kompletter elektronischer workflow (ebs) der media digital gmbh
DESCRIPTION
Von der Anfrage (Einkauf) bis zur Zahlung – Komplett elektronischer WorkflowTRANSCRIPT
Papierloser Einkauf, Workfl owBelegservice, Archiv• Schnell • Transparent • Papierlos • Rechtskonform
[ ]Media DigitalBridging the Technology Gap
[Wir
bef
lüg
eln
Ges
chäf
tsp
roze
sse
Inhalt
Elektronische Prozesse 3
Digitaler Postbote 4
Datenverfügbarkeit 5
Transparente Prozesse 6
Dokumente in der Cloud 7
Globale Vernetzung 8
Datenverwaltung 9 Online-Portal 10
Service 11
Leistungsspektrum 12
Systemverwaltung 13
Vernetzungskonzept 14
Elektronische Prozesse
Der Elektronische Beschaffungs-/BelegService (eBS) ist
eine nachhaltige und effektive Lösung, um im Unterneh-
men Prozesse zu optimieren und einen aktiven Beitrag für
den Umweltschutz zu leisten. eBs ist ein plattformunab-
hängiges, webbasiertes Workfl ow-System, für strukturier-
te und unstrukturierte Daten, zur revisionssicheren, elekt-
ronischen Verwaltung, Steuerung und Archivierung.
Gleichgültig ob Sie zukünftig Dokumente als Papier oder
in den unterschiedlichsten elektronischen Dateiformaten
in Ihrem Unternehmen im Umlauf haben, eBS verarbeitet
alle Formate. Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten
werden Sie und Ihre Mitarbeiter begeistern.
eBS entspricht den gesetzlichen Anforderungen und be-
rücksichtigt die nationalen und europäischen Gesetzge-
bungen.
Komfort, Sicherheit und Flexibilität steht an erster Stelle
und die Lösung ist an Einfachheit der Bedienung und Ad-
ministration kaum zu übertreffen. eBS hilft Ihnen bei der
Optimierung von Geschäftsprozessen und unterstützt Sie
bei der Zusammenarbeit in Projektgruppen, egal ob diese
im Unternehmen sind oder ob es sich hierbei um einen oder
mehrere externe Partner handelt.
Workfl ow• Einfache Bedienung• Automatisierte Prozesse• Aktuelle, immer verfügbare DateneBS stellt eine wesentliche Erleichterung für die Abwicklung von dokumenten-basierten Unternehmensprozessen zur Verfügung und kann so Routinetätigkeiten im Hintergrund automatisieren.Die Effi zienz erhöht sich bei den internenAbläufen um ein Vielfaches, Dokumente gehen weder verloren, noch müssen Sie diese manuell kopieren und
zuordnen.
Dokumentenhandling• Webbasierte Genehmigungen• Automatisierte Prozesse• Vollständiger Verzicht auf PapiereBS stellt Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verwaltung aller internen und externen Dokumente zur Verfügung. Alle Prozesse können automatisiert gestartet und abgear-beitet werden.
Scanlösung• OCR-Erkennung nach Vorgabe• Volltextsuche• RevisionssicherheitMit unserer Scanlösung erfüllen Sie dierechtlichen Anforderungen einer revi-sionssicheren Archivierung von Doku-menten. Stapelscan und automatischer Duplexscan sparen Zeit. VerwaltenSie vollständig automatisiert ihre Akten und fi nden Sie alle Dokumente dank Voll-textindizierung einfach und schnell.
nserer Scanlösung erfüllen Sie dierechtlichen Anforderungen einer revi-sionssicheren Archivierung von Doku-menten. Stapelscan und automatischer Duplexscan sparen Zeit. VerwaltenSie vollständig automatisiert ihre Akten und fi nden Sie alle Dokumente dank Voll-textindizierung einfach und schnell.
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
33
Digitaler Postpote
• Digitalisierung aller unternehmensrelevanten Daten
• Einfache Archivierung von Dokumenten u.v.m.
• Enorme Prozesskostenersparnis für Ihr Unternehmen
eBS wird zum digitalen Postboten in Ihrem Unternehmen.
Unabhängig von der Art des Dokuments wird dieses nur noch
digital im Unternehmen verteilt. Vom einfachen Geschäfts-
brief bis hin zum kompletten Projekt (z.B. Bestellanforde-
rung bis Rechnung), eBS stellt alles zielgerecht und zeitecht
zur Verfügung. Mit den entsprechend defi nierten Vorlagen
funktioniert das alles auch noch vollautomatisch. Das Wie-
derauffi nden von unternehmensrelevanten Daten wird so ein
Leichtes. Eine umfangreiche und intuitive Such-Funktion über
die gesamte Datenbank unterstützt Sie beim Finden von wich-
tigen Dokumenten. Egal ob sich diese gerade in einem Prozess
oder bereits im Langzeitarchiv befi nden.
eBS ist Ihre Lösung sowohl zur Digitalisierung aller Dokumen-
te als auch zur Unterstützung effi zienter Unternehmenspro-
zesse. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven bei der Bearbeitung,
Suche und Archivierung Ihrer Daten.
Datenverfügbarkeit
eBS bietet Ihnen eine permanente Datenverfügbarkeit der
neuen Generation. Ihre Dokumente können jederzeit von
den berechtigten Personen eingesehen und / oder bearbei-
tet werden.
Mit den zu konfi gurierenden Workfl ows werden Dokumen-
te sofort an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Ebenso
bilden parallele Workfl ows die Grundlage für ein effi zientes
Arbeiten im Team. So kann ein digitales Dokument, ohne
physische Kopie, bei mehreren Personen zur Bearbeitung
vorliegen um es zum Beispiel durch ein Vier-Augen-Prinzip
zu genehmigen.
Durch die browserbasierte Bedienung von eBS stehen Ih-
nen die Dokumente überall und jederzeit zur Verfügung.
Egal ob am Rechner im Büro, unterwegs auf Ihrem Handy
oder zu Hause im Wohnzimmer am Tablet-PC. Nutzen Sie
alle Vorteile von eBS orts- und zeitunabhängig um die
Verarbeitung Ihrer Dokumente nach Ihren Wünschen zu
gestalten.
• Immer und überall verfügbare Dokumente – 24/7/365
• Automatische Verteilung im Unternehmen
• Ziel- und zeitgerechte Zustellung unternehmensrelevanter Daten
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
55
Tr ansparente Prozesse
• Regelbasierte Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse
• Durchgehende Prozesstransparenz
• Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
Mittels der konfi gurierbaren Workfl ows ist es Ihnen möglich,
Ihre Geschäftsprozesse in eBS abzubilden. Im Lieferumfang
von eBS sind bereits verschiedenste Standardprozesse ent-
halten, welche out-of-the-box sofort anwendbar sind.
Auf Wunsch können diese aber auch angepasst werden. Mit-
tels dieser Prozessschritte wird jede relevante Information
zum Dokument revisionssicher archiviert. Eine Information via
eBS-Nachricht oder E-Mail über anstehende Aufgaben sowie
Eskalationsstufen bei Nichterledigung sind eine weitere Opti-
on innerhalb der Workfl ows.
Erledigte Dokumente werden automatisch archiviert und sind
jederzeit wieder auffi ndbar.
Dokumente in der Cloud
eBS bietet Ihnen nicht nur unternehmensintern eine effi zi-
ente Dokumentenbearbeitung.
Ebenso leicht können Partner, Lieferanten und Kunden in je-
den Prozessschritt eingebunden werden. Ob es die Einliefe-
rung von Dokumenten über eine bestimmte E-Mail-Adresse
oder der eigene Benutzer für Ihren Steuerberater ist. eBS bie-
tet auch hier alle Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung.
Dritte können auf diese Weise papierlos mit Ihnen kom-
munizieren und z.B. Rechnungen versenden und empfan-
gen oder Lieferscheine einliefern, genehmigen oder digital
unterschreiben. Durch die Kompatibilität mit allen gängi-
gen Browsern können Sie oder Ihre Geschäftspartner eBS
auch mobil auf Ihrem Handy oder Tablet verwenden. Ob Sie
Rechnungen auf Firmenreisen freigeben oder den aktuellen
Lieferstatus einer Bestellung abfragen – all das ist mittels
eBS überall und jederzeit möglich.
• Verwendung mit allen gängigen Browsern
• Anbindung von Partnern und Drittfi rmen
• Mobile Verwendung mit Smartphones, iPads und Co.
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
77
Globale Vernetzung
• Bestehende Integrationen an führende ERP-Anbieter
• Webservice-Schnittstelle für individuelle Anbindungen
• Erleichterungen für Ihre Arbeitsschritte im ERP
Mit den bestehenden Anbindungen von eBS an ERP-Anbie-
ter, ist ein weiterer Schritt zur unternehmensweiten papier-
losen Lösung gesetzt.
Im ERP erstellte Dokumente können archiviert und eingehen-
de Dokumente sofort in eBS gescannt und mit automatischer
Verschlagwortung ins ERP weitergeleitet werden. Mittels der
verfügbaren Prozesse sind Freigabe zur Buchung oder Zah-
lung ein Leichtes, die Rechnungen werden noch im eBS mit
Kontodaten versehen und stehen im ERP zur sofortigen Wei-
terverarbeitung bereit.
eBS verfügt über eine umfangreiche aber leicht anzusprechen-
de Webservice-Schnittstelle, mit welcher alle notwendigen
Schritte auch in Ihr System integriert werden können.
Von der einfachen Archivanbindung bis hin zur synchronen
Komplettintegration bietet Ihnen eBS jegliche Möglichkeiten
welche Sie selbst oder wir auch gerne für Sie entwickeln.
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
99
Datenverwaltung
Die moderne und nachhaltige Bauweise von eBS verfügt
über eine Model-View-Control-Architektur, welche die Da-
tenbankebene von der Steuerung und dem Benutzerinter-
face trennt. Somit sind alle Funktionen transparent.
Die gesamte Konfi guration der technischen Einstellun-
gen bis hin zur Benutzer-, Template-, Sicherheitsklassen-,
Workfl ow- und E-Mail-Verwaltung sowie viele weiteren Ein-
stellungen erfolgt im Administrationsmenü und kann jeder-
zeit von einem geschulten Administrator geändert werden.
Die Architektur von eBS bietet ein hohes Maß an Sicherheit
vor unberechtigtem Datenzugriff. Für die Benutzer-Authen-
tifi zierung wird standardmäßig Account, Passwort verwen-
det. Egal ob Einzelplatz oder Unternehmensinstallation,
mit eBS können Sie stets alle Funktionen nutzen und ihre
Organisation abbilden. Die Administration bleibt einfach
und übersichtlich auch wenn das System auf immer mehr
Abteilungen und Standorte erweitert wird.
Die eBS-Cloud-Lösung ist auf die hohe Transaktionsver-
arbeitung ausgelegt. Damit werden die Zugriffszeiten auf
Ihre Daten niedrig gehalten.
• Model-View-Control-Architektur
• Maximale Sicherheit und höchste Skalierbarkeit
• Hoher Dokumentenschutz
Da s online-Portal
• Keine Installation vor Ort durch webbasierte Lösung
• Hochverfügbarkeit und Datensicherheit durch zertifi zierte Rechenzentren
• Verschiedene Abrechnungs-Modelle verfügbar
Mit eBS alle Vorteile und Nutzen sofort online testen und losle-
gen. Mit eBS erhalten Sie eine monatsgenaue Abrechnung
nach Anzahl der Transaktionen aller Dokumente zur Verarbei-
tung und revisionssicheren Archivierung. Sie erhalten diese
Abrechnung nach Mandanten und/oder Betrieben getrennt und
können somit entstandene Kosten an Konzerntöchter nach tat-
sächlichem Aufwand abrechnen bzw. weiterverrechnen.
Eine Anbindung an ihr ERP-System oder die Anbindung Ihres
Steuerberaters zur automatischen Datenübernahmen in das
Buchhaltungssytem (z.B. DATEV, etc.) sind jederzeit aktivier-
bar und können bei Bedarf konfi guriert werden. Bei sehr ge-
ringen Investitionskosten und Wartungsgebühren, zahlen Sie
nur was Sie nutzen und benutzt haben. eBS liefert Ihnen, für
Ihre Branche abgestimmt, die entsprechenden Auswertungen
und die damit verbundenen Standardprozesse. Individuelle
Anpassungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich!
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
1111
Service
Gemeinsam erarbeiten wir die zu realisierenden Prozesse
und bringen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Ihre individuali-
sierte papierlose Lösung näher. Ein erfahrener Projektleiter
betreut Sie in allen Projektphasen und sorgt mit unserem
Projekt-Controlling dafür, dass die gemeinsamen Ziele
umgesetzt werden und so ein äußerst kurzfristiger ROI er-
reicht wird.
Unsere Entwicklungsabteilung setzt Ihre kundenspezifi -
schen Wünsche sowie die eBS-Integration innerhalb eines
gemeinsamen Projektes um. Unsere Support-Mitarbeiter
sind nur einen Klick von Ihnen entfernt, und stehen Ihnen
online unterstützend zur Seite.
Nach erfolgter Anpassung ist ein sofortiger Beginn mög-
lich. Selbst bei Internetunterbrechung ist ein Verlust der
Daten durch intelligente Sicherungsmechanismen ausge-
schlossen.
In unserer globalisierten Welt ist es selbstverständlich, dass
unsere Lösung multi-lingual arbeitet und bei Bedarf eine
nicht vorhandene Sprache schnell implemtiert werden kann.
Gerade auch für die Anforderungen im Bereich Beschaf-
fung/Einkauf (eProcurement) ist unsere Lösung modular
skalierbar und für höhere Ansprüche ausgelegt. Es können
auch z.B. Auktionen oder andere Belegarten/Formulare in
das Freigabeverfahren des Workfl ows integriert werden.
• Customizing vor Ort – Anpassung an vorhandene Komponenten
• Mit eProcurement-Modul erweiterbar
• Garantie eines kurzfrisitgen ROI
Leistungsspek trum
Externe Tools• PublicGate Scan Client
• PublicGate SignaturTransferClient
Belegverarbeitung• Belege erfassen
• Belege aus Bestellung/en erzeugen
• Belege aus Lieferschein/e erzeugen
• Belege Klärfall bearbeiten
• Belege prüfen/freigeben
Rechnungsworkfl ow• Sachlich richtig zeichnen
• Extern sachlich richtig zeichnen
• Kontieren, Splittbuchungen
• Zahlungsfreigabe
• Storno-Workfl ow
• Weiterbelastung
• WaWi-Artikel erzeugen
• Lagerzugang aus Rechnungseingang
• Leergutlager, Leergutzu -/abgang aus Rechnungseingang
• Vorgangs Workfl ow anzeigen
• Standard Kontierung erzeugen
• Fremdwährungen
• Ampelfunktion bei Preisabweichung
• Artikel Einkaufshistorie auf Positionsebene
• Dokumente
• Offenene Posten Info
• Liquiditätsplanung
• Rechnung Archiv
• Täglicher Währungsabgleich mit der EZB
Zahlungsvorschlag / Clearing• Zahlungsvorschlag erstellen
• Zahlungsvorschlag bearbeiten / freigeben
• Länderspezifi sche DTA erzeugen
Externe Schnittstellen• Filosof II Import / Export
• Datev Export
User Management• Mandantenverwaltung
• Systemuserverwaltung
• Support Anfragen
Statistiken• Lieferanten Statistiken
• Lieferanten Artikel Statistiken
• Filialen Statistiken
• Sachkonten Statistiken
• Kostenstellen Statistiken
• Kostenträger Statistiken
• Sach-, Produktgruppen Statistiken
• Projekt Statistiken
Stammdaten• Lieferantenstamm
• Kundenstamm
• Projektverwaltung
• Nummernkreise
• Email Konten
• Kontenrahmen mandantenbezogen, fi lialenbezogen
• Steuerklassen
• Skontokonditionen
• Kostenstellen / Kostenträger
• Kreditorengruppen
• Banken
• Buchungsperioden
• Standard Kontierungen
• Währungssorten
• Bankleitzahlen
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
1313
MaterialwirtschaftProduktdaten intern
• Sach-/Produkt-/Artikelgruppen
• WaWi Artikel verwalten
• WaWi -/Lieferanten Artikel Mapping
• Lagerartikel erzeugen
• Reports
Produktdaten extern• Sach-/Produkt-/Artikelgruppen
• Lieferanten Artikel verwalten
• Einkaufsrabattmatrix verwalten
• Reports
Lagerwirtschaft• Lagerorte / Lagerplätze
• Lagerzugang buchen
• Bestandskorrekturen / umlagern
• Lagerbewegungspool
• Dispositionsparameter
• Leergutverwaltung
• Reports
Inventur• Inventur Vorbereitung
• Inventur Erfassung, Prüfung, Bewertung
• Lagerbestand mit Zählbestand abgleichen
• Reports
Einkauf (eProcerment)• Bestellvorlagen, Favoritenlisten
• Bestellvorschlag
• Bestellanforderung, Freigabe
• Bestellung ausführen
• Reports
DMS Archivsystem• Gescannte Dokumente laden, Verschlagwortung
• DMS Info
• Revisionsverwaltung
Administration• Mandanten
• Filialen / Betrieb
• Systemuser
• Rollen / Rechte
• Formulare
• Parametrierung
Systemverwaltung
Vernetzungskonzept
• Filialorientierte Unternehmen, Zentralregulierer, Einkaufsgemeinschaften, Unternehmensgruppen
• Eigenständige Mitgliedsfi rmen (Mandanten)
• Kosteneinssparungen durch automatisierte Arbeitsabläufe
1. Gemeinsamkeiten (Meta-Daten)• Lieferanten und Ansprechpartner
• Standorte der Lieferanten
• Produkte, Waren, Preisgruppen
• Artikeldaten mit Standardpreisen
• Bestelleinheiten
• EAN-Code
• Beschaffungszeiten
• Verfallsartikel
• Gefahrenklassen
u.v.m
2. Optimierung durch Meta-Daten• Bessere Bedarfsplanung
• Aufbau Lagerwirtschaft / Inventur
• Verbesserte Rahmenverträge
• Beschaffungs-, Eink.-Optimierung
• Preisoptimierung (Mengenstatistik)
• Suchen via Volltextarchivsystem
• Best-Preis-Abfrage (aller Mandanten)
• Optimierte Liquiditätsplanung
• Transparenz / rechtskonform
• Revisionssicheres Archiv
u.v.m
eBS bietet nicht nur Vorteile bei Einzelfi rmen, gerade im Firmenverbund können die vielfältigen Prozesse optimal aufeinander
abgestimmt werden.
3. Optimierung pro Mandant• Prozessoptimierung (Kosten)
• Rollen- u. Rechtevergabe
• Internationale Ausrichtung
• Elektron. RG-Aus-/-Eingang
• Autom. Verbuchung bis zu 90%
• Portalzugriff – sofortige Kontrolle
• Reklamation online
• Artikelgenaue Auswertung
• Preisüberwachung offl ine
• Volltextsuche
• Statistische Auswertungen
Rechnungswesen
. . .
mehr
autom
atisie
rte P
rozess
e in Ih
rem U
ntern
ehme
n! .
. . me
hr au
tomati
sierte
Proz
esse in
Ihrem
Unte
rneh
men!
1515
Vernetzung
1. Vorteile für den Einkauf• Entlastung des Einkaufs
• Genaue Defi nition von Freigabe- und
Bestellstrukturen
• Bestellung durch Bedarfsträger
• Schnelle Bereitstellung der Ware
• Gezielte Lieferantenentwicklung
• Konzentration auf die Kernkompetenz
• Vorverhandeltes Katalogsortiment
• Standardisierter Ablauf der Lieferantenauswahl
2. Kosten-Argumente• Reduktion der Prozess- und administrativen Kosten
• Geringe Investitionskosten
• Integrierbar oder als Stand alone Lösung nutzbar
• Vermeidung von Budgetüberschreitungen
• Budget-Verwaltung: Kontierungsobjekt-Hinterlegung
• Papierloses arbeiten
• Zeitersparnis durch Reporting
3. Standard-Features• Schnellsuche
• Favoriten
• Sichten (Kataloge)
• Bestellstatus
• Preiskontrolle
• Reporting
• Kostenstellen
• Rollen und Rechteverwaltung
• Genehmigung
• Warengruppe
• Sachkonto
4. Zusatz-Features• Konfi guratoren (Stücklisten, Sets)
• Schwarze Listen (Gefahrstoffe)
• Vorzugsartikel, Aktionen
• Substitutionsartikel
• Freitext-Bestellanforderungen
• Spontanankäufe (Spot-Buy)
• Travelmanagement (Reisen, Auto)
• Singl-Sign-On-Integration (Masterpasswort)
• Nachverfolgungssystem
• Attachement-Handling
Beschaffungswesen
Verrnneeeetttttzzzzuuuunnnggg
KONTAK T
B i t t e s et ze n S i e s i c h m i t u n s i n Ve r b i n d u n g [email protected] | www.media-digital-online.de
Med
ia D
igit
al G
mbH
. Nac
hdru
ck, a
uch
ausz
ugsw
eise
, nur
mit
sch
rift
liche
r Gen
ehm
igun
gde
r Med
ia D
igit
al G
mbH
, Pau
l-Eh
rlic
h-St
r. 2,
655
20 B
ad C
ambe
rg. T
echn
isch
e Ä
nder
unge
n vo
rbeh
alte
n.A
lle in
die
ser B
rosc
hüre
gen
annt
en M
arke
n un
d Lo
gos
sind
ges
etzl
ich
gesc
hütz
te W
aren
zeic
hen
der j
ewei
ligen
Her
stel
ler.
Bild
nach
wei
se: F
erdi
nand
Lac
our,
pixe
lio.d
e; G
erd
Alt
man
n, p
ixel
io.d
e; B
irgi
tH, p
ixel
io.d
e;Pa
ulin
e, p
ixel
io.d
e; F
. Gop
p, p
ixel
io.d
e; M
arku
s W
egne
r, pi
xelio
.de;
Tho
rben
Wen
gert
, pix
elio
.de;
Kon
stan
tin
Gas
tman
n, p
ixel
io.d
e
Ihr Ansprechpartner
[ ]Media Digital
Paul-Ehrlich-Straße 2 | 65520 Bad CambergFon 06434 / 908 783 | Fax 908 837 | Mobil 0172 / 6 70 40 [email protected] | www.media-digital-online.de