PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ONLINE SWOT ANALYSIS DAN

MOBILE BASED DASHBOARD UNTUK MEMBANTU MEMONITOR

PERFORMA UNIVERSITAS

TUGAS SISTEM INFORMASI

Dosen : Prof. Drs. Mustafid, M.Eng. Ph.D.

Oleh:

Sam F. Chaerul H. ST

24010411400053

MAGISTER SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2012

1

PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ONLINE SWOT ANALYSIS DAN

MOBILE BASED DASHBOARD UNTUK MEMBANTU MEMONITOR

PERFORMA UNIVERSITAS

Sam F. Chaerul. ST

ABSTRAKSI

Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) adalah salah satu metode

popular untuk menentukan posisi strategis perusahaan atau organisasi yang selanjutnya

dapat dijadikan pedoman pengambilan kebijakan. Dalam melakukan penilaian dan

menganalisis SWOT semua stakeholder dari perusahaan atau organisasi perlu

berkolaborasi. Pada era teknologi sekarang, dengan berkembangnya internet, proses

kolaborasi antar pihak menjadi lebih mudah dan luas tanpa harus bergantung pada batasan

ruang dan waktu. Kolaborasi online seperti ini juga dapat diterapkan pada proses penilaian

elemen dan analisa SWOT pada sebuah perusahaan atau organisasi melalui sebuah sistem

kolaborasi untuk para stakeholder. Dan dengan semakin luasnya akses internet, bahkan

pada perangkat bergerak seperti Smartphone dan PC tablet memungkinkan informasi dapat

diterima dalam genggaman. Kemampuan perangkat bergerak yang semakin meningkat

menyerupai komputer, memungkinkan penyajian informasi yang lebih menarik dengan

mobile dashboarding. Khusus untuk universitas, proses kolaborasi online menjadi lebih

memudahkan para penentu kebijakan yang pada umumnya adalah akademisi yang tidak

selalu berada di tempat kerjanya. Diharapkan sistem kolaborasi seperti ini mampu

mengembangkan model penilaian SWOT lebih aktual dan mudah bagi para stakeholder.

Kata Kunci : Analisa SWOT, Kolaborasi Online, Mobile Dashboarding, Android

2

1. PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Perkembangan dunia internet semakin pesat dan beragam pemanfaatannya.

Internet menjadi media kolaborasi berbagai pihak dalam melakukan akitvitas

maupun bisnisnya. Sementara perangkat mobile menjadikan kolaborasi yang

dilakukan menjadi lebih mudah khususnya dari segi mobilitas para pihak yang

terlibat. Keuntungan ini menjadikan munculnya berbagai sistem mobile yang

terintegrasi dengan sistem pendukung yang lain seperti contohnya mobile banking

dan mobile education dengan e-learning. Banyak proses dalam sebuah sistem

dilakukan dengan kolaborasi antara beberapa pihak, seperti contohnya pada

proses belajar dan mengajar pada universitas/ perguruan tinggi, beberapa dosen

dapat bekerjasama dalam memberikan materi. Dengan model kolaborasi yang

sama kita juga dapat melakukan SWOT analisis untuk penilaian performa

universitas. Namun hambatan akan muncul ketika proses kolaborasi ini

membutuhkan keberadaan pihak-pihak terkait dalam melakukan penilaian

diwaktu dan tempat yang sama, mengingat tingkat mobilitas mereka yang tinggi.

Solusinya adalah menggunakan media internet sebagai media kolaborasi. Internet

dapat diakses dari perangkat komputer dan perangkat mobile seperti smartphone

atau tablet pc.

Khusus untuk perangkat mobile, yang digunakan sebagai alat komunikasi ,

sekarang penggunaanya sudah semakin banyak dan bentuknyapun semakin

ramping dan ringan, namun tetap tidak mengesampingkan fungsinya sebagai alat

komunikasi. Perangkat mobile yang sekarang berkembang memiliki kemampuan

yang hampir sama dengan komputer/pc pada umumnya. Perangkat mobile seperti

smartphone dan pc tablet mampu melakukan komputasi sederhana dan

melakukan perkerjaan-pekerjaan umum yang biasa dilakukan pada sebuah pc

seperti membuat dan mengelola dokumen. Dengan peningkatan kemampuan

yang ada pada perangkat mobile sekarang khususnya smartphone dan pc tablet

3

memberikan kesempatan untuk penyajian data dan informasi yang lebih banyak

dari sebuah sistem kedalamnya. Jika dikaitkan dengan kolaborasi yang dilakukan

melalui internet, perangkat mobile dapat lebih efisien dalam penggunaanya,

seseorang dapat melakukannya hanya dalam genggaman tangan. Inilah alasan

perangkat mobile dijadikan sebagai media penyaji informasi oleh banyak sistem

kepada penggunanya. Dengan berbagai alasan tersebut diatas maka dimungkinkan

membangun sebuah sistem terintegrasi dengan memanfaatkan internet dan

perangkat mobile sebagai sarana kolaborasi untuk melakukan SWOT analisis

pada universitas. Dengan ini juga memberikan kesempatan pada universitas untuk

mengembangkan proses bisnisnya melalui sistem berbasis mobile.

1.2. PERUMUSAN MASALAH

Mengacu pada latar belakang dari rancangan sistem ini maka dapat

dirumuskan beberapa masalah berikut:

1. Analisa SWOT selama ini dilakukan dengan sedikit bantuan sistem sehingga

lebih banyak dilakukan secara manual

2. Belum banyak universitas atau organisasi yang memanfaatkan kolaborasi

online sebagai media pendukung bisnis mereka

3. Perangkat mobile yang sudah semakin canggih belum banyak dimaksimalkan

fungsinya terutama untuk membantu proses bisnis sebuah perusahaan atau

organisasi

4. Keberadaaan para penentu kebijakan universitas yang tidak selalu berada di

tempat kerjanya, mengingat sebagian besar adalah akademisi yang dapat

berada di berbagai tempat untuk mengajar atau melakukan penelitian.

1.3. STUDI KELAYAKAN

Sistem kolaborasi online ini memiliki beberapa hal yang dapat memberikan

model baru dan nilai tambah pada sistem yang sudah ada antara lain:

4

1. Penggunaan kolaborasi online yang memudahkan para stakeholder

menilai perusahaan / organisasinya tanpa batasan ruang dan waktu

2. Informasi aktual tentang posisi strategis perusahaan dapat diketahui lebih

mudah dengan penggunaan perangkat mobile

3. Otomatisasi penilaian dapat dibantu oleh sistem sehingga memudahkan

para stakeholder mendapatkan informasi dan menentukan kebijakan

4. Informasi yang ditampilkan akan lebih menarih dengan dashboarding

disbanding dengan penyajian informasi dengan teks atau table

Sedangkan sistem ini juga memiliki beberapa kelemahan diantaranya:

1. Kolaborasi online mensyaratkan kondisi para stakeholder harus

senantiasa terhubung dengan internet.

2. Tidak semua perangkat mobile dapat disajikan informasi dalam bentuk

dashboard

2. LANDASAN TEORI

2.1. ANALISIS SWOT

Analisis SWOT (singkatan bahasa Inggris dari Strengths, Weaknesses,

Opportunities, dan Threats) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan

untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu

proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang

spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan

eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.

Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada

Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan

data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.

Dalam Pengelolaan dan pengembangan suatu aktifitas memerlukan suatu

perencanaan strategis, yaitu suatu pola atau struktur sasaran yang saling

5

mendukung dan melengkapi menuju ke arah tujuan yang menyeluruh. Sebagai

persiapan perencanaan, agar dapat memilih dan menetapkan strategi dan sasaran

sehingga tersusun program-program dan proyek-proyek yang efektif dan efisien

maka diperlukan suatu analisis yang tajam dari para pegiat organisasi. Salah satu

analisis yang cukup populer di kalangan pelaku organisasi adalah Analisis

SWOT.

Istilah SWOT dari kata :

Strength (kekuatan)

Weakness (kelemahan)

Opportunities (kesempatan)

Threats (Ancaman)

Gambar 1. SWOT Matriks

Maksud dari analisis SWOT ini ialah untuk meneliti dan menentukan

organisasi pada posisi mana:

1. Kuat (sehingga dapat dioptimalkan )

2. Lemah(sehingga dapat segera dibenahi)

6

3. Kesempatan-kesempatan di luar (untuk dimanfaatkan)

4. Ancaman-ancaman dari luar (untuk diantisipasi)

Tahap awal dalam menjalankan SWOT :

Membaca/menginventarisir latar belakang

Membaca situasi dan kondisi sekarang.

Komponennya:

Internal organisasi

Object/sasaran

Lingkungan lokal

Lingkungan regional

Secara mudah analisis SWOT bisa dikelompokkan dalam dua kategori:

1. Internal Lembaga yaitu menyangkut Strength dan Weakness

Pertimbangan analisa:

Sarana dan Prasarana

Kumpulan pendapat

Komparasi dengan lembaga lain

Hasil pengamatan sendiri

Obyek analisa :

Kemampuan memimpin

Jumlah dan kualitas anggota

Kerapian organisasi (Struktur, AD/ART, kebijakan-kebijakan)

Aturan kedisiplinan

7

2. Eksternal Lembaga, yaitu menyangkut Opportunities dan Threats

Pertimbangan analisis :

Pengalaman kita sendiri

Kumpulan pendapat

Komparasi dengan lembaga lain

Pendapat para ahli

Obyek analisa :

Personal atau lembaga yang tengah berkuasa

Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan

Kejadian-kejadian atau peristiwa penting yang pernah terjadi

Langkah-langkah SWOT :

1. Identifikasi semua hal yang berkaitan dengan SWOT

2. Tentukan Faktor penghambat dan faktor pendukung

3. Tentukan alternatif-alternatif kegiatan

4. Rumuskan tujuan dari masing-masing kegiatan

5. Ambil keputusan yang paling prioritas

Proses penggunaan manajemen analisa SWOT menghendaki adanya suatu

survei internal tentang strengths (kekuatan) dan weaknesses (kelemahan)

program, serta survei eksternal atas opportunities (ancaman) dan threats

(peluang/kesempatan). Pengujian eksternal dan internal yang terstruktur adalah

sesuatu yang unik dalam dunia perencanaan dan pengembangan kurikulum

lembaga pendidikan. Contoh pengembangan pendidikan menggunakan analisa

SWOT, adalah suatu cara yang berguna dalam menguji kondisi lingkungan

tentang program baru yang ditawarkan suatu lembaga pendidikan.

8

2.2. KOLABORASI ONLINE

Sederhananya, kolaborasi online memungkinkan sekelompok orang bekerja

sama secara real-time melalui Internet. Mereka yang terlibat dalam kolaborasi

online dapat bekerja sama pada dokumen pengolah kata, presentasi Power Point

dan bahkan untuk brainstorming, semua tanpa perlu berada di ruangan yang sama

pada waktu yang sama. Ada banyak alat-alat kolaborasi online yang besar yang

tersedia, yang dapat membantu tim mencapai tujuannya. Kolaborasi online di sisi

lain, melibatkan tim bekerja sama, sering pada waktu yang sama, dan pada

dokumen yang sama.

Untuk mendukung berjalannya kolaborasi online maka dibutuhkan alat untuk

mendukungnya. Pertama-tama, alat kolaborasi online yang sukses harus mudah

digunakan dan diatur. Kemudian, perlu aman dan memiliki fitur yang sesuai

dengan tujuan tim. Jadi jika Anda ingin mengadakan sesi brainstorming online,

misalnya, penting bahwa alat yang dipilih memiliki fungsi papan tulis. Fitur

berguna lainnya adalah kemampuan untuk meng-upload dokumen, kalender, dan

pemberitahuan melalui e-mail saat perubahan telah dibuat untuk dokumen. Selain

itu kolaborasi online juga membutuhkan sistem yang aman sehingga informasi

dan data sensitif terjaga.

Kolaborasi virtual baik untuk organisasi dari berbagai ukuran, asalkan ada

minat untuk bekerja sama melalui Internet. Tidak hanya kolaborasi online yang

besar untuk bekerja dengan rekan-rekan Anda, tetapi juga baik ketika bekerja

pada dokumen dengan klien. Karena membantu menciptakan rasa kerja tim dan

transparansi, bahkan dapat membantu meningkatkan hubungan klien.

Internet telah memungkinkan tenaga kerja yang semakin tersebar, dan tidak

jarang kita melihat pada era modern ini karyawan yang bekerja dengan orang-

orang dari seluruh dunia. Kolaborasi online adalah cara sempurna untuk

mengurangi jarak antara karyawan, karena mereka dapat bekerja sama pada

9

dokumen yang sama, pada waktu yang sama seolah-olah mereka semua di ruang

yang sama. Ini berarti bahwa proyek-proyek dapat dilakukan jauh lebih cepat,

karena tidak ada perlu untuk mengirim dokumen bolak-balik antara kantor-kantor,

dan itu juga berarti bahwa komunikasi antara karyawan ditingkatkan.

3. PERANCANGAN SISTEM

3.1. STRUKTUR SISTEM

Sejak munculnya berbagai aplikasi social di internet, melakukan pekerjaan

secara bersama-sama pada jarak yang saling berjauhan menjadi lebih mudah.

Berbagai pihak dapat melakukan kolaborasi dalam satu pekerjaan yang sama.

Pada sistem ini kolaborasi dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang diberi

wewenang melakukan analisis swot dengan menggunakan aplikasi mobile atau

web.

Penggunaan aplikasi ini tentunya terbatas pada pengguna yang diberikan hak

akses pada aplikasi saja, mengingat kerahasiaan data menjadi syarat yang penting.

Data yang didapat dan dikumpulkan dari hasil penaksiran pihak-pihak yang diberi

wewenang tersebut kemudian dikomputasi pada aplikasi web untuk mendapatkan

penaksiran performa dan penentuan strategi universitas. Eksekutif universitaspun

dapat dilibatkan dalam proses penilaian SWOT yang dapat dilakukan melalui

aplikasi ini, bergantung pada kebijakan universitas mengenai siapa yang boleh

melakukan penilaian. Secara umum sistem dibangun untuk melakukan proses

penilaian element SWOT dengan metode judgement oleh pihak-pihak terkait.

Berikut flowchart sistem secara garis besar:

10

Gambar 2. Flowchart Sistem

Pada dasarnya sistem ini adalah gabungan dari dua buah aplikasi dengan

database terintegrasi, yaitu aplikasi web dan mobile klien. Keduanya mampu

digunakan untuk melihat dashboard atau melakukan proses analisys SWOT.

Struktur klien-server digunakan untuk tujuan penggunaan yang lebih dinamis

dengan jangkauan yang lebih luas melalui pemanfaatan internet. Berikut skema

dari sistem ini:

Start

Validasi

pengguna

Penentuan

elemen

Notifikasi pada

semua pengguna

Selesai Penilaian oleh

pengguna lain

gagal

berhasil Perhitungan

oleh sistem

display

dahsboard

11

Gambar 3. Struktur Sistem

Aplikasi ini pada dasarnya menekankan kolaborasi online semua pihak

terkait yang sulit untuk dilakukan bila diharuskan berkumpul pada waktu dan

tempat yang sama.

3.2. MOBILE DASHBOARD

Mobile dashboard adalah pemanfaatan perangkat mobile yang digunakan

sebagai alat memvisualisasikan hasil analisa SWOT dalam format grafik, chart

atau komponen reporting yang lain agar lebih menarik dalam merepresentasikan

informasi mengenai performa universitas. Data divisualisasikan melalui aplikasi

klien pada perangkat mobile, dalam hal ini digunakan aplikasi yang khusus dibuat

pada perangkat mobile yang menjalankan sistem operasi Android . Perangkat

mobile digunakan karena kemudahanya dibawa kemanapun dan hampir setiap

orang memilikinya. Namun penggunaan sistem tidak terbatas pada perangkat

mobile saja tetapi juga dapat digunakan melalui perangkat komputer standar yang

ada. Mobile dashboarding pada dasarnya memberikan kemudahan para eksekutif

universitas melihat informasi performa universitas yang disajikan dalam bentuk

yang lebih menarik. Berikut contoh gambaran dari mobile dashboard:

database Aplikasi web

server

Aplikasi

mobile Stakeholder

Elemen SWOT

Elemen SWOT

Stakeholder

Elemen SWOT

Elemen SWOT

12

Gambar 4. Mobile Dashboard

Dengan mobile dashboard mungkin memberikan pengalaman baru pada para

eksekutif universitas.

4. KESIMPULAN

1. Kolaborasi online akan mengatasi batasan ruang dan waktu dalam proses

bisnis analisis SWOT pada sebuah organisasi

2. Teknologi Mobile menjadi alternatif yang baik dalam penyajian informasi

aktual

3. Mobile dashboarding membuat penyajian informasi lebih menarik dan mudah

diakses dengan perangkat mobile

4. Proses analisis dan penilaian SWOT pada universitas dimana para penentu

kebijakan pada umumnya adalah akademisi yang memiliki mobilitas tinggi

menjadi lebih terbantu dengan sistem kolaborasi online

5. Kolaborasi online hanya bisa terwujud apabila mendapat dukungan dari

semua pihak yang terlibat dalam hal ini adalah pada stakeholder penentu

kebijakan universitas

13

5. DAFTAR PUSTAKA

1. Robert G. Dyson. Strategic development and SWOT analysis at the University

of Warwick. 2002. ScienceDirect.com

2. The ComponentArt R&D Team. ComponentArt White Paper - Delivering

Mobile BI Dashboards to Any Device via XAML & HTML5 Version 1.1. 2012,

ComponentArt R&D Team

3. http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT

4. http://mobileoffice.about.com/od/conferencing-and-collaboration/a/online-

collaboration-faqs.htm