kata pengantar - qac.ums.ac.idqac.ums.ac.id/files/job_descr.pdf · allah memberi kita kekuatan...

i

DESKRIPSI KERJA PEJABAT DI LINGKUNGAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

APRIL 2006

ii

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulilllah, berkat Rahmat-Nya Deskripsi Kerja Pejabat di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini akhirnya berhasil disusun. Penyusunan Deskripsi Kerja ini memerlukan proses cukup panjang dan revisi beberapa kali. Pimpinan Universitas Muhammadiyah Surakarta mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan kontribusi, terutama kepada Tim ad hoc, dalam menyusun Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan UMS Universitas Muhammadiyah Surakarta ini.

Deskripsi Kerja Pejabat di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini merupakan dokumen penting agar: (1) setiap pegawai mengetahui dan memahami serta dapat melaksanakan pekerjaan pokok setiap bagian/unit yang ada di Universitas Muhammadiyah Surakarta, (2) menghindari terjadinya duplikasi (overlapping) tugas, (3) dapat menumbuhkan dan meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai terhadap pekerjaan masing-masing. Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini merupakan pedoman yang dinamis, oleh karena itu dapat ditinjau ulang dengan mempertimbangkan berbagai aspek dan perkembangan dinamika baik internal maupun eksternal seiring dengan proses implementasinya.

Harapan kita, Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan Universitas

Muhammadiyah Surakarta ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Semoga Allah memberi kita kekuatan untuk menyumbangkan yang terbaik bagi Universitas yang kita cintai ini. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Rektor Prof. Dr. H. Bambang Setiaji

iii

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ………………………………………………………………… i KATA PENGANTAR ……………………………………………………………….. ii DAFTAR ISI ………………………………………………………………………… iii STRUKTUR …………………………………………………………………………. v JOB DESKRIPSI REKTORAT…………………………………………………….. 1

A. Rektor …………………………………….……………………………. 1 B. Wakil Rektor I …………………………………………………………… 2 C. Wakil Rektor II …………………………………………………………… 3 D. Wakil Rektor III …………………………………………………………… 4 E. Kepala Sekretariat Rektorat ……………………………………………. 5 F. Protokoler ………………………………………………………………… 6

DEPARTEMEN KERJASAMA DAN PENJAMINAN MUTU……………………. 7 A. Manajer Umum ………………………………………………………….. 7 B. Manajer Sistem Informasi ………………………………………………. 8 C. Manajer Penjaminan Mutu ……………………………………………… 9 D. Manajer Kerjasama ……………………………………………………… 9 E. Asisten Manajer Pemeliharaan Jaringan ……………………………… 10 F. Asisten Manajer Program dan Basis Data ……………………………. 11 G. Asisten Manajer Humas dan Publikasi ………………………………... 11 H. Asisten Manajer Promosi dan Pemasaran …………………………… 12 I. Kepala Urusan Program ……………………………………………….. 12 J. Kepala Urusan Pemeliharaan Web …………………………………… 13 K. Kepala Urusan Administrasi ……………………………………………. 13

FAKULTAS ………………………………………………………………………….. 14 A. Dekan ……………………………………………………………………. 14 B. Wakil Dekan I ……………………………………………………………. 15 C. Wakil Dekan II …………………………………………………………… 16 D. Wakil Dekan III …………………………………………………………… 17 E. Ketua Jurusan/ Program Studi ………………………………………… 18 F. Sekretaris Jurusan ………………………………………………………. 19 G. Kepala Laboratorium ……………………………………………………. 20 H. Kepala TU ………………………………………………………………… 20

LEMBAGA PENGEMBANGAN ILMU-ILMU DASAR…………………………… 22 A. Direktur ……………………………………………………………………. 22 B. Sekretaris ………………………………………………………………… 22 C. Bendahara ……………………………………………………………….. 23 D. Wadir Bidang Language Center ………………………………………. 23 E. Wadir Bidang Pondok ………………………………………………..… 23 F. Wadir Bidang Studi Islam – Kemuhammadiyahan ………………….. 24 G. Kadiv Bahasa Inggris …………………………………………………… 24 H. Kadiv Asrama ……………………………………………………………. 25 I. Kadiv Mentoring Al Islam & Kemuhammadiyahan ………………….. 25 J. Kadiv MKU ………………………………………………………………... 26 K. Kepala Tata Usaha ……………………………………………………… 26

iv

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT………. 28 A. Ketua LPPM ……………………………………………………………… 28 B. Wakil Bidang Penelitian ………………………………………………… 29 C. Wakil Bidang Pengabdian Pada Masyarakat ………………………… 30 D. Kepala Urusan Tata Usaha ……………………………………………. 30

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK ………………………………………………. 32 A. Kepala Biro ………………………………………………………………. 32 B. Kepala Bagian Registrasi ……………………………………………… 33 C. Kepala Bagian Pengajaran …………………………………………….. 33 D. Kepala Urusan Data …………………………………………………….. 34 E. Kepala Urusan Legalisir dan Pelayanan Masyarakat ………………. 34 F. Kepala Urusan Wisuda …………………………………………………. 35 G. Kepala Urusan Proses Belajar Mengajar …………………………….. 36 H. Kepala Urusan Evaluasi Studi Mahasiswa dan Program Studi .…… 37 I. Kepala Urusan Penggandaan …………………………………………. 38

BIRO ADMINISTRASI UMUM ……………………………………………………. 39 A. Kepala Biro ………………………………………………………………. 39 B. Kepala Bagian Personalia ……………………………………………… 39 C. Kepala Bagian Rumah Tangga ………………………………………… 40 D. Kapala Urusan Tata Usaha ……………………………………………. 41 E. Kepala Urusan Kepangkatan ………………………………………….. 41 F. Kepala Urusan Kesejahteraan ………………………………………… 42 G. Kapala Urusan Perbekalan …………………………………………….. 43 H. Kepala Urusan Transportasi …………………………………………… 43 I. Kepala Urusan Keamanan …………………………………………….. 44

BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN ……………………………………………... 45 A. Kepala Biro Administrasi Keuangan …………………………………... 45 B. Kabag Keuangan dan Akuntansi ……………………………………… 46 C. Kabag Pelayanan dan Profit …………………………………………… 47 D. Kaur Perencanaan dan Pelaporan ……………………………………. 47 E. Kaur Jurnal dan Neraca ………………………………………………… 48 F. Kaur Kas dan Bank ……………………………………………………... 49 G. Kaur Pelayanan Mahasiswa …………………………………………… 49

PERPUSTAKAAN ………………………………………………………………….. 51 A. Kepala Perpustakaan …………………………………………………... 51 B. Bagian Pengembangan ………………………………………………… 51 C. Kaur Administrasi dan Keuangan ……………………………………… 53 D. Bagian Pengadaan ……………………………………………………… 54 E. Kaur Pengolahan ………………………………………………………... 55 F. Kaur Sirkulasi ……………………………………………………………. 56 G. Kaur Referensi …………………………………………………………... 57 H. Bagian Audio Visual …………………………………………………….. 59

HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT ……………………………………….. 62 MAINTENANCE ……………………………………………………………………. 63

A. Manager Maintenance ………………………………………………….. 63 B. Asisten Manager Building ……………………………………………… 63 C. Asisten Manager Taman & Lingkungan ……………………………… 64 D. Kaur Administrasi dan Keuangan …………………………………….. 64

Job Deskripsi Pejabat UMS

1

SASARAN DAN DESKRIPSI KERJA PEJABAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

REKTORAT

A. REKTOR

SASARAN :

1. Tersusunnya Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas untuk lima tahun mendatang sesuai visi, misi dan tujuan.

2. Terlaksananya networking system antar dunia pendidikan melalui kerja sama dengan perguruan tinggi baik di dalam maupun luar negeri yang mendukung visi, misi dan tujuan UMS.

3. Terlaksananya networking system antara UMS dengan instansi pemerintah, lembaga pendanaan dan perusahaan melalui kerja sama dalam rangka peningkatan kompetensi tenaga edukatif di lingkungan UMS.

4. Terlaksananya program kerja tahunan sesuai RIP yang ditetapkan.

5. Terlaksananya proses pendidikan perguruan tinggi sesuai kebutuhan stakeholder.

6. Terlaksananya Islamisasi Kampus di Universitas Muhammadiyah Surakarta.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun Rencana Induk Pengembangan Universitas minimal untuk lima tahun mendatang.

2. Menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai RIP Universitas

3. Melakukan koordinasi dengan unit kerja dalam penetapan rencana kerja sesuai Visi, Misi, Tujuan UMS yang tertuang dalam RIP

4. Melakukan koordinasi dengan BPH (Badan Pelaksana Harian) UMS dalam rangka menjalin kerjasama dengan Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga dan publik dalam mendukung Visi, Misi, dan Tujuan.

5. Mewakili Universitas dalam hubungannya dengan pihak luar

6. Memberikan informasi ke dalam dan ke luar.

7. Melakukan koordinasi dan pengarahan implementasi Islamisasi kampus.

8. Melakukan kerjasama akademik dan non akademik dengan pihak eksternal.

9. Melakukan pengarahan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan program kerja secara keseluruhan.


2

B. WAKIL REKTOR I

SASARAN :

1. Tersusunnya rencana penerimaan mahasiswa di seluruh fakultas untuk lima tahun yang akan datang.

2. Terwujudnya target penerimaan mahasiswa sesuai rencana yang telah ditetapkan.

3. Terlaksananya proses kegiatan akademik di seluruh Fakultas sesuai Visi, Misi, dan Tujuan UMS.

4. Terwujudnya proses kegiatan akademik yang berkualitas bagi mahasiswa, tenaga edukatif, dan civitas akademika secara keseluruhan.

5. Terwujudnya penyesuaian dan pengembangan kurikulum perguruan tinggi sesuai kebutuhan stakeholder, melalui kerjasama perguruan tinggi dan evaluasi kurikulum minimal tiga tahun sekali.

6. Terlaksananya Proses Belajar Mengajar sesuai kurikulum yang telah ditetapkan.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun rencana penerimaan mahasiswa lima tahun mendatang berdasar kebutuhan pengembangan dan Rencana Induk Pengembangan.

2. Menyusun rencana dan implementasi program untuk mencapai target penerimaan mahasiswa yang direncanakan.

3. Memberikan pengarahan ke fakultas dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan akademik secara keseluruhan

4. Memberikan pengarahan ke Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan akademik yang terkait.

5. Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi lain dalam pengembangan kurikulum perguruan tinggi.

6. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap kurikulum yang diberlakukan di masing-masing fakultas.

7. Melakukan koordinasi dengan fakultas dalam rangka evaluasi dan pengembangan kurikulum sesuai kebutuhan stakeholder.

8. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai kurikulum yang ditetapkan.

9. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap kegiatan akademik secara keseluruhan.

10. Memberikan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi administrasi akademik, sistem informasi perpustakaan, sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat.


3

C. WAKIL REKTOR II

SASARAN :

1. Tercapainya peningkatan pendapatan melalui peningkatan penerimaan jumlah mahasiswa dan penerimaan dari unit usaha dan kerjasama dari pihak eksternal.

2. Terwujudnya sistem pengendalian keuangan yang efektif dan efisien melalui evaluasi anggaran dan rasionalisasi anggaran dengan pendapatan.

3. Terwujudnya sistem administrasi yang mudah diakses oleh pengguna melalui implementasi sistem informasi manajemen.

4. Tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran proses organisasi secara keseluruhan.

5. Terwujudnya kualitas kehidupan kerja yang mendukung motivasi kerja pegawai.

6. Terwujudnya kesejahteraan pegawai melalui sistem reward and punishment yang berkeadilan.

7. Terealisasinya program pengembangan SDM yang mampu mendorong kepuasan kerja, dengan indikator meningkatnya kepuasan kerja pegawai.

8. Terwujudnya peningkatan prestasi kerja pegawai dengan ukuran meningkatnya indek rata-rata kinerja pegawai dari tahun sebelumnya.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun perencanaan kegiatan di bidang keuangan, administrasi, sarana prasarana dan Manajemen SDM di tingkat universitas.

2. Menyusun kebijakan yang terkait dengan manajemen keuangan.

3. Menyusun target penerimaan yang bersumber dari mahasiswa dan unit usaha dan kerjasama untuk lima tahun mendatang.

4. Melakukan koordinasi dengan manajer unit usaha UMS dan Lembaga Wakaf Tunai (LWT) dalam pencapaian target penerimaan keuangan.

5. Melakukan koordinasi dengan WR I dalam pencapaian target penerimaan yang bersumber dari mahasiswa.

6. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka peningkatan karir dan kesejahteraan pegawai di lingkungan UMS.

7. Menyusun rencana anggaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan dan pendapatan yang ditargetkan.

8. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap realisasi anggaran sesuai yang ditetapkan.


4

9. Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap manajemen keuangan secara keseluruhan.

10. Melakukan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi kepegawaian dan sistem informasi keuangan.

11. Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap penyediaan sarana dan prasarana untuk mendukung kelancaran proses organisasi secara keseluruhan.

12. Menciptakan kualitas kehidupan kerja yang mendukung peningkatan performance tenaga edukatif dan non edukatif.

13. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan penilaian kinerja pegawai.

14. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi, keuangan, sarana prasarana dan Manajemen SDM secara keseluruhan.

D. WAKIL REKTOR III

SASARAN :

1. Tersusunnya rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan yang terpadu untuk lima tahun yang akan datang.

2. Tersusunnya rencana pengembangan sistem informasi, penjaminan mutu, dan kerjasama.

3. Terwujudnya mekanisme promosi, pemasaran, dan rekrutmen mahasiswa baru.

4. Terwujudnya networking system antara UMS dengan perusahaan-perusahaan pengguna tenaga kerja melalui kerjasama dalam bentuk penelitian, career day program, magang.

5. Terwujudnya networking system antara UMS dengan Perguruan Tinggi lain melalui kerjasama akademik, studi banding, dan pertukaran mahasiswa.

6. Tersedianya informasi lowongan pekerjaan bagi calon dan lulusan UMS.

7. Terlaksananya program kerja KAUMS sebagai pusat informasi pekerjaan.

8. Terlaksananya kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan untuk lima tahun mendatang.


5

2. Memberikan pengarahan dan melakukan koordinasi dengan Manajer Umum Departemen Kerjasama dan Pengendalian mutu dalam menyusun rencana pengembangan sistem informasi, penjaminan mutu, dan kerjasama.

3. Memberikan pengarahan dan koordinasi dengan Departemen Kerjasama dan Pengendalian Mutu dalam menyusun mekanisme promosi, pemasaran, dan rekrutmen mahasiswa baru.

4. Melakukan pengarahan dan monitoring terhadap kegiatan di bidang kemahasiswaan tingkat fakultas.

5. Melakukan kerjasama dengan perusahaan pengguna tenaga kerja.

6. Melakukan kerjasama dengan perguruan tinggi / lembaga lain

7. Mengkoordinir penyediaan informasi lowongan pekerjaan

8. Melakukan koordinasi dengan Pengurus Keluarga Alumni UMS (KAUMS) dalam fungsinya sebagai pusat informasi.

9. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja.

10. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan aktifitas bidang kemahasiswaan secara keseluruhan.

11. Memberikan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi kemahasiswaan dan alumni di UMS.

E. KEPALA SEKRETARIAT REKTORAT

1. Mengkoordinasikan secara umum aktivitas administrasi kantor Sekretariat Rektorat dan memberikan pelayanan kepada Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor) yang berkaitan dengan keperluan dinas.

2. Mengkoordinasikan, merumuskan, dan mensosialisasikan kebijakan pimpinan kepada unit-unit kerja terkait melalui prosedur administratif.

3. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang ada dan mengagendakan pertemuan pimpinan untuk menentukan kebijakan.

4. Mendeskripsikan kebijakan pimpinan ke dalam bentuk keputusan atau penugasan.

5. Menyiapkan draf Naskah Kerjasama (MoU) dengan pihak-pihak lain.

6. Mengatur acara Pimpinan yang berkaitan dengan pihak internal maupun pihak-pihak eksternal.

7. Memfasilitasi kegiatan dinas Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor), menyangkut keperluan administrasi, akomodasi, transportasi, dan sarana lain yang diperlukan.


6

F. PROTOKOLER

1. Membantu Kepala Sekretariat Rektorat untuk mengatur acara rapat pimpinan dan menyiapkan keperluan yang dibutuhkan.

2. Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam menyiapkan bahan-bahan rapat pimpinan (Terbatas maupun lengkap).

3. Menyiapkan kebutuhan perjalanan dinas pimpinan (Tiket/Surat-surat/dokumen penting/akomodasi) dan konfirmasi dengan pihak-pihak terkait (Relasi Kerja).

4. Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam membuat resume/notulen hasil rapat dan pembuatan draf keputusan pimpinan.

5. Bekerjasama dengan Bagian rumah Tangga dan Kaur Perlengkapan menyiapkan setting ruang pertemuan/upacara, sampai dengan keutuhan/peralatan yang diperlukan (Sound system, audio-visual, akomodasi/konsumsi).

6. Membantu Kepala Sekretariat Rektorat menyiapkan susunan acara untuk event-event yang berskala kecil maupun yang besar (Nasional/Internasional).

7. Menginventarisir SK-SK dan dokumen penting internal maupun eksternal ke dalam file yang rapi dan aman, dan sistematis.


7


DEPARTEMEN KERJASAMA DAN

PENGENDALIAN MUTU

A. MANAJER UMUM

SASARAN :

1. Meningkatnya kualitas dan kuantitas proses pendidikan, pelaksanaan riset, dan pengabdian kepada masyarakat, dengan meningkatkan efisiensi kerja manajerial dan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi segenap civitas akademika.

2. Terintegrasinya unit-unit kerja dan terbentuknya Cyber-Campus guna mendukung kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen

3. Tersedianya standard mutu PBM untuk menghasilkan lulusan yang memenuhi kebutuhan stakeholder dan pasar kerja.

4. Terlaksananya publikasi, promosi, dan pemasaran dari produk-produk UMS

5. Terjalinnya kerjasama akademik dan non akademik dengan lembaga lain.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun rencana strategis pengembangan sistem informasi di UMS.

2. Mengembangkan sistem informasi yang mendukung kegiatan distribusi pengetahuan, kegiatan belajar, kegiatan riset, kegiatan manajemen, dan kegiatan pemasaran.

3. Menyusun rencana strategis pengembangan penjaminan mutu di UMS.

4. Menyusun rencana strategis pengembangan kerjasama di UMS.

5. Menyusun rencana strategis sistem promosi, pemasaran, dan rekruitmen mahasiswa baru.

6. Mengkoordinasikan kebutuhan dan pelayanan teknologi informasi terhadap unit-unit di lingkungan UMS, baik untuk kepentingan akademik maupun manajemen.

7. Mengkoordinasikan/memfasilitasi unit-unit di UMS untuk bekerjasama dengan pihak eksternal.

8. Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan kapasitas jaringan.

9. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu PBM dan lulusan.


8

10. Mengkomunikasikan kegiatan dan prestasi UMS kepada stakeholder dan masyarakat guna meningkatkan citra (image) UMS.

B. MANAJER SISTEM INFORMASI

SASARAN :

1. Tersedianya sistem administrasi akademik yang terintegrasi yang memungkinkan UMS melakukan suatu sistem kontrol kualitas yang bertahap dari jurusan hingga universitas

2. UMS menggunakan sistem administrasi akademik yang terintegrasi terhadap aspek keuangan, kepegawaian, dan perpustakaan.

3. UMS mampu memproduksi sistem dan/atau perangkat lunak yang dapat ditawarkan untuk institusi pendidikan tinggi serta mengembangkan secara terus menerus.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun rencana strategis pengembangan sistem informasi bersama-sama dengan Manajer Umum.

2. Merencanakan, mengembangkan, men-setup sistem teknologi informasi di UMS baik perangkat keras dan perangkat lunaknya.

3. Memelihara perangkat keras dan lunak yang ada di seluruh UMS.

4. Merancang, mengembangkan dan memelihara sistem administrasi akademik, perpustakaan dan keuangan yang terintegrasi di seluruh UMS agar selalu up-to-date dan pada kondisi up and running.

5. Mengatur, mengontrol dan memelihara sistem internet yang ada di jaringan UMS beserta sistem dan prosedur yang terkait dengan system administrative computer.

6. Membina, mentraining dan melakukan upgrade terhadap staf dosen dan administrasi serta petugas administrator computer sampai tingkat jurusan.

7. Mengatur, mengamankan dan merawat database akademik serta database yang terkait.

8. mengadakan kerjasama di bidang teknologi informasi, baik dengan provider maupun manufacture.


9

C. MANAJER PENJAMINAN MUTU

SASARAN :

1. UMS mempunyai suatu mekanisme penciptaan lulusan yang berkualitas melalui suatu proses yang terkontrol dan meningkat kualitasnya secara terus menerus

2. UMS memiliki sebagian besar standard operation procedure di semua aspek baik pelayanan, administrasi maupun proses pendidikan

3. Secara formal UMS diakui oleh lembaga internasional telah melaksanakan proses dan mekanisme standard dalam aspek belajar-mengajar dan aspek informasi teknologi yang terkait.

DESKRIPSI KERJA :

1. Bersama Manajer Umum menyusun rencana strategis pengembangan penjaminan mutu di UMS.

2. Merencanakan, mengembangkan, mencanangkan standard tingkat kualitas lulusan UMS.

3. Melaksanakan kontrol dan memonitor terhadap berbagai aspek yang mengarah pada pencapaian lulusan UMS yang berkualitas

4. Merancang indikator kinerja di tingkat universitas, fakultas dan seluruh Jurusan/program studi.

5. Mempublikasikan pencapaian kinerja dari tiap fakultas/jurusan/program studi di UMS dalam bentuk Quality Board.

6. Melakukan benchmarking untuk indikator kualitas tertentu.

7. Menetapkan standard kualitas proses belajar mengajar agar relevan dan mampu meningkatkan kualitas lulusan yang marketable dan terpercaya di masyarakat.

8. Memfasilitasi Fakultas/Jurusan dalam menyelengarakan akreditasi dan evaluasi diri.

9. Menerapkan sistem standard internasional ISO atau yang setara untuk diterapkan di UMS secara bertahap.

D. MANAJER KERJASAMA

SASARAN :

1. Terciptanya mekanisme promosi dan pemasaran yang dapat menginformasikan dan memasarkan segala kegiatan dan prestasi serta potensi yang diraih dan dimiliki dari seluruh unit dan fakultas yang ada.


10

2. Terbentuknya unit-unit usaha yang menguntungkan dari sisi bisnis serta dapat menjadi tempat penerapan ilmu bagi staf dan mahasiswa sehingga dapat memberikan kontribusi secara akademik.

3. Terealisasinya kerjasama akademik dan non akademik antara UMS dengan pihak eksternal.

4. Terciptanya sistem rekruitmen mahasiswa yang efektif dan fleksibel yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan serta mampu melayani rekruitmen mahasiswa sepanjang tahun dan dapat mengakomodasi sistem penerimaan mahasiswa setiap semester.

DESKRIPSI KERJA :

1. Bersama Manajer Umum menyusun rencana strategis pengembangan kerjasama UMS.

2. Merencanakan, mengembangkan sistem promosi dan pemasaran dalam hal rekruitmen mahasiswa baru.

3. Memberikan informasi kepada masyarakat dan media massa mengenai kegiatan dan prestasi UMS.

4. Mengembangkan kemampuan UMS dalam memperoleh funding dari masyarakat melalui pelayanan akademik dan non akademik secara profesional.

5. Memfasilitasi unit-unit di UMS untuk memperoleh pendanaan untuk pengembangan dari lembaga pemerintah dan swasta yang tidak mengikat.

6. Melakukan pembinaan dan pengembangan unit usaha profit yang dapat memberikan dana bagi pengembangan UMS.

7. Memfasilitasi unit-unit di UMS untuk bekerjasama dengan pihak eksternal.

8. Mendata dan membina kerjasama yang dilakukan UMS dengan pihak eksternal.

E. ASISTEN MANAJER PEMELIHARAAN JARINGAN

SASARAN :

1. Tersedianya jaringan yang memadai untuk kebutuhan civitas akademika UMS yang mendukung kegiatan akademik dan manajemen.

2. Peningkatan kapasitas bandwith menjadi 1 MB.

3. Tiap-tiap unit di UMS saling terkoneksi dalam jaringan LAN.

4. Tiap-tiap unit di UMS terkoneksi ke jaringan Internet.

5. Tersedianya koneksi internet untuk keperluan akademik dosen dan mahasiswa.


11

DESKRIPSI KERJA :

1. Mengelola jaringan di UMS.

2. Mengelola distribusi IP untuk unit-unit di UMS.

3. Memelihara dan meningkatkan kapasitas jaringan sedemikian hingga selalu dalam keadaan running dan on line.

4. Memelihara dan memonitor jaringan sehingga terbebas dari gangguan, virus, dan sebagainya.

5. Mendata dan memelihara perangkat keras jaringan dan komputer-komputer yang terkoneksi dalam jaringan.

6. Membantu Manajer Sistem Informasi dalam bekerjasama dengan pihak provider dan manufacture.

F. ASISTEN MANAJER PROGRAM DAN BASIS DATA

SASARAN :

1. Tersedianya basis data yang selalu up to date, baik untuk data akademik maupu non akademik.

2. Terpeliharanya basis data di UMS dari gangguan keamaman, baik secara fisik maupu non fisik.

DESKRIPSI KERJA :

1. Membangun dan mengembangkan software untuk pengembangan sistem informasi di UMS.

2. Membangun basis data di UMS untuk keperluan akademik dan manajemen.

3. Menjaga keamanan data yang ada dalam basis data UMS.

G. ASISTEN MANAJER HUMAS DAN PUBLIKASI

SASARAN :

1. Terciptanya citra yang positip terhadap UMS, baik di masyarakat akademik maupun non akademik.

2. Terciptanya kemudian akses informasi terhadap UMS dan kegiatannya.

DESKRIPSI KERJA :

1. Melakukan publikasi terhadap kegiatan dan prestasi UMS melalui media massa dan Web UMS.


12

2. Menyiapkan press release terhadap kegiatan dan prestasi UMS.

3. Menginformasikan kebijakan-kebijakan dan program-program UMS, baik kepada civitas akademika maupun masyarakat yang memerlukan.

4. Meningkatkan citra UMS melalui kegiatan-kegiatan kehumasan.

H. ASISTEN MANAJER PROMOSI DAN PEMASARAN

SASARAN :

1. Terjalinnya kerjasama akademik dan non akademik antara UMS dan lembaga-lembaga pendidikan, pemrintahan, atau perusahaan.

2. Terbentuknya sistem mekanisme promosi dan rekrutmen mahasiswa baru.

DESKRIPSI KERJA :

1. Melakukan promosi dan pemasaran terhadap layanan-layanan profesional yang dapat diberikan UMS kepada masyarakat.

2. Mencari partner yang dapat diajak untuk bekerjasama membangun dan mengembangkan UMS.

3. Mengembangkan sistem promosi dan pemasaran untuk rekruitmen mahasiswa baru.

4. Mempromosikan dan memasarkan unit usaha profit yang dimiliki UMS.

I. KEPALA URUSAN PROGRAM

SASARAN :

Tersedianya software sistem informasi akademik yang terintegrasi.

DESKRIPSI KERJA :

1. Di bawah koordinasi Manajer Sistem Informasi membangun program (software) untuk sistem informasi (SI) akademik, SI Keuangan, SI Perpustakaan, SI Kepegawaian, dan SI lainnya yang terpadu dan terintegrasi.

2. Membangun sistem informasi akademik yang dapat melayani registrasi secara online baik melalui jaringan intranet maupun melalui Web UMS.


13

J. KEPALA URUSAN PEMELIHARAAN WEB

SASARAN :

1. UMS memiliki Web yang menarik, komunikatif, dan mudah diakses oleh civitas akademika dan publik.

2. Informasi yang ditampilkan pada Web UMS selalu uptodate.

DESKRIPSI KERJA :

1. Merancang, menyusun, dan mempublikasikan Web UMS.

2. Secara periodik melakukan update terhadap tampilan halaman muka Web UMS.

3. Setiap hari melakukan update terhadap materi Web UMS.

4. Bersama bagian Humas dan Publikasi serta bagian Promosi dan Pemasaran menampilkan kegiatan dan prestasi UMS melalui Web UMS.

5. Memfasilitasi perancangan, penyusunan, dan publikasi materi Web untuk unit-unit di UMS.

6. Memfasilitasi pembuatan account e-mail untuk dosen dan mahasiswa serta karyawan pada Web UMS.

7. Di bawah koordinasi Manajer Sistem Informasi, memfasilitasi registrasi online melalui Web UMS.

K. KEPALA URUSAN ADMINISTRASI

SASARAN :

Tersedianya data dan back up data akademik untuk melayani keperluan unit-unit terkait di UMS.

DESKRIPSI KERJA :

1. Membantu tugas-tugas administrasi komputer di bawah bidang Sistem Informasi.

2. Membantu meng-update basis data yang ada untuk menunjang kinerja sistem informasi di UMS.

3. Membantu memberikan data-data yang tersimpan di basis data kepada unit-unit di UMS, baik untuk keperluan akademik maupun manajemen setelah mendapat persetujuan dari Manajer Sistem Informasi.

4. Membantu menjaga keamanan data yang tersimpan di basis data.


14


FAKULTAS

A. DEKAN

SASARAN :

1. Terlaksananya pengembangan fakultas sesuai kebutuhan stakeholder.

2. Tersusunnya Rencana Induk Pengembangan Fakultas untuk empat tahun mendatang.

3. Terwujudnya program kerja yang sesuai Visi, Misi, Tujuan Fakultas.

4. Tercapainya pembangunan image fakultas, melalui jalinan kerjasama dengan perguruan tinggi, instansi dan lembaga baik dari dalam maupun luar negeri

5. Terlaksananya Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) secara optimal.

6. Terlaksananya proses pendidikan perguruan tinggi sesuai kebutuhan stakeholder.

7. Terwujudnya peningkatan kualitas tenaga edukatif melalui pengiriman studi lanjut dengan jumlah yang sesuai dengan RIP Fakultas.

8. Terpantaunya kinerja tenaga edukatif melalui penilaian kinerja yang ditetapkan universitas.

9. Terlaksananya islamisasi kampus di tingkat fakultas.

DESKRIPSI KERJA :

1. Melaksanakan fungsi sebagai agent of change.

2. Menyusun Rencana Induk Pengembangan Fakultas.

3. Menyusun dan menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai Visi, Misi, Tujuan (tertuang dalam RIP Fakultas).

4. Menjalin kerjasama dengan Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga dan publik dalam mendukung Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas di bawah koordinasi pimpinan universitas.

5. Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan di tingkat fakultas.

6. Memimpin Proses Penyelenggaraan Pendidikan di tingkat fakultas.

7. Melakukan pengawasan terhadap aktifitas penyelenggaraan pendidikan dii tingkat fakultas.


15

8. Melakukan pembinaan pegawai edukatif dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

9. Melakukan koordinasi dan monitoring dalam pelaksanaan studi lanjut tenaga edukatif.

10. Melakukan monitoring dalam optimalisasi pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi tenaga edukatif.

11. Memberikan informasi baik ke dalam maupun ke luar Fakultas.

12. Menilai kinerja tenaga edukatif dan non edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan tingkat universitas

13. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan islamisasi kampus.

14. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan di tingkat fakultas secara keseluruhan.

15. Mewakili Fakultas dalam hubungannya dengan pihak luar.

16. Melaporkan seluruh bentuk kerjasama dengan pihak luar kepada Rektor.

17. Menyusun rencana penerimaan mahasiswa empat tahun mendatang berdasar kebutuhan Pengembangan dan Rencana Anggaran Fakultas.

18. Menyusun rencana dan implementasi program untuk mencapai target penerimaan mahasiswa yang direncanakan.

B. WAKIL DEKAN I

SASARAN :

1. Terlaksananya proses kegiatan akademik sesuai Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas.

2. Terlaksananya kegiatan pengembangan akademik sesuai dengan RIP.

3. Tersusunnya rencana penerimaan mahasiswa di tingkat Jurusan / Program Studi untuk empat tahun yang akan datang.

4. Terwujudnya target penerimaan mahasiswa sesuai rencana yang telah ditetapkan.

5. Terwujudnya penyesuaian kurikulum di tingkat Jurusan / program studi sesuai kebutuhan stakeholder, melalui evaluasi kurikulum secara periodik.

6. Tersusunnya kurikulum di tingkat Program Studi sesuai kebutuhan stakeholder.

7. Terlaksananya proses kegiatan akademik sesuai rencana yang ditetapkan

8. Terlaksananya Proses Belajar Mengajar sesuai kurikulum yang telah ditetapkan


16

DESKRIPSI KERJA :

1. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi kepada Jurusan / program studi dalam pelaksanaan kegiatan akademik.

2. Melakukan pengarahan kepada Jurusan / program studi dalam evaluasi dan pengembangan kurikulum sesuai kebutuhan stakeholder.

3. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai kurikulum yang ditetapkan.

4. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan akademik secara keseluruhan.

5. Menyusun rencana pengembangan kegiatan akademik Fakultas berkoordinasi dengan jurusan/program studi.

6. Menilai dan melaporkan kinerja tenaga edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan universitas.

7. Berkoordinasi dengan WR I dalam bidang Akademik.

C. WAKIL DEKAN II

SASARAN

1. Tersusunnya anggaran yang disesuaikan dengan rencana pengembangan Fakultas.

2. Terlaksananya manajemen keuangan yang transparan dan efektif.

3. Tersusunnya rencana pembinaan dan pengembangan tenaga non edukatif untuk 4 (empat) tahun mendatang.

4. Terlaksananya penggunaan dana sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

5. Tersedianya sistem administrasi yang memudahkan pengguna dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.

6. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan fakultas.

7. Terwujudnya kualitas kehidupan kerja yang mendukung peningkatan performance tenaga edukatif dan non edukatif.

8. Terlaksananya penilaian kinerja tenaga non edukatif.

DESKRIPSI KERJA :

1. Menyusun rencana penerimaan pendapatan dari mahasiswa empat tahun mendatang.

2. Menyusun anggaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan dan pendapatan yang mampu dicapai fakultas.


17

3. Mengalokasikan dana sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

4. Melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana di tingkat fakultas

5. Mengkoordinir tersusunnya sistem administrasi yang sesuai kebutuhan stakeholder.

6. Menciptakan kualitas kehidupan kerja yang mendukung peningkatan performance tenaga edukatif dan non edukatif.

7. Menilai dan melaporkan kinerja tenaga non edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan universitas.

8. Melakukan pengarahan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang administrasi keuangan, sarana dan prasarana, serta kepegawaian secara keseluruhan.

9. Berkoordinasi dengan WR II dalam bidang Administrasi & Keuangan.

D. WAKIL DEKAN III

SASARAN :

1. Tersusunnya rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas untuk empat tahun yang akan datang sesuai Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas

2. Terwujudnya kerjasama antara Fakultas dengan perusahaan-perusahaan pengguna tenaga kerja melalui kerjasama dalam bentuk penelitian, career program, magang di bawah koordinasi universitas.

3. Terwujudnya kesejahteraan mahasiswa melalui perolehan pendanaan untuk beasiswa, biaya penelitian, dana program kemahasiswaan.

4. Terwujudnya kerjasama antara Fakultas dengan Perguruan Tinggi lain melalui kerjasama dalam bentuk penelitian bersama, studi banding, pertukaran mahasiswa.

5. Tersedianya informasi lowongan pekerjaan bagi calon dan alumni Fakultas.

6. Terlaksananya kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja .

DESKRIPSI KERJA :

1. Melakukan konsultasi dengan WR III dalam penyusunan rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas untuk empat tahun mendatang.

2. Melakukan konsultasi dengan WR III untuk pelaksanaan kerjasama dengan perusahaan pengguna tenaga kerja dan perguruan tinggi lain.

3. Mengkoordinir penyediaan informasi lowongan pekerjaan di tingkat Fakultas.


18

4. Melakukan koordinasi dengan Pengurus Keluarga Alumni Universitas Muhammadiyah Surakarta (KAUMS) dalam fungsinya sebagai pusat informasi.

5. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Fakultas yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja.

6. Bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi setiap kegiatan kemahasiswaan.

7. Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan kemahasiswaan dengan lembaga-lembaga mahasiswa di tingkat Fakultas.

Catatan : bagi fakultas yang tidak memiliki Wakil Dekan, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Wakil Dekan menjadi tugas pimpinan fakultas.

E. KETUA JURUSAN / PROGRAM STUDI

SASARAN :

1. Tersusunnya rencana pengembangan Jurusan/program studi sesuai kebutuhan stakeholder.

2. Tersusunnya kurikulum di tingkat Jurusan / program studi.

3. Terwujudnya peningkatan kualitas akademik tenaga edukatif melalui seminar, diskusi rutin, pelatihan pada masing-masing konsentrasi/bagian.

4. Terwujudnya koordinasi antara Jurusan/program studi dengan program pascasarjana dalam pengembangan program pascasarjana dan program studi.

5. Terwujudnya ploting mata kuliah tenaga edukatif sesuai dengan konsentrasi/bagian dan kebutuhan Jurusan/program studi.

6. Tersusunnya jadual kuliah, ujian, dan kegiatan akademik lainnya.

7. Terlaksananya Proses Belajar Mengajar dan kegiatan akademik sesuai kalender akademik dan kurikulum yang ditetapkan.

8. Terlaksananya kegiatan unit-unit di bawah Jurusan (seperti laboratorium, pusat pengembangan) yang mampu mendukung visi, misi, dan tujuan jurusan / program studi.

DESKRIPSI PEKERJAAN :

1. Menyusun kurikulum Jurusan/program studi sesuai kebutuhan stakeholder berkoordinasi dengan Wakil Dekan 1 dan jurusan/program studi lainnya

2. Melakukan Koordinasi dengan Wakil Dekan I dalam perencanaan, dan pelaksanakan proses kegiatan akademik di tingkat Jurusan/program studi.


19

3. Melakukan koordinasi dengan program pascasarjana (bagi Jurusan/ program studi terkait) dalam pengembangan pasca dan pengembangan Jurusan/ program studi

4. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di tingkat Jurusan/program studi secara keseluruhan.

5. Mengkoordinasikan kelompok minat konsentrasi tenaga edukatif.

6. Monitoring kegiatan akademik seperti seminar, pelatihan, dan diskusi masing-masing konsentrasi.

7. Menyiapkan jadual kuliah dan ujian sesuai kalender akademik yang ditetapkan.

8. Melakukan pengarahan dan monitoring pelaksanaan kerja unit-unit di bawah Jurusan/program studi.

9. Mengadakan penyediaan sarana dan prasarana (literatur, peralatan) di tingkat Jurusan/program studi yang mendukung kebutuhan tenaga edukatif dalam pelaksanaan kegiatan akademik.

10. Melakukan perencanaan dan pembinaan tenaga edukatif di tingkat Jurusan/program studi

11. Melakukan pengarahan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan akademik tingkat Jurusan/program studi secara keseluruhan.

Catatan : bagi fakultas yang tidak memiliki jurusan/progdi, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab jurusan/progdi menjadi tugas pimpinan fakultas.

F. SEKRETARIS JURUSAN

SASARAN :

1. Terwujudnya proses belajar mengajar di tingkat jurusan /progdi

2. Tersusunnya jadwal kuliah, ujian dan kegiatan akademik lainnya

3. Terwujudnya ploting mata kuliah, pembimbing akademik


1. Membantu Ketua Jurusan di dalam pengelolaan dan pengembangan jurusan/progdi

2. Memonitor dan bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar di tingkat jurusan/progdi


20

G. KEPALA LABORATORIUM

SASARAN :

1. Tersusun dan terwujudnya perencanaan kegiatan laboratorium (praktikum, penelitian, pelatihan, dll) di tingkat Jurusan/program studi.

2. Terwujudnya laboratorium sebagai pusat data dan eksperimentasi.

3. Tersedianya informasi profil laboratorium.

4. Tercapainya perawatan terhadap peralatan laboratorium secara optimal.


1. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan laboratorium dan mengkoordinasikan dengan Jurusan/Progdi atau instansi terkait.

2. Mengembangkan informasi profil laboratorium bagi pengguna.

3. Menyediakan sarana dan prasarana laboratorium.

4. Melakukan pengarahan dan monitoring terhadap perawatan laboratorium.

5. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan program kerja secara keseluruhan.

H. KEPALA TU

SASARAN :

1. Tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung proses belajar mengajar yang lancar

2. Terlaksananya prosedur pelaksanaan kegiatan akademik di tingkat fakultas.

3. Terwujudnya tingkat pelayanan yang memuaskan bagi pengguna (mahasiswa, staf edukatif dan non-edukatif, pihak luar).

4. Tersedianya informasi akademik yang cepat dan akurat.

5. Terlaksananya sistem administrasi secara optimal

.


1. Melakukan perencanaan dan pengarahan terhadap pelaksanaan pekerjaan tingkat unit kerja.

2. Menyediakan sarana dan prasarana yang mendorong kelancaran proses belajar mengajar

3. Melakukan pengarahan kepada staf dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan administrasi dan akademik.


21

4. Melakukan pengarahan kepada staf dalam menyediakan informasi akademik.

5. Melakukan pengarahan kepada staf dalam melaksanakan sistem administrasi yang telah ditetapkan.

6. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kerja staf dalam mewujudkan tingkat pelayanan yang berhasil guna dan berdaya guna.


22


LEMBAGA PENGEMBANGAN

ILMU-ILMU DASAR (LPID)

A. DIREKTUR

SASARAN:

1. Terkoordinasinya pelaksanaan program LPID dan unit-unit LPID

2. Terlaksananya kebijakan akademik dan keuangan di masing-masing unit LPID

3. Meningkatnya hubungan kerja sama yang didesentralisasikan kepada LPID

4. Terkoordinirnya staff di bawahnya

DESKRIPSI KERJA:

1. Mengkoordinir pelaksanaan program LPID dan unit-unit LPID

2. Mempertanggungjawabkan kebijakan akademik dan keuangan kepada pimpinan Universitas

3. Meningkatkan hubungan kerja sama dengan pihak luar sesuai dengan kewenangan yang didesentralisasikan kepada LPID

4. Mengkoordinir staff di bawahnya

B. SEKRETARIS

SASARAN:

1. Terlaksananya kelancaran jalannya kegiatan akademik masing-masing program unit

2. Lancarnya administrasi umum dan akademik

DESKRIPSI KERJA:

1. Menfasilitasi kelancaran jalannya kegiatan akademik masing-masing unit program

2. Mengarahkan dan memperlancar administrasi umum dan akademik


23

C. BENDAHARA

SASARAN:

1. Terlaksananya kelancaran administrasi keuangan masing-masing unit LPID.

2. Terkoordinasinya laporan keuangan di masing-masing unit LPID

DESKRIPSI KERJA:

1. Mengarahkan dan memperlancar administrasi keuangan masing-masing unit

2. Mengkoordinir laporan keuangan di masing-masing unit LPID

D. WADIR BIDANG LANGUAGE CENTER

SASARAN:

1. Tersusunnya kebijakan program bahasa Asing dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, serta penerbitan

2. Meningkatnya program pengembangan bahasa Asing


DESKRIPSI KERJA:

1. Bersama dengan direktur menyusun kebijakan program bahasa Asing dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, serta penerbitan

2. Meningkatkan program pengembangan bahasa Asing


E. WADIR BIDANG PONDOK

SASARAN:

1. Tersusunnya kebijakan program pondok dan kaderasisi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat serta penerbitan

2. Terlaksananya program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan



24

DESKRIPSI KERJA:

1. Bersama dengan direktur menyusun kebijakan program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan

2. Melaksanakan program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan


F. WADIR BIDANG STUDI ISLAM-KEMUHAMMADIYAHAN

SASARAN:

1. Tersusunnya kebijakan program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan, serta penerbitan

2. Terlaksananya program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan serta penerbitan

3. Terdistribusinya dosen-dosen Studi Islam/Kemuhammadiyahan di fakultas-fakultas.


DESKRIPSI KERJA:

1. Bersama dengan direktur, menyusun kebijakan program Al-Islam - Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan, serta penerbitan

2. b. Melaksanakan program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan serta penerbitan

3. Mendistribusikan dosen-dosen Studi Islam dan Kemuhammadiyahan di fakultas-fakultas


G. KADIV BAHASA INGGRIS

SASARAN:

1. Tersusunnya kurikulum bahasa Inggris.

2. Terdistribusinya dosen bahasa Inggris ke fakultas-fakultas


25

3. Tersusunnya pengembangan program kursus bahasa Inggris

4. Meningkatnya jumlah peserta kursus (non reguler)

DESKRIPSI KERJA:

1. Menyusun kebijakan kurikulum MK Bhs Inggris yang akan diajukan kepada WADIR Bidang LC

2. Mengusulkan distribusi dosen bahasa Inggris

3. Menyusun pengembangan program kursus bahasa Inggris

4. Mencari peserta kursus (non reguler)

H. KADIV ASRAMA

SASARAN:

1. Tersusunnya kebijakan kurikulum pondok yang akan diajukan kepada WADIR Bidang Pondok dan WADIR Bidang SIK

2. Meningkatnya jumlah peserta program pondok (khusus kader)

3. Memonitoring fasilitas asrama/pondok

DESKRIPSI KERJA:

1. Menyusun kebijakan kurikulum pondok yang akan diajukan kepada WADIR Bidang Pondok dan WADIR Bidang SIK

2. Mencari peserta program pondok (khusus kader)

3. Memonitoring fasilitas asrama/pondok

I. KADIV MENTRORING AL-ISLAM/KEMUHAMMADIYAHAN

SASARAN:

1. Tersusunnya kebijakan kurikulum Mentoring Al-Islam dan Komunitas Non Muslim yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

2. Mengusahakan Mentor Al-Islam dan Komunitas Non Muslim

3. Tersusunnya pengembangan program Mentoring Al-Islam

4. Terlaksananya program Mentoring Al-Islam


26

DESKRIPSI KERJA:

1. Menyusun kebijakan kurikulum Mentoring Al-Islam dan Komunitas Non Muslim yang akan diajukan kepada WADIR Bid. SIK

2. Mengusahakan Mentor Al-Islam dan Komunitas Non Muslim

3. Menyusun pengembangan program Mentoring Al-Islam

4. Memantau pelaksanaan program mentoring Al-Islam

J. KADIV MKU

SASARAN:

1. Menyusun kebijakan kurikulum Mata Kuliah Umum yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

2. Terdistribusinya dosen MKU di fakultas-fakultas

DESKRIPSI KERJA:

1. Menyusun kebijakan kurikulum Mata Kuliah Umum yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

2. Mendistribusikan dosen MKU

K. KEPALA TATA USAHA

SASARAN:

1. Terkoordinasinya semua staff administrasi di bawahnya, antara lain untuk mengatur dan memperlancar jalannya pekerjaan membuat surat dan mengarsip surat

2. Lancarnya semua surat dinas dan menginformasikan dengan segera untuk surat yang mendadak

3. Terlaksananya layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang membutuhkan

4. Tertatanya administrasi nilai dan mengumumkan kepada mahasiswa

5. Lancarnya pembuatan transkip nilai

6. Siapnya berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester

DESKRIPSI KERJA:

1. Memimpin semua staff administrasi yang ada di bawahnya, antara lain untuk mengatur dan memperlancar jalannya pekerjaan membuat surat dan mengarsip surat


27

2. Membuka semua surat dinas dan menginformasikan dengan segera untuk surat yang mendadak

3. Memberikan layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang membutuhkan

4. Mengadministrasi nilai dan mengumumkan kepada mahasiswa

5. Membuat transkip nilai

6. Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester


28


LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

A. KETUA L P P M

SASARAN :

1. Meningkatnya kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan meningkatkan kompetensi dan keterangan dosen.

2. Terpublikasikannya hasil-hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3. Meningkatnya jumlah penelitian yang ditindaklanjuti dalam bentuk pengabdian masyarakat.

4. Meningkatnya teknologi tepat guna, metode baru, teori baru yang dihasilkan melalui penelitian dosen.

5. Meningkatnya jumah paten yang diperoleh oleh dosen.

6. Meningkatnya data base berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

7. Meningkatnya jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain dalam rangka penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

DESKRIPSI KERJA :

1. Mamfasilitasi peningkatan kompetensi dosen melalui berbagai pelatihan, workshop, dan lain-lain yang berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

2. Mengkoordinasi dan memfasilitasi kegiatan penerbitan hasi-hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3. Memfasilitasi dosen untuk melakukan penelitian inovatif dalam rangka meningkatkan teknologi tepat guna, menemukan metode baru, teori baru dan lain-lain.

4. Menambah jumlah koleksi jurnal, buku, dan data base lainnya yang terkait dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5. Menyusun rencana kegiatan dalam rangka peningkatan kompetensi dan kualitas dosen dalam bidang penelitian.

6. Menyusun rencana kegiatan dalam rangka peningkatan kompetensi dan kualitas dosen dalam bidang pengabdian pada masyarakat.


29

7. Mengkoordinasi berbagai kegiatan penelitian, baik yang didanai oleh UMS maupun dari luar UMS.

8. Menjalin kerjasama dengan berbagai instansi/lembaga di UMS dan di luar UMS untuk melaksanakan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

9. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif yang berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

10. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan staf administrasi yang ada di LPPM.

B. WAKIL BIDANG PENELITIAN

SASARAN :

1. Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam bidang penelitian.

2. Terpublikasikannya hasil-hasil penelitian.

3. Meningkatnya jumlah peneiltian yang ditindaklanjuti dalam bentuk pengabdian masyarakat.

4. Meningkatnya data base berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5. Menigkatkan kualitas peneliti dan hasil penelitian.

DESKRIPSI KERJA :

1. Melaksanakan kegiatan workshop, pelatihan, dan lain-lain untuk peningkatan kompetensi dosen.

2. Melaksanakan publikasi hasil-hasil penelitian melalui berbagai penerbitan jurnal.

3. Mengidentifikasi kegiatan penelitian yang bisa ditindaklanjuti dengan kegiatan pada pengabdian pada masyarakat.

4. Membeli jurnal, buku, dan data base lainnya yang berkaitan dengan penelitian.

5. Membantu pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan berbagai lembaga/instansi terkait untuk berbagai kegiatan penelitian.

6. Mengkoordinasi pelaksanaan pekerjaan staf yang berkaitan dengan administrasi penelitian.


30

C. WAKIL BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

SASARAN :

1. Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam bidang pengabdian pada masyarakat.

2. Terpublikasikannya hasil-hasil pengabdian pada masyarakat.

3. Meningkatnya jumlah pengabdian pada masyarakat yang merupakan tindak lanjut dari penelitian.

4. Meningkatnya jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain dalam rangka pengabdian pada masyarakat.

5. Meningkatnya data base berkaitan dengan pengabdian pada masyarakat.

DESKRIPSI KERJA :

1. Melaksanakan bebagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalma bidang pengabdian ada masyarakat

2. Melaksanakan publikasi hasil-hasil pengabdian pada masyarakat.

3. Mengkoordinasi kegiatan pengabdian pada masyarakat yang merupakan tindak lanjut dan hasil penelitian.

4. Memperluas julah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain dalam rangka pengabdian pada masyarakat.

5. Menambah koleksi data base berkaitan dengan pengabdian pada masyarakat.

6. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan staf berkaitan dengan administrasi pengabdian pada masyarakat.

D. KEPALA URUSAN TATA USAHA

SASARAN :

Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi yang ada di Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.

Diskripsi Kerja :

1. Mengkoordinir bidang ketatausahaan

a. Surat-Menyurat :

Memproses surat masuk dan keluar yang ada di LPPM

Memproses proposal penelitian regular dari kajian proposal penelitian, penerbitan SK penelitian, sampai dengan seminar hasil laporan penelitian;


31

Memproses proposal penelitian yang diajukan ke DP2M (DM, SKW, Fundamental Research, Hibdah Bersaing, Hubah Pekerti, Hibah Tim Pasca Sarjana);

Memproses proposal pengabdian pada masyarakat dari kajian proposal, penerbitan SK, sampai dengan seminar hasil laporan pengabdian;

Memproses proposal pengabdian pada masyarakat yang diajukan ke DP2M (Program Vucer, penerapan Ipteks, KKU, MKU, KWU, Sibermas, dll).

b. Bidang Keuangan :

Mengajukan dana penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

Memproses dana penelitian dari Instansi di luar UMS;

Memproses pertanggungjawaban penggunaan keuangan.

c. Personalia

Memproses pengiriman proposal penelitian di lingkungan UMS dan Instansi Negeri maupun swasta di luar UMS.

Memproses pengadaan barang habis pakai.

Pengiriman jurnal penelitian yang diterbitkan oleh LPPM.

2. Mengkoordinir bidang pengelolaan inventaris dalam hal perencanaan pengadaan, pemanfaatan, perawatan, dan pengamanan.

3. Mengkoordinir bidang ketertiban lingkungan kantor dan keindahan kantor.

4. Mengkoordinir kegiatan social-keagamaan Keluarga Besar Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dalam rangka untuk meningkatkan kualitas kerja.


32


BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

Visi Biro Administrasi Akademik Universitas Muhammadiyah Surakarta memberikan pelayanan administrasi terbaik kepada mahasiswa, lembaga, masyarakat, dan pemerintah.

A. KEPALA BIRO

SASARAN

1. Pelayanan administrasi akademik yang kualitas,

2. Mengkoordinasikan dengan komponen universitas yang lain,

3. Perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan administrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.

DESKRIPSI KERJA:

1. Mengkoordinasikan permasalahan substansial yang berkaitan dengan data base institusional, dosen, dan mahasiswa.

2. Mengkoordinasikan permasalahan substansial yang berkaitan dengan data transaksi dosen, dan mahasiswa.

3. Mengkoordinasikan Pelayanan registrasi mahasiswa lama dan baru

4. Mengkoordinasikan pelayanan administrasi pembelajaran, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian

5. Mengkoordinasikan sumber-sumber universitas, BAA, dan sumber lain untuk kelancaran pelayanan administrasi akademik

6. Menyusun rencana kerja, mengorganisasikan seluruh komponen BAA, melaksanakan tugas-tugas pelayanan baik sudah terprogram maupun belum terprograam, melakukan evaluasi kegiatan, dan mengkordinasikan feed back dalam rangka perbaikan

7. Melaksanakan pelayanan mahasiswa mahasiswa transfer ke dalam maupun keluar

8. Melakukan terobosan-terobosan baru untuk kemajuan kelembagaan

9. Untuk atas nama rektor melakukan legalisir ijazah


33

10. Melakukan pembinaan karyawan di unit BAA agar dapat bekerja dengan penuh amanah dan akhlakul karimah

11. Tugas lain yang relevan

B. KEPALA BAGIAN REGISTRASI

SASARAN:

1. Memberikan pelayanan registrasi dan her-registrasi mahasiswa,

2. Melaksanakan koordinasikan dengan komponen BAA yang lain,

3. Menyusunan perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan registrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.

DESKRIPSI KERJA:

1. Melakukan koordinasi dalam ruang lingkung pelayanan registrasi dengan seluruh komponan di biro administrasi akademik

2. Melakukan koordinasi dengan kepala tata usaha dan komponen lain tiap-tiap fakultas di lingkungan universitas muhammadiyah Surakarta

3. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian di lingkungan universitas muhammadiyah Surakarta

4. Melakukan koordinasi khusus dengan BANK yang bekerjasama dengan UMS

5. Melakukan terobosan-terobosan untuk peningkatan kualitas pelayanam registrasi, yang memungkinkan BAA dapat bekerja lebih efsien, efektif, afektif, dan bertanggungjawab.


C. KEPALA BAGIAN PENGAJARAN

SASARAN:

1. Melaksanakan pelayanan administrasi pembelajaran mahasiswa,

2. Mengkoordinasikan dengan komponen BAA yang lain,

3. Mengkoordinasikan dengan fakultas dan program studi

4. Menyusun perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan registrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.


34

DESKRIPSI KERJA:

1. Membantu Kepala Biro Administrasi Akademik dalam seluruh tugas dan lebih khusus lagi pada tugas-tugas yang berkaitan dengan pelayanan pembelajaran

2. Melakukan koordinasi dalam ruang lingkung pelayanan pembelajaran dengan seluruh komponan di biro administrasi akademik

3. Melakukan koordinasi dengan kepala tata usaha dan komponen lain di fakultas di lingkungan universitas

4. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian di lingkungan universitas

5. Melakukan terobosan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan pembelajaran, yang memungkinkan BAA dapat bekerja lebih efsien, efektif, afektif, dan bertanggungjawab, khususnya dalam memberikan pelayanan pembelajaran pada setiap program studi.


D. KEPALA URUSAN DATA

SASARAN:

Mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mengamankan, dan memberikan pelayanan informasi berkaitan dengan pelayanan administrasi akademik

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan pelayanan data base kelembagaan, data base dosen, data base mahasiswa, transaksi dosen, dan transaksi mahasiswa

2. Melaksanakan pelayanan pencetakan kartu ujian tengah semester, kartu ujian akhir semester, kartu mahasiswa lama, transkrip langsung dan tidak langsung, kartu perkembangan studi, mahasiswa transfer, dan trasmkrip akhir

3. Memberikan pelayanan wisuda, meliputi judul skripsi, pembenaran nilai, nilai skripsi, daftar wisuda sementara, kode baris dan tempat duduk, matzhing ijazah SMA dan Sarjana, pencetakan ijazah.

4. Matching data dengan unit terkait, keuangan, fakultas / program studi

5. Melaksanana pelayanan evaluasi program studi, evaluasi tengah semester, akhir semester, dan prerequisite lainnya

6. Melakukan koordinasi dengan sumber internal data registrasi

7. Melakukan koordinasi kerja dengan sumber-sumber BAA yang lain



35

E. KEPALA URUSAN LEGALISASI DAN PELAYANAN MASYARAKAT

SASARAN:

Melaksanakan pelayanan kepada mahasiswa, alumni, dan masyarakat berkaitan dengan mutasi, keluar, cuti / selang, legalisir, dan informasi status kemahasiswaan bagi organg tua dan masyarakat

TUGAS:

1. Melaksanakan pelayanan mutasi keluar dari UMS atau masuk ke UMS, baik yang bersifat melanjutkan studi atau pindah studi

2. Melaksanakan pelayanan mahasiswa yang akan meningglkan kampus dalam waktu panjang atau keluar, dan segala hal ikhwal yang berkaitan mahasiswa yang pernah keluar tetapi membutuhkan sesuatu informasi dari kempus

3. Melaksanakan pelayanan mahasiswa yang mengajukan cuti kuliah dari UMSdan segala hal ikhwal yang berkaitan dengan itu

4. Memberikan pelayanan legalisir copy ijazah, transkrip, dan surat berharga yang dikeluarkan untuk atas nama rector universitas

5. Memberikan pelayanan pengesahan ijazah, transkrip, dan surat berharga lain kepada pimpinan universitas dn fakultas

6. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dan orang tua tentang akses data yang ada di universitas, misalnya status mahasiswa, dokumen, atau surat pengganti

7. Melakukan koordinasi dengan sumber-sumber yang ada di bawah kendalinya

8. Melakukan pencetakan kartu perkembangan studi mahasiswa untuk keperluan khusus, misalnya untuk mahasiswa teladan, beasiswa, olah raga, atau kepentingan khusus lainnya

9. Menyusun rencana kegiatan, melakukan pengorganisasian sumber-sumber, melaksanakan tugas pelayanan, mengevaluasi kegiatan, dan mempertanggung jawabkan kepada kepala biro melalui kabag registrasi

10. Melakkan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain


F. KEPALA URUSAN WISUDA

SASARAN:

Pelayanan wisuda baik yang berkaitan dengan proses pelayanan rutin, pemrosesan informasi, pelayanan kepada unit dan instansi terkait, dan masyarakat


36

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan pelayanan pendaftaran wisuda secara terus menerus dan pelayanan yang berkaitan dengan itu

2. Melaksanakan persiapan berbagai berkas yang berkaitan dengan pendaftaran wisuda

3. Melaksakanan persiapan berbagai informasi yang berkaitan dengan pendaftaran wisuda bagi mahasiswa

4. Melaksanakan pencetakan transkrip studi khusus kepada calon wisudawan dan mengesahkannya

5. Melaksanakan pelayanan pemasukan dana revisi nilai

6. Melaksanakan pelayanan pemasukan judul skripsi, tesis, disertasi, dan segala aspek yang berkaitan dengan baik

7. Melaksanakan pelayanan Penyelenggaraan wisuda, dari rangking, wisudawan terbaik, undangan, penempatan, dan kegiatan lain yang dapat melancarkan kegiatan wisuda

8. Melaksanakan pencetakan ijazah, transkrip, dan surat berharga lain, dan pelayanan kepada wisudawan berkaitan dengan hal itu

9. Melakukan komunikasi kepada lain berkaitan dengan pelayanan dan penyelenggaraan wisuda


11. Melakkan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain


G. KEPALA URUSAN PROSES BELAJAR MENGAJAR

SASARAN:

Memfasilitasi proram-program studi yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam menyelenggarakan proses belajar mengajar kepada mahasiswa

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksakanan pelayanan, penyiapkan, penyelesaian, kartu mahasiswa lama

2. Melaksanakan pelayanan kartu rencana studi secara langsung kepada pembimbing akademik, TU fakultas, dan atau mahasiswa

3. Melaksanakan pelayanan kartu ujian kepada mahasiswa, dan kartu pengganti


37

4. Melaksanakan pelayanan kartu mahasiswa pengganti, atau kartu mahasiswa untuk tujuan khusus atas koordinasi wakil rektor III

5. Melaksakanan penerbitan Surat Tugas Mengajar untuk atas nama Rektor dan atau Wakil Rektor I

6. Melaksanakan pendokumentasian secara fisik

7. Melakukan koordinasi dengan seluruh sumber yang ada di BAA

8. Melakukan koordinasi kepada seluruh kepala TU di fakultas atau bagian lain


10. Memfasilitasi pelaksanaan pembelajaran di masing-masing program studi dengan baik, dari sisi administrasi akademik

11. Melakukan pendataan ruangan kuliah, berikut fasilitasnya sebulan sekali, untuk bahan penyusunan program kerja


H. KEPALA URUSAN EVALUASI STUDI MAHASISWA DAN PROGRAM STUDI

SASARAN:

Mempersiapkan, mengerjakan lembar informasi evaluasi program studi untuk semua program studi yang ada, mengkonfirmasikan hasil evaluasi kepada seluruh program studi, dan memfasilitas pelaksanaan evaluasi tengah semester dan akhir semester

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan persiapan, dan pemfasilitasan evaluasi tengah semester dan evaluasi semester.

2. Melaksanakan penyusunan jadwal evaluasi per program studi di seluruh program studi di UMS

3. Melaksanakan pengalokasikan sumber-sumber evaluasi, seperti ruang, kapasitas, dan sumber lain untuk keperluan evaluasi

4. Melakukan koordinasi dengan pihak lain berkaitan dengan rencana, pengorganisasian, dan kelancaran pelaksanaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester

5. Melaksanakan pembentukan panitia ujian akhir semester

6. Melaksanakan pengarsipan soal dan jadwal ujian tengah semester dan akhir semester untuk berbagai keperluan


38

7. Membantu kelancaran evaluasi program studi baik yang bersifat manual maupun yang bersifat soft data kepada masing-maing program studi


9. Melaporkan data berjalan sebulan sekali kepada pimpinan universitas melalui kepala BAA

10. Melakukan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain


I. KEPALA URUSAN PENGGANDAAN

SASARAN:

Melayani hal-ikhwal yang berkaitan dengan penggandaan naskah untuk keperluan vital dalam rangka proses belajar mengajar, dan keperluan lain yang dipandang penting.

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan perawatan hard ware RisoGraph, Mesin stel, serta lingkungannya sehingga menjadikan budaya bersih dan siap kerja kapanpun.

2. Mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan untuk penggandaan hingga siap saji (tinta, kertas, jeglok, dll) dalam kondisi selalu siap

3. Melakukankoordinasi kegiatannya kepada kepala biro melalui kepala bagian pengajaran

4. Melakukan pemutaran dari dalam UMS pada jam kerja, kecuali ditentukan khusus

5. Melakukan pemutaran dari luar kepentingan UMS harus sesuai dengan instruksi yang diminta (tidak diijinkan menggunakan mesin untuk keperluan di luar instruksi dan di luarkepentingan UMS kecuali mendapatkan persetujuan kepala biro).

6. Melakukan penyetelan dan penjilidan

7. Memberikan penugasan kepada personal yang ditunjuk oleh kepala biro


9. Melaksanakan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain



39


BIRO ADMINISTRASI UMUM

A. KEPALA BIRO

SASARAN:

1. Tercapainya standart pengelolaan system administrasi yang baik dan benar.

2. Terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja yang tertib dan teratur dalam menunjang program belajar mengajar.

3. Terlaksananya dengan baik semua kegiatan bagian dan urusan dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan yang telah ditentukan .

4. Terwujudnya peraturan kepegawaian yang sesuai dengan situasi dan kondisi di Lingkungan UMS.

5. Terwujudnya penataan dan pendataan semua Inventaris barang dengan baik.

6. Terlaksananya semua pelayanan dan pengadaan sarana dan prasarana dalam menunjang kegiatan di tingkat Fakultas maupun Universitas.

DESKRIPSI KERJA:

1. Penanggungjawab seluruh aktivitas Biro Administrasi Umum, baik administrasi umum maupun keuangan;

2. Mengkoordinir seluruh kegiatan baik rutin maupun insidental;

3. Penanggungjawab atas seluruh barang-barang inventaris, baik pembelian, pengadaan, perawatan, maupun pemanfaatannya;

4. Mengkoordinir kerja Kabag Personalia dan Kabag Rumah Tangga;

5. Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada Pimpinan Universitas.

B. KEPALA BAGIAN PERSONALIA.

SASARAN:

1. Terlaksananya System pembuatan daftar gaji yang akurat dan tepat waktu pada setiap akhir bulan.

2. Terwujudnya system kepangkatan dosen dan karyawan yang baik dan benar.


40

3. Terwujudnya kesejahteraan yang memadai bagi dosen dan karyawan.

4. Tersusunnya standart aturan kepegawaian dalam penjaringan penerimaan pegawai.

5. Tercapainya pendistribusian dan pengiriman surat baik masuk maupun keluar.

6. Terlaksananya pembuatan daftar pemotongan dan pembayaran Pajak (PPH 21) bagi dosen dan karyawan.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani pengelolaan dan kelancaran administrasi kantor serta pengawasan kerja karyawan.

2. Menangani administrasi kepegawaian, penggajian serta rekruitmen calon dosen dan karyawan.

3. Mengkoordinir kerja Kaur Tata Usaha, Kaur Kepangkatan dan Kaur Kesejahteraan.

4. Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan atau pimpinan di atasnya.

C. KEPALA BAGIAN RUMAH TANGGA :

SASARAN:

1. Tercapainya penataan dan pendataan atas barang barang inventaris UMS.

2. Terpenuhinya semua akan kebutuhan sarana dan prasarana penunjang aktifitas kerja .

3. Terlaksananya semua pemeliharaan, perawatan , penyimpanan barang inventaris dan sarana prasarana yang dimiliki UMS.

4. Terpenuhinya dalam menjadwal dan mengatur semua peminjam ruang seminar, GOR, Auditorium dan sarana lainya untuk kegiatan baik tingkat Fakultas maupun universitas.

5. Terpenuhinya semua kebutuhan alat tulis kantor (ATK) untuk menunjang operasional kantor.

6. Terciptanya ketertiban dan keamanan dilingkungan UMS.

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan pembelian/pengadaan barang-barang inventaris Universitas Muhammadiyah Surakarta sesuai dengan ketentuan dan mekanisme yang berlaku.


41

2. Melayani penggunaan seluruh barang-barang inverntaris baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, dan melayani kebutuhan akan ruang, peralatan sound system, dan kerumahtanggaan lainnya.

3. Mengkoordinir kelancaran kerja Kaur Transportasi, kaur Perbekalan dan Kaur Keamanan;

4. Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan atau pimpinan di atasnya.

D. KEPALA URUSAN (KAUR) TATA USAHA.

SASARAN:

1. Terlaksananya segala urusan administrasi kantor serta pendistribusian surat masuk maupun surat keluar dengan baik dan cepat.

2. Terwujudnya tertib dan teraturnya administasi kantor.

3. Tercapainya penataan kearsipan kantor yang rapi,teratur dan baik.

4. Terlaksananya menginformasikan program kerja BAU kepada semua karyawan dilingkungan BAU.

5. Terciptanya sistem administrasi kantor yang baik.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani administrasi ke Tata Usahaan Biro Administras Umum Universitas Muhammadiyah Surakarta.

2. Menangani surat-surat dan pengadministrasiannya, baik surat keluar maupun surat masuk;

3. Menangani sirkulasi surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar;

4. Menangani Pengarsipan surat-surat dan dokumen penting lainnya;

5. Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

E. KEPALA URUSAN (KAUR) KEPANGKATAN :

SASARAN:

1. Tercapainya target dalam pengurusan kenaikan pangkat, golongan dosen dan Karyawan.

2. Terpenuhinya semua data untuk proses pengusulan kenaikan golongan/pangkat dosen Kopertis

3. Tercapainya pendataan/penyimpanan semua Curiculum Vitae dosen dan karyawan dengan baik .


42

4. Terpenuhinya semua syarat/ketentuan/kelengkapan dalam proses pengusulan Guru Besar.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani seluruh administrasi dan proses Kepangkatan dosen dan karyawan UMS.

2. Menerima dan menghitung berkas dosen dan karyawan yang masuk sesuai dengan kepentingannya;

3. Mengolah dan meneliti kelengkapan administrasi kepangkatan dosen dan karyawan sampai dengan penyelesaiannya;

4. Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

F. KEPALA URUSAN (KAUR) KESEJAHTERAAN.

SASARAN:

1. Terlaksananya administrasi pengelolaan dana pinjaman untuk studi S3 dengan tertib.

2. Tercapainya penyaluran dana santunan sesuai dengan ketentuan.

3. Terlaksananya pelaporan pertanggungjawaban keuangan tepat waktu.

4. Terpenuhinya standart kesejahteraan dosen dan karyawan yang memadai.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani pengelolaan dan pengadministrasian seluruh dana dan./atau santunan Karyawan Universitas Muhammadiyah Surakarta (Pensiunan, Jiwasraya, Jamsostek, Utang-piutang dan lain-lain);

2. Menangani pengelolaan dana pinjaman untuk studi lanjut S2 dan S3 (pascasarjana), dan dana sosial intern BAU serta kesejahteraan lainnya.

3. Menangani pertanggungjawaban lalu lintas keuangan BAU dan pelaporannya atau SPJ keuangan.



43

G. KEPALA URUSAN (KAUR) PERBEKALAN

SASARAN:

1. Terpenuhinya semua kebutuhan alat tulis kantor dan keperluan kantor dalam menunjang aktifitas semua unit dilingkungan UMS.

2. Terlaksananya pengelolaan administrasi pendistribusian kebutuhan alat tulis dan keperluan kantor dengan baik.

3. Terpenuhinya permintaan serta penyediaan kebutuhan keperluan kantor dan alat tulis sesuai dengan yang diinginkan.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani pengadaan atau pembelian barang-barang habis pakai dan atau alat tulis kantor untuk kepentingan Universitas Muhammadiyah Surakarta;

2. Menangani pengeluaran/sirkulasi barang-barang habis pakai dan alat tulis kantor;

3. Mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran barang-barang habis pakai dan/atau alat tulis kantor


H. KEPALA URUSAN (KAUR) TRANSPORTASI.

SASARAN:

1. Terlaksananya memenuhi kebutuhan akan sarana kendaraan pada setiap kegiatan Fakultas maupun Universitas.

2. Terciptanya rasa memiliki kendaraan pada pengguna/pemakai kendaraan UMS,sehingga kendaraan dapat terjaga dan terawat dengan baik.

3. Terwujudnya efisiensi biaya operasional dan biaya perawatan terhadap semua kendaraan UMS.

4. Terlaksananya penerapan aturan dalam penggunaan Mobil dinas bagi dosen dan keryawan.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani perawatan dan penggunaan seluruh kendaraan inventaris Universitas Muhammadiyah Surakarta baik roda dua maupun roda empat;

2. Menangani pelayanan transportasi beserta rangkaiannya terhadap seluruh kegiatan UMS sesuai dengan mekanisme yang berlaku.;

3. Mengkoordinir para driver dalam melaksanakan tugas-tugas kampus dan tugas-tugas lain yang relevan;


44

4. Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

I. KEPALA URUSAN (KAUR) KEAMANAN

SASARAN:

1. Terciptanya suasana tertib dan aman di lingkungan dalam dan sekitar UMS.

2. Terlaksananya semua peraturan yang telah ditetapkan dalam melakukan kegiatan dalam lingkungan UMS

3. Terwujud keamanan dan ketertiban atas semua barang dan aset UMS.

4. Terlaksananya pengaturan dan penataan parkir kendaraan warga UMS.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani keamanan dan ketertiban kampus sekaligus sebagai Komandan Satpam Universitas Muhammadiyah Surakarta;

2. Menjaga ketertiban dan keamanan terhadap penyelenggaraan kegiatan di lingkungan kampus;

3. Berhubungan dengan pihak-pihak terkait dalam rangka menjaga ketertiban dan keamanan kampus;

4. Mengkoordinasikan Komandan Regu dan mengatur seluruh anggota satpam dan penjaga sepeda;

5. Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya


45


BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN

A. KEPALA BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN

SASARAN:

1. Terwujudnya system akuntansi keuangan yang komprehensip

2. Terwujudnya system administrasi keuangan yang baik dan tertib di Fakultas, Lembaga atau unit di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta

3. Terwujudnya pelaporan keuangan dari masing-masing Fakultas, Lembaga dan Unit secara cepat, benar dan lancar tidak terlalu lama menumpuk di Fakultas, Lembaga atau Unit.

4. Tersedianya dana yang dibutuhkan oleh Fakultas, Lembaga atau Unit sehingga membantu kelancaran kegiatan di masing-masing Fakultas, Lembaga atau unit yang bersangkutan.

5. Menjamin kelancaran proses pencairan dana yang dibutuhkan oleh Fakultas, Lembaga atau Unit kegiatan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta baik yang melalui Bank (Cast Management) maupun melalui SPM ( Melalui kasir/juru bayar Biro Keuangan)

6. Membantu secara teknis penyusunan laporan keuangan Fakultas, Lembaga atau Unit yang merasa kesulitan dalam pembuatan laporan ke Universitas ( Biro Keuangan)

7. Pelayanan yang baik dari semua petugas keuangan baik kepada mahasiswa maupun karyawan / dosen ( sivitas akademika UMS )

8. Pelayanan yang baik dan cepat dari petugas loket pelayanan kwitansi kepada mahasiswa atau masyarakat ( mahasiswa dan calon mahasiswa / orang tua calon mahasiswa )

9. tersedianya data keuangan yang dibutuhkan oleh pimpinan Universitas

10. Terjalinnya kerjasama antara Universitas dengan Bank-Bank rujukan UMS dengan baik sehingga ada kenyamanan dan kemudahan bagi sivitas akademika bila berhubungan dengan Bank yang bersangkutan


46

DISKRIPSI KERJA:

Secara umum Biro Administrasi Keuangan adalah merupakan unsur pelaksana administrasi pembantu pimpinan Universitas Muhammadiyah Surakarta di bidang teknis dan administrasi keuangan, serta mempunyai tugas dan fungsi sebagai pelayanan teknis administrasi dan keuangan di semua unsur yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ( Fakultas, Lembaga dan Unit )

1. Bertanggung jawab atas semua kigiatan yang ada di Biro Administrasi Keuangan kepada Pimpinan ( REKTOR / Wakil Rektor II )

2. Sebagai koordinator pelayanan teknis administrasi keuangan yang dibantu oleh Kabag. Keuangan dan akuntansi, dan Kabag. Pelayanan dan Profit.

3. Mempersiapkan bahan dan menyusun Rencana Anggaran Pendapatan Belanja ( RAPB ) UMS

4. Mengatur pengurusan dan pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan UMS

5. Mengatur dan menyelenggarakan pembukuan keuangan UMS

6. Menyusun perhitungan anggaran UMS

7. Menyelenggarakan pengelolaan perbendaharaan di lingkungan UMS

8. Membuat laporan keuangan setiap bulan kepada Pimpinan UMS

B. KABAG. KEUANGAN DAN AKUNTANSI

SASARAN:

1. Terwujudnya Perencanaan Anggaran yang baik

2. Tersedianya laporan buku jurnal dan neraca yang baik

3. Tersedianya laporan buku Kas dan Bank yang baik

4. Adanya pelaporan pertnggungjawaban yang bisa dipertanggungjawabkan

5. Terkoordinirnya kegiatan-kegiatan di Biro Keuangan

DISKRIPSI KERJA

Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Admistrasi Keuangan dan membantu dalam bidang:

1. Membantu membuat perencanaan Anggaran Universitas

2. Membidangi bagian pencatatan Buku Jurnal dan Neraca

3. Membidangi bagian pencatatan Buku Kas dan Bank

4. Membidangi bagian Pelayanan Mahasiswa

5. Membantu pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan


47

6. Membantu pengawasan kegiatan admistrasi dan keuangan di tubuh kantor Biro Keuangan

7. Mengkoordinasikan kegiatan karyawan Biro Keuangan

8. Semua pengeluaran keuangan di Biro Keuangan di ketahui oleh Kabag. Keuangan

C. KABAG. PELAYANAN DAN PROFIT

SASARAN:

1. Lancarnya pelayanan pembayaran baik di loket maupun di kantor Biro Keuangan

2. Tersedianya catatan atau laporan pencatatan Kas dan Bank dengan baik

3. Terkumpulnya dana dari non mahasiswa yang lebih besar denga memanfaatkan asset UMS

DISKRIPSI KERJA:

Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Keuangan dan membantu dalam bidang:

1. Pelayanan pembayaran keuangan dari mahasiswa dan kepada relasi lain.

2. Pencatatan Buku Kas dan Bank

3. Penggalian dana non mahasiswa dengan pemanfaatan asset UMS

4. Pencatatan pendapatan UMS di luar pendapatan dari Mahasiswa

D. KAUR. PERENCANAAN DAN PELAPORAN

SASARAN:

1. Tersedianya bahan-bahan untuk penyususnan RAPB

2. Lancarnya verifikasi ajuan anggaran dari unit dan pencairan dana yang sudah mendapatkan persetujuan dari WR.II

3. Tertipnya laporan pencairan dana yang digunakan dan yang sudah di SPJ kan. Apabila terjadi sesuatu yang menyimpang maka dilaporkan dan diserahkan kepada WR.II


48

DISKRISI KERJA:

1. Menyiapkan bahan untuk peenyususnan RAPB

2. Verifikasi anggaran dari Unit kerja

3. Menyerahkan hasil verifikasi ajuan anggaran ke Wakil Rektor II ( WR.II )untuk dimintakan persetujuan guna pencairan dana baik lewat cash management maupun pembayaran secara tunia ( lewat juru bayar / kasir Biro Keuangan )

4. Membuat pencatatan dan pengarsipan untuk pembuatan laporan keuangan dan Neraca

5. Menerima laporan dari Kaur perencanaan tentang catatan dana – dana yang sudah dicairkan

6. Menerima dan verifikasi laporanpertenggungjawaban penggunaan dana dari unit pengguna dan

7. Bila terjadi ketidak sesuaian dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan maka harus di konfirmasikan atau dikembalikan kepada unit pemakai dana untuk di perbaiki. Apabila diduga kuat terjadi penyimpangan diserahkan kepada WR.II untuk di tindak lanjuti.

8. Meminta / menagih kepada unit pemakai dana untuk melaporkan penggunaan dana yang sudah dicairkan apabila pada batas waktu yang sudah ditentukan belum menyampaikan laporan

9. Mengarsip / menyimpan hasil pelaporan pertenggungjawaban keuangan sampai batas waktu tertentu boleh untuk dimusnahkan.

E. KAUR. JURNAL DAN NERACA

SASARAN:

1. Tertipnya Laporan / catatn jurnal penerimaan dari Bank sesuai Mata Anggaran dan Mata Rekening

2. Adanya rekapitulasi harian penerimaan dari Bank

DISKRIPSI KERJA:

1. Membuat Jurnal penerimaan Bank untuk Rekening UMS sesuai dengan kode Mata Anggaran dan Mata Rekening

2. Menerima laporan Harian Bank

3. Melakukan Cross cek laporan dengan bukti pendukung

4. Membuat Rekapitulasi harian penerimaan Bank

5. Menyimpan / mengarsip laporan


49

F. KAUR. KAS DAN BANK

SASARAN:

1. Tertipnya laporan / catatan keluar masuknya uang baik dari Kas maupun dari Bank

2. Tersedianya laporan Kas dan Bank

DISKRIPSI KERJA

1. Mencatat setiap pengeluaran cek Bank untuk kebutuhan operasiona UMS

2. Mencatat setiap penerimaan uang dari pencairan cek Bank

3. Mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan uang dari kasir / juru bayar Biro Keuangan

4. Mencatat dan menyelenggarakan transaksi keuangan kepada unit pemakai dana baik cash management Bukopin maupun pembayaran tunia ( Melalui juru bayar / kasir biro keuangan )

5. Membuat laporan Kas Harian

6. Menyampaikan bukti penerimaan dan pengeluaran Kas kepada Kaur Jurnal dan Neraca untuk dibuat jurnal harian.

7. Memberikan laporan pencatatan keuangan kepada Kabag. Keuangan dan Akuntansi

G. KAUR. PELAYANAN MAHASISWA

SASARAN:

1. Tertip dan lancarnya petugas loket untuk melayani pengambilan slip pembayaran, pengarsipan dan perekapan penerimaan mahasiswa

2. Lancarnya pelayanan kebutuhan administrasi kepada mahasiswa berkaitan dengan pembayaran keuangan

DISKRIPSI KERJA:

1. Melayani mahasiswa dalam pengambilan slip pembayaran

2. Mengarsip bukti pembayaran pada file/buku arsip pembayaran mahasiswa

3. Membuat rekap penerimaan mahasiswa

4. Membuat catatan keuangan mahasiswa

5. Membuat tagihan kekurangan pembayaran pada mahasiswa


50

6. Menerbitkan Surat Keterangan Bebas / Lunas pembayaran kepada mahasiswa untuk urusan:

a. Cuti Kuliah

b. Pindah Kuliah

c. Pengambilan Ijazah

7. Melayani kebutuhan administrasi kepada mahasiswa yang berkaitan dengan pembayaran keuangan


51


PERPUSTAKAAN

A. KEPALA PERPUSTAKAAN

SASARAN:

Terselenggaranya pelaksanaan kegiatan operasional dan pengembangan serta pembinaan perpustakaan secara keseluruhan.

DESKRIPSI KERJA:

1. Membuat perencanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan.

2. Mengembangkan e-library

3. Mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada baik sumber daya manusia maupun sumber daya material untuk mencapai tujuan perpustakaan.

4. Mengadakan koordinasi terhadap seluruh kegiatan perpustakaan sehingga kegiatan tersebut mengarah kepada tujuan perpustakaan.

5. Membuat kebijakan-kebijakan tertentu sehubungan dengan pembinaan dan pengembangan perpustakaan.

6. Mengadakan hubungan kerja sama dengan civitas akademika UMS dan pihak luar terutama dengan institusi perpustakaan.

7. Melakukan pengawasan terhadap tugas-tugas operasional perpustakaan.

8. Menindaklanjuti gagasan yang bersifat peningkatan maupun penyempurnaan tugas-tugas operasional/ pengembangan.

9. Melakukan pembinaan atas seluruh staf/karyawan Perpustakaan UMS.

10. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban operasional perpustakaan kepada Pembantu Rektor I / Rektor.

B. BAGIAN PENGEMBANGAN

SASARAN:

1. Mengembangkan perpustakaan secara menyeluruh yang berorientasi pada peningkatan kualitas layanan terutama dalam memenuhi kebutuhan dan kepuasan pengguna.

2. Mengembangkan potensi dan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki perpustakaan melalui pembinaan wawasan kepustakawanan.


52

DESKRIPSI KERJA:

1. Mengembangkan visi, misi, tujuan, dan sasaran layanan perpustakaan.

2. Melakukan koordinasi dengan civitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta.

3. Merekomendasikan rencana-rencana strategis untuk pengembangan perpustakaan berdasarkan kebutuhan pengguna, sumber daya material, dan sumber daya manusia yang dimiliki serta informasi yang berkembang di luar perpustakaan.

4. Melakukan survei kebutuhan dan kepuasan pengguna, evaluasi keberadaan perpustakaan, dll.

5. Untuk terlaksananya kegiatan survey dan evaluasi tersebut, maka bagian ini perlu:

a. Mengumpulkan data yang diperlukan (yang sudah ada/ dimiliki) untuk evaluasi.

b. Merekomendasikan disusunnya data tertentu yang diperlukan tetapi belum ada/dimiliki pada bagian terkait.

c. Melakukan eksplorasi bahan/rujukan yang dibutuhkan.

d. Pendalaman materi melalui aktivitas membaca dan analisa.

e. Menyusun perangkat-perangkat survei/ evaluasi (kuesioner, proposal, tabel-tabel, dsb.).

f. Pelaksanaan survei.

6. Merekomendasikan perlunya pelatihan karyawan perpustakaan serta pengiriman staf untuk mengikuti seminar maupun pendidikan yang berkaitan dengan tugas keperpustakaan dan perkembangannya.

7. Merekomendasikan perubahan kebijakan yang akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

8. Melakukan koordinasi dengan Kepala Perpustakaan dalam mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan perpustakaan kepada publik (misalnya: Press Release)

9. Melatih dan mengajar karyawan baru.

10. Membimbing peserta magang

11. Melatih karyawan untuk meningkatkan kinerja

12. Melatih karyawan untuk meningkatkan pengetahuan

13. Merencanakan dan meninjau kembali penempatan karyawan

14. Menyelenggarakan kursus di perpustakaan

15. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.


53

C. KAUR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

SASARAN:

Terlaksananya layanan administrasi dan lalu lintas keuangan dengan sebaik-baiknya dan tepat waktu guna mendukung kelancaran kegiatan operasional perpustakaan.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menangani urusan rumah tangga perpustakaan yang berkaitan dengan pelayanan permintaan atau penyediaan barang-barang habis pakai, barang-barang tidak habis pakai, dan perabotan perpustakaan serta permintaan perbaikan peralatan yang rusak untuk keperluan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara keseluruhan.

2. Menangani urusan kesejahteraan karyawan Perpustakaan UMS baik dalam kedudukannya sebagai karyawan perpustakaan maupun sebagai karyawan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

3. Menangani urusan surat menyurat yaitu surat masuk dan surat keluar, mulai dari pembuatan, pengiriman, dan pengadministrasiannya.

4. Menangani kearsipan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan.

5. Menyusun laporan keberadaan staf setiap hari.

6. Dengan berkoordinasi dengan kepala perpustakaan, bagian ini memberi atau menolak ijin bagi orang/organisasi yang ingin melakukan promosi produknya di perpustakaan.

7. Menyediakan dan memberikan buku tamu kepada semua tamu perpustakaan/ staf perpustakaan.

8. Menangani urusan keuangan yang berkaitan dengan pencatatan, pemasukan, pengeluaran, dan pertanggungjawabannya.

9. Menyusun laporan secara tertulis mengenai kegiatan bagian administrasi dan keuangan serta statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

10. Memeriksa kebersihan ruang, kebersihan lain dan/atau kesesuaian pengumuman pada papan pengumuman perpustakaan.

11. Mengatur penempatan karyawan

12. Merencanakan anggaran

13. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

14. Menyusun tata buku

15. Menyusun statistic

16. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan


54

D. BAGIAN PENGADAAN

SASARAN:

Mengembangkan koleksi perpustakaan yang seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna melalui pemanfaatan koleksi secara optimal.

DESKRIPSI KERJA:

1. Bersama bagian Pengembangan, bagian ini menyusun Kebijakan Pengembangan Koleksi Tertulis sebagai pedoman/ arahan dalam pelaksanaan pengadaan.

2. Mengalokasikan dana koleksi sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Mempersiapkan alat-alat yg berkaitan dengan kegiatan pengadaan, seperti stempel perpustakaan dan akuisisi, serta alat bantu informasi dalam pemilihan bahan pustaka yang berupa katalog penerbit, brosur-brosur, resensi buku, book inprint, dsb.

4. Menjalin hubungan aktif dengan sivitas akademika UMS berkaitan dengan informasi / koleksi yang dibutuhkan.

5. Mengeksplorasi berbagai bahan pustaka yang ada di pasaran dan disesuaikan / dikelompokkan dengan kebutuhan pengguna.

6. Menyampaikan informasi bahan pustaka terbaru kepada berbagai kelompok pengguna.

7. Mengumpulkan usulan-usulan pengadaan koleksi yang diajukan oleh pengguna.

8. Menindaklanjuti usulan dengan :

a. Mencocokkan setiap usulan yang masuk dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan.

b. Memutuskan untuk membeli atau tidak, atau menunda usulan tersebut.

c. Mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada pengusul.

9. Melaksanakan pemesanan/pembelian koleksi.

10. Mengadministrasikan tugas-tugas pengadaan: usulan, pemesanan/ pembelian, keuangan, dls.

11. Menerima dan meneliti setiap pesanan yang datang sesuai dengan faktur pembelian serta memeriksa kelengkapan halaman/kondisi buku.

12. Menginventarisasikan koleksi (entri data koleksi)→ ke depan

13. Mengirimkan buku yang telah di cek/diperiksa ke bagian pengolahan.

14. Melakukan evaluasi koleksi secara insidental.


55

15. Melakukan koordinasi dengan bagian pelayanan (sirkulasi, referensi, cadangan dan periodikal) mengenai keterpakaian dan ketersediaan koleksi – selama tugas evaluasi koleksi belum dapat dijalankan.

16. Menginformasikan buku-buku terbaru dalam display buku.

17. Membuat laporan secara tertulis mengenai kegiatan bagian pengadaan serta statistik pengadaan koleksi secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

18. Mempelajari kurikulum lembaga induk

19. Mempelajari kebutuhan user

20. Menyiapkan daftar bahan perpustakaan yang diperlukan dalam bidang tertentu

21. Mempertimbangkan kebutuhan eksemplar

22. Berkomunikasi dengan penyalur

23. Memeriksa toko buku dan pameran

24. Menyiapkan daftar koleksi dasar

25. Memeriksa bahan perpustakaan untuk disiangi atau diganti.

26. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan

E. KAUR PENGOLAHAN

SASARAN:

Mengolah dan mengelompokkan koleksi perpustakaan berdasarkan kriteria tertentu sehingga koleksi tersebut mudah untuk diakses secara cepat dan tepat.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian

2. Menerima bahan koleksi untuk diolah dari bagian pengadaan.

3. Melaksanakan inventarisasi koleksi yang meliputi : pencatatan koleksi dalam buku induk, pemberian nomor induk/invent dan membubuhkan stempel kepemilikan.

4. Mengklasifikasi koleksi dengan menentukan golongan /kelas berdasarkan subyek tertentu.

5. Memberikan tajuk subyek

6. Membuat catalog utama (entri utama)

7. Menentukan entri tambahan

8. Membuat katalogisasi koleksi, baik secara manual maupun elektronik.


56

9. Finishing, yang meliputi : pelabelan, penyampulan, dan penjilidan koleksi

10. Melakukan perbaikan terhadap koleksi yang rusak.

11. Mengirimkan koleksi yang telah selesai diolah atau diperbaiki ke Bagian Sirkulasi , Referensi,. dan cadangan.

12. Mencetak informasi koleksi baru (Accession List) secara periodic.

13. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan Bagian Pengolahan secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.


F. KAUR SIRKULASI

SASARAN:

Terlaksananya kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan agar lalu lintas koleksi dapat dideteksi dengan cepat, tepat waktu, dan teratur.

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan tugas-tugas administrasi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penarikan denda, dan keterangan bebas pinjam serta memberikan peringatan terhadap pengguna (anggota pepustakaan) yang terlambat mengembalikan koleksi.

2. Pengawasan keamanan koleksi baik dalam ruang koleksi maupun dalam proses buku ke luar.

3. Pemilihan, pengambilan, dan pengiriman koleksi untuk buku-buku yang perlu diperbaiki.

4. Selving koleksi/penempatan koleksi di rak yang telah ditentukan.

5. Membantu pengguna dalam penelusuran informasi baik melalui katalog manual maupun elektronik.

6. Menginformasikan kepada pengguna mengenai waktu kunjung dan waktu peminjaman koleksi yang hampir habis.

7. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan Bagian Sirkulasi serta laporan statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.



57

G. KAUR REFERENSI

SASARAN:

1. Mengarahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.

2. Memberdayakan pengguna untuk dapat menelusur informasi melalui berbagai sumber informasi yang lebih luas, seperti ensiklopedi, handbook, annual, periodikal (majalah, surat kabar, jurnal penelitian), karya ilmiah (skripsi, thesis, disertasi, laporan penelitian), dan sebagainya.

G.1 Layanan Referensi

DESKRIPSI KERJA:

1. Menerima koleksi yang telah diolah dari Bagian Pengolahan dan menempatkannya di rak yang telah tersedia.

2. Melaksanakan berbagai layanan rujukan/ informasi.

3. Memberikan layanan fotokopi.

4. Menyediakan data keterpakaian koleksi / data layanan rujukan.

5. Menyusun kliping berdasarkan subjek tertentu.

6. Membuat abstrak dan indeks.

7. Melaksanakan shelving koleksi.

9. Pemilihan, pengambilan, dan pengiriman koleksi untuk buku-buku yang perlu diperbaiki.

10. Melakukan pengawasan keamanan koleksi.

11. Mengkoordinir promosi dan publikasi koleksi tertentu terutama koleksi referensi tertentu serta fasilitas/ layanan yang dimiliki perpustakaan.

12. Mengecek poster, display, promosi, spanduk, atau pengumuman yang dipasang oleh bagian ini pada papan pengumuman atau lainnya secara periodic.

13. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan referensi dan laporan statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

14. Menghimpun bibliografi



58

G.2 Layanan Periodikal

DESKRIPSI KERJA:

1. Pemasukan data

a. Komputer (jurnal dan majalah) termasuk didalamnya pemberian nomor ID (untuk judul baru) dan nomor inventaris untuk setiap edisi.

b. Manual (kliping dan majalah bendel).

c. Pemasukan data indeks dan abstrak.

2. Penyelesaian/Finishing, yang meliputi:

a. Pemberian stempel.

b. Pemberian label (termasuk didalamnya pembuatan label punggung jurnal, label bendel majalah, dan lain-lain).

3. Pembendelan majalah dan koran (republika).

4. Mengelompokkan koran berdasarkan judul, bulan, dan tahun.

5. Mencetak daftar nomor inventaris.

6. Membuat daftar tambahan judul dan edisi baru.

7. Menyajikan data keterpakaian koleksi.

8. Memberikan layanan fotocopy.

9. Membuat dan menyusun abstrak jurnal.

10. Membuat laporan tertulis mengenai kegiatan layanan periodikal dan statistik bulanan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.


G.3 Layanan Cadangan

SASARAN:

Memberikan fasilitas kepada pengguna untuk mengakses seluruh koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

DESKRIPSI KERJA:

1. Membantu pengguna dalam penelusuran informasi melalui katalog baik secara manual maupun elektronik.

2. Melakukan penelusuran keberadaan koleksi.

3. Membuat dan menyusun abstrak.


59

4. Memberikan layanan fotocopy.

5. Menyajikan data keterpakaian koleksi.

6. Melakukan shelving koleksi.

7. Melakukan pengawasan terhadap keamanan koleksi.

8. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan cadangan dan statistik harian sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.


G.4 Layanan Skripsi dan Karya Ilmiah

SASARAN:

Memberikan layanan informasi berupa karya ilmiah kepada pengguna.

DESKRIPSI KERJA:

1. Menginventaris karya ilmiah yang diterima dari mahasiswa dan dosen.

2. Mengelompokkan koleksi karya ilmiah berdasarkan fakultas dan jenis penelitian (skripsi, tesis, disertasi, atau laporan penelitian).

3. Membuat dan menyusun abstrak koleksi karya ilmiah.

4. Menyediakan data keterpakaian koleksi.

5. Mencetak daftar katalog judul dan subyek koleksi karya ilmiah yang masuk.

6. Melakukan pengawasan terhadap keamanan koleksi.

7. Melakukan shelving koleksi karya ilmiah.

8. Menyusun laporan tertulis kegiatan bagian layanan skripsi/karya ilmiah dan statistik sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.


H. BAGIAN AUDIO VISUAL

SASARAN:

1. Melaksanakan layanan informasi yang menggunakan media audio visual.

2. Menjamin kelancaran layanan yang memanfaatkan perangkat lunak dan perangkat keras pada setiap bagian/unit di Perpustakaan UMS.

3. Menjamin kesiapan dan kelancaran pemanfaatan perangkat lunak dan perangkat keras dalam kegiatan perpustakaan secara keseluruhan.


60

H.1 Bagian Layanan Audio Visual

DESKRIPSI KERJA:

1. Pengawasan:

a. Pengguna. Pengguna yang masuk harus:

Meninggalkan Kartu Anggota Perpustakaan maupun Kartu Mahasiswa yang masih berlaku. Kunci Locker dapat dipakai sebagai pengganti kartu-kartu tersebut.

Mengisi Buku Kunjungan yang telah disediakan.

b. Billing.

Billing perlu diawasi, apakah nomor komputer tertentu sudah masuk pada billing. Bila belum, perlu segera diupayakan agar komputer tersebut terhubung ke Billing.

2. Menerima pembayaran internet, CD-ROM, dls.

3. Melayani download, print-out, dsb.

4. Pencatatan bagian-bagian komputer yang rusak, macet, dsb sesuai jam buka perpustakaan.

5. Meminta inventaris (barang, terutama barang habis pakai) dan pencatatan penggunaan inventaris tersebut.

6. Mengamati dan mengupayakan kelengkapan PC, terutama hardware.

7. Menyelenggarakan pelatihan internet.

8. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan audio visual dan statistik bulanan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Audio Visual.


H.2 Bagian Komputer

DESKRIPSI KERJA:

1. Perawatan perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang meliputi:

Penjadwalan pengecekan dan perawatan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan pada masing-masing bagian.

Melaksanakan pengecekan dan perawatan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan pada masing-masing bagian.

2. Mengatasi gangguan kerusakan baik perangkat lunak maupun perangkat keras pada setiap bagian dengan mengutamakan bagian yang sangat mendesak.


61

3. Melakukan peninjauan terhadap perangkat lunak dan perangkat keras yang sudah terpasang agar pemasangan perangkat-perangkat tersebut memenuhi ketentuan keamanan, kenyamanan, kerapihan, dan keindahan perpustakaan.

4. Melakukan pemasangan perangkat lunak dan perangkat keras (yang dimungkinkan dapat ditangani tanpa melibatkan pihak luar) yang diperlukan oleh perpustakaan dengan memperhatikan keamanan, kenyamanan, kerapihan, dan keindahan perpustakaan.

5. Menerima usulan perangkat lunak dan perangkat keras.

6. Mengidentifikasi usulan tersebut (no. 5) dengan membuat prioritas atas usulan-usulan tersebut melalui koordinasi dengan bagian yang mengusulkan, kepala perpustakaan, dan bagian pengembangan.

7. Mengkomunikasikan mengenai rencana perbaikan perangkat lunak dan perangkat keras kepada koordinator dan/atau staf bagian yang terkait.

8. Membuat laporan tertulis mengenai kegiatan bagian komputer setiap bulan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Audio Visual.


62


HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

SASARAN:

1. Meningkatkan kinerja karyawan (edukatif dan administratif).

2. Terbentuknya data-base karyawan.

3. Setiap karyawan mengikuti pelatihan skill dan spiritual minimal masing-masing satu kali dalam satu tahun.

4. Terselenggaranya evaluasi kinerja.

5. Tersusun dan terlaksananya peraturan kepegawaian yang konstruktif

6. Tersusun dan terlaksananya sistem pelatihan secara terencana dan periodik

DESKRIPSI KERJA

1. Merumuskan standar kualifikasi rekruitmen

2. Membangun Sistem Informasi SDM (HRIS)

3. Merancang mekanisme pengembangan SDM

4. Melakukan analisis jabatan/pekerjaan untuk menyusun formasi kebutuhan SDM

5. Mengkordinir pelatihan tingkat universitas yang terkait dengan bidang pengembangan SDM

6. Mengusulkan insentif untuk memotivasi kinerja karyawan

7. Melakukan evaluasi kinerja SDM

8. Melakukan sosialisasi budaya dan nilai organisasi

9. Menyelenggarakan dan mengkoordinasi forum silaturahmi antar sumberdaya manusia.

10. Merumuskan dan melaksanakan inisiatif-inisiatif baru program pengembangan SDM yang inovatif


63


MAINTENANCE

A. MANAGER MAINTENANCE

SASARAN:

1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas kenyamanan (confortable) baik didalam gedung maupun diluar (taman dan lingkungan), sebagai sarana untuk menunjang dan meningkatkan proses belajar mengajar di lingkungan Kampus Universitas Muhammadiyah surakarta..

2. Menciptakan standart kebersihan yang bagus, didalam maupun di luar gedung dalam rangka menciptakan kondisi gedung dan lingkungan yang nyaman.

3. Terlaksananya kesadaran menciptakan suasana bersih dan nyaman bagi semua kalangan sifitas akademika di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

4. Meningkatkan rasa kepedulian terhadap kebersihan dan kelestarian lingkungan kampus yang Islami.

DESKRIPSI KERJA :

1. Penanggung jawab seluruh aktifitas kegiatan Unit Maintenance, baik aktifitas administrasi.umum maupun keuangan.

2. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Unit Maintenance, baik kegiatan rutine maupun kegiatan yang bersifat crash program.

3. Mengkoordinir kerja Asisten2 Manager dan Kaur Administrasi Keuangan.

4. Meninjau dan meng evaluasi perencanaan kerja, baik dari sisi dana maupun program kerja.

5. Mempertangggung jawabkan seluruh kerja dan aktifitasnya kepada Pimpinan Universitas, dalam hal ini langsung kepada WR II.

B. ASISTEN MANAGER BUILDING

DESKRIPSI KERJA:

1. Melakukan inventarisasi kerusakan yang terjadi pada seluruh bangungan yang menjadi aset UMS.

2. Melakukan perhitungan Rencana Anggaran Perbaikan (RAP) atas kerusakan2 yang terjadi bangunan tersebut.


64

3. Melaksanakan perbaikan2 atas kerusakan yang ada, sesuai mekanisme.

4. Mempertanggung jawabkan tugas dan kerjanya, kepada Manager Maintenance.

C. ASISTEN MANAGER TAMAN & LINGKUNGAN.

DESKRIPSI KERJA:

1. Melakukan inventarisasi kerusakan yang terjadi pada seluruh taman dan lingkungan yang menjadi aset UMS.

2. Melakukan perhitungan Rencana Anggaran Perbaikan (RAP) atas kerusakan2 taman dan lingkungan tersebut.

3. Melaksanakan perbaikan2 atas kerusakan taman dan lingkungan, sesuai mekanisme yang ada.

4. Mengontrol serta selalu mengevaluasi hasil kerja rekanan yang terkait dengan kebersihan (Cleaning service) dan pemeliharaan taman UMS.

5. Mempertanggung jawabkan tugas dan kerjanya, kepada Mananger Maintenance.

D. KAUR ADMINSTRASI DAN KEUANGAN :

DESKRIPSI KERJA:

1. Melaksanakan pengelolaan administrasi dan keuangan (dana) yang menjadi tanggung jawab Unit Maintenance.

2. Menangani pertanggung jawaban keuangan Unit Maintenance dan pelaporannya, atau membuat SPJ keuangan.

3. Mempertanggung jawabkan tugas dan kerjanya, kepada Mananger Maintenance.

4. Mendokumentasikan (pengaarsipan) semua adminstrasi dan keuangan, yang menjadi tanggung jawab Unit Maintenance.

kata pengantar - qac.ums.ac.idqac.ums.ac.id/files/job_descr.pdf · allah memberi kita kekuatan...

Documents