Tatjana Hajtnik Vodja Sektorja za e-arhiv in raunalniko podporo

Ljubljana, 27.5.2015

Konferenca e-ARH.si SLOVENSKI ELEKTRONSKI ARHIV

Na poti do e-arhiva (e-ARH.si) oris izvajanja strategije 20102015 in sedanja konfiguracija

Osnovno poslanstvo javne arhivske slube Vrednotenje, zbiranje, hranjenje in materialno varovanje, urejanje, popisovanje in omogoanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediine Republike Slovenije (53. len ZVDAGA)..

tudi gradiva v digitalni obliki!

USTVARJALEC

PRISTOJNI ARHIVI

ivljenjski cikel dokumentarnega gradiva

vrednotenje DG

nastanek dokumentarnega

gradiva (DG)

hramba DG pri

ustvarjalcu

USTVARJALEC

PRISTOJNI ARHIVI

ivljenjski cikel dokumentarnega gradiva

vrednotenje DG

uporaba AG

nastanek dokumentarnega

gradiva (DG)

hramba DG pri

ustvarjalcu

USTVARJALEC

PRISTOJNI ARHIVI

ARHIVSKO GRADIVO (AG) je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizinih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik.

arhiviranje AG

slovenski elektronski arhiv

ivljenjski cikel dokumentarnega gradiva

Uredba vladne delovne skupine (Ur.l. RS, t. 50/2007 z dne 6.6.2007) Ustvarjalec: SOVA Predmet predaje: CAE, podatkovna zbirka

Informix v operacijskem sistemu SCO Unix

vendar

vsi brez izkuenj s prevzemi arhivskega e-gradiva, brez izdelanih postopkov, orodij, ustreznega informacijskega okolja

2007 - prvi prevzem arhivskega e-gradiva v Arhivu RS

(1)

2007 - prvi prevzem arhivskega e-gradiva v Arhivu RS

(2)

Ustvarjalec: SOVA Predmet prevzema: RAZVID, e-baza delovnih gradiv (e-dokumentov)

nekdanje SDV iz obdobja pred 17.5.1990 podatkovna baza: MySQL SUN Solaris 4.1.12-max-log ----------- Prevzem na osnovi izdelane prve razliice kontrolnega seznama in

opisa podatkovnega modela prevzete podatkoven baze.

2008 - drugi prevzem arhivskega e-gradiva v Arhivu RS

(1)

2008 - drugi prevzem arhivskega e-gradiva v Arhivu RS

(2)

2008 - drugi prevzem arhivskega e-gradiva v Arhivu RS

(3)

jasne pravne podlage prevzemamo samo podatke brez aplikacij in ostalega IT okolja zagotavljati verodostojnost in nadaljnjo uporabo prevzetega

arhivskega e-gradiva nepripravljeni!

Kaj smo se nauili?

Izhodia slovenskega e-arhiva

tudija izvedljivosti dolgorone hrambe arhivskega e-gradiva (Feasibility Study for the Implementation of a Long-term Digital

Preservation (LTDP) System for the Republic of Slovenia (nabor monih reitev poslovnih modelov)

Strategija in izvedbeni nart razvoja slovenskega javnega e-arhiva (potrditev Vlada RS)

2008-2009

2010

PAM

ZAC ZAL

ZAP

PANG ARS

PAK

Strategija in izvedbeni nart slovenskega e-arhiva

Skupen e-arhiv

Vizija e-ARH.si

e-ARH.si eli:

Postati vodilni nosilec na podroju: inovacij e-arhiviranja, vzpostavitve nacionalnih arhivskih standardov in priporoil ter upravljanja dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki

v Republiki Sloveniji in s tem okrepiti vlogo arhivistov v okviru slovenske e-drube.

Omogoiti dostop vsem uporabnikom s kateregakoli mesta do najboljih e-reitev z namenom ohranjanja in uporabe arhivskega gradiva v digitalni obliki.

e-ARH.si eli: e-ARH.si eli:

Postati ena vodilnih ustanov na podroju inovacij e-arhiviranja na obmoju EU in nekdanje jugovzhodne Evrope.

Zagotavljati varstvo arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika in za potrebe zagotavljanja pravne varnosti drave, njenih ustanov in posameznikov ter njihovih pravic.

Dosei vijo raven strokovne usposobljenosti na podroju upravljanja s fizinim gradivom in gradivom v digitalni obliki zaposlenih v SJAS in pri ustvarjalcih.

Krepiti interdisciplinarno sodelovanje na podroju upravljanja e-dokumentarnega in e-arhivskega gradiva.

Spodbujati dobre prakse ob upotevanju nacionalnega in evropskega prava o upravljanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter dostopu do njega.

Poveati vsesplono dostopnost arhivskega gradiva konnim uporabnikom ne glede na njihovo mobilnost in zmonost.

Izboljati varovanje in prepreevanje pokodb arhivskega gradiva.

Razviti, vzpostaviti in upravljati sodoben, enovit, varen in zanesljiv ter mednarodno primerljiv sistem strokovnega in pravnega varstva arhivskega gradiva.

Dolgoronost izvedbe e-ARH.si v neposrednem upravljanju in pod nadzorom SJAS

Zakonske zahteve

Sodelovanje z drugimi dravnimi intitucijami javne uprave s podroja e-poslovanja

Sodelovanje z ustvarjalci arhivskega gradiva

Vpliv na regionalni razvoj

Standardi in dobre prakse Razpololjivost arhivskega gradiva v digitalni obliki

Digitalizacija e prevzetega arhivskega gradiva v fizini obliki

Kombinirana hramba arhivskega gradiva (celota, naelo izvora in prvotne ureditve)

tudija izvedljivosti dolgorone hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki

ISO 14721 Referenni model OAIS

Strokovna izhodia

Ustvarjalec

Uporabnik

SIP

AIP

DIP naroilo

poizvedba

e-repozitorij

AIS

Strategija in izvedbeni nart slovenskega e-arhiva Poslovni model

e-ARH.si

1.1.1 Investicijska

dokumentacija

1.1.2 Notranja organizacijska enota e-ARH.si

1.1.3 Organizacija povezovanja

med e-ARH.si in uporabniki

1.1.4 SUIV (Sistem

upravljanja informacijske

varnosti)

1.1.5 Pravila zajema in

hrambe EAG

1.1.6 Programi usposabljanja

in izobraevanja

1.1.7 Vzpostavljeni

postopki organiziranja in

vodenja projekta

2.1.1 Analiza dobrih praks delujoih e-

arhivov

3.1.8 Politika digitalizacije

3.1.7 Model dostopnega

informacijskega paketa (DIP)

3.1.6 Avtomatizirano

vrednotenje prevzetega EAG

3.1.5 Univerzalni

vmesnik

3.1.4 Model (AIP) kot oblike upravljanja e-

gradiva

3.1.3 Transformacijska

orodja za ustvarjalce

3.1.2 Model (SIP) in metodologija

prevzemanja v e-hrambo oz. v e-

ARH.si

3.1.1 Arhivski strokovni

postopkov in metodologije za oblikovanje in obravnavanje informacijskih

paketov

4.2.2 Druga rezervna

lokacija (na MJU)

4.2.1 Prva rezervna

lokacija (na MJU)

4.1.4 Programska oprema e-

ARH.si

4.1.3 Strojna oprema na

primarni lokaciji e-ARH.si

4.1.2 Primarna lokacija e-ARH.si pomoni prostori

4.1.1 Primarna lokacija

e.ARH.si varen

sistemski prostor

ORGANIZACIJSKE PROJEKTNE

NALOGE

RAZISKOVALNE PROJEKTNE

NALOGE

RAZVOJNE PROJEKTNE

NALOGE

INFRASTRUKTURNE PROJEKTNE

NALOGE

Primarna lokacija

Rezervne lokacije

in strukturni diagram izdelkov projekta e-ARH.si

Imamo cilje potrebujemo odlono podporo vodstva in

interdisciplinarno skupino za izvedbo.

da bo Vlada RS zagotovila

kadre za razvoj in kasneje upravljanje e-ARH.si finanne vire

Realizacija strategije pod pogoji

Tuje prakse (obiski tujih arhivov, analiza) Stanje doma (pilotske analize ustvarjalcev) Pregled arhivskih standardov Funkcionalne specifikacije Usposabljanja arhivistov Iskanje monosti za financiranje v okviru EU projektov

malo sredstev, a dobra priprava za naprej

2013

2

010

Prvi pomembni doseki projekta e-ARH.si (2010-2013)

"program projektov" e-ARH.si (glede na finanne vire)

o operacija e-ARH.si: OP RR o projekt e-ARH.si: E-ARK

Projekt e-ARH.si

O operaciji e-ARH.si: OP RR

Naziv: Razvoj storitve sprejema in nadaljnje uporabe izbranih oblik arhivskega e-gradiva Finanni vir: Evropski sklad za regionalni razvoj/kohezijski sklad

2007-2013 (85% EU, 15% SLO) Naloge: iz nabora nalog izvedbenega narta strategije e-ARH.si asovnica: junij 2013 junij 2015

1) Programska orodja vkljuno z navodili za: o ustvarjalce (prevzem AeG: priprava SIP, predaja gradiva v e-arhiv) o arhiviste (hramba: priprava AIP, e-repozitorij) o uporabnike (dostop/uporaba: priprava DIP)

2) Informacijsko okolje 3) Nacionalni standard za digitalizacijo arhivskega gradiva 4) Notranja pravila 5) Skupni spletni portal e-ARH.si javne arhivske slube 6) Programi usposabljanja uporabnikov in promocija nove storitve

Cilji e.ARH.si: OP RR

KJE SMO DANES ?

1) Programska orodja vkljuno z navodili za: o ustvarjalce (prevzem AeG, predaja gradiva v e-arhiv) o arhiviste (hramba: priprava AIP, e-repozitorij ) o uporabnike (dostop/uporaba:priprava DIP)

2) Informacijsko okolje za implementacijo storitve (SW, HW, tri lokacije)

3) Nacionalni standard za digitalizacijo arhivskega gradiva 4) Notranja pravila 5) Spletni portal e-ARH.si javne arhivske slube 6) Programi usposabljanja uporabnikov in promocija nove storitve

Realizacija e.ARH.si: OP RR

e-ARH.siP e-ARH.siRepozitorij e-ARH.DIP

1) Programska orodja vkljuno z navodili za: o ustvarjalce (prevzem AeG, predaja gradiva v e-arhiv) o arhiviste (hramba: priprava AIP, e-repozitorij ) o uporabnike (dostop/uporaba:priprava DIP)

2) Informacijsko okolje za implementacijo storitve (SW, HW, tri lokacije)

3) Nacionalni standa