klijentski aplikativni softver za arhiviranje dokumentacije klijent.pdf · prednost ovakvog sistema...

Klijentski aplikativni softver za arhiviranje dokumentacije

Opšte karakteristike

Izvršni Windows kodovi (windows native application)

o Sav Digitov klijentski aplikativni softver se isporuĉuje kao izvršni Windows

kodovi. Dakle radi se o prirodnim Windows Aplikacijama. Moduli aplikativnog softvera su testirani i rade na operativnim sistemima Windows

95, Windows 97 , Windows NT 4.0 , Windows 2000, Windows XP, Vista i Windows 7.

Razvoj u «Delphi 2007-2009 Enterprise» alatu

o Sve klijentske aplikacije su razvijene u Delphi enterprise alatima. TakoĊe i

dorade pojedinih aplikacije zbog specifiĉnosti poslovanja Arhive biće izvedena tim alatom.

Integrisan sistem pomoći na srpskom jeziku (Windows Help)

o Sve završene klijentske aplikacije imaju integrisan Help sistem po Windows principu odnosno u vidu hlp fajla.

prodaje izvornih (source) kodova.

o Opcija prodaje source kodova je garantovana.

RazraĊene instalacione procedure (Install Shield)

o Za sav klijentski softver su razraĊene instalacione procedure pa ĉak i korisnici skromnog informatiĉkog znanja mogu da bez većih problema

instaliraju klijentski aplikativni softver. Elementi sistema okrenuti korisnicima na srpskom jeziku

o Svi korisniĉki interfejsi i poruke korisnicima koji se javljaju su na srpskom

jeziku. TakoĊe kod polja koja se popunjavaju moguće je jednostavno promjeniti pismu tri tipa Srpska Latinica, Ćirilica i Engleska Tastatura što

omgogućava unos svih dokumenta.

Mogućnost prelaska na druge «DATABASE» sisteme..

o Sav klijentski aplikativni softver je tako uraĊen da se može veoma jednostavno preći na bilo koji moderan database sistem kao što su

MSSQL, Interbase, Sybase, DB2 itd. Parametarska konfiguracija aplikacija.

o Sva podešavanja aplikacija se rade uz pomoće editovanja tekstualni ini

fajlova koji se mogu editovati i najobiĉnijim tekst procesorom.

Administrator sistema će dobiti dokumentaciju koja detaljno opisuje konfiguraciju sistema.

Parametarska konfiguracija periferija (skeneri, štampaĉi, itd)

o Kao i kod aplikacija većina podešavanja vanjskih periferija se radi uz

pomoć konfiguracioih tekstualnih ini fajlova. Korisniĉka upustva i instalacione procedure na srpskom jeziku za svaku licencu

ponaosob.

o Digit će odštampati korisniĉka i izraditi CD Medije sa instalacionim

procedurama za svakog korisnika odnosno licencu. PonuĊaĉ u ponudi može da dostavi DEMO ili TRIAL verzije aplikacija kao i

korisniĉka upustva ako ih posjeduje.

o Digit će dostaviti CD sa demo verzijom klijentskog aplikativnog softvera kao i odštamana korisniĉka upustva za DMS sistem.

Email: [email protected], www.digit-rs.com,

Aplikacija Pretraživač Dokumenata (DMS Explorer) Aplikacija pretraživaĉ dokumenta ima sledeće funkcionalnosti:

o Pregled dokumenata u bazi podataka po grupama i kategorijama.

o Kao što se sa prethodne slike vidi, aplikacija Pretraživaĉ dokumenata

omogućava organizaciju podataka (dokumenata) u hijerarhijsku strukturu grupa (foldera) i kategorija. Obzirom da je korisniĉki interfejs intuitivan,

ĉak i korisnici sa minimalnim poznavanjem Windows aplikacija, za veoma kratko vrijeme, mogu da koriste aplikaciju Pretraživaĉ dokumenata.

Posebna prednost aplikacije, sva interakcija se odvija na maternjem jeziku

korisnika. o Pretraživanje dokumenata u bazi može se izvršiti na više naĉina (uslova

pretraživanja): Po nazivu dokumentaPretraživanje po nazivu dokumenta

izvršavamo na sledeći naĉin:izborom opcije Pretraživanje iz glavnog menija aplikacije, a zatim stavke Traženje po kljuĉnoj

rijeĉi , prikazuje se sledeći formular

mailto:[email protected]


Upisujemo naziv dokumenta koji se traži i pritiskom na taster Traži po nazivu (ili

taster ENTER na tastaturi) aktivira se pretraživanje po nazivu dukumenta. Obzirom da system podržava iste nazive dokumenata u razliĉitim grupama, kao

rezultat može da se pojavi više dokumenata sa istim ili sliĉnim nazivom, ali svaki

od dokumenata jedinstveno je identifikovan sa već pomenutim identifikatorom (ID). Za svaki dokument se ispisuju i dodatne informacije kao što su pozicija

traženog dokument u grupi (putanja) i sl.

1) Po kljuĉnim rijeĉima u indeksiranom dokumentu

Pretraživanje po kljuĉnim rijeĉima u dokumentu izvršavamo na sledeći naĉin:

izborom opcije Pretraživanje iz glavnog menija aplikacije, a zatim stavke Traženje po kljuĉnoj rijeĉi , prikazuje se sledeći formular

Upisujemo kljuĉnu rijeĉ u polje koje je predviĊeno za tu namjenu. Pritiskom na taster Traži (ili ENTER na tastaturi) aktivira se pretraživanje po kljuĉnoj rijeĉi.

Samo indeksirani dokumenti ulaze u sistem za pretraživanje po kljuĉnoj rijeĉi. Analogno sa pretraživanjem po nazivu, ispisuju se informacije o dokumentima

pronaĊenim u pretraživanju po kljuĉnoj rijeĉi.

2) Po jedinstvenom identifikatoru dokumenta (ID)

Pretraživanje po jedinstvenom identifikatoru (ID) izvršavamo na sledeći naĉin:

izborom opcije pretraživanje iz glavnog menija i stavke Pretraga po ID broju

prikazuje se formular kao na slici:

Unesemo ID broj dokumenta koji tražimo i program markira naĊeni dokument. Korisniku se ostavlja izbor rada sa pronaĊenim dokumentom.



3) Po nazivu grupe (foldera) dokumenata

Pretraživanje po nazivu grupe (foldera) omogućava da se pronaĊe grupa (folder) sa dokumentima koji pripadaju pojedinoj grupi (vidi sliku).

o Prebacivanje dokumenata iz jedne grupe ili kategorije u drugu.

Dokument koji se prebacuje iz jedne grupe (foldera) u drugu grupu, markiramo i, kao u većini Windows aplikacija, pritiskom na desni taster

miša dobijemo spisak mogućih operacija sa izabranim dokumentom. Izborom opcije Isjeci, dokument se markira kao spreman za prenos u

drugu grupu.

Na mjestu gdje se prikazuju dokumenti iz ciljne grupe, ponovo pritisak na desni taster miša i izbor opcije Zalijepi. Sada se dokument nalazi u drugoj

grupi. Još jednostavniji naĉin je upotreba principa Povuci-i-pusti (drag and drop), za prenos dokumenta.



o Brisanje dokumenata iz pojedinih grupa ili kategorija.

Jedna od dostupnih operacija je brisanje izabranog dokumenta. Kao što se sa slike vidi, u grupi operacija postoji i opcija Obriši koja služi za brisanje

dokumenta. Obrisani dokument je moguće vratiti, uz pomoć administratora sistema. Administrator,takoĊe, može da odluĉi da

definitivno obriše jedan ili više dokumenata iz sistema. U tom sluĉaju,

vraćanje dokumenta nije moguće. Kao što se može obrisati jedan ili više dokumenata iz grupe (foldera), moguće je brisanje i ĉitave grupe

dokumenata.

o Neograniĉen broj nivoa podgrupa ili kategorija.

Prednost ovakvog sistema za ĉuvanje i upravljanje dokumentima, jeste u

tome što je nivo i koliĉina dokumenata, kao i nivo grupisanja dokumenta ograniĉen iskljuĉivo raspoloživim resursima servera za bazu podataka.

o Raspakivanje dokumenata iz baze podataka.

Za svaki dokumenat, upisan u bazu podataka, moguće je napraviti odgovarajuću kopiju u fajl sistemu. To znaĉi da dokumenat,upisom u bazu

podataka, ne gubi svoje karakteristike obiĉnog fajla iz fajl sistema. Sve osobine dokumenta ĉuvaju se zajedno sa dokumentom u bazi.

o Raspakivanje ĉitave grupe dokumenata.

Analogno prethodnoj stavci, moguće je eksportovati (raspakovati) grupu dokumenata (folder). Aplikacija traži od korisnika da izabere validnu

putanju na fajl sistemu. Svi dokumenti u izabranoj grupi se eksportuju.



o Import ĉitavih direktorija u bazu podataka.

Kao što je moguće raspakovati dokumente u fajl sistem, takoĊe je moguće importovati (zapakovati) jedan ili više dokumenata u bazu. Aplikacija

poštuje strukturu direktorijuma u fajl sistemu, pa se u bazi pojavljuje

identiĉna replikacija dokumenata i strukture dokumenata.

o Administracija grupa korisnika i samih korisnika na sistemu.

Kao i svaki višekorisniĉki sistem, aplikacija Pretraživaĉ dokumenata, posjeduje sistem za administraciju korisniĉkih naloga i grupa korisnika

sistema. Za svakog korisnika ponaosob, administrator dodjeljuje prava

pristupa dokumentima i grupama dokumenata, kao i operacije koje korisnik može da izvede na dokumentima.



Da bi se olakšala administracija korisniĉkih naloga, uvode se grupe

korisnika sa odreĊenim pravima na sistemu. Npr. Može postojati grupa

korisnika Operater, Administrator itd.

o Dodjela prava pristupa korisnicima nad odreĊenim grupama dokumenata.

Za svaku grupu dokumenata odreĊuje se pravo pristupa pojedinom

korisniku ili grupi korisnika. Ovo je veoma važan proces, jer sigurnost dokumenata može biti ugrožena u sluĉaju nepažnje. Dokumenti, naravno,

neće biti oštećeni ni na kakav naĉin, ali se može desiti da odreĊena grupa korisnika ili odreĊeni korisnik ima pravo da pristupi nekom važnom

dokumentu.



o Automatsko indeksiranje , rijeĉnik rijeĉi i izraza koji se nalaze u

tekstualnim dokumentima u bazi podataka.

Za pretraživanje dokumenata po kljuĉnim rijeĉima, neophodno je da

postoji rijeĉnik kljuĉnih rijeĉi. Kod automatskog indeksiranja dokumenta, aplikacija provjerava postojanje pojedine kljuĉne rijeĉi. Ako rijeĉ ili izraz ne

postoji u bazi, automatski se dodaje.

Korisniku je omogućeno da samostalno dodaje pojedine rijeĉi ili termine u

rijeĉnik, kao i da mijenja ili briše postojeće rijeĉi. TakoĊe, može da dozvoli

ili zabrani upotrebu rijeĉi kod indeksiranja.

o Mogućnost OCR grafiĉkih dokumenata i automatski upis u rijeĉnik u bazi podataka.



Svaki skenirani dokument, upisan u TIFF formatu, može da proĊe kroz proces prepoznavanja karaktera (OCR sistem) kao što je npr. FineReader i

sliĉni programi. Aplikacija nudi punu mogućnost integrisanja dokumenata koji su kreirani OCR procesom, indeksiranje istih i upis u bazu. TIFF

grafiĉki dokumenti, koji su prošli kroz proces OCR i upisani u bazu,

pojavljuju se u listi dokumenata prilikom pretraživanja po kljuĉnoj rijeĉi, ako se prepoznata kljuĉna rijeĉ pojavljuje u dokumentu. Ova mogućnost je

izuzetno znaĉajna za preduzeća u kojima postoji znatna koliĉina papirne arhive, a koju je moguće pretvoriti u elektronski format (skeniranje).

APLIKACIJA ADMINISTRATOR Aplikacija administrator služi za administraciju baze podataka dokumenta te za

administraciju DMS sistema i ona sa svojim mougućnostima potpuno zadovoljava vaše zahtijeve:

Pregled obrisanih dokumenata, potpuno brisanje iz baze i vraćanje istih u bazu

(Recycle Bin).

o Na slici 1. je prikazan izgled podaplikacije za pregled obrisanih

dokumenata

Princip funkcionisanja ove podaplikacije je sliĉan funkcionisanju Recycle Bin-a u Windows

okruženju, i uz njenu pomoć ostavlja se mogućnost korisniku da ispravi svoju grešku u sluĉaju brisanja foldera ili dokumenta.

Za korištenje ove aplikacije korisnik mora imati sistemske privilegije u okviru DMS-a.



Dodjela prava pristupa korisnicima.

slika 2.

Na slici 2. je prikazan izgled podaplikacije za pregled i obradu korisniĉkih naloga za bazu podataka dokumenate

Nadgledanje akcija nad bazom podataka (insert, update, delete)

slika 3.

Na slici 3. je prikazan izgled podaplikacije uz pomoć koje se mogu pretraživati

akcije nad bazom po: broju sesije, terminalu sa kojeg je izvršena izmjena,

izmjenjenom objektu, korisniĉkom imenu, vremenu izmjene. TakoĊe se mogu postavljati napredni upiti sa odreĊenim uslovima kao i brisanje nepotrebnih

slogova (zastarelih). Podplikaciju mogu koristiti samo korisnici sa sistemskim privilegijama u okviru DMS-a i Oracla.

Nadgledanje akcija nad dokumentima (identifikacioni broj dokumenta, datum,

vrijeme, koji raĉunar koja je primjenjena akcija itd.)



o Ova i prethodna aplikacija se dopunjuju, tako da administrator uvijek može doći do korisnih informacija o aktivnostima korisnik

slika 4.

Na slici 4. je prikazan izgled podaplikacije za nadgledanje akcija nad dokumentima.

Upravljanje i administracija baze podataka (backup and restore itd.).

o Uz pomoc ove podaplikacije može se jednostavno izvršiti hladni i topli

bekap baze podataka. Potrebno je da korisniik odredi samo vrstu bekapa i folder gdje će bekap biti smješten.Da bi ovu podaplikaciju

koristio, korisnik mora imati sistemske privilegije u okviru DMS-a i Oracle

NadograĊivanje DMS-a novijom verzijom.

Ova podaplikacija omogućava korisniku pregled i podešavanje nove verzije programa.



Jednostavan pregled i izmjenjivanje konfiguracionih parametara DMS-a

Na slici 5. je prikazan izgled editora konfiguracionog fajla.

Aplikacija za kampanjsko skeniranje dokumenata

Digit ima razvijenu aplikaciju za Kampanjsko skeniranje. Kampanja se radi u sluĉajevima

kada se dosadašnja papirna arhiva prenosi u elektronski oblik odnosno skernira i upisuje u

bazu podataka. Aplikacija omogućava kroz mrežne servise neograniĉenom broju timova koji posjeduju profesionalne skenere i radne stanice sa aplikacijom za kampanjsko

skeniranje da direktno arhivsku dokumentaciju upisuju u bazu podataka. Kampanjski režim podrazumjeva rad ĉitavog tima koji skenira dokumentaciju. Princip rada je da rade

tri ĉovjeka u timu sa sledećim zadacima:

a. 1. radnik - Priprema dokumentacije i Vraćanje skenirane dokumentacije u arhivu

b. 2 radnik - Dodavanje pripremljene dokumentacije u skener te skeniranje i vraćanje dokumentacije prvom radniku.

c. 3. radnik - Na raĉunaru start programa za skeniranje, pregled elektronskog

skeniranog dokumenta te upis u bazu podataka i upis osnovnih podataka o dokumentu.

Optimalan je rad u više smjena na tako da budu 2 tima po skenerskoj opremi. Pri skenrirnju potrebna je 1 osoba koja nadgleda rad timova za skeniranje te njihovu

koordinaciju.Po statistici jedan tim za 8 radnih ĉasova sa profesionalnim skenerom može da skenira oko 10000 strana. Aplikacija za kampanjsko skeniranje ubrzava i uautomatizuje

većinu operacija u kampanji skenriranja i tu operater unosi eventualno samo broj ili naziv

dokumenta. Ovako skenrirana dokumetacija kasnije se pregleda te joj se uz pomoć aplikacije za

simultano skenriranje dodjeljuju arhiva brojevi, kategorije i ostali potrebni podaci za sistem arhiviranja.

Digitova aplikacija za kampanjsko skenrianje u potpunosti ispunjava zahtjeve koje ste

naveli u vašoj tenderskoj dokumentaciji.

Korisniĉki interfejs za na srpskom jeziku

o Sve Digitove Aplikacije imaju korisniĉki interfejs na srpskom jeziku. Na sledećoj slici je ilustrovan glavni ekran aplikacije kampanjsko skeniranje.



slika 10. kampanjsko skeniranje

Parametarsko podešavanje profesionalnih skenera

o U zavisnosti od tipa skenera razvijaju se aplikacije koje podešavaju

parametre skenera na našem jeziku.Digit već ima razvijene opcije za neke

tipove skenera.

Mogućnost prepoznavanja (OCR) pojedinih lokacija na formularu.

o Aplikacija za simultano skeniranje može ukljuĉiti OCR skeniranog

dokumenta te ga skenirati u RTF tekstualni fajl ili u Microsoft Doc format.

Mogućnost pregleda skeniranih dokumenta.

o Kao što se vidi na prethodnoj slici a moguće je pregledati snimljeni

dokument prije nego se dokument upiše u bazi podataka.

Editovanje dokumenata sa operacijama

o Brisanje nepotrebnih strana o dodavanje novih strana na dokumente

o Uvećanje i umanjenje (Zoom).

o Okretanje strana (portrait /landscape) u dokumenatima Navedene operacije je moguće izvršiti uz pomoć forme za edit

skeniranog dokumenta.



slika 11.

Automatsko dodjeljivanje imena dokumentima.

o Aplikacija može ponuditi neko željeno ime dokumentu prilikom skeniranja i

to može biti naprimjer broj sa bar code naljepnice. Funkcije povezivanja sa bazom podataka Dokumenata - poreskih prijava i

direktno upisivanje dokumenata u bazu podataka.

o Aplikacija simultano skeniranje je povezana sa bazom podataka dokumenata te automatski snima dokumente te ih pakuje u bazu pdataka.

Upravljanje akcijama skenera (Start, Cancel, Rescan ...)

o s prethodne slike se vide i opcije koje upravljaju skenerom.

2. Aplikacija za simultano skeniranje

Simultano Arhiviranje je aplikacija koja služi da se skenira novopirstigle dokumente i radi se u nekoliko koraka. Za ovaj modul projektovano je da radi jedna osoba po lokaciji unosa

dokumenta mada je moguć rad i više osoba na jednoj lokaciji lokacija. Princip rada se

odvija po sledećim koracima. Priprema Dokumenta za skeniranje i dodavanje dokumenta u skener srednje

klase (ne mora biti profesionalnan). Start skeniranja na aplikaciji, te pregled i kontrola skeniranog dokumenta.

Upis dokumetna u bazu podataka i unos podataka o samom dokumentu,

veliĉina, broj strana i sliĉno, Unos broja dokumenta uz pomoć bar koda ili OCR prepoznavanje sa samog

dokumenta. Klasifikacija dokumenta u registratore i police u kancelariji

Odgovor na vaše zahtjeva iz tenderske dokumentacije.

Aplikacija simultano skeniranje može uz integraciju pojedinih modula iz

Dokument Menadžment sistema potpuno ispuniti vaše zahtijeve iz

tenderske dokumentacije. Korisniĉki intrefejs na srpskom jeziku

o Sve aplikacije odnosno korisniĉki interfejs su na srpskom jeziku



slika 12.

Mogućnost rada u online i ofline režimu prema centralnoj bazi podataka

o Aplikacija simultano skeniranje prioritento radi u ofline režimu sa mogućnostima da se postavi da radi i u online režimu kada mrežna i

hardverska infrastrukutra to bude omogućavala. Automatsko dodjeljivanje imena dokumentima

o Imena dokumenta će se autoatski dodjelivati naziv dokumenta će biti

idteniĉan sa brojem poreske prijave.

Pregled i pretraživanje skeniranih dokumenata

o Aplikacja će moći da otvara i pregleda prethodno skenirane dokumente

Mogućnost ponovnog skeniranja (rescan) , ubacivanja nove strane u skenirane

dokumente (insert), te upravljanje akcijama skenera.

Parametarsko podešavanje skenera (rezolucija, tip skeniranja itd).

o Kao i druge aplikacije sistema ova aplikacija ima parametarsko

podesavanje skenera. Snimanje dokumenata na CD medije u formatu pogodnom za importovanje u

Bazu Dokumenata.

o Aplikacija Simultano skeniranje će imati integrisan sistem za snimanje dokumenta na CD medije. Dokumenti se odmah grupišu u foldere

tako da se jednostavnim alatima kao što je DMS Explorer u centrali vrši imporotvanje ovih CD medija u bazu podataka dokumenata.

Praćenje akcija te evidencija o pripremljenim CD medijima.Mogućnost kreiranja

više kopija CD medija.

o Na HDD disku kljentskog raĉunara pripremljeni su folderi ĉiji je sadržaj Kreiranje baze (Katalog) dokumenata na CD mediju.

o Na svakom CD mediju aplikacija simultano skeniranje će napraviti xml

bazu odnosno katalog sa pregledom dokumenata na bazi podataka.



Aplikacija protokol

Informacija je Moć! A traženje neophodnih informacija ĉesto zahteva neefikasnu pretragu po sefovima za ĉuvanje dokumenata, kutijama i raznim kancelarijama. Kako vreme prolazi

stvari se samo pogoršavaju pod lavinom novih informacija.

Samo nekoliko statistiĉkih podataka koje mnogi ne znaju: - Proseĉni administativni radnik za rad sa arhivom utrosi 10-80% radnog vremena

- 7,5% svih dokumenata se bespovratno izgubi - Proseĉan dokument se kopira 19 puta

Protokol System savršeno je rešenje, jer pretvara obimnu papirnu dokumentaciju u

elektronske podatke koji se u trenutku mogu arhivirati, aktivirati i distribuirati. Digit predvodi delatnost koja nudi fleksibilan sistem za elektronsko protokolisanje koji se lako

integriše sa drugim sistemima. Arhitektura Protokol Systema omogućava centralizovan smeštaj podataka ĉime se dokumenti efikasno i brzo pretražuju i može se lako povećati sa

jednog korisnika na najveću mrežu i globalni Internet ...sa mogućnošću da se sistem razvija kako se vaše potrebe menjaju.

Opšte karakteristike

Skeniranje, obrada, priprema i snimanje dokumenata u bazu podataka protokola

o pretvara pristiglu papirnu dokumentaciju u elektronski oblik (skeniranje) o pored skeniranja na dokumentaciji je moguće vršiti razne korekcije tipa

dodavanja komentara, teksta, linija, isticanja bitnog dela teksta,...

o vodi kompletnu elektonsku evidenciju svih transakcija koje se dešavaju u preduzeću, a evidentira se preko službe protkola o svim predmetima koji

su prošli kroz Protokol. o Kompletan korisniĉki interfejs je na srpskom jeziku.

o Protokol System će vas osloboditi papira tako što se papirni dokumenti

skeniraju, ukoliko ima potrebe obrade i na kraju se pohranjuju u bazu podataka.

o Protokol System je ekstremno jednostavan za korišćenje. o Ĉak se i ljudi sa malo iskustva u radu na kompjuterima brzo snalaze.



Pretraživanje, pregled i štampanje

o Kljuĉevi traženja mogu biti parametarski podešeni po želji korisnika a neki

od kljuĉeva po kojima se pretražuje su: Po broju protokola - protokolisanog dokumenta

Po datumu protokola - protokolisanog dokumenta Po nazivu protokolisanog predmeta

Po nazivu posiljaoca Po datumu dokumenta

Po datumu prijema

Ovaj modul potpuno zamjenjuje dosadašnju ruĉno vodjenu evidenciju - knjigu

protokola kao i vrlo brzo pretraživanje i izdvajanje dokumenata. Moguće je poslati

dokument mail-om kao prikaĉeni fajl.



Primer: Print Preview protokol knjige

Sigurnost

o Postavljanjem dozvola omogućava kontrolu nad funkcijama kao što su

skeniranje, menjanje polja, štampanje, pretraživanje, brisanje i sliĉno. o Dodeljivanjem prava pristupa kontroliše se pristup folderima i

dokumentima. o Dozvole i prava mogu biti definisani za korisnike i grupe.

o Sigurnost se može definisati eksplicitno ili nasledjivanjem.

o Uvek se zna koji je korisnik radio na dokumentu.

Prednosti

o Bespapirna kancelarija. o Klasiĉna birotehniĉka i faks oprema nepotrebna. Kopir mašine takodje.

o Svi tokovi poslovanja propraćeni su elektronskim dokumentima.

o Elektronsko praćenje izvršenja poslova. o Prikupljanje i razmena podataka sa svim ograncima kompanije.

o Kvalitativno bolje upravljanje sa celokupnim resursima kompanije. o Ukoliko postoji Internet grana, svaki zaposleni dobija svoj Internet mail.

o Ne gubi se vreme na otpremi dokumenata (slanje faksa, kuriri i sl.) o Lokacija sa koje se radi nije bitna

o Sistem je vrlo jednostavan za upotrebu

o Pouzdan na otkaz, siguran protiv zloupotrebu i modularan klijentski sistem.



Protokol System može se primeniti na razlicitim konfiguracijama za razliĉite potrebe. Protokol System se brzo integriše sa postojećima sistemima, omogućava vam da radite

na naĉin koji vi želite i ne primorava vas da se vi adaptirate na novi sistem.



Aplikacija Arhiva

Aplikacija Arhiva je namjenjena sektoru ili službi Arhive u preduzećima. Njena svrha je da omogući komforan rad radnika službe Arhiva. Program obraĊuje sve relevantne aktivnosti

(ĉuvanje dokumenata u elektronskom obliku, administracija dokumenata, slanje

dokumenata elektronskom poštom, podešavanje parametara koji su neophodni da bi sistem normalno funkcionisao, unos i izmena korisnika sistema..)

Šta nudi softverski paket Arhiva?

Arhiva je podsistem koji u potpunosti podržava i olakšava rad sa paprinom dokumentacijom koja se nalazi u prostorijama službe arhiva. Potrebno je skenirati svu

dokumentaciju koja se nalazi u ovoj službi te je konvertovati i pripremiti za memorisanje na neki od medija koji predstavlja trajnu kopiju ove dokumentacije. Dakle potrebne su barem

dvije kopije skenirane dokumentacije u standardnim grafiĉkim formatima na trajnim medijima kao što su optiĉki i magnetno - optiĉki diskovi velikog kapaciteta kao što su

CDROM, DVD ROM, MO diskovi, DAT trake i sl, kao trajnu kopiju podataka. Preporuka je

da se ove, bar dvije kopije, nalaze na fiziĉki razliĉitim mjestima, meĊusobno što udaljenijim, da bi se predupredile mogućnosti nestanka i fiziĉkog uništenja dokumentacije.

Osim trajne kopije koja se nalazi na gore opisanim medijima potrebna je dinamiĉka arhiva koja se nalazi u bazi podataka na centralnom serveru i omogućava trenutnu dostupnost

dokumentacije sa bilo kog mjesta. Ovu funkcionalnost pruža Arhiva sistem.

Pored osnovnih funkcija arhiviranja, prosleĊivanja dokumenta, upravljanja samom

dokumentacijom ( mesto ĉuvanja, rok ĉuvanja, prava pristupa itd.), arhiva sistem pruža i veliki broj funkcija koje obezbeĊuju i sigurnost i raspoloživost arhivske graĊe.

Da bismo rešili problem brzine pristupa arhiviranoj dokumentaciji, koji je za većinu organizacija kljuĉni problem, proizveli smo softver pomoću koga se trenutno pristupa

arhiviranoj dokumentaciji na cetralnom serveru i vrši odreĊena obarda sa bilo kog mjesta, a sve u zavisnosti od prava korisnika.

Digitalni dokument, dobijen procesom skeniranja, u raĉunaru je povezan sa bazom podataka u koju se smeštaju bitni atributi i dokumenti, po kojima se u kasnijem korišćenju

on pronalazi, pregleda i po potrebi štampa.

Opšte karakteristike rešenja

Pre nego što se pristupi uvoĊenju digitalne arhive, potrebno je izvršiti odreĊene

(minimalne) pripreme: definisati po kojim tipovima dokumenata želimo da organizujemo

arhivu i koje anotacije (karakteristike) želimo da vodimo o svakom tipu dokumenta, kako bi smo po tim karakteristikama mogli da im naknadno pristupimo. Ovo ćemo evidentirati u

aplikaciji kroz odgovarajuću formu i posle toga možemo poĉeti sa radom.

Rad sa digitalnom arhivom podrazumeva tri tipa operacija:

1. OBRADA - unos anotacija i skeniranje originalnog dokumenta, njegovo odlaganje u

fiziĉku arhivu (registrator, orman)

2. PRISTUP - sa bilo kog raĉunara u mreži, pristup ekranskoj formi za pretraživanje,

koja omogućava pronalaženje dokumenata koji zadovoljavaju zadati kriterijum



3. ADMINISTRACIJA - povremeno, potrebno je digitalna (skenirana) dokumenta i njihove anotacije "skloniti" sa sistema i prebaciti na drugi medij - recimo, CD, DVD ili

rezervni disk, radi formiranja sigurnosne kopije ili prebacivanja u pasivu.Zahtevi se postavljaju jednostavno, na formi za pretraživanje, odabiranjem filtera unosom željenog

teksta, datuma, broja itd. Kada aplikacija ponudi par dokumenata koji zadovoljavaju zadati

kriterijum, selektujemo onaj od interesa i onda možemo da ga prikažemo, otvorimo, pošaljemo elektronskom poštom ili štampamo.

Prednosti digitalne arhive

Olakšano je manipulisanje digitalnim dokumentima kroz simultan pristup više korisnika sa razliĉitih lokacija

Razne metode pretraživanja

po razliĉitim atributima kao i na osnovu kljuĉnih reĉi, ĉini pronalaženje dokumenta bržim i lakšim za korisnika

Ĉuvanje originalnih dokumenata u digitalnom obliku eliminiše direktno rukovanje i oštećenje.

Podsistem Arhiva je aplikativni softver koji svojom funkcionalnošću potpuno zadovoljava zahtjeve iz vaše tenderske dokumentacije i ima ĉitv niz dodatnih

funkcionalnosti. Radi se o aplikaciji odonsno podsistemu koji je direktno vezan na bazu podataka arhiva i donosi korisniĉki interfejs prema korisnicima. Najbolje ćemo

razjasniti funkcionalnost ovog podsistema ako po taĉkama iz zahteve ponude opišemo na koji naĉin Arhiva zadovoljava vaše zahtjeve iz tendera. Napominjemo da se radi o

potpuno razvijenoj i testiranoj aplikaciji koja je u upotrebi u više preduzeća već

godinama.

Kreiranje novog dokumenta



o Kad želite da kreirate novi dokument dobijete prozor kao na prvoj slici. Alati koji su dostupni su: Crtanje krivih linija, Podvlaĉenje teksta, Crtanje pravih linija, Crtanje pravougaonika, Crtanje obojenih pravougaonika, Dodavanje teksta,…(pogledati meni Alati).

o Prije skeniranja ako vam parametri skenera nisu podešeni možete to

uĉiniti tako što ćete ući u Sistem/Podesi parametre skenera. Prilikom skeniranja imate opcije skeniraj jednu stranu, skeniraj više strana,…i

one se nalaze u Skener/… o Za snimanje dokumenta koristite Dokument/Snimi dokumenat u Bazu

ili Snimi Dokumenat Pod Novim Nazivom. Klikom na jednu od ove dve

opcije otvara se forma za obradu dokumenata.

o Forma za snimanje dokumenata ima tri tabulatora. Na prvom se odabira vrsta arhive, zatim arhiva, dok se na trećem popunjavaju

podaci o samom dokumentu.



Otvaranje snimljenog dokumenta

o Da bi ste otvorili dokument koji je ranije snimljen u bazu podataka potrebno je da na glavnoj formi odaberete Dokumenti / Otvori

snimljeni dokument, nakon ĉega se pojavljuje forma za otvaranje dokumenta



o Dokument možete otvoriti tako što odaberete vrstu arhive, arhivu,

selektujete dokument i zatim kliknete na dugme Otvori. MeĊutim, zbog velikog broja dokumenta uglavnom ćete koristiti neko od ponuĊenih

pretraživanja, kako bi ste lakše došli do traženog dokumenta. o retraživanje možete vršiti po: Po Datumu Dokumenta, Po broju arhive,

Po datumu prijema, Po Nazivu Predmeta, Po Datumu Arhiviranja i Po Nazivu Dokumenta.

o Svaki dokument možete otvoriti pomoću defaultnog programa za

otvaranje tiff formata, pomoću Arhive, ili ga možete poslati mailom interno ili eksterno.



Mogućnost dodavanja, prepravke Vrste arhive

Mogućnost dodavanja, prepravke Trajnosti arhive

Mogućnost dodavanja, prepravke Vrste poveza

Mogućnost dodavanja, prepravke Vrste kategorije



Mogućnost pregleda, štampe, prepravke liste kategorija


klijentski aplikativni softver za arhiviranje dokumentacije klijent.pdf · prednost ovakvog sistema...

Documents