kearsipan sistem subyek (subject filing system)pdf.nsc.ac.id/4-4. kearsipan sistem subyek (subject...
TRANSCRIPT
![Page 1: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/1.jpg)
Kearsipan Sistem Subyek(Subject Filing System)
Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB
Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB
![Page 2: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/2.jpg)
Pengertian
• Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi ataumasalah.
• Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini makapetugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apayang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yangbersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, danseterusnya.
![Page 3: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/3.jpg)
Merancang klasifikasi masalah
• Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.
![Page 4: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/4.jpg)
Kelebihan & Kekurangan
Pokok masalah mudah diingat, dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi, fleksibel.
Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan
![Page 5: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/5.jpg)
DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH
(LAJUR PEMBANTU)
DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI
PADA SUB-SUBMASALAH (LAJUR
KELOMPOK KECIL)
![Page 6: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/6.jpg)
PENEMPATAN ARSIP MENURUT
KLASIFIKASI SUBJEK
Tingkat I : masalahutama (masalahyang paling luas).
Tingkat II : sub masalah (masalahyang lebih kecildari masalahutama).
Tingkat III : sub-sub masalah(masalah yang lebihkecil dari sub masalah).
![Page 7: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/7.jpg)
Tugas:
• Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum”
• Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet.
◦ A. Umum
◦ A. Buku induk barang inventaris
◦ A.1 Peralatan
◦ A.1.1 Buku golongan barang inventaris
◦ A.2 Alat Tulis
◦ A.2.1 Buku catatan barang non inventaris
◦ A.3 Mesin kantor
![Page 8: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/8.jpg)
Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor
Perlengkapan Kantor
Barang Bergerak
Barang habis pakai
Digunakan satu kali pakai, dimana barang
ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya
Contoh : kertas, tinta,
karbon, pensil, map
Barang tidak habis pakai
Digunakan berulang kali dan tahan lama
dalam pemakaiannya
Misalnya : mesin tik, perforator,
gunting, lemari arsip, pesawat
teleponBarang Tidak
Bergerak
misalnya tanah,
gedung, dsb
![Page 9: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/9.jpg)
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:
Buku induk barang inventaris
Buku golongan barang inventaris
Buku catatan barang non inventaris
![Page 10: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/10.jpg)
a. Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.
BUKU INDUK BARANG INVENTARIS
Nama : …………………….. Alamat : ……………………..
No.
Urut
Tanggal
Pembukuan
Kode
Barang
Nama
Barang
Ket.Barang
(merk,
ukuran dsb)
JumlahNama
Satuan
Tahun
Pembuatan
Asal
Barang
Kelengkapan
dokumen dan
tanggal
penyerahan
barang
Keadaan
BarangHarga Ket.
![Page 11: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/11.jpg)
b. Buku golongan barang inventarisAdalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Nama : …………………….. Alamat : …………………….. Golongan Barang : …………………….. Kode Barang : ……………………..
No.
Urut
No. Urut
Buku
Induk
Kode
Barang
Nama
Barang
Ket. Barang
(Merk,
Nomor,
Ukuran)
JumlahNama
Satuan
Tahun
Pembuatan
Keadaan
BarangHarga Lokasi Ket.
![Page 12: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/12.jpg)
c. Buku catatan barang non inventarisadalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
No.
Urut
Nama
Barang
No.
Kartu
Stock
Ket.
Barang
(Merk,
Nomor,
Ukuran)
JumlahNama
Satuan
Tahun
Pembuatan
Asal
Barang
Kelengkapan
dokumen
dan tanggal
penyerahan
dokumen
Keadaan
barang
Harga
Ket.
Satuan Jumlah
![Page 13: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/13.jpg)
TUGAS• Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”
![Page 14: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/14.jpg)
• Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS
• Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet
• Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang)
• Simpan Spreadsheet dengan judul:• Buku induk barang inventaris
• Buku golongan barang inventaris
• Buku catatan barang non inventaris
![Page 15: Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)pdf.nsc.ac.id/4-4. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System... · Buku induk barang inventaris ... Adalah buku pembantu yang digunakan](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012405/5c82362709d3f2e31c8ba35b/html5/thumbnails/15.jpg)
THANK YOU, Mercy, & Gracias
Any Questions?
See You Next Week