Tallinna Ülikool

Matemaatika-Loodusteaduskond

Informaatika osakond

Kasutaja nõudmistele vastav projektitöö tarkvara

Seminaritöö

Koostaja: Kristjan Ok

Juhendaja: Inga Petuhhov

Tallinn 2006

2

Sisukord

Sissejuhatus......................................................................................................................... 3

1 Projekt ......................................................................................................................... 5

1.1 Projekti olemus ................................................................................................... 5

1.2 Projekti tegurid – aeg, ressurss, tulemus............................................................. 5

1.3 Projektitsükkel .................................................................................................... 6

2 Projekti planeerimise faas ja PTT osatähtsus.............................................................. 8

2.1 Projekti ülesannete liigendamine ja tükeldamine ............................................... 8

2.2 Aja planeerimine................................................................................................. 9

2.3 Ressursi planeerimine PTT-s ............................................................................ 12

2.3.1 Kulude planeerimine PTT-s...................................................................... 14

2.3.2 Eelarve PTT-s ........................................................................................... 14

3 PTT kasutamine projekti teostamisel........................................................................ 15

3.1 Ülevaade küsimustikust .................................................................................... 16

3.2 Ülevaade tuntud ning kasutatavast tarkvarast................................................... 17

3.3 Tarkvara funktsionaalsuse eelistus ja vajaduste analüüs lähtuvalt positsioonist

projektigrupis ................................................................................................................ 20

3.4 Tarkvara tüübi eelistus – kas veebipõhine või statsionaarne? .......................... 24

3.5 Tarkvaraga rahulolu lähtuvalt projektigrupi suurusest ..................................... 26

3.6 Tasuline –või vabavara? ................................................................................... 27

3.7 Valmisolek uue tarkvara kasutusele võtmiseks ................................................ 28

3.8 Kasutatava tarkvara olulisus ............................................................................. 29

3.9 Hinnang spetsiaaltarkvara kasutusele võtmisele............................................... 30

4 Kokkuvõte................................................................................................................. 32

5 Kasutatud kirjandus .................................................................................................. 33

Lisad:

Lisa 1................................................................................................................. Küsimustik

Lisa 2...............................................Projektitööd lihtsustava veebiportaali info arkitektuur

3

Sissejuhatus

Viimastel aastatel on Eesti ühiskonnas üha suuremat kasutust leidnud sõna projekt. Pea

igat planeeritud tegevust on hakatud projektiks pidama, kusjuures mitte just alati

põhjendatult. Projekt kui tegevuste kogum on muutunud aktuaalseks nii sõnades kui ka

tegudes. Seda kindlasti põhjusel, et paljud organisatsioonid on hakanud tegelema

projektitööga, kuid ka suuresti tänu Eesti Euroopa Liitu astumisele, mis on toonud meie

riigile väga palju meetmeid, kus (järel)rahastamise taotlemiseks tuleb koostada projekt nii

paberkujul kui see ka reaalselt ellu viia.

Ilmselt on enamik projektidega kokku puutunud inimestest oma töös püüdnud kasutada

projektijuhtimise tarkvara. Enamasti piirdub tarkvara osa projekti plaani väljatöötamise

või täiendamisega ning ka see on suunatud pigem projektijuhile. Samas on projekti

edukuses hoopis olulisem roll ülesannete täitmisel, täitmise kontrollil, delegeerimisel ja

elluviimisel (Hiiemaa 2004). Kuna projekti kui dokumentide kogumi eesmärk on viia

planeeritu võimalikult täpselt ellu, tuleb erilist tähelepanu pöörata sellele, et teoreetiline

pool praktikas ka efektiivselt rakenduks. Siinkohal võiks tuua käibele mõiste Projektitöö

tarkvara (edaspidi tekstis PTT), mis koosneks nii projektijuhtimise tarkvarast kui ka

erinevatest lisamoodulitest, millest võiks projektitöös osalejal kasu olla.

Käesoleva seminaritöö autori (edaspidi tekstis autor) huvi teema „Kasutaja ootustele

vastav projektitöö tarkvara” vastu tekkis peale projektijuhtimise lisaeriala läbimist. Olles

ise kokku puutunud projektitööga, leidis ta, et antud valdkonnas on probleemiks asjaolu,

et tuntud teooriad ning meetodid enamasti praktikas ei rakendu. Kusjuures üheks

oluliseks põhjuseks on tarkvara, mis aitaks projektitööle oluliselt kaasa, kasutamata

jätmine.

Käesoleva seminaritöö (edaspidi tekstis töö) esimeses osas üritab autor lühidalt lahti

mõtestada projekti olemuse , tegurid ja projektitsükli (Peatükk 1 - Projekt) ning tuua välja

etapid, mille edukaks läbimiseks on tarkvara kasutamine vajalik (Peatükk 2 – Projekti

planeerimise faas ja PTT osatähtsus). Selles kasutatud näited ja kuvapildistused

pärinevad valdavalt Microsoft Project (edaspidi tekstis MSP) projektijuhtimise tarkvarast.

4

Et luua tarkvara, mis ka reaalselt rakenduks, on käesoleva töö teiseks oluliseks osaks

erinevate projektitöödega tegelevate arvutikasutajate vajaduste, teadmiste ja eelistuste

analüüs (Peatükk 3 – PTT kasutamine projekti teostamisel) ning esitatud küsimuste

põhjendused. Õppeine „Statistika ja andmeanalüüs” raames on autor läbi viinud küsitluse

projektitööga igapäevaselt kokku puutuvate arvutikasutajate seas, et välja selgitada

viimaste tarkvara kasutamisharjumused, vajadused ning ootused efektiivseks

projektitööks. Andmeid on analüüsitud SPSS (Statistical Package for the Social

Sciences) 11.0 andmetöötluspaketi ning Microsoft Exceliga.

Töö lõpuosas (Peatükk 4) võtab autor kokku kogu eelneva töö, märkides ära uurimuse

käigus selgunud huvitavamad asjaolud, tööle püstitatud eesmärkide täitmise või

mittetäitmise ning teeb ettepanekuid teema edasiseks arendamiseks.

Töö peamiseks eesmärgiks on luua ülevaatlik tarkvara analüüs, mille tulemuste põhjal on

võimalik hakata arendama või otsima tarkvara, mis abistaks inimest, kes töötab

projektidega, kuid ei kasuta oma töö lihtsustamiseks ning produktiivsemaks muutmiseks

projekti spetsiifilisi erilahendusi või projektitööle orienteeritud rakendustarkvara. Töö

õnnestumise korral on seda võimalik edasi arendada bakalaureuse tööks, kus oleks välja

toodud PTT üksikasjalik kontseptsioon ning konkreetsed lahendused selle loomiseks.

5

1 Projekt

Selleks, et töös edaspidi rääkida projektitöö tarkvarast, seletatakse käesolevas peatükis

lahti projekti mõiste, tutvustatakse projektitsükli erinevaid faase ja etappe ning antakse

ülevaade sellest, millises projekti osas peab autor vajalikuks kasutada tarkvaralist

lahendust ning mida täpsemalt peaks see võimaldama.

1.1 Projekti olemus

Projekt on tegevuste kogum, mida seob teatud ajaperiood ja mida viiakse ellu ainulaadse

tulemuse saavutamiseks, milleks on tavaliselt püsiv kvalitatiivne muutus, uus teenus või

toode. Mitte kõik eesmärgistatud protsessid pole projektid (Siseministeerium 2002).

Seega ei ole päris õige pidada iga tegevust projektiks nii nagu seda sageli tehakse.

Projekti iseloomustavad kolm piiravat tegurit: aeg, ressurss ja tulemus (vt. Joonis 1).

Siinkohal tuleb ära märkida, et kaks esimest tegurit on need, mis projektide puhul

enamasti probleemseteks osutuvad ning oluliselt viimast tegurit mõjutavad. Seetõttu on

PTT-l kui projektitöö parendajal siin üsna märkimisväärne osa.

1.2 Projekti tegurid – aeg, ressurss, tulemus

Aeg. Projekt toimub kindlas ajaraamis. Tal on konkreetne algus ja lõpp, mis määratleb

tulemuste saavutamiseks antud ajavahemiku. Just ajast kinnipidamine on kaasaegsete

projektide suurimaks probleemiks – aega kipub kuluma rohkem kui projekti

planeerimisfaasis oli ette nähtud. Siinkohal võibki probleemiks olla asjaolu, et ei kasutata

optimaalseid abivahendeid (näiteks PTT-d) aja planeerimiseks. Tänu projektide

Joonis 1. Projektitsükkel – piiravad tegurid

6

mahukusele ning asjaolule, et projekte on rohkem kui üks, ei piisa enam vaid märgetest

kalendris või PostIt-tüüpi märkmepaberist laual. Just seetõttu on välja mõeldud

spetsiaalsed lahendused aja planeerimiseks ning projekti erinevate etappide kajastamiseks

ning neid on võimalik viia ka PTT-sse.

Ressurss. Projekti käsutuses on eelnevalt kokkulepitud ressurss, mille väärtus on

rahaliselt mõõdetav ning mis moodustab projekti eelarve. Ressursiks võivad olla nii

inimesed, töövahendid, ruumid kui ka muud materiaalsed väärtused.

Lisaks ajanappusele on ka eelarve ületamine üheks suurimaks probleemiks projektide

läbiviimisel. Seetõttu vajab ka see tegur vägagi suurt tähelepanu. Erinevad ajaetapid ja

ressursinimestik tuleb sageli seada üksteisega vastavusse. Ka siin on oluline osa PTT-l,

mis aitaks ressursse võimalikult optimaalselt kasutada ning samu sisendandmeid

erinevates protsessides kasutada. Projekti esialgne plaan peab olema loogiline ja

korrektselt koostatud, ülesannete omavahelised seosed põhjendatud. Alles siis saab

ülesandeid ressurssidega siduma hakata.

Tulemus. Projekti oodatav tulemus on kolmas tegur, mis määratleb projekti piirid.

Tulemust kirjeldatakse eesmärkide ja väljundite kaudu. Kirjeldus peab olema võimalikult

täpne, sisaldama nii kvantitatiivseid kui kvalitatiivseid näitajaid, milleni projekti

teostamise kaudu tahetakse jõuda (Siseministeerium 2002). Tulemuse kajastamiseks

peaks PTT-s sisalduma eelkõige põhjaliku aruandluse spetsifikatsioon, mis võimaldaks

ka projekti hinnata (mis õnnestus, mis mitte) ning hinnangut dokumenteerida, kasutades

andmeid vigade vältimiseks uutes projektides.

1.3 Projektitsükkel

Projektitsükkel (vt. Joonis 2) on omavahel seostatud tegevuste jada, mis jaguneb kolmeks

faasiks:

• strateegiline planeerimine;

• teostamine;

• hindamine.

Projektitsükli faasid võimaldavad projekte arendada süsteemselt, pidades konsultatsioone

kõikide asjasse puutuvate

7

sidusgruppidega. Projektitsükli iga faasi ning etapi lõpuks defineeritakse olulised

järeldused ja otsused, lisainfo hankimise vajadused ning konkreetsed tulemused. Faasid

on progresseeruvad, mis tähendab, et iga faas peab olema enne järgmise algust

lõpetatud. Seega on võimalik algselt ettenägematuid probleeme ja küsimusi tuvastada,

nende mõju järgmiste faaside jaoks läbi kaaluda ning sellele vastavalt tegutseda.

Eduka projekti loomine algab põhjalikust strateegilisest planeerimisest. Kui strateegilise

planeerimise faasis toimuvad olulised poliitilised või majanduslikud muutused, tuleb

anda hinnang nende tõenäolisele mõjule mistahes planeeritud projektide elluviimisel

(Siseministeerium 2002). Vajadusel saab sellisel juhul järgmisesse faasi sisse viia

muutused või äärmisel juhul ka projekti ära jätta, ilma et kulutused planeerimise etapi

omadest suuremaks kasvavad.

Joonis 2. Projektitsükkel

8

2 Projekti planeerimise faas ja PTT osatähtsus

Projekti planeerimine on väga mahukas etapp, mis algab projekti käivitamise otsusest ja

lõpeb projekti plaani valmimisega (Sillaots 2003). PTT osatähtsust ei ole otstarbekas

strateegilise planeerimise faasis alahinnata. Et tegemist on projekti etapiga, mis määrab

suure osa selle edasisest kulgemisest, peaks aja ja raha raiskamine olema välistatud.

Eeluuring tuleb läbi viia äärmiselt põhjalikult, kuid võimalikult operatiivselt. Siinkohal

on kõik abistavad vahendid vajalikud ning asjakohase PTT osatähtsus äärmiselt oluline

välistamaks potentsiaalseid riske. Käesoleva peatüki eesmärk on selgitada, milline võiks

olla PTT funktsioon projekti planeerimise faasis. Selgitused ja joonised pärinevad

peamiselt Martin Sillaotsa „Projektijuhtimise e-konspektist” aadressil:

http://www.audentes.ee/pj/soft.

Märkimisväärseim asjaolu, mida tuleb silmas pidada projekti planeerimisel on ulatuse

planeerimine - protsess, mille käigus kirjeldatakse projekti tulemuse saavutamiseks kõik

vajalikud tööd. Aluseks võetakse algatamise faasis loodud projekti ettepanek (sisaldab

ülevaadet vajadustest ja lõpptulemuse kirjeldust). Ulatuse planeerimine peab määratlema

projekti mõõdetava eesmärgi. Ulatuse planeerimise osad on toodud alljärgnevates

punktides:

• projekti tulemuse täiendav analüüs;

• ulatuse kinnitus (sisaldab projekti eesmärki);

• lõpptulemuse alamosad – töö liigendus (WBS - work breakdown structure);

• ulatuse juhtimise plaan.

2.1 Projekti ülesannete liigendamine ja tükeldamine

Selleks, et projekti tegevuste struktuuri loogilisemaks muuta, tuleb kasutada projekti

saavutustele orienteeritud projekti osade grupeerimise meetodeid. Üheks selliseks

meetodiks on WBS - akronüüm inglisekeelsetest sõnadest Work Breakdown Structure

(töö liigendus). Projekti planeeritav tulemus jagatakse väiksemateks, paremini

käsitletavateks komponentideks. Liigenduse eesmärk on:

9

• hinnata täpsemalt projekti maksumust, kestust ja ressursivajadust;

• luua alus, mille põhjal võrrelda hinnangute täpsustumist ja projekti edenemist;

• saada ülevaade vastutuspiiridest.

(Sillaots 2003)

Tulemuse täpne esitus sõltub tarkvara iseärasustest. See võib olla mitmetasemeline

loetelu või graafiline skeem ( vt. Joonis 3).

Joonis 3. Tööde liigendus (tarkvaraarenduse projekt) MS Wordi näitel

Täpselt samuti peaks toimuma ka ülesannete tükeldamine. Kui WBS tööde

liigendamiseks on tulemuste keskne, siis ülesannete loeteluks kasutatava WBS-i

eesmärgiks on struktureerida projekti tegevusi (vt. joonis 4).

Joonis 4. Ülesannete liigendus (tarkvaraarenduse projekt) MS Office näitel.

2.2 Aja planeerimine

Ajaplaneerimise eesmärk on luua projekti täitmist võimaldav ülesannete plaan.

Ajakava loomine koosneb järgmistest etappidest:

1. ülesannete loetelu koostamine;

10

2. ülesannete kestuse ennustamine;

3. ülesannete järjekorra määramine;

4. ajakava lühendamine ja kohendamine.

(Sillaots 2003)

Kõik eelmainitud etapid sisaldavad erinevaid töömeetodeid ja lahendusi. Seetõttu on

välja toodud põhilised tehnikad, mida ajaplaneerimisel kasutataks:

• Ajatabel (vt. Joonis 5) – kajastab projekti tegevusi selge tabelina, kust on

võimalus välja lugeda ülesande nimetus, kestus, algus ja lõpp. Tegemist on kõige

lihtsama ajaplaneerimise väljendusviisiga, mida on võimalik koostada mistahes

tekstiredaktoris või tabelarvutusprogrammis.

Ajatabel

Nr Ülesanne Kestus Algus Lõpp

1 Kava 3d 05.10 07.10

2 Tekst 4d 08.10 11.10

3 Graafika 2d 08.10 09.10

4 Küljendus 3d 12.10 14.10

Joonis 5. Ajatabel (trükise loomine) MS Exceli näitel.

• Gantti graafik (vt. Joonis 6.) – toob välja erinevad ülesanded ja nende paiknemise

ajalisel skaalal. Samuti seosed ülesannete vahel. Ülesannete esitamiseks ajaskaalal

tuleb määrata ülesannete kestus. Ühikuks peaks saama valida minutid, päevad või

nädalad, sõltuvalt ülesannete ja projekti pikkusest. Gantti graafikule peaks saama

tegevusriba kõrvale seada ka tegevuse nimetus, teostus jms. Seega on siinkohal

juba tegemist spetsiifilisema lahendusega, mis eeldaks ka spetsiaaltarkvara.

11

Joonis 6. Gantt-i graafik (sillaehituse projekt) MSP näitel - ülesannete kestused tulevad

selgelt esile.

• Sõlmdiagramm (vt. Joonis 7), mis tuntud ka kui Pertti diagramm - kestusi ei

esitata, kuid annab hea ülevaate ülesannete vahelistest seostest. Jällegi on

tegemist spetsiifilise lahendusega. On teostatav võimsamates tekstiredaktorites,

kuid spetsiaalse PTT abil oleks teostus tunduvalt operatiivsem, mugavam ja

kasutajasõbralikum.

Joonis 7. Sõlmdiagramm (tarkvaraarenduse projekt) PERT Chart Expert’i näitel.

12

Eelmainitud tehnikad on sageli kõik paralleelselt kasutusel, seetõttu peaks PTT

võimaldama kasutajapoolsetele sisendandmetele kõiki kolme väljundit paralleelselt ja

korraga, et vältida liigset ajakulu erinevate skeemide joonistamisel. Näitena võiks

siinkohal tuua MS Projecti funktsionaalsuse.

2.3 Ressursi planeerimine PTT-s

Ressursside planeerimiseks on parim võimalus kasutada PTT-d, mis võimaldab:

• Pidada ressursinimestikku – siia hulka kuuluvad nii materiaalsed vahendid

(arvutid, telefonid jms.) kui ka inimressursid (vt. Joonis 8.);

• siduda ülesandeid nende täitmiseks vajalike ressurssidega (vt. Joonis. 9);

• inimressursi puhul siluda töökoormust ja kaotada ülekoormust (vt. Joonis 10.)

ning sel viisil töötajat võimalikult optimaalselt rakendada Siinkohal tuleb

arvestada erinevate tööde iseloomu –ja konkreetsete töötajatega;

• koostada töökalendreid ja plaane.

Joonis 8. Ressursinimestik (üritusturundusprojekt) MSP näitel

13

Joonis 9. Ressurssidega seotud Gantti graafik (veebilehe loomine) MSP näitel.

Joonis 10. Ressursside ülekoormuse märkimine ning kaotamine MSP näitel.

Ehki eelpool loetletud võimalused on näiteks MSP-s olemas, jäetakse need sageli

kasutamata. Programme kasutatakse vaid riba- või võrkdiagrammide koostamiseks.

Esimeseks põhjuseks võib olla asjaolu, et näiteks väiksemate projektide puhul on palju

lihtsam ressursside haldamiseks kasutada standartseid tabelarvutusprogramme.

Teine põhjus, miks ei kasutata ressursside planeerimise vahendeid - väga raske on

määrata, mitu protsenti töötaja ajast kuulub teatud ülesande täitmiseks. Näiteks

tootmisprojektide puhul on olukord lihtne. Töötaja on 8 tundi päevas oma treipingi taga.

Ta on 100% hõivatud ja teisi ülesandeid samal ajal täita ei saa. Keerulisem on olukord

juhtimisprojektidega. Näiteks meeskonna liikmed osalevad projektis vaid osakoormusega

oma põhitöö kõrvalt. Oluliseks muutub asjaolu, kuidas hinnata nende hõivatust mingi

konkreetse ülesandega. Ühel juhul võib olla töötaja koormuseks 100%, teisel 50%. Samas

võiks viimase variandi korral ühel päeval täita paralleelselt kahte ülesannet? (Sillaots

2003)

14

Just PTT ülesandeks on töötaja hõivatust protsentuaalselt kajastada ning seeläbi teda

võimalikult efektiivselt rakendada. Hõivatuse astme määramine on oluline ressursside

ülekoormuse vältimiseks ja töötaja optimaalseks rakendamiseks.

2.3.1 Kulude planeerimine PTT-s

Analoogselt muude ressursside planeerimisega peaks PTT-s toimuma ka kulutuste

planeerimine. Kulude planeerimiseks peaks PTT võimaldama:

• määrata ressurside hinda (tüki- või tunnitasu);

• arvutada üksikülesannete maksumust

• arvutada üksiku ressursi maksumust;

• arvutada kogu projekti maksumust.

Enamasti jäätakse ka need võimalused kasutamata. Projekti maksumuse arvutamiseks

kasutatakse samuti tabelarvutusprogrammi abi, kuid vajalik funktsionaalsus on ka näiteks

MSP-s olemas (Sillaots 2003). Samuti peaks see olema integreeritud ka PTT-sse.

2.3.2 Eelarve PTT-s

Kuna eelarve peab olema tasakaalus – kulud ei tohi ületada tulusid, peaksid PTT-s olema

eelarve –ja kuluandmed seotud. Sõltumata eelarve sisust või eesmärgist tuleks ka PTT

puhul lähtuda kahest põhireeglist:

• Sissetulekud pannakse kirja eelarve ülaosas, väljaminekud alumises osas.

• Seletavad tekstid asuvad vasakul pool, sõnadele vastavad arvväärtused paremal

pool.

Koondsummasid on soovitav arvutada tulpade alla ja ridade lõppu. Selliselt vormistatud

eelarve on paremini mõistetav (Sillaots 2003).

15

3 PTT kasutamine projekti teostamisel

Projekti teostusfaasis algab praktiline töö – projektitöö - see mille jaoks on kõik senised

eeltööd ja planeeringuid tehtud k.a. projekti dokumentatsiooni ja meeskonna loomine.

Seetõttu käsitletakse käesolevas peatükis peamiselt teemasid, mis puudutavad just

praktilist projektitööd. Tegemist on projektitsükli etapiga, milles algavad erinevused

tavapärase projektijuhtimise tarkvara ja PTT vahel. Käesoleva peatüki oluliseks osaks on

küsitluse analüüs. Küsitlus on läbi viidud märtsis 2006. aastal erinevate kollektiivide

hulgas, kes puutuvad igapäevaselt kokku projektitööga ning kasutavad selles ka

mitmesuguseid tarkvaralahendusi.

Projekti täideviimise faasis võetakse aluseks eelnevalt koostatud projekti plaan ja

asutakse ülesandeid teostama. Lihtsustatult koosneb projekti täitmine järgmistest

etappidest:

• info ja ülesannete jagamine;

• ülesannete täitmine;

• esialgse plaani ja tegeliku olukorra võrdlemine;

• muudatuste tegemine esialgses plaanis;

• tegevusaruannete esitamine ja dokumenteerimine;

Enamasti kipub tegelik olukord planeeritust erinema. Tavaliselt kipuvad ülesanded

ületama oma ennustatud lõpptähtaegu. See lükkab edasi järgnevaid ülesandeid. Et

projekti lõpptähtaeg püsima jääks, tuleb projekti plaanis teha väiksemaid või suuremaid

muutusi. Samuti kipuvad tegelikud kulutused ületama eelarves planeerituid. PTT

oluliseks funktsiooniks oleks siinkohal võrrelda tegelikku olukorda planeerituga ning

vajadusel muuta töömeetodeid enne kui on hilja. Selleks peaks olema võimalik lisaks

paljudele teistele funktsionaalsustele:

• koguda ja sisestada andmeid tegeliku olukorra kohta;

• võrrelda plaani tegeliku olukorraga;

• kohendada ajakava.

• korrigeerida eelarvet

16

3.1 Ülevaade küsimustikust

Nagu sissejuhatuses mainitud, kasutab autor käesolevas seminaritöös olulise allikana

küsitluse analüüsi (küsimustik1 töö LISA 1). Valimi suuruseks on 30 vastanut, mis

tähendab, et küsitlus ei anna täielikku ülevaadet projektitöötajate harjumustest ja

eelistustest. Seda võiks pigem käsitleda pilootuuringuna, mille andmeid kasutades on

tarkvara arendajatel võimalik lisaks olemasolevale luua uut ning enam kasutaja ootustele

vastavat projektitööle orienteeritud tarkvara, samuti võrrelda eelistusi olemasolevate

tarkvaralahendustega.

Andmekogumise meetodina on kasutatud veebipõhist küsitlust. Tarkvara ankeedi

veebivormi loomiseks pärineb aadressilt http://free-online-surveys.co.uk Otsus

veebipõhise küsitluse kasuks on langetatud seetõttu, et tegemist on küsitletava jaoks

vaieldamatult kõige mugavama ja vähem aeganõudva lahendusega. Kuna valimiks on

inimesed, kes puutuvad kokku arvutitega, siis ei ole ka internetti ligipääs enamasti

piiratud. Samuti on veebiküsitluse linki tunduvalt mugavam levitada.

Käesolevas töös analüüsitakse antud küsitluse põhjal järgmisi asjaolusid:

• Valimi teadlikkust erinevate projektitöö tarkvarade kohta, samuti kasutatavat

tarkvara. Teadlikkuse ning kasutatavuse analüüsi eesmärgiks on võrrelda

kasutajate teadlikkust erinevate projektijuhtimise tarkvarade kohta ning

kasutatavust.

• Tarkvara funktsionaalsuse eelistust pakutud variantide seast lähtuvalt

positsioonist projektigrupis. Need funktsionaalsused lisanduksid projekti

spetsiifikast lähtuvatele funktsionaalsusele ning oleksid PTT-le oluliseks

täienduseks.

1 Statistiline uurimusprojekt on läbi viidud õppeaine „Statistika ja andmeanalüüs” raames 2006. aasta

märtsis. Kõik antud küsitluses(LISA 1) esitatud küsimused ei kuulu käesoleva seminaritöö konteksti.

17

• Suurimat tarkvaralise lahenduse puudust pakutud variantide seast lähtuvalt

positsioonist projektigrupis, et välja selgitada, millistest funktsionaalsusest

vastavalt ametikohale tuntakse projektitöös kõige enam puudust.

• Tarkvara tüübi eelistust ehk seda, kas PTT peaks olema veebipõhine keskkond

või igasse arvutisse eraldi installeeritav programm.

• Rahulolu kasutatava tarkvaraga lähtuvalt projektigrupi suurusest, et välja

selgitada, kas projektist osavõtjate arv ka tarkvaraga rahulolu mõjutab.

• Tarkvara litsentsi eelistust – kas PTT võiks olla vabavara või tasuline.

• Kasutaja valmisolekut võtmaks kasutusele uusi tarkvaralahendusi.

• Hinnangut kasutatavale tarkvarale.

• Kasutatava tarkvara olulisust, et anda ülevaate sellest, kuivõrd oluline on

kasutatav tarkvara projektitöös ja sellest lähtuvalt eeldada ka PTT olulisust.

• Arvamust uue ja asjakohase spetsiaaltarkvara kasutuselevõtust. Selle tulemusel

on võimalik teada saada, kas ja kui paljud üleüldse tunnevad vajadust uute

tarkvaraliste lahenduste järele.

Nendest andmetest lähtuvalt on tarkvara arendajatel oma toodet tunduvalt lihtsam

kujundada sihtrühma ootuste rahuldamiseks.

3.2 Ülevaade tuntud ning kasutatavast tarkvarast

Joonistelt 11 ja 12 võime välja lugeda, et kõige enam tuntakse projektitöö tarkvarana MS

Projectit(43 % vastanutest), seejärel võrdselt 11% standartseid Office2 lahendusi, lotus-

notesi, eGroupWaret ja MSN-i. Kõige enam kasutatakse Office lahendusi (39%) ja MSP-

d (16%).

MSP tuntuse põhjuseks võib olla asjaolu, et tegemist on autori arvates kõige

multifunktsionaalsema projektijuhtimise tarkvaraga. Enamus käesoleva töö näidetest ning

kuvapildistustest pärinevad MSP-st. Kindlasti võib antud tarkvara tuntuse põhjuseks

2 Office lahenduste all on silmas peetud MS Office’ ja OpenOffice tüüpi standartsete programmide

funktsionaalsust.

18

lugeda palju erinevaid asjaolusid – tarkvara nimes sisaldub sõna project, tootjaks tuntud

tarkvaragigant Microsoft efektiivse turundusstrateegiaga jne.

Erinevused kasutamise ja tuntuse vahel (s.t. MSP-d teatakse kõige enam kuid ei kasutata)

võivad olla tingitud asjaolust, et tegemist on tasulise tarkvaraga, mille soetamine on

küllaltki kulukas. Samuti lisanduvad siinkohal juurutamise kulud, sest suure

tõenäosusega vajab MSP-ga varem mitte kokkupuutunud kontoritöötaja

spetsiaalkoolitust. Samuti ei pruugita olla teadlikud MSP kõikidest funktsioonidest, mis

võivad projektitööle kasuks tulla. Teadaolevatest ning kasutatavatest tarkvaradest on

projektitööle suunatud veel Planet Project ning Primavera, kuid nende tuntus ja

teadlikkus neist ei ole siinkohal märkimisväärsed.

Standartsete Office lahenduste kõige suurem osakaal (vt. Joonis 11) projektitöös

kasutatavate tarkvarade seas on kahtlemata tingitud asjaolust, et need on aastate jooksul

kasutajate jaoks kõige enam kinnistunud. Samuti võimaldab nende funktsionaalsus täita

enamiku projekti spetsiifilistest nõudmistest – koostada ajatabeleid, ressursinimestikke,

eelarveid, joonistada diagramme jne. Siinkohal tuleb aga suure probleemina välja tuua

teostatavate operatsioonide keerukus. Office’ lahenduste puhul pole alati võimalik

kasutada samu sisendandmeid erinevate tabelite või skeemide genereerimiseks. Ka

ainuüksi skeemide(wbs, võrkdiagramm, Gantt ) loomine võtab aega tunduvalt kauem kui

näiteks MSP-s, kuid nagu eelpool mainitud, ei ole projektitöös võimalik aega raisata.

Seetõttu oleks küllaltki oluline muuta kasutusharjumusi ning juurutada enam

spetsiaaltarkvara.

19

Projektitöös kasutatavd tarkvarad

16%

39%

2%2%4%0%

4%

7%

5%

0%

5%

16%

MS Project

Office

Planet

Primavera

E-groupware

Kolab

MS Exchange

MSN

Skype

Lotus-notes

meililist

erilahendus

Joonis 11. Projektitöös kasutatavad tarkvarad

Tuntud tarkvarad

43%

0%

6%6%

11%

6%

0%

11%

6%

11%

0%

0%

MS Project

Office

Planet

Primavera

E-groupware

Kolab

MS Exchange

MSN

Skype

Lotus-notes

meililist

erilahendus

Joonis 12. Tuntud tarkvarad

Projektitöös kasutatava tarkvara probleemidena on välja toodud alljärgnevad asjaolud:

• Tarkvara on liiga raskesti õpitav või eeldab spetsiaalkoolitusi tervele meeskonnale

• Liiga kallis hind

• Kasutatakse valesti

• Kõik meeskonnaliikmed ei kasuta

• Puudub dokumentatsioon

20

• Aeglane, ei ühildu, puudub ressursihaldus.

Esimesed 4 punkti on autori arvates iseloomulikud ka MSP-le.

3.3 Tarkvara funktsionaalsuse eelistus ja vajaduste

analüüs lähtuvalt positsioonist projektigrupis

Iga dokument, mis projekti jooksul loodud, on oluliseks informatsiooni haldamise viisiks

ja vahendiks. Igal dokumendil on oma kindlaksmääratud elukäik. Dokumendi loomine

käivitab terve tegevuste tsükli, mille dokument oma elukäigu jooksul läbib alates selle

loomise otsusest, vormistamisest ja kinnitamisest, läbi dokumendi edastamise,

registreerimise, menetlemise ja kasutamise kuni säilitamise, arhiveerimise ja

hävitamiseni. Tänapäeval veedavad kõik dokumendid vähemalt mõne oma elukäigu etapi

arvutis. Sellest hoolimata, isegi kui dokument ei satu paberile, vaid jääb arvutisse, on ta

projektorganisatsiooni jaoks inforessurss, dokument ja osa ettevõtte arhiivist (Ruusalepp

2003). Et ka digitaaldokumente tuleb hallata, registreerida, salvestada ja alles hoida,

peaks PTT-s vastav spetsifikatsioon sisalduma. Seda, millisena täpsemalt, on käesolevas

peatükis valimilt küsitud PTT funktsionaalsuse eelistust lähtuvalt positsioonist

projektigrupis (vt. Joonis 13). PTT erinevate funktsionaalsustena on välja pakutud

alljärgnevad punktid:

• Registreerima dokumente – oluline osa dokumendihaldusest, mille eesmärk on

luua organisatsiooni jaoks andmebaas projektitöös kasutatavatest dokumentidest

ning paberkujul dokumendid digitaliseerida.

• Võimaldama dokumentide kooskõlastamist – dokumendid, mida on vaja kasutada

mitmel inimesel, peaksid olema ka kõigile neile kättesaadavad. Samuti

dokumentides teostatud muudatused. Siia võiks tuua ka krüptograafiaga seotud

vahendid (sh digitaalallkiri), mis kõik annavad võimalused info turvaliseks

liigutamiseks ükskõik kui kaugele ja sealjuures väga kiiresti (Sepp 2002).

• Teadete, sündmuste ja ülesannete info saatmist – paraneks grupitöö ja

infovahetus. Samuti võimalus infovahetust dokumenteerida (pidada logisid)

21

• Digitaalset asjaajamist – kogu asjaajamise digitaliseerimine tervikuna, kus

tarkvara kontrollib ja toetab:

o dokumentide loomist, vormistamise korrektsust ja versioonikontrolli;

o dokumentide registreerimist ja kirjeldamist;

o projekti dokumentide kasutamist, täitmist ja muudatuste kajastamist;

o dokumentide asukohta ja ülesleidmist;

o ühilduvust dokumentide skaneerimise, kliendihalduse, majandustarkvara

jne. vahenditega;

o infovahetust.

(Ruusalepp 2003)

• Kõiki välja pakutud variante – kuna küsitluse ankeedis ei ole digitaalset

asjaajamist lahti seletatud, võib käesolevat punkti võrdsustada eelmisega.

Digitaalsetel dokumentidel on oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid:

digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem

fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); infovahetust on võimalik

salvestada(logida), et vältida infotõrgetest tekkinud segadusi projektitöös (Ruusalepp

2003). Digitaalsete dokumentide puudusena võib välja tuua asjaolu, et need on sõltuvad

tehnoloogiast, mis tähendab seda, et ligipääs informatsioonile eeldab arvuti või muu

abivahendi kaasamist. Just seetõttu hõlmab käesolev küsimus eelmainitud punkte.

Valimi käest on küsitud ka seda, millise lahenduse järele on organisatsioonis suurim

vajadus välja pakutud variantide seast (vt. Joonis 13):

• Kliendihaldus – kuna suur osa erasektoris teostatavatest projektidest on suunatud

kliendile, võib PTT-s vaja minna funktsionaalsust, kus projekt on vaja seostada

kliendiga, kelle kohta võib informatsiooni vaja minna kogu teostusfaasi jooksul

(kontaktandmete nimekiri, nõudmised, tähtajad, arved jms.)

• Dokumendihaldus

• Grupi ja ressursihaldus – funktsioon, mis haldaks nii inimressurssi kui ka

materiaalseid vahendeid (vt. Peatükk 2.3)

• Kõik 3 aspekti

22

• Muu

Joonis 13. Tarkvara funktsionaalsuse eelistus lähtuvalt positsioonist projektigrupis.

Küsitluse vastuseid analüüsides selgus, et ainuüksi dokumentide registreerimise järgi ei

tunta vajadust – puuduvad vastused (tarkvara iseärasuse tõttu ei kajastata seetõttu

„Dokumentide registreerimine“ tulpa ka diagrammil).

Juhtrühma liikmed tunnevad võrdset vajadust info edastamise, digitaalse asjaajamise ning

kõikide nimetatud funktsioonide vastu kokku.

Projektijuhid tunnevad kõige suuremat vajadust info edsastamise järele, seejärel

digitaalse asjaajamise, kõige mainitu ning dokumentide kooskõlastamise järgi.

Projektigrupi liikmed tunnevad samuti suurimat vajadust info edastamise järele, seejärel

vajatakse digitaalset asjaajamist, kõike mainitut ning dokumentide kooskõlastusi.

Kliendid vajavad kõik vaid digitaalset asjaajamist, kõik muu esindajad vajavad vaid

dokumendite kooskõlastusi.

23

Joonis 14. Lahendused, mille järgi on organisatsioonis suurim puudus lähtuvalt positsioonist

projektigrupis

Juhtrühma liikmetest 100% leiavad, et kõik loetletud omadused on organisatsioonis

vajalikud. Siinkohal võib olla tegemist ülemuse mentaliteediga, kes soovib, et kõik, mida

võib vähegi vaja minna, peaks olema olemas. See aga ei pruugi veel seda tähendada, et

kõik vajaminev olemas oleks.

Projektijuhtidest enamus leiab et kõik loetletud omadused on olulised, seejärel peetakse

oluliseks grupi ja ressursihaldust ning kliendihaldust.

Projektigrupi liikmed peavad võrdselt oluliseks vaid kliendi –ja dokumendihaldust.

Kliendid peavad võrdselt oluliseks vaid kliendihaldust ja kõiki loetletud aspekte korraga.

Muu esindajad peavad olulisimaks kõiki loetletud aspekte, seejärel dokumendihaldust,

muud, ning kliendihaldust.

Muu spetsifikatsiooni all on valimi poolt välja toodud kontaktide-, aja-,dokumentide –ja

ressursihaldus koos. Samuti nende omavaheline sünkroniseerimine.

Kuna käesoleva küsimuse vastustest näeme, et enim vajatakse just Digitaalset

asjaajamist, tuleb see funktsionaalsus päris kindlasti ka PTT-sse viia.

Digitaalse asjaajamise näol võiks olla tegemist kasutajale võimalikult lihtsa e-ruum-iga,

ehk keskkonnaga, kus on kättesaadav kogu projekti dokumentatsioon sh. projektiplaan

24

ning kogu tööd puudutav informatsioon ja kõik muu, mis hõlmab kogu projekti tsüklit

(projektigrupi liikmete nimekiri, nende kontaktandmed, ressursinimestik, projektiga

seotud ajakava, eelarve, erinevad kommentaarid, küsimused, ettepanekud, kliendiinfo

jne.). Seega hõlmaks see ka lahendusi - kliendihaldus, dokumendihaldus, grupi –ja

ressursihaldus – neid, mille järele kasutajad kõige enam vajadust tunnevad.

3.4 Tarkvara tüübi eelistus – kas veebipõhine või

statsionaarne?

PTT kasutamisel on oluliseks ka asjaolu, kuidas on tagatud selle erinevatele

funktsionaalsustele ligipääs. Tarkvara on võimalik luua nii statsionaarse3 –kui ka

veebipõhisena. Kusjuures neist igaühel on oma plussid ja miinused. Esimese kasutamine

annaks eelise töötamisel ilma võrguühenduseta, kuid seetõttu võib kannatada

projektigrupi omavaheline kommunikatsioon. Samuti eeldab statsionaarse tarkvara

kasutamine selle installeerimist kindlasse tööjaama ning seda on vaid selles võimalik

kasutada. Seevastu veebipõhine virtuaalne ruum võimaldaks ligipääsu kõikjal, kus on

olemas internetiühendus, samuti on kommunikatsiooni võimalusi oluliselt lihtsam luua.

Seevastu võrguühenduse puudumisel on PTT kasutamine oluliselt raskendatud või isegi

võimatu. Et PTT kontseptsiooni loomisel otsustada selle tüüp on valimilt küsitud, kas

tarkvara eelistatakse veebikeskkonnana või statsionaarse tarkvarana (vt. Joonis 15).

3 Statsionaarse tarkvara all peab autor silmas lahendust, kus igasse arvutisse eraldi on installeeritud tarkvara

moodul, millel on PTT funktsionaalsus.

25

Joonis 15. Tarkvara tüübi eelistatus lähtuvalt positsioonist projektigrupis

Juhtrühma liikmed eelistavad statsionaarsele tarkvarale enam veebikesskkonda, mis võib

olla tingitud töökohale vastavast liikuvast eluviisist. Kuna juhtrühma liikmed sageli ei

tööta projekti grupiga koos, vajatakse enam vahendeid alluvatega informatsiooni

vahetamiseks.

Projektijuhid seevastu eelistavad enam statsionaarset tarkvara. Sellise eelistuse põhjuseks

võib olla tingitud asjaolu, et küsitlusele vastanud projektijuhid on siiani kokku puutunud

enamasti vaid MSP-laadsete statsionaarsete lahendustega ning seetõttu ei osata eelistada

veebikeskkonda.

Projektigrupi liikmeted eelistavad enam veebikeskkonda , seejärel statsionaarset tarkvara

ja muid lahendusi (veeb + statsionaarne, mobiiltelefoni ja PDA valmidus). Ka siinkohal

võib selline vastuste osakaal olla tingitud soovist paindlikult töötada (näiteks võimalus

kodus töötada) ning võimalikult operatiivselt informatsiooni vahetada.

Kliendid eelistavad võrdselt nii veebikeskkonda kui ka statsionaarset tarkvara.

Muu esindajad eelistavad vaid statsionaarset tarkvara.

Autori arvates peaks PTT olema veebipõhine seetõttu, et seda oleks mugavam juurutada

ning sel viisil haarata ka suuremat osa potentsiaalsest sihtrühmast. Töö lisana (LISA 2)

on näitena välja toodud PTT-laadse veebiportaali detailne info arhitektuur.

Millist tarkvara eelistad?

26

Hinnang tarkvarale

ei oska öelda

väga hea

hea

rahuldav

pole rahul

Pro

tse

nt

80

70

60

50

40

30

20

10

0

Projektigrupi suurus

1 - 3

4 - 6

7 - 10

10 - ...

3.5 Tarkvaraga rahulolu lähtuvalt projektigrupi

suurusest

Käesoleva küsimuse analüüsi eesmärgiks on selgeks teha, kuidas ja kas projektigrupi

suurus mõjutab rahulolu kasutatava tarkvaraga. Vastanud on jagatud nelja gruppi

vastavalt projektigrupi liikmete arvule: 1-3; 4-6; 7-10 ja 10-...(vt. Joonis 16)

Joonis 16. Tabel - hinnang kasutatavale tarkvarale lähtuvalt projektigrupi suurusest

4 – 6 liikmelistes projektigruppides on

tarkvaraga rahulolu hinnanud „pole rahul”

8,3% (antud grupp on ainus, kes vastas „pole

rahul“), „rahuldav” 16,7%, „hea” 66,7% ja

„väga hea” 8,3% grupi esindajatest.

7 – 10 liikmelistes projektigruppides on

tarkvaraga rahulolu hinnanud „rahuldav”

33,3%, „hea” 50,0% ja „väga hea” 16,7%

grupi esindajatest.

10 – ... liikmelistes projektigruppides on

tarkvaraga rahulolu hinnanud „hea” 33,3%,

„väga hea” 33,3% ja „ei oska öelda” 33,3% grupi

esindajatest.

5 4 9

55,6% 44,4% 100,0%

1 2 8 1 12

8,3% 16,7% 66,7% 8,3% 100,0%

2 3 1 6

33,3% 50,0% 16,7% 100,0%

1 1 1 3

33,3% 33,3% 33,3% 100,0%

1 4 17 7 1 30

3,3% 13,3% 56,7% 23,3% 3,3% 100,0%

vastanuid

protsent

vastanuid

protsent

vastanuid

protsent

vastanuid

protsent

vastanuid

protsent

Grupp1 - 3

4 - 6

7 - 10

10 - ...

Kokku

pole rahul rahuldav hea väga hea ei oska öelda

Hinnang tarkvarale

Kokku

Joonis 17. – Kasutatava

Tarkvaraga rahulolu lähtuvalt

projektigrupi suurusest

27

Kõige suurem rahulolu on 1 – 3 liikmelistest meeskondades, kes hindavad kasutatavat

tarkvara vaid „hea” (55,6% grupi esindajatest) või „väga hea” (44,4% grupi esindajatest).

Kõige rohkem esinenud hinnangut „Hea” on andnud kõige rohkem 4- 6 liikmeliste

meeskondade esindajat (66,7% grupi esindajatest).

Eelnevatest andmetest näeme, et mida väiksem on grupp, seda suurem on tarkvaraga

rahulolu. Selline tulemus võib olla tingitud just sellest, et mida suurem on projekti

meeskond, seda rohkem tekib vajadus erinevate funktsionaalsuste järele. Näiteks suurema

meeskonna puhul võib esineda enam probleeme infovahetusega. Samuti tekib rohkem

erinevaid dokumente, mis vajavad registreerimist ja kooskõlastamist ning esineb ka enam

ülesannete delegeerimist projektijuhi poolt ja arutelu meeskonnaliikmete vahel. Siinkohal

oleks PTT oluliseks ülesandeks eelmainitud tegevustele kaasa aidata ning töötada

abivahendina, mis ei ole sõltuv kasutajate arvust.

3.6 Tasuline –või vabavara?

Et kujundada kasutaja ootustele vastav PTT, ei tohi ära unustada ka tarkvara

litsentsipoliitikat. Väga paljud organisatsioonid on kujundamas selget suunda tarkvara

litsentsipoliitika osas. Selleks, et välja selgitada, millist litsentsi tüüpi eelistatakse, on

valimilt küsitud, kas eelistatakse vabavara või tasulist tarkvara.

Kas eelistate vabavara?

3,3%

36,7%

23,3%

23,3%

13,3%

ei

pigem ei

ei oska öelda

pigem jah

jah

Kas eelistate tasulist tarkvara?

16,7%

20,0%

26,7%

36,7%

pigem ei

ei oska öelda

pigem jah

jah

Joonis 18 ja 19. Tarkvara litsentsi tüübi eelistus

28

Küsimuste „Kas eelistate veidi väiksema suutlikkusega vabavara?” ja „Kas eelistate

tasulist tarkara” vastuste „jah”, „pigem jah”, „pigem ei”, „ei”, „ei oska öelda”

jagunemisest (vt. Joonis 18 ja Joonis 19) näeme, et vaba tarkvara eelistuses on kõige

suurem osakaal vastustel „pigem ei” (36,7%) ning tasulise tarkvara eelistuses vastusel

„jah”(36,7%) . Seega võib käesoleva küsitluse põhjal arvestada asjaoluga, et PTT võib

olla ka tasulise litsentsiga, peamine vaid, et rahuldaks kasutajate vajadused.

3.7 Valmisolek uue tarkvara kasutusele võtmiseks

Et teada saada, kas ollakse valmis kasutusele võtma uusi tarkvaralahendusi, on valimi

käest küsitud hinnangu parameetritel „jah”, „pigem jah”, „pigem ei”, „ei”, „ei oska

öelda” kasutatava tarkvara olulisust projektitöös ning hinnangut spetsiaaltarkvara

kasutusele võtmisele. Samuti on uuritud valmisolekut võtmaks kasutusele

spetsiaaltarkvara vastusevariantidena „Olen valmis uutele väljakutsetele”, „Soovin

kindlasti jääda kasutama senist tarkvara” ning „Muu”. Nende küsimuste analüüsimine

annab võimaluse enam selgeks teha, kas PTT loomine on otstarbekas, kui paljud

projektitöötajatest oleksid valmis seda kasutusele võtma ja lähtudes hinnangust

kasutatava tarkvara olulisusele (vt. Peatükk 3.8) ka selgeks teha, kas PTT-l oleks

võimalus tarkvara osatähtsust suurendada (vt. Peatükk 3.9).

Kas olete valmis uuendustele?

10,0%

26,7%

63,3%

muu

eelistab vana

on valmis uuendustek

Joonis 20. Valmisolek uuendusteks

29

Vaadates vastusevariantide „olen valmis uuendusteks”, „eelistan vana” ning „muu”

osakaale (vt. Joonis 20.) näeme, et uuendusteks on valmis 63,3 %, mis on veidi enam kui

pool vastanuist. Olgugi, et ka kasutatava tarkvara eelistajate hulk on veidi üle veerandi

vastanuist (26,7%), on selliste tulemuste põhjal ning efektiivsete turundusstrateegiate

korral võimalik PTT edukalt sihtrühmani viia. Seda toetavad ka vastuses „muu” (10 %

vastanuist) ära märgitud asjaolud:

• Sõltub sellest, mida pakutakse

• Sõltub tarkvara hinna ja kvaliteedi suhtest

3.8 Kasutatava tarkvara olulisus

Et teada saada kuivõrd oluliseks peetakse hetkel kasutatava tarkvara olulisust

projektitöös, on valimilt küsitud „Kas peate praegu kasutatava tarkvara osakaalu

projektitöös oluliseks?” Küsimuse eesmärk on välja selgitada, kas kasutav tarkvara omab

projektitöötaja jaoks tähtsust ning sellest lähtuvalt teha järeldusi ka PTT vajalikkuse osas.

Kas praeguse tarkvara osakaal oluline?

10,0%

3,3%

53,3%

33,3%

pigem ei

ei oska öelda

pigem jah

jah

Joonis 21. Kasutatava tarkvara osakaalu olulisus projektitöös

Diagrammilt (vt. Joonis 21) võime välja lugeda, et vastusevariantide seast „jah”, „pigem

jah”, „pigem ei”, „ei”, „ei oska öelda” on kõige suurem osakaal vastusel „pigem jah”

(53,3 % vastanuist) ning seejärel vastusel „jah” (33,3 % vastanuist). Sellistest vastustest

30

on võimalik välja lugeda, et 33,3 + 53,3 = 86,6% ehk suur enamus vastanuist peab

kasutatava tarkvara osatähtsust projektitöös siiski oluliseks. Seega võib eeldada, et kõik

spetsiifilised tarkvaralised lahendused, mis aitaksid otseselt projektitööle kaasa, omaksid

veelgi suuremat osakaalu antud projektitöötaja jaoks.

3.9 Hinnang spetsiaaltarkvara kasutusele võtmisele

Et teada saada, kas PTT otseselt võiks kaasa aidata projektitööle, on valimilt küsitud

„Kas uue asjakohase spetsiaaltarkvara kasutuselevõtt aitaks Teie ettevõtte projektitööle

kaasa?” hinnangu parameetritel „jah”, „pigem jah”, „pigem ei”, „ei”, „ei oska öelda”.

Kas asjakohane tarkvara aitaks kaasa?

3,3%

3,3%

36,7%

36,7%

20,0%

ei

pigem ei

ei oska öelda

pigem jah

jah

Joonis 22. Hinnang spetsiaaltarkvara kasutusele võtmisele.

Lähtudes vastuste (vt. joonis 22) „jah” (20 % vastanuist) ning „pigem jah” (36,7 %

vastanuist) napist enamusest (kokku 56,7 % vastanuist) ning vastuste „pigem ei” (3,3 %

vastanuist) ja „ei” (3,3 % vastanuist) tagasihoidlikust osakaalust, võime öelda, et

vajatakse PTT-laadset abivahendit projektitöö teostamiseks. Sellest võib järeldada, et

enamasti on kasutataval tarkvaral puudusi, mis PTT-s tuleks välistada. Märkimist väärib

vastuse „ei oska öelda” suur osakaal (36,7% vastanuist), mis on iseenesest mõistetav, sest

31

valimile ei ole antud selget ülevaadet PTT üksikasjalikust funktsionaalsusest, kuid sellest

hoolimata ollakse valmis uuendusteks.

32

4 Kokkuvõte

Autor on täitnud tööle püstitatud peamised eesmärgid - lahti mõtestanud projekti

olemuse, selgitanud projektitsüklit ning välja toonud etapid, mille edukaks läbimiseks on

PTT kasutamine vajalik. Samuti analüüsinud erinevate projektitöödega tegelevate

arvutikasutajate teadlikkust, vajadusi ja eelistusi, mis puudutavad tarkvaralisi

abivahendeid.

Töö käigus selgunud märkimisväärseimate asjaoludena võib välja tuua peamiselt

kasutajate eelistused, milles leidus nii üllatusmomente kui ka oodatavaid vastuseid.

Vastavalt autori ootustele on tuntuim projektijuhtimise tarkvara MSP. Samas valmistas

üllatuse asjaolu, et projektitöös kasutatakse endiselt kõige enam standartseid Office’

lahendusi, samuti tasulise tarkvara eelistamine vabavarale. Kasutaja nõudmistele vastava

PTT loomise kasuks räägivad kasutajate hinnangud valmisolekule uuendusteks,

projektitöös kasutatava tarkvara olulisusele ning PTT-laadse abivahendi vajadusele.

Informatsiooni otsingu käigus selgus huvitava asjaoluna, et PTT-laadsed erilahendused

eksisteerivad organisatsioonide siseselt, kuid universaalse laheduse järele on endiselt

puudus. See aga annab võimaluse käeolevat tööd edasi arendada.

Töö jääb küll sellele püsitatud eesmärkide piiridesse, kuid teema laia ulatuse ning

käesoleva analüüsi tulemuste põhjal on seda võimalik edasi uurida ning välja pakkuda

konkreetseid lahendusi PTT loomiseks. Töö edasiarendusena soovitab autor

põhjalikumalt uurida nii projektijuhtimiseks kui ka meeskonnatööks sobivate tarkvarade

integreerimisvõimalusi PTT kujundamiseks. Kasutava tarkvarana soovitab autor avatud

lähtekoodiga lahendusi, et kujundada olemasolevast tarkvarast sihtrühma ootusi

maksimaalselt rahuldav toode.

33

5 Kasutatud kirjandus

• Hiiemaa K. (2004). Arvutimaailm. „Projektijuhtimise tarkvara peab aitama

projektijuhti”. http://vana.am.ee/14126. Olemasolu kontrollitud 01.11.2006

• Küsitluse veebikeskkond. http://free-online-surveys.co.uk/. Olemasolu

kontrollitud 27.10.2006

• Ruusalepp, R. (2003). Eesti Äriarhiivi OÜ kosultant. ”Digitaalne

dokumendihaldus ja arhiveerimine”. http://sekretar.ee/35444art/. Olemasolu

kontrollitud 14.10.2006

• Salla, S. (2004). „Projekti ettevalmistamine”. Tallinn : Tallinna

Pedagoogikaülikooli kirjastus.

• Sepp, O. (2002). ”Bitt ja bait tööks valmis!”.

http://www.koolielu.ee/pages.php/0315,2416?aj=1102. Olemasolu kontrollitud

15.10.2006

• Sillaots, M. (2003). Projektijuhtimise e-konspekt. http://www.audentes.ee/pj/soft.

Olemasolu kontrollitud 01.11.2006

• Siseministeerium. (2002). Rahvusvaheline projektijuhtimise käsiraamat.

http://www.sisemin.gov.ee/atp/index.php?id=300. Olemasolu kontrollitud

27.10.2006. Trükisena ilmunud: Tallinn : Siseministeerium, 2000.

Lisad:

Lisa 1 ................................................................................................................ Küsimustik

Lisa 2 .............................................. Projektitööd lihtsustava veebiportaali info arkitektuur

LISA 1 Küsimustik

1

Küsitlus teemal „Erinevate projektitöö meeskondade

kokkupuuted projektijuhtimise/projektitöö tarkvaraga”

Minu nimi on Kristjan Ok ning teen Tallinna Ülikoolis kursuse "Statistika ja

andmeanalüüs" raames statistilist uurimustööd projektijuhtimise/projektitöö tarkvarade

kasutamise kohta erinevates projektimeeskondades. Antud küsimustik peaks andma

ülevaate erinevate organisatsioonide töötajate kasutamisharjumustest, ootustest ja

ettepanekutest, millest lähtudes oleks tulevikus võimalik luua kasutaja nõudmistele

vastava projektitöö keskkond.

Küsimustik on anonüümne!

1) Kas Te olete?

○ Mees

○ Naine

2) Teie vanus jääb vahemikku?

○ 18 - 25

○ 26 - 39

○ 40 - ...

3) Mitu tundi oma tööpäevas kasutate arvutit?

○ 0 - 2

○ 3 - 5

○ 6 - 8

○ 8 - ...

4) Teie organisatsioon on:

○ eraettevõte

○ riigiasutus

○ Muu(täpsusta):

5) Milline on Teie positsioon projektigrupis?

○ Juhtrühma liige

○ Projektijuht

LISA 1 Küsimustik

2

○ Projektigrupi liige

○ Klient

○ Muu(täpsusta):

6) Mitu töötajat on Teie projektimeeskonna keskmine suurus iga projekti lõikes?

○ 1 - 3

○ 4 - 6

○ 7 - 10

○ 10 - ...

7) Nimeta Teile teadaolevad projektijuhtimise/projektitöö tarkvarad?

8) Loetle Teie organisatsioonis kasutatava tarkvara suurimad puudused!

9) Millised projektijuhtimise/projektitöö tarkvarad on Teie projektimeeskonnas

kasutusel? Nimeta kasutatavad(siia kuuluvad ka näiteks Office’ põhiprogrammid)!

10) Vali üks Teie projektitöös kasutusel olev tarkvara, nimeta see ja kirjelda

seda alljärgnevate tunnustega:

Tarkvara:

○ pole rahul

○ rahuldav

○ hea

○ väga hea

○ ei oska öelda

11) Kas Teie organisatsioon peab tarkvara hinda oluliseks?

○ jah

○ pigem jah

○ pigem ei

○ ei

○ ei oska öelda

12) Kas Teie organisatsioon eelistaks tasulist tarkvara?

○ jah

○ pigem jah

○ pigem ei

○ ei

LISA 1 Küsimustik

3

○ ei oska öelda

13) Kas Teie organisatsioon eelistaks veidi väiksema suutlikkusega vabavara?

○ jah

○ pigem jah

○ pigem ei

○ ei

○ ei oska öelda

14) Kas peate praegu kasutatava tarkvara osakaalu projektijuhtimises/projektitöös

oluliseks?

○ jah

○ pigem jah

○ pigem ei

○ ei

○ ei oska öelda

15) Kas uue asjakohase spetsiaaltarkvara kasutuselevõtt aitaks Teie ettevõtte

projektijuhtimisele/projektitööle kaasa?

○ jah

○ pigem jah

○ pigem ei

○ ei

○ ei oska öelda

16) Kas olete valmis kasutusele võtma sobivusel uue spetsiaaltarkvara või

eelistate kasutada senist tarkvara?

○ Olen valmis uutele väljakutsetele

○ Soovin kindlasti jääda kasutama senist tarkvara

○ Muu(täpsusta):

17) Milliseid funktsioone peaks üks korralik projektijuhtimise/projektitöö tarkvara

kindlasti omama?

○ Registreerima dokumente

○ Võimaldama dokumentide kooskõlastamist

○ Teadete, sündmuste ja ülesannete info saatmist

LISA 1 Küsimustik

4

○ Digitaalset asjaajamist

○ Muu(täpsusta):

18) Millise tarkvaralise lahenduse järele tundub Teie organisatsioonis olevat

vajadus?

○ Kliendihaldus

○ Dokumendihaldus

○ Grupitöö ja ressursihaldus

○ Tarkvara võib koondada kõiki aspekte

○ Muu(täpsusta):

19) Kas eelistate tarkvarana?

○ Veebikeskkonda

○ Statsionaarset tarkvara (installeeritud vaid valitud arvutitesse)

○ Muu(täpsusta):

Suur tänu, et leidsid aega küsimustele vastata!

Vajadusel saab informatsiooni küsitluse tulemustest meiliaadressil ok@tlu.ee

LISA 2 Näide info arhitektuurist

1

Ülesanne 10

Projekti juhtimist lihtsustava veebiportaali info arhitektuur

1 Süsteemi eesmärgid:

o Anda selgem ülevaade projekti(de) kulgemisest projektijuhile ning projekti meeskonnale

o Muuta projekti(de) juhtimist kui protsessi operatiivsemaks. o Jagada informatsiooni projekti meeskonnas(aruannete esitamine). o Anda märku projekti(de) kitsaskohtadest. o Anda selge ülevaade projekti eelarvest ja ressursside koormatusest. o Anda ülevaade eelarvevälistest kulutustest

2 Kasutajate vajadused:

o Projektijuht: � Ülevaade tervest projektist. � Jagada ülesandeid meeskonna liikmetele � Jälgida aruandeid meeskonna liikmetelt � Projekti staadiumi muutmine. � Seada üles projekti tegevusnimestik ja seda muuta. � Seada üles ressursinimestik ja seda muuta. � Täita kulutusi projekti eelarves. � Täita eelarveväliseid kulusid � Saada tagasisedet kliendilt � Teostada aruandlust kliendile

o Meeskonna liige � Ülevaade projektijuhi poolt antavatest ülesannetest � Esitada tööde aruandlust projektijuhile. � Kliendi nimi � Vahetada informatsiooni meeskonnaliikmete seas. � Ülevaade projekti staadiumist � Ülevaade projekti eelarves püsimisest � Ülevaade eelarvevälistest kulutustest. � Valikuline onfo kliendi tagasisidest.

3 Nõudmiste määratlemine sisu osas

o Projektijuhi töökäsud o Töötajate aruanded o Töötajate omavaheline informatsioon o Ressursinimestik o Projekti eelarve o Kulutused projekti eelarves o Eelarvevälised kulutused. o Tegevusnimestik o Graafik o Kliendi nimi o Tagasiside kliendilt

LISA 2 Näide info arhitektuurist

2

o Aruanded kliendile 4 Funktsionaalsete nõudmiste määratlemine. Mida süsteemiga peab olema võimalik

teha? o Projektijuhil ülevaate saamiseks alluvate teostatud –ja pooleliolevatest

töödest. o Töötajal esitada aruandeid oma teostatud –ja teostamata töödest. o Töötajatel omavahelist informatsiooni vahetada. o Projektijuhil koostada ressursinimestikku ja määratleda selle koormatust ja

kulutusi o Projektijuhil täita kulutusi projekti eelarves o Projektijuhil täita eelarveväliseid kulutusi o Töötajal saada ülevaade projekti eelarves püsimisest o ? Töötajal saada ülevaade teostatud eelarvevälistest kulutustest ? o Projektijuhil koostada ja muuta tegevusnimestikku o Töötajal saada ülevaade projekti tegevusnimestikust o Projektijuhil koostada projekti graafik o Töötajal saada ülevaade projekti graafikus o Projektijuhil saada ülevaade kliendi tagasisidest. o Projektijuhil esitada aruandeid kliendile(projekti tellija)

5 Interaktsiooni disain . Millist suhtlust süsteem peab võimaldama? o Foorum töötajate omavahelise informatsiooni vahetamiseks o Privaatsõnumite saatmine projektijuhi poolt töötajatele o Privaatsõnumid töötajate vahel. o Veebipõhine tagasisise kliendi poolt o Veebipõhine aruanderubriik projektijuhi poolt kliendile.

6 Infodisain o „Aruandlus ja tagasiside”

� Aruandlus töötajatelt – info eraldatud alas tekstina � „Aruandluse koostamine kliendile” – textarea aruandeteksti

kirjutamiseks � „Tagasiside kliendilt, kliendi nimi” – info eraldatud alas tekstina

• „Tegevuskava” – tegevuskava tabelis koos lisaandmetega tekstina

o „Tegevuskava graafikus” – tegevuskava andmete põhjal graafiliselt genereeritud graafik

• „Foorum” o Töökäsud – tekstina foorumi aknas o Avalik arutelu – tekstina foorumi aknas o Vaba teema – tekstina foorumi aknas

• Ressursside tabel – info tabeli ridadel tekstina o „Ressursi lisamine” - nupp o „Ressursi muutmine” - nupp o „Ressursi kustutamine” - nupp

• „Eelarve” o „Kulutused projektile” – andmed tabelis arvude –ja

tekstina

LISA 2 Näide info arhitektuurist

3

� „Kuluartikli lisamine” – lahtrid võtavad vastu teksti ja arvud

o „Eelarvevälised kulutused” andmed tabelis arvude –ja tekstina

� „Kuluartikli lisamine” – lahtrid võtavad vastu teksti ja arvud

• Privaatsõnumid o „Saada sõnum töötajale, töötanimi” – textarea

privaatsõnumi teksti saatmiseks. 7 Navigatsioonisüsteemi disain. Kuidas toimub süsteemis liikumine?

o Autentimisvorm ja Portaali tutvustav rubriik mittekasutajale o Projekti keskkond kasutajagrupile – projektijuht:

� „Vali projekt” • „Aruandlus ja tagasiside”

o Aruandlus töötajatelt o „Aruandluse koostamine kliendile” o „Tagasiside kliendilt, kliendinimi”

• „Tegevuskava” o „Tegevuskava graafikus”

• „Foorum” o Töökäsud o Avalik arutelu o Vaba teema

• Ressursside tabel o „Ressursi lisamine” o „Ressursi muutmine” o „Ressursi kustutamine”

• „Eelarve” o „Kulutused projektile”

� „Kuluartikli lisamine” o „Eelarvevälised kulutused”

� „Kuluartikli lisamine” • Privaatsõnumid

o „Saada sõnum töötajale, töötanimi” o Projekti keskkond kasutajagrupile – töötaja

� Vali projekt • „Aruandlus”

o Aruandlus projektijuhile • Tegevuskava

o Tegevuskava graafikus • „Foorum”

o Töökäsud o Avalik arutelu o Vaba teema

• Ressursside tabel • „Eelarve”

LISA 2 Näide info arhitektuurist

4

o „Kulutused projektile” o „Eelarvevälised kulutused”

• Privaatsõnumid o „Saada sõnum töötajale, töötajanimi ”

8 Kasutajaliidese disain. Kuidas sisu ja navigatsioonielemendid on leheküljele paigutatud?

• Sisselogituna avanevad navigatsiooninupud erinevate menüüde vahel

• Alammenüüs võimalik kasutada kõiki ülamenüü nuppe

• Nupule tekivad alamülesanded(javascript)

• Sisu paikneb nupu all

• Lisa, kustuta, muuda paikneb sisu all

9 Visuaalne disain. Kuidas süsteem täpselt välja näeb? • Tagasihoidlikes värvides

• Menüüd selgesti loetavad