Порядок освобождает мысль Р. ДекартИнтеллект Украины ®

KAI – Документооборот

Структура системы

Что дает внедрение системы ?

Специалистам:

•автоматизация регистрации, сортировки, поиска, движения документов;

•одновременная обработка документов, обмен файлами;

•использование данных документа вместо самого документа

Руководителям:

•контроль исполнительной дисциплины и отчетности;

•оперативное уведомление о новых задачах;

•наличие единой базы данных документов;

•распределение прав доступа;

• защита информации.

Схема информационных потоков

Основные функции

• автоматизация регистрации, поиска документов;

• электронный архив;

• распределение прав доступа;

• контроль движения документов;

• контроль исполнительной дисциплины;

• сортировка и отправка документации;

• ведение реестра контактов;

• оформление, обработка и выпуск документов;

• поточное сканирование;

• штрих-кодирование;

• маршрутизация визирования.

Автоматизация делопроизводства

Регистрация документов

• регистрация;• формирование регистрационной

карточки;• журнал движения документов;• внесение резолюций.

Ссылки между документами

регистрация фактов доставки и получения корреспонденции;

печать конвертов.

База данных адресатов

Сортировка и отправка корреспонденции

• журнал движения документов;

• формирование рассылок.

Оформление, обработка и выпуск документов

Маршрутизация документов и операций

• организация прохождения документа по заданному маршруту;

• рассылка документов во все подразделения без физического копирования;

• ускорение обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.

Контроль исполнительной дисциплины

Календарь событий:• создание календаря контроля событий; • оперативное уведомление исполнителей о сроках выполнения.

Контроль исполнения:• централизованный контроль;• контроль на уровне автора резолюции.

Анализ контрольных документов:• формирование отчетов;• анализ выполнения в сравнении годов.

Поиск информации

поиск по значениям атрибутов карточки;

полнотекстовые запросы по содержимому карточек документов и файлов;

создание поисковых запросов любой сложности.

Отчетность

• статистические отчеты с количественными параметрами документов;

• аналитические отчеты в соответствии с заданными параметрами;

• детализация любого параметра отчета.

Отчетность

Электронный архив

Электронный архив

Хранение данных:

• автоматическое сохранение документов или ручное;• восстановление данных из архива.

Ведение версий документов:

• одновременное использование документа;• создание новой версии документа на базе нескольких

предыдущих версий;• получение релевантной версии документа.

Атрибутивный поиск:

• поиск по заданным параметрам;• полнотекстовый поиск.

Закрытие документов:

• перенесение в архив снятого с контроля документа;• возможность закрытия документов по периодам.

Технология штрих-кодирования

Документ

Регистрация в системе

Регистрационная карточка документа

Маркирование документа

Что дает штрих-кодирование?..

СОКРАЩЕНИЕ ВРЕМЕНИ:•поиска регистрационной карточки документа и др. документации;•ввода данных о перемещении документа;•формирования реестров почтовой рассылки.

Считывание штрих-кода документа

Идентификация и поиск

регистрационной карточки

Внесение информации о передвижениях

Формирование реестров рассылок

Предоставление необходимой информации

Поточное сканирование

Предназначение:

•перевод бумажных документов в электронные, ведение базы данных;

•автоматическое установление связей карточек документов и их электронных копий.

Эффективность:

•сокращение трудозатраты;

•переход к безбумажной технологии.

Сканирование

Оперативное представление информации

Администрирование

регистрация пользователей;

установка, распределение и контроль прав доступа к функциям и информации в системе;

протоколирование действий пользователей;

защита информации.

Обращения граждан

Регистрация обращения граждан

Преимущества KAI - Документооборот

внедрение «под ключ»;

адаптация готовых программных решений;

минимальные сроки внедрения;

опыт внедрения в различных сферах деятельности;

круглосуточная техподдержка.

Контакты:

E-mail: mail@kai.ua

Тел.: +38 (0564) 74-39-95+38 (067) 569-87-71

Подробнее на http://kai.ua