The quality journeyالتميز رحلة في أولية كخطوه االجراءات توثيق أهمية

المؤسسي النضوج

All about improvement التطوير Services. الخدمات Staff improvement, training, moral, environment.

الكوادر resources and cost. التكلفة Social responsibilities. المجتمع اتجاه االلتزام

Maturity modelالمؤسسي النضوج

المؤسسية، ) الثقافة االستراتيجية، والتحكم، الرقابة العمليات، موثقة غير الهيكلية العناصر ) األفراد، على المؤسسية االنجازات استناد ، التواصل ، األتمتة والقدرات، المؤهالت

تذكر تكاد ال بسيطة األتمتة التطوير، بأهمية وعي على ليسوا الهيكلية بالعناصر المفوضونUnfocused

كل عن المسئول تحديد وموثقة، محددة الهيكلية العناصرللتطوير ملموسة جهود التطوير، إلى بالحاجة وعي عنصر،

األتمتة بعض الجميع، يراها

Aware

العناصر مقاييسلجودة وضع تصحيحها، يتم خطيرة عيوبوالفعالية، بالتطوير يفكرون العناصر عن المسئولون المؤسسية،ترتبط المعلومات تقنية قدرات واضح، بشكل االستراتيجية تتبع

مؤتمت شبه العمل المؤسسية، بالعناصرCapable

تفادي المؤسسية، العناصر في جذري تطورمثل مختلفة طرق بواسطة منه والحد 6الخلل

العمليات وفعالية، بكفاءة تدار العمليات سجما،التوجهات تغيير مع للتأقلم وقابلة مرنة

تماما، معرفة الرئيسية العمليات االستراتيجية،األتمتة من عالية درجة

Mature

طبقا وصياغتها تبسيطها يتم العمليات جميعللعناصر مستمر تطوير الممارسات، ألفضلالعمالء، على استراتيجي تركيز المؤسسية،

يهيئ وضع أفضل على العمليات تسلسلمستوى على المتفوق التنافسي لألداء

عالمي

World-Class

مقتبس

Balance Score Cardsالمتوازن االداء بطاقة

MISSION VISIONVALUES

STRATEGY

CUSTOMER:To achieve our vision, how should we appear to our customers?

INTERNAL BUSINESS PROCESSES:

-What process to improve- How to improve

LEARNING AND GROWTH: - HR development- continue to improve

FINANCIAL:- Reducing cost- Maximizing ROI

مقتبس

Where does UPDA standاالن نحن أين

Mission(رسالة), why we existValues ( المؤسسية that is important to us ,(القيم

Transparency (الشفافية) Equality (المساواة) Respect (االحترام) Integrity ( الخلق (كمال

Vision (الرؤية), where we want to go.Strategy (االستراتيجية), how to proceed.

Corporate level Department and Section level Individual level

Maturity modelالمؤسسي النضوج

المؤسسية، ) الثقافة االستراتيجية، والتحكم، الرقابة العمليات، موثقة غير الهيكلية العناصر ) األفراد، على المؤسسية االنجازات استناد ، التواصل ، األتمتة والقدرات، المؤهالت

تذكر تكاد ال بسيطة األتمتة التطوير، بأهمية وعي على ليسوا الهيكلية بالعناصر المفوضونUnfocused

كل عن المسئول تحديد وموثقة، محددة الهيكلية العناصرللتطوير ملموسة جهود التطوير، إلى بالحاجة وعي عنصر،

األتمتة بعض الجميع، يراها

Aware

العناصر مقاييسلجودة وضع تصحيحها، يتم خطيرة عيوبوالفعالية، بالتطوير يفكرون العناصر عن المسئولون المؤسسية،ترتبط المعلومات تقنية قدرات واضح، بشكل االستراتيجية تتبع

مؤتمت شبه العمل المؤسسية، بالعناصرCapable

تفادي المؤسسية، العناصر في جذري تطورمثل مختلفة طرق بواسطة منه والحد 6الخلل

العمليات وفعالية، بكفاءة تدار العمليات سجما،التوجهات تغيير مع للتأقلم وقابلة مرنة

تماما، معرفة الرئيسية العمليات االستراتيجية،األتمتة من عالية درجة

Mature

طبقا وصياغتها تبسيطها يتم العمليات جميعللعناصر مستمر تطوير الممارسات، ألفضلالعمالء، على استراتيجي تركيز المؤسسية،

يهيئ وضع أفضل على العمليات تسلسلمستوى على المتفوق التنافسي لألداء

عالمي

World-Class

مقتبس

So what to do?

Know your Processإجراءاتك وثق

At What Level

Personal Level (what you do on a daily basis) Required work Volunteered Work Initiative that you take

Section of Departmental Level Workflow Based Who does what, when, why, how Ownership

Cross Departmental Levels Ownership Input and Output

Why it is importantPersonal Level

Your chance to shine ( للتميز (فرصةIncreases value قيمتك زيادةIncrease awareness of your potential زيادة

الكامنة بالقدرات الوعيEvaluated properly ( الصحيح (التقييمJob Description( الوظيفي للتعريف رئيسي (مدخلTraining and career Path ( سلم تعريف التدريب

الوظيفي (االرتقاء

Why it is importantEnterprise Level

You need to know where you stand االنطالق ومكان موقعك تحديد

As a Person As An organization

It becomes critical when the process spans section or department boundaries. No one has the big picture. Example: Building Permit

BPC Planning Survey planning Services Planning BPC Services BPC Done

Why it is important Enterprise Level

• You need to know and understand what is happening before you change it or improve it.

You will get to know who does what.

• It offers an easy, quick way for people to find the information they need to do their job properly and efficiently.

• Reduces Dependency on people

Why it is important Enterprise Level

A tool for process improvementOnce you know and understand, then

you can start measuring•It becomes the basis on which

automation can be implemented through an IT system

Ensures compliancy with rules and regulation.

It become an input for job description, training plan, career path mapping.

What is involved in knowing a process

Sequence, workflow اإلجراءات تسلسلWho does what ماذا ينجز منWhat is being done. إنجازه يتم الذي ماHow it is being done اإلنجاز يتم كيفWhy it is being done that way لماذاCost of doing, money, time effort etc…

التكلفهKnow all of your exceptions اعرف

االستثناءات

How to Proceed

Recognizing the value التوثيق أهمية قدرHaving people dedicated to it, why التفرغ

والتركيز If involved in operation they will be too busy. التفرغ عدم Can be bias toward status quote الحالي الوضع تجاه انحيازي Can’t think outside the box. وجديدة خارجية بنظرة التفكير Fear of exposing the truth. الواقع مواجهة من الخوف

How to Proceed

Seeking help of consultant مختصين من مساعدةThe consultant will سوف االخصائي

Recommend Best practices. العالمية الممارسات أفضل اقتراح Help and teach you how to do it, You have to adjust it.

المساعدة Observe and document your activity along the way المراقبة Insures accuracy الجودة ضمان Helps you use the right techniques

The consultant will not لن االخصائي Do it for you العمل ينجز Make business decision for you. العمل صميم في قرارات اتخاذ

What we are doing in the IT Dept.

Establishment of the Strategy and Governance section.

Objectives: Its objective is to define our Mission, vision, values,

and strategy. Define our compliancy requirement. Monitor and govern execution against strategy and

objectives

Structure of this Section

Head of IT Planning &

Governance Section

Standards & Quality Specialist

Strategy & Planning Specialist

S . Business Analyst

ICT Specialist

Technical Writer