat używamy kombinacji klawiszy <Ctrl+S> lub przycisku Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku formularz listypłac zostanie automatycznie „zamknięty” (ponownie wyświetlona zostanie lista list płac).

Na formularzach (zakładkach) Podatki i Składki znajdziemy sumaryczną informację o naliczonych podatkach i składkach ZUS.

Jeżeli naliczoną listę płac chcemy zabezpieczyć przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona.Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat znajdujących się na tej liście.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba zatwierdzenie listy płac może zostać cofnięte (ponownie akceptujemy pole Zatwierdzona). Wtakim przypadku wypłaty znajdujące się na odznaczonej liście płac zachowają status Zatwierdzona. Natomiast możliwe jest ichindywidualne „odznaczenie” (z poziomu pojedynczej wypłaty).

U w a g a !

267/297

Lista wypłat - podatki

Lista wypłat - składki ZUS

Szczegółowa informację o wybranej wypłacie dostępna jest po jej wskazaniu na liście wypłat (zakładka: Wypłaty). Po wybraniu: Otwórz dostępnabędzie następująca informacja (zakładka / formularz):

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie zestosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)

268/297

Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatęPodatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej,naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotneSkładki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniemskładek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodamitytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się wsytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata.

Formularz wypłaty

269/297

Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnychWypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło … realizowane są zazwyczaj indywidualnie. Stąd wypłaty umów mogą być naliczane zarówno z

poziomu listy płac (w sposób opisany powyżej) jak i z poziomu pojedynczej umowy (formularza umowy).

W tym drugim przypadku otwieramy formularz umowy (na przykład z poziomu Kadry / Umowy) i wybieramy Nalicz wypłaty a następnie w nowootwartym formularzu:

Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższych niż jeden miesiąc. Zazwyczajwystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez programNaliczanie. Standardowo zdefiniowane rozliczenia umów cywilnoprawnych realizowane są zawsze z dołu (w tym przypadku po wykonaniuzleconej pracy)Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ileumowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu)Data listy ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac.

Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac.

270/297

Korekta zrealizowanych wypłatKorekta możliwa jest wyłącznie w przypadku nie zatwierdzonych wypłat. Korygowana mogą być zarówno wartość pojedynczych elementów

wynagrodzenia jak i naliczone podatki i składki ZUS.

Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia.Do korygowanej wypłaty (jednego z jej elementów) możemy dotrzeć zarówno z poziomu płac jak z poziomu pracownika.

W tym pierwszym przypadku kolejno:

wybieramy Płace / Listy płacotwieramy poszukiwaną listę płac (jeżeli lista została wcześniej zatwierdzona anulujemy jej zatwierdzenie – zakładka Ogólne).wyszukujemy pracownika dla którego została zrealizowana poszukiwana wypłata (zakładka Wypłaty).sprawdzamy czy wypłata nie została zatwierdzona, jeżeli tak to anulujemy zatwierdzenie (zakładka Ogólne)otwieramy korygowany element wynagrodzenia (zakładka Elementy)włączamy flagę: Korekta wartości. Zmieniamy odpowiednie wartości. Całość zmian akceptujemy kolejno klawiszami OK i Zapisz i zamknij.

Z poziomu pracownika jego wypłaty (list plac) wyświetlane są na zakładce: … Pracownik / Płace / Wypłaty.

Wyłącznie z poziomu Kadry / Pracownicy … Wszyscy korygowane mogą być podatki i składki ZUS wykazywane na odpowiednich deklaracjach.

Po wskazaniu pracownika, dla którego korygowana ma być na przykład naliczona zaliczka podatku wybieramy kolejno opcje: Czynności / Korektapodatków i składek. Podobnie jak w przypadku korekty pojedynczych elementów wynagrodzenia korekta jest możliwa wyłącznie pod warunkiem, żeżaden z elementów, który wpływa na korygowane wartości nie został wcześniej zatwierdzony. Dodatkowo przy próbie dokonania korekty składek dlaróżnych pozycji PIT przy użyciu czynności ‘Korekta podatków i składek’ pojawi się komunikat : ‘Nie można wykonać korekty wartości dla różnych pozycjiPIT’.

Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu

zakładka Podatki.. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku.Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnychrodzajów ubezpieczenia.

Program pozwala na dowolne korekty. W trakcie korekty nie jest sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami.Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej formalnej poprawności

Jeżeli chcemy, żeby wartość elementu wynagrodzenia została zmieniona – ponownie naliczona to korygujemy poszczególne jejskładniki – parametry (sekcja: Składnik-parametry).

Jeżeli chcemy, żeby w programie zachowana została pierwotnie naliczona wartość elementu wynagrodzenia oraz odpowiedniakorekta to zmieniamy zawartość pola Wartość (sekcja Ogólne). W takim przypadku wartość składnika głównego nie ulegniezmianie. Wygenerowana zostanie odpowiednia korekta (zakładka Składniki).

Niezależnie od przyjętego sposobu korygowania wartości na odpowiedniej liście płac wydrukowana zostanie wyłącznie nowawartość korygowanego elementu wynagrodzenia.

U w a g a !

271/297

DeklaracjeProgram umożliwia przygotowanie i wydruk deklaracji PIT: 4R, 8AR, IFT-1, IFT-1R, 8C, 11, 40 i R.

Deklaracje ZUS (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wysyłane są automatycznie do Programu Płatnika, stamtąd też mogą być drukowane. Współpraca zProgramem Płatnika nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji programu.

Deklaracje rozliczeniowe ZUSPrzygotowanie deklaracji ZUS to proces dwuetapowy.

1.W pierwszym kroku przygotowujemy plik KEDU (Deklaracje ZUS / KEDU)

2.W drugim kroku naliczamy deklaracje ZUS i zapisujemy do zdefiniowanego wcześniej pliku KEDU (Deklaracje ZUS / DRA). Wraz z deklaracją DRAprogram automatycznie nalicza wszystkie wymagane załączniki.

KEDUKEDU (Kolekcja Elektronicznej Dokumentacji Ubezpieczeniowej) eksportowane jest do Programu Płatnika w formacie XML.

Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Deklaracje ZUS / KEDU: Nowy (KEDU). W wywołanym formularzy wprowadzamy Datę z jaką plik zostaniezapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany.

Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.

DRAProcedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami (Deklaracje ZUS / DRA: Nowy (ZUS-DRA)) poprzedza wybór pliku KEDU, w którym

deklaracje zostaną zapisane. Do wyboru pozostają wszystkie przygotowane przy pomocy opcji Deklaracje ZUS / KEDU pliki.

W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Przygotowując deklarację zagrudzień 2009 roku wpiszemy 12/2009 lub grudzień 2009.

Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji.

Po wprowadzanie daty dokumentu przyciskiem Przelicz naliczamy deklaracje ZUS.

Po jej naliczeniu Użytkownik programu może ręcznie zmienić zawartość pól:

Termin przesyłania deklaracji i raportów (uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS)Liczba ubezpieczonych

Data wypełnienia Edytowane (nie naliczane przez program) są również pola:

Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS)

Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Nie podlega edycji, wyliczany jest automatycznie przez program Identyfikator deklaracji, Stopa procentowa składek na ubezpieczeniewypadkowe, Zestawienie kwot do zapłaty.

Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku programautomatycznie powróci do wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

272/297

WydrukiWydruki w programie enova dostępne są zawsze z poziomu menu Plik. Lista dostępnych wydruków zmienia się dynamicznie w zależności od

miejsca wywołania.

Opcja Drukuj pozwala wydrukować pierwszy z raportów dostępnej w danym momencie listy

Opcja Drukuj raport pozwala wybrać z listy odpowiedni raport. Wykorzystując ta opcję można również rejestrować w programie nowe wydruki.

Opcja Podgląd wydruku pozwala wydrukować „do podglądu” pierwszy z raportów dostępnej w danym momencie listy.

Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku bezpośrednio przed wydrukiem użytkownik może zdecydować o urządzeniu przy pomocy któregowydruk zostanie przygotowany. Do wyboru pozostaje:

Drukarka. Wydruk kierowany na domyślną drukarkę skonfigurowaną w systemie Windows (bez możliwości zmiany drukarki)Drukarka z potwierdzeniem. Przed wydrukiem przywołana zostanie lista dostępnych w systemie Windows drukarek.Podgląd wydruku. Podgląd przy użyciu przeglądarki wbudowanej w program enova.Dokument PDFPodgląd dokumentu PDFPrzeglądarka Internet Explorer. Podgląd i wydruk raportu przy pomocy przeglądarki Internet ExplorerEdytor Microsoft Word. Podgląd i wydruk raportu przy pomocy edytora Microsoft Word.Edytor Microsoft Word (RTF)NotatnikNotatnik (tylko tekst)Zapisać do pliku. Wydruk zapisywany jest na dysku, we wskazanym przez użytkownika miejscu.

Opcje wydruku

W zależności dokonanego wyboru wydruk dotyczył będzie wszystkich zapisów lub tylko wybranych – zaznaczonych zapisów (dotyczy wydruków typulista)

Wydruk inicjujemy poleceniem Drukuj.

273/297

Archiwizacja i odtwarzanie bazy danychSystem archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego

celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytegosystemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art. 10.1.3).

Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu:

baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest „pakowana”. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQLrozszerzenia .BAC.kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL.Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, naktórym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP).

Procedurę archiwizacji wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Archiwizuj bazę danych

Archiwizuj bazę danych

Po wpisaniu ścieżki gdzie zostanie zapisany plik z archiwum pojawia się komunikat

Procedura odtwarzania bazy danych z archiwum wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Odtwarzaj bazę danych z kopii

Odtwarzanie bazy danych

W kolejnym oknie wybieramy ściężkę z której wskazujemy plik archiwum

274/297

Odtwarzanie bazy danych

Po wpisaniu ścieżki i poprawnym odtworzeniu archiwum pojawia się komunikat

275/297

Zbiory danych systemu enova365

TechnologiaSystem enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został

oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 możewspółpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL

Baza danych MSSQL lub MSDE – jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwosystemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie naogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych.

Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tychzbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel.

Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem,następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na którychzainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych.

Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie iprzypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu.

Zbiory danych

Wykaz głównych modułów systemu

Lp. Nazwa modułu Opis

1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja

2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy

3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami

4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS

5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy

6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe

7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac)

8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD

9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu)

10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje.

11 KasaModuł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raportykasowe/wyciągi bankowe.

12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny.

13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowej. Definicje magazynów, obroty, zasoby.

14 PłaceZarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechaniapodatkowe.

15 Środki trwałeEwidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych(otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza.

16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja.

17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy.

18 Windykacja Windykacja należności.

Wykaz tabel składających się na poszczególne modułyPoniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje

biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń.

Business

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu.

2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego.

3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła.

4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie.

276/297

5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom.

6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu.

7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach.

8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.).

9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora.

Core

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 AdresyInformacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu, lokaluitp.

2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe.

3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów.

4 DokEwidencjaPodstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane odokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent).

5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod.

6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa.

7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik.

8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość.

9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis.

10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis.

11 PozEwidZbiorczejPozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tąewidencją.

CRM

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy.

2 ZUSY Lista oddziałów ZUS.

3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod.

4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod.

5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności.

Deklaracje

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie

Ewidencja VAT

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefinicjePOVATDefinicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe,warunek, ilość dni warunku), opis.

2 NagEwidencjiVATTNagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanegodokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy.

3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu.

4 NagRozliczenVATTNagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanegodokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia.

5 EleRozliczenVATTElementy rozliczeń VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, datarozliczenia.

Handel

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowanie tych dokumnetów w systemie.

2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych.

277/297

3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT.

4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych.

5 DefRelHandlowychDefinicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwościpowiązania.

6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych.

7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit

2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa.

3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny.

4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data.

5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość.

6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie.

7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania.

8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis.

9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa.

10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane

Import

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 KwotySadowKwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowańwyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma.

Kadry

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa.

2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat.

3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu.

4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS.

5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie.

6 PodstawyStazowInformacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie,definicja.

7 HistZatrudnienHistorie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okreszatrudnienia, staż pracy.

8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota.

9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne.

10 Pracownicy Lista pracowników. Kod,

11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS.

12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku.

13 PracHistorieHistoria danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik,okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom.

14 PracHistorie2Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt,informacje o służbie wojskowej itp.

15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności.

16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia).

17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa.

18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania.

19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość.

20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania.

21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres.

278/297

22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania.

23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data.

26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis.

27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data.

28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu.

29 FundPozyczkowePrzynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe,wycofanie wkładu.

30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota.

31 HistoriePozyczekHistoria warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicjaelementu.

32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów.

33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów.

Kalendarze

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku.

2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania.

3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit.

4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy.

5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy.

6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy.

7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy.

8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy.

9 KalendarzeKalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzywyjątków).

10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy

11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina.

12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy.

13 ZestawieniaPracyZestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy wokresie.

14 StrefyZestawienStrefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilośćdni pracy, czas pracy.

15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach.

16 NieobecnosciNieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dlanieobecności ZUS i urlopów.

17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy.

18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy.

Kasa i wyciągi bankowe

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku.

2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin.

3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu.

4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota.

5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis.

6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer).

7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe.

8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu.

9 ZaplatyZapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, datadokumentu, opis.

10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana.

279/297

11 RozliczeniaSPRozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata,data, kwota płatności, kwota zapłaty.

12 DokRozliczenioweDokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, ...). Podmiot, data inumer dokumentu, opis.

13 PozDokRozliczPozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek,kwoty.

14 RozrachunkiIdxTabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, datarozliczenia.

Księgowość

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis.

2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma.

3 ZapisyKsiegoweZapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny,konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu.

4 RozliczeniaKSRozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stroniewinien oraz ma.

5 KontaKonta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilansotwarcia.

6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika.

7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa.

8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy.

9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda.

10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu.

11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji.

12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis.

13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji.

14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie.

15 PozycjeZestKSPozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposóbsumowania

Magazyny

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyMagOkresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o staniemagazynowym.

2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar.

3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami.

4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie.

Płace

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział.

2 DefElementowDefinicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartościi uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności.

3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość.

4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania.

5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość.

6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki.

7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość.

8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia.

9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji.

10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA.

11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona.

280/297

Środki trwałe

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach.

2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis.

3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł.

4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis.

5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia.

6 SrodkiTrwaleHistŚrodki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna,parametry amortyzacji, wycena, ilość.

7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego.

8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa.

9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów.

10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia.

11 EwidWyposazeniaHEwidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osobaodpowiedzialna, wycena.

12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis.

Towary

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Jednostki Lista jednostek miary.

2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar.

3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów.

4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych.

5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt.

6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie.

7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki.

Waluty

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR.

2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa.

3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność.

Windykacja

LP. Nazwa zbioru Opis

1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin.

2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin.

281/297

Oceny pracownicze

KonfiguracjaŚcieżka do konfiguracji modułu Oceny: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny

Oceny

Oceny

Definicje arkuszy ocenNa zakładce należy skonfigurować Definicje arkuszy ocen, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Wprowadzenie nowej definicji

arkusza ocen inicjujemy przy pomocy klawisza . Na formularzu Definicji arkusza oceny są dostępne dwie zakładki:

1. Ogólne

Na zakładce Ogólne formularz Definicji arkusza ocen podzielony jest na następujące sekcje:

Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola:Nazwa - należy wpisać nazwę arkusza ocenArkusz przeznaczony dla - należy wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej:

Pracownicy - opcja dla arkuszy służących do oceny pracownikówSzkolenia - opcja dla arkuszy służących do oceny szkoleń

Kierunek - z rozwijalnej listy należy wybrać kto będzie oceniającym danego arkusza:Przez przełożonego - ocenę wystawi przełożonySamoocena - pracownik będzie sam siebie oceniałPrzez współpracowników - pracownicy będą się wzajemnie oceniaćPrzez klientów - ocenę wystawi klient ( np. ocena szkolenia)Pozostałe - opcja dla pozostałych ocen

Następnie należy zaznaczyć na TAK/NIE poniższe parametry:

Wielokrotny - ustawienie opcji na NIE umożliwia wypełnienie arkusza tylko przez jedną osobę, natomiast zaznaczenie flagi na TAK umożliwiawypełnianie arkusza większej liczbie osób.Akceptowany przez ocenianego - ustawienie opcji na TAK oznacza, zaakceptowanie go przez ocenianego.

Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja arkusza zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać.

Udostępnianie arkusza

Wypełniony arkusz udostępniaj nadal osobie oceniającej - po zaznaczeniu flagi na TAK, arkusz uzupełniony przez oceniającego będzienadal dla niego widocznyUdostępnij arkusz osobie ocenianej

Zaznaczenie flagi na NIE arkusz nie będzie udostępniony osobie ocenianejZaznaczając opcję na TAK operator ma możliwość wskazania od jakiego etapu (Wypełniany, Wypełniony, Zatwierdzony) arkuszbędzie udostępniony osobie ocenianej

Pozycje

Podstawa - wyświetla sumę kolumny Waga

Rodzaj - należy wybrać co będzie przedmiotem oceny z listy rozwijalnej :

RazemKompetencjaZachowanieZadanieElement oceny

Kategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostałyzdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Kategorie elementów ocen.

Element oceny - lista elementów, które należy wybierać poprzez listę rozwijalną , na której do wyboru pojawiają się elementy, któreuprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje elementów ocen.

Rodzaj - wyświetla nazwę grupy , w której została zdefiniowana definicja elementu oceny.Wymagany - zaznaczenie parametru oznacza, że dana kompetencja jest wymagana do oceny, nie będzie można jej pominąć.

282/297

Wyliczany - można poprzez edytor algorytmu wyliczyć stopień wykonania zadaniaWaga - można określić, które element są kluczowe, a które są mniej istotne w ocenieProcent - procent spełniania ocenianego elementu

2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość dodania opisu definiowanego arkusza.

Definicje elementów ocenNa zakładce Definicje elementów ocen należy skonfigurować elementy ocen, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Na

formularzu są dostępne filtry:

Rodzaj - można wybrać z rozwijalnej listy do jakiej grupy zostanie zdefiniowany elementKategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostałyzdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Kategorie elementów ocen.

Po wybraniu w filtrze Rodzaj opcji Razem oraz wybraniu w filtrze Kategoria odpowiedniej grupy docelowej definiowanego elementu, wprowadzenienowej definicji elementu inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy (Kompetencja), gdzie za pomocą listy rozwijalnej można wybrać jedną z opcji, w którejzostanie utworzona Definicja elementu:

KompetencjaZachowanieZadanieElement oceny

Nowy (Kompetencja)

Po wybraniu w filtrze Rodzaj jednej z pozostałych opcji np. Kompetencja oraz wybrania w filtrze Kategoria odpowiedniej grupy docelowej

definiowanego elementu, wprowadzenie nowej definicji elementu inicjujemy przy pomocy klawisza . Pozostałe opcje działajątak samo, przykładowo wybierając w filtrze Rodzaj opcję Zachowanie, dodanie nowej definicji elementu ocen inicjujemy przyciskiem

. Formularz definicji elementu oceny przy każdej opcji (Kompetencja, Zachowanie, Zadanie, Element oceny) jest taki sam.

Na formularzu Definicji elementu oceny dostępna jest zakładka Ogólne podzielona na sekcje:

Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola:

283/297

Kategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostałyzdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Kategorie elementów ocen.Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenNazwa wyświetlana - należy wpisać nazwę wyświetlaną elementu ocenBlokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać.Priorytet - decyduje o kolejności uwzględnienia elementuElement przeznaczony dla - wyświetla przeznaczenie elementu, czy element będzie składową oceny pracowników czy oceny szkolenia. Polejest edytowalne dla definiowania elementu oceny w grupie Element oceny.

Ocena

Skala - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się skale, które uprzednio zostały zdefiniowanena zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Skale ocen.Zakres - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostałyzdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Zakresy wartości.Sposób agregacji - należy wybrać sposób wyliczenia końcowej wartości w przypadku arkusza wielokrotnego, czyli wypełnianego przezwięcej niż jednego oceniającego. Po zrealizowaniu oceny tworzy się arkusz, na którym jest widoczna wyliczona wartość. Należy wybraćjedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej

Min. - zostanie wyliczona minimalna wartośćMax - zostanie wyliczona maksymalna wartośćŚrednia - zostanie wyliczona średnia wartośćŚrednia w dół - zostanie wyliczona średnia wartość, zaokrąglona w dółŚrednia w górę - zostanie wyliczona średnia wartość, zaokrąglona w górę

Przykład. Jeżeli zostanie wybrany sposób agregacji Średnia, a oceniany zostanie oceniony przez pierwszego oceniającego na 4, a przez drugiegona 6, to po zrealizowaniu oceny pojawi się arkusz, na którym zostanie wyliczona średnia ocen ze składowych arkuszy, czyli w polu wartośćzostanie wyświetlone 5.

Opis - miejsce na wstawienie opisu elementu oceny.

Definicja elementu ocen

Definicje ocenNa zakładce Definicje ocen należy skonfigurować oceny, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Dodanie nowej Definicji Oceny

inicjujemy klawiszem . Na formularzu Definicji oceny dostępne są zakładki:

1. Ogólne

Na zakładce Ogólne formularz Definicji oceny podzielony jest na następujące sekcje:

Ogólne W pierwszej kolejności definiowania oceny należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę arkusza ocenBlokada - ustawiając flagę na TAK definicja arkusza zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać.Ocena za okres - należy wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej:

DowolnyMiesięcznaKwartalnaRoczna

Powiązanie do elementu struktury firmy - pole może pozostać nieuzupełnione lub można wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej:

284/297

Oddziały firmy - możliwość odwołania do oddziałów firmy poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji ocenyWydziały - możliwość odwołania do wydziałów firmy poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji ocenyElementy struktur organizacyjnych - możliwość odwołania do elementów struktury organizacyjnej firmy zdefiniowanej wNarzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne, poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji oceny

Wybrana struktura organizacyjna - pole edytowalne w przypadku ustawienia w polu Powiązanie do elementu struktury firmy opcjiElementy struktur organizacyjnych. Możliwość wskazania zdefiniowanej struktury w Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne,która ma być powiązana z oceną poprzez Edytor.Ocena przeznaczona dla - pole może pozostać puste bądź uzupełnione poprzez wybranie opcji Szkolenia, która oznacza, ze danadefinicja będzie przeznaczona do oceny szkoleń.

Arkusze Dodanie Definicji arkusza inicjujemy poprzez klawisz . Na formularzu Arkusza definicji oceny dostępnajest zakładka Ogólne, na której są dostępne pola:

Definicja oceny - wyświetla nazwę oceny, dla której jest wprowadzany arkuszDefinicja arkusza - należy wybrać arkusz z rozwijalnej listy definicji arkuszy, które zostały wcześniej zdefiniowane w Narzędzia/Opcje/Kadry ipłace/Oceny/Definicje arkuszy ocenKierunek - pole wyświetla informację, przez kogo będzie wypełniany arkuszWymagany - zaznaczenie parametru oznacza, że dany arkusz jest wymagany do oceny, nie będzie można go pominąć.Wymagana liczba - pole edytowalne tylko dla arkusza wielokrotnego. Po zaznaczeniu wymagalności uzupełnienia arkusza, można wskazaćprzez ile osób musi zostać on wypełniony.

2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość dodania dodatkowych informacji, instrukcji, dłuższego opisu.

3. Edytor Zakładka umożliwia wpisanie do aktywnego edytora kodu programistycznego, który przykładowo umożliwi powiązanie definicji oceny zestrukturą firmy. Zakładka przeznaczona wyłącznie dla autoryzowanego serwisu.

4. Edytor (kalkulator) Zakładka umożliwia wpisanie do aktywnego edytora kodu programistycznego wyliczającego, który umożliwi wyliczenieskładowych oceny. Zakładka przeznaczona wyłącznie dla autoryzowanego serwisu.

Definicja oceny

Kategorie elementów ocenNa zakładce Kategorie elementów ocen należy skonfigurować definicje kategorii, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu.

Wprowadzenie nowej definicji kategorii elementów ocen inicjujemy przy pomocy klawisza . Na formularzu DefinicjiKategorii elementu oceny dostępna jest zakładka Ogólne, na której należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenBlokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać.Priorytet - decyduje o kolejności uwzględnienia kategorii

285/297

Kategoria elementu ocen

Skale ocenNa zakładce Skale ocen należy skonfigurować definicje Skali, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Wprowadzenie nowej definicji

Skali ocen inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy(Standardowa skala ocen), gdzie za pomocą listy rozwijalnej można wybrać którą skalę chcemyzdefiniować:

Standardowa skala ocenOpisowa skala ocenSkala ocen wg wykonania

Skala ocen

Standardowa skala ocen oraz Opisowa skala ocen

Formularze definicji Standardowej skali ocen oraz Opisowej skali ocen są takie same. Dostępne są na nich zakładki:

1. OgólneNa zakładce Ogólne należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenBlokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać.Długość pola

Lista elementów skali ocen - dodanie nowej Definicji elementu skali inicjujemy klawiszem . Na formularzu Elementuskali ocen należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenSkrót - należy wpisać skrót elementu ocenWymagane uzasadnienie - po zaznaczeniu parametru na TAK wymagane będzie wpisanie uzasadnienia przyznanej wartości w polu Opis.Wartość - jednostka punktowaOpis - miejsce na wpisanie uzasadnienia.

Element skali ocen

2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość zamieszczenia dodatkowych informacji dotyczących definiowanej skali ( reguły punktowania).

286/297

Definicja skali ocen

Skala ocen wg wykonania

Na formularzu definicji skali ocen wg wykonania dostępne są zakładki:

1. Ogólne

Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenBlokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie mógł jej wybrać.Wykonanie całkowite - po zaznaczeniu parametru na TAKDługość pola -

Lista elementów skali ocen - dodanie nowej Definicji elementu skali inicjujemy klawiszem . Na formularzu Elementu skali ocen należy uzupełnić pola:

Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocenSkrót - należy wpisać skrót elementu ocenWymagane uzasadnienie - po zaznaczeniu parametru na TAK wymagane będzie wpisanie uzasadnienia przyznanej wartości w polu Opis.Wartość - jednostka punktowaWykonanie od - zakresy wartości wykonania ocenianych zadańOpis - miejsce na wpisanie uzasadnienia.

Element skali ocen według wykonania

2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość zamieszczenia dodatkowych informacji dotyczących definiowanej skali ( reguły punktowania).

287/297

Definicja skali ocen według wykonania

Zakresy wartościNa zakładce Zakres wartości należy skonfigurować definicje Zakresu wartości, które mogą być wykorzystane przy Definicji elementu oceny.

Wprowadzenie nowego zakresu wartości inicjujemy przy pomocy klawisza . Na formularzu Zakresu wartości dostępna jestzakładka Ogólne, na której należy uzupełnić pola: * Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen * Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementuoceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. * Wartości całkowite - po zaznaczeniu na TAK wartości będą musiały być liczbamicałkowitymi * Wartość od - zakresy dozwolonych wartości oceny * Opis - miejsce na wpisanie dodatkowych informacji.

Zakres wartości

288/297

Oceny pracownicze

Instrukcja użytkownika

OcenyW wersji platynowej Modułu Kadry i płace został utworzony folder Oceny. Dla użytkownika została udostępniona funkcjonalność związana z

definiowaniem procesu oceniania pracowników oraz szkoleń.

Folder główny Oceny

Folder Oceny został podzielony na dwa podfoldery: Arkusze ocen oraz Oceny.

Folder Oceny

Arkusze ocenLista arkuszy ocen

289/297

Na liście Kadry i płace/Oceny/Arkusze ocen jest dostępny filtr Def. arkusza , umożliwiający filtrowanie listy arkuszy po wybranych definicjach, którezostały skonfigurowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje arkuszy ocen .

Lista Arkusze ocen

Otwarcie formularza arkusza oceny

Jeżeli na liście znajdują się wprowadzone arkusze z pozycji wprowadzania oceny, użytkownik może otworzyć arkusz poprzez przycisk Otwórz lubpodwójne kliknięcie w dany rekord. Arkusz może zostać uzupełniony poprzez wystawienie oceny ( uzupełnienie wierszy w kolumnie Ocena poprzezwybranie z rozwijalnej listy oceny).

Arkusz oceny

Etapy arkusza ocen

Na formularzu arkusza ocen w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie arkusza ( Przygotowywany , Wypełniany , Wypełniony ). Arkusz możezostać przepięty na kolejny etap realizacji poprzez przyciski: Przekaż do wypełnienia , Wypełniony , Przywróć .

OcenyLista ocen

Na liście Kadry i płace/Oceny/Oceny jest dostępny filtr Definicja , umożliwiający filtrowanie listy ocen po wybranych definicjach, które zostałyskonfigurowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje ocen .

Otwarcie formularza oceny

Jeżeli na liście znajdują się wprowadzone oceny, użytkownik może otworzyć ocenę poprzez przycisk Otwórz lub podwójne kliknięcie w dany rekord.

290/297

Lista Oceny

Dodawanie oceny

Dodanie nowej oceny inicjujemy przyciskiem . Na formularzu Oceny są dostępne zakładki: Ogólne, Oceniający oraz Oceniani.Wprowadzając nową ocenę w pierwszej kolejności należy uzupełnić na zakładce Ogólne pole Definicja . Następnie na zakładce Oceniani wybrać osobę,która będzie oceniana. W kolejnym kroku należy na zakładce Oceniający wybrać osoby, które będą wystawiały oceny. Po uzupełnieniu powyższychparametrów należy wrócić na zakładkę Ogólne i wypełnić pozostałe pola.

1. Ogólne

Zakładka Ogólne formularza Oceny podzielona jest na następujące sekcje:

Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola:

Definicja - należy wybrać z rozwijalnej listy jedną z definicji ocen, dodanych w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje ocen .

Odpowiedzialny - po wciśnięciu strzałki pojawi się okno z listą, na której wybieramy osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie oceny. Naliście użytkownik ma możliwość wybrania Pracownika bądź Osoby niebędącej pracownikiem firmy.

Lista Pracowników/Osób

Termin realizacji - należy uzupełnić ręcznie bądź wybrać z kalendarza datę realizacji oceny

Data zakończenia - data zostanie uzupełniona po całkowitej realizacji procesu oceny, czyli po etapie zatwierdzenia oceny.Arkusze ocen Na formularzu Arkusza oceny dostępne są dwie zakładki: Ogólne i Etapy. Zakładka Ogólne jest podzielona na sekcje:Ogólne - w tej sekcji znajduje się pole Ocena , w którym jest wyświetlana nazwa wprowadzanej oceny oraz termin jej realizacji.Arkusz - należy uzupełnić pola:

Oceniany - z rozwijalnej listy osób wybranych na zakładce Oceniani na formularzu oceny, należy wybrać osobę, która będzie ocenianaDefinicja arkusza - należy wybrać arkusz z rozwijalnej listy definicji arkuszy, które zostały zdefiniowane w Narzędzia/Opcje/Kadry ipłace/Oceny/Definicje arkuszy ocenKierunek oceny - wyświetla się informacja do jakiej grupy oceniających jest przypisany arkusz ( Samoocena , Przez przełożonego , Przezwspółpracowników , Przez klientów , Pozostałe ), zgodnie z konfiguracją arkusza.

Elementy ocenyWartość arkusza - wyświetla procentowe podsumowanie wartości ocen z kolumny Wartość z listy elementów arkusza, wyliczonej pouzupełnieniu oceny przez oceniającegoWartość z wagami - wyświetla procentowe podsumowanie wartości ocen z kolumny Z wagami z listy elementów arkusza, wyliczonej pouzupełnieniu oceny przez oceniającegoLista elementów arkuszy - wyświetla się lista elementów przypiętych do definicji arkusza, które podlegają ocenieEtapy arkusza - na formularzu w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie wypełnienia arkusza ( Przygotowywany , Przekaż dowypełnienia , Wypełniony ). Po uzupełnieniu arkusza wybranie przycisku Przekaż do wypełnienia spowoduje przekazanie arkuszy do

291/297

ocenianych/oceniających.

Arkusz oceny

Na zakładce Etapy są wyświetlane informacje w jakim dniu, o której godzinie oraz przez jakiego operatora były realizowane poszczególne etapyarkuszy ocen.

Etapy Arkusza ocen

2. Oceniający Na liście oceniających po kliknięciu w strzałkę pojawia się okno z listą osób, z których należy wybrać osoby odpowiedzialne zawystawienie oceny.

292/297

Lista osób

3. Oceniani Podobnie jak na zakładce Oceniający, na liście Ocenianych po kliknięciu w strzałkę pojawia się okno z listą osób, z których należy wybraćosoby podlegające ocenie.

Etapy oceny

Na formularzu oceny w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie realizacji oceny ( Przygotowywana , Przygotowywana , Zrealizowana ,Zatwierdzona ). W momencie wypełniania oceny jej etap jest wyświetlany jako Przygotowana . Po uzupełnieniu formularza oceny, klikając w przyciskPrzygotowywana zmienia się etap oceny na Przygotowywana , co powoduje przypisanie arkuszy do osób ocenianych i oceniających. Po uzupełnieniuarkuszy przez oceniających/ocenianych będzie można przepiąć ocenę na kolejny etap czyli Zrealizowana , a ostatnim etapie na Zatwierdzona .

Formularz oceny

Oceny w kartotece pracownikaW kartotece pracownika została dodana zakładka Oceny, w której są zakładki:

Arkusze ocen - oceniający Na zakładce są wyświetlane arkusze ocen oceniającego, które oceniający będzie wypełniał oraz wypełnione arkusze,które na definicji arkusza ocen ( Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje arkuszy ocen ) mają ustawiony na TAK parametr: Wypełnionyarkusz udostępniaj nadal osobie oceniającej ).

293/297

Lista Arkuszy ocen w kartotece pracownika

Arkusze ocen - oceniany.

Na zakładce są wyświetlane arkusze ocenianego, które oceniany będzie wypełniał ( samoocena) oraz arkusze, które na definicji arkusza ocen (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Oceny/Definicje arkuszy ocen ) mają ustawiony na TAK parametr: Udostępniaj arkusz osobie ocenianej ).

Oceny w Pulpicie pracownika i Pulpicie kierownikaW aplikacji Pulpit Pracownika i Pulpit kierownika została udostępniona funkcjonalność Ocen.

Pulpit kierownikaW Pulpicie kierownika została dodana zakładka Oceny, na której są dostępne listy:

Arkusze ocen - podwładni

Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen. Operator może otworzyć arkuszprzyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena.

Pulpit kierownika Arkusze ocen - podwładni

Kierownik na formularzu otwartego arkusza, w kolumnie Ocena ma możliwość wybranie oceny z listy rozwijalnej.

Pulpit kierownika Arkusz ocen - oceniani

Kierownik poprzez menu Czynności może zmienić etap arkusza.

294/297

Pulpit kierownika Arkusz/Czynności

Oceny

Na liście został udostępniony filtr Definicja umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji oceny. Operator może otworzyć arkusz przyciskiemOtwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Definicja. Dodanie nowej oceny inicjujemy poprzez przycisk Dodaj , usunięcie oceny poprzez Usuń .

Pulpit kierownika Oceny

Kierownik na formularzu otwartej oceny, ma możliwość zmiany etapu Oceny poprzez menu Czynności .

Pulpit kierownika Ocena/Czynności

Pulpit pracownikaW Pulpicie pracownika została dodana zakładka Oceny, na której są dostępne listy:

Arkusze ocen - oceniający Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen.

295/297

Operator może otworzyć arkusz przyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena.

Pulpit pracownika Arkusze ocen - oceniający

Pracownik na formularzu otwartego Arkusza oceny ma możliwość uzupełnienia oceny, wybierając z rozwijalnej listy wybraną ocenę wposzczególnych elementach arkusza podlegających ocenie.

Pulpit pracownika Arkusz oceny

Pracownik na formularzu otwartego Arkusza oceny ma możliwość przepięcia arkusza na kolejny etap poprzez wybranie w menu Czynności przyciskuWypełniony .

Pulpit pracownika Arkusz oceny/Czynności

Arkusze ocen - oceniany

Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen. Operator może otworzyć arkuszprzyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena. Pracownik ma możliwość przeglądania arkuszy ocen, które zostały mu udostępnione.

296/297

last-page

Pomoc techniczna - 12 34 92 810, techniczne@enova.plPomoc Kadry Płace - 12 34 92 820, place@enova.pl

Pomoc Księgowość - 12 34 92 830, ksiegowosc@enova.plPomoc Handel - 12 34 92 840, handel@enova.pl

Pomoc CRM - 12 34 92 850, crm@enova.plPomoc Workflow - 12 34 92 860, workflow@enova.pl

Soneta Sp.z o.o.ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków,tel. 12 34 92 800,e-mail: info@enova.pl,www.enova.pl