kommuner med nemrefusion - itchefer.dk · hjemmeplejen har været en del polemik om, hvorvidt it og...

Nr.04_ august 10_ side 1Nr.03_ juni 10_ side 1

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Nr. 04 august 2010 ISSN 1399-7947 Kit

Kommuner sparer 130 mio.kr. med NemRefusion

Kommuners it-kontrakteri strid modvind

Mange tackler sparekrav digitalt

Tema: Fællesoffentlig it-udvikling – eDag3 og NemID

Nr.04_ august 10_ side 2

Gå den direkte vejKMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMENForbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation. KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammen-hængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk


KOMMUNERNES IT MAGASINUdgiver: KIT@– Kommunale It chefer.Formand: Jørgen Kristensen Egedal KommuneFor information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 [email protected]

Redaktionsudvalg:Jørgen Kristensen, Egedal KommuneMichael Voel Jensen, Hørsholm KommuneFlemming KjærsdamLouise Andersen

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, [email protected]

Layout: www.znildt.dkForsidefoto: ColourboxTryk: Jørn Thomsen A/S

Oplag: 7.200

Indhold nummer 4 · august 2010

12

3

456

Kit@

NemID – for en sikkerheds skyld

ESDH for små penge gennem fælleskommunaltsamarbejde

Kommuner tackler sparekrav digitalt

242012

Kommunerne sparer 130 mio. kr. Side 6om året med NemRefusionDen 23. august trykkes der på startknappen til NemRefusion.

Kommuners it-kontrakter i Side 8en meget usikker situationKommunernes it-kontrakter befinder sig i en meget usikker situation efterKonkurrencestyrelsen har underkendt 29 kommuners anskaffelse af KMDsOpus.

Kontrakter kan ophæves Side 9Efter 1. juli er den nye kontraktlov fra EU trådt i kraft. Både nye og gamle kon-trakter kan indbringes og erklæres uden virkning.

Hver tredje henvendelse Side 10skal være digital om to årBorgerne skal kunne betjene sig selv og alle medarbejdere skal kunne hjælpeborgeren til at betjene sig selv digitalt. Det er omdrejningspunktet i den nyefælles, digitale strategi for landets kommuner.

Kommuner tackler sparekrav digitalt Side 12Kravet om nulvækst sætter kommunernes økonomi under pres. I mangekommuner betyder det årlige besparelser på betydelige tocifrede og i enrække tilfælde trecifrede millionbeløb. Men betyder det, at digitaliseringen vilblive sat på hold eller sætter det fart på digitaliseringen? Kit-Magasinet hartalt med fire kommuner. Læs de fire beretninger fra Slagelse, Rudersdal,Herning og Horsens.

KRONIK: Side 17Fælles digitalisering sikrer råderummetAf formand Erik Nielsen (S), KL’s Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg

TEMA: Fællesoffentlig it-udvikling – eDag3 og NemID Side 18

Fodslag mellem Side 18kommunaldirektører og it-chefer om digital strategiKommunaldirektørerne og it-cheferne nærmer sig stærkt hinanden i vurderingen af, hvilken rolle it skal spille i kommunerne i fremtiden.

ESDH for små penge gennem Side 20fælleskommunalt samarbejdeESDH-systemet, SBSYS, der er et samarbejde mellem syv kommuner ogRegion Midtjylland, oplever stigende interesse fra kommuner, som gernevil ind i brugerklubben.

Nem adgang til det offentlige Side 22gør ingen sommer

NemID – for en sikkerheds skyld Side 241. juli gik NemID – et af kerneelementerne i eDag3 - i luften.

Edag3 får folk på selvbetjening Side 26

Digital uddannelse i Ringkøbing Side 28Skjern sikrer service

Mobil borgerservice lige i hånden Side 30Rudersdal Kommune har en vision om, at blive landets bedste kommune at bo i.

L a u t r u p b j e r g 9 • 2 7 5 0 B a l l e r u p • T l f . 4 4 8 9 4 4 8 9 • F a x 4 4 8 9 4 3 0 0 • f u j i t s u . d k

Fujitsu har mange års erfaring med udvikling og implementering af effektive, åbne standardsystemer

til den offentlige forvaltning, både herhjemme og i udlandet. Løsningen hedder dPublic og rummer

med Prisme, eDoc, SD Løn og LIS moduler til økonomistyring, sagsstyring, løn og ledelsesinformation.

3bl

onde

s 10

T H E d P U B LI C

SO

LU

T

ION

D E T F R I E VA LG

Afstanden til rådhuset er blevet længere efter

kommunalreformens centralisering af rådhusene.

Samtidig skal borgerne opleve større nærhed med

forøget service, og kommunens medarbejdere skal

bevare arbejdsglæden og se det meningsfyldte i

deres daglige opgaver.

Her spiller it og digitalisering en afgørende rolle.

For nye teknologier kan ikke alene rationalisere

arbejdsgange og overfl ødiggøre tidskrævende rutiner.

Det kan også skabe en platform for arbejdsglæde hos

medarbejderne samt borgervenlig selvbetjening og

informationsudveksling.

Ring til os og få eksempler på, hvordan det ser ud

i dPublics verden.

Frihed i al offentlighed!Kan man styrke borgerinddragelse og arbejdsglæde for kommunens

medarbejdere på samme tid? Vi kæmper i hvert fald for sagen.

• Odense d. 8. september 20

10 • M

ØD O

S PÅ

KL’S DIGITALISERINGSM

ESSE

Sommeren går på hæld – nu gælder det digitalisering i praksisJeg håber, at alle Kit@’s medlemmer har brugt sommeren til at reflektere og komme sig over de mange indsatser,

som siden sidste efterår har skullet igangsættes for at alle landets kommuner kigger i samme retning, når det gæl-

der initiativer, der skal understøtte fremtidens digitale forvaltning.

LEDER :

Af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

En måde at mærke efter en synlig forandring på er, hvordanandre i organisationen begynder at italesætte eventuellemuligheder for omlægninger og optimering af sagsgange ogselv kommer med bud på indtænkning af de fællesoffentligeløsninger i kommunikation med borgere og andre offentligevirksomheder.

Min oplevelse er ved indgangen til et hektisk e-dagsef-terår på vej mod målene i e2012, at det ikke længere kun eros som It-chefer, der taler varmt og interesseret om digitali-sering som middel til at forbedre kommunikation og sagsfor-løb mellem på den ene side borgere og virksomheder og påden anden side alle de mange forskellige servicebutikker, enkommune reelt består af.

Et håndgribeligt udtryk for denne forandring er tilblivelsenaf den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi, somikke kun tager afsæt i centraladministrationens sagsrutiner,men i den grad også giver bud på, hvordan de tunge områ-der som social og sundhed, pleje og omsorg, teknik og miljøsamt skoleområdet kan drage nytte af fællesoffentlige it-løsninger og øget digitalisering.

Dem, der her har givet bud, er de ansvarlige fagchefer ognetop det gør en forskel, som giver mig anledning til et håbom synlige resultater. Digitaliseringer set fra min stol der-med på vej ud i forretningsområderne til gavn for alle voreskollegaer, der er i direkte og tæt kontakt med kunderne.

Henover sommeren har digitaliseringsstrategi været tilhøring i landets kommuner, og jeg imødeser med en visspænding resultatet, da der undervejs med udgangspunkt ihjemmeplejen har været en del polemik om, hvorvidt it ogdigitalisering ansporer til snyd og manipulation. Alle syste-mer kan, når ledelsestilsynet svigter bruges til det forkerte,men det må ikke give anledning til at diskutere om vi skalopgive en it-relateret værktøjsunderstøttelse.

Et andet tegn på en udbredt fælles ledelsesforståelse af,hvor vi digitalt skal hen, kan ses i Kit-Magasinets offentlig-gørelse af en ny undersøgelse blandt landets kommuner,der viser fuld overensstemmelse mellem topledelse og it-chefer om fremtidens strategi. Her peges der på samar-

bejde, fælleskommunal digital udvikling som vejen til effek-tiviseringer. Netop den overensstemmelse mellem kommu-naldirektører og it-ledelse bør bruges af it-chefer og andree-dag3 og e2012 ansvarlige til at give sig i kast med digitalforretningsudvikling.

Og der er nok at give sig i kast med i de kommende må-neder for at fundamentet kan bære. Kanalstrategier, medie-valg og sammenhængende kommunikation imellem borgereog kommune, dokumentation af mønster for borgerhenven-delser, Digitale Danmarkskort, ”MinKommune”-side, Nem-login, integration og brug af sms, uddannelse af digitaleambassadører, borgerinddragelse og meget, meget mere.

Det klarer vi ikke blot ved at nedsætte en central projekt-gruppe knyttet tæt op af It eller Borgerservicecentret. Herskal alle kommunale forretningsområder, der har borgerkon-takt med ind over. Ellers skaber vi ikke et nyt fælles para-digme for kommunikation og sagsbehandling mellem detoffentlige og borgerne.

Samtidig skal vi som it-chefer ikke kun beskæftige os medydelser fra egen it-serviceenhed, men skabe endnu tætteresamarbejdsrelationer til lederne i sin egen kommune for atfå ting til at ske i relation til digitalisering, og der hvor detkan betale sig i drifts og indkøbssammenhænge får sin top-ledelses mandat til at opsøge samarbejder med it-chefer iandre kommuner. Det bliver it-ledelsens egentlige indsat-sområde for at sikre, at den nye fælleskommunale digitali-seringsstrategi kommer godt fra start.

Så velkommen hjem fra ferie, der er nok at tage fat på.Brug den hjælp og inspiration, der er at hente fra de initiati-ver, som KIT@ tilbyder medlemmerne hen over de kom-mende måneder i tæt samarbejde med blandt andet KL ogBorgerservice Danmark i form af Digitaliseringsmessen2010,d. 8.9.2010 og Kit@’s efterårsseminar d. 30.9 og 1.10.2010.



Elektronisk indberetning af syge- ogbarseldagpenge har i en del årkunne ske på www.virk.dk. Menmed den nye løsning – NemRefusion- bliver det en noget mere tidssva-rende løsning, der blandt andet erbygget til at kunne tale direkte medløn- og fraværssystemer hos privatevirksomheder og i lønbureauer.

Udover de økonomiske og admini-strative besparelser i kommunerne,anslår Beskæftigelsesministeriet, atselvstændige erhvervsdrivende ogvirksomheder vil spare minimum110 mio. kr. om året.

Den nye løsning er kommunaltejet. Den er resultatet af et samar-bejde mellem kommuner, Kombit,KL og Beskæftigelsesministeriet. Pålinje med den nuværende løsningbliver det obligatorisk for kommu-nerne at modtage data fra NemRe-fusion.

Men som noget nyt vil det også iforbindelse med digitaliseringen afden offentlige sektor blive obligato-risk for virksomheder, selvstændigeog a-kasser at indberette digitalt tilkommunerne. Det vil være et ende-gyldigt farvel til de tidskrævende og

komplicerede blanketter, som ofteer forkert udfyldt. Ved årsskiftet be-sluttes det, hvornår det bliver obli-gatorisk at indberette digitalesygedagpenge.

Besparelser, færre fejl og bedre integrationParterne bag løsningen har høje for-ventninger til de fordele NemRefu-sion vil føre med sig. Datakvalitetenbliver bedre, og dermed vil bådekommuner og virksomheder skullebruge mindre tid på fejlretning ogresearch. Færre fejl og bedre over-blik betyder også, at sagsbehandlin-gen vil kunne klares hurtigere medden nye løsning. Dertil kommer, atden nye digitale løsning vil betydelavere portoudgifter for både kom-muner og virksomheder.

NemRefusion er baseret på servi-ceorienteret arkitektur (SOA) ogåbne, standardiserede snitflader forat sikre fleksibilitet, og undgå at sy-stemet bliver forældet i løbet af fåår. De åbne snitflader betyder også,at det er nemmere for ”eksterne” atkunne integrere til systemet. Der-med får nye it-leverandører lettere

ved at komme ind på syge- og bar-selsdagpengeområdet, og der blivergjort plads til mere konkurrence påområde.

Ikke behov for it-omlægningerKommunen skal ikke selv foretageit-omlægninger direkte i forbindelsemed lanceringen af NemRefusion.Det bliver kommunens leverandøraf sagsbehandlingssystemet, somhar ansvaret for at sikre, at data kanmodtages fra NemRefusion.

Kombit samarbejder med Media-logic – som ansvarlig for ”Work-base” - og KMD – som ansvarlig for”Syge- og Barselsdagpengesyste-met” og ”Opera” inden for Jobcen-ter. Det sker for at sikre, at allekommuner, i overensstemmelsemed loven, kan modtage data fraNemRefusion fra lanceringen.

Den systemansvarlige i kommu-nen vil få detaljeret information omidriftsættelsen af nye versioner afsagsbehandlingssystem i forbin-delse med NemRefusion fra KMD ogMedialogic.

Af Flemming Kjærsdam@nyt

Fordele ved NemRefusion• Nemmere og hurtigere indberetning for virksomheder, selvstændige og a-kasser • Færre fejl i indberetninger • Nemmere sagsbehandling i kommunerne. • Besparelser på porto • Mere præcis udbetaling af syge- og barseldagpenge Beskæftigelsesministeriet anslår, at virksomheder og selvstændige vil spare mindst 110 mio. kr. pr. år som følge af NemRefusion, menskommunerne forventes at spare ca. 130 mio. kr. pr. år.

Kommunerne sparer 130 mio. kr.

om året medNemRefusion

Den 23. august trykkes der på startknappen til NemRefusion. Det er den

anden store løsning fra Kombit, der går i luften og som, ifølge Beskæfti-

gelsesministeriet, vil medføre besparelser og nemmere arbejdsgange

for 130 mio. kr. om året i kommunerne.

Remote Backup

Pas godt på virksomhedens data

emmemoRR upacke Bto p

as godP somhdt på virk tahedens da


De danske kommuner står i en mildt sagt usikker situa-tion efter Konkurrencestyrelsen underkendte 29 kommu-ners anskaffelse af KMDs Opus-system uden udbud.Situationen bliver ikke lettere af indførelsen af EU's nyekontroldirektiv. Alle usikre kontrakter kan efter 1. juli2010 gøres ugyldige med tilbagevirkende kraft. Men derer ikke meget hjælp at hente for kommunerne fremadret-tet med klare retningslinjer fra Konkurrencestyrelsen. Mange kommuner mente, at der ved anskaffelsen af Opusvar tale om en supplerende ydelse.

”Ved vurderingen af, om der er tale om en supplerendeydelse eller om et nyt system, skal der tages højde for dekonkrete omstændigheder fra gang til gang. I forbindelsemed Konkurrencestyrelsens udarbejdelse af KMD-redegø-relsen foretog styrelsen ikke en sådan vurdering. Styrel-sen inddrog i stedet Klagenævnet for Udbuds kendelse iTønder-sagen," siger specialkonsulent i Peter MoesgaardKring, Konkurrencestyrelsen.

Han henviser således til Tønder sagen:"I Tønder-sagen konstaterede Klagenævnet, at en aftale

om implementering af KMD Opus erstattede en alleredeeksisterende aftale. Dermed havde Tønder Kommune ind-gået en ny aftale om et nyt produkt med pligt til udbud."

KMD-sagerne med brud på EU's udbudsdirektiv harskabt øget fokus på offentlige myndigheders indkøb af it-ydelser.

”KMD–sagen er jo et fyrtårn, som vi alle kan relatere ostil,” siger advokat og partner i Horten Andreas Christen-sen.

Han er ikke i tvivl om, at nogen er kommet i uføre i for-bindelse med udbudsreglerne for offentlige indkøb, selvom de har haft den bedste vilje.

Andreas Christensen er meget klar i sin vurdering af lov-ligheden i udbud.: ”Reglerne er meget indviklede og æn-dres hele tiden, men alle kontrakter over tærskelværdiensom ikke kommer i udbud, er som udgangspunkt ulov-lige,” siger Andreas Christensen.

Ingen vej uden om udbudI forsommeren afholdt Konkurrencestyrelsen og Hortenet formiddagsseminar om de nye håndhævelsesregler(kontroldirektivet red.) og deres betydning for de kon-trakter, som er indgået i strid med udbudsreglerne. Semi-naret har vist, at der er efterspørgsel på yderligere videnpå området og der følges nu op med et heldagsseminar.

Adskillige kommuner har haft forskellige begrundelserfor ikke at gå i udbud, men de er blankt afvist af Konkur-rencestyrelse.

En af kommunernes indvendinger mod at gå i udbudhar været, at der var tale om en opgradering af et system.Men hvor går grænsen mellem opgradering og et nyt sy-stem?

”Der er ingen grænse mellem en opgradering og nyt sy-stem. Ydelsen skal i udbud, hvis den overskrider tærskel-værdien,” understreger Andreas Christensen.

Et andet kommunalt argument er, at det ikke er nød-vendigt at gå i udbud, hvis der kun er én leverandør påmarkedet. Men det er heller ikke en farbar vej.

”Argumentet med kun én leverandør fortolkes så snæ-vert ved de relevante retsinstanser, at det dårligt kan an-vendes i praksis og ikke ved KMD sagerne,” pointererAndreas Christensen.

Han forklarer, at hvis en kontrakt er tidsbegrænset ogunder tærskelværdien på 1,4 millioner kr., skal den ikke iEU-udbud. Men hvis kontrakten ikke er tidsbegrænset, sågælder det, at kontraktens årlige værdi inklusiv alle op-tioner og ydelser skal lægges sammen og ganges med fire.Hvis den så overskrider tærskelværdien, så er der ingenvej uden om et EU-udbud.

Andreas Christensen bemærker i øvrigt, at selv om enkontrakt ikke overskrider tærskelværdien for EU-udbud,vil der stadigvæk i langt de fleste tilfælde være pligt til atgennemføre en udbudslignende procedure efter reglerneom annoncering i tilbudsloven.

Andreas Christensen fremhæver, at mange har været igod tro på grund af ukendskab til reglerne.

Kommuners it-kontrakter i en meget usikker situationKommunernes it-kontrakter befinder sig i en meget usikker situation efter Konkurrencestyrelsen har underkendt 29

kommuners anskaffelse af KMDs Opus system. 1. juli er EU´s kontroldirektiv trådt i kraft, og det betyder, at kon-

trakter indgået før den dato kan erklæres ugyldige. Der kan godt risikere at komme en bølge af retssager.

Af Niels Torben Volqvartz@nyt

Der er ingen grænse mellem en opgradering og nyt system. Ydelsen skal i udbud, hvis det

overskrider tærskelværdien”Andreas Christensen, advokat og partner i Horten


”Det er min klare opfattelse, at kon-trakter der er indgået før den nylovs ikrafttræden kan erklæresuden virkning. De overtræder jofortsat loven. Det svarer til, at dukører 130 på en motorvej og fart-grænsen nedsættes til 110. Fortsæt-ter du med at køre 130, så kører duulovligt,” siger Andreas Christen-sen.

Han vurderer, at EU's nye kontrol-direktiv får effekt på antallet af rets-sager om ulovlige kontrakter. Menkommunerne kan gardere sig frem-over.

”Når det gælder udbud, så råderjeg til at vælge tildelingskriteriet"det økonomisk mest fordelagtigetilbud". Det vil sige prisen sammenmed funktionaliteten i forhold til, atkommunen får det, den har mestbrug for. I den sammenhæng er detmuligt at indregne konverterings-omkostninger. Det er en vurderingder i vidt omfang kan bruges. F.eks.udgør konverteringen ved et lønsy-stem både et stort beløb og megenusikkerhed, siger Andreas Christen-sen.

Bølge af retssagerPartner Lars Rasmussen fra konsu-lentvirksomheden A2, der rådgiver iudbud vurderer lige som AndreasChristensen, at EU's kontroldirektivvil få antallet af retssager om klagerover nye og gamle udbud til at stige.

Lars Rasmussen: ”Det er min vur-dering, at der vil komme en bølge afsager, for nogen vil gå tilbage itiden. Antallet af udbud vil garante-ret også stige på grund af salget afKMD. Der er jo nu ikke tvivl om, at

der er tale om en ekstern leveran-dør. Der vil i det hele taget bliveøget behov for hjælp til udbud ogkontaktstyring. Det bliver ekstremtinteressant at se, hvordan myndig-hederne vil tackle situationen om-kring udbud.”

Lars Rasmussen vurderer, at derkan ligge mange mulige sager ogvente.

”Spørgsmålet er, hvad gør denfornuftige kommune, og har den hi-storisk overblik over sine kontrak-ter. Vi har set sagen med de 29kommuner, der har brudt udbudsdi-rektivet i forbindelse med Opus.Men hvilke andre kontrakter liggerder? Kommunerne har ikke nødven-digvis et centralt overblik over sinefagsystemer.”

Lars Rasmussen peger på, at derer skabt nye muligheder med Kom-bit, ligesom der også vil opstå merelokalt samarbejde mellem kommu-nerne for at klare arbejdspresset.Han bygger sin vurdering om på, atder i TED databasen, som registre-rer alle EU udbud, ikke er nogenvoldsom mængde af udbud i forholdtil det, man ville forvente med demange nye storkommuner

”Der vil opstå nye krav til it-chef-erne, som der ikke har været før.Opgaven er ny og kræver nye kom-petencer, ligesom udbuddene vilblive langt større og mere komplice-rede. Bare opgaven med monopolsy-stemerne er en kæmpe opgave hoskommuner og leverandører, og jegforudser langt flere fælles udbud foralle kommuner eller for klumper afkommuner.”

Klagenævnet skal erklære en kontrakt for uden virkning, når:

• Kontrakten er uberettiget indgået uden afholdelse af udbud

• Kontrakten er indgået i strid med reglerne om standstill eller opsæt-tende virkning af en klage, og ordregiver har samtidig overtrådt udbudsreglerne på en måde, som har påvirket tilbudsgivernes mulighed for at få tildelt kontrakten

• Kontrakten er baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen (miniudbud,) idet kontrakten er tildelt i strid med udbudsreglerne, forudsat kontrakt-værdien overstiger tærskelværdien

SEMINAR OM UDBUD AF IT-KONTRAKTER

1. september 2010 tilbyder Horten etseminar, der fokuserer på de gene-relle udbuds- og it-retlige problemstil-linger, der gør sig gældende vedindkøb af it-ydelser. Yderligere infor-mation kan findes påwww.horten.dk.

Kontrakter kan ophævesEfter 1. juli er den nye kontraktlov fra EU trådt i kraft. Både nye og

gamle kontrakter kan indbringes og erklæres uden virkning.

EU's kontroldirektiv vil få antallet af retssager om

klager over nye og gamle udbud tilat stige.”

Lars Rasmussen

Finansministeriet vurderer, at kom-munerne årligt modtager 100 millionerhenvendelser ad forskellige kanaler.Der er mange ressourcer at spare vedat flytte en del over til digital selvbe-tjening. Mens en digital selvbetjeningkoster fem kroner, koster den person-lige henvendelse i gennemsnit 100kroner.

Målet er ifølge den nye fælleskom-munale strategi, at hver tredje henven-delse er digital i 2012 og halvdelen i2015.

I indeværende år er målet for kom-munerne, at 80 procent af den udgå-ende kommunikation bliver digitale.Midlet til at opnå de ambitiøse mål erblandt andet uddannelse af ”digitaleambassadører og kommunikation.”Hertil kommer også målsætningen omat udvikle 10 digitale løsninger (Um-brella red.) til at reducere de admini-strative omkostninger med 25 procent.

På beskæftigelsesområdet, der er etaf de mest regel- og it-tunge, vurderercenterchef for Borgerbetjening og IT-politik i KL, Jakob Harder også, at der

er meget store effektiviseringsmulig-heder. Senest i 2015 skal der være fuldadgang til data.

”Den snilde digitale arbejdsplads”,der er langt mere tilgængelig og over-skuelig skal udvikles samtidig med, atnye effektive arbejdsgange skal ud-nytte eksisterende teknologi bedre.Børne- og kulturområdet udgør 99mia. kroner eller 43 procent af dekommunale driftsudgifter. Også pådette område er der store effektivise-ringsmuligheder ved at digitalisere.


Af Niels Torben Volqvartz@nyt

Omkostninger ved borgerhenvendelser:

Hver tredje henvendelse skal være digital om to årBorgerne skal kunne betjene sig selv og alle medarbejdere skal kunne hjælpe borgeren til at betjene sig selv

digitalt. Det er omdrejningspunktet i den nye fælles, digitale strategi for landets kommuner. De årlige be-

sparelser ved at flytte borgere over til digital selvbetjening er over 500 mio. kr. om året. Svarende til 2,5 mia.

kr. frem til 2015.

iteo.dk

Prøv iteo.dk

Komplet

Pris kr. 4,- pr. elev pr. år.

Priseks. 1

Pris kr. 600,- pr. årPriseks. 2

Pris kr. 16.000,- pr. år

iteo.dk

telompK

r

2skeisrP

v pel. err.- p,. 4r.is krP

t elompK

.r

r. år.- p,00. 6ris krP

. 1skeisrP

rå. år

vøPr

kd.oet i

r. årr.- p,00.06. 1r.is krP

. 2skeisrP

p

r

,

k.doeti

.dkeoit

k


Kommuner tackler sparekrav digitalt Kravet om nulvækst sætter kommunernes økonomi

under pres. I mange kommuner betyder det årlige besparel-

ser på betydelige tocifrede og i en række tilfælde trecifrede mil-

lionbeløb. Men betyder det, at digitaliseringen vil blive sat på hold eller sætter det fart på digitaliseringen?

Kit-Magasinet har talt med fire kommuner. Det viser sig, at der i de fire kommuner er målrettede digitale projekter

eller indsatser og digitale forretningsenheder, der som formål har at effektivisere. Der er altså en række kommu-

ner, som tackler sparekravene digitalt. Læs de fire beretninger fra Slagelse, Rudersdal, Herning og Horsens.

”It er et stærkt og vigtigt våben for at nå besparelserne ikommunerne, og investeringerne er kraftigt på dagsorde-nen alle steder. Øget digitalisering er nødvendigt for atopretholde service på samme niveau for færre penge.”

Den økonomiske situation kunne måske friste til atskære ned på it. Men det er Claus Ritters vurdering, at dervil blive investeret ekstra meget de kommende år. Hanbetegner digitaliseringen som det vigtigste værktøj til atopfylde kommunernes aftale med regeringen og udviklebedre og mere effektiv borgerservice.

”Kommunerne bør samlet set gå ind og booste investe-ringerne på digitaliseringsområdet for at skabe lette ogintuitive løsninger for kommunerne, der kan kompenserefor faldende indtægtsgrundlag og udviklingen i befolk-ningsdemografien,” siger Claus Ritter.

Strategiplan 2010-15Han peger på, at der i de hele taget er utroligt mangekommunale tiltag frem mod eDag3 og 2012-planen ogogså frem imod 2015, hvor målene ventes udstukket i DenFælleskommunale Digitaliseringsstrategi for 2010-15.

Det gælder ikke mindst på de fire prioriterede fagområ-

der, beskæftigelse, børn/skole, social og sundhed samt teknik-og miljøområdet. Indsatsen ligger i høj grad i at få kvalifi-cerede medarbejdere til at kunne anvende digitale værk-tøjer i deres faglige arbejde og i at de digitale platformeudvikles i fællesskab.

Slagelse kommune er den 16. største i landet og det for-pligter ifølge Claus Ritter til at være fremme i skoene.Kommunen er repræsenteret i KL’s bestyrelse og med iKombits referencegruppe for kommunernes ejendomsrettil egne data.

”Kommunerne skal trække på samme hammel og ar-bejde sammen om standarder, fælles programmer, plat-forme og systemer. Objektiv sagsbehandling er et godteksempel. Et andet er Kombits kommende initiativer tilsystemer,” pointerer Claus Ritter.

Fem års teknologiudviklingFem år er it-strategisk meget lang tid, og den anvendteteknologi bliver mere og mere avanceret, men også meretilgængelig.

”Borgerne flytter sig hele tiden, så vi skal være medfremme, ellers kommer vi for sent. Det handler om at for-

Pres på økonomien speeder it-indsatsen op i SlagelseAlt tyder på, at den vanskelige økonomiske situation i kommunerne kommer til at speede it-indsatsen og investe-

ringerne op, vurderer Stabschef Claus Ritter, Slagelse kommune. Han har ansvaret for kommunens it- og digitali-

seringscenter.

Af Niels Torben Volqvartz

@nyt


Kontakt Systemtech på 70 30 00 00 eller [email protected] for at høre mere om EasyIQ ConnectAnyhwere. Læs mere om EasyIQ ConnectAnywhere og resten af EasyIQ modulerne på www.systemtech.dk * i version 2.0 ultimo 2010

Nyt til skole-it!

Tilbyder I optimale forhold for elever og lærere med bærbare pc’er?Med EasyIQ ConnectAnywhere får elever og lærere nem og sikker adgang til skolens ressourcer fra deres private bærbare computere - hvor som helst, når som helst.

EasyIQ ConnectAnywhere fungerer både med identity-management løsningen EasyIQ og som stand-alone.Modulet frigives i efteråret 2010 – kontakt Systemtech allerede nu for at høre mere!

Til elever og lærere: Adgang til internet via skolens netværk Adgang til hjemmedrev og gruppedrev – både på skolen og fra off entlige internetadgange Single Signon på udvalgte websites Print – evt. mod betaling Nemt passwordskift Mulighed for gratis MS Offi ce-pakke med Live@edu

�

Til it-afdelingen: GUI til nem administration af rettigheder Kontrol over private bærbare vha. vpn og brugervalidering i AD Automatisk mapning af drev Passwordskift ligger hos brugerne Mulighed for godkendelse af it-politik inden adgang Support for MS Windows og Mac OS*

udse, hvilke redskaber borgerne ønsker at bruge og omdet er sociale medier som Facebook og Twitter eller heltandre medier. Ikke mange brugte e-mail for fem år siden,men ret beset er det bare elektrisk papir, og det er ikkeutænkeligt, at e-mail er gammeldags om fem år,” sigerClaus Ritter.

Det er ikke uproblematisk kun at satse på elektroniskselvbetjening, men det er der råd for.

”Ikke alle vil kunne betjene sig selv, men besparelserneved, at de fleste kan vil være så store, at vi kan få råd tilat betjene resten bedre,” understreger Claus Ritter

Han lægger vægt på, at det skal være let og smart atkunne betjene sig selv alle steder fra. Løsningerne skaludvikles, så de indgår som en naturlig del af borgerneshverdag som netbanker er blevet det i dag. Både borgerog administration skal kunne komme til de samme data,som er placeret et sted og skemaer skal erstattes af dia-logløsninger hvor borgerne kun afkræves data hvor disseikke i forvejen findes.

”Digitalisering og afbureaukratisering er måske to sideraf samme sag. Det handler om at have valide data et sted,som kan deles af mange. Når det er tilfældet, så er vi nåetlangt i forhold til at kunne levere effektive løsninger,”siger Claus Ritter.

I Slagelse er man godt i gang med at digitalisere påtværs af kommunens forvaltninger, og for to år sidenskabte kommunen som en af de første en it- og digitalise-ringsenhed. Formålet er at samle ressourcerne og tænkeforretning gennem it, som kommer kommunens borgeretil gode.

”Slagelse opruster den strategiske enhed It og digitalise-ring, men vi skal naturligvis passe på ikke at dræne fag-områderne for it-kompetencer, og det er vigtigt at denfaglige ledelse har kvalifikationer til at tænke it-strate-gisk, så de kan se, hvad der både er gavnligt for koncer-

nen og især deres eget fagområde”, understreger ClausRitter.

Mere kommunal omstillingHan er ikke bange for, at kommunernes medarbejdere vilhave svært ved at omstille sig.

”Jeg er sikker på, at de kommunale medarbejdere er såfleksible, at de kan omstille sig – også til fremtidens digi-taliseringsformer og fælles løsninger. Det har de vist i for-bindelse med kommunalreformen. Medarbejderne ersimpelthen vant til at afgive suverænitet og gøre nogetandet, når det gavner kommunen.

Slagelse kommune er et godt eksempel på udviklingen.Her arbejder ca. 800 administrativt ansatte og 8.000 fag-lige. I dag er ikke mindre end 4.000 af dem it-brugere ideres arbejde. Det gælder alt fra vej og park, ældrepleje tildaginstitutioner og skoler. Vi kan skabe mere tid til ansigttil ansigt arbejdet, hvis de udnytter it i deres faglige ind-sats. Få havde troet, at det kunne gå så smertefrit at kon-vertere data og få hele det digitale set-up til at ”spille” iforbindelse med kommunalreformen. Lad os ride viderepå den succesbølge,” siger Claus Ritter.

Digitaliseringen er det vigtigste værktøj til at opfylde kommunernes

aftale med regeringen og udvikle bedre ogmere effektiv borgerservice.

Claus Ritter”


It-chef Mogens Dam, RudersdalKommune: ”Jeg mener, vi vilkomme til at se mere fart på digita-liseringen. For fire måneder sidenoprettede vi en ny digital enhed be-stående af tre personer. Denneenhed sparrer med it-afdelingen ogtager rundt og besøger de store om-råder med henblik på at digitaliserearbejdsrutiner. Det er et hold, hvisformål er at effektivisere gennemdigitalisering. Enheden består afforskellige kompetencer og kiggerpå tværs af områderne.”

”Det første enheden ser på er, omarbejdsrutiner kan effektiviseresmed de eksisterende it-systemer,eller om vi skal udvikle nye. Det di-gitale team kigger ligeledes gene-

relt på organisationen, om der ernoget større, som helt skal ændres.”

”Selvom jeg ikke kan komme mednogle konkrete udmeldinger om ge-vinsterne, så er der ingen tvivl om,at der er noget at hente. Der er etpotentiale for effektiviseringer. Nårdet digitale team har hentet sine in-formationer, bliver de lagt ind tilkommunaldirektøren, der så tageret møde med områdechefen. Dekan så finde ud af, hvordan dereventuelt skal prioriteres.”

”Vi har valgt at tackle besparel-serne offensivt. I stedet for at skærened efter grønthøstermetoden, gårvi målrettet efter effektiviseringer.Det viser sig, at der primært hentesgevinster ved at digitalisere ar-

bejdsprocesserne. Bare det at se pådet med friske øjne og på tværs afområderne, åbner nye muligheder,”siger Mogens Dam.

Ifølge Mogens Dam er et gennem-gående træk ved effektiviserin-gerne, at der er tale omsmåændringer, som kan gennemfø-res hurtigt.



Ny enhed sætter fart på digitalisering i RudersdalRudersdal Kommune skal i lighed med mange andre kommuner i Hovedstadsområdet spare et betydeligt tocifret

millionbeløb til næste år. Hvordan tackler Rudersdal den situation? Betyder det at digitaliseringen sættes på hold,

eller vil det speede hastigheden for digitalisering op?

Der er ingen tvivl om, der er noget at hente. Der er et

potentiale for effektiviseringer.Mogens Dam.”


Digital selvbetjening i Herning fjerner spildtidAf Lars Opsahl

80 procent af børnefamilierne i Herning Kommune opskriver i dag deres børn på webløsningen PladsZonen, der

blandt andet giver familierne information om pladstilbud og ventelister. Denne selvbetjening har samtidig fjernet

store mængder spildtid i borgerservice og i institutionerne.

Ud fra ønsket om at give børnefamilierne bedre service ogoverblik over mulighederne i kommunens børnepasning –og for at lette det administrative arbejde på institutionerog i Borgerservice – startede Herning Kommune i 2008 etprojekt for digitalisering af pladsanvisningen.

”Vi havde gennemført en undersøgelse, der viste, atBorgerservice i 2007 modtog over 30.000 henvendelserom dagpleje- og institutionspladser. Heraf var næsten 80procent telefoniske henvendelser,” fortæller afdelingsle-der for Borgerservice Kim Nielsen Ranch, Herning Kom-mune.

”Desuden var der meget spildtid, da information fraborgerne var genstand for høj grad af genindtastning iforskellige manuelle og digitale systemer i Borgerserviceog på institutionerne. Derfor satte vi os for at etablere enbrugervenlig selvbetjeningsløsning, der kunne reduceretelefoniske henvendelser med 30-50 procent og i øvrigtsikre, at 95 procent af opskrivningen blev foretaget digi-talt af forældrene selv og direkte ind i de implicerede sy-stemer.”

Ifølge Kim Nielsen Ranch skulle den digitale løsninggennem mere effektive arbejdsgange og administrativelettelser frigøre et årsværk i administrationen og hos in-stitutionerne. Den frigjorte tid skulle blandt andet anven-des til andre arbejdsopgaver i Borgerservice. Og forinstitutionernes vedkommende skulle det give mere tid tilbørnene.

Borgernes vindue til bedre serviceHerning Kommune besluttede at benytte standardsyste-met Dexter fra IST Danmark, som suppleret med diversetilpasninger og grænsesnit til anvisnings- og dagplejesy-stem, tilgodeser kommunens behov på alle områder. IHerning valgte man desuden selv at drive løsningen, dadet blandt andet på denne måde var lettere at styre i for-hold til kommunens anvisningssystem, som indeholderde økonomiske data for institutionsområdet og er inddelti 13 distrikter inden for den såkaldte pasningsgaranti.

”Fra kommunens hjemmeside har familierne direkteadgang til PladsZonen. Her indtaster og afleverer de in-formationer direkte til anvisningssystemet”, forklarerKim Nielsen Ranch.

”Forældrene kan ligeledes følge med i elektronisk, hvor-dan det går med placeringen af deres barn. Systemet kanogså automatisk beregne, om en familie er berettiget tilfriplads.”

PladsZonen kan også tilgås af institutionerne fra deresegen web-indgang. Og tilsvarende er der en indgang tildet centrale system fra kommunens øvrige administra-tion.

Bedre udnyttelse af institutionernes kapacitet”Kommunens medarbejdere undgår at sidde og taste fa-miliens data ind i anvisningssystemet på baggrund af entelefonsamtale eller en blanket. Det reducerer mulighe-den for fejl betydeligt og eliminerer behovet for genind-tastning. Samtidig har vi kunnet mindske antallet afhenvendelser og kommunikation med institutionerne ombørnene betydeligt”, siger Kim Nielsen Ranch.

Da systemet præsenterer relevant information tæt pårealtid i forbindelse med, at forældre accepterer en pladstil deres børn, er resultatet også bedre muligheder forplanlægning og store besparelser på det administrativetidsforbrug i institutionerne.

PladsZonen gik i luften i efteråret 2009, og allerede idag er den digitale opskrivning oppe på 80 procent. Menså er brugen af blanketter til opskrivning til gengældfuldstændig afskaffet.

”PladsZonen er meget selvforklarende og har godehjælpefunktioner, men selvfølgelig kan man også ringe tilpladsanvisningen eller komme op i Borgerservice, hvisman har behov for støtte ved anvendelse af PladsZonen,”siger Kim Nielsen Ranch.

Til efteråret gennemfører Herning Kommune en ny un-dersøgelse som opfølgning på undersøgelsen fra 2007 forat måle den præcise effekt – et år efter Pladszonen er gåeti drift.

Vi ville etablere en brugervenlig selvbetjenings-løsning, der kunne reducere telefoniske

henvendelser med 30-50 procent.

Kim Nielsen Ranch”


”Vi afventer det centrale udspil fra KL, men arbejder sam-tidig med vores egen strategi for, hvordan vi med en digi-tal strategi kan håndtere effektiviseringer i kommunen.Dette arbejde er bredt forankret i organisationen, og it-af-delingen er kun én af flere bidragsydere,” siger it-chefOle Aasmoe, Horsens Kommune.

Han understreger, at kommunens egen digitale strategiskal have synergi med det kommende udspil fra KL. Ole Aasmoes bidrag til kommunens digitale strategi tagerudgangspunkt i to kernepunkter: • For det første drejer det sig om at afdække rationalet bagdigitalisering af kommunale processer.• For det andet er der behov for at prioritere og styre im-plementeringsprojekterne og sikre sig, at kommunen hø-ster gevinsten i form af mere effektive arbejdsprocesser.

En fleksibel platform for best practiceRationalet bag at effektivisere gennem en digital strategier i vid udstrækning også et kompetencespørgsmål.

”Det er vigtigt, at vi følger godt med i udviklingen ogligger fremme i feltet. Derfor har vi ansat en projektledertil digitaliseringsprocessen og arbejder i øvrigt fokuseretmed kompetenceudvikling i og udenfor it-afdelingen”,fortæller Ole Aasmoe.

”Lige så vigtigt er det, at vi fremover skaber et råderumpå ledelsesniveau, så den enkelte leder kan lade sig inspi-rere af best practice i bredeste forstand. For kun dervedkan vi skabe plads til innovativ implementering af digi-tale processer på den bedst mulige måde. Samtidig med atvi laver en digital strategi, lægger vi et stort arbejde i enudviklings- og innovationsstrategi. Det giver en meget po-sitiv synergi i organisationen.”

Ole Aasmoe peger her på, at ledere typisk kigger påandre ledere inden for samme sektor, når de henter erfa-ring. Eksempelvis sammenligner skoleledere sig medandre skoleledere. De skal kigge bredere og hente inspira-tion fra helt andre typer af organisationer på tværs af of-fentlige og private institutioner og virksomheder.

”It-afdelingen skal støtte denne proces ved at standardi-sere de interne services ud fra SLA-aftaler, så vi levereren forudsigelig, standardiseret platform med en snitflade,

som efter behov kan benyttes af de enkelte fagområder ikommunen. Hvis snitfladen er fleksibel nok, og hvis vi viavores kommende kontrakter i højere grad kan ’friste’ le-verandørerne til at adskille data, forretningslogik og bru-gergrænseflade, så giver vi fagområderne frihed til atfinde deres egen best practice uden fastlåste bindinger tilgamle vaner, eller for den sags skyld til it-afdelingenspræferencer”, forklarer Ole Aasmoe.

Leverandører spænder ben Digitalisering i Horsens Kommune kan ifølge Ole Aasmoesagtens komme til at omfatte driftsfællesskaber og andretyper samarbejde – både internt i kommunen på tværs afinstitutioner og fagområder men også med andre kom-muner, herunder nabokommunerne Odder og Hedensted.

”Vi har i dag et indkøbsfællesskab med vores nabokom-muner, men ikke på teknologiområdet, hvor de demogra-fiske og geografiske forudsætninger for it-arkitekturen idag gør, at kravene bliver for forskellige”, siger Ole Aas-moe.

”Desuden begrænser en række teknologileverandørersleverance- og licensforhold mulighederne for, at indkøbs-fællesskaber mellem kommunerne giver reel gevinst påkommunens bundlinje. Men jeg kan sagtens forestillemig, at vi kommer om ved det i fremtiden og får etableretde nødvendige samarbejder til indkøb af desktop serviceseller etablerer fælles driftsfunktioner for virtualiseredefagsystemer”.

Bedre, billigere – eller begge deleHorsens har i dag kun i meget begrænset omfang out-sourcet egentlige driftsopgaver. Men sourcing i generelforstand er en naturlig del af overvejelserne i HorsensKommune, og Ole Aasmoe og hans it-folk i kommunenundersøger løbende, om man gennem sourcing kan levereit-understøttelse af kommunens opgaveløsning billigere,bedre eller begge dele.

”Desværre har mange af leverandørerne svært ved atimødekomme vores behov for åbne og fleksible snitfla-der,” fortæller Ole Aasmoe.

”Den største udfordring er her at ændre leverandører-nes holdning til snitflade og skabe åbenhed fra leverandø-rernes side, så vi kan få bedre adgang til data om setup ogdrift. Det ville eksempelvis være oplagt at outsource drif-ten af ESDH-systemet, men i dag kan det ikke lade siggøre i fri konkurrence”, slutter Ole Aasmoe, som siger atkommunen vil arbejde videre med sit oplæg til digitalise-ringsstrategi hen over sommeren, så man inden udgan-gen af året kan stå klar med en konkret strategi.

Af Lars Opsahl@nyt


Horsens venter på KL´s udspil til digital strategiHorsens Kommune afventer KL´s udspil til ny digital strategi. Baggrunden er et ønske om at sikre en fornuftig ind-

holdsmæssig sammenhæng med den fælleskommunale strategi fra KL og udsigten til at kunne drage nytte af det

momentum, strategien kan have ved fremtidige samarbejder.

Desuden begrænser en række it-leverandørers leverance- og

licensforhold mulighederne for, at indkøbs-fællesskaber mellem kommuner giver reelgevinst på kommunens bundlinje.

Ole Aasmoe

”


Digitalisering er i efterhåndenmange år blevet udråbt til at væreløsningen på ”klemmen” mellemstram økonomi og øgede forvent-ninger til service. Og med godgrund. Potentialerne er store, selvom de erfaringsmæssigt ofte er lidtmindre i realøkonomien end på pa-piret.

Digitalisering er derfor et område,kommunerne fremadrettet skalprioritere. Og prioritere i fælles-skab. Det er det centrale tema forden ny fælleskommunale digitalise-ringsstrategi, der ligger til høring ikommunerne sommeren over.

Kommunernes strategiKommunerne vælger nu at gå sam-men om en ny, handlingsorienteretdigital strategi af to årsager.

For det første er potentialernestore. Men det kræver investeringer- man skal så, før man kan høste!Det kan helt oplagt gøres i fælles-skab. Eksempelvis fælles indkøb viaKombit. Kommunerne når ganskeenkelt længere i fællesskab for desamme penge, og det er væsentligt idisse tider.

For det andet er mange problemermed it de samme i alle kommuner.

Derfor løses de også bedst i fælles-skab blandt kommunerne. Gevin-sten ved at gøre det er, at vi flytteren hel sektor på én gang – til gavnfor såvel borgerne som kommu-nerne selv.

Den fælleskommunale digitalestrategi, som alle har i høring, erikke en strategi om teknik. Det er enstrategi for, hvordan vi kan udvikleden kommunale sektor sammen –med teknologien som redskab. Stra-tegien fokuserer mere på fællesmålsætninger, prioriteringer og po-litisk beslutningskraft end på stan-darder og teknologi.

Et af de fælles mål er, at halvdelenaf henvendelser fra borgerne skalvære digitale i 2015. Det vil givekommunerne mulighed for at sparemere end en halv mia. årligt. Forteknologien er der, men det forud-sætter investeringer i bedre løsnin-ger, udvikling af kanalstrategier ogopkvalificering af de ansatte i kom-munerne. Og det skal vi være enigeom at gøre. Derfor er det alle 98kommuners strategi.

Mange af strategiens mål vil kunkunne nås, hvis hele den kommu-nale sektor er med. Kan vi det, erpotentialet stort – op til 2 mia. kr.

om året, når alle strategiens initiati-ver er gennemført i alle kommuner.

Kombit i spilKombit er, som kommunernes fæl-les it-bestiller selskab, med til at im-plementere den fælleskommunaledigitaliseringsstrategi. Blandt andettages der hul på monopolområ-derne, så kommunerne afløftes ud-budspligten, opnår gevinster ogskaber konkurrence.

Kombit vil spille en stor rolle i ud-møntningen af strategien. Men dervil naturligvis også være projekter,som Kombit ikke vil blive del af. Ogen del af initiativerne skal løsessammen med staten og regionerne.

Implementeres i den enkelte kommuneMen en strategi skal implementeres.Derfor er det vigtigt, at den enkeltekommune implementerer mål ogløsninger fra den fælleskommunaledigitaliseringsstrategi i egne strate-gier og aktiviteter. Til brug herforbliver der udarbejdet en handlings-og investeringsplan i umiddelbarforlængelse af vedtagelsen af strate-gien i oktober 2010.

Af formand Erik Nielsen (S), KL’s Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg

KRONIK

Fælles digitalisering sikrer råderummetKommunerne står over for store udfordringer. Nulvækst, demografi og øgede forventninger til den kommunale ser-

vice er og bliver en del af den kommunalpolitiske dagsorden i årene, der kommer. Flere kommuner er allerede be-

gyndt at afskedige folk, og flere kommuner vil formodentlig følge trop.

Digitalisering er derfor et område,

kommunerne fremadrettetskal prioritere. Og prioriterei fællesskab.


It-cheferne har iudstrakt grad sat sig over i strategistoleni forhold til tidligere.

”Det er en positivt overraskende udvikling, at der erblevet så god overensstemmelse mellem it-chefens ogkommunaldirektørens opfattelse af it-håndteringen ikommunen,” siger partner Lars Rasmussen fra A2.

Begge parter ønsker et stærkt it-samarbejde mellemkommunens fagområder og it-afdelingen omkring it-be-slutning og koordinering af it-aktiviteter. De finder detogså vigtigt, at it-strategien samtidig er forankret i fag-områderne.

Undersøgelsen viser, at kommunerne satser intensivtpå it-services som midlet til at effektivisere og fastholdeet højt serviceniveau, til trods for krav om store besparel-ser. Det kræver, at der er stor overensstemmelse mellemfagområdernes behov og de it-services der tilbydes. Ogdet stiller igen krav til samarbejde mellem fagområderneog it-organisationen.

Det er nødvendigt at følge op på it-anvendelsen, og atder er en professionalisme omkring projekter inden for it-udvikling og at der på alle niveauer i kommunen er en be-vidsthed om den bedste placering af it-services, til gavnfor kommunen.

Lav gennemsigtighedMen undersøgelsen viser også, at der ikke er gennemsig-tighed i it-budgetter på tværs i kommunen. Der er hellerikke afstemt forventninger mellem fagområders ønskertil it-serviceniveau, og de it-økonomiske konsekvenser afet højere it-serviceniveau. Det vægtes heller ikke særligthøjt, selvom der blandt kommunaldirektører og it-cheferer et ønske om at det skal blive bedre.

Lars Rasmussen: ”Der er en udbredt decentralisering afit-kompetencer i kommunerne. Forvaltningerne er nødttil og afgive noget af deres suveræne magt over fagsyste-merne til it-afdelingen. Det vil forrente sig.”

I bedømmelsen af om direktion og it-chef løbende følgerop på it-budget, it-omkostninger og it-planer gøres dettekun i moderat omfang og vægtes ikke så højt.”

”Det kan undre, da kommunerne har indikeret, at dervil forekomme øgede it-udgifter forbundet med den øgededigitalisering, og hvis det skal styres, må det ske gennemen løbende koordinering på direktionsniveau.”

Kommunernes direktioner er meget bevidste om, at derskal være defineret og etableret ejerskab, styring og be-slutningskompetence omkring it-anvendelse, fordelt mel-lem fagområder, it-afdelingen og eksterne parter. Hvilket

Fællesoffentlig it-udvikling

– eDag3 og NemID

TEMA:

Af Niels Torben Volqvartz

Fodslag mellem kommunaldirektører og it-chefer om digital strategiKommunaldirektørerne og it-cheferne nærmer sig stærkt hinanden i vurderingen af, hvilken rolle it skal spille i

kommunerne i fremtiden. Det viser en ny undersøgelse, der er gennemført af konsulentvirksomheden A2 i samar-

bejde med KL.

Det er en positivt overraskende udvikling, at der er blevet så god overensstemmelse

mellem it-chefens og kommunaldirektørens opfattelseaf it-håndteringen i kommunen.

Lars Rasmussen”


giver det rette fundament til at kunne styre it-ressour-cerne i kommunen.

Det samme gælder beslutning om prioritering og rele-vans af it-initiativer, der ligeledes er koordineret på tværsaf kommunens fagområder og it-afdelingen i en formali-seret struktur.

Business casesDer meldes positivt tilbage på, at der udarbejdes businesscases som grundlag for beslutning om at igangsætte itprojekter. Men når det kommer til at skulle følge op på,hvorvidt fagområderne høster de effekter, der lå til grundfor business casen, er vurderingen lav.

Undersøgelsen peger på, at der ikke følges tilstrække-ligt op på at realisere de aftalte effektmål, som businesscasen stillede i udsigt.

Outsourcing er der ikke den store tiltro til, men kom-munerne ser større potentialer i at etablere fælles kom-munale samarbejder om at anvende it-. Fra it-chefernesside er der overraskende ringe interesse for at indgå i fæl-les kommunalt it-samarbejde, men kommunaldirektø-rerne lægger til gengæld mere vægt på betydningen afsamarbejder med andre kommuner.

Lars Rasmussen: ”Det er et krav, at kommunerne sam-arbejder, hvis de skal løse de store opgaver de står overfor.”

Uenighed om ressourcerSelvom der langt hen ad vejen er enighed om den digitalestrategi og dens betydning for udvikling af it-servicekva-liteten, er der også uenigheder.

It-cheferne ser det som nødvendigt at udbygge it-områ-det og dermed øge it-udgifterne, hvis udbredelsen af digi-tal service skal kunne håndteres. Menkommunaldirektørerne mener ikke, at de fremtidige kravtil serviceforbedring og effektivisering via digitaliseringvil øge kommunens it-udgifter.

Undersøgelsen viser, at It-afdelingens opfattelse af egenfaglig viden inden for fagområderne, er markant størreend kommunaldirektørernes opfattelse. Fagområderneser derimod ikke it-afdelingens medarbejdere som klædtgodt nok på til at forstå fagområdernes behov. Både it-chefer og kommunaldirektører anser det for vigtigt, at it-afdelingen har forretningsmæssig faglig indsigt ifagområderne, viser undersøgelsen. Den viser også enoverraskende lav vurdering af behovet for øgede kvalifi-kationer til projektstyring i it-afdelingerne.

Lars Rasmussen: ”Det nye marked efter salget af KMDvil kræve helt andre behov for styring af it-projekter. Detser ud til, at det vil komme som en stor overraskelse forbåde kommunaldirektører og it-chefer.”

Enighed mellem kommunaldirektør og it –chef om vigtighed: Overordnet set er der fodslag mellem kommunaldirektører og it-chefer om digital strategi viser ny undersøgelse fra A2 og KL, som 77kommuner har besvaret. I 21 kommuner har både kommunaldirektør og it-chef svaret, i 23 kommuner har kun kommunaldirektøren svaretog i 35 kommuner har kun it-chefen svaret. Der er god geografisk spredning, så den er absolut landsdækkende. Der er fra begge sider etønske om stærkt it-samarbejde mellem kommunens fagområder og it-afdelingen omkring it-beslutning og koordinering af it-aktiviteter.


Fælleskommunal digital strategi og udviklingssamarbej-der er nu sat på dagsordenen i landets kommuner. Dethar fået flere kommuner til at henvende sig til bruger-klubben SBSYS, som består af syv kommuner og RegionMidtjylland og har i alt 8000 brugere.

”Mange kommuner skal nu i udbud med deres ESDH-system og afsøger markedet for passende løsninger,” for-tæller Helle Berg, formand for forretningsudvalget ibrugerklubben SBSYS og chefkonsulent i Struer Kom-mune.

”Vi har ikke nogen salgsorganisation til at varetagemarkedsføring af brugerklubben SBSYS. Men mange harhørt om os, og jeg får stadig flere henvendelser fra inter-esserede kommuner.”

Helle Berg peger på tre vigtige årsager til den stigendeinteresse: • Først og fremmest er anskaffelsen af SBSYS vederlagsfri

og tilbyder et komplet ESDH-system på meget favora-ble, økonomiske vilkår. Herunder ligger der en økono-misk besparelse i timeforbruget på gennemførsel afudbud, da anskaffelse af SBSYS ikke kræver udbud.

• For det andet tiltaler det flere kommuner at indgå i etnærmest kooperativt, digitalt samarbejde med andrekommuner.

• For det tredje er SBSYS skabt af sagsbehandlere. Det betyder at al udvikling af nye moduler langt hen af vejensker i samarbejde med sagsbehandlere.

”Omdrejningspunktet for SBSYS er nærheden til bru-gerne, som konsekvent er med i alt udviklingsarbejde,når systemet og arbejdsgange skal optimeres.”

Fire årlige opdateringer Ifølge Helle Berg er der hele tiden et tæt samarbejde mel-lem medlemmerne i brugerklubben, der er involveret iden løbende videreudvikling af SBSYS og moduler til sy-

stemet. For tiden lanceres der fire årlige opdateringer afgrundsystemet, som gør, at der ikke er langt fra idé tildrift i organisationerne. De løbende opdateringer forud-sætter engagement for udviklingen sker løbende.

”Det tætte samarbejde i brugerklubben er yderst værdi-fuldt og super godt. Vi møder hinanden med forskelligekrav og behov og er på den baggrund i stand til at udvikleen fælles best practice,” siger Helle Berg. Hun understre-ger samtidig, at de fleste af organisationerne ønsker atdeltage i det tværkommunale samarbejde under bruger-klubben SBSYS, selv om brugerklubben ikke stiller kravom det.

”Selv om et medlem ikke har ressourcer til at deltage iarbejdet, bliver det tilgodeset på lige fod med alle andre ibrugerklubben. Ejerskabet til de udviklede løsninger lig-ger altid hos organisationerne, så i langt de fleste tilfældevil de gerne være med til at præge udviklingsarbejdet.”

Egenudvikling kan frit benyttes af alle Medlemmer af brugerklubben kan godt have speciellebehov, som kræver egenudvikling. Der er ingen begræns-ninger for, hvad medlemmet selv må lave, blot kernen afsystemet ikke berøres. Der er heller ikke noget i vejen for,at to eller flere kommuner går sammen om at dele udvik-lingsudgifterne. Eneste krav er, at det nye modul stillesgratis til rådighed for de andre medlemmer i brugerklub-ben. Man må ikke sælge løsninger videre, der er udviklettil SBSYS-systemet.

”Medlemmer af brugerklubben skal selvfølgelig synes,at det er tiltalende med denne form for tværkommunaltsamarbejde, og det tager måske lidt tid at komme ind itankegangen om at dele alt. Men langt det meste udvik-lingsarbejde sker under kollektiv aftale i brugerklubben,og vi er rigtigt hurtige til at reagere, hvis der identificeresbehov for noget, der kan komme flere kommuner til

Af Lars Opsahl

ESDH for små penge gennem fælleskommunalt samarbejdeESDH-systemet, SBSYS, der er et samarbejde mellem syv kommuner og Region Midtjylland, oplever stigende in-

teresse fra kommuner, som gerne vil ind i brugerklubben. En af årsagerne til den stigende interesse er ifølge for-

mand for forretningsudvalget, Helle Berg, Struer Kommune, at man får rygende meget ESDH for pengene.

TEMA:


gode,” siger Helle Berg og understreger, at samarbejdetomfatter mere end blot udvikling. Brugerklubben SBSYSsørger også for, at nye kommuner kommer godt i gangmed systemet.

Stadig vækst omkring samarbejdeDen nye dagsorden om fælleskommunal digital strategihar givet SBSYS tankegangen vind i sejlene. Helle Berg erheller ikke blind for, at brugerklubben SBSYS er ved atblive en populær løsning:

”Med stigende popularitet og stadigt flere medlemmer,har vi allerede nu fokus på, at vi på et tidspunkt skal revi-dere vores interne organisering,” siger Helle Berg, men un-derstreger samtidig, at der er et stykke vej endnu. Imellemtiden arbejder brugerklubben så videre inden forrammerne af den eksisterende model for at styrke dettværkommunale samarbejde.

It-chef Susanne Astrup, Hedensted Kommune:"Hedensted Kommune har valgt SBSYS blandt fire fremvisteESDH-systemer. Alle systemer har været fremvist i samarbejdemed både leverandører og referencekommuner. En af de væ-sentligste årsager til, at vi valgte SBSYS er, at vi gennem Bru-gerklubben har direkte medindflydelse på, hvilken retningsystemet skal bevæge sig i fremover. Brugerklubbens samar-bejdsform giver SBSYS-kommunerne en klar fordel i forbindelsemed videreudvikling af systemet. Og i Hedensted føler vi ikkeblot, at vi bliver hørt, men også at vi bliver taget seriøst, når vifremkommer med ønsker og fremtidsplaner for systemet.

Det faktum, at SBSYS demonstreres af Brugerklubbens re-præsentanter, som dagligt selv benytter systemet, har ogsåmedvirket til, at vi arbejdede videre med SBSYS i udvælgelses-processen. Der er nemlig ingen sælgermentalitet forbundetmed at få demonstreret SBSYS, men en meget konkret tilgangtil, hvad vi som kommune kan bruge systemet til.

I disse sparetider har prisen på systemet naturligvis ogsåvejet tungt. Prisen på et medlemskab i SBSYS Brugerklubbener nemlig langt billigere end licenser og udviklingspuljer til et le-verandørejet ESDH-system, hvor det er vores opfattelse, at ind-flydelsesgraden er væsentligt lavere end den, vi har fået medSBSYS."

It-chef Bent Johannsen, Tønder Kommune ”Nyt medlem”:"Tønder Kommune har valgt SBSYS som sin fremtidige ESDH-platform. Tønder Kommune har siden 2001 anvendtDokAjour/DocsOpen som ESDH-platform. Dette system erstat-tes af SBSYS den 1. januar 2011.”

”Ved valg af SBSYS har vi lagt vægt på, at administration ogudvikling af ESDH-platformen er direkte styret af de kommuner,der er medlem af Brugerklubben SBSYS.”

”Vi tror på, at Tønder Kommune via medlemskabet får enstørre og mere direkte indflydelse på de udviklingstiltag, dernødvendigvis skal ske inden for ESDH-området i forhold til digi-talisering på det primærkommunale område. ”

”Vi forventer også, at det formelle og forpligtende samarbejdei Brugerklubben vil medvirke til at kvalificere kommunernes øv-rige aktiviteter på digitaliseringsområdet, ligesom Brugerklub-ben vil være et stærkt talerør for de deltagende kommuner iforhold til øvrige parter og aktører på det kommunale it-mar-ked.”

”En anden væsentligt faktor for valget af SBSYS har væretprisen - det gælder såvel etablering som de løbende driftsom-kostninger.”

”Ved indmeldelse i Brugerklubben får vi en gratis brugsret tilsystemet i form af en kommunelicens. Med licensen kan vi iprincippet oprette alle ansatte som brugere af systemet. Det år-lige bidrag til udvikling og administration af løsningen liggerogså i den lave ende. Vi tror derfor på, at SBSYS er den rigtigeafløser for vores tidligere ESDH-system."

Pris fastsættes efter antal indbyggereDet er vederlagsfrit at blive medlem af brugerklubbenSBSYS, hvorefter SBSYS-systemet gratis kan installeres ikommunen.

Brug af SBSYS koster en årlig afgift på kr. 8,90 pr. ind-bygger i kommunen (pris for 2010). Denne afgift, der hvertår fastsættes ved brugerklubbens generalforsamling, gårubeskåret til sekretærbistand, vedligeholdelse, videreudvik-ling, opretholdelse af hjælpeportal, dokumentation mv.

I kraft af, at det er vederlagsfrit for en kommune/region attiltræde SBSYS-samarbejdet, undgår kommunen at gå iudbud om ESDH-systemet. Den fælles vedligeholdelse ogudviklingsarbejdet varetages af Ditmer A/S og sker på enSKI-aftale.

Det er muligt at købe supportaftale hos Ditmer A/S, ud-over hvad brugerklubben kan dække.

Kontakt: www.sbsys.dk. Brugerklubben SBSYS’ rejse-hold, der består af Helle Berg, en udvikler og en forretnings-konsulent fra Ditmer A/S.

Fakta om SBSYS:Udviklingen og samarbejdet, der i dag er brugerklubbenSBSYS, har rødder helt tilbage til midten af 1990'erne, hvorViborg Amt lagde grundstenen for et system, som skulle til-godese sagsbehandlernes behov. Løsningen blev stillet gra-tis til rådighed for andre amter og siden 2004 til kommuner.

Det blev starten på SBSYS, der i dag er et kompletESDH-system fuldt på højde med konkurrerende systemerpå markedet. Det bruges af syv kommuner Vejle, Heden-sted, Hjørring, Faaborg-Midtfyn, Mariagerfjord, Tønder ogStruer samt Region Midtjylland og flere ikke offentlige bru-gerorganisationer. I dag er der mere end 8.000 brugere afSBSYS.

”

Det tætte samarbejde i brugerklubben er yderst værdifuldt og super godt. Vi møder hinanden med

forskellige krav og behov og er på den baggrund i stand tilat udvikle en fælles best practice

Helle Berg”


Fra 1. november 2010 bliver der ”nem adgang til det of-fentlige på nettet”. Men nem adgang til det offentlige gøringen sommer. Det er ikke nok. Der vil stadig være en deludfordringer ikke mindst i indhold, funktionalitet ogmere sammenhæng mellem forskellige offentlige inter-net-løsninger. Følgende forudsætninger skal være opfyldt:• at det offentlige har gode og sammenhængende it-løs-

ninger.• at brugere er motiverede for at bruge it.• at der er god information og support til rådighed.• at der er én sikker og nem Login-procedure.• at der kan anvendes sikker e-post.• at de offentligt ansatte også mestrer it.

Elektronisk ID og LoginDet har i mange år været et ønske at kunne logge sig indmed ét brugerid og kodeord i samtlige it-systemer ved-kommende benytter. Det kaldes ”Single Sign On”. Mangehar brugt omfattende ressourcer på det uden rigtigt atvære lykkedes.

Som bekendt blev Digital Signatur lanceret i Danmark(TDC) i 2005. Der er i alt ca. 1,2 mio. danskere, der har di-gital signatur. Men den daglige anvendelse har dog væretbegrænset. Det skyldes blandt andet, at digital signatur erbesværlig at installere og ikke mindst flytte fra én pc tilen anden. Desuden har der ikke været et tilstrækkeligtstort udbud af relevante it-løsninger. En del kommuneranvender digital signatur – som regel via fælles e-post-kasser - fordi det skal være muligt for flere at læse og be-svare mails. Hvis der anvendes almindelig medarbejdercertifikat er der en integration med almindelige e-post-systemer som Outlook og Lotus Notes.

Den eksisterende login-procedure for flere netbankerfungerer ganske udmærket i dag. Certifikatet er let atflytte fra en pc til en anden med en USB-nøgle. Desuden

kan brugeren i Netbanken hoppe direkte til e-Boks udenat skulle logge ind på ny.

Eftersom Digital Signatur er et dansk fænomen, har detværet vanskeligt at få større internationale firmaer til athåndtere dette. For eksempel anerkender Microsoft ikkeat få kontrakter tilsendt elektronisk med digital signatur.Hvis en organisation vil indgå aftaler elektronisk med Mi-crosoft kan det kun ske via ét af deres egne systemer medtilhørende ”Windows Live ID”.

NemID anvendes til at logge sig ind i et it-system gen-nem fællesoffentlig NemLog-in (se artikel side 24). Per-sonligt har jeg endnu ikke afprøvet den nye NemLog-in.Dels var hjemmesiden nede som følge af overbelastning.Dels skulle nøglekortet jo også sendes frem med posten.Umiddelbart synes jeg ikke, at den nye NemLog-in erbedre end Digital Signatur. Det er da kluntet, at skullehave et fysisk nøglekort på sig og samtidig indtaste flereoplysninger end tidligere. På sigt kan man dog få tilsendtnøglekortet elektronisk. Jeg benytter derfor den ”gamle”digitale signatur så længe som muligt. Trods alt vil jeg tro,at NemID får en stor udbredelse – ikke mindst forbi samt-lige Internetbanker og det offentlige på nettet og enrække private virksomheder står bag løsningen. Desudenudsendes NemID automatisk til cirka 3 mio. brugere afNetbanker.

På internationalt plan findes andre ID-systemer, f.eks.Windows Live ID fra Microsoft, som giver adgang til Hot-mail, Messenger og som kan anvendes som underskrift påaftaler med Microsoft. I EU er man i gang med et pilotpro-jekt, som handler om én fælles elektronisk ID, se(www.eid-stork.eu/). Danmark deltager tilsyneladendeikke i dette arbejde. På sigt vil det være en fordel med énfælles elektronisk og sikker ID på tværs af landegrænser.

Af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, KIT@

TEMA:

Nem adgang til detoffentlige gør ingen sommer


Borger.dk er som bekendt en portal for samtlige offentligemyndigheders hjemmesider. Det er målet at få én stærkcentral landsdækkende it-løsning. Men der er åbenbartikke tilstrækkelige ressourcer hertil. Så resultatet i dag eren flot overflade – men nedenunder de enkelte punkter erder fortsat en del fejl og mangler. Hvis man logger sig indpå ”Min side” burde man kunne få oversigt over CPR-op-lysninger og ejendom. Oplysningerne kan dog ikke visespå grund af fejl. Flere steder skal der klikkes en del gangefor at finde frem til de relevante oplysninger. Desudendukker der ofte en række meget forskellige hjemmesiderop med hvert deres design og funktionalitet. Nogle gange

skal der endda logges ind en ekstra gang. Sidstnævnteproblem forsvinder med den nye NemLog-in.

Alle 98 kommuner har hver deres hjemmeside. Mangehar indarbejdet links og vejledninger til selvbetjeningsløs-ninger så som pas og kørekort. En del har tilknyttet etsærligt e-post-system så som NemPost. Alt i alt anvendesmange ressourcer på at udvikle stort set de samme løs-ninger på 98 vidt forskellige kommunale hjemmesider.Hvis man samlede nogle af ressourcerne kunne der ud-vikles få rigtige gode centrale løsninger.

Dokumentboks er det officielle navnpå den offentlige e-postkasse, hvorborgeren kan modtage e-post fra enrække private og offentlige virk-somheder. Det skal jo ikke være fornemt, så hjemmesiden hedder fort-sat e-Boks (www.e-boks.dk). I dager der cirka 2,4 mio. personer, somkan læse mails (heraf 100.000 ivirksomheder). Der er cirka 600 of-fentlige og private virksomheder,som jævnligt sender mails til e-Boks. I 2009 blev der sendt i alt 133mio. dokumenter. Med en omsæt-ning på 59,3 mio. kr. bliver det tilgodt 22 øre pr. dokument i gennem-snit. Dette svarer til en anseligporto, der er sparet.

Der er også mulighed for at op-rette en e-post-konto via Borger.dk.Her kan man også tilmelde sig SMS-tjeneste, som giver besked, når derkommer en mail. Det kan vælges atfå samtlige dokumenter fra e-Boksogså i denne e-postkasse. Desudener det muligt for borgeren at sendesikker e-post.

En del kommuner har valgt et e-post-system som f.eks. NemPost.NemPost kan anvendes til at sendeog modtage sikker e-post til enrække myndigheder og virksomhe-der Trods navnet er det en løsningfra et privat firma og er ikke en fæl-les offentlig løsning. NemPost viluden tvivl tabe terræn til fordel fore-Boks og e-post i Borger.dk.

I mange kommuner har det ikkeværet nemt at anvende digital sig-natur for medarbejderne. Det er fordyrt at give hver enkelt medarbej-der et certifikat. Derfor bliver dertypisk anvendt afdelingspostkasser,som imidlertid er vanskelige athåndtere i praksis. Afdelingspost-kasser har dog den fordel at flerekan behandle ind- og udgåendepost.

De fleste ansatte i Danmark an-vender et e-post-system, så somOutlook eller Lotus Notes. Her fin-des en række integrationer til andresystemer såsom kalender, brevska-beloner, journalisering m.m. Mangebenytter desuden et eller flere pri-vate mail-systemer så som Hotmaileller Gmail. Set fra et brugersyns-punkt er det ønskeligt at anvendeeget eller evt. firmaets e-post-sy-stem til håndtering af sikker e-post.Det forudsætter, at NemID kan an-vendes i forbindelse med omtalte e-post-systemer.

Hvis bankerne havde valgt at an-vende Digital Signatur havde dennesandsynligvis fået en stor udbre-delse. Det kunne endda være, at detikke var nødvendigt at introducereNemID.

Umiddelbart synes jeg ikke, at den nye NemLog-in er bedre end Digital Signatur.

Michael Voel Jensen”Offentlige hjemmesider

Sikker e-postFor at kunne anvende sikker e-post på en nem måde har det offentlige

udviklet en række e-post-systemer. Her omtales kort e-Boks,

Post i Borger.dk samt NemPost.

I dag er der gået mode i beteg-nelse Nem efterfulgt af ét ellerandet navn, f.eks. NemID, Nem-Log-in, NemLogon, NemAdgang,NemFaktura, NemKonto,NemSMS, NemAgenda, NemPas,NemKørekort, NemDialog, Ne-mIndsigt, NemRefusion og Nem-Kalender. En del private firmaerbruger også navne som Nem-Rejse, NemFrankering, NemBil ogNemTV. Der findes p.t. ikke enNemBank, men det kommermåske snart.

Fra den 1. september 2003 (eDag1),skulle alle offentlige myndighederkunne modtage og sende e-post.Fra den 1. februar 2005 (eDag2)skulle offentlige myndighederkunne håndtere sikker e-post (digi-tal signatur og kryptering).1. november 2010 kommer eDag3.a


Efter nogle indledende problemer iden mindre ende er NemID i luften,så borgere nu har let og sikker ad-gang til den offentlige sektor, tilnetbank og til private ydelser via énfælles indgang. NemID er blevet til iet samarbejde mellem IT- og Tele-styrelsen og DanID A/S, der er etselskab i PBS-koncernen.

”Det har været et givtigt samar-bejde, hvor begge parter har væretmed til at påvirke og forædle pro-duktet,” siger Palle H. Sørensen,leder af Center for Digital Signaturunder IT- og Telestyrelsen.

Basis i arbejdet var en foranalyse,hvor man kiggede på erfaringernefra tidligere.

”Den tidligere digitale signaturskulle installeres på borgerens pc.Dette gav forskellige udfordringer:Det var en løsning, som var blevettil på et tidspunkt, hvor borgernevar mindre mobile end i dag, og somderfor ikke umiddelbart mulig-gjorde tilgang fra andre pc’er endens egen.

Og derudover var det ikke nogenoptimal løsning set i forhold til sik-kerhed, idet al information lå påborgerens pc og hermed kunne hac-kes. Til forskel herfra er den nye

NemID baseret på to-faktor-sikker-hed, der ud over brugernavn ogpassword består af engangskoder,der tilsendes på et nøglekort med ialt 148 engangskoder. Dette er enlangt mere sikker måde at lave digi-tal signatur på,” siger Palle H. Sø-rensen.

Godt gammeldags papLøsningen med nøglekort af lamine-ret pap er blevet kritiseret for atvære gammeldags og low-tech.

”Vi overvejede også mere mo-derne elektroniske alternativer,men en af de vigtigste prioriteringer– ud over sikkerhed – var udbre-delse: NemID skulle meget bredt ud,hvilket betød, at vi skulle vælge enløsning, som alle umiddelbartkunne forstå og bruge,” siger PalleH. Sørensen.

Usability tests har derfor været envigtig del af udviklingen af den nyedigitale signatur, og testpanelerbåde med og uden it-kompetencehar testet løsningen.

”Men det er ikke nogen statiskløsning. Enhver, der beskæftiger sigmed it, ved, at den teknologiske ud-vikling går hurtigt – også hos de kri-minelle. Så vi bliver ved med at

videreudvikle nye former for sik-kerhed, der dæmmer op for nye an-grebstyper, og som harudgangspunkt i nyere teknologier”.

Således arbejder DanID med ud-viklingen af elektroniske tokens, ogherudover forventer Palle H. Søren-sen, at der næste år lanceres en løs-ning, der er baseret på mobiltelefo-ner.

Godt og billigtForventningen er, at NemID får storudbredelse og hermed bliver en ind-gang til omfattende besparelser.

”En transaktion via NemID koster3 kr. Til sammenligning kostertransaktioner, hvor borgeren møderop og taler med en borgerservice-medarbejder 150 kr., og telefonkon-takt koster 90-100 kr. Så det økono-miske potentiale er til at få øje på. ”

”Og hertil kommer, at borgerenforhåbentlig oplever, at det harværdi at kunne betjene sig selv – let,sikkert og 24x7,” slutter Palle H. Sø-rensen, leder af Center for DigitalSignatur under IT- og Telestyrelsen.

Af Anna Eskelund

TEMA:

NemID – for en sikkerheds skyld1. juli gik NemID – et af kerneelementerne i eDag3 - i

luften. Hermed har borgerne let og sikker adgang til den

offentlige sektor, til netbank og til et antal private ydel-

ser, herunder forsikringsselskaber, fagforeninger og pen-

sionsselskaber.

Mød KOMBIT på Digitaliseringsmessen 2010

Du kan høre mere om KOMBIT, og om de projekter vi

har gang i på vores stand på Digitaliseringsmessen 2010.

Kom også forbi vores scene og hør indlæg om bl.a.

digitaliseringsvisioner, Umbrella-projektet og udbud.

Du kan finde hele programmet på vores hjemmeside

www.kombit.dk eller på www.digitaliseringsmessen.dk

I KOMBIT er vi sat i

verden for at sikre

kommunerne gevinster.

Vores mission er at samle

kommunerne i fælles

it-løsninger, der fremmer

effektivitet og kvalitet.

KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre kommunerne bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger. It der samarbejder

Fællesskab om it


Chefkonsulent Jens Krieger Røyen i Den Digitale Task-force, som har ansvaret for aktiviteter til eDag3 har endrøm:

”I dag bruger 76 procent af alle danskere netbank.Tænk, hvis lige så mange kommunikerer digitalt med detoffentlige og i videst muligt omfang betjener sig selv. Po-tentialet er enormt.”

”Hvis målet om at øge andelen af selvbetjente henven-delser stiger fra 20 til 30 procent bliver nået i 2012, vil detfrigive 350 mio. kr. i kommunerne om året,” siger JensKrieger Røyen.

Det er for at indfri de besparelser, at eDag3 er sat i ver-den.

”eDag3 er en vigtig milepæl i forhold til to ting: ”Hvad angår det offentlige skal løsningerne være bedre.

Og herudover er eDag3 vigtig for at øge borgernes kend-skab til digitale løsninger i det offentlige. Derfor sætter vien stor eDag3-kampagne i gang til efteråret,” siger JensKrieger Røyen.

Et af de vigtige elementer i eDag3 er, at kommunerneskal bruge Dokumentboksen til alle masseforsendelser pr.1.11.2010.

”Der er et meget stort potentiale i anvendelse af Doku-mentboksen. Den enkelte kommune kan realisere storebesparelser på porto og på den tid, der har været brugt påarbejdsprocesser knyttet til de fysiske breve.” ”Samlet set forventer vi en besparelse på 1 mia. kr. fremtil 2016 på at omlægge kommunikationen fra myndighe-der til borgere og virksomheder fra fysiske til digitalebreve,” siger Jens Krieger Røyen.

Det går godt i kommunerneArbejdet i kommunerne med at forberede eDag3 går rig-tig godt.

”Kommunerne er i fuld gang med at forbedre de løsnin-ger, borgere og virksomheder skal bruge i kommunikatio-nen med kommunerne, og arbejdet med at gøre dendigitale kommunikation til den foretrukne ser ud til at gågodt.”

”Så et vigtigt element fremover bliver at bryde vanernehos borgere og virksomheder, så de som første mulighedvælger at henvende sig via Borger.dk, Virk.dk eller kom-munale hjemmesider. ”

”I dag er det sjældent, at folk går ned i deres bankfilialeller ringer til banken – den samme adfærd vil vi gerneskabe, når det gælder kommunikationen med det offent-lige”.

Og ifølge Jens Krieger Røyen er det ikke nok med godeløsninger og kampagner.

”Hvad angår virksomhederne, så bliver det jo lovpligtigtat bruge de digitale redskaber i 2012. Hvis virksomhederikke til den tid indberetter moms via nettet, vil det blivebetragtet som, at momsen ikke er indberettet.”

Af Anna Eskelund

TEMA:

Edag3 får folk på selvbetjening Edag3 er et vigtigt skridt i retning af at realisere store besparelsesmæssige potentialer. Alene det at

bruge digitale breve vil spare 1 mia. kr. i porto frem til 2016, vurderer den Digitale Taskforce.


eDag3-måleDag3 har følgende målsætninger:• eDag3-målsætning nr. 1: Alle bor-

gerrettede selvbetjeningsløsningermed national udbredelse, hvor derer behov for sikker identifikation,skal alene anvende NemLog-in medDigital Signatur.

• eDag3-målsætning nr. 2: Alle bor-gerrettede selvbetjeningsløsningermed national udbredelse skal inte-greres visuelt i borgerportalen.

• eDag3-målsætning nr. 3: Alle myn-digheder kan kontaktes via den di-gitale dokumentboksløsning og allemyndigheder kan afsende alle rele-vante masseforsendelser og rele-vante kvitteringer fraselvbetjeningsløsninger via doku-mentboksløsninger.

De digitale løsninger, som eDag3-målsætningerne baserer sig på, erudviklet i fællesskab mellem stat, re-gioner og kommuner og afspejler defællesoffentlige løsninger der ermodne til at blive udbredt i hele denoffentlige sektor.

e2012-målRegeringens globaliseringsstrategiudmøntede sig i e2010-målet for di-gitaliseringsindsatsen i Danmark:

• Senest i 2012 skal relevant skriftligkommunikation mellem virksom-heder, borgere og den offentligesektor kunne foregå digitalt.

• For borgerne er der tale om enmulighed, ikke en pligt. I forholdtil erhvervslivet er målet, at allerelevante breve, indberetninger,ansøgninger mv. herefter kun kansendes via digitale kanaler.

Hvad angår e2012-arbejdet, så ved-tog KL i maj i år fælles mål og meto-der, bl.a. for lettere at kunne deleviden. Dette betyder, at kommu-nerne i videst muligt omfang skaldokumentere deres arbejde, så detbliver tilgængeligt for andre.

Se mere på www.kl.dk/e2012

Dokumentboksen er vejen fremDokumentboksen er et af de vigtigeelementer i eDag3, så kommunernekan indfri et økonomisk potentialepå 105 mio. kr. ved at spare frimær-ker, brevpapir og kuverter væk ogundgå dyre håndteringsprocesser.

På eDag3 skal kommunerne væreklar med Dokumentboksen og her-med spare penge ved at undgå dyrepapirbaserede arbejdsgange i kom-munikationen med borgerne.

Alle kommuner skal som mini-mum have tilmeldt én sikker mail-adresse til Dokumentboksen forhermed at give borgeren mulighedfor at sende sikker mail til kommu-nen. Herudover er det muligt at til-melde flere samt etablere systemer,som fordeler den indkomne post tilrelevante modtagere.

Desuden skal alle fagsystemer,som genererer masseforsendelser,være tilmeldt Dokumentboksen.

SUFormodentlig vil det være nødvendigt at gøre noget lig-nende, hvad angår borgerne inden for udvalgte områder.

”Vi har set det med SU. Indtil for to år siden var detvalgfrit – de studerende kunne henvende sig via de tradi-tionelle måder – blanketter og telefon – eller de kunnekommunikere digitalt. På trods af at studerende genereltset er en gruppe, der bruger digitale værktøjer til alt, be-nyttede kun hver femte studerende sig af tilbuddet om di-gital kommunikation om SU. For blanketterne lå jo frittilgængelige på studiekontoret, så typisk gjorde de stude-rende ligesom de plejede. I sommeren 2009 blev det lov-pligtigt at bruge nettet som indgang, og overgangen gikfuldstændig uproblematisk.”

Hop med på vognen!Udover arbejdet med at forberede konkrete løsninger tileDag3 så opfordrer Jens Krieger Røyen kommunerne til athoppe med på kampagnevognen:

”I efteråret vil der være landsdækkede kampagner ret-tet mod borgere og virksomheder for at gøre opmærksompå den lettere digitale adgang til myndighederne.

Det vil være oplagt for kommunerne at lave lokale akti-viteter, der knytter sig til dette. I løbet af eftersommerenkommer der mere information som støtte for lokale akti-viteter fra både KL og Borger.dk”.

Herudover opfordrer Jens Krieger Røyen kommunernetil at kigge på deres grænseflader mod borgerne.

”Det har vist sig, at kommuner og statslige myndighe-der ofte ikke kender antallet af henvendelser fra bor-gerne. Vi ser også, at der ikke nødvendigvis er overblikover kommunikationskanalerne ind i rådhuset eller fin-des en strategi for, hvordan kommunerne får flyttet bor-gerne fra analoge henvendelsesformer til digitale. ”

”Så frem mod eDag3 er det vigtigt, at kommunen serkonkret på, hvad der skal til for at flytte borgerne over pånettet: Hver gang en borger går ind af glasdøren til kom-munen eller ringer – hvad kan der så gøres for at gøreham eller hende digital?, slutter Jens Krieger Røyen, chef-konsulent i Den Digitale Taskforce.

Kontinuerlig digitalisering Det officielle Danmark arbejder kontinuerligt med at digitalisere processer. Efter eDag1

og eDag2 kommer eDag3 den 1. november 2010. Næste milepæl er E2012.

Vi forventer vi en besparelse på 1 mia. kr. frem til 2016 på at omlægge masseforsendelser fra fysiske

til digitale breveJens Krieger Røyen”


Af Lars Opsahl@nyt Digital uddannelse i

Ringkøbing Skjern sikrer service

I september 2009 blev danske kommuner opfordret til atbyde ind ved konceptudviklingen af kurser, der skullegøre kommunernes medarbejdere til ’Digitale Ambassa-dører’. Ringkøbing Skjern Kommune var blandt de kom-muner, som øjeblikkelig kunne se fordelene ved atkompetenceudvikle medarbejdere til at støtte borgerne.Rent faktisk blev Ringkøbing Skjern den første kommunei landet, der fik uddannet ’Digitale Ambassadører’. Kom-munen valgte i den forbindelse at uddanne 90 medarbej-dere fra borgerservice og biblioteker i første hug.

”Kompetenceudvikling er en vigtig del af digitaliserin-gen i vores kommune og en forudsætning for, at digitalservice kan blive en succes,” siger centerleder CarstenMauritzen, Ringkøbing Skjern Kommune.

”Kommunens medarbejdere – og især medarbejderne iborgerservice – skal reklamere for og hjælpe borgerne igang med at benytte de digitale løsninger. Herunder skalde nødvendigvis kende de muligheder, der findes på net-tet, og deres egen rolle og ansvar i digitaliseringen.”

Carsten Mauritzen peger på erfaringerne efter kommu-nalreformen i 2007, hvor kommune fik IP-telefoni. Rentteknisk fungerede implementeringen helt problemfrit.Men i forlængelse af implementeringen viste det sig atvære svært at få ansvarshavende medarbejdere på områ-derne til at lægge relevante søgeord ind, så søgningen påmedarbejdere og dermed omstillingen blev besværlig-gjort. Til gene for borgere og virksomheder og medarbej-dere i andre afdelinger.

”Det åbnede vores øjne for, hvor vigtigt det er at forbe-rede alle berørte interessenter på deres opgave og an-svar,” understreger Carsten Mauritzen.

Nemme løsninger med stor effektRingkøbing Skjern fokuserer i dag på at informere internti kommunen og reklamere overfor borgerne, så alle er op-mærksomme på løsningerne og er i stand til at brugedem. Men det er langt fra alle digitale serviceydelser,kommunen reklamerer for overfor borgerne.

”Vi laver kun kommunale kampagner for de løsninger,der er velfungerende og enkle at gå til. Det skal give bor-gerne en god oplevelse, at kommunen bliver digital,” sigerCarsten Mauritzen.

Søgning af boligsikring på nettet er ifølge Carsten Mau-ritzen et eksempel på, at ikke alle digitale tiltag er nemmeat gå til for brugerne. Rent faktisk er denne løsning næ-sten håbløs. Derfor ønsker kommunen heller ikke ativærksætte en kampagne.

”Vores strategi er entydigt at satse på de store gevin-ster. Vi fokuserer på at digitalisere nemme løsninger medstore servicebehov”, understreger Carsten Mauritzen.

Som eksempel på et stort servicebehov peger han pådet blå sygesikringskort. Da kommunens borgere blev op-mærksomme på, at der ved udlandsrejser var behov for etblåt kort, oplevede kommunen en storm af henvendelserfra borgere, der ville sikre sig ved sygdom i udlandet.

Selvom budgetterne i Ringkøbing Skjern Kommune er mindre, er kommunen i stand til at sikre serviceni-

veauet over for borgerne ved hjælp af digital uddannelse af 90 medarbejdere. Digitalisering ses ikke som

vejen til besparelser. De steder, hvor besparelserne er

en nødvendighed, er digitaliseringen midlet,

der sikrer borgerne et højt serviceniveau.


NYTFRA Kit@

EfterårsseminarKITA holder efterårsseminar den 30. september og 1. oktober 2010.

Arrangementet afholdes igen i år på Hotel Koldingfjord. Find program, få yderligere info og tilmeld dig på www.itchefer.dk/arrangementer

Ved tilmelding efter den 22. september kl. 12.00, skal dukontakte KITA på mail: [email protected]

Digitaliseringsmessen 10KL, KITA og Borgerservice Danmark indbyder til Digitalise-ringsmessen10 d. 8/9 2010 i Odense Congress Center og dukan nu sikre dig din billet på: www.digitaliseringsmessen.dk

Dagen er fyldt med inspiration for alle offentlige ansatte derarbejder med it, borgerservice, ledelse og økonomi.

Så husk at forhøre dig om der skulle være nogen i din kom-mune som har glemt at melde sig til.

”Borgernes rekvisition af det blå sygesikringskort var etafgrænset område, hvor vi ved at digitalisere kunnedække et stort servicebehov,” fortsætter Carsten Maurit-zen.

”Derfor henvendte vi os til CSC, som kom op med enbrugervenlig løsning, der i dag benyttes i mange kommu-ner over hele landet.”

Besparelser investeres i digitale løsningerCenterleder Carsten Mauritzen ser ikke digitaliseringensom en vej til besparelser. Det er et middel til bedre ogmere effektiv borgerservice i en tid, hvor besparelser eren nødvendighed.

”I 2007 blev det fastlagt, at vi frem til i år skulle sparesyv stillinger væk. Et tilsvarende antal skal spares væk ide kommende tre år,” siger Carsten Mauritzen.

”Vi sørger for at være på forkant med de besparelser ogbruger efterfølgende en del af de sparede midler på digi-tale tiltag, der sikrer et højt niveau af borgerservice påtrods af mindre budgetter”.

Ved kommunesammenlægningen stod kommunen medudgifterne til at drive hele fem borgerservicecentre. Vedårsskiftet vil dette være bragt ned til blot to centre. Så forfortsat at kunne give borgerne en god service har man iRingkøbing Skjern valgt at tage borgerne ved hånden oghjælpe dem i gang med de digitale løsninger. Og her spil-ler, de digitale ambassadører og kommunens reklame-kampagner godt sammen.

Flytter borgere over på digital løsningI 2009 var det kun syv procent af børnefamilierne, der be-nyttede den digitale løsning ved ansøgning af underholdsbi-drag for børn over 15 år. Langt hovedparten af ansøgernehenvendte sig personligt ved fremmøde eller telefonisk.Gennem to kampagner – først en brevkampagne rettet modmålgruppen og dernæst en kampagne, hvor medarbejdernei borgerservice personligt reklamerede for løsningen, nårborgerne mødte op – har man i dag formået at flytte 28 pro-cent af henvendelserne til den digitale løsning. Målet er, atman ved en ny kampagne kan hæve dette tal til 40 procent.

Digitalisering er et middel til bedre og mere effektiv borgerservice i en

tid, hvor besparelser er en nødvendighed.

Carsten Mauritzen”


Først nedsatte Rudersdal Kommune et tværfagligt ledel-sesteam. Dernæst spurgte teamet borgerne om deres øn-sker til digital borgerservice. Så blev udviklingen af denmobile løsning lagt ud til en ekstern leverandør. Det erden opskrift Rudersdal Kommune har brugt til Mobilru-den, som giver borgerne borgerservice fra en mobiltele-fon. Mobil borgerservice lige i hånden.

It-chef Mogens Dam, Rudersdal Kommune, mener, atden mobile løsning har forbedret den digitale borgerbetje-ning og gjort kommunen blandt de førende på området.Det er helt afgørende, at topledelsen bakker op om beslut-ningen og tør stå ved den.

For at nå frem til en mobil løsning inden for borgerser-vice var der brug for helt nye idéer og it-systemer, derendnu ikke var udviklet. Men i stedet for at sætte udvik-lingen af en ny løsning i gang, besluttede ledelsesteametat spørge borgerne først. Det skete for at få et bedre over-blik over de ønsker, borgerne havde til digital borgerser-vice. Det blev hurtigt klart, at mobil adgang til data stodøverst på ønskelisten.

Mange af borgernes forslag er i dag blevet udviklet ogimplementeret i ”Mobilruden”, og det har kommunen nuvundet priser for og borgerne har fået bedre service.

”Hvornår skal bogen eller DVD´en afleveres på bibliote-ket?” ”Hvor holder børnehaven sommerfesten henne?”Det er denne type service og information, borgerne haradgang til fra en mobiltelefon med dataforbindelse. Mo-bilruden hjælper folk i hverdagen med at holde styr påderes aftaler med kommunen.

Sådan har de gjort”Topledelsen har stor forståelse for vores projekt, og for-ældrene og andre borgere er tilfredse med den nye ser-vice. Udviklingen af Mobilruden bygger videre på desamme principper som Min Rude fra kommunens hjem-meside. Vi har bogstaveligt talt forlænget vores eksiste-rende digitale borgerservice til også at blive mobil.Ligesom på hjemmesiden er der fra mobiltelefonen ogsåadgang til en personlig kalenderfunktion. Dermed kanborgeren se sine personlige aftaler med kommunen på enmobil platform,” siger it-chef Mogens Dam, RudersdalKommune.

”Udviklingen af Mobilruden er foregået i samarbejdemed et eksternt udviklingshus. Den løbende udviklingsker gennem de ugentlige styregruppemøder i kommu-nen. På fredagsmødet tager vi bestik af, hvad der er ud-viklet og hvad vi synes, der skal udvikles på ugen efter.Næste fredag evaluerer vi så på dette. Det sættes i pro-duktion, hvis det godkendes. Det kalder vi for ultra-agiludvikling. Der er ikke særlig langt fra tanke til handlingtil produktion. Nye forslag, ændringer og tiltag kan imple-menteres på meget kort tid,” siger Mogens Dam.

Prisbillige I forhold til mange andre it-løsninger er denne type mo-billøsninger relativt prisbillige at udvikle. Men ifølge it-chefen har en mobil løsning stor effekt hos borgeren. Påmobiltelefonen er der en kalenderoversigt over husstan-dens aftaler med det offentlige, man kan sygemelde børnfra daginstitution, se billeder fra ture.

Mobilløsningen har ikke kun effekt for borgerne. Eftersommerferien vil medarbejderne i kommunen ogsåkunne benytte løsningen, idet det er muligt at melde sigsyg eller fravær på kursus eller tjenesterejse. Det skrivesfra Mobilruden og med direkte effekt i fagsystemerne.

”Rudersdal Kommune forventer, at færre borgere frem-over glemmer aftaler med kommunen. Samtidig forventervi, at borgerservice får færre personlige henvendelser.Der ligger et betydeligt besparelsespotentiale for kommu-nen ved at kunne flytte borgeres personlige henvendelserover på digitale ”kanaler”. Dels fremmer løsningen mereeffektiv udnyttelse af data, vi har i forvejen, dels effekti-viserer vi administrationen,” siger Mogens Dam.


Rudersdal:Mobil borgerservice

lige i håndenRudersdal Kommune har en vision om, at blive landets bedste kommune at bo i. En vision lige under den, er at

Rudersdal Kommune vil være blandt de førende i digital borgerbetjening senest 2011.

På fredagsmødet tager vi bestik af, hvad der er udviklet og hvad vi synes, der skal udvikles

på ugen efterMogens Dam”


Hvornår skal bogen eller DVD´en afleveres på biblioteket?

Hvor holder børnehaven sommerfesten henne?”

Undervisning anno 2010?

Kontakt os på 7216 0777 eller c2it.dk

Få en moderne central løsning til håndtering af skole IT

C2IT SkoleVDI: Bedre Undervisning til Færre Penge!Eleverne kan bruge deres egne pc’er

Ingen dyre supportkrævende pc’er stående på skolerne

Ingen multimedieskat til lærerne.

En 360° løsning, der tilgodeser alle interesser i uddannelsessektoren!

Få også en trådløsnetværksløsningder virkerC2IT SkoleNET

Underv

annvisning

no 2010?

En 360°

løsning, der tilgo

odeser alle interes

sser i uddannelse

ssektoren!

Kont

takt os på 7216 0777 eller

r c2it.dk

kommuner med nemrefusion - itchefer.dk · hjemmeplejen har været en del polemik om, hvorvidt it og...

Documents