KaizenOleh: Mayang Delima (21070112130065)Definisi KaizenDalam bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan yang berkesinambungan (continuous improvement). Kaizen merupakan perbaikan yang melibatkan semua orang, mulai dari manajer hingga karyawan, dan melibatkan biaya dalam jumlah yang tidak seberapa. Konsep kaizen lebih berorintasi pada proses daripada hasil.Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup kita seperti kehidupan kerja atau kehidupan sosial yang hendaknya terfokus pada upaya perbaikan terus menerus. Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan berangsur. Kaizen tidak bersifat dramatis dan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah, menjamin kemajuan berangsur yang memberikan imbalan hasil dalam jangka panjang. Jadi kaizen merupakan pendekatan dengan risiko rendah.

Segmentasi KaizenMenurut konsep kaizen, kaizen dibagi menjadi 3 segmen, tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu:1. Kaizen yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.2. Kaizen yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kanshi untuk manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk masalah, menganalisa, melaksanakan, dan menetapkan standar atau prosedur baru.3. Kaizen yang berorientasi pada indivisu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar apabila tindak ingin bekerja keras.

Konsep KaizenKonsep kaizen meliputi beberapa hal, yaitu:1. Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri)Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu, dan mencapai efisiensi. Muda diartikan sebagai pengurangan pemborosan, mura diartikan sebagai pengurangan perbedaan, dan muri diartikan sebagai pengurangan ketegangan.2. Gerakan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke)Konsep 5S merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep ini merupakan budaya mengenai bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya dengan benar. Apabila tempat kerja tertata rapi, bersih, dan tertib maka kemudahan bekerja seseorang dapat diciptakan.3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, dan Action)Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna untuk mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki atau emningkatkan standar. Plan berkaitan dengan identifikasi masalah, analisis masalah, serta perencanaan dan penanggulangan. Do merupakan implementasi rencana solusi dan memastikan skill pekerja yang diperlukan. Check merupakan kegiatan memeriksa hasil dan menentukan tingkat pencapaiannya. Sedangkan action berkaitan dengan memberikan masukan perubahan pada SOP dan melatih pekerja untuk menguasainya apabila hasil yang diperoleh memuaskan.4. Konsep 5W + 1HSalah satu pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatain kaizen adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5W + 1H (what, who, why, where, when, dan how)

Faktor Kegagalan Program Perbaikan ProsesTerdapat beberapa faktor kegagalan program perbaikan proses, diantaranya yaitu:1. Kurangnya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak2. Harapan akan hasil yang cepat3. Kurangnya pemberdayaan karyawan dengan benar4. Kegagalan untuk mengakui perlunya perubahan budaya5. Aplikasi ruang lingkup yang terbatas6. Lebih menekankan internal daripada eksternal pelanggan

Kriteria Proses: Big-Q dan Little-qBig-Q merupakan program perbaikan yang mengintegrasikan TQM dalam struktur dan strategi perusahaan dengan dukungan penuh dari manajemen puncak. Sedangkan Little-q merupakan program yang menekankan pada pelatihan, perangkat, dan teknik-teknik TQM, tetapi tanpa perubahan mendasar pada budaya kerja.Beberapa karakteristik dari Big-Q yaitu:1. Diarahkan secara aktif dan agresif oleh manajemen puncak2. Perubahan mendasar pada budaya, struktur, dan proses3. Strategi yang terdefinisi dengan baik4. Konsep teritegrasi secara nyata pada pabrik5. Memberikan manfaat jangka panjangSedangkan karakteristik dari Little-1 yaitu:1. Kurangnya dukungan dari manajemen puncak2. Bukan perubahan yang mendasar, hanya melibatkan training dan teknik3. Tidak menyeluruh4. Falsafah tidak terintegrasi pada produksi5. Memberikan manfaat jangka pendek

Kaizen as an Umbrella ConceptUnsur-unsur kaizen terangkum dalam paying kaizen (Kaizen Umbrella), yang terdiri atas:1. Fokus pada pelanggan2. Pengendalian kualitas terpadu (TQC)3. Robotik4. Gugus Kendali Kualitas5. Sistem Saran6. Otomatisasi7. Disiplin di tempat kerja8. Pemeliharaan produktivitas terpadu (TPM)9. Kanban10. Penyempurnaan kualitas11. Tepat waktu (JIT)12. Tanpa cacat (zero defect)13. Aktivitas kelompok kecil14. Hubungan kerja sama karyawan-manajemen15. Pengembangan produk baru

Perbedaan Kaizen dan InovasiBeberapa perbedaan antara kaizen dan inovasi adalah sebagai berikut:NoKaizenInovasi

1Orientasi umumOrientasi pada keahlian

2Orientasi pada manusiaOrientasi pada teknologi

3Perhatian pada pendalamanPerhatian lompatan jauh

4Dibangun dengan teknologi yang adaCari teknologi baru

5Informasi terbuka, dibagikanInformasi tertutup perorangan

6Kelompok kerjaIndividual

Kunci Pelaksanaan KaizenTerdapat 8 kunci utama pelaksanaan kaizen dalam kegiatan industri, diantaranya yaitu:1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaaan pelanggan2. Memproduksi dalam jumlah kecil3. Menghilangkan pemoborosan4. Memperbaiki aliran produksi5. Menyempurnakan kualitas produk6. Orang-orang yang tanggap7. Menghilangkan ketidakpastian8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang

Penerapan KaizenDalam penerapan kaizen, pemimpin organisasi di Negara Jepang berpegang pada 2 prinsip, yaitu:1. Memerlukan proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimalDengan proses atau cara kerja yang baik, maka kita bisa bekerja lebih cekatan. Untuk mendapatkan proses yang baik, para pemimpin perusahaan perlu mngetahui sumber masalah-masalah, kemudian meminta ide dari semua karyawannya. Bagaimanapun juga, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan.2. Memilih gagasan-gagasan yang sekiranya bisa atau mungkin untuk dilaksanakan kemudian menerapkannya dan bersabar menunggu hasilnya.Suatu perbaikan kecil yang dilakukan dalam perusahaan atau organisasi akan dapat menghasilkan dampak yang besar, dimana waktu dan uang dapat dihemat. Para karyawan akan semakin semangat bekerja karena melihat ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.

Sumber:Dhimas. 2005. Problem Solving Approach dalam Pengendalian Kualitas. Departemen Teknik Industri: ITB.Irianto, Drajad. 2010. Manajemen Kualitas. Sistem Insutri I Apatur: Pusdiklat Departemen Perindustrian.Paramita Dhiana, Patricia. 2012. Penerapan Kaizen dalam Perusahaan. Universitas Ki Ageng Pandanaran: Semarang.