kata pengantar - iqlusaulia28.files.wordpress.com€¦ · kata pengantar puji syukur atas kehadirat...
TRANSCRIPT
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunianya
penulis dapat menyelesaikan modul dengan baik. Modul ini dibuat untuk
memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi
Perkantoran. Terima kasih saya ucapkan kepda Bapak Muhammad Arief selaku
Dosen pembimbing dari mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar, sehingga modul
ini dapat terselesaikan dengan baik.
Modul dengan judul Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat ini
dibuat dengan materi-materi yang dapat dipahami oleh pembaca.Materi utama
yang dibahas dalam modul ini yaitu sistem sistem penyimpanan dan penemuan
kembali surat.
Dengan mempelajari modul ini, pembaca diharapkan mampu
mengidentifikasi sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat, serta dapat
melakukan kegiatan penyimpanan maupun penemuan kembali surat dengan baik
dan benar. Serta pembaca diharapkan dapat berbagi ilmu dengan teman-teman
yang lain.
Modul ini disajikan dengan materi yang singkat serta jelas, sehingga
diharapkan pembaca dapat memahami poin-poin penting yang ada dalam modul
ini. Penyajian materi ini dilandasi dengan asumsi bahwa pembaca telah memiliki
kemampuan dasar dan pengalaman dalam menjelaskan proses penyimpanan dan
penemuan kembalk surat.
Semoga modul pembelajaran ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca. Kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul ini
saya ucapkan terimakasih dan mohon maaf apabila ada kesalahan dalam kata
maupun penulisan, serta materi yang terdapat dalam modul pembelajaran ini.
Malang, November 2016
Penulis
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i
DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii
BAB I ........................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN..................................................................................................................... 3
A. Petunjuk Belajar ........................................................................................................... 3
B. Ringkasan Singkat ........................................................................................................ 3
C. Kompetensi Inti ............................................................................................................ 3
D. Kompetensi Dasar ......................................................................................................... 4
E. Indikator Hasil Belajar .................................................................................................. 4
F. Materi Pembelajaran ..................................................................................................... 4
G. Informasi Pendukung ................................................................................................... 4
BAB II ....................................................................................................................................... 7
A. Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat .....................................................
1. Sistem Alphabeth ................................................................................................
2. Sistem Masalah ...................................................................................................
3. Sistem Kronologi ................................................................................................
4. Sistem Wilayah ...................................................................................................
5. Sistem Nomor .....................................................................................................
B. Latihan ...........................................................................................................................
BAB III TUGAS / LANGKAH KERJA ....................................................................................
DAFTAR RUJUKAN ............................................................................................................... iv
4
BAB I
PENDAHULUAN
A. Petunjuk Belajar
1. Bacalah dengan cermat dan pahami kompetensi inti serta kompetensi dasar.
Bacalah indikator mata pelajaran, indikator tersebut memuat tujuan akhir yang
di harapkan setelah mempelajari modul ini.
2. Baca dan pahami setiap materi yang ada dalam modul, srta diskusikan kepada
sesama peserta didik jika Anda tidak mengerti apa yang di sampaikan dalam
modul.
3. Kerjakan tugas atau evaluasi yang ada secara tepat dan benar, Anda tidak
diperbolehkan melihat kunci jawaban yang ada sebelum menyelesaikan soal
latihan atau evaluasi yang ada dalam modul.
4. Gunakan buku atau sumber lain sebagai referensi lainnya.
B. Ringkasan Singkat
Ada beberapa proses penyimpanan dan penemuan kembali surat atau arsip, yaitu
sistem alphabet atau abjad, sistem tanggal, sistem numenerik, sistem geografik
dan sistem masalah.
Adapun langkah langkah dalam penyimpanan surat/arsip yaitu
a) Pengumpulan
b) Memeriksa tanda pelepas/ Menyortir
c) Mengindeks
d) Memberi Kode
e) Mengurutlan arsip
f) Penyimpanan
C. Kompetensi Inti
KI1:Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI2:Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan
5
lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI3:Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, procedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah.
D. Kompetensi Dasar
3.18 Menjelaskan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat/Dokumen.
E. Indikator Hasil Belajar
Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini, siswa diharapkan mampu
1. Memahami perbedaan sistem sistem penyimpanan surat/dokumen..
2. Menerapkan cara mengkliping dalam kehidupan sehari-hari.
F. Materi Pembelajaran
1. Pengertian sistem penyimpanan arsip
2. Sistem Penemuan kembali arsip
3. Latihan
G. Informasi Pendukung
Selain menggunakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara
manual, sekarang arsiparis dapat melakukan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip secara elektronik. Dengan sistem penyimpanan elektronik adalah sisten
penyimpanan dokumen menggunakan media computer sebagai media
penyimpanan dan mesin scanner sebagai alat untuk memindah dokumen yang
akan disimpan secara elektronik.
Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan secara elektronik adalan
dokumen surat, mesin scanner dan computer. Diharapkan dengan melakukan
penyimpanan dokumen secara elektronik adalah adanya duplikat sebagai bahan
cadangan apabiila adahal yang tidak diinginkan
6
BAB II
PAPARAN ISI MATERI
A. Sistem Penyimpanan dam Penemuan Kembali Arsip
Dalam penyimpanan yang terjadi di perusahaan, banyak sekali sistem yang
digunakan, tetapi sistem dasar dari kearsipan ini ada 5, (yang disebut sebagai
sistem murni), Pada penerapannya akan digabungkan beberapa sistem murni
menjadi sistem baru, hal ini dilakukan untuk memudahkan pencarian kembali
arsip. Sistem murni tersebut adalah :
1. Sistem Alpabetis (alpabetical filing sistem)
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang mempergunakan
berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem abjad ini
merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan
dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf
abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem
arsip langsung (direct filing system).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
a) Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
b) Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
c) Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
d) Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Langkah penyimpan arsip dengan system abjad
a) Pengumpulan
Dokumen atau surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada
bagian kearsipan.
b) Memeriksa tanda pelepas/ menyortir
Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan disimpan
sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas (Release mark)
untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat tersebut memang sudah
benar-benar selesai diproses atau siap untuk disimpan.
c) Mengindeks
7
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan
menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk
surat masuk dapat diindeks dari nama pengirim atau nama penanda tangan
yang tertera pada surat. Sedangkan untuk surat keluar dapat diindeks dari
nama perusahaan atau orang yang akan dikirimkan surat atau alamat yang
dituju.
d) Memberi kode
Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode yang sudah
diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih memudahkan dalam
pencarian dan penyimpanan kembali.
e) Mengurutkan arsip
Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad masing-
masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.
Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting apabila
arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak. Apabila arsip yang
akan disimpan dengan jumlah sedikit kurang dari 20 arsip, maka proses
pengelompokan tidak perlu dilakukan.
f) Penyimpanan
Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan folder yang
sesuai dengan kode penyimpanan.
Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip disesuaikan dengan
ketentuan yang berlaku.
Langkah penemuan kembali arsip
Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka akan terjadi proses
pencarian atau penemuan kembali arsip. Jika ada pihak yang ingin menggunakan
arsip atau melakukan proses penemuan kembali arsip maka langkah-langkah yang
harus dilakukan adalah :
a) Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau dicari.
b) Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks
8
c) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjam arsip atau out slip jika yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang
dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.
Contoh :
Apabila kita akan menyimpan surat dari PT Sejahtera Selalu.
Surat diindeks menjadi Sejahtera Selalu, PT
Setelah diindeks kemudian diberi kode Se.
Maka surat disimpan di dalam laci S, di belakang guide S, dan folder
Se.
Untuk penemuan kembali arsip dari PT Sejahtera Selalu, karena
kodenya Se, maka bisa di ambil dari laci S - …., di dalam guide S, di
dalam folder Se.
Kemudian arsip dapat diserahkan kepada peminjam.
List of File
S
Sa Santi Sari Wangi, PT
Se Sejahtera Selalu, PT
2. Sistem Masalah (subject filing system)
Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Sistem masalah ini bisa
diambil dari perihal surat atau bidang usaha.
Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal surat, misalnya surat pesanan
peralatan elektronik disimpan dalam kelompok surat pesanan, penawaran alat
tulis kantor disimpan di kelompok penawaran dan sebagainya.
9
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk
pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan
penemuan kembali arsip.
Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat dahulu
dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk
organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya berdasarkan masalah utama dan
sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat
berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
Contoh :
No. Masalah Subjek Masalah Utama Sub Masalah
1 Kepegawaian A. Kepegawaian A.1. Rekruitmen
A.2. Pengangkatan
A.3. Mutasi
2. Keuangan B. Keuangan B.1. Gaji
B.2. Pajak
B.3. Tunjangan
Langkah penyimpanan arsip dengan sistem masalah :
a) Meneliti dan membaca warkat
Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut sudah benar-benar
akan disimpan.
b) Mengindeks
Menentukan indeks masalah dari surat dan mencocokannya dengan daftar
klasifikasi dan mencatatnya dalam kartu indeks
c) Memberikan kode
Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang diambil dari daftar
klasifikasi dan diseusiakan dengan maslah surat tersebut.
d) Menyortir
Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi yaitu menurut masalah agar
lebih memudahkan dalam proses penyimpanan.
e) Menyimpan
10
Menyimpan surat yang sudah diberi kode kedalam filing cabinet sesuai
dengan kode tersebut.
Perusahaan Kecil
Perusahaan kecil dengan arsip yang tidak terlalu banyak,
biasanya menggunakan subyek prihal, dan arsip disimpan langsung
pada hanging folder tanpa individual folder.
Contoh :
LIST OF FILE
Penawaran
Andara, PT
Antara, PT
Astro, PT
Pesanan
Abadi Jaya, PT
Damai Jaya, PT
Ernergy, CV
11
Untuk perusahaan Menengah
Sistem subyek ini untuk perusahaan menengah dapat
menggunakan individual forder, sehingga pencarian untuk nama
perusahaan lebih mudah. Guide yang digunakan dapat menggunakan
prihal atau dapat menggunakan bidang usaha,
Contoh :
LIST OF FILE
Bank BII
Niaga Tamara Hotel
Melia Mulia
Untuk perusahaan besar
Bagi perusahaan besar atau mempunyai arsip yang banyak, maka
sistem ini dapat menggunakan guide bidang usaha dan juga guide
prihal, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam pencarian arsipnya.
Contoh :
LIST OF FILE
Bank Penawaran
Niaga Tamara
Pesanan
BII
Hotel
12
3. Sistem kronologis (cronologis filing system)
Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam system penyimpanan berdasarkan tanggal ini ini surat atau berkas
disimpan berdasarkan tanggal. Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub
subyek, dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tangal surat/arsip itu
dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau ordner),
sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek
diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).
Langkah-langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem tanggal :
a) Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses dan
sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.
b) Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip
c) Mengindeks
Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan kode dan
tempat penyimpanan.
d) Mengurutkan arsip
Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar memudahkan
penyimpanan.
e) Menyimpan
Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat penyimpanan.
Langkah Penemuan kembali dengan system penyimpanan berdasarkan
tanggal :
a) Memastikan tanggal arsip yang akan ditemukan atau dicari. Mengecek
dalam buku arsip dan tentukan laci, guide dan folder tempat arsip
tersebut disimpan.
b) Mencari arsip dengan cara membuka filing cabinet, laci, dan folder
sesuai dengan surat yang dicari dan menggantinya dengan bon pinjam
arsip.
c) Menyerahkan arsip kepada peminjam.
13
Contoh :
Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010, maka diindeks menjadi :
Tanggal Surat Unit I Unit II Unit III
20 Mei 2010 2010 Mei 20
(Kode laci/ (Kode Guide) (Kode Folder)
Ordner)
Contoh :
14
15
4. Sistem wilayah (geographical filing system)
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang
diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Sistem
ini berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan
kelompok penyimpanan surat.
Sistem wilayah biasanya digunakan oleh perusahaan yang mempunyai
cabang-cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.
Langkah penyimpanan arsip dengan siste wilayah
a) Membaca dokumen/surat
Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat, nomor
surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui asal dan tujuan
surat itu dari daerah mana.
b) Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen tersebut
sudah diberi tanda siap simpan atau release mark. Apabila belum surat
tersebut harus segera dikembalikan kepada pimpinan yang bersangkutan.
c) Menentukan caption atau kata tangkap
Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama wilayah,
daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari susunan wilayah yang
ditentukan.
d) Memberi kode
Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama wilayah atau daerah sesuai
dengan susunan yang ditentukan. Kode harus menunjuk tepat arsip itu
akan disimpan diaci dan folder mana.
e) Menyimpan arsip
Setelah pemberian kode maka langkah selanjutnya adalah menyimpan
arsip tersebut di laci dan folder yang sudah ditentukan.
Langkah penemuan kembali arsip
a) Memeriksa lembar pinjam arsip
Untuk menemukan identitas dan informasi lain dari arsip yang akan
dipinjam.
16
b) Menemukan kartu indeks
Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.
c) Mengambil arsip
Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode arsip yang disimpan,
maka langkah senjutya adalah mengambil arsip itu sesuai dengan laci dan
folder yang sudah diketahui melaluikartu indeks
Dalam pemakaian guide juga dipengaruhi oleh besar kecilnya perusahaan serta
kebutuhan perusahaan tersebut dalam menentukan wilayah yang dipakai pada
penyimpanannya.
Perusahaan Kecil
Banyak menggunakan penyimpanan ini, dan guide yang digunakan hanya nama
kota yang disusun secara abjad, serta penyimpanan arsipnya ada pada nama kota
tersebut.
17
Contoh :
List of File
Bandung
Ananda, PT
Atara, CV
Bogor
Agila, PT
Garada, CV
Perusahaan Menengah dan perusahaan besar
Pada perusahaan menengah dan perusahaan besar penggunakan
guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual fordel untuk setiap
perusahaan, di samping itu apabila lingkup arsipnya meliputi dalam dan
luar negeri, maka harus dibuatkan guide dalam negeri dan luar negeri
dengan susunan :
Dalam Negeri
Provinsi
Kota
Nama file
Luar Negeri
Negara
Kota
Nama file
Contoh apabila luas arsipnya terdiri atas beberapa provinsi:
18
Jawa Barat
Bandung
Niaga, bank
Panghegar, Hotel
Rahardian, Toko
Bogor
Kenanga, Toko Mas
Mitra Utama, Tour & Travel
Jawa Tengah
Semarang
Niaga, bank
Oscar, Toko buku
Pandito, Rumah Makan
Solo
Graninto, Toko Bunga
Mutiara Jaya, CV
Jawa Timur
Madiun
Kerinci, Toko
5. Sistem nomor (numerical filing system)
Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor, menggunakan kode yamg
terdiri dari angka-angka.
Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan yang arsipnya cepat
sekali berkembang; Sistem ini tidak menutup`kemungkinan dalam suatu
bagian memakai sistem ini, karena sistem nomor mempunyai 2 pola yang
berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor urut atau keanggotaan yang biasa
dipakai pada penomoran karyawan, mahasiswa, anggota perkumpulan,
kependudukan dan nasabah bank dan yang kedua berdasarkan subyek yang
dinomorkan pada supermarket, perpustakaan, apotik, dan lain-lain.
19
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor terbagi menjadi 2
sistem, yaitu : Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal Classificaton) dan
Sistem nomor terminal digit
Sistem nomor persepuluhan (dewey decimal classification)
Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan. Sistem ini
membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh kelas utama.
Kemudian masing-masing kelas utama itu dibagi lagi menjadi
sepuluh divisi. Selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi
menjadi sepuluh seksi. Dengan demikian klasifikasi persepuluhan
dewey terdiri dari sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu
seksi, masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut
yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai kebutuhan.
Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor
persepuluhan (Dewey decimal classification)
Sistem nomor terminal digit
Sistem ini dikenal juga dengan numerical terminal digit system.
Sistem terminal digit membagi surat keluar dan surat masuk
menjadi beberapa nomor, namun penyimpanannya dua nomor
akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama
Dengan sistem nomor terminal digit ini akan tercipta seratus
kelompok nomor dan setiap kelompok terdiri dari dua angka yang
dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya sampai 99.
Prosedur penyimpanan arsip menurut terminal digit
Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan
yang bersangkutan, bahwa arsip tersebut sudah boleh dsimpan.
Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku arsip.
Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada buku arsip
Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi tiga unit, yaitu : nomor
laci, nomor guide, dan folder.
20
Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang kode
surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.
Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari
belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode ini
digunakan untuk nomor folder.
Unit Keiga : semua angka, sisa dari unit pertama dan kedua.
Prosedur penemuan kembali arsip
Meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh peminja arsip untuk mengetahui
hal surat, nomor surat, tanggal surat dan asal surat atau tujuan surat.
Menentukan kode surat dengan melihat pada urutan nomor buku arsip.
Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :
Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua angka terakhir
nomor kode arsip, sedangkan kode folder dapat diketahui dari
angka ketiga dan keempat urutan nomor kode arsip, diurutkan
dari belakang
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini biasanya digabung
dengan sistem penyimpanan arsip lainnya. Salah satu contohnya
adalah sistem nomor yang digabung dengan subyek.
Sistem Nomor berdasarkan subyek
Suatu sistem nomor yang menekankan subyek sebagai
pedoman penomorannya, sistem ini menggunakan nomor secara
berurut untuk menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam
penomoran dapat menggunakan angka seluruhnya (purenomorik)
atau gabungan huruf dengan angka (alphanomorik)
Contoh pure nomorik :
Penawaran
110 ATK
111 Gramedia, Toko Buku
21
112 Gunung Agung, Toko Buku
120 Mesin kantor
121 Datascrip, PT
122 Asaba, PT
200 Pesanan
210 ATK
211 Gramedia, Toko Buku
212 Kenanga, CV
Contoh Alphanomorik
A Penawaran
A.10 ATK
A.11 Gramedia, Toko Buku
A.12 Gunung Agung, Toko Buku
A.13 Mitra Sejati, PT
A.20 Mesin kantor
A.21 Datascrip, PT
A.22 Asaba, PT
B Pesanan
B.10 ATK
B.11 Gramedia, Toko Buku
B.12 Kenanga, CV
Sistem Nomor berdasarkan nomor urut
Sistem ini menekankan pada keanggotaan, sehingga pada
kode terakhir adalah kode jumlah urutan dari suatu keanggotaan.
Penomoran ini juga dipakai pada kode inventaris kantor, Pelanggan
telepon, pelanggan listrik, nomor karyawan, nomor siswa dan
kependudukan.
22
Pola penomoran sama seperti pada sistem nomor subyek
menggunakan pure nomorik dan alphanomorik sesuai kebutuhan
dari perusahaan tersebut.
Contoh :
Nomor KTP Jakarta :
09.5403.650676.0675
Keterangan dari nomor ini adalah :
09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,
54 : kode wilayah (Jakarta Timur)
03 : Kode Kelurahan
65 : kode tanggal kelahiran bagi wanita (tgl ditambah
40) 25
06 : kode bulan lahir, Juni
76 : kode tahun kelahiran, tahun 1976
0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang lahir pada
tanggal tersebut
Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip murni, terdapat sistem
penyimpanan gabungan. Siste penyimpanan gabungan ini
merupakan gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni.
Biasanya hal ini digunakan untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Contoh dari sistem gabungan ini adalah :
Sistem penyimpanan arsip geografis yang digabungkan dengan
kronologis.
Sistem penyimpanan arsip nomor yang digabungkan dengan
subyek.
Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang digabungkan dengan
subyek.
23
B. LATIHAN
Susunlah dokumen surat masuk dan surat keluar berikut dengan system yang
ditentukan .
Temukan satu buah arsip yang diminta oleh pimpinan anda dengan
menggunakan system yang ditentukan.
BANK DANAMON Jl. Ganesha No. 19
BANDUNG Hal : Klaim Paket Bulan Juli Tanggal surat : 10 Agustus 2009
HOTEL CIPTA 2 Jl. Pandaan No. 17
SURABAYA
Hal : Klaim Sewa Gedung Tanggal surat : 9 Desember 2009
CV BANGUNAN KONTRAKTOR
Jl. Ahmad Yani No. 20 SURABAYA
Hal : Brosur Type Bangunan Baru Tanggal surat : 11 Desember 2009
RS BUDI ASIH Jl. Minarja No. 19
MADIUN
Hal : Brosur Ruang VIP Tanggal surat : 10 Desember 2009
BANK PERKREDITAN RAKYAT
CITRA MUKTI Jl. Kartosuro 19 SOLO
Hal : Brosur Paket Niaga Tanggal surat : 10 Oktober 2009
ENNO LERIAN Jl. Urip Sumoharjo 15
SOLO
Hal : Brosur Daftar Buku Tanggal surat : 7 Desember 2009
PT HONDA MOTOR
16th Nuri street KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Brosur Sepeda Motor Tangga surat : 8 Desemmber 2009
CHEVROLET COMPANY (Pick up & Jeep)
Madloeni street 16th BANGKOK – THAILAND
Hal : Klaim Jeep Chevrolet Tanggal surat : 8 Oktober 2009
DONI KUSUMA
Jl. Mayjen Sungkono 15 SURABAYA
Hal : Klaim PC
MARJAN SIRUP CORP Jl. Ambarawa No. 20
SEMARANG
Hal : Klaim 3 Pak Sirup
24
Tanggal surat : 7 Oktober 2009
Tanggal surat : 11 Oktober 2009
ALFA SUPERMARKET
Jl. Baranang siang 17 BOGOR
Hal : Penawaran Produk Baru Tanggal surat : 9 Juli 2009
HOTEL SHERATON Wild street 17th Pattaya
THAILAND
Hal : Penawaran Paket Hotel Tanggal surat : 9 Januari 2009
PT SINAR USAHA
(Kontraktor Cab. Penang) Jl. Mastik 20 penang
MALAYSIA
Hal : Penawaran Renovasi Tanggal surat : 11 Maret 2009
RS SINTANALA Jl. Kemurnian No. 19
SURABAYA
Ha : Penawaran Komputer Tanggal Surat : 10 Maret 2009
25
DENADA TAMBUNAN Jl. Penra No. 15
KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Penawaran Televisi Flat Tanggal surat : 7 Maret 2009
AMARA (khusus mobil buid up)
Jl. Taman Sakti 16 SOLO
Hal : Pengiriman Mobil Cherokee Tanggal surat : 8 September 2009
BANK PERKREDITAN RAKYAT
ANUGRAH Jl. Dredet 19 – BOGOR
Hal : Pengiriman Paket Tahunan Tanggal surat : 10 Juli 2009
AYU AZHARI Jl. Pajajaran No. 15
BOGOR
Hal : Pengiriman Komputer Tanggal surat : 7 September 2009
GORO
Jl. Singgasana No. 17 MADIUN
Hal : Pengiriman House Hold Tanggal surat : 9 Nopember 2009
GREEN SAND INDONESIA Jl. Kopo No. 20
BANDUNG
Hal : Pengiriman Bulan Juli Tanggal surat : 11 September 2009
JACKY CHEN
15th Dame Street PATTAYA – THAILAND
Hal : Permintaan Penawaran Buku Tanggal surat : 7 Nopember 2009
PT DELIMA INTI (Produk Sirup Markisa)
Jl. Sudirman 20 MADIUN
Hal : Permintaan Penawaran Sirup Tanggal surat : 11 nopember 2009
GERMAN MOTOR COMPANY (VW &Audi)
16th Wild Street PENANG – MALAYSIA
Hal : Permintaan Penawaran VW Tangal surat :: 6 Nopeber 2009
HONGKONG BANK Shantung Street 19th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Permintaan Penawaran Buku Tanggal surat : 10 September 2009
26
BANK MAYORA Jl. Emak No. 19 SEMARANG
Hal : Permintaan Penawaran ATK Tanggal surat : 10 Nopember 2009
BANGKOK HOTEL Kerty Street 17th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Pesanan Kamar Hotel Tanggal surat : 9 Maret 2009
COCA COLA COMPANY
Jl. Warung Jambu 20 BOGOR
Hal : Pesanan ATK Tanggal surat : 11 Juli 2009
PT DAIHATSU INDONESIA Jl. Surya kencana No. 16
BOGOR
Hal : Pesanan Jok Mobil Tangal surat : 8 Juli 2009
DIAMOND SUPERMARKET
Jl. Samet Riyadi No. 177 SOLO
Hal : Pesanan ATK Tanggal surat : 9 Septemmber 2009
MARISSA HAQUE Jl. Merpati No. 15
BANDUNG
Hal : Pesanan ATK Tanggall surat : 7 Juli 2009
CV. EDISON MAKMUR
Importir Moge Harley Davidson Jl. Danau No. 16 MADIUN
Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 8 Februari 2009
GITA DEWI Jl. Mataram No. 15
MADIUN
Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 9 Februari 2009
GRAND WHITE HOSPITAL
Jl. Munthung 19 PENANG – MALAYSIA
Ha : Pindah Kantor Cabang Tanggal surat : 18 Februari 2009
PT TARUNA SEPEDA MOTOR Jl. Danggu No. 16
SURABAYA
Hal : Pindahan Kantor Tanggal surat : 9 April 2009
27
HARLAND CONTRACTOR INC. James cook street 20th
PATTAYA – THAILAND
Hal : Pindah Kantor Tanggal surat : 11 Februari 2009
BUILDING CONTRACTOR CO. Kotnagen Street 20th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Seminar Arsitek Tanggal surat : 11 Januari 2009
ASTRORIA HOSPITAL
Jellow Street 19th PATTAYA – THAILAND
Hal : Seminar Bedah Jantung Tanggal surat : 10 Januari 2009
MOTORA COMPANY (Motorcycle devision)
Madame Street 16th PATTAYA – THAILAND
Hal : Seminar Mesin Baru Tanggal : 8 Maret 2009
DANIEL SAHULEKA
Mid Street 15th BANGKOK – THAILAND
Hal : Seminar Vokalia Tanggal surat : 7 Januari 2009
TOKO “ STEER JAYA” Spesialis Moge
Jl. Hang Tuah No. 16 SEMARANG
Hal : Seminar Motor Besar Tanggal surat : 6 Januari 2009
HERO SWALAYAN Jl. Pasir KAliki No. 17
BANDUNG
Hal : Tagihan Bulan Maret Tanggal surat : 9 Agustus 2009
MEMES Jl. Raya Penang No. 15
PENANG – MALAYSIA
Hal : Tagihan Gedung Pertunjukan Tanggal surat : 7 April 2009
TANAH GENTING HOTEL
Jl. Munche 17 Penang MALAYSIA
Hal : Tagihan Bulan Januari 2008 Tanggal surat : 9 Januari 2009
PT TANGGA MAKMUR (Kontraktor Cab. Kuala Lumpur)
Jl. Poungia 20 KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Tagihan Pembangunan Gudang Tanggal surat : 11 April 2009
28
RS TARAKAN Jl. Sampan 19
Kuala Lumpur – Malaysia
Hal : Tagihan bulan Januari Tanggal Surat : 10 April 2009
AW ROOT BEER Jl. Solo BAru 20
SOLO
Hal : Undangan Tanggal surat 11 Agustus 2009
DEALER “ BIMANTARA CAKRA”
Jl. Pasir Kaliki No. 16 BANDUNG
Hal : Undangan Peluncuran Mobil TAnggal surat : 6 Agustus 2009
ENGLAND HOTEL Jl. Matalang 17
KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Undangan Rapat Tahunan Tangga surat : 9 April 2009
MAKRO HYPERMAKET
Jl. LAntara No. 17 SEMARANG
Hal : Undangan Gedung Baru Tanggal surat : 9 Oktober 2009
RINI S BONO Jl. Muntilan No. 15
SEMARANG
Hal : Undangan Rapat
Tanggal surat 7 Agustus 2009
29
PT MITRA SEJATI Jl. Pejompongan Raya No 5
Jakarta Pusat
No. : 45/PN/MS/VII/10 13 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Mesin fax Dengan hormat, Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai pengembangan fungsi kantor. Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis. Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami, Susan Larasati Marketing Manager
30
PT ANUGERAH JAYA
Jl. Kemiri No. 34
Jakarta Pusat
No. : 5/PS/AJ/VII/10 10 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Pesanan Pesawat Telepon Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami bermaksud memesan untuk perusahaan kami.
Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.
Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Nina Melinda
Direktur Lampiran : 1 lembar daftar pesanan 1 lembar bukti transfer
PT SENTOSA MAKMUR
Jl. Diponegoro No.23 Jakarta Pusat
31
No. : 12/UN/SM/VII/10 17 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rifiq Abdullah Managing Director
Lampiran : 1 lbr Daftar Acara
32
CV PERMATA JAYA
Jl. Pangeran Antasari No 5
Jakarta Selatan
No. : 18/PN/PJ/VII/10 15 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Pesawat televisi Dengan hormat, Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan bioskop.. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau. Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%. Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Agus Muljono Managing Director
Lampiran : 1 lembar Brosur
33
TOKO SEJAHTERA
Jl. Wahid Hasyim No.55
Jakarta Pusat
22 Juli 2010 No. : 34/PS/TS/VII/10 Kepada Yth. Bapak Drs. Lenteng Agung Mandiri Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan Hal : Pesanan Pesawat Televisi Dengan hormat, Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut . Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir. Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Sri Rianti Managing Director Lampiran : 1 lembar bukti transfer 1 lembar Daftar pesanan
34
PT AUDISI SINAR MULIA
Jl. Jatinegara Timur No. 34
Jakarta Timur
No. : 12/UN/ASM/VII/10 8 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Laporan pemasaran
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sigit Mulyono Managing Director
Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
35
BANK PERMATA
Jl. Jend. Sudirman kav. 10
Jakarta Selatan
No. : 8/PN/BP/VII/10 23 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Singgih Mahadika Direktur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II Jagakarsa Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Produk Bank Dengan hormat, Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat memuaskan. Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan potongan harga administrasi sebesar 30%. Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Abu Rizal Managing Director
Lampiran : 1 lembar Brosur
36
PT. BRIGHT PAPER
Jl. Gajah Mada 24 Semarang JAWA TENGAH
July, 30th 2010 No. : 096/BP/VII/2010 Mr. Singgih Mahadika PT. LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa Jakarta Selatan Dear Mr Singgih Mahadika, It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before August 1st 2010, the date you specified. In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Lenteng Agung Mandiri will find it convenient for future reference. As usual, we look forward to a further opportunity to serve you. Yours sincerely,
Martin Edwards
Sales Manager
37
TIP TOP STATIONERY
Jl. Sungai Mahakam IV 55
Jakarta Pusat
No. 87/KEU/TTS/10 July, 31st 2010 PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa Jakarta Selatan Dear Mr Singgih, I know how hestic our lives get and how wasy it is to overlook little things. That is the reason I am sending you this reminder. Our records show your account has a balance due of US$150. Would you please take a few minutes to take care this matter ? If there are any problems, please let us know. Thank you for your prompt attention. Sincerely,
HENRY Ng Marketing Director
Malang, 14 Juli 2010
Kepada Yth.
38
Bapak Drs. Singgih Mahadika
Direktur PT Lenteng Agung Mandiri
Jl. Camat Gabun II Jagakarsa
Jakarta Selatan
Salam Kangen,
Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di malang sehat Selalu,
Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di rumah mertuanya.
Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.
Mohon dikabari bila ingin datang.
Hormat Selalu,
Andi Lesmana
39
PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa
Jakarta Selatan
No. : 01/PN/LAM/VII/10 03 Juli 2010 Kepada Yth. Bapak Drs. Noehali Direktur Fa Anugerah Alam Jl. Rasamala 2 Tangerang
Hal : Penawaran Mesin Fotocopy Dengan hormat, Kami adalah supplier dari mesin Fotocopy merek Panasonic dan kami ingin tawarkan kepada Saudara sebagai peningkatan kinerja kantor di perusahaan Saudara. Mesin fotocopy ini sangat memudahkan semua pekerjaan kantor dalam urusan penggandaan. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis serta discount 20% apabila Saudara memesan selama bulan Juli – Agustus 2010. Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager
Lamp : 1 Berkas Brosur
40
No. : 2/PS/LAM/VII/10 10 Juli 2010 Kepada : KRING KRING SHOP Jl. Anyelir VII No. 5 Jakarta Barat
Hal : Pemberitahuan Pesanan Pesawat Telepon Dengan hormat, Berdasarkan surat Saudara tentang pesanan pesawat telepon, kami bermaksud memberitahukan bahwa kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara dikarenakan banyaknya pesanan yang masuk ke perusahaan kami.. Akan tetapi kami tetap akan mengupayakan agar pesanan Saudara tetap bisa kami layani sampai akhir bulan ini apabila saudara berkenan. Kami harap pesanan tersebut telah Saudara terima pada tanggal 20 Juli 2010 mendatang. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
41
No. : 03/UN/LAM/VII/10 17 Juli 2010 Kepada : PT SENTOSA MAKMUR Jl. Rajawali No. 23 Jakarta Barat
Hal : Pemberitahuan Dengan hormat, Dengan ini kami memberitahukan bahwa Undangan Rapat Saudara mengenai Evaluasi Pemasaran Triwulan keempat telah kami terima. Akan tetapi kami mohon maaf bahwa kami tidak dapat memenuhi undangan Saudara. Mengingat pentingnya rapat yang Saudara selenggarakan maka kami akan mengutus wakil manager pemasaran kami untuk mengikuti rapat tersebut. Mengenai nama perwakilan kami yang akan datang adalah : Nama : Zulfikar Ramadhan
Jabatan : Wakil Manager Pemasaran PT. Lenteng Agung Mandiri
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .
Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
42
No. : 04/PN/PJ/VII/10 18 Juli 2010 Kepada : Yth Bp. Thariq Azis Manager Purchasing PT. BERKAH JAYA Bogor
Hal : Penawaran Pesawat televisi Dengan hormat, Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan theatre. Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau khusus untuk televisi dengan ukuran di atas 14” . Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%. Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
Lampiran : 1 lembar Brosur
43
No. : 5/PS/LAM/VII/10 22 Juli 2010 Kepada Yth. Ibu Zulaikha Manager Keuangan PT. Paper And Clips Jl. Bunga Teratai Km. 5 Tangerang
Hal : Pemberitahuan Pembayaran Dengan hormat, Melalui surat ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa Nota dengan nomor 5570/V/2010 telah dibayar oleh bagian Keuangan kami sebesar Rp 5.000.000,- dari total Rp 10.000.000,- ( 50%) via BNI Cab. Cassablanca, sementara sisanya akan kami lunasi bulan Agustus 2010 mendatang. Kami meminta maaf apabila kami hanya membayar sebesar 50% dari kewajiban sebenarnya. Hal ini dikarenakan penjualan kami sedang menurun beberapa bulan ini. Untuk itu kami memohon kebijaksanaan dari Saudara. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
Lampiran : 1 lembar bukti transfer
44
No. : 6/UN/LAM/VII/10 25 Juli 2010 Kepada Yth. Akis Darmanto, SE Marketing Manager CV. Utama Jaya Jakarta Utara
Hal : Undangan Rapat Dengan hormat, Dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat A Acara : Rapat Pengadaan Office Furniture
PT. Lenteng Agung Mandiri Mengingat pentingnya acara ini kami harap Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing
Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
45
No. : 7/PN/LAM/VII/10 25 Juli 2010 Kepada : Ibu Indarti Irwan PT. One Two Three Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1 Jakarta Selatan
Hal : Permohonan Kerja Sama Dengan hormat, Bedasarkan surat Saudara tentang penawaran Event Organizer pada acara kegiatan perusahaan, kami tertarik untuk menggunakan EO pada acara HUT perusahaan kami pada bulan Oktober 2010. Untuk merealisasikan hal tersebut kami harap pihak Saudara dapat datang ke kantor kami untuk memulai perencanaan kegiatan HUT perusahaan kami ini. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing
Lampiran : -
46
No. : 8/PN/LAM/VII/10 28 Juli 2010 Kepada : Bp. Chusnul Yasser PT. TRITANU Jakarta Barat
Hal : Permintaan Penawaran Teknisi Dengan hormat, Iklan Saudara pada harian Kompas tertanggal 5 Juli 2010 menarik perhatian kami dan kami tertarik untuk menggunakan jasa teknisi mesin fotocopy dari perusahaan Saudara. Sehubungan dengan hal tersebut kami mengharapkan informasi yang lebih banyak tentang Jasa Teknisi tersebut terutama mengenai jasa apa saja yang dapat diberikan dan apa saja persyaratan untuk kerja samanya. Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami, Drs. Singgih Mahadika Manager Marketing
Lampiran : -
47
July,28th 2010 No. : 9/PN/LAM/VII/10 Kepada : MATARI Tbk Rasuna Said Kav. 78 JAKARTA SELATAN
Dear Mrs Tan Mei Lan, I know how hectic our lives get anda how easy it is to overlook little things. That is the reasonI am sending you this reminder. Our records show you account has a balance due US$ 500. Would you please take a few minutes to take care of this matter ? If there are any problems, please let us know. Thank you for your prompt attention. Your Sincerely, Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager
48
July,30th 2010 No. : 10/PN/LAM/VII/10 Kepada : PT. INDO KREATIF Jl. Otto Iskandar Dinata 55 Bandung-Jawa Barat
Dear Mr Ilham, Thank you for your interest in our company, we enclosing separately the literature and prices of our product which we think will serve your needs. If there is any further information which we can inform, please feel free to write us again. Your Sincerely, Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager
49
PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP
No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai
Keterangan Maks
Dicapai
1 Dicapai
2 Dicapai
3 1. Persiapan
Langkah kerja 5
Sikap kerja 10
Penggunaan alat 10
Keselamatan kerja 5 2. Proses kerja
Pemeriksaan
dokumen 5
Mengindeks 10
Memberi kode pada
arsip 5
Menyortir Arsip 5
Menyimpan Arsip 15
Menemukan
kembali Arsip 15
3. Hasil kerja
Arsip yang telah
disimpan
sesuai dengan
system yang
ditentukan
10
Kode arsip yang
tercantum
dalam
dokumen arsip
10
TOTAL 100
50