kegiatan pembinaan kearsipan di sudin pusip kota...
TRANSCRIPT
KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN DI SUDIN PUSIP KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT TERHADAP SKPD DAN UKPD
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
ABDUL HAFIZ DINULLAH
NIM: 1112025100099
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439H/2018M
i
ABSTRAK
Abdul Hafiz Dinullah (NIM: 1112025100099). Kegiatan Pembinaan Kearsipan di Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat Terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Unit Kerja Perangkat Daerah. Di bawah bimbingan Fadhilatul Hamdani, M. Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta barat. Serta untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara dengan 3 (tiga) informan, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terbagi menjadi dua macam yang terdiri dari bimbingan teknis dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis. Bimbingan teknis dilakukan berupa pemberian materi tentang tata naskah dinas, manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip. Peserta pembinaan juga diberikan kesempatan untuk mempraktikkan secara langsung bagaimana pengelolaan tata naskah dinas dan arsip yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Peraturan Gubernur No. 94 Tahun 2016. Sedangkan konsultasi pembinaan kearsipan yang dilakukan yakni mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD dalam mengidentifikasi arsip, mengklasifikasi arsip, membuat daftar arsip sementara, menata arsip aktif, memindahkan arsip, menyimpan arsip inaktif, merawat dan memelihara arsip inaktif hingga penyusutan arsip-arsipnya.
Kata kunci: Pembinaan Kearsipan, Arsip , Bimbingan Konsultasi, Sosialisasi Kearsipan.
ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-nya kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam
mencapai gelar sarjana. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih
terdapat banyak kelemahan dan kekurangan dalam penulisannya. Sehingga
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan
semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu penulis. Maka pada
kesempatan yang ada ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-
banyaknya kepada :
1. Bpk. Prof. Dr. Sukron Kamil, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayaullah Jakarta.
2. Bpk. Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bpk. Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sekalgus menjadi dosen
pembimbing penulis yang telah meluangkan waktunya ditengah-tengah
kesibukannya dalam membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis
untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
iii
4. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif
Hidayatullah Jakrta yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya
yang bermanfaat.
5. Ibu Dr. Tri Wahyuning Diah, M.Si selaku Kepala Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat yang telah mengizinkan penulis melakukan
penelitian ditempat yang beliau pimpin.
6. Seluruh informan dalam penelitian ini, baik dari pegawai Sudin Pusip
Jakarta Barat, yaitu Bapak Umar Suwardi, Bapak Gustomi dan Juaedin
Rudi yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan informasi yang
saya butuhkan.
7. Kedua Orang tua penulis, Ayahanda Alm. Endang Zakaria, Ibunda
Mardiana. Serta Kakak dan adik penulis yaitu Bang Rahmat, Iwan, Nurul,
Annisa dan Jahid yang saya cintai dan banggakan. Keluarga penulis yang
tak henti-hentinya memberikan motivasi, semangat maupun do’a baik
secara lahir maupun batin kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
8. Terima Kasih kepada Kawan-kawan seperjuangan penulis Putra, Ari,
Braja, Ali, Rahmat, Subhan, Iyung, Donny, Hafiz Rohim, Triyoko, Toni,
Nuril, Dede, Annisa, Anita, Vinny, Eriza, Santi terutama kawan-kawan
Jipers IP C 2012 dan seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan
2012 yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.
9. Terima Kasih kepada Kawan-Kawan JIPERS UIN Jakarta, Zulfikar
Arman, Febri Nurul Huda, Kibar Sumanja, Hasbi Fikri, Arief Dwi
Hermawan, Ahmad Jauzi, Firly Hidayat, Eko Raharjo, M. Syafiq Kumala
Putra, Bang Al Muhdil Karim, Septian Nur Arif, M. Zihan Saragih, Lana,
iv
Radit, M. Agustina, Faiz, Rifat Sauqi, Agung, Priscil, Kholis, Egi yang
telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
10. Terima Kasih kepada kawan-kawan Berry, Lucky, Wildan, Rizal, Rizki,
Azam yang telah memberikan semangat dan selalu mendukung penulis.
11. Terima kasih kepada teman-teman KKN AKSARA Melky, Hasyim,
Samsul, Ega, Syifa, Sifni, Resti, Dini, Fia, Rida, Galuh yang telah
memberikan senyuman dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.
12. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan
tugas akhir sebagai mahasiswa strata satu ini, yang tidak dapat diucapkan
satu persatu, terimakasih untuk semuanya, Semoga Allah SWT membalas
semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis. Amin.
Penulis
Abdul Hafiz Dinullah
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ........................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................ ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ v
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................ 4
1. Pembatasan Masalah ..................................................................... 4
2. Perumusan Masalah ...................................................................... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................. 5
D. Definisi Istilah ........................................................................................... 5
E. Sistematika Penulisan ............................................................................... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 9
A. Arsip .......................................................................................................... 9
1. Pengertian Arsip ............................................................................ 9
2. Pengertian Kearsipan .................................................................... 10
3. Fungsi Arsip .................................................................................. 11
4. Kegunaan Arsip ............................................................................. 12
5. Tujuan Pengelolaan Arsip ............................................................. 12
B. Pengelolaan Arsip ..................................................................................... 13
1. Penciptaan Arsip ........................................................................... 14
2. Petugas Kearsipan ......................................................................... 16
3. Pemindahan Arsip ......................................................................... 17
4. Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................... 19
5. Pemeliharaan Arsip ....................................................................... 23
6. Penilaian dan Penyusutan Arsip .................................................... 30
C. Pembinaan Kearsipan ................................................................................ 31
1. Penyusunan Penyediaan Pedoman Kearsipan ............................... 32
2. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi .......................................... 34
3. Sosialisasi Kearsipan ..................................................................... 34
vi
4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan.................................................. 35
5. Evaluasi ......................................................................................... 35
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 37
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................ 37
B. Sumber Data .............................................................................................. 37
1. Data Primer ................................................................................... 37
2. Data Sekunder ............................................................................... 38
C. Informan .................................................................................................... 38
D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 39
1. Wawancara .................................................................................... 39
2. Observasi ....................................................................................... 39
E. Kajian Pustaka ........................................................................................... 40
F. Teknik Analisa Data .................................................................................. 40
1. Reduksi Data ................................................................................. 41
2. Penyajian Data .............................................................................. 41
3. Penarikan Kesimpulan .................................................................. 41
G. Jadwal Penelitian ....................................................................................... 42
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 44
A. Profil Objek Penelitian .............................................................................. 44
1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan .................................................. 44
2. Tugas dan fungsi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 45
3. Visi dan Misi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 50
4. Struktur Organisasi ....................................................................... 51
5. Layanan Perpustakaan ................................................................... 52
B. Hasil Penelitian ......................................................................................... 52
1. Pembinaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan Kota
Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 53
2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat .................................................................................. 72
vii
C. Pembahasan ............................................................................................... 79
1. Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta
Barat .............................................................................................. 80
2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat .................................................................................. 90
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 94
A. Kesimpulan ............................................................................................... 94
B. Saran .......................................................................................................... 95
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 96
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian................................................................................... 42
Tabel 4.1 Jam Layanan Suku Dinas Perpustakaan Jakarta Barat ......................... 52
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 51
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Era perkembangan informasi kini semakin berkembang dengan pesat.
Informasi yang semakin berkembang menyebabkan setiap orang
membutuhkan alat dalam menelusur informasi dengan cepat dan akurat. Salah
satu sumber informasi adalah rekaman data dalam berbagai media yang
disebut arsip. Arsip merupakan setiap catatan yang tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu
subyek ataupun pokok persoalan dan peristiwa yang dibuat orang membantu
daya ingat orang tersebut.1
Setiap organisasi atau lembaga memiliki dokumen atau surat-surat yang
memiliki nilai guna dan dapat digunakan kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Arsip sangat penting sebagai sumber informasi untuk organisasi,
maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik karena dalam melaksanakan
tugasnya setiap instansi memerlukan kecepatan dan ketepatan dalam
mengakses informasi, mengolah, menyimpan dan menemukan kembali.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu,
sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.2 Arsip
mempunyai dua sifat yaitu sifat statis dan sifat dinamis, sifat statis
1Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, swasta, dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 1. 2Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang Keahlian
Bisnis dan Manajemen (Program Keahlian Administrasi Perkantoran) untuk SMK dan MAK (Jakarta: Erlangga, 2009), h. 11.
2
mempunyai arti sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Sedangkan arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan pelayanan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan.3
Sistem pengelolaan arsip meliputi kegiatan dalam mengkelompokan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai
mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
diperlukan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar, sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis, sarana dan
prasarana yang kurang mendukung seperti belum adanya ruangan khusus
untuk arsip dan lemari arsip, perawatan arsip yang belum sesuai dengan
pedoman arsip. Dari permasalahan tersebut dapat mengakibatkan sulitnya
menemukan dokumen yang telah disimpan dan dapat menghambat proses
kegiatan dalam organisasi tersebut.
Permasalahan tersebut merupakan kendala yang masih dialami oleh
setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah ataupun Unit Kerja Perangkat Daerah
di Provinsi DKI Jakarta dalam mengelola arsip-arsip yang dimiliki. Hal ini
merupakan peran dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi
3 Sulistyo- Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Univervitas Terbuka, 1996), h. 28.
3
DKI Jakarta serta lima Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tingkat Kota
Administrasi sebagai lembaga kearsipan tingkat kota yang memiliki tanggung
jawab untuk melakukan pembinaan kearsipan pada SKPD dan UKPD disetiap
lingkungan Pemerintah Kota Administrasi di Provinsi DKI Jakarta. Dengan
adanya surat edaran dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Provinsi DKI Jakarta yang memberikan instruksi kepadas lima Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan tingkat di lingkungan Kota Administrasinya
untuk melakukan pembinaan kearsipan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah
dan Unit Kerja Perangkat Daerah pada masing-masing di lingkungan Kota
Administrasi secara menyeluruh dan berkelanjutan.
Salah satunya adalah Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat yang mengemban tugas dan tanggungjawab dalam
memberikan pembinaan kearsipan pada SKPD dan UKPD di lingkungan
Kota Administrasi Jakarta Barat. SKPD dan UKPD yang menjadi
tanggungjawab pembinaan kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat adalah Suku
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Suku Dinas Kebersihan, Suku Dinas
Perumahan dan Pertanahan, Suku Dinas Pariwisata, dan Kebudayaan, Suku
Dinas Pertamanan dan Pemakaman, Satuan Polisi Pamong Praja, Kecamatan,
Kelurahan, Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan lain-lainnya di lingkungan
Kota Administrasi Jakarta Barat.
Berdasarkan observasi penulis dalam keikutsertaannya pada
pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
beberapa SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat
4
diketahui minimnya tenaga fungsional / arsiparis pada unit-unit pengelola
arsip SKPD dan UKPD. Sarana dan prasarana yang kurang mendukung untuk
mengelola arsip yang dimiliki seperti belum adanya lemari dan ruangan
khusus penyimpanan arsip. Penataan dan penyimpanan arsip yang tidak
dilakukan dengan baik. Maka dari itu, penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul “Kegiatan Pembinaan Kearsipan di Sudin Pusip
Kota Administrasi Jakarta Barat Terhadap SKPD dan UKPD ”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Agar penelitian ini tidak meluas, maka penulis membatasi
penelitian ini pada pola pembinaan kearsipan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat, yang lebih terfokuskan dalam pengelolaan
arsip dinamis inaktif.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah yang diuraikan diatas penulis
merumuskan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :
a. Bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat
Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat?
5
b. Kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta
Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja
Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan
permasalahan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat
terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja
Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta barat.
2. Untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang
dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit
Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat.
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan saran dan kontribusi
yang bermanfaat kepada pihak-pihak yang terkait dengan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat. Dengan adanya
kritik dan saran dari penulis, diharapkan Suku Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat dapat menjadikan kritik dan saran
tersebut sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi terhadap kegiatan
6
pembinaan kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat.
D. Definisi Istilah
Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini,
penulis menyampaikan definisi istilah seperti berikut:
1. Pembinaan Kearsipan
Pembinaan kearsipan yaitu suatu arahan untuk menuju proses yang lebih
baik yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat.
2. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk
penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih
aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.4
3. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
4 International Councial on Archives. Electronic Record: A Workbook for Archivist. Paris:
ICA, 2005.
7
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.5
E. Sistematika Penulisan
Dalam penelitian ini, sistematika penulisan dibagi atas 5 bab dan
masing-masing bab berisi beberapa bagian seperti yang digambarkan dibawah
ini :
Bab I Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan
pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjaun Literatur
Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan
dalam kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi
penelitian terdahulu terkait dengan subyek penelitian yang peneliti
lakukan dengan berbagai referensi tersebut. Sedangkan bagian kedua
berisi landasan teori yang digunakan oleh peneliti untuk mendukung
kegiatan penelitian dan penulisan hasil penelitian.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini penulis membahas mengetahui arti pentingnya penelitian
sehingga keputusan-keputusan yang dibuat data dipikirkan dan diatur
dengan sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang
sudah ada, yaitu untuk mengukur sampai beberapa jauh hasil
5 Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
8
penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya jenis dan
pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik
pengumpulan data, teknik analisis data, jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan
pembahasan tentang kegiatan pembinaan keasipan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat
Daerah (UKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Bab V Penutup
Bab ini menjelaskan penelitian laporan yang dilengkapi dengan
kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar pustaka dan
lampiran-lampiran yang menjelaskan tentang penelitian ini.
9
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Pengertian Arsip
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh
sebuah instansi lembaga atau perorangan dalam melaksanakan
kegiatannya terutama yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum
dan bisnis.2 Di Indonesia kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah
arsip dinamis, sedangkan arsip lebih mengacu pada arsip statis.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan.3 Sedangkan menurut Barthos arsip (record)
yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap
1 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2 Sulistyo-Basuki. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka,
1996), h. 1. 3 Agus Sugiarto, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan modern. (Yogyakarta:
Gava Media, 2005), h.4.
10
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang
(itu) pula.4
Dari pengertian di atas, penulis menyimpulkan arsip merupakan suatu
dokumen yang tersimpan oleh perorangan maupun organisasi yang
berkaitan dengan masalah administrasi. Dengan tujuan mengingat kembali
dokumen yang disimpan kemudian dibutuhkan kembali pada waktu
tertentu.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu tata cara dalam menyimpan warkat atau arsip
menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur
pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.5
Sedangkan menurut Basir Bartos, Kearsipan adalah suatu badan yang
melakukan kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.6
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
Kegiatan kearsipan dikatakan sebagai proses kegiatan yang
berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk
media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengolahan informasi dan
4 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993), h.1. 5 Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha
Media Cipta, 1994), h.26. 6 Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.2.
11
penggunaan, pengaturan, penyimpanan, pelayanan, publikasi,
pemeliharaan dan penyusutan sampai dengan proses pelestariannya dan
kegiatan pembinaannya.
3. Fungsi Asip
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Jenis-jenis arsip sebagai berikut :
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip Dinamis di bagi menjadi dua, yaitu :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan diperunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.
b. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah
menurun.
b. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelangggraan sehari-hari administrasi negara.7
7 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998, h.2.
12
4. Kegunaan Arsip
Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau
kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat teratur, sehingga setiap
saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya
arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.
Menurut Basir Bartos, nilai guna arsip mempunyai delapan (8) nilai
kegunaan meliputi :
a. Nilai kegunaan administrasi. b. Nilai kegunaan dokumentasi. c. Nilai kegunaan hukum. d. Nilai kegunaan fiskal (berkaitan dengan keuangan) e. Nilai kegunaan perorangan. f. Nilai kegunaan pemeriksaan. g. Nilai kegunaan penunjang. h. Nilai kegunaan penelitian atau sejarah.8
Berdasarkan dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa
kegunaan arsip adalah sebagai nilaiguna administrasi, nilaiguna hukum,
nilaiguna keuangan, nilaiguna penelitian, nilaiguna pendidikan, nilaiguna
dokumentasi, nilaiguna haluan organisasi, nilaiguna pelaksanaan kegiatan
organisasi.
5. Tujuan Pengelolaan arsip
Kearsipan sebagai salah satu pelaksanaan administrasi yang kegiatan
utamanya adalah penyimpanan arsip agar sewaktu-waktu diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat. Kegiatan administrasi kearsipan
dilaksanakan dalam rangka memberi pelayanan kepada berbagai unit
organisasi guna mencapai tujuan.
8 Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.115.
13
Tujuan kearsipan yaitu menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan lembaga atau pemerintah serta menyediakan
bahan pertanggung jawaban tersebut dengan menyimpan arsip secara
sistematis agar aman dan terjaga keasliannya.9
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.10
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip
bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban dalam
suatu kegiatan lembaga atau pemerintah dalam penyimpanan arsip agar
sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
B. Pengelolaan Arsip
Arsip merupakan informasi yang akan terus diterima dan dihasilkan oleh
suatu lembaga atau instansi, sehingga semakin lama lembaga itu bekerja akan
semakin banyak arsip yang diterima dan dihasilkan. Maka perlunya sistem
pengelolaan arsip yang dijalankan disuatu lembaga atau instansi untuk
mengelola arsip mulai dari arsip itu diterima atau dihasilkan hingga arsip di
musnahkan atau di simpan permanen.11 Berikut adalah tahap pegelolaan arsip:
9The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty, 2000), h.94. 10A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h.102. 11 Ig Wursanto. Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 30-32.
14
1. Penciptaan Arsip
Menurut Boedi Martono, tahap penciptaan yaitu suatu tahap dimana
arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan
yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan
fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi.
Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung dari jenis media yang
digunakan, seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.12
Adapun acuan yang dijadikan tolak ukur dalam proses penciptaan
arsip ini terdapat pada Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus
Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun 2016 tentang Tata Naskah dinas pasal 1
yaitu :
Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 13 Penyelenggaraan tata naskah dinas sebagai berikut :
a. Pengelolaan surat masuk 1) Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui instansi penerima
menindaklanjuti surat yang diterima dengan tahapan penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian kepada pimpinan, pendisposisian, pendistribusian kepada pimpinan pengolah. Pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan. Surat masuk dikendalikan oleh Induk Tata Usaha.
2) Fotokopi surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak.
3) Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi ke pejabat struktural terendah yang berwenang.
b. Pengelolaan surat keluar 1) Konsep naskah dinas diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi
sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian.
12 Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990),
h.10. 13 Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun 2016
tentang Tata Naskah dinas.
15
2) Naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing SKPD.
3) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim dan
4) Naskah dinas pertinggal disimpan/diarsipkan pada unit tata usaha. c. Pembuatan naskah dinas d. Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada
sampul naskah dinas sebagai berikut : 1) Surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia Negara, keamanan dan keselamatan Negara.
2) Surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara dan disintegrasi bangsa.
3) Surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
4) Surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak pada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.
5) Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
e. Kecepatan proses 1) Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam
setelah surat diterima. 2) Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam
setelah surat diterima. 3) Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam
setelah surat diterima. 4) Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja setelah
surat diterima. f. Penggunaan kertas surat
1) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 (delapan) gram.
2) Penggunaan kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.
3) Surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 (delapan puluh) gram.
4) Ukuran kertas yang dgunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm).
5) Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm).
6) Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato atau sambutan adalah A5 (165 x 215 mm).
16
g. Pengetikan sarana administraasi dan komunikasi perkantoran 1) Penggunaan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12
(dua belas) untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum.
2) Penggunaan jenis huruf Arial dengan ukuran 12 (dua belas) untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.
3) Spasi antar baris 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu koma lima) sesuai kebutuhan.
4) Pencantuman halaman dengan letak di atas halaman serta format lembar pertama tanpa nomor halaman kemudian lembar kedua dan seterusnya.
h. Warna dan kualitas surat berwarna putih dengan kualitas baik.
2. Petugas Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip dilakukan oleh petugas arsip biasanya
disebut arsiparis. Mengingat begitu pentingnya petugas kearsipan, maka
untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan beberapa syarat,
yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapihan”. 14
Menurut A.W. Widjaja, terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi
oleh petugas kearsipan, yaitu :
a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah
surat menyurat dan arsip.
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejebat-pejabatnya.
c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
d. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan.
14 The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty. 1996), h.
150.
17
e. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.15
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk
menjadi seorang petugas kearsipan harus mempunyai keterampilan atau
keahlian dalam bidang kearsipan, tekun dalam melaksanakan tugasnya,
kreatif, tidak mudah bosan, mampu memegang atau menyimpan rahasia
kantor, ramah, sopan, santun, mampu mengadakan hubungan sengan
semua pihak, teliti, penuh kesabaran, jujur, dan penuh rasa tanggung.
3. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang
berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan
langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip
inaktif.
Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut:
a. Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan
lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip
yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip (JRA).
b. Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan
pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip
yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.
c. Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip
yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar
15 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993), h.104.
18
tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti
dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip
yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip
yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip yang dipindah
selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan kertas chasing atau
dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode
kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi nomor
sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang terdapat
pada daftar arsip pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis
arsip saja bila memungkinkan.
d. Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali
melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center).
e. Penyiapan ruang simpan arsip atau pengelola arsip menyiapkan ruang
dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).
f. Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari
central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau
pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center). Arsip
tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya
dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara
Pemindahan Arsip.16
Pemindahan arsip inaktif pada umumnya bisa diartikan kegiatan
memindahkan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke pusat arsip dengan
tujuan mengurangi volume penyimpanan arsip. Menurut Read-Smith et all,
16 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103.
19
proses pemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja merupakan langkah
awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di
suatu organisasi. Kegiatan pemindahan ini dilakukan secara bersama-
sama oleh arsiparis di Pusat Arsip. Langkah-langkah yang harus dilalui
dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif adalah: menentukan kapan suatu
arsip dapat dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan,
menyiapkan yang akan dipindahkan, penyiapan ruang penyimpanan dan
penerimaan.17
4. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang teratur dapat menunjang dalam temu
kembali arsip, apabila sistem penyimpanannya baik maka penelusuran
arsip proses temu kembali arsip dapat ditemukan dengan cepat. Menurut
A.W. Widjaja, Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau
menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat
diketemukan kembali secara cepat.18
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
penyimpanan arsip yang teratur berdasarkan suatu pedoman dapat
mempengaruhi dalam keberhasilan temu kembali arsip, sehingga arsip
yang ditelusuri dapat ditemukan dengan lacar.
Menurut A.W. Widjaja, mengemukakan bahwa sistem penyimpanan arsip
terdiri dari lima macam, 19 yaitu:
17 Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304. 18 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h.103. 19 Ibid, h.105.
20
a. Sistem Abjad
Sistem Abjad yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen
diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.
b. Sistem Pokok Soal
Sistem pokok soal yaitu semua naskah atau dokumen disusun dan
dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah. Arsip atau
dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau
lebih folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan
terletak dikanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik
yang terdapat pada guide, folder atau map hendaknya mengikuti
tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk
masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah) sampai
ke sebelah kiri laci filing cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub
masalah)
c. Sistem Nomor atau Angka
Sistem Nomor merupakan sistem penyimpanan arsip yang sering juga
disebut kode klasifikasi persepuluh. Pada sistem ini yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi
yang bersangkutan.
d. Sistem Wilayah atau Daerah
Sistem wilayah atau daerah yaitu sistem yang susunan arsipnya diatur
berdasarkan judul nama wilayah daerah. Susunan guide atau foldernya
menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten,
21
kecamatan. Dalam tempat penyimpanannya sistem ini harus dibantu
dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem yang susunan arsipnya diatur berdasarkan
waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk
pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis
dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang
menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang
sama pula.
Berdasarkan hasil pendapat tersebut, sistem penyimpanan arsip terdiri
dari lima macam sistem abjad, sistem pokok soal, sistem nomor atau
angka, sistem wilayah atau daerah dan sistem tanggal. Pada penggunaan
sistem penyimpanan tergantung dari tepat tidaknya suatu sistem itu
diterapkan pada suatu lembaga atau instansi. Jadi, setiap sistem
penyimpanan tersebut mempunyai karakteristik yang dapat diterapkan
secara maksimal untuk lembaga tertentu.
Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama
records center atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis
merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk melindungi
arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,20 yaitu:
a. Penyimpanan Onsite
Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di
perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi
20 Elizabeth and Geoffrey Yeo, “Managing Records: a handbook of principles and
practice” (London: Facet Publishing, 2003).
22
persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis.
Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam
jumlah sedikit.
b. Penyimpanan Off-site
Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan
untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan
jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip
dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah
besar.
c. Penyimpanan Komersial
Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat
membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan
layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu
perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip
dinamis.
Menurut Sedarmayanti, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip, yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. jadi
unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.
b. Asas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh
organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit
23
pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Asas kombinasi Sentralisas-Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan
antara azas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan
untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi dan
Desentralisas. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh semua
unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan di masing-masing unit.21
Berdasarkan ketiga asas penyimpanan tersebut, dalam
penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda sesuai
dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari tujuan
penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh organisasi
tersebut.
5. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip yang baik merupakan suatu tindakan supaya arsip
yang tersimpan di dalam ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan
kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :
a. Kelembaban
Akibat kelembaban yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-
akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah
dan kerusakan kulit.
21 Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:
Mandar Maju, 2008), h.45.
24
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau kering akan dapat merusak kertas pula, seperti
milsalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patah
(getas).kelembababan harus diatur sehingga tidak mlampau 75o dan
temperature udara antara 65o F dan 80o F. untuk mengukur
kelembaban pastikan dipasang hygrometer di dalam ruangan arsip.
c. Sinar Matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-
musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya
dan terutama sinar matahari ultraviolet sangat membahayakan bagi
kertas-kertas arsip. Oleh karena tidak boleh terkena sinar maatahari
secara langsung terhadap kertas artis.
d. Debu
Debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu
yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu-debuini, tetap
merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak
karena debu. Atau pasanglah jarring kawat yang halus (wire mesh)
pada pintu-pintu dan jedela-jendela. Disamping itu berguna untuk
menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya
berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
e. Kekotoran Udara
Kekotoran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri, dimana
cerobong-cerobongnya senantiasa mengeluarkan asap dan
mengakibatkan udara menjadi kotor. Oleh karena itu bagi tempat-
25
tempat penyimpanan arsip-arsip ataupun perpustakaan yang terletak di
daerah industri harus mempersiapkan diri dengan A.C lebih aman lagi
kalau tempat penyimpanan arsip-arsip perpustakaan di daerah yang
bebas dari pabrik-pabrik, misalnya di daerah subur.
f. Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena temperatur
udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis
yang keputih-putihan. Kegiatan jamur ini bukan main cepatnya, karena
sebenarnya jamur ini hidup daripada perekat yang berada di kertas-
kertas. Obat-obat yang utama ialah usaha-saha penghindaran. Yaitu
dengan menempatkan arsip-arsip dan lain-lainnya di tempat yang
terang, kering dan ruangan yang berfentilasi sempurna.
g. Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah
dengan mengadakan pecegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan
kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah. Beberapa
jenis rayap dapat hidup di daerah yang tanahnya basah dan gelap,
meskipun demikian merekapun asih dapat membuat terowongan di
permukaan tanah yang kering. Jenis-jenis yang lainnya dapat hidup
dapat hidup di daerah yang kering.
h. Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada
dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu bersentuhan
dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi
26
lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis-jenis
serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah agar arsip-arsip tidak
bersentuhan dengan dinding. Untuk menghindarinya pergunakanlah
rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling
sedikit 6 inchi. 22
Dari pernyataan di atas, perlu diperhatikan bahwa ruang penyimpanan
arsip harus tetap terjaga, agar jangan sampai melebihi suhu yang telah
ditentukan, karena lembaran-lembaran kertas arsip sangat rentan terhadap
suhu yang terlalu lembab yang dapat merusak kertas arsip. Selain itu pula
suhu ruangan arsip tidak boleh terlalu panas, karena suhu yang terlalu
panas membuat kertas menjadi mudah rusak. Tidak hanya itu, serangga
pun menjadi musuh kertas arsip yang dijadikan santapannya. Jika tidak
diperhatikan, ketika arsip yang dibutuhkan akan mengalami kerusakan.
Selain itu pula, perlu adanya penjagaan arsip harus dilakukan supaya
arsip-arsip yang berada di ruangan terawat, diantaranya:23
a. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.
Sekurang-kurangnya sehingga sekali dibersihkan dengan vacuum
cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu dan
kemoceng tidak ada gunanya sekali, sebab hanya akan memisahkan
debu dari tempat satu ke tempat yang lain.
22 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.52-53. 23 Ibid, h.58-60.
27
b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan
daerah sekelilingnya hendak diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau
ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
c. Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan ruangan hendak disemprot dengan racun serangga
seperti D.D.T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride.
Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot
biasa kea rah dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Harus
diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas
arsip, karena dapat merusak kertas. Disamping itu kapur baruspun
dapat dipergunakan mencegah serangga, tarulah kapur barus di rak-
rak.
d. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium
arsonite. Sodium ini letakanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang
dibuat dari kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi
dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada
kayu.
e. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya Tarik
bagi serangga dan tikus-tikus.
28
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih
maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api
dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam
ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis. Untuk
ini dapat dipergunakan gas CO2.
f. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendak disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana
jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inchi.
Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk
membersihkan lantai di bawah rak.
g. Meletakan arsip
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain
hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
Barang-barang tersebut jangan diletakan secara berdesak-desakkan,
dan jangan diletakan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada
kertas sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran
kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada
asalnya. Pergunakanlah klip plastic, akan tetapi kalau yang
dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru
sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusak
kertas.
h. Membersihkan arsip
Arsip-arsip endaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum
cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis
29
lainnya hendak dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita
menemukan arsip-arsip yang rusak, segara dipisahkan untuk segera
diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
i. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan denagan jalan
menjemur di bawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip
dariikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan.
Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas
angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-
lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); tarulah
arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip-
arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruangan yang lebih luas dan
keringkanlah seperti tersebut di atas.
j. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan
cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin
agar tdak bertaburan di sana-sini. Susunannya sama seperti ketika arsip
itu dipergunakan.
k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal
dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan
dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya
gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.
30
Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip
tersebut ke Arsip Nasional R.I. untuk diperbaiki.
6. Penilaian dan Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang tidak dipergunakan atau jarang dipergunakan dalam
Penataan arsip dinamis inaktif terdapat pada tahap penyusutan arsip.
Menurut Sularso Mulyono prinsip-prinsip penilaian arsip terbagi menjadi
tiga golongan yaitu prinsip manfaat, prinsip kecepatan dan prinsip
efesiensi. Melalui pinsip manfaat dapat digunakan untuk mengetahui
masih cukup bermanfaat atau tidak pengelolaan kearsipan yang telah
dilaksanakan. Prinsip kecepatan digunakan untuk mengetahui kecepatan
dan penemuan kembali suatu warkat. Sedangkan prinsip efisiensi
digunkan untuk mengetahui masih efisien atau tidak pengelolaan
kearsipan yang dilaksanakan.24
Adapun Peraturan tentang penyusutan arsip ditetapkan dengan
peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai pelaksanaan UU
Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.25
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan masng-masing.
b. Memusnahkan arsip sebagai ketentuan-ketentuan yang berlaku.
24 Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h.40. 25 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.98.
31
c. Meryerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip
Nasional.26
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa
penilaian arsip dapat dilakukan sebagai tolak ukur agar dapat mengetahui
arsip yang tersimpan memiliki nilai guna atau tidak. Penyusutan arsip
yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat mengurangi terjadinya
penumpukan arsip.
C. Pembinaan Kearsipan
Pembinaan adalah suatu tindakan, proses, hasil, atau pernyataan menjadi
lebih baik. Dalam hal ini menunjukan adanya kemajuan, peningkatan
pertumbuhan, evolusi atas berbagai kemungkinan, berkembang atau
peningkatan atas sesuatu. Ada dua unsur dari pengertian ini yakni pembinaan
itu bisa berupa suatu tindakan, proses, atau pernyataan tujuan, dan kedua
pembinaan bisa menunjuk kepada “perbaikan” atas sesuatu.27 Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, pembinaan merupakan usaha, tindakan, dan
kegiatan yang dilakukan secara efisien dan efektif untuk memperoleh hasil
yang lebih baik.28 Sedangkan menurut Mathis, pembinaan adalah suatu proses
di mana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu
mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terkait dengan
berbagai tujuan organisasi, pembinaan dapat dipandang secara sempit
maupun luas.29
26 Ibid, h.101. 27 Miftah Thoha. Ilmu Administrasi Publik Kontemporer. (Jakarta: Kencana, 2011), h.
207. 28 Kbbi.web.id/bina 29 Mathis Robert L and Jackson John H. Human Resoursce Management, Alih Bahasa
(Jakarta: Salemba Empat, 2002), h.112.
32
Dari pernyataan di atas, peneliti menyimpulkan bahwa pembinaan
merupakan suatu tindakan yang menunjukan adanya peningkatan dari
sebelum adanya pembinanaan, sehingga kegiatan yang dilakukan lebih baik
daripada sebelumnya.
Dalam pembinaan kearsipan dilaksanakan untuk membina
penyelenggaraan kearsipan Lembaga Kearsipan Daerah agar sesuai dengan
arah kebijakan kearsipan nasional, prinsip, standar dan kaidah pembinaan
kearsipan daerah. Pembinaan kearsipan yang dilakukan terhadap Lembaga
Kearsipan Daerah meliputi kegiatan:30
1. Penyusunan penyediaan pedoman kearsipan 2. Pemberian bimbingan dan konsultasi 3. Sosialisasi kearsipan 4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan 5. Evaluasi.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pembinaan
kearsipan terdapat beberapa tahap kegiatan yang harus dilakukan agar
pelaksanaan pembinaan kearsipan terselenggara sesuai dengan arah kebijakan
kearsipan nasional, prinsip, standar dan kaidah pembinaan kearsipan daerah.
Adapun yang terkait dengan pelaksanaan pembinaan kearsipan terdiri dari :
1. Penyusunan Penyediaan Pedoman Kearsipan
Dalam tahap penyusunan penyediaan pedoman kearsipan, tersedianya
pedoman kearsipan yang dituangkan dalam peraturan kepala daerah,
adapun pedoman yang tuangkan sebagai berikut:31
30 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017
tentang Kearsipan Daerah. 31 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017
tentang Kearsipan Daerah.
33
a. Pedoman tata naskah dinas
b. Pedoman Pengurusan Surat
c. Pedoman Pola Klasifikasi Arsip
d. Pedoman Pemberkasan Arsip
e. Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif Secara Elektronik
f. Pedoman Pemeliharaan Arsip aktif
g. Sistem Klasisfikasi Keamanan dan Akses Arsip
h. Pedoman Layanan Peminjaman Arsip aktif
i. Jadwal Retensi Arsip
j. Pedoman Pemindahan Arsip Inaktif
k. Pedoman Penataan Arsip Inaktif
l. Pedoman Pemberkasan Arsip Inaktif Secara Elektronik
m. Pedoman Pemeliharaan Arsip Inaktif
n. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Aksses Arsip Inaktif
o. Pedoman Layanan Peminjaman arsip Inaktif
p. Pedoman Pemusnahan arsip
q. Pedoman Penyerahan Arsip Statis
r. Pedoman Akuisisi
s. Pedoman Pengolahan Arsip Statis
t. Pedoman Preservasi Arsip Statis
u. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Statis
v. Pedoman Layanan Arsip Statis
34
2. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi
Dalam pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan dan konsultasi
kearsipan yang ditujukan kepada pengelola arsip dinamis dan arsip statis,
diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Pengelolaan arsip dinamis dengan sasaran untuk tingkat Provinsi
terdiri dari SKPD, Kabupaten/Kota, dan BUMD. Sedangkan pada
tingkat Kabupaten/Kota meliputi SKPD, Kecamatan, Kelurahan/Desa,
BUMD, dan Sekolah.
b. Pengelolaan arsip Statis dengan sasaran untuk lingkungan Lembaga
Kearsipan Daerah.
3. Sosialisasi Kearsipan
Dalam terlaksananya kegiatan penyebarluasan informasi pembinaan
kearsipan melalui pameran, forum diskusi, serta menggunakan sarana
audio visual.32 Sasaran sosialisasi kearsipan yang tuangkan terdiri dari
tingkat Provinsi dan tingkat Kabupaten /Kota. Diantaranya adalah sebagai
berikut:
a. Tingkat Provinsi
1) SKPD
2) Kabupaten/Kota
3) BUMD
4) Lembaga pendidikan
5) Organisasi politik
6) Organisasi kemasyarakatan
32 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah.
35
7) Masyarakat umum
b. Tingkat Kabupaten/Kota:
1) SKPD
2) Kecamatan
3) Kelurahan/Desa
4) BUMD
5) Lembaga pendidikan
6) Organisasi politik
7) Organisasi kemasyarakatan
8) Masyarakat umum
4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan
Dalam terlaksananya kegiatan supervisi/pengawasan kearsipan yang
dilakukan, terdiri dari sasaran tingkat Provinsi yang meliputi SKPD,
Kabupaten/Kota, dan BUMD. Sedangkan sasaran terlaksananya kegiatan
supervise/pengawasan kearsipan di tingkat Kabupaten/kota terdiri dari
SKPD, Kecamatan, Kelurahan/Desa, dan BUMD.33
5. Evaluasi
Dalam terlaksanannya kegiatan evaluasi pembinaan kearsipan yang
dilakukan terdiri dari sasaran tingkat Provinsi yang meliputi SKPD,
Kabupaten/Kota, dan BUMD. Dan sedangkan sasaran terlaksananya
kegiatan evaluasi di tingkat Kabupaten/Kota yaitu SKPD, Kecamatan,
Kelurahan/Desa, dan Sekolah.34
33 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017
tentang Kearsipan Daerah. 34 Ibid
36
Evaluasi adalah sebuah riset terhadap suatu objek evaluasi untuk
mencari dan menemukan informasi yang nantinya akan menentukan
penilaian yang pada akhirnya akan digunakan dalam menentukan
pengambilan keputusan, serta evaluasi sendiri merupakan alat dari
berbagai ilmu cabang pengetahuan untuk menganalisis dan menilai
fenomena ilmu pengetahuan dan aplikasi ilmu pengetahuan dalam
penerapan ilmu pengetahuan dalam praktik profesi.35 Dari pernyataan
tersebut dapat disimpulkan bahwa evaluasi dilakukan untuk mencari
informasi untuk menentukan pengambilan keputusan serta menganalisis
dan menilai dalam penerapan ilmu pengetahuan.
35 Wirawan, Evaluasi: Teori, Model, Standar, Aplikasi, Dan Profesi (Jakarta: Rajawali
Press, 2011), h.7.
37
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yakni penelitian
yang mencoba mencari gambaran yang tepat dan cukup dari semua aktivitas,
objek, proses, dan manusia.1 Menurut Whitney dalam buku Mohammad
Nazir, bahwa metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interprestasi
yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajari masalah-masalah dalam
masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk hubungan-hubungan,
kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses
yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena.2
Pendekatan yang digunakan penelitian ini adalah pendekatan
kualitatif. Bogdan dan Taylor sebagaimana yang dikutip oleh Moleong
mendefinisikan metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif, berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-
orang dan perilaku yang dapat diamati.3
B. Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Data Primer
Sumber data yang diperoleh penulis dalam penelitian ini adalah data
primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh
1Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian (Jakarta : Wedatama Widya Sastra, 2006), h. 110. 2Moh.Nazir, Metode Penelitian (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia, 2003), h. 6. 3Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung : PT. RemajaRosdakarya,
2004), h. 3.
38
secara langsung dari sumbernya dan tanpa melalui wawancara.4 Dalam
penelitian ini data primer diperoleh langsung dari lapangan (tempat
penelitian).
2. Data Sekunder
Sedangkan data sekunder merupakan data yang mendukung data primer
yang diperoleh dari berbagai literatur, bahan dan dokumen yang
berkaitan dengan penelitian. Data Sekunder adalah data yang diambil
secara tidak langsung dari sumbernya, dan data ini biasanya diambil dari
dokumen-dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah).5
C. Informan
Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang
terlengkap sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam
penulisan penelitian. Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat
dalam memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).6
Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana
informan dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk
memperoleh suatu sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang
dikehendaki dalam pengambilan sample. Penelitian memilih beberapa
informan untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini.
Dalam penelitian ini peneliti memilih informan yaitu Bapak Umar Suwardi
selaku Kepala Seksi Kearsipan dan Bapak Gustomi selaku Arsiparis Madya,
4Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86. 5 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 87. 6Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.
53.
39
dan Juaedin Rudi sebagai staf arsip, dengan alasan yang bersangkutan
dianggap memiliki kriteria mengenai informasi kegiatan pembinaan kearsipan
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat
terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat
Daerah (UKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
D. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah langkah penting dalam rangka penulisan
penelitian. Pada penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data
dengan cara, yaitu:
1. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan7. Wawancara yang
digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara secara mendalam.
Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman pertanyaan yang
diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai kegiatan
pembinaan kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
2. Observasi
Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah teknik
observasi langsung. Observasi adalah sebagai pengamatan dan
7Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012) h.135.
40
pencatatan secara sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada
objek penelitian8. Jadi observasi merupakan kegiatan pencatatan dan
pengamatan langsung terhadap objek ditempat terjadi, dan pencatatan
dan pengamatan ini dilakukan baik saat keadaan sedang berlangsung.
Sehingga apabila informasi yang didapat mengenai persitiwa ataupun
kejadian yang diperoleh dari informan masih kurang, peneliti dapat
memperoleh dengan mencatat pola tingkahlaku terhadap informan yang
sesuai dengan waktu kejadiannya.
E. Kajian Pustaka
Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan literatur
yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan penelitian yang relevan.
Kajian pustaka memiliki beberapa tujuan yakni; menginformasikan kepada
pembaca hasil-hasil peneliti lain yang berkaitan erat dengan peneliti yang
dilakukan saat itu, menghubungkan peneliti dengan literatur-literatur yang
ada, dan dimaksud untuk meringkas, menganalisis, dan menafsirkan konsep
dan teori yang berkaitan dengan sebuah proyek penelitian. Sehingga didapat
teori pendukung pada penelitian yang dilakukan.
F. Teknik Analisa Data
Setelah semua data di peroleh melalui wawancara dan observasi
terhadap informan. Penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan
teknik analisis data. Menurut Tripp, analisis data merupakan proses mengurai
(memecah) sesuatu ke dalam bagian-bagiannya. Terdapat tiga langkah
8Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h. 20.
41
penting dalam analisis data, yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2)
melihat pola, dan (3) membuat interpretasi9. Berikut langkah-langkahnya:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan
data-data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian
pustaka mengenai kegiatan pembinaan keasipan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat. Penulis akan memilih data yang diperoleh
dari lapangan, dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan demikian
data yang telah dipilih akan memberikan gambaran yang jelas.
2. Penyajian Data
Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan
penggabungan informasi-informasi yang sudah di dapat dalam bentuk
narasi. Dalam penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa
dalam bentuk teks yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus
mengurangi maknanya.
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap
selanjutnya adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian
yang disajikan dalam bentuk narasi. Maka penulis membuat kesimpulan
9Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008), h.
192.
42
yang berasal dari data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan
dalam bentuk naratif.
G. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Administrasi Jakarta Barat yang terletak di Jl. Tanjung Duren Barat No.
36 Penelitian ini dilaksanakan dari bulan Januari 2017 – Mei 2018 dengan
perincian sebagai berikut:
Tabel 3. 1 Jadwal Penelitian
No Kegiatan
Tahun 2017-2018
Jan
Feb Mar – Apr
Mei – Jun
Jul – Agus
Sep- Okt
Nov Des Jan-Feb
Mar-apr
Mei
1 Observasi Awal dan Penyerahan Proposal Skripsi dan Dosen Pembimbing
2 Pelaksanaan Bimbingan Skripsi
3 Pengumpulan Literatur Skripsi
4 Pelaksanaan Penelitian Observasi dan Wawancara
43
5 Analisis Data Penelitian
6 Penyerahan Skripsi
7 Sidang Skripsi
44
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan
Perpustakaan umum kotamadya merupakan bagian dari perpustakaan
umum provinsi. Perpustakaan umum provinsi DKI Jakarta mempunyai 6
(enam) perputakaan umum kotamadya. Pada tahun 1978, melalui
Keputusan Gubernur Kepala DKI Jakarta dibentuk Lembaga Perpustakaan
Umum yang menangani jenis perpustakaan umum di lingkungan
Pemerintah DKI Jakarta, seperti Perpustakaan Umum Gelanggang
Mahasiswa Soemantri Brodjonegoro dan Perpustakaan Umum di 5 (lima)
wilayah Kotamadya DKI Jakarta. Pada tahun 1981, Lembaga
Perpustakaan Umum bernaung di bawah Biro Bina Mental dan Spiritual
dengan status non struktural. Pada tahun 1989, perpustakaan umum di 5
(lima) wilayah kota administrasi DKI Jakarta dialihkan pengelolaannya
kepada Dinas Pendidikan dan Pengajaran DKI Jakarta sebagai Unit
Pelaksana Teknis Dinas (UPTD), sedangkan Perpustakaan Umum
Soemantri Brodjonegoro masih tetap dikelola Biro Bina Mental dan
Spiritual DKI Jakarta.
Salah satu perpustakaan yang dimiliki Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi DKI Jakarta (BPAD) adalah Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat (KPAK). KPAK Jakarta Barat
dibangun pada tahun 1985. Pada tahun 2009, berdasarkan Peratuan Daerah
45
Nomor 10 tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Nomor 153 tahun 2009
ditetapkan pembentukan Organisasi dan tata Kerja Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta.dan Kantor Perpustakaan
dan Arsip Kota Administrasi (KPAK). Dengan adanya peraturan tersebut
perpustakaan dan arsip digabung menjadi lembaga baru sehingga
Perpustakaan Umum Jakarta Barat bernama Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat (KPAK Jakarta Barat). Berdasarkan
Peraturan Gubernur Nomor 282 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang menandakan bahwa BPAD
dan KPAK kelima wilayah tingkat kotanya berubah menjadi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta dan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota.
2. Tugas dan fungsi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat
Berdasarkan peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 282
Tahun 2015 tentang organisasi dan tata kerja dinas perpustakaan dan
kearsipan, Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:
a. Tugas
Suku Dinas Kota mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
perpustakaan daerah dan kearsipan daerah pada lingkup wilayah Kota
Administrasi.
b. Fungsi
46
1) Penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran Suku
Dinas Kota;
2) Pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran
Suku Dinas Kota;
3) Pemasyarakatan perpustakaan dan kearsipan lingkup Suku Dinas
Kota Administrasi;
4) Pembinaan teknis urusan perpustakaan daerah dan kearsipan
daerah terhadap SKPD/UKPD, masyarakat, komunitas, sekolah di
tingkat Suku Dinas Kota Administrasi;
5) Pelaksanaan layanan perpustakaan daerah dan kearsipan daerah
lingkup Kota Administrasi;
6) Pelaksanaan penyediaan bahan perpustakaan kecamatan,
perpustakaan kelurahan dan perpustakaan masyarakat;
7) Penyeleksian dan pelaksanaan deposit perpustakaan;
8) Pelaksanaan pelestarian, perawatan serta penyimpanan bahan
perpustakaan;
9) Pelaksanaan esesiensi dalam rangka penilaian, pemindahan dan
penyusunan arsip;
10) Penyusunan naskah/buku, literatur sekunder dan kemas ulang
informasi;
11) Pelaksanaan pengolahanbahan perpustakaan;
12) Penegakan peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan
daerah dan kearsipan daerah pada lingkup Kota Administrasi;
47
13) Pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang pada lingkupSuku
Dinas Kota;
14) Penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan dan
perawatan prasarana dan saranakerja Suku Dinas Kota;
15) Pengelolaan perpustakaan Suku Dinas Kota;
16) Pengelolaan kearsipan Suku Dinas Kota;
17) Pelaksanaan kegiatan kerumahtangaan dan ketatausahaan Suku
Dinas Kota;
18) Pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara Suku Dinas
Kota;
19) Pengoperasionalan sistem informasi perpustakaan daerah dan
kearsipan daerah;
20) Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi
Suku Dinas Kota Administrasi.
c. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas:
1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran
Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;
2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;
3) Melaksanakan pengendalian, monitoring, pengendalian dan
evaluasi pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan
anggaran Suku Dinas Kota;
4) Melaksanakan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang
Suku Dinas Kota;
48
5) Melaksanakan pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan
Suku Dinas Kota;
6) Mengadakan bahan pustaka dan literatur perpustakaan
7) Melaksanakan penyediaan, penatausahaan, pemeliharaan dan
perawatan prasarana dan sarana kerja Suku Dinas Kota;
8) Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban
kantor Suku Dinas Kota;
9) Melaksanakan pengelolaan ruang rapat/pertemuan Suku Dinas
Kota;
10) Melaksanakan publikasi kegiatan dan pengaturan acara Suku Dinas
Kota;
11) Melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan, data dan informasi
Suku Dinas Kota;
12) Mengoordinasikan penyusunan laporan kegiatan, keuangan, kinerja
dan akuntabilitas Suku Dinas Kota; dan
13) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Subbagian Tata Usaha.
d. Seksi Kearsipan mempunyai tugas:
1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran
Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;
2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;
3) Melaksanakan pengolahan, pelayanan dan konsultasi teknis
kearsipan;
49
4) Melaksanakan akuisisi dan penilaian arsip;
5) Melakukan pembinaan dan asistensi kearsipan SKPD/UKPD,
organisasi sosial dan politik dan masyarakat pada lingkup Kota
Administrasi;
6) Melakukan penilaian dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan
SKPD/UKPD, organisasi sosial dan politik dan masyarakat pada
lingkup Kota Administrasi;
7) Melaksanakan kegiatan penyelamatan arsip korban bencana alam;
8) Melakukan peliputan dan wawancara sejarah pejabat dan tokoh
masyarakat pada lingkup Kota Administrasi;
9) Melaksanakan penggalian/penelusuran dan penyusunan naskah
sumber;
10) Menerima, mengolah, menata, menyelamatkan dan mengamankan
arsip SKPD/UKPD, lembaga/orgnisasi pemerintahan/ swasta/
masyaraakat;
11) Melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan lingkup tugasnya;
12) Melaksanakan bimbingan teknis kearsipan, asistensi dalam rangka
penilaia, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip dari
SKPD/UKPD dan masyarakat; dan
13) Melaporkan dan mempertanggunjawabkan pelaksanaan tugas Seksi
Kearsipan.
50
3. Visi dan Misi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat
Visi
Perpustakaan umum mempunyai visi yaitu memajukan bangsa dalam
rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan membangun
budaya baca melalui perpustakaan. Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Administrasi Jakarta Barat adalah : “Terwujudnya pelayanan prima
dalam bidang perpustakaan dan arsip”.
Misi
Sedangkan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi
Jakarta Barat adalah:
a. Mewujudkan tata kelola penyelenggaraan perpustakaan dan arsip yang
baik dengan menerapkan kaidah “Good Governance”.
b. Mengembangkan sarana dan prasarana perpustakaan dan arsip yang
bertaraf nasional dan atau internasional.
c. Meningkatkan peran dan fungsi Perpustakaan dan Arsip dalam
kehidupan bermasyarakat, berpemerintah, berbangsa, dan bernegara.
51
4. Struktur Organisasi
Gambar 4.1
Struktur Organisasi
Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta
Barat (KPAK Jakarta Barat), sebagaimana ditentukan dalam Peraturan
Daerah No. 3 Tahun 2001 berada di bawah komando lini atau vertikal Kepala
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 122 Tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, susunan organisasi Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat, sebagai
berikut:
a) Kepala Kantor
b) Sub Bagian Tata Usaha
c) Sub Bidang Perpustakaan
d) Sub Bidang Kearsipan
e) Sub Kelompok Jabatan Fungisonal
Kepala Suku Dinas dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat
Dr. Tri Wahyuning Diah, M.Si
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha
Yudi Widoyoko
Kepala Seksi Perpustakaan
Siti Sarah,S.Sos
Kepala Seksi Kearsipan
Umar Suwardi
Pustakawan
Norma Tri Diana, S.Hum
Dian Mardiana, S.Sos
52
5. Layanan Perpustakaan
Jenis layanan yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Adminstrasi Jakarta Barat diantaranya adalah : layanan baca di tempat,
layanan sirkulasi, layanan keanggotaan, layanan rujukan/referensi, layanan
bercerita (storry telling), layanan akses internet, layanan interaktif anak,
layanan paket dan layanan perpustakaan mobil keliling.
Adapun jam operasional KPAK Jakarta Barat dapat di lihat pada tabel
berikut :
Tabel 4.1 Jam Layanan KPAK Jakarta Barat
Hari Jam Istirahat Jam Layanan
Senin – Kamis 12.00 – 13.00 WIB 09.00 – 20.00 WIB Jum’at 11.30 – 13.00 WIB Sabtu – Minggu 12.00 – 13.00 WIB Libur Nasional TUTUP
B. Hasil Penelitian
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta
Barat merupakan lembaga kearsipan di daerah yang memiliki tanggung jawab
untuk melakukan pembinaan kearsipan di instansi-instansi di lingkungan
pemerintahan Jakarta Barat. Dengan adanya surat keputusan dari Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta memberikan surat
keputusan kepada Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Administrasi Jakarta Barat untuk membina masing-masing SKPD (Satuan
Kerja Perangkat Daerah) dan UKPD (Unit Kerja Perangkat Daerah).
Pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara wawancara dan
observasi. Adapun yang diperoleh, sebagai berikut:
53
1. Pembinaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan Kota Administrasi
Jakarta Barat
Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD
di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa tahapan
yang dilakukan, yakni sebagai berikut :
a. Penyusunan Penyediaan Pedoman
Untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan kepada SKPD
dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan
penyusunan penyediaan pedoman agar kegiatan pembinaan kearsipan
berjalan dengan lancar sesuai dengan target pencapaian Seksi
Kearsipan. Berikut adalah hasil wawancara terkait dengan penyusunan
penyediaan pedoman dalam proses melakukan pembinaan kearsipan
sebagai berikut:
“Dalam melakukan penyusunan penyediaan pedoman untuk pembinaan kearsipan yang kita siapkan yaitu berdasarkan peraturan daerah khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan. Dalam peraturan tersebut terdapat pedoman-pedoman dalam penyusunan penyediaan pedoman untuk pembinaan kearsipan. Diantaranya pedoman tata naskah dinas, pedoman pengurusan surat, pedoman pola klasifikasi arsip dan lain sebagainya.”1
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa,
penyusunan penyediaan pedoman pembinaan kearsipan yang
dilakukan oleh Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi
Jakarta Barat berdasarkan peraturan daerah provinsi Daerah Khusus
1 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi , Jakarta Barat 26 Juni 2018
54
Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan. Adapun
pedoman yang dituangkan dalam penyusunan penyediaan pedoman
yaitu pedoman tata naskah dinas, pedoman pengurusan surat,
pedoman pola klasifikasi arsip, pedoman pemberkasan arsip, pedoman
pemberkasan arsip aktif secara elektronik, pedoman pemeliharaan
arsip aktif, sistem klasifkasi keamanan dan akses arsip, jadwal retensi
arsip, pedoman pemindahan arsip aktif, pedoman penataan arsip aktif
dan lain sebagainya.
b. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi
Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan
Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa tahapan yang
dilakukan, yakni sebagai berikut :
1) Perencanaan
Untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan kepada
SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat,
Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan perencanaan agar kegiatan pembinaan kearsipan
berjalan dengan lancar sesuai dengan target pencapaian Seksi
Kearsipan.
Sebelum pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan, Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat terlebih
dahulu merencanakan melalui rapat-rapat pimpinan, baik dalam
ruang lingkup internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
55
Provinsi DKI Jakarta maupun rapat pimpinan tingkat kota
administrasi masing-masing. Berikut adalah hasil wawancara
terkait dengan proses perencanaan dalam proses melakukan
pembinaan kearsipan sebagai berikut:
“Dalam melakukan proses perencanaan kita yaitu Kepala Suku Dinas dan saya sebagai Kepala Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat, terlebih dahulu melakukan rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan. Setelah rapat pimpinan selesai dan mendapatkan izin dan dukungan penuh dari Walikota Jakarta Barat, maka akan kita akan tindaklanjuti melalui rapat internal jajaran Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk menentukan waktu pelaksanaan, pemetaan target pelaksanaan hingga teknis pelaksanaannya.”2
Berdasarkan berdasarkan hasil wawancara di atas dapat
diketahui bahwa, proses perencanaan pembinaan kearsipan yang
dilakukan oleh Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi
Jakarta Barat melalui beberapa tahapan yaitu rapat pimpinan
internal jajaran Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat
pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk
menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk
pembinaan kearsipan yang akan dilakukan. Setelah melakukan
rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan di
Pemerintah Kota Jakarta Barat, maka selanjutnya jajaran pimpinan
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk menentukan
2 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi , Jakarta Barat 15 Agustus 2017
56
waktu pelaksanaan, pemetaan target pelaksanaan dan teknis
pelaksanaan.
2) Persiapan Rapat Kerja Seksi Kearsipan
Untuk melakukan kegiatan pembinaan kearsipan, Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan
persiapan, langkah persiapan awal yang dilakukan oleh Seksi
Kearsipan sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan adalah rapat
kerja. Rapat kerja dilakukan untuk merencanakan hal-hal teknis
sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang direncanakan. Hal
ini sebagaimana seperti yang diungkapkan oleh salah satu informan
sebagai berikut :
“Rapat kerja kita lakukan sebagai perencanaan awal sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang lebih terkait dengan hal-hal teknis seperti penentuan waktu pelaksanaan, pembentukan tim kerja, pemetaan target, metode dan aspek-aspek monitoring, penyusunan hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan.”3
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui bahwa,
rapat kerja dilakukan oleh Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat sebagai perencanaan teknis sebelum
pelaksanaan pembinaan kearsipan. Dalam rapat kerja, Seksi
Kearsipan menentukan kapan pelaksanaan akan berlangsung,
pembentukan tim kerja, pemetaan target, aspek-aspek apa saja di
monitoring, metode monitoring yang akan dilakukan, penyusunan
hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan. Rapat
kerja dilakukan agar setiap langkah sesuai dengan target
3 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi, Jakarta Barat 15 Agustus 2017
57
pencapaian yang diharapkan dan ditentukan dalam pembinaan
kearsipan.
3) Bimbingan Teknis
Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh
Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan bimbingan teknis kepada SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Seperti pernyataan
dari salah satu informan sebagai berikut :
“Bimbingan teknis kearsipan yang kita sampaikan kepada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yaitu dengan menyampaikan materi tata naskah dinas, pengelolaan arsip. Kita juga memberikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktek pengelolaan arsip secara langsung. Praktek tersebut meliputi bagaimana cara mengidentifikasi arsip, jadi kita terlebih dahulu menjelaskan arsip itu ada berbagai macam jenis yang harus dipilah-pilah. Jenis-jenis arsip yang dikelompokkan seperti arsip undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip keuangan, dipisahkan. Dari jenis arsip itu lalu diklasifikasi sesuai dengan ketentuan ANRI jadi satu kertas ada 9 informasi yaitu; nomor, jenis arsip, masalahnya apa, kondisi kertas, yang menulisnya, tanggal pelaksanaan. Data arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip, agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks arsip.”4
Berdasarkan pernyataan informan diatas, bimbingan teknis
tahap awal yang diberikan berupa materi tata naskah dinas,
manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip yang
bertujuan untuk pengembangan kompetensi peserta dari SKPD dan
UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Dalam
kegiatan bimbingan teknis Seksi Kearsipan Sudin Pusip Jakarta
4 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
58
Barat, peserta juga diberikan kesempatan untuk mempraktikkan
secara langsung bagaimana pengelolaan tata naskah dinas dan arsip
yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Peserta bimbingan teknis mempraktikkan cara
mengidentifikasi arsip jenis-jenis arsip seperti arsip surat edaran,
arsip surat undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip
keuangan yang kemudian dipisahkan berdasarkan jenis-jenis arsip
tersebut. Setelah melakukan proses identifikasi dan pemilahan
arsip berdasarkan jenis-jenisnya, selanjutnya peserta
mempraktikkan pengklasifikasian arsip sesuai dengan ketentuan
ANRI. Dalam proses pengklasifikasian terdapat 9 informasi
spesifik tentang arsip yaitu ; nomor, jenis arsip, permasalahan
arsip, tahun, kondisi kertas, asal arsip, tanggal pelaksanaan. Data
arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip,
agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan
proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip
tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks
arsip.
4) Konsultasi Kearsipan
Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan, Seksi Kearsipan
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan
pembinaan kearsipan dengan cara mengunjungi ke setiap SKPD
dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Hal ini
merupakan suatu tindakan pengawasan, pendampingan dan
59
pengarahan dalam pelaksanaan kearsipan di SKPD dan UKPD di
lingkungan kota administrasi Jakarta Barat. Berikut uraian dan
pernyataan yang disampaikan oleh informan :
“Jadi konsultasi kearsipan yang kami lakukan pada SKPD dan UKPD dengan cara mendampingi dan mengarahkan petugas kearsipannya dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Mulanya kami membuat tim konsultan yang kemudian dibuatkan surat tugas pelaksanaan konsultasi kearsipan sebagai bukti legalitas kegiatan konsultasi kearsipan yang kita lakukan. Tahapan-tahapan kegiatan konsultasi yang kami lakukan adalah bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif, penyimpanan arsip, perawatan dan lain sebagainya. Jika pengelolaan arsipnya belum benar, maka kami akan mengarahkan bagaimana cara pengelolaan arsip yang benar”5 “Pelaksanaaan konsultasi kearsipan yang kami lakukan itu merupakan bagian-bagian dari pengeolaan arsip. Dalam pengelolaan arsip itu terdiri dari penciptaaaan arsip, pemindahan arsip, penataan dan lain-lain.”6
Berdasarkan pernyataan informan diatas, konsultasi
pelaksanaan kearsipan yang dilakukan seksi kearsipan Sudin Pusip
Jakarta Barat mengunjungi dan mengevaluasi ke tiap SKPD dan
UKPD dengan maksud untuk memberikan arahan untuk mengelola
kearsipan di masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat. Arahan yang diberikan oleh seksi
kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat yaitu seperti membina
bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip,
pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif,
pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, perawatan dan
pemeliharaan arsip inaktif hingga penyusutan arsip-arsipnya. Sudin
5 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 6 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
60
Pusip Jakarta Barat juga membina untuk sarana prasarana apa saja
yang harus tersedia dalam mengelola arsip yang baik dan benar.
Adapun tahapan-tahapan terperinci tentang konsultasi
pelaksanaan kearsipan yang dilakukan pada SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai
berikut:
1) Penciptaan Arsip
Kegiatan surat menyurat dalam suatu organisasi merupakan
salah satu kegiatan yang penting dalam kearsipan kantor.
Dalam kegiatan penciptaan arsip di suatu organisasi meliputi
kegiatan surat masuk dan surat keluar untuk proses komunikasi
dengan organsisai yang lainnya. Oleh sebab itu, seksi kearsipan
Sudin Pusip memberikan konsultasi dalam penanganan
peniptaan arsip. Berikut merupakan hasil wawancara dari salah
satu informan :
“Perihal penciptaan arsip, kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD terutama bidang ketatausahaan dalam penciptaan arsip (naskah dinas) seperti surat keputusan, surat edaran, surat undangan, surat tugas dan lain sebagainya agar mengacu kepada Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016.”7
Berdasarkan hasil wawancara di atas, penulis menyimpulkan
bahwa konsultasi yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin
Pusip Wilayah Jakarta Barat yaitu mengarahkan pada bidang
7 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
61
ketatausahaan di setiap SKPD dan UKPD dalam peciptaan
arsip yang terdiri dari surat keputusan, surat edaran, surat
undangan, surat tugas dan lain sebagainya.
2) Pemindahan Arsip
Proses pemindahan arsip dilakukan terhadap arsip-arsip yang
kegunaannya sudah berkurang dan telah mencapai masa inaktif
sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku. Pemindahan arsip
memiliki beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan
seperti pemilihan arsip, pemeriksaan arsip, pembuatan daftar
arsip yang akan dipindahkan serta serah terima arsip-arsip
tersebut. Berdasarkan dengan hasil wawancara mengenai
proses konsultasi pemindahan arsip ke ruang penyimpanan
arsip inaktif :
“Konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan bersama dengan petugas kearsipan SKPD dan UKPD adalah memilah-milah terlebih dulu. Setalah itu arsip-arsip tersebut diperiksa lagi setelah itu kita melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut, kemudian membuat daftar arsip yang akan dipindahkan. Sebenarnya ada tahapan lanjutannya yaitu serah terima, berhubung petugas kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD adalah pegawai tata usaha. Maka dari itu proses serah terima arsip yang akan dipindahkan tersebut dilakukan sebagai formalitas saja, akan tetapi tetap melalui prosedur secara tertulis menggunakan form berita acara serah terima arsip.”8 Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa,
konsultasi pemindahan arsip melalui beberapa tahapan seperti
pemilahan dan pemeriksaan kelengkapan, kondisi serta
8 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
62
kesesuaian arsip-arsip tersebut, pembuat daftar arsip yang akan
dipindahkan hingga proses serah terima arsip-arsip yang akan
dipindahkan.
3) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif
Dalam proses penataan dan penyimpanan arsip dinamis
inaktif, seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat melakukan
proses pemeriksaan pada SKPD dan UKPD di lingkungan
Kota Administrasi Jakarta Barat yang bertujuan sebagai
pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-
benar termasuk dalam kategori inaktif. Hal ini juga dipertegas
dengan pernyataan informan mengenai proses konsultasi
penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif :
“Jadi kami melakukan pemeriksaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Setelah itu juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip. Pemeriksaan tersebut bertujuan sebagai pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah memeriksa masa aktif dan kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain sesuai dengan kelompok arsip-arsip tersebut. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi”.9
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui
bahwa, konsultasi penataan dan penyimpanan arsip inaktif
9 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
63
yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat
yaitu melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip yang
dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori
inaktif. Setelah pemeriksaan kemudian dilakukan penyortiran
untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan
kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif
selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut
dimasukan ke dalam boks arsip yang diberi kartu deskripsi,
kartu deskripsi ditempelkan di boks arsip yang merupakan
sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan
arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta
arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode
klasifikasi.
4) Daftar Arsip Inaktif
Untuk memperoleh arsip yang tersimpan, diperlukan daftar
arsip sebagai sarana temu kembali arsip yang dibutuhkan.
Dalam hal tersebut daftar arsip sangat penting untuk sarana
temu kembali di SKPD dan UKPD, oleh karena itu Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan konsultasi dalam penanganan data arsip. Hal ini
dipertegas dengan pernyataan informan mengenai proses
konsultasi untuk meelakukan daftar arsip dinamis inaktif :
“Pada dasarnya, daftar arsip dinamis inaktif berupa lembaran-lembaran kertas yang dijilid menjadi buku. Akan tetapi kita lebih mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD untuk melakukan pengetikan ulang data
64
deskripsi dari daftar arsip yang telah dipindahkan dan diserahterimakan dari bidang ketatausahaan menjadi satu file excel, yang nantinya akan dicetak menjadi satu buku daftar arsip dinamis inaktif. Daftar arsip berfungsi sebagai sarana temu kembali arsip yang ingin diperoleh. Daftar arsip dinamis inaktif memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip dinamis inaktif yang disimpan, jumlah, tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.”10 Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui
bahwa, konsultasi daftar arsip inaktif yang dilakukan oleh seksi
kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat kepada SKPD dan UKPD
yaitu menggabungkan lembaran-lembaran kertas daftar arsip
yang memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip, jumlah,
tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.
Lembaran-lembaran daftar arsip tersebut disatukan dan dijilid
menjadi buku.
5) Sarana dan Prasarana Penyimpanan
Agar kegiatan kearsipan berjalan dengan lancar, maka dari itu
diperlukan perlengkapan sarana dan prasarana penyimpanan
arsip. Seksi Kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat melakukan
konsultasi sarana dan prasarana kearsipan yang seharusnya
tersedia atau dipersiapkan di SKPD dan UKPD. Adapun terkait
dengan konsultasi sarana dan prasarana penyimpanan
merupakan pernyataan informan sebagai berikut :
“Jadi kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD, bahwa arsip yang tersimpan membutuhkan sarana dan prasarana penyimpanan arsip seperti perlengkapan dalam penyimpanan arsip yaitu mengadakan boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet, dan lain sebagainya”11
10 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 11 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
65
“Dalam konsultasi pembinaan kearsipan kami menghimbau untuk mengadakan roll o’pack, filling cabinet, rak arsip, dan lain sebagainya. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip yang dikelola oleh petugas arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD.”12
Berdasarkan hasil pernyataan kedua informan di atas, sarana
dan prasarana penyimpanan arsip sangat perlu dalam kegiatan
kearsipan. Adapun sarana dan prasarana penyimpanan arsip
yang seharusnya tersedia yaitu seperti boks arsip, map arsip,
rak arsip, roll o’pack, filling cabinet. Sarana dan prasarana
penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan dalam
pengelolaan arsip yang tersimpan pada masing-masing SKPD
dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
f) Ruang Penyimpanan
Agar arsip yang disimpan tetap terpelihara, maka perlu
diperhatikan ruang penyimpanan arsip. Seksi Kearsipan Sudin
Pusip Jakarta Barat melakukan konsultasi terhadap SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk
menggunakan ruang arsip yang layak. Hal ini merupakan hasil
wawancara sebagai berikut :
“Agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan tetap terjaga keamanan, kerahasiaan dan keutuhan fisik serta isinya dengan baik, maka kita mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dengan ruang kerja Tata Usaha serta memperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan,
12 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
66
kebersihan, terlindungi dari serangga dan apapun yang dapat merusak keutuhan arsip-arsip yang disimpan.”13 “Kita mengarahkan kepada pengelola arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD bahwa ruang penyimpanan arsip memerlukan suhu ruangan yang tejaga, terhindar dari serangga, kebersihan ruangan perlu diperhatikan. Agar ruang penyimpanan arsip terhindar dari serangan yang dapat merusak arsip-arsip yang tersimpan.”14
Berdasarkan dari pernyataan kedua informan di atas, SKPD
dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu
mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis aktifnya
tersendiri dan terpisah dari ruang kerja Bidang Tata Usaha. Dan
agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan
perlu diperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan,
kebersihan, serta terlindung dari serangga agar arsip-arsip yang
tersimpan tetap terjaga dan terpelihara keutuhannya.
g) Pemeliharaan Arsip
Agar arsip yang tersimpan terhindar dari kerusakan dan
kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat
merusak arsip, maka Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat melakukan kegiatan konsultasi
dalam pemeliharaan arsip yang berada di SKPD dan UKPD.
Berikut hasil wawancara yang disampaikan oleh informan :
“Jadi, yang kita lakukan dalam pemeliharaan arsip yaitu mengatur suhu ruang arsip, terhindar sinar matahari, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan penyemperotan serangga, adanya larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
13 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 14 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
67
misalnya larangan untuk makan dan minum di dalam ruang arsip.”15 Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa
pemeliharaan arsip yang dilakukan seperti menjaga suhu ruang
arsip, menghindari ruang arsip dari sinar matahari secara
langsung, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan
penyemperotan serangga, adanya larangan untuk makan dan
minum di ruang arsip. Hal tersebut dapat menghindari adanya
kerusakan arsip-arsip yang tersimpan dalam ruangan yang
disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip-arsip.
h) Temu Kembali
Dalam bidang kearsipan, tidak lepas dari kegiatan temu
kembali, hal ini bertujuan untuk menemukan kembali arsip
yang digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi di
suatu instansi. Maka Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat melakukan kegiatan konsultasi
dalam temu kembali arsip yang berada di SKPD dan UKPD.
Hal ini merupakan pernyataan informan yang disampaikan
sebagai berikut :
“Jadi kita mengarahkan kepada petugas arsip SKPD dan UKPD dalam temu kembali arsip yaitu menggunakan alat bantu seperti daftar arsip yang tercetak dan non cetak. Agar arsip yang kita telusuri melalui daftar arsip dan setelah itu dapat diperoleh ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack, hal dapat membantu proses kegiatan kearsipan”16
15 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 16 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
68
Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa
konsultasi temu kembali yang dilakukan oleh Sudin Pusip
Kota Administrasi Jakarta barat yaitu mengarahkan kepada
petugas kearsipan SKPD dan UKPD yaitu menggunakan alat
bantu seperti yang tercetak maupun non cetak. Seteleah itu
arsip yang ingin digunakan dapat ditelusur melalui daftar arsip
tersebut dan menelusuri ke ruang penyimpanan dan mencari
pada rak arsip.
i) Penilaian dan Pemusnahan arsip
Penilaian dan pemusnahan arsip merupakan suatu kegiatan
akhir yang dilakukan dalam proses penanganan arsip. Dengan
adanya penyusutan arsip maka diharapkan dapat menghemat
atau menghindari adanya pemborosan ruangan, tenaga dan
biaya serta peralatan pengelolaan. Oleh sebab itu, Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan konsultasi penilaian dan pemusnahan arsip kepada
petugas kearsipan SKPD dan UKPD di Lingkungan Jakarta
Barat. Hal ini merupakan pernyataan informan yang
disampaikan sebagai berikut :
“Penilaian dan penyusutan arsip yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD yaitu mengarahkan penilaian arsip terlebih dahulu dengan cara mendeskripsikan arsip yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian kita mengarahkan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan arsip y a n g kita arahkan adalah arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi memiliki
69
nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip yang kita lakukan dengan cara menghancurkan arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga menjadi bubur kertas.”17
Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa
konsultasi penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta barat yaitu
mengarahkan kepada petugas kearsipan SKPD dan UKPD
yaitu melakukan penilaian arsip dengan cara mendeskripsikan
arsip yang meliputi informasi mengenai jenis kegiatan, isi
informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian
melakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek
fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan
arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak
lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.
Pemusnahan arsip yang lakukan dengan cara menghancurkan
arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas
hingga menjadi bubur kertas. Dengan adanya penyusutan arsip
maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya
pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan
pengelolaan.
c. Sosialisasi
17 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
70
Dalam terlaksananya kegiatan pembinaan kearsipan Sudin Pusip
Kota Administrasi Jakarta Barat diharapkan terlaksana dengan efektif
dan efisien. Akan tetapi sebelum dilakukannya pembinaan kearsipan
sangatlah perlu adanya sosialisi kepada target atau peserta
pembinaannya. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut :
“Sosialisasi yang kita lakukan adalah dengan membuat surat undangan bimbingan teknis pengelolaan arsip yang ditujukan kepada pengelola arsip dari masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat dengan tembusan surat Walikota, Sekretaris Daerah Kota Administrasi Jakarta Barat. Surat undangan tersebut kita kirim secara langsung melalui tim Seksi Kearsipan bersamaan dengan tugas monitoring pengelolaan arsip di SKPD dan UKPD. Sebenarnya sosialisasi sudah kita lakukan terhitung pada saat kita melakukan rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta Barat, karena saat melakukan rapat pimpinan tersebut juga dihadiri oleh jajaran pimpinan SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat."18
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,
proses sosialisasi yang dilakukan oleh Seksi kearsipan Suku Dinas
Perpustakaan dan kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhitung
rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta Barat dan dilanjutkan
melalui surat undangan bimbingan teknis pengelolaan arsip di Kantor
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat yang ditujukan kepada
pengelola arsip dari setiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat.
d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan
18 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi, Jakarta Barat 15 Agustus 2017
71
Setelah pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan dilakukan, Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan
supervisi/pengawasan SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam penanganan tersebut
dilakukan dengan cara mengunjungi masing-masing SKPD dan UKPD
untuk mengetahui pengelolaan arsip yang mereka lakukan.
Sebagaimana hasil wawancara salah satu informan sebagai berikut :
“Dalam pelaksanaan supervisi/pengawasan pembinaan kearsipan yang kita lakukan yaitu kita memantau apa yang telah diterapkan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan oleh tiap masing-masing SKPD dan UKPD. Sehingga kita dapat mengetahui sejauh mana penerapan dalam pengelolaan arsip yang mereka lakukan.”19
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,
supervisi/pengawasan pelaksanaan pembinaan kearsipan dilakukan
oleh Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
untuk mengetahui bagaimana penerapan dalam pengelolaan arsip yang
telah diberikan bimbingan dan konsultasi pada masing-masing SKPD
dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Hal ini
dilakukan sebagai acuan dalam penerapan pengelolaan arsip yang
telah dilaksanakan.
e. Evaluasi
Setelah melakukan kegiatan pembinaan kearsipan SKPD dan
UKPD, Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
19 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi, Jakarta Barat 26 Juni 2018.
72
melakukan evaluasi untuk menjadikan pertimbangan setelah
pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan. Sebagaimana hasil
wawancara sebagai berikut :
“Dalam pelaksanaan evaluasi pembinaan kearsipan, terlebih dahulu kita melakukan supervisi/pengawasan kearsipan dan memonitoring masing-masing SKPD dan UKPD sesuai dengan waktu dan pembagian tim evaluasi. Aspek yang kita evaluasi adalah bagaimana prosedural tata naskah dinas, penataan arsipnya, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsipnya dan lain sebagainya. Sehingga setelah tim memperoleh hasil supervisi/ pengawasan dan monitoring, kita dapat mengetahui bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD yang telah dilakukan dalam kegiatan pembinaan kearsipan.”20
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,
evaluasi pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi kearsipan
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk mengetahui
bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing SKPD dan
UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Aspek-aspek
yang masuk kedalam kategori kegiatan evaluasi adalah bagaimana
penataan arsip, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip yang dilakukan oleh
masing-masing SKPD dan UKPD. Hal ini dilakukan sebagai acuan
untuk mengetahui hasil pembinaan kearsipan yang akan dilaksanakan.
2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Suku
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat
Berdasarkan hasil wawancara, terdapat kendala yang dihadapi dalam
Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta
20 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi. Jakarta barat, 26 Juni 2018
73
Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat. Kendala-kendala yang dihadapi sebagai berikut :
a. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berperan penting dalam
pengelolaan arsip. Dalam kegiatan konsultasi pembinaan arsip yang
dilakukan oleh Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat
mengarahkan kepada pengelola arsip SKPD dan UKPD agar dapat
memperoleh sarana dan prasarana penyimpanan arsip. Adapun sarana
dan prasarana pengelolaan arsip dinamis inaktif memerlukan
perlengkapan seperti boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack,
filling cabinet. Akan tetapi, sarana dan prasarana penyimpanan arsip di
SKPD dan UKPD belum tersedia. Dalam hasil wawancara mengenai
kendala sarana dan prasarana penyimpanan sebagai berikut :
“Kendalanya hampir seluruh SKPD dan UKPD di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan, seperti minimnya ketersedian rak penyimpanan, box arsip, odner bindex, map arsip, apar, fire alarm dan lain sebagainya.”21 “Kendala yang dihadapi dalam sarana dan sarara penyimpanan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD masih minimnya ketersediaan rak arsip, boks arsip odner, bindex, map arsip, apar, fire alarm dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.”22
Dari hasil wawancara kedua informan di atas, penulis
menyimpulkan bahwa kendala yang dihadapi dalam sarana dan
prasarana penyimpanan arsip hampir diseluruh SKPD dan UKPD
hampir belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam
penyelenggaraan kearsipan. Adapun penyelenggaraan sarana dan
21 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 22 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
74
prasarana penyimpanan arsip tersebut meliputi rak penyimpanan, roll
o’pack, box arsip, odner bindex, map arsip. Hal ini bertujuan agar
arsip-arsip yang tersimpan tetap terjaga dengan baik.
Berikut adalah upaya dari kendala sarana dan prasarana
penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD dalam konsultasi pembinaan
kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi
Jakarta Barat :
“Solusinya perlu ada pembuatan RAB pengadaan sarana dan prasarana untuk penunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.”23 “Upaya yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yaitu mengadakan fasilitas untuk sarana dan prasarana penyimpanan arsip.”24
Dari pernyataan kedua informan di atas, penulis menyimpulkan
bahwa upaya yang diberikan oleh informan yaitu perlu adanya
pembuatan RAB untuk mengadakan saran dan prasarana untuk
menunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
b. Belum menerapkan SOP Perawatan dan Pemeliharaan Arsip
Dalam kegiatan konsultasi pembinaan arsip yang dilakukan oleh
Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat mengarahkan
kepada pengelola arsip SKPD dan UKPD agar dapat melakukan
perawatan dan pemeliharaan arsip yang tersimpan. Adapun hasil
wawancara mengenai kendala perawatan dan pemeliharaan arsip
sebagai berikut :
23 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 24 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
75
“Dalam pengelolaan arsip betapa pentingnya kegiatan pemeliharaan arsip agar keutuhan arsip–arsip yang dimiliki pun terjaga dengan baik. Pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir seluruhnya belum melakukan kegiatan pemeliaraan arsipnya dengan baik. Kesetabilan suhu ruang penyimpanan yang kurang baik, pembersihan arsip-arsip tidak dilakukan secara rutin, penyemperotan cairan anti serangga pun teramat jarang dilakukan dalam kurun waktu tahunan.”25
Dari pernyataan yang disampaikan oleh informan, penulis
menyimpulkan bahwa kendala yang terlibat dalam pemeliharaan arsip
pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat,
hampir semua belum melakukan kegiatan pemeliharaan arsip dengan
maksimal. Adapun dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip seperti
menjaga suhu dalam ruangan arsip, membersihkan arsip-arsip,
penyemperotan cairan anti serangga dan lain sebagainya. Hal ini
bertujuan agar arsip-arsip yang tersimpan teteap terjaga keutuhan
fisiknya.
Adapun kendala yang terjadi dalam penanganan pemeliharaan
arsip pada SKPD dan UKPD dalam konsultasi pembinaan kearsipan
yang dilakukan oleh Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta
Barat memberikan upaya. Dari hasil wawancara yang disampaikan
oleh informan dalam memberikan upaya mengenai perawatan dan
pemeliharaan arsip sebagai berikut :
“Pengarahan kepada pengelola arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dan sangat perlunya penyusunan RAB secara khusus dan berkelanjutan untuk kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip yang dimiliki.”26
25 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 26 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
76
Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis
menyimpulkan bahwa upaya dari Kendala dalam pemeliharaan arsip
pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Seksi kearsipan Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat
mengarahkan kepada pengelola arsip pada setiap SKPD dan UKPD
untuk melakukan kegiatan pemeliharaan. Dalam kegiatan
pemeliharaan arsip perlu menyusun RAB untuk kegiatan pemeliharaan
arsip yang dimiliki pada pasing-masing SKPD dan UKPD.
c. penilaian dan pemusnahan
Salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip adalah melakukan
pengurangan atau penyusutan arsip, dengan adanya penilaian dan
pemusnahan arsip maka diharapkan dapat menghemat atau
menghindari adanya pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta
peralatan pengelolaan. Akan tetapi pengelolaan arsip yang dilakukan
pada masing-masing SKPD dan UKPD masih belum semua yang
melakukan adanya penilaian dan pemusnahan arsip. Hal ini
disampaikan oleh informan dari hasil wawancara sebagai berikut:
“Dalam pengelolaan arsip terdapat salah satu aspek yang sangat perlu untuk dilakukan yakni penilaian dan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam penyelenggaraan kearsipan. Pada SKPD dan UKPD terdapat kendala dalam penilaian dan pemusnahan arsip-arsip yang mereka kelola, hal tersebut dikarenakan kegiatan tersebut tidak dilakukan secara rutin, belum memiliki JRA dan proses pemusnahan banyak yang belum dilakukan. Hal tersebut menyebabkan penumpukan arsip-arsip yang dimiliki, sehingga penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak tertata dengan rapi.”27
27 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
77
Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis
menyimpulkan bahwa kendala dalam konsultasi penilaian dan
penmusnahan arsip dinamis inaktif pada masing-masing SKPD dan
UKPD belum melakukan pemusnahan arsip secara rutin, belum
memiliki JRA dan proses pemusnahan arsip yang belum diterapkan,
sehingga penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif
menyebabkan masih berantakan. Hal tersebut menyebabkan terjadinya
penumpukan arsip-arsip yang dimiliki.
d. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai
macam alasan. Berbagai kendala seperti ruang yang terbatas menjadi
suatu alas an. Hal ini disampaikan oleh informan hasil wawancara
sebagai berikut :
“Hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum memiliki atau mengalokasikan ruang penyimpanan arsip tersendiri atau terpisah. Dengan kata lain, ruang penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD lebih cenderung menyatu dengan ruangan bagian ketata usahaan.”28
Berdasarkan hasil pernyataan informan di atas, penulis
menyimpulkan bahwa hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan
Kota Administrasi Jakarta Barat belum memiliki ruang arsip yang
terpisah dengan ruangan bagian ketata usahaan.
Adapun terkait dengan kendala mengenai sarana dalam
pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan yang dilakukan Sudin
28 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
78
Pusip Jakarta Barat mempunyai upaya, berikut hasil wawancara yang
disampaikan oleh informan, yaitu:
“Solusinya kita menghimbau kepada kepala SKPD dan UKPD serta akan betapa pentingnya mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dari ruang kerja. Demi menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki dari berbagai hal yang tidak diinginkan.”29
Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis
menyimpulkan bahwa Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta
Barat menyampaikan himbauan kepada kepala SKPD dan UKPD
untuk memiliki ruang arsip yang tersendiri. Hal ini bertujuan untuk
menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki.
e. Sumber Daya Manusia
Dalam suatu organisasi betapa pentingnya sumber daya manusia,
begitu pula dalam pengelolaan arsip memerlukan tenaga khusus untuk
mengelolanya. Hal tersebut dihadapi dalam suatu kendala yang
dihadapi pada SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat. Berikut hasil wawancara yang disampaikan oleh informan :
“Minimnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas pengelola arsip SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip, terlebih lagi SDM / petugas pengelola arsip bukan berlatarbelakang pendidikan ilmu kearsipan. Dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan dan workshop bidang ilmu kearsipan.”30
Berdasarkan hasil pernyataan di atas, penulis menyimpulkan
bahwa kendala yang dihadapi pada masing-masing SKPD dan UKPD
kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas
29 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 30 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
79
pengelola arsip pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip. Terlebih lagi
SDM / petugas pengelola arsip tidak berlatarbelakang pendidikan ilmu
kearsipan dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan
dan workshop bidang ilmu kearsipan. Adapun solusi terkait dengan
kendala sumber daya manusia yang dihadapi pada masing-masing
SKPD dan UKPD sebagai berikut :
“Solusinya mengadakan perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, dan masih perlunya pembinaan dan konsultasi kearsipan yang lebih serius pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.”31
Berdasarkan hasil wawancara di atas, penulis menyimpulkan
bahwa upaya yang disampaikan oleh informan yaitu betapa perlunya
mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan pada masing-masing
SKPD dan UKPD. Selain itu pula perlunya pembinaan dan konsultasi
kearsipan yang lebih serius agar dapat menambah wawasan dalam
mengelola arsip.
C. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan
observasi bahwa pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD maka diperoleh data
sebagai berikut :
31 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017
80
1. Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa
tahapan yang dilakukan, yakni sebagai berikut :
a. Penyusunan Penyediaan Pedoman
Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melaksanakan pembinaan kearsipan oleh SKPD dan UKPD sesuai
dengan Penyusunan penyediaan pedoman kearsipan yang dituangkan
dalam peraturan kepala daerah. Dalam penyusunan penyediaan
pedoman berdasarkan peraturan daerah provinsi Daerah Khusus
Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan.
b. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melaksanakan
pembinaan kearsipan oleh SKPD dan UKPD dengan memberikan
bimbingan dan konsultasi pada masing-masing SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam
pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan dalam pemberian
bimbingan dan konsultasi sebagai berikut :
1) Bimbingan Teknis
Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh
Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan bimbingan teknis kepada SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Bimbingan teknis
81
tahap awal yang diberikan berupa materi tata naskah dinas,
manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip yang
bertujuan untuk pengembangan kompetensi peserta dari SKPD dan
UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Kegiatan bimbingan teknis Seksi Kearsipan Sudin Pusip
Jakarta Barat, Peserta bimbingan teknis mempraktikkan cara
mengidentifikasi arsip jenis-jenis arsip seperti arsip surat edaran,
arsip surat undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip
keuangan yang kemudian dipisahkan berdasarkan jenis-jenis arsip
tersebut. Setelah melakukan proses identifikasi dan pemilahan
arsip berdasarkan jenis-jenisnya, selanjutnya peserta
mempraktikkan pengklasifikasian arsip sesuai dengan ketentuan
ANRI. Dalam proses pengklasifikasian terdapat 9 informasi
spesifik tentang arsip yaitu ; nomor, jenis arsip, permasalahan
arsip, tahun, kondisi kertas, asal arsip, tanggal pelaksanaan. Data
arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip,
agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan
proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip
tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks
arsip.
2) Konsultasi Kearsipan
Pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi
Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat dengan
cara mengunjungi ke setiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
82
Administrasi Jakarta Barat. Hal ini merupakan suatu tindakan
pengawasan, pendampingan dan pengarahan dalam pelaksanaan
kearsipan di SKPD dan UKPD di lingkungan kota administrasi
Jakarta Barat.
Pelaksanaan konsultasi kearsipan yang dilakukan seksi
kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat mengunjungi dan
mengevaluasi ke tiap SKPD dan UKPD dengan maksud untuk
memberikan arahan untuk mengelola kearsipan di masing-masing
SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Arahan yang diberikan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta
Barat yaitu seperti membina bagaimana cara pengidentifikasian
arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara,
penataan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
perawatan dan pemeliharaan arsip inaktif hingga penyusutan arsip-
arsipnya. Sudin Pusip Jakarta Barat juga membina untuk sarana
prasarana apa saja yang harus tersedia dalam mengelola arsip yang
baik dan benar.
Adapun terkait dengan pelaksanaan konsultasi kearsipan yang
dilakukan pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi
Jakarta Barat adalah sebagai berikut:
a) Penciptaan Arsip
Konsultasi yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip
Wilayah Jakarta Barat yaitu mengarahkan pada bidang
83
ketatausahaan di setiap SKPD dan UKPD dalam peciptaan
arsip yang terdiri dari surat keputusan, surat edaran, surat
undangan, surat tugas dan lain sebagainya. Dalam melakukan
konsultasi peciptaan arsip yang dilakukan mengacu kepada
Peraturan Gubernur No. 94 Tahun 2016 sebagai pedoman atau
petunjuk pelaksanaan dan teknis pembuatan naskah dinas di
lingkungan Pemerintah Daerah.32
b) Pemindahan Arsip
Konsultasi pemindahan arsip melalui beberapa tahapan seperti
pemilahan dan pemeriksaan kelengkapan, kondisi serta
kesesuaian arsip-arsip tersebut, pembuat daftar arsip yang akan
dipindahkan hingga proses serah terima arsip-arsip yang akan
dipindahkan. Adapun berdasarkan dengan teori yang terkait
dari Read-Smith et all, proses pemindahan arsip inaktif dari
unit-unit kerja merupakan langkah awal yang harus
dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di suatu
organisasi. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan
pemindahan arsip inaktif adalah menentukan kapan suatu arsip
dapat dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan,
menyiapkan yang akan dipindahkan, penyiapan ruang
penyimpanan dan penerimaan. 33
c) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif
32 Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016 Pasal 2
33 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304.
84
Dalam proses konsultasi penataan dan penyimpanan arsip
inaktif yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip
Jakarta Barat yaitu melakukan pemeriksaan berkas-berkas
arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam
kategori inaktif. Setelah pemeriksaan kemudian dilakukan
penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu
dengan kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis
inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut
dimasukan ke dalam boks arsip yang diberi kartu deskripsi,
kartu deskripsi ditempelkan di boks arsip yang merupakan
sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan
arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta
arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode
klasifikasi.
Hal ini terkait dengan adanya teori yang menyebutkan bahwa
arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip
melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk
mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang
akan dipindahkan ke Pusat Arsip. Hasil pemilahan atau
penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah dan
juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar tersebut diajukan
kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti dan
mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip
yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan.
85
Sedangkan arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip
yang dipindah selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan
kertas chasing atau dimasukkan dalam folder sesuai serinya
dan diberi nomor kode kemudian dimasukkan dalam boks
arsip, kemudian boks diberi nomor sebagai label. Nomor ini
harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada daftar arsip
pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis arsip saja
bila memungkinkan.34
d) Daftar Arsip Inaktif
Konsultasi daftar arsip inaktif yang dilakukan oleh seksi
kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat kepada SKPD dan UKPD
yaitu menggabungkan lembaran-lembaran kertas daftar arsip
yang memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip, jumlah,
tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.
Lembaran-lembaran daftar arsip tersebut disatukan dan dijilid
menjadi buku.
e) Sarana dan Prasarana Penyimpanan
Sarana dan prasarana penyimpanan arsip sangat perlu dalam
kegiatan kearsipan, adapun sarana dan prasarana penyimpanan
arsip yang seharusnya tersedia yaitu seperti boks arsip, map
arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet. Sarana dan
prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi
kebutuhan dalam pengelolaan arsip yang tersimpan pada
34 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103.
86
masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat.
f) Ruang Penyimpanan
Dalam pelaksanaan konsultasi ruang penyimpanan yang
dilakukan oleh Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
menghimbau pada masing-masing pengelola arsip SKPD dan
UKPD perlu mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis
aktifnya tersendiri dan terpisah dari ruang kerja Bidang Tata
Usaha. Dan agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang
penyimpanan perlu diperhatikan suhu ruangan, pencahayaan,
keamanan, kebersihan, serta terlindung dari serangga agar
arsip-arsip yang tersimpan tetap terjaga dan terpelihara
keutuhannya.
Hal tersebut berkaitan dengan teori bahwa pemeliharaan arsip
yang baik merupakan suatu tindakan supaya arsip yang
tersimpan di dalam ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan
kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat
merusak arsip.35
g) Pemeliharaan Arsip
pemeliharaan arsip yang dilakukan seperti menjaga suhu ruang
arsip, menghindari ruang arsip dari sinar matahari secara
langsung, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan
penyemperotan serangga, adanya larangan untuk makan dan
35 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2012, h.52.
87
minum di ruang arsip. Hal tersebut dapat menghindari adanya
kerusakan arsip-arsip yang tersimpan dalam ruangan yang
disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip-arsip.
h) Temu Kembali
Konsultasi temu kembali yang dilakukan oleh Sudin Pusip
Kota Administrasi Jakarta barat yaitu mengarahkan kepada
petugas kearsipan SKPD dan UKPD yaitu menggunakan alat
bantu seperti yang tercetak maupun non cetak. Seteleah itu
arsip yang ingin digunakan dapat ditelusur melalui daftar arsip
tersebut dan menelusuri ke ruang penyimpanan dan mencari
pada rak arsip. Hal ini bertujuan untuk menemukan kembali
arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan
administrasi di suatu instansi.
i) Penilaian dan Pemusnahan arsip
Konsultasi penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh
Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta barat yaitu
mengarahkan kepada petugas kearsipan SKPD dan UKPD
yaitu melakukan penilaian arsip dengan cara mendeskripsikan
arsip yang meliputi informasi mengenai jenis kegiatan, isi
informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian
melakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek
fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan
88
arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak
lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.
Pemusnahan arsip yang lakukan dengan cara menghancurkan
arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas
hingga menjadi bubur kertas. Dengan adanya penyusutan arsip
maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya
pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan
pengelolaan. Berdasarkan penelitian tersebut berkaitan dengan
teori yang menyebutkan bahwa menurut Ig. Wursanto,
pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancukan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki
nilai guna. Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam
praktek pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.36 Adapun
Peraturan tentang penyusutan arsip ditetapkan dengan
peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai
pelaksanaan UU Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan.37
c. Sosialisasi
Dalam terlaksananya kegiatan pembinaan kearsipan Sudin Pusip
Kota Administrasi Jakarta Barat diharapkan proses sosialisasi yang
dilakukan terhitung dari rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta
36 Ig. Wursanto, Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kantinius, 2006), h.208. 37 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.98.
89
Barat dan dilanjutkan melalui surat undangan bimbingan teknis
pengelolaan arsip di Kantor Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta
Barat yang ditujukan kepada pengelola arsip dari setiap SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan
Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat
melakukan supervisi/pengawasan kearsipan SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam
penanganan tersebut dilakukan dengan cara mengunjungi masing-
masing SKPD dan UKPD untuk mengetahui pengelolaan arsip yang
mereka lakukan. Supervisi/pengawasan pembinaan kearsipan yang
dilakukan bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan dalam
pengelolaan arsip yang telah diberikan bimbingan dan konsultasi pada
masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi
Jakarta Barat. Hal ini dilakukan sebagai acuan dalam penerapan
pengelolaan arsip yang telah dilaksanakan.
e. Evaluasi
Evaluasi pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi
kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk
mengetahui bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing
SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Aspek-aspek yang masuk kedalam kategori kegiatan evaluasi adalah
bagaimana penataan arsip, sarana prasarana yang tersedia, SDM
pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip
90
yang dilakukan oleh masing-masing SKPD dan UKPD. Hal ini
dilakukan sebagai acuan untuk mengetahui hasil pembinaan kearsipan
yang akan dilaksanakan.
2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Suku
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat
Berdasarkan hasil data yang didapat bahwa terdapat kendala yang
dihadapi dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat. Kendala-kendala yang dihadapi sebagai
berikut :
a. Sarana dan Prasarana
Kendala yang dihadapi dalam sarana dan prasarana penyimpanan
arsip hampir diseluruh SKPD dan UKPD hampir belum menerapkan
standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan.
Adapun penyelenggaraan sarana dan prasarana penyimpanan arsip
tersebut meliputi rak penyimpanan, roll o’pack, box arsip, odner
bindex, map arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip yang tersimpan
tetap terjaga dengan baik.
upaya yang diberikan oleh informan yaitu perlu adanya pembuatan
RAB untuk mengadakan saran dan prasarana untuk menunjang
penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di
lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
91
b. Belum menerapkan SOP Perawatan dan Pemeliharaan Arsip
Kendala yang terlibat dalam pemeliharaan arsip pada SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir semua
belum melakukan kegiatan pemeliharaan arsip dengan maksimal.
Adapun dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip seperti menjaga suhu
dalam ruangan arsip, membersihkan arsip-arsip, penyemperotan cairan
anti serangga dan lain sebagainya. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip
yang tersimpan teteap terjaga keutuhan fisiknya. Adapun terkait
dengan teori bahwa perawatan dan pemeliharaan arsip yang baik
merupakan suatu tindakan supaya arsip yang tersimpan di dalam
ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan kemusnahan yang
disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip.38
Upaya dari Kendala dalam pemeliharaan arsip pada SKPD dan
UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Seksi kearsipan
Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat mengarahkan
kepada pengelola arsip pada setiap SKPD dan UKPD untuk melakukan
kegiatan pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip perlu
menyusun RAB untuk kegiatan pemeliharaan arsip yang dimiliki pada
pasing-masing SKPD dan UKPD.
b. penilaian dan pemusnahan
kendala dalam konsultasi penilaian dan pemusnahan arsip dinamis
inaktif pada masing-masing SKPD dan UKPD belum melakukan
pemusnahan arsip secara rutin, belum memiliki JRA dan proses
38 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2012, h.52.
92
pemusnahan arsip yang belum diterapkan, sehingga penataan dan
penyimpanan arsip dinamis inaktif menyebabkan masih berantakan.
Hal tersebut menyebabkan terjadinya penumpukan arsip-arsip yang
dimiliki.
c. Ruang Penyimpanan
Kendala yang terlibat dari ruang penyimpanan arsip yakni hampir
seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat belum memiliki ruang arsip yang terpisah dengan ruangan
bagian ketata usahaan.
Upaya yang dilakuan oleh Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi
Jakarta Barat menyampaikan himbauan kepada kepala SKPD dan
UKPD untuk memiliki ruang arsip yang tersendiri. Hal ini bertujuan
untuk menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki. Hal
ini terkait dengan teori bahwa penyimpanan arsip yang dikenal dengan
nama records center atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis
merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk
melindungi arsip dinamis.39
d. Sumber Daya Manusia
Kendala yang dihadapi pada masing-masing SKPD dan UKPD
kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas
pengelola arsip pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota
Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip. Terlebih lagi
SDM / petugas pengelola arsip tidak berlatarbelakang pendidikan ilmu
39 Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice, (London: Facet Publishing, 2003).
93
kearsipan dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan
dan workshop bidang ilmu kearsipan.
Upaya yang disampaikan oleh informan yaitu betapa perlunya
mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan pada masing-masing
SKPD dan UKPD. Selain itu pula perlunya pembinaan dan konsultasi
kearsipan yang lebih serius agar dapat menambah wawasan dalam
mengelola arsip. Hal tersebut barkaitan dengan teori bahwa apabila
pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik, maka
kemungkinan terjadi peyimpangan dan kerugian akan semakin besar,
hal ini tentu akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan organisasi.
Oleh karena itu, pengawan yang baik mutlak diperlukan bagi setiap
perusahaan/instansi yang menginginkan tercapai tujuan secara efektif
dan efisien.40
40 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar (Jakarta: Gahlia
Indonesia, 1989), h.107.
94
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan
sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pembinaan kearsipan Suku
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap
SKPD dan UKPD sebagai berikut :
1. Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat sudah terlaksananya pembinaan pada SKPD
dan UKPD di wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat. Dalam tahapan
pembinaan kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan peraturan daerah
Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 tahun 2017 tentang
Kearsipan Daerah.
2. Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD memiliki kendala
yaitu hampir masing-masing SKPD dan UKPD belum tersedia sarana
dan prasarana penyimpanan arsip, belum melakukan kegiatan
pemeliharaan arsip dengan maksimal, belum melakukan penilaian dan
pemusnahan arsip, belum memiliki ruang arsip secara terpisah dengan
ruang tata usaha, dan masing-masing SKPD dan UKPD hampir belum
mempunyai tenaga khusus dalam bidang tenaga arsip. Adapun upaya
yang diberikan oleh Sudin Pusip Jakarta Barat yaitu membuat RAB
untuk mengadakan sarana dan prasarana penyimpanan arsip, melakukan
95
pemeliharaan arsip secara rutin, pengadaan untuk ruang arsip, dan
mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan.
B. Saran
Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan maka peneliti memberikan
saran sebagai berikut :
1. Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat perlu
melakukan pembinaan kearsipan secara berkala dan berkelanjutan kepada
pengelola arsip SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi
Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.
2. Pimpinan SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta
Barat perlu menghimbau bahwa pengelola arsip pada tiap masing-masing
SKPD dan UKPD mengikuti pelatihan pengelolaan arsip agar dapat
menambah wawasan dalam mengelola arsip.
96
DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto, dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan modern, Gava
Media: Yogyakarta, 2005.
Antonius Bangun, dkk, Kepustakawanan Indonesia: Potensi dan Tantangan,
Kesaint Blanc: Jakarta, 1992.
A.W.Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Raja Grafindo: Jakarta,
1993.
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi, Bumi Aksara: Jakarta, 2012.
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi aksaara: Jakarta, 2003, 2007.
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Suatu Pengantar. Grafindo: Jakarta, 1993.
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif, Rineka Cipta: Jakarta,
2008.
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, Pustaka Sinar Harapan: Jakarta, 1990.
Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice, Facet Publishing: London, 2003.
Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif , Rajawali Pers: Jakarta,
2011.
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. Arikha Media
Cipta: Jakarta, 1994.
Ig Wursanto. Kearsipan 2. Kanisius: Yogyakarta, 1991.
Judith Read-smith [et. all], record Management, South western: USA, 2002.
Kbbi.web.id/bina
97
Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya: Bandung,
2004.
Mathis Robert L and Jackson John H, Human Resoursce Management, Alih
Bahasa, Salemba Empat: Jakarta, 2002.
Miftah Thoha, Ilmu Administrasi Publik Kontemporer, Kencana: Jakarta, 2011.
Moh.Nazir, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia: Jakarta, 2003.
Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun
2016 tentang Tata Naskah Dinas.
Peraturan Gubernur Provinsi daerah khusus Ibukota Jakarta Nomor 282 tahun
2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Pasal 13 ayat 1-3.
Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017
tentang Kearsipan Daerah.
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, STIA-LAN: Jakarta, 1999.
Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern, Mandar
Maju: Bandung, 2008.
Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei, LP3ES: Jakarta, 2012.
Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen (Program Keahlian Administrasi
Perkantoran) untuk SMK dan MAK, Erlangga: Jakarta, 2009.
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. Liberty: Yogyakarta, 1985.
Sulistyo-Basuki. Materi Pokok Pengantar Kearsipan, Universitas Terbuka:
Jakarta, 1996.
98
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia: Jakarta, 2003.
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Universitas Indonesia: Jakarta, 2000.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen, Gramedia Pustaka Utama: Jakarta,
2003.
Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian, Wedatama Widya Sastra: Jakarta, 2006.
Sulistyo- Basuki, Pengantar Kearsipan, Univervitas Terbuka: Jakarta, 1996.
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty: Yogyakarta, 1996.
Wirawan, Evaluasi: Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi, Rajawali Press:
Jakarta, 2011.
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 2003.
LAMPIRAN
A. Transkip Wawancara
Nama Informan : Bapak Umar Suwardi Jabatan : Kepala Seksi Kearsipan Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017
No Penulis (p) Informan (i)
1 Bagaimana proses perencanaan yang dilakukan dalam pembinaan kearsipan?
Perencanaan kita yaa? saya sebagai Kepala Seksi Kearsipan Sudin Pusip dan Kepala Suku Dinas Kota Administrasi Jakarta Barat sebelumnya kita melakukan rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan. Setelah rapat pimpinan selesai kita akan tindaklanjuti melalui rapat internal jajaran Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk membuat Kerangka Acuan Kerja dan penyerapan dana untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan.
2 Apa saja persiapan yang dilakukan sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan?
kita melakukan persiapan sebagai perencanaan awal sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang lebih terkait dengan hal-hal teknis seperti penentuan waktu pelaksanaan, pembentukan tim kerja, pemetaan target, metode dan aspek-aspek monitoring, penyusunan hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan.
3 Bagaimana cara menyampaikan materi untuk pembinaan
Ya supaya proses penyampaian materi yang kita berikan untuk SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat berjalan dengan
kearsipan? lancar. Pada dasarnya, kita arahin terlebih dahulu kepada SDM yang melakukan pembinaan kearsipan agar mengikuti prosedur pelaksanaan pembinaan kearsipan yang disampaikan kepada SKPD dan UKPD.
4 Apa saja sarana dan prasarana yang meliputi kegiatan pembinaan kearsipan?
Sarana dan prasarana yang kita punya untuk pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan seperti ruang rapat yang di dalamnya terdapat kursi dan meja untuk peserta dan terdapat infokus untuk menampilan materi pembinaan kearsipan yang kita berikan
5 Bagaimana proses untuk melakukan pembinaan kearsipan?
Jadi kalau konsultasi kearsipan yang kita lakukan pada SKPD dan UKPD yaitu mendampingi dan mengarahkan petugas kearsipannya dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Mulanya kami membuat tim konsultasi yang kemudian dibuatkan surat tugas pelaksanaan konsultasi kearsipan sebagai bukti legalitas kegiatan konsultasi kearsipan yang kita lakukan. Tahapan-tahapan kegiatan konsultasi yang kami lakukan adalah bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif, penyimpanan arsip, perawatan dan lain sebagainya. Jika pengelolaan kearsipannya belum benar, maka kami akan mengarahkan bagaimana cara pengelolaan kearsipan yang benar.
Nama Informan : Bapak Gustomi Jabatan : Fungsional Arsiparis Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017
No Penulis (p) Informan (i)
1 Bagaimana proses untuk melakukan pembinaan kearsipan?
Sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan, terlebih dahulu kita memonitoring masing-masing SKPD dan UKPD sesuai dengan waktu dan pembagian tim monitoring, aspek yang kita monitoring adalah bagaimana prosedural tata naskah dinas, penataan arsipnya, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsipnya dan lain sebagainya. Sehingga setelah tim memperoleh hasil monitoring, kita dapat mengetahui bagaimana pelaksanaan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yang berguna sebagai acuan dan fokus dari pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan
2 Apa saja sarana dan prasarana yang meliputi kegiatan pembinaan kearsipan?
Sarana dan prasarana yang kita gunakan untuk pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan yaitu ada ruang rapat di lantai dua. Ruangannya bisa menampung 50-80 peserta yang mengikuti kegiatan pembinaan kearsipan
3 Apa saja yang disampaikan dalam bimbingan teknis pembinaan kearsipan?
Bimbingan teknis kearsipan yang kita sampaikan kepada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yaitu dengan menyampaikan materi tata naskah dinas, pengelolaan arsip. Kita juga memberikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktek pengelolaan arsip secara langsung. Praktek tersebut meliputi bagaimana cara mengidentifikasi arsip, jadi kita terlebih dahulu menjelaskan arsip itu ada berbagai
macam jenis yang harus dipilah-pilah. Jenis-jenis arsip yang dikelompokkan seperti arsip undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip keuangan, dipisahkan. Dari jenis arsip itu lalu diklasifikasi sesuai dengan ketentuan ANRI jadi satu kertas ada 9 informasi yaitu; nomor, jenis arsip, masalahnya apa, kondisi kertas, yang menulisnya, tanggal pelaksanaan. Data arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip, agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks arsip.
4 Poin-poin apa saja yang disampaikan dalam kegiatan konsultasi kearsipan?
Pelaksanaaan konsultasi kearsipan yang kita lakukan itu seperti bagian-bagian dari pengeolaan arsip. Dalam pengelolaan arsip itu terdiri dari penciptaaaan arsip, pemindahan arsip, penataan dan penyimpanan arsip, daftar arsip, sarana dan prasarana penyimanan arsip, pemeliharaan arsip, temu kembali arsip, penilaian dan pemusnahan arsip.
5 Poin yang pertama kan proses penciptaan kearsipan ya pak, seperti apa itu pak?
Proses penciptaan arsip, kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD terutama bidang ketatausahaan dalam penciptaan arsip (naskah dinas) seperti surat keputusan, surat edaran, surat undangan, surat tugas dan lain sebagainya agar mengacu kepada Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016.
6 Lalu selanjutnya bagaimana konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan?
Konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan bersama dengan petugas kearsipan SKPD dan UKPD adalah memilah-milah terlebih dulu. Setalah itu arsip-arsip tersebut diperiksa lagi setelah itu kita melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut, kemudian
membuat daftar arsip yang akan dipindahkan. Sebenarnya ada tahapan lanjutannya yaitu serah terima, berhubung petugas kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD adalah pegawai tata usaha. Maka dari itu proses serah terima arsip yang akan dipindahkan tersebut dilakukan sebagai formalitas saja, akan tetapi tetap melalui prosedur secara tertulis menggunakan form berita acara serah terima arsip
7 Seperti apa konsultasi pemerikaan arsip yang dilakukan?
Jadi kami melakukan pemeriksaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Setelah itu juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip. Pemeriksaan tersebut bertujuan sebagai pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah memeriksa masa aktif dan kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi
8 Bagaimana konsultasi daftar arsip yang dilakukan?
Pada dasarnya, daftar arsip dinamis inaktif berupa lembaran-lembaran kertas yang dijilid menjadi buku, daftar arsip berfungsi sebagai sarana temu kembali arsip yang ingin
diperoleh. Daftar arsip dinamis inaktif memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip dinamis inaktif yang disimpan, jumlah, tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah
9 Bagaimana konsultasi dalam sarana dan prasarana penyimpanan yang disampaikan?
Jadi kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD, bahwa arsip yang tersimpan membutuhkan sarana dan prasarana penyimpanan arsip seperti perlengkapan dalam penyimpanan arsip yaitu mengadakan boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet, dan lain sebagainya.
10 Bagaimana konsultasi dalam mengarahkan ruang penyimpanan kearsipan?
Agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan tetap terjaga fisik serta isinya dengan baik, maka kita mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu memperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan, kebersihan, terlindungi dari serangga dan apapun yang dapat merusak keutuhan arsip-arsip yang disimpan.
11 Bagaimana konsultasi yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip?
Jadi, yang kita lakukan dalam pemeliharaan arsip yaitu mengatur suhu ruang arsip, terhindar sinar matahari, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan penyemperotan serangga, adanya larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar misalnya larangan untuk makan dan minum.
12 Bagaimana konsultasi temu kembali arsip yang
Jadi kita mengarahkan kepada petugas arsip SKPD dan UKPD dalam temu kembali arsip yaitu menggunakan alat bantu seperti daftar
diarahkan? arsip yang tercetak dan non cetak. Agar arsip yang kita telusuri melalui daftar arsip dan setelah itu dapat diperoleh ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack, hal dapat membantu proses kegiatan kearsipan.
13 Bagaimana cara menyampaikan konsultasi pembinaan kearsipan dalam penilaian dan penyusutan arsip?
Penilaian dan penyusutan arsip yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD yaitu mengarahkan penilaian arsip terlebih dahulu dengan cara mendeskripsikan arsip yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian kita mengarahkan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan arsip y a n g kita arahkan adalah arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip yang kita lakukan dengan cara menghancurkan arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga menjadi bubur kertas
14 Kendala apa saja yang dihadapi dalam kegiatan konsultasi kearsipan?
Yaitu kendalanya sarana dan prasarana penyimpanan arsip, perawatan dan pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan, ruang penyimpanan dan SDM.
14 Seperti apa kendala dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip?
Kendalanya hampir seluruh SKPD dan UKPD di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan, baik itu rak penyimpanan, roll o’pack, box arsip, odner bindex, map arsip, apar, fire alarm dan lain sebagainya.
15 Apa solusi yang diberikan agar dapat menangani
Solusinya perlu ada pembuatan RAB pengadaan sarana dan prasarana untuk
kendala tersebut? penunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
16 Lalu bagaimana kendala yang dihadapi dalam kegiatan konsultasi perawatan dan pemeliharaan kearsipan?
Pada tiap-tiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir seluruhnya belum melakukan kegiatan perawatan dan pemeliaraan arsipnya dengan baik. Keseimbangan suhu ruang penyimpanan yang kurang, pembersihan arsip-arsip tidak dilakukan secara rutin, penyemperotan cairan anti serangga jarang dilakukan dalam waktu tahunan.
17 Solusi apa yang diberikan dalam kendala konsultasi perawatan dan pemeliharaan arsip?
Pengarahan kepada pengelola arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dan sangat perlunya penyusunan RAB secara khusus dan berkelanjutan untuk kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip yang dimiliki.
18 Bagaimana kendala yang dihadapi dalam konsultasi penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan?
Yaitu kendala dalam penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip yang mereka kelola, itu karena kegiatan tersebut tidak dilakukan secara rutin, belum bikin JRA dan proses pemusnahan banyak yang belum dilakukan. Itu yang menyebabkan penumpukan arsip-arsip yang ada di sana, jadinya penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktifnya berantakan.
19 Apa kendala yang dihadapi dalam konsultasi ruang penyimpanan?
Ya.. hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum punya ruang penyimpanan arsip secara terpisah. Dengan kata lain, ruang penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD rata-rat menyatu dengan ruangan bagian ketata usahaan.
20 Apa solusi yag diberikan dalam menangani kendala
Solusinya kita arahin kepada kepala SKPD dan UKPD bahwa betapa pentingnya mengalokasikan ruang penyimpanan arsip
tersebut? dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dari ruang kerja. Demi menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki dari berbagai hal yang tidak diinginkan.
21 Apa kendala yang dihadapi dalam konsultasi SDM pengelola arsip?
Kendala yang dialami yaitu belum adanya SDM yang berkompeten dan ahli dalam pengelolaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, terlebih dahulu khususnya SDM yang berlatar belakang pendidikan ilmu kearsipan.
22 Bagaimana solusi yang diberikan dalam kendala tersebut?
Solusinya mengadakan perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, dan masih perlunya pembinaan dan konsultasi kearsipan yang lebih serius pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Nama Informan : Bapak Juaedin Rudi Jabatan : Staf Arsiparis Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017
No Penulis (p) Informan (i)
1 Bagaimana konsultasi dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang dilakukan?
Yaitu kita mengarahkan untuk mengadakan roll o’pack, filling cabinet, rak arsip, dan lain sebagainya. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip yang dikelola oleh petugas arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD.
2 Bagaimana konsultasi yang dilakukan dalam mengarhkan ruang penyimpanan arsip?
Kita mengarahkan kepada pengelola arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD bahwa ruang penyimpanan arsip memerlukan suhu ruangan yang tejaga, terhindar dari serangga, kebersihan ruangan perlu diperhatikan. Supaya ruang penyimpanan arsip terhindar dari serangan yang dapat merusak arsip-arsip yang disimpan.
3 Kendala apa yang dihadapi dalam proses konsultasi searsipan yang dilakukan?
Kendala yang dihadapi yaitu dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD masih ada yang belum memiliki roll o’pack, filling cabinet, boks arsip untuk penyelenggaraan penyimpan arsip yang tersimpan.
4 Apa upaya yang dilakukan dalam kendala sarana dan prasarana?
Ya.. kita arahkan kepada SKPD dan UKPD dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yaitu mengadakan fasilitas untuk sarana dan prasarana penyimpanan arsip.
B. Ruang Pembinaan Arsip
A. Asistensi Pembinaan Arsip
B. Wawancara
C. Ruang Arsip
BIODATA PENULIS
ABDUL HAFIZ DINULLAH. Lahir di Kota Jakarta pada tanggal
30 Mei 1992. Anak keempat dari enam bersaudara dari pasangan
Ayahanda Alm. Endang Zakaria dan Ibunda Mardiana. Penulis
beralamat di Jl.H.Mawi Gg. Amsar RT01 RW01, Kelurahan
Bojong Indah Kecamatan Parung Kabupaten Bogor. Pendidikan
yang telah ditempuh dari TK Aisiyah Bustanul Atfal 77 Bojong
Indah (1997-1998), Sekolah Dasar Negeri 02 Bojong Sempu (1998-2004), Sekolah
Menengah Pertama Negeri 1 Ciseeng (2004-2007), Sekolah Menengah Atas Negeri 1
Parung (2007-2010). Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan
mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan
Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan
menulis skripsi yang berjudul Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Sudin Pusip Kota
Administrasi Jakarta Barat Terhadap SKPD Dan UKPD. Pada tahun 2015 penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Jakarta Selatan, melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Kresek,
Kabupaten Tangerang (2015), melaksanakan reposisi dan membuat daftar arsip
sementara (DAS) arsip di Kemendikbud Jakarta Selatan (2017).