kanepi vallavalitsuse dokumentide loetelu · 4 munitsipaalvara valitsemine, kasutamine ja...

1

KINNITATUD Vallavanema 20. märtsi 2006. a

käskkirjaga nr 9 Muudetud 16.03.2009. a

käskkirjaga nr 5 Muudetud 28.06.2010

käskkirjaga nr 10

KANEPI VALLAVALITSUSE DOKUMENTIDE LOETELU

SISUKORD Tähis Funktsioon Lehekülg Tähis Funktsioon Lehekülg 1 Vallavolikogu tegevus 2 10 Haridus, kultuur ja sport 17 Vallavalitsuse tegevus 3 11 Avalik kord, päästeteenistus ja kodanikukaitse 18 3 Valla rahvastiku arvestuse toimingud 4 12 Ettevõtlus 19 4 Munitsipaalvara valitsemine, kasutamine ja käsutamine 7 13 Välissuhted ja koostöö 20 14 Valimise ja rahvaküsitluse korraldamine 21 15 Ametiasutuse teenistuse korraldamine 5 Omandi-ja maareformi teostamine 8 15.1 Personalitöö 22 15.2 Teenistuskorraldus 24

15.3 Asjaajamine 26 6 Finantstegevus 9 7 Planeerimis- ja ehitusalane tegevus 11 16 Tervishoid 28 8 Majandus 12 17 Turism ja puhkemajandus 28 9 Sotsiaalhoolekanne 14

2

Funktsioon: VALLAVOLIKOGU TEGEVUS Tähis 1

Tähis Sari Allsari Struktuuri- Üksus/

Ametnik

Säilitus- tähtaeg

Juurdepääsupiirang Märkused

1 2 3 4 5 6 7 1-1 Volikogu istungite protokollid ja kantselei alatine

õigusaktid vallasekretär AV 09.02.2012 nr14 1-1.1 Volikogu protokollid alatine AV 09.02.2012 nr14 1-1.2 Volikogu määrused alatine AV 09.02.2012 nr14 1-1.3 Volikogu otsused alatine osaliselt piiratud AV 09.02.2012 nr14 juurdepääs Alus: AvTS § 35

1-2 Volikogu istungite algmaterjalid ja kirjavahetus 5a H 09.02.2012 nr 14

1-3 Volikogu õigusaktide register alatine peetakse elektrooniliselt AV 09.02.2012 nr14 1-4 Volikogu alatiste AV 09.02.2012 nr14

komisjonide protokollid ja algmaterjalid

1-4.1 Revisjonikomisjoni protokollid ja algmaterjalid alatine AV 09.02.2012 nr14 1-4.2 Eelarve- ja majanduskomisjoni protokollid ja algmaterjalid alatine AV 09.02.2012 nr14 1-4.3 Hariduse-, kultuuri- ja noorsoo-

komisjoni protokollid ja algmaterjalid alatine AV 09.02.2012 nr14

3

1-4.4 Sotsiaal- ja tervishoiukomisjoni

protokollid ja algmaterjalid alatine juurdepääsupiirang AV 09.02.2012 nr14 Alus: AvTS § 35

1-4.5 Ettevõtluse- ja arengukomisjoni protokollid alatine AV 09.02.2012 nr14 ja algmaterjalid

Funktsioon: VALLAVALITSUSE TEGEVUS Tähis 2 Tähis Sari Allsari Struktuuri-

Üksus/ Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 2-1 Valitsuse istungite protokollid kantselei alatine AV 09.02.2012 nr 14

ja õigusaktid vallasekretär 2-1.1 Valitsuse protokollid alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-1.2 Valitsuse määrused alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-1.3 Valitsuse korraldused alatine Osaliselt piiratud AV 09.02.2012 nr 14

juurdepääs Alus: AvTS § 35

2-2 Valitsuse istungite algmaterjalid 5a H 09.02.2012 nr 14 ja kirjavahetus

2-3 Valitsuse õigusaktide register alatine Peetakse elektroonilise lt AV 09.02.2012 nr14 2-4 Valitsuse alatiste komisjonide

protokollid ja algmaterjal 2-4.1 Konkursikomisjoni protokollid alatine Piiratud juurdepääs AV 09.02.2012 nr 14

ja algmaterjalid Alus: AvTS § 35

2-4.2 Oksjonikomisjoni protokollid ja algmaterjalid alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-4.3 Riigihanke korras tehtud pakkumiste alatine Osaliselt piiratud AV 09.02.2012 nr 14

läbivaatamise komisjoni protokollid juurdepääs ja algmaterjalid Alus: AvTS § 35

4

2-4.4 Varade üleandmis-vastuvõtmiskomisjoni protokollid ja algmaterjalid alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-5 Kalmistute dokumendid AV 09.02.2012 nr 14 2-5.1 Kalmistu plaanid alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-5.2 Matmiste registreerimise raamat alatine AV 09.02.2012 nr 14 2-5.3 Kalmistu haldamise lepingud 10 a alates lepingu H 09.02.2012 nr 14 lõppemisest* 2-6 Kirjavahetus kalmistute küsimustes 5a H 09.02.2012 nr 14 Funktsioon: Valla rahvastiku arvestuse toimingud Tähis 3


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 3-1 Elanike register kantselei alatine Juurdepääsupiirang Sarjad 3-1 kuni Alus: AvTS § 35 3-6 ei teki

sekretär-asjaajaja alates 01.07.2010

3-2 Rahvastikuregistri pidamise Sarjale 3-2 piiratud Uus sari 3-8 kuni dokumendid juurdepääs 3-12 Alus: AvTS § 35

3-2.1 Elukoha- ja isikuandmete teated , 55 a Ei teki alusdokumendid 3-2.2 Registrikande teated 55 a Ei teki 3-2.3 Elukohateadete register alatine Ei teki 3-2.4 Muud elukoha teated 5 a Ei teki 3-2.5 Rahvastikuregistri kannete muud 5a Ei teki

alusdokumendid 3-2.6 Rahvastiku arvestuse aruanded alatine ei teki aastast 2006 3-2.7 Ajutiste elanike nimekiri alatine AV 09.02.2012 nr14 ei teki aastast 2003 3-3 Majapidamiste arvestus- AV 09.02.2012 nr14

dokumendid 3-3.1 Majapidamiste register alatine ei teki aastast 2006

AV 09.02.2012 nr14

5

3-3.2 Statistilised aruanded majapidamiste arvestuse kohta 3 a ei teki aastast 2006

2 3 4 5 6 7 3-4 Perekonnaseisualased vallasekretär

dokumendid 3-4.1 Sündide, surmade register (nimekiri) alatine Juurdepääsupiirang alates 01.07.2010 Alus: AvTS § 35 tekib digitaalne kanne. Väljatrüki 1 eks. säilitatakse siseministeeriumis 3-4.2 Sünni- ja surmatunnistuste register (raamat) alatine Juurdepääsupiirang Sari 3-4.2 ei teki Alus: AvTS § 35 alates 01.07.2010 Kinnitatud väljavõtte (tõendi) saab avaldaja 3-4.3 Meditsiinilised sünnitõendid 30 a Juurdepääsupiirang Ei teki Alus: AvTS § 35 3-4.4 Sünni- ja surmatõendite kontsud 3 a Sari 3-4.4 ei teki alates 01.07.2010 3-4.5 Surnud kodanike passide äraandmise teatised 3 a 3-4.6 Sünni- ja surmatunnistuste aruanded 10 a Ei teki alates

01.07.2010 3-4.7 Lapse nimemuutmise toimikud alatine Juurdepääsupiirang alates 01.07.2010 Alus: AvTS § 35 peab nimemuutmise 3-4.8 Lapse nimemuutmise register alatine toimikut maavalitsus 3-4.9 Perekonnaseisualased aruanded 3 a Ei teki alates 01.07.2010 3-5 Kodakondsus- ja migratsiooni sekretär-asjaajaja 5a

dokumendid

6

3-6 Riigikaitsealased dokumendid ei teki aastast 2000 3-6.1 Kirjavahetus riigikaitse küsimustes 5a ei teki aastast 2000 3-7 Kirjavahetus isikutega ja asutustega 5a Osaliselt piiratud Avaldused

perekonnaseisualastes küsimustes juurdepääs registreeritakse Alus: AvTS § 35 asutuse DHS-is

3-8 Elukoha registreerimise avaldus Elektrooniline 15a AvTS § 35 lg 1 Registreeritakse koos alusdokumentidega p 12 -13 RR-is 3-9 Rahvastikuregistri uue kande avaldus Elektrooniline 10a AvTS § 35 lg 1 Registreeritakse (taotlus isikukoodi saamiseks ja p 12-13 RR-is juurdepääsupiirangu kehtestamise avaldus) 3-10 Avaldus rahvastikuregistri väljavõtte Elektrooniline 10a Registreeritakse väljastamiseks RR-is 3-11 Sünni registreerimise avaldus ning Elektrooniline 10a AvTS § 35 lg 1 Per. kannete selle alusdokumendid (sh ka raseduse p 11-13 väljatrükid ajal esitatud ühine isaduse omaksvõtu säilitatakse avaldus, põlvnemise välistamise avaldus, Siseministeeriumis. leidlapse sünni registreerimise avaldus koos Digitaalselt alusdokumentidega) esitatud avaldus säilitatakse RR-is 3-12 Surma registreerimise avaldus koos Elektrooniline 1a AvTS § 35 lg 1 Arstlik surmateatis alusdokumentidega (arstlik surmatõend, volitust p 11-13 koos surmakande tõendav dokument) väljatrükiga säilitatakse Siseministeeriumis 3-13 Perekonnaseisutunnistuste, arhivaalide 10a Registreeritakse hävitamise aktid ning dokumentide asutuse DHS-is kui üleandmise-vastuvõtmise aktid väljaminev kiri

7

Funktsioon: MUNITSIPAALVARA VALITSEMINE, KASUTAMINE JA KÄSUTAMI NE Tähis 4


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 4-1 Munitsipaalvara register pearaamatupidaja alatine H 9.02.2012 nr 14 Peetakse elektrooniliselt 4-2 Munitsipaliseerimise alatine H 9.02.2012 nr 14

dokumendid

4-3 Munitsipaalkinnistute alatine H 9.02.2012 nr 14 ühendamise ja jagamise dokumendid

4-4 Munitsipaalvara hindamise, alatine H 9.02.2012 nr 14

mahakandmise ja hävitamise dokumendid

4-5 Munitsipaalvara tasuta alatine H 9.02.2012 nr 14

kasutusse andmise dokumendid

4-6 Munitsipaalvara rentimise alatine H 9.02.2012 nr 14

dokumendid 4-7 Munitsipaalvaraga seotud alatine H 9.02.2012 nr 14

piiratud asjaõiguste dokumendid

8

4-8 Munitsipaalosaluse ja alatine H 9.02.2012 nr 14

äriühingutes, sihtasutustes, mittetulundusühingutes

esindatuse dokumendid

4-9 Aruanded munitsipaalvara alatine H 9.02.2012 nr 14 kasutamise ja käsutamise kohta

4-10 Munitsipaalvara müügi alatine H 9.02.2012 nr 14

dokumendid 4-11 Munitsipaalvara erastamise alatine H 9.02.2012 nr 14

dokumendid 4-12 Kirjavahetus munitsipaalvara valitsemise, 5a H 9.02.2012 nr 14 kasutamise, käsutamise kohta

Funktsioon: OMANDI- JA MAAREFORMI TEOSTAMINE Tähis 5


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 5-1 Kirjavahetus omandireformi sekretär-asjaajaja 5 a küsimustes 5-2 Maa ostueesõigusega erastamine maakorraldus alatine 5-2 .1 Maa füüsilistele isikutele ostueesõigusega alatine saadetakse erastamise dokumendid nõudmisel maa-ametil 5-2.2 Maa juriidilistele isikutele ostueesõigusega saadetakse

erastamise dokumendid nõudmisel maa-ametile

9

5-2.3 Korteriomandi seadmise dokumendid 5-3 Teenindusmaad 5-3.1 Ehitise teenindamiseks vajaliku maa määramise

dokumendid

5-4 Hoonestusõiguse seadmine alatine 5-5 Maakasutus alatine 5-6 Maa ja vara tagastamine ning kompenseerimine 5-6.1 Maa tagastamise dokumendid alatine eeltoimingute lõppedes saadetakse maa-ametile 5-6.2 Hoonete tagastamise dokumendid alatine saadetakse nõudmisel maavalitsusele 5-6.3 Maa kompenseerimise dokumendid alatine saadetakse nõudmisel maavalitsusele 5-6.4 Vara kompenseerimise dokumendid alatine saadetakse nõudmisel

maavalitsusele 5-7 Maakatastriplaanid alatine alates aastast 1995

Funktsioon: FINANTSTEGEVUS Tähis 6 alates 01.01.2003 uue näidisloetelu järgi


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 Raamatupidamise töö korraldamine 6-1 Raamatupidamise sise-eeskirjad raamatupidamine 7a AV Rahvusarhiivi 5.11.2007 hindamisotsus nr 633 Originaal käskkirja lisana

10

Aruandlus 6-2 Raamatupidamise aastaaruanne 7a AV 5.11.2007 nr 633 Avaliku arhiivi nõudel säilitatakse alaliselt 6-3 Koondaruanded (kvartal, kuu) 7a H 5.11.2007 otsus nr 633 6-4 Riiklikud statistilised aruanded 7a H 5.11.2007 otsus nr 633 6-5 Maksude ja maksete aruanded 7a H 5.11.2007 otsus nr 633 6-5.3 Arvete register Elektrooniliselt kuni aastani 2009 6-6 Töötasu arvestamise H dokumendid 5.11.2007 otsus nr 633

6-6.1 Isikukontokaardid 50 a Juurdepääsupiirang Peetakse Alus: AvTS § 35 elektrooniliselt

6-6.2 Palgalehed 7a H 5.11.2007 nr 633

6-6.3 Tööaja arvestuse tabelid 7a H 5.11.2007 nr 633

6-6.4 Palgaarvestuse alusdokumendid (tarifikatsioon koolid) 7a H 5.11.2007 nr 633 6-6.5 Kohustuslike maksude ja maksete andmikud 7a H 5.11.2007 nr 633 6-7 Kassadokumendid 6-7.1 Kassaraamat 7 a Sari 6-7 ei teki aastast 2003 6-7.2 Kassaorderite registreerimise raamat 7 a 6-7.3 Kassa kontrollimise aktid 7 a 6-7.4 Kassa üleandmise ja vastuvõtmise aktid 10 a

11

Majandustegevuse dokumenteerimine 6-8 Raamatupidamise alg- ja koonddokumendid 7a H 5.11.2007 otsus nr 633 6-9 Päeva- ja pearaamat 7 a Peetakse elektrooniliselt H 5.11.2007 nr 633 6-10 Muud pikaajaliste kohustuste või 7a

õigustega seotud dokumendid 6-21 Lepingud 7a Piiratud H 5.11.2007 nr 633 juurdepääs, kui lepingus on teise poole poolt konf.nõue Finantsplaneerimine 6-11 Eelarve projektid koos seletuskirjaga 7a H 5.11.2007 nr 633 6-12 Eelarve muudatused koos põhjendustega 7a 6-13 Aastaeelarve ja selle jaotuse elemendid 7a AV 5.11.2007 nr 633 Kirjavahetus 6-14 Kirjavahetus raamatupidamise 3a H 5.11.2007 nr 633 küsimustes Varude ja varade arvestamine 6-15 Varude ja varade kartoteek 7a Peetakse elektrooniliselt H 5.11.2007 otsus nr 633

12

6-16 Varude ja varade üleandmise-vastuvõtmise 7a AV 5.11.2007 nr 633

dokumendid - juhi vahetusel, - asutuse ümberkorraldamisel, - tegevuse lõpetamisel

H 5.11.2007 nr 633 töötaja vahetusel

6-17 Varude ja varade arvestamist puudutavad dokumendid 7a H (allahindluse, ümberhindluse ja mahakandmise aktid) 5.11.2007 otsus nr 633 Inventariseerimine 6-18 Inventariseerimise aktid jt inventariseerimist 7a H

puudutavad dokumendid 5.11.2007 otsus nr 633 Kontrollimise tulemused

6-19 Finantsmajandusliku tegevuse kontrollaktid 7a AV 5.11.2007 nr 633 ja auditite aruanded Avaliku arhiivi nõudel säilitatakse alatiselt

Funktsioon: PLANEERIMIS- JA EHITUSALANE TEGEVUS Tähis 7 ??????? kas H


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 7-1 Kirjavahetus planeerimis- ja sekretär-asjaajaja 5a H 9.02.2012 nr 14 ehitusalase tegevuse küsimustes 7-2 Ehitusdokumendid abivallavanem 7-2.1 Ehitusregister alatine Elektrooniline 7-2.2 Riigihanke dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14

13

7-2.3 Ehitiste ja rajatiste inventariseerimistoimikud alatine H 9.02.2012 nr 14 7-2.4 Ehitiste ja rajatiste inventariseerimistoimikute alatine H 9.02.2012 nr 14 register alates 01.01.2001

elektrooniline ehitusregister 7-2.5 Ehitiste toimikud (projekteerimistingimused, ehitise Juurdepääsupiirang H 9.02.2012 nr 14 ehitustööde üleandmis-vastuvõtmisaktid jm säilimiseni* AvTS § 35 ehitistega seotud dokumendid) 7-2.6 Ehitiste toimikute register alatine H 9.02.2012 nr 14 Elektrooniline 7-2.7 Ühekordsed projekteerimise load 3a H 9.02.2012 nr 14 7-2.8 Ühekordsete projekteerimislubade register alatine H 9.02.2012 nr 14 Elektrooniline 7-2.9 Ehituslubade register alatine H 9.02.2012 nr 14 Elektrooniline 7-2.10 Kasutuslubade register alatine H 9.02.2012 nr 14 Elektrooniline 7-3 Planeerimisdokumendid 7-3.1 Planeeringute register alatine H 9.02.2012 nr 14 Elektrooniline 7-3.2 Planeeringute toimikud alatine H 9.02.2012 nr 14 7-4 Ehitusjärelevalve dokumendid

7-4.1 Ehitusjärelevalve aktid ja ettekirjutused alatine H 9.02.2012 nr 14

7-4.2 Ettekirjutused ebaseaduslike ehitiste kohta ehitise säilimiseni H 9.02.2012 nr 14

7-5 Muinsuskaitse dokumendid alatine H 9.02.2012 nr 14

14

Funktsioon: MAJANDUS Tähis 8

Tähis Sari Allsari Struktuuri- Üksus/ ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 8-1 Kirjavahetus majanduse küsimustes sekretär-asjaajaja 5a H 9.02.2012 nr 14 8-2 Transpordi korraldamise dokumendid kantselei 8-2.1 Parkimiskaardid (ärakiri) 3 a H 9.02.2012 nr 14 8-2.2 Taotlused teede ja tänavate sulgemiseks 3 a H 9.02.2012 nr 14 8-2.3 Load teede ja tänavate sulgemiseks 3 a H 9.02.2012 nr 14

8-3 Energeetika ja soojamajanduse

dokumendid 8-3.1 Riigihanke dokumendid 10a H 9.02.2012 nr 14 8-4 Veevarustuse ja kanalisatsiooni Alates 03.03.2003

Dokumendid H 9.02.2012 nr 14 8-4.1 Veevarustuse ja kanalisatsiooni korraldamise 10a alates Piirtud juurdepääs, kui ja haldamise lepingud lepingu lõppemisest lepingus on teise poole poolt konfidentsiaalsuse nõue

8-4.2 Veevarustuse ja kanalisatsiooni lepingute register 10a H 9.02.2012 nr 14

8-4.3 Riigihanke dokumendid 10 a Osaliselt piiratud H 9.02.2012 nr 14 juurdepääs AvTS § 35 8-4.4 Kirjavahetus veevarustuse ja kanalisatsiooni küsimustes 5a H 9.02.2012 nr 14 8-4.5 Vee erikasutusloa taotlused ja algdokumendid 3a H 9.02.2012 nr 14 8-4.6 Vee erikasutusload 3a H 9.02.2012 nr 14 8-4.7 Vee erikasutuslubade register alatine H 9.02.2012 nr 14 8-4.8 Vee-ja kanalisatsiooni teostusjoonised alatine H 9.02.2012 nr 14 8-4.9 Vee-ja kanalisatsiooni projektid alatine H 9.02.2012 nr 14 8-4.10 Vee analüüsid 5a H 9.02.2012 nr 14 8-4.11 Luba kvaliteedinõuetele mittevastava, kuid 3a H 9.02.2012 nr 14 tervisele ohutu joogivee müümiseks

15

8-4.12 Vee-ja kanalisatsiooniteenuste müümine alatine H 9.02.2012 nr 14 peetakse elektrooniliselt 8-4.13 Veekasutuse aruanded: aasta alatine H 9.02.2012 nr 14 kvartal 3a H 9.02.2012 nr 14 8-4.14 Puurkaevude ja korterelamute veevarustuse algnäitajad alatine H 9.02.2012 nr 14 8-5 Teehoiu dokumendid kantselei 8-5.1 Kohalike teede register alatine H 9.02.2012 nr 14 8-5.2 Teehoiukavad 10 a * kohapeal H 9.02.2012 nr 14 8-5.3 Taotlused teehoiutööde teostamiseks 3 a H 9.02.2012 nr 14 8-5.4 Teehoiutööde taotluste register alatine H 9.02.2012 nr 14 8-5.5 Teehoiutööde tehnilised dokumendid 10 a * kohapeal H 9.02.2012 nr 14 8-5.6 Teehoiu tööde aktid 10 a * kohapeal H 9.02.2012 nr 14 8-6 Jäätmekäitluse ja keskkonnakaitse

dokumendid 8-6.1 Jäätmekäitluse korraldamise algdokumendid,

koondaruanded 5 a* H 9.02.2012 nr 14

8-6.2 Keskkonnamõju hindamise ja keskkonnakaitse dokumendid alatine H 9.02.2012 nr 14

8-6.3 Keskkonnaauditeerimise dokumendid alatine H 9.02.2012 nr 14

8-7 Haljastus- ja heakorra 10a H 9.02.2012 nr 14

dokumendid

8-8 Munitsipaaleluruumide 10a H 9.02.2012 nr 14 haldamise ja üürile andmise dokumendid

8-9 Arendustegevuse planeerimine arendusnõunik H 9.02.2012 nr 14 ja organiseerimise 8-9.1 Kirjavahetus arendustegevuse küsimustes 5a H 9.02.2012 nr 14 8-9.2 Arengukavad (vald, külad, jt) alatine H 9.02.2012 nr 14

16

Funktsioon: SOTSIAALHOOLEKANNE Tähis 9


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 9-1 Sotsiaaltoetuste maksmise sotsiaalnõunik Sarjale 9-1 kuni 9-9 H 9.02.2012 nr 14

dokumendid juurdepääsupiirang Alus: AvTS § 35 9-1.1 Riiklik sotsiaalregister alatine H 9.02.2012 nr 14

peetakse elektrooniliselt 9-1.2 Riikliku sotsiaaltoetuse taotlemisel sotsiaal-

registrisse kantavate andmete alusdokumentide toimikud 10 a alates toetuse H 9.02.2012 nr 14

saamise lõppemisest 9-1.3 Riikliku sotsiaaltoetuse taotlemisel sotsiaal-

registrisse kantavate andmete alusdokumentide toimikute register 75 a H 9.02.2012 nr 14

9-1.4 Omavalitsuse eelarvest sotsiaaltoetuse taotlemisel

sotsiaalregistrisse kantavate andmete alusdokumentide toimikud 10 a alates toetuse H 9.02.2012 nr 14

saamise lõppemisest 9-1.5 Omavalitsuse eelarvest sotsiaaltoetuse taotlemisel

sotsiaalregistrisse kantavate andmete alusdokumentide toimikute register 75 a H 9.02.2012 nr 14

9-1.6 Statistilised aruanded sotsiaaltoetuste maksmise kohta 7 a H 9.02.2012 nr 14

9-2 Koduhoolduse dokumendid 9-2.1 Avaldused koduhoolduse taotlemiseks 3 a H 9.02.2012 nr 14

17

9-2.2 Koduhoolduse lepingud 10 a alates H 9.02.2012 nr 14 lepingu lõppemisest * 9-2.3 Koduhoolduse lepingute register 10 a H 9.02.2012 nr 14 9-2.4 Koduhoolduse aruanded 3 a H 9.02.2012 nr 14 9-3 Eluasemeteenuste

dokumendid 9-3.1 Avaldused sotsiaalkorterite taotlemiseks 3 a H 9.02.2012 nr 14 9-3.2 Sotsiaalkorterite taotlemise register alatine H 9.02.2012 nr 14 9-3.3 Sotsiaalkorterite üürilepingud 10 a alates H 9.02.2012 nr 14 lepingu lõppemisest 9-3.4 Üürilepingute register 10a H 9.02.2012 nr 14

9-4 Soodustingimustel liiklus- 3a H 9.02.2012 nr 14

kindlustust taotlevate isikute garantiikirjad 9-5 Alaealistele eestkoste seadmise dokumendid 9-5.1 Eestkoste seadmist ettevalmistavate dokumentide

toimikud alatine H 9.02.2012 nr 14 9-5.2 Eestkoste seadmist ettevalmistavate dokumentide toimikute register alatine H 9.02.2012 nr 14 9-5.3 Aruanded eestkostetava vara valitsemise kohta 25 a H 9.02.2012 nr 14 9-5.4 Notarite saadetud lepingute ärakirjad eestkostetava

vara üle järelvalve teostamiseks 25 a H 9.02.2012 nr 14

9-6 Laste hoolekande dokumendid

9-6.1 Lapsendamist ettevalmistavate dokumentide toimikud alatine H 9.02.2012 nr 14

9-6.2 Lapsendamist ettevalmistavate dokumentide toimikute register alatine H 9.02.2012 nr 14 9-6.3 Perekonnas hooldamist ettevalmistavate

dokumentide toimikud 25 a H 9.02.2012 nr 14 9-6.4 Perekonnas hooldamise lepingud 25 a H 9.02.2012 nr 14

18

9-6.5 Perekonnas hooldamise toimikute ja lepingute register 25 a H 9.02.2012 nr 14 9-6.6 Aruanded perekonnas hooldamisel olevate

laste vara kohta 25 a H 9.02.2012 nr 14 9-6.7 Laste riiklikule hoolekandele võtmist ette-

valmistavate dokumentide toimikud ja nende alatine H 9.02.2012 nr 14 koopiad Toimik saadetakse maavalitsusele (siis kohus, siis hoolekandeasutus, tagasi tuleb koopia. Kui laps

hoolekandeasutusest lahkub, siis originaal antakse lapsele)

9-6.8 Laste riiklikule hoolekandele võtmist ettevalmistavate dokumentide toimikute register alatine H 9.02.2012 nr 14

9-6.9 Riiklikule hoolekandele võtmise lepingud alatine H 9.02.2012 nr 14 9-6.10 Kirjavahetus laste hoolekande küsimustes 25 a H 9.02.2012 nr 14 9-7 Muud eestkosteasustuse ja

sotsiaalhoolekande ülesannetega seotud dokumendid

9-7.1 Omasteta surnute surmatunnistused alatine H 9.02.2012 nr 14 alates 01.07.2010 surma tõend 9-7.2 Noorsoopolitseiteated 3 a H 9.02.2012 nr 14 9-7.3 Teated vanglast vabanenute kohta 3 a H 9.02.2012 nr 14 9-7.4 Kohtuotsuste ärakirjad 3 a H 9.02.2012 nr 14 9-7.5 Lastekaitsealased dokumendid 3 a H 9.02.2012 nr 14

9-8 Sotsiaalasutuste haldamisega

seotud dokumendid 9-8.1 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14 9-9 Kirjavahetus sotsiaalhoolekande 5a H 9.02.2012 nr 14

küsimustes

19

Funktsioon: HARIDUS, KULTUUR JA SPORT Tähis 10


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 10-1 Alushariduse dokumendid kantselei 10-1.1 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10a H 9.02.2012 nr 14

10-2 Põhikooli ja gümnaasiumi

dokumendid 10-2.1 Koolikohustuslike laste arvestusdokumendid alatine H 9.02.2012 nr 14 10-2.2 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10a H 9.02.2012 nr 14 10-3 Haridusalased statistilised

aruanded 5 a H 9.02.2012 nr 14 10-4 Kultuuritöö dokumendid

10-4.1 Statistilised aruanded 5 a H 9.02.2012 nr 14 10-4.2 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14

10-5 Sporditöö dokumendid

10-5.1 Statistilised aruanded 5 a H 9.02.2012 nr 14 10-5.2 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14

10-6 Noorsootöö dokumendid 10-6.1 Statistilised aruanded 5 a H 9.02.2012 nr 14 10-6.2 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14

20

10-7 Teadusalased dokumendid 5a H 9.02.2012 nr 14 10-8 Kirjavahetus hariduse-kultuuri 5a H 9.02.2012 nr 14

ja spordiküsimustes Funktsioon: AVALIK KORD, PÄÄSTETEENISTUS ja KODANIKUKAITSE Tähis 11

Tähis Sari Allsari Struktuuri- üksus/

ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 11-1 Avaliku korra dokumendid kantselei 11-1.1 Avalike koosolekute registreerimise register alatine H 9.02.2012 nr 14

11-1.2 Avalike koosolekute registreerimise teated 3 a H 9.02.2012 nr 14

11-2 Päästeteenistuse korralduse

dokumendid 11-2.1 Teenistusliku järelevalve dokumendid 10 a H 9.02.2012 nr 14 11-3 Kodanikukaitse dokumendid 11-3.1 Kodanikukaitsealase tegevuse

kontrollimise dokumendid 5 a H 9.02.2012 nr 14 11-4 Kriminaalpreventiivse töö

dokumendid 11-4.1 Kriminaalpreventsiooni komisjoni

protokollid alatine H 9.02.2012 nr 14 11-5 Kirjavahetus avaliku korra, 5a H 9.02.2012 nr 14

päästeteenistuse ja kodanikukaitse küsimustes

11-6 Haldusõiguserikkumiste asja dokumendid 10a H 9.02.2012 nr 14

21

Funktsioon: ETTEVÕTLUS Tähis 12 Tähis Sari Allsari Struktuuri-

üksus/ ametnik

Säilitus- tähtaeg

Juurdepääsu-piirang

Märkused

1 2 3 4 5 6 7 12-1 Kirjavahetus ettevõtluse küsimustes kantselei 5a 12-2 Lubade väljastamine 12-2.1 Tegutsemisload 3 a alates tühistamisest Sari 12-2 ei

või uue andmisest teki aastast 2004 Tegutsemisubade register alatine Tegutsemislubade taotlemise alusdokumendid 3 a alates tühistamisest või uue andmisest 12-2..2 Kauplemisload 3 a alates tühistamisest Ei teki või uue andmisest Kauplemislubade taotlemise alusdokumendid 3 a alates tühistamisest Ei teki või uue andmisest Kauplemislubade register alatine 12-2..3 Tegevusload 3 a alates tühistamisest Ei teki või uue andmisest Alkoholi jaemüügi tegevuslubade register alatine Alkoholi jaemüügiks tegevusloa taotlemise

alusdokumendid 3 a alates tühistamisest Ei teki või uue andmisest 12-3 Registreerimisdokumendid 10 aastat andmete H 9.02.2012 nr 14 kaubandus- ja majandustegevuse kustutamisest arvates Peetakse aastast 2004 valdkonnas

22

Funktsioon: VÄLISSUHTED JA KOOSTÖÖ Tähis 13 Tähis Sari Allsari Struktuuri-

üksus/ ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 13-1 Välissuhete dokumendid arendusnõunik alatine H 09.02.2012 nr 14 13-2 Kirjavahetus välissuhete ja kantselei 5 a AV 09.02.2012 nr 14

teiste kohalike omavalitsustega AV ainult rahvusvahelise ja omavalitsusliitudega koostöö teemaline 13-3 Dokumendid koostööks arendusnõunik alatine H 09.02.2012 nr 14 teiste kohalike omavalitsustega

13-4 Sõprus-ja koostöölepingud arendusnõunik alatine Piiratud juurdepääs, kui AV 09.02.2012 nr14 lepingus on teise poole poolt konfidentsiaalsuse nõue Funktsioon : VALIMISE ja RAHVAKÜSITLUSE KORRALDAMINE Tähis 14


ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 14-1 Kohaliku omavalitsuse volikogu kantselei

valimise dokumendid (ühtede läbi- viidavate valimiste dokumendid) **)

14-1.1 Kandidaatide registreerimise dokumendid ja süümevanded alatine 14-1.2 Kandidaatide registreerimisdokumentide

register alatine 14-1.3 Valijate nimekirjad alatine * Juurdepääsupiirang Alus: KOVVS § 28 lg 2

23

14-1.4 Hääletamistulemuste protokollid alatine * 14-1.5 Valimistulemuste protokoll alatine 14-1.6 Jaoskonnakomisjonide koosolekute protokollid ja otsused alatine 14-1.7 Valimiskulude aruanded alatine

14-1.8 Jaoskonnakomisjonide kirjavahetus valimiste korraldamisel 15 a 14-2 Valla/linna valimiskomisjoni

dokumendid (alatiselt tegutseva komisjoni dokumendid)

14-2.1 Valla/linna valimiskomisjoni koosolekute protokollid ja otsused alatine

14-2.2 Kirjavahetus valimisküsimustes 15 a

14-2.3 Valimisdokumentide üleandmise-vastuvõtmise ja hävitamise aktid alatine

14-3 Rahvaküsitluse korraldamise dokumendid ** 14-3.1 Rahvaküsitluse korraldamise protokollid alatine 14-3.2 Kirjavahetus rahvaküsitluse küsimuses 15 a

**) Riigikogu valimise dokumendid ja rahvahääletuse dokumendid antakse peale nende toimumist üle maakonna valimiskomisjonile ja vald/linn neid ei arhiveeri (rahvahääletus = üleriigiline, rahvaküsitlus = kohalik).

24

Funktsioon: AMETIASUTUSE TEENISTUSE KORRALDAMINE Tähis 15 Allfunktsioon: Personalitöö Tähis 15.1


ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7

15.1-1 Kirjavahetus personalitöö küsimustes kantselei 5a Osaliselt piiratud H juurdepääs 5.11.2007 otsus nr 633 Alus: AvTS § 35 15.1-2 Personalikäskkirjad Sari 15.1-2 H 5.11.2007 nr 633 15.1-2.1 Käskkirjad teenistusse ja tööle võtmiseks, 50a Juurdepääsupiirang

teisele ametikohale viimiseks, ametikohalt Alus: AvTS § 35 vabastamiseks ning palgaastme määramiseks

15.1-2.2 Käskkirjad puhkusele lubamiseks 7 a H 5.11.2007 nr 633 15.1-2.3 Käskkirjad teenistus- ja töölähetusse saatmiseks 7 a H 5.11.2007 nr 633 15.1-2.4 Käskkirjad ergutamiseks ja karistamiseks 7 a H 5.11.2007 nr 633 15.1-3 Ametiisikute vahetumisel ja Sari 6-16 all

puhkusele minekul koostatud vara ja asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktid 3 a H 5.11.2007 nr 633

15.1-4 Ametivanded alatine H 5.11.2007 nr 633

ärakiri teenistuslehe juurde viimase saatmisel Riigi- kantseleisse või uude töökohta

25

15.1-5 Ametnike teenistuslehed 75 a * Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 Alus: AvTS § 35 Pärast teenistusest lahkumist antakse üle Rahandusministeeriumi või töökoha vahetusel teise avaliku teenistuse ametiasutusse 15.1-6 Ametnike teenistuslehtede register alatine H 5.11.2007 nr 633 15.1-7 Töölepingud 50 a Juurdepääsupiirang säilitada Alus: AvTS § 35 alates 01.07. 2009 10 a peale lepingu lõppemist H 5.11.2007 nr 633 15.1-8 Töölepingute register 50 a 15.1-9 Teenistujate ja töötajate isikukaardid 50 a Juurdepääsupiirang Ei peeta alates Alus: AvTS § 35 01.07.2009 H 5.11.2007 otsus nr 633 15.1-10 Tööraamatute register 50 a Ei peeta alates 15.1-11 Tööraamatute vahelehtede register 50 a 01.07.2009 15.1-12 Väljavõtmata tööraamatud 50 a H 5.11.2007 otsus nr 633 15.1-13 Puhkuste ajakava 7a H 5.11.2007 nr 633

Avaliku konkursi korraldamise ja ametnike atesteerimise dokumendid 15.1-14 Ametnike atesteerimislehed 25 a Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 Alus: AvTS § 35 15.1-15 Ametnike atesteerimislehtede register 25 a H 5.11.2007 nr 633

26

15.1-16 Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni 25 a * Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633

protokollid Alus: AvTS § 35

15.1-17 Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni esimehe käskkirjad 25 a * H 5.11.2007 nr 633

Korruptsioonivastase tegevuse dokumendid H 15.1-18 Majanduslike huvide deklaratsioonid 5 a Juurdepääsupiirang eraldatakse Alus: AvTS § 35 lähtuvalt KVS § 15 lõiked 5 ja 6 Rahvusarhiivi 01.12.2005 hindamisotsusest nr 674

15.1-19 Majanduslike huvide deklaratsioonide register alatine H 5.11.2007 nr 633

15.1-20 Ametiühingu ja kollektiivse alatine Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633

töötüliga seotud dokumendid, protokollid Alus: AvTS § 35

15.1-21 Statistilised aruanded 3 a Esitatakse Riigi- (vanuseline ja sooline jagunemine, kantseleile kord täiendkoolitus, atesteerimine, tööjõu aastas liikumine) H 5.11.2007 nr 633

27

Allfunktsioon: Teenistuskorraldus Tähis 15..2


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7 15.2-1 Kirjavahetus teenistuskorralduse küsimustes kantselei 5a H 5.11.2007 otsus nr 633 15..2-2 Üldkäskkirjad alatine AV 5.11.2007 otsus nr 633

15..2-3 Töötervishoiu- ja tööohutuse Juurdepääsupiirang H Sari 15.2-3

dokumendid Alus: AvTS § 35 5.05.2011 otsus nr 251

15..2-3.1 Töökeskkonna tegevuskavad 10 a H 5.11.2007 nr 633 15..2-3.2 Töötervishoiu- ja tööohutusalase väljaõppe

ja täiendõppe juhendid, päevikud, registrid jm dokumendid 10 a H 5.11.2007 nr 633

15..2-3..3 Tervisekontrollile kuuluvate isikute nime- Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 kirjad ja aktid tervisekontrolli tulemustest 10 a Alus: AvTS § 35 Töötervishoiuteenistuses või töötervishoiuarsti juures 55 a 15..2-3.4 Töökeskkonna analüüsid ja sisekontrolli Juurdepääsupiirang

dokumendid 10 a Alus: AvTS § 35 H 5.11.2007 nr 633 15..2-3.5 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste registreerimise

raamat 55 a 15..2-3.6 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste uurimise 55a* Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633

toimikud (seletuskirjad, õnnetuse kirjeldused, Alus: AvTS § 35 protokollid, raportid jm)

28

15..2-3.7 Tööinspektsiooni aktid, ettekirjutused 5 a Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 Alus: AvTS § 35 15..2-4 Tuleohutuse tagamise

dokumendid 15..2-4.1 Teenistujate tuleohutuse alase väljaõppe

dokumendid 5 a H 5.11.2007 nr 633 15..2-4.2 Tuletõrje ettekirjutused ja aktid 5 a H 5.11.2007 nr 633

15..2-5 Sisekontrolli dokumendid

15.2-5.1 Sisekontrolli aktid 10 a Juurdepääsupiirang AV 5.11.2007 nr 633 Alus: AvTS § 35

15..2-6 Andmekogud ja andmekaitse dokumendid 15..2-6.1 Andmekogude asutamise ja muutmise dokumendid 7 a H 5.11.2007 nr 633 15..2-6.2 Registrite ja andmekogude loetelu alatine 15..2-7 Suhtekorraldus ja avalikkuse informeerimine 15..2-7.1 Dokumendid korraldatud ürituste kohta 10 a H 5.11.2007 nr 633

15..2-7.2 Kirjavahetus sümboolika küsimustes alatine H 5.11.2007 nr 633 15..2-7.3 Külaliste- ja kroonikaraamatud alatine AV 5.11.2007 nr 633 15..2-7.4 Õnnitlus- ja tänukirjad alatine 15..2-7.5 Pressiteated ja muu teave meediale 5 a H 5.11.2007 nr 633 15..2-8 Personali- ja üldkäskkirjade

register alatine Peetakse elektrooniliselt

H 5.11.2007 nr 633

29

Allfunktsioon: Asjaajamine Tähis 15.3


Ametnik

Säilitus- tähtaeg


1 2 3 4 5 6 7

15.3-1 Saabunud ja väljasaadetud kantselei Peetakse dokumentide register elektrooniliselt 10 a H 5.11.2007 nr 633

15.3-2 Tõendite, õiendite register 3 a Peetakse elektrooniliselt H 5.11.2007 nr 633 15.3-3 Tõendite, õiendite ärakirjad 3 a H 5.11.2007 otsus nr 633 15.3-4 Kirjavahetus -teabenõuded, märgukirjad, 5a H

selgitustaotlused 5.11.2007 otsus nr 633

15.3-5 Garantiikirjad 5a H 5.11.2007 nr 633 15.3-6 Ametialased volikirjad 1a alates volikirja Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 tähtaja möödumisest Alus: AvTS § 35

15.3-7 Templite ja pitsatite jäljendite registreerimise raamat alatine H 5.11.2007 nr 633

15.3-8 Kirjavahetus kohtu- ja õigusalastes alatine Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633

küsimustes Alus: AvTS § 35 15.3-9 Vallakantselei

teenustööde dokumendid 15.3-9.1 Edastatud fakside arvestusraamat 1 a H 5.11.2007 nr 633 15.3-9.2 Paljundamistööde arvestusraamat 1 a H 5.11.2007 nr 633

30

15.3-10 Vallasekretäri notariaaltoimingute dokumendid

15.3-10.1 Notariaalsed volikirjad alatine Juurdepääsupiirang AV 5.11.2007 nr 633 Alus: AvTS § 35 15.3-10.2 Notariaaltoimingute register alatine AV 5.11.2007 nr 633 alates 01.01.2010 peetakse elektrooniliselt 15.3-11 Lepingud 10a alates lepingu Piiratud juurdepääs, kui H 5.11.2007 nr 633 lõppemisest lepingus on teise poole poolt konfidentsiaalsuse nõue Alus: AvTS § 35 15.3-12 Projektid alatine H 5.11.2007 nr 633

15.3-13 Dokumentide säilitamise ja vallasekretär avalikku arhiivi üleandmise

dokumendid 15.3-13.1 Arhiivinimistud ja muud kirjeldused arhivaalide avalikku säilitatakse avalikus arhiivis arhiivi üleandmiseni või alatiselt

hävitamiseni 15.3-13.2 Arhivaalide loetelud arhivaalide avalikku arhiivi H 5.11..2007 nr 633

üleandmiseni või hävitamiseni 15.3-13.3 Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmis-

vastuvõtuaktid 10 a H 5.11.2007 nr 633 15.3-13.4 Kasutamiskõlbmatuse tõttu hävitamisele kuuluvate arhivaalide kopeerimise aktid 10 a H 5.11.2007 nr 633 15.3-13.5 Kirjavahetus avaliku arhiiviga 10a H 5.11.2007 nr 633

31

15.3-13.6 Arhivaalide laenutamise register 10a H 5.11.2007 nr 633 15..3-13.7 Ohuplaan alatine H 5.11.2007 nr 633 15.3-13.8 Kirjavahetus teatiste väljastamise kohta 5a (teatiste, väljavõtete ärakirjad, koopiad jm.) 15.3-13.9 Dokumentide loetelu alatine H 5.11.2007 nr 633 Funktsioon: TERVISHOID Tähis 16 Tähis Sari Allsari Struktuuri- Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Märkused üksus/ ametnik 1 2 3 4 5 6 7 16-1 Kirjavahetus tervishoiualastes kantselei 5a Juurdepääsupiirang H 5.11.2007 nr 633 küsimustes Alus: AvTS § 35 Funktsioon: TURISM JA PUHKEMAJANDUS Tähis 17 Tähis Sari Allsari Struktuuri- Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Märkused üksus/ ametnik 1 2 3 4 5 6 7 17-1 Kirjavahetus turismi ja puhkemajanduse kantselei 5a H 5.11.2007 nr 633

küsimustes 17-2 Majutusettevõtete tunnistused ja abivallavanem 5a Sari 17-2 kuni

tunnistuste taotlemise algdokumendid 17-4 ei teki 17-3 Majutusettevõtete tunnistuste register alatine aastast 2005 17-4 Majutusettevõtete järelevalve dokumendid 10a

kanepi vallavalitsuse dokumentide loetelu · 4 munitsipaalvara valitsemine, kasutamine ja...

Documents