i

i

Kata Pengantar

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME, Pusat Pemberdayaan Informatika dan Desa Kabupaten Pemalang sebagai satu program unggulan yang dicanangkan oleh Pemerintah Kabupaten Pemalang pada tahun 2016 sebagai program yang membantu pemerintah kabupaten pemalang didalam peningkatatan sumber daya manusia dibidang Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi perangkat desa, pada tahun 2016 telah menyusun beberapa buku panduan pembelajaran TIK dasar untuk para perangkat desa se-kabupaten Pemalang.

Buku yang disusun oleh Tim PUSPINDES ini adalah diantaranya adalah buku-buku yang akan membantu perangkat desa didalam memanfaatkan aplikasi dan teknologi informasi didalam proses pelayanan terhadap warga desa, dan diantaranya adalah buku tentang penggunaan aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) yang dikembangkan dan diperuntukkan bagi desa- desa di wilayah kabupaten Pemalang dengan kode terbuka dan dapat digunakan dan dikembangkan di daerah lainnya di wilayah negara kesatuan republik indonesia (NKRI).

Buku dengan judul Buku Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM)1.4 ini , disusun dan disesuaikan dengan program pelatihan peningkatan kapasitas Perangkat Desa dibidang TIK yang diselenggarakan oleh Pusat Pemberdayaan Informatika dan Desa ( PUSPINDES ).

Semoga buku ini bermanfaat dan berguna bagi perangkat desa khususnya didalam menggunakan aplikasi perkantoran sehingga proses digitalilasi perkantoran desa yang dilakukan oleh pemerintah desa dapat dilakukan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Pemalang, September 2016

Tim Penyusun

ii

DAFTAR ISI

Membuka File Sidekem---------------------------------------------------------..1

Password------------------------------------------------------------------------.3

Profil Desa-----------------------------------------------------------------------4

Input Jabatan--------------------------------------------------------------------6

Input Pejabatan/Staf Desa-------------------------------------------------------8

Input Ketua RT/RW/Dusun------------------------------------------------------10

Mengubah Data RT, RW, Dusun-------------------------------------------------11

Data Untuk Online--------------------------------------------------------------12

MENGOLAH DATA KEPENDUDUKAN

Edit Data Penduduk(BIP)-------------------------------------------------------13

Import Data Penduduk---------------------------------------------------------.17

Kepala Keluarga----------------------------------------------------------------20

Edit Kepala Keluarga-----------------------------------------------------------.21

Pecah Kepala Keluarga---------------------------------------------------------22

TambahAnggota Keluarga-----------------------------------------------------.24

Perubahan Anggota Keluarga--------------------------------------------------25

Tambah Kelahiran--------------------------------------------------------------26

Edit Kejadian Kelahiran---------------------------------------------------------27

Menambah Data Kematian-----------------------------------------------------28

Edit Data Kematian-------------------------------------------------------------29

Data Mutasi---------------------------------------------------------------------30

Perubahan Data Mutasi---------------------------------------------------------31

Menambah Data Kemiskinan---------------------------------------------------32

Pelayanan Surat Warga--------------------------------------------------------.33

SISTEM INFORMASI DESA DAN KAWASAN PEMALANG Aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) merupakan aplikasi

berbasis deskstop yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman

Python.Aplikasi ini merupakan aplikasi unggulan desa yang digunakan untuk mendukung

berbagai macam kebutuhan desa, mulai dari Profil Desa, Data Kependudukan, Data Statistik

Desa, Administrasi Surat Menyurat hingga Data Keuangan Desa, Juga termasuk Peta Desa

dan masih banyak lagi berbagai kebutuhan informasi data Desa yang telah terintegrasi dalam

aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) ini.

Aplikasi SIDEKEM ini merupakan aplikasi yang hanya khusus digunakan di wliayah

Kabupaten Pemalang, telah diaplikasikan di 211 Desa yang berada di Kabupaten Pemalang

ini. Dalam Edisi Pertama buku ini, akan dibahas Profil dan Kependudukan berserta

Administrasi Surat Menyurat.

MENGGUNAKAN APLIKASI SIDEKEM Bagaimana menggunakan Aplikasi SIDEKEM ini? Penggunaan aplikasi ini sangat inovatif

juga memudahkan para penggunanya. Pengguna tidak perlu melalukan berbagai macam

proses Installasi baik Database Mysql atau un berbagai macam pendukung aplikasi di

dalamnya.

Penggunaan hanya perlu menyalin aplikasi SIDEKEM ini ke dalam laptop atau komputer,

atau bahkan aplikasinya anda tetap berada di dalam Flashdisk, dan anda dapat langsung

mengoperasikannya.

MEMBUKA FILE SIDEKEM

Langkah selanjutnya kita akan membuka aplikasi SIDEKEM yang perlu diperhatikan adalah

letak dimana kita menyalin atau menyimpan aplikasinya. Pada contoh dibawah ini, aplikasi

disimpan dalam direktori TOSHIBA (E): SIDEKEM.

2

Membuka Folder SIDEKEM

Tampilan Login

Tampilan login di atas adalah untuk membuka/masuk ke dalam aplikasi ini. Maka pada gambar di bawah ini merupakan tampilan depan dari aplikasi SIDEKEM.

1. Masukkan Password " admin" 2. klik Login

3

PASSWORD

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. klik Profil Desa 3. klik Password

4

PROFILDESA

4. Ketikkan password baru anda, 5. klik SIMPAN

1. klik Profil dan Kependudukan 2. klik Profil Desa

5

Tampilan Profil Desa

Konfirmasi Data sudah Tersimpan

INPUT JABATAN

Setelah klik Edit akan muncul Konfirmasi -> klik OK (Data Profil Desa Sudah Tersimpan)

6

Input Jabatan

Tampilan Input Jabatan dan Pangkat

1.Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Profil Desa 3. Input Jabatan

3. Masukkan nama jabatan pada kolom "Jabatan" 4. klik "Tambah" (Untuk menambah nama jabatan) lakukan begitu seterusnya

7

Edit Jabatan dan Pangkat

Konfirmasi Input Jabatan

Pemberitahuan bahwa Jabatan berhasil diinput -> klik OK

Gunakan perintah "Edit" untuk mengubah Nama Jabatan Gunakan perintah "Hapus" untuk menghapus Nama Jabatan

8

Jabatan berhasil diinput

INPUT PROFIL PEJABATAN/STAF DESA

Tampilan Jabatan berhasil di Input

Lakukan hal yang sama untuk input seluruh jabatan dan pangkat yang ada di desa

1. Profil dan Kependudukan

2. Klik Profil Desa 3. Input

Pejabat/Staf Desa

9

Tampilan

Tampilan Input Pejabat Desa dan Pemda

Pilihan Jabatan, diambil dari sub menu "Input Pejabat".

4. Masukkan nama 5. Pilih Jabatan

10

Input Nama Pejabat dan alamat pejabat

InputKetuaRT/RW/Dusun

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Profil Desa 3. Input Ketua RT/RW/Dusun

Gunakan perintah "Edit" untuk mengubah Nama dan Alamat Pejabatan Gunakan perintah "Hapus" untuk menghapus

11

Mengubah Data RT,RW,Dusun

DATA UNTUK ONLINE

1. Isilah kolom data RT/RW/Dusun

2. Ketikkan Nama pada kolom Nama Ketua RT/RW/Dusun

3. Klik "Tambah" untuk menyimpan data,

4. Maka akan muncul Peringatan

5. klik OK

Kolom sebelah kiri adalah data pejabat yang telah diinput

EDIT DATART/RW/DUSUN 1. Klik double/2x pada

nama pejabat yang akan di Edit

2. Edit sesuai Kebutuhan

12

MENGOLAH DATA KEPENDUDUKAN EDIT BUKU INDUK PENDUDUK (BIP)

Aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang mempunyai fasilitas Import Data

Penduduk, yang dimaksud dengan Import yaitu data kependudukan yang terdapat dalam

Buku Induk Penduduk (BIP) dapat dipindahkan/dimasukkan dan disimpan dalam aplikasi

1. klik Profil Desa 2. Data Untuk Online

Isilah sesuai dengan alamat yang dimiliki -> klik Sinkron Data

13

sidekem ini dalam jumlah yang banyak dalam satu waktu. Jadi, data yang terdapat dalam BIP

tidak perlu di input satu persatu. Karena dengan fasilitas Import ini, seluruh data yang

terdapat dalam BIP berapapun jumlahnya dapat dimasukkan/disimpan secara otomastis

sekaligus dalam satu waktu.

Buku Induk Penduduk (BIP) merupakan sumber data utama yang diperlukan dalam

mengolah/menggunakan aplikasi SIDEKEM ini. Bersumber dari BIP tersebut, desa dapat

mengolah berbagai macam informasi data seperti stasitik kependudukan, pendidikan,

pekerjaan dan berbagai data statistik lainnya, selain itu administrasi surat menyurat juga

dapat dilakukan dengan cepat melalui aplikasi SIDEKEM ini.

Langkah awal untuk import data adalah dengan mengedit/mengubah sedikit tatanan atau

urutan yang terdapat dalam BIP untuk kemudian disimpan dalam format CSV (Comma

Delimited). Petunjuk lebih rinci akan dijelaskan di bawah ini.

Tampilan di bawah ini adalah bentuk dari BIP (Buku Induk Penduduk) yang akan kita edt

1. KlikProfil Desa -> Import Data Penduduk

1. Kopi sel no. 8, dari no. KK sampai Alamat

14

Copy, lalu Paste sel no. 8 di bawah paraf

2. Drag bagian bawah paraf sebanyak jumlah anggota keluarga yang dimiliki dalam satu KK tersebut

3. Paste Sel no. 8 yang sudah di copy pada bagian yang sudah di drag/tarik (bawah paraf)

4. Copy sel no. 10 sampai 14 (Ctrl+C)

5. Paste pada lembar kerja yang baru (Ctrl+N -> Ctrl+V).

15

Hasil setelah dirapihkan

MENYIMPAN FILE BIP (UKU INDUK PENDUDUDK)

Menyimpan file BIP baru

Simpan file BIP yang sudah di edit. 1. klik File -> Save As

6. Select/klik kolom (A,P,R dan S) 7. kemudian hapus /Delete

8. Hasil kolom yang sudah dirapihkan yairu A-P

16

Menyimpan dalam Format .CSV

2. File Name: beri nama file BIP baru 3. Pilih Tipe file dengan format .CSV 4. klik OK

Klik

17

Proses import database akan dilakukan setelah edit BIP selesai. DIbawah ini akan dijelaskan

bagaimana proses import data dilakukan.

IMPORT DATA PENDUDUK

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Import Data Penduduk

18

3. Klik Ambil File (untuk mengambil file yang akan di import)

4. Pilih file BIP(yang sudah diedit) yang akan di import 5. Klik Open

19

Lama munculnya konfirmasi saat import data bergantung pada banyak sedikitnya data yang

di import. semakin banyak data maka akan semakin lama kotak konfirmasi muncul. Ketika

muncul konfirmasi seperti gambar di atas, maka data BIP secara otomatis telah berpindah ke

dalam aplikasi dan siap digunakan untuk berbagai keperluan desa.

Jika kolom pertama tidak berhasil (Ditandai dengan tidak munculnya kotak konfirmasi dalam

jangka waktu yang lama) maka gunakan kolom yang kedua. Pesan Error dapat dilihat dalam

Command Prompt (CMD) yaitu layar hitam (lihat pada awal membuka aplikasi). Jika kedua

kolom tersebut tidak berhasil, maka kemungkinan besar terjadi kesalahan saat proses

penyimpanan atau pengeditan.

Untuk melihat perubahan atau data yang sudah berhasil di import, periksalah pada sub menu

Kepala Keluarga yaitu di bagian Tambah Kepala Keluarga. Pada aplikasi SIDEKEM ini

posisi antara data Kepala Keluarga dan Anggota keluarga telah dipisahkan. Hal ini bertujuan

memudahkan anda dalam pengaturan Data Kependudukan.

KEPALA KELUARGA

Letak file BIP yang akan di Import 6. Klik Import 7. Klik OK untuk Konfirmasi Data Telah Diimport

20

Tampilan Data Kepala Keluarga

1. Klik Profil dan Kependudukan

2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Tambah Kepala

Keluarga

21

EDIT KEPALA KELUARGA

Gunakan perintah "Hapus Data" untuk menghapus data KK Gunakan perintah "Update Data" untuk menyimpan data KK yang telah diedit.

Pilih nama Kepala Keluarga yang akan di edit/ubah. Cukup dengan klik sekali saja.

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Perubahan Kepala Keluarga

22

PECAH KEPALA KELUARGA

1. Klik Profil dan Kependudukan -> Pilih Kepala Keluarga 2. Pilih Pecah Kepala Keluarga

3. Klik / sorot nama yang akan dipisahkan menjadi KK baru. 4. Pada kolom "Nomor KK menjadi" masukkan no. KK yang baru, juga "Alamat" pada kolom yang tersedia. 5. Klik "Tambah Data " untuk menyimpan

23

Aplikasi SIDEKEM selain menyediakan layanan Tambah Kepala Keluarga Tetap, juga

menyediakan Tambah KK Sementara

TAMBAH ANGGOTA KELUARGA

Data pecah KK baru sudah terpisah dari anggota keluarga, akan otomatis masuk dalam data Kepala Keluarga.

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Tambah KK Sementara

24

PERUBAHAN ANGGOTA KELUARGA

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Anggota Keluarga 3. Pilih Tambah Anggota Keluarga

4. Klik nama KK yang akan ditambahkan anggota keluarga 5. Isi Kolom yang telah tersedia 6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan 7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan

25

4. Klik nama KK yang akan diubah data anggota keluarga 5. Edit sesuai kebutuhan 6. Klik "Update Data" untuk menyimpan 7. Klik "Hapus Data" Untuk menghapus 8. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan

26

TAMBAH KELAHIRAN

Tampilan Kejadian Kelahiran

1. Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Data Kelahiran 3. PilihTambah Kelahiran

4. Klik nama KK 5. Isi sesuai dengan kejadian kelahiran yang ada 6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan 7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan

27

EDIT KEJADIAN KELAHIRAN

Tampilan Edit Kejadian Kelahiran

1. Klik Profil dan Kependudukan

2. Klik Data Kelahiran 3. Pilih Perubahan Kelahiran 4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan

1. Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Data Kelahiran 3. Pilih Perubahan Kelahiran

28

MENAMBAHKAN DATA KEMATIAN

Tampilan Tambah Data Kematian

EDIT DATA KEMATIAN

1. KlikProfil dan Kependudukan 2. Klik Data Kematian 3. Tambah Data Kematian

4. Klik nama KK

5. Isi sesuai dengan Kejadian Kematian yang ada

6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan

7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan

29

DATA MUTASI

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Data Kematian 3. Perubahan Data Kematian

4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan

30

Tampilan Tambah Data Mutasi

PERUBAHAN DATA MUTASI

1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Data Mutasi 3. Pilih Tambah Data Mutasi

4.Klik/Sorot nama data yang akan Pindah 5. Isi Kolom Sebab Pindah dan

Alamat (wajib di isi) klik Tambah Data 6. Muncul Konfirmasi Klik

OK

31

MENAMBAH DATA KEMISKINAN

4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan

32

Tampilan Input Data Kemiskinan

PELAYANAN SURAT WARGA

4. Klik/Sorot nama data yang akan Dimasukkan dalam Data Kemiskinan

atau cari nomor KK untuk mempercepat pencarian nama

5. Isi sesuai dengan Program yang telah diikuti

6. Jika sudah Klik "Simpnan Data" 7. Klik OK (Untuk Konfirmasi Smpan)

33

Salah satu fasilitas dari pelayanan warga yang sediakan dalam SIDEKEM ini yaitu layanan

Pembuatan Surat Warga.

1. Klik Administrasi dan Keuangan 2. Klik Administrasi Surat 3. Pilih Pelayanan Warga

1.

4

1. Pilih nama yang akan dibuatkan surat 2. Input No. Surat 3. Isi Keperluan Surat 4. Pilih Jenis Surat 5. Klik "Buat Surat Otomatis

34

Letak Surat

6. Klik OK Untuk konfirmasi surat sudah Tersimpan.

Surat yang sudah dibuat akan tersimpan Otomatis dalam File Sidekem di dalam DATA dibawah SURAT KELUAR 7. Print surat (Buka Folder Surat Keluar)

35

Tampilan Surat Print

dengan tekan (Ctrl+P)