kirjaamisvalmennus - tietopaketti ... › wp-content › uploads › 2019 › 01 ›...
TRANSCRIPT
KIRJAAMISVALMENNUS -TIETOPAKETTI ARKISTOVASTAAVILLE
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotto Kanta-palveluissa
Nina Peronius ja Teppo Taskinen
2
ARKISTOINTI ASIAKASTYOumlN ETULINJAAN
12019 Peronius amp Taskinen 2
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoiminen kansallisesti
yhdenmukaisella tavalla Kanta-palveluihin on
suuri muutos organisaatioille ja
yksittaumlisille tyoumlntekijoumlille
Ennen arkistoiminen oli asiakirjojen
rdquoloppusijoitustardquo Nyt se on huomioitava jo
asiakkaan ensitapaamisella
3
TIETOPAKETIN SISAumlLTOuml
12019 Peronius amp Taskinen 3
bull Asiakastietojen kirjaamista ja arkistointia ohjaava lainsaumlaumldaumlntouml
bull Kanta-palveluihin liittyminen muuttaa arkistointiabull Asiakasasiakirjakartoitusbull Kanta-palveluun liittyminen 2018-2022 bull Kanta-arkistonhoitajan tehtaumlvaumltbull Kanta-palvelun kaumlyttouml eri liittymismuodoissabull Erityistilanteet ja avoimet asiat
4
ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA OHJAAVA LAINSAumlAumlDAumlNTOumlAsiakkaan on kyettaumlvauml luottamaan siihen ettauml haumlnen arkaluonteiset tietonsa pysyvaumlt salassa eheinauml ja kaumlyttoumlkelpoisina
Myoumls sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettaumlvauml tieto
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
5
HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA
bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen
bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta
12019 Peronius amp Taskinen
httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely
5
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
2
ARKISTOINTI ASIAKASTYOumlN ETULINJAAN
12019 Peronius amp Taskinen 2
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoiminen kansallisesti
yhdenmukaisella tavalla Kanta-palveluihin on
suuri muutos organisaatioille ja
yksittaumlisille tyoumlntekijoumlille
Ennen arkistoiminen oli asiakirjojen
rdquoloppusijoitustardquo Nyt se on huomioitava jo
asiakkaan ensitapaamisella
3
TIETOPAKETIN SISAumlLTOuml
12019 Peronius amp Taskinen 3
bull Asiakastietojen kirjaamista ja arkistointia ohjaava lainsaumlaumldaumlntouml
bull Kanta-palveluihin liittyminen muuttaa arkistointiabull Asiakasasiakirjakartoitusbull Kanta-palveluun liittyminen 2018-2022 bull Kanta-arkistonhoitajan tehtaumlvaumltbull Kanta-palvelun kaumlyttouml eri liittymismuodoissabull Erityistilanteet ja avoimet asiat
4
ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA OHJAAVA LAINSAumlAumlDAumlNTOumlAsiakkaan on kyettaumlvauml luottamaan siihen ettauml haumlnen arkaluonteiset tietonsa pysyvaumlt salassa eheinauml ja kaumlyttoumlkelpoisina
Myoumls sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettaumlvauml tieto
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
5
HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA
bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen
bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta
12019 Peronius amp Taskinen
httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely
5
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
3
TIETOPAKETIN SISAumlLTOuml
12019 Peronius amp Taskinen 3
bull Asiakastietojen kirjaamista ja arkistointia ohjaava lainsaumlaumldaumlntouml
bull Kanta-palveluihin liittyminen muuttaa arkistointiabull Asiakasasiakirjakartoitusbull Kanta-palveluun liittyminen 2018-2022 bull Kanta-arkistonhoitajan tehtaumlvaumltbull Kanta-palvelun kaumlyttouml eri liittymismuodoissabull Erityistilanteet ja avoimet asiat
4
ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA OHJAAVA LAINSAumlAumlDAumlNTOumlAsiakkaan on kyettaumlvauml luottamaan siihen ettauml haumlnen arkaluonteiset tietonsa pysyvaumlt salassa eheinauml ja kaumlyttoumlkelpoisina
Myoumls sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettaumlvauml tieto
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
5
HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA
bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen
bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta
12019 Peronius amp Taskinen
httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely
5
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
4
ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA OHJAAVA LAINSAumlAumlDAumlNTOumlAsiakkaan on kyettaumlvauml luottamaan siihen ettauml haumlnen arkaluonteiset tietonsa pysyvaumlt salassa eheinauml ja kaumlyttoumlkelpoisina
Myoumls sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettaumlvauml tieto
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
5
HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA
bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen
bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta
12019 Peronius amp Taskinen
httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely
5
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
5
HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA
bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen
bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln
bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta
12019 Peronius amp Taskinen
httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely
5
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
6
HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA
bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls
Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi
Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi
Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)
12019 Peronius amp Taskinen 6
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
712019 Peronius amp Taskinen 7
Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon
organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka
neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista
Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja
tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi
Myoumls Aluehallintovirastoissa
neuvotaan rekisteriasioissa
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
8
LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA
bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)
velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)
Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)
Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat
bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)
Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml
bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt
Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston
bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)
12019 Peronius amp Taskinen 8
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
9
REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA
bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus
Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa
Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia
bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa
Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019
bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto
bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)
12019 Peronius amp Taskinen 9
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
10
REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA
bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite
bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin
bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml
12019 Peronius amp Taskinen 10
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
11
SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml
bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri
HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella
bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti
12019 Peronius amp Taskinen 11
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
12
UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN
bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi
Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)
Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)
Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)
12019 Peronius amp Taskinen 12
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
14
KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA
Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
15
SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016
Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja
Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa
Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla
bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille
THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin
Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml
12019 Peronius amp Taskinen 15
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
16
ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI
bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa
Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja
Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen
12019 Peronius amp Taskinen 16
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
17
MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN
bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)
Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty
Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti
AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti
bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)
bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin
Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)
12019 Peronius amp Taskinen 17
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
18
KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa
bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin
bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan
TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 18
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
1912019 Peronius amp Taskinen 19
Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma
GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta
toteutettava asiakkaan informointivelvoite
tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon
samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
20
KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoAsia ja
asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat
muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Muut asiakirjat
Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln
mukaisesti
KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS
122018 Peronius amp Taskinen 20
00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja
valvonta
01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln
tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat
02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt
asiakirjat
Tehtaumlvaumlluokat 1-22
Asiakasasia-kirjat 1-22
1-22
1-22
KUNNAN LAumlHI-JA
PAumlAumlTEARKISTO
Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat saumlhkoumlisenauml
Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt
asiakirjat paperisena
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
21
ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
22
ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN
bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne
Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja
bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa
Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin
bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa
Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen
12019 Peronius amp Taskinen 22
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
23
KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU
bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu
12019 Peronius amp Taskinen 23
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
24
ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA
24
Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
25
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022
Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 25
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
26
ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON
bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019
I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)
Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti
Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml
bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa
12019 Peronius amp Taskinen 26
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)
Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen
bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln
bull Arkiston perustoiminnallisuus
bull Haku tallennus korjaus
bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit
bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet
bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan
kaumlyttoumlliittymauml
Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr
bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)
bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)
bull Sote-suostumuksen kaumlsittely
bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln
(-21)
bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)
bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)
bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)
bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)
bull Suun terveydenhuolto (-23)
Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2020 alkaen
bull Omakanta
bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu
bull Asiakkaan informointi
bull Kieltojen kohdistaminen
bull Puolesta-asiointi
bull Usean asiakkaan yhteinen asia
bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset
bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille
bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset
bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON
ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)
28
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi
mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta
tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla
mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan
kaumlyttoumloumln
mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu
kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten
Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku
Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen
tallennus
Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku
Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus
ns migraatioprofiili
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
29
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset
uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018
bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml
lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018
bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM
tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018
12019 Peronius amp Taskinen 29
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
30
VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA
bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen
osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018
bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien
tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona
bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden
tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml
12019 Peronius amp Taskinen 30
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
3112019 Peronius amp Taskinen 31
Kannattaa tutustua erityisesti niiden
valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln
samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml
kuin teillauml on
Linkki valtionapuhankkeiden
sivulle loumlytyy diasarjan lopusta
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
32
KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 32
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
33
KANTA-ARKISTONHOITAJA
bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa
Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml
Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana
Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty
Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa
bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja
POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi
12019 Peronius amp Taskinen 33
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
3412019 Peronius amp Taskinen 34
Kanta-arkistonhoitajalla
tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-
keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti
httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
35
KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml
bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln
Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin
Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln
Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu
Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot
Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea
Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin
wwwkantafi
12019 Peronius amp Taskinen 35
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
36
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln
kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi
bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml
bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa
bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia
Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata
bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata
bull Asiakirjojen versioita voi vertailla
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln
12019 Peronius amp Taskinen 36
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
Kela Kanta-palvelut37
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
Kela Kanta-palvelut38
Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml
ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
39
ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET
bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet
bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln
bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle
bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta
bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja
bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja
12019 Peronius amp Taskinen 39
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
40
ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA
bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja
bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa
bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee
Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii
Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan
bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa
Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset
Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml
bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml
bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
41
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta
Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 41
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
42
ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml
bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta
Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa
Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa
bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali
Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina
Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
43
ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS
bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml
bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot
bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)
Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot
bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 43
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
44
ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan
myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja
ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot
bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa
Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat
12019 Peronius amp Taskinen 44
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
4512019 Peronius amp Taskinen 45
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation
valitsemalla tavalla
I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa
asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen
asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla
Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua
kantapalvelutthlfi
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
46
SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT
bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun
bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta
Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta
bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml
bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti
Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne
12019 Peronius amp Taskinen 46
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
47
VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA
bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot
Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot
bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa
Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa
bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml
bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa
bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
48
I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022
bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022
bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa
bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan
bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset
Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot
bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta
12019 Peronius amp Taskinen 48
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
49
II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020
bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle
Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi
bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja
Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista
bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta
Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022
12019 Peronius amp Taskinen 49
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
50
III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT
bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana
bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet
bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml
bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen
bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml
12019 Peronius amp Taskinen 50
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
5112019 Peronius amp Taskinen 51
Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti
yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi
organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden
vaatimukset Kanta-palvelujen
kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
52
ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI
bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan
bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin
Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan
Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa
12019 Peronius amp Taskinen 52
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
53
Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan
uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen
Muista aina lukea ajantasaisin tieto
THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint
a
53
Sekauml tietystiwwwkantafi
Kiitosmielenkiinnosta
12019 Peronius amp Taskinen
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
54
ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA
EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL
Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831
Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254
Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159
HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx
bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema
bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx
bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050
12019 Peronius amp Taskinen 54
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
55
MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA
Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml
Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014
Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml
Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191
12019 Peronius amp Taskinen 55
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
5612019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf
bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen
bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa
httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa
Kelan ohjeet muutostilanteisiin
httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet
56
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
5712019 Peronius amp Taskinen
LISAumlTIETOJA
Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt
mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt
bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube
bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot
bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet
bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit
57
58
OHO
oho
58
OHO
oho