1

KomMa

Specialkommandon i KomMa

På många ställen i KomMa kan man använda sig av speciella

kortkommandon. Här följer en presentation av dem.

Alt+ bokstav Använda tangentbordet för snabbkommandon kan man göra

på nästan alla formulär i KomMa. Alt-tangenten tillsammans

med en bokstav på tangentbordet blir detsamma som en viss

knapptryckning i KomMa. På exemplet nedan(se bild) kan

man se på knapparna vilken bokstav (understruken) som

skall tryckas ner tillsammans med Alt-knappen på

tangentbordet för att det skall motsvara en "mustryckning".

Pilen på bilden pekar på Plocklista. För att öppna(Skriva ut i

detta fall) håller man inne Alt-knappen och trycker P. Vill

man trycka på knappen Ny kan håller man inne Alt-knappen

och trycker N osv.

Ctrl + F Ett annat bra snabbkommando i KomMa är Ctrl + F. Detta

snabbkommando kan användas istället för att använda

2

"Sökknappen" (vid pilen till höger på bilden nedan). När

markören är i textfältet till vänster om "Sökknappen" (pilen

till höger kan man använda sig av Ctrl + F för att öppna

sökfönstret. Detta kan ju gälla vid sök efter Kund, Artikel,

Rekvisition, Fordon, AO mm.

F3

Genom att använda tangenten F3 på tangent bordet går det att

"låsa" ett visst innehåll på ett formulär. Kanske vill man att

viss information skall ligga som standard (default) när

formuläret öppnas. Här kommer några exempel:

Rapportformulär I samtliga rapportformulär där det finns olika val att

göra kan man välja vad som skall vara ifyllt som

standard när formuläret öppnas.

I detta formuläret till vänster (artikelutskrift) finns flera olika

val. Jag kan välja vilken sortering jag normalt använder,

vilka artiklar jag normalt söker efter, om jag vill inkludera

pris eller inte och om jag vill förhandsgranska när jag trycker

"skriv ut". Genom att kryssa i hur jag vill att formuläret ska

se ut när det öppnas och trycker F3 så sparas inställningarna

jag gjort. Sedan kan jag ändra val just för den aktuella

utskriften men nästa gånga jag öppnar formuläret ser det

likadant ut som när jag senast tryckte F3. Samma sak gäller

exemplet på följesedelvalet (Bild nedan).

3

Kundtyp I modulerna Förråd(Försäljning), Arbetsorder(AO),

Transport(Transport och Avrapportering) och

Uthyrning(Uthyrning) finns valet Kundtyp (bilden nedan).

Här kan man välja vilken kundtyp man vill ha som standard

när formuläret öppnas. Genom att t ex klicka i AO (som

kundtyp) och sedan trycker F3 kommer detta val vara ifyllt

som förslag till kund varje gång formuläret öppnas.

Referens Med fältet "Referens" går det att välja vad som ska vara ifyllt

när formuläret öppnas genom att välja referens och sedan

trycka F3

Prislista Även med fältet "Prislista" går det att välja vad som ska vara

ifyllt när formuläret öppnas genom att välja prislista och

sedan trycka F3. Ofta används kanske prislista Normal och

då kan det ju vara bra att ha det som standardval.

Enhet på Pris (Uthyrning) När man ska lägga till ett Pris på ett uthyrningsobjekt i

modulen Uthyrning kan man ha ett standardval på enheten. I

formuläret Uthyrningsobjekt under fliken Pris (se bil nedan)

finns knappen lägg till.

Vid ett klick på denna knapp öppnas ett nytt formulär (se bild

nedan)

4

Genom att välja en enhet och trycka F3 kommer den vara

ifylld som förslag varje gång man lägger upp ett nytt Pris.

Avrapporteringstyp och Påslag (AO och

Transport) På avrapporteringsbilderna(se bild nedan) i Arbetsorder finns

också möjlighet att "låsa" visa fält som visas när formuläret

öppnas. Avrapporteringstyperna (Tid, Faktura, Övrigt) går

att välja vilken man vill ska vara vald när formuläret öppnas.

Vid valet "Faktura" går det även att välja ett "Påslag" som

standard. Välj utseende och tryck F3. När formuläret öppnas

nästa gång kommer dessa fält eller knappar vara "ifyllda". I

Avrapportering Transport är valen: Intern och Extern (ej

påslag).

På avrapportering i Transport går det även att "Spara" eller

bestämma vad som skall ligga i Beskrivning. Först skriver

man något i beskrivning och sedan trycker F3. När man

sedan trycker Ny eller öppnar formuläret igen kommer texten

ligga kvar under Beskrivning. (Se nedan)

Infotext på inköpsorder(Förråd)

På en inköpsorder i Förråd går det att "lägga på" en

Infotext. Välj en infotext och tryck sedan F3. Vid nästa

inköpsorder eller när man öppnar formuläret igen kommer

infotexten ligga kvar somval. (Se nedan)

5

F5

Referens När Markören hamnar i fältet "Referens" kan jag även trycka

F5. Jag får då upp ett nytt formulär (referens - se bild nedan).

I denna kan man lägga upp en ny referens när samtidigt som

man är inne i Försäljningsformuläret.

Markören ställer sig direkt i fältet "Namn". Skriv in namnet,

tryck Spara och stäng formuläret. Du kan sedan välja den nya

referensen i Försäljningsbilden (bild nedan).

Vid nästa försäljning finns den nya referensen redan i listan.

Kvittering (endast Förråd) För de som använder beställning vid en försäljning kan man

använda F5 på ett smart sätt. Om man i beställningsrutan(se

bild nedan) har många rader och inte kan se alla rader

samtidigt kan man markera en rad i beställningsrutan och

trycka F5.

Ett nytt formulär öppnas(se bild nedan). Här kan man nu se

betydligt fler rader samtidigt. KomMa föreslår automatiskt

att alla rader ska vara i bockade för kvittering. Genom att

klicka på fyrkanten med bock i, "bockar man ur" just den

raden. Man kan givetvis göra tvärtom. De rader man väljer

att ha i bockade kan man sedan kvittera på en gång genom att

trycka på knappen kvittera nere till vänster.

6

System , Innehåll

- Behörighet

- Vår referens - Konto

- Kontodefinition

- Kontokontroll

- Godkända konteringar

- Enhet

- Status

- Motpart och Systeminställningar

- Logg

- Infotext

- System admin

- Intra admin

- Anpassa typnamn

- Ändra lösenord

En funktion för alla grundinställningar i KomMa, här ska alla

användare läggas in med olika behörigheter, kontosträngen

byggs upp efter kundens ekonomisystem och nivån på

kontokontrollen anges. Alla konteringar som ska godkännas

ska läggas in, alla transaktioner som ska hantera motpart ska

väljas samt alla uppgifter för bokföringsfil och fakturafil med

mera.

7

Behörighet

Alla användare ska skrivas in. Genom att klicka på knappen

Lägg till visas ett formulär där en användaridentitet och

lösenord anges.

Id skall skrivas in t.ex. Johan. Namn skrivs in i sin helhet

t.ex. Johan Nilsson. Lösenord skall även det skrivas in och

därefter klicka på OK.

Applikationsansvarig har tillgång till modulen System och

hanterar även lösenord åt övriga användare, det bör bara vara

en eller två som har denna behörighet.

Genom att dubbelklicka på namnet visas ett formulär med

alla moduler. Klicka på önskad modul och i fönstret visas alla

undermenyer till vald modul. De rutiner som ska vara

8

åtkomliga markeras genom att dubbelklicka på raden och

grönmarkera ljussignalen.

Modulerna med alla undermenyer är uppbyggda som en

vanlig "trädstruktur" och är på så sätt lätt att arbeta i.

På detta sätt byggs behörighetssystemet upp där alla får den

behörighet de behöver för sin verksamhet och där

applikationsansvarig har tillgång till allt.

Ett högerklick ger möjlighet att markera alla. Det finns också

möjlighet att kopiera en användares behörighet för att enkelt

ge en ny användare samma behörighet.

9

Vår Referens

Här kan alla som arbetar i verksamheten (t.ex. på förrådet)

skrivas in, sedan en valbar uppgift som då kommer med på

föäljesedlar etc.

10

Kontodefinition

Kontosträngen byggs upp efter respektive kunds

ekonomisystem, namnen på de olika kontodelarna samt antal

positioner inom varje del.

OBS! Detta är en funktion vi utför tillsammans med kunden

innan man börjar använda applikationen och bör hanteras

med största försiktighet då konteringen i KomMa helt bygger

på detta upplägg. Vid behov av eventuella ändringar,

kontakta alltid Fristad Konsult AB.

11

Kontokontroll

De fält i kontosträngen som ska kontrolleras vid olika

transaktioner i KomMa anges här. Klicka på knappen Lägg

till och ett formulär visas där de kontodelar som lagts upp i

kontodefinitionen visas. Välj vilket konto som skall

kontrolleras genom att markera en rad och klicka på pilen, en

rad i taget sedan Ok, om en kombinationskontroll önskas

flyttas de båda valda kontodelarna innan man klickar på Ok.

12

Normal kontokontroll brukar vara att man har en

kombinationskontroll på Ansvar och Verksamhet samt

kontroll på fältet Objekt.

Värdet (siffrorna) skrivs sedan in under Godkända

konteringar.

Om man vill ta bort någon kontokontroll markera den som

skall tas bort, klicka sedan på Ta bort.

OBS! Vid borttag av kontokontroll tas även alla

underliggande godkända konteringar bort, vill Ni det?

13

Godkända konteringar

Ett formulär visas med de kontodelar som valts under

Kontokontroll, hanteringen är uppbyggd på samma sätt som

behörigheten, som en "trädstruktur". Klicka på önskad

kontorad och sedan på knappen Lägg till, ett formulär visas

där värdet ska skrivas in. Om kombinationskontroller

används läggs de upp under respektive "huvudkonto",

åtkomligt genom att klicka på "huvudkontot" och sedan Lägg

till knappen.

Om huvudkontot t.ex. är ett Ansvar, läggs det upp bara en

gång och flera verksamheter kan då kopplas på ansvaret.

14

Registret kan också uppdateras från olika registreringsbilder

då angiven kontering saknas och ett formulär visas där man

ska godkänna uppgiften.

Enhet

Alla enheter läggs upp här för att sedan kopplas på respektive

artikel, möjliga att använda i samtliga moduler.

15

Status

Olika status kan läggas in för t.ex. att markera att en

leverantör inte bör användas.

16

Motpart

Ange vilka kontoklasser som ska hantera motpart. Om inget

annat anges hämtas motpart från kontofältet som i

kontodefinitionen angetts som ”motpart hämtas från”.

Alternativt kan ”fast” motpart anges, värdet för

debetposterna (den egna verksamhetens motpart) ska då

skrivas in och på respektive kund i kundregistret kan en

motpart anges som då blir motpart på kreditsidan.

Kontakta ekonomikontoret för att få korrekta uppgifter.

17

Logg

I detta formulär kan man ta fram det som "loggas" i KomMa.

Överallt där man behöver signera en uppgift loggas och kan

sökas upp här.

Ett exempel är när man godkänner konton. I formuläret finns

olika val på sökningar. Om man lämnar rutorna Användare

och Avdelning(Modul) tomma och trycker Visa, söker

KomMa upp allt som loggats. I fönstret visas även Datumet

och en text på vad som loggats. Man kan även välja en viss

användare och en viss Avdelning(Modul). Genom att trycka

Töm tömmer man listan och kan göra nya sökningar.

Det finns också möjlighet att här visa felloggen vilken enkelt

kan kopieras och klistras in i ett mejl till FKAB vid

eventuella fel.

Infotext

18

Här finns möjlighet att lägga upp olika "infotexter" som

sedan kan väljas på vid inköpsorder och försäljning. Vid ett

sådant val kommer infotexterna med ut på följesedlar,

fakturaunderlag och inköpsorder. Här kan man lägga upp

flera olika texter som man sätter ett namn på. I rutan till

vänster (bild ovan) kan man välja en infotext för att ändra den

t ex. En sökknapp finns också för att kunna söka efter olika

infotexter. Vill man lägga till en ny infotext trycker man Ny -

och ett nytt formulär öppnas. (bild nedan) Vill man ta bort

något - tryck Ta bort.

19

Systeminställningar

Namn och adressuppgifter ska anges för den egna

verksamheten, de två översta fälten är det som blir ”rubriker”

på alla utskrifter. Genom att klicka på knappen Avancerat

visar ett formulär för alla fasta uppgifter som KomMa arbetar

med.

Det är upplagt som en trädstruktur och genom att

dubbelklicka på en rad visas ett nytt formulär där värde ska

skrivas in.

20

Faktureringssystem

Minsta faktureringsbelopp

Backupkatalog

Integrationskatalog

Ordertyp

Debiteringstyp

Transaktionstyp

Modulkod

Filnummer

Fakturanummer

Fakturakörningsnummer

Ov Ovanstående uppgifter, som är viktiga för att kopplingen til

ekonomisystemet ska fungera uppdateras alltid av FKAB

tillsammans med representanter för ert ekonomikontor.

21

Ekonomisystem

Välj rätt ekonomisystem.

Externt företag (Kommunkod)

Avsändande rutin

Ursprungstyp

Bearbetningstyp

Verifikationsserie

Sökväg bokföringsfil

Skriv in var bokföringsfilen ska sparas.

Sökväg bokföringsfil kopia

Skriv in var kopian ska sparas.

Senaste körningsnummer

Senast använda nummer på bokföringsfilen

Ovanstående uppgifter, som är viktiga för att kopplingen till

ekonomisystemet ska fungera uppdateras alltid av FKAB

tillsammans med representanter för ert ekonomikontor.

En del ”startvärden” ska också läggas på olika

löpnummerserier.

Förråd

Senaste inköps order nummer

Senaste inventeringsunderlag

Senaste rekvisitionsnummer

Senaste leverantörsnummer

Tank – typ av eventuellt tanksystem ska anges

Pumpsystem

Senaste körningsnummer

22

Här kan också ett maxantal anges, en rimlighetsgräns vid

uttag från förråd.

Ändra lösenord

Ange först ditt gamla lösenord i det översta fältet. Skriv

sedan in ditt nya lösenord i de två andra fälten. Först ett nytt

lösenord, sedan en bekräftelse. Tryck OK för att spara det

nya lösenordet. Om du skrivit rätt så får du en bekräftelse på

att lösenordet har blivit ändrat. Ångrar man sig - tryck

Avbryt.

23

System administratör

Ett formulär för applikationsansvarig där användarna kan

informeras om att KomMa ska stängas och tid och datum kan

anges för att stänga och ”slänga” ut alla användare.

En funktion för t.ex. uppdateringar eller andra databas jobb.

24

Intra administratör

Ett formulär för applikationsansvarig där uppgifter för det

lokala intrat kan uppdateras, som t.ex. minsta

beställningsbelopp, visa leverantörens artikelnummer, vissa

obligatoriska fält och eventuell ”titta på funktion” med mera.

25

Anpassa Typnamn

Här kan texterna på olika bokföringstransaktioner

namnändras, den text som i ekonomisystemet talar om vilken

typ av transaktion det gäller.

26

Ekonomi , Innehåll

- Påslag och Moms

- Fakturering

- Bokföring

- Systemkontering

Påslag

27

För att kunna koppla påslag på olika koder måste de finnas i

detta register.

Formuläret visar upplagda koder där varje kod har en unik

kontosträng och för att lägga upp en ny, klicka på Ny.

Skriv in namn/benämning, procentsats och

konterings-begreppet och klicka därefter på Spara.

Ett minustecken framför procentsatsen ger istället en rabatt.

Moms

Olika momssatser kan också läggas upp för att sedan koppla

på olika koder

Moms hanteras enbart vid utskrift av kontantkvitto i KomMa

och som en momskod vid filöverföring till fakturering

28

Fakturering

Genom att ange den kundtyp som man ska fakturera och

sedan klicka på knappen Sök visas alla kunder med

faktureringsposter.

Varje kund visas på en rad med ett totalbelopp, genom att

dubbelklicka på raden visas alla debiteringar som inte är

fakturerade.

För att se alla detaljer kan man sedan dubbelklicka på en

debitering och underlaget visas.

Det finns också möjlighet att ta bort bocken ”faktureras” på

varje enskild debitering och posten ligger då kvar till nästa

fakturering

För att verkställa faktureringen klicka på knappen Kör och

fakturaunderlag skapas och kan skrivas ut, eventuellt skapas

också en fil (tillägg i KomMa) för överföring till ert

faktureringssystem.

29

Bokföring

Första fliken

Bokföringsposter – Ange datumintervall och klicka på

knappen Sök och alla poster inom intervallet visas. Markera

om bara ej bokförda ska visas. Längst ner visas ett

totalbelopp för sökningen.

Listan kan sorteras på valfri kolumn genom att ställa

markören i rubrikraden och klicka en gång, kolumnen

sorteras i stigande ordning. Klicka en gång till och

sorteringen ändras till fallande.

Observera att detta bara är en rapport och har inget med

själva integrationen till ekonomisystemet att göra.

30

Andra Fliken

Integration – alla ej bokförda poster hämtas. Alla debetposter

visas i det övre fönstret och alla kreditposter i det undre.

Därefter kan en fil skapas som också placeras på den plats

som tidigare angivits under menyn System Inställningar.

Knappen Skapa fil verkställer integrationen.

En utskrift av bokföringsordern skapas och posterna är nu

markerade som bokförda i KomMa.

31

Tredje Fliken

Här kan en fil återskapas om något gått fel vid överföringen

till ekonomisystemet.

Alla tidigare skapade filer visas under fliken, markera önskad

rad och klicka på knappen Skapa fil, också en utskrift av

bokföringsordern kan skapas här.

Innan man återskapar en bokföringsfil ska man vara riktigt

säker på att ursprungsfilen inte gått in i ekonomisystemet så

inte samma poster förs in två gånger.

De flesta ekonomisystem har dock en kontroll så inte samma

verifikation kan läsas in två gånger.

32

Systemkontering

Under rubriken utdebitering kund ska ett kontoslag för

eventuella fastpriser anges, vilket då blir kundens kontoslag

vid debitering.

33

Affärskontakter ,

Innehåll

- Kunder - Centrala

- Kunder - AO

- Underkund

- Kundkategori och Kundtyp

- Kundreferens

- Leverantör

- Ägare

- Utförare

34

Kunder-Centrala

Ett formulär med ett fönster där kundregistret visas, i detta

fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken

och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,

ytterligare ett klick och sorteringen vänds. För att söka,

använd knappen Sök, ett formulär visas där sökbegreppet ska

skrivas in. För att söka inneliggande beställningar på en kund

klicka på knappen Sök Beställning. Ett formulär visas med

aktuella beställningar. Via ett dubbelklick på

beställningsraden kommer man direkt till aktuell rekvisition.

Genom att markera en kund visas alla uppgifter i formuläret,

längst ned finns eventuell konteringssträng.

För att lägga upp ny kund, klicka på Ny, fälten töms och

markören placeras i id-fältet. Ett värde ska skrivas in, internt

till exempel kundens ansvarskod, namn och kundtyp ska

35

anges, eventuell kontaktperson och påslag kan också skrivas

in.

Dessutom finns fält för bank och postgiro samt eventuell

webbadress.

Kundkategori kan också anges, t.ex. Landsting, Privata

företag, Statliga verk etc.

(Se Kundkategori)

Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.

Ett konteringsbegrepp för kunden kan anges och tas fram

som ett förslag vid uttag men är möjligt att uppdatera.

En kund kan också raderas genom knappen Ta bort, den får

då inte finnas kopplad på någon beställning. Om kunden är

borttagen finns dock kundens historik samt statistik kvar och

detta är sökbart via rapporter.

Alla kunder finns alltid upplagda i det centrala registret om

det är upplagt i någon modul, möjlighet att hämta uppgifterna

finns också från alla moduler. Detta centrala kundregister bör

vara åtkomligt enbart för applikationsaanvarig.

För de som använder KomMa Intra läggs här

AnvändarId(Webaccess) och Lösenord in. Kunden kan

givetvis efter detta ändra sitt lösen i KomMa Intra. Man kan också se i vilka moduler kunden finns upplagd. (knappen

Se Modul)

36

Kunder-AO

Ett formulär med ett fönster där kundregistret visas, i detta

fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken

och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,

ytterligare ett klick och sorteringen vänds. För att söka,

använd knappen Sök, ett formulär visas där sökbegreppet ska

skrivas in.

Genom att markera en kund visas alla uppgifter i formuläret,

längst ned finns eventuell konteringssträng.

För att lägga upp ny kund, klicka på Ny, ett nytt formulär

visas(se nedan).

Här kan man söka efter kunden i det centrala kundregistret.

Fyll i Id och Namn och klicka på OK. Internt till exempel

kundens ansvarskod (Id)och sen kundens namn. Finns

kunden i det centrala registret visas kunden i listan nedanför.

37

Markera i så fall raden och dubbelklicka på den. Du hamnar

då i kundregistret igen och med kundens uppgifter som sedan

kan kompletteras för modulen. Kundtyp ska anges, eventuell

kontaktperson och påslag kan också skrivas in. Om man inte

kunden finns i det centrala kundregistret kommer man direkt

till modulkund och lägger upp kunden där.Kundtyp ska

anges, eventuell kontaktperson och påslag kan också skrivas

in.

Dessutom finns fält för bank och postgiro samt eventuell

webbadress.

Kundkategori kan också anges, t.ex. Intern, extern,

Landsting, Privata företag, Statliga verk etc. (Se

Kundkategori) Genom knappen Leveransadress visas ett

formulär där en leveransadress till kunden kan skrivas in, en

kund kan ha flera leveransadresser. Uppgiften kan sedan

väljas fram vid skapande av rekvisitionen och skrivs ut på

plocklistor och följesedlar.

Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.

Ett konteringsbegrepp för kunden kan anges och tas fram

som ett förslag vid uttag men är möjligt att uppdatera.

En kund kan också raderas genom knappen Ta bort, den får

då inte finnas kopplad på någon beställning.Om kunden är

borttagen finns dock kundens historik samt statistik kvar och

detta är sökbart via rapporter.

För att söka inneliggande beställningar på en kund klicka på

knappen Se Beställning. Ett formulär visas med aktuella

beställningar. Via ett dubbelklick på beställningsraden

kommer man direkt till aktuell rekvisition. Samma gäller för

knappen Historik, skillnaden då är att man här kan se

kundens gamla(ej pågående) rekvisitioner. Om dessa

knappar är "fetmarkerade" betyder det att kunden har

beställning respektive historik på sig. Genom knappen

38

Underkund kommer man till formuläret Underkund (läs

Underkund)

På formuläret finns även möjlighet att styra om kunden ska

ha tillgång till denna modul på KomMa Intra. Om så är fallet

bockar man bara i fältet Intra-kund. Samma sak gäller om

kunden ska ha samlingsfaktura. En bock i Saml. Faktura. Se

nedan.

På formuläret finns också knappar för

Se Beställningar

Se Historik

39

Se Leveransadress

Underkund

40

Efter att klicka på knappen Underkund visas detta formulär.

Här kan olika "underkunder" kopplas till kunden, det kan

vara unika projekt eller avdelningar. Detta ger en möjlighet

att hantera olika konteringar på en och samma kund. Vid

användning av Underkund underlättar man hantering vid

uttag, avrapportering, uthyrning, arbetsorder mm. Man väljer

då underkund istället för att t ex skriva i verksamhet och

projekt i kontosträngen. Detta minskar även felprocenten och

man får en mycket bra uppföljning.

På formuläret finns liknande fält och knappar som på

Modulkund.

En underkund kan även vara en Intrakund(för er som har

KomMa Intra). Här bockas då Intra-kund i. Om Intra-kund

ibockas kommer Webaccess + lösenord fram som fylls i här.

41

Kundkategori

Olika kategorier kan läggas upp för att sedan kopplas

på kund. Klicka på Lägg till och skriv in ny kundkategori.

Även ett Slag/Konto kan läggas upp här.

Kundtyp

Här läggs de olika kundtyperna upp. Tryck lägg till (eller

ändra) och ett nytt formulär öppnas.(se nedan)

42

Markera om kundtypen ska konteras genom att markera med

en bock i fältet konteras. Detta medför att ett

konteringsbegrepp ska anges, avser kontantkunder och

fakturakunder. "Vanliga" kontokunder konteras vid varje

transaktionstillfälle eller läggs upp på kunden i kundregistret.

Kundreferens

I detta formulär finns möjlighet att lägga upp olika

kundreferenser. Dessa referenser kan man sedan välja på vid

43

t ex en försäljning eller på andra formulär där man använder

sig av kundreferens. Tryck Ny och skriv in namnet i fältet

och sedan tryck Spara. Vill man ta bort en referens markeras

namnet i listan och tryck knappen Ta bort. Detta formulär

går att nå via F5 i t ex försäljningsformuläret. Detta

formuläret gör det möjligt att välja en befintlig referens

istället för att vid varje tillfälle skriva in kundens referens.

Leverantör

44

Ett formulär med ett fönster där leverantör registret visas, i

detta fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i

rubriken och kolumnen sorteras i fallande eller stigande

ordning, ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd

knappen Sök för att söka fram en leverantör, ett formulär

visas där sökbegrepp ska anges.

Genom att markera en leverantör visas alla uppgifter i

formuläret. För att lägga upp ny leverantör, klicka på Ny,

fälten töms och markören placeras i id-fältet. Ett värde kan

skrivas men bättre att lämna fältet blankt och låta nästa lediga

nummer i den nummerserie man valt under

systeminställningar bli leverantörnummer. Leverantörens

namn och organisationsnummer ska anges, en uppgift om ert

kundnummer hos leverantören tillsammans med eventuell

kontaktperson kan också skrivas in. Dessutom finns fält för

bank och postgiro samt eventuell webbadress. Spara

uppgifterna genom att klicka på Spara. En leverantör kan

också raderas genom knappen Ta bort, den får då inte finnas

kopplad på någon artikel.

Via knappen Se beställn kan man här se och komma åt de

beställningar man har hos en viss leverantör vid ett visst

tillfälle. Om beställningar finns är texten på knappen

"fetmarkerad".

45

Ägare

Formuläret Ägare

Ett formulär med ett fönster där hela registret visas, i detta

fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken

och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,

ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd knappen

Sök för att söka fram en ägare, ett formulär visas där

sökbegrepp ska anges.

Genom att markera en ägare visas alla uppgifter i formuläret.

För att lägga upp ny, klicka på Ny, fälten töms och markören

placeras i id-fältet.

Skriv in önskat Id eller använd knappen med tre punkter för

att söka fram en ägare i kundregistret.

Fyll i alla konteringsbegreppen under de sex olika flikarna.

Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.

En ägare kan också raderas genom knappen Ta bort.

46

Ägare till arbetsordern, den person som ansvarar för aktuell

verksamhet, t.ex. verkmästare på verkstaden, arbetsledaren

för VA/gatuunderhåll.

Personen ska finnas upplagd i kundregistret och ha en egen

ansvarskod.

Uppgifterna på en ägare ska innehålla alla nödvändiga

konteringsbegrepp för en arbetsorder utom kundens

konteringssträng.

Arbetskonto Internt

Alla ”interna” kostnader debiteras en kontosträng, ett

pågående jobb konto.

Interna kostnader är lika med transaktioner mellan två

verksamheter som t.ex. arbetad tid.

Arbetskonto Externt

Alla ”externa” kostnader debiteras en kontosträng, ett

pågående jobb konto.

Externa kostnader är lika med transaktioner där kontoklass

ett eller två är inblandade.

Detta finns för att behålla statusen, ”extern”, i transaktionen

för att rätt motpart ska falla ut.

Intäktskonto intern Alla intäkter som avser avrapporterad tid ska bokas på den

kontosträng som anges här.

Intäktskonto extern Avrapportering av externa fakturor ska kreditera en

kontosträng som sedan används för betalning av fakturan.

Denna kontosträng ska anges här, ofta används ett konto i

kontoklass två med en aktivitet som avser vilken månad som

fakturan registrerats. (ett prefix på aktivitet kan anges)

47

Intäktskonto löpande

En kontosträng ska anges för avslut löpande där alla

kostnader från externa fakturor och övriga moduler. Alla

intäkter som inte är tid.

Intäktskonto fastpris En kontosträng ska anges för intäkter från fastpris på AO

Kostnadskonto En kontosträng där alla kostnader som uppstått för att utföra

arbetet ska läggas (allt utom arbetstiden)

(Dessutom ska ett fast slag anges för utdebitering kund under

Systemkonteringar)

Utförare

Ett register på alla som på något sätt arbetar på en

arbetsorder. Det kan vara enskilda personer eller ett arbetslag

48

helt beroende på typ av verksamhet eller krav på

uppföljningsnivå.

På en verkstad kanske det är intressant att varje enskild

reparatör finns upplagd som utförare medan det på

anläggning/underhåll räcker med ett arbetslag.

Rapporter kan plockas fram med summerad tid och belopp på

respektive utförare, ett behov som baseras på en garanti att

allt utfört arbete verkligen debiteras.

Dessutom kan det vara värdefullt att historiskt kunna gå

tillbaka och se vem som gjort vad.

Ett formulär med ett fönster där hela registret visas, i detta

fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken

och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,

ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd knappen

Sök för att söka fram en utförare, ett formulär visas där

sökbegrepp ska anges.

Genom att markera en utförare visas alla uppgifter i

formuläret. För att lägga upp en ny, klicka på Ny, fälten töms

och markören placeras i id-fältet. Ett id och namn ska anges,

adress och telefonuppgifter kan också skrivas in.

Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.

Uppgiften kan också raderas genom knappen Ta bort, den

får då inte finnas kopplad på någon AO.

49

Avstämning ägarkonton

För uppföljning av verksamheten redovisas här alla de olika

konteringsbegrepp som hanteras på ägarna till en AO

T.ex. redovisas förväntade intäkter och odebiterade arbetsorder per

ägare eller totalt på ett överskådligt sätt.

50

Fordon , Innehåll

-Fordon

-Fordonsgrupp

-Fordonsslag

-Fordonsstatus

51

Fliken Allmänt

Allmänt

Ett formulär med ett fönster där hela fordonsregistret visas, i

detta fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i

rubriken och kolumnen sorteras i fallande eller stigande

ordning, ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Ett klick

på knappen Sök ger olika sökmöjligheter, se vidare under

rubriken Gemensamma funktioner.

Genom att markera ett fordon visas uppgifterna i formulärets

nedre del som består av elva flikar, Allmänt, Ägare, Data,

Grupp, Anteckningar, Dokument, Underhåll, Tank,

Tankkort, Däck och Mätarställning.

För att lägga upp ett nytt fordon, klicka på knappen Ny, nedre

delen av formuläret töms helt på uppgifter och markören

52

ställer sig i fältet Id under fliken Allmänt. (Bara tre av

flikarna finns åtkomliga vid nyregistrering)

Skriv in Id, Namn/benämning, Registreringsnummer,

uppgifterna årsmodell, inköpsdatum och inköpspris är endast

information i formuläret.

Fordonsslag måste väljas och en status kan också anges.

Fältet Garanti genererar en signal till verkstadsmodulen om

något är inskrivet och fälten tankkort uppdateras dels från

tankmodulen dels kan en uppgift om externt tankkort skrivas

in i formuläret.

Till sist kan en leverantör kopplas till fordonet.

I formuläret visas också hur många fordon som finns i

registret (till höger om fältet Sök fordonsgrupp)

Genom att söka fram en grupp fordon kan ett mera lättarbetat

material tas fram vid olika uppdateringar.

53

Fliken Ägare

Ägare måste också alltid anges tillsammans med en

kontering för fordonet där Slag alltid lämnas tomt. Aktuellt

slag hämtas sedan från respektive transaktion när någon

kostnad eller intäkt skapas.

Även uppgifter om var fordonet är placerat ska anges

tillsammans med eventuell kontaktperson och

telefonnummer.

Om fordonet är ett leasingfordon och en placering anges i

modulen Leasing blir det den informationen som läggs in på

fordonet. (Leasing bestämmer alltså)

Spara uppgifterna genom knappen Spara.

54

Fliken Data

Här kan uppgifter som chassi- motor- och färgnummer med

mera skrivas in, knappen Spara ger hela tiden nya tomma

rader. Skriv in vad som avses under id och det aktuella värdet

under rubriken värde.

För att underlätta upplägget kan en mall skapas för olika

typer av fordon och maskiner som sedan kan kopplas till

fordonen.

55

Fliken Grupp

De tidigare upplagda grupperna (Se Fordonsgrupper) finns

tillgängliga för att koppla på respektive fordon. Markera

önskad grupp och klicka på pilen, uppgiften förs över till det

högra fältet och är kopplat på fordonet.

Fliken Anteckningar

Under denna flik kan fritext skrivas in angående uppgifter

runt fordonet. (skillnad från fliken Data där en struktur på id

och värde måste följas)

56

Det kan vara uppgifter om tillbehör, påbyggnad, placering

eller liknande.

Fliken Dokument

Dokument skrivna i t.ex. Word eller Excel kan kopplas till

fordonet, det kan vara någon form av teknisk specifikation

eller kopia på registreringsbevis som kanske scannats in. Det

är också möjligt att lägga in ett foto på fordonet, en digital

bild kan kopplas på samma sätt som ett vanligt dokument.

57

Fliken Underhåll

Uppgifter om preliminär besiktning kan anges genom att

ange datum för aktuell månad, en rapport kan skrivas ut där

alla fordon under sökt tid visas. Efter att tid bokats på

bilprovningen kan den exakta tiden läggas in och en rapport

kan skrivas ut för alla fordon som ska besiktigas under sökt

period.

På samma sätt kan också olika typer av underhåll läggas in

för bevakning.

Klicka på knappen Lägg till och ett nytt formulär visas.

Där ska först "enheten" för intervallen väljas, det kan vara

på mätarställning, drifttimmar eller tidsintervall.

(mätarställning förutsätter att tank eller leasing modulen

används och vad gäller drifttimmar måste värdet plockas in

från tank eller transportdebitering. Både en preliminär och en

bokad tid kan anges och rapporter kan skrivas ut för sökt

period.

58

Fliken Tank

Alla tankningar från egen tankanläggning eller inläsning av

extern fakturafil uppdaterar detta formulär.

Fliken Tankkort

Olika externa tankkort kan läggas in under denna flik.

59

60

Fliken Däck

Här kan alla uppgifter om fordonets däck läggas in, fabrikat,

dimission, vinter alt. sommardäck och aktuell status.

Uppgifter om lagerplats för ej monterade däck med koppling

till verkstadens hantering av däcksskifte.

Klisteretiketter för lagerhållna däck kan skrivas ut.

61

Fliken Mätarställning

Här kan en mätarställning skrivas in, formuläret uppdateras

också med mätarställning från verkstaden, tankningar eller

avstämning leasing.

Genom att markera från och med en datumrad till en annan kan

körsträckan utläsas i fältet.

62

Fordonsmall

I formuläret Fordon finns en flik som heter Data. Där kan

uppgifter som chassi- motor- och färgnummer med mera

skrivas in. Istället för att skriva in samma sak på varje fordon

kan man här skapa olika mallar som sedan kan föras på ett

fordon. På detta sätt kan mycket tid sparas och man får

snygga enhetliga mallar. Här finns möjlighet att välja en mall

för att ändra osv. Välj då mall i listan Rubrik (se ovan). För

att skapa en ny mall tryck Ny. Ett nytt formulär öppnas. (se

nedan)

Här läggs nya mallar upp. T ex en för personbilar, en för

lastbilar osv. Bara skriv in "Rubrikerna" under Id. Rad för

rad. Sedan tryck Spara. Vill man ta bort mall tryck Ta bort.

Givetvis går det att ändra och sedan trycka Spara.

63

Fordonsgrupp

Möjlighet finns att lägga upp olika grupper där sedan

fordonen kan sorteras in under.

För att lägga upp en ny, klicka på Lägg till, skriv in värdet

och klicka på Ok.

Rapporter kan sedan skrivas ut med sortering på grupp.

64

Fordonslag

Möjlighet finns att lägga upp olika Fordonsslag där sedan

fordonen kan sorteras in under.

För att lägga upp en ny, klicka på Lägg till, skriv in värdet

och klicka på Ok.

Rapporter kan sedan skrivas ut med sortering på grupp.

Fordonstatus

65

I detta formulär kan man lägga upp olika status för ett fordon.

Det kan

t ex vara skrotad, såld, uthyrd osv. Detta är bara en frivillig

information som går att lägga på olika fordon(se

Fordonsformuläret). Här går det att använda status till valfri

användning. Det finns sedan rapporter där det går att

gruppera in fordonen efter en viss status.

Inmatning av besiktningstider

Ett formulär för inmatning av besiktningstider efter bokade

tider från bilprovningen.

Efter bokad tid ska preliminär tid uppdateras för att signalera

för nästa besiktning.

66

Arbetsorder ,

Innehåll

-Arbetsorder

-Avrapportering

-Prislista

-Åtgärd

-Åtgärdstyp

-Intäktskod

-Beställningstext

67

Arbetsorder

Ett helt tomt formulär visas där arbetsordernummer kan

anges för att ta fram en gammal arbetsorder, alternativt kan

alla gamla visas genom att trycka Enter i fältet. Det är också

möjligt att söka fram en arbetsorder genom sök-knappen,

knappen med tre punkter direkt efter fältet.

Knappen Ny ger ett arbetsordernummer från en

löpnummerserie i Inställningar under System. (numret visas

efter Spara) Ett nummer kan också skrivas in i fältet.

En benämning (rubrik eller namn på arbetsordern kan anges)

också en kundreferens kan skrivas in.

En kund ska därefter anges, ett kundnummer kan skrivas in

och efter ett Entertryck visas vald kund tillsammans med ett

konteringsbegrepp.

Om kunden är ett fordon, klicka på knappen Fordon

(förutsätter att Fordonsmodulen används) och kundfälten

68

ändras till fordons Id och registreringsnummer. Konteringen

hämtas från valt fordon och kan inte uppdateras. För övrigt

samma hantering som på kund.

Kund kan också vara annat AO, klicka på knappen AO och

alla tidigare upplagda AO finns nu åtkomliga för att koppla

på som kundbegrepp.

Att tänka på vid val av kund.

Ett konteringsbegrepp hämtas alltid, men på olika sätt

beroende på kundtyp. I vissa fall kanske kontot måste

uppdateras och de nya uppgifterna gäller då bara aktuell

arbetsorder. Om kunden "sparas om" kommer det

ursprungliga värdet att läsas in igen.

Markören hamnar i första fältet i kontosträngen om

kontokund valts, är kunden ett fordon eller ett AO hamnar

markören i fältet, ägare id.

En ägare ska därefter väljas, ett id kan skrivas in i fältet och

efter Entertryck visas namnet i bild.

Ägaren ska finnas upplagd i kundregistret.

Uppgiften avser arbetsorderns ägare, alltså den person som

skapar arbetsordern och också ansvarar för att arbetet blir

utfört.

På ägaren ska sedan alla olika konteringsbegrepp som

hanteras i modulen finnas, ett arbetskonto där alla kostnader

läggs under arbetets gång, ett intäktskonto för avrapportering

tid och ett annat för externa fakturor, två olika intäktskonton

för avslut AO, fastpris respektive löpande arbeten samt ett

kostnadskonto för själva avslutet. (se under Affärskontakter,

Ägare och se även sep specifikation på alla dessa

konteringar)

69

Därefter kan sedan en eller flera beställningsrader kopplas på

arbetsordern, dessa ska då finnas upplagda under menyn

beställningstexter.

På arbetsordern kan sedan anteckningar skrivas, och

dokument kopplas för att ge en bra information till de som

ska utföra arbetet.

Interna anteckningar visas bara på utskrift AO och Externa

anteckningar kommer med på följesedel till kund.

70

71

Det går också att koppla dokument till en AO, t.ex. en

arbetsbeskrivning som skrivits i Word.

Sökvägen till dokumentet hämtas i nedanstående dokument

En utskrift av arbetsordern kan sedan göras med knappen

Utskrift.

Knappen Avrapportering öppnar ett nytt formulär där

avrapportering av tid, externa fakturor och övriga kostnader

kan rapporteras.

72

Beställningsrad kan väljas, vilket medför att kostnaden som

ska avrapporteras hamnar under rätt beställning.

Lämnas uppgiften blank hamnar kostnaden under ej

fördelade kostnader men kan flyttas senare.

Vid valet Tid ska en utförare väljas, kan vara en person eller

ett arbetslag. (se under menyn utförare, Affärskontakter)

Vid valet Faktura ska en leverantör väljas. (ska finnas

upplagd under menyn Leverantörer, Affärskontakter)

Sista valet, Övrigt hanterar alla övriga kostnader och här

måste en intäktskod väljas. (se Intäktskoder)

Efter att typ av avrapportering valts ska prislista väljas och

ett eventuellt påslag kan kopplas på.

73

Välj sedan önskad åtgärd, (ska finnas upplagda i

åtgärdsregistret) en benämning och en enhet visas.

Vid rapportering av fakturor visas också ett fält där

fakturanummer kan anges.

Ange därefter antal och ett belopp visas baserat på antal

gånger det pris som finns angivet på åtgärden.

Både åtgärdstext och belopp kan skrivas över vid

registreringen.

Efter att alla uppgifter är ifyllda klicka på knappen Ok och en

rad med vald uppgift skrivs in i fönstret nedan.

Avrapportering av tid bokas på arbetsorderns arbetskonto

och krediteras intäktskontot intern, när det gäller fakturor så

krediteras intäktskontot extern.

Alla konteringar ska finnas upplagda på ägaren till

arbetsordern. (se Ägareunder menyn Affärskontakter)

Knappen Uppföljning visar alla rapporterade rader i ett

fönster.

74

I det övre vänstra fönstret visas en "trästruktur" på

arbetsordern där de olika raderna kan markeras och på så vis

visa olika uppgifter i det högra fönstret.

T.ex. Kostnader visar alla kostnader som ligger på

arbetsordern, därefter kan man på varje beställningsrad se

hur mycket som avrapporterats. Det är också möjligt att flytta

kostnadsrader från en beställningsrad till en annan genom att

markera raden och "dra" den över till önskad rad.

På detta sätt kan man redigera arbetsorder innan man avslutar

den till kunden.

75

Knappen Fakturabevakning öppnar ett formulär där t.ex. en

beställning av tjänst eller material kan läggas in. Finns en

uppgift här går det inte att stänga arbetsordern innan fakturan

ankommit.

Allt för att förhindra att en AO debiteras och stängs innan alla

kostnader registrerats.

Debitering

Klicka på knappen Debitering för att lägga ut kostnaden på

kund.

76

Ett nytt formulär med nästan samma utseende visas men med

namnet Debitering arbetsorder.

Här kan arbetsordern ytterligare redigeras innan avslut

genom att högerklicka i det övre vänstra fönstret. Valen hur

debiteringen ska redovisas visas i ett formulär.

Det kan gälla fastpris alternativa nivåer på presentationen till

kund med mera.

För att definitivt avsluta arbetsordern klicka på Stäng AO.

Arbetsordern är nu avslutad och inga fler kostnader kan

läggas på den.

För att förhindra att en arbetsorder avslutas innan alla

kostnader påförts finns ett par kontroller.

Finns beställningar från andra moduler går arbetsordern inte

att avsluta och har en extern beställning gjorts kan detta

markeras med en knapp på arbetsorden märkt Fak bevakning.

Om knappen Akt.best är fetmarkerad finns beställningar från

andra moduler som är aktiva vilket också gör att arbetsordern

inte går att stänga.

Efter att ett AO är debiterat är det också möjligt att skriva ut

en följesedel, knappen Följesedel.

77

Avrapportering

Ett formulär för avrapportering på AO.

Välj om avrapporteringen avser Tid, Fordon, Faktura eller

Övrigt.

Samma uppgifter som avrapporteringen direkt på en AO men

här utgår man inte från arbetsordern utan istället utföraren,

fordonet eller fakturan och kan rapportera på olika AO.

78

Avrapportering Tid

Ange utförare eller sök fram önskad utförare,skriv in rätt

datum, välj sedan AO som du ska avrapportera på. Skriv

AO-nummer och tryck Enter eller sök fram önskat AO med

hjälp av sök-knappen.

En beställningsrad kan väljas och en prislista ska kopplas på

avrapporteringen.

Välj därefter rätt åtgärd och ange antal, finns ett á pris på

åtgärden visas ett belopp i fältet. Saknar åtgärden pris ska ett

belopp anges, klicka därefter på knappen Ok.

Transaktionen skapar en rad i fönstret nedan.

Uppgifterna påförs angivet AO nummer och kan plockas

fram på arbetsordern med hjälp av knappen

Ett formulär där endast avrapportering av tid kan utföras.

Ange utförare eller sök fram önskad utförare,skriv in rätt

datum, välj sedan AO som du ska avrapportera på. Skriv

79

AO-nummer och tryck Enter eller sök fram önskat AO med

hjälp av sök-knappen.

En beställningsrad kan väljas och en prislista ska kopplas på

avrapporteringen.

Välj därefter rätt åtgärd och ange antal, finns ett á pris på

åtgärden visas ett belopp i fältet. Saknar åtgärden pris ska ett

belopp anges, klicka därefter på knappen Ok.

Transaktionen skapar en rad i fönstret nedan.

Uppgifterna påförs angivet AO nummer och kan plockas

fram på arbetsordern med hjälp av knappen Uppföljning.

Samma avrapportering kan utföras direkt på arbetsorden men

formuläret finns till för att den som utför arbetet och som

kanske bara ska ha tillgång till avrapportering av tid.

Detta går då att ange under System, Behörighet. Prislista

Minst en prislista måste läggas upp.

Här finns många olika användningsområden men en

grundtanke är att samma åtgärd ska kunna användas för

80

samma typ av arbete men med olika priser beroende på

vilken prislista man använder.

T.ex. för övertid enligt ovan, det kan också vara speciella

prislistor för t.ex. externa kunder eller liknande.

Åtgärd

Alla åtgärder man vill arbeta med ska läggas upp i detta

formulär-

Ge åtgärden en kod, ange en text som klart säger vad

åtgärden står för, ett konto/slag ska anges.

Enhet och rätt moms ska kopplas på, sedan ska också

åtgärden koppla till rätt typ av åtgärd.

Spara därefter uppgifterna, ange därefter ett pris per prislista

genom att markera en rad och klicka på knappen Ändra.

81

Åtgärdstyp

En åtgärdstyp är en "gruppering" av åtgärderna och som kan

användas vid avslut av AO för att bara redovisa t.ex. bara

arbetad tid och material som två rader. Därför ska också ett

konto/slag anges på typen.

Statistik på arbetad tid kan då också plockas fram per

utförare per åtgärdstyp.

82

Intäktskod

För eventuella övriga kostnader som ska påföras ett AO som

t.ex. kostnader för en servicebil måste en intäktskod anges.

Rätt intäktskod ska sedan väljas vid avrapportering under

rubriken Övrigt.

83

Beställningstext

Beställningstexter som ska kopplas på respektive AO ska

först läggas upp här.

Uppgiften är en uppföljningsnivå då man avrapporterar mot

en beställningstext och på så vis kan se vad olika delar av

arbetet har kostat.

Möjlighet finns också att prissätta texten för så kallat fastpris

per beställningsrad.

84

Debitera Fast AO

Alla AO som markerats som Fast AO genom bocken på arbetsordern visas här för att enkelt kunna debiteras. Dubbelklicka på raden och debiteringsformuläret visas.

Godkänna avrapporteringar Intra

Ett formulär där alla tidrapporter som rapporterats via det

lokala intranätet visas.

Här ska de godkännas av arbetsledaren för att sedan falla ut

på respektive AO.