kalitateren arduraduna – responsable de calidad
TRANSCRIPT
Enrique Sacanell [email protected]
Kalitateren Arduraduna –Responsable de Calidad
V Jornadas de Modernización y Calidad en la Administración Local
POBLACIPOBLACIÓÓN N 84.452 hab.TTÉÉRMINO MUNICIPALRMINO MUNICIPAL 11,64 KM2DENSIDAD DE POBLACIDENSIDAD DE POBLACIÓÓN N 7.255 hab/km2INMIGRACIINMIGRACIÓÓN EXTRANJERAN EXTRANJERA 5,4 %FAMILIAS UNIPERSONALESFAMILIAS UNIPERSONALES 16 %FAMILIAS MONOPARENTALESFAMILIAS MONOPARENTALES 11 %INDICE DE ENVEJECIMIENTOINDICE DE ENVEJECIMIENTO 15 %TASA DE ACTIVIDAD TASA DE ACTIVIDAD 41 %TASA DE DESEMPLEO TASA DE DESEMPLEO 7 %PERCEPTORES RENTA BPERCEPTORES RENTA BÁÁSICASICA 1,4 %TASA DE TITULACITASA DE TITULACIÓÓN SUPERIOR N SUPERIOR 30 % (CAV 13%)TASA DE CONOCIMIENTO DEL EUSKERA TASA DE CONOCIMIENTO DEL EUSKERA 19 %
NUESTROS CLIENTES
NUESTRA ORGANIZACIÓN
750 puestos de trabajo, incluyendo 4 Organismos Autónomos.
La corporación la forman 25 concejales:
10 forman el equipo de gobierno (EAJ-PNV )15 están en la oposición
(10 PP, 4 PSE-PSOE y 1 EB)
Presupuesto municipal consolidado 2006 104,3 millones €
¿Qué son las 5S?
USHI
AYONARA
UDOKU
SS S SS
AMURAI
AKE
¿Qué son las 5S?
Las 5S es una metodología que surgió en Japón. Se usa para mejorar el puesto de trabajo y facilitar el acceso a los archivos.
1S - SEPARAR INNECESARIOS = ORGANIZACIÓN
2S - SITUAR NECESARIOS = ORDEN
3S - SUPRIMIR SUCIEDAD = LIMPIEZA
4S - SEÑALIZAR ANOMALÍAS = CONTROL VISUAL
5S - SEGUIR MEJORANDO = DISCIPLINA Y HÁBITOS
ANTES
1S – SEPARAR INNECESARIOS
UN ARCHIVO RARO...
ARCHIVO LLAMADO
“KONTUZ REVISAR”
Revisar... ¿cuándo?Llevaba años con nosotros...
Era de la familia...
A. NO DEJAR NADA EN EL SUELO:
B. ADECUAR CONTENEDOR/CONTENIDO:
- Ningún documento sin carpeta /Ningún documento sin propietario/a
- No documentos en “TIERRA DE NADIE” (idea de usuario/subusuario)
- No creación de nuevas carpetas “POR LIBRE”
- Contenedor = CARPETA = Agrupación de archivos con elementos comunes o ámbitos similares
- Contenido = ARCHIVOS
- No abrir carpetas con “poco peso” / No archivos en 1er click
2S – SITUAR NECESARIOS (II)
C. MEJORAR ACCESIBILIDAD:
- Evitar “RUTAS LARGAS” para documentos muy usados
D. SI SE DEBE MOVER, PONERLE RUEDAS:- Aquellos documentos susceptibles de MOVER diseñarlos para facilitar traslado, indicando RUTA en pie de página
E. APLICAR FIFO (1º en entrar – 1º en salir):- Apertura por AÑOS / CURSOS de cara a determinar años vigencia
2S – SITUAR NECESARIOS (III)
NORMALIZAR IDENTIFICACIÓN:
LETRA: MAYÚSCULAS (carpetas) y MINÚSCULAS (archivos).
IDIOMA: Tender a normalizar en EUSKERA
ABREVIATURAS: Realizar un nomenclátor de abreviaturas
IDENTIFICACIÓN NUMÉRICA: Doble dígito
IDENTIFICACIÓN VISUAL: Colorear carpetas
CARPETAS ESTRUCTURALES
01 Zuzendaritza
02 Servicios Sociales de Base (SSB)
03 Familia y Convivencia
04 Inserción
CARPETAS FUNCIONALES
05 Kalitatea
06 Publicaciones
07 Formación
CARPETAS LOGISTICAS
08 Legislación
09 Logos y Etiquetas
s/c ONGI ETORRI
3S – SUPRIMIR SUCIEDADSUCIEDAD EN LA RED es para nosotros...
Accesos directos innecesarios
Carpetas tipo “REVISAR”
Existencia de archivos en 1er clic
Elementos “lúdicos” personales (fotos, música...).
“Herencias” en tierra de nadie
Archivos o carpetas cronológicamente obsoletos
4S – SEÑALIZAR ANOMALIASCarpetas coloreadas que permiten identificar fácilmente una ubicación inadecuada
ANTES
Después
De todas maneras, todavía a día de hoy...
6.790 MB – 4.480 Carpetas – 30.865 Archivos
5ª S - SEGUIR MEJORANDO
¿Qué es?
“Chequeo SISTEMÁTICO y PERIÓDICOdel cumplimiento de la implantación de
las 5 S”
Tamañoen MB
NºCarpetas
NºArchivos
1 ZUZENDARITZA 872 888 5.739 2 S.S. BASE 824 850 7.674 3 FAMILIA Y CONVIVENCIA 17 26 153 4 INSERCION 3680 2.164 14.107 5 KALITATEA 459 136 968 6 PUBLICACIONES 246 89 704 7 FORMACIÓN 369 98 399 8 LEGISLACIÓN 372 174 879 9 LOGOS Y ETIQUETAS 20 42 22310 ONGI ETORRI 4 3 20CARPETAS PERSONALES 556 487 5.083L:\GIZARTE ZERBITZUAK 6.790 4.480 30.865
OCTUBRE
10.000
5.3967.170
4.477
6.790
4.480
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
MAYO 2004 DICIEMBRE 2006 OCTUBRE 2007
Tamaño en MB/Nº de carpetas
35.689
30.01930.865
27.00028.00029.00030.00031.00032.00033.00034.00035.00036.000
MAYO 2004 DICIEMBRE 2006 OCTUBRE 2007
Número de archivos
MUCHAS GRACIAS
EQUIPO 5S – GIZARTE ZERBITZUAKPilar BilbaoConchi FernándezMikel KerexetaSanti López de EguilazJesús OrtegaGotzon Zulueta