KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena karunia

dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul

“Korespondensi Komunikasi Telepon Bahasa Indonesia”.

Selaras dengan tujuan pembelajaran mata pelajaran korespondensi

komunikasi telepon Bahasa Indonesia, modul ini difokuskan pada upaya

pengembangan kemampuan dan pemahaman fenomena kehidupan

perkantoran sehari-hari, khususnya pada kegiatan ruang lingkup komunikasi

yang baik dan benar di kantor. Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan

materi dengan berbagai model evaluasi dan penguasaan dalam bentuk

praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik

dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.

Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dalam kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-

buku dari sumber lainya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut

diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara

menyeluruh.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada semua

pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul ini. Tidak lupa, tim

penulis mengucapka terima kasih kepada keluarga atas segala dukungan,

pengertian, dan doanya selama ini. Ppenulis juga mengucapkan terima kasih

kepada Tuhan yang Maha Esa yang selalu memberikan kesehatan lahir dan

batin dalam penyusunan modul ini.

Akhirnya, penulis berharap modul ini dapat memberikan sumbangan

dalam proses kegiatan belajar mata pelajaran korespondensi. Penulis

menyadari buku ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan

kritik yang bersifat membangun akan sangat penulis harapkan sebagai upaya

penyempurnaan modul ini. Penulis berharap semoga modul ini bermanfaat

dan menambah wawasan pengetahuan bagi para pembacanya.

Malang, November 2019

Penulis

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

MODEL PENYAJIAN

PETA KONSEP

KEGIATAN BELAJAR 1

PENGERTIAN TELEPON

MACAM – MACAM PESAWAT TELEPON

MACAM MACAM HUBUNGAN TELEPON

ETIKA PENANGANAN TELEPON

HAMBATAN DALAM BERTELPON

RANGKUMAN

TUGAS

PENDAHULUAN

Bahan ajar ini membahas tentang mata pelajaran korespondensi diperuntukan

bagi sekolah menengah kejuruan, khususnya kelompok bisnis manajemen. Mata

pelajaran ini merupakan ilmu pengetahuan dasar komunikasi dan surat menyurat,

sehingga dapat berkomunikasi secara lancar, baik lisan maupun tulisan. dalam

kehidupan organisasi dilingkungan pekerjaan kantor

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi yang berupa berita, ide,

pesan, gagasan, kesan atau maksud yang lain dari pengirim pesan (komunikator kepada

penerima pesan (komunikan). Penerima dan pengirim pesan dalam ini dapat bertindak

selaku pribadi, dapat juga wakili lembaga. Berkat kemajuan teknologi, komunikasi ini

dipermudah dan diperlancar melalui pesawat telepon.

Bahan ajar ini membahas dasar-dasar komunikasi yang terdiri dari pengertian

dan komponen-komponen, proses komunikasi, faktor keberhasilan dan penghambat

komunikasi, serta fungsi media komunikasi. Di dala ini juga membahas tentang prinsip-

prinsip teknik komunikasi yang berisi tentang faktor utama dalam berbicara, pengertian

dan juga macam-macam prinsip berbicara, persiapan penyajian komunikasi lisan, teknik

berbicara efektif, daftar kecakapan berbicara, berkomunikasi lisan secara efektif.

Salah satu kemampuan atau sub kompetensi yang harus dikuasai oleh seorang

sekretaris dan merupakan bagian integral dari penguasaan sub-sub kompetensi seorang

sekretaris hal ini merupangan penanganan telepon. Untuk itu bahan ajar ini juga

membahas tentang pengoperasian pesawat telepon, etiket penanganan telepon,

menerima telepon, menelepon, dan hambatan-hambatan dalam penanganan telepon.

Korespondensi pada bahan ajar ini dibatasi pada komunikasi lisan dan tulisan.

Peranan komunikasi tertulis, yang berisi tentang dasar surat-menyurat, jenis- jenis surat,

bagian-bagian surat, bentuk-bentuk surat, perlengkapan dan teknik melipat surat. Dan

juga membahas tentang bahasa surat apa yang benar dalam surat pribadi dan surat dinas,

petunjuk menulis surat pribadi, surat dinas dan dasar-dasar surat niaga.

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat bahan ajar ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan

pada “cek kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam bahan ajar ini.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang

ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu, maka tanyakan kepada

guru/instruktur sampai paham.

c. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan

teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan

teliti serta bertanggungjawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila

belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

f. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami

teori yang mendukung materi praktek.

g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang keselamatan

kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.

h. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,

maka ajukan uji kompetensi

2. Guru

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan bahan ajar, cara pembelajaran,

cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian

pembelajaran peserta didik.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) tetaplah berada di dalam kelas/tempat

belajar.

e. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan

materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan

laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

Kompetensi Inti

KI 3 : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang

pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan

bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat

teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan,

teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri

sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional,

regional, dan internasional.

KI 4 : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan

prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan

bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di

bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar

kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,

produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak

mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan

dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di

bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar

K.D. 3.2. Menerapkan komunikasi telepon Bahasa Indonesia.

K.D. 4.2. Melakukan komunikasi telepon Bahasa Indonesia.

Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Menjelaskan pengertian telepon

2. Mengidentifikasi macam-macam pesawat telepon

3. Mengemukakan macam-macam hubungan telepon

4. Mengklasifikasi etika penanganan telepon

5. Mencegah hambatan dalam hubungan telepon

Kemampuan yang Diharapkan

Setelah mengamati, berdiskusi, dan mengkomunikasikan materi pembelajaran,

peserta didik diharapkan dapat :

1. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali

informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor,

peserta didik mampu menjelaskan pengertian telepon dengan baik.

2. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali

informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor,

peserta didik mampu mengidentifikasi macam-macam pesawat telepon

dengan benar.

3. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali

informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta

didik mampu mengemukakan macam-macam hubungan telepon dengan

baik.

4. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali

informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta

didik mampu mengklasifikasi etika penanganan telepon dengan benar.

5. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali

informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta

didik mampu mencegah hambatan dalam hubungan telepon dengan benar.

MODEL PENYAJIAN

Modul ini disajikan dengan model discovery learning untuk mengembangkan

materi menerapkan penggunaan peralatan kantor dan komunikasi yang efektif, sopan dan

benar antar sesama intern dan ekstern kantor dalam kegiatan komunikasi bahasa Indonesia

yang baik dan benar di mata pelajaran Korespondensi. Berikut 6 tahapan yang disajikan di

Discovery Learning dalam bagan.

1. Simulasi

Pada peserta didik disajikan bacaan yang memuat suatu masalah atau persoalan

yang mengharuskan peserta didik menyelidiki sendiri materi yang akan dipelajari.

2. Identifikasi Masalah

Pada tahap ini peserta didik diberi kesempatan mengidentifikasi berbagai macam

permasalahan. Peserta didik kemudian diberi kesempatan untuk merumuskan hipotesis,

jawaban sementara atas pertanyaan yang diajukan pendidik.

3. Pengumpulan Data

Pada tahap ini peserta didik diberi keleluasaan untuk mengumpulkan berbagai

informasi dari sumber belajar sebanyak mungkin sebagai penguat untuk menjawab

hipotesis peserta didik yang dapat memperkuat hipotesis atau mematahkan hipotesis

sementara mereka.

4. Pengolahan Data

Pada tahap ini semua informasi yang didapat peserta didik (dari berbagai sumber

baik internet, majalah, wawancara, ataupun melakukan ujicoba sendiri) dikumpulkan

dan diolah, kemudian hasil akhir digunakan untuk menjawab pertanyaan yang ada.

5. Pembuktian

Pada tahap ini peserta didik melakukan pengecekan kembali hipotesis yang

sebelumnya dirumuskan, apakah terjawab atau tidak, apakah menarik atau tidak

berdasar hasil pengolah data.

6. Menarik Kesimpulan

Pada tahap ini peserta didik belajar untuk menarik kesimpulan.

PEMBAHASAN

KOMUNIKASI TELEPON

BAHASA INDONESIA

Pengertian Telepon Macam-macam

pesawat telepon

Macam-macam Klasifikasi Etika

Hubungan Telepon Penanganan Telepon

Klasifikasi Etika

Penanganan Telepon

Materi

Pengertian telepon

Macam-macam pesawat telepon

Macam-macam hubungan telepon

Etika penanganan telepon

Hambatan dalam hubungan telepon

Tujuan Pembelajaran

1. Menjelaskan pengertian telepon

2. Menguraikan macam-macam pesawat telepon

3. Menguraikan macam-macam hubungan telepon

4. Mengidentifikasikan etika dalam penanganan bertelepon

5. Mengemukakan hambatan dalam hubungan telepon

KEGIATAN BELAJAR 1

Komunikasi Telopon Bahasa Indonesia

Dalam sebuah organisasi atau bisnis, komunikasi memiliki peranan sangat

penting karena merupakan bentuk koordinasi antar anggota atau tim untuk

menyampaikan ide dan gagasan. Dalam artikel ini akan dibahas lebih dalam tentang

pengertian komunikasi dan peranannya dalam bisnis.

Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang dapat dimengerti dan diterima

oleh orang lain. Selain dengan cara verbal, komunikasi juga bisa dilakukan dengan

bahasa tubuh atau menggunakan gesture untuk tujuan tertentu.

Secara harafiah, definisi komunikasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih

untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi. Komunikasi secara umum bertujuan

untuk memberikan pengetahuan kepada orang lain.

Menurut Shannon dan Weaver, pengertian Komunikasi adalah wujud interaksi

manusia yang keduanya ada ikatan dan saling mempengaruhi satu sama lain, baik

sengaja atau tidak sengaja. Komunkikasi tidak hanya dalam bentuk verbal saja, namun

termasuk ekspresi muka, teknologi dan lukisan seni.

Kompetensi Dasar

K.D. 3.2. Menerapkan komunikasi telepon Bahasa Indonesia.

K.D. 4.2. Melakukan komunikasi telepon Bahasa Indonesia.

PENGERTIAN TELEPON

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan (terutama pesan yang berbentuk

percakapan). Telepon biasanya beroperasi menggunakan

transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga

memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi

dengan pengguna lainnya.

Dengan seiring semakin pesatnya teknologi, saat ini telah dikembangkan telepon

genggam. Telepon genggam yang biasanya dikenal dengan sebutan handphone (disingkat

hp, disebut pula dengan telepon selular atau ponsel) adalah sebuah perangkap

telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon

konvensional, namun dapat dibawah kemana-mana (portable) dan tidak perlu

disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless). Indonesia

pada masa sekarang telah memiliki dua jaringan telepon nirkabel, yaitu Global System for

Mobile Telecommunications (GSM) dan Code Devision Multiple Acces (CDMA).

Telepon genggam mempunyai fungsi untuk melakukan dan menerima panggilan

telepon tapi tidak hanya itu, namun juga berfungsi mengirim dan menerima pesan singkat

atau biasa disebut dengan SMS (Short Message Service). Telepon yang jauh lebih mahal

sering menambahkan fitur kamera dan layanan Internet (Wireless Appliocation Protocol;

WAP dan General Packet Radio Services; GPRS). Ada pun penyedia jasa telepon genggam

di beberapa negara yang menyediakan layanan generasi ketiga (ThirdGeneration ; 3G)

yang menambahkan jasa.

Pada saat gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Setelah di

bagian sirkuit telpon terdapat dua jalur yaitu bagian positif berfungsi sebagai Tip yang

menunjukkan angka nol sedangkan dibagian yang negatif berfungsi sebagai Ring yang

menunjukkan angka -48V DC. Dengan demikian kedua jalur tersebut bisa digunakan untuk

memproses suatu pesan dari pengirim pesan untuk sampai ke penerima pesan dan juga

dapat menghasilkan suara pada telepon, dan sinyal electric tersebut ditransmisikan melalui

kabel telepon dan kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengarkan oleh penerima

telepon.

Teruntuk Teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central

office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka yang sebagai nomor

telepon merupakan frekuensi tertentu yang memiliki satuan Hertz. Hubungan yang utama

ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran. Bunyi

yang akan muncul di telepon penerima menandakan telepon telah siap digunakan.

Perkembangan Telepon

Berikut ini terdapat beberapa perkembangan telepon dari masa ke masa, terdiri atas:

1. 1871, Antonio Meucci menekan kan penemuannya yang disebut sound Telegraph.

Penemuannya ini memeberikan adanya komunikasi dalam bentuk suara antara dua

orang dengan menggunakan perantara kabel.

2. 1875, Transmitters and Receivers for Electric Telegraphs yaitu penghargaan yang

mendapatkan hak paten atas penemuan Meucci yang diraihh oleh perusahaan

telekomunikasi The Bell. Perusahaan The Bell menggunakan sitem

getaran multiple baja untuk memberikan jeda pada sirkuit.

3. 1876, pada tahun ini sistem yang digunakan memberikan metode untuk

mentransmisikan suara secara telegraf, dan perusahaan Bell

mematenkan Improvement in Telegraphy

4. 1877, Tempat dimana telepon pertama kali dibuat dengan pengawasan Watson yaitu

The Charles Williams Shop, dan selanjutnya menjadi departemen pengembangan

dan riset dari perusahaan tersebut. Alexander Graham Bell selalu memantau

produktivitas perusahaan tersebut dan pada akhir tahun ada tiga ratus telepon dapat

digunakan. Perusahaan Bell pun mematenkan telepon electro-magnetic dapat

digunakan dengan magnet permanen, diafragma besi, dan dering panggilan.

5. 1878, pada saat dipimpin oleh Theodore N. Vail, perusahaan Bell mempunyai sekitar

10.000 telepon yang sudah dapat digunakan oleh masyarakat. Papan pengganti

manual telah ditemukan sehingga menimbulkan banyak kemungkinan telepon

terhubung melalui sebuah saluran pertukaran.

6. 1880, pada tahun ini sirkuit metalic pertama dipasang. Sirkuit tersebut merupakan

pembaharuan dari sirkuit one-wire yang menjadi two-wire. Pembaharuan ini dapat

mengurangi gangguan yang seringkali terjadi saat menggunakan jalur one-wire.

7. 1891, pada tahun ini pertama kali digunakan telepon dengan nomor dial. Telepon

dapat bekerja dengan otomatis yang dapat menghubungkan penelepon kepada

operator dengan cara menekan nomor dial berdasarkan instruksi yang ada.

8. 1915, pada era ini pertama kali digunakan telepon dengan sistem wireless . Sistem

ini dapat memudahkan para pengguna telepon untuk dapat berhubungan walaupun

lintas negara.

MACAM-MACAM PESAWAT TELEPON

1. Macam – macam Pesawat Telepon

Dilihat dari tata letakanya, ada macam-macam pesawat telepon yang digunakan pada

suatu organisasi, antara lain sebagai berikut :

- Telepon meja (tablephone) yaitu telepon yang diletakan di atas meja

- Telepon dinding (wallphone) yaitu telepon yang diletakkan diatas dinding

- Ttelepon Mobil, Kapal, atau Pesawat

Macam- Macam pesawat telepon terdiri dari 6 macam yaitu :

1. Pesawat Telepon Local Batere (LB)

yaitu pesawat telepon yang mempunyai satuan listrik dari batrai yang sudah terpasang di

pesawat telepon sendiri (secara lokal). Baterai yang biasa digunakan yaitu jenis baterai

kering. Dengan demikian kondisi baterai sangat menentukan kualitas pembicaraan.

Contohnya : Telepon Open Wire

2. Pesawat Telepon Sentral Batere (CB)

yaitu pesawat telepon yang mempunyai sistem satuan listrik arus DC yang berada di

sentral telepon. Baterai yang biasa dipakai bisa baterai basah (lead acid) yang biasanya

setiap waktu dilakukan sistem charge dan discharge(proses pengisian dan pengosongan

baterai). Contohnya : Pesawat telepon type DLG-12515 buatan Ericson.

3. Pesawat Telepon Otomat Roda Pilih ( Rotary Dial )

yaitu pesawat telepon yang mempunyai sentral telepon yang dapat berjalan secara

otomatis dimana sistem satuan listrik tersebut diberikan dari sentral. Contohnya : Pesawat

telepon dengan tipe H-63 dan H-70 yang dibuat oleh Simens Jerman dan juga PT. INTI.

4. Pesawat Telepon dengan Tombol Tekan ( Push Button )

yaitu pesawat telepon yang dimana sentral telepon otomat nya digunakan pada sistem

catuan listriknya diberikan pada sentral. Contohnya : Telepon dengan tipe

SSB2912AFAT yang dibuat oleh BTM atau CO Belgia.

5. Peswat telpon Wireless

Yaitu sejenis dengan pesawat telepon tipe push button, tetapi antara Handset dengan

tombol push button tidak dihubungkan dengan menggunakan kabel, melainkan

menggunakan udara yang sebagai media utama untuk menghantarkan frekuensi

pembicaraannya.

6. Pesawat Telepon Genggam ( Hand Phone )

Yaitu sama dengan perangkat terminal telepon yang terdapat kompak dan komplit, yang

dimana antara perangkat Microphone , Earphone dan remote kontrol unitnya serta pada

sistem catu dayanya sudah menjadi satu dengan telepon tersebut.

Dapat dilihat dari tata letaknya, dalam suatu organisasi ada macam-macam telepon

yang digunakan, antara lain yaitu:

a. Telepon meja atau dapat disebut dengan tablephone, yaitu telepon yang diletakkan di

atas meja.

b. Telepon dinding atau biasa disebut dengan wallphone, yaitu telepon yang biasanya

diletakkan pada dinding.

c. Telepon pesawat, mobil, atau kapal.

Sedangkan dilihat dari segi kapasitas atau kemampuan pada peralatan yang

digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut

a) Telepon dengan satu jalur (single line telephone), dapat digunakan dengan sistem tuts

atau putarangka. Biasanya jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang

memiliki fasilitas telepon di rumah.

b) Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), dengan multi button ini dapat

melalukan telepon masuk yang dimana dapat diatur dalam penyampaiannya kepada

orang yang akan dipanggil. Dan biasanya telepon jenis seperti ini banyak digunakan

oleh suatu organisasi

c) Sistem hunting, dalam sistem ini menjelaskan bahwa satu nomor telepon dapat

digunakan secara bersamaan atau serentak untuk dibeberapa saluran.

d) Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), sistem ini menjelaskan

bahwa telepon tidak perlu dipegang saat berbicara.

Sementara itu, hubungan telepon dapat dilihat dari jarak jangkauannya dengan ini

dibagi menjadi tiga, yaitu:

a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan dalam lingkup daerah

tertentu, seperti daerah Bandung. Pada hubungan lokal ini tidak perlu menggunakan kode

area tempat yang dituju.

b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan dimana telepon dengan antara dua orang yang

memiliki jarak yang cukup jauh, contohnya seperti antar provinsi atau antar kota, tetapi

tetap dalam satu negara. Dalam melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus

menekan nomor kode wilayah kepada tempat penelpon yang dituju.

c. Hubungan internasional, yaitu dimana hubungan antara telepon dua orang yang jaraknya

melewati batas negara atau mempunyai jarak yang sangat jauh. Sehingga dalam melakukan

hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode pada sambungan internasional negara

yang dituju oleh penelpon.

DARI SEGI JARINGAN

Dalam hal ini dilihat dari segi jaringan yang digunakan, telepon dibagi menjadi 2 jenis,

yaitu dengan jaringan kabel dan dengan jaringan nirkabel atau telepon satelit.

1) Telepon jaringan kabel, yaitu dimana pesawat telepon dihubungkan dengan kabel telepon.

Pada instansi pemerintahan atau pun perusahaan besar, dalam pemakaian telepon jaringan

kabel biasanya dilengkapi dengan switchboard, yang dimana digunakan untuk operator

telepon dalam menyambungkan, menerima, dan menghubungkan keluar. Switchboard ini

dapat dihubungkan pada pesawat telepon satu atau lebih hubungan dan dilengkapi dengan

ekstensi yaitu sambungan pada unit-unit yang ada pada kantor atau instansi tersebut. Ada

dua jenis switchboard yaitu:

» Private Automatic Branch Exchange (PABX), merupakan sistem hubungan telepon

yang pengoperasiannya dapat dilakukan tanpa harus melalui operator. Pada sistem

ini, penelepon dapat melakukan panggilan telepon secara langsung kepada nomor

telepon yang ingin dituju yaitu dengan cara menekan nomor khusus agar dapat

memperoleh saluran keluar, setalh itu menekan nomor telepon yang ingin dituju.

» Private Manual Branch Exchange (PMBX), yaitu sistem yang hubungan telepon

dengan pengoperasiannya melalui operator. Pada sistem ini, penelepon dapat

melakukan panggilan dengan melalui operator terlebih dahulu yaitu bisa dengan cara

menekan nomor khusus operator yang sudah tertera terlebih dahulu, setelah itu dapat

berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang ingin dituju.

2) Pesawat telepon jaringan nirkabel atau biasa disebut dengan telepon satelit, yaitu telepon

yang tidak perlu dihubungkan dengan kabel telepon, tetapi langsung dihubungkan melalui

satelit komunikasi. Satelit merupakan suatu tempat pengulang yang ditempatkan jauh di

angkasa luar, yang berfungsi untuk mengirim ulang sinyal atau data yang diterima. Satelit

yang mempunayai ulang sinyal transmisi telekomunikasi yang diterima dari salah satu

stasiun bumi kepada seluruh daerah yang dicakup oleh satelit yaitu disebut dengan satelit

komunikasi. Sedangkan itu satelit yang mengirimkan kembali data yang diterima ke bumi

berupa informasi yang dilihat oleh sensor satelit, perumpamaan: Saat ini fungsi dari satelit

terus berkembang, tidak hanya dari segi teknologi televisi tetapi juga salam segi telepon,

baik telepon tetap maupun telepon bergerak. Kelebihan satelit yaitu pada jangkauan nya

karena tidak terhalang oleh kendala geografis yang ada.

MACAM-MACAM HUBUNGAN TELEPON

Macam – macam Hubungan Telepon

Macam – macam hubungan telepon dalam sebuah organisasi :

- Hubungan antar bagian atau bisa disebut dengan intern, dalam satu kantor dapat

hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain.

- Hubungan local atau bisa disebut dengan setempat, hubungan yang dilakukan dalam

satu kota yang mana dilakukan oleh komunikator dengan komunikan yakni pada satu

lingkup daerah tertentu.

- Hubungan interlokal, hubungan telpon yang dimana tetap dalam satu negara yang

terjadi antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar

propinsi. Supaya dapat melakukan hubungan telepon ini terlebih dulu penelpon harus

memutar nomor kode wilayah penelpon yang dituju. Seperti, dari Pontianak ingin

melakukan telepon ke Surabaya, maka agar telepon mudah tersambung harus

menekan terlebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Maka dari itu, baru

diikuti dengan nomor telepon yang akan dituju.

- Hubungan internasional atau biasa disebut dengan overseas call, dimana hubungan

telepon langsung yang berjarak lumayan jauh dari seseorang atau organisasi di suatu

negara dengan orang di negara yang lain. Hubungan telepon internasional dapat

dilakukan dengan menekan nomor 001 atau 008 terlebih dahulu. Setelah itu, lalu

menekan kode Negara, kode wilayah, kemudian nomor telepon yang akan dituju. Hal

yang perlu diperhatikan saat melakukan hubungan internasional yaitu, perbedaan

waktu antar Negara, supaya tidak menyalahi etiket bertelepon. Penelepon bergantung

pada jenis pesawat telepon jika ingin melakukan hubungan telepon

Bertelepon merupakan pengadakan komunikasi dari satu tempat ke tempat yang lain, agar

dapat menyampaikan maksud tanpa harus bertatap muka dengan si telepon. Dalam suatu

hotel mempunyai jenis hubungan telepon yang dapat dibedakan menjadi 4 bagian.

Diantaranya yaitu:

1. Hubungan Antar Departemen atau Antar Seksi. Hubungan antar departemen atau antar

seksi di Hotel merupakan hubungan telepon yang berlangsung di dalam wilyah hotel

yang dilakukan baik melalui tamu dengan tamu yang tinggal di hotel, tamu dengan

karyawan hotel, karyawan dengan karyawan, ataupun antar karyawan untuk

kepentingan hotel sendiri.

2. Hubungan Local. Hubungan telepon yang dilakukan dalam satu kota dari satu hotel

ke hotel lain atau pembicaraan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota atau

daerah. Biasanya ada sambungan lokal yang dilakukan oleh tamu ataupun karyawan

hotel tanpa dikenakan biaya. Walaupun demikian untuk menghindari biaya yang

terlalu tinggi maka disediakan telepon koin atau bisa disebut Coin Box untuk tamu

yang tidak menginap di hotel.

ETIKA PENANGANAN TELEPON

3. Hubungan Interlokal atau biasa disebut dengan Long Distance Call, yaitu hubungan

telepon yang masih dalam satu negara dan dilakukan dari satu kota ke kota lain dalam

satu pulau atau pun hubungan dari satu pulau ke pulau lain yang. Hubungan interlokal

ini biasanya sering dilakukan oleh tamu dan pimpinan hotel. Agar memudahkan

perhitungan beban biaya pembicaraan, maka yang perlu dilakukan harus melalui

petugas telepon (telephone Operator). Tarif biaya telepon sesuai dengan lama

pembicaraan, tarif pembayaran, dan jarak penelpon.

4. Hubungan Internasional atau biasa disebut dengan Overseas Call, yaitu hubungan

telepon jarak jauh yang dilakukan antar negara dari satu negara ke negara lain.

Hubungan ini biasanya dilakukan melalui Telephone Operator dan akan memesan

kepada petugas pusat (Telkom Central) dengan memberikan data. Hal itu dilakukan

jika nanti hotel belum memiliki saluran SLJJ.

Etika Penanganan Telepon

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika bertelepon dikantor, yaitu sebagai

berikut :

❖ Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuliskan pesan-

pesan yang diterima dan harus dicatat.

❖ Pegang ganggang telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara dapat

diterima dengan jelas.

❖ Bunyi usahakan nafas teratur dengan baik. Sehingga pada saat mulai berbicara tidak

terdengar desah nafas.

❖ Saat membuka percakapan hindari menggunakan kata “hallo”. Karena kata “Hallo”

terkesan santai dan sok akrab, sehingga kurang tepat untuk digunakan dalam

bertelepon dilingkungan kantor.

❖ Menyimak dengan baik yang dibicarakan penelpon.

❖ Tanggapi dengan cepat dari maksud pembicaraan penelepon. Orang yang berbicara,

maka akan memberikan kesan bahwa ia di perhatikan.

❖ Berbicara dengan sikap menyenangkan. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung

perasaan orang, menahan diri agar tetap sabar. Tidak mudah terpancing emosi, tetap

ramah dan sopan dalam melakukan telepon langsung.

❖ Penelepon perlu mengetahui siapa nama yang akan di telepon, jabatannya, dan

perusahaannya. Saat telepon mulai tersambung, penelepon menyebutkan nama dan

jabatan yang dihubungi. Maka dari situ pelepon terlihat sudah siap melakukan

telepon.

❖ Jangan menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Apabila terpaksa

harus menggunakan telepon karena ada urusan keluarga yang penting, gunakanlah

dengan bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas kantor.

❖ Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat

dibantu. Contoh : “ mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu pak/bu?” Bila

tidak ada segera ucapka terima kasih dan sampaikan salam penutup.

❖ Etika Penanganan Telepon Dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris atau Bahasa

Asing Lainnya Setiap aktivitas manusia saat ini, lebih khusus pada kegiatan

perkantoran sudah pasti menggunakan alat komunikasi berupa media telepon

genggam atau smartphone dengan tujuan agar lebih praktis. Seorang pegawai atau

karyawan harus mampu menelpon dengan tepat, baik menerima maupun

menghubungi rekan kerja. Kegiatan menelepon bukanlah termasuk kegiatan tatap

muka secara langsung sehingga ketika menelepon harus berbicara secara jelas,

percaya diri, dan menyenangkan Adapun etika bertelepon yang harus diperhatikan

adalah sebagai berikut:

a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali

berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan;

b. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon

adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya

c. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung

menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja

d. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi

atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. yang pada umumnya wanita,

sering tergoda dengan hobi ngerumpi. Dalam hal ini, kita harus mampu

menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui

telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan

pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan

hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa

menggangu tugas kita

e. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap

tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon

untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, apa, bisa diulang? Sungguh

hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu,

konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.

f. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi

kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita

berhadapan langsung dengannya.

g. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering

tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu

lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk

memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu

keras. Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan

kecepatan yang normal.

h. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan.

Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya,

Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat

ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Mungkin saat ini orang yang kita

hubungi sedang sibuk, sehingga dengan terpaksa kita mengganggu di sela-sela

kesibukannya

i. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap

pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan dan jangan

bicara dit elepon sambil makan atau berdecak.

j. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Cepatlah meminta maaf jika

membuat kesalahan pada saat melakukan hubungan telepon. Akhiri pembicaraan

dengan sesuai. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali

(you are welcome), serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang

ketika mengakhiri pembicaraan.

k. Letakkan telepon dengan perlahan. Seseorang yang menerima atau menelepon

dengan sikap yang menyenangkan, dan efektif akan memberikan kesan positif

bagi perusahaan tempatnya bekerja. Sikap baik, ramah serta hormat ketika

bertelepon merupakan hal yang sangat penting karena bersikap ramah akan

terpantul dalam suara. Kesan yang ramah dapat pula ditimbulkan dengan

menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi. Bahasa yang digunakan saat

bertelepon harus santun, meskipun kita mengenal dekat orang tersebut, tetapi

kita tetap harus sopan, hormat, tidak menggunakan bahasa yang kurang baik atau

pun tidak pantas.

Dengan memiliki etika, suatu individu diharapkan mampu menilai diri, mengenal

diri mereka secara kritis agar bertindak sesuai moralitas dan berlandaskan

pengetahuan, tanggung jawab dan hati nurani (Menurut Susanto. 1997. Sekretaris

sebagai Manajer: Evolusi Peran Sekretaris).

HAMBATAN DALAM HUBUNGAN TELEPON

Hambatan Dalam Hubungan Telepon

Gangguan teknis terjadi jika sarana/media komunikasi yang digunakan mengalami kerusakan atau

kendala-kendala misalnya komunikasi menggunakan HP signyal tidak mendukung atau jaringan

terganggu, saat presentasi menggunakan LCD tiba-tiba listrik mati dsb. (Sukoco, Badri Munir.

2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga: Jakarta).

Pada umumnya, ada hambatan hambatan dalam hubungan telepon, di antaranya ialah:

Faktor kondisi fisik pada peralatan telepon

Adapun hambatan yang tergolong ke dalamnya, yaitu :

- Suara yang berisik tidak jelas

- Suara tiba-tiba hilang dan timbul lagi

- Suara yang tiba-tiba mengecil

- Saat menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak

- Tidak terdengar nya nada sambung

- Tiba-tiba sambungan terputus pada saat percakapan berlangsung

Faktor pada pengguna atau pemakai Hambatan yang berhubungan dengan si pemakai adalah :

- Berbicara dengan berdecak atau sambil makan

- Bernicara monoton dan pengucapannya tidak jelas

- Berbicara yang terlalu cepat

- Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain

- Berbicara sambil bercanda gurau

- Berbicara sambal menggerakan kepala ke kanan dan ke kiri

- Berbicara dengan desah nafas yang kencang hingga terdengar

- Letak gagang telepon terlalu ke bawah

Langkah – langkah Peleyanan Telepon Bahasa Indonesia

Dalam menerima telepon, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan, berikut ini

merupakan pelayanan telepon bahasa Indonesia yaitu :

- Mempersiapkan alat tulis, kalender meja letakkan di dekat telepon agar mudah jika

diperlukan

- Catatlah nomor telepon yang sering dibutuhkan atau penting dan letakkanlah di

meja kerja untuk memudahkan bila diperlukan

- Jangan berbicara dengan orang lain pada saat menelepon

- Saat melakukan pembicaraan telepon, kata – kata yang diucapkan harus dengan

jelas, perhatikan nada suara, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh

datar

- Pada saat melakukan telepon, sebaiknya jawab telepon tersebut dengan memberi

identitas kita, secepat mungkin untuk bertanya siapa yang diajak bicara, jika

penelepon tidak mau menyebutkan identitas, maka jangan kita hubungkan dengan

pimpinan walaupun hal tersebut dalam keadaan yang sangat mendesak.

- Pada saat pimpinan tidak ada di tempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon

mengatasi persoalan yang ada maka jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui

- Pada saat panggilan telepon datang, tetapi Anda sedang melayani pembicaraan

dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon dari orang

lain terlebih dahulu. Meminta kepada penelepon pertama tadi supaya dapat

menunggu, kemudian selanjutnya jawab panggilan penelepon kedua, mintalah

kepadanya supaya penelepon bersedia menunggu sebentar. Anda menyelesaikan

pembicaraan pertama, dan meminta maaf kepada si penelpon pertama karena harus

diminta untuk menunggu.

RANGKUMAN

Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara

(terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan

menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan

pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Dalam suatu perkantoran telepon sangatlah dibutuhkan untuk efisiensi dan efektifitas

suatu pekerja dalam kantor maupun di dalam organisasi perusahaan, jika semua dilakukan

dengan cepat maka perusahaan akan mendapatkan profit yang besar pula dan pelayanan

yang mumpuni untuk para costumernya.

Untuk menjadikan pelayanan perusahaan maupun organisasi menjadi efektif dan

efisien, maka mereka harus mempunyai alat komunikasi yang canggih, salah satunya

telepon. Para karyawan harus mengetahui apa saja yang harus dikuasai dalam

berkomunikasi lewat telepon. Mulai dari apa itu telepon mereka harus menguasai, apa saja

macam-macam pesawat telepon, apa saja macam macam hubungan telepon baik interlokal

maupun mancanegara (internasional), hambatan-hambatan dalam berkomunikasi lewat

telepon dan yang terpenting adalah etika kita saat bertelepon dengan lawan bicara yang

notabene bisa saja pihak internal dan eksternal dalam perusahaan yang akan mempengaruhi

citra dari perusahaan tersebut.

Jika semua dijalankan dengan baik maka semua kegiatan perusahaan akan berjalan

dengan baik, efektif, efisien, dan benar yang akan berdampak pada profit yang terus

meningkan dan relasi yang berjalan dengan baik dengan perusahaan sendiri maupun

dengan relasi rekan perusahaan lain yang bekerja sama dengan perusahaan/organisasi kita.

TUGAS

1. Soal Pilihan Ganda

I. Kerjakan soal dibawah ini dengan tepat dan teliti, pilih salah satu jawaban dari 5

option yang ada (a,b,c,d,e)!

1. Suatu proses penyusunan simbol-simbol/lambang-lambang oleh pihak pembuat pesan

disebut............

a. Responsif

b. Feedback

c. Encoding

d. Decoding

e. Receiving

2. Dalam proses komunikasi seseorang yang menyampaikan pesan atau lambang-

lambang disebut…..

a. Proses komunikasi

b. Komunikator

c. Komunikan

d. Komponen

e. Respon

3. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari

pihak komunikator kepada komunikan melalui gerakan-gerakan tubuh atau bahasa

isyarat (body language) disebut...

a. Komunikasi verbal

b. Komunikasi non verbal

c. Komunikasi satu arah

d. Komunikasi linier

e. One way communication

4. Faktor yang paling utama dalam komunikasi lisan adalah…

a. abjad

b. suara dan bunyi

c. getaran

d. kata-kata

e. angka-angka

5. Media komunikasi Verbal yang sering digunakan dalam lingkungan kantor adalah…

a. Internet

b. Radio

c. Interkom

d. Tape Recorder

e. Televisi

6. Sebelum menelepon / panggilan keluar, sekretaris biasanya mencatat semua pokok

yang akan disampaikan dan ditulis kedalam…

a. LPT

b. Reminder

c. Block Note

d. Desk Kalender

e. Kartu Kendali

7. Berikut ini etika yang tidak tepat dalam melayani panggilan telepon masuk adalah...

a. Mengucapkan kata halo

b. Mengangkat telepon pada dering ketiga

c. Mengucapkan salam

d. Menutup telepon lebih cepat dari pada penelepon

e. Menyimak dengan baik

8. Jika anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang

dipersiapkan adalah....

a. Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan

dibicarakan

b. Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan

dibicarakan

c. Langsung menekan / memutar nomor telepon relasi

d. Mencatat data dibuku telepon

9. Pengejaan (Spelling) Alphabet untuk kata “HATI” adalah....

a. Halo, alpa, tango, india

b. Halo, alpa, time, india

c. Halo, alpa, tango, indigo

d. Hotel, alpa, tango, india

e. Hotel, astra, tango, india

10. Dalam etiket bertelepon, maksimal telepon berdering adalah...

a. 1 kali

b. 2 kali

c. 3 kali

d. 4 kali

e. 5 kali

11. Faktor – faktor penghambat Komunikasi efektif, kecuali...

a. Kurangnya kemampuan

b. Sikap yang kurang tepat

c. Kurangnya pengetahuan

d. Kurang memahami sistem sosial

e. Indera yang baik

12. Percakapan yang terjadi antara komunikator dengan komunikan dalam satu kota/satu

wilayah yang sama, merupakan sambungan telepon...

a. Lokal

b. Interlokal

c. Internasional

d. Daerah

e. Satu negara

13. Cara menggunakan pesawat telepon otomat adalah dengan . . .

a. Memasukkan kartu magnetik

b. Memutar nomor dalam roda pilih

c. Memasukkan uang koin

d. Menekan tombol-tombol angka yang dikehendaki

e. Memutar generator tangan

14. Begitu telepon berdering sekretaris harus segera mengangkat dan jangan membiarkan

telepon berdering lebih dari 3 kali hal ini merupakan…

a. prinsip bertelepon yang baik

b. Teknik bertelepon yang baik

c. Komunikasi telepon

d. Komunikasi dua arah

e. Komunikasi dua arah

15. Salah satu hal penting yang harus diingat /diisi oleh seorang sekretaris pada waktu

mengisi LPT dalam membuat janji temu melalui telepon adalah ...

a. Tanggal dan waktu perjanjian

b. Ucapan yang jelas

c. Sikap dan kata-kata yang baik

d. Melatih suara agar enak didengar

e. Mencatat segala pesan dan permintaan penelpon

ESSAY

Lengkapi pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang benar !

1. Telepon merupakan salah satu media komunikasi yang sangat praktis saat ini. Namun

demikian setiap media pasti mempunyai kelemahan. Kelemahan kelemahan apa yang

dihadapi pada saat anda melakukan komunikasi melalui telepon?

2. Bagaimanakah cara anda menjawab telepon masuk dengan benar?

3. Dalam menerima telepon hendaknya mencatat hal-hal yang sifatnya penting.

Mengapa demikian?

4. Guna mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon hendaknya dilengkapi dengan

berbagai macam alat. Alat apa yang dimaksud?

5. Mengapa ketika brtelepon di kantor harus menggunakan bahasa resmi?

TES FORMATIF

KEGIATAN DISKUSI

1. Duduklah bersama kelompokmu

2. Tentukan :

Kelas :

Nama Kelompok : 1. ............................... (No. Absen)

2. ............................... (No. Absen)

Jawablah pertanyaan – pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar

1) Buatlah percakapan melalui telepon per kelompok (2 Orang) dengan memilih

satu dari beberapa tema berikut !

1. Negosiasi

2. Janji Temu dengan Pimpinan

3. Komplain

4. Undangan Rapat

2) Praktekan percakapan telepon yang telah kalian buat sesuai tema di depan kelas

dengan tidak membawa teks !

KUNCI JAWABAN

Pilihan Ganda

1. C

2. B

3. B

4. B

5. C

6. C

7. A

8. B

9. D

10. C

11. E

12. A

13. C

14. D

15. A

Essay

1. Masalah-masalah yang timbul pada komuikasi

− Saat bertelponan terputus karena hilangnya koneksi jaringan

− Kehabisan pulsa saat bertelponan

− Penelpon tidak mendapat respon dari penerima telpon

− Respon yang diberikan penerimma telpon tidak sesuai yang diinginkan

− Suara penelpon tidak jelas

− Ketika bertelponan terdengar suara berisik

− Penerima telpon menutup terlebih dahulu sambungan telpon

− Penerima telpon tidak menghargai penelpon dengan berbicara

− Misalnya penelpon berbicara terlalu brtele-tele

2. Cara menjawab telepon dengan benar:

1) Angkat telepon secepatnya. Saat telepon kantor berbunyi, membiarkan penelepon

menunggu bukan sikap yang sopan. Sebelum dering ketiga, segera angkat telepon

dan sapalah orang yang menelepon.

2) Peganglah gagang telepon di depan wajah. Mungkin Anda ingin langsung

berbicara, tetapi pastikan dahulu alat penerima suara pada telepon sudah berada di

depan wajah. Berbicaralah jika posisi gagang telepon sudah benar supaya penelepon

menerima informasi yang lengkap.

3) Tarik napas dalam-dalam sebelum berbicara. Setelah memosisikan telpon di

depan wajah, tarik napas panjang untuk menenangkan diri dan memfokuskan pikiran

sebelum mengucapkan salam. Dengan demikian, Anda bisa berbicara dengan tenang

sambil berkonsentrasi.

4) Sebutkan nama perusahaan dan nama Anda. Cara ini memberi tahu penelepon

bahwa ia sudah tersambung dengan perusahaan yang ingin dihubungi. Jadi, pastikan

ia tahu nama perusahaan dan nama Anda. Sebutkan nama perusahaan terlebih dahulu.

Anda boleh menulis kata-kata yang ingin diucapkan saat menerima panggilan telepon

supaya Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus disampaikan ketika telepon

berdering. Susunan kata bisa disesuaikan dengan situasi dan kondisi di tempat Anda

bekerja.

5) Siapkan alat tulis dan buku catatan di samping pesawat telepon. Dengan

demikian, Anda bisa langsung mencatat jika penelepon ingin meninggalkan pesan

atau memberikan informasi. Jangan biarkan ia menunggu karena Anda harus mencari

kertas dan bolpoin untuk menulis.

3. Agar pesan yang disampaikan tidak ada yang terlewat ataupun salah

Adapun cara mencatat isi telepon yaitu :

1) Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya

saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.

2) Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari

kesalahan.

3) Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

4. Alat yang perlu digunakan guna mempermudah berkomunikasi melalui telepon ialah :

pulpen / pensil / kertas / note / lembar pesan telpon.

5. Ketika seseorang bertelepon, apa yang dikatakan dan bagaimana sikap yang muncul,

mencerminkan kepribadiannya. Namun kepribadian seseorang ketika bertelepon ini

sebenarnya mewakili citra dari kantor atau perusahaan tempat seseorang bekerja. Orang

sering menarik kesimpulan berdasarkan kesan atau reaksi yang diperoleh ketika

bertelepon. Setiap perusahaan telah berusaha membangun citra yang baik, namun bila

seorang karyawan tidak mampu menangani telepon dengan baik tentunya akan merusak

citra yang dimiliki oleh kantor atau perusahaan. Sebaiknya, sikap yang baik ketika

bertelepon, akan turut mengangkat citra positif bagi perusahaan atau kantor. Bagi

karyawan sendiri bila dapat membina hubungan yang baik ketika bertelepon, akan sangat

bermanfaat bagi perkembangan karier pribadi.

Telepon perusahaan atau kantor hanya digunakan untuk kepentingan kantordan

perusahaan. Bila digunakan untuk kepentingan pribadi akan berdampak kurang baik bagi

citra diri. Apalagi jika sampai di jadikan tempat untuk bergunjing. Selain perusahaan

menjadi rugi membayar pulsa tinggi, barangkali akan menghambat perkembangan

kantor atau perusahaan, seandainya ada telepon penting yang akan masuk, sehingga

tanpa disadari akan menghambat pekerjaan.

Skor Pilihan Ganda

Apabila jawaban benar diberi poin 2 dan apabila jawaban salah diberi

poin 0

Skor Esai

Apabila jawaban benar dan lengkap diberi poin 3 dan salah diberi poin

0

PENILAIAN

Skor = skor pilihan ganda + skor esai

Skor maksimal (80) x 100

Ernawati, Jetti. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Kantor. Malang : PT. Latif Kitto

Mahesa

Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga:

Jakarta

Lukas Dwiantara. (2006). Etiket di Tempat Kerja, diambil dari buku elektronik

http://books.google.co.id//books?Id=a1q1toWsDSUC&printsec=frontcov

r &hl=id#v=onepage&q&f=false diakses pada tanggal 9 Juni 2013.

https://www.maxmanroe.com/vid/sosial/pengertian-komunikasi.html

https://www.dosenpendidikan.co.id/telepon-adalah/

https://pengertiandefinisi.com/pengertian-telepon-menurut-ahli/

TOTAL PLAGIARSM

20%

PLAGIARSM CHECK 1 :

PLAGIARSM CHECK 2 :

PLAGIARSM CHECK 3 : 2%

PLAGIARSM CHECK 4 : 16%