kaštų centrai ar vertė verslui - finansų ir it komandinis darbas (lt)
TRANSCRIPT
Kaštų centrai ar vertė verslui: Finansų ir IT komandinis darbas
Įmonių finansai 2016
Marijus StrončikasIT direktorius, Pirkimų direktorius, Koncernas MG Baltic UAB
Valdybos narys, Apranga APB, Alita AB, Anykščių vynas AB
CISA (Certified Information Systems Auditor)
CGEIT (Certified in Governance of Enterprise IT)
ITIL Foundation
2016 04 13
Kaštų centrai ar vertė verslui: Finansų ir IT komandinis darbas • Temos:
• Apie mus
• IT ir Finansų padalinio ryšys
• Priežiūra vs Vystymas = Kaštų centras vs Vertė verslui
• TCO metodas
• (Ne)naudojamas IT potencialas
• Reziume
© 2016 Marijus Strončikas 2
Apie mus
• Koncerno MG BALTIC pagrindinė veikla:
• plataus vartojimo prekių prekyba ir paskirstymas
• gamyba
• mažmeninė prekyba drabužiais
• žiniasklaida ir telekomunikacijos
• nekilnojamojo turto valdymas ir plėtra
• statyba
© 2016 Marijus Strončikas 3
Apie mus
• 2015 metais:• Nr. 4 tarp juridinių asmenų VMI sumokėjusių
daugiausiai mokesčių ir kitų įmokų (MV+Stumbras+Apranga)
• tarp TOP-10 Lietuvos įmonių pagal apyvartą (jau daug metų)
© 2016 Marijus Strončikas 4
IT ir Finansų padalinių ryšys
• Finansų apskaita - vienas pagrindinių uždavinių dėl ko versle atsirado ir vystėsi IT• ~1951-1955 m. pradžioje pradėti apskaityti pardavimai,
kaštai, pelnas, vėliau – darbo užmokestis ir kt.
• IT pavaldumas Finansų padaliniui – istorinis• ir taip išlikę iki dabar ne vienoje įmonėje...
• Šiandien su IT galime gauti ženkliai daugiau finansinių naudų įmonei
© 2016 Marijus Strončikas 5
Analogijos ir skirtumai
• Buhalteris vs Finansininkas
• Priežiūra vs Vystymas
• IT priežiūra vs IT vystymas
© 2016 Marijus Strončikas 6
• Finansininkas: • Organizuoja, analizuoja, kontroliuoja efektyvų
įmonės materialinių, darbo ir finansų išteklių naudojimą, nuosavybės saugumą, pakankamą investicijų grąžą, tęstinumą ir kt.
• Buhalteris:• Organizuoja esamos ūkinės ir
finansinės veiklos apskaitą, finansų atskaitomybę
Analogijos ir skirtumai
© 2016 Marijus Strončikas 7
• Vystymas:• Veiklos procesų keitimas, didinant jų
efektyvumą - gerinant veiklos rezultatus
• Priežiūra:• Esamų veiklos procesų tęstinumo
užtikrinimas, incidentų ir problemų sprendimas
• IT priežiūra:• Esamų IT sistemų stabilaus veikimo
užtikrinimas, IT incidentų ir problemų sprendimas
• IT vystymas:• IT sistemų tobulinimas ar keitimas, didinant
veiklos procesų efektyvumą – gerinant veiklos rezultatus
IT - kaip kaštų centras
• Tikslai:• Sutvarkyti IT priežiūrą:
• minimizuoti IT incidentų ir problemų kiekį, kartu ir jų sukeltus kaštus
• Sumažinti IT kaštus. Mažinti nuolat.• (kuo mažiau IT – tuo mažiau kaštų... O gal galima visai be IT, jei įmanoma?...)
• Uždaviniai IT padaliniui:• IT įrangai ir perkamoms išorės paslaugoms (ryšiai ir kt.)
• perkame tada kai būtina (sugedo, įvyko ar gręsia akivaizdus veiklos sutrikimas)
• perkame tą, kas būtina konkrečiai funkcijai šiandienos poreikiui
• IT darbuotojams• IT struktūra ir rolės, biudžetas – orientuoti į IT priežiūrą, daugiausiai laiko sprendžia
pasekmes, ne priežastis
• Darbuotojų kiekis ir kaina tikrinami/spaudžiami (dažna kaita ir pan.)
© 2016 Marijus Strončikas 8
IT - kaip vertė verslui
• Tikslai:• Vystyti IT (investuoti į IT) siekiant įmonės veiklos procesų
efektyvumo ir produktyvumo padidinimo: • Pvz. automatizuojant rankinius procesus, ar atnaujinant/tobulinant
esamas, įsigyjant naujas IT priemones:• su tiek pat sąnaudų (po investicijos) daryti daugiau • su mažiau sąnaudų (po investicijos) daryti tiek pat• su daugiau sąnaudų (po investicijos) daryti daugiau ar greičiau nei rinka/konkurentai
• Uždaviniai IT padaliniui:• Suprasti įmonės veiklos procesus, dalyvauti jų keitime, inicijuoti pokyčius• IT įrangai ir perkamoms išorės paslaugoms (ryšiai ir kt.)
• Veiklos procesų tęstinimui, nenutrūkstamumui – turime iš anksto parengtas IT priemones, planus• perkame tą, kas tinka ne tik šiandien, bet tiks po veiklos procesų keitimo ir leis procesą būti efektyvesniu
• IT darbuotojams• IT struktūra ir rolės, biudžetas – apima IT priežiūrą ir IT vystymą, sprendžiamos priežastys, ne tik
pasekmės• Darbuotojų kiekis, kokybė / kaina siejami su veiklos procesais, priklausomais nuo IT, taip pat vystymo
projektų rezultatais, jų gaunamu efektu
© 2016 Marijus Strončikas 9
Tarptautinių ir Lietuvos IT rodiklių palyginimas• Kas lyginta
• Lietuvos duomenys - tyrimas 2015 m spalį, atliktas Norstat / Civitta, pristatytas „CIO Summit 2015“renginyje (© IT Summit)• 201 respondentas iš Lietuvos: 102 IT, 99 verslo, >6 m.EUR. apyvarta
• Tarptautiniai duomenys – Gartner, 2015 m.
• Rodikliai:• IT išlaidos / įmonės pajamos
• 0,5 % LT (vietinė verslo įmonė) vs 3,2 % Gartner 6x mažiau Lietuvoje
• IT specialistų kiekis / kitų įmonės darbuotojų kiekis• 2,3 % LT vs 5,1 % Gartner >2x mažiau Lietuvoje
• IT išlaidos / 1 IT naudojančiam darbuotojui
• 2x - 10x mažiau Lietuvoje pvz. didm.ir mažm. prekyba: 1,4 / 5,5 tūkst. EUR
© 2016 Marijus Strončikas 10
Ką gali padaryti CFO?
• Imtis iniciatyvos!• Iš prižiūrinčio-vykdančio tapti iniciatyviu-vystančiu
• Finansų vadovas (CFO) – tinkamiausias tarp įmonės vadovų:• arčiausiai CEO ir akcininkų - gauti įgaliojimus, patvirtinimus
• arčiausiai pinigų - žinoti, kiek įmonė pajėgi skirti ir kuriuo metu
• arčiausiai matematikos ir logikos - suskaičiavus vertinti ir lyginti
• daug arčiau IT padalinio - nei CEO ir akcininkai, kad tapti tinkamu vertėju / tarpininku
© 2016 Marijus Strončikas 11
Kaip tą padaryti? -1
• Dėti pastangas IT transformuoti taip pat • Iš prižiūrinčio-vykdančio tapti iniciatyviu-vystančiu
• Paprastos pastangos didintų naudas įmonei per IT:• Kelti įmonės vadovų ir darbuotojų žinias apie IT taikymo būdus, geras praktikas, naujoves
• IT vadovus kviesti į susirinkimus, kuriuose svarstomi ir priimami veiklos keitimo sprendimai
• IT vadovams leisti siūlyti pokyčius (o gal netgi reikalauti!)
© 2016 Marijus Strončikas 12
Kaip tą padaryti? -2
• Inicijuoti galimybių analizę ir vystymo projektus – IT priemonių taikymo vertinimą• pvz. 1. Vertinant top-problematiškiausius
procesus / padalinius / regionus / paslaugas / gaminius
• pvz. 2. Vertinant top-pralaiminčius konkurentamsproduktus / gaminius / paslaugas
• pvz. 3. Vertinant top-brangiausias sąnaudasprocesų / padalinių / regionų / paslaugų / gaminių
• Svarstant IT vystymo projektus – kiekvieną jų vertinkite TCO metodu
© 2016 Marijus Strončikas 13
TCO metodas
• TCO (Total Cost of Ownership) - pilni sistemos turėjimo kaštai laikotarpiui: Vienkartiniai + Nuolatiniai• Vienkartiniai:
• Įsigijimo kaina (programinė ir techninė įranga, ryšio infrastruktūra)• Darbų kaina (diegimo, pritaikymo, mokymo)
• Nuolatiniai:• Metiniai mokesčiai• Mėnesiniai mokesčiai• (Periodiniai tikėtino vystymo ar papildymo)• (Kaštai ar taupymas įmonės viduje dėl sistemos/įrangos turėjimo pvz. papildomi etatai)
• Laikotarpis – toks, kurį sistema bus naudojama
• Sprendimo priėmimui: lyginkite visų sprendimo variantų TCO (esamo taip pat)!
© 2016 Marijus Strončikas 14
(Ne)naudojamas IT potencialas
• Kiek naudos verslui duotų IT priemonių galimybės didinti efektyvumą ar optimizuoti?:• Veiklos procesus
• Darbuotojus
• Pardavimus, klientus
• Tiekėjus, pirkimus
• Atsargas
• Logistiką, transportą
• Gamybą
• IT ir t.t.
• ...
© 2016 Marijus Strončikas 15
IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.1• Veiklos procesus
• greitį / kainą / kliento pasitenkinimą• pvz. nuo kliento užsakymo pateikimo iki įvykdymo vietoje 10 veiksmų galbūt užtektų 5...
• 2x trumpesnis užsakymo įvykdymo laikas, vietoje 48 -> 24 val.
• 20-30 % mažiau darbuotojų procese, 15-20 % mažesnė proceso savikaina
• Įmonė įgauna papildomą konkurencinį pranašumą
• Svarstyti nestrateginių procesų outsourcing galimybes
• Anot vieno protingo žydo (E.Goldratt) apie verslo proceso kainą:• mažinant proceso sąnaudas, kaina mažėja iki 10 proc.• pertvarkant procesą, kaina mažėja iki 50 proc.
© 2016 Marijus Strončikas 16
IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.2• Pardavimus, klientus
• Padidinti pardavimus tiksliau ir greičiau vykdant užsakymus• tiekimo grandinės automatizavimas ir kt.
• Padidinti pardavimus naudojant ir bendrinant visas turimas žinias apie klientą ir jo operacijas tarp įmonės padalinių
• Klientai patys gali atlikti dalį jūsų darbo skirto jiems aptarnauti ir nuo to tapti ... laimingesni• “savitarnos” principas kaip e-banke
• Derybos su klientais – on-line vietoje čia ir dabar, vietoje kelių iteracijų (grįžimo į biurą, skaičiavimų ir papildomų susitikimų)
• BI priemonės what-if, data mining...
• Tiekėjus, pirkimus• Automatiškai formuojant užsakymus Tiekėjui (gaminiams, žaliavoms, perparduodamoms prekėms)• Automatiškai konkursuojant Tiekėjus
• rankomis konkursuojame 2-5, su IT galėtume 10-20
• Objektyviau vertinant Tiekėjus pagal užsakymų vykdymą, eliminuojant laiką santykiams su netinkamais• Tiekėjai patys gali atlikti jūsų darbą skirtą iš jų užsakyti/nupirkti ir nuo to tapti laimingesni („savitarna“)• Derybos su tiekėjais – on-line vietoje čia ir dabar, vietoje kelių iteracijų
© 2016 Marijus Strončikas 17
IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.3• Atsargas
• Optimizuoti atsargas centriniuose ir regioniniuose sandėliuose, prekybos vietose (prekes perpardavimui, gaminius, žaliavas), nesumažinant ar net padidinant savo pardavimus
• susigrąžinti iki 10-20% lėšų iš atsargų, įmanomi iki +15% pardavimai
• Valdyti atsargas ir jų asortimentą esančias pas mažmenos klientus, prižiūrint lentynas/vitrinas• nauda klientui ir jums, didinant judantį asortimentą ir “veidelių” skaičių lentynose; iki +15% pardavimai
• Logistiką, transportą• Optimizuoti veiklai naudojamų sandėlių kiekį
• pvz. regioninius sandėlius, centrinių sandėlių kiekį
• Optimizuoti žmogiško resurso kiekį sandėliuose • atrinkėjų, krovikų, sandėlininkų ir pan. - iki 20-30% darbuotojų
• Optimizuoti reikalingą sandėlio plotą (reikės mažiau, arba į tiek pat tilps daugiau)• masinės prekės perpardavimui ar žaliavos/medžiagos - iki 20-30% ploto
• Sumažinti transporto kaštus: optimizuoti maršrutus, transporto parką ir kilometražą• esant nuolatiniam didesniam išvežimų kiekiui ir parkui - iki 10-15% transporto sąnaudų
© 2016 Marijus Strončikas 18
IT galimybės didinti efektyvumą arba optimizuoti, pvz.4• Darbuotojus
• Daugiau padaryti su esamais arba tiek pat – su mažiau
• Efektyviau valdyti darbuotojų krūvį, stebint apkrovas, lyginant su kitais, teisingiau paskiriant naujas
• Mažinti naujų parengimui reikalingą laiką, kaštus ir klaidas bei klaidų kainą
• Mažinti priklausomybę nuo žmogiško faktoriaus, tiek automatizuojant, tiek kelis nekvalifikuotus keičiant vienu kvalifikuotu
• Esant kvalifikuotiems specialistams su unikaliomis žiniomis – mažinti įmonės riziką dėl jų galimo netekimo
• IT • Vienos sistemos ar kelių outsourcing - SaaS vietoje įsigijimo
• IT dalies ar pilnas outsourcing
© 2016 Marijus Strončikas 19
Reziume
© 2016 Marijus Strončikas 20
Palinkėjimas
Finansų vadovams (CFO)
• Daugiau dėmesio Vystymui, kuriant Vertes verslui,iniciatyvos veiklos pokyčiams, pasitelkiant IT:• IT priemonėse - neribotas potencialas,
tinkamas visiems veiklos procesams
• Naudokitės TCO metodu
p.s. Komandinis darbas su IT – nereiškia„darbas pagal komandas“
Ačiū už dėmesį!
© 2016 Marijus Strončikas 21