komunikacja w projekcie - manage or die inspirations 2012
DESCRIPTION
"Z komunikacją w projekcie jest jak z olejem w silniku: - niedobór grozi zatarciem elementów, - ale nadmiar może doprowadzić do wysadzenia uszczelek." Kolejna prezentacja z cyklu Manage or Die Inspirations pogłębia temat zarządzania projektem. Tym razem pogłębiamy temat komunikacji w projekcie. Materiał przygotowany przez Jarosława Lipczyńskiego opracowany jest w formie warsztatowej (zawiera także elementy prostych ćwiczeń). Zwarta forma dotyka kluczowych obszarów komunikacji w projekcie, jej roli, efektywności... Serdecznie zapraszamy.TRANSCRIPT
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
KOMUNIKACJA W PROJEKCIE
PR
OS
TO
O T
RU
DN
YC
H S
PR
AW
AC
H…
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
CEL :
1.Zapoznanie z teorią dotyczącą komunikacji w projekcie
2.Poznanie głównych typów komunikacji i ich znaczenia
3.Nabycie umiejętności komunikowania się – zwrócenie uwagi na techniki i „triki” komunikacji- plan komunikacji w projekcie- przygotowanie i prowadzenie efektywnych spotkań- komunikacja pisana – notatki i poczta elektroniczna
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Główne problemy w projektach (na podstawie badań IAB Polska):
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Komunikacja to
efektywny przekaz informacji
i
interakcje
pomiędzy komunikującymi się stronami.
Co to jest komunikacja ?
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Z komunikacją
w projekcie jest
jak z olejem w silniku:
- niedobór grozi zatarciem elementów,
- ale nadmiar może doprowadzić do wysadzenia uszczelek.
Dlaczego komunikacja jest ważna ?
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Co to znaczy „problem w komunikacji” ?
- Ktoś nie otrzymał informacji;
- Informacja jest niejednoznaczna. Strony źle się zrozumiały (parafrazowanie -powtórz jak mnie zrozumiałeś);
- Informacja przyszła w nieodpowiednim czasie (np. zbyt późno);
- Jakość i zakres informacji są niewystarczające;
- Zbyt dużo informacji (nadmiar);
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Co to znaczy „problem w komunikacji” ?
- Spodziewana była inna forma komunikacji;
- Brak adresata (osoby odpowiedzialnej);
- Świadome lub nieświadome zatrzymywanie informacji (np: w wyniku konfliktu pomiędzy stronami);
- Brak zdefiniowanego planu komunikacji w projekcie.
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Ćwiczenie 1
Zgłasza się ochotnik z każdej grupy.
Ochotnicy wychodzą poza salę.
Wchodzi pierwszy i słyszy pewien przekaz (np. opowiadanie, artykuł). Usłyszane słowa przekazuje kolejnemu, ten kolejnemu, aż ostatni ochotnik usłyszy i opowie historię.
Ćwiczenie pokazuje, jak szybko tracone są szczegóły przy przekazywaniu informacji.
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Po co się komunikujemy ?
1. Przekazanie informacji
2. Wymiana wiedzy
3. Podsumowania etapów
4. Rozwiązywanie problemów / rozładowywanie konfliktów
5. Podejmowanie decyzji
6. Motywacja / inspiracja
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Jak się komunikujemy ?
1. Spotkania w grupie
2. Prezentacje
3. Rozmowy bezpośrednie i telefoniczne
4. Poczta standardowa + elektroniczna
5. Publikacje wewnętrzne (intranet, newsletter, biuletyn) + zewnętrzne (media internet, prasa)
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Plan komunikacji w projekcie ?
Działanie w projekcie /
etap projektu
Cel komunikac
ji
Forma komunikac
jiNadawca Odbiorca
Termin / częstotliwo
ść
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Ćwiczenie 2
Każda grupa dostaje jeden szeroki projekt (wdrożenie systemu IT, reorganizacja działu produkcyjnego, budowa hali, wejście w nowy segment rynku).
Zadaniem grupy jest opracowanie Planu komunikacji w projekcie. Plan powinien uwzględniać wszystkie etapy projektu.
Ćwiczenie trenuje wykorzystanie Planu (wzór – slajd 12).
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Ćwiczenie 2
1. Przekazanie informacji
2. Wymiana wiedzy
3. Podsumowania etapów
4. Rozwiązywanie problemów / rozładowywanie konfliktów
5. Podejmowanie decyzji
6. Motywacja / inspiracja
1. Spotkania w grupie
2. Prezentacje
3. Rozmowy bezpośrednie i telefoniczne
4. Poczta standardowa + elektroniczna
5. Publikacje wewnętrzne (intranet, newsletter, biuletyn) + zewnętrzne (media internet, prasa)
Punkty do wykorzystania w ćwiczeniu.
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Spotkania
1. Po co organizujemy spotkanie?
2. Kogo zaprosimy?
3. Gdzie obędzie się spotkanie? (przygotowanie sali)
4. Czy są nam potrzebne materiały dodatkowe?
5. W jakiej formie poprowadzimy spotkanie?
6. Co zrobić, żeby spotkanie było efektywne?
7. Kto zrobi notatkę? Jak będzie wyglądała?
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Spotkania
Układ i plan pomieszczenia
PodkowaUłatwiony kontakt wzrokowySprzyja współdziałaniuUłatwia prezentacje z interakcją
Amfiteatr
Duża liczna miejscDogodna prezentacjaUtrudnione współdziałanieWymaga zastosowania formalnych reguł
Okrągły stółSprzyja demokratycznej formie działaniaUtrudniona prezentacja
Prostokątny stółFormalne spotkaniaUtrudnia /czasami/ otwartą komunikację
Chaotyczne ustawienieWspomaga kreatywnośćUłatwia pracę grupową
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Spotkania
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Korespondencja mailowa
1. TYTUŁ to potęga
2. DO, DW, UDW
3. Skróty
4. Krótko i na temat
5. Oczekiwania
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Ćwiczenie 3
Każda grupa dostaje aktualną wiadomość, tzw. „newsa”. Zadaniem grupy jest takie przeformułowanie wiadomości, aby przestawić jej bohatera w bardzo korzystnym lub bardzo niekorzystnym świetle.
„Polityk X musiał dziś zapłacić mandat, gdyż zaparkował swój samochód na miejscu dla inwalidy. X dostał już wcześniej punkty za podobne wykroczenie.”
Ćwiczenie trenuje umiejętność doboru sposobu przekazu do skutku, jaki chcemy osiągnąć.
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Podsumowanie
Dobrze prowadzona komunikacja poprawia komfort zarządzania projektem.
Odpowiedzialny za poprawność komunikacji zawsze jest PM. To on jest głównym ogniwem komunikacji w projekcie (wewnątrz i na zewnątrz).
Bez względu na formę i treść przekazu komunikacja musi być spójna oraz podporządkowana z góry ustalonym zasadom.
Podstawą skutecznej komunikacji jest potwierdzenie,
że odbiorca zrozumiał komunikat.
Skutkiem dobrej komunikacji jest zawsze reakcja /działanie.
Prezentację opracował Jarosław Lipczyński
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.