TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNISSTRATEGI PENULISAN PESAN RUTIN DAN PESAN POSITIF,

PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST), BERITA BAIK (GOODNEWS), DAN PESAN DENGAN NIAT BAIK (GOODWILL)

OLEH KELOMPOK 8

AHMAD FAJRIN AZIZI (1515351166)I NYOMAN ERI KUSWANTO (1215251096)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS UDAYANA

2016

I. Strategi Penulisan Pesan Rutin dan Pesan PositifI.1 Strategi Penulisan Pesan Rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal

atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung

untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian

awal/permulaan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal

yang perlu mendapatkan perhatian. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah

dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang

diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami

oleh pembaca.

Selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa

permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu, pada bagian

pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik

perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam

penulisan pesan rutin.

Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah

dengan pendekatan tanya-jawab (ask-question approach),seperti meminta

informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, system pengiriman produk,

cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan

apa manfaat dan kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan

keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk

memudahkan respons pembaca, akan lebih baik kalau dicantumkan informasi

penting yang dapat dihubungi, seperti alamat kantor, nomor telepon, atau alamat

email, jam dan hari kerja, serta kontak informasi penting lainnya.

I.2 Strategi Penulisan Pesan-Pesan PositifKetika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan

goodnews dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung

(direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas

apa yang ingin disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalah

mengomunikasikan goodnews, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan

secara rinci apa yang diminta, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang 2

baik terhadap pihak lain. Yang lebih penting, apapun permintaan yang

diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

Dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun

tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula

yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian

awal penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang lebih jelas

dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci.

Bagian ini memiliki porsi bahasan terbanyak dibandingkan dengan bagian awal

dan akhir.

Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan

yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus

yang diinginkan oleh pembaca.

II. Permintaan Langsung (Direct Request) Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat

rutin, menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan

sebagai permintaan langsung (direct request)

II.1 Organisasi Direct RequestII.1.1 Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis

sesuatu yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan

kesalahpahaman. Oleh karena itu, kalimat permulaan harus menyatakan

permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat

memahami maksud isi surat.

II.1.2 Penjelasan RinciPenjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama

bagian pertengahan berorientasi pemberian manfaat bagi penerima. Teknik

lain yang dapat dipergunakan di bagian pertengahan adalah dengan membuat

serangkaian pertanyaan mulai dari yang bersifat umum sampai khusus.

Apabila pertanyaan cukup banyak, sebaiknya diberi nomor dan diurutkan

berdasarkan tingkat kepentingan.

II.1.3 PenutupBagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa

tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap

3

apresiasi atau pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, berikan

beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang

dapat dihubungi.

II.2 Bentuk-bentuk Direct RequestII.2.1 Permintaan untuk Pihak Internal

Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi

beberapa permintaan diperlukan dapam bentuk tertulis agar lebih permanen.

Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal

adalah memo. Memo memiliki beberapa kelebihan, seperti memberikan

catatan permanen, menghemat waktu, dan menunjukkan apa yang benar-

benar ingin dilakukan. Memo bisa dibuat dengan format khusus atau disusun

secara bebas.

II.2.2 Permintaan untuk Pihak EksternalBeberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi

mengenai produk, harga, cara mendapatkan produk, dan lain-lain. apabila

permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu

dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

II.2.2.1 Pesanan (Order)Permintaan langsung dalam bentuk pesanan sering kali dibuat oleh

perusahaan karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua

kebutuhannya.

II.2.2.2 Klaim (Aduan)Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual.

Ketidakpuasan tersebut bisa berkaitan dengan:

Pengembalian barang dan permintaan uang kembali

Permintaan pengiriman barang baru

Penggantian produk rusak

Ketidaksesuaian produk dengan pesanan

Perbaikan dalam masa garansi

Pembetulan atas kesalahan penagihan

Pembatalan pesanan

Klaim atau aduan pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi

mudah menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim

disusun secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis.

4

II.2.2.3 Permohonan KreditSebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman

(kredit). Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius

dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran

kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada

waktunya.

II.2.2.4 UndanganPerusahaan tidak berdiri sendiri, tetapi berada di tengah-tengah lingkungan

bisnis. Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan

partisipasi atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut

biasanya dilayangkan melalui surat undangan. Agar penerima undangan

tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok

secara jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir, dan rincian

informasi mengenai pelaksanaan kegiatan seperti hari, tanggal, jam, tempat,

dan kode/pedoman pakaian (dress code)

III. Berita Baik (Goodnews)Pesan-pesan goodnews dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang

memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-

pesan goodnews dan goodwill para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya

untuk mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan para pelanggan,

klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya. Menjaga relasi

dengan para pelanggan memiliki arti yang sangat penting bagi dunia bisnis.

III.1. Goodnews Tentang PekerjaanBagaimana mendapat pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang

yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak

mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus

betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan

yang dikehendaki. Apalagi kalau kita perhatikan di lapangan, fakta menunjukkan

bahwa para pelamar seringkali jauh lebih banyak daripada posisi pekerjaan yang

akan dipilih.

Pada umunya, surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang

menyenangkan (goodnews) menggunakan pendekatan langsung. Namun tidak

tertutup kemungkinan, sesuatu yang menyenangkan atau menggembirakan pihak

5

lain diungkapkan dengan pendekatan tidak langsung, terutama jika penyampaian

pesannya dilakukan secara lisan. Contohnya, sebelum pengumuman hasil audisi

yang dilakukan oleh beberapa stasiun TV swasta di Indonesia, para peserta diuji

mentalnya dengan berbagai cara yang unik dan mendebarkan jantung, selanjutnya

baru diumumkan bahwa yang bersangkutan dinyatakan lulus audisi dan layak maju

ke babak selanjutnya.

III.2 Goodnews tentang ProdukUntuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan

strategi bisnisnya dan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang

berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi

yang tepat pula.

Dalam dunia bisnis yang riil di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam

goodnews yang berkaitan dengan produk antara lain:

Pemberian diskon harga produk hingga 50%

System beli tambahan produk dapat tambahan 1 produk gratis

Pemberian kupon diskon harga produk

Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun

diundi

Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik

Jaminan harga produk paling murah

Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun

IV. Pesan dengan Niat Baik (Goodwill) Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat,

tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal atau kekeluargaan

dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat

baik (goodwill) tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis. Bentuk-

bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah:

IV.1 Ucapan Selamat (Congratulation)Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau

individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (award), keberhasilan melakukan

kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.

pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan di bagian awal. Hal itu

dilakukan untuk memberikan tekanan terhadap apa yang akan disampaikan.

Setelah itu, diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan

6

bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan

memiliki harapan yang lebih baik di masa mendatang.

Contoh: kami ucapkan selamat atas keberhasilan PT. Giga Solution

mendapatkan predikat “Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation.

Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap

perusahaan anda.

Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen anda.

IV.2 Penghargaan (Messages of Appreciation) Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau

perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah

satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun,

penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang

diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk

mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu

membuat surat ucapan terima kasih dengan alasan yang tepat dan kepada

pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak

iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu

memberikan penghargaan atau ucapan terima kasih kepada individu atau

organisasi di luar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam

menggunakan produk atau jasa perusahaan.

Contoh: kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas

kepercayaan saudara pada jasa layanan kami. Agar dapat memberikan layanan

yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan saudara

untuk memberikan kritik atau saran, dan harapan-harapan saudara di masa

mendatang.

IV.3 Ucapan Dukacita (Condolence)Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami

musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah diucapkan secara lisan,

baik melalui telepon atau datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu,

ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka

menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau

organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa

simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan

dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat

7

disisipkan dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak

bermaksud menyinggung perasaan.

Contoh: kami mendapat informasi dari berita televisi bahwa PT. Abu Bakar

mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.

Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut

dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar dapat

segera beroperasi kembali.

8

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga, 2011.

Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset: 2007

9