KLIO ENTERPRISE

Klio Enterprise, das Programm zur Organisation und Verwaltung von Dateien, aus unterschiedlichsten Anwendungen. Diese Schnellstartanleitung ist eine Hilfe zum sofortigen Start mit der Klio Enterprise und kann die ausführlichen Informationen im Klio Benutzerhandbuch nicht ersetzen.

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Klio Tresor

zur Bearbeitung

zum Tresor

Lokaler Arbeitsbereich Client (C:\Klio Data) Zentraler Server

Verwaltung von Dokumenten/Dateien

Die neue Klio verfährt bei der Verwaltung von Dokumenten nach einfachen Regeln wie folgt:

Dateien können im Tresor nicht verändert werden. Dateien die bearbeitet werden sollen, kopiert Klio in den lokalen Arbeitsbereich (C:\Klio Data) und Reserviert diese für den Benutzer. Nach oder der Bearbeitung werden die Dateien wieder zurück in den Tresor kopiert und die vorhanden Dateien ersetzt. Für diese Arbeitsweise können in Klio Regeln und Zugriffsrechte konfiguriert werden. Datei- und Dokumentstammsätze.

Klio unterscheidet zwischen Dateien und Dokument Stammsätzen. Ein Dateistammsatz wird immer angelegt wenn eine Datei in Klio aufgenommen wird. Ein Dokumentstammsatz kann angelegt werden, wenn aus einer Datei z.B. eine Zeichnung erstellt werden soll, ein Dokument hat immer eine rechtliche Bedeutung. Beispiel: Wird z.B. im Inventor ein 3D Modell oder ein Entwurf in AutoCAD® erstellt, so ist es nicht Notwendig hierzu einen Dokumentstammsatz anzulegen. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt die Datei doch einen Dokumentstammsatz erhalten, so kann dieser zu jeder Zeit nachträglich angelegt werden.

Datei– oder Dokumentstammsatz anlegen

Dies können Sie direkt unter Dateiverwaltung, Dokumentverwaltung oder unter Projekte durchführen.

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Wechseln Sie hierzu auf den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf Füllen Sie die Felder in der erscheinenden Datensatzmaske aus. Verschiedene Felder wie Dokumentnummer oder Dateiname können bei Bedarf automatisch gefüllt werden.

Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Maske Dokumenteigenschaften Maske Dateieigenschaften

Notizen:

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Die Oberfläche der Klio Enterprise

1) Werkzeugleiste allgemeine Funktionen 2) Datensatz Registerkarten mit Datensatzmaske 3) Werkzeugleiste Dokumenttyp Funktionen 4) Strukturbaum 5) Dokumentvoransicht 6) Datenbankbrowser Werkzeugleiste allgemeine Funktionen (DS = Datensatz)

DS neu anlegen DS ändern DS löschen DS kopieren DS einfügen Filter löschen DS in Sammler einfügen Alle DS in Sammler einfügen DS aus Sammler entfernen Alle DS aus Sammler entf.

Die beiden nächsten Funktionen sind nur im Sammler aktiv Dateiauswahl zusammenpacken Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen Projektstruktur auf Client anlegen

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Werkzeugleiste Dokumenttyp Funktionen

Datei Bearbeiten Tresorverwaltung Mit Viewer anzeigen Datei für Bearbeitung sperren Datei geprüft Datei Freigabe Neue Version erstellen Bauteil einfügen Bauteil ersetzen Alle Bauteile durch gewähltes

Bauteil ersetzen. Strukturbaum

Je nach ausgewähltem Strukturbaum verändert sich die Datensatzmasken auf den einzelnen Registerkarten. Durch einen Doppelklick auf einen Datensatz, kann dieser in den Strukturbaum übernommen werden. Hierdurch stehen Ihnen weitere Funktionen (Historie, Auflösung sowie Verwendung) zur Verfügung.

Die so übernommen Datensätze können über rechte Maustaste -> Entfernen wieder aus dem Strukturbaum entfernt werden.

Statusleiste unter dem Datenbankbrowser Hier wird die Anzahl der gefundenen Dateien

angezeigt. Der Datenbankbrowser ist so konfiguriert das max. 200 Datensätze angezeigt werden. Über können die nächten 200 Datensätze angezeigt werden. Mit einem Klick auf werden alle Datensätze eingeblendet.

Dateistatus

Der Dateistatus zeigt Ihnen an ob und von wem die Datei Reserviert ist und in welchem Revisionsstand sich die Datei befindet.

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Aufnahme von Dokumente/Dateien

Um Dateien in Klio aufnehmen zu können müssen diese als erstes in den Lokalen Arbeitsbereich (C:\Klio Data) in die entsprechende Ordnerstruktur kopiert werden. Die von Ihnen angelegte Ordnerstruktur im Lokalen Arbeitsbereich (C:\Klio Data) wird automatisch in den Klio Tresor übernommen. Nach der Standardinstallationen stehen Ihnen folgende Ordner zur Verfügung . Die einzelnen Ordner beinhalten zusätzliche Unterordner, diese können bei Bedarf erweitert bzw. reduziert werden. Einzelne Dateien (DWG, PDF, DOC, XLS usw.) können per Drag and Drop aus dem Windows Explorer heraus in den Datenbankbrowser Bereich (Dokument- oder Dateiverwaltung) der Klio Enterprise gezogen werden und dort fallen gelassen werden. In Klio Enterprise wird die Anlegen Maske zum anlegen eines neuen Datensatz geöffnet und Sie können die einzelnen Felder der Datenbankmaske ausfüllen.

Maske Dokumenteigenschaften Maske Dateieigenschaften Aufnehmen einer einzelnen Datei:

Kopieren Sie zuerst die Datei in den Ordner C:\Klio Data oder einen Unterordner von C:\Klio Data. In unserem Beispiel verwenden wir den Ordner C:\Klio Data\Projekte\Müller AG\PDF

Ziehen Sie die zuvor kopierte Datei per Drag and Drop (siehe nächste Abbildung) in das Browserfenster der Klio Enterprise.

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Das Fenster der Tresorverwaltung öffnet sich, wenn Sie weder Dokument noch Dateieigenschaften anlegen möchten so klicken Sie auf und anschließend auf um den Dialog zu schließen.

Klio legt nun automatisch einen Dateidatensatz an, füllt den Dateidatensatz aus und erstellt eine Kopie der Datei im Tresor auf dem Server und Reserviert die Datei auf Sie. Der Angelegte Datensatz sieht nach der automatischen Anlage wie nebenstehend aus.

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Aufnehmen einer Inventor Ableitung/Baugruppe/Bauteil: Kopieren Sie zuerst die Inventordatei (IAM oder IDW) über Pack and Go in den Ordner C:\Klio Data oder einen Unterordner von C:\Klio Data. Die Verwendung von Pack and Go ist zwingend Notwendig damit alle verwendeten Referenzen in die Klio Enterprise aufgenommen werden können. In unserem Beispiel verwenden wir den Ordner C:\Klio Data\Projekte\Müller AG\Schraubstock

Einstellungen Pack an Go

Ggf. müssen Sie die unter Pkt. 2 gefundenen Dateien im Dialog Pack and Go:

Gefundene

Referenzdateien noch hinzufügen. Nach Betätigung des Start

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Buttons werden die Dateien in den Ordner C:\Klio Data\Projekte\Müller AG\Schraubstock kopiert. Wenn der

Kopiervorgang abgeschlossen ist klicken Sie auf Fertig

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Rufen Sie nun im Klio Enterprise Client die Tresorverwaltung auf und klicken Sie auf Datei importieren. Wechseln Sie in den bei Pack and Go angegebenen Ordner und wählen Sie den Dateityp (1) aus, klicken Sie auf die Datei (2) und klicken Sie auf Öffnen (3). In den Spalten 1-6 werden verschiedene Aktionen angezeigt, die der Anwender anpassen bzw. verändern kann. 1. Spalte Status zeigt an, das die Datei neu in den Tresor

aufgenommen wird.

2. Spalte Aktion zeigt an, das die Datei für mich Reserviert wird.

3. Spalte Dateibewegung zeigt an, das die Datei in den Tresor kopiert wird.

4. Spalte Dokumentstatus zeigt an, das kein Dokumentdatensatz existiert.

5. Spalte Aktion zeigt an, das wird ein neuer Dokumentdatensatz angelegt wird.

6. Spalte Edit zeigt an, das der Dokumentdatensatz editiert werden kann.

(Detailierte Informationen zu den einzelnen Aktionen finden Sie ab Seite 12) Mit werden die einzelnen Dateien in den Tresor kopiert. Ist die Option aktiv, dann wird die Datei (Baugruppe oder Zeichnungsableitung) nach dem Kopiervorgang direkt in Inventor zum Bearbeiten geöffnet. Ist diese Option nicht aktiv so können Sie die Tresorverwaltung mit verlassen.

Notizen:

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Dateien / Dokumente suchen:

Um nach bestimmten Dateien / Dokumenten in der Klio Enterprise zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie in den entsprechenden Ast im Strukturbaum

2. Klicken Sie im Datenbankbrowser mit der rechten

Maustaste auf die Spaltenüberschrift.

3. Stellen Sie ggf. einen Filtertyp ein

4. Geben Sie den Suchbegriff ein, es können 2 Suchbegriffe je Spalte eingegeben werden.

5. Klicken Sie auf OK um den Filter zu aktivieren.

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Bearbeitung von Dokumente/Dateien

Um eine Datei bearbeiten zu können muss diese mit geöffnet werden. Es öffnet sich der Dialog Tresorverwaltung, dieser ist in folgende Bereiche unterteilt

1) Spalte Beschreibung, enthält den Dateinamen der Datei 2) Spalte Status, zeigt den aktuellen Status der Datei im

Tresor an. Hier gibt es folgende zustände:

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Neues Dokument, noch nicht im Tresor vorhanden. Dokument im Tresor und für mich reserviert Dokument im Tresor und für eine andere Person reserviert Dokument im Tresor für keinen reserviert Dokument ist freigegeben und im Tresor gespeichert

3) Spalte Aktion, zeigt die vorgeschlagene Aktion für die gewählte Datei im Tresor an. Dokument wird für mich reserviert (Defaultwert) Es wird keine Aktion ausgeführt Die Reservierung wird aufgehoben.

Die beiden nächsten Funktionen stehen nur bei Freigabe oder Revisionserhöhung zur Verfügung Dokument wird freigegeben Die Revision wird nicht verändert.

4) Spalte Dateibewegung, zeigt die Aktion an die zwischen lokaler Festplatte und Tresor ausgeführt werden soll. Dokument wird in den Tresor kopiert Dokument wird auf die lokale Platte kopiert Es wird keine Aktion ausgeführt‘

5) Spalte Besitzer, zeigt den aktuellen Besitzer der Datei an

6) Spalte Dokumentstatus, zeigt den aktuellen Dokumentstatus der Datei im Tresor an.

Es existiert kein Datensatz zu diesem Dokument Es existiert ein Datensatz zu diesem Dokument

7) Spalte Aktion, hier kann der Benutzer einen Datensatz anlegen oder eine Änderung an diesem durchführen.

In Klio wird ein neuer Datensatz angelegt. Es wird keine Aktion ausgeführt

8) Spalte Edit, hier kann der Datensatz bearbeitet werden,

wenn zuvor in Spalte Aktion ( 7 ) der Datensatz auf bearbeitet gesetzt wurde. Aufruf der Änderungsmaske für den gewählten Datensatz.

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Am unteren Rand des Dialoges finden Sie die 3 folgenden Funktionen.

Go, kopiert die Dateien aus dem Tresor in das lokale Arbeitsverzeichnis

Ende, schließt die Tresorverwaltung

Datei öffnen, wird diese Option aktiviert dann wird

nach dem kopieren der Dateien, in das lokale Arbeitsverzeichnis, die Datei in der dazugehörigen Anwendung geöffnet. Notizen:

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Verwendung des Sammlers:

Über die 4 Buttons können Datensätze mit Ihren anhängenden Dateien in einen Sammler eingefügt sowie entfernt werden. Fügt den aktuell markierten Datensatz in den Sammler Fügt alle im Datenbankbrowser befindliche Datensätze in den Sammler Entfernt den aktuellen Datensatz aus dem Sammler Entfernt alle Datensätze aus dem Sammler

Sammlerinhalt

Zu den Funktionen im Sammler gehören: Dateiauswahl zusammenpacken Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen

Mit Dateiauswahl zusammenpacken, wird der Sammlerinhalt in eine ZIP Datei gepackt und an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert. Wenn Sie den Button betätigt haben erscheint folgender Dialog:

In dem Dialog können Sie auswählen welche Dateitypen in die ZIP Datei übernommen, ob die Dateien in eine ZIP Datei gepackt und ob die Verzeichnisstruktur beibehalten werden soll. Nach dem Klick auf OK öffnet sich der Ordner suchen Dialog in dem Sie den Ablageort für die ZIP Datei (klio.zip) oder die einzelnen Dateien wählen können. Wird dieser Dialog mit OK bestätigt dann werden die ausgewählten Dateien bzw. die ZIP Datei (klio.zip) dort hin kopiert.

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CustomX GmbH

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Der Name der ZIP Datei ist immer klio.zip Mit der Funktion Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen. Werden alle im Sammler befindlichen Dateien in eine ZIP Datei gepackt.

In dem Dialog können Sie auswählen welche Dateitypen in die ZIP Datei übernommen und ob die Verzeichnisstruktur beibehalten werden soll. Nach dem Klick auf OK öffnet sich eine leere eMail in Outlook und die ZIP Datei wird an diese eMail direkt

angehängt und Sie können die eMail an Ihren Ansprechpartner versenden. Notizen: _______________________________________________________

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