Kiwanis Umdæmið Ísland-Færeyjar kiwanis.is/hraunborg

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

Handbók Hraunborgar 2012-2013

Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja

2

Efnisyfirlit

,,Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja”............................................................................................... Boðorðin 10 ..................................................................................................................................................... Embættismenn klúbba Stjórn Hraunborgar, Forseti Kjörforseti ....................................................................................................................................................... Fráfarandi forseti.............................................................................................................................................. Ritari ............................................................................................................................................................... Féhirðir ............................................................................................................................................................ Erlendur ritari .................................................................................................................................................. Gjaldkeri .......................................................................................................................................................... Lögin og nefndirnar ......................................................................................................................................... Erindisbréf nefnda ............................................................................................................................................

Dagskrárnefnd Félagsmálanefnd Móttökunefnd Veitinganefnd Húsnefnd Fjölmiðlafulltrúi Skemmtinefnd Villibráðarnefnd Fjáröflunarnefnd Styrktarnefnd Barna- og unglinganefnd Hjálmaverkefni og Dansleikur fyrir fatlaða Golfnefnd Uppstillinganefnd Laganefnd K-dagsnefnd þegar við á Birgðavörður Skjalavörður Forsetaráðsmaður Tryggingasjóðsnefnd Endurskoðendur/Umsjónarmenn reikninga Fulltrúar Hraunborgar í Fulltrúaráði Öldrunarheimilisins Höfn Siðameistari Nefndir Hraunborgar 2012-2013 Viðurkenningar og gjafir

Gjafabréf Fréttabréf Hraunborgar

Stefnumótun Hraunborgar .............................................................................................................................

3

Handbók Hraunborgar

Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja, án fræðslu þess liðna sést ei, hvað er nýtt. Vort land það á eldforna lifandi tungu, hér lifi það gamla í þeim ungu! Sá veglegi arfur hvers Íslendings þarf að ávaxtast gegnum vort líf og vort starf... Svo yrkir Einar Benediktsson í ljóði sínu, Aldamót, og markar stefnu inn í nýja öld fyrir íslenska þjóð. Hún gerði hugsjónir skáldjöfursins og væringjans mikla að veruleika um þjóðfrelsi, verklegar framkvæmdir og félagslegar framfarir á Íslandi. Að hans mati yrði framsæknin þó til lítils nema byggt væri á traustum grunni íslensks þjóðararfs og sögu og virðingu fyrir gengnum kynslóðum og lífsbaráttu þeirra. Stjórn Kiwanisklúbbsins Hraunborgar á starfsárinu 2012 - 2013 hefur samþykkt að gera þessi orð Einars að kjörorðum sínum fyrir starf klúbbsins á komanda tímaskeiði; Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja. Vel þarf að huga að grunnviðmiðunum Kiwanisstarfsins, undirstöðu þess og kjölfestu til að geta eflt og styrkt starfið á nýrri tíð. Inniviðir þurfa ávallt að vera traustir og samstaðan rík félaga á milli til að miða sem best að því megin marki Kiwanishreyfingarinnar að bæta heiminn með þjónustu í þágu barna, og þá helst þeirra sem stríða við bágindi og skert lífskjör. Með virkni og framtaki allra félaga Hraunborgar, drengilegum samskiptum og gefandi fundum, glæðist áhugi og vilji til að vinna að þessum göfugu hugsjónum. Mannrækt og þroski fylgja þeim verkum og auka lífsgleði og –gildi.

4

Til þess að sem best miði og gangi í félagsstarfinu skiptir miklu að Hraunborgarfélagar þekki vel til viðmiðanna góðu í Kiwanisstarfinu og fylgi grannt starfsreglum embættismanna, nefnda og skipunarbréfa. Tilgangurinn með útgáfu ,,Handbókar  Hraunborgar”  er  sá  að  hafa  þessar  reglur  aðgengilegar  í  bókarformi,  í  samræmi við umdæmislögin, en þar segir að setja skuli öllum starfsnefndum starfsreglur. Leggja ber áherslu á, að allir embættismenn geri sér góða grein fyrir starfsreglum sínum. Handbókin er gerð og gefin út árlega. Nú sem á fyrra starfsári eru sett inn í bókina  ,,Boðorðin  10”  sem  eru  áhersluatriði fyrir starf umdæmisins og einnig er þar að finna samþykkt ,,Stefnumótun  Hraunborgar”  Kjörorð  nýs  umdæmisstjóra,  Hjördísar  Harðardóttir,  ,,Kiwanishjarta  er  allt  sem  þarf”  draga  saman  kjarna  þessara  boðorða. Handbókin er þrískipt:

1. Hún geymir starfsreglur eða erindisbréf allra embættismanna klúbbsins. Vísað er í umdæmislög og jafnframt í lög og starfsreglur Kiwanis. Skyldur embættismanna eru tíundaðar og greint frá venjum, sem hafa skapast um þessi störf.

2. Fjallað er um nefndir og vísað í lög og reglugerðir um þær og birtar eru starfsreglur fyrir hverja nefnd fyrir sig.

3. Samþykkt stefnumótun Kiwanis. Handbókinni er ætlað að gera starf Hraunborgar lipurt og skilvirkt og halda um leið til haga þeim starfsháttum sem reynst hafa vel. Efni handbókarinnar getur breyst frá ári til árs og hver forseti vísað hverri nefnd á tiltekin áhersluatriði. Ábendingar frá embættis-og nefndarmönnum um það sem betur má fara í framsetningu bókarinnar eru vel þegnar. Fram skal haldið í Hraunborgarstarfinu með virðingu fyrir stefnumiðunum traustu og horft til þess að allir félagar njóti sín og leggi sitt að mörkum með drengskap og dáðum sem efli Hraunborg og Kiwanis og beri ríkulega ávöxtu til mannlífs- og samfélagsheilla.

Gunnþór Þ. Ingason, forseti Hraunborgar 2012 - 2013

5

Kiwanis Umdæmið Ísland-Færeyjar kiwanis.is

BOÐORÐIN 10

1. Hjálmaverkefni: Árlegt samstarfsverkefni með Eimskipum. Tryggður er stuðningur við verkefnið næsta ár. Skipulagið er orðið þróað við dreifingu og afhendingu. Hér er um eitt stærsta verkefni umdæmsins að ræða sem heldur Kiwanismerkinu hátt á lofti. 2. Fræðsla: Fræðslunefnd hefur umsjón með henni en formaður hennar

Er Andrés Hjaltason. Áhersla er lögð á fræðslu embættismanna og boðið upp á fræðsluráðstefnu að vori. Auknu fræðsluefni verður komið á netið og áhersla lögð á að nýta svæðisráðstefnur til fræðslu um einstök mál.

3. Kynning, almannatengsl og heimasíða: Látum ekkert tækifæri ónotað til þess að koma hugsjónum Kiwanis og starfinu í umdæminu á framfæri. Heimasíður þarf að uppfæra og er heimasíða umdæmisins í endurskoðun og ný uppfærsla í vinnslu með auknumk ostum. Internetsnefndarformaður er Tómas Sveinsson.

4. Útgáfa Kiwanisfrétta og fréttabréfs. Stefnt er að útkomu Kiwanisfrétta tvisvar á starfsárinu. Fréttabréf Umdæmisstjórnar verður gefið út 1-2 sinnum, en efni frá henni verður líka að finna í Kiwanisfréttum, ritstjóri er Þyrí Marta Baldursdóttir

5. Félagatal: Mikil vinna hefur verið lögð í að leiðrétta félagatalið og eiga allir klúbbar að hafa sérstakan tengilið við umdæmisritara til þess að sjá um félagatalið svo að það sé uppfært strax við hverja breytingu.

6. Fjármál: Fjármál hreyfingarinnar eru í stöðugri endurskoðun og áhersla lögð á að skil á gjöldum til umdæmis og KI þurfa að greiðast á greiðsludögum og með klúbbanúmeri, svo að ekki komi til þess að fulltrúar klúbba missi atkvæði og kjörgengi á þingum hreyfingarinnar heima og erlendis

7. Fyrirmyndarklúbbur: Haldið verður áfram með punktakerfið. Kerfið er ekki fullkomið og er í stöðugri endurskoðun

9. Útbreiðsla og nýir klúbbar: Útbreiðsla og fjölgun er enn forgangsverkefni eins og alltaf. 10. Stefnumótun Umdæmisins. Unnið verður eftir samþykktri stefnumörkun sem er jafnframt

í stöðugri endurskoðun.

Kiwanishjarta er allt sem þarf

K-dagur

6

Embættismenn Klúbba.

1. gr. Embættismenn klúbbsins skulu vera sem hér segir: Forseti, fráfarandi forseti, varaforseti (einn eða fleiri), og/eða kjörforseti, ritari, féhirðir, og gjaldkeri. (Ath. Forseti getur skipað sérstakan erlendan ritara stjórnar.) Erlendur ritari annast erlendar bréfaskriftir stjórnarinnar samkvæmt nánari fyrirmælum forsetans. Hann skal gegna störfum klúbbritara í forföllum hans.) 2. gr. Embættismennirnir skulu vera virkir félagar, skuldlausir og með góða fundarsókn. 3. gr. Embættismennirnir taka við störfum sínum 1. október ár hvert og gegna þeim í eitt (1) ár, eða þar til réttkjörnir eftirmenn þeirra hafa verið settir inn í embætti. 4. gr. Skyldur embættismanna eru sem hér segir: a. Forseti er framkvæmdastjóri þessa klúbbs og stjórnar öllum klúbbfundum sem og fundum stjórnar. Verðandi forseti skal sækja fræðsluráðstefnu fyrir verðandi forseta. Forseti situr í krafti embættis síns í öllum reglulegum og sérstökum nefndum klúbbsins. Forsetinn skal vinna að vexti Kiwanishreyfingarinnar í nærliggjandi byggðarlögum eða svæðum og vinna með útbreiðslunefnd (nýklúbbanefnd) klúbbsins. Forseti skal vera einn af fulltrúum klúbbsins á umdæmisþingi. b. Varaforseti (er ekki til hjá Hraunborg). c. Ritari heldur skrá yfir alla virka félaga klúbbsins. Hann ritar fundargerðir klúbbfunda og stjórnarfunda. Hann annast allar skýrslugerðir til svæðisins, umdæmisins, og Alþjóðasambands Kiwanis. Hann skal afhenda hlutaðeigandi stjórnarmönnum og/eða nefndarformönnum þær

7

upplýsingar er honum berast frá svæðinu, umdæminu, Evrópusambandinu og Alþjóðasambandi Kiwanis. d. Féhirðir annast allar fjárreiður klúbbsins, heldur bókhald og ávísar greiðslum úr sjóðum klúbbsins í samræmi við fjárhagsáætlun hvers árs, eða eftir nánari fyrirmælum stjórnar. Hann lýsir fjárhag klúbbsins þegar þess kann að vera óskað og flytur skýrslur þar um á aðalfundi. e. Erlendur ritari annast allar erlendar bréfaskriftir fyrir klúbbinn. Hann skal einnig gegna störfum ritara í fjarveru hans. f. Gjaldkeri innheimtir inntökugjald nýrra félaga og árgjöld virkra félaga og aldursaðildarfélaga og afhendir þau féhirði. Hann skal og halda nákvæma skrá yfir árgjöld virkra félaga og aldursaðildarfélaga og tilkynna stjórninni ef um vanefndir á greiðslum er að ræða. g. Fráfarandi forseti skal vera forseta og öðrum embættismönnum til aðstoðar við embættisstörf þeirra eftir því sem þurfa þykir. h. Kjörforseti undirbýr starf stjórnar sinnar fyrir næsta starfsár og gegnir þeim störfum er stjórnin felur honum hverju sinni. VII. kafli. Stjórn klúbbsins. 1. gr. Stjórn klúbbsins skipa kjörnir embættismenn og minnst fimm (5) meðstjórnendur. 2. gr. Stjórnarmeðlimir skulu allir vera virkir félagar eða aldursaðildarfélagar, skuldlausir og með góða fundarsókn. 3. gr. Stjórnarmenn taka við störfum 1. okóber ár hvert og gegna þeim í eitt (1) ár, eða þar til réttkjörnir eftirmenn þeirra hafa verið settir inn í embætti. 4. gr. Stjórnin tekur ákvarðanir um stefnumál og verkefni klúbbsins, samþykkir félaga eða víkur þeim burt, samþykkir fjárhagsáætlun og alla reikninga, ráðgast við nefndir og hefur á hendi almenna stjórn klúbbsins. 5. gr. Stjórnin skal halda fundi reglulega og eigi sjaldnar en einu sinni í mánuði og þá er forseti boðar til fundar. Nefndaformenn skulu mæta á fundum stjórnarinnar, ef hún óskar þess.

8

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

Stjórn Hraunborgar

2012-2013

Forseti: Gunnþór Þ. Ingason Kjörforseti: Einar Eyjólfsson Ritari: Guðjón H. Ingólfsson Féhirðir: Haraldur Jónsson

Gjaldkeri: Steingrímur Steingrímsson Meðstjórnandi: Svavar Svavarsson

Meðstjórnandi: Friðbjörn Björnsson Meðstjórnandi: Gylfi Ingvarsson

Erlendur ritari: Jón Gestur Viggósson Fráfarandi forseti: Árni M. Sigurðsson

F o r s e t i

Meginhlutverk forseta, hann er framkvæmdastjóri klúbbsins og stjórnar öllum klúbbfundum, sem og fundum stjórnar Forseti situr í krafti embættis síns í öllum reglulegum og sérstökum nefndum klúbbsins. Forseti skipar uppstillingarnefnd minnst fjórum vikum fyrir aðalfund og fyrir aðalfundinn skipar hann sjö manna kjörnefnd. Forseti skal vinna að vexti klúbbsins og Kiwanishreyfingarinnar í nærliggjandi byggðarlögum eða svæðum. Forseti skal vera einn af fulltrúum klúbbsins á umdæmisþingi og á svæðisráðsfundum.

9

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

K j ö r f o r s e t i

Meginhlutverk kjörforseta er að undirbúa starf sitt sem forseti næsta starfsár. Hann gerir starfsáætlanir fyrir næsta starfsár og fylgist með að fræðslunefnd sjái um fræðslu fyrir verðandi embættismenn og leggur sitt að mörkum við skipulagningu þeirrar fræðslu. Kjörforseti vinnur náið með forseta. Hann tekur að sér þau verk eða verkefni sem umdæmisstjórn felur honum hverju sinni. Kjörforseti sækir fræðslu, samkvæmt áætlunum þar um. Kjörforseti vinnur náið með fjárhagsnefnd við gerð fjárhagsáætlunar fyrir starfsár sitt. Kjörforseti er formaður stefnumótunarnefndar. Kjöruforseti situr stjórnarfundi og aðra þá fundi sem hann er boðaður til af forseta.

10

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

F r á f a r a n d i f o r s e t i

Meginhlutverk fráfarandi forseta er að sinna þeim verkum sem klúbbstjórn kann að fela honum. Fráfarandi forseti er forseta og klúbbnum til ráðgjafar og miðlar af reynslu sinni. Klúbburinn ætlast þó til þess að fráfarandi forseti sitji eitt ár enn í stjórn hans. Reynsla hans sem æðsti embættismaður klúbbsins er mikils virði, ekki aðeins fyrir arftaka í embætti heldur einnig fyrir alla stjórn klúbbsins. Fráfarandi forseti situr stjórnarfundi og aðra þá fundi sem hann er boðaður til af forseta.

11

Kiwanisklúbburinn Hraunborg R i t a r i Meginhlutverk ritara er að sjá um skipulag og undirbúning stjórnarfunda, rita fundargerðir og senda þær út. Innan Kiwanishreyfingarinnar er ritari klúbbs sá sem heldur utan um þau meginatriði sem klúbburinn er metinn eftir innan Kiwanishreyfingarinnar m.a. með tilliti til viðurkenningar eða aðfinnslu. Ritari er nánasti samstarfsmaður forseta vegna daglegra starfa í þágu Klúbbsins. Ritari, hefur yfirumsjón ásamt forseta með útgáfu félagatals sem skal gefið út fyrir lok september ár hvert. Ritari gefur skýrslur og ber ábyrgð á mánaðarskýrslu klúbbsins til umdæmisritara og svæðisstjóra fyrir 10. dag næsta mánaðar. Hann skrifar bréf og sinnir öðrum nauðsynlegum störfum til tryggingar því að klúbburinn starfi snuðrulaust.

12

Kiwaniskúbburinn Hraunborg

Féhirðir Meginhlutverk féhirðis skal vera að hafa yfirumsjón með öllum fjármálum klúbbsins, ásamt því að sjá um að bókhald sé fært fyrir klúbbinn. Þetta á við um allan rekstur klúbbsins og fjársafnanna á hans vegum. Féhirðir sér um að greiða reikninga klúbbsins og sjóða. Féhirðir hefur yfirumsjón með því að klúbburinn skili frá sér gjöldum til umdæmisins, KI og KI-EF. Mikilvægar dagsetningar:

• Fyrir lok október skal vera búið að samþykkja fjárhagsáætlun. Hún er send umdæmisritara og svæðisstjóra með októberskýrslu.

• 1. nóvember er gjaldagi 60% umdæmisgjalda og árgjalds Kiwanisfrétta. Miðað er við félagafjölda 30. september. Eindagi er 1. desember. Gjöldin eru ákveðin samkvæmt fjárhagsáætlun. Upphæðinfyrir 2012-2013 er kr. 7.240 á félaga og vegna Kiwanisfrétta kr. 1.177.

• 15. des. er eindagi gjalda til KI og KIEF. Miðað er við félagafjölda 30. september. Gjöld eru ákveðin samkvæmt fjárhagsáætlun KI/KIEF. Upphæðir 2012-2013 KIEF EUR 7,35, KI EUR 31,08. Samtals: EUR 38,43. Nýir félagar borga $42 ef þeir eru skráðir í okt. En gjaldið lækkar hlutfallslega eftir því sem líður á starfsárið og er $4 ef þeir eru skráður í sept. Þinggjald KIEF EUR 2,70.

• 1. apríl er gjaldagi 40% umdæmisgjalda. Eindagi er 1. maí. Miðað við félagafjölda 31. mars.

• KI og KIEF sendir reikning vegna erlendra gjalda til ritara klúbba. Féhirðir þarf að minna ritara á að skila til sín reikningum frá KI og KIEF.

• Greitt er inn á reikning KI í LÍ. Muna þarf eftir því að setja númer klúbbs á bankagreiðslu. • Féhirðir umdæmisins sendir greiðsluseðla á heimabanka og til féhirðis

viðkomandi klúbbs fyrir gjöldum umdæmisins og Kiwanisfrétta. Féhirðir fer yfir reikninga klúbbsins með fjárhagsnefnd þegar hún óskar eftir því. Hann gerir fjárhagsáætlun og fær hana samþykkta. Áætlunina á að samþykkja fyrir 15. okt. og senda með októberskýrslu til svæðisstjóra og umdæmisritara. Form verður sett á heimasíðuna Kiwanis.is Féhirðir sér til þess að reikningar klúbbsins séu skoðaðir og áritaðir af kosnum skoðunarmönnum eða endurskoðendum. Féhirðir skal gefa upplýsingar um fjárreiður klúbbsins á stjórnarfundum og endranær þegar forseti og/eða stjórn klúbbsins æskir þess.

13

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

E r l e n d u r r i t a r i Meginhlutverk erlends ritara er að sjá um að þýða erlendar skýrslur og skjöl sem berast klúbbnum, svo og allar almennar þýðingar klúbbsins. Að vera stjórn klúbbsins til aðstoðar við þýðingar á erlendum skjölum og annast túlkun fyrir erlenda gesti. Að koma á framfæri við klúbbinn öllum upplýsingum erlendis frá sem honum berast. Að þýða og uppfæra efni af heimasíðu Kiwanis International og KI-EF til birtingar á heimasíðu klúbbsins.

14

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

G j a l d k e r i

Meginhlutverk gjaldkera er að sjá um innheimtu gjalda til klúbbsins og aðra féheimtu í samstarfi við féhirði og stjórn klúbbsins. Gjaldkeri tekur á móti og innheimtir árgjöld og aðrar greiðslur sem honum er falið. Hann afhendir féhirði klúbbsins allar inn-greiðslur. Starf gjaldkera er mikilvægt ekki síst fyrir þá sök, að mikið veltur á dugnaði hans við innheimtu til þess að nægilegt rekstrarfé sé ávallt fyrir hendi til daglegs reksturs klúbbsins. Gjaldkeri gerir stjórn klúbbsins grein yfir innheimtum og öðru sem honum hefur verið falið.

15

L ö g i n o g n e f n d i r n a r

IX kafli klúbbalaga

Skyldur fastanefnda. 1. gr. Klúbbfundanefnd (Móttökunefnd/Dagskrárnefnd) skal tryggja bestu aðstöðu sem möguleg er fyrir fundi í klúbbnum viku- eða hálfsmánaðarlega yfir starfsárið. Starf nefndarinnar er í því fólgið að annast dagskrá fyrir hvern fund, tónlist, húsnæði, móttöku, félagsskap og samskipti innan klúbbsins og önnur þau verkefni sem við eiga. 2. gr. Félagsmálanefnd skal finna leiðir til þess að halda hæfilegri félagatölu miðað við þau mörk sem sett eru fyrir Kiwanisklúbba. Nefndin skal skoða allar tillögur um nýja félaga og leggja tillögur sínar fyrir stjórn klúbbsins. Nefndin skal einnig sjá um fræðslu og inntöku nýrra félaga og nýtingu allra félaga til starfa. Nefndin skal einnig brýna fyrir félögunum nauðsyn þess að sækja vel fundi klúbbsins. 3. gr. Æskulýðsnefnd skal kanna, undirbúa og gera tillögur um aðferðir til aðstoðar drengjum og stúlkum til að aðlagast umhverfi sínu og til að samlagast þeim félagslegu, efnahagslegu og siðferðilegu kröfum sem þau kunna að standa frammi fyrir og einnig finna leiðir til að aðstoða og leiðbeina æskufólki í vali á réttum og hæfilegum starfsgreinum jafnt og á öðrum sviðum sem nefndin telur viðeigandi og nauðsynleg. Nefndin skal einnig hvetja til og halda fram starfsemi Byggjendaklúbba og annarra æskulýðssamtaka tengdum Kiwanishreyfingunni. 4. gr. Styrktarnefnd skal kanna, undirbúa og gera tillögur um aðferðir sem gera klúbbnum mögulegt að veita byggðarlaginu þjónustu á árangursríkan þátt. Til álita koma málefni landbúnaðar, umhverfisverndar, gróðurverndar, barátta gegn mengun, almenn málefni, viðskiptamál, alþjóðatengsl, slysavarnir, svo og önnur málefni sem nefndin telur viðeigandi og nauðsynleg. 5. gr. Börnin fyrst og fremst. Nefndin skal kanna, undirbúa og gera tillögur um aðferðir til framkvæmda á aðalverkefni Alþjóðasambands Kiwanis á hverjum tíma.

16

Kiwanisklúbburinn Hraunborg

E r i n d i s b r é f n e f n d a Í þeim tilgangi að auðvelda starf klúbbstjórna og jafnframt að tryggja framgang mála eru í alþjóðalögum Kiwanis svo og í umdæmislögum og klúbbalögum ákvæði um nefndir. Í lögum KI er nákvæmlega tilgreint hvaða nefndir séu fastanefndir, en einnig er kveðið á um að forseti með samþykki klúbbstjórnar geti skipað sérstakar starfsnefndir. Þær nefndir sem KI telur upp í stöðluðum umdæmislögum eru í mörgum tilfellum að sjálfsögðu þær sömu sem Hraunborg hefur skipað, en einnig nokkrar sem falla betur að starfi klúbbanna í Bandaríkjunum þar sem flestir Kiwanisklúbbar starfa. Hlutverk nefnda skal skilgreint í eftirfarandi flokka. Meginhlutverk eru samkvæmt ákvörðun klúbbstjórnar hverju sinni. Nefndir skulu á hverju starfsári vinna samkvæmt markmiðum klúbbsins. Nefnd skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs. Neðangreindar nefndir eru starfandi hjá Kiwanisklúbbnum Hraunborg: Dagskránefnd Meginhlutverk: Í samstarfi við klúbbstjórn að undirbúa dagskrá funda og samkomna á vegum klúbbsins. Nefndin skal í samtarfi við forseta útvega ræðumenn á fundi klúbbsins og aðra viðburði á hans vegum. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs.

17

Félagsmálnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að halda félagatölu í samræmi við markmið og skoðar tillögur um nýja félaga. Nefndin skal auk þess að sjá um fræðslu og inntöku nýrra félag og nýtingu allra félaga til starfa. Nefndina skipa í það minnsta þrír (3) félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrlsu um starfið í lok starfsárs. Móttökunefnd Meginhlutverk nefndarinnar er að sjá til þess að allt sé til staðar sem þörf er á til móttöku klúbbfélaga og gesta á fundi og samkomur á vegum klúbbsins. Nefndin skal m.a. sjá um að gestum og nýjum félagsmönnum sé vel sinnt á fundum og að þeir verði ekki afskiptir. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs Veitinganefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að sjá um barinn, innkaup og annað sem tilheyrir fundum og öðrum samkomum á vegum klúbbsins í samstarfi við forseta og stjórn. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrlsu um starfið í lok starfsárs Húsnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að sjá um rekstur á Kiwanishúsinu í umboði stjórnar klúbbsins í samstarfi við húsnefnd sameignarfélaga. (Eldborg) Nefndin skal sjá um hlut Hraunborgar í rekstri, viðhaldi og samningum við starfsfólk hússins. Nefndina skipa í það minnsta þrírfélagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrlsu um starfið í lok starfsárs

18

Fjölmiðlafulltrúi Meginhlutverk: Hann vinnur að því að kynna starfsemi klubbsins út á við. Fjölmiðlafulltrúi skal koma á framfæri við fjölmiðla fréttum af starfsemi klúbbsins m.a. verkefnum og styrkjum. Skemmtinefnd Meginhlutverk: Nefndin undirbýr og sér um skemmtiatriði á fundum og samkomum Hraunborgar í samstarfi við stjórn klúbbsins. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrlsu um starfið í lok starfsárs. Villibráðarnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að undirbúningi og framkvæmd Villibráðardags klúbbbsins sem er aðalfjáröflunarverkefni Hraunborgar. Nefndin skal sjá um samninga um húsnæði og sjá um allan undirbúning í samstarfi við stjórn klúbbsins og viðkomandi nefndir sem koma að verkefninu, eins og fjáröflunarnefnd, móttökunefnd og skemmtinefnd. Nefndina skipa í það minnsta fimm félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs Fjáröflunarnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að fjáröflunarverkefnum fyrir styrktasjóð og önnur verkefni klúbbsins í samstarfi við stjórn klúbbsins. Nefndin skal vinna náið með Villibráðarnefnd sem sér um framkvæmd aðal fjáröflunarverkefnis klúbbsins. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs. Styrktarnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að leggja fram tillögur um styrktarverkefni klúbbsins í samráði við stjórn klúbbsins. Nefndin skal yfirfara tillögur um styrktarverkefni og leggja fram formlega tillögur að afgreiðslu þeirra með tilliti til stöðu styrktarsjóðs. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs.

19

Barna- og unglinganefnd, Hjálmaverkefni og Dansleikur fyrir fatlaða Meginhlutverk: Nefndin vinnur að tilögum til stjórnar um stuðning við börn og unglinga og er samstarfsaðili klúbbsins við aðra klúbba um sameiginleg verkefni í þessu skyni. Nefndin skal sjá um skipulag fyrir hönd klúbbsins á samstarfi við aðra Kiwanisklúbba er standa að Hjálma-verkefninu í Hafnarfirði og dansleik fyrir fatlaða; klúbba í Hafnarfirði, Kópavogi og Garðabæ og aðra aðila sem kunna að koma að verkefninu. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs. Golfnefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að sjá um golfmót klúbbsins og er jafnframt tengiliður klúbbsins við aðrar golfnefndir innan Kiwanis. Nefndin skal sjá um innanfélagsmót Hraunborgar og fylgjast með öðrum mótum innan Kiwanis og koma upplýsingum til klúbbfélaga. Nefndina skipa í það minnsta þrír félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs. Uppstillinganefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að uppstillingu nýrrar stjórnar fjórum vikum fyrir aðalfund. Nefndin tekur á móti tillögum frá félögum sem þurfa að berast minnst tveimur vikum fyrir aðalfund. Nefndina skipa þrír félagar og skal meirhluti vera fyrrverandi forsetar. Laganefnd Meginhlutverk: Nefndin vinnur að því að samræma lög klúbbsins við lög umdæmisins og KI. Nefndin skal hafa umsjón með tillögum um lagabreytingar og setja þær fram til atkvæðagreiðslu á aðalfundi í samræmi við lög. Nefndina skipa í það minnsta tveir félagar og skulu þeir skipaðir til eins árs í senn og skila skýrslu um starfið í lok starfsárs.

20

K-dagsnefnd (Tengiliðir) þegar við á Meginhlutverk: Nefndin vinnur með K-dagsnefnd umdæmisins við framkvæmd á K-dags söfnunni. Nefndin skal auk þess sjá um framkvæmd söfnunarinnar hjá Hraunborgu í samstarfi við aðra Kiwanisklúbba í Hafnarfirði Nefndina skipa í það minnsta minnst tveir félagar og skulu þeir skipaðir fyrir hverja söfnun fyrir sig. Birgðavörður Meginhlutverk birgðavarðar er að halda utan um birgðir klúbbsins sem þörf er á til rekstrar klúbbsins í samstarfi við stjórn hans. Birgðavörður sér um fána, borðfána og gætir þess að til sé nóg af félagsmerkjum. Skjalavörður Meginhlutverk skjalavarðar er að halda utan um skjalasafn klúbbsins, fundargerðarbækur og annað efni sem á að varðveitast. Forsetaráðsmaður Meginhlutverk forsetaráðsmanns er að vinna að því að styrkja tengsl við fyrrum forseta og þeirra á millum og vera stjórn klúbbsins til ráðuneytis ef þörf krefur. Tryggingasjóðsnefnd Meginhlutverk nefndarinnar er að huga að tryggingasjóði umdæmisins og kynna klúbbfélögum tilgang og markmið hans. Nefndarmenn skulu veita klúbbfélögum upplýsingar um stöðu sjóðsins og sækja aðalfund sjóðsins sem haldinn er í tengslum við umdæmisþing eða sjá til þess að aðrir fulltrúar klúbbsins sitji fundinn. Endurskoðendur/ Umsjónarmenn reikinga Meginhlutverk þeirra er að vinna með gjaldkera og yfirfara reikninga klúbbsins og sjóða hans. Þeir skulu með undirskrift sinni staðfesta endurskoðaða reikninga sem lagðir eru fyrir fund klúbbsins til afgreiðslu. Fulltrúar í fulltrúarráði Öldrunarheimilisins Hafnar Hraunborg er stofnfélagi að samtökunum sem standa að baki Öldrunarheimilinu Höfn og á tvo fulltrúa á fulltrúaráðsfundum þess. Höfn er sjálfseignastofnum. Engar fjárhagslegar skuldbindingar fylgja aðildinni. Siðameistari Meginhlutverk: Siðameistari skal halda utan um klúbbfundi og koma með ábendingar um viðeigandi hegðun og framkomu og fylgjast með notkun merkja Kiwanis og vera félögum til ráðgjafar. Siðameistari mótar starf sitt hverju sinni.

21

Nefndir Hraunborgar 2012 – 2013

Dagskrárnefnd Sigurður P. Sigurðsson, formaður Hafsteinn Sigurðsson Páll Hannesson Félagsmálanefnd Gunnar Magnússson, formaður Magnús Þ. Guðmundsson Egill Jónsson Fjölmiðlafulltrúi Gylfi Ingvarsson Móttökunefnd Sigurður P Sigurðsson, formaður Guðjón H. Ingólfsson Þórarinn Hauksson Veitinganefnd Svavar Svavarsson, formaður Erlendur G. Gunnarsson Kristján B. Kristjánsson Gunnar Magnússon Húsnefnd Erlendur G. Gunnarsson, formaður Guðjón Haukur Ingólfsson Haraldur Jónsson Styrktarnefnd Geir Jónsson, formaður Árni M. Sigurðsson Gunnþór Þ. Ingason Oddur Vilhjálmsson Birgðavörður Ævar Þórhallsson

Villibráðarnefnd Einar Eyjólfsson, formaður Geir Jónsson Hallberg Guðmundsson Konráð Jónsson Steingrimur Steingrímsson Fjáröflunarnefnd Kristján Sverrisson, formaður Geir Jónsson Steingrímur Steingrímsson Jón A Karlsson Svavar Svavarsson Skoðunarmenn reikninga Svavar Svavarsson, formaður Jón Gestur Vigfússon Golfnefnd Rúnar Daðason, formaður Friðbjörn Björnsson Steingrímur Steingrímsson Ævar Þórhallsson Jón A Karlsson Skemmtinefnd Hans Hafsteinsson, formaður Sigurður P. Sigurðsson Jón A. Karlsson Gunnar Magnússon Laganefnd Jón Gestur Viggósson, formaður Haraldur Jónsson Skjalavörður Magnús Jónasson

22

Uppstillingarnefnd Árni M. Sigurðsson formaður Gunnþór Ingason Gylfi Ingvarsson Tryggingasjóðsnefnd Gunnþór Ingasson, formaður Hallberg Guðmundsson Forsetaráðsmaður Konráð Jónsson Siðameistari Magnús Jónasson

Barna- og unglinganefnd, - Hjálmar og dansleikur fatlaðra- Guðjón H. Ingólfsson, formaður Kristján R. Kristjánsson Gylfi Ingvarsson Fulltrúar í fulltrúaráði Öldrunarheimilisins Hafnar Gylfi Ingvarsson Jón Gestur Viggósson

Afreksbikarhafar Hraunborgar

2000-´01 Geir Jónsson 2001-´02 Jón A. Karlsson 2002-´03 Gylfi Ingvarsson 2003-´04 Árni M. Sigurðsson 2004-´05 Hallberg Guðmundsson 2005-´06 Magnús Jónasson 2006-´07 Friðbjörn Björnsson 2007-´08 Gísli Gunnarsson 2008-´09 Konráð Jónsson 2009-´10 Svavar Svavarsson 2010-´11 Erlendur G. Gunnarsson 2011-'12 Kristján Sverrisson

Handhafar Silfur- og Gullstjörnu Silfurstjarna Gísli G. Gunnarsson Jón A. Karlsson Konráð Jónson Hans Hafsteinsson Gullstjarna Hallberg Guðmudsson Gylfi Ingvarsson

Handhafar Hixonorðunar 1998 Magnús Jónasson 2011 Gylfi Ingvarsson

23

Kiwanisklúbburinn Hraunborg Klúbburinn veitir eftirfarandi viðurkenningar.

Afreksmannabikar Hraunborgar er veittur þeim félagsmanni sem að mati forseta hefur

skarað framúr og er afhentur á jólafundi. Forsetafáninn á stöng og með áletrun er afhentur forseta eftir starfsárið.

o Forseta-stjarna er afhent forseta eftir að hafa verið forseti tvisvar. (Gull eða silfur)

o Forsetafáni og eða forsetastjarna er afhent á jólafundi. Stjörnur (Gull- og Silfurstjörnur styrktarsjóðs umdæmisins). Þær eru veittar fyrir

frábært starf að mati stjórnar og samþykkt á klúbbfundi. Hixon orðan. Hún er veitt fyrir frábært starf samkvæmt tillögu stjórnar og samþykkt á

klúbbfundi. Handhafar eru: o Magnús Jónasson o Gylfi Ingvarsson

Veita skal viðurkenningar vegna fjölgunar félaga í samræmi við ákvörðun umdæmisstjórnar og KI.

Gjafir Gjafir til klúbba á stórafmælum. Innan svæðis í samstarfi við aðra klúbba í svæðinu. Gjafir til klúbbfélaga á stórafmælum.

40 ára, áritað pennasett. 50 ára, áletraður silfur – peli. 60 ára, áletruð klukka. 70 ára, Koníaksflaska eða sambærilegt. 75 ára og eldri, samkvæmt ákvörðun stjórnar.

Viðurkenningar sem hægt er að hljóta Fyrirmyndarklúbbur. Á umdæmisþingi er veitt viðurkenning til fyrirmyndarklúbbs

samkvæmt samþykktri viðmiðun. Fjölmiðlabikarinn. Hann er veittur fyrir athyglisverða fjölmiðlakynningu. Viðurkenning fyrir athyglisverðasta styrktarverkefnið.

Sjóðir Hraunborgar Styrktarsjóður Hraunborgar. Félagssjóður Hraunborgar.

Aðrir sjóðir Styrktarsjóður KI Kiwanis International Foundation. Styrktarsjóður Umdæmisins. Tryggingasjóður Kiwanis.

24

25

26

27

Kiwanis

Kiwanisklúbburinn Hraunborg www kiwanis.is/hraunborg/

Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja

28

Hlutverk, gildi, skilgreining , markmið og merki Kiwanishreyfingarinnar.

1 Inngangur. 2 Núverandi staða. 3 Innri greining. 4 Ytri greining. 5 Styrkur, veikleikar, ógnanir, tækifæri. 6 Framtíðarsýn. 7 Stefnumótun forgangsverkefni. 8 Framkvæmdaáætlun.

29

Hlutverk, gildi, skilgreining og einkunnarorð Kiwanishreyfingarinnar.

Meginhlutverk: Að bæta heiminn með samtakamætti styrktarverkefna um allan heim Helstu gildi: Að framfylgja markmiðum Kiwanis International eins og þau birtast hverju sinni Klúbbarnir eru grundvöllur félags- og styrktarstarfs hreyfingarinnar. Þjónusta við börn, fjölskyldur og samfélög um heim allan er forgangsverkefni. Hreyfingin skal vera opin fyrir mismunandi skoðunum og skoðanaskiptum. Svari þörfum félaganna eins og þær birtast á hverjum tíma. Einbeiti sér að leiðtogaþjálfun ungmenna og fullorðinna félaga.

Skilgreining:

Kiwanis er alþjóðasamtök sjálfboðaliða sem hafa að markmiði að bæta heiminn með þjónustu í þágu barna. Einkunnarorð Kiwanis: Hjálpum börnum heimsins. Kjörorð Kiwanisumdæmisins Ísland Færeyjar – L 2012 – 2013 Kiwanishjarta er allt sem þarf Merki Kiwanishreyfingarinnar

Kiwanis

30

1. Inngangur. Kiwanisklúbburinn Hraunborg þarf stöðugt að endurmeta sig til þess að vera eins öflugur og kostur er á hverjum tíma.. Tímar breytast og samkeppni um félaga er orðin mikil. Til þess að halda því sem áorkast hefur og gera betur, þarf að gera stefnumótun fyrir öll störf klúbbsins og takast á við verkefnin með breyttum áherslum sem byggja á því sem vel hefur verið gert og vera óhræddir við að gera hlutina öðruvísi en fyrr. Klúbburinn hefur verið að gera góða hluti og stuðlað að mannrækt og sinnt ýmsum aðkallandi líknarmálum. En markmiðum er aldrei náð að fullu og þarf því sífellt að halda áfram, finna nýjar leiðir og betrumbæta það sem hefur verið gert í ljósi breyttra tíma og fenginnar reynslu. Stefnumótun er öllum holl, en með henni á að ræða verkefnin á breiðum grundvelli, skilgreina vandamálin, finna lausnir á þeim, setja ramma um framkvæmdir. Allir sem eru í embættum eiga að vita til hvers er ætlast af þeim og hvernig þeir eiga að starfa. Þannig verður til ein heild sem vinnur að sameiginlegu markmiði sem félagarnir koma sér saman um. Skilgreina þarf verkefnin, vita hverjir eiga að vinna þau og ná sátt um niðurstöðurnar. Til þess að það geti orðið þarf að setja tímaáætlun og ákvarða hverjir eiga að samþykkja niðurstöður og síðan vinna eftir þeim. Hér verður stiklað á ýmsum þáttum í starfinu í komandi framtíð og gætt að því hverju þarf að taka á til þess að stefnt sé fram á við. Ýmsar tillögur sem settar verða hér fram þarf að ræða og skoða til að endanleg sátt verði um niðurstöður og framkvæmd.

2. Núverandi staða

Núverandi staða Hraunborgar er nokkuð góð. Klúbburinn hefur safnað til líknarmála um 15 milljónum undanfarin 20 ár, reiknað á raunvirði til dagsins í dag. En samkeppni er orðin mikil. Það er ekki vandamál að fá fólk til liðs við okkur, en erfiðara er að halda fjöldanum. Svipaður félagafjöldi hefur verið lengi en félagar eldast. Það er öflugt starf í klúbbnum sem sést nánar í innri greiningu hér á eftir.

Samband milli Kiwanisfélaga og maka í félagsstarfi hefur breyst eftir að Sinawikklúbburinn var lagður niður, nú eru eiginkonur þátttakendur í þeim skemmtunum sem klúbburinn stendur fyrir sem þeim er boðið til.

3. Innri greining.

Ef skoðað er hvernig starfinu er háttað nú um stundir þá er það nokkuð hefðbundið. Klúbburinn er með verkefni á sínu svæði og veitir styrki til líknarmála innan þess svæðis ef undanskilinn er K-dagurinn, sem er landsverkefni er unnið er að á þriggja ára fresti. Klúbburinn vinnur að auki að Eliminate, MNT- verkefninu, sem felur í sér aðgerðir gegn stífkrampa. Það er alþjóðlegt verkefni á vegum Kiwanishreyfingarinnar og Unicef. Joð-verkefninu er nú lokið, sem einnig var alþjóðlegt verkefni á vegum Kiwanis og Unicef.

31

Fundir. Fundir eru haldnir samkvæmt venju hálfsmánaðarlega. Yfirleitt hefur skipst á almennur fundur og síðan félagsmálafundur, en því hefur verið breytt svo að núna eru að jafnaði haldnir tveir almennir fundir og einn félagsmálafundur. Á það fyrirkomulag á eftir að koma reynsla, en um það eru skiptar skoðanir. Heimsóknir í aðra Kiwanisklúbba. Farið er hið minnsta í eina klúbbaheimsókn á ári hverju auk heimsókna vegna stórafmæla Kiwanisklúbba. Sumarhátíðir. Sumarhátíð Ægissvæðisins er haldin á hverju sumri en þátttaka er dvínandi og skoða þarf hvernig framhaldi hennar verður háttað innan svæðisins. Fjáraflanir styrktarverkefni og skemmtanir. Helstu þættir í starfi klúbbsins í fjáröflun, styrktarmál og skemmtanir eru:

Villibráðardagur: Villibráðarhátíð er aðal fjáröflun klúbbsins og skemmtun, sem er haldin fyrsta laugardag í nóvember, fjallað um síðar.

Hjálmadagur:

Samstarfsverkefni með Kiwanisklúbbum í Hafnarfirði, frá árinu 2004 hefur það verið samþykkt sem landsverkefni.

Dansleikur fyrir fatlaða:

Samstarfsverkefni með Kiwanisklúbbum í Hafnarfirði, Garðabæ og Kópavogi.

Golfmót: Haldið er Golfmót Hraunborgar og einnig er virk þátttaka í mótum innan

hreyfingarinnar. Golf er öflugur þáttur í starfi félaganna.

Helgarferð, Óvissuferð: Árleg helgarferð með mökum, ferð sem hefur notið mikilla vinsælda og þjappað félögum vel saman.

Fræðsla: Fræðsla er lítil sem engin í klúbbnum sjálfum, þótt svo að þar séu aðilar sem hafa verið í fræðslunefnd árum saman og einnig formenn fræðslunefndar umdæmisins. Á fasta fræðslu umdæmisins hefur ekki verið mætt sem skyldi undanfarin ár, þrátt fyrir skyldumætingu þar að lútandi. Svæðisráðstefnur: Svæðisráðstefnur eru fjórar á starfsárinu. Skyldumæting er á þær og hefur klúbburinn átt tvo svæðisstjóra. Fjölgun nýrra félaga: Fjölgun nýrra félaga hefur ekki verið vandamál, en að halda þeim hefur fremur verið það. Við höfum vart verið nógu duglegir á þessu sviði. Horfa þar til fjölgunar.

32

Umdæmisþing: Umdæmisþing eru haldin einu sinni á ári. Umdæmisþing er æðsta vald umdæmisins og þar eru teknar mótandi ákvarðanir og það samþykkt sem gert hefur verið. Klúbburinn á 3 fulltrúa á umdæmisþingi. Í tenglsum við þingið fer fram þýðingarmikil fræðsla og því skiptir miklu máli að mæta þar og vera virkir.

4. Ytri greining.

Ef horft er út á við og gætt að þeirri umgjörð sem klúbburinn hefur, þá er hún nokkuð góð hvað almenningsálitið varðar. Það vita flestir af aðal verkefnum sem klúbburinn stendur að einkum þeim sem eru samstarfsverkefni með öðrum klúbbum og aðilum. Ekki er vitað til þess að klúbburinn hafi verið markaðsettur ef svo má að orði komast. Klúbbar eru misvel settir með það að komast í blöð, en greint er vel frá flestum úthlutunum vegna styrktarverkefna í staðarblöðum en síður í stærri fjölmiðlum á landsvísu. Upplýsingum um þetta er ekki haldið til haga og því undir hælinn lagt hvernig þeim málum er háttað hverju sinni.

5. Styrkur,veikleiki, ógnanir, tækifæri. A) Styrkur.

Styrkur klúbbsins er óumdeilanlega starf fortíðarinnar og það sem hann hefur gert í styrktarmálum og samþykktum landsverkefnum. Gott innra starf. Öflugir félagsmenn og góður félagsandi. Sterkur styrktarsjóður. Heimasíða. Eignarhluti í Kiwanishúsinu, sem tryggir fast aðsetur.

B) Veikleiki. Fækkun félaga, hækkandi meðalaldur. Ekki farið nógu vel eftir skipunarbréfum Engin samþykkt langtímastefna. Ekki nógu skýr mynd er dregin upp fyrir hvað Kiwanis stendur.

C) Ógnun.

Samkeppni við önnur félagasamtök, og afþreyingarkosti. D) Tækifæri.

Hægt væri að beina sjónum að þeim markhópum sem starf Kiwanis gæti höfðað til. Nýta ber nútímatækni, heimasíðu og fleira af því tægi. Kynna ætti hreyfinguna betur en gert er í tengslum við mikilvæg verkefni eins og

Hjálmaverkefnið og K-daginn. Uppsveifla er möguleg. Fjölgun félaga er gerleg og eftirsóknarverð. Setja ber langtímastefnu um markmið og leiðir.

33

6. Framtíðarsýn.

Á hverjum tíma þarf að fara fram mat á stöðu og starfi Hraunborgar. Hver tími kallar á ný vinnubrögð og nýja sýn. Vel þarf að fylgja þeim hugmyndum eftir sem settar hafa verið fram af Kiwanisumdæminu og Kiwanis International:

Framtíðarsýn KI varðandi fjölgun er að á 100 ára afmæli Kiwanis árið 2015 verði félagatalið 1 milljón Kiwanisfélagar.

Framtíðarsýn Hraunborgar varðandi fjölgun er sú að árið 2015 sýni félagatalið 40 Hraunborgarfélaga.

Nýta þarf alla nýjustu tölvutækni til aukinnar samvinnu klúbba. Stórauka þarf kynningu á starfssemi Hraunborgar og gera hana sýnilegri en verið hefur og vinna skipulega að því og markvisst. Hverju byggðarlagi er mikilvægt að þar sé einn eða fleiri velvirkir Kiwanisklúbbar starfandi. Byggja ber á því besta sem gert er nú um stundir í Hraunborgarstarfinu og hefur verið frá því að klúbburinn var stofnaður, en það þarf að gera með nýjum útfærslum, auknum þunga og þrótti og enn meiri djörfung og bjartsýni. Kiwanishreyfingin er öflug félagsmálahreyfing sem stendur að merkum velerðarmálum sem tekið er eftir, en það er undir þeim komið er við stjórnvölinn eru hverju sinni hvernig til tekst að viðhalda vexti í hreyfingunni og gera gott starf enn betra en fyrr. Kiwanismenn geta glaðst yfir og verið stoltir af sínum verkum. Kiwanisklúbburinn Hraunborg á framtíðina fyrir sér, en hvernig til tekst með klúbbstarfið er mjög háð þeim sem forystunni gegna hverju sinni og ætlað er að viðhalda gróanda og vexti í klúbbnum. Þeir þurfa að vinna af alúð og samviskusemi og vera öðrum félögum hvatning og fyrirmynd til að Hraunborgarstarfið sé með sanni gefandi og gleðiríkt.

7. Stefnumótun forgangsverkefni. Til þess að starfið verði markvissara og enn árangursríkara þarf að móta skýra stefnu fyrir framtíðna og vinna markvist eftir samþykktum markmiðum.

Hér á eftir eru sett fram þau atriði er þarf að móta stefnu um og festa í vinnuramma en nákvæm útfærsla og framkvæmd verður í höndum þeirra er stjórna hverju sinni.

A) Hlutverk Villibráðarhátíðar.

Hér er um að ræða aðal fjárölflun klúbbsins. Fylgt er samþykktu skipunarblaði. B) Fyrirkomulag fræðslu/gögn.

Setja þarf stefnu og skýran vinnuramma um hvernig fræðslu skuli háttað fyrir embættismenn og nýja félaga sem hugsanlega vilja ganga til liðs við Hraunborg. Leggja þarf metnað í að sú fræðsla sé sótt sem Umdæmið býður upp á fyrir embættismenn klúbba.

34

C) Vinnureglur stórnarfunda og nefndarfunda. Stjórnarfundi skal halda minnst einu sinni í mánuði, á stjórnarfundum skal m.a. samþykkja skýrslur sem senda þarf í nafni klúbbsins. Á sama tíma og stjórnarfundir eru haldnir skal halda fundi í starfandi nefndum; með því er ýtt undir starf og virkni nefndanna og þeir aðilar til staðar sem veitt geta nauðsynlegar upplýsingar. Með þessu móti fær stjórnin gott yfirlit yfir nefndastörfin.

D) Vinnureglur allra embættismanna. Útbúa skal vinnureglur (og gátlista) fyrir alla embættismenn klúbbsins, þar sem kemur fram hvað ætlast er til af þeim og tímasett í grófum dráttum hvenær ákveðin atriði og verkþættir þurfa að gerast og komast í framkvæmd. Í þessum vinnureglum skal koma fram til hvers er ætlast af viðkomandi embættismanni, hvert hlutverk hans sé og verksvið og tiltaka hvort og hvernig verksviðið tengist fjárhagsáætlun klúbbsins.

E) Fyrirkomulag skýrslugerða og fl.

Hér þarf að setja almennar samræmdar reglur um þá skýrslugerð sem krafist er og hver sé lágmarksviðmiðunin.

Þær skýrslur, sem eru í tilteknu formi, skulu settar fram sem dæmi, en annarra er getið og hver eigi að gera þær og til hvers beri að senda eða afhenda þær. Skýrslur skal samþykkja á stjórnarfundum

F) Samræmt félagatal

Uppfært er félagatal þar sem koma fram fundir, helstu viðburðir, og nöfn þeirra embættismanna, sem hafa verið á vegum klúbbsins í umdæmisstjórn. Hvaða viðurkenningar klúbburinn hefur fengið í gegn um árin og hversu mikið hefur verið veitt af líknarfé. Alþjóðleg samskipti o.fl. Þetta félagatal eigum við að senda öðrum klúbbum og setja á fjölfarna staði svo sem heilsugæslustöðvar, flugstöðina í upplýsingamiðstöðina ofl.ofl.

G) Viðhald/vöxtur klúbbsins.

Leggja þarf áherslu á fjölgun til þess að tryggja líf klúbbsins og fjárhagslega afkomu.

H) Samræmt félagatal tölvukeyrt. Unnið er að sameiginlegum gagnagrunni fyrir félagatal Kiwanishreyfingarinnar sem

verður á ábyrgð umsjónarmanns félagatals umdæmisins. Í hverjum klúbbi verði skipaður ákveðinn tengiliður sem beri ábyrgð á því að uppfæra

félagatal reglulega og koma upplýsingum til umsjónarmanns félagatals umdæmisins. Með þessari framkvæmd yrði sem best tryggt að félagatal sé sem réttast og reglulega uppfært og tryggi enn betur en verið hefur að innheimta sé í samræmi við réttan fjölda.

35

I) Viðurkenningar og gjafir: Afreksmannabikar Hraunborgar. Gjafir til klúbbfélaga á stórafmælum. Gjafir til klúbba á stórafmælum. Fyrirmyndarklúbbur. Á umdæmisþingi er veitt viðurkenning til fyrirmyndarklúbbs

samkvæmt samþykktri viðmiðun. Fjölmiðlabikarinn, sem er veittur fyrir athyglisverða fjölmiðlakynningu Viðurkenning fyrir athyglisverðasta styrktarverkefnið. Veita skal viðurkenningar vegna félagafjölgunar í samræmi við ákvörðun KI

J) Sjóðir: Styrktarsjóður Hraunborgar. Félagssjóður Hraunborgar. Styrktarsjóður KI, Kiwanis International Foundation. Styrktarsjóður Umdæmisins. Tryggingasjóður Kiwanis.

K) Fjármál: Fjárhagsnefnd leggur fram fjárhagsáætlun fyrir klúbbinn til samþykktar.

8. Framkvæmdaáætlun

2012 stefnumótun endurskoðuð Tekin fyrir í september og síðan tekin fyrir til afgreiðslu í október. 1 Leggja meiri áherslu á að klúbburinn styrki innra starfið heldur en á fjölgun þótt

horft sé til hennar líka. 2 Að skrá ástæðu þess ef félagar hætta til að hægt sé að greina hvað helst valdi

gegnumstreyminu og grípa til aðgerða ef gerlegt er. 3 Að gerð verði samræmd áætlun um inntöku nýrra félaga, sem almennt verði notuð í

klúbbnum. 4 Heimasíðunni verði komið í betra horf og virkni.

2013.

Á þessu ári verði eftirfarandi aðgerðir framkvæmdar eða settar í framkvæmdaferli.

1 Farið verði í kynningu á starfsemi klúbbsins í þeim tilgangi að vinna markvisst að fjölgun til að efla starf klúbbsins til framtíðar.

2 Virkja þarf alla klúbbfélaga í þetta verkefni og sjá til þess að klúbbfélagar setji sér markmið um fjölgun og vinni eftir því.

36

2014. Á þessu tímabili verður komin ákveðin niðurstaða um þær aðgerðir sem hafa verið í gangi. Árið 2014 þarf að stefna á að fjölga Kiwanisfélögum þannig að raunfjölgun verði. Því mun þetta ár fara í að skoða það sem gerst hefur og haldið verða áfram á þeirri braut sem mörkuð hefur verið með enn meiri áherslu og þunga.

Annað sem þarf að huga að:

1 Endurskoða stefnumótunina, laga hana til og/eða einfaldlega halda áfram á sömu

braut ef hún virkar vel. 2 Endurskoða áætlun um félagafjölgun og koma fram með tillögur. 3 Endurskoða rekstur og skoða alla hagræðingu sem skynsamleg er og koma með

tillögur um reksturinn. 4 Halda áfram markaðssetningu klúbbsins á hagkvæman hátt. 5 Halda áfram á þeirri braut að hlúa að innra starfi klúbbsins.

2015. 1 Endurskoða stefnumótunina, laga hana til og /eða einfaldlega halda áfram á sömu

braut ef hún virkar vel. 2 Endurskoða áætlun um félagafjölgun og koma fram með tillögur. 3 Endurskoða rekstur og skoða alla hagræðingu sem skynsamleg er, og koma með

tillögur um reksturinn. 4 Halda áfram markaðssetningu klúbbsins á hagkvæman hátt. ( Þetta er allt

endurtekning á því sem sagt er um fyrra ár. Því væri einfaldlega hægt að segja: Fylgt sömu stefnu og áætlun og á fyrra ári.)

2016.

1 Endurskoða og leggja drög að nýrri stefnumótun sem verði byggð á því sem gert hefur verið og taki tillit til þess umhverfis og aðstæðna, sem klúbburinn verður þá í.

2 Taka þarf saman upplýsingar um árangur, hvort sem áætlanir stóðust í megin atriðum eða ekki, af því sem unnið var að undangengin ár allt frá því að stefnumótunin var gerð og endurskoða hana.

3 Leggja upplýsingarnar fyrir félaga klúbbsins og niðurstöðuna síðan fyrir aðalfund til samþykktar.

2017.

1 Hér byrjar sama ferlið með nýjum og breyttum áherslum miðað við samþykkta stefnu sem allir Hraunborgarfélagar vinna almennt eftir.

Ef Hraunborgarfélagar setja sér glögga stefnu og markmið og vinna síðan eftir þeim og prufa sig áfram, þá verða meiri líkur á góðum starfsárangri. Nauðsyn ber til að þekkja vel það samfélag, umhverfi og aðstæður sem klúbburinn hrærist í hverju sinni og sýna kjark til breyta til ef á þarf að halda en jafnframt er dýrmætt að þekkja vel grunninn og hugsjónirnar sem Kiwanisstarfið byggist á og treysta kjölfestuna í því góðu innra starfi, sem einkennt hefur Hraunborg. Þar gilda og vísa veginn fram til heilla orðin fornkveðnu, sem eru kjörorð stjórnar Hraunborgar starfsárið 2012-2013: Að fortíð skal hyggja, ef frumlegt skal byggja ( Einar Benediktsson)