kelola pengetahuan - pln-uiksbs.co.id capturing 2017/kelola pengetahuan...tidak 1 tim untuk...
TRANSCRIPT
i
KELOLA PENGETAHUAN
K-Capturing
Penulis : FX ADEODATUS ALFA
FEBRIANT
ANWAR HAMID ZUL FAUZI
Narasumber : ARFAN, S.T
Mentor : FIRMAN RAMDAN
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera
Bagian Selatan
2017
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................. iv
BIOGRAFI PENULIS ...................................................................................... v
BIOGRAFI NARASUMBER ......................................................................... vii
ABSTRAK ...................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Garis Besar Knowledge Management ............................................... 1
1.2 Knowledge Management di KITSBS ................................................ 3
BAB II ISI .......................................................................................................... 5
2.1 Pendahuluan ...................................................................................... 5
2.2 KM Sebagai kristalisasi nilai budaya pembelajar ............................. 7
2.3 KM dari sudut pandang manajemen (manajer sektor)....................... 7
2.4 Peran signifikan manajer sektor dalam mendorong KM ................... 8
2.5 Dampak dari KM terhadap kinerja sektor ......................................... 8
2.6 Harapan manajer sektor terhadap KM .............................................. 9
2.7 Permasalahan dalam KM ................................................................ 11
2.8 Rahasia Dominasi Ombilin dalam LKI ........................................... 11
2.9 Opportunity For Improvement ........................................................ 17
BAB III KESIMPULAN ................................................................................. 20
3.1 Kesimpulan ..................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 22
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Spiral knowledge ............................................................................. 1
Gambar 1.2 Bagan Knowledge Management KITSBS ....................................... 3
Gambar 2.1 Punggawa Ombilin dalam LKI Regional 2017 ................................ 5
Gambar 2.2 Piala LKI di Sektor Ombilin ............................................................ 6
Gambar 2.3 Proses Penggunaan alfath@co ......................................................... 9
Gambar 2.4 Proses Seleksi fisik batu bara ......................................................... 10
Gambar 2.5 Bagan Kesuksesan inovasi Ombilin ............................................... 15
Gambar 2.6 Inovator ombilin dalam mempresentasikan gagasan ..................... 16
Gambar 2.7 Presentasi KM Internal pada sektor Ombilin ................................. 17
Gambar 2.8 Diagram PDCA ............................................................................. 18
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Daftar KM Internal Sektor Ombilin .................................................. 12
Tabel 2.2 Daftar CoP Ombilin 2016 .................................................................. 14
v
BIOGRAFI PENULIS
Terlahir dari pasangan suami istri Yosep Sunarto dan Sri
Sumiyati di semarang pada tanggal 20 februari 1992, pria
bernama Fransiskus Xaverius Adeodatus Alfa Febriant, atau
yang sering dipanggil dengan nama Alfa memulai karir di PT
PLN (Persero) pada tahun 2014 sebagai JE Pemeliharaan
Mekanik PLTG Pauh Limo. Sebelum mengawali karirnya
sebagai pegawai PLN, pria pecinta seafood tersebut
menempuh pendidikan di SD Antonius 02 pada tahun 1998 hingga 2004, kemudian
SMP Domenico Savio pada tahun 2004 hingga 2007, SMA Kolese Loyola tahun
2007 hingga 2009, dan mendapatkan gelar A.md dari Politeknik Negeri Semarang di
jurusan Mesin Prodi Teknik Konversi Energi yang bekerja sama dengan PT PLN
(Persero) tahun 2013 dengan torehan prestasi sebagai mahasiswa terbaik jurusan
mesin dengan IPK 3.79, dan mendapakan beasiswa dari PT PLN (Persero) lima
semester berturut turut. Perjalanan pendidikannya tidak berhenti disitu saja, tak puas
dengan A.md, pria yang memiliki hobi touring ini sempat menempuh pendidikan S1
Teknik Mesin di Universitas Bung Hatta Padang saat bekerja dan memperoleh gelar
S.T. Pada tahun 2016, bahkan hingga tahun 2017 masih melanjutkan perkuliahan
profesi untuk mendapatkan gelar Insinyur di Universitas Andalas Padang. Pria yang
senang dengan hal yang berbau teknis ini pernah mengikuti beberapa event yang
diadakan oleh PLN seperti, PLN Conference 11 – 12 mei 2016 di yogyakarta,
Perwakilan KITSBS dalam kompetisi STO (Science, Technical Olympiad) nasional
di surabaya pada tahun 2016.
vi
Mas Anwar, begitulah orang orang sering
menyapa pria berperawakan jangkung yang lahir
di Semarang, 7 januari 1993. Anwar masuk
terdaftar sebagai pegawai PT PLN (Persero) pada
angkatan prajabatan 50 dan mulai meniti karir
sebagai pegawai PT PLN (Persero) sebagai Junior
Engineer Pengelolaan Bahan bakar di Sektor
Pembangkitan Ombilin pada tahun 2016 dibawah
naungan bapak Yuslifar. Pria yang memiliki hobi
futsal ini sempat menempuh pendidikan di Politeknik Negeri Semarang Jurusan
Teknik Mesin Program Studi Teknik Konversi Energi yang bekerja sama dengan PT
PLN (Persero) pada tahun 2012 dan resmi memperoleh gelar A.Md pada tahun
2015. Pria yang hobi dengan masakan ibundanya pernah menorehkan prestasi yang
gemilang pada event yang diadakan oleh PT PLN (Persero), salah satunya adalah
Menjadi peserta LKI (Lomba Karya Inovasi) tingkat regional pada tahun 2017 di
denpasar dengan membawakan makalah MB4 (Manajemen Batu Bara Bersih dan
Berintegritas).
vii
BIOGRAFI NARASUMBER
Terlahir di bukittinggi pada tanggal 19 Januari 1975, sebelum
berkecimpung di PT PLN (Persero), bapak arfan menempuh
pendidikan di SD Inpres 6/75 dari tahun 1982 hingga 1988,
kemudian melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 8 pada tahun
1988 – 1991, SMA Negeri 1 tahun 1991 – 1994 hingga
menempuh perkuliahan, serta memperoleh gelar Sarjana
Teknik di Universitas Andalas jurusan teknik mesin pada tahun
1994 hingga 2001. Bapak arfan memulai karir di PT PLN (Persero) pada tahun 2002
di Sektor Ombilin sebagai Teknisi Boiler, setelah itu lanjut bertugas sebagai teknisi
perencanaan dan evaluasi pemeliharaan. Berkiprah di Sektor Ombilin sampai 2006
beliau melanjutka tugasnya di Pembangkitan PLTGU Cilegon yang kemudia
berubah nama menjadi Unit Pembangkitan Jawa Bali, di sini beliau menjalani
berapa jabatan dari Operator, Supervisor Produksi, Asman Enjiniring dan Asman
Pemeliharaan. Hal yang cukup berkesan dan merupakan pengalaman berhargaga
selama di UPJB adalah kiprah bersama rekan-rekan diunit dalam mengawal
metamorfosa PLN dengan OPI, kebetulan narasumber kita banyak berperan sebagai
inisiatif leader, pengalaman ini juga rupanya menjadi nilai tambah tersendiri bagi
beliau sehingga ketika menjabat sebagai manajer Sektor Pembangkitan Tarahan dari
tahun 2013 hingga 2016 beliau mendapat penghargaan sebagai Manajer OPI
Terbaik.. Pada tahun 2016, beliau dipercaya oleh manajemen pusat untuk menjadi
manajer sektor di Ombilin. Sudah banyak pelatihan yang beliau ikuti dalam masa
baktinya di PT PLN (Persero), terhitung sudah 22 kursus internal dan 12 kursus di
luar PT PLN (Persero). Tak terlepas dari gaya kepemimpinan beliau yang bertangan
dingin, sudah banyak prestasi dari Sektor Ombilin yang berhasil ditorehkan baik
dalam tingkat regional dan nasional seperti juara 1 Lomba Karya Inovasi (LKI)
tingkat nasional dengan judul al-fath@co pada bidang NTS-M pada tahun 2016.
viii
ABSTRAK
Knowledge management didefinisikan sebagai sebuah sistem untuk mengelola ilmu
pengetahuan (knowledge) dalam suatu organisasi / perusahaan. KITSBS sudah
menerapkan program Knowledge Management sejak tahun 2006 hingga sekarang.
Knowledge Management sebagai salah satu upaya KITSBS dalam memperkuat nilai
budaya pembelajar selaras visi organisasi sebagai perusahaan yang bertumbuh
kembang berdasarkan potensi insasi, merupakan salah satu elemen penting yang
harus menjadi fokus perusahan disemua tingkat organisasi pusat, organisasi tingkat
pelaksana maupun sub unit pelaksana. Sektor Ombilin merupakan salah satu sektor
yang paling dominan dalam setiap lomba karya inovasi, tidak pernah absen untuk
menjadi peserta pada tingkat nasional. Dalam mewujudkan upaya tersebut, program
KM internal sektor harus terlaksana dengan baik. Manajer sektor memiliki peran
yang sangat signifikan dalam kelangsungan Program KM tersebut, karena dukungan
dari manajer sektor baik secara materiil maupun moriil sangat diperlukan. Supaya
ide yang muncul dari program KM bisa menjadi inovasi yang baik dan bahkan
menjadi juara seperti yang ditorehkan oleh Sektor Ombilin, ada beberapa item yang
perlu diperhatikan yakni, pemilihan tema yang out of the box, idea selling yang
bagus, Dukungan dari pegawai yang lain dalam bentuk review dan feedback.
Dengan adanya ketiga hal tersebut, maka akan membuka peluang besar untuk
menjadi juara di Lomba Karya Inovasi.
Kata Kunci : Knowledge Management, Manajer sektor, Inovasi.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Garis Besar Knowledge Management
Knowledge management didefinisikan sebagai sebuah sistem untuk
mengelola ilmu pengetahuan (knowledge) dalam suatu organisasi / perusahaan.
Definisi yang lain datang dari De Long dan Seeman (2000) dimana mendefinisikan
knowledge management sebagai sebuah alat pengembang, proses, sistem, struktur
dan budaya dan menyebarkan pengetahuan yang berguna bagi decision maker.
Terdapat dua macam knowledge yang ada:
1. Tacit knowledge
Merupakan salah satu jenis ilmu pengetahuan yang berupa skill dan
pengalaman yang dimiliki oleh beberapa orang
2. Explicit knowledge
Merupakan salah satu jenis ilmu pengetahuan yang
terdokumentasikan dalam bentuk tulisan, seperti buku, jurnal dan lain
lain.
Menurut nonaka dan takeuchi, kedua pengetahuan tersebut bisa diproses
menjadi 4 buah proses, yang tergambar dalam sebuah knowledge spiral seperti
berikut :
Gambar 1.1 Spiral knowledge
2
Di dalam spiral tersebut, terdapat 4 buah proses, yaitu socialization,
Externalization, combination, dan internalization dan keempat transformasi tersebut
akan terus berulang hingga akhirnya knowledge pun tercipta:
1. Socialization
Merupakan proses prubahan pengetahuan tacit menjadi pengetahuan tacit.
Proses ini bisa berupa sharing pengalaman dari satu orang ke orang lain
dan orang tersebut tanpa dituliskan dalam sebuah jurnal atau buku. Proses
ini dapat disampaikan melalui bentuk seminar, rapat, dan berbagai bentuk
sosialisasi lainnya yang memungkinkan terjadinya perpindahan
pengetahuan dari seseorang ke orang lain.
2. Externalization
Merupakan proses transfer ilmu pengetahuan dari tacit menjadi
pengetahuan explicit. Hal ini dilakukan seperti dengan menuliskan
pengalaman orang dalam sebuah buku atau jurnal.
3. Combination
Merupakan proses perubahan pengetahuan explicit menjadi pengetahuan
explicit. Proses ini bisa berupa dengan pembuatan buku yang berdasarkan
dari referensi lain. Contoh konkritnya adalah sebuah penelitian yang
mengambil referensi penelitian dari berbagai sumber explicit dan
kemudian menghasilkan sebuah laporan akhir yang lengkap dan
sempurna.
4. Internalization
Merupakan proses perubahan pengetahuan explicit menjadi pengetahuan
tacit. Dengan seseorang membaca buku dan kemudian mempraktekan
teori teori yang ada di dalam buku tadi, maka orang tersebut akan
mengembangkan ilmu pengetahuannya sendiri. Proses ini bisa berupa
ketika di suatu unit sedang mengalami gangguan dan belum ada orang
yang sanggup untuk mengatasi gangguan tersebut, maka orang akan
cenderung membuka kembali manual book dan menemukan cara untuk
3
mengatasi gangguan tersebut. Setelah ditemukan cara menyelesaikan
permasalahan tersebut berdasarkan dari manual book, maka proses
tersebut akan menjadi suatu pengalaman orang untuk mengatasi gangguan
yang sama ketika terjadi kembali tanpa harus dibukukan lagi.
1.2 Knowledge Management di KITSBS
KITSBS juga sudah mengimplementasikan program knowledge
Management sejak tahun 2006 atas gagasan dari bapak Jayatas. KITSBS mendesain
program knowledge management dimana terdapat 5 buah program di dalam
knowledge management KITSBS seperti tertera pada bagan berikut :
Gambar 1.2 Bagan Knowledge Management KITSBS
1. CoP (Community of Practice)
Merupakan salah satu kegiatan Knowledge Management dimana pada
program ini akan dibahas mengenai suatu permasalahan dan akar
permasalahan serta ide / gagasan untuk menyeesaikan akar permasalahan
tersebut. CoP akan menghasilkan ide ide yang cukup briliant untuk
diimplementasikan di unit, yang nantinya akan menjadi cikal bakal
inovasi. CoP di KITSBS selalu diadakan setiap caturwulan, dimana setiap
sektor berkewajiban mengirimkan delegasinya untuk mempresentasikan
4
ide mereka dan nantinya akan di review oleh beberapa juri dan para
partisipan yang lain.
2. Knowledge Sharing
Merupakan suatu kegiatan untuk mentransfer ilmu dan pengalaman dari
satu bagian ke bagian yang lainnya.
3. English Olympiad
Merupakan suatu program dimana semua pegawai memiliki kesempatan
untuk meningkatkan dan berlatih kemampuan berbahasa inggris mereka.
Pada kegiatan ini, seluruh sektor di KITSBS harus mendelegasikan paling
tidak 1 tim untuk mengikuti kompetisi bahasa inggris yang diadakan oleh
KITSBS secara berkala
4. CDC (Community Discussion Club)
CDC merupakan suatu komunitas yang dibentuk oleh KITSBS untuk
menyelesaikan permasalahan sementara maupun permasalahan kronis
yang terjadi di setiap pembangkit yang ada di KITSBS, terdapat 5
komunitas yang ada :
- PdM community
- Formula community
- SPOT Community
- Water community
- Gastur community
5
BAB II
ISI
2.1 Pendahuluan
Knowledge Management sebagai salah satu upaya KITSBS dalam
memperkuat nilai budaya pembelajar selaras visi organisasi sebagai perusahaan
yang bertumbuh kembang berdasarkan potensi insasi, merupakan salah satu elemen
penting yang harus menjadi fokus perusahan disemua tingkat organisasi pusat,
organisasi tingkat pelaksana maupun sub unit pelaksana. Aspek dan jenis
pengetahuan yang dikelola masing-masing unit tentunya akan unik sesuai dengan
jenis kegiatan dan lingkup proses bisnis yang dilaksanakan.
Pada tingkat unit induk, penekanan pada tata kelola pengetahuan
pengelolaan dan pengembangan proses bisnis untuk mencapai optimalisasi dan
efektifitas proses untuk mencapai target kinerja, sementara ditingkat unit pelaksana
pengelolaan pengetahuan teknis lebih dominan.
Dalam capturing ini akan disarikan bagaimana peran dan upaya manajer
sektor sebagai leader di unit pelaksana dalam mengoptimalkan knowledge
manajemen di unitnya. Sektor Ombilin sebagai salah satu unit yang sudah mumpuni
dalam knowledge management telah menghasilkan beberapa karya inovasi sejak
tahun 2005 hingga saat ini yang mendapat penghargaan dari berbagai level,
diharapkan dapat menjadi inspirasi bagi kita untuk lebih mengembangkan dan
meningkatkan mutu serta konsistensi dalam tatakelola ilmu pengetahuan.
Gambar 2.1 Punggawa Ombilin dalam LKI regional 2017
6
Berikut adalah bukti prestasi yang berhasil ditorehkan oleh para punggawa
Sektor ombilin dalam lomba karya inovasi baik dalam tingkat regional maupun
nasional
Gambar 2.2 Piala LKI di Sektor Ombilin
Suatu hasil manis pasti memiliki cerita sangat berliku merupakan suatu
proses yang harus dilaksanakan supaya insan ombilin bisa memiliki prestasi sangat
gemilang, semua jerih payah tersebut tidak lepas dari campur tangan jajaran
manajemen ombilin, terutama dari manajer sektor.
Pada kesempatan ini akan dituliskan pandangan, pengalaman dan kiat-kiat
Manajer Sektor Ombilin bapak Arfan dari tahun 2016 – 2017 dalam mendorong
insan-insan Ombilin untuk selalu berinovasi dan menghasilkan ide-ide terobosan
dalam mengatasi masalah-masalah operasional yang ada. Pria yang merupakan
urang awak kelahiran 19 Januari 1975 di Bukittinggi adalah sosok yang sudah
sangat familiar dengan sektor Ombilin, lulus pada tahun 2001 dari jurusan Teknik
7
mesin Universitas Andalas mengawali karir sebagai staff pemeliharaan boiler di
PLTU Ombilin pada tahun 2002, beliau merupakan sosok yang terbilang ramah,
simple dan selalu mendukung para staff dan jajarannya.
2.2 KM sebagai kristalisasi nilai budaya Pembelajar
Knowledge management (KM) merupakan hal yang sudah tidak asing lagi
untuk didengar bagi kita insan insan PLN terutama di KITSBS. Knowledge
Management sudah menjadi tradisi yang terbilang mendarah daging, implementasi
dari knowledge management tidak hanya berlaku sekali periode saja, namun sudah
menjadi kebiasaan di masing masing sektor yang berada dalam naungan KITSBS,
awalnya Knowledge Management hanya dilakukan ketika ada suatu permasalahan di
unit, kemudian diadakan FGD (Focus Group Discussion) sehingga lahirlah suatu ide
untuk mengatasi permasalahan tersebut. Seiring dengan berjalannya waktu,
Knowledge Management semakin berkembang menjadi lebih proaktif, dimana
sebelumnya knowledge management dilakukan ketika ada permasalahan, namun
sekarang knowledge management dilakukan secara rutin dan diikuti oleh seluruh
bagian, sehingga seluruh bagian mendapat pengetahuan yang lebih merata.
2.3 KM dari sudut pandang manajemen ( manajer sektor )
kegiatan knowledge management sudah terbilang baik, dimana pada kegiatan
tersebut sudah terlaksana secara sistematik dan terjadwal. Namun, beliau
mengatakan bahwa ada beberapa aspek yang perlu ditingkatkan dalam kegiatan
knowledge management. Aspek yang perlu ditingkatkan dalam kegiatan knowledge
management adalah aspek koordinasi dan desain programnya.
kegiatan knowledge management, hanya cenderung intensif di beberapa grup
tertentu saja, dan belum lebih mengglobal / melibatkan seluruh bagian yang ada di
unit khususnya di Sektor Ombilin. Karena aspek yang perlu dikaji dalam sebuah
hasil diskusi knowledge management harus meliputi seluruh aspek yang ada secara
comprehensive, sehingga seluruh bagian harus ikut andil dalam melakukan kajian
8
pada sebuah hasil knowledge management. Dengan adanya kajian dari seluruh
bagian, maka dapat meminimalisir adanya efek berantai yang dapat merugikan salah
satu bagian, sehingga untuk kedepannya apabila masih diberi kesempatan untuk
dapat berkompetisi di lomba karya inovasi, kajian yang ada harus melibatkan
seluruh aspek.
2.4 Peran signifikan manajer sektor dalam mendorong knowledge manajemen
Peran jajaran manajemen dalam mensukseskan program knowledge
management sangat signifikan terutama dari seorang manajer sektor yang
merupakan top leader, dukungan real yang sangat dibutuhkan berupa dukungan
moril dan materiil seperti penyediaan fasilitas, perizinan.
Fasilitas merupakan hal kecil namun memiliki efek yang cukup besar dalam
berlangsungnya program tersebut, mindset orang awam adalah dengan adanya
fasilitas yang baik, maka kegiatan yang berlangsung pun pasti akan terlaksana
dengan baik. Hal tersebut juga berlaku pada program knowledge management,
semakin baik fasilitas yang diberikan manajemen kepada para pegawai dalam
menyelanggarakan acara knowledge management, maka semua pegawai akan
semakin berminat untuk ikut, baik narasumber maupun orang yang akan
mengcapture pengetahuan tersebut.
Dukungan materiil yang berujung pada dukungan psikologis inilah yang
sangat diperlukan supaya konsistensi dari suatu program knowledge management
bisa terjaga. Dengan terjaganya konsistensi knowledge management, maka akan
semakin banyak pegawai muda yang mau ikut untuk mengcapture pengetahuan dari
para senior mereka dan pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas dari SDM yang
ada.
2.5 Dampak dari knowledge management terhadap kinerja sektor
Knowledge management merupakan suatu kegiatan dimana seluruh ide yang
bertujuan untuk mengatasi kendala operasional unit disampaikan dalam sebuah
9
forum, kendala inilah yang merupakan akar dari permasalahan menurunnya kinerja
sektor. Dengan adanya knowledge management, maka dapat mengatasi berbagai
kendala yang mempengaruhi kinerja sektor, sehingga nilai kinerja sektor dapat
meningkat seiring dengan ditemukannya akar permasalahan kendala operasional unit
tersebut dengan program knowledge management.
2.6 Harapan manajer sector terhadap KM
Harapan internal dari manajer sektor terhadap implementasi program
Knowledge Management adalah partisipasi aktif dari seluruh pegawai dalam
program tersebut agar aspek kajian yang dilakukan dalam sebuah program KM bisa
dilakukan secara menyeluruh dan tidak akan menimbulkan efek domino pada suatu
unit.
Harapan lain manajer sektor terhadap sebuah knowledge management adalah
dapat menjadi solusi bagi unit lain sehingga mereka tidak perlu melakukan re-design
yang diakibatkan oleh permasalahan yang sama, yang perlu mereka lakukan cukup
amati, tiru dan memodifikasi, atau dengan kata lain inovasi yang merupakan buah
manis yang dihasilkan dari pohon knowledge management pada suatu sektor
khususnya ombilin dapat dinikmati oleh seluruh unit PLN yang ada dan tersebar di
seluruh antero nusantara.
Salah satu contohnya adalah dengan adanya pengadopsian suatu karya inovasi
yang sudah proven menjadi suatu SOP pada unit PLN yang lain, seperti:
1. alfath@co (Alumunium ferrit sulfate fly ash sebagai coagulant)
Prestasi : Juara 1 LKI Nasional bidang NTS-M tahun 2016
Gambar 2.3 Proses Penggunaan al-fath@co
10
Inovasi ini mengenai penggunaan dari fly ash batu bara yang dapat diolah
menjadi bahan koagulan untuk penjernih air. Selama ini, seluruh PLTU
membeli bahan koagulan sebagai media penggumpal kotoran yang ada di
air. Dengan mengimplementasikan inovasi ini, unit PLTU lain tidak perlu
membeli kogaulan, cukup mengolah fly ash untuk bisa mendapatkan
koagulan. Abu batu bara khususnya fly ash merupakan momok dari PLTU
karena selama ini unit PLTU masih banyak belum mengetahui cara
mengelola fly ash menjadi bahan yang berguna bagi unit.
2. MB4 (Manajemen Batu Bara Bersih dan Berintegritas)
Gambar 2.4 Proses seleksi fisik batu bara
Prestasi : Kontestan LKI regional 2 bidang NTS-M tahun 2017
Inovasi ini berisi mengenai SOP mekanisme pemilahan batu bara yang
berkualitas dengan cepat dengan menekankan pada seleksi fisik dari batu
bara tersebut yang dapat meminimalisir masuknya batu bara yang
berkualitas rendah.
3. PUSAKO (Pupuk Sisa Fly Ash Kota Sawahlunto)
Prestasi : Juara 1 LKI Regional 2 bidang NTS-M tahun 2017
Inovasi ini berisi mengenai penggunaan fly ash yang diolah menjadi
pupuk silika. Pusako merupakan inovasi yang terbilang sangat berguna,
karena bisa merubah fly ash yang notabene adalah limbah B3 menjadi
pupuk yang terbilang dibutuhkan oleh orang banyak.
11
Dengan adanya adopsi tersebut, merupakan suatu kebanggaan bagi sektor
yang memiliki karya inovasi tersebut, karena karya inovasi tersebut diakui dan benar
benar dapat membantu perusahaan dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan.
Salah satu peran penting lain dari knowledge management adalah knowledge
transferring, Seperti diketahui bahwa program 35000 MW masih berlanjut dengan
pembangunan aset aset pembangkit serta diimbangi oleh jumlah SDM (Sumber
Daya Manusia) yang mengoperasikan, memelihara aset pembangkit yang dimiliki
oleh PLN.
Dengan adanya program ini pegawai yang masih baru ditugaskan untuk
menangkap / mengcapture pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai senior kemudian
pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai senior tadi bisa dimiliki oleh pegawai
junior melalui knowledge transferring / capturing. Sehingga diharapkan pegawai
junior dapat memiliki pengetahuan setara dengan pengetahuan seniornya dalam
waktu yang lebih singkat dan manajemen sektor tidak perlu memiliki kekhawatiran
apabila pegawai senior tersebut pensiun.
2.7 Permasalahan dalam KM
Permasalahan yang sering muncul dalam pengimplementasian KM yaitu
motivasi yang minim dari pegawai, sehingga untuk memicu motivasi para pegawai
supaya mau ikut dan berkecimpung dalam program KM perlu diberikan sistem
reward berupa barang atau uang pembinaan yang memadai, terlepas dari itu perlu
digaris bawahi bahwa inovasi bukan hanya sebatas reward untuk pegawai pegawai
tertentu, namun perlu diketahui bahwa inovasi memiliki potensi saving pada unit
unit setempat baik berupa penghematan durasi pekerjaan, resources atau
mengurangi durasi gangguan pada unit
2.8 Rahasia Dominasi Ombilin dalam LKI
Sudah terbukti bahwa Sektor Ombilin merupakan Sektor yang tidak pernah
absen dalam setiap Lomba Karya Inovasi dari tahun 2006 hingga 2017, bahkan
12
selalu mengharumkan nama KITSBS dengan menjadi jawara dalam kompetisi
bergengsi tersebut. Ada beberapa cara yang dilakukan oleh jajaran manajemen
ombilin supaya para punggawa dari Sektor Ombilin berhasil mendominasi
kompetisi tersebut, cara yang dilakukan oleh para jajaran manajemen untuk
mempertahankan prestasi ombilin adalah dengan adanya pembinaan KM yang baik.
Pembinaan KM yang baik dimulai dengan dibentuknya struktur organisasi KM
sektor, yang bertugas untuk mengkoordinir seluruh ide yang muncul dari setiap
insan ombilin, untuk sekarang posisi ketua KM dipegang oleh ibu nina fajarwati.
Panitia KM akan membuatkan acara KM internal setiap bulan dan setiap bagian
yang berbeda akan mempresentasikan mengenai ide ide terobosan untuk mengatasi
berbagai permasalahan yang ada diunit.
Berikut adalah daftar dari KM internal yang sudah pernah dilaksanakan di
sektor ombilin :
Tabel 2.1 Daftar KM internal Sektor Ombilin 2016
Tanggal Judul Bagian
27 Juli 2016 aset online (akuntansi
keuangan)
Keuangan
Kajian Peningkatan
Lifetime Pulverizer coal
mill
Har Boiler
26 Agustus 2016 Flushing Minyak
Transformator
Har Listrik
Pengaruh HCl dan
NaOH Saat Regenerasi
Terhadap Kualitas Air
Demin Di PLTU Ombilin
Kimia
13
SELFI BB (Seleksi Fisik
Batu Bara)
Bahan bakar
27 September 2016 Kalkulasi Pemakaian
Batu Bara dengan
menggunakan load cell
OJT
12 Oktober 2016 Pengelolaan limbah fly
ash - bottom ash di
PLTU Sektor Ombilin
OJT
Manajemen dan tata
kelola limbah cair di
PLTU Ombilin
OJT
Monitoring emisi gas
buang
Pt pln (persero)
Sektor pembangkitan dan
pengendalian
pembangkitan ombilin
OJT
25 November 2016 Meningkatkan disiplin
larangan merokok untuk
mencegah terjadinya
kebakaran di pltu ombilin
Muharman
Kinerja dari panitia KM tidak hanya berhenti di sini saja, namun panitia KM
juga mensupport para pegawai yang mengikuti kegiatan CoP berkala yang diadakan
oleh KITSBS, berikut adalah daftar dari CoP yang pernah dipresentasikan selama
tahun 2016.
14
Tabel 2.2 Daftar CoP Sektor Ombilin 2016
Periode Penyelenggara Judul Kelompok
Caturwulan 1 Sektor Jambi BOTAK (Bottom
Ash Sebagai Aktif
Carbon)
- Darussalam
- Defrino
- Yurike
Caturwulan 2 Sektor Teluk Sirih SELFI BB
(Seleksi Fisik
Batu Bara)
- Indra Agung
Tama
- Anwar Hamid
Z
- Yaserli
Syahputra
Pembinaan dari panitia KM memberikan dampak yang besar bagi peserta
inovasi / CoP Sektor Ombilin, terlebih panitia KM sendiri terdiri dari pegawau
yang sudah memiliki jam terbang tinggi dalam bidang presentasi dan public
speaking, sehingga masukan dan arahan dari panitia KM akan sangat menunjang
dan membantu dalam penyempurnaan materi dan presentasi. Selain pembinaan dari
tim KM, terdapat beberapa bumbu rahasia dalam kesuksesan Sektor Ombilin di
setiap lomba karya inovasi yang diikuti, terdapat 3 hal yang perlu diperhatikan oleh
unit lain jika ingin mengikuti jejak sukses Sektor Ombilin di ranah Lomba Karya
Inovasi setiap tahunya.
15
Gambar 2.5 Bagan Kesuksesan Inovasi Ombilin
Berdasarkan dari diagram diatas, terdapat 3 buah hal yang harus diperhatikan
supaya Sektor Ombilin bisa terus mendominasi pada setiap Lomba Karya Inovasi
yang diadakan oleh PT PLN (Persero), yaitu:
1. Pemilihan Tema
Dalam suatu pemilihan tema, Sektor Ombilin selalu memilih tema yang
out of the box dan sekaligus merupakan cara jitu untuk mengatasi
permasalahan unit. Maksud dari istilah out of the box adalah suatu
terobosan yang terbilang mustahil dan tidak terpikirkan oleh orang awam,
sebagai contohnya adalah PUSAKO, karya inovasi dengan tema
pengolahan fly ash yang merupakan limbah B3 menjadi pupuk silika.
Idea
Selling
Dukungan
pegawai
lainnya
Pemilihan
Tema
Dominasi
Ombilin
16
Orang awam manakah yang terpikirkan untuk bisa mengolah fly ash
menjadi barang berguna seperti pupuk? Selain pemikiran yang out of the
box, pemilihan tema yang baik adalah tema yang tidak kebanyakan orang
tahu, namun para presenter bisa menguasainya, sehingga ketika para
inovator mempresentasikan tema mereka, para juri akan lebih mengikuti
alur dari para presenter.
2. Idea Selling
Pada point ini menekankan mengenai bagaimana seorang presenter bisa
mempromosikan idenya dengan baik. Seperti halnya seperti seorang sales
yang sedang mempromosikan dagangannya, para presenter harus bisa
yakin dan optimis dengan ide yang mereka jual, hal ini memiliki tujuan
supaya juri bisa tertarik dengan bahan yang dibawa. Perlu dipahami juga
bahwa idea selling tidak hanya dilakukan pada saat presentasi saja,
namun juga dalam bentuk makalah, oleh karena itu ketika membuat
makalah, para inovator ombilin membayangkan kalau mereka adalah
orang awam yang belum mengerti mengenai inovasi mereka.
Gambar 2.6 Inovator Ombilin dalam mempresentasikan gagasan
17
3. Dukungan Pegawai Lainnya
Inovasi memang dipresentasikan oleh maksimal 3 orang dalam satu
kelompok, tetapi perlu diperhatikan juga bahwa mereka tidak hanya
mewakili diri masing masing, namun mewakili satu sektor ombilin. Oleh
karena itu, seluruh pegawai memberikan dukungan kepada inovator
tersebut dengan cara memberikan feedback dan review. Sebelumnya,
panitia KM Sektor akan mengumpulkan seluruh pegawai ombilin
sebanyak mungkin untuk menyaksikan para inovator mempresentasikan
tema mereka. Didalam forum inilah, seluruh pegawai memberikan saran,
kritik, review dan feedback kepada inovator baik pada segi presentasi
maupun materi yang dibawakan, sehingga bisa menjadi lebih sempurna.
Gambar 2.7 Presentasi KM internal pada Sektor Ombilin
2.9 Opportunity for improvement
Inovasi yang baik adalah inovasi yang terus berlanjut / continuos
improvement, banyak orang memiliki mindset bahwa inovasi sudah berakhir ketika
sudah menjadi juara, hal tersebut adalah mindset yang salah karena inovasi harus
dilakukan secara berkesinambungan. Dalam pengimplementasian tata kelola KM
18
yang baik untuk meningkatkan karya inovasi perlu dilakukan siklus PDCA, yaitu
Plan, do, check dan action seperti yang tertera pada gambar di bawah ini.
Gambar 2.8 Diagram PDCA
Berikut adalah penjelasan masing masing kegiatan yang ada dalam siklus
PDCA :
1. Plan
Merupakan kegiatan perencanaan awal maupun perencanaan perbaikan karena
adanya semacam feedback dari hasil observasi atau pengamatan. Dalam proses
ini, para innovator membuat desain awal inovasi yang akan
diimplementasikan, selain itu dalam proses ini para innovator membuat
perencanaan desain ulang inovasi mereka berdasarkan dari beberapa evaluasi
yang sudah dilakukan mengenai kekurangan dari inovasi tersebut, dan dengan
perancangan ulang ini dapat mengatasi kekurangan dari inovasi tersebut
19
2. Do
Merupakan kegiatan pelaksanaan / ekseskusi dari perencanaan yang telah
dibuat. Setelah perencanaan awal dibuat, langkah selanjutnya yang dilakukan
adalah eksekusi. Para innovator mulai mengimplementasikan inovasi mereka
sesuai dengan desain yang sudah mereka buat pada proses plan.
3. Check
Merupakan kegiatan pengamatan atau pengecekan dari hasil pelaksanaan dari
eksekusi tersebut. Para innovator melakukan observasi secara berkala terhadap
inovasi yang sudah dibuat dan terimplementasi. Tujuan dari tahap ini adalah
mengamati kekurangan dari inovasi tersebut, selain itu hal yang perlu diamati
adalah dampak negatif yang timbul dari pengimplementasian inovasi tersebut.
4. Action
Merupakan langkah untuk pemberian feedback terhadap hasil pengecekan dan
pengamatan. Setelah dilakukan observasi secara berkala terhadap inovasi
tersebut dan mengetahui kekurangan serta dampak negatif yang dihasilkan dari
inovasi tersebut, maka dalam ini para inovator memberikan feedback dan
merencanakan kembali untuk membuat mitigasi akan dampak negatif tersebut.
Dalam membantu pelaksanaan siklus tersebut, maka perlu dibentuk
semacam badan organisasi pada kantor induk untuk memonitor kelangsungan
dari siklus tersebut sehingga seluruh inovasi dari awal hingga sekarang dapat
diketahui dan dapat di tracking. Selain itu, tidak hanya di kantor KIT saja, PIC
KM yang sudah terbentuk di masing masing sektor juga memiliki peran untuk
monitoring siklus tersebut.
20
BAB III
KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari capturing yang sudah dibuat maka terdapat beberapa hal
yang bisa disimpulkan sebagai berikut :
1. Seorang Manajer Sektor memiliki peran yang sangat penting dalam
kelangsungan program Knowledge Management yang ada pada sektor.
Manajer sektor berperan untuk selalu mendukung para staff dan jajarannya
dalam mengembangkan ide mereka. Dukungan yang dapat diberikan oleh
manajer sektor kepada para staff dan jajarannya adalah fasiltas yang
berupa pendanaan, perizinan, perlengkapan, dan bentuk fasilitas lainnya.
Selain itu manajer sektor memiliki kewajiban untuk terus memonitor
kegiatan knowledge sharing yang telah berjalan di sektor. Untuk
melaksanakan hal tersebut, manajer sektor dapat membentuk panitia KM
yang bertujuan untuk memotivasi dan memonitoring kelangsungan
program Knowledge Management yang berlangsung di sektor.
2. Dalam setiap LKI (Lomba Karya Inovasi), ombilin selalu mendominasi
dari tahun ketahun, ada beberapa tips dan trik bagi unit unit lain untuk bisa
mengikuti jejak Sektor Ombilin yang terus bersinar dalam kegiatan lomba
Karya Inovasi :
- Pemilihan tema haruslah yang bersifat out of the box dimana tema
yang diambil merupakan tema yang belum terpikirkan oleh orang
banyak.
- Idea Selling atau cara mempromosikan ide haruslah dapat
meyakinkan banyak orang bahwa ide yang kita bawa merupakan
21
solusi paling jitu da dapat membawa pengaruh yang besar pada unit
lain.
- Dukungan yang berupa review dan feedback dari seluruh pegawai
yang ada sangatlah dibutuhkan untuk mengkoreksi dan
menyempurnakan presentasi maupun materi yang dibawakan oleh
para innovator.
22
DAFTAR PUSTAKA
Dalkir,Kimiz.2013.Knowledge Management in Theory and
Practice.Routledge:Oxford
Ghaziri,Hasan M.2007.Knowledge Management.Pearson Education:India
Malhotra,Yogesh.1964.Knowledge Management and Virtual Organization.Idea
group publishing:Hershey.