kiezen met ambitie
TRANSCRIPT
Voor werkgevers die momenteel werken met CASO/Edukaat is het kiezen voor
een andere applicatie een noodzaak: het systeem kent een einddatum van 31 de-
cember 2013. Een logische ontwikkeling, want hoewel CASO een zeer betrouw-
bare salarisapplicatie is, voldoet het systeem niet aan de eisen die tegenwoordig
gesteld worden aan een HRM-systeem. Werkgevers willen zaken als competen-
tiemanagement, 360 graden feedback, taakbeleid, medewerkerontwikkeling,
een verzuimmodule, dashboardrapportages, etc. Bovendien worden aanvul-
lende eisen gesteld aan de mogelijkheden tot samenwerking met een admini-
stratiekantoor. Men wil bij de verdeling in werkzaamheden de knip daar leggen,
waar die het meest is afgestemd op de bij de werkgever aanwezige capaciteit en
deskundigheden.
Maar hoe te beginnen bij een oriëntatie op een nieuw programma? Waar moet
u allemaal rekening mee houden, wat is een e�ciënte aanpak? Welke gele-
dingen van uw organisatie betrekt u er bij? Bent u zelf voldoende deskundig
of laat u zich bijstaan door gespecialiseerde professionals? Voor werkgevers
die met deze vragen worstelen, heeft OSG een traject ontwikkeld onder de
naam ‘Kiezen met ambitie’. Deze methode bestaat uit een quickscan en een
nulmeting.
OSG NIEUWS · JUNI 201122
Een groot aantal onderwijsorganisaties oriënteert
zich momenteel op de keuze voor een nieuw salaris-
en HRM-systeem. Vond verloning tot een aantal jaren
geleden nog voor 90% plaats via CASO/Edukaat,
tegenwoordig zijn er meerdere spelers op de markt met
pakketten waar goed mee gewerkt kan worden. OSG
ondersteunt werkgevers bij het maken van een keuze.
KIEZEN MET AMBITIEAuteur: Jan Albert Huls
ADMINISTRATIE
OSG NIEUWS · JUNI 2011 23
QuickscanDe quickscan bestaat ondermeer uit:
° Bepalen van de speerpunten in de organisatiestrategie
en –karakteristieken.
° Inventarisatie van wensen en eisen en opstellen ‘knock-
out’ criteria.
° Interviews met sleutel!guren op zowel bestuurlijk- als
gebruikersniveau.
° Het opstellen van een programma van eisen.
° Een advies bij de pre-selectie van een HRM-systeem.
Het startpunt van de quickscan is de organisatiestrate-
gie. Op basis hiervan wordt de focus bepaald en worden
de karakteristieken van de organisatie in kaart gebracht.
Hierbij wordt gekeken naar organisatiegrootte, aantal
medewerkers, kernprocessen, eventuele verbeterpunten
en wijze van sturing. Door een inventariserend interview
met een of meerdere sleutel!guren binnen de organi-
satie, worden de wensen en ambities op het gebied van
HRM-beleid, -processen en –informatiebehoefte in beeld
gebracht. De focus ligt daarbij op relevante aspecten
voor de systeemkeuze. De uitkomst van het interview en
de strategieanalyse vormen de input voor het program-
ma van eisen van de werkgever.
Op basis van het programma van eisen, een oriëntatie op
de mogelijke systemen en een indicatie van de initiële en
structurele kosten, adviseert OSG bij het maken van een
preselectie voor een HRM-systeem. Daarbij wordt een
keuze gemaakt uit de systemen die door OSG de komen-
de jaren worden ondersteund en waarmee de afgelopen
maanden op diverse plaatsen in het land voorlichtings-
sessies zijn gehouden. Dit zijn (in alfabetische volgorde):
AFAS Pro!t, HR4School en Raet Online. In een workshop
volgt vervolgens een uitgebreide demo van het gepre-
fereerde systeem, of indien gewenst ook van de tweede
keuze. Daarbij wordt ingestoken op de bevindingen in de
voorgaande stappen en het programma van eisen van de
werkgever.
NulmetingDe nulmeting bevat een inventarisatie van de huidige
stand van zaken en toekomstige ontwikkelingen. Hierbij
wordt gekeken naar de al aanwezige bouwstenen voor
een goede implementatie en de eventueel nog te dich-
ten hiaten, zodat het nieuwe HRM-systeem probleemloos
kan worden geïntroduceerd. De nulmeting is van essenti-
eel belang bij het bepalen van de implementatiestrategie.
>>
“ DE NULMETING BEVAT EEN
INVENTARISATIE VAN DE
HUIDIGE STAND VAN ZAKEN EN
TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN”
OSG NIEUWS · JUNI 201124
ADMINISTRATIE
In de nulmeting worden naast de
algemene gegevens van de organi-
satie, het organigram, de taken, be-
voegdheden en verantwoordelijk-
heden binnen de organisatie, ook
technische aspecten (infrastruc-
tuur, gebruikers, software, in-
terfaces), functionele aspecten
(personeelsadministratie, ver-
zuim, verlof, werving en selec-
tie, personeelsontwikkeling,
opleidingen en #exwerkers)
en prioritering meegeno-
men. Deze gegevens wor-
den aangevuld met de hui-
dige en toekomstige zaken
van beleidsontwikkeling
op deze gebieden. Belang-
rijk bij de nulmeting is het
creëren van een nauwkeu-
rig beeld van de huidige
stand van zaken en ontwik-
kelingen van de onderwijs-
organisatie bij aan vang van
de implementatie.
ProjectplanNa voltooiing van de quick-
scan en de nulmeting kan het
projectplan voor invoering van
het nieuwe HRM-systeem
worden gemaakt. Het project-
plan beschrijft onder meer:
• De doestellingen en beoog-
de resultaten van het imple-
mentatietraject.
• De projectorganisatie.
• Een fasering van de activiteiten.
• Het aanwijzen van een proces-
verantwoordelijke per activiteit.
• De monitoring van het implemen-
tatietraject en de kosten.
De uitvoering van het projectplan leidt tot een eindresultaat
waarbij sprake is van een optimale aansluiting van het nieu-
we HRM-syteem bij de organisatiestrategie en gewenste
sturingsinformatie van de werkgever.
PraktijkervaringBij het begeleiden van implementatietrajecten maakt
OSG gebruik van opgedane praktijkervaringen. Zowel
met AFAS Pro!t, HR4School als Raet Online wordt inmid-
dels op diverse OSG-vestigingen gewerkt. De invoering
van een nieuw HRM-systeem gaat niet altijd zonder slag
of stoot. Veel ging goed, maar er kwamen ook valkuilen
aan het licht. OSG adviseert in een implementatietraject
in ieder geval aandacht te besteden aan de volgende
items:
• Tijdig beginnen en een planmatige aanpak.
• Aandacht voor de inrichting. De nieuwe applicaties
kenmerken zich door veel maatwerk in de uitvoer.
Dit betekent echter dat veel zaken aan de invoerkant
nauwkeurig moet worden voorgede!nieerd (voorbeel-
den: kostendragers en functiecodes).
• Aandacht voor autorisaties en de organisatiestructuur.
Vaststellen welke medewerkers waar toe bevoegd zijn.
• Eventueel een gefaseerde aanpak. De nieuwe syste-
men kennen een modulaire opbouw, waarbij niet per
de!nitie vanaf de start met alle modules hoeft te wor-
den gewerkt.
• Een (geautomatiseerde) conversie voor het overzetten
van gegevens.
• Vooraf een aantal maanden schaduwdraaien met de
nieuwe applicatie.
• Indien mogelijk het tot een bepaalde datum (bijvoor-
beeld 15 november) kunnen terugvallen op de ‘oude
applicatie’, voordat een de!nitieve ‘Go’ wordt gegeven.
• Scholing van medewerkers.
• Het is raadzaam om ook de !nanciële administratie en
de beleidsmedewerkers van andere disciplines bij het
proces te betrekken.
Wij kunnen concluderen dat er veel komt kijken bij het
in gebruik nemen van een nieuwe salaris- en HRM-appli-
catie. De bovenstaande opsomming is niet uitputtend.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de diverse
HRM-systemen en onze dienstverlening, neem dan con-
tact op met uw OSG-vestiging. Wij zijn graag bereid onze
ervaringen met u te delen.
>>