kokoustekniikan perusteet
DESCRIPTION
Kokoustekniikan koulutus Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajistolle. Basics of Finnish meetings - a training session for the Aalto University Student Union Representative Board.TRANSCRIPT
Kokoustekniikan perusteet
AYYE 2012-13 14.11.2011
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä
hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä
hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Kokoustekniikka
• Kokoustekniikka on joukko käytäntöjä, joiden avulla pyritään ryhmänä tekemään päätöksiä tavalla, joka on – Tasapuolinen
• Kaikilla on mahdollisuus osallistua
– Ennustettava • Kaikki ymmärtävät, millä perusteilla päätöksiä tehdään
– Laillinen • On suotavaa, että tehdyt päätökset ovat laillisia • Julkista valtaa käytettäessä tiettyjen muotoseikkojen on
täytyttävä, jotta julkinen valta voi velvoittaa yksityistä
We would like to make decisions in a way that is
1. Fair 2. Predictable 3. Legal
Miksi?
• Kokoustekniikan avulla joukko ihmisiä voi tehdä yhdessä pitäviä päätöksiä yhteisten pelisääntöjen mukaisesti
• Kokoustekniikan ymmärtäminen on perusedellytys tehokkaalle päätöksentekoon osallistumiselle
• Kärjistäen: kokoustekniikka on vallankäyttöä – Valtaa ei anneta, se otetaan – Jos et ota valtaa, se otetaan sinulta
We’ll want to play by the same rules!
Knowledge is power: If you don’t take power, it’ll be taken from you...
Sovelluksia
• Mikä tahansa tilanne, jossa ihmisten tulee muodostaa yhteinen tahtotila – Erityisen tyypillistä
itsehallinnolle, kuten osuuskunnat, yhdistykset, kunnat, ylioppilaskunnat, osakunnat…
• Eri ympäristöissä eri asiat korostuvat
Kokous-taito
Yhdistykset
Valtion-hallinto
Kunnat
Työelämä
Taloyhtiöt
Yliopiston hallinto
There’s a number of useful applications for meeting skills...
Ylioppilaskunnan kokoukset
Hallituksen/taloustoimikunnan kokoukset • Yksityisiä kokouksia • Epäformaalia keskustelua, joka formalisoidaan
päätöksiksi kokouksessa
Edustajiston kokoukset • Lähetetään suorana AATE-kanavalla • Formaali kokoustekniikka korostuu
Liittokokoukset • Erittäin tarkkaan valmisteltuja • Kokoustekniikka keskeistä
Formaalius
Different meetings have varying levels of formality, ranging from formal conferences to board meetings.
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä
hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Kokouksen kulku • Todetaan kokouksen läsnäolijat…
– Edustajiston kokoukset ovat avoimia ylioppilaskunnan jäsenille, luottamustoimijoille, toimenhaltijoille, tilintarkastusyhteisön edustajille ja henkilöille, joille edustajiston kokouksen puheenjohtaja on antanut luvan olla läsnä kokouksessa. Edustajiston kokouksen puheenjohtaja voi tapauskohtaisesti myöntää myös puheoikeuksia.
– Edustajisto voi jonkin asian kohdalla päättää rajoittaa 12 § 1. momentissa mainittuja oikeuksia. • …ja laillisuus…
– Kutsu edustajiston kokoukseen on julkaistava ylioppilaskunnan virallisella ilmoitustaululla ja ylioppilaskunnan internetsivuilla vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta.
– Edustajiston jäsenelle on lähetettävä kokouskutsu sähköpostitse vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Kokouskutsu tulee lähettää suomen-, ruotsin- sekä englanninkielisenä.
• …ja päätösvaltaisuus… – Edustajiston kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on vähintään kaksikymmentäviisi (25) edustajiston
jäsentä ja edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. • …ja nimetään toimihenkilöt…
– Edustajiston kokouksen puheenjohtaja kutsuu edustajiston esityksestä kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi kaksi kokouksessa läsnä olevaa, äänivaltaista edustajaa ja heille varahenkilöt.
– Edustajiston kokouksen puheenjohtaja kutsuu tarvittaessa ääntenlaskijoiksi kaksi kokouksessa läsnä olevaa, äänivaltaista edustajaa.
• …ja vahvistetaan asialista työjärjestykseksi.
Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus
At the start, • Take stock of
participants • Ensure legality • Ensure quorum • Appoint officers • Confirm order of work
Kokouksen kulku
• Ilmoitusasioiksi todetaan ajankohtaisia asioita, joista ei yleensä käydä keskustelua
• Ilmoitusasiana voidaan merkitä myös tiedoksi asiakirja, joka liitetään pöytäkirjaan
• Ilmoitusasioiksi asiat tulkitsee puheenjohtaja
Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus
The Council can take note of Points of Information
Points of Information aren’t usually debated.
Kokouksen kulku
• Kokous käyttää valtaa tekemällä päätöksiä • Edustajistolla on päätös-, ei toimeenpanovaltaa
– Hallitus tai taloustmk panee toimeen päätöksen – Jos päätöstä ei toimeenpanna, mitään ei tapahdu
• Julkisen vallan käytöstä voi aina valittaa
Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus
The Council can make decisions but cannot put them into action.
The Board has executive powers. When using public powers, official complaints can
be filed at court
Kokouksen kulku
• Keskusteluasioista ei olla tekemässä päätöksiä • Tyypillisiä keskusteluasioita:
– Linjapaperin uudistamisen lähetekeskustelu – SYL-delegaation raportti – Talouskatsaus – Hallitusinformaatio
Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus
The Council can debate Points of Discussion.
These usually do not result in actionable decisions.
Kokouksen kulku
• Kokouksen päättyessä todetaan – Muut esille tulevat asiat – Seuraavan kokouksen ajankohta & asiat
Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus
At the end of the meeting, you take stock of supplementary points.
The time and place of the next meeting will be decided upon.
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä
hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Päätöksen tekeminen
1. Esittelijä esittelee tehtävän päätöksen 2. Asiasta käydään yleiskeskustelu
– Esitystä yleisesti koskevat asiat 3. Asiasta käydään yksityiskohtainen keskustelu
– Esityksen yksittäiset kohdat 4. Mikäli asiasta ollaan eri mieltä, tehdään
vastaesitys 5. Äänestetään vasta- ja pohjaesitysten välillä 6. Enemmän ääniä saanut voittaa
Introduction
General Discussion
Detailed Discussion
Opposing Motion
Vote
Decision
Päätöksen tekeminen
1. äänestys
2. äänestys Päätös
2 jäsentä
2 jäsentä 3 jäsentä
2 jäsentä
1 jäsen 1 jäsen
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja
hyvä hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Julkisen vallan käyttäminen
• Edustajisto käyttää julkista valtaa – Nimittäessään hallinnon opiskelijaedustajat – Asettaessaan jäsenmaksun
• Julkisuus
– Kaikki kokousasiakirjat liitteineen ovat julkisia, ellei julkisuuslaissa erikseen toisin määrätä
• Huolellisuusvelvoite – Erityisesti julkista valtaa käyttäessään tulee ymmärtää, mistä
on päättämässä – Huonosti esiteltyä tai lainvastaista päätöstä ei tarvitse
tehdä
The Council uses public powers • Appointing student
representatives • Deciding upon the membership
fee This means that • All documents are public • You work as public officials
there is a legal obligation to be thorough and impartial
Hallintomenettely
Hallintomenettely-kelpoisuus Asian vireilletulo Täydentäminen Esteellisyys
Tiedottaminen Asian selvittäminen Kuuleminen Päätöksenteko
Päätöksen tiedoksi antaminen
Päätöksen oikeusvaikutukset
There are certain formal requirements to using public powers.
Any decision to use public powers which doesn’t follow this procedure is null and void.
Esteellisyys
Esteellisyyden lajit 1. Osallisuusjääviys 2. Edustajanjääviys 3. Intressijääviys 4. Palvelussuhdejääviys 5. Yhteisöjääviys 6. Virasto- tai laitosjääviys 7. Yleislausekejääviys
Yksinkertaisesti • Julkisen vallan käyttämisestä
ei saa seurata sen käyttäjälle yksityistä hyötyä!
• Esteellinen jäävää itsensä – Esteellisyyttä ei tulkita
objektiivisesti
• Jos epäilet olevasi esteellinen, kysy!
The use of public powers must not result in personal gain or gain to organizations you govern or people close to you.
If this might happen, you must disqualify yourself and not influence decision-making in any way. You are responsible for this!
Sisältö
1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä
hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja
1. Why? 2. How a meeting
runs 3. How to make
decisions 4. How to use public
powers 5. Tips & Tricks
Kokoustekniikkaa
• Jos keskustelu ei etene, koskee jotain aivan muuta tai kokous toimii muuten vain leväperäisesti, voi pitää työjärjestyspuheenvuoron – Työjärjestyspuheenvuoro kiilaa jonon ohi – ”Esitän, että asiasta äänestetään siten, että Peltosen
esitys asetetaan Kronqvistin esitystä vastaan, minkä jälkeen äänestetään pohjaa vastaan.”
You can use a Point of Order to interrupt an irrelevant discussion or to propose a technical way forward.
A Point of Order passes the queue.
Kokoustekniikkaa
• Muutosesitys menee läpi, jos: 1. Se on riittävän lyhyt
• Jaa siis pitkä esitys useammaksi pieneksi 2. Sen perusteluissa ei ole vääriä asioita
• Tiivistä siis perustelut pariin parhaaseen kohtaan • Lisäkohdat lisäävät todennäköisyyttä, että joukkoon
eksyy väärä peruste 3. Sen sanamuodot on mietitty tarkasti
• Väärään sanamuotoon nojaten asia voidaan pöydätä tai päättää heti
An Opposing Motion will be passed if
• It is sufficiently short • It is argumented properly • It is carefully worded
Kokoustekniikkaa
• Huonosti esiteltyä tai lainvastaista päätöstä ei tarvitse tehdä
• Jos pelkäät takapuolesi puolesta, jätä eriävä mielipide – Yleensä kirjallisesti pöytäkirjan tarkistamiseen
mennessä – Eriävä mielipide vapauttaa vastuusta – Eriävää mielipidettä ei voi jättää, ellei ole äänestänyt
tehtyä päätöstä vastaan You are not obligated to make a decision which you feel is illegal.
You can leave a minority opinion to protect yourself from legal repercussions.
Kokoustekniikkaa
• Jos tarvitsee kilauttaa kaverille tai pöydälle ilmestyy radikaali esitys, voi pyytää kokoustauon
• Kokoustaukoa ei tarvitsee myöntää, mutta yleensä hyvästä perustelusta annetaan
• Jos kokoustaukoa ei myönnetä, voi uhata eriävällä mielipiteellä
If a radical new proposition comes on the table or you’re unsure of something, feel free to call for a recess.
The chairman just might grant you one.
Kokoustekniikkaa
• Leväperäisen asian voi pöydätä eli jättää pöydälle • Pöytääminen siirtää asian seuraavaan kokoukseen (tai
pidemmäs, jos erikseen päätetään) – Seuraava kokous voi pöydätä uudestaan
• Pääsääntöisesti 1. kerralla pienellä joukolla, 2. kerralla yksinkertaisella enemmistöllä
• Pöytäämisestä ei käydä keskustelua • Perusteita pöytäämiselle:
– Ei etukäteen jaettuja materiaaleja – Päätöksen laillisuutta ei osata perustella – Päätöksen seurauksista ei voida olla varmoja
An item can be tabled until the next meeting. A tabled item will be raised at the next meeting as-is.
Mistä puhuimmekaan?
1. Miksi kokoustekniikkaa? – Määritelmä – Sovellukset
2. Kokouksen kulku – Aloitus – Ilmoitusasiat – Päätösasiat – Keskusteluasiat
3. Päätöksen tekeminen – Esittely – Yleiskeskustelu – Yksityiskoht. keskustelu – Päätöksenteko
4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä hallintotapa
– Huolellisuusvelvoite – Julkisuus – Esteellisyys – Hallintomenettely
5. Kokousteknisiä kikkoja – Työjärjestyspuheenvuoro – Muutosesitys – Eriävä mielipide – Kokoustauko – Pöytääminen
A brief summary.
Sananen kokouskiimasta
Viestintä epäonnistuu aina, paitsi vahingossa.
Osmo A. Wiio
Communication always fails, except by accident.