1

KDS online booking hos Grønland Selvstyre

Bruger manual v. 1

2

Indholdsfortegnelse Grundlæggende funktionalitet ........................................................................................................................... 3

Tillad pop-up menuer i din browser ................................................................................................................... 3

Log – in .............................................................................................................................................................. 4

Glemt adgangskode ....................................................................................................................................... 4

Ændring af adgangskode ................................................................................................................................ 5

Profildatabase ................................................................................................................................................ 6

Reservationsmenuen ......................................................................................................................................... 7

Home ............................................................................................................................................................. 7

Rejse .............................................................................................................................................................. 7

Ny Rejse ..................................................................................................................................................... 7

Mine rejser .................................................................................................................................................. 13

Rejsende – Book for andre ........................................................................................................................... 14

Gæstereservationer ................................................................................................................................. 14

Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende. .......................................................................................... 15

Bekræftelse ..................................................................................................................................................... 16

Hold funktion ............................................................................................................................................... 16

Booking-bekræftelse .................................................................................................................................... 17

Godkendelsesprocedure .................................................................................................................................. 18

Godkendelse ................................................................................................................................................ 18

Værd at vide .................................................................................................................................................... 19

Arctic Umiaq Line, Diskoline, grønlandske hoteller og DSB togbilletter ......................................................... 19

Referencefelter ............................................................................................................................................ 19

Air Greenland flybilletter.............................................................................................................................. 20

3

Grundlæggende funktionalitet

KDS giver mulighed for bestilling af billetter til 6 rejsende ad gangen, uanset om det er til rejsende med profil

eller til gæster uden en profil, forudsat at bestilleren har tilladelse/fuldmagt til at bestille rejser til andre end sig

selv.

Ved at samle bestilling af rejser til flere personer i en enkelt reservation, lagres reservationen i en såkaldt

Passenger Name Record (PNR) hos luftfartsselskabet. Dette sikrer, at luftfartsselskabet som udgangspunkt

håndterer samtlige passagerer lagret i PNR’en ens. Dette er en fordel, hvis der eksempelvis opstår

uregelmæssigheder i forbindelse med flyafvikling.

Tillad pop-up menuer i din browser

For at få KDS til at virke optimalt skal du sætte tilladelse til pop-up fra kds.com til ”Vis altid pop op-vinduer ”.

4

Log – in

For at logge ind på bookingportalen (KDS), skal der oprettes en bruger samt adgangskode.

Brugernavn og adgangskode oprettes af DCR. Spørgsmål hertil rettes til xal@nanoq.gl. Brugernavnet er som

udgangspunkt mailadressen til arbejdsmailen.

Glemt adgangskode

Ved glemt adgangskode, kan en ny adgangskode rekvireres ved at klikke ”Har du glemt din adgangskode” på

forsiden af KDS’ hjemmeside. Herefter fremsendes en midlertidig adgangskode til den mailadresse, som

brugeren er oprettet med.

5

Ændring af adgangskode Når der logges på KDS første gang, anbefales brugeren til at ændre adgangskode til en personlig kode.

1) Vælg ”Har du glemt din adgangskode”. Se ovenfor.

2) Indtast dit brugernavn = din arbejdsmail

3) Tryk på ”Send ny adgangskode”

Herefter fremkommer en bekræftelse. Der sendes endvidere en mail med en ny adgangskode.

Eksempel på en midlertidig adgangskode modtaget per mail fra KDS:

4) Log nu ind med den nye adgangskode, som er blevet tilsendt.

5) Når du er logget ind med den midlertidige adgangskode, bliver du bedt om at lave en ny adgangskode:

6

Profildatabase

Første gang du logger ind, vil du blive bedt om at opdatere din profil. VR Travel har lagt de grundlæggende

informationer ind, som vi havde adgang til ved brugeroprettelsen. Du bedes venligst sikre at disse er korrekte,

samt udfylde de tomme felter.

1) Vælg linket ”profil oplysninger”, hvis du ikke automatisk ledes til siden.

2) De enkelte profilelementer opdateres ved at klikke på ”Opdater”, hvorved du får mulighed for at

indtaste en værdi i feltet.

3) Feltet lukkes igen ved at trykke på ”Anvend ændringer”.

4) I højre side af skærmbilledet findes mulighed for at indlægge:

Præferencer, hotelønsker, kreditkortoplysninger, pasoplysninger, samt ønsker til billeje.

7

Reservationsmenuen

Home 1) Ved at klikke på ”Home” kommer du tilbage til forsiden. Det fremgår øverst til højre, at rejsebookeren

er Fru Marlene Skov.

Rejse

Ny Rejse

1) For at starte reservation af ny rejse, vælges “Ny Rejse” i bjælken. Vær opmærksom på om rejsen er

personlig eller bestilles til en anden rejsende, således at det fremgår af bjælken, ”arbejder for X”.

2) Valg af ”Rejsetype”.

8

Eksempel:

Tur/Retur: Nuuk – Ilulissat – Nuuk

Enkelt: Qaqortoq – Sisimiut

Rejser med flere etaper: Nuuk – Sisimiut – Aasiaat – Ilulissat – Qaqortoq – Nuuk

3) Nederst er det muligt at indsnævre søgningen på kabineklasse, samt angive ønsker til billettypens

fleksibilitet. Ønskes disse muligheder udnyttet, vælg ”Valgmuligheder: Klasse, fleksibilitet,

leverandør”.

OBS! Det anbefales IKKE at benytte ”Valgmuligheder: Klasse, fleksibilitet, leverandør”, idet Air

Greenlands billetstruktur tillader blanding af både fleksible strækninger og restriktive strækninger. En

eventuel afkrydsning i feltet ”Ingen bøde” vil således, kunne give et forkert indtryk af, at hele billetten

kan være fleksibel, hvilket ikke nødvendigvis er tilfældet.

Ændring og refundering er fortsat muligt for fleksible billetter = Billetter i reservationsklasserne C,Y og

S, hvis annullering er foretaget senest 2 timer før afrejse. Alle andre reservationsklasser er restriktive

ved Air Greenland.

4) Indtast nu afrejse by, destination(er) og rejsedato(er). Vælg ”Søge”.

9

Eksempel på valgt returrejse fra Nuuk til København:

Ved at foretage en søgning fremkommer diverse rejsemuligheder. Priserne er foreløbigt forventede priser,

hvormed skal forstås, at flybilletterne kan blive tillagt gebyrer afhængigt af tilkøb og ændringer, eller hvis

billetterne i mellemtiden reserveres til anden side. Rejseportalen er som standard sat op til at søge på billigste

billetter jf. Selvstyrets rejsepolitik. Sorteringen kan ændres i toppen af displayet til ”Tidspunkt for afrejse”,

”Ankomsttid”, ”Pris”, ”Rejsetid” og ”Co2-udledninger”.

OBS! Reservationsklasserne C, Y og S er fuldt fleksible og kan ændres og annulleres frem til 2 timer før afrejse.

Alle andre reservationsklasser er restriktive, og kan således hverken ændres eller refunderes. For yderligere

info se afsnittet Air Greenland.

Priseksempel 1:

Ovenfor ses et eksempel for reservationsklasse N, som er fuldt restriktivt. Billetten kan hverken refunderes

eller ændres. Ved tvivl vælg ”Prisinformation”. Her fås information om de enkelte delstrækningers regler vedr.

ændring og annullering.

10

Priseksempel 2:

Dette eksempel er reservationsklasse Y, og kan både refunderes og ændres. Vælg ”Prisinformation”. Det

fremgår, at billetten ”Kan refunderes og ændres uden ekstra gebyr”.

5) Tryk ”Vælg” for det ønskede alternativ. Herefter fremkommer de mulige valg for en evt. hjemrejse.

Gebyr = 60kr.

Standardgebyr

for online

booking af

flybillet.

Gebyr = 60kr. Standardgebyr

for online booking af flybillet.

11

6) I toppen at skærmbilledet, vises den valgte udrejse. Vælg nu den ønskede hjemrejse.

I eksemplet nedenfor er valgt en fleksibel billet på strækningen København-Nuuk. Der fremkommer nu en side

med ”Gennemsyn af valg”.

7)

8)

OBS! Der er under reservationen fremkommet en tilsvarende billet til lavere pris på samme strækning og med

samme vilkår. Prisen er derfor faldet med 120kr, og er nu 8.913,00kr. Det fremgår endvidere, at sidste

udstedelsesdato for billetten er den 26. april, og at billetten er fleksibel på strækningen København-Nuuk. Vær

dog opmærksom på, at Air Greenland tillader en kombination af restriktive og fleksible strækninger i én og

samme billet, hvorfor det er reservationsklasserne på de enkelte strækninger, der angiver, om billetten kan

ændres og annulleres.

12

7) Vælg nu afkrydsning af ”Jeg har læst betingelserne for refundering og ændring af billetter”. Hermed

bekræftes det, at betingelserne vedr. ændring og refundering af reservationsklasse C, Y og S er

forstået, og at alle andre bookingklasser er restriktive.

I det valgte eksempel har vi valgt at vise en billet med fleksibilitet. Der vil blive vist alternative priser til den

valgte billet ved afslutningen af reservationen. Ved at klikke på det billigste alternativ, kan rejsen ændres til den

absolut billigste billettype på de valgte afgange.

8) Vælg nu type Levering & Betaling. Her vælges ”bureau faktura”. Herefter faktureres den ansvarlige

enhed reservationens omkostninger.

9) Det er muligt at tilføje reservationen en kommentar rettet til VR Travel. Vælg ”Foretag ændring” i

højre side. Her kan eksempelvis indlægges et ønske om et specifikt sæde på den transatlantiske rejse.

Kommentarfeltet kan også anvendes til oplysning af passagertype i tilfælde af at den eller de rejsende

ikke er voksne.

10) Afslutningsvis er der mulighed for at foretage booking af hotelværelse(r) og billeje i forbindelse med

rejsen. Dette er en yderligere service, og der opkræves et gebyr på 10kr per ydelse.

13

Mine rejser

Under menupunktet ”Mine rejser” findes en oversigt over alle de reservationer, som er igangværende, på hold

og som tidligere er blevet reserveret eller annulleret.

Under fanebladet ”Venter” ses alle reservationer, som er på hold, og kræver stillingtagen til en bekræftelse.

OBS! Reservationer på hold annulleres pr. automatik den anførte dato, hvis de ikke er bekræftet forinden.

Ved afkrydsning af feltet i venstre boks, bliver feltet blåt. Herefter vælges, om reservationen skal bekræftes

eller annulleres.

Ved at dobbeltklikke på linjen åbnes reservationen, og detaljer vedr. reservationen bliver synlige.

Kommentarer tilført reservationen, bliver først afsendt til VR Travel til håndtering, når reservationen er

bekræftet.

På fanebladet ”Rejser jeg har reserveret” kan søges på specifikke datoer m.v. for en lettere sortering af dine

reservationer.

14

Rejsende – Book for andre

1) Hvis du har tilladelse til at reservere en rejse for faste medarbejdere i afdelingen, fremkommer disse

ved at klikke på ”Rejsende”.

2) Hvis du har tilladelse til at reservere en rejse for gæsterejsende eller rejsende med tilknytning til

enheden, herunder kursister, eksterne undervisere mm. Kan disse oprettes ved at vælge ”Opret en

gæsterejsende”.

Den person på vis vegne rejsebestillingen foretages, vil fremgå i den øverste bjælke. I eksemplet

ovenfor er det valgt at foretage en bestilling for ”Nuka Chemnitz”.

Gæstereservationer

Hvis bestilleren har tilladelse til at bestille rejser for andre rejsende, er det muligt at booke for op til 6 rejsende

ad gangen.

1) Vælg ”Rejsende” i den øverste bjælke. Følg proceduren som er nærmere beskrevet ovenfor i afsnittet

”Rejsende – book for andre”.

Det er vigtigt, ar der altid indlægges mobiltelefonnummer på den rejsende, således at den rejsende holdes

opdateret vedr. evt. ændringer og annulleringer i forbindelse med rejsen.

Når gæsteprofilen er opdateret, kan bookingprocessen påbegyndes.

15

Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende.

Book Børn, seniorer og ungdomsrejsende som ved almindelige passagerer. Spædbørn under 2 år kræver ikke

en særskilt plads, og skal derfor ikke reserveres.

1) Book en almindelig billet. Følg procedure ”Ny Rejse” til og med ”Gennemsyn af valg”. Se ovenfor.

2) Inden der vælges ”Bestil”, skal der indsættes en kommentar. Vælg ”Foretag ændring” under

”Kommentarer”. Findes i højre kolonne.

3) Indsæt information vedr. navn, alder og fødselsdato på de passagerer som er børn, spædbørn, seniorer

eller ungdomsrejsende.

Eksempel:

16

Bekræftelse

Hold funktion Det er muligt at holde en reservation i op til 3 døgn, før billetten skal udstedes. OBS! Dog gælder, at en

reservation ikke kan holdes, hvis der er mindre end 7 dage til afrejse.

1) Klik på ”Rediger billetudstedelsen”.

Nu fremkommer et nyt vindue ”Billetudstedelse”.

2) Sæt flueben i boksen. Ved afkrydsning fås en bemærkning ”Din reservation vil blive annulleret

automatisk, hvis du ikke bekræfter den senest …..” Hvis muligheden til at ”holde” billetten ønskes,

vælg ”Anvend ændringer”.

3) Vælg ”Vælg denne” nederst i højre hjørne på siden. Indtast Kundereference, projektnummer samt

rekvisitionsnummer for den rejsende. Ved flere rejsende indtastes kundereference, projektnummer

samt rekvisition pr. rejsende.

Efter indtastning af de relevante felter, gennemføres reservationen, og der sendes en standard mail til både

den rejsende og rejsebestiller.

17

Herefter vises en endelig bekræftelse på, at reservationen er foretaget. I toppen er indsat et

reservationsnummer. Status angiver at reservationen er på ”Hold”, og at der skal foretages en aktiv

bekræftelse.

I feltet ”Billetter” i højre kolonne fremgår det ligeledes, hvilken dato reservationen automatisk vil blive

annulleret, såfremt reservationen ikke bekræftes rettidigt.

Booking-bekræftelse

Når der er foretaget en reservation af rejse, bliver der automatisk sendt en mail til rejsebestilleren og til den

rejsende. Det er vigtigt, at der er indsat en korrekt mailadresse i profildatabasen under ”Passagerer”.

Når en bookingbekræftelse er blevet tilsendt, bedes det venligst sikret, at informationerne på de rejsende samt

GLN-nummer er korrekte.

18

Godkendelsesprocedure

I KDS har du mulighed for at operere med 3 forskellige godkenderlag på en rejse. Hvis funktionen er tilkoblet vil

processen være, at ”Godkenderen” modtager en afventende reservation til godkendelse eller afvisning. I

forbindelse med godkendelse eller afvisning kan ”Godkenderen” tilføje kommentarer til reservationen, som

herefter til fremgå af en intern mail i afdelingen. Hvorvidt der udpeges en eller flere ”Godkendere” i afdelingen,

afhænger af afdelingens politik. Ønskes en ”Godkender” ordning, skal dette meddeles til Strategisk Indkøb.

Godkendelse Når der logges ind på KDS, vil det fremgå, hvis der er rejser, som der skal godkendes. Se eksempel nedenfor:

1) Tryk på linket 1 rejse. Reservationen som afventer godkendelse åbnes nu.

En bruger med godkenderrettigheder har mulighed for at ”Godkende” eller ”Afvise” en reservation. En

transaktion kan først gennemføres, når ”Godkenderen” har godkendt en evt. afventende reservation. Billetten

udstedes først, når godkendelse har fundet sted.

Vælger ”Godkenderen” at afvise reservationen, annulleres den reserverede billet automatisk som følge deraf.

Kommentar [MS1]: Er denne funktion I brug?

19

Værd at vide

Arctic Umiaq Line, Diskoline, grønlandske hoteller og DSB togbilletter

For Artic Umiaq Line, Diskoline, hoteller i Grønland og DSB loades priser ikke til bookingportalen. Det er derfor

ikke muligt at booke disse ydelser efter samme procedurer, som gælder de øvrige ydelser. VR Travel tilbyder

derfor en alternativ løsning, hvor der tilføjes en kommentar i forlængelse af en booking af fly. VR Travel ser

kommentaren, når de registrerer bookingen, og tager ansvaret for at foretage yderligere ønsker til

reservationer.

1) Book en almindelig flybillet/foretag reservation. Følg proceduren ”Ny Rejse” til og med ”Gennemsyn af

valg”. Se ovenfor.

2) Inden der vælges ”Bestil”, indsættes en kommentar. Vælg ”Foretag ændring” under ”Kommentarer”.

Findes i højre kolonne, se afsnittet ”Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende” ovenfor.

3) Oplys i kommentarfeltet hvilke(n) ydelse(r) der ønskes yderligere. Eksempelvis bestilling af en billet til

Arctic Umiaq Line eller Diskoline, eller overnatning på Hotel Hans Egede i Nuuk.

Eksempel:

Referencefelter

VR Travels – KDS navnefelter Selvstyrets navnefelter

Medarbejder nummer Medarbejderens initialer

Kost center Sana specifikt nummer eller CPR - nummer

Projekt nummer GLN nummer, bruges ved fakturering til andet GLN nummer end det, som KDS brugeren er oprettet med.

Kundens reference Rejsebestillerens navn

Rekvisitions nummer Ordre nummer

20

Air Greenland flybilletter

Ændringer og annulleringer for Air Greenland billetter skal ske senest 2 timer før afrejsen. Sker ændringen

eller annulleringen senere, bortfalder retten til transport eller refusion, uagtet at billetten er refunderbar!

Air Greenland opererer internt i Grønland og til/fra Island med en enkelt kabineklasse(økonomiklasse), hvor

der sælges en række sæder til varierende priser, alt efter om billetten skal kunne ændres og annulleres, samt

hvor langt tidsmæssigt der er til afrejsedatoen.

Til/fra Danmark opereres med en business klasse (Nanoq klasse) og en økonomiklasse.

Til/Fra Kabine klasse Booking klasse Ændringsbar Refunderbar Forsalg

Grønland internt

Economy Y S

JA JA

JA JA

Nej Nej

Grønland internt

Economy L V Q

NEJ NEJ NEJ

NEJ NEJ NEJ

7 dage 7 dage 72 timer

GL-DK v.v Business C JA JA NEJ

GL-DK v.v Business D NEJ NEJ 7 dage

GL-DK v.v. Economy T N K B

NEJ NEJ NEJ NEJ

NEJ NEJ NEJ NEJ

7 dage 7 dage 7 dage 7 dage

GL-DK v.v. Economy Y JA JA NEJ