Kirkon digitointihankkeeneteneminen

28.9.2018 klo 13.00-14.xxTampere

Johanna Mela, arkistonhoitajayleishallinto, Kirkkohallitus

Suunnittelu Kilpailutus ToteutusLaskelmat

Ohjaus- ja projektiryhmä (huom.puitesopimus tulossa lokakuun 2018 aikana)

• Asta Virtaniemi, Kirkkohallitus• Jukka Tamminen, Kirkkohallitus• Esa Vainikainen, Canon Oy• Petri Korva, Canon Oy

• Johanna Mela, Kirkkohallitus (siht.)• Sami Lehikoinen, Canon Oy

Santtu Pelli, Canon OyAnne Salo, KirkkohallitusMagnus Malmsten, Kirkkohallitus27.9.20182

27.9.20183

Projektin tavoitteita ja vaiheitavuosina 2015-2018

Projektin tavoitteita

• Digitoida projektille myönnetyn budjetin puitteissaKirkkohallituksen asiakirja-aineistoa vuosina 2018-2020

• Varmistaa digitoinnin laatu (hankintakriteerit: 50% hinta, 50% laatu)• Parantaa tiedon käytettävyyttä ja tutkijapalvelun edellytyksiä• Digitoitu materiaali tekstin sisältöhaun piiriin (OCR*)• Varmistaa aineistojen säilyminen (riskit: aineiston tuhoutuminen,

varkaudet)• Puitesopimus seurakunnille digitointipalveluista: Myös yksittäisten

digitoinnin prosessin osioiden tilaaminen mahdollista seurakunnille• Opas toteutukseen ja rakenne digiarkistolle seurakunnille

(Domukseen) Kirkohallituksen projektin kokemusten pohjalta

27.9.2018 *Optical character recognition4

Aikajana projektin vaiheet 2015-2020

2015 2016 2017 2018 2019-2020

27.9.20185

Kartoitusta; analogiset aineistomäärät,tapaaminen Kansallisarkiston Tarjoukset 5/2018edustajan kanssa 2015

Testierä ja projektin aloitus 8/2018Hankintailmoituksen

Tutustuminen Mikkelin julkaiseminen:3/2018digitointitoimintoihin

Tapaamiset digitoinnin 5/2018 digiaineiston tehtäväluokitustoimijoiden kanssa 2017-

Tarkemmat laskelmat aineistosta,kriteeristön valinta 2-3/2018

Oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia 1/2018

27.9.20186

Suunnittelu (vuosina 2015-2017):

Tutustuminen digitoinnintoimijoihin, projektin työtila,

muut projektinhallinnanohjelmistot

Mitä oli tehty jo aiemmin, ennen projektia(2015-2017)?

• Kansallisarkistosta Istvan Kecskeméti tutustui arkistoonvuonna 2015

• Purettiin* kansilahon takia pöytäkirjasidoksia, jotkavalmisteltiin digitointia varten vuosina2016-2017

27.9.20187*Museoiden hankintakeskus

Ihan aluksi: kuinka paljon meillä on pysyvästisäilytettävää arkistoaineistoa (hyllymetrit)?

-Onko se kotelossa/sidos,A4/A5/A3/foliokokoa

-Sisältääkö aineisto niittejä, klemmareita, muovi-taskuja, taittolehtiä, erikokoisia aineistoja(karttoja, piirustuksia)?

27.9.20188

LASKELMAT

CSC (Tieteen tietotekniikan keskus Oy):Asiakkaita mm. Kansallisarkisto, SLS

• CSC:n digitoinnin suosituksia ja hyviä käytänteitäkyseltiin keväästä alkaen helpdesk:n kautta- viestiketjusta Kirkkohallitus-CSC muodostui mittava

• Työryhmä vieraili CSC:llä Espoon Keilaniemessä syksyllä2018

• Yhteistyön tuloksena saatiin vielä tarkennettuadigitoinnin kriteereitä Canon Oy:n jo tuottaman testieränpohjalta

27.9.20189

Mallia muiden organisaatioidendigitointiprojekteista

• HTH-LinkedIn-verkoston seminaari 5.2.2018:

Aalto-yliopiston lopputöiden digitointiprojektiOtaniemessä Espoossa

• Tilattiin Aalto-yliopiston kilpailutuksen liitteet myösmeille ja otettiin oppia heiltä

• SLS:ltä saatiin neuvoja myös (PAS-kehittäminen ja CSC)

27.9.201810

Projektin tekninen neuvonantaja:oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia, Mikkeli

• Tutustuminen Kansalliskirjastoon, XAMK/Digitaliaan jaKansallisarkiston Mikkelin toimipisteeseen 9/2017

• 1.1.2018 alkaen syksyyn 2019 saakka sopimusoppilaitosyhteistyöstä Kirkkohallitus<->XAMK

• Tekninen neuvonantaja projektissa; mukana Skypellä/s-postilla tarvittaessa

27.9.201811

Digitalia, XAMK ja Kirkkohallitus:oppilaitosyhteistyö digitointihankkeessa

• Digitalia ja XAMK:•täydennyskoulutus- ja asiantuntija-palvelut-TKI-palvelut (=tutkimus-, kehitys- ja innovaatio-)• digitointi- ja arkistopalvelut• vuosittain järjestettävä Digitalian kesäkoulu ym.

https://www.xamk.fi/tutkimus-ja-kehitystoiminta/digitalia-digitaalisen-tiedonhallinnan-tutkimus-kehittamiskeskus/

27.9.201812

Muut yhteistyötahot: Kansallisarkisto ja –kirjasto, Kansallisarkiston neuvottelukunta,

Kirkon arkistotoimen neuvottelukunta

• Tutustumiskäynnit syksyllä 2017 Mikkelin ja HelsinginKansallisarkiston toimipisteisiin ja Kansalliskirjastondigitointitoimintoihin

• Neuvottelukunnat, joissa käydään läpi ajankohtaisiaasiakirjahallinnon kehittämiseen liittyviä asioita; neuvoaantavia toimielimiä, joiden toimikaudet ovat keskimäärinkolme vuotta

27.9.201813

Kansallisarkiston Mikkelintoimipiste

• Kansallisarkiston toimipisteessä säilytetään luovutetun Karjalanvaltiollisten ja kunnallisten viranomaisten sekä seurakuntien asiakirjoja jakarttoja

• ja mm. ns. mormonifilmejä:Yhdysvaltain mormonien sukututkimusseuraGenealogical Society of Utah 1947 aloitti hankkeenv. 1860 vanhempien Suomen kirkonkirjojen

mikrofilmaamiseksi

Lisätietoa:http://www.arkisto.fi/fi/aineistot/kansallisarkiston-aineistot/aineistot-ja-niiden-kaytto-4

27.9.201814

Kansalliskirjasto, Mikkeli

27.9.201815

Sivuja käänteleväkirjaskanneri

Projektinhallinnan ohjelmistot

27.9.201816

Tehtävä Hankinnanjulkai-seminen

Työtila:dokumenttientyöstäminen

Projektiseuranta:Projektinaikataulutus,resursointi jakytkökset talonmuihinprojekteihin

Päätöksenteko:

Ohjelmisto/sovellus

Cloudia,Hilma

SharePoint-työtila WebArkki Thinking Portfolio-projektisalkku

Visio

Domus-asianhallinta(Tweb)

Dokumentit Hankinta-ilmoitusliitteineen

-Muistiot-taustatiedot (OCR-tutkimus, hankkeetmuualla-kilpailutuksendokumenttientyöstäminen

-tehtäväluokitusdigiaineistolle

-resurssi-suunnitelmat (htp)-kannattavuus-laskelmat-projektien välisetriippuvuus-kartat

-prosessikuvaukset

Digitointi-palvelunhankinta-asiakirjat

Thinking Portfolio eli projektisalkku

• Mm. IT-hankkeiden työtuntien kirjaamiseen elihenkilötyön resursointiin

• Kokonaiskuvan täydentyminen projektin edetessä, mm.projektisuunnitelma, kannattavuus, ohjaus, riippuvuudet

27.9.201817

Projektien riippuvuuskartta:Thinking Portfolio

27.9.2018 Lähde: Kirkkohallituksen arkiston digitointiprojekti/Thinking Portfolio / Johanna Mela18

WebArkki: digitoitavan aineiston metatieto -tehtäväluokitus ja eAMS

• Digitoitava aineisto oli pääosin ABC- kaavaan tuotettua ->WebArkin kaavaa täydennettiin

• Vanhat aineistot löytyvätryhmästä 11 tehtäväluokituksen

lopusta: mm. diaarikorttimigraatiot,digiarkiston luokitus

• digitointia varten myös seura-kuntien arkistojen rakenne/kaavatmahdollista tuottaa rakenteeseenmukaan

27.9.201819

27.9.201820

Aineistojen valmistelusta -käytännön asioita: kaikki arkiston järjestely on

tavallaan myös digitoinnin valmistelua eli niittien, klemmarien jamuovitaskujen poistaminen kannattaa pitkällä tähtäimellä

Skannausvaihtoehdot: Läpisyöttö,tasoskannerit….

27.9.201821

Sivuja käänteleväkirjaskanneriKansalliskirjastossaMikkelissä

Skannausteltta, Kansallisarkisto8.6.2018, Scanathon-tapahtuma

Skannerit: läpisyöttö vai tasoskanneri?A4-pinot / taitetut sivut, kartat ja piirustukset -> edellyttää eri-tyyppisiä skannereitatarvitaan Kirkkohallituksen arkiston digitoinnissa x

Kirjasidosten purkaminen läpisyöttöön

27.9.201822

Kuva: Kansallisarkisto, video kirjasidosten digitointiprosessista

Läpisyöttöskannaus

27.9.201823

Läpisyöttöskannaus

27.9.201824

Valmisteluvaiheita arkistossa

Mitä, miten ja minne digitoimme?

• Aluksi: keskeisimmän päätöksentekoaineiston, sittensekundääriset (ns. iteraatiokierrokset hyllyittäin, kaikkisamaan työlistaan, niin pitkälle kuin budjetti riittää)

• Miten? Kilpailutuksen voittaja Canon Oy suorittaadigitoinnin, osa prosessista kuuluu myös Kirkko-hallitukselle ja Triplan Oy:lle

• Minne? Aineisto viedään talon omille (Enfon) palvelimille,josta se siirretään Domukseen sekä tiff-varmistuksetnauhoille

27.9.201826

Käytännön työ; digitoinnin valmistelu

• Canon Oy:n suunnittelema n. 10 hyllymetrin viikkovauhtiedellyttää, että:

-aineistoerät odottavat viikoittain arkistossa-ovat valmiiksi järjestettyjä ja seulottuna*, luetteloituna jariittävin metatiedoin digitointiin menossa

*digitoija ei tunne meidän ams:aa, ei osaa seuloa aineistoamme ja me emmehalua tuottaa ”digiroskaa”

27.9.201827

Hyvin valmisteltu on jo puoliksi tehty:niitit, klemmarit, tuplakappaleet ja muovitaskut pois

27.9.2018* ej utgallrad / ei seulottu

28

Digitoinnin valmistelua:koteloista löytyi paljon turhaa kutenniittejä, klemmareita, muovitaskuja,tuplakappaleita ja muuta arkistoonkuulumatonta materiaalia.Valmistelua tekemään saatiin kesäksi2018 korkeakouluharjoittelija jatalon omaa henkilökuntaa.

Aineistojen kansilehdittäminen: nytkansilehditetty jo yli 70 hyllymetriä Canonia

varten (valmistelua, toteutusta)

27.9.201829

Kirkkohallitus tuottaa koko arkistosarjan kansilehdet ennen digitointia.Ns. ”uusvanhojen” diaarinumeroiden luominen arkistosarjojen kokonaisuuksille onmyös hyödyllistä; metatieto annetaan ennen digitointia/digitoinnin jälkeen, vältämmejälleen ”digiroskaa” tämänkin avulla.

Mitä jätettiin digitointiprojektin ulkopuolelle?• Lehtileikkeet. Miksi? Tekijänoikeudelliset syyt. Omaan käyttöön

mahdollista digitoida, mutta ei julkaista

27.9.201830

Kuvassa uudelleenkoteloitavia perheasiat-yksikön lehtileikkeitä, joitamuovikannet olivat osittain jo tuhonneet ja uusia A3-kokoisiapitkäaikaissäilytettävien arkistokoteloita

Mahdollisesti osa tästä jää myös pois:Diaarinumeron mukainen (hakemus)liitesarja

• N. 100 hyllymetriä kokonaisuudessaansis. pääosin kapituleista ja seurakunnilta tulleitahakemusliitteitä* täysistunnon, jaostojen ja virasto-kollegion pöytäkirjoihin

*säilytysaikojen tarkistus on tehty vasta v. 2002 eteenpäin

27.9.201831

Myös aarteita löytyi

27.9.201832

Esim. Tiistenjoen kirkon luonnospiirustukset, 1950, seurakunnilta saapuneidenhakemusten joukosta

Asiakirja-aineiston digitoinninerityiskysymyksiä: analogisesta digitaaliseen

muotoon

• Kirjasidosten purkaminen (koska aineiston digitointi läpisyöttöskannerilla onedullisempaa kuin kirjaskannerilla tehtävä skannaus) X

• Metatiedotus (Sähke2-normi tuttu ja käytettävissä, KDK/PAS-kriteereitäsuositeltu, lisäksi CSC antoi omat tarkennuksensa määrityksiin, mm. csv-tiedoston) X

• Käyttökappaleiden (pdf) hinnoittelun perusteena on keskiarvo 50sivua/tiedosto X

• Testidigitointi ennen projektin aloitusta X• Digitoidun aineiston väliaikainen säilyttäminen talon omilla palvelimilla X• Aineiston siirto palvelimilta valittuun järjestelmään X• Tiff-muotoisen tallekappaleen säilytys vain nauhalla X• Osan analogisesta aineistosta hävittäminen digitoinnin jälkeen (pohdinnassa -

mm. Kansallisarkiston massadigitoinnissa tämä n. 1970-luvusta eteenpäinsuunnitelmissa, ei kuitenkaan historiall. aineistolle)

X = tämä valittiin27.9.201833

27.9.201834

Kilpailutuksen vaiheita

Tehdäänkö itse vai kilpailutetaanko kokoprosessi? Tutustumista aiheeseen

• Tutustuminen digitoinnin prosessiin MikkelissäDigitalia/XAMK:ssa, Kansalliskirjastossa jaKansallisarkistossa (syksyllä 2017)

oppilaitosyhteistyöstä sopimus XAMK:n kanssa 1.1.2018alkaen

• Laskelmien tulos: koko prosessin kilpailuttaminen onkannattavampi vaihtoehto kuin hankkia digitointilaitteet(leasing) ja digitoida aineistot itse

27.9.201835

Kilpailutus prosessikuvana

Laskelmat:(tehdäänkö

itse/kilpailutetaan)

OppilaitosyhteistyöXAMK/Digitaliankanssa aloitetaan

Kilpailutus valitaan

Tarjouspyyntödokumentittuotetaan

Kilpailutusilmoitus julkaistaanHilma-hankintailmoitus-

järjestelmässä

Päätös hankinnastatehdään: Canon Oy valitaan

Valitusajan päätyttyäprojekti käynnistetään

Canon suorittaakoedigitoinnin

Projekti käynnistetääntavoitteena n. 10

hyllymetrinviikkovauhti

27.9.201836

Hanke voiedetä: sopimusallekirjoitetaan

Kilpailutuksen vaiheet 1-5/2018

• Digitointikriteeristön valinta: pyydettiin tarjouspyynnössäjärjestelmäriippumattomat KDK-PAS-kriteerit + KA:nlaatukriteerit, huomioitiin Digitalian ja CSC:nsuositukset… ym. Ym.

• Digitoitavan arkistoaineiston kuvailu + arkistoaineistonhyllymetri- ja kappalemäärälaskelma

• Tarjouspyynnön laatiminen (liitteineen; hinta-palvelukuvaus- ja kriteeristöliitteet ym.)

-sisältäen: puitesopimus seurakunnille27.9.201837

Projektiryhmä tuotti digitoitavalle aineistollemm. hinnasto-Excelin ja aineistokuvailun (sis.

mm. koedigitoinnin ohjeen)

27.9.201838

Laskelmien tulos: tarjouspyynnön hintaliite

27.9.201839

Kilpailutuksella valittu toimija: Canon Oy

• Kilpailutuksen pisteytys: 50% laatu, 50% hinta:

– Asiakastyytyväisyyskyselyt annetuille referensseille (3 kpl)

– Kokemus KDK-PAS-kriteerien mukaisesta digitoinnista

– Kokemus vanhoista arkistoaineistoista

– Kokemus Sähke2 tai MoReq-standardeista/normeista

– Koe-erän digitointi hyväksytysti -> hyväksyntä -> sopimus ->projektin aloitus

27.9.201840

Toteutus 10/2018->12/2020

Projektin toteutuneita ja tulevia työvaiheita• Canon Oy tuottaa aineistojen digitoinnin Kirkkohallituksen

pyytämän metadatamallin mukaisesti• Kirkkohallitus tuottaa nauhavarmistukset aineistoista

arkistokokonaisuuksittain (digitointipaketti määriteltyaiemmin metatietoineen: tiff, csv, pdf/a, ocr)

• Kirkkohallitus tuottaa projektin dokumenttien metatiedot,kansilehdet ja/tai ohjeen

• Kirkkohallitus tarkistaa digitoidut aineistot

27.9.201842

Projektin työvaiheita

• Triplan vie Domus-järjestelmään aineistot (pdf/a:n)sovitun julkisuusarvon mukaisesti Enfon palvelimilta

• Migraatio-kirjaamo todettu hyväksi toimintatavaksiDomus-projektissa, Triplan Oy suositteli sen käyttöäuudelleen

• Projektiryhmä luo Domukseen tarvittaessa ns.koontiasioita Migraatio-tunnuksilla digiaineistolle.Koontiasiat on hyvä luoda mieluiten etukäteen, ennenkuin aineistomassaa on paljon.

27.9.201843

Aineiston digitointivauhti:min. 10 hyllymetriä (hm) viikko

• Aineistojen kokonaismäärä Kirkkohallituksessa: 600-1000* hm

• Pois lukien mm. lehtileikeaineistot (n. 50 hyllymetriä)(tekijänoikeudelliset syyt estävät tod. näk. Digitoinnin)

• Viikoittain lähtevät/saapuvat aineistoerät;– Digitoitujen aineistojen tarkastaminen tärkeä työvaihe

*etäsijoitettu aineisto Kansallisarkistossa n. 100 hm

27.9.201844

Digitoidun aineiston siirto taustajärjestelmään(Domus)

• Digitoitu aineisto omalle (Enfon) palvelimelle -> siirtovalittuun arkistointijärjestelmään (Domukseen)

• Domus (Tweb)-asianhallinta:-Sähke2-normin täyttävä-käytössä kapituleissa ja n. 14 seurakunnassa /seurakuntayhtymässä (puitesopimus seurakunnille)

27.9.201845

Lähteet

• Digitointivideo ja kuvakaappaukset kirjasidostenpurkamisesta ja skannauksesta (video: Kansallisarkistondigitointiesittely)

• Kuva kirjaskannerista: Kansalliskirjasto, Mikkeli

• Digitoinnin ohjausryhmä 25.9.2018

• Muut kuvat: Johanna Mela

27.9.201846

KIITOS!