Marja-Leena Harjuniemi

Linkki painetun lehden tietueessa – vaihtoehto e-lehtien luetteloinnille?

JYKin ratkaisumalli

Kausijulkaisupäivä 4.10.2002

Tieteiden talo, Helsinki

Linkki painetun lehden tietueessa- erillinen Internet-holdings

Painettujen rinnakkaisversiot/JYK- Lähtökohta

• Yli 750 yhteyttä• Tilauspaikka Ebsco, e-lehtipalvelu EJS (Ent. Ebsco Online)

– Tilaukset kirjasto- ja tilauspaikkakohtaisia; jos tilauspaikka muuttuu, yhteys muuttuu

– JYK muutti vuosi sitten tilaukset Swetsistä Ebscoon (yli 500 linkkimuutosta)

– Eri lähtötilanne ja näkökulma kuin esim. Fennicassa

• Lehdet nimenomaan rinnakkaisversioita (vrt. kirjan sid./nid.), joista useimmiten vähintään

PDF-muoto

• Aineisto on eläväistä:– Yhteyksiä muuttuu maksulliseksi

-> ei oteta JYKiin ->luettelointi poistettava– Tilauksia lopetetaan, tilataan ehkä uudelleen,

jne.

• E-ihmisen aika menee yhteyksien ja www-sivujen hoitoon / päivittämiseen

Vaihtoehdot

• ”Luettavissa elektronisena JYK:n kotisivuilta kohdasta…” = Alkuperäinen käytäntö

• Ei merkitä mitään, ylläpidetään vain www-sivujen e-lehtilistoja (aakkoset ja aihelistat)

• Suora linkki e-versioon painetun lehden tietueesta: lisätään erillinen linkin sisältävä Internet-holdings

Erillinen luettelointi ei JYKissä ole relevantti vaihtoehto

Ei uusi asia ollenkaan

• Linkki painetun lehden tietueessa ei ole uusi asia ollenkaan: HKKK harrastanut tätä jo pitkään eri ympäristössä vain. (Ks. esimerkki)

• Ajatus funktionaalisesta luetteloinnista on vanha tuttu

• Library of Congressin mallissa linkki marcissa (Ks. esimerkki)

Suora linkki / edut

• Suunnaton ajansäästö luettelointiin verrattuna

• Käyttäjäystävällinen• Selkiyttää näyttöjä (välinäyttö jää pois)

• Vähentää informaatioristiriitaisten yhteistietueiden määrää

Ajansäästö

Suunnaton ajansäästö luettelointiin verrattuna:Ajansäästö toteutusvaiheessa:

– JKL:n ajankäyttö: 70 h / n. 1000 linkkiä – Helppo toteuttaa teknisesti

• Apuna www-sivujen aakkoslistat• Voyageriin luotu puolivalmis oletus-holdings

– Erillinen luettelointi hidasta jo teknisestikin saatikka siksi, että luettelointitiedot ovat klikkailun takana

Ajansäästö päivityksessä / lisäyksissä– Helppo lisätä ja poistaa linkkejä, hallinnoida– Ei valmiiden tietueiden päivittämistä

Tietueet valtavan eläväisiä

• Vuosiluvut muuttuvat; takautuvia arkistoja lisätään– Esim. EbscoHostin lehtiin lisätään jatkuvasti takautuvia arkistoja

• Tallennusmuotoja lisätään (PDF, HTML, XML)• Yhteys poistuu kokonaan

– Esim. maalis-elokuun EH:n muutoslistoissa n. 300 poistunutta (Plus n. 540 uutta EH-lisäystä + kaikki muut lisät, esim. 1200 Elsevier-

lehteä, ym.)- Yhteistietueiden muutos vastaamaan tilannetta– Tänään tehdään, huomenna deletoidaan?

• Päivitys lakkaa, yhteys jää (1997-2001)– Esim. Wiley-lehdet

• FinELibin konsortio-osoitemuutos (toki poikkeuksellinen)• Karensseja tulee – pitääkö näkyä?

Käyttäjäystävällisyys

• Helppo kaikille– Helppo myös niille, jotka vierastavat Internetiä– Helppo opetustilanteissa

• Madaltaa kynnystä e-aineiston käyttöön – Muutosvastarinnan väheneminen– Lanseeraaminen helpottuu. Tärkeä: kalliita aineistoja!– Tietoisuus leviää, etäkäyttö laajenee = palvelu paranee

• Vähentää varastoaineiston tilaamista – JSTOR-lehdet vs. JYKin varastolehdet = helpottaa ns. lainauksen luetteloinnin ja varastoihmisten

työtä (kokonaistaloudellinen)

• Uudet numerot usein ensin e-versiona– Nopea apu uutta numeroa odottavalle tai pelastus

lehtikierrossa matkaavan painetun lehden etsijälle

– Elsevierin lehdissä jopa kahden nron etumatka

• Kadonneet painetun lehden numerot siinä helposti saapusalla myös

• Tilaus päättynyt – jatkuu elektronisena– ’Jatkoyhteys’ heti järjestettynä (= ärtymisen minimointi)

• Lisää asiakkaan varmuutta siitä, että kyseessä todella on sama julkaisu – Erillistä tietuetta ei välttämättä miellä samaksi

eli sitä kautta ei ehkä toita lähteä edes etenemään, vaikka sen valikolla näkisikin

– Lausahdus ’Lehden elektroniseen versioon’ painetun lehden tietueessa on yksiselitteinen; sama lehti, eri muoto

• JYK saanut hyvää palautetta asiakkailta

Vähentää yhteistietueita(= yhteen tietueeseen merkitty useamman online-palvelun tiedot)

• Yhteistietueet ovat informaatioristiriitaisia– Katevuodet eri palveluilla harvoin samat

– Tallennusformaatit harvoin samat

– Sisältöinformaatioristiriita: toisessa palvelussa vain uusimmat, toisessa vain vanhat, kolmannessa karenssin kanssa jotakin siltä väliltä

• Ei voida olettaa, että asiakkaat osaavat tulkita, ei osaa henkilökuntakaan

Suorat linkit / haitat

• Tilastointi – JYKDOKista ei saada, mutta– JYKDOKista saatu tilasto ei kuitenkaan olisi pätevä: paljon (FinELib-)

aineistoa puuttuu tällä hetkellä ja puuttuisi vielä nykyistä enemmän, jos kaikki pitäisi luetteloida – viive kasvaisi entisestään, kun hallinnointi veisi entistä enemmän aikaa

– JYK saa e-lehtitilastot helposti www-sivuilta– JYKDOKiin laitettu oma tilastokoodi JYKELE / JYKELEPRI– Onko järkevää käyttää mielettömästi aikaa vain sen takia, että saa tilaston?

Luettelointiin käytetyllä ajalla laskee tilastot muuta kautta monta kertaa

• Haun rajaus– Jäävät pois hausta, joka on rajattu hakemaan vain e-lehtiä– Onko olennainen puute? Asiakas hakee sisältöä, ei ulkoasua– Jos haluaa tutkia pelkästään e-lehtiä, voidaan asiakas ohjata www-sivuille– Sijaintihakumahdollisuus Voyagerin yhdistelmähakuun?

Entä jos painettu lakkaa tai versiot eriytyvät?

• Eivät nykyisetkään rinnakkaistietueet ole itsenäisiä, vaikka erillisiä ovatkin

– Jos versiot erkanevat, tietueet täytyy erotella – 776-kenttä, jne.

• Jos painettu lakkaa ilmestymästä – OK: se merkitään lakanneeksi, online luetteloidaan

• Että tulisi kaksi erillistä rinnakkaista versiota? Ei kai…– Kustantajilla ei ole varaa tällä tavalla lisätä julkaisemiensa nimekkeiden

määrää– E-versiot lähteneet tarpeesta toimittaa painettu muussa muodossa, liekkö

halutaan palata lähtökuoppiin?– Lehdillä suuri tieteellinen painoarvo ja e-käyttö tiukasti rajattua; ’pop-versio’ alentaisi lehden impact factoria

Yleistä luettelointimietintää

Luetteloitu tietue ei saa olla itseisarvo - tietueen sisällön pitää myös olla oikein

• Tarkoitus on helpottaa kirjastojen työpanosta ja luoda järkeviä resurssointimalleja – e-aineiston luetteloinnin kanssa uhkaa käydä päinvastoin: Jokainen luetteloitu tietue on kuin lapsi, siitä on pidettävä jatkuvasti huolta.

• Onko kirjastoilla varaa resurssoida ihmistä päivittämään tietueita?

• Ilmeisesti ei ole:• Jotkut valinneet jo heti vaihtoehdon, että lehtiä ei

ollenkaan viedä kokoelmatietokantaan • Useissa kirjastoissa päivittämättömät kokoelmat• Vaihtoehtona www-sivujen aakkos- ja aihelistat,

joita on mahdollista päivittää pienemmin resurssein

• Uusia aineistoja tulee paljon ne on saatava helposti käyttöön

Kysymyksiä

• Miten e-aineistokokonaisuus on organisoitu?– Yhteyksien hoito – kuka hoitaa?– www-sivujen ylläpito / päivitykset – kuka hoitaa?– Luettelointi – kuka hoitaa?– Jako tietopalvelun ja luetteloinnin kesken?

• Miten päivitysten hoito organisoitu?– Kuka seuraa esim. Ebscon ja ABIn muutoslistoja ja kustantajan

e-mail –viestejä arkistomuutoksista?– Toimiiko tiedonkulku muutoksista siten, että muutokset ja

lisäykset tulevat sekä www-sivuille että kirjastotietokantaan?

Miten e-lehdet sijoittuvateri organisaatioissa?

LUETTELOINTI

-Painettujen lehtien luettelointi

-Elektronisten lehtien luettelointi

Tiedonkulku?

Päivitykset (arkistot)?

Lisäykset, poistot?

Hankinnasta tuleva tieto uusista tai lakanneista tilauksista tai muuttuneista yhteyksistä?

TIETOPALVELU

-Yhteyksien luominen (aktivointi) ja niiden ylläpito

-Yhteyksien tutkiminen

- WWW-sivustojen rakentaminen ja ylläpito

- Varsinainen käyttäjäkoulutus

-Muu opastus (sähköpostit, puhelut) ongelmatilanteissa

- Ym.

E-lehdet JYKin organisaatiossa

LUETTELOINTI------

TIETOPALVELU- Käyttäjäkoulutus

- Asiasanoitus

HANKINTA -Koko e-lehtikokonaisuus

-Yhteyksien luominen ja niiden ylläpito

-Yhteyksien tutkiminen, uudet tilaukset, ltskyselyt

-www-sivujen rakentaminen ja ylläpito

-Käytönopastus (mail, puh.)

-Linkki JYKDOKiin

- E-lehtien luettelointi

-Painettujen lehtien luettelointi kausijulk. osasto

Niiden osalta, jotka joka tapauksessa on luetteloitava (onko?)

• Kannattaisiko siirtyä aivan miniluettelointiin eli minimoida kaikki muuttuva?– Pois vuosi…? Ks. ISSN Online -malli

• MUUTTUU! • Varastotietojen ja bibliografisten tietojen sekoitus

– Pois tarkat konsortio-osoitteet– Pois tallennusformaatit– Jäljelle pelkkä lehden identifioiva osuus: nimi ja kustantaja + 856

linkkikentät z-huomautuksineen WWW-listoissa pelkät nimekkeet joko aakkosissa tai aiheissa ja asiakkaat tyytyväisiä niihin ->

mihin tarkkaa luettelointia tarvitaan?

• Ks. HKKKn malli – siinä on kaikki oleellinen• Jo tehdyn työn maksimaalinen hyötykäyttö:

Miksi luetteloida uudelleen, jos voi hyödyntää jo valmiina olevaa tietoa, jonka päivityksestä kustantaja kaiken lisäksi huolehtii?

Tulevaisuus

• Kaksi nyt erillistä toisiaan kohtaamatonta keskustelua tulisi saada yhdistettyä:– Perinteinen tarkka tapa luetteloida

• Ei sovellu uudelle muuttuvalle materiaalille– Nykytekniikan suomat mahdollisuudet

• E-lehtien luettelointia on yksinkertaistettava ja järkevöitettävä, muuten kirjastoilla ei ole resursseja hoitaa sitä

• FinELibin portaali?• Keskustelu on virinnyt • Parannuksia tulossa? -> IFLAn sääntömuutosehdotus

Kappale IFLAn sääntömuutosesityksestä:

”To describe a publication that is available in more than one physical format or in more than one output medium or display format, cataloguing agencies may describe the publication using either a single bibliographic description or multiple bibliographic descriptions based on local requirements and needs of users of the catalogue, provided that adequate information to identify each is given. It is recommended that cataloguing organizations that share bibliographic data with each other agree among themselves on which method they will

use.”