kapupalaverin materiaali
TRANSCRIPT
LUPAPISTEEN KAPUPALAVERI28.1.2016
MIKÄ ON LUPAKAPU?• Viestinviejä / suunnannäyttäjä Lupapisteen ja
käyttäjäorganisaation välillä – sisäinen motivointi ja tiedottaminen
• Draivia viedä Lupapisteen käyttöä eteenpäin• Lupakapu on organisaatiokohtainen: rava oma, ya oma yms.
• Voi olla useampia per organisaatio (esim. Käyttäjäryhmittäin) isossa kunnassa, myös varakapu hyvä miettiä
TAUSTAA• Viestintä käyttäjäorganisaation ja Lupapisteen tuen välillä on
ollut sirpaleista• Tiedonkulku on ollut hankalaa kun yhdelle käyttäjälle annettu tieto ei
ole saavuttanut kaikkia• Kollegat ovat jääneet pimentoon ja pohtineet/kysyneet samaa asiaa
• Tiivistettynä: Käyttäjäorganisaatiolta on monesti puuttunut yksi yhteyshenkilö, joka välittäisi tietoa ja oppeja eteenpäin organisaatiossa
TAUSTAA• Samanaikaisesti kunnat olivat todenneet, että Kapumalli on
hyvä organisoitumistapa hyvät esimerkit kannusti viemään asiaa eteenpäin
• Hyötyjä Lupapisteelle: Yksi selkeä yhteyshenkilö, jonka kanssa jaetaan oleellinen tieto opimme paremmin asiakkuuksista ja saamme näppärästi yleiskuvan organisaation tekemisestä
”Hyvä fiilis arjessa
Lupapisteen kanssa
KAPU VS. PÄÄKÄYTTÄJÄ• Pääkäyttäjä on palvelun teknisen käytön ja asiakasohjeistuksen
vartija – Kapu organisaation sisäinen henkinen johtaja ja koutsi• Kapu voi olla sama henkilö kuin pääkäyttäjä: monessa
kunnassa luonnollinen valinta• Joissain kunnissa kuitenkin järkevää eriyttää tekninen
pääkäyttäjä ja sisäinen sparraaja
KAPUN MUISTILISTA• Kaikilla tarpeellisilla tahoilla tunnukset Lupapisteeseen?
• Onko Lupapiste hyötykäytössä: ominaisuudet (lausunnonanto, sähköinen leimaaminen, kartt-aineisto) käytössä, tuleeko poikkarit palvelun kautta yms?
• Mitä asioita tulisi selkeyttää miehistölle / mitä siihen vaaditaan?
• Kerro Lupapisteelle miten he voivat laivuettanne auttaa
• Ole keskitetysti yhteydessä miehistönne puolesta Lupapisteen tukeen
OHJEISTUS – SISÄLLÄ JA ULKONA• Kapu vastaa sisäisestä tekemisestä –miten varmistetaan että
tieto saavuttaa kaikki organisaation käyttäjät / tarpeelliset sidosryhmät?• Lupapisteen uudistustiedotteet pääsääntöisesti joka 2.keskiviikko.
Löytyy myös täältä: https://www.lupapiste.fi/tiedotteet• Uutiskirje 1kk / kuukausi. Myös täällä:
https://www.lupapiste.fi/uutiskirjearkisto
• Mitkä muutokset vaikuttaa asiakkaisiin ja miten siitä kommunikoidaan?
KOMMENTTEJA KAIVATAANOnko Kapu-malli jo startannut organisaatiossa?
• Jos kyllä, miten olette sisäisesti informoineet?• Jos ei, miksi ei?
Onko sisäinen toiminta jo muuttunut Kapu-mallin käyttöönoton jälkeen?
Mistä haluatte tukea tai tietoa Lupapisteeltä enemmän?
Mihin haluatte tukea tai tietoa muilta Kapuilta?
HYVIÄ HUOMIOITA YHTEISESTÄ TEKEMISESTÄSana on vapaa – annetaan hyvän kiertää! Esim. yhteisiä viikkokatsauksia sisääntulleisiin hakemuksiin / uusiin toimintoihin?
YAMMER• Paikka, jossa keskustellaan ja jaetaan hyväksi havaittu tieto eteenpäin
• Oletko liittynyt Yammeriin ja siellä Kapukanavaan?• Jos ei tunnuksia, tunnuspyyntö: [email protected]• Kapukanava löytyy kun kirjoitat hakuikkunaan “Kapu—”• Perustettu myös juuri Kehitys-kanava testausta ja uusia ominaisuuksia varten
• Kanavaan lisätyt tiedostot yms. löytyy kanavan “Tiedostot” välilehdeltä: nimetään lisätyt materiaalit tyhjentävästi niin tieto löytyy
• Päivitä profiilitietosi, kerro hieman itsestäsi ja kuva olis kiva
KAPUKANAVA
› Etsi kapukanava hakuikkunasta ja liity ryhmään kanavan oikealla puolella olevasta painikkeesta “Liity ryhmään”
PROFIILITIETOJEN MUOKKAUS
• Pääset muokkaamaan profiilitietojasi omaa nimeä klikkaamalla – kuvaa rooliasi profiilissasi
VIESTIN KIRJOITTAMINEN
• Kirjoita viestisi halutun ryhmän seinälle. Voit lisätä viestiin tiedostoja klemmarin kautta sekä tägätä henkilöitä mukaan viestiin @-merkin avulla. Jokaista viestiä voi kommentoida viestin lopussa.
RYHMÄN JÄSENET
• Näet kanavan jäsenet klikkaamalla kanavan oikeassa reunassa osiota “Ryhmän jäsenet”
• Voit seurata henkilöä, lähettää yksityisviestin, chatata yms.
KAPUKAVERI• Näet kaikki Kaput Kapukavan Jäsenet-listauksesta• Löydä kapukaveri Yammerista – pystyt seuraamaan henkilöä,
chattaamaan reaaliaikaisesti jos toinenkin osapuoli läsnä, lähettämään yksityisviestin yms.
MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?
YAMMER HYÖTYKÄYTTÖÖNJaetaan kokemuksia / tietoa siellä – “Tiedostot”-välilehti kapupankkina
JATKOA VARTEN• Kapun päättäminen, hyvien toimintamallien käyttöönotto &
sisäinen kommunikointi• Mitkä asiat tarvitsevat selkeytystä?
• Kuntatapaamiset & Kapupäivät tulossa huhtikuussa• Tarvetta uudelle etäpalaverille?
RAVAN KAPUPÄIVÄT 20.4.2016 @ JYVÄSKYLÄ• Mitä toivotte päivältä?• Laittakaa ehdotuksia tulemaan kuumista perunoista
maaliskuun loppuun mennessä: [email protected]• Kuntatapaaminen seuraavana päivänä, 21.4.2016
YA & YMP KAPUPÄIVÄT• Yleiset alueet 12.4. Tampereella kuntatapaamisen yhteydessä• Ympäristötoimi 14.4. Vantaalla kuntatapaamisen yhteydessä
1. MESTARIKAPUArto Toikka Hyvinkään rakennusvalvonnasta palkittiin joulukuun rava-kuntatapaamisessa esimerkillisestä tekemisestä• Tiedon välitys kootusti tukeen, sisäinen kouluttaminen,
virheraportointi kera kuvankaappauksian, aktiivinen kehitysideointi
”Kuka on seuraava mestarikapu? ;)
Twitter @SolitaOywww.solita.fi
KIITOS!