kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memprodukai...
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
A. Laiar Belakang Masalah
Kedudukan informasi dalam suatu organisasi merupakan
salah satu unsur penting yang memberi kemungkinan hidup,
berkembang, dan memperlancar kegiatan organisasi baik pada
tingkat pembuatan kebijakan maupun pada tingkat operasional.
la diakui sebagai salah satu sumber daya utama organisasi
yang menghendaki tindakan manajemen yang memadai terhadapnya
CParker, 1989) . Demikian pula keberadaan informasi dengan
jumlah dan mutu yang memadai adalah suatu kebutuhan demi
kelangsungan hidup organisasi.
Kondisi yang menjadi prasyarat lahirnya informasi ini
meliputi berbagai unsur organisasi, seperti unsur manusia
(perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat lunak.
(Nugroho,dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua unsur
sistem ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis dan
fungsional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini
adalah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam suatu
kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memprodukai
informasi dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan
mengalirkannya keseluruh bagian organisasi.
Kontribusi organisasi pada aktivitas keorganisasian
terletak pada kenyataan bahwa ia membebaskan pelaku-pelaku
organisasi dari situasi ketidakpastian dalam pengambilan
keputusan dan tindakan. Semakin ia membebaskan pelaku
organisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna
informasi itu. Informasi merupakan aset yang sangat berharga
dalam produktivitas organisasi setelah berintekrasi dengan
unsur-un3ur lain dalam organisasi sebagai satu kesatuan.
Pengelolaan informasi demikian merupakan tuntutan mutlak
dalam terproduksinya informasi yang dibutuhkan, baik untuk
kelancaran fungsi organisasi pada umumnya maupun untuk
kelancaran pelayanan informasi buat pemakai sesuai dengan
kebutuhannya pada saat tertentu. Pengelolaan perlu
dilakukan secara cermat dalam arti semua unsur yang terlibat
ditata dalam satu hubungan yang serasi. Masalah-masalah yang
menimbulkan kebutuhan akan suatu sistem informasi manajemen
perlu diidentifikasi, dirumuskan secara jelas dan
diantisipasi perkembangannya, sehingga sistem informasi yang
dibangun akan menjadi lebih akomodatif. Sistem informasi
yang demikian diharapkan dapat memenuhi keperluan informasi
suatu organisasi.
Pengelolaan sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya
Pekanbaru tak dapat pula dilepaskan dari proposisi di atas.
Demikian pula pengelolaan sistem informasi data personil
Sekolah Dasar. Pengelolaan sistem informasi sebagai 3uatu
proses, proses itu adalah proses yang bersubstansi, dan
substansi itu adalah personil Sekolah Dasar.
Kajian terhadap sistem informasi personil difokuskan
pada upaya untuk membuatpola pengelolaannya yang berhubungan
dengan pembuatan disain/rancangan, organisasi/ prosedur,
tenaga, sarana/prasarana, pendanaan/pembiayaan dan hasil
yang diharapkan.
Pembuatan pola pengelolaan sistem imformasi data
personil SD pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru berdasarakan
studi pendahuluan yang ditujukan langsung kepada upaya
aktual pengadaan unsur-unsur sistem seperti perangkat keras,
perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain/rancangan
memberikan arahan lebih lanjut pada tingkat operasinal tidak
dilakukan secara cermat. Keadaan ini membawa konsekwensi
pada aktualisasi sistem berupa reaksi-reak3i terhadap
kebutuhan yang aktual dan mendesak. 'Output dari tahap
disain konseptual adalah seperangkat dokumen yang
menguraikan Manajemen Imformasi Sistem secara cukup terinci
untuk para teknisi guna memulai kerja mereka dalam di3ain
yang terinci" CMoerdick dkk, 1982 : 260D.
Pola kerja pengelolaan sistem tanpa suatu konsepsi
yang jelas sebagai titik pijak tidak menguntungkan karena
cenderung tidak konprehensif mengakomodasi kebutuhan
informasi data personil secara menyeluruh. la cenderung
mengacu kepada masalah-masalah yang timbul dan bersifat
kuratif. Akibatnya dapat terjadi suatu ketika kebutuhan akan
informasi personil tertentu untuk keperluan manajemen tidak
tersedia, oleh karena masalahnya tidak aktual. Sistem
informasi yang demikian tidak akomodatif dan kurang
antisifatif.
Uraian di atas memperlihatkan bahwa upaya pengelolaan
sistem informasi data personil baik pada tingkat disain/
rancangan maupun pada operasionalnya merupakan jaminan
ketepatan berfungsinya sistem, tidak saja dalam jangka
pendek tapi juga dalam jangka panjang. Artinya produk
pengelolaan itu akan menjadi titik tolak berfungsinya
sistem, dan melalui evaluasi upaya pengelolaan akan terus
berlanjut ke arah yang semakin sempurna.
Pada tingkat makro upaya pengelolaan sistem pendidikan
dasar mendapat perhatian pula. Hal ini terbukti antara lain
dengan adanya PP Nomor 28 Tahun 1990 tentang Pendidikan
Dasar yang merupakan petunjuk operasional dari UU Nomor 2
Tahun 1989. Khususnya tentang pengelolaan pendidikan dasar
pada Bab I pasal (2) dijelaskan bahwa "Pendidikan Dasar
merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri dari program
pendidikan enam tahun di Sekolah Dasar dan program tiga
tahun di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama".
Selanjutnya pada Bab VI pasal (8) khusus tentang
pengelolaan dijelaskan pula bahwa 'Pengelolaan pendidikan
dasar sebagai bagian dari sistem pendidikan nasional
merupakan tanggung jawab Menteri". Namun operasional di
lapangan dan untuk efektivitas pelaksanaan adalah menjadi
tanggung jawab Kepala Sekolah.
Berdasarkan PP Nomor 65 Tahun 1951 yakni tentang,
"penyerahan sebagian dari tugas Pemerintah Pusat di lapangan
pendidikan, pengajaran dan kebudayaan kepada Propinsi",
secara teknis operasional pengelolaan dan pembinaan Sekolah
Dasar di tingkat nasional dan daerah dilaksanakan oleh dua
instansi. Pertama, oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
dengan jajarannya sampai ke Kandep Dikbud Kecamatan dalam
urusan kurikulum dan pengawasan terhadap jalannya
pengajaran. Kedua, oleh Pemerintah Daerah dengan aparatnya
Dinas P dan K untuk menangani urusan personil, keuangan dan
sarana prasarana. Sedangkan di tingkat mikro atau institusi
keseluruhan tugas teknis administratif dan edukatif dimaksud
sepenuhnya menjadi tanggung jawab kepala sekolah.
Adanya pelimpahan tugas dan wewenang yang diserahkan
di bidang pendidikan ini oleh Pemerintah Daerah merupakan
wewenang pangkal dalam melaksanakan tugas perbantuan dan
otonomi. Tugas yang diserahkan ini, seperti pembinaan
personil, mengelola dan mengatur kesejahteraan personil,
membangun sarana dan prasarana fisik, menyediakan buku dan
alat pelajaran, tidak terlepas dari kebijakan nasional dan
merupakan suatu kesatuan dengan tugas kurikulum dan
pengajaran. Otonomi di bidang pengelolaan Sekolah Dasar,
akan memperluas peran dan tanggung jawab Pemerintah Daerah
dalam usaha bersama dengan Departemen Pendidikan dan
6
Kebudayaan meningkatkan kualitas pendidikan.
Dilihat dari fungsi Dinas P dan K Dati II, maka beban
tugas yang harus dilaksanakan meliputi : . 1) menyediakan
informasi yang diperlukan untuk Bupati Kepala Daerah dalam
penyelenggaraan Sekolah Dasar; 2) menyediakan informasi
untuk Dinas P dan K Propinsi dan Instansi lainnya yang ada
kaitannya dengan penyelenggaraan Sekolah Dasar; 3)
menyiapkan berbagai data dan informasi yang berhubungan
dengan bidang personil, keuanngan, dan perlengkapan Sekolah
Dasar; 4) menerbitkan surat pemberitahuan kenaikan gaji
berkala untuk semua personil; 5) membuat usul mutasi
personil; 6) menyiapkan rencana alokasi sarana pendidikan;
7) menyiapkan rencana alokasi pembiayaan pendidikan; 8)
memberikan pelayanan administrasi bagi semua personil
Sekolah Dasar.
Dinas P dan K Dati II secara struktural bertanggung
jawab kepada Bupati Kepala Daerah, secara fungsional
bertanggung jawab kepada Dinas P da K Dati I. Dinas P dan K
Dati II mempunyai hubungan secara vertikal keatas, dengan
Bupati Kepala Daerah, Dinas P dan K Dati I, dan Kanwil Dep.
Dikbud Propinsi, serta instansi terkait. Ke bawah dengan
Kantor Departemen P dan K Kecamatan, dan Sekolah Dasar.
Secara harizontal dengan Kantor E>ep. Dikbud Kabupaten.
Kantor Departemen Agama, dan instansi terkait lainnya.
Hubungan secara vertikal, dan horizontal ini mempunyai
konsekwensi terhadap jaringan informasi manajemen. Luasnya
jaringan komunikasi dari informasi ini merupakan persoalan
tersendiri bagi Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru yang
memerlukan pengelolaan secara sistematis, efektif, dan
efisien. Persoalan yang dihadapi ialah bagaimana mengelola
sistem informasi data personil SD agar memberikan data dan
informasi secara akurat, cepat, dan tepat waktu sesuai
dengan kebutuhan.
Seksi Tenaga Guru dan Tanaga Teknis (TGTT) merupakan
sub-seksi dari sistem organisasi Dinas P dan K Dati II.
Seksi ini terdiri dari sub-seksi Pimpinan dan Jaga SD,
sub-seksi Guru SD, dan sub-seksi Tenaga Pendidikan Luar
Sekolah. Tugas seksi TGTT adalah ; 1) merencanakan
kebutuhan, pengadaan, dan pengangkatan pegawai; 2) Hak dan
kewajiban PNS seperti kenaikan gaji, usul kenaikan pangkat,
usul cuti, permintaan berhenti dari calon PNS/PNS,
permintaan pensiun, permintaan pembayaran pensiun pertama,
permintaan pensiun janda/duda pertama, permintaan pensiun
janda/duda bagi anak-anak, permintaan pensiun janda/duda
bagi anak-anak yang diajukan wali, pengaduan permohonan
pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun, pengaduan
pensiun janda/duda; 3) mengolah data seperti daftar riwayat
hidup/perkerjaan, buku catatan penilaian PNS, DP3 PNS, DUK
PNS, daftar susunan keluarga, daftar hadir/tidak hadir
8
pegawai/guru, daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru,
daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru per-triwulan, data
kepegawaian, dan kartu pribadi pegawai/guru.
Dinas P dan K Dati II Kodya Pekanbaru akan dijadikan
objek pembahasan dalam pengelolaan sistem informasi data
personil SD. Hal ini didasarkan atas beberapa alasan,
sebagai berikut :
a. Penulis adalah salah seorang staf yang bertugas
pada instansi Dinas P dan K.
b. Pengelolaan sistem informasi personil SD pada
Dinas P dan K Kodya Pekanbaru masih menggunakan
cara manual.
c. Berdasarkan pengalaman, banyak masalah yang
dihadapi sering tidak dapat diselesaikan tepat
pada waktunya, sehingga sulit untuk membuat
keputusan yang tepat waktu.
d. Sistem file personil SD yang ditata secara manual
yang banyaknya 2.942 buah, memerlukan sarana dan
tempat penyimpanan file yang cukup banyak, serta
sukar memperoleh file personil sacara cepat.
B. Masalah
Proses pengelolaan sistem informasi personil SD
mengandung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh dari
langkah-langkah pengelolaan itu adalah informasi yang
berhubungan dengan personil.
9
Pengelolaan sistem informasi personil pada dasarnya
mengandung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu
kepada rangkaian kegiatan yang dilakukan dan kedua, aspek
isi atau substansi yaitu apa yang menjadi materi
pengelolaan. Dalam kenyataan kedua aspek ini menyatu. Adalah
mustahil suatu proses tanpa isi dan sebaliknya, suatu
substansi tanpa dikenai suatu proses atau kegiatan. Maka
pengelolaan sistem informasi data personil mengandung misi
membuat personil SD dapat berfungsi dalam konteks
organisasi. Semakin jelas dan konprehensip pengelolaan
sistem informasi data personil, semakin menjadikan personil
dapat berfungsi lebih baik dan bermakna untuk organisasi.
Perspektif fisik dalam kajian sistem informasi data
personil ini mengacu kepada tiga unsur pokok yaitu perangkat
akal, perangkat keras, dan perangkat lunak. Masing-masing
unsur diarahkan untuk siap berfungsi mendukung terproduk3i-
nya informasi yang berhubungan dengan personil SD.
Apabila dilihat dari jumlah personil Sekolah Dasar di
Kodya Pekanbaru telah mencapai 2.942 orang, sedangkan tenaga
pegawai yang mengelola data personil SD h'anya empat orang,
atau rasio pengelola : personil SD = 4 : 2.942. Jumlah
personil SD akan terus bertambah setiap tahun seauai dengan
pengangkatan pegawai/guru baru.
Berdasarkan pengamatan sementara tentang pengelolaan
sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya
10
Pekanbaru terdapat beberapa kendala antara lain:
- Bertambahnya beban tugas pengelola sehubungan
dengan dilaksanakannya sistem angka kredit bagi
guru Sekolah Dasar sejak tahun 1990.
- Proses penyelesaian kenaikan gaji berkala, kenaikan
pangkat, pemindahan, dan mutasi personil SD
lainnya, sering mengalami kelambatan.
- Bertambahnya jumlah personil SD, maka jumlah berkas
akan bertambah pula, sedangkan fasilitas ruang
tidak berubah dan bertambah.
Penyebab dari permasalahan ini antara lain :
- Lambatnya data yang diperoleh dari SD, karena
sistem yang ada kurang menunjang arus informasi
secara cepat dan tepat waktu.
- Belum tersedianya secara lengkap file atau berkas
data personil SD di tingkat Kota Madya tentang
administrasi personil.
- Tidak seimbangnya antara tenaga pengelola dengan
jumlah personil SD yang akan dikelola.
Adapun alternatif-alternatif pemecahan untuk mengatasi
kendala yang ditemui di atas antara lain :
- Perlu adanya perangkat akal, perangkat keras,
perngkat lunak serta sarana/prasarana penunjang
dalam usaha mempercepat proses administrasi perso
nil SD sesuai dengan kebutuhan.
11
- Perlu dirancang pengelolaan sistem informasi data
personil SD secara bertahap untuk peningkatan
pelayanan bagi mereka.
- Perlu dibuat rancangan sistem informasi data
personil SD sebagai pengembangan sistem yang sudah
ada pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru.
1. Masalah Pokok.
Sebagai pedoman dalam memecahkan masalah penelitian
dirumuskan masalah pokok sebagai berikut: Bagaimana pola
pengelolaan sistem informasi data personil SD untuk
meningkatkan efektivitas hasil pengambilan keputusan oleh
Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru ?
2. Pertanyaan Penelitian.
Rumusan masalah pokok di atas dijabarkan ke dalam
sejumlah pertanyaan penelitian yang mengacu kepada pola
kegiatan aktual pengelolaan sistem informasi data personil
SD sebagai berikut :
a. Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam
pembuatan disain/rancangan, pembentukan organisasi/
prosedur, pengadaan tenaga, sarana/prasarana, dan
penyediaan dana/biaya untuk meningkatkan
efektivitas pengelolaan sistem informasi data
personil SD ?
b. Apa Kriteria yang diharapkan dari hasil pengelolaan
sistem informasi data personil SD ?
C. Tujuan Dan Kriteria Keberhasilan Penelitian
Tujuan penelitian ini dapat dirumuskan sebagai
berikut:
1. Tujuan umum
Menata pola kerja sistem informasi data personil SD
pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru guna meningkatkan
efektivitas pengelolaan dan pelayanan informasi.
2. Tujuan khusus
a. Mendeskripsikan dan menganalisis langkah-langkah
yang dilakukan dalam pembuatan disain/rancangan,
pembentukan organisasi/prosedur, pengadaan tenaga,
sarana/prasarana, dan penyediaan dana/biaya
b. Membuat pola kerja pengelolaan sistem informasi
yang menggunakan data base untuk meningkatkan
efektivitas pengelolaan dan dapat di ukur dengan
kriteria keberhasilan sitem, yaitu lengkap, akurat,
cepatdan tepat waktu, terbuka untuk pengembangan,
dan bermanfaat.
Kriteria keberhasilan pengelolaan sistem informasi
data personil SD adalah sebagai berikut :
a. Lengkap, data personil pada Dinas P dan K Kodya Dati II
Pekanbaru berasal dari sekolah, data tersebut
dihimpun dari format-format isian yang telah
dibakukan, dan berisikan data mengenai personil
Sekolah Dasar.
b. Akurat, data yang ada pada file personil merupakan data
mutahir. Data tersebut diperoleh dari laporan
bulanan setiap sekolah.
c. Cepat dan Tepat Waktu. data yang tersedia dapat
diinformasikan dengan cepat dan tepat waktu
sesuai dengan pola pengelolaan untuk menunjang
pengambilan keputusan.
d. Terbuka Untuk Pengembangan, pengelolaan sistem informasi
terbuka untuk pengembangan sesuai dengan
kemajuan sistem informasi itu sendiri.
e. Bermanfaat, informasi yang dihasilkan dapat melayani
kebutuhan personil, hal ini dapat dilihat dari
kepuasan terhadap produk informasi itu sendiri.
D. Kegunaan Penelitian
Kegunaan hasil penelitian dapat dilihat dari dua segi
yaitu teoritis dan praktis.
1. Kegunaan Teoritis
Pengembangan sistem informasi yang dilakukan pada
lembaga apapun sesungguhnya merupakan aplikaai teori.
14
Artinya pengembangan sistem informasi ini telah
disistematisasikan menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk
selanjutnya diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu.
Hal ini berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara
teoritis bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem
informasi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan
sebagai "tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan
sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru. Sistem
informasi yang ditata atas dasar teori tertentu, dimana teori
tersebut dibangun atas studi yang sistematis, tidak selalu
cocok diaplikasikan pada ruang dan waktu tertentu,
artinyakeberlakuan teori adalah relatif. Bila dimungkinkan
adanya modifikasi tertentu dapat mengarah pada pembentukan
atau perbaikan teori sebelumnya, maka adalah penting upaya
untuk mengetahui sejauh mana keberlakuan teori tersebut dalam
praktek. Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu
bergerak antara dua ujung ekstrim. Ujung ekatrim yang pertama
adalah penerapan teori dalam arti semurni-murninya. Ujung
ekstrim yang kedua adalah pengembangan aiatem informasi itu
tidak mengikuti sama sekali teori. Walaupun hal ini sulit
ditemu- kan dalam praktek tetapi sebagai kemungkinan t-etap
ada.
2. Kegunaan Praktis
Jika tinjauan yang pertama dari identifikasi teori
15
sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini kajian
berawal dari praktek itu sendiri. Disini terlihat bahwa
kedua sudut pandangan ini adalah suatu kontinum. Ketika
tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. la berusaha
mencermati praktek itu, melihat kelemahan-kelemahan yang
mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk selanjutnya
memberi umpan balik dimaksudkan sebagai upaya penyempurnaan
atau penguat terhadap praktek yang ada. Umpan balik ini
hanya mungkin diberikan apabila ada pemuasaan teori yang
baik tentang pengembangan sistem informasi.
Disamping pertimbangan praktis operasional dalam
rangka umpan balik, kegunaan penelitian ini dapat juga
dilihat dari alasan-alasan sebagai berikut :
1) Pengembangan sistem informasi adalah suatu bidang kajian
yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras dan
perangkat lunak yang begitu cepat menarik untuk dikaji.
Keterkaitan ini didukung oleh kenyataan bahawa informasi
saat ini merupakan sumber daya yang pemilikannya akan
memberikan peluang-peluang yang lebih menguntungkan baik
untuk organisasi maupun individu. Pemilikan informasi ini
akan lebih dimungkinkan oleh pengenalan, penguasaan dan
pemanfaatan teknologi informasi secara memadai. Hal ini
merupakan tantangan yang perlu dihadapi dengan ke-
sungguhan.
2) Pengembangan sistem informasi terutama yang berhubungan
16
E. Bagan/Kerangka Berpikir
Bila digambarkan keterkaitan antara permasalahan,
teori, aspek yang diteliti, hasil yang diharapkan dan kegunaan
hasil pengelolaan sistem informasi data personil SD, maka
dapat digambarkan dalam bentuk bagan sebagai berikut:
Teori: Langkah Pengelolaan
Masalah
a.
b.
d.
Pengelolaan Sistem Informasi
Data Personil SD
Mmbuat Desain/Rancangan
ttnbentuk Org./ProsedurMngadakan Tenaga, Sara-na/Prasarana.
Mnyediakan Dana/Biaya
Aspek yang diteliti
Perencanaan kebutuhan
pengadaan dan pengangkatan Peg./Guru
Pelayanan Hak danKewajiban Peg./GuruPengolahan Data Peg./Guru.
Gambar 1.
Hasil yangDiharapkan
a. Lengkap,b. Akurat,
c. Cepat,d. Tepat waktue. Terbuka utk
pengembangan,
f. Bermanfaat.
Bagan Keterkaitan antara Permasalahan, Teori,Aspek yang Diteliti, Hasil yang Diharapkan
dan Kegunaan Hasil Pengelolaan Sistem
17
Mutasi
Promosi
Demografi