ZorlukBaskı işlemi, Grand Hotel'in günlük operasyonlarının en önemli teknik yönlerinden birisini oluşturuyor. Müşteriler için fatura üreten kritik resepsiyon hizmetlerinden personelin günlük görevlerini gerçekleştirmek içi yazıcıları kullandığı arka ofis görevlerine kadar pek çok alanda baskı işlemine ihtiyaç duyuluyor.

Grand Hotel, artan baskı faturasını azaltmak, eskiyen mevcut çok satıcılı, çok sözleşmeli yazıcılarını yenilemek, resepsiyon operasyonları gibi kritik operasyonlara ilişkin cihaz güvenilirliğini artırmak ve bunların tümünü tek bir sözleşme altında toplamak istiyordu.

Müşteri HakkındaGrand Hotel, Dublin'in kuzeyindeki Malahide'ın deniz kenarındaki yeşil banliyösünde bulunuyor ve ülkenin en ünlü kuruluşlarından birisi. Dublin Havaalanından otomobille 15 dakika mesafede bulunan konumu ve deniz kenarında olması, oteli hem iş, hem de tatil amaçlı seyahat edenler için gözde bir seçenek haline getiriyor.

İş/eğlence için gelen konuklarını ağırlayacak 203 odasıyla Grand Hotel, ülkedeki en kalabalık otellerden birisi. Grand Hotel, kendi konuklarıyla ilgilenmenin yanı sıra, küçük bir kardeş oteller gurubunun da merkezini oluşturuyor.

OKI Örnek Olay Çalışması

" Gelecek İçin Hazır" – OKI, Malahide'daki Grand Hotel'in maliyet azaltma ve verimlilik çalışmalarını yürütüyor

GRAND HOTELBASKI MALİYETLERİ AZALTILDI %30

Sektör: Konaklama Çözüm: Managed Print Services Konum: İrlanda

ÇözümOKI'nin BT iş ortağı Netspeed, otele Managed Print Services (MPS) fikrinden söz etti. MPS'nin Grand Hotel'de nasıl işe yarayabileceğine dair yapılan ilk toplantılardan sonra, otel OKI'nin teklifini uygulamak için planları izlemeye karar verdi.

Finans Direktörü Ernie Brenner'a göre, MPS yolunda ilerlemeyi seçen Grand Hotel için herhangi bir risk söz konusu değildi. "Managed Print Services fikrini daha önce duymuş ve basit olduğuna karar vermiştik." dedi Brenner. "OKI bize bir plan sundu ve biz de bu planı uygulamaya koymaya karar verdik."

Hizmet odaklı bir baskı yapısına geçişin ilk aşaması, OKI'nin otelin baskı ve belge faaliyetlerini değerlendirmesiydi. Öncesinde Brenner kendi kişisel denetimini gerçekleştirdi, çünkü OKI'nin istatistiklerinin ve rakamlarının kendisininkilerle uyuşup uyuşmadığını görmek istiyordu. "Genel baskı maliyetlerimize ve toner kartuşları için ne kadar para harcadığımıza baktık ve bu rakamları MPS paketiyle karşılaştırdık." dedi.

Pek çok diğer işletme gibi, Grand Hotel'de de tümü farklı sözleşmeler kapsamında kullanılan farklı üreticilere ait çok sayıda yazıcı bulunuyordu.

Ernie Brenner (Grand Hotel), Suzanne Colgan (Netspeed) ve David Quinn (OKI Systems Ireland)

" Artık cihazlarımıza ilişkin nadiren sorun yaşıyoruz, OKI tüm güçlüklere çevrimiçi olarak tepki veriyor ve yazıcıları uzaktan ya da gerekiyorsa kısa bir ziyaretle onarabiliyor. Pek çok durumda, OKI sorunu daha ortaya çıkmadan çözdü."

Ernie Brenner, Finans Direktörü, Grand Hotel

Otel, daha az maliyetli, daha verimli ve tümü tek bir hizmet düzeyi anlaşması kapsamında kullanılabilen modernleştirilmiş bir yazıcı setine ihtiyaç duyuyordu. "Daha önce farklı satıcılardan tümü farklı sözleşmeler kapsamında olan değişik toner kartuşları satın alıyorduk. Depomuz birden fazla satıcıdan alınmış çeşitli yazıcı kartuşlarıyla tıka basa doluydu."

"OKI'nin nasıl para tasarrufu yapabileceğimize ve verimliliği artırabileceğimize dair rakamları bizimkiyle uyuşuyordu. Bu beni etkiledi ve böylece projeyi uygulamaya koymaya karar verdik. Ayrıca OKI'nin sunduğu hizmet düzeyinden ve tarama, masaüstüne yazdırma ve renkli baskı alma özelliği ekleyerek yazıcılarımızı yükseltebilme yeteneğinden de etkilendik. Daha önce bu özelliklerin hiçbirine sahip değildik."

AvantajlarıBrenner'a göre, MPS'nin benimsenmesi Grand Hotel'in baskı maliyetlerini yüzde 30 azalttı ve çeşitli verimlilik alanları sağladı. "44'ten fazla yazıcımız, faks makinemiz, fotokopi makinemiz ve başka cihazlarımız vardı." dedi.

"OKI’nin MPS'sini benimsememizden bu yana, bu rakamı yaklaşık 25'e kadar düşürdük. Çok sayıda tek çalışan ofisimiz var. Bu nedenle makine adedini, açık planlı bir alanda olacağı kadar düşüremedik. Bazı ofislerimizi geliştirmeyi ve onlara masaüstünden tarama ve kopyalama gibi daha önce mevcut olmayan ekstra fonksiyonlara sahip çok fonksiyonlu cihazlar sağlamayı başardık."

"Mümkün olan yerlerde, tek yazıcıları çıkarıp kullanıcılarımıza ek özellikler ve avantajlar sunan tek bir merkezi, çok amaçlı cihaz sağladık. Resepsiyonumuz kritik bir alan, çünkü burada her zaman baskı işlemi gerçekleştirebiliyor olmamız gerekiyor ve hızlı, güvenilir ve farklı ağırlıklarda kağıt kullanmaları gerektiği için uzun ömürlü makinelere ihtiyaç duyuyoruz."

OKI, MPS çözümü dahilinde, diğer A3 fotokopi makinesi satıcılarının sunamadığı, merkezi olmayan bir konsept sunabilme konusunda benzersizdir.

Brenner ve personeli, otelin artık "sorunlu ve pahalı" değil, "modern ve güncel" bir cihaz filosuna sahip olmasından son derece memnun.

Bir bakışta avantajlar: • Baskı maliyetlerinin

%30 azalması • Ekipman ve cihaz bakımının

çevrimiçi izlenmesi • Yükseltilmiş donanım• Yazıcı filosunun, çalışma

grubunun ve kişilerin ihtiyaçlarına göre iyileştirilmiş optimizasyonu

GelecekBrenner, Grand Hotel'in OKI ile çalışmaya devam edeceğini ve baskı faturasının ve çalıştırma maliyetlerinin düşmesinden son derece memnun olduğunu söyledi. Grand Hotel kısa bir süre önce OKI ile olan MPS sözleşmesini tam bir ekipman yenilemesi içerecek şekilde güncelleyerek, Sutton'daki Marine Hotel'i de anlaşmaya dahil etti.

"Tüm sürecin sonucu, çalışma süresinin ve hizmet düzeyi anlaşmalarının daha önceki cihazlarımıza göre iyileştirilmesine ek olarak, çalıştırma maliyetlerinin düşürülmesi ve cihazlarla ilgili yönetim süresinin azaltılması oldu." dedi Brenner. "Artık gelecek için hazır olduğumuzu hissediyoruz ve OKI ile çalışmaya devam edeceğiz. OKI'yi memnuniyetle diğer otellere öneriyoruz ve gelecekte de OKI ile ilişkilerimizi sürdüreceğiz."

Grand Hotel'in OKI ile ilişkisi konusunda yorum yapan Brenner bunun övgüye layık bir ilişki olduğunu söyledi. "Tüm sorunlarımız hemen çözüldü. Sözleşme her altı ayda bir gözden geçiriliyor ve OKI'nin bizimle ilgili tüm maliyet tahminleri doğru çıkıyor."

"Yazıcılar oldukça sağlam ve toner azaldığında OKI ile doğrudan iletişim kuruyorlar. OKI'nin bu ve diğer potansiyel sorunlarla ilgilenen süregelen yönetim süreci sayesinde yönetim de oldukça kolay hale geldi. Artık yazıcılara ilişkin nadiren sorun yaşıyoruz. OKI tüm güçlüklere çevrimiçi olarak tepki veriyor ve yazıcıları uzaktan ya da gerekiyorsa kısa bir ziyaretle onarabiliyor. Pek çok durumda, OKI sorunu daha ortaya çıkmadan çözdü."

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

OKI Smart Managed Print Services programı, OKI müşteriye özgü gereksinimlere uygun, profesyonel bir ısmarlama teklif oluşturmadan önce kuruluşun baskıyla ilgili maliyet ve süreçlerinin mevcut durumunu belirlemek üzere denenip test edilmiş bir dizi yöntem uyguluyor. Satış ve mühendislik departmanlarındaki personelimiz, maksimum müşteri değerine sahip Managed Print Solutions sunmak için temel

iş ortaklarımızla yakın çalışma yürütüyor.

www.oki.com/eu

Suzanne Colgan (Netspeed), Ernie Brenner (Grand Hotel) ve David Quinn (OKI Systems Ireland)

" OKI'nin nasıl para tasarrufu yapabileceğimize ve verimliliği artırabileceğimize dair rakamları bizimkiyle uyuşuyordu. Bu beni etkiledi ve böylece projeyi uygulamaya koymaya karar verdik."

Ernie Brenner, Finans Direktörü, Grand Hotel