kearsipan kredit pada bank tabungan negara...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
KEARSIPAN KREDIT
PADA BANK TABUNGAN NEGARA
CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh
Mursito
D1508106
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
Motto
Berani SUKSES Artinya Berani Mengambil Resiko.
Kesuksesan hidup tidaklah berhenti pada apa yang kita miliki sekarang,
siapa kita sekarang, dimana kita sekarang, dan seberapa banyak orang
yang mengenal kita sekarang, namun kesuksesan hidup akan lebih berarti
dari apa yang kita pikirkan dan lakukan sekarang demi menyongsong
masa depan.
Barang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan
memudahkan baginya jalan menuju surga.
(HR. Bukhari-Muslim)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini, saya persembahkan kepada :
Bapak dan Ibu tercinta, berjuta syukur anakmu panjatkan kehadiran Allah
SWT dan juga ungkapan bakti dan terima kasih buat Bapak dan Ibu yang
telah mendoakan dan menyayangiku sepenuh hati.
Keluargaku yang telah mendoakan , menyayangi dan mendukungku.
Sahabat-sahabat dan teman-temanku di UNS yang selalu memberikan
dukungan dan bantuaan selama ini.
Seseorang yang selalu memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat,
rahmat, dan hidayah-Nya, serta dengan usaha yang sungguh-sungguh, penulis
dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Kearsipan Kredit pada
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta“ ini sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh sebutan profesional Ahli Madya (A.md) Program Diploma III
Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari
bimbingan, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi
penulis dalam kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tulus kepada
semua yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung hingga
selesainya Laporan Tugas Akhir ini. Ucapan terima kasih penulis haturkan
kepada:
1. Drs. H. Sakur, MS selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir yang selama ini
telah membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Drs. Muchtarhadi, M.Si selaku pembimbing akademik.
3. Drs. Prof. Drs. Parwito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Drs. Sudarto,M.Si selaku ketua pogram DIII Manajemen Administrasi.
5. Bapak/ibu dosen dan seluruh karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang
telah membimbing dan membantu penulis selama kuliah di Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
6. Bapak Hendratno selaku kepala PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,
yang telah mengijinkan penulis melakukan magang.
7. Ibu Tutik, Bapak Sarju, Ibu Anjar, Bapak Aris , Bapak Toni Wahyu, Bapak
Anton, dan staff maupun pegawai di BTN yang telah memberikan bantuan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
pengarahan selama pelaksanaaan magang, serta membantu penulis dalam
mendapatkan informasi dan pengumpulan data.
8. Bapak Heru Setyanto selaku Kepala Staff Operation yang juga telah membantu
penulis dalam mendapatkan informasi sehingga terselesainya Laporan Tugas
Akhir ini.
9. Seluruh staff karyawan dan karyawati Bank BTN Cabang Surakarta.
10. Dan untuk semua yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih untuk semuanya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih
terdapat kesalahan, baik dari cara penulisan, materi yang disampaikan, maupun
bahasa yang digunakan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun untuk perbaikan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih baik. Semoga
Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Wassalamualikum Wr. Wb.
Surakarta, 23 Juni 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN JUDUL......................................................................... i
PERSETUJUAN................................................................................ ii
PENGESAHAN................................................................................. iii
MOTTO.............................................................................................. iV
PERSEMBAHAN.............................................................................. V
KATA PENGANTAR........................................................................ Vi
DAFTAR ISI...................................................................................... Viii
DAFTAR GAMBAR......................................................................... Xi
DAFTAR LAMPIRAN...................................................................... Xii
ABSTRAK......................................................................................... Xiii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................. 1
A. Latar belakang Masalah ............................................. 1
B. Perumusan Masalah .................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan ................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
A. Kearsipan dan Kredit ........................................................ 6
1. Pengertian Karsipan.................................................... 6
2. Pengertian kredit ........................................................ 8
B. Kearsipan Kredit ........................................................ 10
1. Penerimaan dan Pencatatan ....................................... 12
2. Penyimpanan ............................................................. 13
3. Peralatan dan Perlengkapan ....................................... 15
4. Penyusutan Arsip ....................................................... 18
5. Pemeliharaan .............................................................. 20
6. Ruang Arsip ............................................................... 21
7. Pegawai Bagian Kearsipan ........................................ 21
C. Metode Pengamatan .................................................. 22
1. Lokasi Pengamatan .................................................... 22
2. Jenis Pengamatan ....................................................... 22
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
3. Sumber Data ............................................................... 23
4. Tehnik Pengumpulan Data ......................................... 23
5. Tehnik Analisis Data ................................................. 24
BAB III DISKRIPSI LOKASI ...................................................... 25
A. Gambaran Umum Perusahaan .................................... 25
1. Sejarah berdirinya BTN ....................................... 25
2. Sejarah BTN Cabang Surakarta ........................... 27
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta .................................. 27
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negar.................. 28
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar,
Etika Perorangan dan Pedoman Pegawa….....… 29
6. Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta........ 31
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN)
Cabang Surakarta ................................................ 35
B. Kegiatan Magang ....................................................... 48
1. Lokasi Kegiatan Magang ………..…….………. 48
2. Aktivitas Magang ……………………………… 48
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ............ 50
A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit............ 51
B. Penyimpanan Dokumen Kredit ................................. 55
C. Fasilitas Kearsipan .................................,,,,,,............. 57
D. Pemeliharaan Dokumen Kredit .................,,,,,,,......... 60
E. Penyusutan Dokumen Kredit ................................... 62
F. Tata Ruang Arsip ...................................................... 63
G. Pegawai Bagian Kearsipan ........................................ 65
BAB V PENUTUP ............................................................................ 67
A. Kesimpulan ............................................................... 67
B. Saran .......................................................................... 68
Pedoman Wawancara ................................................ 69
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................... 70
LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................. 71
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BTN ................................. 32
Gambar 4.1 Bagan Proses Arsip Kredit Masuk ................... 54
Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60
Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ....................................... 63
Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara. 64
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
A. Sertifikat Tanda Bukti Hak .............................................. 71
B. Sertifikat Hak Tanggungan ............................................... 72
C. Akta Pemberian Hak tanggungan ..................................... 73
D. Perjanjian Kredit ............................................................... 74
E. Akta Jual Beli ................................................................... 75
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
MURSITO, D1508106, KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN
NEGARA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi
Manajemen Administrasi, Program diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan
Imu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 70 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui kerasipan kredit pada Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta. Adapun Latar belakang masalah yang
mendorong penulis melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan kenyataan
masih banyak organisasi atau instansi yang masih belum memahami tentang arti
pentingnya arsip, sehingga kearsipan kurang dilaksanakan dengan baik. Maka
dipandang perlu untuk memberikan saran kerja yang praktis tentang kearsipan
yang baik.
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan pengamatan deskripsi kualitatif
yaitu dengan menggambarkan Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara
Kantor Cabang Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan
berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui
wawancara dengan pegawai, Observasi, dan arsip penunjang lainnya. Sumber data
yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktifitas serta dokumen dan
arsip.
Dari hasil pengamatan menunjukkan bahwa Kerarsipan Kredit pada Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta dimulai dengan penerimaan dan pencatatan
dokumen kredit serta formulir permohonan kredit ke bagian Loan Service Unit.
Selanjutnya dokumen kredit diserahkan kepada bagian finance document untuk
dilakuka proses kearsipan lebih lanjut. Proses kerasipan meliputi pencatatan
ulang, penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan.
Kesimpulan yang didapat dari Tugas Akhir ini yaitu menunjukkan bahwa
dalam Kearsipan Kredit yang diterapkan oleh BTN Cabang Surakarta adalah
kegiatan mengatur, mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan
pemusnahan ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan serta pegawai
bagian kearsipan sebagai pendukungnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun
organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu, dimana dalam pencapaian
tujuan tersebut menggunakan cara-cara tertentu yang terbaik dan
sistematis. Setiap oranisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi
swasta menginginkan agar kegiatan organisasinya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Untuk itu setiap unit kerja hendaknya direncanakan,
dikendalikan, dibina, di sempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya.
Apabila tidak diatur dengan baik, maka menjadi suatu kumpulan aktivitas
yang tidak menentu. Yang mengakibatkan terjadinya kesimpangsiuran
dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh
organisasi. Bukannya membantu terselesainya pekerjaan melainkan
merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan kegiatan
administrasi lainnya, yang pasti adalah menyebabkan penghamburan
berbagai sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu ,ruang, termasuk uang).
Untuk mengatasi hal ini perlu adanya pemikiran baru terhadap cara-cara
bekerja yang telah ada serta mengubah kebiasaan – kebiasaan yang selama
ini canderung kearah pemborosan kerja.
Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dalam pencapaian tujuan tersebut menghendaki
pengorbanan yang sekecil mungkin dengan harapan menapatkan hasil
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi
dalam pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah
satunya adalah pengelolaan arsip, karena arsip merupakan ingatan atau
pusat memori dalam suatu organisasi yang dapat membantu memperlancar
kegiatan kantor.
Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat
dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
organisasi. Arsip tercipta secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan
kegiatan administrasi atau transaksi, serta sebagai salah satu bukti
barjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi. Sehingga arsip bukanlah
hal yang diciptakan secara khusus. Arsip disimpan karena diperlukan oleh
organisasi untuk barbagai kaperluan, sampai saatnya disingkirkan karena
tidak diperlukan lagi.
Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan
keanekaragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Data dan
informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar
kegiatan organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, baik itu data
yang mencerminkan kegiatan pokok organisasi maupun yang bersifat
penunjang .
Kearsipan merupakan bidang yang sangat penting dan sama
pentingnya dengan bidang yang lainnya. Dengan demikian peranan
kearsipan sangatlah potensial dan tidak dapat diabaikan begitu saja dalam
menunjang dan melancarkan kegiatan administrasi dalam sebuah instansi
atau oraganisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dari seluruh kegiatan
dalam suatu organisasi atau kantor. Bagi setiap organisasi atau kantor
tanpa pelaksanaan sistem kearsipan yang baik dan teratur maka hampir
keseluruhan kegiatan administrasi akan terhambat bahkan macet.
Bidang kearsipan tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak boleh
sembarangan orang di tempatkan di posisi ini, maka orang-orang yang
bekerja di sini adalah orang-orang yang terpilih yang memang mempunyai
kemampuan dan keahlian di bidang kearsipan. Dengan begitu Arsiparis
dapat mengelola arsip dengan baik dan akan mengurangi bahkan
menghindari kerugian baik dalam bentuk kerugian tenaga, biaya maupun
waktu.
Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup suatu
organisasi, maka diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-
informasi itu dengan baik untuk membantu kelancaran kerja dan
keseluruhan aktivitas yang ada didalam organisasi. Hal ini harus didukung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
oleh peralatan pendukung yang memadai dan tenaga-tenaga yang
profesional dan menguasai di bidang kearsipan, sehingga masalah-masalah
yang sewaktu-waktu muncul dapat diantisipasi dan dengan baik.
Meskipun Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting
dalam organisasi atau kantor, namun ironisnya dewasa ini masih banyak
dijumpai kantor-kantor yang belum melaksanakan penataan arsip dengan
baik. Mereka menganggap arsip adalah sekedar tumpukan naskah atau
benda lain yang kurang bernilai, seakan-akan arsip hanyalah barang masa
lalu yang hanya pantas di simpan di gudang. Sehingga banyak tumpukan
arsip yang hanya disimpan digudang, dan tidak tertata dengan rapi,
akibatnya arsip mudah rusak dan sulit ditemukan ketiaka sewaktu-waktu
diperlukan kembali. Hal ini juga sering kita jumpai dalam kehidupan
sehari-hari, dimana banyak kertas/berkas arsip yang dipergunakan sebagai
kertas pembungkus barang. Padahal apabila dilihat dari segi waktu/tanggal
pengeluaran masih tergolong berkas yang baru. Sering pula orang
menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan dari sebuah instansi
dikarenakan petugas sulit atau lambat dalam menangani berbagai jenis
arsip yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan tersebut. Banyak
kantor/instansi yang menyimpan arsip-arsipnya tetapi pada waktu
diperlukan sulit untuk ditemukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan instansi-instansi belum atau
tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain
adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pihak
pimpinan instansi akan pentingnya arsip di dalam administrasi.
Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang
ahli dalam bidng kearsipan.
Penulisan tugas akhir ini mengambil lokasi di BTN
SURAKARTA, dengan alasan PT. BTN (persero) SURAKARTA
merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang perbankan,
dimana kegiatannya salah satunya adalah melayani masyarakat dengan
cara memberikan kredit kepada masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Adapun produk-produk kredit yang dihasilkan oleh BTN Cabang
Surakarta antara lain :
1. Produk Kredit : Kredit perseorangan, dan koperasi
Kredit perseorangan : KPR bersubsidi, KPR Griya Utama, KPR
BTN Platinum, KPA, Kredit Griya Multi, Kredit Ringan Batara,
Kredit Pemilikan Rumah Toko, Kredit Swa Griya, Kredit Swadana.
Namun untuk sementara waktu jenis kredit yang diminati
masyarakat adalah KPR, KGM, dan KGU. Untuk jenis kredit yang
lainnya belum diminati oleh masyarakat.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik mengetahui kearsipan
dokumen-dokumen kredit dan tidak membahas Kearsipan secara
keseluruhan di BTN Cabang Surakarta, karena akan terlalu luas
lingkupnya.
Dari hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan
arsip kredit di BTN Cabang Suakarta menggunakan asas sentraliasasi yaitu
arsip yang berupa dokumen –dokumen kredit disimpan secara terpusat
pada satu ruangan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis terdorong untuk
mempelajari lebih dalam mengenai Kearsipan dokumen-dokumen kredit di
BTN Cabang Surakarta. Maka Penulis mengambil judul “KEARSIPAN
KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG
SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka
dapat disusun suatu perumusan masalah : “Bagaimana Kearsipan kredit
pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan
Sesuai dengan perumusan masalah diatas maka tujuan pengamatan
yang penulis lakukan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1. Tujuan Operasional :
Untuk mengetahui Kearsipan dokumen Kredit pada Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta.
2. Tujuan Fungsional :
Agar pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membutuhkan, khusunya bagi BTN Cabang Surakarta, baik itu
sebagai pengetahuan, saran, dan bahan pertimbangan dalam
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan Pengarsipan
dokumen-dokumen, khususnya dokumen Kredit di BTN Cabang
Surakarta. Disamping itu agar hasil pengamatan itu bermanfaat
bagi masyarakat ataupun instansi / organisasi lainnya, dalam hal ini
masyarakat dan instansi lainnya agar dapat mengetahui Kearsipan
yang ada di BTN Cabang Surakarta.
3. Tujuan Individual :
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Kearsipan dan Kredit
1. Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi
menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau
fungsi/ kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Thomas
Wiyasa,43:2003)
Pengertian arsip menurut MC. Maryati (2008:114) adalah setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa –
peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa
mendatang.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ida Nuraida (2008:92)
arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
tepat ditemukan kembali.
Zulkifli Amsyah, MLS (2004:2) juga menjelaskan pengertian arsip.
Arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,
formulir), kertas film (slide, film-stip,disket), kertas photocopy, dan lain-
lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi
yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat
terekam pada kertas,kertas film (celluloid),dan media komputer (disket,
pita magnetik, dan sebagainya).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang No. 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dalam Pasal 1
menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a) Arsip-arsip dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun beik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh bdan-badan swasta
dan atau perorangan dalambentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Kebanyakan orang dalam suatu organisasi selalu meremehkan
kearsipan, padahal jika kita pelajari lebih mendalam kearsipan ini sangat
mempengaruhi perkembangan dalam organisasi baik swasta maupun
pemerintah. Karena kearsipan memiliki peran sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi bagi suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan
secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Agar tujuan
organisasi tersebut dapat tercapai dengan maksimal, maka dibutuhkan
adanya kearsipan yang dapat dikelola dengan baik, tertib dan teratur
sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah
dan cepat. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa kearsipan
mempunyai tujuan dan peranan yang sangat penting bagi organisasi.
Tujuan Pengarsipan menurut Maryati (2008:115) adalah :
Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip
dibutuhkan.
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber
informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan
keputusan.
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui
perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Dalam suatu organisasi, arsip disimpan secara baik dan
kelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan tersebut bermaksud agar
mudah dalam pencarian atau penyusutan arsip yang sudah tidak terpakai.
Maryati (2008:115) juga menjelaskan jenis-jenis arsip menurut
keperluannya yaitu :
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
Atau arsip sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai
diproses dan jarang digunakan.
Arsip Abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya
Dari berbagai definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
file, archive, ataupun warkat kita artikan dengan istilah arsip, agar kita
tidak terkacaukan oleh istilah-istilah tersebut. Dengan demikian dapat
diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat
keterangan-keterangan baik yang berupa tulisan, gambar maupun benda-
benda lain yang dapat membantu ingatan dan memiliki nilai informasi
sehingga memiliki kegunaan yang sangat baik bagi kepentingan organisasi
maupun kepentingan perorangan yang di simpan sedemikian rupa sehingga
mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. Maka yang
dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan
mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan
pemusnahan.
2. Kredit
Istilah kredit berasal dari bahasa yunani yaitu “credere” yang
berarti kepercayaan (truth atau faith) atau dalam bahasa latin “creditium”
yang berarti kepercayaan atau kebenaran. Oleh karena itu dasar dari kredit
adalah kepercayaan. Seseorang atau badan usaha yang memberikan kredit
percaya bahwa penerima kredit akan sanggup memenuhi segala sesuatu
yang telah disepakati bersama. Pengertian kredit menurut undang-undang
nomor 7 tahun 1992 dalam bukunya Thomas Suyatno (2003:12)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
sebagaimana telah diubah menjadi undang-undang No.10 tahun 1998
tentang perbankan: adalah penyediaan uang atau tagihan-tagihan yang
dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan kesepakatan atau persetujuan
pinjam-meminjam antara bank dan pihak lain yang mewajibkan pihak
peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan
jumlah bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan.”
Menurut Eric L.Kohler dalam bukunya Hasanuddin rahman
(2000:12) kredit adalah sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu
pembelian atau mengadakan suatu pinjaman dengan suatu janji
pembayaran akan dilakukan ditangguhkan pada suatu jangka waktu yang
disepakati.
Menurut Undang-undang No 14 tahun 1967 tentang Pokok – pokok
Perbankan, yang dimaksud dengan kredit adalah penyediaan uang atau
tagihan-tagihan yang dapat disamakan dengan itu berdasarkan persetujuan
pinjam-meminjam antara bank dengan pihak lain dalam hal mana pihak
peminjam berkewajiban melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu
dengan jumlah bunga yang telah ditetapkan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian
kredit adalah :
a. Adanya penyerahan uang atau barang yang dapat menimbulkan
tagihan kepada pihak lain. Dengan tambahan adanya tambahan
nilai dari pokok pinjaman berupa bunga sebagai pendapatan bagi
pihak yang memberikan pinjaman.
b. Proses kredit didasarkan pada suatu perjanjian yang telah
disepakati bersama. Kedua belah pihak telah percaya bahwa
masing-masing pihak akan memenuhi kewajibannya.
c. Kredit diberikan apabila ada jaminan bahwa pelunasan hutang
pokok dan bunga akan dilunasi dalam jangka waktu yang telah
ditentukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
B. Kearsipan Kredit
Salah satu macam pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan pada
berbagai kantor adalah pekerjaan menyimpan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen lainnya. Kegiatan menyimpan warkat inilah yang
sering dikenal dengan istilah Kearsipan. Apa saja yang menyangkut arsip
sering disebut juga dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih
popular, kearsipan sering disebut dengan filing.
Kearsipan sangat perlu dilaksanakan oleh kantor-kantor pemerintah
maupun swasta, salah satunya kantor-kantor yang bergerak dalam bidang
perbankan. Bank merupakan salah satu perusahaan yang melayani
masyarakat dalam bidang perbankan, salah satunya adalah pelayanan
kredit kepada masyarakat. Kredit tersebut dapat berupa Kredit Pemilikan
rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), Maupun Kredit Griya Mandiri
(KGM).
Seiring berjalannya waktu semakin banyak orang berumah tangga
dan pada akhirnya membutuhkan rumah untuk bertempat tinggal.
Sehingga Bank memberikan pelayanan berupa Kredit kepada masyarakat,
khususnya kredit pemilikan rumah. Dan semakin tahun persentase Kredit
yang masuk semakin meningkat. Sehingga perlu diadakannya pengarsipan
dokumen kredit untuk menjaga dokumen tersebut agar tidak hilang atau
rusak.
Berdasarkan pengertian Kearsipan dan Kredit yang telah diuraikan
diatas, maka Kearsipan Kredit adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan
mengelola arsip/ dokumen kredit yang dimulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan
pemusnahan.
Pekerjaan kantor tidak lepas dari kearsipan. Hasil pekerjaan kantor
adalah arsip. Dan arsip juga merupakan alat bantu dalam pelaksanaan
pekerjaan kantor. Arsip mempunyai banyak golongan, dimana setiap
golongan mempunyai fungsi dan lama penyimpanan yang berbeda.
Menurut Saiman (2002 : 105) ada 4 golongan arsip, yaitu sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
1. Arsip vital yaitu sangat penting dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi diperkantoran
yang bersangkutan. Contoh : akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting, yaitu arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat
diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif
selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh : arsip
bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna yaitu arsip ini berguna sementara dan dapat diganti
dengan biaya rendah. Di simpan di file aktif selama 2 tahun dan file
inaktif selama 10 tahun. Contoh : surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna yaitu arsip yang dapat dimusnahkan sesudah
dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file
inaktif. Contoh : undangan rapat.
Berdasarkan penjelaskan golongan arsip diatas banyak disebutkan
mengenai file aktif dan file inaktif. Yang dimaksud dengan file aktif
adalah file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan
banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan arsip
inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam
pekerjaan.
Untuk jenis Arsip kredit seniri termasuk pada golongan Arsip
berguna karena arsip ini berguana sementara, dan disimpan sekitar 2
sampai 10 tahun, tetapi juga menyesuaikan lama peminjaman kredit
tersebut. Apabila Kredit sudah terlunasi oleh kreditur, dan sudah tidak
mempunyai kewajiban lagi kepada debitur atau Bank, maka dapat
dilakukan penyusutan arsip kredit berupa pemusnahan dokumen.
Proses kerja kearsipan kredit dalam suatu bank adalah mulai dari
penerimaan sampai dengan pemusnahan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk
dalam kearsipan adalah penerimaan dan pencatatan, penyimpanan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Di samping
itu juga terdapat peralatan dan perlengkapan, tata ruang, serta pegawai
yang profesional untuk mendukung jalannya kegiatan kearsipan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
1. Penerimaan dan Pencatatan
Penerimaan Dokumen ataupun surat masuk sebaiknya ditangani
oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan
dokumen masuk semacam ini kita namai sistem satu pintu atau kebijakan
satu pintu.
Semua surat/dokumen masuk, harus segera diteruskan kepada
pencatat. Petugas penerima kredit tidak dibenarkan menyimpan atau
membiarkan dokumen – dokumen menumpuk diatas meja. Dokumen yang
masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah
terpenuhi semuanya. Setelah itu dilakukan penyortiran dokumen kredit.
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. (Zulkifli Amsyah, 2005:66)
Sedangkan di Bank Tabungan Negara, dokumen yang masuk
seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi
semuanya, syarat yang dimaksud adalah syarat pengajuan kredit. Apabila
belum lengkap, dapat dikembalikan kepada bagian penerima calon
kreditur.
Penyortiran dokumen Kredit meliputi mengelompokan jenis
Kreditnya. Untuk di BTN Cabang surakarta sekarang ini baru terdapat
dokumen Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya
Multi.
Setelah Penyortiran Dokumen Kredit, Kegiatan yang dilakukan
selanjutnya adalah pencatatan. Pencatatan Dokumen kredit dilakukan
sebelum dokumen kredit tersebut di sampaikan kepada pejabat yang
bersangkutan. Dokumen Kredit dicatat di lembar pengantar yang nantinya
akan dikomputerisasikan. Sehingga akan lebih mudah dalam mencari
dokumen ataupun mengetahui data – data yang ada dalam dokumen kredit
tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sisitem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. (Zulkifli Amsyah,
2005:67)
Penyimpanan arsip dilakukan sebagai salah satu upaya untuk
melindungi arsip. Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan
mempergunakan sistem tertentu agar arsip dengan mudah ditemukan saat
diperlukan. Selain itu agar dapat dilakukan pengambilan dan
pengembalian dengan mudah, sehingga arsip tidak akan cepat rusak karena
sering diambil dari tempat penyimpanannya.
Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan dalam
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
(Zulkifli Amsyah, 2005:71)
Ada empat sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai
sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.
1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan
mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan . Abjad di
ambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama
tempat, dan sebagainya).
2. Sistem Geografis adalah Suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah.
3. Sistem Subjek adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan isi atau pokok masalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya.
4. Sistem Numerik adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.
(Zulkifli Amsyah : 2004 : 148)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek.
Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3
asas, meliputi :
a. Asas Sentrlisasi
Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di
simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan
dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. (Badri
M. Sukoco,S.E. 2007:97)
Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :
1. Mencegah duplikasi dokumen
2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip
4. Menghemat waktu (tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain
hanya untuk mencari data)
5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.
Kerugian asas Sentralisasi :
1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil
3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan
dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain :
1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam
mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung
memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya.
2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan
dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Kerugian asas Desentralisasi antara lain :
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
2. Terjadi banyak penduplikasian dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor.
3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan
penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. (Badri M.
Sukoco,S.E. 2007:99)
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi:
1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen
3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang
Kerugian asas Kombinasi :
1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak
ada.
3. Peralatan dan Perlengapan
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit
kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup
menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.
a. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang
akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk
ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip
3. Lama arsip disimpan
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan(sentralisasi dan desentralisasi)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
5. Besar ruangan arsip
6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
b. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang
berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat
penyimpanan, yaitu :
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam
kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari
arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4
laci, 5 laci,atau 6 laci.
Ada 2 macam almari arsip :
a. Almari arsip untuk diisi folder biasa
b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat
untuk gantungan folder.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari
dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi
peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map
nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih
menghemat tempat dibanding file kabinet.
3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik
berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih
mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga
listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang
diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip
yang dipergunakan.
4. Alat penyimpanan untuk Word-Processing
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi,
hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk
dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan
khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik-
pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja
para petugas operator pada waktu diperlukan.
5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer
Ada 2 (dua) macam media informasi yang merupakan hasil dari
pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer
(print-out). Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu
disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan ,
banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis .
Dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat
menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga
diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media
yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya
disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak-
rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan komputer dapat
difotokopi ukuran kecil.
c. Perlengkapan Penyimpanan
Kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk
penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yan
disimpan. (Zulkifli Amsyah ,2004:188)
Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap
sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan. Tujuan dari penunjuk yang terdapat pada penyekat
adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam
menemukan dan menyimpan dokumen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2. Map (Folder)
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan
bahan. Jimlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pembuatan
dokumen didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam
menentukan pilihan. Folder-folder biasanya berlpat dibagian bawah
untuk memungkinkan membesar . Sebagaimana perkembangan
jumlah dokumen, lipatan baru dapat dibuat disepanjang dasar folder
agar dasar folder lebih lebar.
3. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk
membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang
diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab)
yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut
tonjolan.
4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan dsebut juga kata tangkap.
Bilamana memilih kata tangkap, baik ia berupa huruf
abjad,nama,maupun subjek, haruslah diingat untuk memuatnya
sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
Pada umumnya penunjuk menggunakan kata tangkap tunggal dan
pasangan. Kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu
huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata
tangkap pasangan apabila kata tangkap tersebut menunjuk pengertian
mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai
dengan kata itu.
4. PENYUSUTAN ARSIP
Tidak semua warkat memiliki nilai guna abadi. Sebagian warkat
pada suatu saat tertentu akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak
semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang
harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat
berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada
suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang
tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari
pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri
arsip. (Sutarto,1992:255)
Tujuan Penyusutan
a. Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak
aktif.
b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar
(Sutarto, 1992 : 256)
a. Penilaian arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat
ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan
file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau
masih tetap disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED (Administrative Value (Nilai
Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang),
Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai pendidikan),
Documentary Value (Nilai Dokumentasi)), yaitu :
1. Arsip Vital (Presentase nilai 90-100)
Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contoh : Akte pendirian Perusahaan.
2. Arsip Penting (Presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan
lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti
keuangan.
3. Arsip Brerguna (Presentase 10-49)
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan
biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di
file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna (presentase 0-9) . Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. (Ida
Nuraida, 2008: 105)
b. Pemindahan dan Pemusnahan
Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip in-
aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu
arsip sudah tidak / jarang digunakan tetapi masih harus disimpan.
Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang
dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. (Ida Nuraida, 2008:
106)
5. PEMELIHARAAN
Arsip merupakan sesuatu yang memberikan informasi kepada kita,
oleh karena itu kita berkewajiban untuk memelihara dan menjaga arsip-
arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Arsip sering kali rusak karena berbagai serangan, yaitu :
a. Kelembaban udara yang tidak terkontrol
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar ultraviolet pada sinar matahari sangat berbahaya bagi
kertas-kertas arsip
d. Bermacam –macam debu, baik itu debu dari kain, asap ,
maupun debu yang dibawa angin.
e. Jamur dan sejenisnya
f. Rayap dan serangga lainnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Cara menjaga arsip agar terjaga dan tetap awet, antara lain :
a. Membersihkan ruangan, sekurang-kurangnya seminggu sekali,
dengan menggunakan vacium cleaner (alat penyedot debu).
b. Pemeriksaan ruangan setidak-tidaknya 6 bulan sekali untuk
mengawasi apabila terdapat serangga, rayap , dan sejenisnya.
c. Menggunakan racun serangga
d. Larangan makan dan minum serta merokok
e. Rak penyimpanan arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam
f. Membersihkan arsip seminggu sekali dengan vacium cleaner
g. Mengeringkan arsip yang basah (Basir Barthos, 1990:51-59)
6. RUANG ARSIP
Ruang tempat penyimpanan arsip henaknya selalu dalam keadaan
bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat
kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan
perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration).
Dasar pemikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan
dimana musuh-musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga,
jamur, cahaya matahari, dan lain-lain tidak dapat secara leluasa merusak
fisik arsip. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur,
kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya
matahari, pengaturan penetrangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan,
dan lain-lain.
Pengaturan udara ruangan arsip yang terbaik adalah menggunakan
AC (Air Conditioner). Temperatur ruangan arsip yang ideal antara 600-
750 F dengan kelembaban relatif antara 50-60%.
7. PEGAWAI BAGIAN KEARSIPAN
Suatu Tata Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak
dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap.
Penempatan pegawai arsip yang cakap akan menunjang kegunaan arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan
perkembangan organisaasi.
Pengorganisasian yang berdasarkan asas Sentralisasi menghendaki
personil yang bertugas khusus untuk pekerjaan kearsipan saja. Sedangkan
pada asas desentralisasi diharapkan personil dapat melakukan pekerjaan
lain disamping melaksanakan pekerjaan kearsipan.
Mengingat besarnya tanggung jawab yang dibebankan pada
pegawai kearsipan, doperlukan orang –orang yang dapat dipercaya dan
dapat memikul tanggung jawab tersebut dengan disiplin kerja yang tinggi
dan jujur.
METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis memilih lokasi di PT Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di Jalan Slamet Riyadi
No.282 Surakarta. Penulis memilih Bank Tabungan Negara tersebut
karena Bank tersebut merupakan salah satu bank dengan fokus pelayanan
pada kredit perumahan. Karena banyaknya kredit yang masuk, maka
banyak dokumen kedit yang harus diarsipkan. Dalam pengamatan ini
penulis akan mengamati tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan ini merupakan observasi berperan aktif,
maksudnya pengamatan ini dilakukan dengan bertanya dan terjun langsung
ke lapangan. Sehingga jenis laporan pengamatan ini bersifat deskriptif
kualitatif yaitu untuk menangkap berbagai informasi kualitatif dengan
deskripsi teliti dan penuh nuansa, yang lebih berharga dari pada sekedar
pernyataan jumlah atau frekuensi dalam bentuk angka tentang Kearsipan
Kredit pada Bank Tabungan Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Dengan menggunakan metode pengamatan deskriptif kualitatif,
maka penulis berharap memperoleh informasi-informasi dengan utuh
sehingga dapat menggambarkan realitas yang ada.
3. Sumber Data
Sumber data pengamatan ini diperoleh dari Nara sumber (
Informan )
Adapun narasumber yang memberikan informasi dalam
pengumpulan data ini terdiri dari bagian Loan Service Unit, Loan
Administration & document sub unit, Collection Work Out dan Tempat
atau lokasi
Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas
dilakukan bisa dicari lewat sumber lokasinya baik merupakan tempat
maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di PT. Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di jalan Slamet Riyadi 282 pada
bagian Loan Service.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan
data sangat berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis
dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi
dan mengkaji dokumen dan arsip (Sutopo,2002:58-70).
a. Wawancara atau intervew
Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan Tanya jawab
secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh
penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur
dan tidak terstruktur. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas
bagian dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber data
yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman
gambar. Observasi dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
langsung yaitu mengumpulkan dan menggali data tentang Kearsipan
Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
5. Teknik Analisis Data
Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis
interaktif (interaktif model of analisis), yaitu data yang dikumpulkan akan
dianalisa melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, mereduksi data,
menyajikan data dan menarik kesimpulan. Dalam model ini dilakukan
suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga data yang terkumpul akan
berhubungan dengan satu sama lain dan benar-benar data yang mendukung
penyusunan laporan penelitian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Bank Tabungan Negara (Persero)
Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung,
pemerintah Hindia Belanda melalui Koninjklijk Besluit no. 27 tanggal 16
Oktober 1987 mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus
hidup dan berkembang dan tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4
(Empat) cabang yaitu jakarta, Medan, Surabaya, dan Makasaar. Pada
tahun 1940 kegiatannya terganggu, sebagai akibat penyerbuan Jerman atas
Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar-besaran dalam
waktu yang relatif singkat (rush). Namun demikian keadaan keuangan
POSTSPAARBANK pulih kembali pada tahun 1941.
Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada
pemerintah Jepang, Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK
dan mendirikan TYOKIN KYOKU. Sebuah bank dengan tujuan untuk
menarik dana masyarakat melalui tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini
tidak sukse karena dilakukan dengan paksaan. TYOKIN KYOKU hanya
mendirikan satu cabang yaitu cabang Yogyakarta.
Proklamasi kemerdekaan RI 17-08-1945 telah memberikan
inspirasi kepada Bp. Darmosoesanto untuk memprakarsai pengambil
alihan TYOKIN KYOKU dari pemerintah jepang ke pemerintah RI dan
terjadilah penggantian nama menjadi KANTOR TABUNGAN POS dan
bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh pemerintah RI sebagai Direktur
yang pertama. Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah
melakukan penukaran uang jepang dengan Oeang Republik Indonesia
(ORI). Tetapi kegiatan KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur
panjang, karena agresi belanda (Desember 1946) mengakibatkan
didudukinya semua kantor, termasuk kantor cabang dari KANTOR
TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR TABUNGAN POS
dibuka kembali (1949), nama KANTOR TABUNGAN POS diganti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
menjadi BANK TABUNGAN RI. Sejak kelahirannya dan sampai berubah
nama BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini bernaung di bawah
Kementrian Perhubungan.
Banyak kejadian bernilai sejarah sejak tahun 1950 tetapi yang
substantif bagi sejarah BTN adalah dikeluarkannya UU Darurat no.9 tahun
1950, tanggal 9 februari 1950 yang mengubah nama
“POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatsblat no.295
tahun1941 menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk
kementrian dari kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan
dibawah Menteri Urusan Bank Sentral. Walaupun dengan UU darurat
tersebut masih bernama BANK TABUNGAN POS, tetapi tanggal 9
februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan tanggal lahir BANK
TABUNGAN NEGARA. Nama BANK TABUNGAN POS menurut
undang-undang darurat tersebut dikukuhkan dengan UU no.36 tahun 1953
tanggal tanggal 18 Desember 1953. Perubahan nama dari BANK
TABUNGAN POS menjadi BANK TABUNGAN NEGARA didasarkan
pada PERPU no.4 tahun 1963 tanggal 22 juni 1963 yang kemudian
dikuatkan dengan UU no.2 tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964.
Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank
milik negara ditetapkan dengan UU no.20 tahun 1968 tanggal 19 desember
1968 yang sebelumnya (sejak tahun 1964) BANK TABUNGAN
NEGARA menjadi BNI unit V. Jika tugas utama saat pendirian
POSTSPAARBANK (1897) sampai dengan BANK TABUNGAN
NEGARA (1968) adalah bergerak dalam lingkup penghimpun dana
masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK
TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan
KPR dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi pada tanggal 10
Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai
hari KPR bagi BTN. Perkembangannya terus melejit, sampai sekarang
sudah memiliki 1.102 kantor di seluruh Indonesia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Sampai sekarang BTN di kenal sebagai salah satu bank yang
bergerak di bidang keuangan yang terkemuka dibidang pembiayaan
perumahan, baik dalam hal penguasaan pasar, layanan maupun produk
yang ditawarkan, karena Bank Tabungan Negara (Persero) juga
merupakan bank fokus pada pembiayaan perumahan dan merupakan bank
yang memegang komitmen untuk mensukseskan program pemerintah di
bidang perumahan melalui pemberian Kredit Pemilikan Rumah (KPR)
bagi masyarakat yang ingin memiliki rumah sesuai dengan keinginan dan
kemampuan.
2. Sejarah Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta merupakan
perpanjangan dari kantor pusat, yang pertama kali berdiri tanggal 17
desember 1990, yang beralamat di jalan Slamet Riyadi No.232 dan
diresmikan oleh Bacelius ruru, Pejabat Direktorat Jenderal Lembaga
Keuangan. Kantor PT Bank Tabungan negara cabang Surakarta pada tahun
1993 pindah ke Beteng Plaza Blok A11-12 Jalan Kapten Mulyadi sampai
akhir tahun 1997. Kedudukan di kantor tersebut masih berstatus sewa
sama seperti pada kantor sebelumnya. Awal tahun 1998 PT Bank
Tabungan Negara pindah alamat ke jalan Slamet Riyadi No.282 yang
berstatus hak milik dengan luas tanah ±3000 m2, luas bangunan ±800 m
2
dan terdiri dari 3 (tiga) lantai.
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta beralamat di jalan
Slamet Riyadi No.282, Surakarta 57141, telepon (0271)726930, fax
(0271)726931, 226939, email [email protected]
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta mempunyai luas tanah
2.800 m2
dan luas bangunan 1.500 m2 dengan sertifikat No.104 serta IMB
No.601/581/pi/1995. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas kantor
pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, alarm, koperasi, serta ruang
kerja yang terdiri dari:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Lantai I :Customer Service, Teller service dan processing, ruang
Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang
komputer, dan ruang Section head.
Lantai II : Ruang Branch Manager, ruang rapat, ruang sekretaris, Loan
Service, ruang Loan Administrasion, ruang General Branch
Administration dan Mushola.
Lantai III : Ruang Loan recovery, aula, ruang dokumen dan arsip, gudang
ATK.
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta wilayah kerjanya se-eks
karisedinan Surakarta yang meliputi Kotamadya Surakarta, Kabupaten
sragen, Kabupaten karanganyar, kabupaten Sukoharjo, kabupaten
Wonogiri, Kabupaten Klaten dan kabupaten Wonogiri.
Dalam rangka untuk memasyaratkan dan mendukung kegiatan
operasionalnya, maka Bank BTN Cabang Surakarta sampai saat ini telah
memiliki 5 kantor pelayanan, yaitu :
1. Kantor Cabang Pembantu Kentingan UNS.
2. Kantor Cabang Pembantu Mojosongo.
3. Kantor Cabang Pembantu klaten.
4. Kantor Cabang Pembantu Palur.
5. Kantor Cabang Pembantu Sukoharjo.
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negara
Visi Bank BTN adalah
Menjadi Bank yang terkemuka dan menguntungkan dalam pembiayaan
perumahan.
Misi Bank BTN adalah :
1. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan
industri ikutannya kepada lapisan masyarakat menengah ke bawah,
serta menyediakan produk dan jasa perbankan lainnya.
2. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia Bank BTN
yang berkualitas dan profesional serta memiliki integritas yang tinggi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
3. Memenuhi komitmen kepada pemegang saham, yaitu menghasilkan
laba dan pendapatan per saham yang tinggi serta ikut mendukung
program pembangunan perumahan nasional.
4. Menyelenggarakan manajemen perbankan yang sesuai dengan prinsip
kehati-hatian dan good corporate governance.
5. Mempedulikan kepentingan masyarakat dan lingkungannya.
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman
Pegawai
a. Pelayanan Prima (Service Excellence)
b. inOvasi (Innovation)
c. keteLAdanan (Role Model)
d. PRofesionalisme (Professionalism)
e. Integritas (Integrity)
f. KerjasaMA (Teamwork)
1. Nilai- Nilai Dasar Budaya dan 12 Perilaku Utama
a. Pelayanan Prima
Ramah, sopan dan bersahabat
Peduli, pro aktif dan cepat tanggap
b. Inovasi :
Berinisiatif melakukan penyempurnaan
Berorientasi menciptakan nilai tambah
c. Keteladanan :
Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar
Memotivasi penerapan nilai-nilai budaya kerja
d. Profesionalisme :
Kompeten dan bertanggung jawab
Bekerja cerdas dan tuntas
e. Integritas :
Konsisten dan disiplin
Jujur dan berdedikasi
f. Kerjasama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Tulus dan terbuka
Saling percaya dan mengharga
2. Nilai – Nilai Dasar
Nilai –nilai dasar yang dianut oleh jajaran Bank BTN untuk
mewujudkan dan melaksanakan Pola Prima adalah sebagai berikut :
a. Sebagai orang yang beriman dan bertaqwa, pegawai Bank BTN taat
melaksanakan dan mengamalkan ajaran agamanya masing –masing
secara khusuk
b. Pegawai Bank BTN selalu berusaha untuk menimba ilmu guna
meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya demi kemajuan
Bank BTN
c. Pegawai Bank BTN mengutamakan kerjasama dalam melaksanakan
tugas untuk mencapai Tujuan Bank BTN dengan kinerja yang
terbaik
d. Pegawai Bank BTN selalu memberikan yang terbaik secara ikhlas
bagi Bank BTN dan semua stakeholders, sebagai perwujudan dari
pengabdian yang disadari oleh semangat kesediaan berkorban tanpa
pamrih pribadi.
e. Pegawai Bank BTN selalu bekerja secara prfesional yang kompeten
dalam bidang tugasnya.
3. Etika Perorangan
Etika perorangan pegawai Bank BTN adalah sebagai berikut :
a. Patuh dan taat pada ketentuan perundang-undangan dan
peraturan yang berlaku
b. Melakukan pencatatan yang benar mengenai segala transaksi
yang bertalian dengan kegiatan Bank BTN
c. Menghindari diri dari persaingan yang tidak sehat
d. Tidak menyalahgunakan wewenangnya untuk kegiatan pribadi
e. Menghindari diri dari keterlibatan dalam pengambilan
keputusan dalam hal terdapat pertentangan kepentingan.
f. Menjaga kerahasiaan nasabah dan Bank BTN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
g. Memperhitungkan dampak yang merugikan dari setiap
kebijakan yang diterapkan Bank BTN terhadap keadaan
ekonomi, social dan lingkungannya
h. Tidak menerima hadiah atau imbalan yang mempekaya
keluarganya
i. Tidak melakukan perbuatan tercela yang dapat merugikan citra
profesinya.
4. Pedoman Pegawai
Pedoman untuk semua pegawai Bank BTN :
a. Kita layani secara IKHLAS, SOPAN dan SANTUN semua
langganan Bank BTN dengan SENYUM, SALAM dan SAPA
b. Dalam menunaikan tugas kita pedomani 3 JANGAN
b.1 jangan TERLAMBAT atau MENUNDA pekerjaan
b.2 Jangan membuat KESALAHAN
B.3 jangan MENERIMA apalagi MEMINTA atau MENGAMBIL,
sesuatu yang bukan haknya.
c. Kita laksanakan semua tugas dengan baik secara
PROFESIONAL supaya Bank BTN MAJU, BERKEMBANG,
SOLID, dan SEHAT sehingga KESEJAHTERAAN pegawai
dan keluarga MENINGKAT.
6. Struktur Organisasi Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Organisasi merupakan perserikatan orang-orang yang masing-masing
memiliki peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja.
Struktur Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan
diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dengan adanya
struktur organisasi yang baik dan teratur maka efisiensi kerja dapat terwujud
berkat adanya kerjasama di dalam menjalankan tugas dan kewajiban
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
masing-masing karyawannya. Jadi tujuan disusunnya struktur organisasi
antara lain yaitu :
1. Membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi secara efektif.
2. Setiap bagian dalam organisasi dapat mengetahui tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Mendorong terwujudnya keharmonisan kerja dan menghindari
terjadinya kekosongan kerja.
Untuk mengetahui lebih jelasnya, penulis menyajikan skema struktur
organisasi PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta pada gambar 3.1
Gambar .3.1
Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta
Sumber : Bagian SDM PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
Pembagian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang ada dalam struktur
organisasi Bank BTN adalah sebagai berikut :
Branch Manager
Retail Service Section Head
Loan Service Unit
Teller Service
Customer Service
Operation Section Head
Personalia Unit
Loan Admin & document
Trans Processing
Unit
Kliring
Accounting & Conrol
Section Head
Financial reporting
Bookeping & Control
Collection Work Out
Legal
Kolektif
Pembinaan
Secretary
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
A. Branch Manager (Kepala Cabang)
1. Pengembangan bisnis Cabang
a) Mengelola hubungan dengan nasabah.
b) Menyiapkan rencana bisnis untuk cabang.
c) Membimbing kampanye promosi dan upaya-upaya pemasaran.
2. Perencanan dan penyusunan kebijakan
a) Menyusun kebijakan cabang sesuai dengan kebijakan pusat.
b) Menetapkan target kerja untuk seluruh unit kerja cabang.
c) Membuat perencanaan sumber daya manusia.
3. Pengawasan dan persetujuan bisnis cabang
a) Mengambil keputusan bisnis.
b) Memotivasi bawahan dan rekan kerja.
c) Memberikan persetujuan terhadap transaksi yang tidak lazim
B. Retail Service
1. Loan Service (Layanan Kredit)
a) Melakukan fungsi layanan kredit, pelunasan dan penyelesaian
klaim debitur.
b) Menganalisa permohonan kredit.
c) Melakukan fungsi layanan permohonan pembayaran ekstra dan
advance.
d) Menyelenggarakan realisasi kredit.
2. Teller Service (Layanan Teller)
a) Melayani setoran tunai angsuran kredit cabang sendiri maupun
cabang lain.
b) Mengelola proses kas cabang.
c) Melayani setoran dan pembayaran deposito.
d) Melayani penyetoran dan penarikan tabungan tunai.
e) Menerima transaksi giro.
3. Customer Service (Layanan Nasabah)
a) Memberikan informasi kepada nasabah.
b) Memberikan pelayanan tabungan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
c) Melayani proses pembukuan rekening rupiah dan valas.
C. Operation Section Head
1. Personalia
a) Melakukan manajemen personalia dan administrasi pajak
karyawan.
b) Melakukan logistik, perawatan dan pemeliharaan gedung.
c) Memastikan cabang mengikuti kebijaksanaan dan prosedur.
2. Loan Administration & document
a) Mendokumentasikan kredit.
b) Administrasi Negara.
c) Memproses aplikasi kerdit.
d) Mengarsipkan document kredit
3. Transaction Processing
a) Melakukan proses transaksi operasional non tunai.
b) Melakukan proses transaksi yang merupakan tindak lanjut atas
transaksi yang dilakukan oleh unit kerja lain.
4. Kliring
a) Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kliring di Bank
Indonesia atau bank yang ditunjk sebagai tempat kliring, mulai dari
pesiapan, kliring penyerahan dan kliring tolakan.
b) Entry data warkat kliring keluar pada sistem kliring Bank
Indonesia.
c) Melakukan proses efektif kliring.
D. Accounting & Control
1. Reporting Control
a) Mempersiapkan laporan keuangan.
b) Menganalisa laporan keuangan.
c) Menerima dan mengecek kebenaran laporan keuangan ke kantor
pusat dan Bank Indonesia.
d) Mengadministrasikan pelaporan cabang.
2. Bookeping Control
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
E. Collection Work Out
a) Melakukan identifikasi terjadinya tunggakan.
b) Melakukan pembinaan kredit retail.
c) Memantau kelancaran pembayaran kredit.
d) Memantau data KPR untuk kebutuhan pembinaan debitur.
e) Memberikan alternatif pembinaan kredit.
f) Melakukan pencetakan laporan KPR yang berkaitan dengan
kebutuhan pembinaan.
g) Melakukan proses restrukturisasi kredit retail dan kredit umum.
F. Secretary
a) Memanajemen kegiatan yang dilakukan oleh Branch manager.
b) Meregistrasi surat masuk dan keluar.
c) Meregistrasi faks.
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta
Bank Tabungan Negara menyediakan beberapa produk dan jasa, antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Produk Dana
a) Tabungan Batara
Tabungan Batara adalah tabungan bebas yang bersifat multiguna
dan fleksibel yang diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat
baik perseorangan maupun kolektif.
Manfaat Tabungan Batara adalah :
1. Mendapatkan kartu ATM Batara.
2. Penyetiran dan penarikan dapat dilakukan di semua kantor
cabang (online).
3. Bunga bersaing.
4. Fasilitas rekening bersama (joint account).
5. Fasilitas asuransi jiwa maksimal 25 juta.
6. Dapat dijadikan jaminan kredit.
7. Fasilitas Auto Debet
8. Fasilitas Auto Transfer/ transfer antar rekening
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
b) Tabungan E-Batara Pos
Tabungan E-Batara pos adalah merupakan produk tabungan yang
diselenggarakan atas kerjasama antara PT Bank Tabungan negara
dengan PT Pos Indonesia melalui seluruh loket kantor pos yang
telsh on-line di seluruh indonesia.
Manfaat E-Batara Pos adalah :
1. Penyetoran dan penarikan dapat dilakukan di otlet BTN dan
kantor pos online.
2. Memperoleh kartu ATM.
3. Dapat dipergunakan untuk berbagai transaksi.
c) Tabungan Haji Nawaitu
Tabungan Haji Nawaitu adalah merupakan tabungan yang
diperuntukkan bagi calon jemaah haji dalam rangka persiapan
biaya perjalanan ibadah haji.
Manfaat haji nawaitu adalah :
1. Memperoleh nomor alokasi porsi keberangkatan beribadah
haji.
2. Dapat di buka di loket bank BTN yang terhubung dengan
Siskohat Departemen Agama.
3. Penarikan dan penyetoran dapat dilakukan di seluruh loket
bank BTN.
d) Tabungan Batara prima
Tabungan Batara Prima adalah merupakan produk tabungan yang
banyak memberikan keuntungan dan manfaat tersendiri bagi
nasabah.
Manfaat Tabungan Batara prima adalah :
1. Bunga bersaing.
2. Memperoleh bonus apabila tidak menarik dana selama 2
bulan.
3. Memperoleh fasilitas point reward yang dapat ditukarkan
dengan hadiah langsung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
4. Memperoleh asuransi jiwa bebas premi untuk penabung
perorangan.
e) GIRO
GIRO adalah simpanan di bank yang penarikannya dapat dilakukan
setiap saat dengan menggunakan cek atau surat pembayaran
lainnya atau dengan pemindahbukuan.
Manfaat GIRO adalah :
1. Sarana penyimpanan uang yang aman dan terpecaya.
2. Menunjang aktivitas usaha dalam pembayaran dan
penerimaan.
3. Memudahkan aktivitas kebutuhan keluarga/pribadi/usaha.
4. Mendapatkan jasa GIRO yang menarik.
f) Deposito Berjangka
Deposito Berjangka adalah simpanan yang penarikannya hanya
dapat dilakukan pada waktu tertentu menurut perjanjian antara
penyimpan dengan bank yang bersangkutan. Jangka waktu deposito
adalah 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, atau 24 bulan.
Manfaat Deposito Berjangka adalah :
1. Dapat digunakan sebagai jaminan kredit.
2. Bunga deposito dapat dikapitalisasikan kedalam pokok.
3. Bunga deposito dapat dipindahbukukan untuk pembayaran
angsuran kredit, rekening listrik, telepon dan air.
4. Bunga menarik.
g) Sertifikat Deposito
Sertifikat Deposito merupakan simpanan berbentuk deposito
berjangka yang bukti simpananya dapat diperdagangkan oleh
pemiliknya sebelum jatuh tempo.
Manfaat Sertifikat Deposito adalah :
1. Dapat diperjualbelikan dan dipindahtangankan dengan cara
penyerahan.
2. Bunga dibayarkan di muka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
3. Dapat di buka di kantor cabang BTN.
2. Produk Jasa dan Layanan
a. ATM Batara
ATM Batara merupakan fasilitas layanan bagi nasabah tabungan
dan giro (rupiah perorangan) di Bank BTN yang memberikan
kemudahan bagi nasabah dalam memenuhi berbagai macam
kebutuhan transaksi melalui mesin ATM yang beroperasi 24 jam.
Manfaat dari ATM Batara
- Penarikan uang tunai.
- Transfet antar rekening di Bank BTN.
- Transfer antar bank.
- Pembayaran angsuran KPR, telepon seluler, PLN dan
voucher isi ulang.
- Dapat digunakan di seluruh jaringan ATM berlogo Link.
b. Kiriman Uang
Kiriman Uang merupakan jasa pengiriman uang dalam valuta
rupiah atau valuta asing melalui jaringan on-line di outlet Bank
BTN di seluruh Indonesia dan media elektronik untuk pengiriman
uang ke luar negeri yang didukung oleh Bank korespondensi di
seluruh dunia.
Keuntungan Kiriman uang
- Aman dan cepat.
- Memberikan kemudahan dalam transaksi pengiriman uang
dalam mata uang rupiah dengan biaya yang kompetitif.
- Dilayani di seluruh outlet Bank BTN dan kantor cabang
devisa untuk pengiriman uang keluar negeri.
- Dapat menggunakan RTGS BI (Real Time Gross
Settlement) untuk pengiriman uang secara on-line real time
ke seluruh Bank di Indonesia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
c. Inkaso
Inkaso merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk melakukan
penagihan kepada pihak ketiga atas inkaso tanpa dokumen di
tempat lain di dalam negeri.
Jenis Warkat Inkaso :
- Warkat Inkaso sendiri adalah warkat yang diterbitksn oleh
Kantor Cabang Bank BTN yang wilayah kliringnya
berbeda dengan wilayah kliring bank pengirim.
- Warkat Inkaso Bank adalah warkat yang diterbitkan oleh
bank lain yang wilayah kliringnya berbeda dengan wilayah
kliring bank pengirim.
d. Western Union
Western Union adalah layanan kiriman uang Bank BTN
bekerjasama dengan Western Union secara cepat (real time on-
line) yang dilakukan lintas negara atau dalam satu negara.
Manfaat dari Western Union :
- Cepat, dalam hitungan detik dana sudah dapat diambil oleh
penerima.
- Dilayani oleh lebih 170.000 agen yang tersebar di lebih 200
negara dan antar kota di Indonesia.
- Kiriman uang dibayar dengan mata uang masing-masing
negara atau mata uang lain yang disepakati.
- Pengirim atau penerima tidak harus memiliki rekening di
bank atau tidak harus berdomisili tetap di negara pengirim
atau di negara tujuan transfer.
e. SPP On-line Perguruan Tinggi
SPP On-line Perguruan Tinggi merupakan layanan Bank BTN bagi
perguruan tinggi/sekolah dalam penyediaan delivery channel untuk
penerimaan setoran biaya –biaya pendidikan secara On-line.
Manfaat SPP On-line :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
- Perguruan tinggi tidak perlu menyediakan banyak
resources (tempat, karyawan, dan sebagainya) untuk
melayani pembayaran biaya pendidikan.
- Data hasil pembayaran biaya pendidikan dapat mudah
diintegrasikan dengan sistem administrasi perguruan tinggi.
- Data dapat diketahui setiap saat dan dapat diakses melalui
berbagai media : website, dan FTP server.
- Pelaporan dapat disajikan untuk setiap fakultas atau
program studi.
Manfaat SPP On-line bagi mahasiswa
- Melalui Delivery channel yang dimiliki oleh Bank BTN,
mahasiswa dapat melakukan pembayaran secara on-line,
cepat, mudah, aman, dan nyaman.
f. Money Changer
Money Changer adalah pelayanan yang diberikan kepada
masyarakat yang ingin menjual atau membeli mata uang asing
tertentu, yang mempunyai catatan kurs pada bank Indonesia.
g. Safe Deposit Box
Safe Deposit Box adalah sarana penyimpanan barang/surat-surat
berharga yang aman dan terjaga dari resiko kebakaran, kejahatan,
bencana alam dll.
h. Payment Point
Payment Point merupakan fasilitas layanan bagi nasabah untuk
memudahkan dalam membayar tagihan rutin.
Pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan cara :
- Setoran tunai di loket kantor cabang Bank BTN.
- Non tunai melalui pemindahan (Overbooking), warkat
Bank BTN, warkat Bank lain, ATM BTN dan sms Banking.
- Gunakan fasilitas Automatic Debit agar tidak direpotkan
datang ke loket kantor cabang atau ke mesin ATM guna
membayar tagihan bulanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
i. Bank Garansi
Pernyataaan yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah
untuk menjamin resiko tertentu yang timbul apabila nasabah tidak
dapat menjalankan kewajibannya dengan baik kepada pihak yang
menerima jaminan.
j. Real Time Groos Settlement (RTGS)
Sistem transfer dana on-line dalam mata uang rupiah yang
penyelesainnya dilakukan per transakasi secara individual.
k. Batara Payroll
Batara Payroll merupakan layanan Bank BTN bagi pengguna jasa
(perusahaan, perorangan, dan lembaga) dalam mengelola
pembayaran gaji, THR dan bonus serta kebutuhan finansial lainya
yang bersifat rutin bagi karyawan pengguna jasa.
Manfaat Batara Payroll :
- Aman, karena perusahaan terhindar dari penyediaan uang
tunai dalam jumlah besar, kerahasian data terjamin.
- Mudah, karena perusahaan cukup menyediakan data
pembayaran bagi karyawan secara rutin dan selanjutnya
secara sistem Bank BTN melakukan transfer ke rekening
masing-masing karyawan.
- Akurat, karena perusahaan tidak perlu membulatkan
nominal gaji karyawan ke pecahan terdekat dan kesalahan
data dapat dikurangi karena selalu di update setiap periode
pembayaran.
l. SMS Batara
SMS Batara merupakan fasilitas layanan transaksi perbankan yang
dapat diakses dari handphone. Cukup dengan mengetik SMS ke
nomor 3555, nasabah dapat menikmati kemudahan melakukan
transfer uang, pembayaran tagihan rutin, pembelian voucher isi
ulang, serta transaksi lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
m. Kartu Debit BTN-VISA
Kartu Debit BTN-VISA merupakan kartu ATM dan kartu debit
yang dirancang untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan
dalam bertransaksi.
Keunggulan Kartu Debit BTN-VISA adalah :
- Pemegang kartu dapat melakukan transaksi pembayaran di
jaringan toko/merchant yang memasang logo VISA
- Pemegang kartu dapat melakukan transakasi: transfer antar
rekening, pembayaran tagihan, pembelian pulsa isi ulang,
informasi rekening dan informasi kurs mata uang.
3. Produk Kredit
1. Kredit Pemilikan Rumah Bersubdisi
Fasilitas kredit subsidi yang diberikan kepada masyarakat yang
berpenghasilan kurang dari Rp2,5 juta untuk kepemilikan
pembelian rumah sederhana sehat (RHS) dengan dibantu oleh
pemerintah berupa subsidi selisih bunga atau uang muka.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon memiliki penghasilan kurang dari Rp
2.500.000.
2) Batas maksimal harga jual rumah KPR subsidi
sesuai ketentuan pemerintah.
3) Bentuk bantuan berupa subsidi selisih bunga atau
subsidi uang muka.
2. Kredit Griya Utama (KGU)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyarakat perorangan
untuk pembelian rumah baru atau lama dengan standar bangunan
minimal sama dengan standar rumah bersubsidi.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah
menikah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha
dalam bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan
rumah/apartemen/susun yang dibeli melalui fasilitas
KGU.
3. Kredit Griya Multi (KGM)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyrakat untuk berbagai
keperluan seperti renovasi rumah, modal kerja, sekolah, atau
kebutuhan konsumtif lainnya.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah
menikah.
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam
bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan.
5) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
4. Kredit Pemilikan Apartemen (KPA)
Fasilitas kredit untuk membeli apartemen jadi (baru/bekas),
apartemen indent atau take over dari bank lain.
Keunggulan :
1) Nilai kredit bebas
2) Jangka waktu maksimal 15 tahun
3) Maksimal kredit s/d 70% dari harga jual setelah diskon atau
harga pasar wajar berdasarkan taksasi appraisal
4) Persyaratan ringan dan proses cepat
5. Kredit Swagriya (KSG)
Fasilitas kredit yang diberikan untuk keperluan membangun rumah
diatas tanah yang dimiliki oleh pemohon dengan jaminan kredit
berupa tanah tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Syarat dan ketentuan :
1) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan yang dibiayai.
2) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
3) Menyampaikam RAB bangunan.
6. Kredit Swadaya
Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah yang memerlukan
dana segera dengan jaminan tabungan atau deposito yang
ditempatkan di bank BTN.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah
menikah.
2) Memiliki simpanan dalam bentuk tabungan/deposito dan
memenuhi syarat untuk dijadikan jaminan kredit.
3) Jangka waktu minimal 1(satu) bulan dan maksimal 1(satu)
tahun dan dapat diperpanjang atas persetujuan bank BTN.
7. Kredit Kepemilikan Ruko (KP Ruko)
Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membeli
rumah toko, rumah usaha, rumah kantor ataupun kios.
Syarat dan ketentuan :
1) Terletak di area komersil.
2) Bangunan sedikitnya 2 lantai.
3) Harga jual bebas.
4) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
8. Kredit Perumahan Perusahaan
Fasilitas kredit yang diberikan kepada perusahaan untuk
penyediaan fasilitas perusahaan dinas ataupun rumah pegawai yang
didasarkan atas kerjasama antara bank BTN dengan perusahaan
yang mendukung program pemerintahan.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah perusahaan atau Badan Usaha.
2) Memiliki rekening Giro di Bank BTN.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
3) Ketentuan kredit adalah 75% s/d 90% dari biaya
pembangunan atau harga pembelian rumah.
4) Jangka waktu kredit s/d 15 tahun.
9. Kredit Ringan Batara (KRB)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada karyawan perusahaan
pengguna jasa Batara payroll dengan agunan gaji karyawan.
Syarata dan ketentuan :
1) WNI, usia minimal 21 tahun atau telah menikah.
2) Karyawan dengan status pegawai tetap dan masih aktif
bekerja pada perusahaan pengguna jasa Batara Payroll
Bank BTN.
3) Mendapat rekomendasi dari manajemen dari pengguna jasa
Batara Payroll Bank BTN tempat yang bersangkutan
bekerja.
4) Telah menjadi pegawai tetap minimal 1 tahun pada
pengguna jasa Batara Payroll Bank BTN.
5) Mempunya penghasilan yang dapat menjamin kelancaran
pembayaran angsuran selama jangka waktu kredit.
10. Kredit Usaha Mikro dan Kecil (KUMK)
Fasilitas kredit yang diberikan oleh bank untuk meningkatkan
akses usaha mikro dan kecil terhadap dana pinjaman yang berasal
dari surat utang pemerintah (SUP) untuk pembiayaan investasi dan
modal kerja dengan persyaratan yang relatif ringan dan terjangkau.
Syarat dan ketentuan :
1) Maksimal kredit untuk usaha mikro sebesar Rp50.000.000
dan Rp500.000.000 untuk usaha kecil.
2) Pembiayaan sendiri minimal 20% dari kebutuhan modal
kerja untuk KUMK modal kerja minimal 25% dari total
biaya investasi untuk KUMK investasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
3) Jangka waktu minimal 1 tahun dan dapat diperpanjang 2
kali untuk KUMK modal kerja dan 1 tahun untuk KUMK
investasi.
11. Kredit Yasa Griya
Fasilita kredit yang diperuntukkan bagi pengembang (developer)
atau koperasi untuk membantu modaal kerja dalam rangka
pembiayaan pembangunan suatu proyek perumahan.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan
Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan
perorangan.
2) Pemohon adalah pengembang anggota REI/APERSI.
3) Berpengalaman sebagai pengembang.
4) Memiliki rekening Giro di Bank BTN.
5) Tidak tercantum dalam daftar hitam BI.
12. Kredit Platinum
Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah bank untuk
pembelian rumah termasuk take over dengan nilai kredit > Rp 150
juta.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usa minimal 21 tahun atau telah
menikah.
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam
bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan rumah/apartemen/susun
yang dibeli melalui fasilitas KPR Platinum.
13. Kredit Pendukung Perumahan
Fasilitas kredit yang diberikan untuk pembiayaan modal kerja dana
atau investasi khususnya kepada sektor industri yang terkait
dengan perumahan termasuk unsur-unsur penunjangnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan
Terbatas (PT), Koperasi, CV dan perorangan.
2) Pengalaman di bidangnya maksimal 1 tahun.
3) Berkedudukan dalam wilayah RI.
4) Memiliki perizinan untuk melakukan kegiatan usaha.
5) Telah menjadi pemegang rekening giro di Bank BTN.
14. Kredit Modal Kerja Kontraktor
Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membantu
menyelesaikan pekerjaan borongan sesuai dengan kontrak kerja.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang bergerak di bidang jasa
pemborongan dalam arti luas atas dasar kontrak kerja atau
SPK.
2) Memiliki pengalaman di bidang pemborongan minimal 1
tahun.
3) Memiliki rekening giro di Bank BTN.
15. Kredit Investasi
Kredit Investasi adalah kredit yang diberikan untuk pembiayaan
investasi baru, perluasan modernisasi atau rehabilitasi.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan
Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan
perorangan.
2) Memiliki semua perizinan yang diperlukan untuk
melakukan investasi.
3) Pengalaman di bidang investasi yang akan dibiayai.
4) Memiliki giro di Bank BTN.
5) Tidak tercantum dalam daftrar hitam BI.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
B. Kegiatan Magang Kerja
1. Lokasi Kegiatan Magang
Instansi mitra yang menjadi tempat penulis menjalankan kegitan
magang adalah Bank Tabungan Negara (BTN) kantor Cabang Solo, yang
terletak di jalan Slamet Riyadi No. 282 Solo 57141 Jawa Tengah, dengan
nomor telepon 0271-726930, serta dengan luas tanah ± 2.300 m2
dengan
luas bangunan ± 1.500 m2. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas
kantor pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, system alarm
keamanan, koperasi, serta ruang kerja yang terdiri dari:
a. Lantai I:
Customer Service, Teller service dan ruang processing, ruang
Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang
komputer, bagian marketing dan ruang Section head.
b. Lantai II:
Ruang Branch Manager, ruang rapat (meeting room), ruang
sekretaris, Loan Service, ruang Loan Administrasion & document,
ruang General Branch Administration dan Mushola.
c. Lantai III:
Ruang Loan recovery / Collection Work Out, Ruangan aula, ruang
dokumen dan arsip, gudang ATK.
2. Aktivitas Magang
Penulis melaksanakan Kegiatan Magang Mahasiswa ini ± 1 bulan,
yakni pada bulan Maret mulai tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 1
April. Dalam pelaksanaannya Kegiatan Magang Mahasiswa, penulis
ditempatkan pada salah satu unit dari BTN yaitu di ruang Loan
Administrasion & document, bagian financing document.
Financing document merupakan bagian dari Loan Administrasion &
document, di mana bagian ini merupakan bagian pelayanan pengarsipan
dokumen kredit.
Yang bertugas di Bagian Financing document, adalah Bp Toni
Wahyu H, yang bertugas melakukan peneriamaan , pencatatan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
pemeliharaan, dan penyusutan dokumen kredit pada Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta.
Pada saat magang penulis pertama kali di tempatkan
bersama Bp Aris bagian financing kredit, tetapi dengan adanya perubahan
struktur dan system yang diberlakukan akhirnya penulis berpindah ke
bagian financing document. Penulis banyak menjalani aktivitas magang
bersama Bp Toni, tetapi penulis juga sering membantu pekerjaan pada
bagian collektion & workout unit dimana yang bertugas disana adalah Bp
Sehono , Bp hadi, dan Bp Priyono.
Awal magang pada 1 Maret 2011, pertama-tama penulis
Langsung diajak melakukan peninjauan langsung calon penerima kredit
(On The Sport), oleh Bp Aris. Dengan peninjauan tersebut penulis
diharapkan dapat mengerti tugas serta kegiatan yang dilakukan dalam
melakukan peninjauan calon penerima kredit.
Di hari berkutnya sampai dengan hari terakhir magang,
penulis mencoba untuk melakukan pengamatan di baian Financing
document, Ternyata banyak kegiatan yang sesuai dengan bidang
konsentrasi penulis, yaitu Administrasi. Di Bangian Financing document
penulis di bimbing oleh Bp Toni Wahyu H untuk di beri pengarahan
tentang Tata Kearsipan dokumen kredit pada Bank tabungan Negara.
Dokumen Kredit yang sering masuk adalah Kredit
Pemilikan Rumah (KPR), Kredit Griya Multi (KGM), dan Kredit Griya
Utama. Menurut pengalaman penulis selama magang di Financing
Document, penulis melihat bahwa Kredit rumah sangat diminati oleh
calon-calon debitur. Hal ini sesuai dengan visi Bank BTN, yaitu “Menjadi
Bank Yang Terkemuka Dalam Pembiayaan Perumahan”. Mengingat
banyak nya Kredit yang masuk di BTN, maka disini penulis akan
membahas secara khusus mengenai Tata Kearsipan Kredit pada Bank
Tabungan Negara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan tinjuan pustaka yang telah dikemukakan pada BAB
sebelumnya, dapat diketahui bahwa Kearsipan adalah kegiatan mengatur,
mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan
pemusnahan ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan serta
pegawai bagian kearsipan sebagai pendukungnya.
Demikian juga dengan Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
yang memiliki produk Kredit Pemilikan Rumah dimana produk ini sangat
diminati oleh masyarakat dan mengalami peningkatan prosentase kredit
masuk setiap tahunnya. Oleh karena itu perlu diadakan Kearsipan Kredit
mulai dari penerimaan sampai dengan penyusutan agar arsip kredit dapat
terjaga dengan baik.
Jenis arsip kredit yang masuk pada Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta antara lain :
1. Kredit Pemilikan Rumah bersubsidi
Fasilitas kredit subsidi yang diberikan kepada masyarakat yang
berpenghasilan kurang dari Rp 2,5 juta untuk kepemilikan
pembelian rumah sederhana sehat (RHS) dengan dibantu oleh
pemerintah berupa subsidi selisih bunga dan uang muka.
2. Kredit Griya Utama (KGU)
Fasilitas Kredit yang diberikan kepada masyarakat perorangan
untuk pembelian rumah baru atau lama dengan standar bangunan
minimal sama dengan standar rumah bersubsidi.
3. Kredit Griya Multi (KGM)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyarakat untuk berbagai
keperluan seperti renovasi rumah, modal kerja, sekolah, atau
kebutuhan konsumtif lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Kredit yang masuk segera di terima dan di proses pada bagian Loan
Service yang kemudian diserahkan ke bagian finance document
untuk proses pengarsipan lebih lanjut.
A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit
Penerimaan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu dalam
artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit tersendiri,
yaitu unit Loan service. Dokumen kredit diterima dari unit Loan Service,
dimana unit ini adalah unit yang menerima serta melayani masyarakat
yang akan menjadi debitur di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,
seperti yang diungkapkan oleh Bp. Toni Wahyu selaku Pengurus Finance
Document yang menangani dokumen kredit, sebagai berikut :
“Dokumen kredit yang masuk dikelola oleh bagian Loan service karena
disini menggunakan sistem satu pintu yang berarti semua surat/arsip
dikelola oleh satu bagian saja. ( Wawancara tanggal 21 Maret 2011)
Jenis arsip kredit yang ditangani di bagian finance document
berupa arsip Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit
Griya Multi. Arsip-arsip ini diolah dan disimpan oleh bagian finance
document, dimana bagian ini adalah satu-satunya bagian yang menangani
masalah dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Adapun pengelolaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta sebagai berikut :
a. Proses Pengurusan dokumen Kredit Masuk
Dokumen kredit yang masuk diterima oleh bagian Loan Service.
Setelah diteliti kekomplitan syarat pengajuan kredit, kemudian arsip kredit
baru di ajukan ke manajer, dalam hal ini diwakili oleh Bp Heru Selaku
Sekretaris Manajer pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta. Setelah
mendapat persetujuan, dokument kredit di serahkan pada bagian finance
document untuk dilakukan pengarsipan. Adapun langkah-langkah dalam
pengurusan dokumen kredit masuk antara lain :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
1) Dokumem kredit yang masuk di periksa apakah sudah sesuai
dengan syarat dan ketentuan Kredit. Apabila sudah lengkap syarat
– syaratnya, maka langkah selanjutnya dilakukan peyortiran.
2) Dokumen kredit disortir menurut jenisnya, yaitu termasuk ke dalam
Kredit Pemilikan Rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), atau
Kredit Griya Multi (KGM).
3) Dokumen dibuka dan dibaca isinya, kemudian dicatat pada sampul
folder berupa jenis kredit, data diri debitur, dan nomor sertifikat
atau surat-surat yang lain yang terdapat dalam folder atau map
tersebut.
Arsip kredit diterima berupa dokumen kredit yang berupa folder-
folder yang berisi syarat-syarat dan ketentuan meminjam kredit
pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Syarat- syarat
tersebut berupa surat – surat dan sertifikat, antara lain :
Surat Perjanjian Kredit
Surat Pengakuan Hutang
Akta Jual Beli
Sertifikat
IMB (Izin mendirikan Bangunan)
SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan)
APHT (Akta Pemberian Hak Tangungan)
SHT (Sertifikat Hak Tanggungan)
Polis AJK (Asuransi Jiwa Kredit)
Polis Asuransi Kebakaran
4) Setelah dicatat pada sampul folder, data-data tersebut juga dicatat
dalam buku agenda kredit masuk.
5) Selain menggunakan sistem pencatatan manual, dalam melakukan
pencatatan arsip kredit Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
juga menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang digunakan
adalah LOC (Local Operation Computer). Dengan sistem ini,
komputer ditempatkan di beberapa bagian yang terhubung oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
jaringan yang memudahkan unit-unit berinteraksi. Dengan sistem
ini, data yang telah di olah disuatu bagian dan dapat langsung
dikirim kebagian lain untuk langsung diproses lebih lanjut. Pada
Bagian Finance document terpasang satu komputer yang berguna
untuk mencatat data-data yang berhubungan dengan arsip kredit
serta untuk menerima data-data arsip kredit yang berasal dari unit
Loan Servis atau mengirim data ke unit Collection Work Out.
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta data-data kredit
yang dicatat dan tersimpan di unit Loan servis dikirim ke unit finance
document, agar mempermudah dan mengurangi beban dalam melakukan
pencatatan data-data tentang debitur serta data-data arsip kredit. Data
tersebut di proses dan disimpan , agar mudah dalam melakukan pencarian
data yang berhubungan dengan data diri debitur dan arsip kredit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
GAMBAR 4.1
BAGAN PROSES ARSIP KREDIT MASUK
(Bagan yang terpasang pada dinding ruang arsip kredit BTN Surakarta)
PROSES KETERANGAN
Kredit masuk diterima oleh bagian
Loan service.
Dokumen kredit yang masuk
diperiksa kelengkapan syarat-syarat
dan kredit dan disortir dibedakan
antara KPR, KGM, atau KGU
Setelah arsip dibuka dan dibaca
isinya kemudian dicatat dalam arsip
kredit dan kedalam komputer.
Dokumen kredit tersebut kemudian
diteruskan kepada Sekretaris untuk
di periksa dan diparaf.
Diteruskan kepada Pimpinan untuk
di disposisi.
Dokumen kredit diserahkan ke unit
finance document untuk disimpan
sampai dengan proses penyusutan.
Arsip kredit di simpan di unit
finance document
Kredit masuk
Diperiksa dan disortir
Pencatatan dalam buku agenda
kredit masuk dan pencatatan
kedalam komputer
Sekretaris
Pimpinan
Penyerahan ke unit finance
document untuk disimpan dan
diarsipkan
Penyimpanan arsip kredit
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
B. Penyimpanan Dokumen Kredit
a. Asas Penyimpanan Arsip
Berdasarkan wawancara dengan Bp. Toni Wahyu sebagai pengurus
Finance document yang menangani dokumen kredit dapat diketahui
bahwa:
“ Penyimpanan arsip kredit yang digunakan oleh Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta adalah dengan asas Sentralisasi dimana semua
dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.”
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan asas
Sentralisasi karena lebih menghemat ruangan dan mencegah doplikasi
dokumen. Sebab dokumen yang terdapat dalam ruang kearsipan adalah
dokumen yang berisi sertifikat dan surat-surat berharga yang tidak boleh
jatuh ke tangan orang lain.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh Bank Tabnungan
Negara Cabang Surakarta adalah dengan menggunakan sistem numerik.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus finance
document pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :
“arsip kredit yang sudah didisposisi oleh Kepala dan yang
disimpan di bagian finance document ini dalam penyimpanannya
menggunakan sistem numerik. Dimana surat-surat tersebut
diklasifikasikan berdasarkan kode jenis kreditnya dan dimasukan
ke dalam map atau folder yang telah dikelompokkan sesuai dengan
nomornya. Missal 01 mengenai KGU, 02 mengenai KPR ,dan 03
mengenai KGM.” (Wawancara tanggal 21 Maret 2011)
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur yang digunakan oleh masing-masing organisasi dalam
penyimpanan arsip hampir sama antara satu dengan yang lainnya.
Prosedur dalam penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
dilaksanakan dan lebih terarah. Prosedur penyimpanan arsip ini adalah
kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsip tersebut disimpan.
Langkah-langkah yang dilakukan oleh Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip, antara lain
memisah-misahkan arsip, meneliti arsip, mengklasifikasikan arsip,
menyusun arsip dan memfile arsip atau menyimpan arsip sesuai dengan
pola klasifikasinya.
1) Memisah-misahkan arsip
Kegiatan pertama yang dilakukan oleh petugas arsip adalah
memisahkan arsip. Memisahkan arsip berarti mengadakan pensortiran
terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan
menurut subjeknya, apakah termasuk arsip KPR, KGU, atau KGM.
2) Meneliti arsip
Setelah arsip dipisahkan sesuai kode-kode angka, kemudian
arsip diteliti lebih lanjut apakah arsip-arsip yang akan disimpan
tersebut sudah lengkap akan syarat-syaratnya dan sudah mendapatkan
disposisi dari Manajer Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
3) Pencatatan nomor /kode
Mencatat kode jenis arsip, data diri debitur dan nomor-nomor
sertifikat dan surat-surat yang ada di dalam folder.
4) Menyusun Arsip
Setelah arsip diberi kode klasifikasi, arsip-arsip yang akan
disimpan dimasukan ke dalam map. Map tersebut sudah diberi kode
klasifikasi pada bagian sampulnya. Sehingga dapat menunjukkan isi
arsip yang disimpan didalamnya.
5) Menyimpan Arsip
Arsip yang sudah dimasukkan ke dalam map, kemudian
dimasukan ke dalam rak lemari besi. Map-map tersebut kemudian
ditata berdasarkan sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu
sistem numerik. Arsip yang disimpan di dalam rak kemudian disusun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
secara berderet sesuai dengan nomor klasifikasi yang paling kecil
hingga nomor klasifikasi yang paling besar.
Selain disimpan berupa folder-folder, arsip kredit juga
disimpan berupa soft file yang disimpan ke dalam komputer. Cara
penyimpanan arsip dengan komputerisasi ini tidak jauh berbeda
dengan penyimpanan arsip ke dalam rak lemari besi. Adapun proses
penyimpanan arsip berupa soft file sebagai berikut :
1. Membuat folder-folder sebagai wadah data yang akan
disimpan.
2. Mencatat kode jenis kredit, data diri debitur, dan nomor-nomor
sertifikat serta surat-surat yang ada dalam folder kredit.
3. Memisah-misahkan berdasarkan jenis kreditnya.
4. Menyimpan file kedalam folder yang disediakan menurut jenis
kreditnya.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai
pengurus finance document pada Bank tabungan Negara Cabang
Surakarta, bahwa :
“ Sistem komputerisasi bertujuan agar mudah dalam pencarian
data-data diri ataupun data-data berhubungan dengan sertifikat yang
terdapat dalam folder arsip kredit. Sistem komputerisasi ini diterapkan
secara On Line sehingga hilangnya data karena komputer rusak dapat
di cegah.” (wawancara tanggal 23 Maret 2011)
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta arsip disimpan
selama 10-20 tahun atau sampai dengan pelunasan kredit dari debitur.
Arsip disimpan dengan hati-hati dengan menggunakan peralatan dan
perlengkapan yang ada, agar arsip terjaga dengan baik dan tidak
mudah rusak.
C. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas adalah kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan. Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari
peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
dengan pengelolaan kearsipan juga membutuhkan fasilitas yang
memadai untuk menunjang pelaksanaannya. Adapun fasilitas
kearsipan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah sebagai
berikut:
a. Alat-alat Kearsipan
Alat penerimaan surat
Meja, adalah fasilitas yang digunakan untuk menempatkan
arsip atau surat yang masuk pada meja petugas yang
menyortir surat masuk.
Steples, yaitu alat penjepit kertas agar terlihat rapi.
Spidol, yaitu digunakan untuk mencatat nomor kode-kode.
Rak surat, yaitu untuk menyimpan arsip yang masuk agar
terpisah dengan arsip yang lama.
Alat penyimpanan arsip
1. Ordner, semacam map dari karton tebal dan dapat
menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi
untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian
pinggir arsip tersebut.
2. Map /folder, map untuk menyimpan berkas pengajuan
kredit.
3. Stopmap, berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas
tebal atau plastik. Stopmap mempunyai beberapa bentuk
dan macam.
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan
bermacam stopmap, antara lain :
a. Stopmap biasa , sering disebut dengan stopmap folio
karena dapat untuk menyimpan ukuran yang paling luas
ukuran folio(21cm x 34 cm) Kegunaanya untuk
menyimpan sementara arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
b. Stopmap Jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan
dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga
arsip tidak mudah lepas.
c. Stopmap tebal atau stopmap besar dengan jepitan, adalah
map dengan jepitan khusus untuk menjepit arsip-arsip
yang disimpa didalamnya. Penyimpanan map ini disimpan
di rak arsip.
4. Alat pelubang kertas, digunakan untuk melubangi surat-
surat yang akan disimpan dalam map atau folder.
5. Lemari arsip besi, Adalah lemari yang terbuat dari besi
yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk
arsip, seperti map atau folder.
Alat korespodensi
Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan surat-menyurat.
Alat-alat korespodensi yang terdapat di Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta antara lain :
Kertas, berguna untuk keperluan tulis menulis serta mencetak surat
atau undangan keluar.
Stempel atau cap, alat untuk menyetempel surat.
Amplop berlambang perusahaan, digunakan untuk mengirim surat
kepada debitur yang nunggak dalam melakukan pembayaran.
Mesin tik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau
arsip.
Computer, alat elektronik yang dapat menerima data, mengolah
data, melaksanakan perhitungan dan bermacam-macam kegunaan
lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Gambar 4.2
Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara
Keterangan :
a. Almari besi 4 laci
b. Jenis kredit dan No Kredit
c. Laci Almari
b. Perlengkapan Penyimpanan
Dalam melakukan penyimpanan juga membutuhkan perlengkapan
untuk mendukung lancarnya proses penyimpanan. Pada Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta perlengkapan yang digunakan dalam
penyimpanan adalah penyekat yang berfungsi sebagai penunjuk nomor,
folder yang memiliki fungsi sebagai wadah arsip kredit,dan penunjuk yang
berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada
tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
Pada Tabungan Negara Cabang Surakarta peralatan serta
perlengkapan kearsipan sudah memenuhi standar dalam kearsipan.
Perlengkapan berupa penyekat, folder maupun penunjuk dapat lebih
memudahkan petugas dalam melakukan penataan samapai dengan
pencarian kembali arsip kredit. Dalam intinya arsip kredit dapat terjaga
dengan baik sampai dengan proses penyusutan.
D. Pemeliharaan Dokumen Kredit
Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan baik yang datangnya dari luar maupun
dari dalam atau arsip itu sendiri. Berdasarkan uraian sebelumnya
b
a
c
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
bahwa dokumen Kredit perlu disimpan, dipelihara, dirawat dan diamankan
dari pencurian atau penyalahgunaan. Pemeliharaan dan pengawasan arsip
dilakukan agar arsip tidak cepat rusak atau musnah sebelum waktunya.
Pemeliharaan arsip bertujuan untuk :
1. Menjaga kerahasian arsip agar tidak di salah gunakan oleh orang
lain.
2. Menghindari dari gangguan fisik arsip dari pengaruh lingkungan,
berupa bahaya kebakaran, kebanjiran, serangan kutu buku, rayap
dan lain-lain.
3. Memberikan daya tahan dan keawetan arsip fisik sehingga dapat
dibaca kembali isi-isinya.
Berdarkan pengamatan di Ruang Arsip Kredit dan wawancara
kepada Bp Toni selaku pengurus Arsip Kredit, bentuk pemeliharaan Arsip
meliputi :
1. Ruangan Arsip dilengkapi dengan AC, untuk menjaga suhu agar
tetap stabil dan mematikan lampu penerangan sebagian agar
arsip tidak mudah rusak.
2. Ruangan dilengkapi dengan alarm dan alat pemadam kebakaran
3. Pada Pintu masuk terdapat tulisan “Selain petugas dilarang
masuk”
4. Memberikan penyegar/pengharum ruangan
5. Terdapat tulisan “Di larang merokok”
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa Bank Tabungan Negara
cabang Surakarta telah berusaha mengadakan pemeliharaan arsip,
khusunya arsip kredit agar arsip dapat terjaga dengan kondisi yang baik.
Tetapi berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, belum
terselenggaranya kebersihan pada ruang arsip. Mungkin dikarenakan
pengurus kurang percaya pada petugas kebersihan yang akan
membersihkan ruangan tersebut. Atau mungkin pengurus sibuk
menyelesaikan tugas-tugasnya sehingga melalaikan akan pentingnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
kebersihan ruangan arsip. Jadi ruangan arsip terlihat berdebu dan sedikit
kotor.
E. Penyusutan Dokumen Kredit
Pada beberapa periode sekali perlu diadakan penyusutan arsip. Hal
ini dikarenakan jumlah arsip yang selalu bertambah sedangkan ruang
penyimpanannya mempunyai daya tampung yang terbatas. Arsip yang
dimiliki tidak selamanya mempunyai nilai guna abadi. Ada arsip yang
mempunyai nilai guna kurang dari satu tahun, sampai dengan arsip yang
mempunyai nilai guna abadi, ada arsip yang tidak perlu disimpan atau
setelah dibaca atau habis waktu gunanya akan dibuang atau dimusnahkan.
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta penyusutan
dokumen kredit dilakukan setiap 3 bulan. Penyusutan dilakukan
berdasarkan Jumlah dokumen yang tidak terpakai, dalam artian kredit
tersebut sudah dilunasi dan sudah tidak mempunyai tanggungan kepada
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus
finance document pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :
“Penyusutan dilakukan setiap 3 bulan sekali dengan syarat nasabah
sudah melunasi tanggungan kepada Bank Tabungan Negara Cabang
surakarta, namun penyusutan sulit dilakukan karena kurangnya tenaga
kerja yang mengurusi kearsipan”. (wawancara tanggal 23 Maret 2011)
Penjelasan lebih lanjut ditambahkan oleh Bp Aris selaku pengurus
Loan service sekalius mantan pengurus finance document yang
menyatakan sulitnya diadakan penyusutan dan pemusnahan arsip
disebabkan karena :
a) Tidak adanya tenaga yang membantu dalam bidang kearsipan yang
khusus menangani arsip. Hal ini disebabkan kurangnya perhatian
akan arsip yang seharusnya sudah disusutkan dan dimusnahkan
tetapi hal tersebut malah diabaikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
b) Pegawai yang mengurusi arsip kredit masih mempunyai tugas yang
lainnya, sehingga proses kearsipan salah satunya penyusutan
sedikit diabaikan.
Arsip kredit yang sudah tidak terpakai atau sudah terlunasi di ambil
kembali dan dikumpulkan kemudian diserahkan lagi kepada Unit Loan
Service. Dan bagian almari yang kosong karena penyusutan, diganti atau
ditambahi dengan arsip kredit yang baru sesuai dengan jenis kredit dan
nomor urutnya.
Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan , serta hasil
wawancara dengan Bp. Toni Wahyu selaku pengurus Finance Document,
maka dapat disimpulkan alur Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.3
Alur Kearsipan kredit
F. Tata Ruang Arsip
Ruang tempat penyimpanan arsip di Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta sudah mencukupi standar keamanan arsip. Ruangan
arsip ini cukup luas untuk menampung dokumen kredit yang masuk.
Penataan Almari disini juga tertata rapi, sehingga dapat memuat almari
banyak dengan daya tampung tinggi. Di dalam Ruangan Arsip juga
terdapat AC dimana mempunyai kegunaan untuk mengatur suhu ruangan
Jenis Arsip Kredit :
- KPR
- KGU
- KGM
Penerimaan Penyortiran
Pencatatan
Penyimpanan
Perawatan Penyusutan Pemusnahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
arsip. Dengan suhu antara 600-750 F dengan kelembaban relatif antara 50-
60%, maka dokumen arsip dapat bertahan lama dan mengurangi
tumbuhnya jamur dan serangga penyerang arsip.
Gambar 4.4
Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara
Keterangan :
1. Arsip KGM (Kredit Griya Mandiri)
2. Arsip KPR (Kredit Pemilikan Rumah)
3. Arsip KGU (Kredit Griya Utama)
Ruang kearsipan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara
sebenarnya cukup luas dan terdapat banyak alamari untuk menampung
arsip kredit yang masuk. Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu
sebagai pengurus finance document pada Bank tabungan Negara Cabang
Surakarta, bahwa :
“Ruang arsip kredit disini cukup luas untuk menampung arsip yang
masuk, tetapi semakin bertambah tahun jumlah kredit yang masuk
semakin meningkat,sehingga nantinya akan sulit melakukan penyimpanan
arsip apabila ruangan tidak diperluas”. (wawancara tanggal 24 Maret
2011)
Sesuai dengan pengamatan dan yang diungkapkan bapak Toni,
maka penulis menghimbau agar ruangan kredit diperluas atau diperbarui
almari besi semula 4 rak menjadi alamari besi 6 rak, sehingga pengurus
4
4
4
4
1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 3 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
kearsipan lebih mudah menjalankan kegiatan kearsipan pada Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta.
G. Pegawai Bagian Kearsipan
Dalam kearsipan tenaga pegawai kearsipan benar-benar sangat
diperlukan agar memperlancar kegiatan kearsipan. Tenaga pegawai
kearsipan haruslah orang yang benar-benar mampu dan menguasai tentang
seluk beluk kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan lancar.
Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilengkapi
dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap.
Penempatan pegawai arsip yang cakap akan menunjang kegunaan arsip
sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan
perkembangan organisaasi.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta yang bertugas
mengurusi arsip dokumen kredit adalah Bp. Toni Wahyu, selaku pengurus
Financing document. Di sini Bp. Toni Wahyu yang mengurusi semua
proses kearsipan kredit, mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
pemeliharaan, serta penyusutan dokumen kredit. Untuk mengurangi beban
tugasnya, Bp. Toni sering meminta bantuan kepada mahasiswa yang
magang untuk membantu mengarsipkan dokumen kredit, mulai dari
pencatatan, penyimpanan, perawatan, sampai dengan penyusutan.
Dengan adanya pegawai yang ahli dalam bidang arsip, maka
walaupun hanya ditangani sendiri, Bp Toni Wahyu mampu melaksanakan
kegiatan kearsipan dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan selesainya
tugas-tugas yang telah dilaksanakan, seperti :
1) Menerima ,mencatat, sampai dengan penyimpanan arsip.
2) Merawat dan menjaga arsip-arsip agar tertata dengan rapi.
3) Mencari arsip kembali apabila dibutuhkan oleh Kepala ataupun
pegawai lain.
4) Melakukan penyusutan arsip kredit.
Meskipun dalam kenyataannya Bp Toni dapat menyelesaikan
tugas-tugasnya dengan baik, Tetapi disini penulis menghimbaukan agar di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
tambah lagi jumlah karyawan yang bertugas di bagian Arsip, karena
Kegiatan Arsip mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berat. Dengan
penambahan tenaga kerja, maka pengarsipan kredit dapat berjalan dengan
lancar dan meminimalisir kemungkinan terjadi kesalahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab
sebelumnya, maka dapat dikemukakan ringkasan hasil pengamatan sebagai
berikut :
1. Kearsipan dokumen kredit di Bank Tabuangn Negara Cabang
Surakarta menggunakan asas Sentralisasi, asas dimana semua
dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang
ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk
mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan.
2. Sistem penerimaan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu
dalam artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit
tersendiri, yaitu unit Loan service.
3. Sistem pencatatan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,
menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanakan kegiatan,
baik kegiatan didalam kantor maupun pelayanan kepada
mayarakat.
4. Sistem penyimpanan dokumen kredit di Bank Tabuangn Negara
Cabang Surakarta menggunakan asas Sentralisasi asas dimana
semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan.
5. Usaha pemeliharaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara
cabang Surakarta sudah cukup diberhatikan, hal ini terbukti adanya
AC, alarm, penyegar ruangan, dan tulisan dilarang merokok pada
ruang kearsipan, namun kurangnya perhatian terhadap kebersihan
ruangan sehingga ruangan sedikit berdebu dan kotor.
6. Penyusutan dokumen kredit Pada Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta dilakukan setiap 3 bulan. Penyusutan dilakukan
berdasarkan Jumlah dokumen yang tidak terpakai, dalam artian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
kredit tersebut sudah dilunasi dan sudah tidak mempunyai
tanggungan kepada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
7. Ruangan tempat penyimpanan arsip kredit sudah cukup
diperhatikan, hal ini terlihat dari penataan almari arsip dengan
teratur dan lumayan luas.
8. Fasilitas yang terdapat pada ruang arsip kredit sudah cukup
membantu pelaksanaan penyimpanan dokumen kredit, penggunaan
alamari besi dengan 4 laci lebih praktis karena bisa menampung
lebih banyak arsip dan menghemat ruangan.
9. Pegawai bagian kearsipan hanya terdapat satu orang, yaitu Bp
Toni, sehingga untuk melaksanakan pencatatan, penyimpanan,
perawatan, serta penyusutan sulit untuk dilakukan, dan biasanya
pengurus meminta bantuan kepada pegawai outsourcing atau
mahasiswa yang magang (apabila ada).
B. SARAN
Berdasarkan keseluruhan data, permasalahan, serta pembahasan
yang telah dikemukakan sebelumnya , maka penulis dapat menyampaikan
beberapa saran, antara lain :
1. Mengingat begitu pentingnya kebersihan di dalam ruangan arsip,
serta untuk mencegah tumbuhnya serangga serta rayap, maka perlu
diadakan kegiatan pembersihan oleh petugas kebersihan setiap hari
/ minggunya.
2. Mengingat dokumen arsip yang masuk semakin hari semakin
banyak, maka perlu diadakan penambahan almari dengan 6 rak,
agar dokumen – dokumen arsip dapat tertata rapi didalam almari.
3. Mengingat beban kerja pegawai kearsipan sangat berat, maka perlu
ditambah lagi pegawai yang mengurusi kearsipan, agar
mempermudah dalam mengelola arsip kredit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
PEDOMAN WAWANCARA
1. Bagaimana Kearsipan dokumen kredit pada Bank Tabungan
Negara ?
2. Asas Apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip ?
3. Bagaiman prosedur penyimpanan dokumen kredit, mulai dari
pencatatan sampai dengan penyimpanan ke dalam almari.
4. Sistem apakah yang dipakai dalam penyimpanan arsip kredit ?
5. Upaya apa saja yang dilakukan untuk menjaga agar arsip kredit
dapat terjaga dengan baik ?
6.. Kapan waktu yang tepat untuk melakukan penyusutan dan
pemusnahan dokumen kredit ?
7. Dengan semakin banyak nya dokumen kredit yang masuk, apakah
ada niatan untuk memperluas ruang kredit atau menambah almari ?
8. Apakah pernah terjadi kekeliruan dalam melakukan pengarsipan
kredit ?
9. Berapa orang atau pegawai yang mengurusi arsip dokumen kredit?
10. Menurut bapak, apakah perlu diadakan penambahan pegawai dalam
melakukan pengarsipan dokumen kredit ?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
DAFTAR PUSTAKA
Zulkifli Amsyah 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarata: PT Gramedia
Pustaka Utama.
Basir Barthos. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Maryati.2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah
Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:
KANISIUS.
Rahman Hasanuddin. 2000. Kebijakan Perbankan yang berwawasan
lingkungan. Bandung: PT Citra Aditya Bakti.
Saiman.2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sukoco, Badri M. 2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Sutarto. 1992. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Universitas
Gajah Mada.
Sutopo. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Dasar teori dan
terapannya dalam penelitian. Surakarta: Sebelas Maret University
Press.
Thomas Suyatno. 2003. Dasar-Dasar Perkreditan. Jakarta: PT SUN.
Thomas Wiyasa.2003. Tugas Sekretaris dalam mengelola surat dan asip
dinamis. Jakarta: PRADNYA PARAMITA.
Wursanto.1995. Kearsipan 2.Yogyakarta: KANISIUS.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
LAMPIRAN
A. Sertifikat Tanda Bukti Hak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
B. Sertifikat Hak Tanggungan (SHT)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
C. Akta Pemberian Hak TAnggungan (APHT)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
D. Perjanjian Kredit
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
E. Akta Jual Beli