S U C C E S S T H R O U G H V A L U E I N N O V A T I O N

TRENDWATCHER : Tijd en geld besparen bij het beheer van uw financiële transacties

S O L U T I O N S

K E Y N O T E

S P O T L I G H T

Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de

mobiele gebruiker

Offimac implementeert oplossing voor projectopvolging op basis van Microsoft Dynamics NAV 5.0.

Bouwgroep Jansen uit Meeuwen maakt komaf

met papieren documenten

Haal meer uit uw dag met Isabel

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

K E Y B O A R D > P a g e 3

I N H O U D & E D I T O R I A A L

EditoriaalInhoud

ColofonKeyBoard Magazine - Success through value innovation

Uitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 contact@lemarco.be

Redactie: Veerle Bonte, Dries Van Damme, Patrick Dalle

Advertenties: Microsoft, Isabel, Offimac

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz StangeDrukkerij: Artoos

Offimac implementeert oplossing voor projectopvolging op basis van Microsoft Dynamics NAV 5.0.. . . . . . . . . . . Pagina 4

S P O T L I G H T

Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker . . . . . . . . . . . . Pagina 7

K E Y N O T E

Bouwgroep Jansen uit Meeuwen maakt komaf met papieren documenten . . . Pagina 10

Zeven tips voor een succesvolle implementatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 14

S O L U T I O N S

Isabel en Microsoft DynamicsTijd en geld besparen bij het beheer van uw financiële transacties . . . . . . . . . . . Pagina 13

T R E N D W A T C H E R

Offimac NV Heerstraat 86 3510 Kermt (Hasselt) Tel.: +32(0)11 850 130 Fax: +32(0)11 253 592

info@offimac.comwww.offimac.com

De voorbije 30 jaar hebben we heel wat efficiëntieverbeteringen gerealiseerd. En vaak was dit ook de belangrijkste reden om op nieuwe ICT-oplossingen over te schakelen.

In een wereld waar iedereen sneller en efficiënter tracht te wer-ken, moet je steeds nieuwe manieren om je van je concurrenten te onderscheiden blijven zoeken. Eén van de factoren die het suc-ces van bedrijven in de 21e eeuw ongetwijfeld zullen bepalen, is innovatie. ‘Innovatie’ en ‘efficiëntie’ zijn dan ook 2 thema’s die we in dit nummer van Keyboard willen beklemtonen. Naast een attitude, vereist innovatie ook dat je over het tech-nologisch platform hiervoor beschikt. ‘Samenwerken’ is daarbij vandaag essentieel: mensen willen op ieder moment van de dag, waar men zich ook bevindt, snel informatie kunnen raadplegen en delen met anderen. Uit ervaring weten we bovendien ook dat financieel goed presterende bedrijven, ook in uw branche, vaak ook heel erg innoverend zijn. Succesvolle projectbedrijven zijn bijvoorbeeld al veel verder dan de traditionele calculatie of werfopvolging alleen, maar zij innoveren en verdienen geld met cashflow planning, HRM, betere logistiek, mobiele oplossingen, snellere en goedkopere administratie, efficiënt documentbeheer, automatische goedkeuringsstromen, etc.

Ongetwijfeld hebben we allemaal nog een hele weg af te leg-gen, maar de technologie en oplossingen hiervoor bestaan. In dit nummer leest u interessante bijdragen over mobiel werken, elektronisch bankieren en enkele boeiende klantengetuigenissen. Hopelijk doet u hiermee heel wat ideeën op die zullen bijdragen tot een succesvolle toekomst voor uw bedrijf. Wij zijn er alvast van overtuigd dat wij ook uw bedrijf kunnen helpen nog efficiën-ter en innovatiever te werken!

Wij wensen u heel veel leesgenot!

Raf KinetManaging Partner

K E Y B O A R D > P a g e 4

S P O T L I G H T

Offimac implementeert oplossing voor projectopvolging

op basis van Microsoft Dynamics NAV 5.0.

Het ingenieursbureau Vanparijs-Maes uit Hoegaarden biedt technische totaaloplossingen voor eigen ener-gieopwekkingen (hernieuwbare energie), Power Quality en systemen voor de uitrusting van datacen-ters.

Het bedrijf, dat totaalconcepten biedt van enginee-ring tot contracting en SLA’s, zocht een geïntegreer-de oplossing voor het beheer van haar vaak lange en complexe projecten.

Informaticapartner Offimac uit Hasselt kon met Microsoft Dynamics NAV 5.0., in combinatie met de module OffiPRO, een antwoord bieden dat 100% voldeed aan de wensen van het bedrijf.

K E Y B O A R D > P a g e 5

S P O T L I G H T

In Hoegaarden wordt niet alleen bier gebrouwen. Deze gemeente herbergt sinds 1994 ook een hooggespeciali-seerde onderneming. Vanparijs-Maes heeft als belangrijkste activiteit het aanbieden van technische totaaloplos-singen voor eigen energieopwekkingen (hernieuwbare energie), Power Quality (ononderbroken stroomvoorzieningen) en speciale technieken voor de uitrusting van datacenters.

Vanparijs-Maes bouwde een indrukwek-kende klantenportfolio uit in de industrie (InBev, Alpro, Techspace Aero), ICT (IBM, Belgacom, Base), gezondheidzorg (AZ Salvator, RZ Sint-Trudo) en de banksector (ING, Fortis, Dexia). Voor elk probleem heeft het een oplossing in huis, van engineering, over contracting, tot het aanbieden van onderhoudscontracten (SLA’s).

Kristof Hayen, Finance & Administration Manager: “Wij werken vaak met langdu-rige en complexe projecten. Een goede controle over de status, de cashflow en de rentabiliteit is cruciaal.”

Al kocht Vanparijs-Maes reeds vijf jaar geleden de licenties voor Microsoft Dynamics NAV, het is pas in 2008 dat alle mogelijkheden van het pakket ten volle gebruikt worden.

Hayen: “Tot 2006 werden we een beetje aan ons lot overgelaten door onze toen-malige informaticapartners. Bovendien kon niemand ons een oplossing bieden voor projectbeheer die echt voldeed aan de wensen van onze kritische ingeni-eurs.”

In 2006 kwam Vanparijs-Maes via een accountant in contact met Offimac uit Hasselt, al 12 jaar een vertrouwde naam binnen het Microsoft Dynamics kanaal. Offimac gaf een demonstratie van Microsoft Dynamics NAV in combinatie met de zelf ontwikkelde projectmodule OffiPRO.

Kristof Hayen: “Wij konden ons hier met-

een in terugvinden. Wij zijn een project-bedrijf van A tot Z. Tijdens de offertefase worden bij ons de grote lijnen van een project uitgestippeld door de verkoper. Het is pas in de latere fases van het verkoops- en implementatietraject dat de projectleiders de details van elk project uitwerken. OffiPRO volgt onze werkwijze perfect en kan bovendien de meest com-plexe voor- en nacalculaties aan.”

Daarnaast stelde Vanparijs-Maes ook de flexibiliteit van OffiPRO erg op prijs. Zo moet men in een nieuwe offerte niet steeds van nul af aan beginnen, maar kan men een bestaand project ophalen om van daaruit een nieuw project op te bouwen.De demonstratie gaf Vanparijs-Maes het nodige vertrouwen en Offimac kreeg de opdracht om een analyse uit te voeren. Analyse en prioriteiten bepalen

Hayen: “Wij stonden erop dat alle afdelin-gen bij de analyse betrokken werden: ver-koop, projectleiding, service en financiële afdeling. Iedereen schreef zijn desiderata en prioriteiten neer: wat was echt nood-zakelijk, en wat was ‘nice to have’.”

Uit de analyse bleek dat de toenmalige versie van Microsoft Dynamics NAV niet voldeed en dat er flink wat maatwerk

nodig zou zijn. Maar Offimac kwam met een alternatief voorstel dat achteraf de juiste keuze zou blijken.

Kristof Hayen: “Offimac raadde ons aan om enkele maanden te wachten op Microsoft Dynamics NAV 5.0., een nieuwe versie die standaard heel wat functionaliteiten zou bevatten die aan onze behoeftes voldoen. Dit hebben wij enorm gewaardeerd: Offimac stelde niet de oplossing voor die hen op korte termijn het meeste geld zou opbrengen, maar de oplossing die voor ons op lange termijn het voordeligst zou zijn.”

In juni 2007 verscheen Microsoft Dynamics NAV 5.0. op de Belgische markt, en in oktober was het pakket geïnstalleerd bij Vanparijs-Maes.

Eén geïntegreerd systeem

Microsoft Dynamics NAV is het zenuw-centrum van alle bedrijfsprocessen in de organisatie, van het beheer van opportuniteiten tot het beheer van onder-houdscontracten. Vanparijs-Maes heeft dan ook een flink aantal modules in huis: CRM, aan- en verkoop, artikelbe-heer, financieel beheer, HR en natuurlijk OffiPRO, de projectmodule van Offimac.Bij het begin van het verkoopstraject maken de verkopers offertes aan waarin

“Vroeger kostte het ons anderhalve dag om een cashplanning op te maken. Nu gebeurt dat in enkele seconden.”

Kristof Hayen, Finance & Administration Manager bij Vanparijs-Maes

S P O T L I G H T

K E Y B O A R D > P a g e 6

de grote lijnen van het project gedefinieerd worden. Het bedrijf koos er bewust voor om op het einde van de verkoopsfase de projectleiders reeds in te schakelen; zij kunnen het project verder aanvullen met meer details. Zo verloopt de overdracht naar de implementatiefase veel vlotter.

Eenmaal het project verkocht is, vindt een eerste kick-off meeting plaats waarin een volledig dossier wordt aangemaakt met het projectbudget, betalingsvoor-waarden, onderaannemers, enz.

Artikelnummering met dropdown lijsten

De standaard artikelnummering van Microsoft Dynamics NAV voldeed niet. Vanparijs-Maes werkt immers met com-plexe artikelstructuren en had voor de identificatie ervan strenge regels voor artikelnummering.

Offimac paste daar een mouw aan: tel-kens een medewerker een nieuw artikel aanmaakt, gaat hij doorheen een reeks contextgevoelige ‘dropdown’ lijsten, tot 7 niveaus diep. Op basis hiervan creëert het systeem dan een complex en uniek artikelnummer.

Elektronische goedkeuring van documenten

Microsoft Dynamics NAV 5.0 biedt de mogelijkheid om het goedkeuringspro-ces van documenten elektronisch op te volgen – een functionaliteit die bij

Vanparijs-Maes ten volle benut zal wor-den. Aankooporders, inkomende facturen, uitgaande facturen,… het elektronisch goedkeuringstraject betekent een enorme efficiëntieverbetering .

Cash planning

“In omvangrijke projecten is cash flow een belangrijke factor”, stelt Kristof Hayen. “Er gaat in de loop van het project immers cash buiten doordat je al kosten moet maken om goederen aan te kopen of onderaannemers te betalen. Anderzijds moet je ook rekening houden met cash inkomsten uit tussentijdse facturen. Wij hechten veel belang aan cashplanning, en wij leggen een groot deel van die verantwoordelijkheid bij de projectleiders. Offimac bouwde voor ons een oplos-sing die de projectleiders toelaat om hun cashplanning efficiënt te beheren. Vroeger kostte het ons anderhalve dag om een cash planning op te maken. Nu gebeurt dat in enkele seconden.”

Conclusie

Kristof Hayen: “Wij stellen de proactieve houding van Offimac erg op prijs. Zij den-ken echt met ons mee en zoeken naar een oplossing die voor de klant op lange termijn het meeste voordeel oplevert.”

En hij besluit: “Je mag de impact van een bedrijfsoplossing niet onderschatten en de aanvaarding door de medewerkers is cruciaal. Wij hebben dan ook alle afdelingen vanaf het begin bij het project

betrokken. Wij wilden iedereen bewust maken dat je tijd moet investeren om een werkbare oplossing uit te werken die voordelig is voor iedere gebruiker.”

Overzicht

Land: BelgiëSector: Ingenieursbureau Profiel van Vanparijs-Maes

Het ingenieursbureau Vanparijs-Maes uit Hoegaarden biedt technische totaalop-lossingen voor eigen energie-opwekkingen (hernieuwbare energie), Power Quality en systemen voor de uitrusting van datacen-ters.. Het bedrijf onderscheidt zich met to-taalconcepten op maat van professionele klanten, van engineering, over contracting, tot onderhoudscontracten (SLA’s). Uitdaging

Vanparijs-Maes werkt met langdurige en complexe projecten, die een professionele opvolging vereist van de cash planning en van de rentabiliteit. Oplossing

Informaticapartner Offimac installeerde Mi-crosoft Dynamics NAV 5.0 in combinatie met OffiPRO, de eigen ontwikkelde oploss-ing voor projectbeheer. Voordelen

• Efficiënter en controleerbaar projectbe- heer over alle afdelingen heen• Snellere cash planning• Geïntegreerde tijdsregistratie• Optimalisatie van interne processen door elektronische goedkeuring van documenten

K E Y B O A R D > P a g e 7

K E Y N O T E

krijgen tot de bedrijfsgegevens die voor hen van belang zijn. Anderzijds stel je vast dat ook de technologieën vandaag voor een doorbraak kunnen zorgen: netwerken bieden een dekking van bijna 100%, terwijl de beschikbare bandbreedte steeds toeneemt.

Vanwaar die interesse van Microsoft voor de mobiele werknemer?

Men zegt weleens: “Werken is iets wat je doet, niet iets waar je naartoe rijdt.” In 2009 zullen maar liefst 27% van de werk-nemers buiten de kantoormuren werken,

stelt het onder-zoeksbureau IDC. De uitda-ging bestaat erin om oplossingen te bedenken w a a r d o o r m e d e w e r -kers, onge-acht waar ze zich bevinden, t o e g a n g

Is de GSM niet vooral bedoeld om te telefoneren?

Wist je dat bij privégebruikers de meest gebruikte toepassing van de GSM niet het telefoneren, maar ‘instant messaging’ is? Maar in bedrijfsomgevingen is er nog heel wat werk: alles samen hebben slechts 15 % van de bedrijfsmedewerkers mobiel

Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing

tot bij de mobiele gebruikerDe auto heeft er bijna een eeuw over gedaan om tot een massaproduct te evolueren. De PC legde hetzelfde traject in slechts 20 jaar af. En de GSM legde een nog indrukwekkender parcours af: het kleine toestelletje dat 10 jaar geleden enkel voor de ‘happy few’ weggelegd was, kent vandaag een maximale marktpenetratie. 9,4 miljoen Belgen, 88 % van de bevolking, heeft vandaag een GSM in huis.

“Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distributiekosten. Maar nog belangrijker vind ik

het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice.”

Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics

In de professionele omgeving bieden mobiele toestellen echter enorm veel toepassingsmogelijkheden die vandaag weinig of niet benut worden. Denk maar aan de mobiele werknemer die een flink stuk van de dag op de baan is: zijn mobiel apparaat is zowat het enige dat hem met het bedrijf verbindt.

Wij spraken met Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics, over wat het bedrijf zoal in petto heeft voor de mobiele gebruiker.

K E Y B O A R D > P a g e 8

K E Y N O T E

toegang tot het bedrijfssysteem. 85% blijft dus in de kou staan. Er bestaat overigens een enorme diversiteit aan mobiele apparaten: alleen al op het Windows platform bestaan er zo’n 150 verschillende toestellen, van de meest eenvoudige waar je voornamelijk mee kan bellen en SMS’en, tot toestellen met

een groot scherm en klavier waarmee je kan mailen, surfen, je contacten beheren, je kalender raadplegen, … .

Wat kan zo’n mobiel toestel concreet opleveren voor een bedrijf?

Stel je voor dat je je medewerkers op de baan – en dit is bijna 30% van je perso-neelsbestand – zou uitrusten met een mobiel toestel of PDA, waarmee zij recht-streeks toegang kunnen krijgen tot het ERP of CRM systeem: een nieuwe klant

inbrengen, een bestelling rechtstreeks doorgeven, controleren of een artikel op voorraad is, … de toepassingen zijn legio. Je klanten worden sneller bediend, je schakelt nodeloos papierwerk uit, je hebt betere toegang tot alle informatie, dus je gaat uiteindelijk ook heel wat kosten besparen. Kortom, je gaat als bedrijf niet

alleen de productiviteit enorm verhogen, je gaat ook de service aan de klanten verbeteren door ze beter te informeren.

Welke mobiele toepas-singen bestaan er van-daag al op de markt?

We stellen vast dat de meeste mobiele oplos-singen zich vandaag richten op het mid-denkader dat zich met financiën, operations magagement, mar-keting en sales bezig houdt. Er bestaat echter een enorme leemte aan mobiele toepassingen voor medewerkers op de vloer die elke dag opnieuw op de baan zijn. Het zijn net zij die dagelijks in contact staan met de klant en ook de tevredenheid van de klanten bepalen: we spreken hier over com-merciële medewerkers, servicemedewerkers, chauffeurs, magazij-

niers, consultants, … . Het is voorname-lijk bij deze categorie van medewerkers dat er nog heel veel ruimte is voor productiviteitsverbeteringen.

Waar moet je mee rekening houden als je een mobiele oplossing gaat implemen-teren?

Ik denk dat je alles vanuit drie perspec-tieven moet bekijken. Het eerste is het algemeen management perspecief: je gaat de ‘Return on Investment’ van de

oplossing evalueren door de kosten af te wegen tegenover de voordelen die je eruit haalt. En vooral het bepalen van die voordelen moet voldoende aandacht krijgen. Je moet immers alle bedrijfspro-cessen bekijken vanuit een kostenper-spectief: hoeveel tijd gaat er vandaag in het bedrijf verloren door het dubbel inbrengen van gegevens? Hoeveel tijd heb je nodig om manueel of telefonisch een bestelling door te geven of om te controleren of een artikel in voorraad is? En wat zou het opbrengen als je dit rechtstreeks kon doen van op je mobiel toestel dat verbonden is met het order- of voorraadsysteem?

Maar de mobiele medewerkers moeten de mobiele oplossing natuurlijk kunnen en willen gebruiken…

Dat is het tweede punt waar je moet mee rekening houden, na de ROI. Een mobiele toepassing moet afgestemd zijn op de specifieke rol die iedere gebrui-ker heeft binnen de organisatie. Een servicemedewerker heeft andere infor-matiebehoeften dan een verkoper of een magazijnmedewerker. Een mobiele toepassing moet dus bijzonder flexibel zijn en aanpasbaar aan de verschillende rollen van de gebruikers in het bedrijf.

Hoe ziet het technologische plaatje eruit?

De Microsoft Dynamics toepassingen zijn gebouwd op een betrouwbare en flexibele Service Oriented Architecture (SOA). Eigenlijk worden stukjes functi-onaliteit als een dienst of een service aangeboden: je kan het vergelijken met Lego blokken met telkens een stukje functionaliteit. Wie een mobiele toepas-sing op maat wil, moet alleen maar de Lego blokken met de juiste vorm en kleur selecteren, en dat zonder heel veel ‘her-programmatie’. Zo is het technologische platform van Microsoft tegelijk eenvoudig en schaalbaar. Bovenop je standaard Microsoft Dynamics bedrijfsoplossing heb je gewoon een ‘Mobile Application User’ nodig die de ERP applicatie verbindt met de mobiele toepassing. Deze omvat onder andere een Mobile Server com-

K E Y B O A R D > P a g e 9

K E Y N O T E

ponent die zorgt voor de communicatie met het ERP of CRM systeem. Je kan er bovendien van op afstand instal-laties en updates mee uitvoeren, en als administrator de volledige communicatie monitoren. Belangrijk is dat we voor de communicatie tussen alle componenten gebruik maken van open standaarden: XML, web services en uiteraard HTTPS voor beveiligde internet verbindingen.

Wat onderscheidt Dynamics Mobile van andere mobiele oplossingen?

Het Microsoft Dynamics Mobile platform brengt een drastische vermindering in de ontwikkelingskost van mobiele toepas-singen met zich mee. De standaard Mobile Development Tools zijn echt een doorbraak om snel en eenvoudig mobiele toepassingen te bouwen die afgestemd zijn op de specifieke rollen van de mede-

werkers in de organisatie, zonder kennis van de onderliggende complexe netwer-ken en protocollen. Zo kan men zich echt concentreren op de business aspecten, zonder verloren te lopen in de onderlig-gende technologie. Een voorbeeld: de partner moet tijdens het aanpassen van de voorbeeldapplicatie ‘Mobile Sales’ niet meer wakker liggen of de eindgebruiker nu offline of online is terwijl hij een ver-kooporder doorstuurt naar het centrale ERP systeem.

En wat heeft Microsoft voor de toekomst in petto?

Er ligt al een uitgewerkte roadmap klaar voor Dynamics Mobile. Deze bevat onder andere connectoren met Dynamics CRM maar ook worden binnenkort specifieke Tasklets, zoals GPS tracking, capture photo en printing functionaliteit ter beschikking gesteld.

Zijn er al voorbeelden van concrete toe-passingen op de markt?

Zeker. De Mobiles Sales toepassing richt zich bijvoorbeeld naar commerciële medewerkers op de baan en mikt voorna-melijk op kalenderfuncties, takenbeheer, het raadplegen van klanteninformatie en het doorsturen van bestellingen. Allemaal naadloos geïntegreerd met de Microsoft Dynamics oplossing. Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distribu-tiekosten. Maar nog belangrijker vind ik het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice. En dit is toch een prachtig voorbeeld van wat technologie kan opleveren.

K E Y B O A R D > P a g e 1 0

S O L U T I O N S

Bouwgroep Jansen uit Meeuwen

Group Jansen uit Meeuwen is een toon-aangevende bouwgroep die innovatie hoog in het vaandel draagt. Sinds jaren maakt de groep gebruik van Microsoft Dynamics NAV als bedrijfsoplossing; Jansen heeft hiervoor een uitstekende samenwerking met informaticapartner Offimac.

Toch bleef Jansen kampen met een aanzienlijk efficiëntieverlies bij het beheersen van de omvangrijke docu-mentenstroom. Het goedkeuringstraject voor aankoopfacturen nam bijvoorbeeld 5 à 10 dagen in beslag. Na een eva-luatie van verschillende oplossingen voor documentbeheer, opteerde Group Jansen voor PPM.net, de oplossing van Ex Arte die volledig geïntegreerd is met Microsoft Dynamics.

PPM.net bood niet enkel een oplossing voor het archiveren en stroomlijnen van het goedkeuringsproces van facturen, maar paste ook in de strategische visie van Group Jansen om kennis en informatie te kunnen delen met iedere medewerker.

maakt komaf met papieren documenten

K E Y B O A R D > P a g e 1 1

S O L U T I O N S

Groeien door te innoveren

Group Jansen, gevestigd in het Limburgse Meeuwen, is met een geconsolideerde omzet van ongeveer 120 miljoen Euro en 500 medewerkers een belangrijke speler in de Belgische bouwwereld.

De groep is 36 jaar geleden ontstaan rond Jansen Afwerkingsbedrijf, in België marktleider op het vlak van binnenafwer-king van gebouwen: klimaatplafonds, isolerende en beschermende technieken, cleanrooms, verhoogde vloeren, ver-plaatsbare wanden, schrijnwerkerij en traditionele afwerkingactiviteiten.

De tweede poot binnen Group Jansen is Jansen Products, de producent van ver-hoogde vloeren. Jansen Products is met een jaaromzet van ruim 15 miljoen Euro de nummer twee van Europa: negentig procent van de productie is bestemd voor het buitenland. Jansen Products is vertegenwoordigd in maar liefst 45 landen.

De groep blijft op een gezonde manier diversifiëren met Immo Jansen, Cleanroom Systems Belgium, Maars Jansen Concepts en een joint venture met Renotec.

Strategische visie

Sinds 2007 heeft Nadia Jansen de leiding van de groep overgenomen van haar vader René Jansen. En Group Jansen blijft trouw aan haar strategie om steeds opnieuw te zoeken naar nieuwe opportu-niteiten om te groeien en te innoveren.

Nadia Jansen, gedelegeerd bestuurder bij Group Jansen: “Group Jansen wil de referentie zijn voor vernieuwing in de bouwsector. Deze spirit van innovatie vind je terug in alle vezels van het bedrijf: wat we kunnen automatiseren, zullen we ook automatiseren. Zonder geïntegreerd informatiesysteem zou ons bedrijf niet te besturen zijn.”

De implementatie van Microsoft Dynamics

NAV en aansluitend PPM.net, paste in de strategische visie van Group Jansen om zoveel mogelijk kennis te bundelen binnen één pakket, om deze kennis ook gemakkelijker te kunnen delen met anderen.

Een rijke geschiedenis met Microsoft Dynamics NAV

Group Jansen koos resoluut voor Microsoft Dynamics NAV als standaard-platform binnen de gehele groep. Bij Jansen Products werd al zelfs versie 5.0 geïmplementeerd.

Naast Microsoft Dynamics NAV is Microsoft Excel een onmisbaar instru-ment in de dagelijkse bedrijfsvoering bij Jansen. Het programma blijft immers een centrale rol spelen bij de complexe calculatieberekeningen binnen de groep. Calculaties worden in Excel uitgevoerd en pas nadat een project verkocht is, geïm-porteerd in Microsoft Dynamics. Deze gegevens dienen dan als basis voor de werkvoorbereiding die verder in Microsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd.

Jansen heeft Offimac uitgekozen als IT-partner. Vital Driesen, informatica-verantwoordelijke bij Group Jansen: “Offimac is een uitstekend huis met heel wat ervaring in de bouwsector. Zij weten steeds snel en accuraat onze wensen te beantwoorden. En zo werken wij zelf ook graag.”

Nieuwe oplossing voor Paperless Process Management

Nadat de bedrijfsprocessen geautoma-tiseerd waren met Microsoft Dynamics NAV, bleef het hele proces van opvra-gen, goedkeuren en archiveren van de papieren documentenstroom een netelig probleem.

Group Jansen onderwierp een achttal pakketten voor documentbeheer aan een evaluatie. Ze bleken allemaal wel een oplossing te bieden voor het digitaal inscannen en archiveren, maar bij de meeste oplossingen bleek het gebrek aan integratie met de bedrijfsoplossing een ernstige tekortkoming.

Vital Driesen: “Uit een demonstratie van PPM.net, de oplossing van Ex Arte, bleek dat dit de enige oplossing was die perfect te integreren is met Microsoft Dynamics NAV. Zo konden wij het hele goedkeuringsproces van documenten via één systeem laten verlopen. Nu wij het pakket in gebruik hebben, zijn wij in de wolken over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van PPM.net.”

Inefficiënt en tijdrovend papier

Anita Bloemen, verantwoordelijke voor de controle van inkoopfacturen: “Vroeger namen wij van iedere binnenkomende factuur maar liefst 2 of 3 fotokopijen.

K E Y B O A R D > P a g e 1 2

S O L U T I O N S

Deze kopijen vertrokken dan voor een langdurig goedkeuringstraject naar één of meerdere personen in de organisatie. Gemiddeld moesten we 5 à 10 dagen wachten vooraleer een factuur goedge-keurd was.”

Nadia Jansen voegt eraan toe: “Ik ben vaak op verplaatsing. Stapels documen-ten bleven veel te lang op mijn bureau op een handtekening wachten”.

Maar ook het archiveren en achteraf raadplegen van documenten zorgde voor de nodige hoofdbrekens. “Medewerkers kwamen constant bij de boekhoudafde-ling langs om één of andere factuur op te vragen. Dit was niet alleen voor ons, maar ook voor de medewerkers zelf puur tijdverlies”, aldus Anita Bloemen.

Intelligent digitaliseren

Vandaag worden alle inkoopfacturen door de boekhouding voorzien van een identificatielabel dat door PPM.net wordt

gecreëerd. Daarna worden de facturen ingescand. Via OCR (Optical Character Recognition) worden de factuurgege-vens herkend en geïmporteerd binnen Microsoft Dynamics NAV. Het nummer van dit label blijft trouwens binnen NAV de unieke identificatie van elke factuur zolang ze nog niet ingeboekt is.

Indien alle gegevens op de factuur klop-pen, kan de boekhouding de factuur meteen goedkeuren. Wanneer dat niet het geval is, wordt door PPM.net een pro-cedure voor elektronische goedkeuring in gang gezet.

Valideren

Vital Driesen: “Wij hebben voor de goedkeuring van inkoopfacturen vier ver-schillende goedkeuringstrajecten gedefi-nieerd. Wanneer bijvoorbeeld de prijzen niet kloppen, krijgt de aankoopdienst een bericht om actie te ondernemen. Wanneer de aantallen verkeerd zijn, gaat

het bericht naar de werkvoorbereider. En wanneer zowel de prijzen als de aantal-len niet kloppen, initieert het systeem een goedkeuringstraject naar zowel de aan-koper als de werkvoorbereider. Wanneer deze laatste niet tijdig reageert, krijgt de projectleider dan weer een bericht.”

Anita Bloemen, verantwoordelijke boek-houding: “Vandaag zijn de facturen goedgekeurd op minder dan één dag. Het systeem stuurt immers twee e-mails per dag uit naar de betrokkenen: één om 11 uur en één om 15 uur”.

Nadia Jansen: “Ook als ik op verplaat-sing ben, blijft mijn werk niet liggen: ik kan overal alle informatie raadplegen én facturen goedkeuren.”

Raadplegen

Het is typisch voor een bedrijf met complexe projecten dat men vaak oude facturen moet raadplegen. Vandaag is Group Jansen niet meer gebonden aan papieren documenten, maar kan iedere medewerker meteen alles elektronisch opvragen van op zijn eigen computer. Bovendien is het document meteen gekoppeld aan de relevante projectinfor-matie in Microsoft Dynamics NAV.

Toekomst

Nu Group Jansen alles binnen één systeem heeft gecentraliseerd, wordt het ook veel gemakkelijker om statistieken op te vragen voor het nemen van strate-gische beslissingen. Het bedrijf gaat dan ook verder investeren in een Business Intelligence oplossing.

Nadia Jansen: “Welke omzet hebben we gehaald per product, productgroep of leverancier? Welke leveranciers zijn het voorbije jaar het sterkst gegroeid? Gegevens die we nu mits enige inspan-ning verzamelen, zullen met een BI oplos-sing veel sneller beschikbaar zijn. Ook op verplaatsing zullen we online alle belangrijke cijfers kunnen raadplegen om onze onderhandelingen met leveranciers kracht bij te zetten.”

“Offimac is een uitstekend huis met heel wat ervaring in de bouwsector. Zij weten steeds snel en accuraat onze wensen te beantwoorden.

En zo werken wij zelf ook graag.”

Vital Driesen, informaticaverantwoordelijke bij Group Jansen.

T R E N D W A T C H E R

K E Y B O A R D > P a g e 1 3

Isabel en Microsoft DynamicsTijd en geld besparen bij het beheer van uw financiële transacties

Wat onderscheidt Isabel van andere oplossingen?

Isabel is in de eerste plaats een mul-tibancaire oplossing: 25 Belgische en internationale banken zijn bij Isabel aan-gesloten. Maar onze oplossing is veel meer dan een toepassing voor bankieren alleen. Ze is uitgegroeid tot een com-pleet beheersysteem voor de financiële afdeling. In een oogopslag ziet men de transacties die in behandeling zijn met hun status: wie heeft al getekend en wie moet er nog tekenen? En natuurlijk vindt men er alle toepassingen van de overheid in terug. BTW aangiftes indienen via Intervat en jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank: het is zo getekend met de Isabelkaart. Op elk ogenblik

heeft men dus een duidelijk zicht op de financiële situatie van het bedrijf.

Hoe flexibel is het systeem als je bij-voorbeeld met meerdere gebruikers wil werken?

In grote bedrijven is het niet ongewoon dat belangrijke betalingen door meerdere verantwoordelijken moeten ondertekend worden, zeker vanaf bepaalde bedragen. Bovendien is de persoon die de betalin-gen aanmaakt vaak niet degene die de bevoegdheid heeft ze te ondertekenen. In de Isabel oplossing kan een betalings-bestand door verschillende kaarthouders tegelijk ondertekend worden. Bovendien kunt u overschrijvingen ook van op afstand laten tekenen. Dit is bijzonder

handig als de verantwoordelijke voor bepaalde betalingen in het buitenland vertoeft.

Hoe garandeer je dat een systeem voor elektronisch bankieren voldoende bevei-ligd is?

Isabel maakt gebruik van een Secure Signing Card en van de elektronische handtekening om de meest geavan-ceerde beveiliging te bieden, zowel wat de integriteit als wat de authenticiteit betreft.

Hoe zit het met de integratie met het bedrijfssysteem?

Gegevens overtypen is verloren tijd en fouten zijn snel gemaakt. Daarom wordt er een diepgaande integratie gerealiseerd tussen Isabel en Microsoft Dynamics. Met één druk op de knop stuurt men betalingen door van Microsoft Dynamics naar Isabel. Ook buitenlandse verrichtin-gen binnen de Single European Payment Area (SEPA) worden vanuit Microsoft Dynamics aangemaakt en via Isabel auto-matisch verwerkt. Rekeningafschriften haalt men rechtstreeks binnen in de Microsoft Dynamics bedrijfstoepassing: zo verloopt de reconciliatie nog efficiën-ter.

Meer informatie:Over Isabel : www.isabel.euOver Microsoft Dynamics: www.microsoft.be/dynamics

Als financiële professional wilt u uw tijd zo goed mogelijk gebruiken. Tijdrovende en foutgevoelige manuele verrichtingen bent u liever kwijt dan rijk. Isabel biedt een complete professionele oplossing voor elektronisch bankieren, die naadloos geïntegreerd is met erp-oplossingen. Het resultaat: meer tijd voor zaken die voor u belangrijk zijn.

Wij spraken met Didier Bruyneel, Channel & Partner Manager bij Isabel.

S O L U T I O N S

K E Y B O A R D > P a g e 1 4

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek. Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics.TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor fi nancieel en logistiek beheer en voor customer relationship management. Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

“realtime cijfers, realtime inzicht”BEHEERS DE DYNAMIEK.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

1541_M_nl_a4.indd 1 10/17/07 10:57:53 AM

1. Onderschat uw eigen bedijfsprocessen niet

Schenk niet teveel aandacht aan de technologie, maar focus op uw bedrijfs-processen. Laat die grondig in kaart brengen en bekijk samen met uw imple-mentatiepartner hoe ze in de nieuwe oplossing vertaald worden en hoe u ze nog efficiënter kunt maken.

2. Kies voor een toekomstgerichte oplossing

Tijdens uw zoektocht dienen zich mis-schien tientallen oplossingen aan die allemaal aan uw huidige functionele eisen voldoen. U maakt echter een keuze voor de komende 7 à 10 jaar; overtuig u er dus van dat de nieuwe oplossing voldoende garanties biedt om mee te evolueren met uw organisatie.

3. Maak voldoende tijd vrij voor het project

Een implementatie van ERP software doe je er niet ‘even’ bij. Stel een sterk project-team aan en kies enkele sleutelmede-werkers die intensief bij de implementatie

zullen betrokken worden. Deze sleutelme-dewerkers moeten beschikbaar zijn bij de analyse en definitie van de procedures en zullen regelmatig documenten (facturen, rapporten) aanleveren. In een latere fase spelen zij een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens.

4. Durf prioriteiten te bepalen

De nieuwe software voldoet grotendeels aan uw eisen, maar kan meestal nog veel meer. De verleiding is soms groot om ineens te veel te willen, met een langdurige implementatie tot gevolg en meer kans op mislukking. Bepaal goed op voorhand uw prioriteiten en faseer de implementatie: eerst de echte noden, daarna de optimalisatie.

5. Ondersteuning door het management

Elke bedrijfsoplossing heeft een immense impact op de dagelijkse werking van uw organisatie en de implementatie vergt veel van uw medewerkers. Daarom is het cruciaal dat het volledige manage-mentteam achter het project staat en dezelfde verwachtingen deelt.

6. Besteed aandacht aan een goede opleiding

Het nieuwe systeem zal pas opbrengen wanneer alle medewerkers de oplossing optimaal gebruiken. Besteed daarom voldoende tijd aan de opleiding van de gebruikers; deze investering haalt u er immers achteraf meer dan voldoende uit.

7. En dan begint het pas…

Om echt rendement te halen uit uw implementatie, moet u uw systeem blijvend optimaliseren: verdere benut-ting van de aanwezige functionaliteit, aanpassing van de bedrijfsprocessen en bovenal continu investeren in de kennis van het systeem.

voor een succesvolle implementatie

Zeven tips

Men zegt weleens dat de overstap naar een nieuwe bedrijfsoplossing vergelijkbaar is met een openhart-operatie. De keuze die u maakt, bepaalt mee de toekomst van uw onderneming en het project dient dan ook met voldoende ernst te worden aangepakt. Hier volgen enkele tips die als leidraad kunnen dienen:

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek. Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics.TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor fi nancieel en logistiek beheer en voor customer relationship management. Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

“realtime cijfers, realtime inzicht”BEHEERS DE DYNAMIEK.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

1541_M_nl_a4.indd 1 10/17/07 10:57:53 AM

Verbeter de efficiëntie en het rendement vanuw bedrijf, mensen en projecten

OffiPRO is een geïntegreerde totaaloplossing voor het volledige beheer van uw bedrijf (projecten, mensen, machines, werven, financiën etc). OffiPRO helpt u doelgericht, efficiënt en gestructureerd te werken met zo weinig mogelijk administratie. Uw voordeel: betere organisatie en overzicht leidt tot beter beheer, rendement en efficiëntie. Wat u toelaat geld te verdienen!

OffiPRO is volledig gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV en is “ISO ready”.

OffiPRO:

● Verhoogt de productiviteit en efficiëntie van uw bedrijf;

● Geeft u beter overzicht en inzicht in uw business: u weet op elk moment waar u mee bezig bent en waar u (financieel) staat; ● Vermijdt allerlei administratief dubbelwerk = kostenbesparend;

● Is een beproefde oplossing;

● Bouwt verder op de functionalitei- ten van Dynamics NAV zoals voor financiën, verkoop, voorraad etc.;

● Is uitbreidbaar met andere functionaliteiten (bvb.grafische planning, service management etc); ● Is zeer gebruiksvriendelijk en flexibel;

● Vereist slechts een minimale opleiding;

● Is beschikbaar aan een zeer aantrekkelijke prijs (geen hoge licentiekosten!)

Kortom: een zeer complete totaaloplossing

Naast OffiPRO bieden wijook oplossingen voor:

● Grafische planning;

● Grondverzet, beton, ...;

● Mobiele oplossingen voor werfbeheer en werfleiders;

● Rapportering en Business Intelligence;

● Maatwerkoplossingen;

● ICT-infrastructuur;

● ICT-diensten;

Enkele onderdelen van OffiPRO:

● Uitgebreide voor- en nacalculatie;

● Import en export van Excel meetstaten (waarop u verder kan calculeren);

● Gedetailleerde kostprijsberekening en kostenopvolging;

● Planning en beheer van gewerkte uren, lonen en loonadmistratie, premies, verloven&ziektes, opleidingen, automatische doorkoppeling met sociaal secretariaat mogelijk;

● Beheer van wagen- en machinepark, onderhoud, VCA, ISO etc;

● Magazijn en uitleveringen;

● Planning van werven en werken;

● Vorderingsstaten, fases, opvolging van betalingen;

● Cashflow beheer (optie);

● Uitgebreide rapporteringen, lijsten en statistieken

Voor meer informatie: Offimac NV T: 011/85 01 30 Heerstraat 86 F: 011/25 35 92 B-3510 Kermt info@offimac.be www.offimac.be